JP4575050B2 - 電子会議システム - Google Patents
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Description
特許文献2には、1つのフロー定義を複数の業務で利用するワークフロー管理方法が開示されている。
請求項15に記載した発明は、請求項10、11、12、13又は14のいずれか一に記載した電子会議システムであって、会議参加者による編集作業を繰り返して会議が終了した時点で、各自押印欄に電子印鑑で押印し、その押印情報を前記電子印鑑認証サーバにて認証をし、前記文書管理サーバに保存することで議事録が完成することを特徴とする。
20 文書管理サーバ
30,35 パソコン
40,45 タブレット
50,55 電子印鑑
51 内蔵ICチップ
52 押印ボタン
53 押印面
60 押印文書作成手段
80 押印文書閲覧手段
90 インターネット
100 データベース部
110 ユーザマスタ
120 アプリケーションマスタ
170 サーバ設定管理部
180 電子印鑑登録管理部
190 電子印鑑認証部
210 文書管理データベース
220 押印状況管理手段
230 電子メール配信手段
240 押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの通信手段
610 テンプレート作成手段
611 テキスト作成手段
612 図形作成手段
613 押印欄作成手段
614 レイアウト調整手段
615 ワークフロー設定手段
616 擬似印刷手段
617 テンプレート保存手段
820 押印文書表示手段
830 押印イベント取得手段
840 印影表示手段
850 電子印鑑認証サーバとの通信手段
Claims (15)
- 電子印鑑と、電子ペンと、該電子印鑑及び該電子ペンの位置を読み取るタブレットと、該タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、該電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、
前記電子印鑑は、
前記タブレット上で座標を指示する座標指示装置と、
個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、
押印時にクリックする押印ボタンと、
朱肉を付け通常の印鑑のように紙への押印もできる押印面と
を有し、
前記電子ペンは、
筆記具に似た形状を有し、前記タブレットの上で用いる座標指示器
であって、
前記タブレットは、
前記電子印鑑の位置を読み取る位置読取手段と、
前記電子印鑑の前記内蔵ICチップに組み込まれたID番号を読み取るID番号読取手段と、
前記電子印鑑の押印ボタンがクリックされたことを検知する押印ボタンクリック検知手段と、
前記電子ペンによる自由線・手書き文字入力手段と
を有し、
前記クライアントコンピュータのうち、前記押印文書を作成する者が用いるクライアントコンピュータは、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備えタイトル・罫線・押印枠を作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠を含むテンプレートを元の文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段と表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされる擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段を有し、
前記クライアントコンピュータのうち、前記押印文書を承認する者が用いるクライアントコンピュータは、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上の前記電子ペンによる自由線・手書き文字入力手段が取得したベクトルデータ情報を前記文書管理サーバへ送信する文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書閲覧手段を有し、
前記電子印鑑認証サーバは、
このシステムを使用する者の会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
前記クライアントコンピュータから送られたベクトルデータ情報を取り込んで前記押印文書に保存するベクトルデータ保存手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、
前記クライアントコンピュータのうち、前記押印文書を承認する者が用いるクライアントコンピュータを複数台設け、前記押印履歴情報及び自由線・手書き文字入力情報をクライアントコンピュータとサーバとの間でやりとりし、前記押印文書の押印枠プロパティ情報及びベクトルデータとして前記文書管理サーバに保存することにより、議事録を作成することを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、フリーライト機能を有し、会議参加者が前記電子ペンを使い書き込んだ前記ベクトルデータは、前記文書管理サーバにある原本に送信され原本が随時更新され、その原本と同じになるよう会議参加者の議事録画面も更新されることを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1又は2のいずれか一に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、ログイン権限の認証の後、会議参加者が押印処理を実行すると、一つの押印処理の実行のたびに、前記文書管理サーバにその情報を送信して、文書管理サーバは押印文書のファイルを更新することを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記電子印鑑認証サーバは、会議参加者の会社名・部署・権限・電子印鑑ID・印影を含むマスタ情報をあらかじめ登録しておき、ログイン認証により当該電子会議への参加を可能とすることを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記会議参加者のマスタ情報の有効期限、前記押印文書の有効期限が設けられて、期限後のログインは認証失敗として処理されることを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書作成手段を構成する前記擬似印刷手段が印刷する対象である表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書として作成された議題と、
前記押印文書作成手段を構成する前記テンプレート作成手段が作成し、前記テンプレート保存手段が保存したテンプレートと、
を前記擬似印刷手段にて重ね合わせて電子会議議事録とすることを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記電子会議議事録のファイルを開き、手書き文字の記入や押印を可能とする前記押印文書閲覧手段は、当該クライアントコンピュータにインストールされるコンピュータプログラムにより実現される手段であって、そのプログラムは電子会議の開始までに当該電子会議出席者が用いるクライアントコンピュータにインストールされることを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、
前記押印文書作成手段を構成する前記ワークフロー設定手段が設定したワークフローに追加・欠席の変更を加えるワークフロー変更手段を
さらに有することを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記議事録には議題作成者の押印が最初になされており、それにより会議参加者は、セキュリティの守られた正本であることを確認することを特徴とする電子会議システム。 - 請求項1に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、会議参加者が電子ペンをもって手書き入力により議事録の編集をする議事録編集手段をさらに有しており、
編集した結果を前記文書管理サーバとの通信手段により文書管理サーバへ送信して文書管理サーバへ保存することを特徴とする電子会議システム。 - 請求項10に記載した電子会議システムであって、
当該電子会議の実行の際に同時に音声におけるやりとりをIP電話を用いて実行することを特徴とする電子会議システム。 - 請求項10に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、前記議事録編集手段による編集結果を、前記文書管理サーバへ送信する際に登録の可否を確認する登録確認手段をさらに有し、編集を加えた会議参加者が登録を確認すると、当該編集結果のベクトルデータを前記文書管理サーバへ送信することを特徴とする電子会議システム。 - 請求項10に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、
前記文書管理サーバから最新の電子会議議事録データをダウンロードして表示する表示更新手段をさらに有しており、これにより全参加者の表示内容の同期が取れることを特徴とする電子会議システム。 - 請求項12に記載した電子会議システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、
前記文書管理サーバから最新の電子会議議事録データをダウンロードして表示する表示更新手段をさらに有しており、
前記登録確認手段により登録確認の処理がなされると、当該編集結果のベクトルデータを前記文書管理サーバへ送信して前記文書管理サーバへ登録し、その直後に前記表示更新手段により全参加者の表示内容の同期を取ることを特徴とする電子会議システム。 - 請求項10、11、12、13又は14のいずれか一に記載した電子会議システムであって、
会議参加者による編集作業を繰り返して会議が終了した時点で、各自押印欄に電子印鑑で押印し、その押印情報を前記電子印鑑認証サーバにて認証をし、前記文書管理サーバに保存することで議事録が完成することを特徴とする電子会議システム。
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