JP2008102567A - 文書管理システム、文書管理装置、プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】複数の文書の最新状況(コンテキスト)を効率的に確認できるようにする。
【解決手段】文書とその文書の属性情報、版管理情報を含むコンテキストの情報、関連文書情報を、文書IDをキーにして対応付けて、文書データベースに登録する(S10)。利用者によるフォルダ操作を受けると、そのフォルダに属する文書を取り扱う作業領域を設定し(S12)、対象フォルダに属する文書リストを作成、取得する(S14)。文書リストを元に、フォルダに属する各文書に関連付けられたコンテキストを取得し、コンテキストのリストを作成する(S16)。作成したコンテキストのリストを表示し、ユーザの選択操作に応じて詳細情報を参照できるようにする(S18)。コンテキストのリストに含まれるコンテキストの状況を確認し(S20)、その確認結果に基づいて、各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリを作成して提示する(S24)。
【選択図】図7
【解決手段】文書とその文書の属性情報、版管理情報を含むコンテキストの情報、関連文書情報を、文書IDをキーにして対応付けて、文書データベースに登録する(S10)。利用者によるフォルダ操作を受けると、そのフォルダに属する文書を取り扱う作業領域を設定し(S12)、対象フォルダに属する文書リストを作成、取得する(S14)。文書リストを元に、フォルダに属する各文書に関連付けられたコンテキストを取得し、コンテキストのリストを作成する(S16)。作成したコンテキストのリストを表示し、ユーザの選択操作に応じて詳細情報を参照できるようにする(S18)。コンテキストのリストに含まれるコンテキストの状況を確認し(S20)、その確認結果に基づいて、各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリを作成して提示する(S24)。
【選択図】図7
Description
本発明は、文書管理システム、文書管理装置、およびプログラムに関する。
文書の状況(コンテキスト;Context )を、文書の利用者間で共有することにより、文書の活用を図る文書の属性管理の仕組みや、処理対象の文書に関連する関連情報を利用者に提示する仕組みなど、複数の利用者が文書を効率的に利用可能にする仕組みが種々提案されている(たとえば、特許文献1,2を参照)。
本発明は、複数の文書の状況を効率的に確認することのできる仕組みを提供することを目的とする。
請求項1に記載の発明は、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、作業領域設定部により設定された作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部と、文書状況情報取得部により取得された各文書の状況情報を確認する状況確認部と、状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部と、更新概要作成部により作成された更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部とを備えたことを特徴とする文書管理システムである。
請求項2に記載の発明は、請求項1に記載の発明においてさらに、文書と前記付加情報とを対応付けて管理する文書管理サーバと、文書管理サーバが管理する文書を複製して管理する利用者端末とを備え、作業領域設定部は、文書管理サーバが管理する文書と利用者端末が複製して管理する文書の何れをも、作業領域で取り扱うことのできる文書とすることが可能に構成されていることを特徴とする。
請求項3に記載の発明は、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、作業領域設定部により設定された作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部とを備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置である。
請求項4に記載の発明は、請求項3に記載の発明においてさらに、文書管理サーバが管理する文書を複製して保存する文書記憶部、作業領域設定部により設定された作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部、文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、および状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部、の内の少なくとも1つをさらに備えたことを特徴とする。
請求項5に記載の発明は、請求項4に記載の発明においてさらに、状況確認部は、利用者より指定された期間について、文書状況情報取得部により取得された各文書の状況を確認することを特徴とする。
請求項6に記載の発明は、請求項4に記載の発明においてさらに、文書状況情報取得部は、指定されたタイミングで各文書の状況情報を取得し、状況確認部は、この指定されたタイミングで取得された状況情報を確認することを特徴とする。
請求項7に記載の発明は、請求項4に記載の発明においてさらに、更新概要提示部は、複数の更新概要情報を一覧形式で提示することを特徴とする。
請求項8に記載の発明は、請求項4に記載の発明においてさらに、更新概要提示部は、複数の更新概要情報を所定の順に従って切り替えて提示することを特徴とする。
請求項9に記載の発明は、文書とこの文書の状況を示す状況情報を対応付けて管理する文書データベースと、文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の状況情報を取得する文書状況情報取得部、文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、および状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部の内の少なくとも1つと、を備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置である。
請求項10に記載の発明は、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定工程と、作業領域設定工程により設定された作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示工程とを電子計算機に実行させることを特徴とするプログラムである。
請求項11に記載の発明は、請求項10に記載の発明においてさらに、作業領域設定工程により設定された作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得工程、文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、および状況確認工程による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程の内の少なくとも1つをさらに電子計算機に実行させることを特徴とする。
請求項12に記載の発明は、文書とこの文書の状況を示す状況情報を対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録工程と、文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の状況情報を取得する文書状況情報取得工程、文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、および状況確認工程による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程の内の少なくとも1つと、を電子計算機に実行させることを特徴とするプログラムである。
請求項1に記載の発明によれば、文書を取り扱う作業領域の設定を契機として、文書を取り扱う作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を確認することができる文書管理システムを実現できる。
請求項2に記載の発明によれば、利用者端末にて管理されている文書だけでなく複製元である文書管理サーバにて管理されている文書についても、その文書の状況の更新の概要を確認することができる。
請求項3に記載の発明によれば、文書を取り扱う作業領域の設定を契機として、文書を取り扱う作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を確認することができる文書管理装置を実現できる。
請求項4に記載の発明によれば、文書の複製利用、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも1つを、利用者側の文書管理装置で実行することができる。
請求項5に記載の発明によれば、利用者より指定された期間を対象として、各状況の更新の概要を確認することができる。
請求項6に記載の発明によれば、指定されたタイミングで取得された状況情報に関して、各文書の状況の更新の概要を確認することができる。付加的な効果として、タイミングをシステム状況に応じて適正なものとすることで、効率的に状況情報を収集することができる。
請求項7に記載の発明によれば、複数の更新概要情報を一度に確認することができる。
請求項8に記載の発明によれば、更新概要情報を狭い提示領域にて確認することができる。
請求項9に記載の発明によれば、文書と状況情報とを一元管理でき、またそれらを複数の利用者間で共用できるようになるとともに、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも1つを、管理者側の文書管理装置で実行することができる。
請求項10に記載の発明によれば、文書を取り扱う作業領域の設定を契機として、文書を取り扱う作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を確認することができる仕組みを、利用者が使用する電子計算機を用いて実現できる。
請求項11に記載の発明によれば、請求項10に記載の発明においてさらに、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも1つを、利用者が使用する電子計算機を用いて実現できる。
請求項12に記載の発明によれば、文書と状況情報との一元管理と、状況情報の取得処理、状況情報の確認処理、および更新概要情報の作成処理の内の少なくとも1つを、管理者側の電子計算機を用いて実現できる。
以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。なお、本実施形態では、コンピュータシステムによって使用されるファイルとして電子文書を例にし、その電子文書(以下単に文書という)を、ファイル属性情報管理装置の一例である文書管理サーバによって集中管理する場合を例にして説明する。
<<システム構成>>
