JP5151244B2 - 文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents

Description

本発明は、ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有して効率的に利用可能にする文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに係り、特に、文書の属性管理の仕組みを導入して、文書間の関係や文書の状態などのコンテキストを文書の利用者間で共有する文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

さらに詳しくは、本発明は、通常はリモートで管理しているデータをオフライン環境下でも参照できるようにする文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに係り、特に、ローカル環境の文書の複製を自由に管理しながら、サーバで共有する属性情報とローカル環境下での文書管理情報を効果的に利用して文書を管理する文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有して効率的に利用可能にするには、文書管理用のサーバを設置して集中管理することが一般的である。文書の作成者は、新規作成した文書を文書管理サーバに登録しておけば、複数のユーザによる利用を効率的に実現することができる。また、登録した文書を改訂したときにも最新版として文書管理サーバ上の文書を更新すれば、その文書の利用者は、常に最新版を入手することができる。

また、文書の属性管理の仕組みを導入して、文書間の関係や文書の状態などの情報である「コンテキスト」を文書の利用者間で共有することにより、文書の利用を促進することができる。

例えば、管理対象のファイルが複製されたとき、その複製されたファイルに対しても版管理サーバで管理されるファイルに対して行なわれた改訂や設定などに伴う状態の変更を反映させるファイル管理システムについて提案がなされている（例えば、特許文献１を参照のこと）。

また、実体的に１つのファイルに対して当該ファイルの属するファイル・グループによって異なる内容の動的属性情報を設定し、さらに、ファイル・グループという観点から、ファイル固有の属性情報（静的属性情報）に加えて、各ファイル・グループに属する各ファイルに対して当該ファイル・グループにおいて有効な属性情報（動的属性情報）を設定することにより、ファイル・グループ単位での文書管理を容易に行なえるようにしたファイル属性情報管理方法について提案がなされている（例えば、特許文献２を参照のこと）。

これらのファイル管理方法によれば、ファイルを利用する各ユーザがローカル環境で文書の複製を自由に行ない格納・管理していても、その文書を利用する際にサーバと通信することにより、コンテキストの情報を確認することができる。また、文書の属性情報を基にリモート環境にある関連文書を閲覧・参照し、又はダウンロードして保存することができる。

一般に、共有文書を開く場合、文書の閲覧や参照を目的としていることがほとんどである。上述した文書の属性管理の仕組みを通じてリモート環境に関連文書があることを確認したときには、文書ファイルをダウンロードせずに、リモートにある文書をそのまま閲覧・参照する操作が、ユーザの自然な操作であると思料される。

このような理由から、重要な更新があった関連文書をローカル環境にダウンロードしないことが多い。このようなユース・ケースであっても、上述した文書の属性管理の仕組みが導入され、文書属性を一元管理するサーバを通じて、関連文書の格納先にアクセスするネットワーク環境が整っていれば、特に問題はない。

しかしながら、ノートブックＰＣなどのモバイル機器を社外に持ち出して利用する場合など、文書属性を一元管理するサーバと通信ができない環境下では、サーバで管理されている情報の確認も、リモート文書の閲覧も行なうことができない。この結果、ローカル環境に残っている、既に内容が有効でない古い情報を利用してしまう、という問題を招来する。また、以前にサーバにアクセスした際のキャッシュ情報により関連文書の格納先を確認できたとしても、関連文書を手元に取得できない、という問題もある。

これらの問題を回避するために、頻繁に（例えば、文書の版が更新される度に）関連文書をダウンロードするという方法も考えられる。しかしながら、ダウンロードしてきた文書の複製がローカル環境の何処にあるのかが不明となるため、ローカル環境に取得済みの関連文書に気付かなかったり、文書の複製を重複してしまい、文書管理が煩雑になったりすることがある。

通常はリモートで管理しているデータを、オフライン環境でも参照できるようにする幾つかの方法が提案されている。

例えば、複数のサーバ装置上に多数用意されている電子データの中から、あらかじめ選択したものだけをネットワークを通して自動でダウンロードしクライアント装置に保存しておき、この保存した電子データを利用、管理するための管理データとメニューをクライアント装置に自動作成し、ネットワークで接続された他のサーバ装置に上にある電子データをこのメニューから選択するだけで、他のサーバ装置上にある電子データを簡単に、且つオフラインでも利用可能にし、さらにクライアント装置側電子データの管理（追加、削除、最新版への更新）を可能とするシステムについて提案されている（例えば、特許文献３を参照のこと）。

