JP4715312B2 - 画像形成装置，画像形成システム及びファイル管理プログラム並びに該プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、データファイルを蓄積する蓄積機能を備えた画像形成装置，複数の画像形成装置がデータ送受信可能に互いに接続されてなる画像形成システム，ファイル管理プログラム及び該プログラムを記録した記録媒体に関する。

周知の通り、複写機，多機能複合機等の画像形成装置においては、例えばスキャン等のジョブ実行に伴い作成された画像データファイルを、装置に内蔵された若しくは外付けされたハードディスクドライブ等の記憶装置に蓄積しておくことが可能であるが、近年、ファイルが蓄積された記憶装置が盗難されるなどの被害が報告されており、こうした被害を受けた場合には、機密性の高い情報が外部に漏洩するおそれがある。これを回避すべく、従来では、画像形成装置に、セキュリティ機能の１つとして、記憶装置への蓄積に先立ち、蓄積対象となるファイルを暗号化する暗号化機能を搭載することが知られている。

ところで、近年、オフィスや学校等の限定されたエリアにおいては、複数の画像形成装置が端末とともに互いにデータ送受信可能に接続され、ネットワークが構築されることが一般的である。ネットワーク上で画像形成装置に蓄積されるファイルの安全を確保するには、ネットワークに接続される全ての画像形成装置が暗号化機能を備えることが好ましいが、これには、装置の入れ替え若しくは装置毎の基本制御プログラム（所謂ファームウェアプログラム）のアップデートが必要となり、大きな労力及びコストがかかってくる。

また、例えば特開２００５−０７９６８１号公報には、各種の画像形成装置が接続されたネットワーク上でファイルの安全を確保するために、ネットワークに接続される複数の画像形成装置のうち、任意の１台で読み取られた原稿の画像データファイルを他の画像形成装置に転送する場合に、ファイルの暗号化を可能とする技術が開示されている。

特開２００５−０７９６８１号公報

しかしながら、上記特許文献１に開示される技術では、ファイル転送元の画像形成装置が暗号化機能を備えた装置に制限されるため、全ての場合においてファイルの安全を確保することが期待できず、また、ユーザが、ファイル転送先となる他の画像形成装置を指定する操作を行う必要があり、操作が煩わしくなる。

この発明は、上記技術的課題に鑑みてなされたもので、ユーザによる操作の煩雑化を伴わずに、ネットワーク上に存在するセキュリティ機能を有効利用して、画像形成装置に蓄積されるファイルの漏洩を防止し、その安全を確保し得る画像形成装置，画像形成システム及びファイル管理プログラム並びに該プログラムを記録した記録媒体を提供することを目的とする。

そこで、本願の請求項１に係る発明は、外部の画像形成装置とデータファイル送受信可能に接続された画像形成装置において、自装置で作成したデータファイル及び外部の装置から送信されてきたデータファイルを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段に蓄積されたデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわす自装置のセキュリティレベル情報を含む自装置の管理情報及び外部の画像形成装置の管理情報を保有する情報保有手段と、上記情報保有手段により保有されるセキュリティレベル情報に基づき、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する特定手段と、該特定手段により特定された画像形成装置が外部の画像形成装置であった場合に、特定された画像形成装置へ該画像形成装置におけるデータファイルの蓄積を目的としてデータファイルを自動的に送信し、上記特定手段により特定された画像形成装置が自装置であった場合には、データファイルを自動的に自装置に蓄積する送信手段と、を有していることを特徴としたものである。

また、本願の請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、データファイルの読出し要求に応じて、読出し対象のデータファイルが蓄積された画像形成装置が外部の画像形成装置であった場合に、読出し要求元へのデータファイルの転送を実行すべく、読出し対象のデータファイルが蓄積された画像形成装置にアクセスするアクセス手段、を有していることを特徴としたものである。また、本願の請求項３に係る発明は、請求項１又は２に係る発明において、更に、蓄積手段におけるデータファイルの蓄積状況をあらわす情報を、外部の画像形成装置との間で共有する蓄積情報共有手段を有し、蓄積情報共有手段が、外部の画像形成装置と同期して上記情報を更新することを特徴としたものである。また、本願の請求項４に係る発明は、請求項１から３のいずれか一項に係る発明において、情報保有手段には、管理情報として、蓄積手段の空き容量をあらわす情報が含まれており、特定手段は、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置が複数存在する場合には、更に、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置のうち、蓄積手段の空き容量をあらわす情報に基づいて、最も空き容量の大きい画像形成装置を特定することを特徴したものである。