図1および図2は、文書管理システムの全体概要を示した図である。ここで、図1は、システム構成の典型例を示し、図2は、その変形例を示す。
図1および図2は、文書管理システムの全体概要を示した図である。ここで、図1は、システム構成の典型例を示し、図2は、その変形例を示す。
本実施形態の文書管理システム1は、本システムで管理される文書を作成するユーザ(文書提供者)によって使用される提供者端末3と、文書提供者によって作成された文書を参照や印刷などのために利用するユーザ(文書利用者)によって使用されるローカル側端末の一例である利用者端末5と、本システムで管理する文書やその属性情報を管理するリモート側端末の一例である文書管理サーバ7が、LAN(Local Area Network)などの通信網9により相互接続されている。
提供者端末3および利用者端末5は、何れも、クライアント装置、すなわち利用者側の文書管理装置2の一例である。一方、文書管理サーバ7は、管理者側の文書管理装置2の一例である。
なお、図示した例では、便宜的に、1台の提供者端末3と1台の利用者端末5が設けられた状態を示しているが、これは一例であって、それぞれの設置台数は任意である。また、文書管理サーバ7に関しても、1台に限らず、複数台を設置することもできる。
また、本実施形態では、クライアント装置を、便宜的に、文書提供者が使用する提供者端末3と、文書利用者が使用する利用者端末5とに分けて図示しまた説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者にもなり得、また、他のユーザが作成した文書の利用者にもなり得るので、1台のクライアント装置が、提供者端末3にも利用者端末5にもなり得る。
また、本実施形態では、複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ7を設置して、文書を文書管理サーバ7にて集中管理させるようにシステムを構築している。文書の作成者は、新規作成した文書を文書管理サーバ7に登録しておけば、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行なわせることができる。
本実施形態において、提供者端末3、利用者端末5、および文書管理サーバ7は、何れも、文書のコンテキストの管理に関する処理を実行する機能を備えた文書管理装置の一例である。
ここで、コンテキストとは、文書の状況(特に最新状況)を示す情報である。たとえば、文書には、文書の実体や属性情報とは別個の情報であって、各文書に付加的に関連付けて保持管理される付加情報が対応付けられることがある。たとえば、付加情報としては、文書の有効性を示す状態に関する情報や文書作成者による当該文書に対するコメントやメッセージなどの動的に追加や変更がされる情報や、文書の版の状態を示す情報などが該当する。コンテキストは、これら文書の状況を示す属性情報や付加情報を含むものである。
なお、本実施形態では、前述のように、文書の状況を示す情報を「コンテキスト」と称する。また、複数の文書の最新の関連状況を示す情報を「グループコンテキスト」と称する。後者も、文書の最新の状況を示す情報であり「コンテキスト」の一例でもあるので、特段区別する必要のないときには「グループコンテキスト」も単に「コンテキスト」と称して説明する。つまり、任意の数(1つであってもよいし複数であってもよい)の文書からなる文書グループの状況を示す情報が「コンテキスト」である。
各コンテキストに対して設定した情報は、文書に対応付けることによって当該文書の動的属性情報として設定される。つまり、本実施形態において取り扱う文書には、自己固有の静的属性情報と自己が属する文書グループに対応する動的属性情報とが当該文書の属性情報として設定されることになる。なお、文書に設定する属性情報の詳細については後述する。
本実施形態の文書管理システム1においては、文書の最新の状況(コンテキスト)を、文書の利用者間で共有可能に構成し、文書に属性情報を設定することにより、文書の活用を効率的に図ることのできる文書の属性管理の仕組みとする。
また、複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ7をシステムに設置して、文書を文書管理サーバ7にて集中管理させるように、サーバ・クライアント方式のシステムを構築する。
そして、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行なわせることができるように、文書の作成者は、提供者端末3にて新規作成した文書を、文書管理サーバ7に登録しておくようにする。この際、文書管理サーバ7で文書を管理するための文書IDを、管理対象である文書のファイル中にも格納し、また、文書IDに基づいて、該当する文書に対応した文書のコンテキストを文書管理サーバ7上で管理する構成とする。
また、利用者端末5を利用することで、文書の表示、印刷、編集などの文書に対する処理を行なうアプリケーションと連携動作し、文書ファイル中に格納された文書IDに基づいて、文書管理サーバ7との間で対応する文書のコンテキストの更新や取得を行なうように構成する。
なお、本実施形態では、自己が作成した文書を、自己が使用する提供者端末3に搭載の文書を保存する機能を持った作成文書記憶部36に保存することを前提に説明するが、他の提供者端末3もしくは利用者端末5に搭載の記憶媒体や、データベースサーバとして機能する文書管理サーバ7に搭載の記憶媒体を、共有ディスク装置として利用して保存するようにしてもよい。
<システムの典型例について>
先ず、図1に示すシステム構成の典型例にて、提供者端末3、利用者端末5、文書管理サーバ7のそれぞれについて説明する。
先ず、図1に示すシステム構成の典型例にて、提供者端末3、利用者端末5、文書管理サーバ7のそれぞれについて説明する。
<提供者端末>
提供者端末3は、本システムの管理対象とする文書を作成し所定の記憶媒体に登録する文書作成登録処理部32と、文書作成登録処理部32で作成された文書の電子データを記憶する作成文書記憶部36とを有している。
提供者端末3は、本システムの管理対象とする文書を作成し所定の記憶媒体に登録する文書作成登録処理部32と、文書作成登録処理部32で作成された文書の電子データを記憶する作成文書記憶部36とを有している。
文書作成登録処理部32は、本システムの管理対象とする文書を新規に作成する新規登録処理部33と、作成した文書を更新することで文書を改版する改版登録処理部34とを有している。
文書作成登録処理部32は、本システムの管理対象とする文書を新規登録処理部33で新規に作成して文書管理サーバ7へ登録する。あるいは、既存文書を新規文書として登録してもよい。改版登録処理部34は、改版した文書を最新版として文書管理サーバ7へ登録する。あるいは、新規に作成した文書を既登録の文書の新版として登録してもよい。文書の新規作成および編集には、汎用的な文書作成ソフトウェアを利用する。また、新規登録処理部33および改版登録処理部34は、作成した文書に対して文書識別情報を付与するとともに、文書を文書管理サーバ7へ登録するときに、その文書の版管理情報も併せて登録する。
また、文書作成登録処理部32は、本システムの管理対象とする文書を新規登録処理部33により新規に作成して、その文書およびその属性情報を作成文書記憶部36と文書管理サーバ7に登録する。また、文書作成登録処理部32は、作成した文書が属すべきグループコンテキストに関する情報が設定されていない場合には、グループコンテキストに関する情報を設定する。
また、提供者端末3は、作成または改版された文書の利用の可否(つまり有効であるのか無効であるのか)などの利用状態など版の状態を設定する文書状態設定処理部42と、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を監視する利用状況監視部44とを有している。なお、文書状態設定処理部42が設定する版の状態は、版管理情報に含まれている。利用状況監視部44は、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を文書管理サーバ7に記録させ、また、その記録した内容を取得する。
<利用者端末>
利用者端末5は、文書を取得する文書取得処理部52と、文書取得処理部52が取得した文書の電子データ(複製文書としての電子データ)を利用文書として記憶する利用文書記憶部54と、利用文書記憶部54に保存されている文書の中から利用者により入力指定された文書に対する情報取得要求に応じて、その文書に関連するコンテキスト、すなわち、その文書の属性情報や文書の版を示す版管理情報を含むその文書に関連する付加情報や、さらにその文書の関連文書に関する属性情報や付加情報を、文書管理サーバ7から取得する情報取得処理部56とを有している。
利用者端末5は、文書を取得する文書取得処理部52と、文書取得処理部52が取得した文書の電子データ(複製文書としての電子データ)を利用文書として記憶する利用文書記憶部54と、利用文書記憶部54に保存されている文書の中から利用者により入力指定された文書に対する情報取得要求に応じて、その文書に関連するコンテキスト、すなわち、その文書の属性情報や文書の版を示す版管理情報を含むその文書に関連する付加情報や、さらにその文書の関連文書に関する属性情報や付加情報を、文書管理サーバ7から取得する情報取得処理部56とを有している。
また、利用者端末5は、コンテキストの更新の概要を示す更新概要情報である更新サマリを作成し、ユーザに提示するための所定の提示フォーマットに加工する更新概要情報処理部60を有している。
ここで、「更新サマリ」とは、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報であり、たとえば、所定の期間内に発生したコンテキストの更新内容を、更新内容の重要度ごとに分類した、更新内容、更新の対象となった文書およびその数、更新の対象となったコンテキストのリスト、更新が行なわれた回数などを示す情報である。
たとえば、[最近一週間分]のコメント数、[最近一週間分]の新規追加文書数、[最近一週間分]の無効文書数、[最近一週間分]のコメント、[最近一週間分]の新規追加文書、[最近一週間分]の無効に設定された文書、[最近一週間分]のコメントが追加された文書、[最近一週間分]の新規追加文書が追加されたコンテキストなどが該当する。
また、「所定の期間」としては、現在までの一定期間や、最後に更新があるまでの一定期間などを採用することができる。また、この「所定の期間」は、システムや装置で固定的に取り扱ってもよいし、ユーザの設定や更新情報の有無などの情況によって変更可能にしてもよい。
また、利用者端末5は、更新サマリ(更新概要情報)や文書の版管理情報や属性情報やその他の情報を、図示を割愛した所定の表示媒体上で提示する文書情報提示処理部64と、文書取得処理部52が取得した文書を、図示を割愛したプリンタなどの画像形成装置から印字出力する印刷処理部68とを有している。
文書情報提示処理部64は、表示画面上に、文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部65と、更新概要作成部62により作成された更新サマリを所定の提示手段にて提示する更新概要提示部66とを具備している。
