JP6369140B2 - 情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び情報処理システム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び情報処理システムに関する。

名刺に記載された文字列を、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理により、光学的に読み取り、得られた情報を管理する名刺管理システムがある。このような名刺管理システムは、名刺に記載された、組織を構成する部門名と、その部門に所属する人物の名前とを、関連付けて管理することができる。

特許文献１は、ＯＣＲ処理により名刺を読み取り、読取によって得られた情報を名刺ごとにデータベースに格納し、要求に応じて、その情報を修正、加工又は削除を行える名刺ＯＣＲ処理システムを開示している。

特許文献２は、複数の名刺を一度に読み取った読み取り画像から、名刺ごとの画像と情報を取得し、取得画像と取得情報とに基づき、ページ単位で名刺を管理する名刺管理データを生成／更新するシステムを開示している。

名刺管理システムに登録された情報を用いて、ある企業の組織図を把握し、営業活動に活用したいという要求がある。しかしながら、従来の名刺管理システムでは、実際に名刺を取得している人物の情報しか管理することができない。従って、本来、重点的に営業活動を行うべきである可能性のある、名刺を取得としていない人物又は該人物の属する組織に対して、効果的な営業活動を行うことができなかった。

本発明は、このような問題に鑑みてなされたものであり、名刺の情報を用いて、効果的な営業活動を行えるようにすることを目的とする。

上述した課題を解決し目的を達成するため、本発明の一実施形態における情報処理装置は、
名刺の情報を得る名刺読取装置、前記名刺から得た情報を処理する情報処理装置、及び前記情報処理装置と通信可能な端末装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムにおける情報処理装置であって、
組織を構成する区分を表す区分情報と該区分の構成員の情報とを有する組織情報を、組織ごとに記憶する記憶部と、
前記組織情報と、前記名刺読取装置によって名刺から得られた前記区分情報および該区分の構成員の情報とに基づき、名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とが識別可能となるよう前記組織情報を更新する更新部と、
前記更新部による更新に基づき、前記名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とに応じた態様で出力するための出力情報を生成する生成部と、
前記生成部により生成された出力情報を前記端末装置に出力する出力部と
を有する。

本発明によれば、名刺の情報を用いて、効果的な営業活動を行えるようになる。

本発明の一実施形態に係るシステムの概略図。 本発明の一実施形態に係る情報処理装置又は情報端末のハードウェア構成図。 本発明の一実施形態に係るシステムの機能ブロック図。 組織情報を格納する組織情報管理テーブルの例を表す図。 役職情報を格納する役職情報管理テーブルの例を表す図。 会社情報を格納する会社情報管理テーブルの初期状態の例を表す図。 会社情報を格納する組織情報管理テーブルの例を表す図。 出力設定情報を格納する出力設定情報管理テーブルの例を表す図。 ユーザ設定情報を格納するユーザ設定情報管理テーブルの例を表す図。 本発明の一実施形態に係る名刺読取装置が表示する名刺読取画面の例を表す図。 本発明の一実施形態に係る情報処理装置が出力する出力画面の例を表す図。 本発明の一実施形態に係る情報処理装置が出力する出力画面の別の例を表す図。 本発明の一実施形態に係る情報処理装置が実行する初期処理の例を表す図。 本発明の一実施形態に係る情報処理装置が実行する更新処理の例を表す図。 本発明の一実施形態に係る情報処理装置が実行する出力処理の例を表す図。 本発明の一実施形態に係るシステムが実行する動作例を表すシーケンス図。 本発明の一実施形態に係るシステムの概略図。

以下、図を用いて、本発明の実施形態について説明する。

１．システム
２．ハードウェア構成
３．機能
４．動作例
初期処理
更新処理
出力処理
システムの動作例
５．効果

≪１． システム≫
図１は、本発明の一実施形態に係るシステム１の概略図である。システム１は、名刺の情報を管理する情報処理装置１００と、名刺を読み取る名刺読取装置２００と、投資家向け情報や人事情報を電子媒体で提供する情報提供装置３００と、営業活動を行う営業員の情報端末４００とを有する。情報処理装置１００と、名刺読取装置２００と、情報提供装置３００と、情報端末４００とは、ネットワーク２を介して、互いに通信することができる。なお、情報処理装置１００は、図１７に示されるように、１以上の情報処理装置１００−１〜１００−ｎにより構成されてもよい。

情報処理装置１００は、管理対象となる組織が有する、所定の下位組織を予め定義して管理する。例えば、情報処理装置１００は、管理対象が会社である場合、営業活動を行う上で重要となる、所定の下位組織である、経営企画、総務、法人営業、情報システム、資材（資材調達）の５つの部門又は部署を予め定義する。

さらに、情報処理装置１００は、下位組織ごとに一般的に設けられる、役割を予め定義して管理する。例えば、情報処理装置１００は、管理対象が会社である場合、役員、事業部長、部長、課長、担当者の５つの役職を予め定義する。そして、情報処理装置１００は、全ての下位組織の、全ての役職ごとに、名刺の取得有無を管理することができる。以下では、情報処理装置１００が、会社を管理対象とする場合の例を用いて説明する。

営業員は、名刺を取得すると、名刺読取装置２００を用いて、名刺に記載された組織、部門及び氏名の情報を読み取る。名刺読取装置２００は、読み取った情報を、ネットワーク２を介して、情報処理装置１００に送信する。情報処理装置１００は、組織、部門及び氏名の情報を受信し、受信した情報を、予め定義された部門及び役職の何れかに対応させて、格納する。

情報処理装置１００は、名刺の情報を受信した役職と、そうでない役職とを区別して管理する。そして、情報処理装置１００は、営業活動を行おうとする営業員の使用する、情報端末４００からの問い合わせに応じて、ある組織の全ての部門及び役職における名刺の情報の受信の有無を、視覚的に出力する。詳しくは後述するが、図１１、図１２は、情報処理装置１００が出力する画面の例を表している。ここでは、情報処理装置１００は、名刺の情報の有無を、役職及び氏名の文字色の濃淡で表している。

