JP6131648B2 - データ管理システム、情報システム、データ管理方法及び情報システムの制御方法、並びに、それら方法のプログラム及びそのプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、データ管理システム及び情報システム、並びに、データ管理方法及び情報システムの制御方法に関する。

セキュリティなどの観点から、ＰＣ（ Personal Computer ）に用いられる電子データをＮＡＳ（ Network Attached Storage ）やファイルサーバに保管する技術が知られている。また、ネットワーク環境を利用して、ＮＡＳなどに保管された電子データを情報端末などに表示（出力）するシステム（例えばクラウドコンピューティングなど）に関する技術が知られている。

特許文献１には、文書データ（ファイル）を検索するときに、階層的に設定したフォルダの名称が文書検索条件を表すように設定される文書検索装置に関する技術を開示している。

特許文献１に開示されている技術では、設定されたフォルダのプロパティ情報が検索対象の電子データのプロパティ情報と異なる場合があり、フォルダのプロパティ情報をキーワードに検索対象の電子データを特定できない場合があった。また、特許文献１に開示されている技術では、検索対象の電子データにアクセスするためにフォルダ内にショートカットデータを生成した場合に、ショートカットデータのプロパティ情報に基づいて、検索対象の電子データを特定できない場合があった。すなわち、特許文献１に開示されている技術では、フォルダ内に生成したショートカットデータの生成日時と検索対象の電子データの作成日時とが異なるため、ショートカットデータ（の例えば生成日時）に基づいて検索対象の電子データを特定できない場合があった。

本発明は、ショートカットデータのプロパティ情報を変更することによって、一のフォルダに記憶されたショートカットデータのプロパティ情報を用いて、他のフォルダに記憶された電子データにアクセスすることができるデータ管理システム又はデータ管理方法を提供することを課題とする。

本発明の一の態様によれば、電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶する記憶手段を有するデータ管理システムであって、前記電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出手段と、前記検出手段で検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更手段と、新規フォルダの作成及び該新規フォルダのフォルダ名の入力を受け付ける受付手段と、前記新規フォルダが作成されたことを検出する監視手段と、前記新規フォルダのフォルダ名を取得し、他のフォルダ内に記憶された電子データのうちの該フォルダ名に対応する電子データを検索する検索手段と、前記検索手段が検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成手段とを有し、前記記憶手段は、生成したショートカットデータを前記新規フォルダ内に記憶する、ことを特徴とするデータ管理システムが提供される。

また、本発明の他の態様によれば、電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶するデータ管理方法であって、前記ショートカットデータを記憶する記憶ステップと、記憶した前記ショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出ステップと、検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更ステップと、新規フォルダの作成及び該新規フォルダのフォルダ名の入力を受け付ける受付ステップと、前記新規フォルダが作成されたことを検出する監視ステップと、前記新規フォルダのフォルダ名を取得し、他のフォルダ内に記憶された電子データのうちの該フォルダ名に対応する電子データを検索する検索ステップと、前記検索ステップで検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成ステップとを含み、前記記憶ステップは、前記生成ステップで生成したショートカットデータを前記新規フォルダ内に記憶する、ことを特徴とするデータ管理方法が提供される。

本発明のデータ管理システム又はデータ管理方法によれば、ショートカットデータのプロパティ情報を変更することによって、一のフォルダに記憶されたショートカットデータのプロパティ情報を用いて、他のフォルダに記憶された電子データにアクセスすることができる。

本発明の実施形態に係るデータ管理システムの一例を示す概略構成図である。 本発明の実施形態に係るデータ管理システムのハードウェア構成の一例を説明する説明図である。 本発明の実施形態に係るデータ管理システムの機能の一例を説明する概略機能ブロック図である。 本発明の実施形態に係るデータ管理システムのショートカットデータを変更する動作の一例を説明するフローチャート図である。 本発明の実施形態に係るデータ管理システムのショートカットデータを生成する動作の一例を説明するフローチャート図である。 本発明の実施形態に係るデータ管理システムのショートカットデータを更新する動作の一例を説明するフローチャート図である。 本発明の実施例１に係る文書管理サーバの機能の一例を説明する概略機能ブロック図である。 本発明の実施例１に係る文書管理サーバの動作の一例を説明する説明図である。 本発明の実施例１に係る文書管理サーバの動作の一例を説明するフローチャート図である。 本発明の実施例１に係る文書管理サーバを用いてファイルを検索する動作の一例を説明するフローチャート図である。 本発明の実施例１に係る文書管理サーバの変形例の動作の一例を説明する説明図である。 本発明の実施例２に係る情報システムの一例を説明する概略システム図である。 本発明の実施例２に係る情報システムの機能の一例を説明する概略機能ブロック図である。

添付の図面を参照しながら、限定的でない例示の実施形態に係るデータ管理システムを用いて、本発明を説明する。本発明は、以下に説明するデータ管理システム以外でも、情報管理システム、情報蓄積システム、情報処理システム、ファイルサーバシステム、いわゆるクラウドコンピューティング及びその他の情報システム（装置、機器、ユニット、コンピュータネットワークなど）にも用いることができる。

なお、以後の説明において、添付の全図面の記載の同一又は対応する装置、部品又は部材には、同一又は対応する参照符号を付し、重複する説明を省略する。また、図面は、装置、部品若しくは部材間の限定的な関係を示すことを目的としない。したがって、具体的な相関関係は、以下の限定的でない実施形態に照らし、当業者により決定することができる。

本発明の一実施形態に係るデータ管理システム１０を用いて、下記に示す順序で本発明を説明する。

１．概要
１．１ システムの概要
１．２ モジュール化
２．構成
２．１ システム構成
２．２ ハードウェア構成
３．機能
４．処理フロー
４．１ ショートカットデータを変更する動作
４．２ ショートカットデータを生成する動作
４．３ ショートカットデータを更新する動作
５．プログラム及び記録媒体
（１．概要）
（１．１ システムの概要）
図１を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム１０の概要を説明する。ここで、データ管理システム１０とは、ショートカットデータ（リンク情報など）を用いて所定の記憶手段（例えばフォルダ）内に記憶された電子データ（例えばファイル、フォルダ、ディスクなど）を管理するシステムである。ここで、ショートカットデータとは、記憶されたデータにアクセスするために必要な情報を含むデータである。ショートカットデータは、例えばデータの名称、種類、サイズ、作成日時、更新日時、仮想アドレス（及び物理アドレス）、アクセス権、属性及び／又はその他データにアクセスするために必要な情報を含む。

データ管理システム１０は、ショートカットデータを含むフォルダ（一のフォルダ）を記憶する記憶手段１１と、電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出手段１２と、検出した電子データのプロパティ情報の変更に基づいてショートカットデータのプロパティ情報を変更する変更手段１３とを有する。また、データ管理システム１０は、フォルダ（一のフォルダ）内に新規フォルダが作成されたことを監視（検出）する監視手段１４と、新規フォルダのフォルダ名をキーワードに電子データを検索する検索手段１５と、検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成手段１６とを更に有する。更に、データ管理システム１０は、本実施形態では、データ管理システム１０全体の動作を制御する制御手段Ｃｎｔｒと、電子データ（実データ）を含むフォルダ（他のフォルダ）を記憶する第２の記憶手段１７及び検出手段１２等と情報の入出力を行う通信手段１８を備えるデータ管理サーバ１０ＳＶと、を有することができる。

なお、本実施形態に係るデータ管理システム１０は、データ管理システム１０の動作条件、動作状態、処理結果及びその他システムに関する情報（以下、「システム情報」という。）を記憶する記憶部を制御手段Ｃｎｔｒに備えてもよい。また、データ管理システム１０は、監視手段１４、検索手段１５及び生成手段１６として、データ管理システム１０外部の装置（記憶装置、サーバなど）を利用する構成としてもよい。更に、データ管理システム１０は、データ管理サーバ１０ＳＶ（第２の記憶手段１７及び通信手段１８）として、データ管理システム１０外部の装置（記憶装置、サーバなど）を利用する構成としてもよい。

本実施形態に係るデータ管理システム１０は、記憶手段１１を用いて、ショートカットデータを記憶する記憶機能を実現する。また、データ管理システム１０は、検出手段１２を用いて、電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出機能を実現する。更に、データ管理システム１０は、変更手段１３を用いて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する変更機能を実現する。

（１．２ モジュール化）
記憶手段１１、検出手段１２及び変更手段１３の記憶機能、検出機能及び変更機能に夫々分けられたモジュールの組み合わせによって実現される機能（以下、「データ管理機能」という。）について説明する。なお、データ管理機能は、データ管理システム１０の制御手段Ｃｎｔｒがプログラムを実行し、ハードウェア（例えば後述する図２）と協働することで実現される。

