JPH0535737A - 情報検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ファイルメモリに登録された各文書データと
その各日付データとの時系列的な関係あるいは同一日付
の文書数などが一目で判るようにし、その中の所要の文
書データの検索も簡単に行なえるようにする。 【構成】 カレンダ２４を表形式で表示し、ファイルメ
モリに登録されている各文書データを１文書ごとに１つ
のアイコン２５として、そのカレンダ２４中の各文書デ
ータに対応する日付データの日付欄にそれぞれ表示させ
る。また、文書データを登録する際にそのユーザ名ある
いは用途を設定すると、その設定されたユーザ名あるい
は用途によって異なるアイコンで各文書をそれぞれカレ
ンダ２４の対応する日付欄に表示させることもできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、各種フアイリングシ
ステム、特にワードプロセッサによって作成した文書を
登録して検索可能にするフアイリングシステム等に適し
た情報検索装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】各種の文書データを対応する日付データ
（作成，登録，更新あるいは使用予定等の日付）と共に
ファイルメモリに登録しておき、必要に応じてその日付
データに基づいて所要の文書データをファイルメモリか
ら検索して利用できるようにした情報検索装置がある。

【０００３】従来のこの種の情報検索装置においては、
登録文書の日付データの表示は、それぞれの文書ごとに
タイトル項目の一つとして数値で示されるだけであり、
登録文書を日付データに基づいて検索する場合には、検
索条件として日付項目に対する特定月日の数値あるいは
数値範囲をキーボードから入力して指定することによっ
て実行していた。その結果得られる文書の該当件数情報
は、指定した月日あるいは月日範囲の総文書数だけであ
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の情報検索装置では、日付データの視認性が悪
く、各登録文書と日付との時系列的な関係を一目で確認
することはできず、検索時における日付指定にも手間が
かかるばかりか、その日付の記憶があいまいな場合には
所要の文書をなかなか検索できないなどの問題があっ
た。

【０００５】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、ファイルメモリに登録された各文書データとそ
の各日付データとの時系列的な関係あるいは同一日付の
文書数などが一目で判るようにし、その中の所要の文書
データの検索も簡単に行なえるようにすることを目的と
する。さらに、各文書のユーザ（作成者，使用者など）
あるいは用途も一目で判るようにし、その選択も容易に
できるようにすることも目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、各種の文書データを対応する日付データ
と共に登録するファイルメモリと、該ファイルメモリか
ら日付データに基づいて所要の文書データを検索する手
段とを備えた情報検索装置において、カレンダを表形式
で表示するカレンダ表示手段と、上記ファイルメモリに
登録されている各文書データを１文書ごとに１つのアイ
コンとして、カレンダ表示手段によって表示されるカレ
ンダ中の各文書データに対応する日付データの日付欄に
それぞれ表示する文書アイコン表示手段とを設けたもの
である。

【０００７】また、この情報検索装置において、文書デ
ータをファイルメモリに登録する際に各文書のユーザ名
あるいは用途を設定する手段を設け、文書アイコン表示
手段がファイルメモリに登録されている各文書を前記カ
レンダ中の対応する日付欄に表示する際に、設定された
ユーザ名あるいは用途によって異なるアイコンでそれぞ
れ表示するようにするとよい。

【０００８】さらに、上記各情報検索装置において、表
示されたカレンダ中の日付が指定されたとき、その日付
欄にアイコンで表示している文書のデータをファイルメ
モリから読み出してその内容を画像表示する文書呼出し
手段を設けるとよい。そして、表示されたカレンダ中の
指定された日付欄に複数のアイコンを表示している場合
に、その複数のアイコンに対応する各文書のタイトルを
一覧表で表示し、そのタイトルの指定により呼出す文書
の絞り込みを可能にする絞り込み手段を設けるとさらに
よい。

