JP4839810B2 - 電子文書管理システム、プログラム及び方法 - Google Patents

Description

本発明は、電子文書を作成するための技術、特に、作成する電子文書のセキュリティを確保するための技術に関する。

下記特許文献１には、電子帳票に関するセキュリティ技術が開示されている。この技術では、電子帳票のフォームの各フィールドに対するアクセス制御パラメータを電子帳票に付加することで、電子帳票に対する不正なアクセスを防止している。しかしながら、この技術では、一旦フォームのダウンロードがなされると、管理者の意図するようにアクセス制御パラメータを変更することは困難となる。

一方、ユーザの操作権限（読み込み、書き込み、コピー、印刷など）を記したセキュリティポリシを用いて、電子文書を管理する技術が知られている。図１４は、この技術の概略を説明する図であり、電子文書を作成する電子文書生成者２００、セキュリティポリシを管理するポリシ管理サーバ２０２、作成された電子文書を利用する電子文書利用者２０４、およびユーザ認証を行うユーザ認証サーバ２０６の間で行われる処理の様子を示している。

電子文書生成者２００は、まず、新たな電子文書２０８を生成する（Ｓ５００）。そして、この電子文書２０８に付与するセキュリティポリシを、ポリシ管理サーバ２０２に登録されているセキュリティポリシの中から選択するか、新たに作成し、生成した電子文書２０８と対応づけてポリシ管理サーバ２０２に登録する（Ｓ５０２）。生成した電子文書２０８は、電子文書利用者２０４に対し、電子メールによる送信や、ダウンロードなどの手段によって、配布される（Ｓ５０４）。ただし、配布される電子文書２１０は、ポリシ管理サーバ２０２に登録されたセキュリティポリシと対応づけられているため、アクセス制限のための「鍵」がかけられた状態となっている。電子文書利用者２０４が、配布された電子文書２１０にアクセスする際には、まず、ユーザ認証サーバ２０６でユーザ認証が行われ（Ｓ５０６）、ついで、ポリシ管理サーバ２０２への問い合わせによって、操作権限が確かめられる（Ｓ５０８）。これにより、所定の権限がある場合に限り、電子文書利用者２０４は、電子文書２１０を利用することが可能となる。

この技術では、電子文書とセキュリティポリシとが別管理されるため、電子文書の配布後においても、管理者の側でセキュリティポリシを変更することができる。すなわち、いつ、だれが、どの電子文書に、何をしうるかについて管理することが可能となる。しかし、この技術では、電子文書の生成時にユーザがセキュリティポリシを設定する必要があるため、適切なセキュリティポリシが設定されない虞があり、また、特に大量の電子文書を生成する場合にユーザ負担が増大する問題もある。

