以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。なお、本実施形態では、一例として、本発明を適用した画像形成装置について説明する。
[1.第1実施形態]
[1.1 機能構成]
本実施形態の画像形成装置10の機能構成について、図1と図2に基づいて説明する。図1は、画像形成装置10の外観斜視図であり、図2は、画像形成装置10の機能的構成を示すブロック図である。
画像形成装置10は、コピー機能、印刷機能、スキャナ機能、メール送信機能等を有するデジタル複合機である。図2に示すように、画像形成装置10は、制御部100と、画像入力部110と、画像処理部120と、画像形成部130と、表示部140と、操作入力部150と、通信部160と、記憶部170とを備えて構成される。
制御部100は、画像形成装置10の全体を制御するための機能部である。制御部100は、各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えば、1又は複数の演算装置(CPU(Central Processing Unit))等により構成される。
画像入力部110は、原稿を読み取って画像データを生成する機能部であり、例えば、原稿読取装置(例えば、スキャナ)によって構成される。画像入力部110は、通信部160を介して他の装置から送信されるデータに基づいて画像データを生成してもよいし、USB(Universal Serial Bus)メモリや、SDカード等の記憶媒体から画像データを取り込んでもよい。
画像処理部120は、画像データに各種画像処理を施す機能部である。例えば、画像データの鮮鋭化処理を行ったり、色変換処理を行ったりする。
画像形成部130は、記録用紙等の記録媒体に対して画像データに基づき画像を形成する機能部である。画像形成部130は、例えば、図1の給紙トレイ122から記録用紙を給紙し、記録用紙の表面に画像を形成し、記録用紙を排紙トレイ124から排紙する。画像形成部130は、例えば電子写真方式を利用したレーザプリンタ等により構成される。
表示部140は、ユーザに各種情報を表示するための機能部であり、例えば、LCD(Liquid Crystal Display)や有機EL(electro-luminescence)パネル等により構成される。また、操作入力部150は、ユーザが各種操作を行うための機能部であり、例えば、表示部140の上に重ねて設けられるタッチパネルによって構成される。タッチパネルによるタッチの検出は、静電誘導方式であったり、感圧方式であったり、公知の技術によって実現する。
通信部160は、画像形成装置10が外部の装置と通信を行うための機能部であり、例えば、有線/無線LANで利用されるNIC(Network Interface Card)により構成される。また、通信方式は、例えば、Ethernet(登録商標)やIEEE802.11a/b/g/nである。
記憶部170は、画像形成装置10の動作に必要な各種プログラムや各種データを記憶する機能部であり、例えば、半導体メモリであるSSD(Solid State Drive)や、HDD(Hard Disk Drive)等により構成される。
記憶部170は、ユーザ情報記憶領域172と、原稿データ記憶領域174と、会議情報記憶領域176と、取得先情報記憶領域178と、ログ情報記憶領域180と、通知情報記憶領域182とを確保し、取得先設定情報184を記憶する。
ユーザ情報記憶領域172は、ユーザに関する情報(以下、「ユーザ情報」という)を記憶する領域である。ユーザ情報は、画像形成装置10の管理者等によって記憶される。本実施形態におけるユーザ情報は、例えば図3に示すように、ユーザID(例えば、「n9010」)と、ログイン名(例えば、「Katoh」)と、パスワード(例えば、「abc123」)と、ユーザ名(例えば、「加藤」)と、メールアドレス(例えば、「
[email protected]」)とによって構成される。
原稿データ記憶領域174は、原稿データを記憶する領域である。原稿データとは、例えば、会議に用いられる資料のデータであり、具体的には、PDFファイル、文章ファイル、スプレッドシートファイル、プレゼンテーションファイルといったファイルのデータである。
原稿データ記憶領域174に記憶された原稿データは原稿データ名によって識別される。また、それぞれの原稿データはURL(Uniform Resource Locator)によって特定可能であってもよい。例えば、原稿データ記憶領域174の場所が「file://192.168.0.16/stored/」で示されるときは、原稿データ名が「design_review_180820191032.pdf」である原稿データのURLは「file://192.168.0.16/stored/design_review_180820191032.pdf」と表現される。さらに、画像形成装置10は、このように表現されたURLを画像形成装置10自体や画像形成装置に接続した他の装置が参照することにより、原稿データを取得することができるようにしてもよい。
また、ユーザによって原稿データを印刷するジョブが実行されることにより、画像形成装置10は、原稿データから画像データを生成し、生成した画像データに基づく画像を画像形成部130によって記録用紙に形成することで印刷を行う。ユーザは、画像形成装置10に対して、原稿データを印刷するジョブを実行させることにより、原稿データを印刷によって出力させることができる。
会議情報記憶領域176は、会議に関する情報(以下、「会議情報」という)を記憶する領域である。会議情報は、会議の開催者等によって記憶される。本実施形態における会議情報は、例えば図4に示すように、会議ID(例えば、「1」)と、会議名(例えば、「△△△デザインレビュー」)と、会議を開催する場所(例えば、「A会議室」)と、開始日時(例えば、「2018/09/03 15:00」)及び終了日時(例えば、「2018/09/03 17:00」)と、原稿データが記憶(登録)された場所を示す登録先(例えば、「file://192.168.0.16/stored/design_review_180820191032.pdf」)と、会議の参加者と、通知に関する情報である開催日前通知と、会議の事前連絡(例えば、「添付の会議資料の持参をお願いします。」)とによって構成される。
