JP2007004342A - 医療用電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

【課題】大量のカルテ、検査結果記録、治療記録、看護記録等の各用紙を一括して電子化登録することが出来、誤入力も防止出来る医療用電子ファイリングシステムを提供する。
【解決手段】コンテンツテーブル３に記憶された所定の診療治療情報及び患者マスター２に記憶された所定の患者情報とに基づいて所定のＩＤコードを付与したバーコード７を出力する識別子出力手段と、該バーコード７を付与した診療治療記録シート９に記載された記録画像及び該バーコード７を同一機器で同時に読み取って該記録画像及びバーコード７を電子画像ファイル化すると共に、該バーコード７をデジタルデータ化する電子ファイル作成手段と、該電子ファイル作成手段により作成されたバーコード７をデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて、該電子ファイル作成手段により作成された電子画像ファイルをファイル管理テーブル４に記憶する電子ファイリング手段を有する。
【選択図】図２

Description

本発明は、医療用電子ファイリングシステムに係り、特に透析治療に好適な医療用電子ファイリングシステムに関するものである。

従来、人工透析を受ける患者は週３回、１回４時間程度の血液透析治療を受け続けなければならない。通常は、月水金、火木土の午前、午後、夜間の何れかの治療日程(以下、「クール」という）で治療が行われている。

透析治療の記録は、他の診療科でカルテに記入するものとは異なり、診療中に透析記録用紙に記入することが一般である。また、患者は２週間に１度程度、血液検査を受け、その結果に基づいて医師からの指導を受ける。

多くの治療施設で、２（午前・午後）×２（月水金・火木土）＝４クールの治療を実施しており施設によっては更に夜間クールを設けている場合もある。

透析治療における１年間の紙情報発生量としては、例えば、４０床の治療施設であれば、透析記録用紙に関しては、４０床×２（午前・午後）クール×週６日×５２週＝２４，９６０枚の透析記録用紙が発生し、血液検査結果用紙に関しては、４０床×４クール×５２週÷２（２週間に１回）＝４，１６０枚の血液検査結果用紙が発生し、これ以外に、カルテ、看護記録、他の検査結果、紹介状等、総合計で３０，０００枚近い文書が年間発生している。同様に大規模の透析施設で１００床の治療施設であれば、年間８０，０００枚程度の文書が発生する。

透析記録用紙に関しては、一部ではシステム化によりペーパーレスを実現しているものもあるが、入力作業の負担が多く、施設によっては、安全性維持のために敢えて紙に直接記述することが望まれている。また、過去の透析記録用紙、カルテは廃棄しないのが一般であり、診療記録は終了後５年の保管義務があるが、透析治療は患者が転院或いは死亡しない限りは治療の終了はない。また、転院或いは死亡した患者の診療治療情報は統計データで利用するため廃棄しないケースが多い。

このような紙情報管理では施設内に大きな保管スペースが必要となり、施設内に保管スペースが維持出来ない施設では院外に倉庫スペースを借りて保管することもなされている。このような管理状態である条件のカルテを引き出すには大きな手間がかかっていた。

文書をスキャニングして書誌情報を入力して登録する場合には書誌情報の入力作業の負担が大きく、ＯＣＲ装置（Optical Character Reader；光学式文字読み取り装置）により自動的にファイリングまでを実施する場合には、ＯＣＲ装置の読み取り精度への依存度が大きく、導入時にＯＣＲ装置の読み取り結果によりどのようにファイリングするかの定義が必要である。

一方、特開２００３−１６２５８１号公報（特許文献１）には、処方内容を示す記号及び処方内容を示すコードを含むバーコードを表示したバーコード付き処方箋を作成することが記載されている。また、特開２００２−０２４３９１号公報（特許文献２）には、電子カルテ、薬剤に貼付けられた薬剤貼付け用ラベル、投薬指示書のそれぞれのバーコードの情報を照合部により照合し、一致している場合に患者照合ラベルを発行するものが記載されている。

特開２００３−１６２５８１号公報 特開２００２−０２４３９１号公報

しかしながら、前述の従来例では、大量のカルテ、検査結果記録、治療記録、看護記録、紹介状、紹介状返信等の各用紙を電子化するに当たって入力作業が煩雑であったり、入力データの誤入力が発生したり、ＯＣＲ装置の読み取り精度が十分でないという問題があった。

また、従来の電子ファイリングシステムでは、電子ファイル登録時の書誌情報設定作業が煩雑となり、対象となる紙ファイルをスキャニングする都度、保存場所をどこにするか、書誌情報を登録するか否かについて事前に登録のルールを規定した指示ファイルの作成が必要となり、この準備作業の煩雑さが情報登録の鈍化につながる。

また、人手を介する登録作業による負荷が発生するという問題がある。即ち、ファイルの保存場所、書誌情報の取扱いに伴ってその都度作成作業が発生するため紙ファイルの一括自動登録が困難になりその結果、人手のかかる作業となっている。

また、市販の電子ファイリングシステムの場合、情報の検索性、閲覧性の部分で汎用化されているため医療従事者にとって煩雑な操作が多くなる傾向がある。

本発明は前記課題を解決するものであり、その目的とするところは、大量のカルテ、検査結果記録、治療記録、看護記録、紹介状、紹介状返信等の各用紙を一括して電子化登録することが出来、誤入力も防止出来、ＯＣＲ装置のように読み取り精度に依存することもない医療用電子ファイリングシステムを提供せんとするものである。