特開２０００−３０６０２６号公報

本発明の目的は、ひな形となる電子文書から新たな電子文書を生成するにあたり、ユーザのセキュリティポリシの設定負担を軽減することにある。

本発明の別の目的は、電子帳票のセキュリティ向上と、作成あるいは管理の容易化とを達成しうる新たな技術を確立することにある。

本発明の一態様の電子文書管理システムは、ひな形となる電子文書であって書式を定める原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書である新規電子文書を生成する生成部と、原電子文書と対応づけられ原電子文書に対する操作権限を定めた第１セキュリティポリシ情報の少なくとも一部を、前記新規電子文書に対する操作権限を定める第２セキュリティポリシ情報に紐付け、前記新規電子文書の識別情報と対応づけて、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書とは別に設定する設定部と、を備え、ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する、ことを特徴とする。
本発明の一態様の電子文書管理システムにおいて、前記設定部は、前記新規電子文書のアクセス管理において前記原電子文書に対応する前記第１セキュリティポリシ情報を参照するように前記第２セキュリティポリシ情報を設定し、ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシにおいて参照するよう設定された第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断してよい。
本発明の一態様の電子文書管理システムにおいて、前記原電子文書に対応付けられた第１セキュリティポリシ情報は、オブジェクト指向プログラミングにおける基底クラスとして設定され、前記設定部は、オブジェクト指向プログラミングにおける派生クラスであって前記第１セキュリティポリシ情報を表す前記基底クラスを参照する派生クラスとして、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書の識別情報に対応付けて設定し、ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシを表す前記派生クラスが参照する前記基底クラスによって表される前記第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断してよい。
本発明の一態様の電子文書管理システムにおいて、前記設定部は、前記原電子文書の識別情報を前記新規電子文書のメタデータとして設定し、ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書のメタデータに設定された原電子文書の識別情報に対応する第１セキュリティポリシ情報を、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報として参照し、当該第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断してよい。
本発明の一態様の電子文書管理システムにおいて、前記原電子文書は電子帳票のひな形であって当該電子帳票の書式を定めるフォームデータであり、前記生成される電子文書は電子帳票であってよい。
本発明の一態様のプログラムは、コンピュータに対し、ひな形となる電子文書であって書式を定める原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書である新規電子文書を生成する生成手順と、原電子文書と対応づけられ原電子文書に対する操作権限を定めた第１セキュリティポリシ情報の少なくとも一部を、前記新規電子文書に対する操作権限を定める第２セキュリティポリシ情報に紐付け、前記新規電子文書の識別情報と対応づけて、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書とは別に設定する設定手順と、ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する判断手順と、を実行させる、ことを特徴とする。
本発明の一態様の方法は、コンピュータが実行する方法であって、ひな形となる電子文書であって書式を定める原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書である新規電子文書を生成する生成ステップと、原電子文書と対応づけられ原電子文書に対する操作権限を定めた第１セキュリティポリシ情報の少なくとも一部を、前記新規電子文書に対する操作権限を定める第２セキュリティポリシ情報に紐付け、前記新規電子文書の識別情報と対応づけて、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書とは別に設定する設定ステップと、ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する判断ステップと、を含む、ことを特徴とする。
なお、本段落の次の文から段落「００１６」までの記載は、本願の出願当初の［特許請求の範囲］の記載に対応する。
本発明の電子文書生成装置は、書式を定める原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書を生成する生成部と、原電子文書と対応づけられ原電子文書に対する操作権限を定めたセキュリティポリシ情報に基づいて、生成した電子文書に対する操作権限を定めるセキュリティポリシ情報を、この電子文書と対応づけて、この電子文書とは別に設定する設定部と、を備える。

電子文書生成装置は、ＰＣや複合機（プリンタなどの複数の画像処理機能を備えた装置）など演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエアとを用いて構築することができる。この電子文書生成装置は、物理的に分離した複数のハードウエアにより構成されるものであってもよい。電子文書とは、電子データによって表現された文書であり、文書とは、書類一般を広く指し、文字からなる書類はもとより、表あるいは画像からなる書類も含まれる。また、原電子文書は、ひな形をなす電子文書であり、フォーム、フォームデータ、書式データと呼ばれる場合もある。この原電子文書により定められる書式は、特に限定されるものではなく、文書の文言、表組み、レイアウトなど様々なものが対象となる。原電子文書に設けられた可変領域は、個別の電子文書を生成するための値が代入される領域である。可変領域は、複数の領域（フィールド）にわかれていることも多い。可変領域に代入される値は、文字（例えば、氏名、住所、商品名、ＵＲＬ）や数値（例えば、日付、数量、値段）はもとより、画像（例えば、顔写真、商品の写真）や音声データなどであってもよい。

生成部は、原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書を生成する。そして、設定部は、生成した電子文書に対しセキュリティポリシ情報を設定する。セキュリティポリシ情報とは、対応する電子文書に対する操作権限を設定した情報である。操作権限の例としては、読み込み、書き込み、コピー、印刷などの電子文書の直接操作にかかる権限や、印刷した文書をスキャンする権限、さらにはセキュリティポリシ情報を変更する権限などを挙げることができる。セキュリティポリシ情報は、原電子文書にかかるセキュリティポリシ情報に基づいて設定される。すなわち、設定されるセキュリティポリシ情報の少なくとも一部は、原電子文書のセキュリティポリシ情報の少なくとも一部を反映させて作成される。設定されるセキュリティポリシ情報は、生成された電子文書と対応づけされ、さらにこの電子文書とは別に設定される。つまり、セキュリティポリシ情報は、電子文書とは一体化はされず、別途生成される。したがって、ポリシ管理サーバなどで別管理することが可能となる。

この構成によれば、新しい電子文書のセキュリティポリシ情報は、ひな形となった原電子文書のセキュリティポリシ情報に基づいて生成されるため、ユーザがセキュリティポリシ情報を設定する負担を軽減することができる。特に、多くの種類の電子文書が生成される場合に、この利点は大きなものとなる。また、このセキュリティポリシ情報は、生成する電子文書とは別に管理されるため、電子文書を配布した後にも、セキュリティポリシ情報の変更等が容易に行える。