本実施形態に係るデータ管理システム１０は、電子データの入出力によって、任意の情報システムに対して共通で使用できるデータ管理機能を実現する。すなわち、データ管理システム１０が提供するデータ管理機能は、これらの機能（記憶機能、検出機能及び変更機能）を夫々実行し、第２の記憶手段１７及び通信手段１８を適宜利用して、電子データを管理する。また、データ管理システム１０は、監視手段１４、検索手段１５及び生成手段１６の監視機能、検索機能及び生成機能に分けられたモジュールを更に用いて、データ管理機能を実現することができる。

この点に鑑み、データ管理システム１０は、これらの機能の間で標準的なインターフェースを用いて接続される構成とすることができる。ここで、標準的なインターフェースとは、例えばＴＣＰ／ＩＰ、ＳＭＢ（ Server Message Block ）又はＣＩＦＳ（ Common Internet File System ）等の通信プロトコル（ファイル共有サービスなど）である。また、データ管理システム１０は、データ管理機能を任意のデータ形式（ファイル形式、フォーマット、バージョンアップなど）に対応させるために、適宜モジュール、ドライバ等を追加してもよい。なお、標準的なインターフェースである通信プロトコルは、ＯＳに含まれる形式で提供されてもよい。

以上より、本実施形態に係るデータ管理システム１０によれば、任意の情報システムに対して共通で使用できる機能（データ管理機能）を提供することができる。また、本実施形態に係るデータ管理システム１０によれば、モジュール等を追加することで新たなデータ形式に柔軟に対応することができる。更に、本実施形態に係るデータ管理システム１０によれば、新たなアプリケーションに対応するデバイス等を接続することで、複数のデータ形式に柔軟に対応することができる。

（２．概要）
（２．１ システム構成）
図１を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム１０の構成を説明する。

図１に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム１０は、前述のとおり、記憶手段１１、検出手段１２及び変更手段１３を有する。また、データ管理システム１０は、本実施形態では、前述のとおり、監視手段１４、検索手段１５及び生成手段１６を更に備える。更に、データ管理システム１０は、前述のとおり、制御手段Ｃｎｔｒ及びデータ管理サーバ１０ＳＶ（第２の記憶手段１７、通信手段１８）を備えることができる。なお、データ管理システム１０の上記構成は一例であり、本発明は用途や目的に応じて様々なシステム又は構成例に用いることができる。

記憶手段１１は、データ管理システム１０に関するシステム情報などを記憶する手段である。また、記憶手段１１は、本実施形態では、一のフォルダとして、電子データに関するショートカットデータを記憶する記憶領域（以下、「所定のフォルダ」という。）を備える。また、記憶手段１１は、検出手段１２が検出した検出結果及び変更手段１３が変更した変更結果などを記憶してもよい。なお、記憶手段１１は、公知の技術（ハードディスク、メモリ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＤＶＤ、テープドライブなど）を用いることができる。

検出手段１２は、電子データのプロパティ情報の変更を検出する手段である。検出手段１２は、第２の記憶手段１７（後述）に記憶された電子データのプロパティ情報を検出し、そのプロパティ情報の変更を検出する。検出手段１２は、本実施形態では、第２の記憶手段１７（データ管理サーバ１０ＳＶ）に記憶された電子データの変更を検出する場合に、先ず、データ管理サーバ１０ＳＶに検出要求を送信する。次に、検出手段１２は、データ管理サーバ１０ＳＶが検出要求に基づいて検出した検出結果を受信する。次いで、検出手段１２は、受信した検出結果に基づいて、以前のプロパティ情報と比較などすることによってプロパティ情報が変更されたか否かを判断する。

なお、本発明に用いることができる検出手段１２の検出方法は、上記方法に限定されるものではない。また、検出手段１２は、第２の記憶手段１７に記憶された電子データのプロパティ情報を定期的に検出してもよい。

変更手段１３は、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する手段である。変更手段１３は、本実施形態では、検出手段１２が検出した電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する。また、変更手段１３は、検出手段１２が定期的に検出した検出結果を用いて、ショートカットデータに対応する電子データが生成されたとき又は変更されたときに、ショートカットデータのプロパティ情報を変更してもよい。

監視手段１４は、記憶手段１１の所定のフォルダ内に作成（生成）された新規フォルダを検出する手段である。また、監視手段１４は、第２の記憶手段１７のフォルダに記憶された電子データが変更されたか否かを監視する手段である。監視手段１４は、本実施形態では、記憶手段１１に記憶された記憶領域（一のフォルダ）を定期的に監視（例えばポーリング）することによって、新規にフォルダが生成されたか否かを検出（監視）する。また、監視手段１４は、記憶手段１１を定期的に監視（ポーリング）することによって、生成された新規フォルダの配下に新たにサブフォルダ（第２の新規フォルダ）が作成されたか否かを検出（監視）する。更に、監視手段１４は、第２の記憶手段１７に記憶された記憶領域（他のフォルダ）を定期的に監視（ポーリング）することによって、電子データが変更されたか否かを検出（監視）する。

なお、監視手段１４は、随時検出されるプロパティ情報のみに基づいて、記憶手段１１に予め記憶されている情報等を用いて、電子データが変更されたか否かを検出してもよい。また、監視手段１４は、電子データの変更時又はプロパティ情報の変更時にコールバックを受け取る方法等を利用してもよい。

検索手段１５は、新規フォルダのフォルダ名をキーワードに電子データを検索する手段である。検索手段１５は、本実施形態では、監視手段１４が検出した新規フォルダのフォルダ名を取得し、新規フォルダのフォルダ名をキーワードに電子データを検索する。また、検索手段１５は、第２の記憶手段１７に記憶された電子データのうちで、取得したフォルダ名に対応する電子データを検索する。更に、検索手段１５は、サブフォルダのフォルダ名を取得し、取得したフォルダ名を更に用いて、フォルダ名に対応する電子データを検索する。

生成手段１６は、ショートカットデータを生成する手段である。生成手段１６は、本実施形態では、検索手段１５が検索した電子データに関するショートカットデータを生成する。また、生成手段１６は、検索手段１５が検索したサブフォルダのフォルダ名に対応する電子データに関するショートカットデータを生成する。

制御手段Ｃｎｔｒは、データ管理システム１０の各構成に動作を指示し、各構成の動作を制御する手段である。制御手段Ｃｎｔｒは、本実施形態では、データ管理システム１０の動作を制御することによって、所定のフォルダ（一のフォルダ）内に記憶されたショートカットデータを管理する動作を制御する。また、制御手段Ｃｎｔｒは、データ管理システム１０の動作を制御することによって、データフォルダ（他のフォルダ）内に記憶された電子データを管理する動作を制御する。

具体的には、制御手段Ｃｎｔｒは、記憶手段１１の動作を制御することによって、ショートカットデータ（リンク情報等）を記憶する動作を制御する。また、制御手段Ｃｎｔｒは、検出手段１２の動作を制御することによって、電子データのプロパティ情報を検出する動作を制御する。更に、制御手段Ｃｎｔｒは、変更手段１３の動作を制御することによって、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する動作を制御する。なお、制御手段Ｃｎｔｒは、公知技術のＣＰＵ（ Central Processing Unit ）、メモリ（ ROM、RAMなど）及び制御部等を含む演算処理装置で構成することができる。

データ管理サーバ１０ＳＶの第２の記憶手段１７は、電子データを記憶する手段である。第２の記憶手段１７は、本実施形態では、他のフォルダとして、電子データを記憶する記憶領域（以下、「データフォルダ」という。）を備える。ここで、第２の記憶手段１７は、例えばファイルサーバやＮＡＳなどがある。

なお、本発明に用いることができる第２の記憶手段１７は、電子データを記憶できる手段であれば、単なるサーバやネットワーク機器などであってもよい。また、第２の記憶手段１７は、記憶手段１１の記憶領域の一部を利用する構成であってもよい。更に、第２の記憶手段１７は、公知の技術（ハードディスク、メモリ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＤＶＤ、テープドライブなど）を用いてもよい。

第２の記憶手段１７は、記憶手段１１等が配置されたイントラ（クローズドなネットワーク）上に設置されてもよい。また、第２の記憶手段１７は、いわゆるクラウドコンピューティングシステムのサービスであってもよい。

データ管理サーバ１０ＳＶの通信手段１８は、第２の記憶手段１７（データ管理サーバ１０ＳＶ）と検出手段１２とで情報の入出力を行う手段である。通信手段１８は、本実施形態では、検出手段１１が出力した検出要求を受信し、且つ、検出要求に基づいて検出した検出結果を検出手段１１に送信（返信）する。また、通信手段１８は、第２の記憶手段１７と監視手段１４及び検索手段１５とで情報の入出力を行ってもよい。なお、通信手段１８は、有線通信及び／又は無線通信を用いて、情報の入出力を実施することができる。