なお、情報処理装置１００は、名刺の情報を取得していない役職の人物名を、情報提供装置３００から、ネットワーク２を介して受信することができる。情報提供装置３００は、例えば、人事情報や投資家向け情報を提供するＷｅｂサーバであり、情報処理装置１００は、情報提供装置３００から送信された情報を用いて、ある組織の、ある部門を構成する一部又は全ての役職の人物名を、予め特定することができる。

このように、本発明の一実施形態におけるシステム１は、予め定義された下位組織の役割ごとに、名刺を取得したか否かを管理する。そして、システム１は、各役割を担う人物の名刺の取得の有無を、営業員の使用する情報端末４００に出力することができる。これにより、営業員は、主に、名刺を取得していない人物に対して、営業活動を行うべきであるとの示唆を得ることができ、有効な営業戦略を練ることができるようになる。

≪２． ハードウェア構成≫
図２は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置１００、情報提供装置３００及び情報端末４００のハードウェア構成図である。情報処理装置１００、情報提供装置３００及び情報端末４００は、ＣＰＵ１１と、ＲＡＭ１２と、ＲＯＭ１３と、ＨＤＤ１４と、ＮＩＣ（Network Interface Card）１５と、キーボード１６と、マウス１７と、ディスプレイ１８とを有する。

ＣＰＵ１１は、情報処理装置１００、情報提供装置３００又は情報端末４００の動作制御を行うプログラムを実行する。当該プログラムは、後述する機能の一部又はすべてを実行するよう、情報処理装置１００、情報提供装置３００又は情報端末４００の動作を制御する。ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１のワークエリアを構成する。ＲＯＭ１３は、情報処理装置１００、情報提供装置３００又は情報端末４００を起動させるシステムプログラムを記憶する。ＨＤＤ１４は、情報処理装置１００、情報提供装置３００又は情報端末４００の動作を管理するオペレーティング・システム（ＯＳ）や、ＯＳの動作に必要なデータを記憶する。また、ＨＤＤ１４は、アプリケーションやユーザデータを記憶する。なお、情報端末４００は、ＨＤＤ１４の代わりに、フラッシュメモリを有しても良い。

ＮＩＣ１５は、ＬＡＮに接続するためのＮＩＣ（Network Interface Card）である。なお、情報端末４００は、ＮＩＣ１５の代わりに、無線通信装置を備えても良い。キーボード１６及びマウス１７は、情報処理装置１００、情報提供装置３００の管理者等から入力を受け付ける装置である。なお、情報端末４００は、キーボード１６及びマウス１７の代わりに、タッチセンサを備えていても良い。ディスプレイ１８は、情報処理装置１００、情報提供装置３００又は情報端末４００のユーザに対して情報を提示する装置である。バス１９は、上記装置を電気的に接続する。

なお、情報処理装置１００又は情報提供装置３００は、サーバー向けのコンピュータとして動作し、ネットワークを介して接続された、他のクライアントに対して、情報を入出力してもよい。この場合、情報処理装置１００又は情報提供装置３００は、キーボード１６、マウス１７及びディスプレイ１８を備えていなくても良い。

また、情報処理装置１００又は情報提供装置３００は、単一の筐体を有しても良いし、複数の筐体によって構成されても良い。例えば、情報処理装置１００又は情報提供装置３００は、データの格納領域として、ＨＤＤ１４の代わりに、ネットワーク上のストレージ領域を使用しても良い。

≪３． 機能≫
図３は、本発明の一実施形態に係るシステム１の機能ブロック図である。システム１の情報処理装置１００は、記憶部１０１と、外部情報取得部１０２と、構成部１０３と、名刺情報取得部１０４と、更新部１０５と、問合せ受付部１０６と、読込部１０７と、生成部１０８と、出力部１０９とを有する。

記憶部１０１は、図２に示されるＨＤＤ１４によって実現され、組織情報１５１と、役職情報１５２と、会社情報１５３と、出力設定情報１５４と、ユーザ設定情報１５５とを記憶することができる。

組織情報１５１は、一の会社を構成する部門の部門コードと名称とを関連付けて記憶する。図４は、組織情報１５１を格納する組織情報管理テーブルの例を表す。図４に示されるように、組織情報管理テーブルは、部門コードと、名称の項目を有する。部門コードは、部門を特定するための識別子である。名称は、部門の部門名の名前を表す。図４は、会社に属する５つの部門「経営企画」、「法務」、「法人営業」、「情報システム」、「資材」の部門コードと名称とを定義する例を表している。

役職情報１５２は、組織情報１５１において定義された、一の下位組織を構成する構成員の役職を表す役職コードと、その名称とを関連付けて記憶する。図５は、役職情報１５２を格納する役職情報管理テーブルの例を表す。図５に示されるように、役職情報管理テーブルは、役職コードと、名称の項目を有する。役職コードは、役職を特定するための識別子である。名称は、役職の名前を表す。図５は、「代表取締役社長」を除き、会社における部門ごとに設けられる役職を定義している。

会社情報１５３は、一の会社ごとに設けられる、社員の情報を記憶する情報である。図６、図７は、会社情報１５３を格納する会社情報管理テーブルの例を表す。図６、図７に示されるように、会社情報管理テーブルは、社員コードと、名前と、所属部門名と、部門コードと、役職コードと、更新日と、名刺有無との項目を有する。

