JP2013235565A - 情報処理装置、文書管理サーバ、プログラム、ファイルシステム - Google Patents

Abstract

【課題】簡単な操作でデータを整理できる文書管理サーバを提供すること。
【解決手段】電子データを検索する検索条件を含む格納領域を生成する領域生成手段と、
前記領域生成手段により格納領域が生成されたとき、蓄積手段２０に蓄積されている電子データから該格納領域に含まれている検索条件を満たす電子データを検索する検索手段１８と、前記検索手段で検索された電子データにアクセスするためのアクセス情報を生成するアクセス情報生成手段１３と、前記アクセス情報生成手段で生成されたアクセス情報を前記領域生成手段で生成された格納領域に格納する格納手段１３と、を有する情報処理装置を提供する。
【選択図】図１

Description

本発明は、ネットワークを介して機器と通信する通信手段と、各機器がアクセスするファイルを蓄積するファイル蓄積手段と、を有する文書管理サーバ等に関する。

業務のＩＴ化が進み、個人が扱う電子データ（以下、データという）の数や種類が益々増大している。データは個人が使用するＰＣ（Personal Computer）に保管することもできるが、セキュリティなどの観点から、ＮＡＳ（Network Attached Storage）やファイルサーバ（以下、単にネットワーク記憶装置という）に保管することが多くなってきている。

数多くのデータをネットワーク記憶装置に保管する際、データの種類に応じてフォルダを作成するなど整理しておけば、ユーザが後にデータを探す際に目的のデータを早期に探し出せる。しかし、整理して保管する時間がない場合も少なくなく、数多くのデータが整理されずに保管されている場合、必要としているデータをユーザが探す手間が増えてしまう。

そこで、従来からファイルを整理する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、ユーザ定義によってフォルダを階層的に設定し、設定した各フォルダに配置すべき文書を、文書検索条件を用いて文書データベースに対する検索を行って決定し、設定されたフォルダ階層を閲覧可能に表示する際に、設定した各フォルダの名称を、各々対応する文書検索条件を表すように自動的に設定して表示する文書検索装置が開示されている。

しかしながら、特許文献１に開示された文書検索装置は、ユーザがフォルダ構成を予め定義しなければならないという問題がある。すなわち、時間がない場合でも、フォルダ構成を定義するまでは利用できない。また、ユーザに時間的余裕が生じた場合に、ユーザがフォルダ構成を定義することはできるが、一度作成したフォルダ構成はすぐには変更できない。すなわち、フォルダ構成を後から変更したい場合は多々あるが、特許文献１の文書検索装置では簡単にフォルダ構成を変更することはできない。このように、特許文献１の文書検索装置はすぐに整理・分類したいと思った場合の利便性に欠けている。

本発明は、上記課題に鑑み、簡単な操作でデータを整理できる文書管理サーバを提供することを目的とする。

本発明は、電子データを検索する検索条件を含む格納領域を生成する領域生成手段と、 前記領域生成手段により格納領域が生成されたとき、蓄積手段に蓄積されている電子データから該格納領域に含まれている検索条件を満たす電子データを検索する検索手段と、前記検索手段で検索された電子データにアクセスするためのアクセス情報を生成するアクセス情報生成手段と、前記アクセス情報生成手段で生成されたアクセス情報を前記領域生成手段で生成された格納領域に格納する格納手段と、を有する情報処理装置を提供する。

簡単な操作でデータを整理できる文書管理サーバを提供することができる。

文書管理サーバの概略的な動作を説明する図の一例である。 文書管理装置を有するネットワークシステムの概略構成図の一例である。 文書管理装置のハードウェア構成図の一例を示す。 情報処理装置と文書管理装置が通信するプロトコルスタックを説明する図の一例である。 文書管理装置の機能ブロック図の一例である。 ユーザ情報の一例を示す図である。 フォルダ管理情報の一例を示す図である。 フォルダ構造を説明する図の一例である。 文書管理装置がデータファイルを検索・整理する手順を示すフローチャート図の一例である。 検索・整理処理の手順を示すフローチャート図の一例である。 文書管理装置がデータファイルの作成、更新、削除を監視する際の手順を示すフローチャート図の一例である。 検索例を説明する図の一例である。 検索例を説明する図の一例である。 ２つのキーによる検索例を説明する図の一例である。 階層化による整理を模式的に説明する図の一例である。 フォルダ管理情報の一例を示す図である（実施例２）。 フォルダの組み合わせによる階層的な検索・整理を模式的に説明する図の一例である。 本実施例の文書管理装置がデータファイルを検索・整理する手順を示すフローチャート図の一例である。 期間による検索例を説明する図の一例である。 状況表示ファイルの動作を説明する図の一例である。 検索状況の表示を説明する図の一例である。 文書管理装置を有するネットワークシステムの概略構成図の一例である（実施例５）。 画像形成装置のハードウェア構成図の一例である。 画像形成装置が文書管理装置から元ファイル(実体)を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。 画像形成装置の表示部に表示されたリンク情報の一例を示す図である。 携帯端末が文書管理装置から元ファイル(実体)を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。

以下、本発明を実施するための形態について図面を参照しながら実施例を挙げて説明する。

図１は、本実施例の文書管理装置の概略的な動作を説明する図の一例である。
（ａ）文書管理装置は当初、２つのフォルダ（categoryフォルダとdataフォルダ）を有している。dataフォルダには、検索・整理の対象となるデータ（日常的に生成され使用されるデータ）が格納されているこれに対し、categoryフォルダはdataフォルダのデータを検索・整理するためのフォルダである。
（ｂ）ユーザがデータを検索・整理する際、ユーザはcategoryフォルダ内（以下、「配下に」という場合がある）にフォルダを作成する。デフォルトのフォルダ名（図では"新しいフォルダ"）がＯＳ(Operating System)により付与されている。
（ｃ）ユーザは、作成したフォルダのフォルダ名を検索対象のデータが含むキーワードにする。例えば、"会議"という言葉を含むデータを検索する場合、作成したフォルダのフォルダ名を"会議"と入力する。

文書管理装置は、dataフォルダから"会議"というキーワードを含むデータを検索し、"会議"というフォルダ名が付与された会議フォルダにそのデータへのリンクを作成する。例えば、dataフォルダに「全体会議.doc」「定例会議.doc」というデータがある場合、その２つのデータへのリンク「全体会議.docへのリンク」「定例会議.docへのリンク」が会議フォルダに作成される。

このように、本実施例の文書管理装置は、フォルダ名をキーワードにしたフォルダを作成することで、データを検索できることが特徴の１つとなっている。なお、図１では、説明のためdataフォルダのファイル名を検索対象としたが、データが有する文書そのものを検索対象にできる。

従来から、検索の結果、見つかったデータをあるフォルダに格納する技術は知られている。しかし、検索結果が格納される従来のフォルダは、フォルダに格納されるデータが検索毎に変わってしまい、過去の検索結果を残すことができない。本実施例の文書検索装置は、ユーザが作成したフォルダに検索結果が格納されるので、ユーザがフォルダ削除操作をしない限り、検索結果がフォルダに残っている。したがって、別のキーワードのフォルダ名を作成して異なるデータを検索した場合、ユーザは過去の検索結果を全て一元的に参照できる。このように任意のキーワードで分類されたデータの検索結果を参照可能な状態とすることはデータを整理することに他ならない。

また、上記のように、ユーザはフォルダを作成するという簡単な操作で、データを検索・整理することができる。例えば、データの種類に応じてフォルダを作成すれば、簡単な操作で大量のデータを整理できる。また、整理するキーワードを変えたい場合、フォルダを削除して新たに任煮のキーワードをフォルダ名とするフォルダを作成すれば、データの整理結果を変えることができる。

このように、本実施例の文書検索装置は、簡単な操作でデータを検索・整理することができる。

なお、以下では、データがファイル単位で管理されていることを考慮して、検索対象のデータをデータファイルと称する。データファイルには、テキストファイルの他、各種のアプリケーションソフトが作成するもの（*.doc、*.xls、*.ppt、*.pdf、*.html）、画像データ（*.jpeg、*.ttf、*.bmp）、動画データ（*.avi、*.mpg、*.mov）、音声データ（*.mp3、*.wav、*.wma）等が含まれる。この他、どのようなアプリケーションが作成したデータファイルでも、ファイルの形態になっている限り検索対象となりうる。また、*.exeや*.dllのような実行ファイルも本実施形態ではデータファイルの一態様である。

本実施例で使用するフォルダには以下のような種類がある。
(i) データファイル保管用（図１のdataフォルダ）
(ii) 検索・整理用（図１のcategoryフォルダ）
(iii)リンク情報保管用（図１の会議フォルダ）
ユーザはこれらフォルダの属性の違いをフォルダ名などから把握することで、文書管理装置を使用することができる。また、ＯＳによってはフォルダをディレクトリと称する場合があるが、ファイル名でなくディレクトリ名としても本実施形態に適用できる。また、フォルダやディレクトリ以外の名称でも、ファイルの入れ物になる保管場所なら本実施形態に適用できる。