本発明の電子文書生成装置の一態様においては、設定部においては、原電子文書に対するセキュリティポリシ情報の一部または全部をコピーして、生成した電子文書に対するセキュリティポリシ情報を設定する。つまり、生成した電子文書のセキュリティポリシ情報の一部または全部が、原電子文書のセキュリティポリシ情報の一部または全部のコピーによって作られる。

本発明の電子文書生成装置の一態様においては、設定部においては、原電子文書に対するセキュリティポリシ情報の一部または全部を、生成した電子文書に対するセキュリティポリシ情報として継承させる設定がなされる。継承とは、オブジェクト指向プログラミングで用いられる概念と同様の概念をいう。すなわち、原電子文書のセキュリティポリシ情報の一部または全部を基底クラスとみなし、生成する電子文書のセキュリティポリシ情報は、基底クラスを参照した派生クラスとして設定される。これにより、原電子文書のセキュリティポリシ情報が、生成する電子文書のセキュリティポリシ情報として、そのまま取り込まれる。生成する電子文書のセキュリティポリシ情報に対しては、必要に応じて、原電子文書のセキュリティポリシ情報に追加や変更する情報を設定するようにしてもよい。

この態様によれば、新たな電子文書のセキュリティポリシ情報は、原電子文書のセキュリティポリシ情報とひもづけされるため、原電子文書のセキュリティポリシ情報の変更が、即座に、電子文書のセキュリティポリシ情報に反映されることとなる。したがって、元電子文書から生成された各種の電子文書を、一斉に無効化するような操作も容易に行うことができる。なお、継承の設定は、様々に行うことができる。一例としては、新たな電子文書のセキュリティポリシ内で、原電子文書のセキュリティポリシを参照する態様が挙げられる。また、別の例としては、新たな電子文書に原電子文書の識別情報を記憶させることで、新たな電子文書と原電子文書のセキュリティポリシとを直接的に対応づける態様が挙げられる。

本発明の電子文書生成装置の一態様においては、原電子文書は電子帳票の書式を定めるフォームデータであり、生成される電子文書は電子帳票である。帳票とは、帳簿、伝票あるいはこれらに類似する書類をいう。具体例としては、入金伝票、出金伝票、見積書、請求書、給与明細書などを挙げることができる。帳票は、通常、定型書式が用いられるため、ひな形たる原電子文書に基づいて新たな電子帳票を作成することが有効である。また、帳票にはビジネス上の重要な情報が記載されることも多いため、セキュリティポリシ情報を設定することが望ましく、しかも、帳票は大量に発行されることがあり、容易にセキュリティポリシ情報を設定できることが望ましい。このため、本電子文書生成装置を電子帳票の生成に採用することが有効となる。

図１は、本実施の形態にかかる電子文書管理システム１０の概略構成を説明する図である。この電子文書管理システム１０は、クライアント１２、処理サーバ１４、ポリシ管理サーバ１６、ユーザ認証サーバ１８、データベース２０、画像形成装置２２、及びリポジトリ２４を含んでいる。

クライアント１２は、ユーザが使用する端末装置である。クライアント１２は、ユーザの指示に基づいて処理サーバ１４に対しリクエストを発行し、電子文書の生成、保存、印刷などを行わせる。クライアント１２は、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）や複合機（プリンタ機能やスキャナ機能などの複数の画像処理機能を備えた装置）の他、ネットワークに接続された様々な装置によっても構成されうる。

処理サーバ１４は、当該システムの制御と処理の中心をなす装置であり、ＰＣや画像形成装置などを用いて構築される。処理サーバ１４は、クライアント１２から入力されるリクエストを実行するため、本システムの各構成要素に処理を行わせたり、自らも電子文書を生成したりする。例えば、処理サーバ１４は、リポジトリ２４から取得したフォーム２６とデータベース２０から検索した情報とを組み合わせて電子文書の作成を行う。また、生成した電子文書のクライアント１２への送信、画像形成装置２２での印刷、あるいはリポジトリ２４への保存なども行う。なお、こうした処理過程では、ユーザ認証サーバ１８にアクセスしてユーザ認証を行うとともに、ポリシ管理サーバ１６にアクセスして電子文書のセキュリティポリシの登録や確認を行い、必要なセキュリティを確保している。