更に、本願の請求項５に係る発明は、データファイルを蓄積する蓄積機能をそれぞれ備えた複数の画像形成装置が互いに接続されてなる画像形成システムにおいて、上記各画像形成装置が、自装置で作成したデータファイル及び外部の装置から送信されてきたデータファイルを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段に蓄積されたデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわす自装置のセキュリティレベル情報を含む各画像形成装置の管理情報を、他の画像形成装置との間で共有する情報共有手段と、該情報共有手段により共有されるセキュリティレベル情報に基づき、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する特定手段と、該特定手段により特定された画像形成装置が他の画像形成装置であった場合に、特定された画像形成装置へデータファイルを自動的に送信し、上記特定手段により特定された画像形成装置が自装置であった場合には、データファイルを自動的に自装置に蓄積する送信手段と、を有していることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項６に係る発明は、請求項５に係る発明において、各画像形成装置が、上記各画像形成装置の蓄積手段におけるデータファイルの蓄積状況をあらわす情報を、他の画像形成装置との間で共有する蓄積情報共有手段と、複数の画像形成装置のいずれかに蓄積されたデータファイルの読出し要求に応じて、読出し要求元へのデータファイルの転送を実行すべく、上記データファイルの蓄積状況をあらわす情報に基づき、読出し対象のデータファイルが蓄積された画像形成装置にアクセスするアクセス手段と、を有していることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項７に係る発明は、請求項６に係る発明において、上記各画像形成装置における蓄積情報共有手段が、他の画像形成装置と同期して上記情報を更新することを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項８に係る発明は、請求項５から７に係る発明のいずれか一項において、情報共有手段には、上記管理情報として、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報が含まれており、上記特定手段は、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置が複数存在する場合には、更に、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置のうち、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報に基づいて、最も空き容量の大きい画像形成装置を特定することを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項９に係る発明は、それぞれデータファイルを蓄積する蓄積手段を備えた複数の画像形成装置が互いに接続されてなる画像形成システムに含まれる画像形成装置に、蓄積されたデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわす自装置のセキュリティレベル情報を含む上記複数の画像形成装置の管理情報を、他の画像形成装置との間で共有する手順と、他の画像形成装置との間で共有されるセキュリティレベル情報に基づき、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する手順と、特定された画像形成装置が他の画像形成装置であった場合に、特定された画像形成装置へデータファイルを自動的に送信し、特定された画像形成装置が自装置であった場合には、データファイルを自動的に自装置に蓄積する手順と、を実行させるファイル管理プログラムである。また、本願の請求項１０に係る発明は、請求項９に係る発明において、更に、複数の画像形成装置の蓄積手段におけるデータファイルの蓄積状況をあらわす情報を、他の画像形成装置との間で共有する蓄積情報共有手順と、複数の画像形成装置のいずれかに蓄積されるデータファイルの読出し要求に応じて、読出し要求元へのデータファイルの転送を実行すべく、データファイルの蓄積状況をあらわす情報に基づき、読出し対象のデータファイルを蓄積する画像形成装置にアクセスするアクセス手順と、を上記画像形成装置に実行させることを特徴としたものである。また、本願の請求項１１に係る発明は、請求項１０に係る発明において、蓄積情報共有手順において、他の画像形成装置と同期して上記情報を更新することを特徴としたものである。また、本願の請求項１２に係る発明は、請求項９から１１のいずれか一項に係る発明において、管理情報として、蓄積手段の空き容量をあらわす情報が含まれており、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する手順において、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置が複数存在する場合には、更に、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置のうち、蓄積手段の空き容量をあらわす情報に基づいて、最も空き容量の大きい画像形成装置を特定することを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項１３に係る発明は、請求項９から１２のいずれか一項に係るファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体である。

本願の請求項１に係る発明によれば、画像形成装置において、
例えば機密性が高いデータファイルなどのデータファイルを蓄積するに際し、その蓄積先として、セキュリティレベルが高い画像形成装置が特定され、特定された画像形成装置が本機以外である場合には、データファイルが自動的に送信され、特定された画像形成装置が本機であった場合には、データファイルが自動的に本機に蓄積されるため、ユーザによる操作の煩雑化を招来することなく、ネットワーク上に存在するセキュリティ機能を有効利用して、データファイルを蓄積することができ、データファイルの漏洩を防止し、その安全を確保することができる。

また、本願の請求項２に係る発明によれば、ユーザからのデータファイルの読出し要求に応じて、要求元へファイルが自動的に転送されるため、ユーザによる操作の煩雑化を招来することなく、データファイルの読出しが可能である。

更に、本願の請求項５に係る発明によれば、複数の画像形成装置が接続されてなるシステムにおいて、例えば機密性が高いデータファイルなどのデータファイルを蓄積するに際し、その蓄積先として、セキュリティレベルが高い画像形成装置が特定され、特定された画像形成装置が本機以外である場合には、データファイルが自動的に送信され、特定された画像形成装置が本機であった場合には、データファイルが自動的に本機に蓄積されるため、ユーザによる操作の煩雑化を招来することなく、ネットワーク上に存在するセキュリティ機能を有効利用して、データファイルを蓄積することができ、データファイルの漏洩を防止し、その安全を確保することができる。

また、更に、本願の請求項６に係る発明によれば、ユーザからのデータファイルの読出し要求に応じて、要求元へファイルが自動的に転送されるため、ユーザによる操作の煩雑化を招来することなく、データファイルの読出しが可能である。

また、更に、本願の請求項７に係る発明によれば、各画像形成装置において、他の画像形成装置と同期して管理情報が更新されるため、異なる画像形成装置間で、常時、データファイルの蓄積状況に関する同じ情報を共有することができ、正確でかつ効率的なデータファイルの管理を行うことができる。

また、更に、本願の請求項８に係る発明によれば、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置が複数存在した場合には、蓄積手段の空き容量が大きい方の画像形成装置をデータファイルの蓄積先として特定することにより、蓄積先を分散させ、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置の各々で、蓄積手段への負担を軽減することができる。