会議IDは、会議を一意に識別する情報である。会議IDはユーザによって入力されてもよいし、画像形成装置10が付与してもよい。
また、本実施形態では、登録とは、会議情報を記憶させるユーザ(例えば、会議の開催者)によって特定の原稿データが指定されることをいい、登録先とは、会議情報を記憶させるユーザによって登録された原稿データが記憶された場所を示す情報をいう。ユーザによって登録される原稿データは、例えば、会議に用いられる資料の原稿データである。ユーザによって登録される原稿データは、原稿データ記憶領域174に予め記憶されていてもよいし、画像形成装置10が接続されたネットワークに存在する他の装置に記憶されていてもよい。また、画像形成装置10は、ユーザによって会議情報が登録されるときに、会議に用いる資料を画像入力部110によってスキャン可能にし、画像入力部110が生成した画像データを原稿データとして登録してもよい。なお、登録先は、原稿データが記憶された場所を特定できればURL以外の情報が記憶されもよい。このように、登録先を含む会議情報を記憶することにより、画像形成装置10は原稿データを登録することができる。
また、本実施形態では、会議の参加者として、会議の開催者のユーザID(例えば、「n9051」)と、会議の出席者のユーザID(例えば、「n9044、n9016、n9037、n9010」)とが会議情報に記憶される。会議の参加者は、会議情報を記憶させるユーザによって登録された原稿データを印刷する対象のユーザとなる。なお、本実施形態では、ユーザが会議の開催者であるか出席者であるかといった情報を「属性」と表現する。
本実施形態では、参加者に対して、会議に関する通知として「開催通知」と「印刷通知」との通知を行う。開催通知とは、会議が開催されることを内容とする通知である。印刷通知とは、登録された原稿データの出力が未実施(未出力)であることを内容とする通知である。
本実施形態では、開催日前通知には、開催者に対する通知の内容と通知を行う期間(例えば、「開催通知:3日前から」)と、出席者に対する通知の内容と通知を行う期間(例えば、「開催通知:3日前から、印刷通知:1日前から」)とが記憶される。例えば、印刷通知の通知を行う期間が3日前からであれば、会議の開始日時から3日前までの期間において、登録された原稿データの出力が未出力である場合に印刷通知の通知を行うことを示す。開催日前通知に出席者に対する通知の内容と期間が記憶されている場合は通知が設定されている状態であり、開催日前通知に何らの情報も記憶されていない場合は通知が設定されていない状態を示す。
取得先情報記憶領域178は、原稿データの取得先に関する情報(以下、「取得先情報」という)を記憶する領域である。本実施形態における取得先情報は、例えば図5に示すように、会議ID(例えば、「1」)と、ユーザID(例えば、「n9051」)と、参加者の属性(例えば、「開催者」)と、原稿データの取得先を示す取得先(例えば、「file://192.168.0.16/stored/design_review_180820191032.pdf」)と、印刷による原稿データの出力が実施されたか否かを示す印刷実施状況(例えば、「未出力」)とによって構成される。
取得先とは、会議情報を記憶させるユーザによって登録された原稿データが記憶される場所を示す情報である。取得先は、会議情報の登録先と同じであってもよいし、異なっていてもよい。取得先と登録先とが異なる場合とは、登録先によって示される原稿データに別名が付けられたり、登録先によって示される場所とは異なる場所に原稿データが移動又は複製されたりした場合である。
また、原稿データの取得先は、複数の参加者に対して同一の取得先が記憶されてもよいし、参加者毎に異なった取得先が記憶されてもよい。例えば、図5に示すように、登録先として示されたURLのファイル名部分の末尾に出席者毎に異なる文字列を加えて、それぞれの出席者によって取得先を異ならせてもよい。このとき、登録先として示されたURLのファイル名部分の末尾に出席者のユーザIDを加えることで、取得先のURLに基づいて原稿データを出力する出席者を識別できるようにしてもよい。
ログ情報記憶領域180は、画像形成装置10が実行した処理の履歴を示す情報であるログ情報を記憶する領域である。本実施形態はログ情報として、画像形成装置10が実行したジョブの情報(以下、「ジョブログ」という)を記憶することとして説明する。ジョブログは、画像形成装置10がジョブを実行する度に、制御部100によって記憶される。本実施形態におけるジョブログは、例えば図6に示すように、ジョブID(例えば、「220」)と、ジョブの種類(例えば、「プリンタ」)と、ジョブを実行したユーザを識別するユーザID(例えば、「n9051」)と、出力されたデータを示す出力データ名(例えば、「sample.docx」)と、ジョブを開始した開始日時(例えば、「2018/08/22 18:00」)と、出力した記録用紙の枚数を示す出力枚数(例えば、「3」)と、出力した記録用紙に形成したページ数(例えば、「3」)とによって構成される。
ジョブは、操作入力部150によって入力された内容に基づいて実行されてもよいし、通信部160を介して外部の装置(例えば、ユーザが使用する情報処理装置)から送信された出力要求に基づいて実行されてもよい。
ジョブの種類は、画像形成装置10が備える機能のうち実行された機能を示す情報である。ジョブの種類としては、例えば、コピー機能が実行された場合はジョブの種類には「コピー」が記憶される。同様にして、印刷機能が実行された場合は「プリンタ」が、スキャナ機能が実行された場合は「スキャナ」が、メール送信機能が実行された場合は「E−mail送信」が、それぞれジョブの種類に記憶される。
出力データ名については、例えば、画像形成装置10が原稿データ記憶領域174に記憶された原稿データを出力した場合は、出力データ名には原稿データ名が記憶される。また、画像形成装置10が外部の装置から取得したデータを出力した場合は、出力データ名には取得したデータのファイル名やフルパスが記憶されてもよい。画像形成装置10がメールの送信を行った場合は、出力データ名にはメールのタイトルが記憶されてもよい。なお、コピー等出力データを特定できないジョブが実行された場合や、ファクスの受信のように出力を行わないジョブが実行された場合は、出力データ名が記憶されないようにしてもよい。