また、ダウンロードすべき電子文書の範囲やその時期を定義する「同期定義情報」（選択図）に従って、指定された時期に指定された範囲の文書をあらかじめ取得し、キャッシュ・データとして保存しておき、ユーザが初めてアクセスする未知の文書を、ネットワークに接続されていない状況でも画面表示できるようにするダウンロード装置について提案されている（例えば、特許文献４を参照のこと）。

また、サーバ・コンピュータ側では、文書管理データベースで階層構造により複数の文書データを管理し、データベースにおけるユーザ指定のデータをリンク構造を有する形式に変換して出力し、一方のクライアント・コンピュータは、通信回線を介して文書管理データベースからユーザ指定の階層以下のデータ又はユーザ指定の文書データをダウンロードし、データをオフライン状態で表示する文書管理システムについて提案されている（例えば、特許文献５を参照のこと）。同システムによれば、保存量の少ない形式で文書を取り扱い、クライアント・コンピュータは、文書管理データベースからダウンロードした所定の文書をオフライン状態で閲覧及び検索を行なうことができる。

しかしながら、上記のいずれのシステムにおいても、ローカル環境の文書複製を自由に格納・管理しながら、オフライン環境でも効果的に関連文書を利用することはできない。

特開２００４−１１０６９２号公報 特開２００５−２１５７４３号公報 特開２００２−２５１３４８号公報 特開２００５−７８２４７号公報 特開２００２−２５９３８６号公報

本発明の目的は、ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有して効率的に利用可能にすることができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明のさらなる目的は、文書の属性管理の仕組みを導入して、文書間の関係や文書の状態などのコンテキストを文書の利用者間で好適に共有することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明のさらなる目的は、通常はリモートで管理しているデータをオフライン環境下でも参照できるようにすることができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明のさらなる目的は、ローカル環境の文書の複製を自由に管理しながら、サーバで共有する属性情報とローカル環境下での文書管理情報を効果的に利用して文書を好適に管理することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明は、上記課題を参酌してなされたものであり、その第１の側面は、ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有する文書管理システムであって、
文書及び各文書の文書間の関係や文書の状態などの属性情報を管理する文書管理サーバと、文書を利用するユーザが使用する利用者クライアントからなり、
前記利用者クライアントは、文書管理サーバからダウンロードした文書及びその関連文書、各文書の属性情報を管理するローカル・データベースを備え、
前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバから取得してプロパティ画面上に表示するとともに前記ローカル・データベースに書き込み、ダウンロードすべき文書があるときには当該文書ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードするとともに前記プロパティ画面上の当該文書の属性情報の表示を更新し、
前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得して前記プロパティ画面上に表示する、
ことを特徴とする文書管理システムである。

ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有して効率的に利用可能にするには、文書管理用のサーバを設置して集中管理することが一般的である。また、文書の属性管理の仕組みを導入して、文書間の関係や文書の状態などの情報である「コンテキスト」を文書の利用者間で共有することにより、文書の利用を促進することができる。

一般に、サーバ側に置かれた共有文書を開く場合、文書の閲覧や参照を目的としていることがほとんどであり、文書ファイルをダウンロードせずに、リモートにある文書をそのまま閲覧・参照する操作がユーザの自然な操作である。しかしながら、モバイル機器を社外に持ち出して利用するなどのオフライン環境下では、サーバで管理されている情報の確認も、リモート文書の閲覧も行なうことができないという問題がある。

これに対し、本発明に係る文書管理システムでは、利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバ及び前記ローカル・データベースの双方から取得し、これらを合成した属性情報を前記プロパティ画面上に表示するが、オフライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得して前記プロパティ画面上に表示するようになっている。また、オンライン環境下では、利用者クライアントは、ダウンロードすべき文書があるときには当該文書ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードするとともに前記プロパティ画面上の当該文書の属性情報の表示を更新するようになっている。

したがって、本発明に係る文書管理システムによれば、ローカル環境の文書複製を自由に格納・管理しながら、サーバで共有する属性情報（例えば、管理文書、重複した文書、新版・旧版などの情報）とローカル環境下での文書管理情報を効果的に利用して文書を好適に管理するように構成されているので、オフライン環境でも効果的に関連文書を利用することができる。また、文書管理サーバ側では既存のファイル管理方法を変更する必要がない。