情報取得処理部56は、作業領域設定部65により設定された作業領域に属する各文書に関連付けられたコンテキストを取得する文書状況情報取得部57を具備している。
更新概要情報処理部60は、文書状況情報取得部57により取得された各コンテキストの状況を確認する状況確認部61と、状況確認部61による確認結果に基づいて、各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリ(更新概要情報)を作成する更新概要作成部62とを具備している。
文書取得処理部52は、利用したい文書についてユーザ操作により文書管理サーバ7からダウンロードすることで、あるいは提供者端末3から送信されてくる文書を受信することで、文書を取得し、取得した文書を利用文書記憶部54に保存する。取得される文書は、当該文書の最新版の複製である。つまり、利用文書記憶部54は、複製文書記憶部として機能するのである。
文書利用者は、基本的に利用文書記憶部54に複製して格納した利用文書(複製文書)を利用することになる。このため、たとえば、図示を割愛するが、利用者端末5には、ユーザからの指示に応じて利用文書記憶部54に保存された文書に所定の処理を施す文書処理部が設けられる。所定の処理とは、文書の表示や印刷など、文書を利用した処理である。実際には、文書は種々のアプリケーションによって利用され得るが、本実施形態では、文書の利用目的など詳細なことまで言及しないため、これらのアプリケーションに実現される処理を総括して文書処理と称する。
文書情報提示処理部64は、文書管理サーバ7が保持管理している文書の属性情報や情報取得処理部56が取得した版管理情報を含むコンテキストを受け取り、この受け取った文書の属性情報や版管理情報やその他の情報をコンテキストとしてそのまま利用者に提示する。あるいは、更新概要提示部66は、更新概要情報処理部60(詳しくは更新概要作成部62)が作成した更新履歴のサマリ(更新サマリ)を提示する。
これらの提示に当たっては、表示デバイス上の画面で提示してもよいし、印刷処理部68を利用して、出力用紙に印刷してもよい。たとえば、文書情報提示処理部64は、更新概要情報処理部60が作成したコンテキストのサマリを一覧表示してもよいし、更新内容の表示優先度などに従って、更新内容を順に表示するようにしてもよい。
たとえば、更新概要情報処理部60と文書情報提示処理部64とは協働して、文書管理サーバ7の文書データベース80から該当するコンテキスト情報を全て取得し、サマリ作成期間に合せてサマリを作成して表示する。
なお、本実施形態の構成では、利用者端末5の更新概要情報処理部60にてサマリを作成するようにしているが、更新概要情報処理部60を利用者端末5に備えていることは必須ではなく、文書管理システム1の何れかの箇所に、同様の機能部が設けられていればよい。たとえば、後述するシステムの変形例のようにすることで、文書管理サーバ7側で、指定期間のサマリを作成して利用者端末5の文書情報提示処理部64に作成結果を返すようにしてもよい。
また、更新概要情報処理部60を利用者端末5に備える場合であっても、コンテキスト情報だけでなく、文書管理サーバ7の文書データベース80から、サマリ作成に必要な情報を全て取得して、サマリを作成するようにしてもよい。
また、サマリ作成期間に関しては、文書管理サーバ7に更新日の範囲指定を検索キーにして情報を取得してサマリを作成するようにしてもよいし、文書管理サーバ7から取得された範囲内で、更新概要情報処理部60で更新日の範囲指定で情報を再フィルタしてサマリを作成するようにしてもよい。
また、情報取得処理部56や更新概要情報処理部60が文書管理サーバ7から各種の情報を取得し状況確認するタイミングに関しては、前述のような例に限らず、指定された所定のタイミングとすることができる。
たとえば、過去の通信結果があれば、通信せずに使用することができるし、文書の利用に関係しつつ、適度に分散された時間間隔(指定されたタイミングの一例)で通信を行なうことでティッカー表示に必要なコンテキスト情報を情報取得処理部56により収集し、状況確認部61にて、その収集結果の状況を纏めることもできる。また、文書の利用とは関係のない夜間などの空き時間(指定されたタイミングの一例)を利用して情報取得処理部56が収集したコンテキストに基づき状況確認部61により一括確認した情報を使用することもできる。
また、フォルダを開く都度、通信してティッカー表示内容を作成して表示することもできる。さらに、文書データベース80に保存(キャッシュ)されたコンテキスト情報を元にしてティッカー表示(詳細は後述する)の内容を都度作成して表示することもできる。
<文書管理サーバ>
文書管理サーバ7は、本システムで扱う文書に関する全般の管理を実行する文書管理部71と、文書の版管理や文書の登録および削除あるいは登録されている文書の利用状況管理などを行なうデータベース管理部72と、関連文書情報の登録、更新、削除などの情報管理を行なう関連文書情報設定部73と、版管理情報を含む文書の付加情報の管理全般を行なう付加情報管理部74とを有している。
文書管理サーバ7は、本システムで扱う文書に関する全般の管理を実行する文書管理部71と、文書の版管理や文書の登録および削除あるいは登録されている文書の利用状況管理などを行なうデータベース管理部72と、関連文書情報の登録、更新、削除などの情報管理を行なう関連文書情報設定部73と、版管理情報を含む文書の付加情報の管理全般を行なう付加情報管理部74とを有している。
また、文書管理サーバ7は、利用者端末5から送られてくる要求に応じて該当する文書の属性情報や付加情報などのコンテキストを当該利用者端末5へ送信する通知処理部の一例である情報提供部76と、文書の利用状況を保存する管理ログファイル保存部78と、文書やその文書に関連する情報をデータベース(DB:Database)化して保存する文書データベース80とを有する。
文書データベース80は、提供者端末3の文書作成登録処理部32で作成された文書の電子データを共有文書としてデータベース化して記憶する共有文書データベース82と、その文書の属性情報を文書と対応付けてデータベース化して記憶する文書属性情報データベース84とを有している。
また、文書データベース80は、提供者端末3の文書作成登録処理部32で作成された文書や利用者端末5にて利用された文書の付加情報をデータベース化して記憶する付加情報記憶部の一例である付加情報データベース86と、それら文書に関連する文書の情報(関連文書情報と称する)をデータベース化して記憶する関連文書情報記憶部の一例である関連文書情報データベース88とを有している。
なお、本実施形態の文書データベース80の構成では、各データベースを同じ文書管理サーバ7に配設しているが、これらの各データベースは、必ずしも同一のサーバコンピュータに設ける必要はなく、文書管理サーバ7の管理下において情報管理可能に構成さえすれば、異なるサーバコンピュータに配設してもよい。
文書管理部71は、文書利用者からの要求に応じて文書のダウンロードを行なう。
データベース管理部72は、文書提供者により作成または改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。さらに、データベース管理部72は、文書データベース80への文書の登録や削除を行なうし、また登録されている文書の利用状況などの管理情報を管理ログファイル保存部78に記録する。
たとえば、データベース管理部72は、文書登録時において文書作成登録処理部32と協調動作することで、提供者端末3から送られてくる新規作成文書を共有文書データベース82に登録し、また、文書の属性情報を文書属性情報データベース84に登録する。
また、データベース管理部72は、文書利用時において文書取得処理部52と協調動作することによって、利用者端末5から送られてくる要求に応じて該当する文書を共有文書データベース82から読み出して、その利用者端末5へダウンロードする。
また、データベース管理部72は、文書提供者により作成または改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。また、データベース管理部72は、文書データベース80への文書の登録や削除、登録されている文書の利用状況などを管理ログファイル保存部78に記録する。
関連文書情報設定部73は、管理者などによる所定の入力操作に従って関連文書情報データベース88に関連文書情報の登録、更新、削除などの情報管理を行なう。
付加情報管理部74は、文書作成者などが使用する利用者端末5から送られてくる付加情報を収集し、またデータベース管理部72で得られる版管理情報を含めて、付加情報データベース86に登録するなど付加情報の管理全般を行なう。
<システムの変形例について>
なお、図1に示した提供者端末3、利用者端末5、文書管理サーバ7に備えられる各機能要素の配置態様は、典型例を示したものであり、システムの運用形態によっては、提供者端末3に備えられている利用状況監視部44を利用者端末5側に配置することもできる。また、提供者端末3や利用者端末5に備えられている機能部の一部を文書管理サーバ7側に配置することもできる。
なお、図1に示した提供者端末3、利用者端末5、文書管理サーバ7に備えられる各機能要素の配置態様は、典型例を示したものであり、システムの運用形態によっては、提供者端末3に備えられている利用状況監視部44を利用者端末5側に配置することもできる。また、提供者端末3や利用者端末5に備えられている機能部の一部を文書管理サーバ7側に配置することもできる。
ただし、変形態様を採る場合でも、利用者が文書操作時に利用者端末5を使用するという観点では、最低でも、図2に示すように、利用者端末5としては、表示画面上に文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部65と、作業領域設定部65により設定された作業領域に属する各文書に関連付けられた各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリを所定の提示手段にて提示する更新概要提示部66とを具備する文書情報提示処理部64を備えていることが必要である。
また、前述のように、一般的には、文書管理サーバ7の共有文書データベース82に保存されている文書をそのままの形態で使用するのではなく、自身に備えられている記憶媒体に複製して使用するので、図2に示すように、文書管理サーバ7が管理する文書を複製して保存する文書記憶部としての利用文書記憶部54をも利用者端末5に備えているのが好ましい。
一方、コンテキストの収集や状況確認については、利用者端末5側で行なうのか文書管理サーバ7側で行なうのかは、自由であると考えてよい。よって、情報取得処理部56(詳細には文書状況情報取得部57)や、更新概要情報処理部60(詳細には状況確認部61や更新概要作成部62)は、利用者端末5および文書管理サーバ7の何れに配置してもよいことになる。たとえば、図2に示すように、これらの全てを文書管理サーバ7に備えるようにしてもよい。
<文書情報の収集について>
