JP2018010544A - データ提供システム、画像出力装置、サーバ、データ提供方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】データへアクセスするための文書の生成後にそのデータの新たなバージョンがサーバへ追加された場合であっても、従来よりも容易に新たなバージョンのデータをユーザに使用させる。
【解決手段】画像形成装置１は、社内サーバ２Ａからファイルを受信するごとに、そのファイルを初めてダウンロードしまたはそのファイルが前回のダウンロード時以降に更新された場合に、社外サーバ２Ｂへそのファイルをアップロードする。さらに、社外サーバ２Ｂにおけるそのファイルへのアクセス用の印刷物を生成する。社外サーバ２Ｂは、そのファイルを受信するごとに、バージョン番号を付けてそのファイルを記憶する。そして、端末装置３からのアクセスがあった場合に、バージョン番号の一覧を端末装置３へ送信し、端末装置３が指定したバージョン番号のそのファイルを端末装置３へ送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、サーバを介して端末装置へデータを提供する技術に関する。

従来、ハイパーリンクを含む文書を、このハイパーリンクを二次元バーコードに置き換えて用紙に印刷する技術が、提案されている。この二次元バーコードは、このハイパーリンクを示す画像である。または、このハイパーリンクの近傍の余白にこの二次元バーコードを付加して文書を印刷することも、ある。

ユーザは、この用紙に印刷された二次元バーコードをスマートフォンまたはタブレットコンピュータで撮影することによって、ハイパーリンクのリンク先へアクセスすることができる。

ところで、リンク先がイントラネットの中のリソース（例えば、ウェブページ）である場合は、イントラネットの外からアクセスすることができないことがある。

そこで、次のような方法が提案されている。ハイパーリンクのリンク先の装置が、同一ＬＡＮ内の装置に対してのみ、データを提供するストレージサーバである場合に、ＰＣは、そのストレージサーバからコンテンツを取得する。そして、コンテンツを、パブリックネットワークに開放されている他のストレージサーバに送信する。ＰＣは、送信の返信として、コンテンツを取得するためのＵＲＬ又はＵＲＬ関連情報を受信し、そのＵＲＬを文書データに合成する（特許文献１）。

特開２０１５−１０６２５１号公報

ところで、特許文献１に記載される、ＬＡＮ内の装置へデータを提供するストレージにおいて、パブリックネットワークに開放されている他のストレージサーバへ送信したデータと同じデータが更新されることがある。そして、更新後のデータが新しいバージョンのデータとして当該他のストレージサーバに保存されることがある。

しかし、更新前に生成された文書では、ユーザは、更新後のデータへ外部からアクセスすることができない。更新後のデータへアクセスするための文書を生成し直さなければならない。または、更新後のデータのＵＲＬを教えてもらわなければならない。

本発明は、このような問題点に鑑み、データへアクセスするための文書の生成後にそのデータの新たなバージョンがサーバへ追加された場合であっても、従来よりも容易に新たなバージョンのデータをユーザが使用できるようにすることを、目的とする。

本発明の一形態に係るデータ提供システムは、第一のネットワークに設けられる画像出力装置と、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられるサーバと、を有するデータ提供システムであって、前記画像出力装置は、コンテンツを再現するためのコンテンツデータへのハイパーリンクが記された文書を入力する入力手段と、前記文書が前記入力手段によって入力されるごとに、当該文書から前記ハイパーリンクを検出する検出手段と、前記ハイパーリンクが前記検出手段によって検出されるごとに、当該ハイパーリンクに基づいて前記コンテンツデータを受信する受信手段と、前記コンテンツデータが前記受信手段によって受信されるごとに、当該コンテンツデータが前回に前記受信手段によって受信された後に更新されたか否かを判別する判別手段と、前記コンテンツデータが更新されたと前記判別手段によって判別された場合、および、当該コンテンツデータが前記受信手段によって初めて受信された場合に、当該コンテンツデータを前記サーバへ送信する、アップロード手段と、前記文書を、前記コンテンツデータに対応するコンテンツ識別子とともに出力する出力手段と、を備え、前記サーバは、前記コンテンツデータが前記画像出力装置から送信されてくるごとに、ユニークなバージョン識別子と対応付けて当該コンテンツデータを記憶する、コンテンツデータ記憶手段と、前記コンテンツデータ記憶手段に記憶される前記コンテンツデータそれぞれの前記バージョン識別子の一覧を前記コンテンツ識別子と対応付けて記憶する一覧記憶手段と、端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記一覧を当該端末装置へ送信する、一覧送信手段と、前記一覧の中からいずれかの前記バージョン識別子が前記端末装置から指定された場合に、前記コンテンツデータのうちの当該指定されたバージョン識別子に対応付けられて前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されているコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、提供手段と、を備える。

前記サーバは、上述の手段の代わりに、前記コンテンツデータが前記画像出力装置から送信されてくるごとに、当該コンテンツデータを記憶する、コンテンツデータ記憶手段と、端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記コンテンツデータのうちの最後に前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されたコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、提供手段と、を備えてもよい。

本発明によると、データへアクセスするための文書の生成後にそのデータの新たなバージョンがサーバへ追加された場合であっても、従来よりも容易に新たなバージョンのデータをユーザに使用させることができる。

文書共有システムの全体的な構成の例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 社外サーバのハードウェア構成の例を示す図である。 端末装置のハードウェア構成の例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 社外サーバの機能的構成の例を示す図である。 端末装置の機能的構成の例を示す図である。 第一の文書の例を示す図である。 第二の文書への二次元バーコードの付加の例を説明するための図である。 管理テーブルの例を示す図である。 提供対象決定処理の流れの例を説明するフローチャートである。 バージョン一覧画面の例を示す図である。 第一のケースにおける各装置の処理の流れの例を示すシーケンス図である。 第一のケースにおける各装置の処理の流れの例を示すシーケンス図である。 第二のケースにおける各装置の処理の流れの例を示すシーケンス図である。 第二のケースにおける各装置の処理の流れの例を示すシーケンス図である。 画像形成装置における全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 社外サーバにおける全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 端末装置における全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 端末装置における全体的な処理の流れの変形例を説明するフローチャートである。 第二の文書への二次元バーコードの付加の変形例を説明するための図である。

図１は、文書共有システム１００の全体的な構成の例を示す図である。図２は、画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図である。図３は、社外サーバ２Ｂのハードウェア構成の例を示す図である。図４は、端末装置３のハードウェア構成の例を示す図である。

図１に示すように、文書共有システム１００は、画像形成装置１、社内サーバ２Ａ、社外サーバ２Ｂ、複数台の端末装置３、社内回線４１、および社外回線４２などによって構成される。

文書共有システム１００は、企業、役所、または学校などの団体において使用される。以下、ある企業において文書共有システム１００が使用される場合を例に説明する。

文書共有システム１００によると、文書のファイルを企業の複数の従業員（ユーザ）によって共有することができる。さらに、ユーザが社外にいるときにも、文書のファイルを閲覧することができる。

以下、複数台の端末装置３のそれぞれを「端末装置３Ａ」、「端末装置３Ｂ」、「端末装置３Ｃ」、…と区別して記載することがある。なお、本実施形態において「文書」とは、書類または資料などを意味するものである。したがって、文書には、文字列だけでなく、図表、イラスト、および写真などの種々の画像が含まれることがある。または、文字列以外の画像のみから文書が構成されることもある。

画像形成装置１、社内サーバ２Ａ、端末装置３Ａ、端末装置３Ｂ、および社内回線４１は、同一のイントラネットに設けられている。画像形成装置１、社内サーバ２Ａ、端末装置３Ａ、および端末装置３Ｂは、社内回線４１を介して通信することができる。

社内回線４１は、いわゆるＬＡＮ（Local Area Network）回線であって、ルータ、ファイアウォール、無線基地局、ハブ、およびツイストペアケーブルなどによって構成される。

社外サーバ２Ｂは、上述のイントラネット以外のネットワークに設けられている。端末装置３Ｃは、その企業の外で、上述のイントラネット以外のネットワークに接続させて使用される。社外サーバ２Ｂおよび端末装置３Ｃは、社外回線４２を介して通信することができる。社外回線４２として、インターネットまたは携帯電話回線などが用いられる。

また、画像形成装置１は、社内回線４１のファイアウォールおよびルータを介して社外回線４２へ接続し、社外サーバ２Ｂと通信することができる。

しかし、ファイアウォールが、外部からのアクセスを厳しく制限している。したがって、端末装置３Ｃから画像形成装置１および社内サーバ２Ａなどへアクセスすることができない。

画像形成装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０ｃ、補助記憶装置１０ｄ、タッチパネルディスプレイ１０ｅ、操作キーパネル１０ｆ、ＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｇ、モデム１０ｈ、スキャンユニット１０ｉ、プリントユニット１０ｊ、およびフィニッシャ１０ｋなどによって構成される。

