JP5050151B2 - 電子印鑑認証会計監査システム - Google Patents
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Description
しかし、現実の監査業務では経験ある公認会計士が必ずしもコンピュータの専門化であるとは言えないために、システム化が監査の立場からどこまで許容できるものなのかについて明確な回答を与えることができていない。たとえば、ID及びパスワードで本人を認証する場合を考えると、責任の大きい人ほどコンピュータについては不慣れであり、秘書や部下などの他人が代行して入力する場合が考えられる。又、コンピュータのブラウザなどにID及びパスワードを記憶させて運用している例もある。IDパスワードを記入したメモを見えやすいように貼り付けていることもある。定期的にパスワードを変更することも考えられるが、その場合には更に覚えづらく又混乱のもとになりやすい。また、意図的に第3者にパスワードを盗まれても、盗まれた本人がその事実になかなか気づかない重大な事故が起こったことが判明して初めて気がつくという事態が考えられる。そのような運用がされていると知りながら監査人の立場でそのシステムを容認することはできない。その場合に監査人としては、「内部統制がルール通りに行われているとすれば」という条件付の監査証明書を発行せざるを得ず、そのような条件付監査証明書がどれほどの役に立つかは大きな疑問が生じる。
また、経理部長が銀行交渉に出かけていく場合、業務はどうなるか?業務が止まり、帰社後に業務が再開する企業ならば規律がしっかりしている例である。経理部長が留守の間、課長が代行して部長印を押すような企業では内部統制が取れていないといえる。経理部長が出張の場合はどうであろうか?代行者は当然決められるであろうが、権限を委譲できる範囲は限界があり、それを超える状況も現実のビジネスでは発生しうる。すなわち、承認者が不在の場合、決済を停滞させると会社として効率的な運用ができないし、代理者が決済すると監査する立場から見て必ずしも好ましいとはいえない事態が生じ得る。このように、コンピュータ化による運営上の効率化ができたとしても、会社を監査する側から決済運用を見た場合、会社で決めたルールに従って運用しているとは言いがたく、適性かつ正確な監査証明書を出すことができないことがある。
特許文献2には、1つのフロー定義を複数の業務で利用するワークフロー管理方法が開示されている。
伝票フローが業務規定に従ってしか行えないルールとは、代行者によらずに押印すべき者が自身で押印する原則を外出中であろうと出張中であろうと休暇中であろうと一定の機材を持ち運ぶことによって徹底して守ることをいう。
パソコン30で取得した電子印鑑50のID番号、そして押印のイベントをインターネット90を介して、電子印鑑認証サーバ10に送る。電子印鑑認証サーバ10は、データベース部100、サーバ設定管理部170、電子印鑑登録管理部180及び電子印鑑認証部190とを有している。図8は、電子印鑑認証サーバのハードウェア構成を示す図である。データベース部100はユーザマスタ110、アプリケーションマスタ120及びエクセル入出力部(図示は省略する。なお「エクセル」は米国マイクロソフト社の商標。)を含む。ユーザマスタ110はこのシステムを使用する者の会社名、部署、名前、役職、電話、メールアドレス、有効期限、パスワード(使う場合のみ)などのマスタ情報を登録する部分である。アプリケーションマスタ120は押印権限やワークフローに関する情報、回覧順に関する情報などを登録する部分である。ここで「ワークフロー」とは、稟議書や押印申請書などをその組織内の決められた手続に従って回覧、押印する流れのことをいう。エクセル入出力部はクライアントコンピュータとの間の入出力インターフェイスを司る部分である。
20 文書管理サーバ
30,35 パソコン
40 タブレット
50 電子印鑑
51 内蔵ICチップ
52 押印ボタン
53 押印面
60 押印文書作成手段
80 押印文書閲覧手段
90 インターネット
100 データベース部
110 ユーザマスタ
120 アプリケーションマスタ
170 サーバ設定管理部
180 電子印鑑登録管理部
190 電子印鑑認証部
210 文書管理データベース
220 押印状況管理手段
230 電子メール配信手段
240 押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの通信手段
610 テンプレート作成手段
611 テキスト作成手段
612 図形作成手段
613 押印欄作成手段
614 レイアウト調整手段
615 ワークフロー設定手段
616 擬似印刷手段
617 テンプレート保存手段
820 押印文書表示手段
830 押印イベント取得手段
840 印影表示手段
850 電子印鑑認証サーバとの通信手段
Claims (2)
- 電子印鑑と、該電子印鑑の位置を読み取るタブレットと、該タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、該電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理する文書管理サーバとを有し、押印権限や押印履歴をも認証及び管理する電子印鑑認証会計監査システムであって、
前記電子印鑑は、
前記タブレット上で座標を指示する座標指示装置と、
個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、
前記電子印鑑の側面に設けられ、押印時にクリックし、押印イベントを発生する押印ボタンと、
朱肉を付け通常の印鑑のように紙への押印もできる押印面と
を有し、
前記タブレットは、
前記電子印鑑の位置を読み取る位置読取手段と、
前記電子印鑑の前記内蔵ICチップに組み込まれたID番号を読み取るID番号読取手段と、
前記電子印鑑の押印ボタンがクリックされたことを検知する押印ボタンクリック検知手段と
を有し、
前記クライアントコンピュータのうち、前記押印文書を作成する者が用いるクライアントコンピュータは、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備えタイトル・罫線・押印枠を作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠を含むテンプレートを元の文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段と表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされる擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段を有し、
前記クライアントコンピュータのうち、前記押印文書を承認する者が用いるクライアントコンピュータは、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
からなる押印文書閲覧手段を有し、
前記電子印鑑認証サーバは、
このシステムを使用する者の会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、
前記文書管理サーバは、
押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
押印文書に押印すべき社内のワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、
前記押印文書は、伝票、領収書、請求書、決済文書を含むものであって、
前記文書管理サーバに保管されている押印文書は、認証履歴とあわせて保存され、特定の押印者に絞った押印文書検索手段を有しており、
監査を行うのに適することを特徴とする電子印鑑認証会計監査システム。 - 請求項1に記載した電子印鑑認証会計監査システムであって、
前記押印文書の最終処理の押印と同時に会計計算と連動するように構成したことを特徴とする電子印鑑認証会計監査システム。
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