利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバ及び前記ローカル・データベースの双方から取得し、これらを合成した属性情報を前記プロパティ画面上に表示する。

また、利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下でローカル・データベースを更新するときには、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバから取得して前記ローカル・データベースに書き込むようになっている。ここで、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバ及び前記ローカル・データベースの双方から取得してこれらの属性情報を合成する。そして、ダウンロードすべき文書があるときには、当該文書ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードし当該文書の属性情報を前記ローカル・データベースに書き込んで、前記ローカル・データベースを更新するようになっている。

また、利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下で文書を開く際に、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得し属性更新情報を表示するようになっている。ここで言う属性更新情報には、新版の追加、文書の有効無効属性、文書提供者からのメッセージ、利用者からのコメントなどが含まれる。

また、本発明の第２の側面は、ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有する文書管理システムにおいて文書を管理するための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、
前記文書管理システム上には、文書及び各文書の文書間の関係や文書の状態などの属性情報を管理する文書管理サーバと、文書を利用するユーザが使用する利用者クライアントが存在し、前記利用者クライアントは、文書管理サーバからダウンロードした文書及びその関連文書、各文書の属性情報を管理するローカル・データベースを備え、
前記コンピュータに対し、
前記利用者クライアントが、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下において、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバから取得してプロパティ画面上に表示するとともに前記ローカル・データベースに書き込み、ダウンロードすべき文書があるときには当該文書ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードするとともに前記プロパティ画面上の当該文書の属性情報の表示を更新する手順と、
前記利用者クライアントが、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下において、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得して前記プロパティ画面上に表示する手順と、
前記利用者クライアントが、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下において、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバから取得して前記ローカル・データベースに書き込むとともに、ダウンロードすべき文書があるときには当該文書ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードし当該文書の属性情報を前記ローカル・データベースに書き込んで、前記ローカル・データベースを更新する手順と、
前記利用者クライアントが、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下で文書を開く際に、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得し属性更新情報を表示する手順と、
を実行させることを特徴とするコンピュータ・プログラムである。

本発明の第２の側面に係るコンピュータ・プログラムは、コンピュータ上で所定の処理を実現するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムを定義したものである。換言すれば、本発明の第２の側面に係るコンピュータ・プログラムをコンピュータにインストールすることによって、コンピュータ上では協働的作用が発揮され、本発明の第１の側面に係る文書管理システムと同様の作用効果を得ることができる。

本発明によれば、文書の属性管理の仕組みを導入して、文書間の関係や文書の状態などのコンテキストを文書の利用者間で好適に共有することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

また、本発明によれば、通常はリモートで管理しているデータをオフライン環境下でも参照できるようにすることができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

また、本発明によれば、既存のファイル管理方法を変更することなく、ローカル環境の文書の複製を自由に管理しながら、サーバで共有する属性情報（例えば、管理文書、重複した文書、新版・旧版などの情報）とローカル環境下での文書管理情報を効果的に利用して文書を好適に管理することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

本発明によれば、サーバとの通信ができないオフライン環境で問題となる、重要な更新のあった関連文書をモバイル機器などのクライアントが取得し損なうことを防止することができる。

本発明に係る文書管理システムによれば、クライアントにおいて文書ダウンロードによるタイムラグなしに作業を続けることができる。また、通信のタイミングをずらすことによるネットワーク・トラフィックの偏りを軽減することができる。

本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施形態や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。

以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について詳解する。

図１には、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示している。図示のシステムは、同システム内で扱われる文書の管理及びその文書の版管理を集中管理する文書管理サーバ１０と、ファイルを提供するファイル提供者が使用する提供者クライアント２０と、文書管理サーバ１０によって版管理されるファイルの利用者が使用する利用者クライアント３０とをＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）１で接続して構成される。同図では、図面の簡素化のため、提供者クライアント２０並びに利用者クライアント３０を１台ずつしか描いていないが、ＬＡＮ１上には複数台のクライアントを接続することができる。

文書管理サーバ１０は、専用のハードウェア装置として構成することもできるが、実際にはＰＣ（パーソナル・コンピュータ）などの汎用的な計算機システム上でサーバ・アプリケーションを実行することで構築できる。

提供者クライアント２０は、文書を作成し、また、その作成した文書を改版するユーザ（文書提供者）によって使用される。また、利用者クライアント３０は、文書提供者によって作成又は改版された文書を参照、印刷などのために利用するユーザ（文書利用者）によって使用される。各クライアント２０、３０は、専用のハードウェア装置として構成することもできるが、実際にはＰＣ（パーソナル・コンピュータ）などの汎用的な計算機システム上でクライアント・アプリケーションを実行することで構築できる。