ポリシ管理サーバ１６は、電子文書に対応づけられたセキュリティポリシを格納する装置である。また、ユーザ認証サーバ１８は、当該システムにアクセスするユーザを、公開鍵暗号方式などの認証システムに基づいて認証するためのサーバである。そして、データベース２０には、文字、数値、イメージ、サウンドなどの各種データが格納される。

画像形成装置２２は、プリンタや複合機などからなる装置であり、処理サーバ１４からの指示に基づいて電子文書の印刷を行う。また、リポジトリ２４は、ユーザのリクエストによって作成された電子文書を格納したり、電子文書を作成する際のひな形データであるフォーム２６を格納したりする。

図２は、処理サーバ１４の構成例を説明する図である。処理サーバ１４には、内部および外部とのデータ転送を行うネットワーク４０が設けられている。そして、ネットワーク４０には、記憶装置４２、表示装置４４、入力装置４６、システム制御部４８、ネットワーク制御部５０及び電子文書作成部５２が接続されている。

記憶装置４２は、半導体メモリやハードディスクなどからなる装置であり、電子文書やプログラムなどの短・長期的な記憶を行う。表示装置４４は液晶ディスプレイやＣＲＴなどからなり、電子文書や指示内容などの表示を行う。また、入力装置４６はキーボードやタッチパネルなどからなり、ユーザからの指示を受け付ける。入力装置４６は、図１に示したクライアントを兼ねるものであっても良い。システム制御部４８は、入力装置４６あるいはネットワーク４０を通じてユーザから入力される指示を受け付けて、処理サーバ１４の各構成要素の動作を制御する。そして、ネットワーク制御部５０は、ネットワーク４０へのデータ転送タイミングなどを制御する。電子文書作成部５２は、図１に示したフォーム２６を利用して新たな電子文書を生成するものである。

図１と図２に示した電子文書管理システム１０の各構成要素は、様々に実装することができる。例えば、一台の高性能な複合機を用いて、電子文書管理システム１０を構築することが可能であるし、直接接続あるいはネットワーク接続されたＰＣや複合機などを用いて、電子文書管理システム１０を構築することもできる。また、例えば、リポジトリ２４を複数の装置の記憶装置に分散配置するなど、任意の構成要素を複数の装置に分散させることも可能である。

次に、以上に説明した電子文書管理システム１０が取り扱う電子文書について、図３乃至図８を用いて説明する。ここでは、電子文書として、電子帳票の一つである見積書を例に挙げて説明を行う。

図３には、見積書を生成するためのフォーム６０が、印刷形式で示されている。フォーム６０は、その発行日が記される日付欄６２や、見積もり結果が示される表６４などを含んでいる。また、表６４には、見積もり対象商品についての品名、単価、個数、及び各品名について合計した価格が記される他、全品名の価格を合計する小計、相手方への割引率を示す御社割引率、消費税、及びこれら全ての合計も記される。

見積書の作成時には、このフォーム６０の各フィールドに対して、具体的な値が設定される。すなわち、日付欄６２には作成日が自動入力され、品名、単価、及び個数の各欄６６には、個別の商品についての情報が入力される。また、欄６８には、各欄６６への入力結果に基づいて計算される結果が記される。御社割引率７０は、割引がある場合にのみ作られる任意作成欄であり、その名称も「キャンペーン割引率」のように任意に変更することができる。また、欄７２には、相手先や割引種類に応じた個別的な値が代入される。そして、消費税及び合計を記す欄７４へは、上記各欄への入力結果に従って計算された値が記される。

図４乃至図８は、図３に記した印刷形式のフォーム６０を実現する電子データと、そこに値を代入するための電子データの例を示す図である。

図４は、電子的に生成されたフォーム８０を示している。フォーム８０は、マークアップ言語によって記述されており、複数のタグによってその構造が規定されている。例えば、行８２は、日付を表す「Ｄａｔｅ」タグ内に「＄Ｇｅｎｅｒａｔｉｏｎ」が設定されており、見積書の生成時にコンピュータ内の現在時に置き換えられることを規定している。また、行８４は、表を定義する「Ｔａｂｌｅ」タグの開始を宣言するものであり、行８６は、表の一部を定義する「Ｒｅｌａｔｅｄ Ｔａｂｌｅｓ」の開始を宣言している。そして、行８８では、この「Ｒｅｌａｔｅｄ Ｔａｂｌｅｓ」が「Ｔａｂｌｅ１ Ｓｃｈｅｍｅ」と名付けられたスキームに従うことを定めている。さらに、行９０，９２は、「Ｒｅｌａｔｅｄ Ｔａｂｌｅｓ」には、「Ｉｔｅｍ」及び「Ｐｒｉｃｅ」と名付けられた各変数が定義され、ここに対応する値が代入されることを定めている。同様にして、行９４は、「Ｒｅｌａｔｅｄ Ｔａｂｌｅｓ」が「Ｔａｂｌｅ２ Ｓｃｈｅｍｅ」と名付けられたスキームに従うこと、行９６は、「Ｒａｔｅ ｏｆ Ｄｉｓｃｏｕｎｔ」なる変数に値が代入されることを示している。