前記目的を達成するための本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第１の構成は、患者情報を記憶する患者情報記憶手段と、診療治療情報を記憶する診療治療情報記憶手段と、前記患者情報記憶手段に記憶された患者情報と、前記診療治療情報記憶手段に記憶された診療治療情報とを関連付けて記憶するファイル管理情報記憶手段とを有し、前記診療治療情報記憶手段に記憶された所定の診療治療情報及び前記患者情報記憶手段に記憶された所定の患者情報とに基づいて所定のＩＤコードを付与した識別子を出力する識別子出力手段と、前記識別子出力手段により出力された識別子を付与した診療治療記録シートに記載された記録画像及び該識別子を読み取って該記録画像及び識別子を電子画像ファイル化すると共に、該識別子をデジタルデータ化する電子ファイル作成手段と、前記電子ファイル作成手段により作成された識別子をデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて、該電子ファイル作成手段により作成された電子画像ファイルを前記ファイル管理情報記憶手段に記憶する電子ファイリング手段とを有することを特徴とする。

例えば、診療治療情報記憶手段に記憶された所定の診療治療情報として診療年月日情報を採用することが出来、患者情報記憶手段に記憶された所定の患者情報として患者ＩＤ情報を採用することが出来る。

また、本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第２の構成は、前記第１の構成において、前記診療治療情報記憶手段は、カルテ情報、検査結果記録情報、治療記録情報、看護記録情報、紹介状情報及び紹介状返信情報のうちの少なくとも１つを有することを特徴とする。

また、本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第３の構成は、前記第１の構成において、前記識別子出力手段は、前記識別子をシールに印刷するか、前記識別子を前記診療治療記録シートに印刷するか、前記識別子を前記診療治療記録シートを仕切る仕切り材に印刷するかの何れかで出力することを特徴とする。

また、本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第４の構成は、前記第１〜第３の構成において、前記識別子はバーコードで構成され、前記識別子出力手段はバーコード出力手段で構成したことを特徴とする。

また、本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第５の構成は、前記第１〜第４の構成において、前記医療用電子ファイリングシステムは、透析治療に適用されることを特徴とする。

また、本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第６の構成は、前記第１の構成において、前記識別子出力手段により出力された識別子を付与した診療治療記録シートに記載された記録画像及び該識別子を同一機器にて同時に読み取って該記録画像及び識別子を電子画像ファイル化することを特徴とする。

透析診療の場合、診療日、診療時間帯、診療内容が患者ごとに事前に計画でき、診療を記録する治療記録も多くの施設で手書き入力されているという状況であることから、整理のための識別子を一括出力し、診療記録を一括電子化し整理・保存する本発明は、電子化による紙診療記録の保管スペース削減、整理・保存の自動化、自動登録される書誌情報を用いた検索性の向上と、透析治療の分野で特に大きな効果をもたらすことが出来る。

即ち、本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第１の構成によれば、識別子出力手段により診療治療情報記憶手段に記憶された所定の診療治療情報（例えば診察年月日情報）及び患者情報記憶手段に記憶された所定の患者情報（例えば患者ＩＤ（IDentification）情報）とに基づいて所定のＩＤコードを付与した識別子を出力することが出来る。

そして、電子ファイル作成手段により識別子出力手段により出力された識別子を付与した診療治療記録シートに記載された記録画像及び該識別子を読み取って該記録画像及び識別子を電子画像ファイル化すると共に、該識別子をデジタルデータ化することが出来る。

そして、電子ファイリング手段により電子ファイル作成手段により作成された識別子をデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて、該電子ファイル作成手段により作成された電子画像ファイルをファイル管理情報記憶手段に記憶して登録することが出来る。電子画像ファイルをファイル管理情報記憶手段に登録する際に必要となる患者の書誌情報は患者情報記憶手段から識別子をデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて抽出して自動登録することが出来る。

これにより、大量のカルテ、検査結果記録、治療記録、看護記録、紹介状、紹介状返信等の異なる種類の各診療治療記録シートに記載された記録画像を電子ファイル作成手段により一括して電子化することが出来、識別子をデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて、該電子ファイル作成手段により作成された電子画像ファイルをファイル管理情報記憶手段に記憶して一括して登録することが出来る。

識別子をキーにして抽出される情報に文書の種別が格納されており、その種別毎に格納方法が予め定義されているため導入時に必要な負担を軽減出来る。また、データの誤入力も防止出来、ＯＣＲ装置のように読み取り精度に依存することもない。

また、電子化する際の所要時間の短縮が図れ、院内カルテスペースの削減が図れ、過去診療録の検索性が向上し、ベッドサイトでの容易な検索が出来る。

本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第２の構成によれば、診療治療情報記憶手段が、カルテ情報、検査結果記録情報、治療記録情報、看護記録情報、紹介状情報及び紹介状返信情報のうちの少なくとも１つを有することにより各情報の種別毎に診療治療記録シートを作成することが出来る。

本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第３の構成によれば、識別子出力手段は、識別子をシールに印刷するか、識別子を診療治療記録シートに印刷するか、識別子を診療治療記録シートを仕切る仕切り材に印刷するかの何れかで出力することが出来、カルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙の各種保管形態に合わせて適用することが出来る。

本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第４の構成によれば、識別子を簡易で取り扱いやすいバーコードで構成することが出来、識別子出力手段を市販のバーコード出力手段で構成することが出来る。尚、識別子は英数字の文字列で構成することが出来、識別子出力手段として印刷された英数字をＯＣＲ装置（Optical Character Reader；光学式文字読み取り装置）により認識することでも良い。

本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第５の構成によれば、透析医療における患者変動の少なさを利用して本発明に係る医療用電子ファイリングシステムが好適に適用出来る。

