JP5113545B2 - 文書処理システム、文書処理システムの制御方法、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents
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Description
予め格納手段に格納されている複数のワークフローの中から選択されたワークフローについて、自装置で文書データを処理する内容と、他の画像形成装置で文書データを処理する内容と、を解析する解析手段と、
文書データを受信して、格納手段に格納する受信手段と、
前記選択されたワークフローを識別するための識別情報と前記文書データとを組み合わせて、前記ワークフローと前記文書データとを関連付ける関連付け手段と、
前記文書データに対して、前記解析手段の解析結果に基づく処理を実行する実行手段と、
前記解析手段の解析結果により、他の画像形成装置で処理すべき処理が前記選択されたワークフローで指定されている場合に、前記文書データの処理の完了後に、前記他の画像形成装置に前記文書データを送信する送信手段と、
ワークフローの処理を特定してキャンセルするためのキャンセル指示を受付ける受付け手段と、
前記キャンセル指示で特定されるワークフローの処理が前記実行手段で実行中であるか否かを、前記キャンセル指示で特定されるワークフローの識別情報と、前記格納手段に格納されている前記文書データに関連付けられているワークフローの識別情報と、が一致するか否かにより判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果により、前記キャンセル指示に対応するワークフローの処理が実行中である場合に、前記ワークフローの処理をキャンセルさせるキャンセル処理手段と、
前記送信手段により送信された前記文書データと、前記文書データの送信先となる前記他の画像形成装置の情報と、をログ情報として格納手段に格納するログ情報管理手段と、を備え、
前記キャンセル処理手段は、
前記ワークフローの処理が実行中でない場合において、前記他の画像形成装置で処理すべき処理の内容が前記選択されたワークフローで指定されている場合に、前記キャンセル指示を前記ログ情報に基づき特定された前記他の画像形成装置に送信し、
前記ワークフローの処理が実行中でなく、かつ、前記他の画像形成装置で更に処理すべき処理の内容が前記ワークフローで指定されていない場合において、前記ログ情報の参照により前記文書データの処理が完了していない場合に、前記キャンセル指示を前記格納手段に格納し、
前記キャンセル指示が前記格納手段に格納された後に前記受信手段により受信された文書データに対する前記ワークフローの処理をキャンセルさせることを特徴とする。
(システムの構成)
図1は、本発明の実施形態にかかる文書処理(ワークフロー)を実行する文書処理システム(ワークフローシステム)の全体の構成を説明する図である。文書処理システムは、ネットワークに接続され、互いに通信可能な複数の画像形成装置の間で文書データを送受信し、それぞれの画像形成装置で実行すべき処理の内容が定められたワークフローに従い文書データの処理を実行する。この文書処理システム(ワークフローシステム)は、複数の画像形成装置130a、130b、130c(以下、デジタル複合機130と表記する)で構成される。デジタル複合機130は、それぞれネットワーク(LAN)140により接続され、画像情報やデバイス情報、文書データ等を相互に送受信することが可能である。本発明の実施形態にかかる文書処理システムに拠れば、文書データの処理を管理するサーバを設ける必要なく、ワークフローの処理をキャンセルすることが可能である。あるいは、ワークフローを実行する機器の機能全体を停止することなく、特定のワークフローの対象となる文書データの処理のみについてキャンセル処理が行えるため、複数のワークフローを並列に処理することが可能になる。
図3は、図2に示したデジタル複合機のコントローラユニット133における、システムソフトウェアの機能構成を示すブロック図である。ユーザインタフェース(UI)部300はオペレータからの入力情報をアプリケーション部301に供給するとともに、その処理結果をアプリケーション部301から受け取り、操作部134に表示する画面を生成する。アプリケーション部301は、ユーザインタフェース(UI)部300からの要求に従って処理を行う。そしてスキャンや印刷が要求された場合には、ジョブコントロールドメイン部302に指定された設定とともにジョブを投入するとともに、機器の状態やジョブの状態などの情報をジョブコントロールドメイン部302から受け取る。また、蓄積文書データの参照、編集などが要求された場合には、文書管理部305に取得指示、変更指示を行うとともに、文書データのリストや文書データの属性などの情報を文書管理部305から受け取る。ジョブコントロールドメイン部302は、スキャンジョブ、コピージョブ、プリントジョブ、FAXジョブなどの、複数のジョブの処理を司る。文書管理部305は、画像データを文書データとして管理することが可能である。
