JP5581660B2 - 文書管理システム、文書管理装置、インタフェース装置及び文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理装置、インタフェース装置及び文書管理方法に関し、特に、不要な文書情報の削除による記憶領域の有効利用に関する。

近年、情報の電子化が推進される傾向にあり、電子化された情報の出力に用いられるプリンタやファクシミリ及び書類の電子化に用いるスキャナ等の画像処理装置は欠かせない機器となっている。このような画像処理装置は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能なＭＦＰ（ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：複合機）として構成されることが多い。

また、このように電子化された文書を文書管理サーバに蓄積して共有するシステムが知られている（例えば、特許文献１参照）。特許文献１においては、文書情報を蓄積して共有するシステムにおいて、蓄積される文書情報の情報量の削減のため、文書情報に対するアクセスログに基づき、アクセスされていない文書情報をデータアーカイブ対象ファイルとして出力している。

特許文献１に開示された技術においては、アーカイブ対象ファイルを判断するための要員としてアクセスログのみを対象としているが、必要か否かを判断するための条件としては、アクセスログ以外にも各種考えられ得る。しかしながら、必要か否かを判断するための条件は、文書情報の種類やシステムの利用目的によって異なり、予め定められた条件として、上記条件を設定することは困難である。

また、必要か否かの条件を設定して文書情報の要否を判断したとしても、判断が困難な条件について判断を行った場合、その判断結果が的確か否かについての信頼性が担保されるわけではない。記憶領域の効率的な利用のためには、不要である情報は削除することが好ましいが、上述したように信頼性が担保されない場合は、ユーザの確認を経ずに削除することは好ましくなく、削除候補としてユーザに提示した上で、ユーザによる明示の指示に基づいて情報を削除することが好ましい。

ユーザによる明示の指示に基づいて情報を削除する場合、次に問題となるのは、削除候補をユーザに提示するタイミングである。例えば、電子メールによってユーザに通知する方法が用いられているが、提示に対するユーザの応答を考慮すると、ユーザがシステムにログインした状態において提示することが好ましい。

ユーザがシステムにログインした状態において上記削除候補の提示を行う態様としては、ユーザがログインした際に提示を行うことが考えられる。しかしながら、ユーザがシステムにログインする度に、蓄積文書に対して上記設定された条件を適用して削除候補を抽出し、リスト化してユーザに提示すると、ログイン時における処理量が増大し、ログイン時の応答時間の増大等、システムのパフォーマンスの低下となる。

尚、このような記憶容量の削減に関する方法は、例えば、課金額が情報量に応じて決定されるようなサービスにおいて特に有効である。即ち、サービス提供者が記憶領域の拡張を回避してシステムの運用に要するコストを低減するメリットに加えて、サービス利用者が情報量の低減に留意し、サービス利用に要するコストを低減するメリットがある。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、電子化された文書を蓄積するシステムにおいて、不要な情報の削除をユーザに促し、情報量を削減することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、１台以上の情報処理装置で構成され、ネットワークを介して外部機器と通信可能に接続する文書管理システムであって、前記文書管理システムは、文書データおよび第１のユーザ識別情報を関連付けて記憶する第１の記憶手段と、前記文書データから所定の第１の条件に該当する第１の文書データが、前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶する第２の記憶手段と、前記外部機器から第２のユーザ識別情報を受信する受信手段と、前記第２のユーザ識別情報を前記第２の記憶手段から検索する第１の検索手段と、前記第１の検索手段により前記第２のユーザ識別情報が検索された場合に、検索された前記第２のユーザ識別情報と関連付く第１の文書データに基づいたリストを前記外部機器に送信するリスト送信手段と、を備え、前記第２の記憶手段は、前記第１の記憶手段において前記文書データが追加、変更若しくは削除された場合に、それらの処理についての操作を行ったユーザの識別情報を前記第１のユーザ識別情報として前記第１の文書データを記憶することを特徴とする。