〔構成例〕
図２は、文書管理装置１００を有するネットワークシステム５００の概略構成図の一例である。ネットワーク４００を介して文書管理装置１００と携帯端末３００及び情報処理装置２００が接続されている。ネットワーク４００は、ＬＡＮやＶＬＡＮ、又は、２つ以上のＬＡＮがルータやＬ３スイッチにより接続されたインターネット、などその規模はどのようなものでもよい。文書管理装置１００と携帯端末３００又は情報処理装置２００が
１対１に接続されていてもよい。図示するように、無線ＬＡＮや携帯電話などの通信気事業者が提供する無線通信網などの無線接続を、一部又は全部に含んでいてもよい。

文書管理装置１００はネットワーク４００を介して情報処理装置２００又は携帯端末３００からデータファイルの登録や検索・整理の操作を受け付ける。文書管理装置１００は、ファイルサーバやＮＡＳであるが、単なるサーバやネットワーク機器など、どのように呼ばれていてもよい。

また、ＰＣ(Personal Computer)としてスタンドアロンに存在し、文書管理機能を有することも可能である。すなわち、必ずしもネットワーク４００に接続する必要はなく、ユーザは文書管理装置１００を直接、操作することもできる。

携帯端末３００は、スマートフォン、タブレット、携帯電話、ＰＤＡ（Personal digital Ｄｅｇｉｔａｌ Assistant）、ノートＰＣ、ラップトップＰＣなど、可搬型の情報処理装置である。携帯端末３００は、少なくとも通信装置のアダプタを装着することで無線通信可能である。どのようなＯＳを搭載しているかは、メーカによって様々であるが例えば iOS、Android（登録商標）、Windows（登録商標）などがある。

携帯端末３００は、無線ＬＡＮ、ＷｉＭＡＸ、ＬＴＥ（Long Term Evolution）、HSDPA、ＣＤＭＡ、ＧＳＭ（登録商標）、などの各種の規格に従った無線通信装置により、アクセスポイントや通信事業者の基地局４０１を介して文書管理装置１００と通信する。基地局４０１に接続した場合、通信事業者のサーバやゲートウェイを経由してネットワーク４００に接続される。

情報処理装置２００は、例えばデスクトップＰＣやノートＰＣである。情報処理装置２００のＯＳとしてはWindows（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、Ｕｎｉｘ（登録商標）などがある。

携帯端末３００、情報処理装置１００のいずれも、同様に、文書管理装置１００のデータファイルを検索・整理することができる。以下では、情報処理装置２００が文書管理装置１００と通信する場合を例に説明する。

画像形成装置６００は、例えばＭＦＰ（Multifunction Peripheral）やＬＰ（Laser Printer）である。画像形成装置６００、携帯端末３００、情報処理装置２００のいずれも、同様に、情報処理装置１００で検索・整理した結果のリンク情報を扱うことができる。

図３は、文書管理装置１００のハードウェア構成図の一例を示す。文書管理装置１００は、コンピュータの一形態である。文書管理装置１００は、それぞれバスで相互に接続されているＣＰＵ１０１、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、記憶媒体装着部１０４、ネットワークカード１０６、入力装置１０７、及び、ＨＤＤ１０８を有する。ＣＰＵ１０１は、ＯＳやプログラムをＨＤＤ１０８から読み出して実行することで種々の機能を提供すると共に、文書管理装置１００が行う処理を統括的に制御する。

ＲＡＭ１０２はＣＰＵ１０１がプログラムを実行する際に必要なデータを一時保管する作業メモリ（主記憶メモリ）になり、ＲＯＭ１０３はＢＩＯＳ（Basic Input Output System）やＯＳを起動するためのプログラム、設定ファイル等が記憶されている。

記憶媒体装着部１０４には記憶媒体１１０が着脱可能であり、記憶媒体１１０に記録されたプログラムを読み込み、ＨＤＤ１０８に記憶させる。また、記憶媒体装着部１０４は、ＨＤＤ１０８に記憶されたデータを記憶媒体２１０に書き込むこともできる。記憶媒体は例えば、ＵＳＢメモリ、ＳＤメモリカード、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等である。

入力装置１０７は、キーボードやタッチパッド（マウス）などであり、文書管理装置１００の管理者の様々な操作指示を受け付ける。

ＨＤＤ１０８は、ＳＳＤ等の不揮発メモリでもよく、ＯＳ、プログラム、各種のファイルが記憶されている。ＨＤＤ１０８にはデータファイルが記憶されるが、データファイルは文書管理装置１００と接続された外部のＨＤＤに記憶されていてもよい。

ネットワークカード１０６は、ネットワーク４００に接続するための通信装置であり、例えば、イーサネット（登録商標）カードである。

なお、プログラムは、記憶媒体２１０に格納された状態又は不図示のサーバからダウンロードして文書管理装置１００等に配布される。プログラムの配布形態は、インストール用に圧縮されていても、実行可能状態でもよい。

図４は、情報処理装置２００と文書管理装置１００が通信するプロトコルスタックを説明する図の一例である。本実施例では、ユーザが情報処理装置２００を操作して、文書管理装置１００のデータファイルを検索・整理するため、ファイル共有の仕組みを利用することが便利である。ファイル共有に適したプロトコルとして、ＳＭＢ（Server Message Block）やＣＩＦＳ（Common Internet File System）といったプロトコルが知られている。ＣＩＦＳは、ＳＭＢを拡張したプロトコルであり、ＳＭＢとほぼ同じ機能を提供する。ＣＩＦＳはＴＣＰ／ＩＰ上で動作し、ＳＭＢはNetBIOSというＡＰＩを介してＴＣＰ／ＩＰを使用するという違いがあるが、以下では両者を区別しない。

ＴＣＰは、通信相手とセッションを確立すると共に通信手順を制御する。また、通信対象のデータをパケットへ分解してＩＰプロトコルに渡し、ネットワークカードが受信したパケットをＩＰプロトコルから受け取り再構築する。なお、ＩＰプロトコルは通信相手のＩＰアドレスに基づきパケットを通信相手に到達させるルーティングを行っている。

ネットワークカードは、通信相手と物理的な通信レイヤーを構築し、電圧を増幅したり信号波形を成形する等を行うと共に、通信の調停などを行っている。また、信号波形からデータを取り出しフレームに格納する。フレームはネットワークカードに一意のＭＡＣアドレスにて識別される。

ファイル共有サービスはＳＭＢやＣＩＦＳのプロトコルを利用してファイル共有を実現するプログラムである。ＴＣＰ／ＩＰ、ＳＭＢやＣＩＦＳ、及び、ファイル共有サービスは、ＯＳに含まれる形で提供されることが多く、情報処理装置２００であればほぼ備えているとしてよい。

ＳＭＢやＣＩＦＳプロトコルはリクエスト・レスポンス型のプロトコルであり、情報処理装置２００と文書管理装置１００が同じ形式のデータブロックを送受信してファイル共有を実現する。ユーザの操作が例えばフォルダ作成という１回だけだとしても、実際には多くの通信が往復する。ファイル共有サービスが他方の機器に要求可能な処理はコマンドとして規定されている。例えば、フォルダの作成は、コマンド番号"0x00"（SMB_COM_CREATE_DIRECTORY）、フォルダの削除はコマンド番号"0x01"（SMB_COM_DELETE_DIRECTORY）である。

また、ＳＭＢやＣＩＦＳ以外にもＷｅｂＤＡＶというプロトコルを使用して、ファイル共有することができる。ＷｅｂＤＡＶは、ＨＴＴＰ１．１ を拡張したプロトコルである。ＨＴＴＰ1.1にメソッド、ヘッダ等を新たに追加することにより実現されている。通信の手順も、クライアントからの要求に対してサーバが応答を返すＨＴＴＰと同様になっている。また、ＷｅｂＤＡＶはファイルシステムに依存しないので、対応したブラウザがあればＯＳに関係なく利用される。

ＨＴＴＰではクライアントはファイルを閲覧することしかできないが、ＷｅｂＤＡＶではＨＴＴＰと同様の手順でネットワーク上のデータファイルを容易に編集、追加又は削除することができる。
〔機能例〕
図５は、文書管理装置１００の機能ブロック図の一例を示す。文書管理装置１００は、通信制御部１１、共有制御部１２、データ管理部１３、ユーザ管理部１４、アクセス権制御部１５、分類フォルダ監視部１６、データフォルダ監視部１７、分類処理部１８、及び、ＯＣＲ処理部１９を有している。これらの機能は、文書管理装置１００のＣＰＵ１０１がプログラムを実行しハードウェアと協働することで実現される。

また、文書管理装置１００は、データベース２０を有している。データベース２０は例えばＨＤＤ１０８を実体とするデータファイルの格納場所である。データベース２０は、データファイルの他、文書管理装置１００に配置されたデータファイルのＯＣＲ結果を保持するテキスト情報、及び、文書管理装置１００にアクセス可能なユーザであるユーザ情報を保持している。なお、データベース２０は文書管理装置１００に接続される記憶媒体１１０であってもよい。

通信制御部１１は、外部の機器（本実施形態では情報処理装置２００又は携帯端末３００）とのネットワーク４００を介した通信を制御する。通信制御部１１は、例えばＳＭＢ/ＣＩＦＳプロトコルによる要求を処理するもので、図４の一部又はすべての層の機能を提供する機能である。