（２．２ ハードウェア構成）
図２を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム１０のハードウェア構成を説明する。

図２に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム１０は、ハードウェア構成として、それぞれバスで相互に接続されたＣＰＵ、メモリユニット、記憶装置制御ユニット、ネットワーク制御部及び入出力装置制御ユニットを有する。また、データ管理システム１０は、ハードウェア構成として、記憶装置、外部メディア入出力装置及び各種インターフェースを更に有する。

ＣＰＵは、ＯＳやプログラムを記憶装置から読み出して実行することで、種々の機能を提供する。また、ＣＰＵは、本実施形態では、データ管理システム１０全体の処理を統括的に制御する。ＣＰＵは、記憶装置に記憶されたプログラムを用いて、例えばデータ管理システム１０の各手段の制御やデータの演算、加工を行う。また、ＣＰＵは、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。

メモリユニット（例えばＲＡＭ）は、ＣＰＵがプログラムを実行する際に必要なデータを一時保管する作業メモリ（キャッシュメモリ）である。また、メモリユニット（例えばＲＯＭ）は、ＢＩＯＳ（ Basic Input Output System ）、ＯＳを起動するためのプログラム及び設定ファイル等が記憶される作業メモリ（キャッシュメモリ）である。すなわち、メモリユニットは、基本ソフトウェア及びアプリケーションソフトウェアなどのプログラム並びに情報処理するデータを記憶又は一時保存する。

記憶装置制御ユニットは、接続された記憶装置（例えばＨＤＤ）の動作を制御するものである。記憶装置制御ユニットは、本実施形態では、ＣＰＵの制御に基づいて、記憶装置の動作を制御する。また、記憶装置制御ユニットは、記憶装置に記憶されたデータを記憶媒体（例えば、ＵＳＢメモリ、ＳＤメモリカード、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等）に書き込む動作を制御してもよい。更に、記憶装置制御ユニットは、データベース又はファイルシステムなどの機能を用いて、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータ、及び、データ管理システム１０が管理する各種情報（例えばユーザ情報など）を管理することができる。

ネットワーク制御部は、データ管理システム１０とデータ管理システム１０外部（ネットワーク）の間で情報の入出力を制御するものである。ネットワーク制御部は、例えばネットワークカード（イーサネット（登録商標）カード）などを用いることができる。ここで、ネットワークとは、例えばＬＡＮ、ＷＡＮ、ＶＬＡＮ、又は、２つ以上のＬＡＮがルータやレイヤ３スイッチ（Ｌ３スイッチ）により接続されたインターネットなどである。また、ネットワークは、無線ＬＡＮ又は通信気事業者が提供する無線通信網などを介して、データ管理システム１０と携帯端末（例えばスマートデバイス）とを接続するものであってもよい。

入出力装置制御ユニットは、データ管理システム１０に接続された外部機器からのデータの入出力を制御するものである。入出力装置制御ユニットは、例えば外部メディア入出力装置や各種インターフェース装置の動作を制御する。また、入出力装置制御ユニットは、外部メディア入出力装置等の動作を制御することによって、外部機器からのデータの入出力を制御する。

外部メディア入出力装置は、ＵＳＢメディアやＣＦ（ Compact Flash（登録商標） ）、メモリカードなどの外部メディアの動作を制御するものである。外部メディア入出力装置は、外部メディアの動作を制御することによって、データの入出力を行う。

各種インターフェースは、シリアルポートやＵＳＢポート、ＩＥＥＥ１３９４などの外部機器を接続するためのインターフェースである。すなわち、データ管理システム１０は、各種インターフェースを用いて、汎用的な入出力装置を利用できる。

（３．機能）
図３を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム１０の機能の一例を説明する。なお、これらの機能は、データ管理システム１０の制御手段Ｃｎｔｒがプログラムを実行し、ハードウェアと協働することで実現される。

図３に示すように、データ管理システム１０（図１）は、制御手段Ｃｎｔｒを用いて、データ管理システム１０の動作を制御する。制御手段Ｃｎｔｒは、例えばデータ管理システム１０の動作に関する情報として、「検出指示」、「監視指示」及び「検索指示（不図示）」を出力する（図中のＢ３０１）。なお、本実施形態に係るデータ管理システム１０は、データ管理システム１０をＰＣ（ Personal Computer ）等に搭載する場合に、ＰＣの動作指示（実行要求、処理要求、スレッド、プロセス、タスクなど）に関する情報に対応して、「検出指示」等を出力してもよい。

具体的には、制御手段Ｃｎｔｒは、例えば所定のフォルダ（一のフォルダ）内に新規フォルダが作成されたことを検出した場合に、「検出指示」を検出手段１２に出力する。また、制御手段Ｃｎｔｒは、例えば所定のフォルダ（一のフォルダ）内に新規フォルダが作成されたか否かを検出する場合に、「監視指示」を監視手段１４に出力する。更に、制御手段Ｃｎｔｒは、例えばデータフォルダ（他のフォルダ）内の電子データが生成又は変更されたか否かを検出する場合に、「監視指示」を監視手段１４に出力する。

検出手段１２は、入力された「検出指示」に基づいて、データフォルダのプロパティ情報の変更を検出する（Ｂ３０２）。また、検出手段１２は、検出した検出結果（以下、「検出データ」という。）を変更手段１３に出力する（Ｂ３０２）。具体的には、検出手段１２は、本実施形態では、検出ステップとして、後述する監視手段１４が所定のフォルダ（記憶手段１１）内に新規フォルダが作成されたことを検出した場合に、新規フォルダのフォルダ名を取得する。次いで、検出手段１２は、通信手段１８を介して、取得したフォルダ名を用いて、データフォルダ（第２の記憶手段１７）内に記憶されたフォルダ名に対応する電子データのプロパティ情報を検出する。また、検出手段１２は、検出ステップとして、記憶されている電子データのプロパティ情報が変更された場合に、電子データのプロパティ情報の変更を検出する。

変更手段１３は、変更ステップとして、入力された「検出データ」に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する（Ｂ３０３）。また、変更手段１３は、変更した変更結果（以下、「変更データ」という。）を記憶手段１１に出力する（Ｂ３０３）。

記憶手段１１は、記憶ステップとして、ショートカットデータを所定のフォルダ内に記憶する（Ｂ３０４）。また、記憶手段１１は、変更手段１３が変更した「変更データ」を記憶する（Ｂ３０４）。記憶手段１１は、例えば変更手段１３がプロパティ情報を変更したショートカットデータを記憶する。

データ管理サーバ１０ＳＶは、第２の記憶手段１７を用いて、電子データを記憶する（Ｂ３０５）。また、データ管理サーバ１０ＳＶは、通信手段１８を用いて、検出手段１２等と通信する（Ｂ３０５）。

監視手段１４は、監視ステップとして、所定のフォルダ（記憶手段１１）内を定期的に監視（ポーリング）することによって、新規フォルダが作成されたか否かを監視する（Ｂ３０６）。また、監視手段１４は、データフォルダ（第２の記憶手段１７）内を定期的に監視することによって、データフォルダ内のデータが生成若しくは変更されたか否かを検出（監視）する（Ｂ３０６）。更に、監視手段１４は、監視した監視結果（以下、「監視データ」という。）を検出手段１１、検索手段１５及び制御手段Ｃｎｔｒに出力する（Ｂ３０６）。

検索手段１５は、検索ステップとして、監視手段１４が監視した「監視データ」に基づいて、第２の記憶手段１７（データ管理サーバ１０ＳＶ）の電子データを検索する（Ｂ３０７）。また、検索手段１５は、検索した検索結果（以下、「検索データ」という。）を生成手段１６及び制御手段Ｃｎｔｒに出力する（Ｂ３０７）。具体的には、検索手段１５は、本実施形態では、監視手段１４が検出した新規フォルダのフォルダ名をキーワードに、データフォルダ（第２の記憶手段１７）内に記憶された電子データを検索する。このとき、検索手段１５は、検索した電子データのプロパティ情報を取得する。

生成手段１６は、生成ステップとして、入力された「検索データ」に基づいて、ショートカットデータを生成する（Ｂ３０８）。また、生成手段１６は、生成した生成結果（以下、「生成データ」という。）を記憶手段１１に出力する（Ｂ３０８）。具体的には、生成手段１６は、検索手段１５が検索した電子データのショートカットデータ（例えばショートカットファイル）を生成する。このとき、生成手段１６は、本実施形態では、生成したショートカットデータのプロパティ情報を検索手段１５が検索した電子データのプロパティ情報に書き換える。

