JP2022177771A - 新型コロナワクチン予診票保管システム - Google Patents
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Abstract
【課題】新型コロナワクチン接種予診票の電子保管システムを提供する。【解決手段】新型コロナワクチン接種予診票を複合機などのスキャナにセットし、スキャンすることで電子化されたPDF予診票を作成する。次にこのPDF予診票を一時保存するスキャンフォルダSFに保存し、OCR処理を行う。読込みは新型コロナワクチン接種予診票に貼付けられている個人別接種券の氏名または個人番号或いは両方である。さらに読込まれた氏名または個人番号或いは両方をファイル名として、新たに作成したスキャン当日の日付を付けた保存フォルダFFに保管する。氏名または個人番号或いは両方を入力して検索すれば、PDF形式の予診票を呼び出し、閲覧、印刷することができる。【選択図】図2
Description
本発明は、コンピュータを利用して新型コロナワクチン接種予診票を保管する技術であって、PDF予診票のファイル名に自動でワクチン接種者の氏名または個人番号或いは両方を記載することで、作業時間を低減し、検索、閲覧を容易にするシステムに関するものである。
新型コロナウイルスが世界中で猛威を振るい感染者数は数億人となり、日本国内でも緊急事態宣言が出され、パンデミックの状況からの一刻も早い全国民へのワクチン接種による事態の収束が図られている。
新型コロナワクチン接種においては、新型コロナワクチン接種予診票が配布され、接種者が予診票に健康状態を記入し、個人識別のためにシールになった接種券を決められた位置に貼付ける。新型コロナワクチン接種予診票は診療録として5年間の保存が義務付けられている。また接種者の住所、氏名、生年月日、年齢、接種時の体調、病歴、アレルギーなど個人情報が記入され、問診した医師の判断、署名、接種日が記述される。接種後にはワクチンのロット番号シールと個人宅に配布された接種券シールを新型コロナワクチン接種予診票に貼付ける。ワクチン接種を行った自治体や医療機関では、数千人、数万人の接種者に対して事務部門の対応が間に合わず、予診票を山積みにしたり、段ボール箱に入れ棚に並べたり、倉庫に放置することが考えられるが、接種者の病変への対応や監査等において、保存している予診票を支障なく取扱えることが当然担保されなければならない点で、新型コロナワクチン接種予診票の電子化保管が望まれる。
診療録の電子保存の要件として、法的に保存義務があり真正性と見読性、保存性の3つの基準が確保されなければならないという指針が厚生労働省から示されており、新型コロナワクチン接種予診票の電子化保存についても該指針に則った上で、利便性の高いシステムが期待される。
コンピュータ化の進んだ医療機関では、診療録の電子化が進められている。このような文書管理の電子化に関する一般的技術としては、特許文献1に示す技術がある。これはスキャナに文書を読込ませて画像データを取得し、文字認識をOCR処理することによって、文書を取得するシステムである。取得した文書データはCSVデータやPDFデータ等で記憶装置に記憶したり、表示装置に表示することができる。また紙文書をスキャンした後、電子化したイメージデータをOCR処理で文書属性を判定処理し、PDF形式の文書にしてコンピュータの記憶装置の所定の場所(フォルダ)に記録するための技術として特許文献2が提案されている。この提案では連続する多種の紙書類の1枚目に登録シートを備え、該登録シートには後ろに続く文書属性が記述されており、OCR処理で文書属性である文書タイトルがコンピュータの文書保存場所であるフォルダのタイトルとして記述され、後ろに続く文書属性を持った書類がそのフォルダに紐付けされて保存されることを特徴としている。
しかしながら、特許文献1ではスキャナの動作不良や紙文書のセットミス等に起因した読込み不良が起こる場合があり、そのような失敗が認識できないまま処理が終了して事後処理の負荷がかえって増大すると言った問題が指摘される。また特許文献2では連続文書の先頭ページに登録シートを作成する手間がかかり、さらにOCR処理によって読込まれた文書属性はフォルダの名称を作成するものであって、文書の属性をファイル名にするものではなく、フォルダ内の文書を1枚ずつ検索する機能を備えたものではない。
新型コロナワクチン接種予診票の保管に当たっては、スキャンにより自動的に所定のフォルダを作成し、さらにOCR処理によって該予診票から氏名または個人番号或いは両方を読込み、該フォルダにファイル名として氏名または個人番号或いは両方を付け、該予診票をPDFファイルとして保存することを本発明の目的とする。以ってユーザの作業の負担を軽減すると同時に、山のように積上げられた該予診票の中から手作業で1枚の予診票を探し出すのではなく、所定のフォルダに保管された数百枚、数千枚、数万枚の中から、氏名または個人番号で検索すれば、特定の1枚を即座に検索し得るシステムを特徴とする。