ここで、本実施形態の文書管理システム1においては、ローカル側である利用者端末5の利用文書記憶部54に保存されている利用文書(複製文書やローカル文書とも称する)に関する情報と、その利用文書と関連性のあるリモート側である文書管理サーバ7の文書データベース80に保存されている登録文書(リモート文書とも称する)に関する情報とを、利用者端末5の文書情報提示処理部64が利用する表示デバイス上の同じ表示画面で表示することで、利用文書であるのか登録文書であるのかを問わず、コンテキストの関係が一目瞭然に把握できるようにする。さらに好ましくは、利用文書であるのか登録文書であるのかを一目瞭然に把握できるようにする。
ここで、本実施形態の文書管理システム1においては、ローカル側である利用者端末5の利用文書記憶部54に保存されている利用文書(複製文書やローカル文書とも称する)に関する情報と、その利用文書と関連性のあるリモート側である文書管理サーバ7の文書データベース80に保存されている登録文書(リモート文書とも称する)に関する情報とを、利用者端末5の文書情報提示処理部64が利用する表示デバイス上の同じ表示画面で表示することで、利用文書であるのか登録文書であるのかを問わず、コンテキストの関係が一目瞭然に把握できるようにする。さらに好ましくは、利用文書であるのか登録文書であるのかを一目瞭然に把握できるようにする。
このため、提供者端末3、利用者端末5、文書管理サーバ7のそれぞれにおいては、このような情報提供を可能にするために必要な情報を収集、生成し得る構成を採る。
たとえば、先ず、文書には、文書ID、文書名、作成日時などの属性情報を付加する。また、文書の属性情報とは別に、文書作成者などによって文書利用者に知らせたいコメントやメッセージなどの文書利用に有効な付加情報を各文書に対応させて文書データベース80に登録設定する。文書管理サーバ7の文書データベース80に保存されている文書を利用者端末5の利用文書記憶部54に複製して保存する際にも、文書IDが引き継がれるようにする。
また、関連文書情報設定部73は、関連文書情報を関連文書情報データベース88に登録する際、関連性のある文書群ごとにグループIDを識別情報として割り当ててグループ管理する。各グループ情報には、グループIDに対応させて、そのグループに属する各文書の文書IDを設定登録する。
文書管理サーバ7側の付加情報管理部74は、文書作成者などの要求に応じて付加情報を付加情報データベース86に登録する。たとえば、各文書に付加情報として、各文書の有効性(有効か無効か)を示す情報、コメント情報、あるいはメッセージ情報を文書ごとに設定する。
文書の有効性に関しては、たとえば、改訂版が作成されたために、その文書が旧版となった場合、あるいは改訂作業中のために一時ダウンロードを休止させたいような場合に無効にされ、また、必要により有効に設定変更される。なお、文書が無効と設定変更されても共有文書データベース82からは削除されない。
コメント情報には、その文書の改訂理由や有効性を変更した理由など、主に、その文書そのものに関して文書利用者に知らせたいメッセージを含むようにする。一方、メッセージ情報には、コメント情報以外の情報であって、文書作成者が文書利用者に知らせたい任意のメッセージと、その登録日時を含むようにする。
なお、文書の有効性は、文書の状態を示す固有の情報であり、文書ごとに単一の情報であるが、コメント情報やメッセージ情報は、一文書に対して複数設定してもよい。
また、文書管理サーバ7においては、利用者端末5から情報取得要求が送られてくると、情報提供部76は、その中に含まれている対象文書の文書IDをキーにして文書属性情報データベース84や付加情報データベース86を検索することによって対象文書に対応付けられている属性や付加情報を抽出して、要求発信元の利用者端末5へ返信する。
また、情報提供部76は、関連文書情報データベース88を検索することによって対象文書の関連文書の文書IDを抽出する。そして、関連文書の属性情報およびコンテキストの内、少なくとも有効性を示す情報を共有文書データベース82、文書属性情報データベース84、付加情報データベース86から取り出して、要求発信元の利用者端末5へ返信する。
また、本実施形態の文書管理システム1では、利用者端末5の情報取得処理部56において、利用文書やその利用文書に関連する各種の関連文書のコンテキストの情報を収集する際、先ず作業領域設定部65の機能を具備した文書情報提示処理部64は、文書管理サーバ7が管理する共有文書と利用者端末5が複製して管理する利用文書の何れをも、作業領域で取り扱う文書とすることのできる仕組みを採る。極端なケースでは、取り扱う文書の全てが、利用文書記憶部54には保存されておらず、たとえば文書管理サーバ7の共有文書データベース82に保存されている文書の場合もあり得る。
たとえば、作業領域として利用するフォルダには、複数の文書ファイルを格納することができ、利用者が、が自由に分類、整理することができる。また、このフォルダの中にさらにフォルダを作成し、より細かく分類することも可能できる。また、フォルダに格納する文書ファイルは、自装置の利用文書記憶部54に保存している複製文書(利用文書)に限らず、ネットワーク環境下にある他の利用者端末5の利用文書記憶部54に保存している複製文書(利用文書)や文書管理サーバ7の共有文書データベース82に保存されている大元の文書をも、仮想的に格納することができる。
これは、たとえば、OS(Operating Systems )で提供されるフォルダ管理の仕組みにおいて、自身のコンピュータに保存されている文書ファイルだけでなく、ネットワーク接続されたコンピュータ上の文書ファイルをも、自身のコンピュータが管理するフォルダ内で取り扱うことができるようにリンク設定するのと似通っている。その具体的な仕組みについては、公知の様々な仕組みを採り得るので、ここではその詳細説明を割愛する。
情報取得処理部56は、文書情報提示処理部64により設定された作業環境に属する文書について、文書の実体が利用文書記憶部54に複製されて保存されているものだけでなく、文書管理サーバ7の共有文書データベース82に保存されている共有文書についても、コンテキストの収集対象とする。
更新概要情報処理部60と文書情報提示処理部64は、その結果を受けて、コンテキストやそのコンテキストの更新サマリを利用者に提示する際には、利用者端末5の利用文書記憶部54に保存した利用文書に関する情報を提示するだけでなく、文書管理サーバ7の共有文書データベース82に保存されている共用文書に関する情報も提示するようにする。たとえば、利用したい文書(表示対象文書)に関する情報並びに表示対象文書の関連文書についての情報を同じ表示画面内で表示する。
<電子計算機を利用した構成例>
図3は、提供者端末3、利用者端末5、および文書管理サーバ7といったコンテキストの管理に関する処理を実行する文書管理装置2のハードウェア的な構成の一例を示す図である。提供者端末3および利用者端末5は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ(パソコンと称する)で実現できる。また、文書管理サーバ7は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。
図3は、提供者端末3、利用者端末5、および文書管理サーバ7といったコンテキストの管理に関する処理を実行する文書管理装置2のハードウェア的な構成の一例を示す図である。提供者端末3および利用者端末5は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ(パソコンと称する)で実現できる。また、文書管理サーバ7は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。
つまり、本実施形態の提供者端末3、利用者端末5、および文書管理サーバ7などの文書管理装置2は、各種の機能部の一部を、ハードウェア処理回路により構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づき電子計算機(コンピュータ)と同様の仕組みを用いてソフトウェア的に実現することが可能である。
電子計算機と同様の仕組みで、コンテキスト管理機能をソフトウェアにより実行する場合には、そのソフトウェアを構成する処理プログラムが、その処理プログラムを記憶したCD−ROMやフィレキシブルディスクなどの記憶媒体(記録媒体)から、装置内部の記憶媒体(記憶媒体)にインストールされる。
処理プログラムを記憶した記憶媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの状態変化を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。
なお、コンテキスト管理機能をコンピュータに実行させるプログラムは、CD−ROMなどの記憶媒体を通じて配布されることに限らず、ダウンロードサイトなどの他のサーバなどからインターネットなどのネットワーク(有線であるか無線であるかは問わない)を経由してプログラムをダウンロード(コンピュータに転送)して取得したり、あるいは更新したりしてもよい。コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスクなどの記憶媒体にインストールする。
また、コンテキスト管理機能を実現するプログラムコードを記述したファイルとしてプログラムが提供されるが、この場合、一括のプログラムファイルとして提供されることに限らず、コンピュータで構成されるシステムのハードウェア構成に応じて、個別のプログラムモジュールとして提供されてもよい。
たとえば、図3に示すように、コンピュータシステムとして構成される文書管理装置2は、装置全体の動作を制御するシステム制御部102を装置本体2aに備える。本実施形態において、システム制御部102は、コンテキスト管理処理機能を実現するコンテキスト管理制御部としての機能を持つ。
システム制御部102は、具体的には、コントローラ部(制御部)104と、図示したハードディスク装置(HDD)118あるいは光/磁気ディスク装置119や、図示を割愛した、フレキシブルディスク(FD)ドライブ、CD−ROM(Compact Disk ROM)ドライブ、半導体メモリコントローラなどの、所定の記憶媒体からデータを読み出したり記録したりするための記録・読取制御部106とを有する。
なお、ハードディスク装置118や光/磁気ディスク装置119は、装置本体2a内ではなく、外部に情報蓄積装置2bとして設けるようにしてもよい。この態様は、特に、文書管理サーバ7を構成する場合に好適である。
コントローラ部104は、CPU112、読出専用の記憶部であるROM113、随時書込みおよび読出しが可能であるとともに揮発性の記憶部の一例であるRAM115、および不揮発性の記憶部の一例であるRAM(NVRAMと記述する)116を有する。
なお、上記において“揮発性の記憶部”とは、装置の電源がオフされた場合には、記憶内容を消滅してしまう形態の記憶部を意味する。一方、“不揮発性の記憶部”とは、装置のメイン電源がオフされた場合でも、記憶内容を保持し続ける形態の記憶部を意味する。記憶内容を保持し続けることができるものであればよく、半導体製のメモリ素子自体が不揮発性を有するものに限らず、バックアップ電源を備えることで、揮発性のメモリ素子を“不揮発性”を呈するように構成するものであってもよい。