【０００９】これらの情報検索装置において、表示する
カレンダ中の指定された月，週，又は曜日の日付を他の
日付と異ならせて強調表示する手段を設けてもよい。あ
るいは、ユーザ名，用途，あるいはアイコンの種類のい
ずれかを指定する手段を設け、該手段により指定がなさ
れると、文書アイコン表示手段がその指定に該当するア
イコンのみをカレンダ中に表示するようにするとよい。

【００１０】

【作用】この発明による情報検索装置は、ファイルメモ
リに登録されている各文書データを、１文書ごとに１つ
のアイコンでカレンダ中の各文書データに対応する日付
データの日付欄にそれぞれ表示するので、表示されてい
るカレンダ上の全ての月日における登録文書数を個別且
つ同時に一目で確認でき、さらに登録文書の時系列の状
態も視覚的に確認可能である。

【００１１】また、文書データをファイルメモリに登録
する際に各文書のユーザ名あるいは用途を設定しておけ
ば、各登録文書がカレンダ中の対応する日付欄に設定し
たユーザ名あるいは用途によって異なるアイコンでそれ
ぞれ表示されるので、各文書のユーザ名あるいは用途を
一目で確認することができる。そして、所要の文書デー
タを検索する場合には、表示されたカレンダ中の日付を
指定するだけで、その日付欄にアイコンで表示されてい
る文書のデータがファイルメモリから読み出されてその
内容が画像表示されるので、検索の操作性が大幅に向上
する。

【００１２】さらに、指定した日付欄に複数のアイコン
が表示されている場合には、その各アイコンに対応する
各文書のタイトルが一覧表で表示されるので、そのタイ
トルの指定により呼出す文書を絞り込むことができる。
また、表示されたカレンダ中の指定した月，週，又は曜
日の日付が他の日付と異って強調表示されるようにすれ
ば、特定の月，週，又は曜日に関する文書データを検索
しやすくなる。あるいは、ユーザ名，用途，あるいはア
イコンの種類のいずれかを指定すると、その指定に該当
するアイコンのみがカレンダ中に表示されるようにすれ
ば、特定のユーザ名あるいは用途の文書データの検索が
極めて容易になる。

【００１３】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図２はこの発明の一実施例を示す情報
検索装置のブロック構成図である。１はキーボードで、
各種機能の選択や文書データや日付データ等の入力、検
索条件の設定等を行なうために使用される。２はポイン
ティングデバイスであるマウスであり、ＣＲＴ等の表示
装置３の表示画面上でマウスカーソルを移動させて日付
等の検索条件を指定したり、「呼出し実行」「絞り込
み」等の機能を指定するために使用される。

【００１４】５は入力制御部で、これらのキーボード１
とマウス２によるデータ入力を制御する。６は文書デー
タファイルで、作成された各文書データを１文書ごとに
ファイル形式で登録する。７は検索用データファイル
で、文書データファイル６の各文書データの登録日付
（作成日，登録日，更新日，使用予定日等）データ、ユ
ーザ名、用途などの検索用データをファイル形式で登録
する。これらの両フアイル６，７には、ハードディスク
等の大容量のフアイルメモリが用いられる。

【００１５】さらに、カレンダ表示設定部８は、表示装
置３にカレンダを表形式で表示するための表示データを
持つと共に、文書データファイル６に登録されている各
文書データを１文書ごとに１つのアイコンとして、カレ
ンダ中の各文書データに対応する日付データの日付欄に
それぞれ表示するためのデータを作成する部分であり、
出力データ制御部９及び表示装置３と共にこの発明にお
けるカレンダ表示手段と文書アイコン表示手段の機能を
果たす。

【００１６】検索条件作成部１０は、キーボード１又は
マウス２によって指定される検索条件を検索用データと
して作成し、検索部１１はその作成された検索用データ
と検索用データフアイル７のデータとを照合して指定さ
れた文書データを検索し、それを文書データファイル６
から読み出して、出力バッフア（ＲＡＭ）１２に格納す
る。