通知情報記憶領域182は、通知に関する情報である通知情報を記憶する領域である。本実施形態における通知情報は、例えば図7に示すように、会議ID(例えば、「1」)と、ユーザID(例えば、「n9051」)と、通知の種別(例えば、「開催通知」)とによって構成される。
取得先設定情報184は、原稿データの取得先に関する情報である。参加者毎に取得先を異ならせる場合における取得先の規則や、原稿データに別名を付けるか複製をするかといった原稿データの記憶方法が記憶される。また、登録された原稿データを外部の装置に記憶する場合は、記憶先となる外部の装置を特定するための情報や、外部の装置に接続するためのパスワード等が記憶されてもよい。
[1.2 処理の流れ]
図8から図12を参照して、画像形成装置10の処理の流れを説明する。なお、画像形成装置10の管理者等によって、予めユーザ情報がユーザ情報記憶領域172に記憶されているものとして説明する。また、取得先設定情報184には、登録された原稿データを記憶する場所を原稿データ記憶領域174とする設定が記憶されていることとする。また、取得先設定情報184には、参加者毎に原稿データに対する別名を付けることで取得先を異ならせる設定が記憶されていることとする。
図8を参照して、画像形成装置10のメイン処理について説明する。まず、制御部100は、ユーザにより入力された会議情報を会議情報記憶領域176に記憶することで、原稿データを登録する(ステップS102)。つづいて、制御部100は、登録された原稿データの取得先情報を記憶する処理(取得先情報記憶処理)を実行する(ステップS104)。取得先情報記憶処理については、図9を参照して説明する。
はじめに、制御部100は、ユーザにより入力された会議情報の登録先に基づき、登録された原稿データを取得する(ステップS1102)。つづいて、制御部100は、取得した原稿データを、取得先設定情報184に基づき、原稿データ記憶領域174に記憶する(ステップS1104)。なお、原稿データ記憶領域174に記憶するに原稿データを記憶する際の原稿データ名は、ユーザによって設定されてもよいし、制御部100が設定してもよい。
つづいて、制御部100は、取得先設定情報184に基づき、参加者毎に取得先を設定する(ステップS1106)。本実施形態では、取得先設定情報184には、参加者毎に原稿データに対する別名を付けることで取得先を異ならせる設定が記憶されているため、参加者毎に原稿データの別名を付けて、参加者毎に異なる取得先を設定する。原稿データに別名を付ける方法としては、例えば、ショートカット、エイリアス、シンボリックリンクといったようなリンクを設定したり、原稿データを複製して原稿データ名(例えば、ファイル名)を異ならせたりする方法が考えられる。なお、参加者毎に取得先を異ならせない場合は、取得先に記憶させた原稿データの場所を取得先として参加者全員に設定すればよい。
つづいて、制御部100は、ステップS102で記憶した会議情報の会議IDと会議の参加者の属性及びユーザIDとステップS1106で設定した取得先とを含んだ取得先情報を参加者毎に取得先情報記憶領域178に記憶する(ステップS1108)。なお、このとき、制御部100は、取得先情報の印刷実施状況は未出力にする。
つづいて、制御部100は、ステップS1106で記憶した取得先を含んだ開催通知を通知する(ステップS1110)。例えば、制御部100は、開催通知を内容としたメールを、参加者のユーザ情報に記憶されたメールアドレスを送信先として送信する。このようにすることで、参加者は、会議が開催されることと、出力する原稿データの取得先とを知ることができる。
図8に戻り、つづいて制御部100は、通知情報記憶処理を実行する(ステップS106)。通知情報記憶処理は、会議情報を1件ずつ読み出して、開始日時が近い会議情報に基づいて、ユーザに通知を行う処理である。開始日時が近い会議情報が会議情報記憶領域176に複数記憶されている場合は、制御部100は、それぞれの会議情報毎に通知情報記憶処理を実行する。通知情報記憶処理は、制御部100がログ情報記憶領域180を監視し、ジョブログが変更されたタイミングで実行したり、画像形成装置10の管理者等の指示によって実行されたりしてもよい。また、通知情報記憶処理は、所定のタイミング(例えば、毎日朝9時)で実行されたり、所定の時間間隔で実行されたりしてもよい。通知情報記憶処理については、図10を参照して説明する。
はじめに、制御部100は、会議情報記憶領域176に記憶されている会議情報を読み出し、開始日時が近い会議情報を1件抽出する(ステップS1202)。開始日時が近いか否かの判定は、例えば、制御部100は、現在の時刻から会議情報に記憶された開始日時までの間の時間が所定の時間(例えば、7日)未満であるか否かによって判定すればよい。判定に用いる所定の時間は、画像形成装置10に予め設定されたり、画像形成装置10の管理者等によって設定されたりすればよい。
つづいて、制御部100は、抽出した会議情報の開催日前通知を参照し、通知の設定がされているか否かを判定する(ステップS1204)。通知の設定がされていない場合は、通知情報記憶処理を終了する(ステップS1204;No)。通知の設定がされている場合は、制御部100は、開催者のみに通知を行うか否かを判定する(ステップS1204;Yes→ステップS1206)。開催者のみに通知を行う場合であって、開催通知の通知を行う期間内であるときは、制御部100は開催者に開催通知をセットする(ステップS1206;No→ステップS1208;Yes→ステップS1210)。開催通知や印刷通知といった通知をセットするとは、通知を行う対象者に対して通知を行うことを示す情報を記憶することをいう。具体的には、制御部100は、ステップS1202で抽出した会議情報の会議IDと開催者ユーザIDとを含み、通知種別を「開催通知」とした通知情報を、通知情報記憶領域182に記憶する。
開催者のみに通知を行わない場合、すなわち、出席者にも通知を行う場合は、制御部100は開催通知の通知を行うか否かを判定する(ステップS1206;Yes→ステップS1212)。開催通知の通知を行う場合であって、開催通知の通知を行う期間内であるときは、制御部100は参加者全員に開催通知をセットする(ステップS1212;Yes→ステップS1214;Yes→ステップS1216)。具体的には、制御部100は、ステップS1202で抽出した開催者ユーザID及び参加者ユーザID毎に、会議情報の会議IDとユーザIDとを含み、通知種別を「開催通知」とした通知情報を、通知情報記憶領域182に記憶する。