本システムを構成するクライアントを、便宜的に文書提供者が使用するクライアント２０と文書利用者が使用するクライアント３０に分けて図示し、また説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者にもなり、また、他のユーザが作成した文書の利用者にもなるので、１台のＰＣが提供者クライアント２０にも利用者クライアント３０にもなりうる。

本実施形態に係る文書管理システムは、コンテキスト・サービスをベースとしている。すなわち、文書管理サーバ１０側では、文書ＩＤをベースとしたメタデータが保存され、文書にはそのＩＤが保存されている。ここでいうメタデータには、文書間の関係や文書の状態などの情報である「コンテキスト」が含まれる。文書管理サーバ１０においてファイル形式の文書を管理するファイル管理方法自体は既存のものであり、複数のユーザで文書を共有することを前提としている。一方、利用者クライアント３０側では、文書ＩＤ、サーバ情報（キャッシュ）、サーバ情報を取得した日時、ローカルでの文書情報などを保持するためのローカル・データベースを備えている。

文書管理サーバ１０は、データベース管理部１１と文書管理部１２を備えている。

データベース管理部１１は、文書データベース１３への文書登録、文書利用者からの要求に応じて文書のダウンロードを行なう。文書管理部１２は、文書提供者により作成又は改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。さらに、文書管理部１２は、文書データベース１３への文書の登録、削除、登録されている文書の利用状況などを管理ログファイル１４に記録する。

提供者クライアント２０は、新規登録処理部２１と、改版登録処理部２２と、文書状態設定処理部２３と、利用状況監視部２４を備えている。

新規登録処理部２１は、本システムの管理対象とする文書を新規に作成して文書管理サーバ１０へ登録する。あるいは、既存文書を新規文書として登録してもよい。改版登録処理部２２は、作成した文書を更新することで文書を改版する。そして、改版された文書を最新版として文書管理サーバ１０へ登録する。あるいは、新規に作成した文書を既登録の文書の新版として登録してもよい。文書の新規作成及び編集には、汎用的な文書作成ソフトウェアを利用する。また、新規登録処理部２１及び改版登録処理部２２は、作成した文書に対して文書識別情報を付与するとともに、文書を文書管理サーバ１０へ登録するときに、その文書の版管理情報も併せて登録する。この版管理情報に前述の既読情報を含む。文書状態設定処理部２３は、作成又は改版した文書の利用の可否（有効／無効）などの利用状態など版の状態を設定する。版の状態は、版管理情報に含まれている。利用状況監視部２４は、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を文書管理サーバ１０に記録させ、また、その記録した内容を取得する。

利用者クライアント３０は、文書取得処理部３１と、版管理情報確認処理部３２と、文書情報表示処理部３３と、印刷処理部３４を備えている。

文書取得処理部３１は、文書管理サーバ１０から利用したい文書をダウンロードし利用文書保存部３６に保存する。このダウンロードにより取得される文書は、当該文書の最新版の複製である。文書利用者は、基本的に利用文書保存部３６に格納した文書を利用することになる。利用文書保存部３６は、ローカル・データベースに相当し、ダウンロードした文書についての文書ＩＤ、サーバ情報（キャッシュ）、サーバ情報を取得した日時、ローカルでの文書情報などの文書属性情報を保持している。

版管理情報確認処理部３２は、取得した文書の版などを含む版管理情報を取得する。文書情報表示処理部３３は、版管理情報確認処理部３２が取得した版管理情報を表示する。印刷処理部３４は、取得した文書を図示しないプリンタから印字出力する。

文書管理サーバ１０、並びに各クライアント２０及び３０における各処理機能は、ソフトウェアにより実現される。また、文書データベース１３及び利用文書保存部３６は、ディスク装置により実現され、それぞれ汎用的なデータベース管理システム及びファイルシステムによりアクセスされる。

本発明に係る文書管理システムでは、文書管理サーバ１０側では既存のファイル管理方法に従って、提供者クライアント２０から提供された文書、並びに文書間の関係情報、文書属性情報を管理する。これに対し、利用者クライアント３０は、ローカル環境で文書複製を自由に格納・管理しながら、文書管理サーバ１０との通信ができないオフライン環境下でも関連文書を効果的に利用することができることに主な特徴があり、重要な更新のあった関連文書の取得をし忘れることを防止するようになっている。