また、更に、本願の請求項９に係る発明によれば、請求項５と同様の効果を奏することができる。

また、更に、本願の請求項１３に係る発明によれば、請求項５と同様の効果を奏することができる。

以下、本発明の実施形態について、添付図面を参照しながら説明する。なお、この実施形態では、特許請求の範囲に記載の画像形成装置として、多機能複合機（以下、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral）という）を取り上げる。

図１は、本発明の実施形態に係る端末及びＭＦＰを含むネットワークの構成を概略的に示す図である。このネットワーク１は、端末２と、プリンタ機能，ファクシミリ機能，コピー機能，スキャナ機能など複数の機能をもつ複数のＭＦＰ１０，２０，３０と、を有しており、これらは、ネットワークバス５を介して、互いにデータ送受信可能に接続されている。このネットワーク１では、例えば、端末２で処理された文書データや画像データ等のデータをＭＦＰ１０，２０，３０へ送信して、ＭＦＰ１０，２０，３０側でプリント又は蓄積したり、ＭＦＰ１０，２０，３０で原稿を読み込むことにより作成されたジョブデータを端末２へ送信して、端末２側で表示又は格納したりすることが可能である。

また、特に図示しないが、ネットワーク１は、ネットワークバス５を介して、インターネットに接続されてもよい。この場合、ＭＦＰ１０，２０，３０は、原稿に基づき作成したジョブデータを、例えば他のネットワーク上にある遠隔の端末へインターネット経由で送信したり、遠隔の端末からのジョブデータをインターネット経由で受信し、それに基づきプリント出力したりすることも可能である。また、ネットワーク１の構成として、実際には、例えばプロキシサーバ，メールサーバ，ルータ等の図１に示す構成以外も含まれるが、ここでは、それらを省略する。

図２は、ＭＦＰ１０の基本構成を示すブロック図である。なお、ここでは、ＭＦＰ１０を取り上げるが、本実施形態では、ＭＦＰ２０，３０も以下に説明するようなＭＦＰ１０と同様の基本構成や機能を有するものとする。

ＭＦＰ１０は、本体の基本制御を行うためのプログラム（所謂ファームウェアプログラム）に基づき各種の命令を実行させるなどして、ＭＦＰ１０内の各構成を制御するＣＰＵ１１と、ファームウェアプログラムを格納するＲＯＭ１２と、該プログラムの実行に必要なワークエリアや外部から送信されてきたジョブデータを一時的に格納するＲＡＭ１３と、ユーザによる装置の操作及び各種の設定入力を可能とするタッチパネル式の表示パネルを備えた操作部１４と、原稿を読み込んで画像データを作成する走査部１５と、ジョブデータに基づき用紙に対してプリントを実行する印刷部１６と、走査部１５で原稿が読み込まれることで作成された画像データ又は外部から送信されてきた各種のジョブデータを蓄積するハードディスクドライブ１７（図中の「ＨＤＤ」）と、ジョブデータ等のデータの送受信を外部と行なうインターフェースとなるネットワークインターフェースカード（図中の「ＮＩＣ」）１８と、を有している。これらの構成は、データ送受信可能に、バス１９を介して互いに接続されている。なお、ハードディスクドライブ１７は内蔵されたものに限らず、ＭＦＰ１０に外付けされるものであってもよい。

ＭＦＰ１０では、走査部１５で原稿を読み込むことにより作成された画像データ（以下、スキャンデータという）を取り扱う方式として、例えば、ファイル単位でハードディスクドライブ１７に蓄積し管理する方式（Scan to HDD），指定されたＦＴＰサーバへアップロードする方式（Scan to FTP），端末２側で設定された共有フォルダに直接に送信する方式（Scan to SMB）、及び、指定されたメールアドレス宛に電子メールの添付ファイルとして送付する方式（Scan to Email）等が設定されている。また、ハードディスクドライブ１７には、端末２からプリント出力用に送信されてきた画像データや文書データ等のジョブデータが蓄積されることも可能であり、これらのジョブデータも、スキャンデータと同様に、ファイル単位でハードディスクドライブ１７に蓄積され、管理され得る。以下、ハードディスクドライブ１７にファイル単位で蓄積され管理されるデータを、「データファイル」若しくは単に「ファイル」という。

また、ＭＦＰ１０に内蔵されるハードディスクドライブ１７内には、データファイルの蓄積先として、それぞれ固有のディレクトリ情報で特定されるボックスが複数登録されている。かかるボックスは、ユーザが必要に応じて新規に設定することが可能である。走査部１５による原稿読込みに伴い、データファイルをハードディスクドライブ１７に蓄積する場合、ユーザは、ジョブ実行に先立ち、予め登録されたボックスのいずれか又は新規に設定されたボックスを選択する。そして、ユーザがジョブ実行を指示すると、そのジョブ実行に伴い取得されたデータファイルが、選択されたボックスに蓄積される。

前述したように、ＭＦＰ２０，３０も、それぞれ、ＭＦＰ１０と同様の基本構成及び機能を共通して有しているが、本実施形態では、ＭＦＰ１０とＭＦＰ２０，３０との間には、ハードディスクドライブ１７への蓄積対象となるデータファイルを暗号化するセキュリティ機能としての暗号化機能の有無についての違いがあり、ＭＦＰ１０は暗号化機能を有しないが、ＭＦＰ２０，３０はそれを有している。そして、ＭＦＰ１０，２０，３０には、それぞれ、蓄積されるデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわすセキュリティレベル情報が設定されることで、各ＭＦＰ１０，２０，３０は、ネットワーク１上で、暗号化機能の有無について識別されるようになっている。具体的には、暗号化機能を有しないＭＦＰ１０に対して、セキュリティレベル情報が「１」が設定され、他方、暗号化機能を有するＭＦＰ２０，３０に対しては、セキュリティレベル情報「２」が設定されている。