本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの第６の構成によれば、識別子出力手段により出力された識別子を付与した診療治療記録シートに記載された記録画像及び該識別子を同一機器にて同時に読み取って該記録画像及び識別子を電子画像ファイル化することにより読み取り作業が簡便で且つ診療治療記録シートに記載された記録画像及び識別子の両者を確実に読み取って電子画像ファイル化することが出来る。

図により本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの一例として透析医療分野の透析治療に適用した場合の一実施形態を具体的に説明する。図１は本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの制御系の構成を示す図、図２は本発明に係る医療用電子ファイリングシステムのデータ構成の一例を示す図、図３はバーコードの出力から読み取りまでの動作を説明するフローチャート、図４はバーコードの印刷から活用までの動作を説明するフローチャート、図５は患者情報の一例を示す図、図６はバーコードの一例を示す図、図７はバーコードの各種の出力方式を説明する図、図８はベッドサイド診療用検索の一例を説明する図、図９は患者名での検索の一例を説明する図である。

図１及び図２において、１は医療用電子ファイリングシステムであり、患者情報を記憶する患者情報記憶手段となる患者マスター２と、診療治療情報を記憶する診療治療情報記憶手段となるコンテンツテーブル３と、患者マスター２に記憶された患者情報と、コンテンツテーブル３に記憶された診療治療情報とを関連付けて記憶するファイル管理情報記憶手段となるファイル管理テーブル４が設けられている。

図２に示すように、患者マスター２、コンテンツテーブル３及びファイル管理テーブル４は、夫々に記憶された共通の患者ＩＤ（IDentification）とファイルＩＤ情報により相互に関連付けられている。

患者マスター２は患者の個人情報を蓄積したデータベーステーブルであり、図５は患者マスター２に記憶された患者情報の詳細を示す。患者マスター２の各種情報は一度作成すればその後は再利用される。

患者マスター２は透析管理システムの電子カルテを作成するレセプト電算機11やマスターコンピュータ等とも連携されており、これ等からアクセスして入力、変更、削除された情報は、患者マスター２に格納された患者情報と連動して適宜更新される。

患者マスター２への患者情報の登録は、本システム１が提供するメンテナンス画面を用いて本システム１内の患者マスター２の患者テーブルに対して登録が実施出来る。他の情報システムからのインポートに関してはインポートに必要なデータ項目、データフォーマット、取り込みのためのプログラムを装備しており、例えば、米国Microsoft社が開発したアプリケーションソフトである表計算ソフトEXCEL等により作成した患者初期データを取り込めるようになっている。

患者マスター２の患者情報の更新は、本システム１が提供するメンテナンス画面を用いて更新することが出来る。他の情報システムからのインポートによる更新は全て自動更新するのではなく、本システム１に反映する前に更新権限を有するユーザがその内容を確認し、更新を実施出来るようになっている。

また、患者情報操作ログの記録では、登録、改廃の際の作業実施年月日時刻、作業者、作業内容は別途用意するログテーブルに書き込む。

コンテンツテーブル３はファイル管理テーブル４の電子ファイルと、患者マスター２の患者情報とを結びつけるデータベーステーブルであり、該コンテンツテーブル３には、診療治療記録シート９に記載されたカルテ情報、検査結果記録情報、透析記録情報等の治療記録情報、看護記録情報、紹介状情報及び紹介状返信情報等の透析医療施設で発生し、長時間保存が必要な紙文書記録情報が記憶して格納されている。

本実施形態では、所定の診療治療情報として、「コンテンツ種別」、「診療年月日」を設定すれば識別子となるバーコード７に印刷される「コンテンツＩＤ」情報が患者ごとに自動生成される。本実施形態では、識別子となるバーコード７は電子ファイルの書誌情報をデータベースから抽出するキーとして利用される。尚、識別子としては、バーコード７の代わりに英数字の文字列で構成することが出来、印刷された英数字を識別子出力手段となるＯＣＲ装置（Optical Character Reader；光学式文字読み取り装置）により認識することでも良い。

ファイル管理テーブル４は、ファイルの版管理、ファイルの所在、ファイル名を管理するデータベーステーブルでもある。

図１に示す５は識別子出力手段の一例としてバーコード出力手段を兼ねるデジタル複合機であり、少なくとも原稿画像を読み取る画像読取手段と記録用紙等の記録シートに画像を形成する画像形成手段と、識別子となるバーコード７を読み取ってデジタルデータ化するバーコードリーダが装備されている。そのような識別子と記録画像を同時に読み取ることのできる機器としては、例えばリコー社製デジタル複合機 Imagio Neoシリーズ等がある。本実施形態ではプリンタにスキャナやファクシミリ等の機能を統合すると共に、バーコードリーダ等のバーコード識別機能を搭載している。

本システム１では、デジタル複合機５によって印刷されたコンテンツである各種診療治療記録シート９が原本であるか、写しであるかを判別するために原本であれば「署名情報」を埋め込み、写しであれば「すかし」を印刷する。「すかし」には印刷出力年月日時刻を印字し、これと操作ログ情報とにより印刷実施者の特定を可能とする。尚、操作ログ情報とは、何時、誰が、何を印刷したか或いは閲覧したかを記録した情報である。

バーコード出力手段を兼ねるデジタル複合機５はサーバコンピュータ（以下、「サーバ装置」という）６により制御出来るように構成されており、診療治療情報記憶手段となるコンテンツテーブル３に記憶された所定の診療治療情報の一例としての診療年月日情報及び患者情報記憶手段となる患者マスター２に記憶された所定の患者情報の一例としての患者ＩＤ情報とに基づいて所定のＩＤコードを付与した識別子としてのバーコード７を出力する。