また、半導体製のメモリ素子により構成することに限らず、磁気ディスクや光ディスクなどの媒体を利用して構成してもよい。たとえば、ハードディスク装置118や光/磁気ディスク装置119を不揮発性の記憶部として利用できる。また、CD−ROMなどの記憶媒体から情報を読み出す構成を採ることでも不揮発性の記憶部として利用できる。
また、コンピュータシステムと同様の仕組みで構成された文書管理装置2は、装置の操作指示を受け付けるなどのユーザインタフェースをなす機能部としての指示受付部152と、操作時のガイダンス画面(操作メニュー)や装置の動作状態や処理結果などの所定の情報をユーザに提示する表示出力部154と、各機能部との間のインタフェース機能をなすインタフェース部(IF部)190とを、装置本体2aに有する。
インタフェース部190としては、処理データ(画像データを含む)や制御データの転送経路であるシステムバス191の他、たとえば、操作パネル部192aおよび操作キー部192bを具備したユーザインタフェース部192や、プロトコル制御を実行しネットワークとのインタフェース機能をなす通信インタフェース部194や、その他の外部デバイスとのインタフェース機能をなすデバイスインタフェース部を有する。
通信インタフェース部194は、LAN(Local Area Network)やWAN(Wide Area Network )などの有線形態のネットワークを制御するネットワークコントローラ142や、公衆回線網(たとえば電話回線)などを通じ、コンピュータ同士でデータをやり取りするときに利用するモデム144などの通信制御機能を持つ。なお、ネットワークは、有線形態のものに限らず、無線形態のネットワークであってもよく、この場合無線仕様のネットワークコントローラ146が設けられる。
デバイスインタフェース部は、後述するように、各種のデバイス装置をコントロールする。
指示受付部152としては、たとえば、ユーザインタフェース部192の操作キー部192bを利用することができる。あるいは、キーボード152aやマウス152bなどを利用することもできる。
ユーザインタフェース部192やキーボード152aやマウス152bは、図示を割愛するが、キーボード152aからのキー入力およびマウス152bといったポインティングデバイスからの入力を制御するそれぞれに応じたデバイスインタフェース部を介してシステムバス191に接続される。
表示出力部154は、表示制御部と表示装置とを備える。表示装置としては、たとえば、ユーザインタフェース部192の操作パネル部192aを利用することができる。あるいは、CRT(Cathode Ray Tube;陰極線管)やLCD(Liquid Crystal Display;液晶)などでなるその他のディスプレイ部154aを利用することもできる。
また、文書管理装置2には、前述の各機能部の他にも、装置機能に応じた特有の機能部も設けられる。一例として、各種の記憶媒体(作成文書記憶部36、利用文書記憶部54、共有文書データベース82など)に保存する文書や、文書属性情報データベース84に保存する文書属性情報や付加情報データベース86に保存するコンテキスト情報のデータ量を少なくする機能を持つ場合であれば、文書データやその他のデータの圧縮伸張処理やデータ加工などの処理を実行するデータ処理部180が設けられる。
各種のデバイスは、それらに応じたアプリケーションプログラムとコントローラ部104による全体を制御するアプリケーションプログラム(オペレーティングシステム用のソフトウェアなど)との連携(協調動作)によって、文書生成や取得並びに保存やその文書に関連する属性情報やコンテキストの取得並びに保存といったコンテキスト管理処理に関わる各種のサービスを提供するように構築される。
これら各デバイス用の各アプリケーションは、アプリケーションごとに、追加(インストール)、仕様変更(バージョンアップやバグ修正などの同一バージョン内での微小変更)、または削除(アンインストール)することができし、アプリケーションを構成するモジュールごとにも、追加、仕様変更、あるいは削除することができる。
CPU112は、システムバス191を介してシステム全体の制御を行なう。ROM113は、CPU112が使用する制御プログラムを含む各種固定データを格納する。RAM115は、SRAM(Static Random Access Memory )などで構成され、プログラム制御変数や各種処理のためのデータなどを格納し、また、所定のアプリケーションプログラムに従って演算して得たデータや外部から取得したデータなどを一時的に格納する領域を含んでおり、CPU112がデータ処理などを行なう際に、ワークメモリなどの用途に使用される。
NVRAM116は、制御パラメータや処理されたデータなどを記憶しておくものであり、バックアップされる。特に、本実施形態の構成では、コンテキスト管理処理に関連する各種のデータを保存する機能をなすようになっている。
また、ハードディスク装置118や光/磁気ディスク装置119は、フレキシブルディスク107aやCD−ROM107bなどの可搬型の記憶媒体107から取り込んだコンテキスト管理処理用のプログラムや各種のアプリケーションプログラム、あるいはフォントデータやユーザファイルといったユーザデータや制御管理データを保持したり、自装置で取得したデータや外部から取得したデータなどを大量に一時的に格納したりする領域を含んでおり、入出力インタフェース機能をなす記録・読取制御部106によりデータの読出しや書込みが制御される。
このような構成により、所定の指令にて、コンテキスト管理機能を実行するプログラムが記憶されているCD−ROMなどの読取可能な記憶媒体から、あるいは通信網を介して、RAM115にコンテキスト管理プログラムがインストールされ、また指示受付部152を介した操作者による指令や所定の条件を契機とする自動処理にてコンテキスト管理プログラムが起動される。
CPU112は、このコンテキスト管理プログラムに従って後述するコンテキスト管理処理に伴う処理ステップを実行し、処理結果をRAM115やハードディスク装置118などの記憶装置に格納し、必要により操作パネル部、あるいはCRTやLCDなどの表示装置に情報提示出力する。コンテキスト管理処理を実行するプログラムが記録した記憶媒体を用いることにより、既存のシステムを変えることなく、コンテキスト管理処理を実行する文書管理装置2を汎用的に構築することができる。
なお、このようなコンピュータを用いた構成に限らず、前述のように、各機能部の処理をなす専用のハードウェアの組合せにより、コンテキスト管理機能を実行することを可能とする文書管理装置2を構成することもできる。また、コンテキスト管理のための一連の処理はハードウェア、またはソフトウェアの一方のみで実行されることに限らず、両者の複合構成によって実行することも可能である。
また、後述するコンテキスト管理処理は、後述する記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。
次に、本実施形態におけるコンテキスト管理処理機能について詳細に説明する。なお、本実施形態においては、図1に示した機能要素により種々の機能を提供するが、提供者端末3、利用者端末5、および管理サーバ7などの文書管理装置2における各処理機能は、図3に示したようなコンピュータ構成の文書管理装置2上でアプリケーションを動作させることによって実現されるものとして説明する。
<<コンテキスト管理機能>>
図4〜図6は、コンテキスト管理機能に関わる文書情報の管理態様を説明する図である。ここで、図4は、属性情報の構成例を示す図である。図5は、コンテキスト情報の構成例を示す図である。図6は、文書とコンテキストとの関係を示した概念図である。
図4〜図6は、コンテキスト管理機能に関わる文書情報の管理態様を説明する図である。ここで、図4は、属性情報の構成例を示す図である。図5は、コンテキスト情報の構成例を示す図である。図6は、文書とコンテキストとの関係を示した概念図である。
本実施形態では、文書に対して静的属性情報および動的属性情報という2種類の属性情報を設定する。図4に示すように、静的属性情報は、各文書に固有の属性であり、文書名、文書ID、作成者など、各文書に依存する固有の情報であり、また、動的属性情報は、文書をグループ化して取り扱うときに、文書グループに属する各文書に対して文書グループにおいて有効となるよう設定される属性である。
本実施形態では、文書グループごとに各文書属性を設定することで文書の動的属性情報として設定する。たとえば、1つの文書が複数のグループに属する場合、その文書には属性情報として前述した1つの静的属性情報と、属するグループ数分の動的属性情報とが設定される。
動的属性情報に含まれる有効/無効は、文書がグループにおいて有効か無効かを示す情報である。通知の有無は、グループに文書が属するより以前に属していた文書を開いたクライアントユーザにグループに文書が新たに属したことを通知するか否かを設定する。
たとえば、図5に示すように、各文書には、それぞれ静的属性情報として固有の文書ID=D1〜D5が割り当てられている。また、要求仕様書および基本仕様書は、“開発業務”に属しているため文書IDとは別個にコンテキストID(グループID)=C1が割り当てられる。また、機能仕様書第1版および機能仕様書第2版は、“機能仕様書” に属しているため文書IDとは別個にコンテキストID=C2が割り当てられる。機能仕様書第3版は、“開発業務”および“機能仕様書”という2つのグループに属しているため、2つのコンテキストID=C1,C2が割り当てられる。
グループに対応させて設定される動的属性情報は、図5に示すように、各グループを識別する上記コンテキストIDおよびコンテキスト名と、属性情報およびグループに属する文書の文書IDで構成されている。文書IDは、グループに属する文書群である。図示した例では、“開発業務”というグループには、文書ID=D1,D2,D5が含まれていることが分かる。
ここで、文書と属性情報との関係は、図6に示すようになる。なお、図6には、“開発業務”および“機能仕様書”という2つのグループコンテキストが示されている。“開発業務”にはC1というコンテキスト識別情報(ID)が、“機能仕様書” にはC2というコンテキストIDが、それぞれ割り当てられているとする。“開発業務”というのは、あるプロジェクトのために作成される仕様書の文書グループであり、この文書グループには、要求仕様書、基本仕様書および機能仕様書が含まれている。一方、“機能仕様書”という文書グループは、機能仕様書の文書グループであり、この文書グループには、機能仕様書の各版が含まれている。
図6においては、矢印で各文書が属するグループを模式的に明示している。グループが交差する位置の文書は、複数のグループに属することを意味している。このように、図6に示した態様は、複数のグループに属する文書が存在する場合、一方のグループを示した矢印に対して、他方のグループを示した矢印が、串刺し状態となって示される。このようなコンテキストの表示態様を「コンテキストの串刺しビュー」と称する。