HDD203において、ハードディスク内にはシステムソフトウェア、画像データを格納すると記載したが、これらに限らず、画像データを管理のためのデータなど画像データ以外の一般データファイルを格納することもできる。これは画像形成装置のボックスと呼ばれる機能である。また、ハードディスクには、フォルダを作成することができ、その中に画像データファイルや一般データファイルを格納することが可能である。フォルダは、システムが内部的にしかアクセスできない領域と使用者がアクセス可能な領域から成る。使用者は、使用者がアクセス可能な領域のフォルダに対して、画像データなどを格納でき、格納した画像を参照、編集、削除、出力することができる。
文書データの処理(ワークフロー)の例として、申請書類の処理(申請ワークフロー)の概要について説明する。
図6はHDD203に保存される文書の管理テーブルの定義例を示す図である。文書データを識別するための文書データ識別情報(文書ID)と、文書名と、画像データの保存場所である画像パスと、その文書データが格納されている親フォルダIDで構成される。
図8は申請ワークフローの基本的な処理を説明するフローチャートである。このフローチャートの処理は、文書データを送信する申請者側と申請を承認する承認者側(文書データの受信側)のそれぞれのデジタル複合機において実行される。まず、S801において、ワークフローの実行の対象となる文書データを受付ける。申請者側のデジタル複合機であれば、操作部134からの申請開始指示により、申請用の文書データが受付けられる。例えば、スキャナ131により入力された文書データやHDD203に予め格納されている文書データの選択により、処理の対象となる文書データが受付けられる。承認者側のデジタル複合機であれば、申請者側、あるいは前の承認者側のデジタル複合機から送信された文書データを受信することのより処理の対象となる文書データが受付けられる。
申請ワークフローの送信側の具体的な処理の流れを図9のフローチャートを参照して説明する。図9は送信側のワークフローの処理を説明するフローチャートである。
次に申請書の文書データを受信したデジタル複合機のワークフローの処理を説明する。図10は受信側のデジタル複合機におけるワークフローの処理を説明するフローチャートである。
申請者によりワークフロー処理のキャンセル指示が行われた場合の処理について説明する。図11はワークフロー処理をキャンセルするための基本的な処理を説明するフローチャートである。このフローチャートの処理は文書データの送信側及び受信側のデジタル複合機で実行される。
(文書出力時のキャンセル処理)
第2実施形態では、ワークフローのキャンセル処理において、承認者が紙媒体への文書出力時にフォルダ内の文書データを削除する場合の処理について説明する。本実施形態の構成は、第1実施形態おける図1から図7と同一であるため、説明は省略する。また、ワークフローの送信側の処理(図9)、受信側の処理(図10)についても第1実施形態と同一であるため、説明は省略する。
図14は承認者が紙媒体での処理を実行中に、キャンセル処理を受信した際の処理を説明するフローチャートである。
図15は承認者が紙媒体での処理を完了後に、文書データを次の処理を実行するデジタル複合機へ送信する際の処理を説明するフローチャートである。操作部134から所望のワークフローが選択されると、CPU200の制御の下、選択されたワークフローに関連付けられたワークフロー情報がHDD203から読み出され、読み出されたワークフロー情報が解析される(S1501)。
第3実施形態では、デジタル複合機毎に別々の機能を使って処理を実行させるワークフローにおいて、キャンセル指示を送信することにより、ワークフロー中の最後に実行される処理をキャンセルする方法について説明する。
図17は、図16で説明したワークフロー中の最後に実行される処理をキャンセルするキャンセル指示の送信処理の流れを説明するフローチャートである。
キャンセル指示にはワークフローIDおよびワークフロー処理の対象となる文書データを特定するための識別情報(文書ID)が含まれる。
図18はキャンセル指示の受信処理の流れを説明するフローチャートである。ここで、機器Aから送信されたキャンセル指示は、機器Bの送信処理により機器Cに転送される。また、機器Bから送信されたキャンセル指示は、機器Cに転送される。
図19はワークフローにおけるキャンセル処理の流れを説明するフローチャートである。
第4実施形態ではキャンセル指示の送信先としてワークフローの対象となる文書データを外部出力するデジタル複合機を特定し、外部出力がない場合はワークフロー中の最後の処理を実行するデジタル複合機を特定する例を説明する。
なお、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録したコンピュータ可読の記憶媒体を、システムあるいは装置に供給することによっても、達成されることは言うまでもない。また、システムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。