識別子の一例となるバーコード７は図６に示すようにバーコード部と、コンテンツＩＤ文字表記部と、人が視認により識別可能な文字情報が記憶されている。バーコード部は、診療治療情報記憶手段となるコンテンツテーブル３に記憶されたコンテンツＩＤをバーコード印字したものであり、コンテンツＩＤ文字表記部は、コンテンツテーブル３に記憶されたコンテンツＩＤを文字印字したものであり、人が視認により識別可能な文字情報は、カルテ記録用紙、検査結果記録用紙、透析記録用紙等の治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等のコンテンツの種別として「全角２文字」と、コンテンツ作成年月日となる診察日として「ＹＹ／ＭＭ／ＤＤ」と、患者氏名とを印字したものである。また、印字ＤＰＩ（Dot Per Inch）は指定のデジタル複合機５のプリンタやスキャナ等の仕様に合わせる。

ここで、透析記録用紙とは、血液透析記録用紙であって、患者の体重、治療中の血圧、脈拍の変化、透析時間、除水量、治療に使うダイアライザー、薬品、治療中の患者の経過情報、処置、装置の状態等を記録する診療録用紙である。

また、看護記録として、看護記録用紙とは、治療当日の患者の状況の記録であり、看護指示簿とは、次回治療時の申し送り事項の記録である。

尚、印字ＤＰＩ（Dot Per Inch）とはプリンタやスキャナ等で使われる解像度の単位で、１インチを何個の点の集まりとして表現するかを表す。この値が高いほどより写真に近い美しい表現が可能となるものである。

本システム１で読み込むための識別子生成のためのロジックを公開するか、或いは他システムとの接続のためのプログラムを用意することにより本システム１以外で生成された識別子を判読出来るようにする。

他システムで作成された識別子の保存を行なう場合には、他システムで作成された識別子が本システム１に読み込まれた後、自動的に本システム１のルールに従い、新しい識別子（本システム１の「コンテンツＩＤ」）に置き換えられる。

バーコード７の出力形態としては、図７（ａ）に示すように、バーコード７をシール８に印刷し、保存対象となるカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９に貼着することが可能である。

例えば、予め決まった書式の用紙を利用しなければならない場合、既に記録済みの診療治療記録シート９に記載された記録画像を電子画像ファイル化してファイリングする際に利用出来る。また、診療日単位での一括複数患者印刷（例えば、シール台紙１頁分のまとめ印刷）や患者一人ずつの印刷の両方に対応出来る。

作成する画像ファイルとしては、Adobe Systems社によって開発された、電子文書閲覧・印刷フォーマットであるＰＤＦ（Portable Document Format)やMacromedia社が開発した閲覧用フォーマットであるFlashPaper、JPEG(Joint Photographic Experts Group)等が適用出来る。ＰＤＦはレイアウトソフト等で作成した文書を電子的に配布することが出来、相手のコンピュータの機種や環境によらず、オリジナルの画像イメージをかなりの程度正確に再生することが出来る。JPEGとは静止画像データの圧縮方式の一つである。

ＰＤＦは文字情報だけでなく、フォントや文字の大きさ、字飾り、埋め込まれた画像、それらのレイアウト等の情報を保存出来る。また電子署名、タイムスタンプにも対応しており、現在では電子保存する文書のデファクトスタンダードになっている。ＰＤＦ文書の作成には同社のAdobe Acrobatというソフトウェアが利用出来、表示にはAcrobat Readerというソフトウェアが利用出来る。またFlashPaper、JPEG等は表示速度、拡大／縮小性能に優れている。

また、図７（ｂ）に示すように、識別子となるバーコード７を保存対象となるカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９に直接印刷することが出来る。即ち、予め決められた書式の診療治療記録シート９の余白部にバーコード７を上書き印刷することが出来る。また、診療治療記録シート９の印刷時に同時にバーコード７を一体的に印刷することも出来る。

また、図７（ｃ）に示すように、識別子となるバーコード７を診療治療記録シート９を仕切る仕切り材10に印刷することが出来る。例えば、診療治療記録シート９が複数枚に分かれている場合や、バーコード７を印刷したシール８を貼るスペースやバーコード７を印刷する余白が診療治療記録シート９に確保出来ない場合には、１枚或いは複数枚束ねた診療治療記録シート９を仕切る各仕切り材10に印刷された次のバーコード７までを１文書として自動認識することが出来る。

これ等の図７（ａ）〜（ｃ）の形態は、デジタル複合機５により適宜選択的に出力することが出来るようになっている。識別子の印刷方式は識別子の印刷を指示する画面にてデジタル複合機５、バーコードプリンタ等の出力場所をユーザが指定出来るようになっている。

識別子の印刷領域は、読み取り時に識別子の位置に制約がある場合は、事前に識別子の印刷位置、サイズ、解像度の仕様を設定しておくことが出来る。また、印刷した識別子の管理は個人情報保護法の観点から、識別子を印刷した場合は、印刷年月日、識別子の人が識別可能な文字情報、印刷実行者、、印刷命令を発行したパーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」という）のＭＡＣアドレス（Media Access Control Address)、若しくはＩＰ(Internet Protocol)アドレスをログファイルに記録する。

ＭＡＣアドレスは、コンピュータのEthernet（登録商標）ボードに付いている１２桁の固有の物理的に付与されたアドレスで、ＩＰ(Internet Protocol)アドレスがユーザサイドで自由に設定出来るのとは異なり、ＭＡＣアドレスは基本的には変更出来ないアドレスとしてネットワークデバイスに埋め込まれたものである。

出力した識別子が診療録となる診療治療記録シート９に付与され、該診療治療記録シート９が読み込まれたか否かのチェックのために出力された識別子の情報は最低１回読み取りが行なわれるまでは本システム１が保持している。本システム１の管理権限を持つユーザは、未読み込みバーコードリストから指示した未読み取りバーコード情報を削除出来る。