社員コードは、社員を特定するための識別子である。名前は、社員の名称である。所属部門名は、名刺に記載された、社員の属する実際の部門名である。部門コードは、図４に示される組織情報１５１において定義される部門のうち、社員の属する実際の部門名と対応する部門の部門コードを表す。役職コードは、図５に示される役職情報１５２のうち、社員の役職と対応する役職の役職コードを表す。更新日は、当該エントリが最後に更新された日の日付を表す。名刺有無は、当該エントリに係る社員の名刺を取得しているか否かを表す（「有」は、名刺を取得しており、「無」は、名刺を取得していないことを表す）。

なお、図６は、ある会社に対する会社情報１５３が作成された直後の状態の会社情報１５３を表し、図７は、その会社の会社情報１５３が、営業員が読み取った名刺の情報により、更新された例を表している。

出力設定情報１５４は、各会社の情報を出力する際に用いられる設定情報である。図８は、出力設定情報１５４を格納する出力設定情報管理テーブルの例を表す。図８に示されるように、出力設定情報管理テーブルは、会社コードと、会社名と、表示順と、子会社コードとの項目を有する。

会社コードは、会社を特定するための識別子である。会社名は、会社の名前である。表示順は、ある会社の部門の情報を出力する場合の、部門を出力する順序を、部門コードで指定する。例えば、表示順が、「101,102,103,104,105」である場合、「経営企画、総務、法人営業、情報システム、資材」の順序で、部門の情報が出力される。子会社コードは、その会社に子会社（関連会社）が存在する場合、その子会社の会社コードを表す。

ユーザ設定情報１５５は、当該情報処理装置１００を利用するユーザ（営業員）ごとの、部門の情報の出力設定を定義する。図９は、ユーザ設定情報１５５を格納するユーザ設定情報管理テーブルの例を表す。図９に示されるように、ユーザ情報管理テーブルは、ユーザ名と表示順の項目を有する。

ユーザ名は、当該情報処理装置１００にログインするユーザを識別するユーザ名であり、表示順は、このユーザに対して部門の情報を出力すする場合の、部門を出力する順序を指定する。ユーザ設定情報１５５における表示順は、図８に示される出力設定情報１５４において定義された表示順より優先されても良い。ユーザ設定情報１５５は、ユーザにより、適宜変更可能である。

図３に戻り、外部情報取得部１０２は、図２に示されるＣＰＵ１１又はＮＩＣ１５の処理によって主に実現され、情報提供装置３００の送信部３０１から送信された、人事情報又は投資家向け情報のような、外部情報を取得する。外部情報は、会社名と、所属部門名と、役職の名称と、社員の名前とを含む。外部情報は、例えば、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式で、ネットワークを介して取得される。

また、外部情報取得部１０２は、名刺読取装置２００の読取部２０１が、紙媒体（例えば、新聞、冊子又は配布資料等）をスキャンすることによって得た、外部情報を取得しても良い。外部情報取得部１０２は、ＯＣＲ処理によって電子化された外部情報を取得することができる。

構成部１０３は、図２に示されるＣＰＵ１１の処理によって主に実現され、記憶部１０１に予め構成された組織情報１５１と役職情報１５２を用いて、ある会社の会社情報１５３を格納する会社情報管理テーブルを構成する。また、構成部１０３は、外部情報取得部１０２から外部情報を受け取り、会社情報管理テーブルを更新する。これにより、例えば、図６に示されるように、会社情報管理テーブルが構成される。

具体的には、構成部１０３は、図４に示される組織情報管理テーブルと、図５に示される役職情報管理テーブルとを読み込む。そして、構成部１０３は、何れの部門にも属さない「代表取締役社長」のエントリと、５つの部門に対する５つの役職「役員」、「事業部長」、「部長」、「課長」、「担当者」のエントリを有する、会社情報管理テーブルを作成する。

構成部１０３は、作成した各エントリに対して「社員コード」を割り当て、「名前」、「所属部門名」の項目を空欄にし、「部門コード」又は「役職コード」の項目に、図４、図５に示される「部門コード」又は「役職コード」を格納する。そして、構成部１０３は、「更新日」の項目に、会社情報管理テーブルを作成した日付を格納し、「名刺有無」の項目に、「無」を格納する。ここでは、構成部１０３は、合計２６個のエントリを作成することができる。

その後、構成部１０３は、外部情報が利用可能である場合、外部情報取得部１０２から取得した外部情報のうち、会社名を用いて、会社情報管理テーブルを特定する。次いで、構成部１０３は、外部情報に含まれる、所属部門名と、役職の名称と、社員の名前とを、作成した会社情報管理テーブルに格納する。外部情報に含まれる人物の所属部門名と対応する部門コードは、予め用意された、所存部門名と部門コードとを関連付けるデータベースにより、自動的に対応付けられてもよいし、営業員により手動で対応付けられてもよい。

ここでは、社員「佐藤 一郎」、「中村 二郎」、「小林 三郎」、「加藤 四郎」、「坂本 八」、「林 九子」の、各所属部門名と、役職とが、外部情報から取得できたものとして、図６の会社情報管理テーブルが更新されている。なお、組織の代表「代表取締役社長」である「佐藤 一郎」の「所属部門名」は、空欄とする。

名刺情報取得部１０４は、図２に示されるＣＰＵ１１及びＮＩＣ１５の処理により実現され、名刺読取装置２００の読取部２０１から送信された名刺情報を取得する。

ここで、名刺読取装置２００の読取部２０１から送信される名刺情報を説明する。名刺読取装置２００の読取部２０１は、営業員が指定した名刺を読み込み、図１０に示される操作画面を通じて、名刺の情報を読み取る。営業員は、まず、読み取る名刺を選択し、さらに、その名刺の人物の所属する部門の部門名を、予め用意された５つの選択肢から選択する。

図１０に示される、所属する部門の５つの選択肢は、図４に示される５つの部門と対応する。名刺読取装置２００の読取部２０１は、選択された名刺に記載された、「会社名」、「所属部門名」、「役職の名称」、「名前」と、選択された部門名を、情報処理装置１００の名刺情報取得部１０４に送信する（これらをまとめて「名刺情報」とする）。図１０に示される例では、営業員による選択と、決定ボタンの押下により、以下の名刺情報が、情報処理装置１００に送信される。

