JP4505245B2 - 既存の電子文書を利用する電子契約書作成管理システム及び方法 - Google Patents
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Description
特許文献2には、電子印鑑を用いるが、印影を表示するのみで認証する機能はない。
前記電子印鑑は、
前記タブレットとやり取りする回路と、
個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、
押印時にクリックする押印ボタンと、
現実の紙の上に押印することも可能な押印面と
を有し、
前記タブレットは、
前記電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを前記クライアントコンピュータに通知する装置
を有し、
前記電子契約書作成手段は、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて電子契約書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
を有し、
前記クライアントコンピュータのうち、前記電子契約書を承認する者が用いるクライアントコンピュータは、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する電子契約書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの電子契約書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑登録認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑登録認証サーバとの通信手段と
からなる電子契約書閲覧手段を有し、
前記電子印鑑登録認証サーバは、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記電子契約書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記電子契約書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記電子契約書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、
前記電子契約書閲覧手段にて、押印者が押印すると、当該電子契約書を前記文書管理サーバに送り、前記文書管理サーバは当該電子契約書を前記文書管理データベースに登録すること
を特徴とするものである。
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段は、
ファイルの種類を選択することにより電子契約書ファイルの出力も、前記テンプレートファイルの出力もいずれもできることとすることにより、
前記テンプレート作成手段は、前記擬似印刷手段が兼ねること
を特徴とする。
前記電子契約書作成手段は、前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれをも読み込んで編集対象とし、その編集結果は前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれの形式をも出力対象とする
ことを特徴とするものである。
前記押印履歴情報をクライアントコンピュータとサーバとの間でやりとりし、前記電子契約書の押印枠プロパティ情報として保存することにより前記文書管理サーバに保存することを特徴とするものである。
前記電子契約書閲覧手段は、ログイン権限の認証の後、承認者が押印処理をしてワークフロー・アプリフェーズの変更を欲する場合、前記電子印鑑登録認証サーバからアプリフェーズを取得し、ワークフロー設定処理を実行し、新規な電子契約書が生成された場合、前記文書管理サーバに情報送信して文書番号を取得して、電子契約書の登録を実行することを特徴とするものである。
前記電子契約書閲覧手段は、ログイン権限の認証の後、承認者が押印処理を実行すると、一つの押印処理の実行のたびに、前記文書管理サーバにその情報を送信して、文書管理サーバは電子契約書のファイルを更新することを特徴とするものである。
前記アプリフェーズのユーザの有効期限、前記電子契約書の有効期限が設けられて、期限後のログインは認証失敗として処理されることを特徴とするものである。
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続され、複数の組織にまたがって存在するクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで電子契約書を作成すべく、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて電子契約書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる電子契約書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続され、複数の組織にまたがって存在するクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する電子契約書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの電子契約書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑登録認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑登録認証サーバとの通信手段と
からなり、前記電子契約書作成手段により作成された電子契約書を承認する者が用いる電子契約書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑登録認証サーバと、
前記電子契約書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記電子契約書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記電子契約書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑登録認証サーバにて押印の当否を認証する電子契約書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する電子契約書作成管理システムにおける電子契約書作成管理方法であって、
前記電子契約書閲覧手段にて、押印者が前記電子印鑑を用いて前記電子契約書に押印することを読み取る押印イベント取得ステップと、
該押印イベント取得ステップによる押印イベントの取得に基づいて、当該電子契約書を前記文書管理サーバに送る電子契約書送信ステップと、