【００１７】出力制御部９は、カレンダ表示設定部８及
び出力バッファ１２から転送されるデータに基づいて表
示用画像データを作成し、表示装置３に表示させる。ま
た必要により、その画像データを設定専用頁判定部１３
を介して設定専用頁を除いてプリンタ４へ出力して紙に
プリントアウトさせる。これらの各部はバスライン１４
によって接続されているが、実際には図示しないＣＰ
Ｕ，プログラムＲＯＭ，データＲＡＭ等からなるマイク
ロコンピュータによる機能として実現される。

【００１８】図１はこの実施例による登録文書のカレン
ダ表示例を示す。この例では、画面の最上部の左端に年
号「１９９０年」と「Ｃalendar」が表示され、右側に
「絞り込み」指定欄２１と「呼出し実行」指定欄２２、
４種類のスクロール指定欄２３が設けられている。そし
て、８月の最後の週から１０月末日までのカレンダ
（月，日，及び曜日）２４が表形式で表示され、登録さ
れている各文書データが１文書ごとに１つのアイコン２
５（図４に拡大して示す）として、そのカレンダ２４中
の各日付欄（各文書データに対応する日付データによっ
て決定される）にそれぞれ表示されている。

【００１９】このカレンダ表示を見れば、表示されてい
る全ての月日における登録文書数を個別に且つ同時に確
認でき、また登録文書の時系列状態も視覚的に認識する
ことができる。例えば１９９０年９月３日には２文書、
９月５日には１文書、９月７日には４文書の文書データ
がフアイルメモリに文書データファイル６として登録さ
れていることが一目でわかる。

【００２０】１日に表示されるアイコンの数は８個まで
とし、それ以上の文書が同日に登録されている場合に
は、その文書数を数値で示す。例えば、１０月８日には
１５文書が登録されていることがわかる。この日付は、
文書の登録日，更新日，ユーザの指定日等に切り替え可
能である。 このカレンダ２４の表示は、スクロール指
定欄２３のいずれかの矢印をマウス２のカーソルによっ
て指示してクリックすることにより、あるいはキーボー
ド１のスクロールキーのいずれかを押すことにより、上
方又は下方へ１週間分ずつあるいは高速でスクロールす
ることができる。

【００２１】そして、図で斜線を施されている欄を除い
て、各欄の日付をマウス２によって指定することがで
き、それによって、その日付欄にアイコン２５で表示さ
れている文書のデータを呼び出して、その内容を画像表
示させることができる。例えば、９月３日の文書を呼び
出したい場合には、カレンダ２４中の９月３日が表示さ
れている矩形の欄をマウスカーソルで指示させてマウス
２をクリツクすると、図４に示すようにその欄の日付を
示す数字「３」が反転表示に変わる。

【００２２】次に、マウスカーソルを「呼出し実行」指
定欄２２へ移動させてクリックすると、図３に示すよう
に「呼出し実行」指定欄２２が反転表示になり、図２に
示した検索部１１による検索処理が実行されて、まず一
番目のアイコンに対応する文書データの内容が図５に示
すように画像表示される。指定した日付の文書が複数あ
る（アイコンが複数個表示されている）場合に、呼出す
文書を絞り込みたいときには、マウスカーソルで「絞り
込み」指定欄２１を指示してクリックすると、その複数
のアイコンに対応する各文書のタイトルが一覧表で表示
されるので、そのタイトル項目を指定することにより呼
出す文書を絞り込むことができる。

【００２３】図２の検索部１１（マイクロコンピュー
タ）が上述のような画像の呼出し（検索）処理を実行す
るフローチヤートを図６に示す。この「画像の呼出し」
ルーチンは日付の指定によってスタートし、まず指定さ
れた所望の月日に登録されている文書があるか否かをチ
ェックし、無ければ処理を終了するが、あればマウス２
による入力座標と「呼出し実行」指定欄２２の矩形座標
とを比較し、その矩形内の座標が入力される（「呼出し
実行」が指示される）のを待ち、入力されると次に、指
定された日付の文書数が複数あるか否かをチェックす
る。