タッチパネルディスプレイ１０ｅは、ユーザに対するメッセージを示す画面、ユーザがコマンドまたは情報を入力するための画面、およびＣＰＵ１０ａが実行した処理の結果を示す画面などを表示する。また、タッチパネルディスプレイ１０ｅは、タッチされた位置を示す信号をＣＰＵ１０ａへ送る。

操作キーパネル１０ｆは、いわゆるハードウェアキーボードであって、テンキー、スタートキー、ストップキー、およびファンクションキーなどによって構成される。

ＮＩＣ１０ｇは、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）などのプロトコルで他の装置との通信を行う。

モデム１０ｈは、ファックス端末との間でＧ３などのプロトコルで画像データをやり取りする。

スキャンユニット１０ｉは、プラテンガラスの上にセットされたシートに記されている画像を読み取って画像データを生成する。

プリントユニット１０ｊは、スキャンユニット１０ｉによって読み取られた画像のほか、ＮＩＣ１０ｇまたはモデム１０ｈによって他の装置から受信した画像を用紙に印刷する。

フィニッシャ１０ｋは、プリントユニット１０ｊによって得られた印刷物に対して、必要に応じて後処理を施す。後処理は、ステープルで綴じる処理、パンチ穴を開ける処理、または折り曲げる処理などである。

ＲＯＭ１０ｃまたは補助記憶装置１０ｄには、上述のコピーなどの各機能を実現するためのプログラムが記憶されている。

さらに、ＲＯＭ１０ｃまたは補助記憶装置１０ｄには、文書共有プログラム１０Ｐ（図５参照）が記憶されている。文書共有プログラム１０Ｐは、社内にいるユーザも社外にいるユーザも文書のファイルを共有することができるようにするためのプログラムである。

これらのプログラムは、必要に応じてＲＡＭ１０ｂにロードされ、ＣＰＵ１０ａによって実行される。補助記憶装置１０ｄとして、ハードディスクまたはＳＳＤ（Solid State Drive）などが用いられる。

社外サーバ２Ｂは、ファイルサーバであって、図３に示すように、ＣＰＵ２０ａ、ＲＡＭ２０ｂ、ＲＯＭ２０ｃ、大容量記憶装置２０ｄ、およびＮＩＣ２０ｅなどによって構成される。

ＮＩＣ２０ｅは、ＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルで画像形成装置１および端末装置３Ｃなどとの通信を行う。

ＲＯＭ２０ｃまたは大容量記憶装置２０ｄには、ファイル提供プログラム２０Ｐ（図６参照）が記憶されている。ファイル提供プログラム２０Ｐは、社外にいるユーザへファイルを提供するためのプログラムである。

ファイル提供プログラム２０Ｐは、ＲＡＭ２０ｂにロードされ、ＣＰＵ２０ａによって実行される。大容量記憶装置２０ｄとして、ハードディスクまたはＳＳＤなどが用いられる。

社内サーバ２Ａも、社外サーバ２Ｂと同様に、ファイルサーバである。ハードウェアの基本的な構成も社外サーバ２Ｂと同様であって、図３に示した通りである。社内サーバ２Ａとして、市販されているファイルサーバ、例えば、ＮＡＳ（Network Attached Storage）を用いてもよい。

端末装置３は、画像形成装置１、社内サーバ２Ａ、および社外サーバ２Ｂがそれぞれ提供する機能を使用するためのクライアントである。端末装置３には、画像形成装置１のプリンタドライバがインストールされている。

端末装置３として、パーソナルコンピュータ、タブレットコンピュータ、またはスマートフォンなどが用いられる。以下、端末装置３としてスマートフォンが使用される場合を例に説明する。

端末装置３は、図４に示すように、ＣＰＵ３０ａ、ＲＡＭ３０ｂ、ＲＯＭ３０ｃ、フラッシュメモリ３０ｄ、タッチパネルディスプレイ３０ｅ、複数の操作ボタン３０ｆ、無線ＬＡＮ通信装置３０ｇ、携帯電話通信装置３０ｈ、およびデジタルカメラ３０ｉなどによって構成される。

タッチパネルディスプレイ３０ｅは、種々の画面を表示する。本実施形態では、特に、社外サーバ２Ｂからダウンロードしたファイルに基づいて文書を表示する。また、タッチパネルディスプレイ３０ｅは、タッチされた位置を検知してＣＰＵ３０ａへその位置を通知する。

操作ボタン３０ｆは、いわゆるホーム画面に戻るためのボタン、音量を調整するためのボタン、および電源のオン／オフを切り換えるためのボタンなどである。

無線ＬＡＮ通信装置３０ｇは、無線ＬＡＮの規格、つまり、ＩＥＥＥ（Institute of Electrical and Electronics Engineers）８０２．１１の規格に基づいて通信を行う。

携帯電話通信装置３０ｈは、ＣＤＭＡ（Code Division Multiple Access）２０００、Ｗ−ＣＤＭＡ（Wideband-CDMA）、またはＬＴＥ（Long Term Evolution）などの規格に基づいて通信を行う。

デジタルカメラ３０ｉは、画像を撮影し画像データを生成する。本実施形態では、特に、二次元バーコードを撮影するために用いられる。

ＲＯＭ３０ｃまたはフラッシュメモリ３０ｄには、文書閲覧プログラム３０Ｐ（図７参照）が記憶されている。文書閲覧プログラム３０Ｐは、文書のファイルを社外サーバ２Ｂからダウンロードして文書をユーザに閲覧させるためのプログラムである。

文書閲覧プログラム３０Ｐは、ＲＡＭ３０ｂにロードされ、ＣＰＵ３０ａによって実行される。

図５は、画像形成装置１の機能的構成の例を示す図である。図６は、社外サーバ２Ｂの機能的構成の例を示す図である。図７は、端末装置３Ｂの機能的構成の例を示す図である。

次に、文書のファイルを共有する仕組みについて、図５〜図１２などを参照しながら説明する。

文書共有プログラム１０Ｐによると、図５に示す文書データ取得部１０１、ハイパーリンク検出部１０２、ダウンロード部１０３、ファイル属性抽出部１０４、ファイル属性記憶部１０５、更新有無等判別部１０６、アップロード部１０７、通知受付部１２１、通知データ記憶部１２２、二次元バーコード生成部１２３、印刷画像生成部１２４、および文書印刷部１２５などが画像形成装置１に実現される。

ファイル提供プログラム２０Ｐによると、図６に示す文書ファイル受信部２０１、文書ファイル記憶部２０２、管理テーブル生成部２０３、管理テーブル記憶部２０４、管理テーブル更新部２０５、保存場所通知部２０６、アクセス受付部２３１、提供ファイル決定部２３２、第一の文書ファイル送信部２３３、ファイル要求受信部２３４、および第二の文書ファイル送信部２３５などが社外サーバ２Ｂに実現される。

文書閲覧プログラム３０Ｐによると、図７に示す二次元バーコード取得部３０１、二次元バーコード解析部３０２、文書ファイル要求部３０３、第一のファイル受信部３０４、文書表示制御部３０５、他バージョン選択受付部３０６、他バージョン要求部３０７、第二のファイル受信部３０８、および表示文書切換部３０９などが端末装置３に実現される。

〔事前の準備〕
図８は、第一の文書７１の例を示す図である。図９は、第二の文書７２への二次元バーコード７３の付加の例を説明するための図である。

社内サーバ２Ａには、図８のような文書を表示しまたは印刷するためのファイル５１が予め保存されている。ファイル５１は、ユーザが社内の端末装置３（図１の例では、端末装置３Ａまたは端末装置３Ｂ）を使用して用意し社内サーバ２Ａへアップロードすることによって、保存される。ユーザは、社内サーバ２Ａに、複数の文書それぞれのファイル５１を保存しておくことができる。

さらに、ユーザは、図９（Ａ）に示すような文書が印刷された印刷物６２を用意する。または、この文書を表示しまたは印刷するためのファイル５２を用意する。

以下、社内サーバ２Ａにファイル５１が保存されている文書を「第一の文書７１」と記載し、ファイル５２または印刷物６２に示される文書を「第二の文書７２」と記載する。

第二の文書７２には、いずれかのファイル５１の保存場所およびファイル名を示すハイパーリンク７２ａが含まれている。ハイパーリンク７２ａには、ファイル５１の保存場所およびファイル名を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が含まれている。

ユーザは、第一の文書７１を適宜、社内の端末装置３を使用して書き換えることができる。すると、社内サーバ２Ａに保存されている、その第一の文書７１のファイル５１が、書換えの内容に応じて更新される。

ファイル５１のフォーマットとして、ＰＤＦ（Portable Document Format）、テキストフォーマット、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）、またはワープロソフトの専用のフォーマット（例えば、ＤＯＣフォーマット）などが用いられる。ファイル５２についても、同様である。