１診療１枚の診療録、検査結果等の診療治療記録シート９の場合、該診療治療記録シート９を新規作成する場合には、手書きした診療録である診療治療記録シート９に対して識別子を付与する。更新する場合には、識別子が付与された診療治療記録シート９の診療録、検査結果が手元にある場合、対象コンテンツに手書きで上書き修正した後、再度読み取りを実行する。

仕切り材10の識別子を用いた場合で識別子の付与が無い場合には、本システム１により識別子を再度印刷し、対象コンテンツに付与後再度読み取りを実行する。紙の診療録、検査結果等の診療治療記録シート９が無い場合、本システム１により原本を印刷し、上書き修正した後、再度読み取りを実行する。ただし、原本印刷（通常の印刷は写しであることを示す処理が印刷物に施される）は、原本印刷権限を持つユーザにしか許されない。

複数診療１枚の診療録、検査結果等の診療治療記録シート９の場合、複数診療を追記していくカルテ用紙等への対応が可能である。新規作成の場合は、仕切り材10に印刷された識別子を利用して登録するか、識別子のうち、診療日部に予め決められた文字列を用いることにより、読み込みを行なった際に、本システム１から自動取得される保存年月日を閲覧機能の画面展開に利用する。この場合、診療録内に診療日の記述があることが前提となる。

更新する場合には、紙の診療録に追記後、新規に識別子を準備することなく読み取りを実行する。更新前の情報は本システム１に残し、閲覧出来るようにすることで版管理が出来る。削除する場合には、図示しない操作画面により削除権限を有するユーザによる削除を実行する。削除は物理的削除は行なわず、本システム１上で非表示処理を行なう。

読み取り作業者の特定としては、ユーザ固有の「ＩＤ、パスワード」或いはユーザ毎に配布するＩＣカード、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）キー、バイオメトリクス認証、デジタル複合機５が有するその他の認証方式の何れかの方式で読み取り作業実施者を識別出来るようにする。

読み取り作業は、権限のあるユーザにのみ許可される。権限の無いユーザが読み取り作業を実施しようとするとデジタル複合機５のスキャナ側で警告を表示する。読み取り作業の権限チェックは、本システム１に限定されたもので、別用途でデジタル複合機５のスキャナを利用する人に対して影響を与えないようにする。

読み取り作業者の作業ログ保存としては、読み取り作業者のＩＤ（或いは氏名）、実施年月日、対象となったコンテンツの識別子をログファイルに記述するか、或いは作業者、実施年月日のみ記録し、対象となったコンテンツを後から断定出来る仕組みを組み込むことでも良い。ログ保管のルールは本システム１全体で統一する。

読み取り時のエラー処理としては、汚れ、解像度等の影響で識別子の読み取り不能となった場合には、デジタル複合機５によりエラーメッセージを出力するか、或いは他の通知手段を設けることが出来る。

電子ファイル作成手段も兼ねるデジタル複合機５は、バーコードリーダを装備しており、バーコード出力手段を兼ねる該デジタル複合機５、或いはバーコードラベルプリンターにより出力されたバーコード７を図７（ａ）〜（ｃ）に示す各種の方法で付与した診療治療記録シート９に記載されたカルテ情報、検査結果記録情報、治療記録情報、看護記録情報、紹介状情報及び紹介状返信情報等の記録画像及び該バーコード７を該デジタル複合機５により読み取って該記録画像及びバーコード７を電子画像ファイル化すると共に、該バーコード７をデジタルデータ化する作業を一度に行う。

電子ファイリング手段となるサーバ装置６は、電子ファイル作成手段となるデジタル複合機５により作成されたバーコード７をデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて、電子ファイル作成手段も兼ねる該デジタル複合機５により作成された電子画像ファイルをファイル管理情報記憶手段となるファイル管理テーブル４に記憶して格納する。

先ず、図１を用いて本システム１全体のフローについて簡単に説明すると、ステップＳ_１において、レセプト電算機11や透析管理システム等の既に施設内で利用されている情報システムから患者情報を抽出して修正するか、新規に作成することにより、本システム１用の患者マスター２の各種データを作成する。患者マスター２に格納される患者マスターファイルは、本システム１の図示しない患者マスターメンテナンス画面にて新規登録や改廃が行なわれる。

ここで、レセプト電算機11は、健康保険診療における保険者あての診療明細請求書をまとめるまでのコンピュータシステムとそのコンピュータアプリケーションソフトウエアにより構成される。

また、透析管理システムは、透析治療中に患者、透析装置の状態、処置内容を記録するためのシステムであり、人工腎臓装置、ダイアライザー、透析装置、体重計、磁気カードリーダ／ライタ、自動血圧計等の各種装置との接続を行なうことで、データを自動収集するものであり、体重値データ、血圧データや透析機械のデータ等を自動収集し、透析記録を自動作成する。ここで、記録を紙で行なう場合に使われるのが、後述の「透析記録用紙」である。透析管理システムから透析記録用紙を出力して記録している施設も多い。

次にステップＳ_２において、本システム１のサーバ装置６及び他の医療情報システムのサーバ装置６ａからデジタル複合機５に対して帳票の形態で診療治療記録シート９及び識別子としてバーコード７の印刷指示が行なわれる。

尚、ステップＳ_２における電子署名は、電子データが本人によって作成されたことを証明するための電子的な記録・署名のことであり、電子文書の確定時刻を証明する技術で、その文書がいつから存在しているのかということで、その時点から第三者だけでなく作成者本人にも改ざんされていないことを証明するものである。