ＳＭＢ／ＣＩＦＳプロトコルを利用することで、情報処理装置２００のディスプレイに文書管理装置１００のフォルダやファイルを表示できる。通信制御部１１は、文書管理装置１００が有するフォルダへの、情報処理装置２００からの各種のアクセス要求（フォルダの作成、更新、データファイルの保存など）を受信する。

共有制御部１２は、文書管理装置１００がネットワーク４００上に有し、各ユーザが共有する記憶領域を制御する。例えば、グループ単位に共有フォルダを定めたり、各ユーザのユーザフォルダを定める。また、共有フォルダやユーザフォルダの上限の記憶領域を管理する。

通信制御部１１が共有フォルダやユーザフォルダへのアクセス要求を受信すると、ユーザ管理部１４にユーザを認証させる。ユーザ管理部１４は、共有フォルダやユーザフォルダにアクセスしたユーザを認証する。ユーザ管理部１４は、データベース２０のユーザ情報を使用してユーザ認証を行う。

図６は、ユーザ情報の一例を示す。ユーザ情報には、例えば「共有フォルダ名」「ユーザ名」「パスワード」「ユーザフォルダ名」「電子メールアドレス」が含まれる。「共有フォルダ名」は複数のユーザがアクセス可能なフォルダのフォルダ名である。「ユーザフォルダ名」は各ユーザ専用のユーザフォルダのフォルダ名である。共有フォルダとユーザフォルダのいずれも認証が成立したユーザしかアクセスできない。また、認証が成立しても、各ユーザは専用のユーザフォルダにしかアクセスできない。なお、ユーザ名はユーザＩＤのように、ユーザを一意に特定できる情報であればよい。

図５に戻り、ユーザ管理部１４は、情報処理装置２００から受信した「ユーザ名」「パスワード」の組がデータベース２０に登録されているか否かに基づきユーザの認証が成立するか否かを判定する。ユーザの認証が成立した場合、ユーザは共有フォルダと専用のユーザフォルダにアクセスできる。

アクセス権制御部１５は、アクセスしたユーザが文書管理装置１００のデータファイルにアクセスする際のアクセス権を制御する。認証が成立したユーザのユーザ名に基づきデータベース２０のユーザ情報を参照し、ユーザがアクセス可能な共有フォルダとユーザフォルダのデータファイルへのアクセスを許可し、データ管理部１３に通知する。

データ管理部１３は、文書管理装置１００に保管されているデータファイルを管理する。図７は、データ管理部１３が管理するフォルダ管理情報２１の一例を示す図である。例えば、以下のようなフォルダの情報を管理している。
・各フォルダの属性（データファイル保管用、検索・整理用、リンク情報保管用等）
・フォルダ毎に格納されているデータファイル（データファイル名、作成日時、更新日時、ファイルサイズ、作成者等）
・フォルダ毎に格納されているデータファイルへのリンク情報
・データファイルの検索範囲
・フォルダへのアクセス権
図５に戻り、分類フォルダ監視部１６は、フォルダが作成、削除されたことなどを監視して、データ管理部１３に通知する。フォルダの作成や削除を監視するには、定期的にポーリングする方法、ファイルシステムからのコールバックを受け取る方法等がある。

データフォルダ監視部１７は、共有フォルダやユーザフォルダに対するデータファイルの作成、更新、削除等を監視して、データ管理部１３に通知する。フォルダの作成や削除を監視するには、定期的にポーリングする方法、ファイルシステムからのコールバックを受け取る方法等がある。

データ管理部１３は、分類フォルダ監視部１６及びデータフォルダ監視部１７からの通知に基づきフォルダ管理情報２１を更新して、分類処理部１８に分類処理を要求する。なお、新たに作成されたフォルダの属性は、フォルダが作成される場所により定まる。例えば、検索・整理用のフォルダの配下に作成されたフォルダの属性はリンク情報保管用であり、データファイル保管用の配下に作成されたフォルダの属性はデータファイル保管用である。

分類処理部１８は、フォルダやデータファイルが作成、更新又は削除された場合に分類処理を行う。この分類処理により検索、整理を可能にする。

Ａ．フォルダが作成、更新、削除された場合
検索・整理用のフォルダに、新たにリンク情報保存用のフォルダが作成された場合、分類処理部１８は新たなフォルダのフォルダ名で、データファイル保管用のフォルダのデータファイルを検索し、検索結果をデータ管理部１３に通知する。検索範囲はフォルダ管理情報２１に規定されている。

データ管理部１３は、データファイル保管用のフォルダのデータファイルへのリンク情報を生成し、新たに作成されたリンク情報保管用のフォルダに格納する。

なお、分類処理部１８は、以下を検索対象に検索する。
(i) データファイルのファイル名
(ii) データファイルの全文
(iii) 画像データの場合、ＯＣＲを施し全文を検索対象とする
すなわち、ファイル名又はデータファイルにフォルダ名と同じ文字列が含まれている場合、そのデータファイルに対し検索がヒットする。フォルダ名を検索したいデータの拡張子にすれば、その拡張子を有する全てのデータファイルがヒットする。

ユーザがすでに検索結果が保管されているリンク情報保管用のフォルダのフォルダ名を変更した場合、データ管理部１３は、フォルダ管理情報２１のフォルダ名やリンク情報を更新する。そして、新たにリンク情報保管用のフォルダが作成された場合と同様に処理する。

ユーザがすでに検索結果が保管されているリンク情報保管用のフォルダを削除した場合、データ管理部１３はフォルダ管理情報２１から削除されたフォルダのレコードを削除する。

Ｂ．データファイルが作成、更新、削除された場合
データファイル保管用のフォルダに、新たにデータファイルが作成された場合、分類処理部１８はそのデータファイルをフォルダ名による新たな検索対象とする。例えば、すでに"会議"というリンク情報保管用のフォルダが作成されており、データファイル保管用のフォルダに、"会議.doc"というファイルが新たに作成された場合、分類処理部１８は "会議.doc"が会議フォルダにヒットしたと判定する。このため、データ管理部１３は"会議"というリンク情報保管用のフォルダに"会議.doc"へのリンク情報を作成する。分類処理部１８は、全てのリンク情報保管用のフォルダのフォルダ名に対し、新たに作成されたデータファイルがヒットするか否かを判定する。こうすることで、新たにデータファイルが作成されても、ユーザはデータファイルを情報処理装置２００から文書管理装置１００にコピーする以上の操作を行うことなく、データファイルを整理することができる。

ユーザがデータファイル保管用のフォルダに記憶されているデータファイルのファイル名やファイル内容を変更した場合、分類処理部１８は新たにファイルが作成された場合と同様の処理を行う。ファイル名やファイル内容の変更により、ファイル名がヒットしていた場合は、リンク情報が記憶されるリンク情報保管用のフォルダが変わる可能性がある。一方、全文がヒットしていた場合にファイル名が変わっても、リンク情報が記憶されるリンク情報保管用のフォルダは変わらない。データ管理部１３は検索結果に応じてフォルダ管理情報２１のリンク情報を更新する。

ユーザがデータファイル保管用のフォルダに記憶されているデータファイルを削除した場合、データ管理部１３は削除されたデータファイルへのリンク情報を、各リンク情報保管用のフォルダから削除し、フォルダ管理情報２１を更新する。こうすることで、存在しないデータファイルへのリンク情報が残存することを防止できる。

ＯＣＲ処理部１９は、分類処理部１８からＯＣＲ処理を要求すると、データファイルに対しＯＣＲ処理を施す。ＯＣＲの処理結果（すなわちテキスト情報）は、データファイルのファイル名に対応づけてデータベース２０に記憶される。また、ＯＣＲ処理されたデータファイルが更新された場合、テキスト情報も更新される。

〔フォルダ構造の例〕
図８は、フォルダ構造を説明する図の一例である。文書管理装置１００は、ユーザ情報に登録されている全てのユーザがアクセス可能な共有フォルダ、及び、各ユーザのみがアクセス可能なユーザフォルダを有している。図８ではAllUsersフォルダが共有フォルダであり、Suzukiフォルダがユーザフォルダの１つである。

AllUsersフォルダとSuzukiフォルダの配下には、それぞれcategoryフォルダとdataフォルダがある。categoryフォルダは検索・整理用のフォルダであり、dataフォルダはデータファイル保管用のフォルダである。ユーザはフォルダ名から検索・整理用のフォルダかデータファイル保管用のフォルダかを判断する。

なお、categoryフォルダを設けることなく、dataフォルダの配下にリンク情報保存用のフォルダを作成するように、設計・運用することもできる。しかし、dataフォルダの配下にさらにデータファイル保管用のフォルダを作成することを可能にしたり、データファイル保管用のフォルダと整理用のフォルダを別にすることで、ユーザから整理結果を見やすい構成にできる。

本実施例では、ユーザは、AllUsers/dataフォルダに、他のユーザと共有したいデータファイルを配置し、自分のみアクセス可能としたいデータファイルは、Suzuki/dataフォルダに配置する。これにより、自分の情報処理装置２００にデータファイルを保存せずに、ネットワーク上のデータファイルへの他人のアクセスを制限し、また、外出先などからでもアクセスを可能とする。

そして、ユーザが、dataフォルダのデータファイルを検索したり整理する場合、AllUsers/categoryフォルダ又はSuzuki/categoryフォルダの配下に新しいフォルダ（リンク情報保管用）を作成する。