〔社外サーバ２Ｂへのファイル５１のアップロード〕
図１０は、管理テーブル５８の例を示す図である。

上述の通り、社内回線４１のファイアウォールによって、社外の端末装置３（例えば、端末装置３Ｃ）から社内サーバ２Ａへのアクセスが禁止されている。したがって、ユーザは、社外にいるときは、社内サーバ２Ａに保存されているファイル５１を使用することができない。

そこで、画像形成装置１の各部（図５参照）および社外サーバ２Ｂの各部（図６参照）は、ユーザが社外にいるときでもファイル５１を使用することができるようにするための処理を次のように行う。

画像形成装置１において、文書データ取得部１０１は、第二の文書７２の画像データを次のように取得する。ユーザは、印刷物６２を画像形成装置１のスキャンユニット１０ｉにセットし、コピーのコマンドを入力する。

すると、文書データ取得部１０１は、印刷物６２から第二の文書７２をスキャンユニット１０ｉに読み取らせ、画像データを生成する。この画像データが、第二の文書７２の画像データである。

または、ユーザは、端末装置３Ａのアプリケーションを操作してファイル５２を開き、印刷のコマンドを入力する。すると、端末装置３Ａは、プリンタドライバによってファイル５２をＰＤＬ（Page Description Language）データに変換し、画像形成装置１へ送信する。

そして、文書データ取得部１０１は、このＰＤＬデータを第二の文書７２の画像データとして取得する。

ハイパーリンク検出部１０２は、文書データ取得部１０１によって取得された画像データに基づいて、第二の文書７２の中からハイパーリンクを検出する。その結果、本例では、ハイパーリンク７２ａが検出される。ハイパーリンクの検出は、公知の方法で行えばよい。例えば、「http://」または「file://」などの所定のキーワードを含む文字列をハイパーリンクとして検出すればよい。

ダウンロード部１０３は、ハイパーリンク検出部１０２によって検出されたハイパーリンク（本例では、ハイパーリンク７２ａ）に示される保存場所およびファイル名に対応するファイル５１を社内サーバ２Ａからダウンロードする。以下、ファイル５１としてファイル５１Ａがダウンロードされた場合を例に説明する。

ファイル属性抽出部１０４は、ダウンロード部１０３によってファイル５１Ａがダウンロードされると、ファイル５１Ａの属性を抽出する。例えば、ファイル５１Ａが更新された日時を属性として抽出する。または、ファイル５１Ａのハッシュ値を算出し、これを属性として抽出する。

そして、次に説明する更新有無等判別部１０６による処理が実行された後、抽出された属性、ファイル５１ＡのＵＲＬ、ファイル５１Ａがダウンロードされた日時（ダウンロード日時）、および後述するファイル識別コードを示すデータが、属性データ５７としてファイル属性記憶部１０５に記憶される。

更新有無等判別部１０６は、ファイル５１Ａが、ダウンロード部１０３によって今回初めてダウンロードされたものであるか否かを、判別する。初めてダウンロードされたものでなければ、ファイル５１Ａが、ダウンロード部１０３によってファイル５１Ａが前回ダウンロードされた後に更新されたか否かを、さらに判別する。ここで、判別の方法を説明する。

更新有無等判別部１０６は、ファイル５１ＡのＵＲＬ（つまり、ハイパーリンク検出部１０２によって検出されたハイパーリンク）を示す属性データ５７がファイル属性記憶部１０５に記憶されていなければ、ファイル５１Ａが初めてダウンロードされたと判別する。そして、ユニークなファイル識別コードを発行し、属性データ５７を生成してファイル属性記憶部１０５に記憶させる。

また、ファイル５１Ａがダウンロードされたことがある場合は、更新有無等判別部１０６は、ファイル属性記憶部１０５に記憶されている、ファイル５１Ａの属性データ５７を抽出する。つまり、ファイル５１ＡのＵＲＬを示す属性データ５７を抽出する。このような属性データ５７が複数ある場合は、ダウンロード日時が最も新しいものを１つ、抽出する。

更新有無等判別部１０６は、抽出した属性データ５７に示される属性とファイル属性抽出部１０４によって抽出された属性とを比較し、両者が一致しない場合は、ファイル５１Ａが前回ダウンロードされた後に更新されたと判別する。両者が一致する場合は、更新されていないと判別する。

そして、更新有無等判別部１０６は、いずれの場合も、ファイル属性抽出部１０４によって抽出された属性、ファイル５１ＡのＵＲＬ、ファイル５１Ａがダウンロードされた日時、およびこの属性データ５７に示されるファイル識別コードを示すデータを生成し、新たな属性データ５７としてファイル属性記憶部１０５に記憶させる。

アップロード部１０７は、ファイル５１Ａが初めてダウンロードされまたは前回ダウンロードされた後に更新されたと更新有無等判別部１０６によって判別された場合に、ファイル５１Ａを社外サーバ２Ｂへ次のようにアップロードする。

アップロード部１０７は、社外サーバ２Ｂにおけるファイル５１Ａの保存場所（ディレクトリ）およびファイル名を決定する。これらは、所定の規則に基づいて決定すればよい。または、ユーザに指定させてもよい。

ただし、保存場所およびファイル名の組合せは、ユニークなものでなければならない。つまり、現在使用されていないものでなければならない。

そして、アップロード部１０７は、ファイル５１Ａを保存要求データ５３とともに社外サーバ２Ｂへ送信する。

保存要求データ５３には、印刷日時、ファイル５１Ａのファイル識別コード、ならびに決定した保存場所およびファイル名が示される。

印刷日時は、ユーザがコピーのコマンドまたは印刷のコマンドを入力した日時である。または、後述する文書印刷部１２５による印刷の処理が完了する日時を予測し、予測した日時を印刷日時として用いてもよい。

このように、アップロード部１０７などの処理によると、バージョンの異なる複数のファイル５１Ａが、社外サーバ２Ｂへアップロードされ得る。以下、複数のファイル５１Ａのうちの古いバージョンのものから順に「１」、「２」、「３」、…というバージョン番号が付される場合を例に説明する。

社外サーバ２Ｂにおいて、文書ファイル受信部２０１は、ファイル５１Ａおよび保存要求データ５３を画像形成装置１から受信すると、ファイル５１Ａを、保存要求データ５３に示される保存場所（ディレクトリ）に、保存要求データ５３に示されるファイル名を付けて文書ファイル記憶部２０２に保存する。なお、その保存場所が未だない場合は、その保存場所を生成する。

ファイル５１Ａが文書ファイル記憶部２０２に保存（記憶）されると、管理テーブル生成部２０３または管理テーブル更新部２０５は、管理テーブル５８を生成しまたは更新する処理を実行する。

管理テーブル５８には、図１０のように、ファイル５１Ａのバージョンごとの、バージョン番号と文書ファイル記憶部２０２における保存場所および保存日時とが示される。ただし、保存日時として、保存要求データ５３に示される印刷日時を用いるのが望ましい。以下、この印刷日時が保存日時として用いられる場合を例に説明する。

さらに、管理テーブル５８には、ファイル５１Ａのファイル識別コードが対応付けられている。

管理テーブル生成部２０３は、文書ファイル受信部２０１によってファイル５１Ａおよび保存要求データ５３が受信されると、保存要求データ５３に示されるファイル識別コードに対応する管理テーブル５８が未だ管理テーブル記憶部２０４に記憶されていない場合に、管理テーブル５８を生成し管理テーブル記憶部２０４に記憶させる。この時点においては、管理テーブル５８には、何も示されない。そして、今回の文書ファイル記憶部２０２へのファイル５１の保存に関する情報、つまり、ファイル５１ＡのＵＲＬおよび保存日時を示すレコードを管理テーブル５８へ追記する。

一方、管理テーブル更新部２０５は、保存要求データ５３に示されるファイル識別コードに対応する管理テーブル５８が既に管理テーブル記憶部２０４に記憶されている場合に、その管理テーブル５８に、ファイル５１ＡのＵＲＬおよび保存日時を示すレコードを管理テーブル５８へ追記する。

ファイル５１Ａ以外のファイル５１の管理テーブル５８も上述の処理によって生成され管理テーブル記憶部２０４に記憶される。

保存場所通知部２０６は、ファイル５１Ａの管理テーブル５８の保存場所および識別子（例えば、管理テーブル５８のファイル名）を含む情報を示す保存場所通知データ５４を画像形成装置１へ送信する。以下、保存場所通知データ５４として、保存場所および識別子を含むＵＲＬを示すデータが送信される場合を例に説明する。なお、管理テーブル５８の識別子としてファイル５１Ａのファイル識別コードを用いてもよい。

画像形成装置１において、通知受付部１２１は、社外サーバ２Ｂから保存場所通知データ５４を受信する。そして、保存場所通知データ５４を通知データ記憶部１２２に記憶させる。