電子証明書、タイムスタンプの埋め込み、出力ファイルの解像度は、平成17年3月に厚生労働省から発行された「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠している。

個人を特定するための装置としては、ＩＣカード、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）キー、バイオメトリクス認証が利用可能である。ＩＣカードは個人の証明書或いはＩＤ／パスワードをＩＣチップに記憶して埋め込んだカードである。またＵＳＢキーは個人の証明書或いはＩＤ／パスワードをメモリに記憶して埋め込んだＵＳＢデバイスである。またバイオメトリクス認証は指紋、網膜、静脈等の生体情報を利用して認証を行なう仕組みである。

ステップＳ_３において、デジタル複合機５により、患者情報記憶手段となる患者マスター２及び診療治療情報記憶手段となるコンテンツテーブル３に記憶して格納された各種データに基づいて、カルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙として透析記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９を印刷出力する。

このとき、図７（ａ）に示すように、バーコード７をシール８に印刷出力した場合には、カルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙として透析記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９にバーコード７を印刷したシール８を貼着して一体化する。

また、図７（ｂ）に示すように、バーコード７をカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９に直接印刷して一体化しても良い。

また、図７（ｃ）に示すように、バーコード７を診療治療記録シート９を仕切る仕切り材10に印刷し、カルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９と、バーコード７を印刷した仕切り材10とを一つにまとめて取り扱うことで一体化しても良い。

次に、ステップＳ_４において、印刷出力されたカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙として透析記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９に医師、技士、看護師等が手書きで記入する。

次に、ステップＳ_５において、手書きされたカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙として透析記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９、該診療治療記録シート９に印刷されたバーコード７或いは該診療治療記録シート９に貼着されたシール８に印刷されたバーコード７或いは仕切り材10に印刷されたバーコード７或いは仕切り材10に貼着されたシール８に印刷されたバーコード７も含めてデジタル複合機５のスキャナ部によりスキャニングする。

次に、ステップＳ_６において、電子画像ファイル化されたカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙として透析記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９の電子画像ファイルと、デジタルデータ化されたバーコード７の電子コード情報とを関連付けて該バーコード７の電子コード情報に基づいてファイル管理情報記憶手段となるファイル格納エリア14に配置し、１件の電子ファイルの生成の都度、或いは何らかの読み込み処理終了の判断を行なった後、書誌情報をデータベースに登録するプロセスに電子ファイル生成に関するメッセージ（例えばファイル名、ファイルパス、登録者ＩＤ等）を通知する。

また、エラー処理については、ディスク容量の不足、他何らかの障害により電子ファイルの生成に失敗した場合には警告を表示するか、エラー内容を記述したエラーログを出力する。警告は、デジタル複合機５側に表示することも出来、本システム１のコンソールに出力することも出来る。

未登録情報の抽出と記録については、本システム１で印刷された識別子に関しては読み込みファイルの識別子とのマッチングを行い、読み込まれていない識別子のリストを表示する。また、この識別子のリストは管理権限を有するユーザにより１件ずつ削除出来るように構成されている。

ユーザインターフェースファイルの再構築について、閲覧・検索画面において階層型のインターフェースを提供する場合は、階層データを生成することが出来る。また、外部コマンドにより登録されている物理ファイルコンテンツテーブルの整合性をチェックし、ユーザインターフェースファイル（階層データ）を再構築する機能を用意する。

インターフェースファイルは、本システム１では医療施設毎に存在するコンテンツの違い、医師の操作に関する要望を吸収するために操作に関するルールをシステム内に埋め込むのではなく、容易にカスタマイズ可能な外部ファイルとして用意されている。

そして、ステップＳ_７において、ファイル管理テーブル４にアクセスして検索・閲覧したり、外部利用が出来るようになっており、アクセスした履歴が別途用意するログテーブルに記録される。アクセス履歴は、デジタル複合機５の操作、患者マスター２他データベースに関する登録、更新、削除処理、ファイルの複製、移動等全てのユーザ操作に対する履歴が保存される。アクセス履歴管理としては、本システム１へのログイン・ログアウト、電子ファイルへのアクセス、各種印刷、バックアップ、ファイルエクスポート・インポート、システム管理機能の実施者、アクセスした年月日時間、実施者、対象データをログに記録し、条件付で検索出力出来るようにする。

次に、図３を用いて識別子となるバーコード７の出力からデジタル複合機５による読み取り動作までのフローについて説明する。先ず、ステップＳ₁₁において、管理ページから透析クルー（診療年月日、午前／午後／或いは夜間）を選択すると共に、ステップＳ₁₂において、対象患者の個人ページを表示する。次にステップＳ₁₃において、印刷対象となるコンテンツ種別の選択を行なう。

次に、ステップＳ₁₄において、対象患者一覧からバーコード７の印刷対象者を選択する。一方、ステップＳ₁₅において、診療年月日を選択する。そして、ステップＳ₁₆において、前記ステップＳ₁₄及びステップＳ₁₅で選択された印刷対象者と診療年月日とに基づいて識別子となるバーコード７の印刷を実行する。ステップＳ₁₄で選択された印刷対象者が複数になる場合には、まとめ印刷する。

このとき、対象患者として患者マスター２に記憶された患者ＩＤ及びコンテンツテーブル３に記憶された診療年月日、コンテンツ種別に基づいてバーコード７に印字されるコンテンツＩＤが決定される。

ステップＳ₁₆において、バーコード７の出力形態は図７（ａ）に示すように、バーコード７をシール８に印刷するか、図７（ｂ）に示すように、バーコード７をカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９に印刷するか、図７（ｃ）に示すように、バーコード７を診療治療記録シート９を仕切る仕切り材10に印刷する。