上記課題を解決するために、請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、新型コロナワクチン接種予診票を1枚ずつ分割して読取るスキャニング手段と、該予診票を電子化したPDF予診票を作成するPDF作成手段と、該予診票に貼付けられた接種券から氏名または個人番号或いは両方を読取るOCR手段と、OCRにより読取った氏名または個人番号或いは両方をファイル名に記載し、該PDF予診票と紐付ける文書名記載手段と、ファイル名に氏名または個人番号或いは両方が付けられた該予診票のPDF予診票をフォルダに保存する保存手段を備えることを特徴とする。
請求項2記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置において、スキャン時に新型コロナワクチン接種予診票に読取り不能があった場合に、処理不能フォルダを所定のフォルダに作成し、該処理不能フォルダにPDF予診票を格納し、日時を名称とするファイルを処理不能フォルダに記載することを特徴とする。
請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置における請求項2の読取り不能とは、新型コロナワクチン接種予診票の定形を成さない別紙、白紙、または折れなどにより用紙として不備のあるもの、上下左右逆転、また接種券の未接着、部分はがれ、汚れ、滲みがあり氏名または個人番号或いは両方が読取れないOCR処理不能の該予診票であり、これを処理不能として認識することを特徴とする。
請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項4の新型コロナワクチン接種予診票を電子化して作成したPDF予診票を一時的に保管するためのスキャンフォルダを作成するステップと、該スキャンフォルダに該PDF予診票を一時的に保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。
請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項5のスキャンフォルダに保管されているPDF予診票にOCR処理を行って、接種券から氏名または個人番号或いは両方を読込むモジュールと、該氏名または個人番号或いは両方を該PDF予診票のファイル名に記載するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。
請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項6の所定のフォルダ内にOCR処理を施したPDF予診票を保管するフォルダを作成し、該PDF予診票をスキャンした日付をフォルダ名に記載するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。
請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、請求項7における請求項6で作成した日付の付いたフォルダに請求項5で作成したPDF予診票を保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラムを備えることを特徴とする。
請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置は、前期プログラムを実行させるに当たり、ユーザが所定のフォルダをデスクトップにスキャンしたPDF予診票を一時的に保存するスキャンフォルダとOCR処理を施したPDF予診票を保管するフォルダを指定するモジュールを備えることを特徴とする。
請求項9記載のプログラムは、前記新型コロナワクチン接種予診票保管装置および前記プログラムに関して、新型コロナワクチン接種予診票に限らず、OCR処理の読込み設定位置を変化させることで他の予診票が診療録として保存、管理すべき予診票であれば、同じ仕組みで実行できる特徴を持つ。
本発明によれば、新型コロナワクチン接種予診票を電子化してPDF文書として保存する際に、自動的に接種者の氏名または個人番号或いは両方をファイル名に付けることで、検索や閲覧が可能になり、作業負担を軽減しながら、真正性、見読性、保存性を確保できる。
以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。