既に同じファイル識別コードを示す他の保存場所通知データ５４が通知データ記憶部１２２に記憶されている場合は、通知受付部１２１は、通知データ記憶部１２２から当該他の保存場所通知データ５４を削除する。つまり、１つのファイル識別コードについて、最新の保存場所通知データ５４のみが通知データ記憶部１２２に記憶されるようにする。

〔第二の文書７２の編集および印刷〕
二次元バーコード生成部１２３は、二次元バーコード７３を生成する。二次元バーコードの規格として、既存の規格、例えばＱＲ（Quick Response）コードの規格が、用いられる。

二次元バーコード７３に示される情報は、ファイル５１Ａがアップロード部１０７によって社外サーバ２Ｂへアップロードされたか否かによって、次のように決まる。

ファイル５１Ａがアップロードされた場合は、社外サーバ２Ｂから送信されてきた保存場所通知データ５４に示されるＵＲＬと上述の印刷日時とが示される。

一方、ファイル５１Ａがアップロードされなかった場合は、通知データ記憶部１２２に記憶されている保存場所通知データ５４のうちのファイル５１Ａの保存場所通知データ５４に示されるＵＲＬと上述の印刷日時とが示される。

印刷画像生成部１２４は、第二の文書７２の余白に二次元バーコード７３を重畳させることによって、印刷用の画像７４を生成する。

そして、文書印刷部１２５は、画像７４が白紙に印刷されるようにプリントユニット１０ｊを制御する。これにより、図９（Ｂ）のような印刷物６４が生成される。

印刷物６４は、社外でファイル５１Ａを使用する必要のあるユーザに渡される。なお、印刷物６４を複数、生成し、複数のユーザそれぞれに１枚ずつ渡してもよい。

〔社外からのファイル５１の使用〕
図１１は、提供対象決定処理の流れの例を説明するフローチャートである。図１２は、バージョン一覧画面７Ｌの例を示す図である。

ユーザは、印刷物６４を端末装置３で撮影することによって、社外からファイル５１を使用することができる。以下、ユーザが端末装置３Ｃを操作してファイル５１Ａを使用する場合を例に、各装置の各部の処理について説明する。

ユーザは、端末装置３Ｃのデジタルカメラ３０ｉによる撮影の範囲に、印刷物６４の二次元バーコード７３を収める。そして、シャッタのボタンを押す。

すると、端末装置３において、二次元バーコード取得部３０１は、デジタルカメラ３０ｉに二次元バーコード７３の撮影を実行させることによって、二次元バーコード７３の画像データを取得する。

二次元バーコード解析部３０２は、二次元バーコード取得部３０１によって画像データが取得されると、画像データを解析することによって、二次元バーコード７３に示されるＵＲＬおよび印刷日時を特定する。

文書ファイル要求部３０３は、二次元バーコード解析部３０２によってＵＲＬが特定されると、そのＵＲＬに基づいて文書のファイルを社外サーバ２Ｂへ要求する。具体的には、そのＵＲＬに示される管理テーブル５８へのアクセスを要求する。この際に、そのＵＲＬに示される、管理テーブル５８の保存場所および識別子を社外サーバ２Ｂへ指定する。さらに、特定した印刷日時を社外サーバ２Ｂへ通知する。

社外サーバ２Ｂにおいて、アクセス受付部２３１は、その管理テーブル５８へのアクセスの要求およびその印刷日時を端末装置３Ｃから受け付ける。

すると、提供ファイル決定部２３２は、その管理テーブル５８およびその印刷日時に基づいて、端末装置３Ｃへ提供すべきファイルを、図１１に示す手順で決定する。

提供ファイル決定部２３２は、その管理テーブル５８にレコードが１つだけ格納されている場合は（図１１の＃７０１でＹｅｓ）、そのレコードに示されるＵＲＬによって特定されるファイル５１（本例では、ファイル５１Ａ）を、提供すべきファイルに決定する（＃７０２）。

その管理テーブル５８にレコードが複数、格納されている場合は（図１１の＃７０１でＮｏ）、提供ファイル決定部２３２は、端末装置３Ｃから通知された印刷日時と各レコードに示される保存日時とを照合する（＃７０３）。

そして、保存日時がその印刷日時と一致するレコードがあれば（＃７０４でＹｅｓ）、そのレコードに示されるＵＲＬによって特定されるファイル５１Ａを、提供すべきファイルに決定する（＃７０５）。

一方、一致するレコードがなければ（＃７０４でＮｏ）、これらのレコードのうちの保存日時がその印刷日時よりも古いものを抽出し、さらに抽出したレコードのうちの保存日時が最も新しいレコードを選出し、選出したレコードに示されるＵＲＬによって特定されるファイル５１Ａを、提供すべきファイルに決定する（＃７０６）。

第一の文書ファイル送信部２３３は、提供すべきファイルに提供ファイル決定部２３２が決定したファイル５１（本例では、ファイル５１Ａ）を文書ファイル記憶部２０２から読み出し、端末装置３Ｃへ送信する。

その管理テーブル５８にレコードが複数あった場合は、第一の文書ファイル送信部２３３は、さらに、図１２のようなバージョン一覧画面７Ｌを表示するための一覧データ５９を端末装置３Ｃへ送信する。

バージョン一覧画面７Ｌには、バージョンリスト７Ｌａ、メッセージ７Ｌｂ、および切換ボタン７Ｌｃなどが配置されている。

バージョンリスト７Ｌａは、ファイル５１Ａのバージョンごとのバージョン番号および保存日時を示す。バージョンリスト７Ｌａは、その管理テーブル５８に示される情報からＵＲＬを省くことによって生成することができる。

メッセージ７Ｌｂは、第一のファイル受信部３０４によって受信されたファイル５１Ａのバージョン（つまり、ステップ＃７０５または＃７０６で特定されたファイル５１Ａのバージョン）、このバージョンよりも新しいバージョンまたは最新のバージョンが社外サーバ２Ｂに保存されていること、および他のバージョンへ切り換えることができることなどを知らせるメッセージである。切換ボタン７Ｌｃの使い方は、後述する。

端末装置３Ｃにおいて、第一のファイル受信部３０４は、ファイル５１（本例では、ファイル５１Ａ）を受信する。さらに、一覧データ５９が送信されてきた場合は、これを受信する。

文書表示制御部３０５は、第一のファイル受信部３０４によってファイル５１Ａが受信されると、ファイル５１Ａに基づいて図８のような第一の文書７１をタッチパネルディスプレイ３０ｅに表示させる。

ユーザは、次のように、ファイル５１Ａの他のバージョンに基づいて第一の文書７１を表示させることができる。

ユーザは、端末装置３Ｃに対して所定の操作を行う。例えば、タッチパネルディスプレイ３０ｅをダブルタップする。

すると、他バージョン選択受付部３０６は、他のバージョンの選択を受け付けるための処理を次のように実行する。

他バージョン選択受付部３０６は、ファイル５１Ａとともに受信された一覧データ５９に基づいてバージョン一覧画面７Ｌ（図１２参照）をタッチパネルディスプレイ３０ｅに表示させる。第一の文書７１の上にバージョン一覧画面７Ｌを重ねて表示してもよい。

ここで、ユーザは、いずれかのバージョンを、それに対応する欄（行）をタッチすることによって選択する。そして、切換ボタン７Ｌｃをタッチする。すると、他バージョン選択受付部３０６は、ユーザが選択したバージョンを受け付ける。

他バージョン要求部３０７は、受け付けられたバージョンのファイル５１Ａを、そのバージョンのバージョン番号を示す要求データ５５を社外サーバ２Ｂへ送信することによって、要求する。

社外サーバ２Ｂにおいて、ファイル要求受信部２３４は、要求データ５５を受信する。すると、第二の文書ファイル送信部２３５は、要求データ５５に示されるバージョン番号のバージョンのファイル５１Ａを文書ファイル記憶部２０２から読み出し、端末装置３Ｃへ送信する。このバージョンのファイル５１Ａの保存場所は、管理テーブル５８を参照すれば分かる。

端末装置３Ｃにおいて、第二のファイル受信部３０８は、要求データ５５に対する返信のデータとして、ファイル５１Ａを社外サーバ２Ｂから受信する。

表示文書切換部３０９は、第二のファイル受信部３０８によってファイル５１Ａが受信されると、前に表示されていた第一の文書７１に代えて、このファイル５１Ａに基づいて第一の文書７１をタッチパネルディスプレイ３０ｅに表示させる。

図１３〜図１４は、第一のケースにおける各装置の処理の流れの例を示すシーケンス図である。図１５〜図１６は、第二のケースにおける各装置の処理の流れの例を示すシーケンス図である。