また、本発明の他の態様は、１台以上の情報処理装置で構成され、ネットワークを介して外部機器と通信可能に接続する文書管理方法であって、文書データおよび第１のユーザ識別情報を関連付けて記憶媒体に記憶し、前記文書データから所定の第１の条件に該当する第１の文書データが、前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶媒体に記憶し、前記外部機器から第２のユーザ識別情報を受信し、前記第２のユーザ識別情報を、前記第１の条件に該当する第１の文書データに関連付けられた前記第１のユーザ識別情報から検索し、前記第２のユーザ識別情報が検索された場合に、検索された前記第２のユーザ識別情報と関連付く第１の文書データに基づいたリストを前記外部機器に送信し、前記記憶媒体において前記文書データが追加、変更若しくは削除された場合に、それらの処理についての操作を行ったユーザの識別情報を前記第１のユーザ識別情報として、前記第１の条件に該当する前記第１の文書データが前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶媒体に記憶することを特徴とする。

また、本発明の更に他の態様は、１台以上の情報処理装置で構成され、ネットワークを介して外部機器と通信可能に接続する文書管理装置あって、文書データおよび第１のユーザ識別情報を関連付けて記憶する第１の記憶手段と、前記文書データから所定の第１の条件に該当する第１の文書データが、前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶する第２の記憶手段と、前記外部機器から第２のユーザ識別情報を受信する受信手段と、前記第２のユーザ識別情報を前記第２の記憶手段から検索する第１の検索手段と、前記第１の検索手段により前記第２のユーザ識別情報が検索された場合に、検索された前記第２のユーザ識別情報と関連付く第１の文書データに基づいたリストを前記外部機器に送信するリスト送信手段とを備え、前記第２の記憶手段は、前記第１の記憶手段において前記文書データが追加、変更若しくは削除された場合に、それらの処理についての操作を行ったユーザの識別情報を前記第１のユーザ識別情報として前記第１の文書データを記憶することを特徴とする。

本発明によれば、電子化された文書を蓄積するシステムにおいて、不要な情報の削除をユーザに促し、情報量を削減することができる。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの運用形態を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムに含まれる各機器のハードウェア構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るＷｅｂサーバの機能構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るＤＢサーバに記憶されている情報を示す図である。 本発明の実施形態に係るインデックスサーバに記憶されている情報を示す図である。 本発明の実施形態に係るユーザ情報サーバに記憶されている情報を示す図である。 本発明の実施形態に係る管理サーバに記憶されている情報を示す図である。 本発明の実施形態に係る管理サーバの情報検索部が保持している情報を示す図である。 本発明の実施形態に係るリスト処理が生成する削除候補リストの例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムにおけるログイン処理の動作を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る管理サーバによる削除候補リストの生成動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るフィルタリング条件の例を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、文書管理システムの例として、インターネット等の公衆回線網を介して提供される文書管理システムを例として説明する。

図１は、本実施の形態に係る文書管理システムの運用形態の例を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システムは、画像形成装置１、クライアント端末２が接続されたサービス利用者のネットワークと、Ｗｅｂサーバ３、ファイルサーバ４、ＤＢ（Ｄａｔａ Ｂａｓｅ）サーバ５、インデックスサーバ６、ユーザ情報サーバ７及び管理サーバ８が接続されたサービス提供者のネットワークとが、インターネットや電話回線等の公衆回線９を介して接続されている。サービス利用者のネットワーク及びサービス提供者のネットワークは、ルータ等のネットワーク機器を介して公衆回線４に接続されている。

画像形成装置１は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能な複合機である。また、画像形成装置１は、ユーザが本実施形態に係る文書管理システムを利用する際のユーザインタフェースとしても機能する。クライアント端末２は、ユーザが操作する情報処理端末であり、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理装置によって実現される。クライアント端末２も、上述した画像形成装置１と同様に、ユーザが文書管理システムを利用する際のユーザインタフェースとして機能する。

サービス提供者側のネットワークに接続されている各サーバは、連動して本実施形態に係る文書管理システムのサービスを提供する。各機器の詳細については、後述する。図１に示されている各機器は、何れもＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等の情報処理装置に含まれる一般的なハードウェアによって構成される。図２に、本実施形態に係る文書管理システムを構成する各機器のハードウェア構成を示す。