【００２４】複数なければ直ちにその文書データをファ
イルメモリから読み出て表示装置３に画像表示する。複
数有れば、文書を絞り込むか否かを、マウス２によって
「絞り込み」指定欄２１の矩形内の座標が入力されたか
否かによって判断し、絞り込まないならば、指定された
日付で登録されている文書データを順次読み出して画像
表示する。絞り込むならば、前述のように複数のアイコ
ンに対応する各文書のタイトルを一覧表で表示して、そ
のタイトル項目が指定されることによって呼出す文書
を、その指定されたタイトル（複数でもよい）のものに
絞り込み、その文書データを読み出して画像表示する。

【００２５】この実施例によれば、キーボードを使用す
ることなく、マウスによる指定によって検索する文書の
絞り込みができる。また、日付による登録文書の指定を
容易に行なえるので、例えば９月３日の会議に使用する
資料を全て９月３日にまとめて登録しておき、当日にな
ったらカレンダ表示の９月３日の欄を指定することによ
り、それらの各文書を順次表示装置３に画像表示させ、
それをプリンタ４によって必要な部数だけプリントアウ
トさせることができる。

【００２６】次に、この発明の他の実施例を説明する
が、その情報検索装置としてのハード構成は図２に示し
た前述の実施例と同様であり、そのカレンダ表示設定部
８と検索条件設定部１０及び検索部１１等の機能が幾分
異なるだけであるので、図７以降の表示画面のみによっ
て説明する。

【００２７】この実施例では、文書データをファイルメ
モリに登録する際に各文書のユーザ名（作成者，使用者
等）あるいは用途をキーボード１から設定でき、それ検
索用データファイル７に日付と共に検索用データとして
登録しておく。そして、文書データファイルに登録され
ている各文書を前述のようにカレンダ中の対応する日付
欄に表示する際に、設定されたユーザ名あるいは用途に
よって異なるアイコンでそれぞれ表示する。

【００２８】その表示例を図７に示す。この例では、文
書の用途を示す「企」「図」「議」「報」（それぞれ企
画書，図面，会議資料，報告書を意味する）等を反転表
示した正方形のアイコンと、文書のユーザ名を示すハー
トマーク，スペートマーク等を反転表示した正方形のア
イコンが用いられている。したがって、図７のカレンダ
表示を見れば、例えば９月１１日には企画書が１文書だ
け、９月１２日には会議資料と企画書が１文書ずつ、９
月１３日には会議資料と図面と企画書が１文書ずつある
ことが一目で判る。

【００２９】この場合には、前実施例と同様に呼出した
い文書を日付によって指定する他に、その日付欄内のア
イコンによっても指定することができ、文書の絞り込み
が容易になる。例えば、図７に示すカレンダ表示におい
て、１０月１０日の文書を日付だけで指定したい場合に
は、図８の（ａ）に拡大して示す１０月１０日の日付欄
のアイコンのない部分をマウスカーソルで指示してクリ
ックすれば、同図の（ｂ）に示すように日付の数字「１
０」が反転表示に変わり、日付が指定される。

【００３０】もし、１０月１０日の複数の文書内のスペ
ートマークのアイコンで示すユーザ名の文書を指定した
い場合には、図８の（ａ）のスペートマークのアイコン
をマウスカーソルで指示してクリックすれば、同図
（ｃ）に示すようにスペートマークのアイコンが非反転
表示に変わり、ユーザ名（用途でもよい）が指定され
る。

【００３１】さらに、この実施例によれば、カレンダ表
示において表示される文書を、例えばキーボード１又は
マウス２を用いて用途あるいはユーザ名又はアイコンの
種類を指定する（一覧表示の番号入力等による）ことに
よって絞り込むこともできる。 例えば、図７のカレン
ダ表示において、「図」のアイコン又は用途として「図
面」を指定すると、図９に示すように図面の文書を示す
「図」のアイコンのみがカレンダ内に表示されるように
なる。