130b デジタル複合機
130c デジタル複合機
133 コントローラユニット
134 操作部
200 CPU
214 スキャナ画像処理部
215 プリンタ画像処理部
Claims (12)
- ネットワークに接続され、互いに通信可能な複数の画像形成装置の間で文書データを送受信し、それぞれの画像形成装置で実行すべき処理の内容が定められたワークフローに従い文書データの処理を実行する文書処理システムであって、前記それぞれの画像形成装置が、
予め格納手段に格納されている複数のワークフローの中から選択されたワークフローについて、自装置で文書データを処理する内容と、他の画像形成装置で文書データを処理する内容と、を解析する解析手段と、
文書データを受信して、格納手段に格納する受信手段と、
前記選択されたワークフローを識別するための識別情報と前記文書データとを組み合わせて、前記ワークフローと前記文書データとを関連付ける関連付け手段と、
前記文書データに対して、前記解析手段の解析結果に基づく処理を実行する実行手段と、
前記解析手段の解析結果により、他の画像形成装置で処理すべき処理が前記選択されたワークフローで指定されている場合に、前記文書データの処理の完了後に、前記他の画像形成装置に前記文書データを送信する送信手段と、
ワークフローの処理を特定してキャンセルするためのキャンセル指示を受付ける受付け手段と、
前記キャンセル指示で特定されるワークフローの処理が前記実行手段で実行中であるか否かを、前記キャンセル指示で特定されるワークフローの識別情報と、前記格納手段に格納されている前記文書データに関連付けられているワークフローの識別情報と、が一致するか否かにより判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果により、前記キャンセル指示に対応するワークフローの処理が実行中である場合に、前記ワークフローの処理をキャンセルさせるキャンセル処理手段と、
前記送信手段により送信された前記文書データと、前記文書データの送信先となる前記他の画像形成装置の情報と、をログ情報として格納手段に格納するログ情報管理手段と、を備え、
前記キャンセル処理手段は、
前記ワークフローの処理が実行中でない場合において、前記他の画像形成装置で処理すべき処理の内容が前記選択されたワークフローで指定されている場合に、前記キャンセル指示を前記ログ情報に基づき特定された前記他の画像形成装置に送信し、
前記ワークフローの処理が実行中でなく、かつ、前記他の画像形成装置で更に処理すべき処理の内容が前記ワークフローで指定されていない場合において、前記ログ情報の参照により前記文書データの処理が完了していない場合に、前記キャンセル指示を前記格納手段に格納し、
前記キャンセル指示が前記格納手段に格納された後に前記受信手段により受信された文書データに対する前記ワークフローの処理をキャンセルさせる
ことを特徴とする文書処理システム。 - 前記受信手段は、他の画像形成装置の送信手段から送信された文書データを受信して、前記文書データを前記格納手段に格納し、
前記解析手段は、前記文書データにワークフローを識別するための識別情報が組み合わされているか否かを判定し、前記文書データに前記識別情報が組み合わされている場合に、前記ワークフローの指定に従って処理すべき文書データが受信されたことを通知手段に通知することを特徴とする請求項1に記載の文書処理システム。 - 前記キャンセル指示で特定されるワークフローに基づき、前記キャンセル指示の対象となる処理の内容と、前記処理を実行する画像形成装置が自装置であるか他の画像形成装置であるかを特定する特定手段を更に備え、
前記キャンセル処理手段は、前記特定手段により特定された前記他の画像形成装置に前記キャンセル指示を送信することを特徴とする請求項1に記載の文書処理システム。 - 前記特定手段により特定された前記他の画像形成装置において、前記キャンセル指示により特定されるワークフローの処理が実行中でなく、前記ワークフローの処理のログ情報が格納されていない場合に、
前記他の画像形成装置の前記キャンセル処理手段は前記キャンセル指示を前記格納手段に格納することを特徴とする請求項3に記載の文書処理システム。 - 前記特定手段により特定された前記他の画像形成装置の前記解析手段は、受信された文書データに組み合わされているワークフローの識別情報と、前記格納手段に格納されている前記キャンセル指示により特定されるワークフローの識別情報と、が一致するか否かを判定し、
前記解析手段の解析結果により前記識別情報が一致する場合に、前記他の画像形成装置の前記キャンセル処理手段は、前記文書データの処理をキャンセルさせることを特徴とする請求項4に記載の文書処理システム。 - ネットワークに接続され、互いに通信可能な複数の画像形成装置の間で文書データを送受信し、それぞれの画像形成装置で実行すべき処理の内容が定められたワークフローに従い文書データの処理を実行する文書処理システムの制御方法であって、