図２に示すように、本実施形態に係る文書管理システムを構成する各機器（以降、情報処理端末とする）は、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る情報処理端末は、ＣＰＵ１０、ＲＡＭ２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。

ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理端末全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。

Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、ユーザが情報処理端末の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、ユーザが情報処理端末に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、サービス提供者側のネットワークに接続されている機器は、サーバとして運用されるため、ＬＣＤ６０及び操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。また、画像形成装置１については、図２に示すハードウェア構成の他、画像形成や画像読み取りを実行するためのエンジンが含まれる。

このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る文書管理システムを構成する各機器の機能を実現する機能ブロックが構成される。

次に、サービス提供者側のネットワークに接続されている各サーバについて説明する。図３は、Ｗｅｂサーバ３の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、Ｗｅｂサーバ３は、ＵＩ提供部３０１及び命令変換部３０２を含むコントローラ部と、ネットワークＩ／Ｆ３１０とを含む。コントローラ部は、上述したように、ＲＡＭ２０に読み出されたプログラムがＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより構成される。他方、ネットワークＩ／Ｆ３１０は、Ｉ／Ｆ５０によって構成される。

ＵＩ提供部３０１は、ユーザが画像形成装置１やクライアント端末２を介して本実施形態に係る文書管理システムを利用する際のユーザインタフェースを提供する。具体的には、ＵＩ提供部３０１は、ＨＴＴＰ形式等により記述されたＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｚａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）としてのＷｅｂページを表示するための情報（以降、ＧＵＩ情報とする）を記憶しており、画像形成装置１やクライアント端末２からのアクセスに応じて上記ＧＵＩ情報を送信する。これにより、ＧＵＩ情報を受信した画像形成装置１若しくはクライアント端末２において、文書管理システムを利用するためのＧＵＩが表示される。

命令変換部３０２は、上記ＧＵＩ情報に基づいて表示されたＧＵＩをユーザが操作することにより入力された操作情報を取得し、その操作情報を他の機器に対する命令に変換して出力する。例えば、ユーザがＧＵＩにおいてログイン情報を入力し、ログイン要求を行った場合、命令変換部３０２は、取得した情報をユーザ情報サーバ７へのアクセス要求に変換し、ユーザ情報サーバ７から取得した情報に基づいてログイン処理を行う。また、ユーザがＧＵＩにおいて文書を指定して文書情報の閲覧要求を行った場合、命令変換部３０２は、取得した情報をファイルサーバ４へのアクセス要求に変換し、指定された文書をファイルサーバ４から読み出してアクセス元の機器へ送信する。

ネットワークＩ／Ｆ３１０は、Ｗｅｂサーバ３がネットワークを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。上記ＵＩ提供部３０１及び命令変換部３０２も、ネットワークＩ／Ｆ３１０を介して他の機器と情報をやり取りする。このように、Ｗｅｂサーバ３は、ユーザが本実施形態に係る文書管理システムを利用する際のインタフェースを提供するインタフェースサーバとして機能する。

ファイルサーバ４は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書情報を記憶するための記憶領域を提供する情報記憶サーバである。本実施形態に係るファイルサーバ４は、蓄積すべき文書の情報と、各文書を識別するＩＤとを関連付けて記憶している。ＤＢサーバ５は、ファイルサーバ４に蓄積されている文書に関する関連情報を、各文書を識別するＩＤと関連付けて記憶している関連情報記憶サーバである。図４に、ＤＢサーバ５が記憶している情報の例を示す。

図４に示すように、ＤＢサーバ５は、文書を識別する“ＩＤ”、文書の名称である“ファイル名”、文書を蓄積させたユーザを示す“ユーザＩＤ”、その文書のバージョンを示す“ｖｅｒ”、文書が生成された日を示す“作成日”、文書が最後に更新された日を示す“更新日”及び文書がシステムに登録された日を示す“登録日”の情報を記憶している。図４に示す情報は、ユーザが蓄積された文書を閲覧する際の検索キーや識別情報として用いられる他、本実施形態に係る文書管理システムにおいて削除候補とする文書を抽出する際の検索キーとしても用いられる。