次に、画像形成装置１、社内サーバ２Ａ、社外サーバ２Ｂ、および端末装置３の各装置処理の流れを、２つのケースに基づいて説明する。

第一のケースは、あるファイル５１を、画像形成装置１が初めてダウンロードし、社外サーバ２Ｂへアップロードし、社外のユーザへ提供するケースである。このケースにおいて、各装置は図１３〜図１４に示す手順で処理を実行する。

画像形成装置１は、第二の文書７２（図９（Ａ）参照）の画像データを取得すると（図１３の＃７１１）、第二の文書７２からハイパーリンク７２ａを検出する（＃７１２）。そして、ハイパーリンク７２ａに基づいて社内サーバ２Ａへファイル５１を要求し、ダウンロードする（＃７１３、＃７１４）。

社内サーバ２Ａは、画像形成装置１からの要求を受け付けると（＃７３１）、その要求に係るファイル５１を画像形成装置１へ送信する（＃７３２）。以下、ファイル５１としてファイル５１Ａが社内サーバ２Ａから画像形成装置１へ送信された場合を例に説明する。

画像形成装置１は、ファイル５１Ａを初めてダウンロードしたか否かを判別する（＃７１５）。

本ケースにおいては、画像形成装置１は、ファイル５１Ａを初めてダウンロードしたので、アップロード先（保存場所）およびファイル名を決定し（＃７１６）、ファイル５１Ａを社外サーバ２Ｂへアップロードする（＃７１７）。この際に、保存要求データ５３をも社外サーバ２Ｂへ送信する。

社外サーバ２Ｂは、ファイル５１Ａおよび保存要求データ５３を受信すると（＃７４１）、保存要求データ５３に従ってファイル５１Ａを保存する（＃７４２）。

さらに、社外サーバ２Ｂは、ファイル５１Ａの管理テーブル５８（図１０参照）を未だ有していないので、これを生成し保存する（＃７４３）。そして、管理テーブル５８の保存場所および識別子を、保存場所通知データ５４を画像形成装置１へ送信することによって通知する（＃７４４）。

画像形成装置１は、ステップ＃７１４において社内サーバ２Ａからファイル５１Ａをダウンロードした後、ファイル５１Ａの属性を抽出し、属性データ５７を生成して記憶する（＃７１８）。

さらに、画像形成装置１は、保存場所通知データ５４を受信すると（＃７１９）、二次元バーコード７３を生成する（＃７２０）。二次元バーコード７３には、印刷日時および管理テーブル５８のＵＲＬなどが示される。

そして、画像形成装置１は、第二の文書７２に二次元バーコード７３を付加し（＃７２１）、白紙に印刷する（図１４の＃７２２）。これにより、図９（Ｂ）のような印刷物６４が生成される。

ユーザは、印刷物６４を持って出張へ出掛ける。そして、ファイル５１Ａを閲覧する必要が生じたら、二次元バーコード７３を自分の端末装置３で撮影する。以下、端末装置３として端末装置３Ｃが用いられる場合を例に説明する。

端末装置３Ｃは、二次元バーコード７３を撮像し二次元バーコード７３の画像データを生成すると（＃７５１）、二次元バーコード７３を解析することによって、二次元バーコード７３に示されるＵＲＬおよび印刷日時を特定する（＃７５２）。

端末装置３Ｃは、特定したＵＲＬに基づいて文書のファイルを社外サーバ２Ｂへ要求する（＃７５３）。この際に、特定した印刷日時を社外サーバ２Ｂへ通知する。

社外サーバ２Ｂは、端末装置３Ｃから要求を受け付けると（＃７４５）、端末装置３Ｃへ提供すべきファイル５１を決定し（＃７４６）、それを端末装置３Ｃへ送信する（＃７４７）。決定の方法は、図１１で説明した通りである。その結果、本ケースにおいては、社外サーバ２Ｂはに１つのバージョンのファイル５１Ａしか保存（記憶）されていないので、そのファイル５１Ａが送信される。

そして、端末装置３Ｃは、ファイル５１Ａを受信すると（＃７５４）、これに基づいて第一の文書７１（図８参照）を表示する（＃７５５）。

第二のケースは、あるファイル５１を、画像形成装置１が既にダウンロードして社外サーバ２Ｂへアップロードし、その後、そのファイル５１が更新された後に再びダウンロードして社外サーバ２Ｂへアップロードするケースである。このケースにおいて、各装置は図１５〜図１６に示す手順で処理を実行する。

社内サーバ２Ａは、第一の文書７１に対する書換えの内容を受け付けると（図１５の＃７６１）、その第一の文書７１のファイル５１を更新する（＃７６２）。

以下、ファイル５１Ａが更新された場合を例に説明する。また、図１３〜図１４に示した処理によって、更新前のファイル５１Ａが１つだけ既に社外サーバ２Ｂにアップロードされているものとする。さらに、ファイル５１Ａへのハイパーリンクがハイパーリンク７２ａとして第二の文書７２（図９（Ａ）参照）に記されているものとする。

ファイル５１Ａが、第一のケースのステップ＃７１１〜＃７１４の処理および＃７３１〜＃７３２の処理と同様の処理によって、社内サーバ２Ａから画像形成装置１へ提供される（＃７７１〜＃７７４、＃７６３〜＃７６４）。

画像形成装置１は、ファイル５１Ａを初めてダウンロードしたか否かを判別し、さらに、ファイル５１Ａが前回ダウンロードされた後に更新されたか否かを判別する（＃７７５）。本ケースにおいては、更新されたと判別される。

そこで、画像形成装置１は、アップロード先（保存場所）およびファイル名を決定し（＃７７６）、ファイル５１Ａを社外サーバ２Ｂへアップロードする（＃７７７）。この際に、保存要求データ５３をも社外サーバ２Ｂへ送信する。

社外サーバ２Ｂは、第一のケースと同様に、ファイル５１Ａおよび保存要求データ５３を受信すると（＃７９１）、保存要求データ５３に従ってファイル５１Ａを保存する（＃７９２）。

これにより、社外サーバ２Ｂには、２つのバージョンそれぞれのファイル５１Ａが保存される。

ファイル５１Ａの管理テーブル５８（図１０参照）を既に有しているので、社外サーバ２Ｂは、ファイル５１Ａのバージョン番号およびＵＲＬなどをその管理テーブル５８へ追記する（＃７９３）。そして、管理テーブル５８の保存場所および識別子を、保存場所通知データ５４を画像形成装置１へ送信することによって通知する（＃７９４）。

画像形成装置１は、第一のケースのステップ＃７１８〜＃７２２と同様に、属性データ５７を生成して記憶し（＃７７８）、保存場所通知データ５４を受信し（＃７７９）、第二の文書７２を二次元バーコード７３とともに印刷する（＃７７９〜＃７８２）。これにより、図９（Ｂ）のような印刷物６４が生成される。

第一のケースと同様に、ユーザは、印刷物６４を持って出張へ出掛ける。そして、ファイル５１Ａを閲覧する必要が生じたら、二次元バーコード７３を自分の端末装置３で撮影する。以下、端末装置３として端末装置３Ｃが用いられる場合を例に説明する。

端末装置３Ｃは、第一のケースのステップ＃７５１〜＃７５３と同様に、二次元バーコード７３を撮像し（＃８０１）、二次元バーコード７３に示されるＵＲＬおよび印刷日時を特定し（＃８０２）、特定したＵＲＬに基づいて文書のファイルを社外サーバ２Ｂへ要求する（＃８０３）。この際に、特定した印刷日時を社外サーバ２Ｂへ通知する。

社外サーバ２Ｂは、端末装置３Ｃから要求を受け付けると（＃７９５）、図１１で説明した方法によって、端末装置３Ｃへ提供すべきファイル５１Ａを決定し（＃７９６）、それを端末装置３Ｃへ送信する（＃７９７）。本ケースにおいては、社外サーバ２Ｂは、複数のバージョンのファイル５１Ａを保存している。よって、特に、図１１のステップ＃７０３〜＃７０６の処理によって、端末装置３Ｃへ提供すべきファイル５１Ａを決定する。さらに、ファイル５１Ａとともに、一覧データ５９を送信する。

そして、端末装置３Ｃは、ファイル５１Ａおよび一覧データ５９を受信すると（＃８０４）、ファイル５１Ａに基づいて第一の文書７１（図８参照）を表示する（＃８０５）。

ユーザが所定の操作を行うと、端末装置３Ｃは、一覧データ５９に基づいてバージョン一覧画面７Ｌ（図１２参照）を表示する（＃８０６）。

そして、ユーザがいずれかのバージョンを選択すると、端末装置３Ｃは、選択を受け付け（＃８０７）、社外サーバ２Ｂへ、選択されたバージョンのバージョン番号を示すデータ（要求データ５５）を送信することによって、そのバージョンのファイル５１Ａを要求する（＃８０８）。

社外サーバ２Ｂは、要求データ５５を受信すると（＃７９８）、要求データ５５に示されるバージョン番号のバージョンのファイル５１Ａを端末装置３Ｃへ送信する（＃７９９）。