つづいて、制御部100は印刷通知の通知を行うか否かを判定する(ステップS1218)。印刷通知の通知を行う場合であって印刷通知の通知を行う期間内であるときは、制御部100は、未出力ユーザ抽出処理を実行する(ステップS1218;Yes→ステップS1220;Yes→ステップS1222)。未出力ユーザ抽出処理とは、取得先情報の取得先として示された原稿データが未出力のユーザを抽出する処理である。未出力ユーザ抽出処理については、図11を参照して説明する。
はじめに、制御部100は、ステップS1202によって抽出された会議情報の会議IDと同じ会議IDが記憶された取得先情報を1件読み出す(ステップS1302)。つづいて、制御部100は、読み出した取得先情報の印刷実施状況が未出力であるか否かを判定する(ステップS1304)。印刷実施状況が未出力でない場合、すなわち、印刷済であれば、ステップS1302へ戻る(ステップS1304;No→ステップS1302)。
印刷実施状況が未出力である場合は、制御部100は、読み出した取得先情報の取得先から取得される原稿データが、印刷による出力が実施されていることを示すジョブログを検索する(ステップS1304;Yes→ステップS1306)。具体的には、制御部100は、ジョブログのジョブ種別、ユーザID、出力データ名が、それぞれ、「プリント」、取得先情報のユーザID、取得先情報の取得先の原稿データ名となっているジョブログをログ情報記憶領域180から検索する。
ジョブログを検索した結果、ジョブログが見つかった場合は、ステップS1304で読み出した取得先情報に含まれるユーザIDによって識別されるユーザは、取得先の原稿データを出力済みである。制御部100は、取得先の原稿データが出力済みである場合は、ステップS1302で読み出した取得先情報の印刷実施状況に出力済にして記憶する(ステップS1308;Yes→ステップS1310)。
つづいて、制御部100は、会議情報の会議IDと同じ会議IDが記憶された取得先情報を全て読み出したか否かを判定する(ステップS1312)。取得先情報を全て読み出していない場合は、ステップS1304へ戻る(ステップS1312;No→ステップS1304)。取得先情報を全て読み出した場合は、ステップS1302からステップS1314のステップを実行しても、依然として印刷実施状況が未出力であるユーザを、出力が未実施のユーザとして出力する(ステップS1312;Yes→ステップS1314)。なお、制御部100は、参加者が出力する原稿データが複数ある場合で、その一部が未出力である場合も、出力が未実施のユーザとして出力する。このようにして、原稿データの出力が未実施のユーザを抽出する。
図10に戻り、制御部100は、出力未実施ユーザ抽出処理によって抽出されたユーザ、すなわち、原稿データの出力が未実施のユーザに対して、印刷通知をセットする(ステップS1224)。具体的には、制御部100は、ステップS1202で抽出した会議情報の会議IDと出力未実施ユーザ抽出処理を実行することにより出力したユーザのユーザIDとを含み、通知種別を「印刷通知」とした通知情報を、通知情報記憶領域182に記憶する。なお、制御部100は、通知種別が「印刷通知」であるユーザであって、当該ユーザが出力する原稿データが出力済みである場合は、当該ユーザの通知情報を削除する。このようにすることで、すでに原稿データが出力済みであるユーザに、印刷通知を通知しないようにする。
つづいて、制御部100は、通知情報を読み出して、開催通知と印刷通知とをメールで送信する(ステップS1226)。例えば、読み出した通知情報の通知種別が「開催通知」である場合は、制御部100は、通知情報の会議IDによって識別される会議情報から会議名や開催日時を読み出して会議の開催を内容とするメールを生成する。読み出した通知情報の通知種別が「印刷通知」である場合は、制御部100は、通知情報の会議ID及びユーザIDと同じ会議ID及びユーザIDが記憶された取得先情報を検索し、取得先情報に記憶された取得先を読み出す。また、通知情報の会議IDによって識別される会議情報から会議名や開催日時を読み出す。そして、制御部100は、原稿データの取得先と会議の情報とを内容とするメールを生成し、通知情報のユーザIDによって識別されるユーザ情報のメールアドレスを宛先として、生成したメールを送信する。
なお、図10で示した処理において、ステップS1210の後に、開催者が原稿データを未出力である場合には、開催者に対して印刷通知をセットしてもよい。具体的には、制御部100は、ステップS1222及びステップS1224と同様の処理を、開催者を対象にして実行すればよい。
図8に戻り、つづいて制御部100は、ログイン処理を実行する(ステップS108)。ログイン処理については、図12を参照して説明する。
はじめに、制御部100は、表示部140にログイン画面を表示する(ステップS1402)。ログイン画面とは、ログイン名とパスワードとをユーザに入力させるための画面である。そして、ユーザによってログイン操作がされた場合は、制御部100は、ユーザ認証処理を行う(ステップS1404→ステップS1406)。ログイン操作とは、ログインに必要な操作であり、例えば、ユーザによってログイン名及びパスワードとが入力され、更に「ログイン」ボタンが選択される操作である。また、ユーザ認証処理とは、入力されたログイン名及びパスワードがユーザ情報の何れかに記憶されたログイン名及びパスワードと一致するか否かを判定する処理である。入力されたログイン名及びパスワードがユーザ情報の何れかに記憶されたログイン名及びパスワードと一致する場合は、制御部100は、入力されたログイン名及びパスワードを入力したユーザに対してログインを許可する。
ログインを許可した場合は、制御部100は、通知情報を参照して、ログインしたユーザに対する通知がセットされているか否かを判定する(ステップS1408;Yes→ステップS1410)。通知がセットされている場合とは、ユーザIDがログインしたユーザのユーザIDに一致する通知情報が通知情報記憶領域182に記憶されている場合である。通知がセットされている場合は、制御部100は、通知情報を読み出して、通知内容を示す通知画面を表示部140に表示する(ステップS1410;Yes→ステップS1412)。