（４．処理フロー）
（４．１ ショートカットデータを変更する動作）
図４を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム１０がショートカットデータのプロパティ情報を変更する動作の一例を説明する。

図４に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム１０は、先ず、ステップＳ４０１において、検出手段１２等を用いて、検出動作を開始する。ここで、検出動作とは、本実施形態では、ショートカットデータのプロパティ情報を変更するために、変更するショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報を検出する動作である。開始後、データ管理システム１０は、ステップＳ４０２に進む。

次に、ステップＳ４０２において、データ管理システム１０は、検出手段１２を用いて、第２の記憶手段１７に記憶されている電子データのプロパティ情報を検出する（検出ステップ）。また、データ管理システム１０は、「検出データ」を変更手段１３に出力する。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ４０３に進む。

次いで、ステップＳ４０３において、データ管理システム１０は、変更手段１３を用いて、検出した電子データのプロパティ情報に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する（変更ステップ）。また、データ管理システム１０は、「変更データ」を記憶手段１１に出力する。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ４０４に進む。

ステップＳ４０４において、データ管理システム１０は、記憶手段１１を用いて、「変更データ」に基づいて、プロパティ情報を変更したショートカットデータを記憶する。その後、データ管理システム１０は、図中のＥＮＤに進み、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する動作を終了する。

（４．２ ショートカットデータを生成する動作）
図５を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム１０がショートカットデータを生成する動作の一例を説明する。

図５に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム１０は、先ず、ステップＳ５０１において、監視手段１４を用いて、監視（検出）動作を開始する。ここで、監視（検出）動作とは、所定のフォルダ（記憶手段１１の一のフォルダ）の配下に電子データが生成（例えば新規フォルダが作成）されたか否かを監視する動作である。開始後、データ管理システム１０は、ステップＳ５０２に進む。

次に、ステップＳ５０２において、データ管理システム１０は、監視手段１４を用いて、記憶手段１１に記憶されている所定のフォルダ内を監視する（監視ステップ）。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ５０３に進む。

次いで、ステップＳ５０３において、データ管理システム１０は、監視手段１４を用いて、所定のフォルダ内に電子データが生成（新規フォルダが作成）されたか否かを判断する（監視ステップ）。電子データが生成されたと判断した場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ５０３に進む。それ以外の場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ５０７に進む。

ステップＳ５０４において、データ管理システム１０は、検索手段１５を用いて、第２の記憶手段１７に記憶されている電子データのプロパティ情報を取得する（検索ステップ）。また、データ管理システム１０は、「検索データ」を生成手段１６に出力する。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ５０５に進む。具体的には、検索手段１５は、ステップＳ５０３で監視手段１４が検出（判断）した電子データ（例えば新規フォルダのフォルダ名）をキーワードに用いて、第２の記憶手段１７に記憶されている電子データを検索する。また、検索手段１５は、検索した電子データのプロパティ情報を取得する。

ステップＳ５０５において、データ管理システム１０は、生成手段１６を用いて、ショートカットデータを生成する（生成ステップ）。また、データ管理システム１０は、「生成データ」を記憶手段１１に出力する。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ５０６に進む。具体的には、生成手段１６は、ステップＳ５０４で検索手段１５が取得した電子データのプロパティ情報を用いて、ショートカットデータを生成する。

ステップＳ５０６において、データ管理システム１０は、記憶手段１１を用いて、ショートカットデータを記憶する（記憶ステップ）。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ５０７に進む。具体的には、記憶手段１１は、ステップＳ５０５で生成手段１６が生成したショートカットデータを所定のフォルダ（一のフォルダ）内に記憶する。

次に、ステップＳ５０７において、データ管理システム１０は、制御手段Ｃｎｔｒ等を用いて、監視（ショートカットデータの生成）動作を終了するか否かを判断する。監視動作を終了すると判断した場合には、データ管理システム１０は、図中のＥＮＤに進み、ショートカットデータを生成する動作を終了する。それ以外の場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ５０２に戻る。

（４．３ ショートカットデータを更新する動作）
図６を用いて、本実施形態に係るデータ管理システム１０がショートカットデータを更新する動作の一例を説明する。

図６に示すように、本実施形態に係るデータ管理システム１０は、先ず、ステップＳ６０１において、監視手段１４を用いて、監視（検出）動作を開始する。ここで、監視（検出）動作とは、データフォルダ（第２の記憶手段１７の他のフォルダ）に記憶されたデータが変更されたか否かを監視する動作である。開始後、データ管理システム１０は、ステップＳ６０２に進む。

次に、ステップＳ６０２において、データ管理システム１０は、監視手段１４を用いて、第２の記憶手段１７に記憶されているデータフォルダ内を監視する。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ６０３に進む。

次いで、ステップＳ６０３において、データ管理システム１０は、監視手段１４を用いて、データフォルダ内の電子データが変更されたか否かを判断する。電子データが変更されたと判断した場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ６０３に進む。それ以外の場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ６０７に進む。

ステップＳ６０４において、データ管理システム１０は、監視手段１４を用いて、ステップＳ６０３で判断した電子データの変更が電子データの削除であるか否かを判断する。電子データが削除されたと判断した場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ６０８に進む。それ以外の場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ６０５に進む。

ステップＳ６０５において、データ管理システム１０は、検出手段１２を用いて、ステップＳ６０３で判断した変更後の電子データのプロパティ情報を取得する（検出ステップ）。また、データ管理システム１０は、「検出データ」を変更手段１３に出力する。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ６０６に進む。

次に、ステップＳ６０６において、データ管理システム１０は、変更手段１３を用いて、検出した電子データのプロパティ情報に基づいて、ショートカットデータのプロパティ情報を変更する（変更ステップ）。また、データ管理システム１０は、記憶手段１１を用いて、「変換データ」に基づいて、プロパティ情報を変更したショートカットデータを記憶する（記憶ステップ）。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ６０７に進む。

ステップＳ６０７において、データ管理システム１０は、制御手段Ｃｎｔｒ等を用いて、監視（ショートカットデータの更新）動作を終了するか否かを判断する。監視動作を終了すると判断した場合には、データ管理システム１０は、図中のＥＮＤに進み、ショートカットデータを更新する動作を終了する。それ以外の場合には、データ管理システム１０は、ステップＳ６０２に戻る。

一方、ステップＳ６０８において、データ管理システム１０は、記憶手段１１を用いて、削除された電子データに関するショートカットデータを削除する。その後、データ管理システム１０は、ステップＳ６０７に進む。

以上により、本発明の実施形態に係るデータ管理システム１０によれば、他のフォルダに記憶された電子データのプロパティ情報に基づいて、一のフォルダに記憶されたショートカットデータのプロパティ情報を変更することができる。これにより、データ管理システム１０によれば、一のフォルダに記憶されたショートカットデータのプロパティ情報を用いて、他のフォルダに記憶された電子データにアクセスすることができる。

また、本実施形態に係るデータ管理システム１０によれば、検出手段１２を用いて電子データのプロパティ情報を検出し、変更手段１３を用いて検出した電子データのプロパティ情報に基づいてショートカットデータのプロパティ情報を変更することができる。また、データ管理システム１０によれば、監視手段１４を用いて電子データの生成又は電子データのプロパティ情報の変更を監視（検出）し、生成手段１６又は変更手段１３を用いてショートカットデータを生成及びショートカットデータのプロパティ情報を変更することができる。これにより、データ管理システム１０によれば、生成したショートカットデータ又はプロパティ情報を変更したショートカットデータに基づいて、検索対象の電子データを特定することができる。

更に、本実施形態に係るデータ管理システム１０によれば、所定のフォルダ（一のフォルダ）内にショートカットデータ（例えばショートカットファイル、リンク情報ファイルなど）を生成した場合に、ショートカットデータのプロパティ情報に基づいて、データフォルダ（他のフォルダ）内の検索対象の電子データを特定することができる。すなわち、データ管理システム１０によれば、例えば所定のフォルダ内に生成したショートカットファイルの生成日時と検索対象のデータの作成日時とを同一にすることができるので、ショートカットファイルの生成日時に基づいてデータを特定することができる。