そして、端末装置３Ｃは、ファイル５１Ａを受信すると（＃８０９）、前に表示していた第一の文書７１に代えて、このファイル５１Ａに基づいてこのバージョンの第一の文書７１を表示する（＃８１０）。

図１７は、画像形成装置１における全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。図１８は、社外サーバ２Ｂにおける全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。図１９は、端末装置３Ｂにおける全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。

次に、画像形成装置１、社外サーバ２Ｂ、および端末装置３それぞれの全体的な処理の流れを、図１７〜図１９のフローチャートを参照しながら説明する。

画像形成装置１は、文書共有プログラム１０Ｐに基づいて、図１７に示す手順で処理を実行する。

画像形成装置１は、所定のコマンドの入力を受け付けると、印刷物６２をスキャンしまたは端末装置３から受信することによって、第二の文書７２（図９（Ａ）参照）の画像データを取得する（図１７の＃８２１）。

画像形成装置１は、第二の文書７２からハイパーリンク７２ａを検出し（＃８２２）、ハイパーリンク７２ａによって特定されるファイル５１を社内サーバ２Ａからダウンロードする（＃８２３）。

画像形成装置１は、このハイパーリンク７２ａに基づくダウンロードが初めてであるか否かを判別し（＃８２４）、初めてである場合は（＃８２５でＹｅｓ）、このファイル５１の保存場所およびファイル名を決定し（＃８２８）、このファイル５１を社外サーバ２Ｂへアップロードする（＃８２９）。この際に、決定した内容などを示す保存要求データ５３を社内サーバ２Ａへ送信する。

一方、このハイパーリンク７２ａに基づくダウンロードが初めてでない場合は（＃８２５でＮｏ）、画像形成装置１は、前回このファイル５１をダウンロードした後にこのファイル５１が更新されたか否かを、判別する（＃８２６）。

そして、更新された場合は（＃８２７でＹｅｓ）、画像形成装置１は、このファイル５１を社外サーバ２Ｂへアップロードする（＃８２９）。この際に、決定した内容などを示す保存要求データ５３を社内サーバ２Ａへ送信する。更新されていない場合は、アップロードしない。

画像形成装置１は、このファイル５１の属性を抽出し、抽出した属性など示す属性データ５７を記憶する（＃８３０）。

このファイル５１をアップロードした場合は（＃８３１でＹｅｓ）、保存場所通知データ５４が社外サーバ２Ｂから送信されてくるので、画像形成装置１は、これを受信し保存する（＃８３２）。そして、この保存場所通知データ５４に示されるＵＲＬ（つまり、このファイル５１の管理テーブル５８のＵＲＬ）とこの第二の文書７２の印刷日時とを示す二次元バーコードを二次元バーコード７３として生成する（＃８３３）。

一方、このファイル５１をアップロードしなかった場合は（＃８３１でＮｏ）、保存しておいた保存場所通知データ５４を読み出し（＃８３４）、この保存場所通知データ５４に示されるＵＲＬとこの第二の文書７２の印刷日時とを示す二次元バーコードを二次元バーコード７３として生成する（＃８３５）。

そして、画像形成装置１は、第二の文書７２を、ステップ＃８３３または＃８３５で生成した二次元バーコード７３を付加して印刷する（＃８３６、＃８３７）。これにより、図９（Ｂ）に示すような印刷物６４が得られる。

社外サーバ２Ｂは、ファイル提供プログラム２０Ｐに基づいて、図１８に示す手順で処理を実行する。

社外サーバ２Ｂは、端末装置３からファイル５１および保存要求データ５３を受信すると（図１８の＃８４１でＹｅｓ）、この保存要求データ５３に基づいてこのファイル５１を保存する（＃８４２）。

このファイル５１の管理テーブル５８（図１０参照）を未だ有しない場合は（＃８４３でＮｏ）、社外サーバ２Ｂは、この管理テーブル５８を生成する（＃８４４）。

そして、社外サーバ２Ｂは、ステップ＃８４２で保存したファイル５１のバージョン番号、ＵＲＬ、および保存日時を管理テーブル５８へ追記し（＃８４５）、管理テーブル５８のＵＲＬを示すデータを保存場所通知データ５４としてこの端末装置３へ送信する（＃８４６）。

または、端末装置３が管理テーブル５８のＵＲＬに基づいてアクセスしてきた場合は（＃８４７でＹｅｓ）、社外サーバ２Ｂは、この管理テーブル５８に示されるバージョンのうちの、この端末装置３へ提供すべきバージョンを決定し（＃８４８）、決定したバージョンのファイル５１をこの端末装置３へ送信する（＃８４９）。決定の方法は、前に図１１で説明した通りである。

管理テーブル５８に複数のバージョンがある場合は（＃８５０でＹｅｓ）、社外サーバ２Ｂは、さらに、一覧データ５９をこの端末装置３へ送信する（＃８５１）。

または、要求データ５５を受信した場合つまり端末装置３からファイル５１を要求された場合は（＃８５２でＹｅｓ）、このファイル５１をこの端末装置３へ送信する（＃８５３）。

社外サーバ２Ｂは、サービスを停止するまでの間、他の装置から受信したデータなどに基づいて、ステップ＃８４２〜＃８４８の処理、ステップ＃８４８〜＃８５１の処理、およびステップ＃８５３の処理を適宜、実行する。

端末装置３は、文書閲覧プログラム３０Ｐに基づいて、図１９に示す手順で処理を実行する。

端末装置３は、印刷物６４の中から二次元バーコード７３を撮影し解析することによって、二次元バーコード７３に示されるＵＲＬおよび印刷日時を特定する（図１９の＃８６１、＃８６２）。

そして、端末装置３は、そのＵＲＬに基づいて社外サーバ２Ｂへアクセスする（＃８６３）。この際に、その印刷日時を社外サーバ２Ｂへ通知する。

すると、ファイル５１が社外サーバ２Ｂから送信されてくるので、端末装置３は、そのファイル５１を受信し（＃８６４）、そのファイル５１に基づいて第一の文書７１を表示する（＃８６５）。

ステップ＃８６４において、一覧データ５９をも受信することがある。この場合において、ユーザが所定の操作を行うと（＃８６６でＹｅｓ）、端末装置３は、その一覧データ５９に基づいてバージョン一覧画面７Ｌ（図１２参照）を表示する（＃８６７）。

ここで、ステップ＃８６５で表示したバージョンとは異なるバージョンをユーザが選択すると（＃８６８でＹｅｓ）、端末装置３は、選択されたバージョンのファイル５１を社外サーバ２Ｂへ要求する（＃８６９）。この際に、そのバージョンのバージョン番号を示すデータを要求データ５５として社外サーバ２Ｂへ送信する。

そして、端末装置３Ｂは、社外サーバ２Ｂからそのバージョンのファイル５１を受信し（＃８７０）、そのバージョンの第一の文書７１を表示する（＃８７１）。

本実施形態によると、ユーザは、印刷物６４を受け取った後に新たなバージョンのファイル５１が社外サーバ２Ｂに追加された場合であっても、従来よりも容易にこのファイル５１へアクセスすることができる。

図２０は、端末装置３Ｂにおける全体的な処理の流れの変形例を説明するフローチャートである。図２１は、第二の文書７２への二次元バーコード７３の付加の変形例を説明するための図である。

本実施形態では、社外サーバ２Ｂの提供ファイル決定部２３２は、端末装置３がアクセスしてきた管理テーブル５８に複数のバージョンが示される場合は、保存日時がその印刷日時と一致するバージョンがあれば、そのファイル５１を、その端末装置３へ提供すべきファイルに決定した。そのようなバージョンがなければ、保存日時がその印刷日時よりも古いものを抽出し、抽出した保存日時が最も新しいものを選出し、選出した保存日時に対応するファイル５１を、提供すべきファイルに決定した。しかし、複数のバージョンが示される場合であっても、最新のバージョンのファイル５１を、その端末装置３へ提供すべきファイルに決定してもよい。

また、この場合において、端末装置３Ｂは、ユーザが所定の操作を行ってからバージョン一覧画面７Ｌ（図１２参照）を表示するのではなく、社外サーバ２Ｂからファイル５１および一覧データ５９を受信したら、第一の文書７１を表示する前にバージョン一覧画面７Ｌを表示してもよい。具体的には、図２０に示す手順で処理を行えばよい。

図２０のステップ＃８８１〜＃８８４の処理は、図１９のステップ＃８６１〜＃８６４の処理と同様である。

端末装置３は、ステップ＃８８４で受信したファイル５１が最新のバージョン（最新版）でない場合は（＃８８５でＮｏ）、バージョン一覧画面７Ｌを表示する（＃８８６）。なお、最新版であるか否かは、社外サーバ２Ｂが端末装置３へ通知すればよい。または、端末装置３Ｂが一覧データ５９に基づいて判別してもよい。