図1は、本発明の一実施形態に係るシステムの全体構成を示すブロック図である。
図1において、新型コロナワクチン接種予診票保管システム101は、新型コロナワクチン接種予診票からイメージを読取るスキャナ102と、新型コロナワクチン接種予診票保管システム101の実行プログラムを収納し、ユーザが検索や閲覧のために操作するユーザ端末103を備え、これらの装置を互いに接続するネットワーク104から構成される。
図1のユーザ端末103は、新型コロナワクチン接種予診票を電子化して作成したPDF予診票を一時的に保管するためのスキャンフォルダSFを作成するモジュール201がある。モジュール202は、スキャンフォルダSFに保存されたPDF予診票1枚ずつに貼付けられた接種券から氏名または個人番号或いは両方を読取るOCR処理を行う機能である。モジュール203は保管フォルダFF内にスキャン当日の日付を記載したフォルダを作成する機能である。モジュール204は、モジュール202で読取った氏名または個人番号或いは両方の情報をファイル名として保管フォルダFFに保存する機能である。
モジュール205は、スキャンフォルダSFからPDF予診票を取出してOCR処理を行う際に、読取り不能であった場合に、保管フォルダFF内に処理不能フォルダIFを作成し、該予診票を保存する機能である。処理不能フォルダIFは一度作成されると、その後の読取り不能予診票は新たに処理不能フォルダIFを作らず、既存の処理不能フォルダIFに保存される。
スキャナ102はユーザの作業を軽減するために自動原稿送り機能を有する複合機が一般的となっている。複合機にはスキャンの機能の一部として文書を1枚ずつ分割してユーザ端末に保存する仕組みが備わっており、本システムではその機能を活用している。
図2は新型コロナワクチン接種予診票の一連の保管作業を示したフロー図である。
図2において、例えば自治体から氏名AA様に新型コロナワクチン接種に関して接種券が送付された場合について説明する。届けられた接種券には券種、回数、請求先自治体名、自治体コード、券番号、氏名、バーコード、18桁個人番号が印刷され、予診票に接着できるようにシールになっている。
接種券は接種者であるAA様が新型コロナワクチンの接種時に予診票に貼付けられる。予診票には本人の住所、氏名、年齢、生年月日、性別、電話番号、体温、健康に関する質問を記入する。さらに接種を希望するにチェックし、署名する。医師記入欄にはワクチンロット番号、接種量、医療機関コード、接種場所、接種日時が記入され、医師の署名が入る。該予診票は診療録として5年間保存する法的義務がある。
本発明が活用するのは、新型コロナワクチン接種予診票の接種券に印刷された氏名と18桁の個人番号である。
新型コロナワクチン接種予診票をスキャナ(複合機)102にセットする前にユーザ端末103では、図3に示すスキャン監視フォルダSFCを立上げ、スキャンしたPDF予診票を一時的に保存するスキャンフォルダSFの設定(選択)とOCR処理を行ってファイル名を氏名または個人番号或いは両方にしたPDF予診票を保存する保存フォルダFFの設定(選択)を行う。
接種が終わって束にされた新型コロナワクチン接種予診票をスキャナ102にセットし、自動原稿送り機能を利用してスキャンすると、日付日時がファイル名に付いたPDF予診票が自動的にスキャンフォルダSFに入ることをユーザ端末103で確認できる。この時スキャンの順にファイル名の先頭に順番を付けることも可能である。またスキャナからスキャンフォルダSFに移動する時間は、スキャナの性能、画像の解像度によって差が出る。
スキャンフォルダSFに収納されたPDF予診票は、自動的に保存フォルダFFに移動する。保存フォルダFFではスキャンされた順番に、氏名または個人番号或いは両方がファイル名になったPDF予診票ファイルが入っていくのをユーザ端末103で確認できる。
例えば個人番号18桁に続いてAA様氏名.pdfとファイル名が現れる。連続でスキャンしたものは連続で現れる。ここで問題は、読取り不能の予診票への対応である。PDF予診票を取出してOCR処理を行う際に、読取り不能が起こる原因は、新型コロナワクチン接種予診票の定形を成さない別紙、白紙、または折れなどにより用紙として不備のあるもの、上下左右逆転、また接種券の未接着、部分はがれ、汚れ、滲みがあり氏名または個人番号或いは両方が読取れないOCR処理不能の該予診票である。OCR処理不能の該予診票は処理不能フォルダIFに保存されており、手入力によるファイル名修正と保存フォルダFFへの保存が必要である。またOCR処理がパーフェクトではない点である。文字が認識できず原稿とは異なった文字を表示することや空白になることもある。そこで必要になるのが原票または保存したPDF予診票とファイル名との突合せ確認と手入力でのファイル名の修正である。ここで一部修正があったとしても、いちいちすべてのファイル名を手入力するよりは作業負担の軽減が大きい。