（５．プログラム及び記録媒体）
本発明の実施形態に係るデータ管理方法のプログラムＰｒによれば、電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶するデータ管理方法であって、前記ショートカットデータを記憶する記憶ステップと、記憶した前記ショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出ステップと、検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更ステップとを含む、ことを特徴とするデータ管理方法を実行する。また、プログラムＰｒによれば、前記電子データのプロパティ情報は、前記データの作成日時に関する情報又は更新日時に関する情報であり、前記ショートカットデータのプロパティ情報は、該ショートカットデータに対応する電子データの前記作成日時に関する情報又は前記更新日時に関する情報である、ことを特徴とするデータ管理方法を実行してもよい。また、プログラムＰｒによれば、一のフォルダ内に新規フォルダが作成されたことを検出する監視ステップと、前記新規フォルダのフォルダ名を取得し、他のフォルダ内に記憶された電子データのうちの該フォルダ名に対応する電子データを検索する検索ステップと、前記検索ステップで検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成ステップとを更に含み、前記記憶ステップは、前記生成ステップで生成したショートカットデータを前記新規フォルダ内に記憶する、ことを特徴とするデータ管理方法を実行してもよい。更に、プログラムＰｒによれば、前記電子データはファイルであり、前記ショートカットデータはショートカットファイルである、ことを特徴とするデータ管理方法を実行してもよい。これら構成によれば、本発明の実施形態に係るデータ管理システム１０と同等の効果が得られる。

また、本発明は、上記プログラムＰｒを記録したコンピュータによって読み取り可能な記録媒体Ｍｄとしてもよい。上記プログラムＰｒを記録した記録媒体Ｍｄは、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ−ＲＯＭ）、ＣＤ−Ｒ（ＣＤ Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、テープドライブ及びその他コンピュータ読み取り可能な媒体、並びに、フラッシュメモリ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等の半導体メモリ、メモリカード、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）及びその他コンピュータ読み取り可能なものを用いることができる。

実施形態に係るデータ管理システム１０を含む実施例を用いて、本発明を説明する。

（実施例１）
実施形態に係るデータ管理システム１０を含む文書管理サーバ１０Ｆの実施例を用いて、下記に示す順序で本発明を説明する。ここで、文書管理サーバ１０Ｆとは、本実施例では、文書管理サーバ内の所定のフォルダ（カテゴリフォルダ、一のフォルダ）に記憶されたショートカットデータ（リンク情報など）及びデータフォルダ（他のフォルダ）に記憶された電子データ（ファイルなど）を管理するサーバである。なお、以後の説明において、本実施例に係る文書管理サーバ１０Ｆの構成等は実施形態に係るデータ管理システム１０の構成等と同様の部分があるため、以下の順序で異なる部分を主に説明する。

１．ハードウェア構成及び機能
２．処理フロー
３．変形例
（１．ハードウェア構成及び機能）
図７に示すように、本実施例に係る文書管理サーバ１０Ｆは、記憶手段１１であるリンク情報記憶部１１Ｆと、検出手段１２であるプロパティ情報検出部１２Ｆと、変更手段１３であるリンク情報変更部１３Ｆとを有する。また、文書管理サーバ１０Ｆは、本実施例では、監視手段１４として、ワークフローフォルダ監視部１４ＦＷ、データフォルダ監視部１４ＦＤ及び分類フォルダ監視部１４ＦＣを備える。更に、文書管理サーバ１０Ｆは、検索手段１５及び生成手段１６として、分類フォルダ処理部１５Ｆを備える。

また、文書管理サーバ１０Ｆは、本実施例では、制御手段Ｃｎｔｒとして、ネットワーク処理部ＣｎｔｒＮ、ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨ、認証処理部ＣｎｔｒＣ、画像処理部ＣｎｔｒＩ、フォーマット変換処理部ＣｎｔｒＦ、ＵＩ処理部ＣｎｔｒＵＩ、ワークフロー処理部ＣｎｔｒＷＦ、データ管理部ＣｎｔｒＤＴ、ユーザー情報管理部ＣｎｔｒＩＵ、及び、設定情報管理部ＣｎｔｒＩＳを備える。

更に、文書管理サーバ１０Ｆは、第２の記憶手段１７としてデータベースＤＢと、通信手段１８として共通フレームワークＣＦＷとを備える。

リンク情報記憶部１１Ｆは、カテゴリフォルダ（一のフォルダ）にショートカットデータを記憶するものである。また、リンク情報記憶部１１Ｆは、本実施例では、ショートカットデータとして、ショートカットファイルを記憶する。

プロパティ情報検出部１２Ｆは、文書管理サーバ１０Ｆの蓄積データのプロパティ情報を検出するものである。プロパティ情報検出部１２Ｆは、データベースＤＢ（後述）に記憶された蓄積データ（例えばファイル、フォルダ、プログラム）のプロパティ情報を検出する。

リンク情報変更部１３Ｆは、ショートカットファイル（ショートカットデータ）のプロパティ情報を変更するものである。リンク情報変更部１３Ｆは、本実施例では、プロパティ情報検出部１２Ｆが検出した電子データのプロパティ情報に基づいて、ショートカットファイルのプロパティ情報を変更する。また、リンク情報変更部１３Ｆは、プロパティ情報検出部１２Ｆが定期的に検出した検出結果を用いて、ショートカットファイルに対応する電子データが生成されたとき又は変更されたときに、ショートカットファイルのプロパティ情報を変更することができる。

ワークフローフォルダ監視部１４ＦＷは、文書管理サーバ１０Ｆの共有フォルダを監視するものである。ワークフローフォルダ監視部１４ＦＷは、ユーザーが共有フォルダにドキュメントデータ又は画像データなどを保存したときに、ファイルまたはフォルダが保存（作成含む）されたことを検知する。また、ワークフローフォルダ監視部１４ＦＷは、データ管理部ＣｎｔｒＤＴ（後述）とワークフロー処理部ＣｎｔｒＷＦに通知する。

データフォルダ監視部１４ＦＤは、文書管理サーバ１０Ｆのデータフォルダを監視するものである。ここで、データフォルダとは、本実施例では、ユーザーごとに用意されたファイルを保管するためのフォルダである。データフォルダ監視部１４ＦＤは、ユーザーがデータフォルダに保存したファイルを文字情報として読み取る。これにより、文書管理サーバ１０Ｆは、データフォルダ内に記憶したデータを全文検索可能な状態とする。

分類フォルダ監視部１４ＦＣは、文書管理サーバ１０Ｆのカテゴリフォルダを監視する。ここで、カテゴリフォルダとは、本実施例では、ユーザーごとに用意されたファイルを整理するためのフォルダである。

分類フォルダ処理部１５Ｆは、ユーザーがカテゴリフォルダ内に作成したフォルダ名に基づいて、関連するファイルを検索する。また、分類フォルダ処理部１５Ｆは、フォルダ内に該当するファイルのショートカットファイルを作成する。

具体的には、分類フォルダ処理部１５Ｆは、ユーザーがカテゴリフォルダ内に作成したフォルダの名前をキーワードとして、データベースＤＢ内のファイルを検索する。次に、分類フォルダ処理部１５Ｆは、検索した検索結果に基づいて、ユーザーが作成したフォルダ内にショートカットファイルを作成する。次いで、分類フォルダ処理部１５Ｆは、ショートカットファイルを作成する際、検索したファイルの作成日時又は更新日時を取得して、作成日時又は更新日時の情報をショートカットファイルに反映する。

ネットワーク処理部ＣｎｔｒＮは、ネットワークに接続された複合機、クライアントＰＣ及び／又は携帯端末からのネットワークアクセスを制御するものである。ネットワーク処理部ＣｎｔｒＮは、受け取った要求を要求元毎にシリアライズした後に、共通フレームワーＣＦＷ（後述）を介して、ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨ（後述）に通知する。

ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨは、複合機等からの要求を解析し、要求に応じた処理を実施するため、各処理部へ振り分けを行うものである。ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨは、例えば画像処理が必要な場合には、画像処理部ＣｎｔｒＩにデータを送信する。また、ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨは、例えばフォーマット変換処理部ＣｎｔｒＦなどを介して、ユーザーの要求する出力結果を得る。

認証処理部ＣｎｔｒＣは、ユーザー認証が必要な場合に、ユーザー情報管理部ＣｎｔｒＩＵ（後述）を介して、ユーザー情報の認証を行うものである。認証処理部ＣｎｔｒＣは、例えばユーザー情報を文書管理サーバ１０Ｆ内のデータ保存領域（記憶領域）にある情報と、ネットワークを介した認証サーバなどを使用する情報とに分ける。認証処理部ＣｎｔｒＣは、文書管理サーバ１０Ｆ内にユーザー情報がある場合には、設定情報管理部ＣｎｔｒＩＳ（後述）を介して、アカウント情報にアクセスする。

画像処理部ＣｎｔｒＩは、ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨからの要求に基づいて、必要な画像処理を実施するものである。画像処理部ＣｎｔｒＩは、本実施例では、ＯＣＲなどの文字読取機能を更に有してもよい。また、画像処理部ＣｎｔｒＩは、必要な処理が完了した後に、ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨに処理結果を通知する。