文書管理サーバ１０に格納されている文書を利用者クライアント３０上で開く際、利用者クライアント３０は、文書管理サーバ１０と通信を実行して、文書間の関係情報、文書属性情報などのサーバ保持情報を表示する。また、このとき、その文書の関連文書を、以下の所定のルールで、所定のフォルダ内にダウンロードする。

（１）利用者クライアント３０は、文書管理サーバ１０と通信したタイミングでサーバ情報（文書間の関係情報、文書属性情報）をローカル・データベースに書き込む。
（２）利用者クライアント３０は、関連文書をダウンロードしたタイミングで、利用者クライアント３０のローカルでの文書のパスをローカル・データベースに書き込む。

利用者クライアント３０上では、文書管理サーバ１０上で他のユーザと共有されている文書に関する情報を、例えばリモート環境にある関連文書のプロパティ画面を介して表示する。本実施形態では、サーバ情報（すなわち、オンライン環境下でサーバから取得できた文書間の関係情報、文書属性情報）とローカル・データベースでの文書情報を合成して表示するので、利用者クライアント１０がオンライン環境とオフライン環境のいずれであるかに拘わらず、クライアント・ユーザにプロパティ画面を提示することができる。

具体的には、サーバ情報は、利用者クライアント３０が文書管理サーバ１０と通信することができるときには、文書管理サーバ１０上の文書管理データベース１３から取得できたサーバ情報を表示するが、通信できないときには、利用者クライアント３０のローカル・データベースにキャッシュされているサーバ情報を表示する。また、このとき、利用者クライアント３０のローカルにダウンロード済みかの情報を含む、ローカル環境での文書情報を表示する。また、このプロパティ画面上では、表示されている文書ファイルの格納先の情報を利用して、利用者クライアント３０にダウンロード済みの文書を管理し、又は不要となった文書を削除することができる。

オフライン環境にある利用者クライアント３０上で文書を開くと、文書ＩＤを基に、ローカルでの文書情報を保持しているローカル・データベースからサーバ情報（キャッシュ）とローカルでの文書情報を比較して、属性の更新情報を「お知らせ」としてプロパティ画面上で表示する。

また、オフライン環境のプロパティ画面は、ローカルでの文書情報を保持したローカル・データベースからの情報を基に、オンライン環境下と同様の情報が表示される。但し、サーバ情報はキャッシュ情報であることを示す情報（例えば、サーバ情報を取得した日時）なども表示する。

図２には、プロパティ画面の構成例を示している。同図では、利用者クライアント３０上でローカル・データベースに登録されているすべての文書を表示する登録文書一覧の画面構成例を示している。

図示の登録文書一覧には、登録されている文書毎の利用者クライアント３０にローカルの格納場所、及び文書管理サーバ１０上の格納場所が表示される。ローカルの文書の場所は、文書又はその複製が利用者クライアント３０に格納されている場合に表示される。また、文書管理サーバ１０側の文書の場所は、現在利用者クライアント３０が文書管理サーバ１０にアクセス中にはサーバ情報から作成されるが、オフライン時にはローカル・データベースのキャッシュ情報を利用する。

ユーザが同登録文書一覧上で所望の文書にカーソルを合わせると、反転表示される。この状態で「文書を開く」ボタンを選択すると、文書ＩＤを基に、文書ファイルをオープンする。オンライン環境では、文書ＩＤを基に、文書管理サーバ１０から文書ファイルをオープンする。また、オフライン環境では、ローカルでの文書情報を保持しているローカル・データベースからサーバ情報（キャッシュ）とローカルでの文書情報を比較して、属性の更新情報を「お知らせ」としてプロパティ画面上で表示する。

また、同登録文書一覧上で所望の文書にカーソルを合わせて、「文書を取得」ボタンを選択すると、文書取得処理部３１が、該当する文書を文書管理サーバ１０側の文書データベース１３からダウンロードして、その属性情報とともに利用文書保存部３６に保存する。