例えば、制御部が読み出した通知情報の通知種別が開催通知である場合は、制御部100は、通知情報の会議IDに対応する会議情報を読み出して、会議名、場所、開始日時、連絡事項等を表示する。また、通知情報の通知種別が印刷通知である場合は、制御部100は、会議情報を読み出して会議の情報を表示するとともに、通知情報の会議IDとユーザIDとに対応する取得先情報を読み出して、取得先を表示する。
つづいて、制御部100は、ユーザによって通知に対応する操作がされたか否かを判定する(ステップS1414)。通知に対応する操作とは、例えば、通知の内容を確認したことを示すボタン(例えば、「OK」ボタンや「確認」ボタン)がユーザによって選択されることである。通知に対応する操作がされた場合は、制御部100は、制御部100は、表示部140にホーム画面を表示する(ステップS1416)。
なお、制御部100は、ステップS1414において通知に対応する操作がされた場合は、ログインしたユーザに対応する通知情報を削除してもよい。このようにすることで、通知の確認をしたユーザが再度ログインした場合には、通知が表示されなくなる。なお、画像形成装置10が通知情報記憶処理を再度実行することで、取得先の原稿データが未出力のユーザに対して再度印刷通知がセットされる。したがって、取得先の原稿データが未出力のユーザは、一度通知を確認した場合であっても、取得先の原稿データを出力しない場合は、再度印刷通知が表示されることとなる。
また、ステップS1410において、通知がセットされていない場合は、制御部100は表示部140に通知画面を表示することなく、表示部140にホーム画面を表示する(ステップS1410;No→ステップS1416)。
[1.3 動作例]
図を参照して、本実施形態の動作例について説明する。図13は、会議に関する情報をユーザに入力させるための入力画面W100の画面例である。入力画面W100は、例えば、端末装置がウェブブラウザを介して画像形成装置10に接続することで、ウェブブラウザ等に表示される。
入力画面W100には、開催者を入力するための領域E100と、会議名と場所とを入力するための領域E102と、開始日時を入力するための領域E104と、終了日時を入力するための領域E106と、会議に用いる資料(会議資料)のデータを登録するための領域E108と、開催日前通知の設定を行うための領域E110と、連絡事項を入力するための領域E112と、出席者を入力するための領域E114とが含まれる。また、入力された内容を画像形成装置10に送信するための送信ボタンE116が含まれる。
画像形成装置10は、ユーザによって領域E100内の「ユーザ選択」ボタンや領域E114内の「追加」ボタンが選択された場合は、ユーザ情報に記憶されたユーザ名を一覧表示して、開催者や出席者を選択可能にしてもよい。また、会議資料は複数のファイルを選択可能にしてもよいし、原稿データ記憶領域174に記憶された原稿データを選択可能にしてもよい。
また、入力画面W100は表示部140に表示されてもよい。この場合は、会議資料を選択するための領域E108には、スキャンした原稿から原稿データ(会議資料のデータ)を生成するボタンを含めてもよい。スキャンした原稿から原稿データを生成するボタンが選択された場合は、画像形成装置10は表示部140にスキャン画面を表示する。スキャン画面を介してユーザによってスキャン操作がされた場合は、画像入力部110によって生成された1又は複数の画像データを原稿データとして登録する。
また、開催日前通知の設定を行うための領域E110には、開催者及び出席者に行う通知の種別と、通知を行う期間(期日)を指定可能としている。期間は日単位で指定できてもよいし、通知を行う期間の開始となる日時を指定できてもよい。
図14(a)は、ログイン画面W110の画面例であり、ログイン名とパスワードとをそれぞれ入力するための入力欄を設けている。図14(b)は、ログインを許可した場合において、通知がセットされているときに表示される通知画面W120の画面例である。通知画面W120には、通知内容の要約と、通知内容を詳細に確認する場合に選択する領域E120と、通知に対する対応を行うためのボタンE122とが含まれる。
図15(a)は、領域E120が選択された場合に表示される通知詳細画面W130の画面例であり、開催通知を表示した画面である。開催通知の通知詳細画面W130には、会議情報に記憶された会議名、開始日時、終了日時、場所、連絡事項が表示される。また、開催通知への対応として確認操作を行うためのボタンE132が含まれる。
図15(b)は、印刷通知を表示した通知詳細画面W140の画面例である。印刷通知の通知詳細画面W140には、会議情報に記憶された会議名、開始日時、終了日時、場所、連絡事項に加えて、ログインしたユーザが出力する原稿データの取得先を表示する領域E140が含まれる。ユーザは領域E140を選択することで、印刷通知への対応として、取得先の原稿データを取得し、取得した原稿データを印刷することが可能となる。また、領域E140と同様に、印刷通知への対応として確認操作を行うためのボタンE142が含まれる。
図16(a)は、ホーム画面W150の画面例である。ホーム画面は、ユーザによって通知に対する対応がされた場合に表示される。また、ログインしたユーザに対する通知がセットされていない場合は、ホーム画面は、画像形成装置10がユーザのログインを許可した後に表示される。
図16(b)は、印刷通知をメールで受信した場合における、メール受信画面W160の画面例である。印刷通知のメールにも原稿データの取得先を示す領域E160が含まれる。ユーザは、領域E160に表示された取得先の原稿データを出力するジョブを画像形成装置10に送信することで、取得先の原稿データを出力することができる。なお、メールにおいて印刷通知を通知する場合は、画像形成装置10に対して、取得先の原稿データを出力するジョブを実行させることが可能なURLが含まれていてもよい。
なお、本実施形態は出力未実施ユーザ抽出処理においてログ情報としてジョブログを用いる処理について説明したが、ジョブログ以外のログ情報を用いても構わない。例えば、制御部100が実行した処理の履歴を記憶したシステムログに基づいてもよい。
図17(a)は、システムログの例を示した図である。システムログには、D100に示すように、制御部100が通信部160を介して取得した(アクセスした)データのファイル名が記憶される場合がある。ここで、取得先情報記憶処理において、ユーザ毎に原稿データの取得先が異ならせていれば、制御部100はD100に示されたファイル名と、取得先情報の取得先とを比較して、取得先によって示される原稿データにアクセスしたか否かを判定することができる。