図４に示す情報のうち、“作成日”、“更新日”、“登録日”は、ユーザによる文書情報の操作の履歴に関する情報である。また、“ファイル名”、“ユーザＩＤ”、“ｖｅｒ”は、文書の書誌情報である。

インデックスサーバ６は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、蓄積された文書を文書の内容に基づいて検索するための検索キーとなるインデックス情報を記憶している。このインデックス情報も、ファイルサーバ４に蓄積されている文書に関する関連情報であり、インデックスサーバ６もまた、関連情報記憶サーバとして機能する。関連情報のうち、上記ＤＢサーバ５に記憶されている情報は、書誌的情報や操作履歴に関する情報であり、インデックスサーバ６に記憶されている情報は、文書の内容に関する情報である。図５に、インデックスサーバ６に記憶されている情報の例を示す。

図５に示すように、インデックスサーバ６は、文書を識別する“ＩＤ”と、その文書から抽出された“キーワード”とを関連付けて記憶している。文書から抽出される情報としては、「契約書」、「設計書」等の文書の種類を示す情報や、契約の相手方の名称、契約の内容や設計の内容等、文書に含まれるあらゆる文言が考えられる。従って、図５に示すように、一の文書からは複数のキーワードが抽出される。このように、文書に含まれるキーワードをインデックス情報として記憶しておくことにより、文書の内容を検索する際の検索時間を短縮することができる。

ユーザ情報サーバ７は、本実施形態に係る文書管理システムを利用するユーザのログイン情報を記憶している。図６に、本実施形態に係るユーザ情報サーバ７に記憶されている情報の例を示す。図６に示すように、ユーザ情報サーバ７は、ユーザを識別するための情報である“ユーザＩＤ”と、そのユーザがシステムにログインするための認証情報である“パスワード”とを関連付けて記憶している。ユーザ情報サーバ７は、Ｗｅｂサーバ３がクライアント端末２から取得したユーザの認証情報に基づき、ユーザのログインを認証する認証サーバとして機能する。

管理サーバ８は、本実施形態に係る文書管理システムの要旨となる構成であり、不要な文書を判断して削除候補リストを生成する。図７に、管理サーバ８の機能構成を示す。図７に示すように、管理サーバ８は、情報検索部８０１及びリスト処理部８０２を含むコントローラ部と、ネットワークＩ／Ｆ８１０とを含む。管理サーバ８においても、コントローラ部は、ＲＡＭ２０に読み出されたプログラムがＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより構成される。他方、ネットワークＩ／Ｆ３１０は、Ｉ／Ｆ５０によって構成される。また、ネットワークＩ／Ｆ８１０は、図３におけるネットワークＩ／Ｆ３１０と同様である。

情報検索部８０１は、ユーザによって与えられたフィルタリング条件に基づき、ＤＢサーバ５やインデックスサーバ６に記憶されている情報を検索対象として削除候補となる文書を抽出する。上記フィルタリング条件は、システムを利用する顧客毎の契約に関する情報（以降、契約情報とする）として与えられている。図８に、上記契約情報の例を示す。図８に示すように、契約情報は、夫々の顧客を識別する“顧客ＩＤ”、夫々の顧客毎の契約においてシステムを利用するユーザの数、即ち上述したユーザＩＤの数を示す“ユーザ数”、夫々の顧客との契約において利用可能な合計の記憶容量を示す“ストレージ容量”、夫々の顧客において使用されている記憶領域の量を示す“使用量”及び上述した“フィルタリング条件”を含む。情報検索部８０１は、図８に示すような契約情報を夫々の顧客毎に管理しており、夫々の顧客毎に削除候補の抽出を行う。