利用者クライアント３０は、ローカル環境の文書情報として、各文書ファイルについて、主に以下の情報を管理する。

（１）文書ファイルをローカルにダウンロード済みか、否か。
（２）文書の格納場所。
（３）ローカルで取得した文書数

文書の格納場所は、ファイルパスで記述される。ローカル環境で文書をサムネイル表示するときには、ローカルにダウンロード済みか否かによって、アイコンの表示形態を切り替える（例えば、ダウンロード済みの文書のアイコンを赤枠で囲う）。また、リスト表示の場合には、ダウンロード済みの文書のファイルパスを併せて表示する。また、ローカルで取得した文書数は、サムネイル表示、リスト表示いずれの場合も表示する。

利用者クライアント３０側で、文書取得処理部３１が該当する文書を文書管理サーバ１０側の文書データベース１３からダウンロードする際、その文書の属性情報を基にリモート環境にある関連文書を閲覧・参照し、又はダウンロードして保存する。

ダウンロードする関連文書には、ユーザがダウンロードを指定した当該文書と新版並びに旧版の関係にある文書、あるいは新版旧版の関係にはないその他の関連文書、当該文書よりも新しい文書、当該文書周辺の数世代分（何世代かはユーザが指定することができる）、当該文書の最新版のうちいずれか、又はすべてである。

なお、文書をダウンロードするタイミングで古くなった、若しくは不要となった文書を、設定済みのルールに従ってローカル・データベースから削除し、又は別の格納場所に移動するという運用形態も考えられる。

文書管理サーバ１０から利用者クライアント３０へ文書をダウンロードする際、ユーザはダウンロード先のフォルダを指定することができる。フォルダは、例えば、ダウンロードするサーバ毎、あるいは、文書グループ毎（若しくはコンテキスト毎）、関連文書を利用した日付などで指定することができる。

利用者クライアント３０では、ローカル環境下で、ダウンロードした文書のデータベースの作成、及びそのメンテナンスを実施する。まず、識別情報をキーにしてローカル環境の文書ファイル検索し、ローカルにデータベースを作成する。そして、ダウンロード先に指定されているフォルダを監視し、ファイルの移動や削除などの変化が発生すると、これをローカル・データベースに反映させる。

また、利用者クライアント３０の実体であるＰＣの処理負荷の軽減、通信トラフィックの軽減のため、ローカル・データベースの作成・メンテナンスやサーバ情報の取得といった処理は夜間に実施するようにする。

利用者クライアント３０から、文書管理サーバ１０上の文書をリモートで閲覧したときには、当該文書をダウンロードする際には、閲覧時にビューワで表示したデータを活用して、通信コストの削減を図るようにする。一般的に、閲覧用にダウンロードしたデータと保存用にダウンロードするデータは同じであるが、重複して取得している。

図３には、利用者クライアント３０がオンライン（すなわち、文書管理サーバ１０と通信した状態）でローカル・データベースを更新するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

ユーザが利用者クライアント３０上（例えば、プロパティ画面を介して）で文書を選択すると（ステップＳ１）、これに応じて、版管理情報確認処理部３２は、文書管理サーバ１０及びローカル・データベースの双方に対して、情報取得要求を発行する（ステップＳ２）。

そして、版管理情報確認処理部３２は、指定された文書の属性情報を、文書管理サーバ１０、及びローカル・データベースの双方から取得して（ステップＳ３、Ｓ４）、これらの属性情報を合成する（ステップＳ５）。また、このとき、版管理情報確認処理部３２は、文書管理サーバ１０から取得した属性情報を、ローカル・データベースに書き込む（ステップＳ６）。

ここで、ダウンロードすべき文書があるときには（ステップＳ７のＹｅｓ）、当該文書ファイルを文書管理サーバ１０からダウンロードするとともに（ステップＳ８）、ローカル・データベースにはダウンロードした文書のローカル環境下での属性情報を書き込む（ステップＳ９）。

ここで言うダウンロードすべき文書とは、ユーザが指定した文書の関連文書であり、具体的には、ユーザがダウンロードを指定した当該文書と新版並びに旧版の関係にある文書、あるいは新版旧版の関係にはないその他の関連文書、当該文書よりも新しい文書、当該文書周辺の数世代分（何世代かはユーザが指定することができる）、当該文書の最新版のうちいずれか、又はすべてである（前述）。

また、ダウンロードすべき関連文書がもはやなければ（ステップＳ７のＮｏ）、本処理ルーチン全体が終了する。

また、図４には、利用者クライアント３０がオンライン環境（すなわち、文書管理サーバ１０と通信した状態）でプロパティ画面を表示するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

