JP2022177771A - 新型コロナワクチン予診票保管システム - Google Patents

Abstract

【課題】新型コロナワクチン接種予診票の電子保管システムを提供する。【解決手段】新型コロナワクチン接種予診票を複合機などのスキャナにセットし、スキャンすることで電子化されたＰＤＦ予診票を作成する。次にこのＰＤＦ予診票を一時保存するスキャンフォルダＳＦに保存し、ＯＣＲ処理を行う。読込みは新型コロナワクチン接種予診票に貼付けられている個人別接種券の氏名または個人番号或いは両方である。さらに読込まれた氏名または個人番号或いは両方をファイル名として、新たに作成したスキャン当日の日付を付けた保存フォルダＦＦに保管する。氏名または個人番号或いは両方を入力して検索すれば、ＰＤＦ形式の予診票を呼び出し、閲覧、印刷することができる。【選択図】図２

Description

本発明は、コンピュータを利用して新型コロナワクチン接種予診票を保管する技術であって、ＰＤＦ予診票のファイル名に自動でワクチン接種者の氏名または個人番号或いは両方を記載することで、作業時間を低減し、検索、閲覧を容易にするシステムに関するものである。

新型コロナウイルスが世界中で猛威を振るい感染者数は数億人となり、日本国内でも緊急事態宣言が出され、パンデミックの状況からの一刻も早い全国民へのワクチン接種による事態の収束が図られている。

新型コロナワクチン接種においては、新型コロナワクチン接種予診票が配布され、接種者が予診票に健康状態を記入し、個人識別のためにシールになった接種券を決められた位置に貼付ける。新型コロナワクチン接種予診票は診療録として５年間の保存が義務付けられている。また接種者の住所、氏名、生年月日、年齢、接種時の体調、病歴、アレルギーなど個人情報が記入され、問診した医師の判断、署名、接種日が記述される。接種後にはワクチンのロット番号シールと個人宅に配布された接種券シールを新型コロナワクチン接種予診票に貼付ける。ワクチン接種を行った自治体や医療機関では、数千人、数万人の接種者に対して事務部門の対応が間に合わず、予診票を山積みにしたり、段ボール箱に入れ棚に並べたり、倉庫に放置することが考えられるが、接種者の病変への対応や監査等において、保存している予診票を支障なく取扱えることが当然担保されなければならない点で、新型コロナワクチン接種予診票の電子化保管が望まれる。

診療録の電子保存の要件として、法的に保存義務があり真正性と見読性、保存性の３つの基準が確保されなければならないという指針が厚生労働省から示されており、新型コロナワクチン接種予診票の電子化保存についても該指針に則った上で、利便性の高いシステムが期待される。

コンピュータ化の進んだ医療機関では、診療録の電子化が進められている。このような文書管理の電子化に関する一般的技術としては、特許文献１に示す技術がある。これはスキャナに文書を読込ませて画像データを取得し、文字認識をＯＣＲ処理することによって、文書を取得するシステムである。取得した文書データはＣＳＶデータやＰＤＦデータ等で記憶装置に記憶したり、表示装置に表示することができる。また紙文書をスキャンした後、電子化したイメージデータをＯＣＲ処理で文書属性を判定処理し、ＰＤＦ形式の文書にしてコンピュータの記憶装置の所定の場所（フォルダ）に記録するための技術として特許文献２が提案されている。この提案では連続する多種の紙書類の１枚目に登録シートを備え、該登録シートには後ろに続く文書属性が記述されており、ＯＣＲ処理で文書属性である文書タイトルがコンピュータの文書保存場所であるフォルダのタイトルとして記述され、後ろに続く文書属性を持った書類がそのフォルダに紐付けされて保存されることを特徴としている。

特開２００５－１２２３２４号公報 特開２００８－１６５３８６号公報

しかしながら、特許文献１ではスキャナの動作不良や紙文書のセットミス等に起因した読込み不良が起こる場合があり、そのような失敗が認識できないまま処理が終了して事後処理の負荷がかえって増大すると言った問題が指摘される。また特許文献２では連続文書の先頭ページに登録シートを作成する手間がかかり、さらにＯＣＲ処理によって読込まれた文書属性はフォルダの名称を作成するものであって、文書の属性をファイル名にするものではなく、フォルダ内の文書を１枚ずつ検索する機能を備えたものではない。