リスト処理部８０２は、情報検索部８０１によって削除候補として抽出された文書のリストを生成して記憶する。リスト処理部８０２が記憶する削除候補のリストに含まれる情報の例を図９に示す。図９に示すように、削除候補のリストには、そのリストを通知するべきユーザを示す“ユーザＩＤ”及びそのユーザが登録した文書のうち削除候補として抽出された文書のＩＤを示す“削除候補ＩＤリスト”の情報が含まれる。この“削除候補ＩＤリスト”において指定されている文書が、各ユーザに対して削除候補として通知される。

尚、図９に示す削除候補リストの情報は、管理サーバ８においてリスト処理部８０２が記憶しているが、サービス提供者のネットワークに接続されている他のサーバに記憶することも可能である。特に、本実施形態においては、ユーザのログイン時に削除候補リストが通知されるため、ログイン処理に関わるサーバであるＷｅｂサーバ３やユーザ情報サーバ７に格納することにより、ユーザに対する削除候補リストの提示を迅速に行うことが可能となる。

このような文書管理システムにおいて、本実施形態に係る要旨は、ユーザが文書管理システムにログインした際に、そのユーザに対して削除候補リストを提示することにある。以下、本実施形態に係る文書管理システムの動作について説明する。図１０は、本実施形態に係る文書管理システムにおけるログイン時の動作を示すシーケンス図である。図１０に示すように、まずはユーザがクライアント端末２を操作してログイン画面の表示を指示することにより、クライアント端末２がＷｅｂサーバ３にウェブアクセスして（Ｓ１００１）、ログイン画面の表示情報を要求する。即ち、Ｗｅｂサーバ３のネットワークＩ／Ｆ３１０が、ログイン要求受信部として機能する。

Ｗｅｂサーバ３においては、Ｓ１００１のウェブアクセスに応じて、ＵＩ提供部３０１が、ログイン画面表示情報であるウェブページをクライアント端末２に送信する（Ｓ１００２）。これにより、クライアント端末２の表示装置にログイン画面が表示される。ユーザは、クライアント端末２の表示装置に表示されたログイン画面においてユーザＩＤ及びパスワード等の認証情報を入力してログインを指示する。これにより、クライアント端末２は、Ｗｅｂサーバ３に対してログイン要求と共に認証情報を送信する（Ｓ１００３）。

クライアント端末２から認証情報を受信したＷｅｂサーバ３においては、命令変換部３０２が、クライアント端末２から受信したログイン要求を認証要求に変換し、ユーザ情報サーバ７に対して、認証情報と共に認証要求を送信する（Ｓ１００４）。即ち、命令変換部３０２が、認証要求部として機能する。認証要求を受信したユーザ情報サーバ７は、同時に受信した認証情報に基づき、ユーザＩＤとパスワードの組み合わせが、図６において説明した情報における組み合わせと一致するか否か判断して認証処理を行い、Ｗｅｂサーバ３に対して認証結果を送信する（Ｓ１００５）。

ユーザ情報サーバ７から認証結果を受信したＷｅｂサーバ３は、ログインが承認された場合、ログインしたユーザのユーザＩＤに関連付けられている削除候補リストを、管理サーバ８から取得する（Ｓ１００６）。そして、文書管理システムを利用するための操作ボタン等を備えたＧＵＩであるログイン後画面と、Ｓ１００６において取得した削除候補リストの情報をクライアント端末２に送信する（Ｓ１００７）。即ち、命令変換部３０２が、認証結果送信部及び削減候補提示部として機能する。尚、ログインが承認されなかった場合は、その旨の表示情報をクライアント端末２に送信して処理を終了する。

ログイン後画面及び削除候補リストを受信したクライアント端末２は、ログイン後画面及び削除候補リストを表示装置に表示する（Ｓ１００８）。これにより、本実施形態に係る文書管理システムにおけるログイン処理が完了する。本実施形態に係るログイン処理のＳ１００６において、Ｗｅｂサーバ３は、既に生成され、リスト処理部８０２に記憶されている削除候補リストを、ネットワークを介して取得する。従って、その際に図８において説明したフィルタリング条件を用いて削除候補となる文書を検索する必要がなく、ユーザのログイン要求に対する応答時間を増大させることなく、ユーザのログイン時において削除候補のリストを提示することが可能となる。