また、図17(b)は、取得先情報のデータ構成のうち、印刷実施状況をアクセス状況に置き換えた図である。アクセス状況とは、取得先に示した原稿データにアクセスしたか否かを示す情報である。取得先に示した原稿データにアクセスした場合は「済」を、取得先に示した原稿データにアクセスしていない場合は「未」を記憶する。
ここで、制御部100はシステムログを用いて未出力ユーザ抽出処理を実行することができる。具体的には、制御部100は、ステップS1304でアクセス状況が「未」であるか否かを判定する。アクセス状況が「未」である場合は、制御部100は、ステップS1306においてシステムログを検索し、ステップS1308において取得先のファイルがアクセス済みであるか否かを判定する。取得先のファイルがアクセス済みであれば、制御部100は、ステップS1310において、記憶先情報のアクセス状況に「済」を記憶する。また、ステップS1314において、制御部100は、アクセス状況が「未」である原稿データについては、出力が未実施とみなして、アクセス状況が「未」であるユーザを出力してもよい。
本実施形態では、イベントが会議である場合について説明したが、イベントは会議でなくてもよい。例えば、勉強会やセミナーといったような、複数のユーザが資料を持参して参加するイベントに対して、本実施形態の画像形成装置10を用いることができる。
本実施形態では、通知として、会議の開催通知と印刷通知との通知を行うこととして説明したが、何れか一方の通知を行うものであってもよいし、開催通知及び印刷通知以外の通知を行ってもよい。例えば、出席者に対して事前にアンケートを記入して会議開催前に回収する場合には、出席者への通知として、印刷通知とアンケートの回収期日を伝える通知を行ってもよい。また、ユーザに通知を行う内容が複数ある場合は、画像形成装置10は、その全ての内容に関して通知を行ってもよいし、通知の内容に対して優先度を設定し、優先度が最も高い内容や、優先度の高い所定の数の内容に限って通知を行ってもよい。
また、上述したアンケートの回収期日の通知を出席者に行う場合に、回収期日の数日前に、開催者に対してリマインドを行う通知を行うなど、開催通知や印刷通知以外の通知を行ってもよい。
また、本実施形態は、原稿データが印刷による出力がされるまで、印刷通知が表示画面に表示されることとして説明したが、印刷以外の方法によって出力がされたときに印刷通知を表示させないようにしてもよい。例えば、会議の参加者によって、モバイルデバイスに原稿データが転送された場合に、原稿データが出力されたとみなしてもよい。この場合は、参加者は、原稿データを印刷して持参するのではなく、転送された原稿データが記憶されたモバイルデバイスを持参して会議に臨むことができる。
本実施形態によれば、画像形成装置10は、原稿データの出力が未実施であるユーザに対して、出力する資料のデータがあることの通知を行うことができる。したがって、会議の開催者等のユーザは、通知を行うスケジュールを管理したり、何度も通知を行ったりする必要がない。また、既に資料のデータを出力した出席者には通知がされないため、不必要な通知がされてことを回避することができる。
また、画像形成装置10は、ログ情報を監視して、通知情報記憶処理を複数回実行することにより、印刷を実施していないユーザに対して印刷通知のメールを再度送信することが可能となる。
[2.第2実施形態]
つづいて、第2実施形態について説明する。第2実施形態は第1実施形態と異なり、同一のネットワークに画像形成装置が複数接続されている場合における実施形態である。なお、本実施形態は、第1実施形態の図8を図22に置き換えたものであり、同一の機能部及び処理には同一の符号を付し、説明については省略する。
本実施形態における通知システム1の全体構成を図18に示す。図18に示すように、本実施形態では、ネットワークNWには複数の画像形成装置が接続される。本実施形態では、画像形成装置のうち、会議情報や通知情報の記憶を行わない画像形成装置を第1の画像形成装置といい、会議情報や通知情報の記憶を行う画像形成装置を第2の画像形成装置という。なお、本実施形態の説明においては、第1の画像形成装置は画像形成装置12であり、第2の画像形成装置は画像形成装置10であるとして説明する。また、図18に示すように、第1の画像形成装置はネットワークNWに複数(例えば、画像形成装置12aと画像形成装置12bとの2台)接続されてもよい。
画像形成装置10及び画像形成装置12は、何れもユーザの操作に基づきジョブを実行し、実行したジョブや制御部100が実行した処理に関するログ情報を記憶する。また、画像形成装置10は画像形成装置12にログ情報要求を送信することで、画像形成装置12に記憶されたログ情報を取得可能とする。例えば、画像形成装置10はログ情報要求をネットワークNWに対してブロードキャストする。画像形成装置12は、ログ情報要求を受信した場合、ログ情報要求の送信元にログ情報を送信する。このようにすることで、画像形成装置10は画像形成装置12からログ情報を取得することができる。なお、ログ情報要求には、画像形成装置10が取得済みのログ情報を特定する情報が含まれていてもよい。また、画像形成装置12は、ログ情報要求に取得済みのログ情報を特定する情報が含まれている場合には、画像形成装置10が未取得のログ情報に限って送信してもよい。
なお、画像形成装置10は、画像形成装置12から取得したログ情報と画像形成装置10自体のログ情報とを区別可能に記憶してもよいし、画像形成装置10自体のログ情報と取得した画像形成装置12のログ情報とを併せて記憶してもよい。
また、画像形成装置12は、ユーザに対する通知を行うために、画像形成装置10に対して通知情報を取得するための要求である通知情報取得要求を送信することで、画像形成装置10に記憶された通知情報を取得可能とする。例えば、画像形成装置12は通知情報取得要求をネットワークNWに対してブロードキャストする。画像形成装置10は、通知情報取得要求を受信した場合は、通知情報取得要求の送信元に通知情報を送信する。
なお、ログ情報要求及び通知情報取得要求は、ブロードキャストして送信しなくてもよい。具体的には、画像形成装置10及び画像形成装置12は、ネットワークNWに接続された画像形成装置の情報を記憶し、ログ情報要求及び通知情報取得要求をユニキャストしてもよい。