【００３２】また、「議」と「企」のアイコン又は用途
として「会議資料」と「企画書」を指定すると、図１０
に示すように会議資料と企画書の文書を示す「議」と
「企」のアイコンのみがカレンダ内に表示される。この
実施例ではまた、表示されたカレンダ中の月，週，又は
曜日を指定することによって、その指定した月，週，又
は曜日に属するの日付の数字を他の日付の数字と明瞭に
区別できるように強調表示させることができる。

【００３３】週を指定する場合には、例えば図７のカレ
ンダ表示において９月の第４週を指定すると、図１１に
示すように、指定された週の左端の矩形部分が網掛け表
示になると共に、その週の日付を示す各欄の数字（１６
〜２２）がそれぞれ反転表示になる。したがって、この
週内の文書を検索したい場合にその指定をし易くなる。
曜日を指定する場合には、例えば図７のカレンダ表示
において９月の月曜日を指定すると、図１２に示すよう
に９月の月曜日の表示「月 Ｍon 」が反転表示になると
共に、各月曜日の日付欄の数字（３，１０，１７，２
４）がそれぞれ反転表示になる。したがって、９月の月
曜日の文書を検索したい場合にその指定をし易くなる。

【００３４】月を指定する場合には、例えば図７のカレ
ンダ表示において１０月を指定すると、「１０月」の表
示が反転表示から非反転表示に変わり、１０月中の各日
付欄の数字（１〜３１）が全て反転表示に変わる。した
がって、１０月中の文書を検索したい場合の指定が容易
になる。

【００３５】この実施例によれば、“週末に登録した文
書”，“週初めに作成した文書”，“月末に登録した文
書”，“月初めに使用した文書”，“火曜日に登録した
文書”，“９月の第２週に作成した文書”，“１０月に
使用する文書”などという、暦に基づくあいまいな記憶
からの検索に便利であり、特に曜日を指定して検索でき
るのは有効である。

【００３６】また、定期的に使用あるいは作成する文書
（例えば、毎週水曜日の会議の議事録）をまとめて参照
したいような場合にも便利である。さらに、アイコンを
絞り込んだカレンダ表示を行なえることにより、同日の
登録文書数がアイコンの制限数（この例では６個）を超
えているとき、用途あるいはユーザ名により文書の絞り
込みができるので検索能率が上がる。あるいは、日付は
あいまいであるが、用途がはっきりしている文書（以前
に「図面」として登録しておいた文書）を探したいよう
なとき、効率良く検索することができる。

【００３７】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明よれ
ば、情報検索装置に登録されている多数の文書を１文書
ごとに１つのアイコンでカレンダ中の各日付欄にそれぞ
れ表示できるので、表示されているカレンダ上の全ての
月日における登録文書数を個別且つ同時に一目で確認で
き、さらに登録文書の時系列の状態も視覚的に確認でき
る。

【００３８】また、各登録文書をそのユーザ名あるいは
用途によって異なるアイコンでカレンダ中の対応する日
付欄にそれぞ表示することもできるので、各文書のユー
ザ名あるいは用途を一目で確認することができる。そし
て、所要の文書データを検索する場合には、表示された
カレンダ中の日付を指定するだけでよいので、検索の操
作性が大幅に向上する。

【００３９】さらに、指定した日付欄に複数のアイコン
が表示されている場合には、呼び出す文書を絞り込むこ
とも容易にできる。また、表示されたカレンダ中の月，
週，又は曜日を指定すれば、該当する日付が他の日付と
異なる強調表示されるようにした場合には、特定の月，
週，又は曜日に関する文書データを検索しやすくなる。
あるいは、ユーザ名，用途，あるいはアイコンの種類の
いずれかを指定すると、その指定に該当するアイコンの
みがカレンダ中に表示されるようにすれば、特定のユー
ザ名あるいは用途の文書データの検索が極めて容易にな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例によるカレンダ表示例を示
す画面図である。