AllUsers/categoryフォルダの配下にリンク情報保管用のフォルダを作成した場合、分類処理部１８はフォルダ管理情報２１の「検索範囲」を確認して、AllUsers/dataフォルダからデータファイルを検索する。Suzuki/categoryフォルダの配下にリンク情報保管用のフォルダを作成した場合、分類処理部１８はフォルダ管理情報２１の「検索範囲」を確認して、AllUsers/dataフォルダとSuzuki/dataフォルダの両方からデータファイルを検索する。後者の場合、ユーザは、リンク情報保管用のフォルダを１つ作成するだけで、２つのdataフォルダからデータファイルを検索することができる。また、検索範囲を同じグループのユーザに認めるなどすれば、検索範囲の広狭を制御できる。

〔動作手順〕
図９は、文書管理装置１００がデータファイルを検索・整理する手順を示すフローチャート図の一例である。図９の手順は、文書管理装置１００が起動すると開始される。

分類フォルダ監視部１６はフォルダを監視している。

分類フォルダ監視部１６は、監視結果に基づき、検索・整理用のフォルダの配下にフォルダが作成されたか否かを判定する（Ｓ１００）。作成されたフォルダから見て上位のフォルダは、ファイルシステムから取得できる。また、新たに作成されたフォルダがフォルダ管理情報２１に登録された後は、フォルダ管理情報２１を参照しても、新たに作成されたフォルダから見て上位のフォルダは明らかでなる。

上位のフォルダが特定できれば、そのフォルダが検索・整理用のフォルダか否かはフォルダ管理情報２１に登録されている。

検索・整理用のフォルダ（例えば、Suzuki/categoryフォルダ）の配下にフォルダが作成された場合（Ｓ１００のＹｅｓ）、データ管理部１３が分類処理部１８にフォルダ名を通知し、分類を要求する（Ｓ２００）。

分類処理部１８は、上位のフォルダ（Suzuki/categoryフォルダ）の検索範囲をフォルダ管理情報２１にて確認し、フォルダ名をキーにしてデータファイル保管用のフォルダに対する検索・整理処理を行う（Ｓ３００）。次述する検索・整理処理が終了すると、文書管理装置１００はフォルダの監視処理に戻る。

図１０は、検索・整理処理の手順を示すフローチャート図の一例である。categoryフォルダの配下にフォルダが作成された場合（Ｓ１００のＹｅｓ）、以下の処理が行われる。

分類処理部１８は、リンク情報保管用のフォルダのフォルダ名をキーとし、dataフォルダのデータファイルを検索する（Ｓ３１０）。AllUsers/categoryフォルダにリンク情報保管用のフォルダが作成された場合は、AllUsers/dataフォルダを検索すればよく、Suzuki/categoryフォルダにリンク情報保管用のフォルダが作成された場合は、AllUsers/dataフォルダとSuzuki/dataフォルダを検索すればよい。

分類処理部１８は、ヒットしたデータファイルへのリンク情報を作成し、リンク情報保管用のフォルダに配置する（Ｓ３２０）。

次に、リンク情報保管用のフォルダが作成された後、dataフォルダにデータファイルが配置された場合の処理について説明する。

図１１は、文書管理装置１００がデータファイルの作成、更新、削除を監視する際の手順を示すフローチャート図の一例である。図１１の手順は、文書管理装置１００が起動すると開始される。図９と図１１は並行に、又は、繰り返し交互に実行される。

データフォルダ監視部１７はデータファイルを監視している。データフォルダ監視部１７は、dataフォルダの配下に保管しているデータファイルに変更（作成、更新、削除）があるか否かを監視している（Ｓ５０１）。

・新規に作成された場合
新規に作成された場合、分類処理部１８はデータファイルからテキスト情報を取得する（Ｓ５０２）。データファイルが画像データの場合、ＯＣＲ処理部１９がＯＣＲ処理を施す。

また、分類処理部１８は、ファイル名やテキスト情報に対し、既存のリンク情報保管用のフォルダ名をキーに検索を行い、ヒットしたフォルダ名があれば、リンク情報を作成する（Ｓ５０３）。データ管理部１３はフォルダ管理情報２１を更新する。

また、ＯＣＲ処理を施した場合、取得したテキスト情報とファイル名をデータベース２０に登録する（Ｓ５０４）。

・更新された場合
データファイルが更新された場合、新規に作成された場合と同様に、分類処理部１８はデータファイルからテキスト情報を取得する（Ｓ５０５）。 データファイルが画像データの場合、ＯＣＲ処理部１９がＯＣＲ処理を施す。また、分類処理部１８は、ファイル名やテキスト情報に対し、既存のリンク情報保管用のフォルダ名をキーに検索を行う（Ｓ５０６）。

ＯＣＲ処理を施した場合、データ管理部１３は更新されたデータファイルに紐付いた既に登録済みのテキスト情報をデータベース２０から削除する（Ｓ５０７）。そして、新たにテキスト情報とファイル名を紐づけてデータベース２０に登録する（Ｓ５０４）。

・削除された場合
ファイルが削除された場合、データ管理部１３は、そのデータファイルのリンク情報をフォルダ管理情報２１から削除する（Ｓ５０８）。また、テキスト情報が登録されていれば、データベース２０から削除する。

作成、更新、削除に必要な処理が終了すると、文書管理装置１００はデータファイルの監視を継続する。

〔検索例〕
図１２は、検索例を説明する図の一例である。
図１２（ａ）において、ユーザは、AllUsers/categoryフォルダの配下に会議フォルダを作成した。分類処理部１８は、まず会議フォルダの上位のフォルダを特定する。

分類処理部１８は、フォルダ管理情報２１を参照して、AllUsers/categoryフォルダの検索範囲を確認し、各フォルダを検索する。"会議"を含むデータファイルがAllUsers/dataフォルダにあるので、データ管理部１３はヒットした「全体会議.doc、定例会議.doc」へのリンク情報を作成する。したがって、会議フォルダのリンク情報は「AllUsers/data/全体会議.doc AllUsers/data/定例会議.doc」となる。

なお、ユーザは、AllUsers/dataフォルダの配下に、フォルダを作成することもできる。しかし、この場合、AllUsers/dataフォルダがデータファイル保管用のフォルダなので、データ管理部１３は該フォルダをデータファイル保管用のフォルダとしてフォルダ管理情報２１に登録する。したがって、このフォルダのフォルダ名は検索キーにならず、検索対象となる。

図１２（ｂ）は図１２（ａ）の状態でさらに、ユーザがSuzuki/categoryフォルダの配下に会議フォルダを作成した場合の検索例を示す。なお、AllUsers側のフォルダは省略している。分類処理部１８は、まず会議フォルダの上位のフォルダを特定する。分類処理部１８は、フォルダ管理情報２１を参照して、Suzuki/categoryフォルダの検索範囲を確認し、各フォルダを検索する。検索範囲はAllUsers/dataフォルダとSuzuki/dataフォルダである。

データ管理部１３はヒットした「会議資料.ppt、全体会議.doc、定例会議.doc」へのリンク情報を作成する。したがって、Suzuki/category/会議フォルダのリンク情報は「Suzuki/data/会議資料.ppt AllUsers/data/全体会議.doc AllUsers/data/定例会議.doc」となる。

このように、検索結果を残したまま、次々と別の検索条件でデータファイルを検索できる。

図１３は図１２（ｂ）の状態でさらに、ユーザがSuzuki/categoryフォルダの配下に資料フォルダを作成した場合の検索例を示す。分類処理部１８は、まず資料フォルダの上位のフォルダを特定する。上位のフォルダ（Suzuki/categoryフォルダ）は図１２（ｂ）と同じである。

分類処理部１８は、フォルダ管理情報２１を参照して、Suzuki/categoryフォルダの検索範囲を確認し、各フォルダを検索する。検索範囲はAllUsers/dataフォルダとSuzuki/dataフォルダである。データ管理部１３はヒットした「会議資料.ppt、発表資料.ppt」へのリンク情報を作成する。したがって、Suzuki/category/資料フォルダのリンク情報は「Suzuki/data/会議資料.ppt Suzuki/data/発表資料.ppt」となる。

過去の検索結果が残っていても、フォルダで検索結果（リンク情報）を区別するので、複数のフォルダが同じリンク情報を有することもできる。したがって、ユーザは、「会議資料.ppt」が会議と資料という２つのキーにヒットすることがわかる。

このような２つのキーによる検索を、フォルダを１つ作成するだけで行うこともできる。図１４は、ユーザが２つのキーによりデータファイルを検索する場合の検索例を示す。ユーザが"会議"と"資料"の２つのキーのどちらにもヒットするデータファイルを検索したい場合、フォルダの命名規則に従ってフォルダ名を入力する。例えば、「＆」は論理積を、「＾」は論理和を意味する検索記号とし、検索記号が含まれうるフォルダの命名規則を定めておく。

よって、ユーザが、会議と資料の両方をキーにしてデータファイルを検索したい場合、リンク情報保管用のフォルダのフォルダ名を「会議＆資料」フォルダとする。Suzuki/categoryフォルダの配下に会議＆資料フォルダを作成した場合、分類処理部１８は、まず資料フォルダの上位のフォルダを特定する。上位のフォルダ（Suzuki/categoryフォルダ）は図１２（ｂ）と同じである。