本実施形態における画像形成装置10の機能構成は第1実施形態と同様である。また、本実施形態の画像形成装置12の機能構成は、図19に示すように、記憶部170に、会議情報記憶領域176、取得先情報記憶領域178、通知情報記憶領域182、取得先設定情報184が確保されない。なお、画像形成装置12に含まれる機能部のうち、画像形成装置10と同一の機能部は、画像形成装置10と同一の符号を付している。
なお、画像形成装置10及び画像形成装置12のそれぞれに記憶されるユーザ情報記憶領域172は、画像形成装置毎に異なってもよいし、同じユーザ情報が記憶されてもよい。複数の画像形成装置に同じユーザ情報が記憶されることにより、画像形成装置のユーザは、ネットワークに接続された画像形成装置であれば、どの画像形成装置に対してもログインが可能となる。
図20を参照して、本実施形態における画像形成装置12(第1の画像形成装置)のメイン処理を説明する。まず、画像形成装置12の制御部100は、画像形成装置10からログ情報要求を受信した場合は、ログ情報記憶領域180に記憶されたログ情報を画像形成装置10に送信する(ステップS212;Yes→ステップS214)。
つづいて、画像形成装置12の制御部100はログイン処理を実行する(ステップS216)。本実施形態における画像形成装置12のログイン処理については、図21を参照して説明する。
図21は、画像形成装置12のログイン処理の説明するフロー図である。画像形成装置12の制御部100は、ログインを許可した後、通知情報取得要求を画像形成装置10に送信する(ステップS1408;Yes→ステップS2402)。画像形成装置12の制御部100は、画像形成装置10から通知情報が取得できた場合は、取得した内容に基づき、表示部140に通知画面を表示する(ステップS2404;Yes→ステップS2406)。なお画像形成装置12の制御部100は、通知画面を表示するために必要な会議情報や取得先情報も画像形成装置10から取得する。ステップS2404において、画像形成装置10から、通知種別が「印刷通知」である通知情報と、会議情報と、出力先情報とを取得した場合は、画像形成装置12の制御部100は、会議に関する情報や原稿データの取得先を含む通知画面を表示する。
つづいて、ユーザによって通知に対応する操作がされた場合は、画像形成装置12の制御部100は、表示部140にホーム画面を表示する(ステップS1414;Yes→ステップS1416)。なお、ユーザによって通知に対応する操作がされた場合は、画像形成装置12の制御部100は、画像形成装置10に対して、ログインしたユーザに対応する通知情報を削除することを要求してもよい。画像形成装置10は、画像形成装置12からの要求に対応して通知情報を削除することにより、通知の確認をしたユーザが画像形成装置12に再度ログインした場合には、通知が表示されなくなる。
図22を参照して、本実施形態における画像形成装置10(第2の画像形成装置)のメイン処理を説明する。画像形成装置10の制御部100は、得意先情報記憶処理を実行した後、画像形成装置12に対してログ情報要求を送信する(ステップS202)。また、画像形成装置10の制御部100は、画像形成装置12から受信したログ情報を、ログ情報記憶領域180に記憶する(ステップS204)。そして、画像形成装置10の制御部100は、画像形成装置10に記憶されたログ情報と画像形成装置12から取得したログ情報とに基づき、通知設定処理を実行する(ステップS106)。
また、画像形成装置10の制御部100は、画像形成装置12から通知情報取得要求を受信したら、通知情報送信処理を実行する(ステップS206;Yes→ステップS208)。通知情報取得要求とは、画像形成装置12が画像形成装置10から、通知情報を取得するために送信される要求である。通知情報取得要求にはユーザIDが含まれ、画像形成装置10は通知情報取得要求に含まれるユーザIDによって識別されるユーザに対する通知を画像形成装置12に送信する処理である通知情報送信処理を実行する。
通知情報送信処理は、通知情報記憶領域182に記憶されている通知情報のうち、ユーザIDが通知情報取得要求に含まれるユーザIDと一致する通知情報を送信する処理である。なお、画像形成装置10の制御部100は、通知情報とともに、通知情報の会議IDによって識別される会議情報を併せて送信してもよい。また、通知情報の通知種別が印刷通知である場合は、制御部100は、通知情報の会議ID及びユーザIDと同一の会議ID及びユーザIDが記憶されている出力先情報を通知情報と併せて送信してもよい。このようにすることで、画像形成装置12は、画像形成装置10から受信した会議情報に基づき会議の詳細な情報を表示したり、出力が未実施の原稿データを特定したりすることが可能となる。
本実施形態によれば、複数の画像形成装置がネットワークに接続されている場合であっても、第2の画像形成装置は、第1の画像形成装置からログ情報を収集することにより、参加者が印刷を実施したか否かに基づき、印刷通知を行うことができる。
[3.第3実施形態]
つづいて、第3実施形態について説明する。第3実施形態は第2実施形態と異なり、同一のネットワークに会議情報の記憶や通知を行うサーバ装置と、画像形成装置が接続されている場合における実施形態である。なお、ネットワークに接続される画像形成装置は複数であってもよい。
本実施形態における通知システム2の全体構成を図23に示す。図23に示すように、ネットワークNWに、第2実施形態における画像形成装置12とサーバ装置20とが接続される。画像形成装置12は、第2実施形態と同様に、会議情報や通知情報の記憶を行わない。
本実施形態におけるサーバ装置20の機能構成を図24に示す。図24に示すように、サーバ装置20は、制御部200と、通信部210と、記憶部220とを備えて構成される。
制御部200は、サーバ装置20の全体を制御するための機能部である。制御部200は、各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、例えば、1又は複数の演算装置(CPU(Central Processing Unit))等により構成される。
通信部210は、サーバ装置20が外部の装置と通信を行うための機能部である。例えば、無線LANで利用されるNICや、LTE/LTE−A/LAA/5G回線に接続可能な通信モジュールにより構成される。