処理不能のPDF予診票を手入力で修正、保存すれば、新型コロナワクチン接種予診票の保管作業は完了する。これにより、必要な時に保存フォルダFFについて、個人番号または氏名をキーとしてPDF予診票の検索、閲覧、印刷が可能である。この処理は周知の技術を利用して行うことができる。
本発明を利用することは、新型コロナワクチン接種予診票の保存、管理作業が著しく負担軽減するものであり、コロナ禍にあって自治体、医療機関の奮闘努力に一役買うことができる。また新型コロナ以外のワクチン接種や今後新たなウイルス出現時のワクチン接種予診票保管システムとしても利用可能性が高い。
101 新型コロナワクチン接種予診票保管システム
102 スキャナ
103 ユーザ端末
104 ネットワーク
SFC スキャン監視フォルダ
SF スキャナから読込まれ一時的に保存するスキャンフォルダ
FF OCR処理をして氏名または個人番号或いは両方のファイル名を付加されたPD F予診票の保存フォルダ
102 スキャナ
103 ユーザ端末
104 ネットワーク
SFC スキャン監視フォルダ
SF スキャナから読込まれ一時的に保存するスキャンフォルダ
FF OCR処理をして氏名または個人番号或いは両方のファイル名を付加されたPD F予診票の保存フォルダ
Claims (9)
- 新型コロナワクチン接種予診票を1枚ずつ分割して読取るスキャニング手段と、新型コロナワクチン接種予診票を電子化したPDF予診票を作成するPDF作成手段と、新型コロナワクチン接種予診票に貼付けられた接種券から氏名または個人番号或いは両方を読取るOCR手段と、OCRにより読取った氏名または個人番号或いは両方をファイル名に記載し、該PDF予診票と紐付ける文書名記載手段と、ファイル名に氏名または個人番号或いは両方が付けられ新型コロナワクチン接種予診票のPDF予診票をフォルダに保存する保存手段を備えることを特徴とする新型コロナワクチン接種予診票保管装置。
- スキャン時に新型コロナワクチン接種予診票に読取り不能があった場合に、処理不能フォルダにPDF予診票を格納し、ファイル名に日時をつけて処理不能フォルダ内に記載することを特徴とする請求項1記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置。
- 請求項2の読取り不能とは、新型コロナワクチン接種予診票の定形を成さない別紙、白紙、折れなどにより用紙として不備のあるもの、上下左右逆転、また接種券の未接着、部分はがれ、汚れ、滲みがあり氏名または個人番号或いは両方が読取れないOCR処理不能の新型コロナワクチン接種予診票であり、これを処理不能として認識することを特徴とする請求項1または2記載の新型コロナワクチン接種予診票保管装置。
- 新型コロナワクチン接種予診票を電子化して作成したPDF予診票を一時的に保管するためのスキャンフォルダを作成するステップと、該スキャンフォルダに該PDF予診票を一時的に保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。
- 請求項4のスキャンフォルダに保管されているPDF予診票にOCR処理を行って、接種券から氏名または個人番号或いは両方を読込むモジュールと、該氏名または個人番号或いは両方を該PDF予診票のファイル名に付与するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。
- 所定フォルダ内にOCR処理を施したPDF予診票を保管するフォルダを作成し、該PDF予診票をスキャンした日付をフォルダ名に記載するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。該フォルダは年月日のようにツリー上に作成される。
- 請求項6で作成した日付の付いたフォルダに請求項5で作成したPDF予診票を保管するモジュールをコンピュータに実行させるプログラム。
- 前記プログラムを実行させるに当たり、ユーザが所定のフォルダをデスクトップにスキャンしたPDF予診票を一時的に保存するスキャンフォルダとOCR処理を施したPDF予診票を保管するフォルダを指定するモジュール。
- 前記新型コロナワクチン接種予診票保管装置および前記プログラムに関しては新型コロナワクチン接種予診票に限らず、OCR処理の読込み設定位置を変化させることで他の予診票が診療録として保存、管理すべき予診票であれば、同じ仕組みで実行できるプログラム。
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