会社名 「日本株式会社」
名前 「中村 二郎」
所属部門名「経営企画部」
役職 「役員」
部門名 「経営企画」
名刺情報取得部１０４は、ネットワーク２を介して、上述した名刺情報を随時取得し、その名刺情報を更新部１０５に渡す。

更新部１０５は、図２に示されるＣＰＵ１１の処理により実現され、名刺情報取得部１０４から受け取った名刺情報を用いて、記憶部１０１に記憶された会社情報１５３を更新する。

具体的には、更新部１０５は、名刺情報に含まれる「会社名」を用いて、例えば、図６に示される、一の会社の会社情報管理テーブルを特定する。次いで、更新部１０５は、名刺情報に含まれる「部門名」と「役職」を、図４に示される組織情報１５１及び図５に示される役職情報１５２を用いて、「部門コード」と「役職コード」に変換する。次いで、更新部１０５は、この「部門コード」と「役職コード」により特定されるエントリに、名刺情報に含まれる「名前」と「所属部門名」とを格納する。

また、更新部１０５は、「更新日」の項目に、名刺情報を受け取った日時を格納し、「名刺有無」の項目に、「有」を格納する。図７は、更新された会社情報管理テーブルを表す。図７の例では、図１０において示した「中村 二郎」のほか、「田中 六郎」、「山田 七郎」、「林 九子」の名刺が取得されている。

なお、更新部１０５は、「部門コード」と「役職コード」とが同じであるが、異なる名前の社員の名刺情報を受け取った場合には、新たな社員コードを有する、新たなエントリを生成してもよい。例えば、各部門に所属する「課長」や「担当者」は、複数存在することが想定される。

更新部１０５は、名刺情報取得部１０４から名刺情報を受け取るたびに、会社情報管理テーブルを更新しても良いし、名刺情報取得部１０４から一定の量の名刺情報を受け取った段階で、会社情報管理テーブルをまとめて更新しても良い。

問合せ受付部１０６は、図２のＣＰＵ１１の処理により実現され、情報端末４００の問合せ送信部４０１から送信された問合せを受け付ける。ここで、情報端末４００の問合せ送信部４０１から送信された問合せは、情報端末４００を操作する営業員のユーザ名と、情報を表示させる対象となる会社の会社名を含む。問合せ受付部１０６は、問合せを受け取った旨と、問合せに含まれるユーザ名と会社名とを、読込部１０７に通知する。

なお、情報端末４００の問合せ送信部４０１は、図２のＣＰＵ１１の処理により実現され、ウェブブラウザやアプリケーションの画面上での、営業員の操作入力を受け付け、あるの会社の会社情報を出力するよう、情報処理装置１００に要求する。営業員は、ユーザ名及び会社名を、自ら入力するか、予め用意されたリストから選択することにより、指定される。

読込部１０７は、図２のＣＰＵ１１の処理により実現され、記憶部１０１から、問合せ受付部１０６から通知された会社名に対応する、会社情報管理テーブルを読み込む。また、読込部１０７は、記憶部１０１の出力設定情報１５４を参照し、問合せ受付部１０６から通知された会社名に対応する表示順と子会社コードとを読み込む。

ここで、読込部１０７は、子会社コードが存在する場合、出力設定情報１５４を参照し、さらに子会社コードと対応する子会社の会社コード、会社名、表示順を読み込む。そして、読込部１０７は、記憶部１０１から、その子会社の会社名に対応する、子会社の会社情報管理テーブル（図示しない）を読み込む。

さらに、読込部１０７は、記憶部１０１のユーザ設定情報を参照し、問合せ受付部１０６から通知されたユーザ名に対応する、表示順を読み込む。読込部１０７は、読み込んだこれらの情報を、生成部１０８に渡す。

生成部１０８は、図２のＣＰＵ１１の処理により実現され、読込部１０７から受け取った情報を用いて、出力する会社情報の出力イメージを生成する。生成部１０８が生成する出力イメージの例を、図１１、図１２に示す。生成部１０８は、各部門に属する各役職の人物の名前を、名刺を取得しているか否かを区別できるように、出力イメージを生成する。生成部１０８は、生成した出力イメージを、出力部１０９に渡す。

図１１、図１２の例では、生成部１０８は、名刺を取得しているか否かを、役職名及び社員の名前の文字色の濃淡で表す。生成部１０８は、この例の他に、文字色の色や、大きさや、その他のラベルやアイコン等を使用することにより、名刺を取得しているか否かを表すことができる。

具体的に説明すると、生成部１０８は、読込部１０７から受け取った、会社情報管理テーブルに格納された情報を用いて、５つの部門に属する各役職の人物の名前を、階層的に表す出力イメージを生成する。ここで、生成部１０８は、「役員等」という項目を、５つの部門と同じ階層に設け、部門横断的に、各部門に属する役員の名前をリストすることができる。

また、生成部１０８は、読込部１０７から受け取った子会社の会社名を、上記の「役員等」及び５つの部門とともに、出力しても良い。図１１に示される例では、子会社の会社名は、「役員等」及び５つの部門名とは、別個に出力される。また、図１１のに示される例では、子会社の会社名のみが表示され、子会社を構成する部門や社員の情報は出力されない。ここでは、子会社の名前がハイパーリンクを構成し、子会社の名前の選択により、子会社の会社情報が表示されるよう構成されても良い。

また、図１２に示される例では、子会社の会社情報が、「役員等」及び５つの部門名と、並列に表示される。図１２に示される例では、子会社を構成する部門や社員の情報が、同一の画面上で閲覧できるよう、出力イメージが出力される。図１２の例では、ユーザが明示的に選択した「日本物流株式会社」の部門等が、ツリー状に表示されている一方、選択されていない「日本情報株式会社」の部門等は、表示されていない。また、図１２の例では、「日本物流株式会社」の各部門に属する社員の情報は表示されていないが、ユーザが部門名を選択することで、社員の情報が表示されても良い。