図５は、図４の行８８で定義されたスキーム「Ｔａｂｌｅ１ Ｓｃｈｅｍｅ」を規定するデータベース１００の例を示す図である。また、図６は、図４の行９４で定義されたスキーム「Ｔａｂｌｅ２ Ｓｃｈｅｍｅ」を規定するデータベース１１０の例を示す図である。図５によれば、スキーム「Ｔａｂｌｅ１ Ｓｃｈｅｍｅ」においては、変数「Ｉｔｅｍ」の型は２０文字からなる文字列（ＳＴＲＩＮＧ）として、変数「Ｐｒｉｃｅ」の型は数字（ＮＵＭＢＥＲ）として定義されている。また、図６によれば、スキーム「Ｔａｂｌｅ２ Ｓｃｈｅｍｅ」においては、変数「Ｃｕｓｔｏｍｅｒ Ｎａｍｅ」の型は１００文字からなる文字列と定義され、変数「Ｒａｔｅ ｏｆ ｄｉｓｃｏｕｎｔ」の型は数字と定義されている。

図７は、スキーム「Ｔａｂｌｅ１ Ｓｃｈｅｍｅ」で用いられる変数への代入値の候補を格納したデータベース１２０を説明する図である。データベース１２０内では、「Ｒｅｃｏｄｅ」タグによって複数の値が定義されており、Ｒｅｃｏｄｅ１２２では、「Ｉｔｅｍ」の値として「Ｐｅｎ」が、対応する「Ｐｒｉｃｅ」の値として「１００」が設定されている。また、Ｒｅｃｏｄｅ１２４では、「Ｉｔｅｍ」の値として「Ｎｏｔｅ」が、対応する「Ｐｒｉｃｅ」の値として「２００」が設定されている。

同様にして、図８に示したデータベース１３０は、スキーム「Ｔａｂｌｅ２ Ｓｃｈｅｍｅ」内の変数に代入される値の候補を格納している。具体的には、Ｒｅｃｏｄｅ１３２では、「Ｃｕｓｔｏｍｅｒ Ｎａｍｅ」の値として「ＡＢＣ」が、対応する「Ｒａｔｅ ｏｆ Ｄｉｓｃｏｕｎｔ」値として「５」が設定され、Ｒｅｃｏｄｅ１３４では、「Ｃｕｓｔｏｍｅｒ Ｎａｍｅ」の値として「ＸＹＺ」が、対応する「Ｒａｔｅ ｏｆ Ｄｉｓｃｏｕｎｔ」値として「３」が設定されている。

図４に示したフォーム８０は、図１のリポジトリ２４に格納されるフォーム２６に対応するものである。また、図５乃至図８に示した各データベース１００，１１０，１２０，１３０は、図１におけるデータベース２０に対応する。すなわち、処理サーバ１４では、新たな見積書を作成する場合に、リポジトリ２４からフォーム８０を取得するとともに、各データベース１００，１１０，１２０，１３０を参照して、具体的な値をフォーム８０にマッピングしていく。これによって、具体的な商品名や価格などが記された見積書が作成される。なお、以上の説明では、見積書を例に挙げて説明したが、他の様々な帳票や、各種の書類についても同様に、データを構築することができる。

ここで、図９を用いて、フォームに設定されるセキュリティポリシの例を示す。図９は、セキュリティポリシの設定の様子を概念的に示す図である。データ１４０は、図４に示したフォーム８０等のフォームデータに対して、その識別情報としての「Ｆｏｒｍ ＩＤ」が設定される様子を示している。この「Ｆｏｒｍ ＩＤ」は、フォームデータ中に可視的にあるいは非可視的に埋め込まれたり、フォームデータのファイル名称として設定されたりする。セキュリティ向上の観点からすれば、「Ｆｏｒｍ ＩＤ」は第三者の改竄が困難となるように設定されるべきであり、通常は、暗号化技術などを用いて保護される。