そして、ステップ＃８８４で受信したファイル５１のバージョンとは異なるバージョンをユーザが選択すると（＃８８７でＹｅｓ）、端末装置３は、選択されたバージョンのファイル５１を端末装置３Ｂへ要求して取得し（＃８８８、＃８８９）、取得したファイル５１に基づいて第一の文書７１を表示する（＃８９０）。

ステップ＃８８４で受信したファイル５１のバージョンをユーザが選択した場合（＃８８７でＮｏ）およびこのファイル５１が最新版である場合は（＃８８５でＹｅｓ）、端末装置３は、このファイル５１に基づいて第一の文書７１を表示する（＃８９１）。その後、端末装置３は、ユーザが所定の操作を行ったら、ステップ＃８８６へ進み、バージョン一覧画面７Ｌを表示してもよい。

本実施形態では、二次元バーコード７３および管理テーブル５８は、印刷日時を示したが、印刷日時の代わりに、ファイル５１が更新された日時（更新日時）を示してもよい。この場合は、画像形成装置１は、ファイル５１を社内サーバ２Ａからダウンロードする際に、ファイル５１の更新日時を社内サーバ２Ａから通知される。そして、通知された更新日時を示す二次元バーコード７３を生成し、印刷する。さらに、そのファイル５１を社外サーバ２Ｂへアップロードする際に、この更新日時を社外サーバ２Ｂへ通知する。社外サーバ２Ｂは、通知された更新日時を、そのファイル５１のバージョン番号などとともに管理テーブル５８に書き込む。

また、端末装置３は、二次元バーコード７３を撮影した後、印刷日時の代わりに更新日時を社外サーバ２Ｂへ通知する。社外サーバ２Ｂは、端末装置３へファイル５１を提供する際に、印刷日時の代わりに更新日時に基づいて、どのバージョンのファイル５１を端末装置３へ提供すべきであるかを決定する。

本実施形態では、社外サーバ２Ｂは、一覧データ５９をファイル５１とともに端末装置３へ送信したが、先に一覧データ５９のみを送信してもよい。この場合は、その後にバージョン一覧画面７Ｌの中からユーザが選択したバージョンのファイル５１を端末装置３へ送信すればよい。

端末装置３は、第一の文書７１とバージョン一覧画面７Ｌとを並べて同時に表示してもよい。

本実施形態では、画像形成装置１は、第二の文書７２からハイパーリンクとしてハイパーリンク７２ａのような、文字列で表わされるハイパーリンクを検出した。しかし、図２１（Ａ）のように、文字列の代わりに、ハイパーリンクが設定されたアイコン７２ｂが第二の文書７２に配置されていることがある。この場合は、社内サーバ２Ａは、図２１（Ａ）のように、アイコン７２ｂを第二の文書７２から削除し二次元バーコード７３を配置すればよい。

本実施形態では、ファイル５１は、社内サーバ２Ａにおいて更新されると、画像形成装置１によってダウンロードされた後、社外サーバ２Ｂへ保存された。しかし、ダウンロードされるのを待たずに、更新された後、直ちに社外サーバ２Ｂへ保存してもよい。ただし、この場合は、社外サーバ２Ｂの文書ファイル記憶部２０２に保存された日時を保存日時として管理テーブル５８に記録する。

本実施形態では、文書共有システム１００は、ファイル５１として、第一の文書７１を再現するためのファイルを用いたが、音声または動画像を再現するためのファイルを用いてもよい。

本実施形態では、社外サーバ２Ｂは、複数のバージョンがある場合に一覧データ５９を端末装置３へ送信したが、１つしかバージョンがない場合にも一覧データ５９を送信してもよい。

その他、文書共有システム１００、画像形成装置１、社内サーバ２Ａ、社外サーバ２Ｂ、端末装置３の全体または各部の構成、処理の内容、処理の順序、テーブルの構成、画面の構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

１００ 文書共有システム（データ提供システム）
１ 画像形成装置（画像出力装置）
１０１ 文書データ取得部（入力手段）
１０２ ハイパーリンク検出部（検出手段）
１０３ ダウンロード部（受信手段）
１０６ 更新有無等判別部（判別手段）
１０７ アップロード部（アップロード手段）
１２５ 文書印刷部（出力手段）
１０ｊ プリントユニット（出力手段）
２Ｂ 社外サーバ（サーバ）
２０２ 文書ファイル記憶部（コンテンツデータ記憶手段）
２０４ 管理テーブル記憶部（一覧記憶手段）
２３３ 第一の文書ファイル送信部（一覧送信手段、第二の提供手段）
２３５ 第二の文書ファイル送信部（提供手段）
５１ ファイル（コンテンツデータ）
５８ 管理テーブル
７２ａ ハイパーリンク
７２ 第二の文書（文書）
７３ 二次元バーコード（識別用画像）

Claims (17)