また、生成部１０８は、５つの部門の情報を出力する際に、読込部１０７から受け取った表示順を用いる。さらに、生成部１０８は、ユーザ設定情報から読み込まれた表示順が存在する場合には、その表示順を優先して用いて、５つの部門の表示順序を変更する。例えば、生成部１０８は、図９の「山崎 経」というユーザが、「日本株式会社」の情報を出力する場合には、出力設定情報１５４から読み込まれた表示順を使用しない。代わりに、生成部１０８は、ユーザ設定情報１５５から読み込まれた表示順「101,103,105,104,102」を使用し、「経営企画、法人営業、資材、情報システム、総務」の順序で、情報を出力することができる（図１１）。

生成部１０８は、既存の任意の形式を用いて、出力イメージを生成しても良い。例えば、生成部１０８は、Ｊａｖａｓｒｉｐｔ（登録商標）、Ｆｌａｓｈ（登録商標）、ＨＴＭＬ５、ＰＣやスマートフォン向けのＵＩキット、リンク付きの画像データ、等を用いて、出力イメージを生成することができる。

出力部１０９は、図２のＣＰＵ１１及びＮＩＣ１５の処理により実現され、生成部１０８が生成した出力イメージを、情報端末４００の表示部４０２に出力する。

なお、情報端末４００の表示部４０２は、図２のＣＰＵ１１及びディスプレイ１８の処理により実現され、情報処理装置１００の出力部１０９から出力された出力イメージを、ディスプレイ１８に表示する。

≪４． 動作例≫
図１３−図１６を用いて、本発明の一実施形態における情報処理装置１００の処理と、システム１の全体の具体的な動作例を説明する。

≪初期処理≫
図１３は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置１００が実行する初期処理の例を表す図である。

まず、構成部１０３は、図４に示される組織情報１５１を読み込む（ステップＳ１０１）。次いで、構成部１０３は、図５に示される役職情報１５２を読み込む（ステップＳ１０２）。そして、構成部１０３は、何れの部門にも属さない「代表取締役社長」のエントリと、５つの部門に対する５つの役職「役員」、「事業部長」、「部長」、「課長」、「担当者」のエントリを有する、会社情報１５３を作成する（ステップＳ１０３）。

ここで、構成部１０３は、作成した各エントリに対して「社員コード」を割り当て、「名前」、「所属部門名」の項目を空欄にし、「部門コード」又は「役職コード」の項目に、図４、図５に示される「部門コード」又は「役職コード」を格納する。また、構成部１０３は、「更新日」の項目に、会社情報管理テーブルを作成した日付を格納し、「名刺有無」の項目に、「無」を格納する。

次に、構成部１０３は、外部情報取得部１０２を通じて、情報提供装置３００から、会社名と、所属部門名と、役職の名称と、社員の名前とを含む、外部情報を取得する（ステップＳ１０４）。次いで、構成部１０３は、外部情報に含まれる、所属部門名と、役職の名称と、社員の名前とを、会社情報管理テーブルに格納する（ステップＳ１０５）。なお、上述したように、外部情報に含まれる人物の所属部門名と対応する部門コードは、予め用意された、所存部門名と部門コードとを関連付けるデータベースにより、自動的に対応付けられてもよいし、営業員により手動で対応付けられてもよい。

そして、構成部１０３は、ステップＳ１０３で作成した会社と対応するエントリを作成し、図８の出力設定情報１５４を更新する（ステップＳ１０６）
以上の処理によって作成された会社情報管理テーブルの例を、図６に示す。また、以上の処理によって更新された出力設定情報管理テーブルの例を図８に示す。

≪更新処理≫
図１４は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置１００が実行する更新処理の例を表す図である。

更新部１０５は、名刺情報取得部１０４を通じて、名刺読取装置２００から、「会社名」、「所属部門名」、「役職の名称」、「名前」、及び、営業員によって選択された「部門名」を含む、名刺情報を取得する（ステップＳ２０１）。次いで、更新部１０５は、取得した名刺情報を用いて、記憶部１０１に記憶された会社情報１５３を更新する（ステップＳ２０２）。

具体的には、更新部１０５は、名刺情報に含まれる「会社名」を用いて、例えば、図６に示される、一の会社の会社情報管理テーブルを特定する。次いで、更新部１０５は、名刺情報に含まれる「部門名」と「役職」を、図４に示される組織情報１５１及び図５に示される役職情報１５２を用いて、「部門コード」と「役職コード」に変換する。次いで、更新部１０５は、この「部門コード」と「役職コード」により特定されるエントリに、名刺情報に含まれる「名前」と「所属部門名」とを格納する。また、更新部１０５は、「更新日」の項目に、名刺情報を受け取った日の日付を格納し、「名刺有無」の項目に、「有」を格納する。

以上の処理によって更新された会社情報管理テーブルの例を、図７に示す。

≪出力処理≫
図１５は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置１００が実行する出力処理の例を表す図である。

まず、問合せ受付部１０６は、情報端末４００の問合せ送信部４０１から送信された、営業員のユーザ名と、情報を表示させる対象となる会社の会社名とを含む、問合せを受け付ける（ステップＳ３０１）。次いで、読込部１０７は、記憶部１０１から、受け取った会社名に対応する、会社情報１５３を読み込む（ステップＳ３０２）。次いで、読込部１０７は、出力設定情報１５４を参照し、受け取った会社名に対応する表示順と子会社コードとを読み込む（ステップＳ３０３）。