このネットワーク１では、暗号化機能を有しないＭＦＰ１０を含め、各ＭＦＰ１０，２０，３０において、暗号化機能を使用しない通常モードと暗号化機能を使用するセキュリティモードが設定されている。ユーザは、ハードディスクドライブ１７へのデータファイルの蓄積を伴うジョブ実行に先立ち、蓄積対象となるデータファイルの機密性に応じて、通常モード又はセキュリティモードのいずれかを選択し、特に機密性が高いデータファイルに関して、セキュリティ強化を図るべく、ユーザによりセキュリティモードが選択された場合には、前述したセキュリティレベル情報に基づき、ＭＦＰ１０，２０，３０の中から最もセキュリティレベルの高いＭＦＰが特定され、そのＭＦＰに内蔵されたハードディスクドライブ１７内にデータファイルが蓄積されることとなる。

具体的に、暗号化機能を有しないＭＦＰ１０でセキュリティモードが選択された場合には、暗号化機能を有するＭＦＰ２０，３０のいずれかが最もセキュリティレベルの高いＭＦＰとして特定され、ジョブ実行に伴い作成されたデータファイルは、特定されたＭＦＰへ自動的に送信される。ＭＦＰ２０又は３０では、データファイルの受信に応じて、それを暗号化した上で、内蔵されたハードディスク１７内に蓄積する。他方、暗号化機能を有するＭＦＰ２０，３０でセキュリティモードが選択された場合には、暗号化機能を有するＭＦＰ２０，３０のいずれかが最もセキュリティレベルの高いＭＦＰとして特定され、ジョブ実行に伴い作成されたデータファイルは、特定されたＭＦＰ２０又は３０に自動的に蓄積されることとなる。

最もセキュリティレベルの高いＭＦＰを特定するために、ＭＦＰ１０，２０，３０の間で、前述したセキュリティレベル情報を含む各ＭＦＰ１０，２０，３０の管理情報を有するテーブル（以下、「ＭＦＰ管理テーブル」という）が共有されている。図３の（ａ）は、ＭＦＰ管理テーブルの一例をあらわす図である。このＭＦＰ管理テーブルは、ネットワークバス５を介して互いに接続される複数のＭＦＰ１０，２０，３０の各々に関した情報を含むテーブルであり、この例では、ＭＦＰ１０，２０，３０の「デバイス名」，各ＭＦＰ１０，２０，３０に蓄積されるファイルのセキュリティ信頼度をあらわす「セキュリティレベル」，ネットワーク１上での各ＭＦＰ１０，２０，３０を特定するためのアドレスである「ＩＰアドレス」，各ＭＦＰ１０の起動状態をあらわす「ステータス」が含まれている。本実施形態では、「セキュリティレベル」は、暗号化機能なしに相当する「１」、及び、暗号化機能ありに相当する「２」の２段階であらわされる。これらの情報は、各ＭＦＰ１０，２０，３０に実装されるＭＩＢ（Management Information Base）を介して取得される。

また、本実施形態では、ＭＦＰ１０，２０，３０の間で、各ＭＦＰ１０，２０，３０におけるデータファイルの蓄積状況をあらわす、より詳しくは、各ＭＦＰ１０，２０，３０のハードディスクドライブ１７内に登録されるボックスと、各ボックスに蓄積されたデータファイルや蓄積先ＭＦＰとの対応関係をあらわすボックス管理テーブルが共有されている。図３の（ｂ）は、ボックス管理テーブルの一例をあらわす図である。このボックス管理テーブルは、ネットワークバス５を介して互いに接続される複数のＭＦＰ１０，２０，３０の全て又は一部で設定されるボックスの各々に関した情報を含むテーブルであり、この例では、ボックスの名前をあらわす「ボックス名」，各ボックスにアクセスするための「パスワード」，データファイルの名前をあらわす「ファイル名」，データファイルの蓄積先となるＭＦＰをネットワーク１上で特定するための「蓄積先ＩＰアドレス」が含まれている。このボックス管理テーブルは、定期的に、若しくは、新たなデータファイルが蓄積されるなど、ボックス管理テーブルに変更が生じた場合に、ＭＦＰ１０，２０，３０間で同期して更新される。なお、ボックス管理テーブルに含まれる各種の情報は、対応するデータファイルが削除されるに伴い、削除される。

各ＭＦＰ１０，２０，３０において、これらＭＦＰ管理テーブル及びボックス管理テーブルは、ハードディスクドライブ１７に格納されており、電源投入時に、ＣＰＵ１１により読み出され、ＲＡＭ１３に一時的に保存される。各テーブルの参照に際しては、ＲＡＭ１３に保存された情報が読み出される。