分類処理部１８は、フォルダ管理情報２１を参照して、Suzuki/categoryフォルダの検索範囲を確認し、各フォルダを検索する。検索範囲はAllUsers/dataフォルダとSuzuki/dataフォルダである。

分類処理部１８は、フォルダ名に検索記号が含まれているか否かに応じて検索を行う。よって、会議＆資料フォルダの「会議」と「資料」の両方をキーにしてデータファイルを検索する。以降は同様に、ヒットした「会議資料.ppt」へのリンク情報を作成する。したがって、図１４（ａ）に示すように、Suzuki/category/会議＆資料フォルダのリンク情報は「Suzuki/data/会議資料.ppt」となる。

また、ユーザが「会議＾資料」をフォルダ名とした場合、検索キーは「会議」又は「資料」のいずれかになる。このため、図１４（ｂ）に示すように、Suzuki/category/会議＾資料フォルダのリンク情報は「Suzuki/data/会議資料.ppt、Suzuki/data/発表資料.ppt、AllUsers/data/全体会議.doc、AllUsers/data/定例会議.doc」となる。

以上のように、本実施例の文書管理装置１００は、簡単な操作でデータファイルを検索・整理することができる。過去の検索・整理結果が残っているので、それらを参照・利用しながら、簡単な操作で整理し直したり、検索条件を追加することができる。

実施例２では、実施例１のように検索・整理が可能な文書管理装置１００において、さらに階層構造でデータファイルを検索・整理可能な文書管理装置１００について説明する。

ユーザとしては、「会議」というキーで検索したデータファイル（へのリンク）をさらに絞り込みたい場合がある。データファイルの数が多い場合はこのような要望が多くなる。このような場合、文書管理装置１００は、リンク情報保管用のフォルダの配下に新たに作成されたリンク情報保管用のフォルダのフォルダ名により検索結果を絞り込む。

図１５は、階層化による整理を模式的に説明する図の一例である。なお、AllUsers側のフォルダは省略した。すでに、ユーザがSuzuki/categoryフォルダの配下に会議フォルダを作成しているものとする。この時、会議フォルダのリンク情報は、「AllUsers/data/全体会議.doc AllUsers/data/定例会議.doc Suzuki/data/会議資料.ppt」である。

ユーザがSuzuki/category/会議フォルダの配下に資料フォルダを作成した場合、分類処理部１８は会議フォルダのリンク情報がリンクするデータファイルだけを検索対象に、フォルダ名「資料」をキーに検索する。こうすることで、「会議」による検索結果を「資料」で絞り込むことができる。会議フォルダのリンク情報はフォルダ管理情報２１に登録されている。

図１６は、本実施例のフォルダ管理情報２１の一例を示す図である。図１６では、リンク情報保管用のフォルダだけのフォルダ管理情報を抜粋している。
(i) 分類処理部１８は、まず資料フォルダの上位のフォルダ（Suzuki/category/会議フォルダ）を特定する。
(ii) 分類処理部１８は、フォルダ管理情報２１を参照して、Suzuki/category/会議フォルダが検索・整理用のフォルダでないこと（リンク情報保管用のフォルダであること）を確認する。
(iii）Suzuki/category/会議フォルダが検索・整理用のフォルダでない場合、分類処理部１８は、上位のフォルダの「リンク情報」を読み出す。Suzuki/category/会議フォルダが検索・整理用のフォルダである場合、実施例１と同様にデータファイルを検索すればよい。
(iv) そして、リンク情報によりリンクされているデータファイルを、新たに作成されたフォルダのフォルダ名により検索する。このように、上位のフォルダのリンク情報を辿りデータファイルを検索するだけでよいので、短時間に検索することができる。

図１５に示したように、データ管理部１３は、実施例１と同様に、ヒットした「発表資料.ppt」へのリンク情報を作成する。したがって、Suzuki/category/会議/資料フォルダのリンク情報は「Suzuki/data/会議資料.ppt」となる。

〔フォルダの組み合わせによる階層的な検索・整理〕
実施例１にて説明したように、本実施例の文書処理装置は過去の検索結果が残っているし、検索結果は常に更新されている。そこで、過去の検索結果を利用して階層的な検索・整理が可能になる。

図１７は、フォルダの組み合わせによる階層的な検索・整理を模式的に説明する図の一例である。なお、AllUsers側のフォルダは省略した。すでに、ユーザがSuzuki/categoryフォルダの配下に会議フォルダと資料フォルダを作成しているものとする。この時、会議フォルダのリンク情報は、「AllUsers/data/全体会議.doc AllUsers/data/定例会議.doc Suzuki/data/会議資料.ppt」、資料フォルダのリンク情報は「Suzuki/data/会議資料.ppt、Suzuki/data/発表資料.ppt」である。

ユーザが会議フォルダの検索結果を「資料」をキーに絞り込む場合、ユーザは資料フォルダを会議フォルダの配下に移動する（資料フォルダを会議フォルダの中に移動する）。分類処理部１８は、資料フォルダが新たに作成された場合と同様に、会議フォルダのリンク情報がリンクするデータファイルに対し検索を行えばよい。

この場合、フォルダ管理情報２１の変更内容は、Suzuki/Category/資料フォルダのレコードが削除され、新たにSuzuki/Category/会議/資料フォルダのレコードが作成される。すなわち、作成後の内容は図１６と同様である。

したがって、本実施例の文書管理装置１００は、過去の検索結果があるため、フォルダを移動するだけで簡単に検索・整理することができる。

〔動作手順〕
図１８は、本実施例の文書管理装置１００がデータファイルを検索・整理する手順を示すフローチャート図の一例である。図１８の手順は、文書管理装置１００が起動すると開始される。

分類フォルダ監視部１６はフォルダを監視している。

分類フォルダ監視部１６は、監視結果に基づき、検索・整理用のフォルダの配下にフォルダが作成されたか否かを判定する（Ｓ１００）。本実施例では、フォルダが作成されたことにはフォルダが移動して作成されたことを含む。

検索・整理用のフォルダの配下にフォルダが作成された場合（Ｓ１００のＹｅｓ）、分類処理部１８は分類フォルダ監視部１６からフォルダ名を取得する（Ｓ２００）。

次に、分類処理部１８は上位のフォルダのフォルダ名等を特定する（Ｓ２１０）。

分類処理部１８は、フォルダ管理情報２１を参照して、上位のフォルダが検索・管理用のフォルダか否かを判定する（Ｓ２１１）。

検索・管理用のフォルダの場合（Ｓ２１１のＹｅｓ）、作成されたフォルダのフォルダ名でデータベース２０を検索すればよいので、分類処理部１８はフォルダ名をキーにしてデータファイル保管用のフォルダに対する検索・整理処理を行う（Ｓ３１０）。

データ管理部１３は、ヒットしたデータファイルへのリンク情報を作成し、リンク情報保管用のフォルダに配置する（Ｓ３２０）。

検索・管理用のフォルダでない場合（Ｓ２１１のＮｏ）、上位のフォルダはリンク情報保管用のフォルダなので、分類処理部１８は上位のフォルダのリンク情報を読み出す（Ｓ２１２）。

そして、分類処理部１８は、リンク情報でリンクされたデータファイルのみを検索対象にして、新たに作成されたフォルダ名をキーにして検索する（Ｓ２１３）。

分類処理部１８は、ヒットしたデータファイルへのリンク情報を作成し、リンク情報保管用のフォルダに配置する（Ｓ３２０）。

以上のように、本実施例の文書管理装置１００は、過去に作成されたリンク情報保管用に残存する検索結果を利用して、データファイルを検索・整理できる。フォルダを階層的に作成すればよいので、簡単な操作でデータファイルを検索・整理できる。また、過去に作成したフォルダ名をキーとする場合、フォルダを移動するだけで階層化して整理することができる。

実施例１、２では、フォルダ名をキーにしてデータファイルを検索したが、本実施例ではフォルダ名を検索オプションにしてデータファイルを検索可能な文書管理装置１００について説明する。

検索オプションにより、例えば、期間、日付、サイズ、を指定するデータファイルを検索することができる。ユーザは、以下の検索オプションを利用可能であり、分類処理部１８はフォルダ名から検索オプションを特定する。
・"日付"＋"−"＋"日付"：フォルダ名でなくデータファイルの作成日が、該期間に含まれるデータファイルを検索する。例えば、フォルダ名が「２０１２０１０１−２０１２１２３１」であれば、２０１２年１月１日から１２月３１日までに作成されたデータファイルが検索される。また、フォルダ名が「２０１２０１０１−２０１２０１０１」であれば、２０１２年１月１日に作成されたデータファイルが検索される。
・"〜"＋"日付"：フォルダ名でなくデータファイルの作成日が、該日付以前に作成されたデータファイルを検索する。例えば、フォルダ名が「〜２０１２１２３１」であれば、２０１２年１２月３１日以前に作成されたデータファイルが検索される。
・"日付"＋"〜"：フォルダ名でなくデータファイルの作成日が、該日付以降に作成されたデータファイルを検索する。例えば、フォルダ名が「２０１２０１０１〜」であれば、２０１２年１月１日以降に作成されたデータファイルが検索される。
・"size"＋"数値"＋"−"＋"数値"：フォルダ名でなくデータファイルのサイズが、２つの数値（ｋbyte）に含まれるデータファイルを検索する。例えば、フォルダ名が「size１００−３００」であれば、サイズが１００ｋbyteから３００ｋbyteのデータファイルが検索される。期間と同様に"〜"を使用することができる。