次に、ステップＳ₁₇において、診療治療記録シート９に診療治療情報を記録するか、若しくは修正する。次に、ステップＳ₁₈において、デジタル複合機５を経由してファイル管理テーブル４に自動登録する。即ち、バーコード７に記録されたコンテンツＩＤを読み込むことで、事前に登録された患者情報並びに新規に生成されるファイルＩＤが書誌情報として電子画像ファイルと共にファイル管理テーブル４に自動登録される。

次に、図４を用いて識別子となるバーコード７の印刷から活用までのフローについて説明する。本システム１では、ステップＳ₂₁において、デジタル複合機５によりバーコード７を印刷する。次に、医師、検査技士、看護師等によりステップＳ₂₂において、診療治療記録シート９にバーコード７を付与する。

前記ステップＳ₂₂において、図７（ａ）に示すように、バーコード７をシール８に印刷出力した場合には、カルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙として透析記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９にバーコード７を印刷したシール８を貼着して一体化する。

また、図７（ｂ）に示すように、バーコード７をカルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９に直接印刷して予め一体化される場合もある。

また、図７（ｃ）に示すように、バーコード７を診療治療記録シート９を仕切る仕切り材10に印刷出力した場合は、カルテ記録用紙、検査結果記録用紙、治療記録用紙、看護記録用紙、紹介状用紙及び紹介状返信用紙等の診療治療記録シート９と、バーコード７を印刷した仕切り材10とを一つに取りまとめて取り扱うことで一体化される。

次に、ステップＳ₂₃において、患者ベッド毎に診療治療記録シート９を配布し、ステップＳ₂₄において、診療治療記録シート９に手書きで記入する。ステップＳ₂₅において、診療治療記録シート９を回収する。

次に、ステップＳ₂₆において、バーコードリーダを装備したデジタル複合機５により複数の診療治療記録シート９の一括読み取りを行なう。このとき、診療治療記録シート９の記録画像は一度の読み込み処理で、電子画像ファイル化され、該診療治療記録シート９に付与されたバーコード７はデジタルデータ化される。

次に、ステップＳ₂₇において、デジタルデータ化されたバーコード７を自動認識し、認識異常が発生した場合には、ステップＳ₂₈においてエラー情報を出力する。また、ステップＳ₂₇においてバーコード７を正常に認識した場合には、ステップＳ₂₉において、診療治療記録シート９の電子画像ファイルと登録書誌情報との自動生成を行なうと共に、ステップＳ₃₀において、読取り作業結果のレポートを出力する。

次に、ステップＳ₃₁において、書誌情報に従ってファイル管理テーブル４に診療治療記録シート９の電子画像ファイルを自動登録する。ステップＳ₃₁において自動登録された診療治療記録シート９の電子画像ファイルは、ステップＳ₃₂において、閲覧メニューにおいても自動更新される。ここで、閲覧メニューはファイル管理テーブル４に格納された診療治療記録シート９の電子画像ファイルを検索するためのメニューである。一方、ステップＳ₃₃において、患者マスター２で登録、更新、削除された情報は、ステップＳ₃₂の閲覧メニューにおいても自動更新される。

次に、ステップＳ₃₄において、読み込まれていないバーコード７のチェックを行い、読み込まれていないバーコード７があればそのレポートを出力する（ステップＳ₃₅）。ステップＳ₃₄において、全てのバーコード７が読み込まれていれば処理を終了する。

未読み取りバーコード７は本システム１で出力されたものの読み込みが行なわれていないバーコード７で、ファイル管理テーブル４への登録漏れの判断に利用される。

ファイルフォーマットについては、印刷用ファイル、パソコン表示用（ベッドサイド診療用）ファイルに分けて生成する。例えば、印刷用ファイルフォーマットとしてはＰＤＦを利用出来、表示用ファイルフォーマットとしてはFlashPaper、JPEG等を利用することが出来る。

読み取り処理後のファイル出力プロセスで印刷用、表示用ファイルの両方を生成するか、TIFF（Tagged Image File Format）等の中間イメージファイルまでを作成し、その後のデータベース登録プロセスの段階で中間イメージから印刷、表示ファイルの生成を行なうことが出来る。尚、TIFFとはAldus社とMicrosoft社によって開発された画像データのフォーマットで、１枚の画像データを、解像度や色数、符号化方式の異なるいろいろな形式で一つのファイルにまとめて格納出来るため、比較的アプリケーションソフトに依存しない画像フォーマットである。

検索機能としては、ベッドサイド診療用検索、ツリーアクセス（カルテ棚から探すイメージでの検索）、バーコードリーダによる検索、キーワード検索を可能とすることが出来る。

図８はファイリング情報の閲覧の際にベッドサイド診療用検索を行なう際の検索画面12の一例であり、利用場面としては医師、臨床工学技士、検査技士、看護師がベッドサイドで過去の患者の記録を閲覧する際に利用される。各診療録を表示する際には、必ず患者マスター２に記憶された患者氏名と患者顔写真とを同時に表示させる。

閲覧利用場面、利用方法としては、ベッドサイドで診療治療情報を記述中の透析記録用紙に付与されたバーコード７を閲覧パソコン６ｂに付属されたバーコードリーダで読み込むと、ベッドサイド診療用検索画面の個人トップページを表示する。また、ベッドに取り付けられた患者名札に印刷されたバーコード７を閲覧パソコン６ｂに付属されたバーコードリーダで読み込むと、ベッドサイド診療用検索画面の個人トップページを表示する。また、本システム１に登録済みの診療録となる診療治療記録シート９に付与されたバーコード７を閲覧パソコン６ｂに付属されたバーコードリーダで読み込むと、電子化済みの診療録を表示する。