図９に示したデータ１５０は、セキュリティポリシとして設定される情報を示している。セキュリティポリシには、どの電子文書に対して設定されているかを示すため、フォームデータに対応した「Ｆｏｒｍ ＩＤ」が記載されている。そして、ユーザやユーザグループ毎にセキュリティレベルを設定できるように、「Ｕｓｅｒ ＩＤ１」や「Ｕｓｅｒ ＩＤ２」などのユーザ名が記載され、そのそれぞれについて、「Ｖｉｅｗ」（読み込み）の可・不可、「Ｐｒｉｎｔ」（印刷）の可・不可、「Ｅｄｉｔ」（編集）の可・不可、「Ｍｏｄｉｆｙ Ｐｏｌｉｃｙ」（セキュリティポリシの変更）の可・不可が設定さている。データ１５０は、ポリシ管理サーバによって管理されており、このポリシ管理サーバに「Ｆｏｒｍ ＩＤ」と「Ｕｓｅｒ ＩＤ」とを送信して問い合わせることで、そのフォームに対するそのユーザの権限を確認することができる。

続いて、図１０乃至図１４を用いて、図１に示した電子文書管理システム１０の動作について説明する。電子文書管理システム１０は、フォームに基づいて、新たな電子文書を作成する電子文書生成装置として機能する他、生成した新たな電子文書へのアクセスを管理する電子文書管理装置としても機能する。以下では、図１０乃至図１３を用いて電子文書の生成過程について説明し、図１４を用いて電子文書の管理過程について説明する。

図１０は、電子文書管理システム１０において、フォームに基づいて電子文書を生成する過程を説明するシーケンス図である。ここでは、クライアント１２、処理サーバ１４、ユーザ認証サーバ１８、ポリシ管理サーバ１６及びデータベース２０にわけて、処理の過程を図示している。

クライアント１２は、処理サーバ１４にアクセスするにあたり、ユーザ認証を受ける（Ｓ１０）。具体的には、まず、クライアント１２から処理サーバ１４にユーザ情報が送られ、処理サーバ１４からユーザ認証サーバ１８に認証の請求がなされる。ユーザ認証サーバ１８では、認証の確認を行い、その結果を処理サーバ１４に返す（Ｓ１２）。続いて、電子文書の作成作業が開始され、クライアント１２から処理サーバ１４に対して、選択するフォームの情報が送られる（Ｓ１４）。処理サーバ１４では、このフォームをリポジトリから取りだし（Ｓ１６）、ポリシ管理サーバ１６に対して、このユーザがこのフォームに基づいて新たな電子文書を作成する権限があるか否かを問い合わせる（Ｓ１８）。権限がある場合には、その旨の回答とともに、電子文書に設定された鍵（例えば、パスワード設定や暗号化によって実現される）を解くデータが通知され、処理が続行される。そして、クライアント１２から処理サーバ１４に対し、フォームの各フィールドに値を代入するための条件が入力される（Ｓ２０）。

処理サーバ１４では、入力された条件に基づいて、データベース２０からデータを抽出し、その結果を選択されたフォームに反映させて、電子文書を作成する（Ｓ２２）。そして、この電子文書に対し、識別情報を埋め込むとともに、元のフォームに設定されていたセキュリティポリシを継承したセキュリティポリシをこの識別情報の名の下に作成し、ポリシ管理サーバ１６に設定する（Ｓ２４）。すなわち、作成した電子文書に設定されたセキュリティポリシは、ひな形となったフォームのセキュリティポリシを参照し、その内容を自らの中に取り込むように設定される。また、必要に応じて、このセキュリティポリシに対応したセキュリティを確保するための鍵を、電子文書に設定する。こうして、元のフォームと同じ内容をもつセキュリティポリシが設定された電子文書が作成され、クライアント１２に出力されるなどする（Ｓ２６）。もちろん、この電子文書は、電子メールで第三者に送信されてもよいし、リポジトリに保存されたり、画像形成装置で印刷されたりしてもよい。