解析手段が、予め格納手段に格納されている複数のワークフローの中から選択されたワークフローについて、自装置で文書データを処理する内容と、他の画像形成装置で文書データを処理する内容と、を解析する解析工程と、
受信手段が、文書データを受信して、格納手段に格納する受信工程と、
関連付け手段が、前記選択されたワークフローを識別するための識別情報と前記文書データとを組み合わせて、前記ワークフローと前記文書データとを関連付ける関連付け工程と、
実行手段が、前記文書データに対して、前記解析工程の解析結果に基づく処理を実行する実行工程と、
前記解析工程の解析結果により、他の画像形成装置で処理すべき処理が前記選択されたワークフローで指定されている場合に、送信手段が前記文書データの処理の完了後に、前記他の画像形成装置に前記文書データを送信する送信工程と、
受付け手段が、ワークフローの処理を特定してキャンセルするためのキャンセル指示を受付ける受付け工程と、
判定手段が、前記キャンセル指示で特定されるワークフローの処理が前記実行工程で実行中であるか否かを、前記キャンセル指示で特定されるワークフローの識別情報と、前記格納手段に格納されている前記文書データに関連付けられているワークフローの識別情報と、が一致するか否かにより判定する判定工程と、
前記判定工程の判定結果により、前記キャンセル指示に対応するワークフローの処理が実行中である場合に、キャンセル処理手段が、前記ワークフローの処理をキャンセルさせるキャンセル処理工程と、
ログ情報管理手段が、前記送信工程により送信された前記文書データと、前記文書データの送信先となる前記他の画像形成装置の情報と、をログ情報として格納手段に格納するログ情報管理工程と、を備え、
前記キャンセル処理工程では、前記ワークフローの処理が実行中でない場合において、前記他の画像形成装置で処理すべき処理の内容が前記選択されたワークフローで指定されている場合に、前記キャンセル処理手段は、前記キャンセル指示を前記ログ情報に基づき特定された前記他の画像形成装置に送信し、
前記ワークフローの処理が実行中でなく、かつ、前記他の画像形成装置で更に処理すべき処理の内容が前記ワークフローで指定されていない場合において、前記ログ情報の参照により前記文書データの処理が完了していない場合に、前記キャンセル処理手段は、前記キャンセル指示を前記格納手段に格納し、
前記キャンセル指示が前記格納手段に格納された後に前記受信手段により受信された文書データに対する前記ワークフローの処理をキャンセルさせることを特徴とする文書処理システムの制御方法。 - 前記受信工程では、他の画像形成装置で実行される送信工程の処理により送信された文書データを受信して、前記文書データを前記格納手段に格納し、
前記解析工程では、前記文書データにワークフローを識別するための識別情報が組み合わされているか否かを判定し、前記文書データに前記識別情報が組み合わされている場合に、前記ワークフローの指定に従って処理すべき文書データが受信されたことを通知手段に通知することを特徴とする請求項6に記載の文書処理システムの制御方法。 - 特定手段が、前記キャンセル指示で特定されるワークフローに基づき、前記キャンセル指示の対象となる処理の内容と、前記処理を実行する画像形成装置が自装置であるか他の画像形成装置であるかを特定する特定工程を更に備え、
前記キャンセル処理工程では、前記特定工程により特定された前記他の画像形成装置に前記キャンセル指示を送信することを特徴とする請求項6に記載の文書処理システムの制御方法。 - 前記特定工程により特定された前記他の画像形成装置において、前記キャンセル指示により特定されるワークフローの処理が実行中でなく、前記ワークフローの処理のログ情報が格納されていない場合に、
前記他の画像形成装置で実行される前記キャンセル処理工程では前記キャンセル指示を前記格納手段に格納することを特徴とする請求項8に記載の文書処理システムの制御方法。 - 前記特定工程により特定された前記他の画像形成装置で実行される前記解析工程では、受信された文書データに組み合わされているワークフローの識別情報と、前記格納手段に格納されている前記キャンセル指示により特定されるワークフローの識別情報と、が一致するか否かを判定し、
前記解析工程の解析結果により前記識別情報が一致する場合に、前記他の画像形成装置で実行される前記キャンセル処理工程では、前記文書データの処理をキャンセルさせることを特徴とする請求項9に記載の文書処理システムの制御方法。 - 請求項6乃至10のいずれか1項に記載の文書処理システムの制御方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
- 請求項11に記載のプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ可読の記憶媒体。
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