図９はファイリング情報の閲覧の際にツリーからアクセスする際のツリー表示画面13でありカルテ棚ボタン13ａをクリックして患者のカルテを探す。患者の氏名で分類されたカテゴリから必要なカルテを探す。各診療録を表示する際には、必ず患者マスター２に記憶された患者氏名と患者顔写真とを同時に表示させる。

診療用或いは閲覧用パソコン６ｂから操作出来る機能としては、サーバ装置へ接続した時の初期画面として医療施設毎に作成したトップページ或いはシステム内の指定ページ等の閲覧システムのトップ画面へ遷移し、外出しの定義ファイルにより管理する。また現在表示している前後に表示した電子ファイルへの遷移が出来る。拡大／縮小表示が出来る。原本ではない写しの印刷が出来る。権限を持つユーザのみ原本の印刷が出来る。バーコード７印刷用の画面に遷移したり、個人トップページ、診療録表示時に表示されているページにより１件印刷出来る。透析患者リスト一覧表示時にまとめ印刷用ページに自動遷移出来る。

上記構成によれば、電子ファイルの保存場所、書誌情報の容易な取得が可能である。即ち、カルテ、検査結果、部門診療録等の各種医療情報の書誌情報をレセプト電算機11、オーダリング等の他の医療情報システムとのマスター情報連携や、一度作成した患者情報の流用（特に透析医療）により、その都度作成する情報量の大幅削減を実現することが出来る。

また、バーコード７等の識別子とデジタル複合機５とによる一括登録が出来る。即ち、事前に準備した保存対象である紙媒体からなる診療治療記録シート９の保管場所、書誌情報を記述したデータの格納場所を識別出来る情報が埋め込まれたバーコード７を該診療治療記録シート９に付与し、該診療治療記録シート９のスキャン時に識別させることでデジタル複合機５による自動一括登録を可能にする。

また、診察時の利用を意識した検索、閲覧が可能である。即ち、患者氏名、診察日、診療録別の検索に加え、個人のカルテ、検査結果、部門診療録間の連携、診療クール（透析医療）との関連付けを持たせ、医療に特化したインターフェースを提供することが出来る。

本発明の活用例として、医療用電子ファイリングシステムに適用出来、特に透析治療に好適な医療用電子ファイリングシステムに適用出来る。

本発明に係る医療用電子ファイリングシステムの制御系の構成を示す図である。 本発明に係る医療用電子ファイリングシステムのデータ構成の一例を示す図である。 バーコードの出力から読み取りまでの動作を説明するフローチャートである。 バーコードの印刷から活用までの動作を説明するフローチャートである。 患者情報の一例を示す図である。 バーコードの一例を示す図である。 バーコードの各種の出力方式を説明する図である。 ベッドサイド診療用検索の一例を説明する図である。 患者名での検索の一例を説明する図である。

符号の説明

１…医療用電子ファイリングシステム
２…患者マスター
３…コンテンツテーブル
４…ファイル管理テーブル
５…デジタル複合機
６，６ａ…サーバ装置
６ｂ…パソコン
７…バーコード
８…シール
９…診療治療記録シート
10…仕切り材
11…レセプト電算機
12…検索画面
12ａ…前回診療リストボタン
12ｂ…透析クールボタン
12ｃ…個人トップボタン
12ｄ…プロフィールボタン
13…ツリー表示画面
13ａ…カルテ棚ボタン
13ｂ…個人トップボタン
13ｃ…プロフィールボタン
13ｄ…カレンダーボタン
14…ファイル格納エリア

Claims (6)

1. 患者情報を記憶する患者情報記憶手段と、
   診療治療情報を記憶する診療治療情報記憶手段と、
   前記患者情報記憶手段に記憶された患者情報と、前記診療治療情報記憶手段に記憶された診療治療情報とを関連付けて記憶するファイル管理情報記憶手段と、
   を有し、
   前記診療治療情報記憶手段に記憶された所定の診療治療情報及び前記患者情報記憶手段に記憶された所定の患者情報とに基づいて所定のＩＤコードを付与した識別子を出力する識別子出力手段と、
   前記識別子出力手段により出力された識別子を付与した診療治療記録シートに記載された記録画像及び該識別子を読み取って該記録画像及び識別子を電子画像ファイル化すると共に、該識別子をデジタルデータ化する電子ファイル作成手段と、
   前記電子ファイル作成手段により作成された識別子をデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて、該電子ファイル作成手段により作成された電子画像ファイルを前記ファイル管理情報記憶手段に記憶する電子ファイリング手段と、
   を有することを特徴とする医療用電子ファイリングシステム。
2. 前記診療治療情報記憶手段は、カルテ情報、検査記録情報、治療記録情報、看護記録情報、紹介状情報及び紹介状返信情報のうちの少なくとも１つを有することを特徴とする請求項１に記載の医療用電子ファイリングシステム。
3. 前記識別子出力手段は、前記識別子をシールに印刷するか、前記識別子を前記診療治療記録シートに印刷するか、前記識別子を前記診療治療記録シートを仕切る仕切り材に印刷するかの何れかで出力することを特徴とする請求項１に記載の医療用電子ファイリングシステム。
4. 前記識別子はバーコードで構成され、前記識別子出力手段はバーコード出力手段で構成したことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の医療用電子ファイリングシステム。
5. 前記医療用電子ファイリングシステムは、透析治療に適用されることを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の医療用電子ファイリングシステム。
6. 前記識別子出力手段により出力された識別子を付与した診療治療記録シートに記載された記録画像及び該識別子を同一機器にて同時に読み取って該記録画像及び識別子を電子画像ファイル化することを特徴とする請求項１に記載の医療用電子ファイリングシステム。