ここで、図１１のフローチャートを用いて、図１０に示した過程におけるユーザ指示の流れを確認する。ユーザは、クライアント１２を通じて、処理サーバ１４に対し、電子文書の作成依頼を行い（Ｓ１００）、用意されたフォームの中から、所望のフォームを選択する（Ｓ１０２）。そして、フォームのフィールドに対し、データを直接入力するか、あるいは、データベースに基づいて入力するための諸条件を設定する（Ｓ１０４）。この結果、電子文書が生成され、さらに、選択したフォームのセキュリティポリシを継承したセキュリティポリシがこの電子文書に設定されるが、これについては、ユーザは特に指示を行う必要はない。ただし、元のフォームのセキュリティポリシにおいて、セキュリティポリシの変更を認める旨の設定がなされているような場合には、ユーザに対し、セキュリティポリシの変更を加える機会を提供してもよい。生成された電子文書に対し、ユーザがなんらかの処理を行う場合には、その旨の指示が処理サーバ１４になされる（Ｓ１０６）。例えば、電子文書を印刷したい場合には、印刷指示設定を行い、送信先の画像形成装置を指定して、処理サーバに依頼する。また、リポジトリに保存したい場合には保存先リポジトリを選択し、メールで送信を行う場合には送信先アドレスを指定して、それぞれ、処理サーバに依頼する。

図１２のフローチャートは、図１０に示した過程におけるシステム側の処理の流れを示している。電子データ作成処理では（Ｓ２００）、まず、ユーザ認証サーバ１８においてユーザ認証が行われ（Ｓ２０２，Ｓ２０４）、認証できない場合には処理を終了し（Ｓ２２２）、認証できた場合には、ユーザに使用するフォームを選択させる（Ｓ２０６）。フォームが選択されると、ポリシ管理サーバ１６に登録されたセキュリティポリシに基づいて、そのユーザに使用権限があるか否か検証され（Ｓ２０８）、権限がない場合には処理を終了し（Ｓ２２２）、ある場合にはフォームの各フィールドへのデータ入力条件をユーザに設定させる（Ｓ２１０）。そして、データベース２０から、この条件と一致するデータを取得して（Ｓ２１２）、フォームの各フィールドに入力し、電子文書を作成する（Ｓ２１４）。

続いて、作成した電子文書のセキュリティポリシがポリシ管理サーバ１６に登録される（Ｓ２１６）。このとき、電子文書にはセキュリティポリシと対応づけられるための識別情報がメタデータとして保存され、登録されるセキュリティポリシにもこの識別情報が明記される。これにより、電子文書とセキュリティポリシとが相互に対応づけられることとなる。また、電子文書には、必要に応じてセキュリティの実効を確保するための鍵の設定がなされる。さらに、電子文書に対しては、元のフォームを識別するフォームＩＤがメタデータとして保存される（Ｓ２１８）。これは、このフォームＩＤに対応したセキュリティポリシを参照し、その内容を継承するための有効な手段の一つである。もちろん、登録したセキュリティポリシにおいて、フォームのセキュリティポリシを参照し、その内容を継承する仕組みを設定してもよい。最後に、ユーザに指示に従い、電子文書の配信等が行われる（Ｓ２２０）。

図１３のフローチャートは、作成された電子文書を利用する場合の処理について説明するフローチャートである。電子文書に対するアクセスがなされる場合（Ｓ３００）、まず、ユーザ認証サーバ１８によるユーザ認証が行われる（Ｓ３０２，Ｓ３０４）。その結果、認証に失敗した場合には処理を終了し（Ｓ３１６）、認証に成功した場合には、ポリシ管理サーバ１６に対し、この電子文書についてのユーザ権限を確認する（Ｓ３０６）。具体的には、はじめに、ポリシ管理サーバ１６では、電子文書に埋め込まれた識別情報に対応するセキュリティポリシを調べ、このユーザにこれから行う利用形態に対応した操作権限があるか否かを確認する（Ｓ３０８）。そして、権限がある場合には、電子文書の生成に用いられたフォームのセキュリティポリシを継承する設定となっているか否かが検査される（Ｓ３１０）。継承する場合には、電子文書のメタデータとして保存されているフォームＩＤを取り出して、ポリシ管理サーバに対応するフォームＩＤのセキュリティポリシがあるか確認する（Ｓ３１２）。フォームＩＤに対応するセキュリティポリシがある場合には、このセキュリティポリシの操作権限に従って電子文書へのアクセスが行われる（Ｓ３１４）。