フォーマット変換処理部ＣｎｔｒＦは、ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨからの要求に基づいて、データを他のフォーマットに変換するものである。ホスト要求処理部ＣｎｔｒＨは、例えばＭＳ Ｏｆｆｉｃｅ（登録商標）、ＰＤＦ若しくはＸＰＳ（登録商標）などのドキュメント、又は、ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ若しくはＰＮＧなどの様々な画像フォーマットに対応することができる。

ＵＩ処理部ＣｎｔｒＵＩは、ＷＥＢブラウザを表示した際に、ユーザーに対してインターフェースを構築するものである。ＵＩ処理部ＣｎｔｒＵＩは、ネットワークを介してクライアントＰＣや端末装置からアクセスされた際に、ユーザーに応じたインターフェースを構築する。また、ＵＩ処理部ＣｎｔｒＵＩは、認証処理部ＣｎｔｒＣ及びユーザー情報管理部ＣｎｔｒＩＵと情報の入出力を行う。

ワークフロー処理部ＣｎｔｒＷＦは、ユーザーが予め設定しておいた処理内容に基づき、データフォルダ監視部１４ＦＤから通知のあったデータに対して処理を実行するものである。ワークフロー処理部ＣｎｔｒＷＦは、例えば共有フォルダ内のフォルダに特定のワークフロー処理が設定されていた場合に、ユーザーがフォルダにファイルを保存すると、設定している特定のワークフロー処理を自動で実行する。ワークフロー処理部ＣｎｔｒＷＦは、ワークフロー処理として、例えばファイル形式変換、ファイル送信、メール送信、ＦＡＸ送信などの単独の機能、又は、これらの機能の組み合わせを実行する。

データ管理部ＣｎｔｒＤＴは、保存されたデータの管理を行うものである。データ管理部ＣｎｔｒＤＴは、全ての蓄積データにユニークなドキュメントＩＤを割り振って、管理する。なお、蓄積データは、ドキュメントＩＤに基づいて、アクセスされる。

ユーザー情報管理部ＣｎｔｒＩＵは、保存しているユーザー情報を管理するものである。文書管理サーバ１０Ｆは、認証が必要な場合に、ユーザー情報管理部ＣｎｔｒＩＵのユーザー情報又は外部認証サーバのユーザー情報を使用する。

設定情報管理部ＣｎｔｒＩＳは、データベースＤＢを用いて、アカウント情報、システム情報、ユーザーに紐付けされたユーザー設定、ワークフロー設定などを管理する。

（２．処理フロー）
図８を用いて、本実施例に係る文書管理サーバ１０Ｆがショートカットファイル（ショートカットデータ）を管理（生成、変更、更新）する動作の一例を説明する。

図８（ａ）に示すように、文書管理サーバ１０Ｆは、先ず、データフォルダ及びカテゴリフォルダ（図中では、「dataフォルダ」及び「categoryフォルダ」）を有する。ここで、データフォルダは、検索対象及び整理対象となるデータ（日常的に生成されるデータ、使用されるデータ）を格納している。カテゴリフォルダは、データフォルダのデータを検索及び整理するためのフォルダである。

次に、図８（ｂ）に示すように、ユーザーがデータを検索又は整理する際に、ユーザーがカテゴリフォルダの配下にフォルダ（新規フォルダ）を作成する。このとき、デフォルトのフォルダ名（図では"新しいフォルダ"）がＯＳ（ Operating System ）によって付与される。

次いで、図８（ｃ）に示すように、ユーザーが、作成したフォルダのフォルダ名を検索対象のデータを含むキーワードに変更する。ユーザーは、例えば、"会議"という言葉を含むデータを検索する場合に、作成したフォルダのフォルダ名を"会議"に変更する。これにより、文書管理サーバ１０Ｆは、データフォルダから"会議"というキーワードを含むデータを検索する。また、文書管理サーバ１０Ｆは、"会議"というフォルダ名が付与された会議フォルダ（新規フォルダ）に、検索したデータに関するリンク情報を生成する。文書管理サーバ１０Ｆは、例えば、データフォルダに「全体会議.doc」「定例会議.doc」というデータがある場合に、その２つのデータへのショートカットファイルとして、「全体会議.docへのリンク」「定例会議.docへのリンク」を会議フォルダ（カテゴリフォルダ）内に作成する。

なお、以後の説明において、データがファイル単位で管理されている一例として、検索対象のデータをデータファイルとする。ここで、データファイルは、テキストファイルの他、各種のアプリケーションソフトが作成するもの（*.doc、*.xls、*.ppt、*.pdf、*.html）、画像データ（*.jpeg、*.ttf、*.bmp）、動画データ（*.avi、*.mpg、*.mov）、音声データ（*.mp3、*.wav、*.wma）等を含む。この他、どのようなアプリケーションが作成したデータファイルでも、ファイルの形態になっている限り検索対象となりうる。また、*.exeや*.dllのような実行ファイルもデータファイルの一態様とする。

本実施例に係る文書管理サーバ１０Ｆがショートカットファイル（ショートカットデータ）を管理（生成、変更、更新）する動作のフローチャートに一例を図９に示す。

図９に示すように、本実施例に係る文書管理サーバ１０Ｆは、先ず、ステップＳ９０１において、監視動作を開始する。開始後、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０２に進む。

次に、ステップＳ９０２において、文書管理サーバ１０Ｆは、分類フォルダ監視部１４ＦＣを用いて、カテゴリフォルダ内を定期的に監視する。開始後、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０３に進む。

次いで、ステップＳ９０３において、文書管理サーバ１０Ｆは、分類フォルダ監視部１４ＦＣを用いて、カテゴリフォルダ内のフォルダ情報が変更されたか否かを判断する。フォルダ情報が変更されたと判断した場合には、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０４に進む。それ以外の場合には、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０８に進む。ここで、分類フォルダ監視部１４ＦＣは、例えばカテゴリフォルダ内に新規フォルダが作成されたことを検出する。また、分類フォルダ監視部１４ＦＣは、前回検出時のフォルダ情報と今回検出時のフォルダ情報とを比較することによって、フォルダ情報が変更されたか否かを検出することができる。

ステップＳ９０４において、文書管理サーバ１０Ｆは、プロパティ情報検出部１２Ｆを用いて、カテゴリフォルダ内に新規に作成されたフォルダ名を取得する。取得後、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０５に進む。

ステップＳ９０５において、文書管理サーバ１０Ｆは、プロパティ情報検出部１２Ｆを用いて取得したフォルダ名に基づいて、データフォルダ内のデータファイル（データ）を検索する。検索後、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０６に進む。

ステップＳ９０６において、文書管理サーバ１０Ｆは、分類フォルダ処理部１５Ｆを用いて、検索したデータファイルに関するショートカットファイルを生成する。生成後、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０７に進む。

ステップＳ９０７において、文書管理サーバ１０Ｆは、リンク情報変更部１３Ｆ及びリンク情報記憶部１１Ｆを用いて、生成したショートカットファイルの生成日時を検索したデータファイルの作成日時に変換する。変換後、文書管理サーバ１０Ｆは、ステップＳ９０８に進む。

ステップＳ９０８において、文書管理サーバ１０Ｆは、監視（ショートカットデータの更新）動作を終了するか否かを判断する。監視動作を終了すると判断した場合には、文書管理サーバ１０Ｆは、図中のＥＮＤに進み、動作を終了する。それ以外の場合には、文書管理サーバ１０Ｆ、ステップＳ９０２に戻る。

以上より、本発明の実施例１に係る文書管理サーバ１０Ｆによれば、実施形態に係るデータ管理システム１０と同様の効果を得ることができる。

（３．変形例）
図１１を用いて、変形例として、実施例１の文書管理サーバ１０Ｆにおいて、さらに階層構造でデータファイルを検索及び整理する動作を説明する。なお、以下の説明において、ユーザーは、「Suzuki/categoryフォルダ」の配下に「会議フォルダ」を既に作成しているものとする。

本変形例において、ユーザーは、「会議」というキーで検索したデータファイル（へのリンク）をさらに絞り込みたい場合がある。データファイルの数が多い場合は、このような要望が多くなる。このような場合に、文書管理サーバ１０Ｆは、一のフォルダ（リンク情報保管用のフォルダ）の配下に新たに作成されたサブフォルダ（リンク情報保管用のフォルダ）のフォルダ名を用いて、検索結果を更に絞り込むことができる。