該電子契約書送信ステップにて送られた電子契約書を前記文書管理サーバが前記文書管理データベースに登録するデータベース登録ステップと
を有するものである。
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段が、ファイルの種類を選択することにより電子契約書ファイルの出力も、前記テンプレートファイルの出力もいずれもできることとすることにより、前記テンプレート作成手段は、前記擬似印刷手段が兼ねるものであって、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートファイルを前記擬似印刷手段が保存するテンプレートファイル保存ステップと、
前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として前記擬似印刷手段を指定する既存電子文書出力先指定ステップと、
該既存電子文書出力先選択ステップにて印刷対象となる前記既存電子文書に重ね合わせる対象として前記テンプレートファイル保存ステップにて保存されたテンプレートファイルを選択するテンプレートファイル選択ステップと、
該テンプレートファイル選択ステップにて選択したテンプレートファイルと前記既存電子文書出力先指定ステップにて指定した既存電子文書とを重ね合わせて出力することにより電子契約書を作成する電子契約書作成ステップと、
をさらに有し、該電子契約書作成ステップの後に、前記押印イベント取得ステップがなされることを特徴とするものである。
前記電子契約書作成手段は、前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれをも読み込んで編集対象とし、その編集結果は前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれの形式をも出力対象とするものであって、
電子契約書ファイルを読み込む電子契約書読込ステップと、
該電子契約書読込ステップにて読み込んだ電子契約書ファイルから、テンプレートファイルを抽出して、テンプレートファイルを保存するテンプレート抽出保存ステップと、
をさらに有し、該テンプレート抽出保存ステップにて保存されたテンプレートを用いて電子契約書を作成することを特徴とするものである。
前記電子契約書送信ステップは、
前記押印履歴情報をクライアントコンピュータとサーバとの間でやりとりする押印履歴情報通信処理と、
該やりとりされた押印履歴情報を前記電子契約書の押印枠プロパティ情報として保存する押印枠プロパティ情報保存処理と、
を含み、
該押印枠プロパティ情報として押印履歴情報が保存された前記電子契約書を前記文書管理サーバの文書管理データベースに保存することを特徴とするものである。
前記電子契約書閲覧手段を用いて、ログイン権限の認証を得る契約書押印者ログイン処理ステップと、
該契約書押印者ログイン処理ステップの後、該契約書押印者がワークフロー・アプリフェーズの変更を欲する場合にワークフロー・アプリフェーズ変更処理選択ステップと、
前記電子印鑑登録認証サーバからアプリフェーズを取得するアプリフェーズ取得ステップと、
該アプリフェーズ取得ステップにて取得したアプリフェーズに基づいてワークフローを設定するワークフロー設定ステップと、
該ワークフロー設定ステップにて、新規な電子契約書が生成された場合に、前記文書管理サーバに情報送信して文書番号を取得する文書番号取得ステップと、
該文書番号取得ステップにて取得した文書番号を用いて電子契約書の登録を前記文書管理サーバに対して実行する電子契約書登録ステップと
をさらに有し、こうして作成された電子契約書に対して前記押印イベント取得ステップ、電子契約書送信ステップ、データベース登録ステップを実行することを特徴とするものである。
前記押印イベント取得ステップ、前記電子契約書送信ステップ、前記データベース登録ステップの一連の処理の流れを、一つの押印処理の実行のたびに繰返して行うことを特徴とするものである。
前記アプリフェーズのユーザの有効期限、前記電子契約書の有効期限が設けられて、
前記押印イベント取得ステップ前に、当該ユーザの有効期限及び当該電子契約書の有効期限をチェックし、期限後のログインは認証失敗として処理することを特徴とするものである。
電子印鑑認証システムを導入した組織間で、電子印鑑登録認証システムを導入するのがもっとも効果的であるので、図68までを用いて、電子印鑑認証システム及び電子印鑑認証サーバについて説明し、そのあと、図69から図80までを用いて電子印鑑登録認証システムについて説明することとする。尤も、電子印鑑認証システムを導入せずに、電子印鑑登録認証システムのみを導入することも可能である。
図7は、電子印鑑認証システムのハードウェア構成を示す図である。クライアント側の構成は、電子印鑑50とタブレット40とパソコン30とからなる。電子印鑑50には、チップICと座標指示装置とが組み込まれている。チップICには、その電子印鑑50のID番号が記録されている。タブレット40は、電子印鑑50の位置を読み取るための装置であり、USBケーブルにてパソコン30と繋がっており、電子印鑑50の位置及びID番号をパソコン30に通知するともに押印のイベント(タブレット40の上で電子印鑑50が押されたという情報)を通知することができるものである。電子印鑑50をより詳細に説明したのが図9である。電子印鑑50の内部にはタブレット40とやりとりするのに必要な回路が含まれており、特に内蔵ICチップ51には個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれている。このID番号は印鑑ごとに固有なデータであり同じものは存在しない。押印ボタン52は押印時にクリックするのに用いられる。押印面53は現実の紙の上に押印することも可能なものであり、名前が刻印されている。朱肉を付けて押印するか、インク内蔵タイプのものとするかは選択可能である。
15 電子印鑑登録認証サーバ
20 文書管理サーバ
30,35 パソコン
40,41 タブレット
50,55 電子印鑑
51 内蔵ICチップ
52 押印ボタン
53 押印面
60 押印文書作成手段
80 押印文書閲覧手段
90 インターネット
100 データベース部
110 ユーザマスタ
120 アプリケーションマスタ
170 サーバ設定管理部
180 電子印鑑登録管理部
190 電子印鑑認証部
210 文書管理データベース
220 押印状況管理手段
230 電子メール配信手段
240 押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの通信手段
610 テンプレート作成手段
611 テキスト作成手段
612 図形作成手段
613 押印欄作成手段
614 レイアウト調整手段
615 ワークフロー設定手段
616 擬似印刷手段
617 テンプレート保存手段