ユーザがデータファイルの蓄積先を設定するに際し、各ＭＦＰ１０，２０，３０の操作部１４に組み込まれた表示パネル上には、図４に示すような画面が表示される。この例では、設定項目として、ＭＦＰ１０，２０，３０間で管理されるボックスの名前をあらわす「ボックス名」，ボックスへのアクセスが許可された正規ユーザを識別するための「パスワード」，蓄積対象とするデータファイルの暗号化の要否をあらわす「セキュリティモード」が設けられており、ボックス名として「Confidential」，パスワードとして８文字の文字列が入力され、セキュリティモードが「ＯＮ」に設定されている。

具体的に、ＭＦＰ１０，２０，３０間で図３の（ａ）及び（ｂ）にそれぞれ示すＭＦＰ管理テーブル及びボックス管理テーブルが共有される環境において、ＭＦＰ１０で、データファイルの蓄積を伴うジョブ実行に際し、図４に示すような画面上での設定が行われた場合、ＭＦＰ１０は、まず、ＭＦＰ管理テーブルに含まれる「セキュリティレベル」に基づき、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰとして、ＭＦＰ２０及び３０を特定する。更に、「ステータス」に基づき、ＭＦＰ２０が「レディ」状態にある一方、ＭＦＰ３０が「ダウン」状態にあると判断し、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰとして、ＭＦＰ２０を特定する。そして、ＭＦＰ１０は、蓄積対象であるデータファイルを、特定されたＭＦＰがＭＦＰ１０以外であるため、「ＩＰアドレス」に基づき、ＭＦＰ２０へ送信する。蓄積対象であるデータファイルを受信したＭＦＰ２０は、そのハードディスクドライブ１７内に登録されたボックス「Confidential」に蓄積する。かかる新たなデータファイルの蓄積に伴い、ボックス管理テーブルはＭＦＰ１０，２０，３０間で同期して更新される。

また、ＭＦＰ２０で、データファイルの蓄積を伴うジョブ実行に際し、図４に示すような設定が行われた場合には、ＭＦＰ２０は、同様に、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰとしてＭＦＰ２０を特定するが、この場合には、特定されたＭＦＰがＭＦＰ２０自体であるため、ＭＦＰ２０は、データファイルを、そのハードディスクドライブ１７内に登録されユーザにより設定されたボックス「Confidential」にそのまま蓄積する。この場合にも、新たなデータファイルの蓄積に伴い、ボックス管理テーブルはＭＦＰ１０，２０，３０間で同期して更新される。

更に、本実施形態では、各ＭＦＰ１０，２０，３０が、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰの特定と並行して、図４に示す画面上で設定されるボックス名「Confidential」及びパスワードとしての文字列を、それぞれ、図３の（ｂ）に示されるボックス管理テーブルにて管理される「ボックス名」及び「パスワード」と比較する処理を行う。そして、これらが一致した場合に限り、データファイルの蓄積を可能とし、他方、これらが一致しない場合には、ＭＦＰ１０の操作部１４に組み込まれた表示パネル上に、ボックスへのアクセスを許可しない旨をあらわすエラーメッセージを表示して、データファイルの蓄積を許可しない。

図５は、ネットワーク１に接続された各ＭＦＰ１０，２０，３０において、データファイルの蓄積を伴うジョブ実行に際して実行されるファイル蓄積処理についてのフローチャートである。なお、このフローチャート中の「本機」とは、ジョブの実行に伴い、ファイル作成処理を実行するＭＦＰをあらわす。

この処理では、まず、ハードディスクドライブ１７へのデータファイル蓄積要求を含むジョブ実行の指示があったか否かが判断される（＃１１）。その結果、指示がなかったと判断される場合には、ステップ＃１１が繰り返され、他方、指示があったと判断される場合には、続いて、ジョブが実行され、蓄積対象となるファイルが作成される（＃１２）。

その後、セキュリティモードがＯＮに設定されているか否かが判断される（＃１３）。その結果、セキュリティモードがＯＦＦに設定されていると判断された場合には、通常モード設定時の動作として、ジョブを実行した本機のハードディスクドライブ１７に、ステップ＃１２で作成されたファイルが蓄積され（＃１８）、その後、他の全てのＭＦＰと同期してボックス管理テーブルが更新された上で（＃１７）、処理が終了される。また、一方、セキュリティモードがＯＮに設定されていると判断された場合には、ＭＦＰ管理テーブルに基づき、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰが特定され（＃１４）、特定されたＭＦＰが本機以外であるか否かが判断される（＃１５）。

ステップ＃１５の結果、特定されたＭＦＰが本機以外でない、すなわち本機であると判断された場合には、ジョブを実行した本機のハードディスクドライブ１７に、ステップ＃１２で作成されたファイルが蓄積され（＃１８）、その後、他の全てのＭＦＰと同期してボックス管理テーブルが更新された上で（＃１７）、処理が終了される。また、一方、特定されたＭＦＰが本機以外であると判断された場合には、特定された本機以外のＭＦＰへファイルが送信される（＃１６）。送信されたファイルは送信先のＭＦＰにおいて蓄積されることとなる。ステップ＃１６の後、他の全てのＭＦＰと同期してボックス管理テーブルが更新される（＃１７）。すなわち、更新後のボックス管理テーブルは、今回作成されたファイルが送信先のＭＦＰに蓄積されているという情報を含むものとなる。以上で処理が終了される。