具体的には、図１１（ａ）に示すように、文書管理サーバ１０Ｆは、先ず、「会議フォルダ」内に「AllUsers/data/全体会議.doc」、「AllUsers/data/定例会議.doc」及び「Suzuki/data/会議資料.ppt」のショートカットファイル（ショートカットデータ）を記憶している。

次に、文書管理サーバ１０Ｆは、ユーザーによって「Suzuki/category/会議フォルダ」の配下に「資料フォルダ」を作成される。このとき、文書管理サーバ１０Ｆは、プロパティ情報検出部１２Ｆを用いて、「会議フォルダ」内のショートカットファイルについて、フォルダ名「資料」をキーワードに検索する。次いで、文書管理サーバ１０Ｆは、図１１（ｂ）に示すように、ヒットした「会議資料.ppt」へのショートカットファイルをサブフォルダ内に生成する。

以上により、本変形例に係る文書管理サーバ１０Ｆは、「会議」による検索結果を「資料」で絞り込むことができる。また、文書管理サーバ１０Ｆは、上位のフォルダ内に記憶されたショートカットファイルのみを検索対象とすることによって、検索する時間を短縮することができる。

（実施例２）
実施例１に係る文書管理サーバ１０Ｆを含む情報システム２００の実施例を用いて、下記に示す順序で本発明を説明する。ここで、情報システム２００とは、本実施例では、一の装置（例えばサーバ）に予め記憶されたデータを他の装置（例えば情報端末）を用いて閲覧するシステムである。なお、本実施例に係る情報システム２００の構成等は実施例１に係る文書管理サーバ１０Ｆの構成等を含むため、以下の順序で異なる部分を主に説明する。

１．システム構成
２．機能
（１．システム構成）
図１２に示すように、情報システム２００は、本実施例では、情報端末２１０として、タブレット端末（若しくはスマートフォン又はその他スマートデバイス）２１０ＳＰ及びパーソナルコンピュータ２１０ＰＣを備える。また、情報システム２００は、通信装置２２０として、有線通信及び／又は無線通信を含むネットワークＮＷを備える。更に、情報システム２００は、文書管理サーバ１０Ｆ（データ管理システム１０）として、サーバ１００ＳＶ１、１００ＳＶ２を備える。

ここで、スマートデバイスとは、ＰＣと同等の性能を有する高機能携帯端末である。スマートデバイスは、ネットワークを介してデータを送受信することができる。また、スマートデバイスはタッチパネルを有し、ユーザーからの直感的な入力操作を受け付けることもできる。

また、ネットワークＮＷとは、例えば社内のネットワークであるイントラネット等のクローズドなネットワーク、又は、クローズドなネットワークと外部のネットワーク（例えばインターネット等）とを接続したネットワークである。

更に、サーバ１００ＳＶ１、１００ＳＶ２とは、コンピュータの一形態である。サーバ１００ＳＶ１等は、内部のバスで相互に接続されているＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ネットワークカード、入力装置及びＨＤＤなどを備える。

本実施例に係るサーバ１００ＳＶ１、１００ＳＶ２（文書管理サーバ１０Ｆ）は、汎用ＯＳを採用することができる。また、サーバ１００ＳＶ１等は、内部に専用ソフトウェアを搭載することによって、情報端末２１０からの汎用プロトコルによる要求（ＳＭＢやＨＴＴＰリクエストなど）を受付けることができる。更に、サーバ１００ＳＶ１等は、ネットワークを介して、様々な入出力装置と接続できる。

ここで、サーバ１００ＳＶ１等は、受付けた要求を処理し、ネットワークを介して結果を出力する。ユーザーが情報端末２１０からサーバ１００ＳＶ１等のカテゴリフォルダ内に検索したいキーワードを入力したフォルダを作成した場合に、サーバ１００ＳＶ１等は、内部のプログラムを用いてデータを検出し、ユーザーが作成したカテゴリフォルダに関連するファイルへのショートカットファイル（ショートカットデータ）を作成する。

本実施例に係る情報端末２１０は、サーバ１００ＳＶ１等に記憶されているデータ（ファイルデータなど）を閲覧する表示手段２１１を更に備える。情報端末２１０は、ブラウザ機能のある携帯電話、ＰＤＡ（ Personal digital Assistant ）、タブレット、ノートＰＣ、ラップトップＰＣなどの可搬型の情報処理装置である。すなわち、情報端末２１０は、ブラウザ経由でＳＭＢやＨＴＴＰリクエストなどの汎用プロトコルを用いて、サーバ１００ＳＶ１等に要求を出力する。また、情報端末２１０は、本実施例では、ファイルシステムをサポートしている。これにより、情報端末２１０は、サーバ１００ＳＶ１等に対して、ＳＭＢアクセスすることができる場合に、情報端末２１０内に保存されたファイルをサーバ１００ＳＶ１等のネットワーク共有フォルダにコピーすることができる。また、情報端末２１０は、サーバ１００ＳＶ１等にワークフロー処理の要求を出力することができる。

なお、情報端末２１０は、例えばiOS、Android（登録商標）、Windows（登録商標）などのＯＳを搭載することができる。また、情報端末２１０は、無線ＬＡＮ、ＷｉＭＡＸ、ＬＴＥ（ Long Term Evolution ）、ＨＳＤＰＡ、ＣＤＭＡ、ＧＳＭ（登録商標）、などの各種の規格に従った無線通信装置を用いて、アクセスポイントや基地局を介して、サーバ１００ＳＶ１等（文書管理サーバ１０Ｆ）と通信してもよい。

本実施例に係る通信装置２２０は、所定のフォルダ内に記憶されたデータを情報端末２１０に出力する。通信装置２２０は、例えばＴＣＰ／ＩＰを用いることができる。また、通信装置２２０は、例えばＦＴＰ、ＳＭＢ、ＨＴＴＰ、ＨＴＴＰＳ又はそれらを拡張したＷｅｂ ＤＡＶ（ Web-based Distributed Authoring and Versioning ）若しくはＷｅｂ ＡＰＩ（ Web-based application programming interface ）等を用いてもよい。

なお、情報システム２００は、拡張装置として、ＭＦＰ（ Multifunction Peripheral ）を更に備えてもよい。ここで、ＭＦＰとは、画像処理に係る機能として、複写機としてだけでなく、ファクシミリ機能、プリンタ機能、スキャナ機能等の機能を有する装置である。また、ＭＦＰは、上記の情報端末２１０と同様に、内部に搭載するブラウザソフトを介してサーバ１００ＳＶ１等にアクセスすることによって、ＨＴＴＰリクエストなどの汎用プロトコルを用いてサーバ１００ＳＶ１等に要求を出力することができる。更に、ＭＦＰは、ファイルシステムをサポートしている場合に、上記の情報端末２１０と同様に、ＭＦＰ内に保存されたファイルをサーバ１００ＳＶ１等のネットワーク共有フォルダにコピーすることができる。

（２．機能）
図１３を用いて、本実施例に係る情報システム２００の機能の一例を説明する。

図１３に示すように、情報システム２００（図１２）は、本実施例では、情報端末２１０を用いて入力された「動作指示」を、ＷｅｂＡＰＩ等を介して、Ｗｅｂ制御部ＣｎｔｒＷ（制御手段Ｃｎｔｒ）に出力する（Ｂ１３０１）。情報システム２００は、ＷｅｂＡＰＩ等を用いて、例えばタブレット端末又はスマートフォンからのファイル若しくはフォルダの一覧の表示要求を受信する、又は、ファイル検索の要求を受け付けることができる。ここで、ファイル検索の要求とは、本実施例では、ユーザーが情報端末２１０を用いてカテゴリフォルダの配下にフォルダを作成することである。

Ｗｅｂ制御部ＣｎｔｒＷは、入力された「動作指示」に基づいて、情報システム２００の動作を制御する（Ｂ１３０２）。具体的には、Ｗｅｂ制御部ＣｎｔｒＷは、「動作指示」が「ファイル検索の要求に関する指示」である場合に、「検出指示」をフォルダ監視部１４Ｗ（監視手段１４）に出力する。また、Ｗｅｂ制御部１０Ｗは、「動作指示」が「ファイル検索の要求に関する指示」である場合に、「生成指示」及び「検索指示（不図示）」をショートカット生成部１６Ｗ（生成手段１６）及びファイル検索部１５Ｗ（検索手段１５）に出力する。

フォルダ監視部１４Ｗは、入力された「監視指示」に基づいて、カテゴリフォルダ内に作成されたフォルダのフォルダ名を取得する（Ｂ１３０３）。また、フォルダ監視部１４Ｗは、取得したフォルダ名（監視データ）をファイル検索部１５Ｗに出力する（Ｂ１３０３）。