次に、管理サーバ８が、図９において説明した削除候補リストを生成若しくは更新する際の動作について、図１１を参照して説明する。図１１に示すように、情報検索部８０１は、削除候補リストを生成若しくは更新する条件（以降、チェック条件とする）が満たされるか否かを監視している（Ｓ１１０１）。チェック条件が満たされると（Ｓ１１０１／Ｙｅｓ）、情報検索部８０１は、図８において説明したフィルタリング条件をＤＢサーバ５やインデックスサーバ６等、検索対象の情報を記憶しているサーバに送信する（Ｓ１１０２）。

フィルタリング条件を受信した各サーバにおいては、受信したフィルタリング条件を検索キーとして、図４や図５において説明した情報が検索される。そして、各サーバは、フィルタリング条件に該当する文書を抽出すると、検索結果として管理サーバ８に送信する。これにより、管理サーバ８が、検索結果を取得する（Ｓ１１０３）。

情報検索部８０１は、Ｓ１１０３において取得した検索結果をリスト処理部８０２に入力する。そして、リスト処理部８０２が、検索結果に基づいて図９に示すような削除候補リストを生成し、記憶して（Ｓ１１０４）処理を終了する。

Ｓ１１０１におけるチェック条件としては、予め定められた所定の日時になったことや、ユーザによるシステムの利用によって、ファイルサーバ４に格納されている文書情報が追加、削除若しくは変更された場合、若しくは、夫々の顧客において、図８において説明した“ストレージ容量”に対する“使用量”の割合が所定値以上となった場合等である。この場合、ファイルサーバ４は、ユーザによって上記文書情報の追加、削除、変更が行われた場合に、管理サーバ８に対して通知を行うことが好ましい。これにより、管理サーバ８は、図１１のＳ１１０１の判断を容易に行うことができる。

また、図１１の処理は、ファイルサーバ４に格納されている全ての情報を対象として実行する場合の他、特定の顧客若しくは特定のユーザを対象として実行しても良い。特に、ユーザによる文書情報の追加、削除若しくは変更をトリガとして図１１の処理を実行する場合、そのユーザに関する削除候補リストのみを更新すれば良いため、図１１の処理は、特定のユーザによって登録された文書情報を対象として実行することが好ましい。

次に、本実施形態に係るフィルタリング条件の例について説明する。図１２は、本実施形態に係るフィルタリング条件の例を示す図である。図１２の例においては、「作成日がｘｘｘ（所定期間）以上前である」こと、「ｘｘｘ（所定期間）以上アクセスされていない」こと、「作成者がｘｘｘ（特定のユーザＩＤ）である」こと、「内容にｘｘｘ（任意の文言等）を含む」こと、「重複ファイルが存在する」こと、「旧バージョンである」こと等が、フィルタリング条件として設定されている。

図１２に示す夫々の条件は、ＤＢサーバ５やインデックスサーバ６に記憶されている情報を検索することにより判断可能であるが、「重複ファイルが存在する」条件については、ファイルサーバ４を直接検索して重複ファイルの有無を判断する。この他、インデックス情報が一致することを持って重複ファイルとして判断しても良い。

図１２に示す夫々の条件は、個別に判断、即ち、ＯＲ条件として判断しても良いし、ＡＮＤ条件として判断しても良い。また、ＡＮＤ条件として複数の条件が組み合わせられた条件を更にＯＲで連結しても良い。本実施形態に係る文書管理システムにおいては、ＤＢサーバ５やインデックスサーバ６が、各文書の属性、書誌及び内容等について、検索が容易となるようにテーブル化された情報を保持しているため、図１２に示すようなフィルタリング条件に基づく削除候補の検索を迅速に実行することができる。