ここで、読込部１０７は、１以上の子会社コードが読み込まれたかどうかを判断する（ステップＳ３０４）。そして、子会社コードが読み込まれた場合（ステップＳ３０４のＹＥＳ）、読込部１０７は、図８に示される出力設定情報１５４を参照し、さらに子会社コードと対応する子会社の会社コード、会社名、表示順を読み込む（ステップＳ３０５）。

子会社コードが読み込まれなかった場合（ステップＳ３０４のＮＯ）、又は、ステップＳ３０５の後に、読込部１０７は、記憶部１０１のユーザ設定情報を参照し、問合せ受付部１０６から通知されたユーザ名に対応する表示順を読み込む（ステップＳ３０６）。

そして、生成部１０８は、読込部１０７の読み込んだ情報を用いて、出力する会社情報の出力イメージを生成する（ステップＳ３０７）。生成部１０８が生成する出力イメージの例を、図１１、図１２に示す。生成部１０８は、各部門に属する各役職の人物の名前を、名刺を取得しているか否かを区別できるように、出力イメージを生成する。出力イメージの生成手順は、上述した通りである。その後、出力部１０９は、生成部１０８が生成した出力イメージを、情報端末４００の表示部４０２に出力する（ステップＳ３０８）。

≪システムの動作例≫
図１６は、本発明の一実施形態に係るシステム１が実行する動作例を表すシーケンス図である。以下の例では、「日本株式会社」という会社についての会社情報を新たに管理する場合の動作例を説明する。

まず、情報処理装置１００の構成部１０３は、予め定義された、図４に示される組織情報１５１を読み込む（ステップＳ４０１）。次いで、構成部１０３は、予め定義された、図５に示される役職情報１５２を読み込む（ステップＳ４０２）。そして、構成部１０３は、何れの部門にも属さない「代表取締役社長」のエントリと、５つの部門に対する５つの役職「役員」、「事業部長」、「部長」、「課長」、「担当者」のエントリを有する、会社情報１５３を作成する（ステップＳ４０３）。

ここで、構成部１０３は、作成した各エントリに対して「社員コード」を割り当てる。また、構成部１０３は、「名前」、「所属部門名」の項目を空欄にし、「部門コード」又は「役職コード」の項目に、図４、図５に示される「部門コード」（101〜105）又は「役職コード」（200〜205）を格納する。また、構成部１０３は、「更新日」の項目に、会社情報管理テーブルを作成した日付「2014/4/1」を格納し、「名刺有無」の項目に、「無」を格納する。

次に、情報処理装置１００の外部情報取得部１０２は、情報提供装置３００の送信部３０１から、会社名と、所属部門名と、役職の名称と、社員の名前とを含む、外部情報を取得する（ステップＳ４０４）。ここで、外部情報は、以下のような５人の社長又は社員の情報を含むものとする。

会社名 所属部門名 役職の名称 社員の名前
・日本株式会社 − 社長 佐藤 一郎
・日本株式会社 経営企画部 役員 中村 二郎
・日本株式会社 経営企画部 事業部長 小林 三郎
・日本株式会社 総務部 事業部長 坂本 八
・日本株式会社 総務部 部長 林 九子
次いで、外部情報取得部１０２は、取得した外部情報を、構成部１０３に渡す（ステップＳ４０５）。

次に、構成部１０３は、外部情報に含まれる、所属部門名と、役職の名称と、社員の名前とを、会社情報管理テーブルに格納する（ステップＳ４０６）。なお、上述したように、外部情報に含まれる人物の所属部門名と対応する部門コードは、予め用意された、所存部門名と部門コードとを関連付けるデータベースにより、自動的に対応付けられてもよい。例えば、この例では、所属部門名「経営企画部」は、部門コード「101」と関連付けられており、所属部門名「総務部」は、部門コード「102」と関連付けられていてもよい。これにより、例えば、上記の「中村 二郎」は、所属部門名が「経営企画部」であることから、部門コード「101」を有し、かつ、役職の名称が「役員」であることから、役職コード「201」を有することがわかる。従って、構成部１０３は、部門コード「101」、役職コード「201」で特定されるエントリに、「中村 二郎」に関連する情報を格納する。図６は、ここまでの処理によって作成された、「日本株式会社」のための会社情報管理テーブルを表す。

次に、構成部１０３は、ステップＳ４０３で作成した会社と対応するエントリを作成し、図８の出力設定情報１５４を更新する（ステップＳ４０７）。ここでは、構成部１０３は、会社コード「ＡＡＡ」を「日本株式会社」の会社コードとして割り当て、デフォルト設定である表示順「101,102,103,104,105」を設定し、子会社コード「ＡＡＢ、ＡＡＣ」を設定する。なお、会社コードは、例えば、情報処理装置１００の管理者によって指定されるか、あるいは、自動的に割り振られる。また、子会社コードは、例えば、情報処理装置１００の管理者によって指定される。

その後、ある営業員が、日本株式会社の社員と会合し、名刺を取得したものとする。名刺読取装置２００の読取部２０１は、図１０に示される画面を通じて、営業員からの入力情報を受け付け、名刺を読み取る（ステップＳ４０８）。そして、読取部２０１は、「会社名」、「所属部門名」、「役職の名称」、「名前」、及び、営業員によって選択された「部門名」を含む、名刺情報を、情報処理装置１００の名刺情報取得部１０４に送信する（ステップＳ４０９）。図１０に示される例では、以下の情報を含む名刺情報が、名刺情報取得部１０４に送信される。
・会社名 ：日本株式会社
・所属部門名：経営企画部
・役職の名称：役員
・名前 ：中村 二郎
・部門名 ：経営企画
次に、更新部１０５は、受信した名刺情報を用いて、記憶部１０１に記憶された会社情報１５３を更新する（ステップＳ４１０）。例えば、上記の名刺情報の場合、部門名「経営企画」に対応する部門コードは「101」であり、役職の名称「役員」に対応する役職コードは「201」である。従って、更新部１０５は、「日本株式会社」の会社情報管理テーブル（図６）において、部門コード「101」、役職コード「201」により特定されるエントリに、名前「中村 二郎」（外部情報から取得済）と所属部門名「経営企画部」を格納する。また、更新部１０５は、「更新日」の項目に、名刺情報を受け取った日の日付「2014/4/3」を格納し、「名刺有無」の項目に、「有」を格納する。