このように、各ＭＦＰ１０，２０，３０において、データファイルの蓄積に際し、ネットワーク１上に存在する最もセキュリティレベルの高いＭＦＰが特定され、特定されたＭＦＰが本機以外である場合には、データファイルが、特定されたＭＦＰに自動的に送信され蓄積されるため、暗号化機能を有しないＭＦＰ１０で作成されたデータファイルも、ユーザによる操作の煩雑化を伴わずに、安全に保護することが可能である。

本実施形態では、更に、各ＭＦＰ１０，２０，３０のハードディスクドライブ１７内に登録されるボックスに蓄積されたデータファイルの読出し要求が、ＭＦＰ本体の操作部１４から直接に、若しくは、ネットワーク１に接続される端末２側でＷｅｂブラウザを利用して遠隔に実行可能である。後者の方法では、各ＭＦＰ１０，２０，３０から情報をネットワーク１経由で送受信することで、ＭＦＰ１０の使用状況を確認したり、印刷パラメータの設定を管理したりすることができる、Ｗｅｂブラウザを利用した従来のＭＦＰ管理技術が適用可能である。

端末２からのＷｅｂブラウザを利用したデータファイルの読出し要求に際し、データファイルの蓄積先となるボックスを選択する上では、ＭＦＰ１０，２０，３０のいずれかにネットワーク１を介してアクセスした端末２側に、図３の（ｂ）に示すようなボックス管理テーブルに含まれる情報に基づき、ＭＦＰ１０，２０，３０間で管理されるボックスが選択可能に一覧表示される。図６には、ボックス選択画面の一例をあらわす。ユーザは、このボックス選択画面上で、読出し対象であるデータファイルが蓄積されたボックスを任意に選択することができる。

図６に示すようなボックス選択画面上でボックスのいずれかが選択された場合には、続いて、端末２側に、図３の（ｂ）に示すようなボックス管理テーブルに含まれる情報に基づき、選択されたボックスに蓄積されるデータファイルが選択可能に一覧表示される。図７には、データファイル選択画面の一例をあらわす。ここでは、図６に示すボックス選択画面上でボックス「Confidential」が選択された場合に対応して、そこに蓄積されるデータファイルが一覧表示される状態が示されている。ユーザは、このデータファイル選択画面上で、読出し対象であるデータファイルを任意に選択することができる。

具体的に、ＭＦＰ１０，２０，３０間で図３の（ａ）及び（ｂ）にそれぞれ示すＭＦＰ管理テーブル及びボックス管理テーブルが共有される環境において、端末２からＭＦＰ１０へのデータファイルの読出し要求に際し、読出し対象となるデータファイルとして、図６及び７にそれぞれ示すボックス選択画面及びファイル選択画面から、ボックス「Confidential」に蓄積されたデータファイル「20040813102156.pdf」が選択された場合、ＭＦＰ１０は、ボックス管理テーブルを参照し、該当するデータファイルの蓄積先となるＭＦＰ２０のＩＰアドレス「150.17.143.133」を取得する。その後、蓄積先となるＭＦＰ２０にアクセスし、読出し対象のデータファイル「20040813102156.pdf」のＭＦＰ１０への転送を要求する。その後、ＭＦＰ１０は、ＭＦＰ２０から転送されてきた読出し対象のデータファイル「20040813102156.pdf」を受信すると、それを直ちに端末２へ転送する。

また、端末２からＭＦＰ２０へのデータファイルの読出し要求に際し、読出し対象となるデータファイルとして、図６及び７にそれぞれ示すボックス選択画面及びファイル選択画面から、ボックス「Confidential」に蓄積されるデータファイル「20040813102156.pdf」が選択された場合には、ＭＦＰ２０は、同様に、ボックス管理テーブルを参照し、該当するデータファイルの蓄積先となるＭＦＰ２０のＩＰアドレス「150.17.143.133」を取得する。この場合には、読出し対象のデータファイルの蓄積先となるＭＦＰがＭＦＰ２０自体であるため、ＭＦＰ２０は、該当するデータファイル「20040813102156.pdf」を直ちに読み出し、端末２へ転送する。

図８は、端末２からのデータファイルの読出し要求に応じて、各ＭＦＰ１０，２０，３０で実行されるファイル読出し処理についてのフローチャートである。なお、図５のフローチャートの説明と同様に、このフローチャート中の「本機」とは、ユーザの指示に応じたジョブの実行に伴い、ファイル作成処理を実行したＭＦＰをあらわす。

この処理では、まず、端末２からデータファイルの読出し要求を伴うアクセスがあったか否かが判断される（＃２１）。その結果、アクセスがあったと判断された場合には、図３の（ｂ）に示すようなボックス管理テーブルを反映したボックス情報が端末２へ送信される（＃２２）。このボックス情報に基づき、端末２側では、複数のＭＦＰ１０，２０，３０で設定されるボックスが一覧表示される（図６参照）。

ステップ＃２２の後、端末２側でボックスが選択されたか否かが判断される（＃２３）。その結果、ボックスが選択されていないと判断された場合には、ステップ＃２３が繰り返され、他方、ボックスが選択されたと判断された場合には、図３の（ｂ）に示すようなボックス管理テーブルを反映したファイル情報が端末２へ送信される（＃２４）。このファイル情報に基づき、端末２側では、選択されたボックス内のファイルが一覧表示される（図７参照）。