電子文書管理システムの装置構成例を示す概略図である。 処理サーバの構成例を示す概略図である。 見積書のフォームを印刷イメージで表現した図である。 見積書のフォームを電子データの構造を示した図である。 図４のフォームの変数型を規定するデータベースを示す図である。 図４のフォームの変数型を規定するデータベースを示す図である。 図４のフォームに代入される値のデータベースを示す図である。 図４のフォームに代入される値のデータベースを示す図である。 図４のフォームに設定されるセキュリティポリシの例を示す図である。 電子文書を生成する過程の例を示すシーケンス図である。 電子文書の生成におけるユーザの操作例を示すフローチャートである。 電子文書の生成における装置の処理例を示すフローチャートである。 電子文書の利用時における処理例を示すフローチャートである。 セキュリティポリシの利用態様の一例を示す図である。

符号の説明

１０ 電子文書管理システム、１２ クライアント、１４ 処理サーバ、１６ ポリシ管理サーバ、１８ ユーザ認証サーバ、２０、１００，１１０，１２０，１３０ データベース、２２ 画像形成装置、２４ リポジトリ、２６，６０，８０ フォーム、４０ ネットワーク、４２ 記憶装置、４４ 表示装置、４６ 入力装置、４８ システム制御部、５０ ネットワーク制御部、５２ 電子文書作成部、６２ 日付欄、６４ 表。

Claims (7)

1. ひな形となる電子文書であって書式を定める原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書である新規電子文書を生成する生成部と、
   原電子文書と対応づけられ原電子文書に対する操作権限を定めた第１セキュリティポリシ情報の少なくとも一部を、前記新規電子文書に対する操作権限を定める第２セキュリティポリシ情報に紐付け、前記新規電子文書の識別情報と対応づけて、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書とは別に設定する設定部と、
   を備え、
   ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する、
   ことを特徴とする電子文書管理システム。
2. 請求項１に記載の電子文書管理システムであって、
   前記設定部は、前記新規電子文書のアクセス管理において前記原電子文書に対応する前記第１セキュリティポリシ情報を参照するように前記第２セキュリティポリシ情報を設定し、
   ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシにおいて参照するよう設定された第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断することを特徴とする電子文書管理システム。
3. 請求項２に記載の電子文書管理システムであって、
   前記原電子文書に対応付けられた第１セキュリティポリシ情報は、オブジェクト指向プログラミングにおける基底クラスとして設定され、
   前記設定部は、オブジェクト指向プログラミングにおける派生クラスであって前記第１セキュリティポリシ情報を表す前記基底クラスを参照する派生クラスとして、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書の識別情報に対応付けて設定し、
   ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシを表す前記派生クラスが参照する前記基底クラスによって表される前記第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する、ことを特徴とする電子文書管理システム。
4. 請求項１に記載の電子文書管理システムであって、
   前記設定部は、前記原電子文書の識別情報を前記新規電子文書のメタデータとして設定し、
   ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書のメタデータに設定された原電子文書の識別情報に対応する第１セキュリティポリシ情報を、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報として参照し、当該第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する、
   ことを特徴とする電子文書管理システム。
5. 請求項１乃至４のいずれか１項に記載の電子文書管理システムであって、
   前記原電子文書は電子帳票のひな形であって当該電子帳票の書式を定めるフォームデータであり、
   前記生成される電子文書は電子帳票である、
   ことを特徴とする電子文書管理システム。
6. コンピュータに対し、
   ひな形となる電子文書であって書式を定める原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書である新規電子文書を生成する生成手順と、
   原電子文書と対応づけられ原電子文書に対する操作権限を定めた第１セキュリティポリシ情報の少なくとも一部を、前記新規電子文書に対する操作権限を定める第２セキュリティポリシ情報に紐付け、前記新規電子文書の識別情報と対応づけて、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書とは別に設定する設定手順と、
   ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する判断手順と、
   を実行させる、ことを特徴とするプログラム。
7. コンピュータが実行する方法であって、
   ひな形となる電子文書であって書式を定める原電子文書の可変領域に値を代入し、新たな電子文書である新規電子文書を生成する生成ステップと、
   原電子文書と対応づけられ原電子文書に対する操作権限を定めた第１セキュリティポリシ情報の少なくとも一部を、前記新規電子文書に対する操作権限を定める第２セキュリティポリシ情報に紐付け、前記新規電子文書の識別情報と対応づけて、前記第２セキュリティポリシ情報を前記新規電子文書とは別に設定する設定ステップと、
   ユーザにより前記新規電子文書に対するアクセスがなされた場合に、前記新規電子文書の識別情報に対応する第２セキュリティポリシ情報に紐付けられた第１セキュリティポリシ情報が定める操作権限に従って、前記アクセスの可否を判断する判断ステップと、
   を含む、ことを特徴とする方法。

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