尚、図１２に示すフィルタリング条件の内容は、ユーザが画像形成装置１、クライアント端末２等を操作することにより、変更することが可能である。ここで、図８において説明したように、“フィルタリング条件”は、夫々の顧客、即ち契約毎に設定されているため、“フィルタリング条件”の変更は、夫々の顧客における管理者によって行われることが好ましい。また、図８において説明したような、夫々の契約毎に“フィルタリング条件”を設定する態様の他、夫々のユーザ毎に“フィルタリング条件”を設定しても良い。この場合、条件の内容の変更は各ユーザが独自に行うことが好ましい。

以上、説明したように、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、電子化された文書を蓄積するシステムにおいて、不要な情報の削除をユーザに促し、情報量を削減することが可能となる。また、蓄積されているファイルのうち削除候補とする文書のリストを予め定められたフィルタリング条件に基づいて抽出し、リスト化して記憶しておくため、ユーザのログイン時における削除候補リストの提示を、ユーザによるログイン要求に対する応答時間を増大させることなく、迅速に行うことができる。

尚、上記実施形態においては、管理サーバ８が削除候補リストを生成する場合を例として説明したが、削除候補に限らず、アーカイブ候補のリストを作成する場合であっても適用可能である。削除候補であっても、アーカイブ候補であっても、記憶領域を削減するという点においては同義であり、管理サーバ８は、削減候補となる文書情報のリストとして、削除候補若しくはアーカイブ候補の文書情報のリストを生成する。即ち、情報検索部８０１は、削減候補検索部として機能する。この場合、削除候補とする場合のフィルタリング条件と、アーカイブ候補とする場合のフィルタリング条件とを別々に設定することにより、削除候補とアーカイブ候補とを別個に抽出することができる。この場合、削除候補のフィルタリング条件をアーカイブ候補のフィルタリング条件よりも厳しい条件とし、いずれの条件にも該当する場合は、削除候補として抽出することが好ましい。

また、図１０の説明においては、ユーザがクライアント端末２を操作する場合を例として説明したが、画像形成装置１を操作する場合であっても、上記と同様の効果を得ることができる。

また、上記実施形態において、Ｗｅｂサーバ３は、図１０のＳ１００６において、即ち、認証結果においてログインが承認された場合に、削除候補リストを取得する場合を例として説明したが、Ｓ１００４において、認証処理を行うのと同時に、即ち、ログインが承認される前に、削除候補リストを取得しても良い。この場合、ユーザ情報サーバ７において認証処理が実行されている間に、削除候補リストを取得することができるため、クライアント端末２からのログイン要求に対する応答時間を更に短縮することができる。

１ 画像形成装置、
２ クライアント端末、
３ Ｗｅｂサーバ、
４ ファイルサーバ、
５ ＤＢサーバ、
６ インデックスサーバ、
７ ユーザ情報サーバ、
８ 管理サーバ、
９ 公衆回線、
１０ ＣＰＵ、
２０ ＲＡＭ、
３０ ＲＯＭ、
４０ ＨＤＤ、
５０ Ｉ／Ｆ、
６０ ＬＣＤ、
７０ 操作部、
８０ バス、
３０１ ＵＩ提供部、
３０２ 命令変換部、
３１０ ネットワークＩ／Ｆ、
８０１ 情報検索部、
８０２ リスト処理部、
８１０ ネットワークＩ／Ｆ

特開２００４−３１０３５７号公報

Claims (9)