【図２】この発明の一実施例である情報検索装置の構成
を示すブロック図である。

【図３】図２の実施例によつて図１のカレンダ表示状態
から９月３日を指定して呼出し実行を行なったときの画
面図である。

【図４】図１のカレンダ表示において９月３日を指定し
た際のその日付欄の表示の変化を拡大して示す説明図で
ある。

【図５】図３の表示状態の後呼び出されて画像表示され
る文書例を示す画面図である。

【図６】図２の検索部１１によって実行される画像の呼
出し処理のフロー図である。

【図７】この発明の他の実施例よるカレンダ表示例を示
す画面図である。

【図８】同じくその１０月１０日の日付指定時及びアイ
コン指定時の表示の変化を拡大して示す説明図である。

【図９】図７のカレンダ表示状態から「図」のアイコン
のみを指定した場合のカレンダ表示の変化を示す画面図
である。

【図１０】同じく「議」と「企」のアイコンを指定した
場合のカレンダ表示の変化を示す画面図である。

【図１１】同じく９月の第４週を週指定した場合のカレ
ンダ表示の変化を示す画面図である。

【図１２】同じく９月の月曜日を曜日指定した場合のカ
レンダ表示の変化を示す画面図である。

【図１３】同じく１０月を月指定した場合のカレンダ表
示の変化を示す画面図である。

【符号の説明】

１ キーボード ２ マウス（ポイ
ンティングデバイス） ３ 表示装置（ＣＲＴ） ４ プリンタ ５ 入力制御装置 ６ 文書データフ
ァイル ７ 検索用データファイル ８ カレンダ表示
設定部 ９ 出力制御部 １０ 検索条件作
成部 １１ 検索部 １２ 出力バッフ
ァ １３ 設定専用頁判別部 ２１ 絞り込み指
定欄 ２２ 呼出し実行指定欄 ２３ スクロール
指定欄 ２４ カレンダ ２５ アイコン

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 各種の文書データを対応する日付データ
   と共に登録するファイルメモリと、該ファイルメモリか
   ら前記日付データに基づいて所要の文書データを検索す
   る手段とを備えた情報検索装置において、 カレンダを表形式で表示するカレンダ表示手段と、前記
   ファイルメモリに登録されている各文書データを１文書
   ごとに１つのアイコンとして、前記カレンダ表示手段に
   よって表示されるカレンダ中の各文書データに対応する
   日付データの日付欄にそれぞれ表示する文書アイコン表
   示手段とを設けたことを特徴とする情報検索装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の情報検索装置において、
   文書データをファイルメモリに登録する際に各文書のユ
   ーザ名あるいは用途を設定する手段を設け、前記文書ア
   イコン表示手段が前記ファイルメモリに登録されている
   各文書を前記カレンダ中の対応する日付欄に表示する際
   に、前記設定されたユーザ名あるいは用途によって異な
   るアイコンでそれぞれ表示するようにしたことを特徴と
   する情報検索装置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の情報検索装置にお
   いて、表示されたカレンダ中の日付が指定されたとき、
   その日付欄にアイコンで表示している文書のデータを前
   記ファイルメモリから読み出してその内容を画像表示す
   る文書呼出し手段を設けたことを特徴とする情報検索装
   置。
4. 【請求項４】 請求項３記載の情報検索装置において、
   表示されたカレンダ中の指定された日付欄に複数のアイ
   コンを表示している場合に、その複数のアイコンに対応
   する各文書のタイトルを一覧表で表示し、そのタイトル
   の指定により呼出す文書の絞り込みを可能にする絞り込
   み手段を設けたことを特徴とする情報検索装置。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれか一項に記載の
   情報検索装置において、表示するカレンダ中の指定され
   た月，週，又は曜日の日付を他の日付と異ならせて強調
   表示する手段を設けたことを特徴とする情報検索装置。
6. 【請求項６】 請求項２記載の情報検索装置において、
   ユーザ名，用途，あるいはアイコンの種類のいずれかを
   指定する手段を設け、該手段により指定がなされると、
   文書アイコン表示手段がその指定に該当するアイコンの
   みをカレンダ中に表示するようにしたことを特徴とする
   情報検索装置。