ユーザが利用者クライアント３０上（例えば、プロパティ画面を介して）で文書を選択すると（ステップＳ１１）、これに応じて、版管理情報確認処理部３２は、文書管理サーバ１０及びローカル・データベースの双方に対して、情報取得要求を発行する（ステップＳ１２）。

そして、版管理情報確認処理部３２は、指定された文書の属性情報を、文書管理サーバ１０、及びローカル・データベースの双方から取得すると（ステップＳ１３、Ｓ１４）、これらの属性情報を合成して（ステップＳ１５）。文字情報表示処理部３３はプロパティ画面上でユーザに提示する（ステップＳ１６）。また、このとき、版管理情報確認処理部３２は、文書管理サーバ１０から取得した属性情報を、ローカル・データベースに書き込む（ステップＳ１７）。

ここで、ダウンロードすべき文書があるときには（ステップＳ１８のＹｅｓ）、当該文書ファイルを文書管理サーバ１０からダウンロードして（ステップＳ１９）、プロパティ画面上で該当する文書の属性情報の表示を更新するとともに（ステップＳ２０）、ローカル・データベースにはダウンロードした文書のローカル環境下での属性情報を書き込む（ステップＳ２１）。

ここで言うダウンロードすべき文書とは、ユーザが指定した文書の関連文書であり、具体的には、ユーザがダウンロードを指定した当該文書と新版並びに旧版の関係にある文書、あるいは新版旧版の関係にはないその他の関連文書、当該文書よりも新しい文書、当該文書周辺の数世代分（何世代かはユーザが指定することができる）、当該文書の最新版のうちいずれか、又はすべてである（前述）。

そして、ユーザからさらなる情報の選択操作がなければ（ステップＳ２２のＮｏ）、本処理ルーチン全体が終了する。

図５には、利用者クライアント３０がオフライン環境（すなわち、文書管理サーバ１０と通信していない状態）でプロパティ画面を表示するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

ユーザが利用者クライアント３０上（例えば、プロパティ画面を介して）で文書を選択すると（ステップＳ３１）、これに応じて、版管理情報確認処理部３２は、ローカル・データベースに対して、情報取得要求を発行する（ステップＳ３２）。

そして、版管理情報確認処理部３２は、指定された文書の属性情報をローカル・データベースから取得すると（ステップＳ３３）、これらの属性情報をプロパティ画面上に表示する（ステップＳ３４）。ここで取得される属性情報には、キャッシュされているサーバ情報や、ローカルでの文書情報（ダウンロードした文書の格納先など）が含まれる。

プロパティ画面上でユーザにより情報の選択操作が行なわれると（ステップＳ３５のＹｅｓ）、選択された情報の表示を行なう（ステップＳ３６）。

そして、ユーザからさらなる情報の選択操作がなければ（ステップＳ３５のＮｏ）、本処理ルーチン全体が終了する。

また、図６には、利用者クライアント３０がオフライン環境（すなわち、文書管理サーバ１０と通信していない状態）で文書を開くための処理手順をフローチャートの形式で示している。

ユーザが利用者クライアント３０上（例えば、プロパティ画面を介して）で文書を選択すると（ステップＳ４１）、これに応じて、版管理情報確認処理部３２は、ローカル・データベースに対して、情報取得要求を発行する（ステップＳ４２）。

そして、版管理情報確認処理部３２は、指定された文書の属性情報をローカル・データベースから取得すると（ステップＳ４３）、これらの属性情報をプロパティ画面若しくはその他の表示形式で表示する（ステップＳ４４）。ここで取得される属性情報には、キャッシュされているサーバ情報や、ローカルでの文書情報（ダウンロードした文書の格納先など）が含まれる。

ステップＳ４３においてローカル・データベースに特定の文書属性が存在する場合には、ステップＳ４４では、属性更新情報（お知らせ画面）を表示する。ここで言う属性更新情報には、新版の追加、文書の有効無効属性、文書提供者からのメッセージ、利用者からのコメントなどが含まれる。図７には、属性更新情報の表示例を示している。

なお、利用者クライアント３０がオンライン（すなわち、文書管理サーバ１０と通信した状態）で文書を開くための処理手順は、従来のファイル管理方法によって実現することができるので、本明細書では説明を省略する。

以上、特定の実施形態を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施形態の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、本明細書の記載内容を限定的に解釈するべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲を参酌すべきである。