図から分かるように、実体的に1つのファイル(図では“機能仕様書第3版”)に対して当該ファイルの属するファイルグループによって異なる内容の動的属性情報が設定され得る。ファイルグループという観点から着目すると、ファイル固有の属性情報(静的属性情報)に加えて、各ファイルグループに属する各ファイルに対して、そのファイルグループにおいて有効な属性情報(動的属性情報)を設定することで、ファイルグループ単位での文書管理をも実現するのである。
たとえば、基本仕様書に記述ミスが見つかったことを文書利用者に通知したいとき、「機能仕様書第3版」の文書IDおよび「開発業務」のコンテキストIDを明示することで、該当する文書利用者、すなわち「開発業務」のコンテキストに属する「機能仕様書第3版」を利用する者のみに上記旨の通知を行なう。換言すると、「機能仕様書第3版」の利用者であっても「機能仕様書」というコンテキストに属する「機能仕様書第3版」を利用する者には通知しない。
<コンテキストの更新概要通知機能>
ところで、文書利用者が利用者端末5にて文書を取得する際には、その文書とともに、その文書が属するコンテキストを特定することになる。図6に示す例で、機能仕様書第3版を取得すると、その機能仕様書第3版が属する“開発業務”および“機能仕様書”についてのコンテキスト情報が収集される。情報提供部76は、収集されたコンテキスト情報を、所定の条件に従って利用者が使用する利用者端末5に送る。これによって、利用者は、利用者端末5にて、コンテキストを確認する。
ところで、文書利用者が利用者端末5にて文書を取得する際には、その文書とともに、その文書が属するコンテキストを特定することになる。図6に示す例で、機能仕様書第3版を取得すると、その機能仕様書第3版が属する“開発業務”および“機能仕様書”についてのコンテキスト情報が収集される。情報提供部76は、収集されたコンテキスト情報を、所定の条件に従って利用者が使用する利用者端末5に送る。これによって、利用者は、利用者端末5にて、コンテキストを確認する。
ここで、新規文書の追加や編集や改版や、コメントあるいはメッセージの編集や追加や削除があると、その都度、文書の状況(コンテキスト)が、つまりその時点での最新状況が変化することになる。文書を複数の利用者間で効率的に共有する場合、このようなコンテキストの変化が発生したときには、できるだけ早期に、そのことを各利用者が認識することが望まれる。たとえば、文書を開いたときだけでは、コンテキストに発生している変化を確認する機会が非常に少ないため、コンテキストの変化を確認できる機会を増やしたいという要望がある。特に、「文書の利用者がコメントを追加した」というような事象については、文書の提供者が気づく機会が非常に少ないと問題となり得る。しかしながら、如何様にして、「できるだけ早期に」最新の状況を確認できるようにするかについては、検討の余地がある。
そこで、本実施形態では、文書を操作するための「作業環境」にある文書(通常は複数の文書が存在する)について、コンテキストの最新状態の概要を、適切なタイミングで、利用者に提示することにより、対処する仕組みを採る。以下、この点について説明する。
閲覧や印刷など文書に対する各種の操作を一括して管理することのできるアプリケーションソフトウェアでは、文書を取り扱うための作業環境として「フォルダ」を設定することがある。つまり、フォルダは作業場所の意味合いが強く、文書に対してのある仕事を行なうために、作業場所であるフォルダを開くという操作が行なわれる。
たとえば、Windows(登録商標)のエクスプローラや、Webベースの文書管理システムなどを含む、文書/ファイルの管理システムにおいて、ディレクトリやフォルダ、コレクションなど、複数の文書を纏めて管理する作業環境の単位をフォルダと呼び、フォルダの文書一覧を行なう操作のことを、フォルダを開く操作と呼ぶ。なお、ある文書ファイルを指定して、その文書の属するフォルダを開くようにしてもよい。
本実施形態では、これから仕事を行なうための文書の作業領域であるフォルダを開くという操作を契機として、そのフォルダに属する各文書について、コンテキスト(文書の最新状況)の情報を収集し、さらに、所定期間についての状況確認をすることでコンテキストの更新サマリを整理して、利用者に提示する。
このため、本実施形態では、先ず、利用者端末5上のフォルダを含む、任意のフォルダを対象とすることができるように、図4,図5に示したような、文書の最新の状況(コンテキスト)を、文書の利用者間で共有することにより、文書の活用を図る文書の属性管理の仕組みをベースとして、図6に示したような「コンテキストの串刺しビュー」を実現し、フォルダを直接に開くなどの作業環境の設定操作に伴って、表示される文書一覧に対応する、コンテキストの更新サマリを利用者に提示する仕組みを採る。
<処理手順>
図7は、図1に示した文書管理システム1の管理下において、文書利用者が文書を利用する際の動作例を示すフローチャートである。
図7は、図1に示した文書管理システム1の管理下において、文書利用者が文書を利用する際の動作例を示すフローチャートである。
先ず、文書管理サーバ7においては、文書(の電子データ)、その文書の属性情報、版管理情報を含むコンテキストの情報、および関連文書情報を、文書IDをキーにして対応付けて、文書データベース80に登録しておく(S10;登録工程)。
この後、利用者は、これからある文書について編集や印刷などの仕事を行なうため、対象文書が属する作業領域であるフォルダを開く。
文書情報提示処理部64は、この利用者によるフォルダ操作を受けて、そのフォルダに属する文書を取り扱う作業領域を設定する(S12;作業領域設定工程)。
文書取得処理部52は、フォルダを開く動作に伴って文書情報提示処理部64により設定される作業領域である対象フォルダに属する各文書のリスト(文書リストと称する)を作成、または、取得する(S14)。
次に、文書取得処理部52は、文書リストを元にして、そのフォルダに属する各文書に関連付けられたコンテキストを取得し、そのコンテキストのリストを作成する(S16;付加情報取得工程)。なお、予め用意されているコンテキストのリストを取得するようにしてもよい。
また、文書情報提示処理部64は、ここで作成したコンテキストのリストを表示し、ユーザの選択操作に応じて詳細情報を参照できるようにする(S18)。
更新概要情報処理部60は、文書取得処理部52により作成または取得されたコンテキストのリストに含まれるコンテキストの状況を確認する(S20;状況確認工程)。ここで、コンテキストの状況を確認する際には、過去の確認結果を利用してもよいし、夜間など、システムの空き時間(バックグラウンド)などを使って確認することもできる。
そして、更新概要情報処理部60は、コンテキストの状況の確認結果に基づいて、各コンテキストの更新の概要を示す更新サマリ(更新概要情報)を作成し、ユーザに提示するための提示フォーマットに加工して、その表示データを文書情報提示処理部64に渡す(S22;更新概要作成工程)。
文書情報提示処理部64は、更新概要情報処理部60から受け取った表示データに基づき、コンテキストの更新サマリを提示フォーマットに従って所定の表示媒体上で提示する(S24;更新概要提示工程)。
<更新サマリの通知機能;第1例>
図8〜図17は、更新サマリやコンテキストをユーザに提示する際の提示フォーマットの第1例を示す図である。ここで、図8および図9は、フォルダを選択したときに表示されるサマリ表示画面の一例を示した図である。図10〜図13は、選択フォルダ内で指定された対象フォルダに関する関連文書、無効文書、コメントの各サマリ表示画面の一例を示した図である。図14〜図17は、コンテキストの一覧表示画面の一例を示した図である。
図8〜図17は、更新サマリやコンテキストをユーザに提示する際の提示フォーマットの第1例を示す図である。ここで、図8および図9は、フォルダを選択したときに表示されるサマリ表示画面の一例を示した図である。図10〜図13は、選択フォルダ内で指定された対象フォルダに関する関連文書、無効文書、コメントの各サマリ表示画面の一例を示した図である。図14〜図17は、コンテキストの一覧表示画面の一例を示した図である。
本実施形態では、コンテキストの更新サマリを利用者に通知する際には、フォルダ全体を通して、そのフォルダに属する各文書に対応付けられている各コンテキストを新着のものも含めて通知することのできる通知画面を構成する。たとえば、通知を受けて、詳細を見ようとしたとき、その通知のある文書の一覧やコンテキストの一覧を利用者に提示する。たとえば、フォルダを開いたときに、新着のコンテキストの存在を通知することで注意喚起を促し、その注意喚起に基づく詳細表示要求を受けて更新サマリを表示してもよい。以下、幾つかの例を具体的に示す。
更新概要提示部66にて更新サマリをユーザに提示する際の第1例の提示フォーマットは、一覧(リスト)形式で提示する点に特徴を有する。
更新概要情報処理部60と文書情報提示処理部64との協調動作により、図8や図9に示すように、操作対象であるフォルダについてのコンテキスト状態の更新サマリが表示される。
たとえば、図示した例では、関連文書と無効文書のそれぞれについて、新規に発生した文書数と、その新規に発生した文書のそれぞれに対応付けられているコンテキスト数とが、一目で把握できるようになっている。
また、コメントやメッセージに関しても、新規に発生したコメント数やメッセージ数と、その新規に発生したコメントやメッセージの対象となる文書数とが、一目で把握できるようになっている。
なお、図中の下部には、更新サマリを作成する際の対象期間を設定するためのスライダーバー表示が設けられている。状況確認部61は、このスライダーバー表示にて設定された期間について、文書情報提示処理部64により取得された各コンテキストの状況を確認する。更新概要作成部62は、文書情報提示処理部64により取得された各コンテキストの内、状況確認部61により確認された設定された期間に関してのコンテキストの状況に基づいて、文書情報提示処理部64により取得された各コンテキストの全てについてではなく、その設定された期間に関しての更新サマリを作成する。これを受けて、更新概要提示部66は、利用者により設定された期間に関してのみ更新サマリを利用者に提示する。
一例として、対象期間は、最近のX日間で指定するものとする。図8に示すサマリ表示画面の第1例では、2日が設定されているが、スライダーバーの操作に伴って、更新サマリーを表示する期間を変更することができる。たとえば、スライダーバーの操作により、図9に示すサマリ表示画面の第2例のように、対象期間を10日に変更することができる。
ここで、図8および図9の何れにおいても、関連文書、無効文書、コメント、メッセージのそれぞれについて、対象期間内に更新された情報(つまり新規な情報)がある場合は、その数と、その新規な情報のそれぞれに対応付けられているコンテキストの総数を纏めて、サマリ情報として表示される。また、関連文書、無効文書、コメント、メッセージのそれぞれを絵柄状のアイコンを利用したボタンが有効な状態(たとえばハイライト表示)で表示される。一方、更新された情報が対象期間内にない場合は、各ボタンが無効な状態(たとえば半輝度表示)で表示される。
ユーザが有効な状態で表示された各ボタンをクリックすると、図10〜図13に示すような、対応するサマリ画面が表示される。また、「コンテキスト一覧を表示」ボタンをクリックすることで、図14〜図17に示すようなコンテキスト一覧ビューが表示される。