1. １台以上の情報処理装置で構成され、ネットワークを介して外部機器と通信可能に接続する文書管理システムであって、
   前記文書管理システムは、
   文書データおよび第１のユーザ識別情報を関連付けて記憶する第１の記憶手段と、
   前記文書データから所定の第１の条件に該当する第１の文書データが、前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶する第２の記憶手段と、
   前記外部機器から第２のユーザ識別情報を受信する受信手段と、
   前記第２のユーザ識別情報を前記第２の記憶手段から検索する第１の検索手段と、
   前記第１の検索手段により前記第２のユーザ識別情報が検索された場合に、検索された前記第２のユーザ識別情報と関連付く第１の文書データに基づいたリストを前記外部機器に送信するリスト送信手段と、
   を備え、
   前記第２の記憶手段は、前記第１の記憶手段において前記文書データが追加、変更若しくは削除された場合に、それらの処理についての操作を行ったユーザの識別情報を前記第１のユーザ識別情報として前記第１の文書データを記憶することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記受信手段により前記第２のユーザ識別情報を受信したことに応じて、前記第１のユーザ識別情報に基づき、前記第２のユーザ識別情報を認証する認証手段を備え、
   前記リスト送信手段は、前記認証手段により前記第２のユーザ識別情報を認証した場合に、前記リストを送信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 認証結果を外部機器に送信する認証結果送信手段を備え、
   前記リスト送信手段は、
   前記認証結果が前記第２のユーザ識別情報を認証する結果の場合に、前記認証結果の送信と共に前記リストを送信することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
4. 前記文書データから前記所定の第１の条件に該当する第１の文書データを検索する第２の検索手段と、
   所定の第２の条件が満たされるか否かを監視する監視手段と、
   前記所定の第２の条件が満たされた場合に、前記第２の検索手段を実行する検索実行手段と、
   前記検索実行手段により検索された前記第１の文書データが、前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう前記第２の記憶手段に記録する記録手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
5. 前記所定の第２の条件は、所定の日時になったとき、前記第１の記憶手段に文書データを追加したとき、前記文書データの記憶量が所定の容量を超えたとき、の少なくともいずれかの条件であることを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. １以上の前記第１のユーザ識別情報に、１以上の前記所定の第１の条件のいずれかを関連付けて記憶する第３の記憶手段を備え、
   前記第２の検索手段は、前記第１のユーザ識別情報に関連付く前記文書データから当該第１のユーザ識別情報に関連付く前記所定の第１の条件に該当する第１の文書データを検索することを特徴とする請求項４または５に記載の文書管理システム。
7. 前記リストは、前記文書データの削除候補のリストであることを特徴とする請求項１乃至６いずれかに記載の文書管理システム。
8. １台以上の情報処理装置で構成され、ネットワークを介して外部機器と通信可能に接続する文書管理方法であって、
   文書データおよび第１のユーザ識別情報を関連付けて記憶媒体に記憶し、
   前記文書データから所定の第１の条件に該当する第１の文書データが、前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶媒体に記憶し、
   前記外部機器から第２のユーザ識別情報を受信し、
   前記第２のユーザ識別情報を、前記第１の条件に該当する第１の文書データに関連付けられた前記第１のユーザ識別情報から検索し、
   前記第２のユーザ識別情報が検索された場合に、検索された前記第２のユーザ識別情報と関連付く第１の文書データに基づいたリストを前記外部機器に送信し、
   前記記憶媒体において前記文書データが追加、変更若しくは削除された場合に、それらの処理についての操作を行ったユーザの識別情報を前記第１のユーザ識別情報として、前記第１の条件に該当する前記第１の文書データが前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶媒体に記憶することを特徴とする文書管理方法。
9. １台以上の情報処理装置で構成され、ネットワークを介して外部機器と通信可能に接続する文書管理装置あって、
   文書データおよび第１のユーザ識別情報を関連付けて記憶する第１の記憶手段と、
   前記文書データから所定の第１の条件に該当する第１の文書データが、前記第１のユーザ識別情報と関連付くよう記憶する第２の記憶手段と、
   前記外部機器から第２のユーザ識別情報を受信する受信手段と、
   前記第２のユーザ識別情報を前記第２の記憶手段から検索する第１の検索手段と、
   前記第１の検索手段により前記第２のユーザ識別情報が検索された場合に、検索された前記第２のユーザ識別情報と関連付く第１の文書データに基づいたリストを前記外部機器に送信するリスト送信手段と、
   を備え、
   前記第２の記憶手段は、前記第１の記憶手段において前記文書データが追加、変更若しくは削除された場合に、それらの処理についての操作を行ったユーザの識別情報を前記第１のユーザ識別情報として前記第１の文書データを記憶することを特徴とする文書管理装置。

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