図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示した図である。 図２は、プロパティ画面の構成例を示した図である。 図３は、利用者クライアント３０がオンライン（すなわち、文書管理サーバ１０と通信した状態）でローカル・データベースを更新するための処理手順を示したフローチャートである。 図４は、利用者クライアント３０がオンライン環境でプロパティ画面を表示するための処理手順を示したフローチャートである。 図５は、利用者クライアント３０がオフライン環境でプロパティ画面を表示するための処理手順を示したフローチャートである。 図６は、利用者クライアント３０がオフライン環境で文書を開くための処理手順を示したフローチャートである。 図７は、属性更新情報の表示例を示した図である。

符号の説明

１０…文書管理サーバ
１１…データベース管理部
１２…文書管理部
１３…文書データベース
１４…管理ログファイル
２０…提供者クライアント
２１…新規登録処理部
２２…改版登録処理部
２３…文書状態設定処理部
２４…利用状況監視部
３０…利用者クライアント
３１…文書取得処理部
３２…版管理情報確認処理部
３３…文書情報表示処理部
３４…印刷処理部

Claims (7)

1. ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有する文書管理システムであって、
   文書及び各文書の文書間の関係や文書の状態などの属性情報を管理する文書管理サーバと、文書を利用するユーザが使用する利用者クライアントからなり、
   前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバからダウンロードした文書及びその関連文書、各文書の属性情報を管理するローカル・データベースを備え、
   前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバ及び前記ローカル・データベースの双方から取得してこれらを合成した属性情報を、前記指定された文書の関連文書及び各文書の属性情報を表示するプロパティ画面上に表示するとともに前記文書管理サーバから取得した属性情報を前記ローカル・データベースに書き込み、ダウンロードすべき文書があるときには当該文書ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードするとともに前記プロパティ画面上の当該文書の属性情報の表示と前記ローカル・データベース上の当該文書の属性情報を更新し、
   前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得して前記プロパティ画面上に表示する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記利用者クライアントは、ローカル環境で文書をサムネイル表示するときには、文書がダウンロード済みか否かに応じて表示形態を切り替える、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバから取得して前記ローカル・データベースに書き込むとともに、ダウンロードすべき文書があるときには当該文書ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードし当該文書の属性情報を前記ローカル・データベースに書き込んで、前記ローカル・データベースを更新する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバ及び前記ローカル・データベースの双方から取得してこれらの属性情報を合成する、
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
5. 前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下で文書を開く際に、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得し属性更新情報を表示する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
6. 文書及び各文書の文書間の関係や文書の状態などの属性情報を管理する文書管理サーバと、文書管理サーバからダウンロードした文書及びその関連文書、各文書の属性情報を管理するローカル・データベースを備えて文書を利用するユーザが使用する利用者クライアントが存在し、ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有する文書管理システムにおける前記利用者クライアントの文書管理方法であって、
   前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバ及び前記ローカル・データベースの双方から取得してこれらを合成するとともに、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得する属性情報取得ステップと、
   前記属性情報取得ステップで取得した属性情報を、前記指定された文書の関連文書及び各文書の属性情報を表示するプロパティ画面上に表示する属性情報表示ステップと、
   オンライン環境下での前記属性情報取得ステップで前記文書管理サーバから取得した属性情報を前記ローカル・データベースに書き込む属性情報更新ステップと、
   を有することを特徴とする文書管理方法。
7. 文書及び各文書の文書間の関係や文書の状態などの属性情報を管理する文書管理サーバと、文書管理サーバからダウンロードした文書及びその関連文書、各文書の属性情報を管理するローカル・データベースを備えて文書を利用するユーザが使用する利用者クライアントが存在し、ファイル形式で管理される文書を複数のユーザで共有する文書管理システムにおいて、コンピュータを前記利用者クライアントとしての処理を実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータを、
   前記文書管理サーバと通信するオンライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記文書管理サーバ及び前記ローカル・データベースの双方から取得してこれらを合成するとともに、前記文書管理サーバと通信していないオフライン環境下では、前記ユーザから指定された文書の属性情報を前記ローカル・データベースから取得する属性情報取得手段、
   前記属性情報取得ステップで取得した属性情報を、前記指定された文書の関連文書及び各文書の属性情報を表示するプロパティ画面上に表示する属性情報表示手段、
   オンライン環境下での前記属性情報取得ステップで前記文書管理サーバから取得した属性情報を前記ローカル・データベースに書き込む属性情報更新手段、
   として機能させるためのコンピュータ・プログラム。