その後、複数の営業員により、日本株式会社の社員の名刺がさらに取得されたものとする。その結果、日本株式会社の会社情報管理テーブルは、図７のようになったものとする。

情報処理装置１００の問合せ受付部１０６は、情報端末４００の問合せ送信部４０１から送信された、営業員のユーザ名「山崎 経」と、情報を表示させる対象となる会社の会社名「日本株式会社」とを含む、問合せを受け付ける（ステップＳ４１１）。次いで、問合せ受付部１０６は、問合せを受け付けた旨を、読込部１０７に通知し、ユーザ名と会社名とを通知する（ステップＳ４１２）。

次に、読込部１０７は、記憶部１０１から、受け取った会社名「日本株式会社」に対応する、会社情報１５３を読み込む（ステップＳ４１３）。次いで、読込部１０７は、出力設定情報１５４を参照し、受け取った会社名「日本株式会社」に対応する表示順「101,102,103,104,105」と子会社コード「ＡＡＢ、ＡＡＣ」とを読み込む（ステップＳ４１４）。読込部１０７は、図８に示される出力設定情報１５４を参照し、さらに子会社コード「ＡＡＢ、ＡＡＣ」と対応する子会社の会社コード、会社名、表示順を読み込む（ステップＳ４１５）。ここでは、「日本物流株式会社」と、「日本情報株式会社」の情報が読み込まれる。

次に、読込部１０７は、記憶部１０１のユーザ設定情報を参照し、問合せ受付部１０６から通知されたユーザ名「山崎 経」に対応する、表示順「101,103,105,104,102」を読み込む（ステップＳ４１６）。そして、読込部１０７は、ステップＳ４１３〜Ｓ４１６で読み込んだ情報を、生成部１０８に通知する（ステップＳ４１７）。

生成部１０８は、読込部１０７から受け取った情報を用いて、出力する会社情報の出力イメージを生成する（ステップＳ４１８）。ここで生成部１０８が生成する出力イメージの例を、図１１に示す。生成部１０８は、ツリー状の組織図を用いて、各種情報を出力する。生成部１０８は、ツリーの最上位に、会社名「日本株式会社」を配置し、その配下に、会社情報１５３に含まれる全ての部門を配置する。また、生成部１０８は、「役員等」という特別の項目を設けても良い。

生成部１０８は、各部門の配下に、５種類の役職を有する社員の「所属部門名」と「名前」とを列挙する。ここで、生成部１０８は、名刺有無が「有」となっている社員の情報と、「無」となっている社員の情報とを、区別して出力する。図１１の例では、生成部１０８は、名刺を取得済みである社員に対して、濃い色のフォントで、所属部門名及び名前を出力する。また、生成部１０８は、「役員等」という項目の下に、役職コードが「201」（すなわち、役員）となっている社員の情報を列挙してもよい。

また、生成部１０８は、ツリーの最上位の会社名「日本株式会社」の配下に、子会社の名前を列挙しても良い。図１１では、子会社の名前「日本物流株式会社」、「日本情報株式会社」が、会社名「日本株式会社」の配下に示されている。ここで、各子会社の名前は、リンクとなっており、例えば営業員がこのリンクをクリックすると、子会社の会社情報が表示されても良い。

生成部１０８は、生成した出力データを出力部１０９に渡す（ステップＳ４１９）。次いで、出力部１０９は、出力データを、営業員の情報端末４００の表示部４０２に出力する（ステップＳ４２０）。そして、情報端末４００の表示部４０２は、出力データを、ディスプレイに表示する（ステップＳ４２１）。

なお、上述した情報処理装置１００の構成部１０３は、一定期間おき（例えば、６か月おき）に、作成済みの会社情報１５３をバックアップし、新たに初期状態の会社情報１５３を生成しても良い。その際に用いられる処理は、図１３のフローチャートを用いて説明した通りである。これにより、一定期間以上の前の、古い情報に基づいて、会社の情報が出力されることを防止することができる。

≪５． 効果≫
以上のように、本実施形態における情報処理装置１００は、予め定義された部門と役職の情報から、顧客の組織のひな形を作成する。そして、取得した顧客の名刺の情報を順次格納し、営業員に、名刺を取得した部門・役職と、そうでない部門・役職とが、明確に区別できるような形式で、情報を出力することができる。営業員は、このような情報を確認することで、次なる営業活動を行う場合に、何れの部門・役職あたりを対象とするかを決定することができる。

なお、非図示の名刺情報読取枚数管理部を記憶部１０１に設け、出力部１０９が、この名刺情報の読取枚数と、予め定められた単価とに基づく料金情報を生成し、これを出力するようにしてもよい。

１ システム
２ ネットワーク
１００ 情報処理装置
１０１ 記憶部
１０２ 外部情報取得部
１０３ 構成部
１０４ 名刺情報取得部
１０５ 更新部
１０６ 問合せ受付部
１０７ 読込部
１０８ 生成部
１０９ 出力部
１５１ 組織情報
１５２ 役職情報
１５３ 会社情報
１５４ 出力設定情報
１５５ ユーザ設定情報
２００ 名刺読取装置
３００ 情報提供装置
４００ 情報端末

特開２００３−２９６３５３号公報 特開２０１２−０４９９０６号公報

Claims (12)