記憶部220は、サーバ装置20の動作に必要な各種プログラムや、各種データを記憶する機能部である。記憶部220は、例えば、半導体メモリであるSSDや、HDD等により構成される。
記憶部170は、ユーザ情報記憶領域222と、会議情報記憶領域224と、取得先情報記憶領域226と、ログ情報記憶領域228と、通知情報記憶領域230とを確保し、取得先設定情報232を記憶する。また、ユーザ情報記憶領域222はユーザ情報記憶領域172に対応する。同じように、会議情報記憶領域224は会議情報記憶領域176と、取得先情報記憶領域226は取得先情報記憶領域178と、ログ情報記憶領域228はログ情報記憶領域180と、通知情報記憶領域230は通知情報記憶領域182と、取得先設定情報232は取得先設定情報184とそれぞれ対応する。
本実施形態におけるサーバ装置20のメイン処理を図25に示す。本実施形態では、図20に示した第2実施形態の画像形成装置10とは異なり、サーバ装置20はログイン処理を実行しないが、それ以外の処理は、第2実施形態の画像形成装置10と同様である。図25に示した処理は、サーバ装置20の制御部200によって実行される。また、処理が実行されることにより記憶されたり読み出されたりする情報は、画像形成装置10の記憶部170と対応する領域に又は対応する情報として記憶される。例えば、ステップS102における会議情報を記憶する処理は、ユーザによって入力された会議情報を、サーバ装置20の制御部200が、ユーザ情報記憶領域222に記憶する。
本実施形態における画像形成装置12のメイン処理は、図21に示した第2実施形態の画像形成装置12のメイン処理と同様である。
本実施形態によれば、サーバ装置は、画像形成装置から取得したログ情報に基づいて、原稿データの出力が未実施のユーザに対して通知を行うことが可能となる。また、画像形成装置にユーザがログインしたときに、ログインしたユーザに対する通知の内容を、画像形成装置に送信することが可能となる。
[4.第4実施形態]
つづいて、第4実施形態について説明する。ユーザ情報を管理するユーザ情報管理装置がネットワークに接続される実施形態である。
本実施形態は、第1実施形態から第3実施形態の何れにも適用可能であるが、具体例として第3実施形態に適用する場合について説明する。本実施形態の通知システム3の全体構造を図26に示す。図26に示すように、ネットワークNWには、画像形成装置12とサーバ装置20とユーザ情報管理装置30とが接続される。
本実施形態におけるユーザ情報管理装置30の機能構成図を図27に示す。図27に示すように、ユーザ情報管理装置30は、制御部300と、通信部310と、記憶部320とを備えて構成される。制御部300は、ユーザ情報管理装置30の全体を制御するための機能部であり、1又は複数の演算装置(CPU(Central Processing Unit))等により構成される。通信部310は、ユーザ情報管理装置30が外部の装置と通信を行うための機能部であり、NIC等の通信モジュールにより構成される。記憶部320は、ユーザ情報管理装置30の動作に必要な各種プログラムや、各種データを記憶する機能部であり、半導体メモリであるSSDや、HDD等により構成される。記憶部320にはユーザ情報記憶領域322が確保される。ユーザ情報記憶領域322のデータ構成はユーザ情報記憶領域172と同様である。
ユーザ情報管理装置30は、画像形成装置10、画像形成装置12、サーバ装置20からユーザIDを含むユーザ情報の要求が送信された場合、ユーザIDに対応するユーザ情報を送信する。ユーザ情報の要求は、例えば、会議に関する情報の入力画面においてユーザ名を一覧表示場合や、通知情報を記憶する場合や、ログイン処理を実行する場合に画像形成装置10等から送信される。また、ユーザ情報管理装置30からユーザ情報を受信した画像形成装置10等は、受信したユーザ情報に基づき処理を実行する。
本実施形態によれば、ユーザ情報が画像形成装置10等の装置とは切り離されているため、セキュアな環境を実現することが可能となる。また、ユーザ情報が一元的に管理されるため、ユーザ情報を用いる装置が複数ある場合であっても、装置毎にユーザ情報を記憶させたり、同期させたりする必要がなくなり、ユーザ情報の管理の手間を抑えることが可能となる。
[5.変形例]
本発明は上述した各実施の形態に限定されるものではなく、種々の変更が可能である。すなわち、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において適宜変更した技術的手段を組み合わせて得られる実施の形態についても本発明の技術的範囲に含まれる。
また、上述した実施形態は、説明の都合上、それぞれ別に説明している部分があるが、技術的に可能な範囲で組み合わせて実行してもよいことは勿論である。
また、実施形態において各装置で動作するプログラムは、上述した実施形態の機能を実現するように、CPU等を制御するプログラム(コンピュータを機能させるプログラム)である。そして、これら装置で取り扱われる情報は、その処理時に一時的に一時記憶装置(例えば、RAM)に蓄積され、その後、各種ROM(Read Only Memory)やHDD等の記憶装置に格納され、必要に応じてCPUによって読み出し、修正・書き込みが行なわれる。
ここで、プログラムを格納する記録媒体としては、半導体媒体(例えば、ROMや、不揮発性のメモリカード等)、光記録媒体・光磁気記録媒体(例えば、DVD(Digital Versatile Disc)、MO(Magneto Optical Disc)、MD(Mini Disc)、CD(Compact Disc)、BD(Blu-ray Disc)(登録商標)等)、磁気記録媒体(例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等)等の何れであってもよい。また、ロードしたプログラムを実行することにより、上述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションプログラム等と共同して処理することにより、本発明の機能が実現される場合もある。
また、市場に流通させる場合には、可搬型の記録媒体にプログラムを格納して流通させたり、インターネット等のネットワークを介して接続されたサーバコンピュータに転送したりすることができる。この場合、サーバコンピュータの記憶装置も本発明に含まれるのは勿論である。