820 押印文書表示手段
830 押印イベント取得手段
840 印影表示手段
850 電子印鑑認証サーバとの通信手段
Claims (14)
- 電子印鑑と、該電子印鑑を読み取るタブレットと、該タブレットが接続され、複数の組織にまたがって存在するクライアントコンピュータであって既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと該既存文書を取り込んで電子契約書を作成する電子契約書作成手段とを有するクライアントコンピュータと、前記タブレットが接続され、複数の組織にまたがって存在するクライアントコンピュータであって前記電子契約書作成手段により作成された電子契約書を承認する者が用いる電子契約書閲覧手段を有するクライアントコンピュータと、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑登録認証サーバと、該電子印鑑登録認証サーバにて押印の当否を認証する電子契約書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバとを有し、電子契約書を作成・管理する電子契約書作成管理システムであって、
前記電子印鑑は、
前記タブレットとやり取りする回路と、
個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、
押印時にクリックする押印ボタンと、
現実の紙の上に押印することも可能な押印面と
を有し、
前記タブレットは、
前記電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを前記クライアントコンピュータに通知する装置
を有し、
前記電子契約書作成手段は、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて電子契約書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
を有し、
前記クライアントコンピュータのうち、前記電子契約書を承認する者が用いるクライアントコンピュータは、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する電子契約書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの電子契約書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑登録認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑登録認証サーバとの通信手段と
からなる電子契約書閲覧手段を有し、
前記電子印鑑登録認証サーバは、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記電子契約書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記電子契約書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記電子契約書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、
前記電子契約書閲覧手段にて、押印者が押印すると、当該電子契約書を前記文書管理サーバに送り、前記文書管理サーバは当該電子契約書を前記文書管理データベースに登録すること
を特徴とする電子契約書作成管理システム。 - 請求項1に記載した電子契約書作成管理システムであって、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段は、
ファイルの種類を選択することにより電子契約書ファイルの出力も、前記テンプレートファイルの出力もいずれもできることとすることにより、
前記テンプレート作成手段は、前記擬似印刷手段が兼ねること
を特徴とする電子契約書作成管理システム。 - 請求項1または2のいずれか一に記載した電子契約書作成管理システムであって、
前記電子契約書作成手段は、前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれをも読み込んで編集対象とし、その編集結果は前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれの形式をも出力対象とする
ことを特徴とする電子契約書作成管理システム。 - 請求項1に記載した電子契約書作成管理システムであって、
前記押印履歴情報をクライアントコンピュータとサーバとの間でやりとりし、前記電子契約書の押印枠プロパティ情報として保存することにより前記文書管理サーバに保存することを特徴とする電子契約書作成管理システム。 - 請求項1に記載した電子契約書作成管理システムであって、
前記電子契約書閲覧手段は、ログイン権限の認証の後、承認者が押印処理をしてワークフロー・アプリフェーズの変更を欲する場合、前記電子印鑑登録認証サーバからアプリフェーズを取得し、ワークフロー設定処理を実行し、新規な電子契約書が生成された場合、前記文書管理サーバに情報送信して文書番号を取得して、電子契約書の登録を実行することを特徴とする電子契約書作成管理システム。 - 請求項1に記載した電子契約書作成管理システムであって、
前記電子契約書閲覧手段は、ログイン権限の認証の後、承認者が押印処理を実行すると、一つの押印処理の実行のたびに、前記文書管理サーバにその情報を送信して、文書管理サーバは電子契約書のファイルを更新することを特徴とする電子契約書作成管理システム。 - 請求項1に記載した電子契約書作成管理システムであって、
前記アプリフェーズのユーザの有効期限、前記電子契約書の有効期限が設けられて、期限後のログインは認証失敗として処理されることを特徴とする電子契約書作成管理システム。 - タブレットとやり取りする回路と、個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、押印時にクリックする押印ボタンと、現実の紙の上に押印することも可能な押印面とを有する電子印鑑と、