ファイル検索部１５Ｗは、取得したフォルダ名（監視データ）を用いて、データフォルダ（第２の記憶手段１７の他のフォルダ）内に記憶されたファイルを検索部１５Ｗに出力する（Ｂ１３０４）。また、ファイル検索部１５Ｗは、検索したファイルに関するプロパティ情報（検索データ）をショートカット生成部１６Ｗに出力する（Ｂ１３０４）。ここで、ファイル検索部１５Ｗは、外部装置２００ＥのデータベースＤＢ又はサーバＳＶに記憶されたファイルを検索してもよい。

ショートカット生成部１６Ｗは、検索したプロパティ情報を用いて、ショートカットファイル（ショートカットデータ）を生成する（Ｂ１３０５）。また、ショートカット生成部１６Ｗは、生成したショートカットファイル（生成データ）を共有フォルダＦｌｄ（記憶手段１１）に出力する（Ｂ１３０５）。ここで、ショートカット生成部１６Ｗは、生成したショートカットファイルの生成日時を検索したファイルの作成日時に変更する。

共有フォルダＦｌｄ（記憶手段１１）は、生成したショートカットファイル（生成データ）を所定のフォルダ（一のフォルダ）に記憶する（Ｂ１３０６）。このとき、情報システム２００（Ｗｅｂ制御部ＣｎｔｒＷ）は、ＷｅｂＡＰＩ等を用いて、共有フォルダＦｌｄのフォルダ情報を情報端末２１０に出力することができる。

以上により、本実施例に係る情報システム２００は、他のフォルダ（第２の記憶手段１７）に記憶されたデータのプロパティ情報に基づいて、一のフォルダ（記憶手段１１）に記憶されたショートカットファイル（ショートカットデータ）の生成日時（プロパティ情報）を変更することができる。これにより、情報システム２００によれば、一のフォルダ内に生成したショートカットファイルの生成日時と検索対象のファイルの作成日時とを同一にすることができるので、ショートカットファイルの生成日時に基づいてファイルを特定（検索）することができる。

また、本実施例に係る情報システム２００によれば、実施例１に係る文書管理サーバシステム１０Ｆと同様の効果を得ることができる。

（情報システムの制御方法のプログラム、及び、そのプログラムを記録した記録媒体）
本発明の実施例２に係る情報システムの制御方法のプログラムＰｒによれば、電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶するデータ管理方法であって、前記ショートカットデータを記憶する記憶ステップと、記憶した前記ショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出ステップと、検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更ステップとを含む、ことを特徴とするデータ管理方法情報システムの制御方法において、情報端末を用いて、一のフォルダ内に記憶されたショートカットデータを閲覧する閲覧ステップと、他のフォルダ内に記憶された電子データを前記情報端末に出力する出力ステップとを更に含み、前記出力ステップは、前記変更ステップで変更したショートカットデータのプロパティ情報を前記情報端末に出力する、ことを特徴とする情報システムの制御方法を実行する。この構成によれば、本発明の実施例１に係る文書管理サーバシステム１０Ｆと同等の効果が得られる。

また、本発明は、上記プログラムＰｒを記録したコンピュータによって読み取り可能な記録媒体Ｍｄとしてもよい。

以上により、本発明の好ましい実施形態及び実施例について説明したが、本発明は、上述した実施形態及び実施例に制限されるものではない。また、本発明は、添付の特許請求の範囲に照らし、種々に変形又は変更することが可能である。

１０ ： データ管理システム
１０Ｆ： 文書管理サーバ
１１ ： 記憶手段（一のフォルダ）
１２ ： 検出手段
１３ ： 変更手段
１４ ： 監視手段
１５ ： 検索手段
１６ ： 生成手段
１７ ： 第２の記憶手段（他のフォルダ）
１８ ： 通信手段
２００ ： 情報システム
２１０ ： 情報端末
２１１ ： 表示手段（ブラウザ）
２２０ ： 通信装置（ネットワーク）
Ｐｒ ： プログラム
Ｍｄ ： 記録媒体
Ｃｎｔｒ：制御手段

特開２００６−４８５２１

Claims (12)

1. 電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶する記憶手段を有するデータ管理システムであって、
   前記電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出手段と、
   前記検出手段で検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更手段と、
   新規フォルダの作成及び該新規フォルダのフォルダ名の入力を受け付ける受付手段と、
   前記新規フォルダが作成されたことを検出する監視手段と、
   前記新規フォルダのフォルダ名を取得し、他のフォルダ内に記憶された電子データのうちの該フォルダ名に対応する電子データを検索する検索手段と、
   前記検索手段が検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成手段と
   を有し、
   前記記憶手段は、生成したショートカットデータを前記新規フォルダ内に記憶する、
   ことを特徴とするデータ管理システム。
2. 前記電子データのプロパティ情報は、該電子データの作成日時に関する情報又は更新日時に関する情報であり、
   前記ショートカットデータのプロパティ情報は、該ショートカットデータに対応する電子データの前記作成日時に関する情報又は前記更新日時に関する情報である、
   ことを特徴とする、請求項１に記載のデータ管理システム。
3. 前記監視手段は、前記新規フォルダの配下に第２の新規フォルダが作成されたことを更に検出し、
   前記検索手段は、前記第２の新規フォルダのフォルダ名を取得して、該第２の新規フォルダのフォルダ名に対応する電子データを検索し、
   前記生成手段は、検索した前記第２の新規フォルダのフォルダ名に対応する電子データに関するショートカットデータを生成し、
   前記記憶手段は、生成した該ショートカットデータを該第２の新規フォルダ内に記憶する、
   ことを特徴とする、請求項１又は請求項２に記載のデータ管理システム。
4. 前記電子データはファイルであり、
   前記ショートカットデータはショートカットファイルである、
   ことを特徴とする、請求項１乃至請求項３のいずれか一項に記載のデータ管理システム。
5. フォルダを記憶する第２の記憶手段を備えるデータ管理サーバを有し、
   前記データ管理サーバは、前記検出手段が出力した検出要求を受信し、該検出要求に基づいて検出した検出結果を該検出手段に送信する、
   ことを特徴とする、請求項１乃至請求項４のいずれか一項に記載のデータ管理システム。
6. 請求項１乃至請求項５のいずれか一項に記載のデータ管理システムを含む情報システムであって、
   一のフォルダ内に記憶された前記ショートカットデータを閲覧できる情報端末と、他のフォルダ内に記憶された電子データを前記情報端末に入力する通信装置とを更に含む、
   ことを特徴とする情報システム。
7. 電子データと、該電子データにリンクするショートカットデータとを記憶するデータ管理方法であって、
   前記ショートカットデータを記憶する記憶ステップと、
   記憶した前記ショートカットデータに対応する電子データのプロパティ情報の変更を検出する検出ステップと、
   検出した前記電子データのプロパティ情報の変更に基づいて、前記ショートカットデータのプロパティ情報を前記電子データのプロパティ情報に変更する変更ステップと、
   新規フォルダの作成及び該新規フォルダのフォルダ名の入力を受け付ける受付ステップと、
   前記新規フォルダが作成されたことを検出する監視ステップと、
   前記新規フォルダのフォルダ名を取得し、他のフォルダ内に記憶された電子データのうちの該フォルダ名に対応する電子データを検索する検索ステップと、
   前記検索ステップで検索した電子データに関するショートカットデータを生成する生成ステップと
   を含み、
   前記記憶ステップは、前記生成ステップで生成したショートカットデータを前記新規フォルダ内に記憶する、
   ことを特徴とするデータ管理方法。
8. 前記電子データのプロパティ情報は、前記電子データの作成日時に関する情報又は更新日時に関する情報であり、
   前記ショートカットデータのプロパティ情報は、該ショートカットデータに対応する電子データの前記作成日時に関する情報又は前記更新日時に関する情報である、
   ことを特徴とする、請求項７に記載のデータ管理方法。
9. 前記電子データはファイルであり、
   前記ショートカットデータはショートカットファイルである、
   ことを特徴とする、請求項７又は請求項８に記載のデータ管理方法。
10. 請求項７乃至請求項９のいずれか一項に記載のデータ管理方法を含む情報システムの制御方法であって、
    情報端末を用いて、一のフォルダ内に記憶されたショートカットデータを閲覧する閲覧ステップと、
    他のフォルダ内に記憶された電子データを前記情報端末に出力する出力ステップと
    を更に含み、
    前記出力ステップは、前記変更ステップで変更したショートカットデータのプロパティ情報を前記情報端末に出力する、
    ことを特徴とする情報システムの制御方法。
11. 請求項７乃至請求項９のいずれか一項に記載のデータ管理方法、又は、請求項１０に記載の情報システムの制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
12. 請求項１１に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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