ステップ＃２４の後、端末２側でファイルが選択されたか否かが判断される（＃２５）。その結果、ファイルが選択されていないと判断された場合には、ステップ＃２５が繰り返され、他方、ファイルが選択されたと判断された場合には、続けて、選択されたファイルが本機に蓄積されているか否かが判断される（＃２６）。その結果、選択されたファイルが本機に蓄積されていると判断された場合には、そのファイルが読み出され、端末２へ転送される（＃２７）。他方、選択されたファイルが本機以外に蓄積されていると判断された場合には、読出し対象であるファイルの蓄積先であるＭＦＰに対して、本機へのファイルの転送が要求される（＃２８）。

ステップ＃２８の後、読出し対象であるファイルが転送されてきたか否かが判断される（＃２９）。その結果、ファイルが転送されてきていないと判断された場合には、ステップ＃２８へ戻り、それ以降のステップが繰り返される。また、一方、ファイルが転送されてきたと判断された場合には、そのファイルが端末２へ転送される（＃２７）。以上で処理が終了される。

このように、各ＭＦＰ１０，２０，３０では、データファイルの読出し要求に応じて、読出し対象のデータファイルの蓄積先であるＭＦＰが本機以外である場合に、読出し対象のデータファイルの蓄積先へのアクセスが自動的に行われ、データファイルの転送が要求されるため、ユーザによる操作の煩雑化を伴わずに、データファイルの読出しが可能である。

図５及び８のフローチャートであらわすファイル蓄積処理及びファイル読出し処理は、ＭＦＰ１０，２０，３０に格納されるプログラムが読み出されることで実行されるが、かかるプログラムは、ＭＦＰ１０，２０，３０のＣＰＵ１１による制御の基になるプログラムの一部として予め組み込まれるものであっても、あるいは、ファイル管理プログラムとして、例えばＣＤ−ＲＯＭ（不図示）又はフロッピー（登録商標）ディスク等の外部記録媒体を用いて若しくはネットワーク経由でダウンロードされることで、ＭＦＰ１０，２０，３０に追加的に格納されるものであってもよい。

なお、本発明は、例示された実施形態に限定されるものでなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の改良及び設計上の変更が可能であることは言うまでもない。

例えば、図３の（ａ）に示すようなＭＦＰ管理テーブルに、各ＭＦＰ１０，２０，３０のハードディスクドライブ１７の空き容量をあらわす情報が含まれてもよい。最もセキュリティレベルの高いＭＦＰが複数存在した場合には、かかるＭＦＰ管理テーブルに基づき、ハードディスクドライブ１７の空き容量が大きい方のＭＦＰを判別することが可能であり、それを蓄積先として特定することにより、結果として、蓄積先を分散させ、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰの各々で、ハードディスクドライブへの負担を軽減することができる。

また、各ＭＦＰに、暗号化機能に加え、それと異なるセキュリティ機能が採用される場合、若しくは、セキュリティレベルの異なる暗号化機能が採用される場合等に応じて、ネットワーク上に存在するＭＦＰのセキュリティレベルが３段階以上に区別されて設定されてもよい。かかる場合には、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰがファイルの蓄積先として設定不可であれば（例えばＭＦＰ起動されていない場合、若しくは、ハードディスクドライブの空き容量が所定以下になっている場合など）、ファイルの蓄積先として、セキュリティレベルの１段階低いＭＦＰを特定するようにしてもよい。

更に、前述した実施形態では、複数のＭＦＰ間でセキュリティレベル情報を含む管理情報が共有され、その管理情報に基づき、複数のＭＦＰが互いに連係して、データファイルが安全に保護されたが、例えばＭＦＰ１０のみにおいて、本機の管理情報とともに他のＭＦＰ２０，３０の管理情報を保有させておき、その管理情報に基づき、最もセキュリティレベルの高いＭＦＰを特定し、データファイルを送信するようにしてもよい。この場合にも、ＭＦＰ１０からのデータファイルの蓄積要求に応じて、データファイルを安全に保護することができる。

本発明の実施形態に係る端末及び複数のＭＦＰを含むネットワークの構成を概略的に示す図である。 上記ＭＦＰの基本構成を示す図である。 （ａ）複数のＭＦＰ間で共有されるＭＦＰ管理テーブルの一例を示す図である。 （ｂ）複数のＭＦＰ間で共有されるボックス管理テーブルの一例を示す図である。 上記ＭＦＰの操作部を示す図である。 上記各ＭＦＰで実行されるファイル蓄積処理についてのフローチャートである。 データファイル読出し要求時に端末側で表示されるボックス選択画面をあらわす図である。 データファイル読出し要求時に端末側で表示されるデータファイル選択画面をあらわす図である。 上記各ＭＦＰで実行されるデータファイル読出し処理についてのフローチャートである。

符号の説明

１…ネットワーク，２…端末，１０，２０，３０…多機能複合機（ＭＦＰ），１１…ＣＰＵ，１２…ＲＯＭ，１３…ＲＡＭ，１４…操作部，１５…走査部，１６…印刷部，１７…ハードディスクドライブ（ＨＤＤ），１８…ネットワークインターフェースカード。

Claims (13)