なお、さらに明示的な検索オプションを定めておくこともできる。
・"★"＋"日付"＋"−"＋"日付"：フォルダ名でなくデータファイルの作成日が、該期間に含まれるデータファイルを検索する。例えば、フォルダ名が「★２０１２０１０１−２０１２１２３１」であれば、２０１２年１月１日から１２月３１日までに作成されたデータファイルが検索される。

分類処理部１８は、フォルダ名を取得した後、フォルダ名に検索オプションが含まれるか否かを判定し、含まれる場合には、期間やサイズでデータファイルを検索する。フォルダ名に検索オプションが含まれない場合、実施例１，２と同様にデータファイルを検索する。

フローチャートは実施例２と実質的な変更がないの省略する。
・ステップＳ２１１において、上位のフォルダが検索・管理用のフォルダの場合（Ｓ２１１のＹｅｓ）
検索オプションがない場合、分類処理部１８は、フォルダ名をキーにしてデータファイル保管用のフォルダに対する検索・整理処理を行う（Ｓ３１０）。

検索オプションがある場合、フォルダ名に含まれる期間やサイズをキーにしてデータファイル保管用のフォルダに対する検索・整理処理を行う（Ｓ３１０）。
・ステップＳ２１１において、上位のフォルダが検索・管理用のフォルダでない場合（Ｓ２１１のＮｏ）
検索オプションがない場合、分類処理部１８は上位のリンク情報保管用のフォルダのリンク情報を読み出し（Ｓ２１２）、リンク情報でリンクされたデータファイルのみを検索対象にして、新たに作成されたフォルダ名をキーにして検索する（Ｓ２１３）。

検索オプションがある場合、分類処理部１８は上位のリンク情報保管用のフォルダのリンク情報を読み出し（Ｓ２１２）、リンク情報でリンクされたデータファイルのみを対象に、フォルダ名に含まれる期間やサイズをキーにして検索する（Ｓ２１３）。

図１９は、期間による検索例を説明する図の一例である。すでにSuzuki/category/会議フォルダにリンク情報「Suzuki/data/会議資料.ppt AllUsers/data/全体会議.doc AllUsers/data/定例会議.doc」が保管されているものとする。

この状態で、ユーザがSuzuki/category/会議/２０１２０１０１−２０１２１２３１フォルダを作成した。分類処理部１８は検索オプションを検出して、会議フォルダのリンク情報「Suzuki/data/会議資料.ppt AllUsers/data/全体会議.doc AllUsers/data/定例会議.doc」がリンクするデータファイルの内、２０１２０１０１−２０１２１２３１に作成されたデータファイルを検索する。例えば、定例会議.docが２０１２年２月に作成されたものである場合、「AllUsers/data/定例会議.doc」が２０１２０１０１−２０１２１２３１フォルダに保管されるリンク情報となる。

このように、本実施例では様々な検索オプションでデータファイルを検索することができる。また、フォルダ名で検索されたフォルダの配下に検索オプションを指定するフォルダを作成することができ、データファイルを詳細に整理することができる。

本実施例では、データファイルの検索中に、検索状況を表示する文書管理装置１００について説明する。データファイルの数が多くなるほど検索時間が増大する。この間、ユーザとしては、進捗が分からず、検索されているかどうか不安になる場合もある。

そこで、本実施例の文書管理装置１００は、検索状態を示すファイル（以下、状況表示ファイルという）をリンク情報保管用のフォルダに作成する。

図２０は、状況表示ファイルの動作を説明する図の一例である。ユーザがSuzuki/category/会議フォルダを作成したものとする。分類処理部１８は分類を開始するが、この時、Suzuki/dataフォルダやAllUsers/dataフォルダに閾値以上のデータファイルが配置されている場合、分類処理部１８はリンク情報保管用のフォルダに状況表示ファイルを作成する。

図２０（ｂ）に示すように、状況表示ファイルのファイル名を例えば以下のように遷移させる。
「未処理」→「処理中」→「完了」
ユーザは、検索結果を知るため、リンク情報保管用のフォルダを開くので、すぐに状況表示ファイルを見つけ、現在の進捗状況を確認することができる。なお、状況表示ファイルのファイル名が、「未処理」から「完了」になるまでの間、徐々にリンク情報が記録されていく。

なお、分類処理部１８は、進捗状況だけでなく、リンク情報の数をファイル名とするファイル名を作成することもできる。この場合、状況表示ファイルのリンク情報の数が時間と共に増大していく。リンク情報の数を単に表示してもよいし、検索対象のデータファイルの数をNとして、「ヒット数／N」のように表示してもよい。

ユーザは、状況表示ファイルのファイル名を見ながら、検索が進行していることを認識できる。

また、図２０（ｂ）のような文字による状況表示でなく、フォルダのアイコンの色により検索状況を表示することをも有効である。

図２１は検索状況の表示を説明する図の一例である。同様にユーザは、Suzuki/category内でSuzuki/category/会議フォルダを作成した。図２１は、Suzuki/categoryフォルダのファイル又はフォルダを表示している。分類処理部１８はリンク情報保管用のフォルダ（会議フォルダ）の色を検索状況によって、例えば以下のように変更する。

「未処理」 ：緑
「処理中」 ：赤
「処理完了」：青
このような処理は、色の異なるアイコンの画像データを用意しておき、検索状況に応じて表示するアイコンの画像データを切り替えることで実現できる。したがって、アイコンの色だけでなく、形状を検索状況によって変更することもできるし、短時間にアイコンを切り替えれば、点滅しているように見せたり、その場で動いているように見せることもできる。

図２０（ｂ）のように、状況表示ファイルで検索状況を表示する場合、ユーザはそのフォルダ（この場合は会議フォルダ）を開く必要がある、しかし、図２１では、ユーザは会議フォルダを作成したフォルダ（この場合はcategoryフォルダ）を開いたまま、会議フォルダの色を確認するだけで検索状況を簡易的に把握することができる。

本実施例の文書管理装置１００は、検索・整理中の進捗を、ファイル名やフォルダの色としてユーザに提供することができる。Windows（登録商標）などＯＳによっては、フォルダが有するファイル名を、フォルダを開かなくてもマウスオーバーさせるだけでポップアップ表示することもできるため、ユーザは、検索状況やリンク情報の数を簡易的に把握することができる。

本実施例では、検索結果であるリンク情報を出力装置などで扱う際の態様について説明する。

図２２は、文書管理装置１００を有するネットワークシステム５００の概略構成図の一例である。図２２において、図２で同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。図２２では出力装置の一例として画像形成装置６００又はプロジェクタ７００が図示されている。以下では画像形成装置６００を例にして説明する。

情報処理装置２００又は携帯端末３００だけでなく、画像形成装置６００も文書管理装置１００で検索・整理した結果であるリンク情報を参照することができる。文書管理装置１００に配置してあるリンク情報に情報処理装置２００や携帯端末３００、画像形成装置６００から例えばＳＭＢでアクセスした場合には、そのリンク情報の元ファイル(実体)を開くことができる。

しかし、情報処理装置２００や携帯端末３００及び画像形成装置６００が例えばＨＴＴＰ又はＨＴＴＰＳ（以下、HTTP(S)と記述する）で文書管理装置１００にアクセスした場合には、リンク情報を閲覧することはできても、元ファイル(実体)を取得することができない場合がある。これは、文書管理装置１００がファイルをＷＷＷブラウザ側でキャッシュされることを防止するために、HTTP(S)のＨＴＭＬファイルのヘッダにキャッシュを禁止する「Cache-Control:no-cache」を記述しているために生じる。ＷＷＷブラウザによっては、このような記述がヘッダにあると、ファイルの実体をダウンロードできない（キャッシュできない）。したがって、元ファイル(実体)を取得することが、通信プロトコルやＷＷＷブラウザによって困難な状況が生じうる。

元ファイル(実体)をダウンロードできないと、画像形成装置６００が印刷したり、プロジェクタ７００が表示したりすることもできない。

そこで、本実施例の文書管理装置１００は、情報処理装置２００や携帯端末３００及び画像形成装置６００が例えばHTTP(S)でアクセスしてきた場合でもリンク情報が保持している情報ではなく、リンク情報の元ファイル(実体)を取得できるようにする。

具体的には、画像形成装置６００がHTTP(S)でアクセスした際に、文書管理装置１００は元ファイル(実体)を画像形成装置６００に返却する。情報処理装置２００や携帯端末３００が文書管理装置１００にアクセスした場合も同様の動作が可能となる。

図２３は、画像形成装置のハードウェア構成図の一例を示す。なお、画像形成装置６００は公知のものでよく図は一例である。画像形成装置６００は、制御部６１１、主記憶部６１２、補助記憶部６１３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部６１４、ネットワークＩ／Ｆ部６１５、操作部６１６、表示部６１７、及び、エンジン６１８を有している。これらブロックは、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。

制御部６１１は、各装置の制御やデータの演算、加工を行う例えばＣＰＵである。また、制御部６１１は、主記憶部６１２や補助記憶部６１３に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。