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続され、複数の組織にまたがって存在するクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで電子契約書を作成すべく、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて電子契約書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる電子契約書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続され、複数の組織にまたがって存在するクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑登録認証サーバに問い合わせて電子契約書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する電子契約書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑登録認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの電子契約書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑登録認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑登録認証サーバとの通信手段と
からなり、前記電子契約書作成手段により作成された電子契約書を承認する者が用いる電子契約書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑登録認証サーバと、
前記電子契約書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記電子契約書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記電子契約書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑登録認証サーバにて押印の当否を認証する電子契約書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する電子契約書作成管理システムにおける電子契約書作成管理方法であって、
前記電子契約書閲覧手段にて、押印者が前記電子印鑑を用いて前記電子契約書に押印することを読み取る押印イベント取得ステップと、
該押印イベント取得ステップによる押印イベントの取得に基づいて、当該電子契約書を前記文書管理サーバに送る電子契約書送信ステップと、
該電子契約書送信ステップにて送られた電子契約書を前記文書管理サーバが前記文書管理データベースに登録するデータベース登録ステップと
を有する電子契約書作成管理方法。 - 請求項8に記載した電子契約書作成管理方法であって、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、電子契約書ファイルとして出力する擬似印刷手段が、ファイルの種類を選択することにより電子契約書ファイルの出力も、前記テンプレートファイルの出力もいずれもできることとすることにより、前記テンプレート作成手段は、前記擬似印刷手段が兼ねるものであって、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートファイルを前記擬似印刷手段が保存するテンプレートファイル保存ステップと、
前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として前記擬似印刷手段を指定する既存電子文書出力先指定ステップと、
該既存電子文書出力先選択ステップにて印刷対象となる前記既存電子文書に重ね合わせる対象として前記テンプレートファイル保存ステップにて保存されたテンプレートファイルを選択するテンプレートファイル選択ステップと、
該テンプレートファイル選択ステップにて選択したテンプレートファイルと前記既存電子文書出力先指定ステップにて指定した既存電子文書とを重ね合わせて出力することにより電子契約書を作成する電子契約書作成ステップと、
をさらに有し、該電子契約書作成ステップの後に、前記押印イベント取得ステップがなされることを特徴とする電子契約書作成管理方法。 - 請求項8または9のいずれか一に記載した電子契約書作成管理方法であって、
前記電子契約書作成手段は、前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれをも読み込んで編集対象とし、その編集結果は前記テンプレートファイル及び前記電子契約書ファイルのいずれの形式をも出力対象とするものであって、
電子契約書ファイルを読み込む電子契約書読込ステップと、
該電子契約書読込ステップにて読み込んだ電子契約書ファイルから、テンプレートファイルを抽出して、テンプレートファイルを保存するテンプレート抽出保存ステップと、
をさらに有し、該テンプレート抽出保存ステップにて保存されたテンプレートを用いて電子契約書を作成することを特徴とする電子契約書作成管理方法。 - 請求項8に記載した電子契約書作成管理方法であって、
前記電子契約書送信ステップは、
前記押印履歴情報をクライアントコンピュータとサーバとの間でやりとりする押印履歴情報通信処理と、
該やりとりされた押印履歴情報を前記電子契約書の押印枠プロパティ情報として保存する押印枠プロパティ情報保存処理と、
を含み、
該押印枠プロパティ情報として押印履歴情報が保存された前記電子契約書を前記文書管理サーバの文書管理データベースに保存することを特徴とする電子契約書作成管理方法。 - 請求項8に記載した電子契約書作成管理方法であって、
前記電子契約書閲覧手段を用いて、ログイン権限の認証を得る契約書押印者ログイン処理ステップと、
該契約書押印者ログイン処理ステップの後、該契約書押印者がワークフロー・アプリフェーズの変更を欲する場合にワークフロー・アプリフェーズ変更処理選択ステップと、
前記電子印鑑登録認証サーバからアプリフェーズを取得するアプリフェーズ取得ステップと、
該アプリフェーズ取得ステップにて取得したアプリフェーズに基づいてワークフローを設定するワークフロー設定ステップと、
該ワークフロー設定ステップにて、新規な電子契約書が生成された場合に、前記文書管理サーバに情報送信して文書番号を取得する文書番号取得ステップと、
該文書番号取得ステップにて取得した文書番号を用いて電子契約書の登録を前記文書管理サーバに対して実行する電子契約書登録ステップと
をさらに有し、こうして作成された電子契約書に対して前記押印イベント取得ステップ、電子契約書送信ステップ、データベース登録ステップを実行することを特徴とする電子契約書作成管理方法。 - 請求項8に記載した電子契約書作成管理方法であって、
前記押印イベント取得ステップ、前記電子契約書送信ステップ、前記データベース登録ステップの一連の処理の流れを、一つの押印処理の実行のたびに繰返して行うことを特徴とする電子契約書作成管理方法。 - 請求項8に記載した電子契約書作成管理方法であって、
前記アプリフェーズのユーザの有効期限、前記電子契約書の有効期限が設けられて、
前記押印イベント取得ステップ前に、当該ユーザの有効期限及び当該電子契約書の有効期限をチェックし、期限後のログインは認証失敗として処理することを特徴とする電子契約書作成管理方法。
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