新型コロナワクチン接種予診票の保管に当たっては、スキャンにより自動的に所定のフォルダを作成し、さらにＯＣＲ処理によって該予診票から氏名または個人番号或いは両方を読込み、該フォルダにファイル名として氏名または個人番号或いは両方を付け、該予診票をＰＤＦファイルとして保存することを本発明の目的とする。以ってユーザの作業の負担を軽減すると同時に、山のように積上げられた該予診票の中から手作業で１枚の予診票を探し出すのではなく、所定のフォルダに保管された数百枚、数千枚、数万枚の中から、氏名または個人番号で検索すれば、特定の１枚を即座に検索し得るシステムを特徴とする。

上記課題を解決するために、請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、新型コロナワクチン接種予診票を１枚ずつ分割して読取るスキャニング手段と、該予診票を電子化したＰＤＦ予診票を作成するＰＤＦ作成手段と、該予診票に貼付けられた接種券から氏名または個人番号或いは両方を読取るＯＣＲ手段と、ＯＣＲにより読取った氏名または個人番号或いは両方をファイル名に記載し、該ＰＤＦ予診票と紐付ける文書名記載手段と、ファイル名に氏名または個人番号或いは両方が付けられた該予診票のＰＤＦ予診票をフォルダに保存する保存手段を備えることを特徴とする。

請求項２記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置において、スキャン時に新型コロナワクチン接種予診票に読取り不能があった場合に、処理不能フォルダを所定のフォルダに作成し、該処理不能フォルダにＰＤＦ予診票を格納し、日時を名称とするファイルを処理不能フォルダに記載することを特徴とする。

請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置における請求項２の読取り不能とは、新型コロナワクチン接種予診票の定形を成さない別紙、白紙、または折れなどにより用紙として不備のあるもの、上下左右逆転、また接種券の未接着、部分はがれ、汚れ、滲みがあり氏名または個人番号或いは両方が読取れないＯＣＲ処理不能の該予診票であり、これを処理不能として認識することを特徴とする。

請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項４の新型コロナワクチン接種予診票を電子化して作成したＰＤＦ予診票を一時的に保管するためのスキャンフォルダを作成するステップと、該スキャンフォルダに該ＰＤＦ予診票を一時的に保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。

請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項５のスキャンフォルダに保管されているＰＤＦ予診票にＯＣＲ処理を行って、接種券から氏名または個人番号或いは両方を読込むモジュールと、該氏名または個人番号或いは両方を該ＰＤＦ予診票のファイル名に記載するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。

請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項６の所定のフォルダ内にＯＣＲ処理を施したＰＤＦ予診票を保管するフォルダを作成し、該ＰＤＦ予診票をスキャンした日付をフォルダ名に記載するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。

請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項７における請求項６で作成した日付の付いたフォルダに請求項５で作成したＰＤＦ予診票を保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。

請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、前期プログラムを実行させるに当たり、ユーザが所定のフォルダをデスクトップにスキャンしたＰＤＦ予診票を一時的に保存するスキャンフォルダとＯＣＲ処理を施したＰＤＦ予診票を保管するフォルダを指定するモジュールを備えることを特徴とする。

請求項９記載のプログラムは、前記新型コロナワクチン接種予診票保管装置および前記プログラムに関して、新型コロナワクチン接種予診票に限らず、ＯＣＲ処理の読込み設定位置を変化させることで他の予診票が診療録として保存、管理すべき予診票であれば、同じ仕組みで実行できる特徴を持つ。

本発明によれば、新型コロナワクチン接種予診票を電子化してＰＤＦ文書として保存する際に、自動的に接種者の氏名または個人番号或いは両方をファイル名に付けることで、検索や閲覧が可能になり、作業負担を軽減しながら、真正性、見読性、保存性を確保できる。

本発明の実施形態に係る新型コロナワクチン接種予診票保管装置の構成を示す図である。 新型コロナワクチン接種予診票の保管に係る作業フローであり、スキャン処理から保存方法を示す図である。 スキャン作業を監視し保存するフォルダを選択する方法を示す図である。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係るシステムの全体構成を示すブロック図である。

図１において、新型コロナワクチン接種予診票保管システム１０１は、新型コロナワクチン接種予診票からイメージを読取るスキャナ１０２と、新型コロナワクチン接種予診票保管システム１０１の実行プログラムを収納し、ユーザが検索や閲覧のために操作するユーザ端末１０３を備え、これらの装置を互いに接続するネットワーク１０４から構成される。