たとえば、関連文書についてのボタンをクリックすることで、図10に示すような関連文書サマリ表示画面SM1が表示される。この関連文書サマリ表示画面SM1では、所定期間の間に文書が追加されたコンテキストの一覧、および、それぞれのコンテキストに追加された文書(対象文書と新規関連文書)の一覧を参照することができる。
また、対象文書のリストから何れかを選択して「対象文書のプロパティを参照」ボタンをクリックすることで、選択された対象文書についてのプロパティ画面(図示は割愛する)が表示される。プロパティ画面では、たとえば、コンテキストに対応した静的属性情報や動的属性情報が表示される。
また、新規関連文書のリストから何れかを選択して「新規文書を開く」ボタンをクリックすることで、選択された新規関連文書が開かれて表示される。また、対象コンテキストのリストから何れかを選択して「コンテキスト一覧を表示」ボタンをクリックすることで、図13〜図16に示すようなコンテキスト一覧ビューが表示される。
また、無効文書についてのボタンをクリックすることで、図11に示すような無効文書サマリ表示画面SM2が表示される。この無効文書サマリ表示画面SM2では、所定期間の間に状態を無効に設定された文書(対象無効文書)の一覧と、それぞれについて、関連文書およびコンテキストの一覧を参照することができる。
また、対象無効文書のリストから何れかを選択して「対象文書のプロパティを参照」ボタンをクリックすることで、選択された対象無効文書についてのプロパティ画面(図示は割愛する)が表示される。プロパティ画面では、たとえば、コンテキストに対応した静的属性情報や動的属性情報が表示される。また、新規関連文書のリストから何れかを選択して「新規文書を開く」ボタンをクリックすることで、選択された新規関連文書が開かれて表示される。
また、コメントについてのボタンをクリックすることで、図12に示すようなコメントサマリ表示画面SM3が表示される。このコメントサマリ表示画面SM3では、所定期間の間にコメントが追加された文書の一覧と、それぞれについて、 Totalコメント数、新規コメント数、および最新コメントの一覧を参照することができる。
また、対象文書のリストから何れかを選択して「対象文書のプロパティを参照」ボタンをクリックすることで、選択された対象文書についてのプロパティ画面(図示は割愛する)が表示される。プロパティ画面では、たとえば、コンテキストに対応した静的属性情報や動的属性情報が表示される。
図示を割愛するが、メッセージについてのボタンをクリックすることで、メッセージサマリ表示画面が表示される。このメッセージサマリ表示画面では、所定期間にメッセージが追加された文書の一覧、および、それぞれ追加されたメッセージの一覧を参照することができる。
なお、それぞれについては、過去に結果を確認しているか否かの状態により、過去に確認していない部分を新着として、新着を強調する、新着のみしらせるなどの機能を合わせて使用できる。
また、「コンテキスト一覧を表示」ボタンをクリックすることで、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧と、各コンテキストに関連する対象フォルダにファイルのある文書の一覧とを示すコンテキスト一覧ビューが表示される。
ここで、コンテキストの一覧と、関連する対象フォルダにファイルのある文書の一覧とを表示する際の手法としては、これらを一覧で表示する限りにおいて、様々な手法を採用することができる。
たとえば、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示するとともに、コンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書のみを表示する態様を採ることができる。
たとえば、図14に示すコンテキスト一覧ビューCL1の表示態様では、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を先ず表示しつつ、それと同じ表示領域内で、そのコンテキストに対応付けて、各コンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書(対象フォルダに存在する文書)のみを表示する。全体として、対象フォルダを親として、コンテキストを枝に配置して表示し、そのさらに枝(葉)に、対応するファイルのある文書を表示することで、3段階のツリー構造の表示としている。
なお、図示した態様では、既に、コンテキストの下位側に、対応するファイルのある文書を表示した状態を示しているが、最初は、後述するコンテキスト一覧ビューCL2の左側領域の状態と同じようにコンテキストのみを一覧表示しておいてもよい。ユーザがその一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、その下位側に、そのコンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書(対象フォルダに存在する文書)のみを一覧表示し、また、その文書の一覧表示がある状態で、上位側のコンテキストがクリックされると、文書の一覧表示を消すようにしてもよい。つまり、コンテキストのみの一覧表示でのユーザの選択操作に応じて、同一領域内に、詳細情報を参照できるようにし、また消すことができるようにするのである。
一方、図15に示すコンテキスト一覧ビューCL2の表示態様では、先ず、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示する左側領域と、各コンテキストに関連する対象フォルダにファイルのある文書の一覧を表示する右側領域とを別にしている。そして、左側領域では、対象フォルダを親として、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストを枝に配置して一覧表示することで、2段階のツリー構造の表示としている。
ユーザが左側領域内で一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、右側領域内に、そのコンテキストに関連し、かつ、対象フォルダにファイルのある文書(対象フォルダに存在する文書)のみが表示される。つまり、左側領域内でのユーザの選択操作に応じて、右側領域内で、詳細情報を参照できるようにするのである。
また、図14および図15の何れにおいても、「コンテキスト内の文書を全て表示」ボタンがクリックされると、図14のコンテキスト一覧ビューCL1は図16のコンテキスト一覧ビューCL3に、また図15のコンテキスト一覧ビューCL2は図17のコンテキスト一覧ビューCL4に、それぞれ表示が切り替るようにする。
なお、本例では、図14および図15の何れも、コンテキストおよび文書の何れについても、それぞれをテキストでファイル名を示しているが、これに限らず、それぞれの種類が分かるような簡単な文字や絵柄(デザイン)で示されたアイコンを使用することができる。
また、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示するとともに、コンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書(対象フォルダに存在する文書)、および、対象フォルダに存在しない文書が、存在するものと存在しないものを区別できる状態で表示する態様を採ることができる。たとえば、対象文書や関連文書の実体が、ローカル側である利用者端末5の利用文書記憶部54に複製されて保存されているのか、リモート側である文書管理サーバ7の共有文書データベース82にのみ存在するのかを、一目瞭然に確認できる状態で表示する態様を採る。
たとえば、図16に示すコンテキスト一覧ビューCL3の表示態様は、図14に示したコンテキスト一覧ビューCL1の表示態様に対応するものである。すなわち、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を先ず表示しつつ、それと同じ表示領域内で、そのコンテキストに対応付けて、各コンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書をハイライト(全輝度)で、また対象フォルダに存在しない文書は対象フォルダに存在する文書よりも低輝度(たとえば半輝度)で表示し、さらに好ましくは同様の半輝度でハッチングを付けて表示する。全体としては、対象フォルダを親として、コンテキストを枝に配置して表示し、そのさらに枝(葉)に、対応するファイルのある文書を表示することで、3段階のツリー構造の表示としている点ではコンテキスト一覧ビューCL1の表示態様と共通する。
なお、図示した態様では、既に、コンテキストの下位側に、対応するファイルのある文書を表示した状態を示しているが、最初は、後述するコンテキスト一覧ビューCL4(CL2とも共通する)の左側領域の状態と同じようにコンテキストのみを一覧表示しておいてもよい。ユーザがその一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、その下位側に、そのコンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書(対象フォルダに存在する文書)、および、対象フォルダに存在しない文書が、存在するものと存在しないものを区別できるように、異なる輝度で一覧表示し、また、その文書の一覧表示がある状態で、上位側のコンテキストがクリックされると、文書の一覧表示を消すようにしてもよい。つまり、コンテキストのみの一覧表示でのユーザの選択操作に応じて、同一領域内に、詳細情報を参照できるようにし、また消すことができるようにするのである。この点は、コンテキスト一覧ビューCL1について述べた変形例と共通する。
一方、図17に示すコンテキスト一覧ビューCL2の表示態様は、図15に示したコンテキスト一覧ビューCL2の表示態様に対応するものである。すなわち、先ず、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストの一覧を表示する左側領域と、文書の一覧を表示する右側領域とを別にしている。そして、左側領域では、対象フォルダを親として、対象フォルダに含まれる文書が関連するコンテキストを枝に配置して一覧表示することで、2段階のツリー構造の表示としている。全体として、2段階のツリー構造の表示としている点ではコンテキスト一覧ビューCL2の表示態様と共通する。
ユーザが左側領域内で一覧表示された各コンテキストの何れかをクリックすることで、右側領域内に、そのコンテキストに関連し、さらに対象フォルダにファイルのある文書をハイライト(全輝度)で、また対象フォルダに存在しない文書は対象フォルダに存在する文書よりも低輝度(たとえば半輝度)で表示され、さらに好ましくは同様の半輝度でハッチングを付けて表示される。つまり、左側領域内でのユーザの選択操作に応じて、右側領域内で、対象フォルダに存在するか否かを区別可能な状態で、詳細情報を参照できるようにするのである。
また、図16および図17の何れにおいても、「フォルダ内にある文書のみ表示」ボタンがクリックされると、図16のコンテキスト一覧ビューCL3は図14のコンテキスト一覧ビューCL1に、また図17のコンテキスト一覧ビューCL4は図15のコンテキスト一覧ビューCL2に、それぞれ表示が切り替るようにする。