1. 名刺の情報を得る名刺読取装置、前記名刺から得た情報を処理する情報処理装置、及び前記情報処理装置と通信可能な端末装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムにおける情報処理装置であって、
   組織を構成する区分を表す区分情報と該区分の構成員の情報とを有する組織情報を、組織ごとに記憶する記憶部と、
   前記組織情報と、前記名刺読取装置によって名刺から得られた前記区分情報および該区分の構成員の情報とに基づき、名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とが識別可能となるよう前記組織情報を更新する更新部と、
   前記更新部による更新に基づき、前記名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とに応じた態様で出力するための出力情報を生成する生成部と、
   前記生成部により生成された出力情報を前記端末装置に出力する出力部と
   を有する、情報処理装置。
2. 前記記憶部は、前記区分情報の出力順をあらわす第一の出力順情報をさらに記憶し、
   前記生成部は、前記第一の出力順情報に基づく順で、前記区分が出力されるよう前記出力情報を生成する、
   請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記記憶部は、利用者ごとの前記区分情報の出力順をあらわす第二の出力順情報をさらに記憶し、
   前記生成部は、前記第二の出力順情報に基づく順で、前記区分が出力されるよう前記出力情報を生成する、
   請求項２記載の情報処理装置。
4. 当該情報処理装置の利用を前記端末装置から受け付ける受付部
   をさらに有し、
   前記生成部は、前記受付部により受け付けた利用者の情報に関連付けられた前記第二の出力順情報が前記記憶部に記憶されている場合に、前記第二の出力順情報に基づく出力順で前記出力情報を生成し、前記受付部により受け付けた利用者の情報に関連付けられた前記第二の出力順情報が前記記憶部に記憶されていない場合に、前記第一の出力順情報に基づく出力順で前記出力情報を生成する、
   請求項３記載の情報処理装置。
5. 前記生成部は、前記名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とに応じ、文字の色、色の濃淡、文字の大きさ、及びアイコンのいずれかまたはその組み合わせを異ならせて表示するための表示情報を、前記出力情報として生成する、
   請求項１乃至４何れか１項に記載の情報処理装置。
6. 前記組織情報が有する区分情報にかかる区分は、組織を構成する部門を含み、前記組織情報から構成される組織は、会社または当該会社の関連会社を含む、
   請求項１乃至５何れか１項に記載の情報処理装置。
7. 前記出力部は、当該情報処理装置の利用または前記名刺読取装置の利用期間に基づく利用料金の情報をさらに出力する、
   請求項１乃至６何れか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記部門には、経営部門、企画部門、調達部門、営業部門、及びその他の部門のいずれかを少なくとも含む、
   請求項６に記載の情報処理装置。
9. 名刺の情報を得る名刺読取装置、前記名刺から得た情報を処理する情報処理装置、及び前記情報処理装置と通信可能な端末装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムにおける情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
   組織を構成する区分をあらわす区分情報と該区分の構成員の情報とを有する組織情報を、組織ごとに記憶する工程と、
   前記組織情報と、前記名刺読取装置によって名刺から得られた前記区分情報および該区分の構成員の情報とに基づき、名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とが識別可能となるよう前記組織情報を更新する工程と、
   前記更新する工程における更新に基づき、前記名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とに応じた態様で出力するための出力情報を生成する工程と、
   前記生成する工程において生成された出力情報を前記端末装置に出力する工程と
   を有する、情報処理方法。
10. コンピュータを、名刺の情報を得る名刺読取装置、前記名刺から得た情報を処理する情報処理装置、及び前記情報処理装置と通信可能な端末装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムにおける情報処理装置として機能させるプログラムであって、
    組織を構成する区分をあらわす区分情報と該区分の構成員の情報とを有する組織情報を、組織ごとに記憶する手順と、
    前記組織情報と、前記名刺読取装置によって名刺から得られた前記区分情報および該区分の構成員の情報とに基づき、名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とが識別可能となるよう前記組織情報を更新する手順と、
    前記更新する工程における更新に基づき、前記名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とに応じた態様で出力するための出力情報を生成する手順と、
    前記生成する工程において生成された出力情報を前記端末装置に出力する手順と
    を実行させる、プログラム。
11. 名刺の情報を得る名刺読取装置、前記名刺から得た情報を処理する情報処理装置、及び前記情報処理装置と通信可能な端末装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムであって、
    前記名刺読取装置は、
    名刺から得た情報を前記情報処理装置に送信する送信部を備え、
    前記情報処理装置は、
    組織を構成する区分をあらわす区分情報と該区分の構成員の情報とを有する組織情報を、組織ごとに記憶する記憶部と、
    前記組織情報と、前記名刺読取装置によって名刺から得られた前記区分情報および該区分の構成員の情報とに基づき、名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とが識別可能となるよう前記組織情報を更新する更新部と、
    前記更新部による更新に基づき、前記名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とに応じた態様で出力するための出力情報を生成する生成部と、
    前記生成部により生成された出力情報を出力する出力部と
    を有し、
    前記端末装置は、
    前記情報処理装置の出力部から出力された出力情報を取得する取得部と、
    取得した出力情報を表示する表示部と
    を有する、情報処理システム。
12. 名刺の情報を得る名刺読取装置、前記名刺から得た情報を処理する情報処理装置、及び前記情報処理装置と通信可能な端末装置とがネットワークを介して接続される情報処理システムであって、
    名刺から得た情報を送信する送信部と、
    組織を構成する区分をあらわす区分情報と該区分の構成員の情報とを有する組織情報を、組織ごとに記憶する記憶部と、
    名刺から得られた前記区分情報および該区分の構成員の情報と前記組織情報とに基づき、名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とが識別可能となるよう前記組織情報を更新する更新部と、
    前記更新部による更新に基づき、前記名刺情報が取得された組織情報と取得されていない組織情報とに応じた態様で出力するための出力情報を生成する生成部と、
    前記生成部により生成された出力情報を表示する表示部と
    を有する、情報処理システム。