図１のユーザ端末１０３は、新型コロナワクチン接種予診票を電子化して作成したＰＤＦ予診票を一時的に保管するためのスキャンフォルダＳＦを作成するモジュール２０１がある。モジュール２０２は、スキャンフォルダＳＦに保存されたＰＤＦ予診票１枚ずつに貼付けられた接種券から氏名または個人番号或いは両方を読取るＯＣＲ処理を行う機能である。モジュール２０３は保管フォルダＦＦ内にスキャン当日の日付を記載したフォルダを作成する機能である。モジュール２０４は、モジュール２０２で読取った氏名または個人番号或いは両方の情報をファイル名として保管フォルダＦＦに保存する機能である。

モジュール２０５は、スキャンフォルダＳＦからＰＤＦ予診票を取出してＯＣＲ処理を行う際に、読取り不能であった場合に、保管フォルダＦＦ内に処理不能フォルダＩＦを作成し、該予診票を保存する機能である。処理不能フォルダＩＦは一度作成されると、その後の読取り不能予診票は新たに処理不能フォルダＩＦを作らず、既存の処理不能フォルダＩＦに保存される。

スキャナ１０２はユーザの作業を軽減するために自動原稿送り機能を有する複合機が一般的となっている。複合機にはスキャンの機能の一部として文書を１枚ずつ分割してユーザ端末に保存する仕組みが備わっており、本システムではその機能を活用している。

図２は新型コロナワクチン接種予診票の一連の保管作業を示したフロー図である。

図２において、例えば自治体から氏名ＡＡ様に新型コロナワクチン接種に関して接種券が送付された場合について説明する。届けられた接種券には券種、回数、請求先自治体名、自治体コード、券番号、氏名、バーコード、１８桁個人番号が印刷され、予診票に接着できるようにシールになっている。

接種券は接種者であるＡＡ様が新型コロナワクチンの接種時に予診票に貼付けられる。予診票には本人の住所、氏名、年齢、生年月日、性別、電話番号、体温、健康に関する質問を記入する。さらに接種を希望するにチェックし、署名する。医師記入欄にはワクチンロット番号、接種量、医療機関コード、接種場所、接種日時が記入され、医師の署名が入る。該予診票は診療録として５年間保存する法的義務がある。

本発明が活用するのは、新型コロナワクチン接種予診票の接種券に印刷された氏名と１８桁の個人番号である。

新型コロナワクチン接種予診票をスキャナ（複合機）１０２にセットする前にユーザ端末１０３では、図３に示すスキャン監視フォルダＳＦＣを立上げ、スキャンしたＰＤＦ予診票を一時的に保存するスキャンフォルダＳＦの設定（選択）とＯＣＲ処理を行ってファイル名を氏名または個人番号或いは両方にしたＰＤＦ予診票を保存する保存フォルダＦＦの設定（選択）を行う。

接種が終わって束にされた新型コロナワクチン接種予診票をスキャナ１０２にセットし、自動原稿送り機能を利用してスキャンすると、日付日時がファイル名に付いたＰＤＦ予診票が自動的にスキャンフォルダＳＦに入ることをユーザ端末１０３で確認できる。この時スキャンの順にファイル名の先頭に順番を付けることも可能である。またスキャナからスキャンフォルダＳＦに移動する時間は、スキャナの性能、画像の解像度によって差が出る。

スキャンフォルダＳＦに収納されたＰＤＦ予診票は、自動的に保存フォルダＦＦに移動する。保存フォルダＦＦではスキャンされた順番に、氏名または個人番号或いは両方がファイル名になったＰＤＦ予診票ファイルが入っていくのをユーザ端末１０３で確認できる。

例えば個人番号１８桁に続いてＡＡ様氏名．ｐｄｆとファイル名が現れる。連続でスキャンしたものは連続で現れる。ここで問題は、読取り不能の予診票への対応である。ＰＤＦ予診票を取出してＯＣＲ処理を行う際に、読取り不能が起こる原因は、新型コロナワクチン接種予診票の定形を成さない別紙、白紙、または折れなどにより用紙として不備のあるもの、上下左右逆転、また接種券の未接着、部分はがれ、汚れ、滲みがあり氏名または個人番号或いは両方が読取れないＯＣＲ処理不能の該予診票である。ＯＣＲ処理不能の該予診票は処理不能フォルダＩＦに保存されており、手入力によるファイル名修正と保存フォルダＦＦへの保存が必要である。またＯＣＲ処理がパーフェクトではない点である。文字が認識できず原稿とは異なった文字を表示することや空白になることもある。そこで必要になるのが原票または保存したＰＤＦ予診票とファイル名との突合せ確認と手入力でのファイル名の修正である。ここで一部修正があったとしても、いちいちすべてのファイル名を手入力するよりは作業負担の軽減が大きい。