主記憶部６１２は、主にＲＡＭ（Random Access Memory）であり、制御部６１１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。補助記憶部６１３は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。

外部記録装置Ｉ／Ｆ部６１４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路とデータ通信規格に従ってデータを送受信するインタフェースである。例えば、フラッシュメモリ、ＳＤカードなどの記録媒体６１９が接続される。

ネットワークＩ／Ｆ部６１５は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して文書管理装置と通信するインタフェースである。

操作部６１６や表示部６１７は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とを有し、メニュー表示を行い、ユーザ操作を受け付ける。

エンジン６１８は、電子写真方式やインクジェット方式で画像データを用紙に印刷する。印刷用のエンジンだけでなく、紙原稿を光学的に読み取り画像データを生成するスキャナ用のエンジンを有していてもよい。

図２４は、画像形成装置６００が文書管理装置１００から元ファイル(実体)を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。

ユーザは画像形成装置６００の操作部６１６を操作してHTTP(S)経由で情報管理装置１００にアクセスする。
S1：まずユーザは画像形成装置６００にログインする。ログインにより、画像形成装置６００にユーザＩＤ（又はユーザ名）及びパスワードが入力される。
S1.1：画像形成装置６００はユーザ情報をHTTP(S)で文書管理装置１００に送信する。
S1.1.1：文書管理装置１００は通信制御部１１で要求を受け付け、ユーザ情報をユーザ管理部１４にログイン情報として渡す。
S1.1.1.1：ユーザ管理部１４はデータベース２０で保持しているユーザ情報と、受信したユーザ情報を照合して認証が成立するか否かを判定する。ここでは認証が成立したものとし、ユーザ管理部１４は通信制御部１１を介して認証ＯＫを画像形成装置６００に送信する。

ログインにより、文書管理装置は自動的に又は明示の要求を受信して検索・整理した結果であるリンク情報を画像形成装置６００に送信する。

図２５は画像形成装置６００の表示部６１７に表示されたリンク情報の一例を示す図である。画面の左側には、ログインした"Suzuki"というユーザ名６０６、「共有フォルダを表示」ボタン６０７、文書名検索ボタン６０８が表示されている。

画面の中央には、リンク情報が表示される。文書管理装置に"会議"フォルダが作成されている場合、画像形成装置６００に"会議"フォルダにリンク情報が含まれた状態で送信される。ユーザは検索結果のフォルダを押下することで選択してリンク情報を表示させる。図ではフォルダの階層構造６０５と会議フォルダ内のリンク情報６０４が表示されている。

画面の右側には、「ファイル情報表示」ボタン６０１、「ファイル表示」ボタン６０２、「印刷」ボタン６０３が表示されており、ユーザは会議フォルダ内の１つ以上のリンク情報を選択して、これらのボタンを押下することができる。「ファイル情報表示」ボタン６０１が選択された場合、図２４のS2の処理が実行され、「ファイル表示」ボタン６０２が選択された場合、S3の処理が実行され、「印刷」ボタン６０３が選択された場合、ファイルが印刷される。各ボタンの選択順は任意である。

S2：図２４に戻り、ユーザは文書管理装置１００に保管してあるリンク情報が示すファイル情報の表示操作を画像形成装置６００に行う。画像形成装置６００が保持しているのはリンク情報であり、元ファイル(実体)ではないため、図２５のように画像形成装置６００が表示した検索・整理されたフォルダから、１つ以上のリンク情報を指定して、ファイルのファイル情報の送信を文書管理装置１００に要求する。
S2.1：画像形成装置６００はフォルダパスを指定してHTTP(S)でファイル情報表示を要求する。通信制御部１１は、HTTP(S)で要求を受信したか否かを判定し、HTTP(S)で要求を受信した場合にだけ以降の処理を行う。HTTP(S)で通信していることはＴＣＰヘッダーのポート番号（ＨＴＴＰの場合は８０，ＨＴＴＰＳの場合は４４３）で判別される。HTTP(S)以外でもファイルの実体やファイル情報をダウンロードできないプロトコルの場合は、同様に以降の処理が行われる。

ファイル情報は、例えばファイルサイズ、作成日、更新日、作成者、ファイル種類などである。文書管理装置１００はファイル情報表示の要求を通信制御部１１で受け付ける。
S2.1.1：通信制御部１１はデータ管理部１３にファイル情報取得の要求を行う。
S2.1.1.1：データ管理部１３はリンク情報から元データ(実体)のファイル情報を取得するため、ファイル情報を保持しているデータベース２０からリンクで指定される場所を検索する。
S2.1.1.2：データベース２０から取得した元データ(実体)の場所から必要なファイル情報を取得する。データ管理部１３は取得したファイル情報を通信制御部１１を介して画像形成装置６００に送信する。
S3：次に、ユーザは文書管理装置１００に保管してあるリンク情報が示すファイルをオープンする。ファイルオープンとは、ファイルへの読み書きを可能とするこというが、ここでは元データ(実体)を取得すること又は元データ(実体)の文章などを表示することをいう。
S3.1：画像形成装置６００が保持しているのはリンク情報とファイル情報であるため、そのリンク情報から文書管理装置１００に存在する元ファイル(実体)を取得する必要がある。そのため、画像形成装置６００は文書管理装置１００に対してHTTP(S)で元ファイル(実体)を要求する。文書管理装置の通信制御部１１はHTTP(S)で元ファイル(実体)の要求を受け付ける。通信制御部１１は、HTTP(S)で要求を受信したか否かを判定し、HTTP(S)で要求を受信した場合にだけ以降の処理を行う。
S3.1.1：通信制御部１１は、リンク情報と元ファイル(実体)の紐付けを管理しているデータ管理部１３に元ファイル取得要求を送信する。
S3.1.1.1：データ管理部１３はリンク情報から元ファイル(実体)を取得する。データ管理部１３は取得した元ファイル(実体)を通信制御部１１を介して画像形成装置６００に送信する。なお、データ管理部１３は送信前にフォーマットを変換してもよい。例えば、Word（登録商標）のファイルをＰＣＬ（Printer Control Language）に変換すれば、画像形成装置６００がWordのファイルオープン機能を有していなくても印刷が可能になる。

画像形成装置６００は、取得した元ファイル(実体)を表示部６１７に表示する。これにより、ユーザは画像形成装置６００上で表示しているデータがリンク情報か元ファイル(実体)かを意識することなく、ユーザが必要な元ファイル(実体)を取得することが可能になる。すなわち、リンク情報でありHTTP(S)で元ファイル(実体)を要求した場合は図示する方法で取得でき、ＳＭＢで要求した場合は従来どおりに取得できる。元ファイル(実体)を表示部６１７に表示していた場合は、そのまま印刷等を行うことができる。

なお、情報処理装置２００又は携帯端末３００がHTTP(S)で元ファイル(実体)を取得する場合も処理は同様である。情報処理装置２００又は携帯端末３００は取得した元ファイル(実体)を画像形成装置６００に送信して印刷できる。

続いて、図２４の変形例として情報処理装置２００又は携帯端末３００が、別のユーザにファイルを送信する場合について説明する。ユーザとしては情報処理装置２００又は携帯端末３００で検索したファイルを他のユーザ（以下、ユーザＢとする）と共有したい場合がある。しかし、検索・整理した結果であるリンク情報だけを送信した場合、共有フォルダのファイルでなければ、ユーザＢは元ファイル(実体)を取得できない。また、共有フォルダのファイルでも、ユーザＢが文書管理装置１００にアクセスする権限を有していない外部のユーザの場合、ユーザＢは元ファイル(実体)を取得できない。そこで、元ファイル(実体)を電子メールに添付して外部のユーザに送信可能なネットワークシステム５００について説明する。

図２６は、携帯端末３００が文書管理装置１００から元ファイル(実体)を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。S1〜S2の処理は図２４と同様である。
S3：リンク情報又はファイル情報を確認したユーザはファイルをユーザＢの携帯端末Bに送信するため、ファイルを選択しユーザＢを指定してファイルの転送操作を行う。
S3.1：携帯端末Ａは、HTTP(S)でユーザＢの電子メールアドレスとリンク情報を引数にして元ファイル(実体)の転送要求を文書管理装置１００に送信する。文書管理装置１００の通信制御部１１はHTTP(S)で元ファイル(実体)の転送要求を受け付ける。ユーザＢの電子メールアドレスは、ユーザが携帯する携帯端末Ａのアドレス帳に記憶されているか、又は、ユーザがキーボードから入力する。
S3.1.1：通信制御部１１は元ファイル（実体）の転送要求をデータ管理部１３に送信する。
S3.1.1.1：データ管理部１３は元ファイル（実体）が格納されているデータベース２０にアクセスしてリンク情報又は元ファイル（実体）のどちらを送信するかを判断する。具体的には、ユーザＢが転送要求されたファイルにアクセス可能か否かを判定すればよい。まず、ユーザＢの電子メールアドレスのドメイン部分（@以下の部分）が文書管理装置１００のドメインと同じ又は文書管理装置１００のドメインを含むか否かを判定する。文書管理装置１００にアクセス権限があるユーザであれば、電子メールアドレスのドメイン部分が共通するので内部のユーザであると推定できる。ユーザBが内部のユーザである場合、転送要求されたファイルが共有フォルダ（AllUsers／Category以下のフォルダ）のファイルか否かを判定する。データ管理部１３は、ユーザＢが内部のユーザでありかつファイルが共有フォルダのファイルである場合、リンク情報を送信すればよいと判定し、そうでない場合、元ファイル（実体）を送信すると判定する。
S3.1.1.2：リンク情報を送信すればよいと判定した場合、データ管理部１３はリンク情報を電子メールに添付してユーザＢの携帯端末Ｂに送信する。
S3.1.1.3：元ファイル（実体）を送信すると判定した場合、データ管理部１３はリンク情報から元ファイル(実体)を取得する。
S3.1.1.4：データ管理部１３は元ファイル（実体）を電子メールに添付してユーザＢの携帯端末Ｂに送信する。なお、通信制御部１１がHTTP(S)で要求を受信していない場合、ユーザＢもHTTP(S)以外のプロトコルでアクセスすると推定し、リンク情報を送信する。