1. 第一のネットワークに設けられる画像出力装置と、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられるサーバと、を有するデータ提供システムであって、
   前記画像出力装置は、
   コンテンツを再現するためのコンテンツデータへのハイパーリンクが記された文書を入力する入力手段と、
   前記文書が前記入力手段によって入力されるごとに、当該文書から前記ハイパーリンクを検出する検出手段と、
   前記ハイパーリンクが前記検出手段によって検出されるごとに、当該ハイパーリンクに基づいて前記コンテンツデータを受信する受信手段と、
   前記コンテンツデータが前記受信手段によって受信されるごとに、当該コンテンツデータが前回に前記受信手段によって受信された後に更新されたか否かを判別する判別手段と、
   前記コンテンツデータが更新されたと前記判別手段によって判別された場合、および、当該コンテンツデータが前記受信手段によって初めて受信された場合に、当該コンテンツデータを前記サーバへ送信する、アップロード手段と、
   前記文書を、前記コンテンツデータに対応するコンテンツ識別子とともに出力する出力手段と、
   を備え、
   前記サーバは、
   前記コンテンツデータが前記画像出力装置から送信されてくるごとに、ユニークなバージョン識別子と対応付けて当該コンテンツデータを記憶する、コンテンツデータ記憶手段と、
   前記コンテンツデータ記憶手段に記憶される前記コンテンツデータそれぞれの前記バージョン識別子の一覧を前記コンテンツ識別子と対応付けて記憶する一覧記憶手段と、
   端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記一覧を当該端末装置へ送信する、一覧送信手段と、
   前記一覧の中からいずれかの前記バージョン識別子が前記端末装置から指定された場合に、前記コンテンツデータのうちの当該指定されたバージョン識別子に対応付けられて前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されているコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、提供手段と、
   を備える、
   ことを特徴とするデータ提供システム。
2. 前記出力手段は、前記文書を、前記コンテンツ識別子を表わす識別用画像とともに用紙に印刷することによって出力する、
   請求項１に記載のデータ提供システム。
3. 前記出力手段は、前記コンテンツデータが前記受信手段によって受信されるごとに、前記識別用画像として、前記文書を印刷する印刷日時を前記コンテンツ識別子とともに示す画像を印刷し、
   前記アップロード手段は、前記コンテンツデータとともに、当該コンテンツデータが前記受信手段によって受信されることに伴って前記出力手段が前記識別用画像を印刷する前記印刷日時を示す日時データを前記サーバへ送信し、
   前記一覧において、前記コンテンツデータの前記バージョン識別子は、前記画像出力装置から当該コンテンツデータとともに送信されてきた前記日時データに示される前記印刷日時が対応付けられており、
   前記サーバは、
   前記端末装置から通知された前記印刷日時に対応する前記バージョン識別子に係る前記コンテンツデータを当該端末装置へ送信する第二の提供手段、
   を備える、
   請求項２に記載のデータ提供システム。
4. 前記第二の提供手段は、前記端末装置から通知された前記印刷日時に対応する前記バージョン識別子に係る前記コンテンツデータが前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されていない場合は、当該印刷日時の直前の印刷日時に対応する前記バージョン識別子に係る前記コンテンツデータを送信する、
   請求項３に記載のデータ提供システム。
5. 前記出力手段は、前記コンテンツデータが前記受信手段によって受信されるごとに、前記識別用画像として、前記コンテンツデータが更新された更新日時を前記コンテンツ識別子とともに示す画像を印刷し、
   前記アップロード手段は、前記コンテンツデータとともに、当該コンテンツデータの前記更新日時を示す日時データを前記サーバへ送信し、
   前記一覧において、前記コンテンツデータの前記バージョン識別子は、前記画像出力装置から当該コンテンツデータとともに送信されてきた前記日時データに示される前記更新日時が対応付けられており、
   前記サーバは、さらに、
   前記端末装置から通知された前記更新日時に対応する前記バージョン識別子に係る前記コンテンツデータを当該端末装置へ送信する第二の提供手段、
   を備える、
   請求項２に記載のデータ提供システム。
6. 第一のネットワークに設けられる画像出力装置と、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられるサーバと、を有するデータ提供システムであって、
   前記画像出力装置は、
   コンテンツを再現するためのコンテンツデータへのハイパーリンクが記された文書を入力する入力手段と、
   前記文書が前記入力手段によって入力されるごとに、当該文書から前記ハイパーリンクを検出する検出手段と、
   前記ハイパーリンクが前記検出手段によって検出されるごとに、当該ハイパーリンクに基づいて前記コンテンツデータを受信する受信手段と、
   前記コンテンツデータが前記受信手段によって受信されるごとに、当該コンテンツデータが前回に前記受信手段によって受信された後に更新されたか否かを判別する判別手段と、
   前記コンテンツデータが更新されたと前記判別手段によって判別された場合、および、当該コンテンツデータが前記受信手段によって初めて受信された場合に、当該コンテンツデータを前記サーバへ送信する、アップロード手段と、
   前記文書を、前記コンテンツデータに対応するコンテンツ識別子とともに出力する出力手段と、
   を備え、
   前記サーバは、
   前記コンテンツデータが前記画像出力装置から送信されてくるごとに、当該コンテンツデータを記憶する、コンテンツデータ記憶手段と、
   端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記コンテンツデータのうちの最後に前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されたコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、提供手段と、
   を備える、
   ことを特徴とするデータ提供システム。
7. 前記出力手段は、前記文書を、前記コンテンツ識別子を表わす識別用画像とともに用紙に印刷することによって出力する、
   請求項６に記載のデータ提供システム。
8. 前記出力手段は、前記文書を、当該文書から前記ハイパーリンクを削除して印刷する、
   請求項２〜５、７のいずれかに記載のデータ提供システム。
9. 前記識別用画像は、二次元バーコードである、
   請求項２〜５、７、８のいずれかに記載のデータ提供システム。
10. 前記識別用画像は、さらに、前記サーバへアクセスするためのアドレスを示す、
    請求項２〜５、７〜９のいずれかに記載のデータ提供システム。
11. 第一のネットワークに設けられており、かつ、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられているサーバへアクセスすることができる、画像出力装置であって、
    コンテンツを再現するためのコンテンツデータへのハイパーリンクが記された文書を入力する入力手段と、
    前記文書が前記入力手段によって入力されるごとに、当該文書から前記ハイパーリンクを検出する検出手段と、
    前記ハイパーリンクが前記検出手段によって検出されるごとに、当該ハイパーリンクに基づいて前記コンテンツデータを受信する受信手段と、
    前記コンテンツデータが前記受信手段によって受信されるごとに、当該コンテンツデータが前回に前記受信手段によって受信された後に更新されたか否かを判別する判別手段と、
    前記コンテンツデータが更新されたと前記判別手段によって判別された場合、および、当該コンテンツデータが前記受信手段によって初めて受信された場合に、当該コンテンツデータを前記サーバへ送信する、アップロード手段と、
    前記文書を、前記コンテンツデータに対応するコンテンツ識別子とともに出力する出力手段と、
    を有することを特徴とする画像出力装置。
12. 第一のネットワークに設けられる画像出力装置からアクセスされ、かつ、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられる、サーバであって、
    コンテンツを再現するためのコンテンツデータが、当該コンテンツデータを識別するコンテンツ識別子とともに前記画像出力装置から送信されてくるごとに、ユニークなバージョン識別子と対応付けて当該コンテンツデータを記憶する、コンテンツデータ記憶手段と、
    前記コンテンツデータ記憶手段に記憶される前記コンテンツデータそれぞれの前記バージョン識別子の一覧を前記コンテンツ識別子と対応付けて記憶する一覧記憶手段と、
    端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記一覧を当該端末装置へ送信する、一覧送信手段と、
    前記一覧の中からいずれかの前記バージョン識別子が前記端末装置から指定された場合に、前記コンテンツデータのうちの当該指定されたバージョン識別子に対応付けられて前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されているコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、提供手段と、
    を有することを特徴とするサーバ。
13. 第一のネットワークに設けられる画像出力装置からアクセスされ、かつ、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられる、サーバであって、
    コンテンツを再現するためのコンテンツデータが、当該コンテンツデータを識別するコンテンツ識別子とともに前記画像出力装置から送信されてくるごとに、当該コンテンツデータを記憶する、コンテンツデータ記憶手段と、
    端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記コンテンツデータのうちの最後に前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されたコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、提供手段と、
    を有することを特徴とするサーバ。
14. 第一のネットワークに設けられる画像出力装置と、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられるサーバと、によって端末装置へデータを提供するデータ提供方法であって、
    前記画像出力装置は、
    コンテンツを再現するためのコンテンツデータへのハイパーリンクが記された文書を取得し、
    前記文書が取得されるごとに、当該文書から前記ハイパーリンクを検出し、
    前記ハイパーリンクが検出されるごとに、当該ハイパーリンクに基づいて前記コンテンツデータを受信し、
    前記コンテンツデータが受信されるごとに、前回に受信した後に当該コンテンツデータが更新されたか否かを判別し、
    前記コンテンツデータが更新されたと判別した場合、および、当該コンテンツデータを初めて受信した場合に、当該コンテンツデータを前記サーバへ送信し、
    前記文書を、前記コンテンツデータに対応するコンテンツ識別子とともに出力し、
    前記サーバは、
    前記コンテンツデータが前記画像出力装置から送信されてくるごとに、ユニークなバージョン識別子と対応付けて当該コンテンツデータをコンテンツデータ記憶手段に記憶させ、
    前記コンテンツデータ記憶手段に記憶される前記コンテンツデータそれぞれの前記バージョン識別子の一覧を前記コンテンツ識別子と対応付けて一覧記憶手段に記憶させ、
    前記端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記一覧を当該端末装置へ送信し、
    前記一覧の中からいずれかの前記バージョン識別子が前記端末装置から指定された場合に、前記コンテンツデータのうちの当該指定されたバージョン識別子に対応付けられて前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されているコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、
    ことを特徴とするデータ提供方法。
15. 第一のネットワークに設けられており、かつ、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられているサーバへアクセスすることができる、画像出力装置に用いられるコンピュータプログラムであって、
    前記画像出力装置に、
    コンテンツを再現するためのコンテンツデータへのハイパーリンクが記された文書を取得する処理を実行させ、
    前記文書が取得されるごとに、当該文書から前記ハイパーリンクを検出する処理を実行させ、
    前記ハイパーリンクが検出されるごとに、当該ハイパーリンクに基づいて前記コンテンツデータを受信する処理を実行させ、
    前記コンテンツデータが受信されるごとに、前回に受信した後に当該コンテンツデータが更新されたか否かを判別する処理を実行させ、
    前記コンテンツデータが更新されたと判別した場合、および、当該コンテンツデータを初めて受信した場合に、当該コンテンツデータを前記サーバへ送信する処理を実行させ、
    前記文書を、前記コンテンツデータに対応するコンテンツ識別子とともに出力する処理を実行させる、
    ことを特徴とするコンピュータプログラム。
16. 第一のネットワークに設けられる画像出力装置からアクセスされ、かつ、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられる、サーバに用いられるコンピュータプログラムであって、
    当該サーバに、
    コンテンツを再現するためのコンテンツデータが、当該コンテンツデータを識別するコンテンツ識別子とともに前記画像出力装置から送信されてくるごとに、ユニークなバージョン識別子と対応付けて当該コンテンツデータをコンテンツデータ記憶手段に記憶させる処理を実行させ、
    前記コンテンツデータ記憶手段に記憶される前記コンテンツデータそれぞれの前記バージョン識別子の一覧を前記コンテンツ識別子と対応付けて一覧記憶手段に記憶させる処理を実行させ、
    端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記一覧を当該端末装置へ送信する処理を実行させ、
    前記一覧の中からいずれかの前記バージョン識別子が前記端末装置から指定された場合に、前記コンテンツデータのうちの当該指定されたバージョン識別子に対応付けられて前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されているコンテンツデータを当該端末装置へ送信する処理を実行させる、
    ことを特徴とするコンピュータプログラム。
17. 第一のネットワークに設けられる画像出力装置からアクセスされ、かつ、前記第一のネットワークとは異なる第二のネットワークに設けられる、サーバに用いられるコンピュータプログラムであって、
    当該サーバに、
    コンテンツを再現するためのコンテンツデータが、当該コンテンツデータを識別するコンテンツ識別子とともに前記画像出力装置から送信されてくるごとに、当該コンテンツデータをコンテンツデータ記憶手段に記憶させる処理を実行させ、
    端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記コンテンツデータのうちの最後に前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されたコンテンツデータを当該端末装置へ送信する処理を実行させる、
    ことを特徴とするコンピュータプログラム。

Images