処理不能のＰＤＦ予診票を手入力で修正、保存すれば、新型コロナワクチン接種予診票の保管作業は完了する。これにより、必要な時に保存フォルダＦＦについて、個人番号または氏名をキーとしてＰＤＦ予診票の検索、閲覧、印刷が可能である。この処理は周知の技術を利用して行うことができる。

本発明を利用することは、新型コロナワクチン接種予診票の保存、管理作業が著しく負担軽減するものであり、コロナ禍にあって自治体、医療機関の奮闘努力に一役買うことができる。また新型コロナ以外のワクチン接種や今後新たなウイルス出現時のワクチン接種予診票保管システムとしても利用可能性が高い。

１０１ 新型コロナワクチン接種予診票保管システム
１０２ スキャナ
１０３ ユーザ端末
１０４ ネットワーク
ＳＦＣ スキャン監視フォルダ
ＳＦ スキャナから読込まれ一時的に保存するスキャンフォルダ
ＦＦ ＯＣＲ処理をして氏名または個人番号或いは両方のファイル名を付加されたＰＤ Ｆ予診票の保存フォルダ

Claims (9)

1. 新型コロナワクチン接種予診票を１枚ずつ分割して読取るスキャニング手段と、新型コロナワクチン接種予診票を電子化したＰＤＦ予診票を作成するＰＤＦ作成手段と、新型コロナワクチン接種予診票に貼付けられた接種券から氏名または個人番号或いは両方を読取るＯＣＲ手段と、ＯＣＲにより読取った氏名または個人番号或いは両方をファイル名に記載し、該ＰＤＦ予診票と紐付ける文書名記載手段と、ファイル名に氏名または個人番号或いは両方が付けられ新型コロナワクチン接種予診票のＰＤＦ予診票をフォルダに保存する保存手段を備えることを特徴とする新型コロナワクチン接種予診票保管装置。
2. スキャン時に新型コロナワクチン接種予診票に読取り不能があった場合に、処理不能フォルダにＰＤＦ予診票を格納し、ファイル名に日時をつけて処理不能フォルダ内に記載することを特徴とする請求項１記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置。
3. 請求項２の読取り不能とは、新型コロナワクチン接種予診票の定形を成さない別紙、白紙、折れなどにより用紙として不備のあるもの、上下左右逆転、また接種券の未接着、部分はがれ、汚れ、滲みがあり氏名または個人番号或いは両方が読取れないＯＣＲ処理不能の新型コロナワクチン接種予診票であり、これを処理不能として認識することを特徴とする請求項１または２記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置。
4. 新型コロナワクチン接種予診票を電子化して作成したＰＤＦ予診票を一時的に保管するためのスキャンフォルダを作成するステップと、該スキャンフォルダに該ＰＤＦ予診票を一時的に保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。
5. 請求項４のスキャンフォルダに保管されているＰＤＦ予診票にＯＣＲ処理を行って、接種券から氏名または個人番号或いは両方を読込むモジュールと、該氏名または個人番号或いは両方を該ＰＤＦ予診票のファイル名に付与するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。
6. 所定フォルダ内にＯＣＲ処理を施したＰＤＦ予診票を保管するフォルダを作成し、該ＰＤＦ予診票をスキャンした日付をフォルダ名に記載するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。該フォルダは年月日のようにツリー上に作成される。
7. 請求項６で作成した日付の付いたフォルダに請求項５で作成したＰＤＦ予診票を保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。
8. 前記プログラムを実行させるに当たり、ユーザが所定のフォルダをデスクトップにスキャンしたＰＤＦ予診票を一時的に保存するスキャンフォルダとＯＣＲ処理を施したＰＤＦ予診票を保管するフォルダを指定するモジュール。
9. 前記新型コロナワクチン接種予診票保管装置および前記プログラムに関しては新型コロナワクチン接種予診票に限らず、ＯＣＲ処理の読込み設定位置を変化させることで他の予診票が診療録として保存、管理すべき予診票であれば、同じ仕組みで実行できるプログラム。

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