1. 外部の画像形成装置とデータファイル送受信可能に接続された画像形成装置において、
   自装置で作成したデータファイル及び外部の装置から送信されてきたデータファイルを蓄積する蓄積手段と、
   上記蓄積手段に蓄積されたデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわす自装置のセキュリティレベル情報を含む自装置の管理情報及び外部の画像形成装置の管理情報を保有する情報保有手段と、
   上記情報保有手段により保有されるセキュリティレベル情報に基づき、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する特定手段と、
   上記特定手段により特定された画像形成装置が外部の画像形成装置であった場合に、特定された画像形成装置へ該画像形成装置におけるデータファイルの蓄積を目的としてデータファイルを自動的に送信し、上記特定手段により特定された画像形成装置が自装置であった場合には、データファイルを自動的に自装置に蓄積する送信手段と、を有していることを特徴とする画像形成装置。
2. 更に、データファイルの読出し要求に応じて、読出し対象のデータファイルが蓄積された画像形成装置が外部の画像形成装置であった場合に、読出し要求元へのデータファイルの転送を実行すべく、読出し対象のデータファイルが蓄積された画像形成装置にアクセスするアクセス手段、を有していることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 更に、上記蓄積手段におけるデータファイルの蓄積状況をあらわす情報を、外部の画像形成装置との間で共有する蓄積情報共有手段を有し、
   上記蓄積情報共有手段が、外部の画像形成装置と同期して上記情報を更新することを特徴とする請求項１又は２に記載の画像形成装置。
4. 上記情報保有手段には、上記管理情報として、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報が含まれており、
   上記特定手段は、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置が複数存在する場合には、更に、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置のうち、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報に基づいて、最も空き容量の大きい画像形成装置を特定することを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の画像形成装置。
5. データファイルを蓄積する蓄積機能をそれぞれ備えた複数の画像形成装置が互いに接続されてなる画像形成システムにおいて、
   上記各画像形成装置が、
   自装置で作成したデータファイル及び外部の装置から送信されてきたデータファイルを蓄積する蓄積手段と、
   上記蓄積手段に蓄積されたデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわす自装置のセキュリティレベル情報を含む各画像形成装置の管理情報を、他の画像形成装置との間で共有する情報共有手段と、
   上記情報共有手段により共有されるセキュリティレベル情報に基づき、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する特定手段と、
   上記特定手段により特定された画像形成装置が他の画像形成装置であった場合に、特定された画像形成装置へデータファイルを自動的に送信し、上記特定手段により特定された画像形成装置が自装置であった場合には、データファイルを自動的に自装置に蓄積する送信手段と、を有していることを特徴とする画像形成システム。
6. 上記各画像形成装置は、
   更に、上記各画像形成装置の蓄積手段におけるデータファイルの蓄積状況をあらわす情報を、他の画像形成装置との間で共有する蓄積情報共有手段と、
   上記複数の画像形成装置のいずれかに蓄積されるデータファイルの読出し要求に応じて、読出し要求元へのデータファイルの転送を実行すべく、上記データファイルの蓄積状況をあらわす情報に基づき、読出し対象のデータファイルを蓄積する画像形成装置にアクセスするアクセス手段と、を有していることを特徴とする請求項５に記載の画像形成システム。
7. 上記各画像形成装置における蓄積情報共有手段が、他の画像形成装置と同期して上記情報を更新することを特徴とする請求項６に記載の画像形成システム。
8. 上記情報共有手段には、上記管理情報として、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報が含まれており、
   上記特定手段は、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置が複数存在する場合には、更に、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置のうち、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報に基づいて、最も空き容量の大きい画像形成装置を特定することを特徴とする請求項５から７のいずれか一項に記載の画像形成システム。
9. それぞれデータファイルを蓄積する蓄積手段を備えた複数の画像形成装置が互いに接続されてなる画像形成システムに含まれる画像形成装置に、
   蓄積されたデータファイルのセキュリティ信頼度をあらわす自装置のセキュリティレベル情報を含む上記複数の画像形成装置の管理情報を、他の画像形成装置との間で共有する手順と、
   他の画像形成装置との間で共有されるセキュリティレベル情報に基づき、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する手順と、
   特定された画像形成装置が他の画像形成装置であった場合に、特定された画像形成装置へデータファイルを自動的に送信し、特定された画像形成装置が自装置であった場合には、データファイルを自動的に自装置に蓄積する手順と、を実行させるファイル管理プログラム。
10. 更に、上記複数の画像形成装置の蓄積手段におけるデータファイルの蓄積状況をあらわす情報を、他の画像形成装置との間で共有する蓄積情報共有手順と、
    上記複数の画像形成装置のいずれかに蓄積されるデータファイルの読出し要求に応じて、読出し要求元へのデータファイルの転送を実行すべく、上記データファイルの蓄積状況をあらわす情報に基づき、読出し対象のデータファイルを蓄積する画像形成装置にアクセスするアクセス手順と、
    を上記画像形成装置に実行させる請求項９に記載のファイル管理プログラム。
11. 上記蓄積情報共有手順において、他の画像形成装置と同期して上記情報を更新する請求項１０に記載のファイル管理プログラム。
12. 上記管理情報として、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報が含まれており、
    上記最もセキュリティレベルの高い画像形成装置を特定する手順において、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置が複数存在する場合には、更に、最もセキュリティレベルの高い画像形成装置のうち、上記蓄積手段の空き容量をあらわす情報に基づいて、最も空き容量の大きい画像形成装置を特定する請求項９から１１のいずれか一項に記載のファイル管理プログラム。
13. 請求項９から１２のいずれか一項に記載のファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体。

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