このように、文書管理装置１００はユーザＢが元ファイル（実体）にアクセスできない場合には元ファイル（実体）を送信するので、ユーザは携帯端末Ａで扱うファイルがリンク情報か元ファイル(実体)かを意識することなく、ユーザＢにファイルを送信することができる。

１１ 通信制御部
１２ 共有制御部
１３ データ管理部
１４ ユーザ管理部
１６ 分類フォルダ監視部
１７ データフォルダ監視部
１８ 分類処理部
１９ ＯＣＲ処理部
２０ データベース
２１ フォルダ管理情報
１００ 文書管理装置
２００ 情報処理装置
３００ 携帯端末
５００ ネットワークシステム
６００ 画像形成装置

特開２００６‐０４８５２１号公報

Claims (17)

1. 電子データを検索する検索条件を含む格納領域を生成する領域生成手段と、
   前記領域生成手段により格納領域が生成されたとき、蓄積手段に蓄積されている電子データから該格納領域に含まれている検索条件を満たす電子データを検索する検索手段と、
   前記検索手段で検索された電子データにアクセスするためのアクセス情報を生成するアクセス情報生成手段と、
   前記アクセス情報生成手段で生成されたアクセス情報を前記領域生成手段で生成された格納領域に格納する格納手段と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記格納領域に含まれている検索条件は該格納領域の名称であり、
   前記検索手段は、前記格納領域の名称を含む電子データを検索する、
   ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記領域生成手段が、検索条件を含む格納領域の配下に第２の格納領域を生成した場合、前記検索手段は検索条件を含む格納領域に格納されているアクセス情報によりアクセスされる電子データを、前記第２の格納領域に含まれる検索条件で検索し、
   前記アクセス情報生成手段は、前記検索手段が検索した電子データにアクセスするためのアクセス情報を生成し、
   前記格納手段は、前記アクセス情報生成手段が生成したアクセス情報を前記第２の格納領域に格納する、
   ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記領域生成手段が、検索条件を含む格納領域の配下に、すでに作成されている検索条件を含む格納領域を移動した場合、前記検索手段は、移動された格納領域の上位の格納領域に格納されているアクセス情報によりアクセス可能な電子データを、移動された格納領域に含まれる検索条件で検索し、
   前記アクセス情報生成手段は、前記検索手段が検索した電子データにアクセスするためのアクセス情報を生成し、
   前記格納手段は、前記アクセス情報生成手段が生成したアクセス情報を移動された格納領域に格納する、
   ことを特徴とする請求項１〜３いずれか１項記載の情報処理装置。
5. 前記検索手段は、格納領域に含まれる検索条件に予め定められている検索オプション情報を検出した場合、前記検索オプション情報が指示する電子データの属性値を検索対象にして、格納領域に含まれている検索条件を満たす電子データを検索する、
   ことを特徴とする請求項１〜４いずれか１項記載の情報処理装置。
6. 前記検索オプション情報が電子データの前記属性値として電子データの作成日を検索対象とする場合、前記検索手段は、格納領域に含まれる検索条件の期間に作成された電子データを蓄積手段に蓄積されている電子データから検索する、
   ことを特徴とする請求項５記載の情報処理装置。
7. 前記格納手段は通知用電子データを作成して、前記領域生成手段で生成された格納領域に格納し、
   前記検索手段が電子データを検索している間、前記格納手段は前記通知用電子データの名称を少なくとも１回、変更する、
   ことを特徴とする請求項１〜６いずれか１項記載の情報処理装置。
8. 前記格納手段は、前記通知用電子データの名称を検索の進捗状況を示す文字又は記号で記述し、進捗状況に応じて変更する、
   ことを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
9. 前記格納手段は、前記検索手段が電子データを検索している間、検索条件を含む格納領域のアイコンの外観を検索の進捗状況に応じて変更する、
   ことを特徴とする請求項１〜６いずれか１項記載の情報処理装置。
10. 蓄積手段に蓄積されている電子データの作成、更新又は削除を監視する電子データ監視手段を有し、
    前記電子データ監視手段が蓄積手段に電子データが作成されたこと又は蓄積手段の電子データが更新されたことを検出した場合、
    前記検索手段は、すでに作成されている格納領域に含まれる検索条件で、作成又は更新された電子データを検索し、
    前記アクセス情報生成手段は、前記検索手段で検索された、作成又は更新された電子データへのアクセス情報を生成し、
    前記格納手段は、前記検索手段が検索した格納領域にアクセス情報生成手段で生成されたアクセス情報を格納する、
    ことを特徴とする請求項１〜９いずれか１項記載の情報処理装置。
11. 前記蓄積手段は、ユーザ識別情報に紐づけられたユーザ格納領域に前記ユーザ識別情報のユーザの電子データを記憶し、複数のユーザが共通に使用する共有格納領域に各ユーザの電子データを記憶しており、
    ユーザの認証情報及び前記ユーザ識別情報を含むユーザ情報が登録されたユーザ情報記憶手段と、
    外部の機器から受信した認証情報及び前記ユーザ識別情報に基づきユーザを認証するユーザ認証手段と、を有し、
    前記ユーザ認証手段がユーザの認証が成立したと判定した場合、前記検索手段は、認証が成立したユーザの前記ユーザ格納領域と前記共有格納領域を検索対象の格納領域に決定する、
    ことを特徴とする請求項１〜９いずれか１項記載の情報処理装置。
12. 外部の機器から、前記アクセス情報生成手段により生成されたアクセス情報を所定の通信プロトコルで受信する通信手段と、
    前記蓄積手段から前記アクセス情報が指示する電子データの電子データ情報を取得して、前記外部の機器に送信するデータ送信手段と、
    を有することを特徴とする請求項１〜１１いずれか１項記載の情報処理装置。
13. 外部の機器から、前記アクセス情報生成手段により生成されたアクセス情報を所定の通信プロトコルで受信する通信手段と、
    前記蓄積手段から前記アクセス情報が指示する電子データを取得して、前記外部の機器に送信するデータ送信手段と、を有する、
    ことを特徴とする請求項１〜１１いずれか１項記載の情報処理装置。
14. 外部の機器から、前記アクセス情報生成手段により生成されたアクセス情報、該アクセス情報の転送先への転送要求、及び、転送先情報を所定の通信プロトコルで受信する通信手段と、
    前記転送先の機器のユーザが、前記アクセス情報が指示する電子データにアクセス可能か否かを判定し、
    アクセス可能と判定した場合、前記アクセス情報を前記転送先に送信し、アクセス可能でないと判定した場合、前記蓄積手段から前記アクセス情報が指示する電子データを取得して、前記転送先に送信するデータ送信手段、を有する、
    ことを特徴とする請求項１〜１１いずれか１項記載の情報処理装置。
15. 前記蓄積手段を有することを特徴とする請求項１〜１４いずれか１項記載の文書管理サーバ。
16. コンピュータに、
    電子データを検索する検索条件を含む格納領域を生成する領域生成ステップと、
    前記領域生成ステップにより格納領域が生成されたとき、蓄積手段に蓄積されている電子データから該格納領域に含まれている検索条件を満たす電子データを検索する検索ステップと、
    前記検索ステップで検索された電子データにアクセスするためのアクセス情報を生成するアクセス情報生成ステップと、
    前記アクセス情報生成ステップで生成されたアクセス情報を前記領域生成ステップで生成された格納領域に格納する格納ステップと、
    を実行させるプログラム。
17. 電子データを検索する検索条件を含む格納領域を生成する領域生成手段と、
    前記領域生成手段により格納領域が生成されたとき、蓄積手段に蓄積されている電子データから該格納領域に含まれている検索条件を満たす電子データを検索する検索手段と、
    前記検索手段で検索された電子データにアクセスするためのアクセス情報を生成するアクセス情報生成手段と、
    前記アクセス情報生成手段で生成されたアクセス情報を前記領域生成手段で生成された格納領域に格納する格納手段と、を有する情報処理装置と、
    コンピュータに、
    前記情報処理装置から前記アクセス情報を受信するステップと、
    選択を受け付けた前記アクセス情報の一部又は全部を前記情報処理装置に送信するステップと、
    前記アクセス情報が指示する電子データの電子データ情報又は前記アクセス情報が指示する電子データを前記情報処理装置から受信するステップと、
    前記電子データ情報又は前記電子データを表示するステップと、を実行させるプログラムと、
    を有するファイルシステム。

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