なお、本例では、図14および図15の何れも、対象フォルダ内に存在するものと存在しないものを区別できる状態で表示する態様の一例として、表示輝度を異なるようにする事例を示したが、両者を区別し得る表示態様であればよく、たとえば、色を変える、文書ファイル名は同じ輝度や色にしつつ、一方にハッチングを付けるなど、その他の手法を採用してもよい。
また、図16および図17の何れも、コンテキストおよび文書の何れについても、それぞれをテキストでファイル名を示しているが、これに限らず、それぞれの種類が分かるような簡単な文字や絵柄(デザイン)で示されたアイコンを使用してもよい。
<更新サマリの通知機能;第2例>
図18は、更新サマリやコンテキストをユーザに提示する際の提示フォーマットの第2例を示す図である。
図18は、更新サマリやコンテキストをユーザに提示する際の提示フォーマットの第2例を示す図である。
更新概要提示部66にて更新サマリをユーザに提示する際の第2例の提示フォーマットは、複数の更新サマリを所定の順序で切り替えて提示する切替提示を採用する点に特徴を有する。切り替えて提示するという点においては、第1例の提示フォーマットとは異なり、印刷処理部68を利用した態様を採用することは事実上無く、表示デバイス上に表示する態様を採ることになる。
切替表示の一例としては、たとえば、Webサイトの更新情報の確認やコンテンツの配信手段として、標準化が進められているRSS(Rich Site Summary )に付随して利用される、ティッカー表示に準じた表示手法を採用することができる。なお、従前のティッカー表示では、同じ情報を繰り返し表示することにより利用者の目にとまる機会を増やしているが、これらは、配信したい情報(文書)のタイトルや更新日時などの情報のリスト(RSS)を取得し、RSSに格納された文書タイトルを繰り返し表示するに留まっており、一般的な文書については対処できない点で、この第2実施形態の仕組みと異なる。
たとえば、更新サマリの通知をするための表示領域として、図18に示すようになファイル管理用のフォルダ表示のステータスバー(Status Bar)を利用して、または、ファイル管理用のフォルダ表示とは別に、図示を割愛した専用の表示領域を設けて、以下のような表示順に従って、コンテキストの更新サマリを表示するとよい。
たとえば、図18に示すように、フォルダ一覧のウインドウの下端にあって様々な情報を表示することが可能な小さなウインドウであるステータスバーSB内の空き領域で、指定された対象フォルダに関して、コンテキストの更新サマリをスクロール表示する。なお、対象フォルダは、サブフォルダを含むようにしてよいしサブフォルダを除外してもよい。たとえば図中にハッチングで示したフォルダ2_1が対象のときには、それに属する全てのサブフォルダ2_1_1,2_1_2を対象としてもよい。
表示順は、たとえば、更新の表示優先順位順を採用できる。この場合、たとえば、文書無効→新規文書→コメントの順とするとよい。また、一定期間内の参照頻度の高い順、同一フォルダにある文書の数が多い順、更新頻度の高い順、コンテキスト順にコンテキストごとに見せる、文書順に文書ごとに見せる、などを採用することもできる。また、このような各種の表示順基準を定期的に切り替えての繰り返し表示するようにしてもよい。
なお、これらの実現に当たっては、コンテキストの状況を確認することが必要になるが、その確認は以下のようにするとよい。たとえば、過去の通信結果を元にして、ティッカー表示をする手法を採ることが考えられる。また、適度に分散された時間間隔で通信を行ない、ティッカー表示に必要な情報を収集してもよい。
また、フォルダを開くときには新着のみ確認するようにしてもよいし、フォルダを開く都度、通信してティッカー表示内容を作成して表示するようにしてもよい。また、文書データベース80の付加情報データベース86に蓄積(キャッシュ)されたコンテキスト情報を元にして、ティッカー表示内容を都度作成して表示するようにしてもよい。さらに、ティッカー表示内容を所定の記憶媒体に保存(キャッシュ)するティッカーキャッシュの仕組みを採ってもよい。
また、一般的なファイル操作の行なわれていない、ファイルの利用とは関係のない所定のタイミング(期間)を利用した、いわゆるバックグランドで、監視対象ファイルに関するコンテキストの状況の確認する手法を採用してもよい。
バックグランド期間としては、たとえば夜間を利用することができ、いわゆる夜間パトロールとの連携を取ることができる。この場合、先ず、夜間パトロールの情報を表示し、夜間パトロールの対象になっている場合には、設定に応じて通信し、さらに表示を更新するのがよい。つまり、通信キャッシュの更新を行ない、ティッカーキャッシュの更新を行ない、その結果を受けて表示を更新するのである。
1…文書管理システム、2…文書管理装置、3…提供者端末、5…利用者端末、7…文書管理サーバ、9…通信網、32…文書作成登録処理部、33…新規登録処理部、34…改版登録処理部、36…作成文書記憶部、42…文書状態設定処理部、44…利用状況監視部、52…文書取得処理部、54…利用文書記憶部、56…情報取得処理部、57…文書状況情報取得部、60…更新概要情報処理部、61…状況確認部、62…更新概要作成部、64…文書情報提示処理部、65…作業領域設定部、66…更新概要提示部、68…印刷処理部、71…文書管理部、72…データベース管理部、73…関連文書情報設定部、74…付加情報管理部、76…情報提供部、78…管理ログファイル保存部、80…文書データベース、82…共有文書データベース、84…文書属性情報データベース、86…付加情報データベース、88…関連文書情報データベース
Claims (12)
- 文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、
前記作業領域設定部により設定された前記作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部と、
前記文書状況情報取得部により取得された各文書の状況情報を確認する状況確認部と、
前記状況確認部による確認結果に基づいて、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部と、
前記更新概要作成部により作成された前記更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 前記文書と前記状況情報とを対応付けて管理する文書管理サーバと、
前記文書管理サーバが管理する文書を複製して管理する利用者端末とを備え、
前記作業領域設定部は、前記文書管理サーバが管理する文書と前記利用者端末が複製して管理する文書の何れをも、前記作業領域で取り扱うことのできる文書とすることが可能に構成されている
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定部と、
前記作業領域設定部により設定された前記作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示部と
を備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置。 - 文書管理サーバが管理する文書を複製して保存する文書記憶部、
前記作業領域設定部により設定された前記作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得部、
前記文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、
前記状況確認部による確認結果に基づいて、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部、
の内の少なくとも1つをさらに備えたことを特徴とする請求項3に記載の文書管理装置。 - 前記状況確認部は、利用者より指定された期間について、前記文書状況情報取得部により取得された各文書の状況を確認する
ことを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。 - 前記文書状況情報取得部は、指定されたタイミングで前記各文書の状況情報を取得し、
前記状況確認部は、この指定されたタイミングで取得された前記状況情報を確認する
ことを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。 - 更新概要提示部は、複数の前記更新概要情報を、一覧形式で提示する
ことを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。 - 更新概要提示部は、複数の前記更新概要情報を、所定の順に従って切り替えて提示する
ことを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。 - 文書と当該文書の状況を示す状況情報を対応付けて管理する文書データベースと、
文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の前記状況情報を取得する文書状況情報取得部、前記文書状況情報取得部により取得された各状況情報を確認する状況確認部、前記状況確認部による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成部、の内の少なくとも1つ
を備えたことを特徴とする、文書管理システムに利用される文書管理装置。 - 文書を取り扱う作業領域を設定する作業領域設定工程と、
前記作業領域設定工程により設定された前記作業領域に属する各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を所定の提示手段にて提示する更新概要提示工程と
を電子計算機に実行させることを特徴とするプログラム。 - 前記作業領域設定工程により設定された前記作業領域に属する各文書の状況を示す状況情報を取得する文書状況情報取得工程、
前記文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、
前記状況確認工程による確認結果に基づいて、各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程、
の内の少なくとも1つをさらに前記電子計算機に実行させることを特徴とする請求項10に記載のプログラム。 - 文書と当該文書の状況を示す状況情報を対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録工程と、
文書を取り扱うための作業領域に属する各文書の前記状況情報を取得する文書状況情報取得工程、前記文書状況情報取得工程により取得された各状況情報を確認する状況確認工程、前記状況確認工程による確認結果に基づいて各文書の状況の更新の概要を示す更新概要情報を作成する更新概要作成工程、の内の少なくとも1つを電子計算機に実行させることを特徴とするプログラム。
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