JPS61195455A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の技術分野］ 本発明は、コンピュータシステムを用いて支店を作成す
る文書作成装置に関する。

［発明の技術的背景］ 現在開発されている文書作成装置の中で、機能的に最も
完成度の高いものは、ワードプロセッサ（以下、ＷＰと
称する）であると言われている。

ＷＰはキーボード、本体装置、ディスプレイ、プリンタ
および記憶装置とから構成され、キーボードから入力さ
れた文字列を文書データとして処理し、プリンタにより
印刷したり、ディスプレイにより表示したりするという
機能を備えており、（ａ）文書データを記憶させること
ができるので、文書を何時でも簡単に印刷することがで
きる、（ｂ）文書を活字で印刷するので、文字が読み易
く美麗である、 （Ｃ）文書の部分的な修正、削除および割付等が容易で
ある 等の特徴から各種事務部門で広く用いられている。

また前述しＩＣｒ文書が美麗になる」という特徴から、
ＷＰは公式的な文書の作成にも用いられるようになった
。

ところで公式文書は形式的になる傾向が強く、一定の様
式が定まっていたり（技術報１Ｌ仕様占等）、定形句が
用いられている（住所、氏名あるいは挨拶等）場合が多
い。

このためＷＰを用いて公式文書を作成する場合には、修
正機能や編集機能が駆使されるが、修正機陣を用いる場
合、文書中に一定でない部分が多いと、その操作に相当
の手間を要する。

また１回の修正入力は文ｍ中に現れるのみで、そのまま
次回の修正入力時に利用することができない。

一方、ＷＰの編集機能には、いわゆる差込み機能や切貼
り機能等があるが、差込み機能を用いる場合には、まず
差込むべき文書の候補を呼出し、次に差込みが行なわれ
る原文書を呼出し、原文書中に差込み部分を設定すると
いう面倒な操作を行なった上で印刷を行なわなければな
らない。

切貼り機能にも制約が多り、゛例えば切貼りしたい抽出
部分は行単位か頁単位に限られている。

上述したようにＷＰによる形式的な文書の作成には幾つ
かの問題点があるが、これはＷＰ自体が完成された文書
を取扱い対象にしており、作成済みの文書の一部分を文
書部品として扱えるような構成にはされていないためで
あると考えられる。

このため合理化の一途を辿る事務処理部門からの、効率
良く形式的な文書を作成することのでき／・新しいシス
テムの開発に対する要望が高まっているというのが実情
であった。

［発明の目的］ 本発明はこのような事情に対処してなされたもので１通
常の文書は勿論、形式的な文書の作成にあたっても実用
性の高い文書作成装置の提供を目的としている。

［発明の概要］ すなわち本発明の文書作成装置は、入力される文字列お
よび内容未決定部分を示すパラメータを文書データとし
て記憶する手段と、前記文書データを単位毎に文書部品
として保存する手段′と、これら文書部品から任意の文
書部品を選択する手段と、各文書部品に階層順位を設定
する手段と、各文書部品を合成すると共に前記パラメー
タを特定の文字列に変換する手段と、各文書部品を合成
して得られる文書を前記階層順位に基づいて出力する手
段とを備えてなることを特徴としている。

［発明の実施例１ 以下本発明の実施例の詳細を図面に基づいて説明する。

第１図は本発明の一実施例の構成を示すブロック図であ
る。

同図において１は文書部品管理手段、２は文書作成手段
、３は文書合成・消′書手段、４は文書部品記憶手段、
５は文書記憶手段、６は未決定部（差込み部）対応文書
記憶手段、７は出力フォーマット記憶手段、８は完成文
書記憶手段、９は文書を示している。

なお、文書部品管理手段１は蓄積された文ｍ部品の管理
を行なう手段、文書作成手段２は文書の階層構造化機能
を有し、文書部品をｗＡ集する手段、文書合成・清書手
段３は文書中の未決定部分の決定および所定の出力フォ
ーマットに従った出力用ファイルを作り出す手段である
。

第２図は本実施例の文書作成装置を用いて文書の未決定
部分の決定および文書の出力フォーマットの指定を行な
う際の態様を視覚的に示す図である。

同図においてＡは文書記憶手段５の内容、Ｂは未決足部
対応文書記憶手段６の内容、Ｃは出力フォーマット記憶
手段７の内容、Ｄは完成文書記憶手段８の内容である。

まず第２図へから判るように、文書記憶手段５において
文書中の未決定部分はパラメータとしてのＩＤ番号＠１
、＠２で示される。

そしてこのＩＤ番号＠ｌ＠２には、未決足部対応文書記
憶手段６に保存されているフレーム＆１、＆２が対応す
る（第２図Ｂ）。

ここで出力形態は出力フォーマット記憶手段７に記憶さ
れているフォーマット情報（第２図Ｃ）により指定され
る。例えば本実施例では縦５０行、横８０文字で、用紙
毎の頁付けを行なう等の指定がされている。

なお第２図中の■は、例えば表題、要約、大見出し、小
見出し、分類項目、分類内容、・・・等の順τ二設定さ
れる文書中の階層順位を示す番号情報、・は文字列であ
る。

第３図は第１図をさらに具体的に示すブロック図であり
、報告書のような形式文書を対象として、８ｍ構造を持
つ文書部品を編集するように構成した例を示すものであ
る。なお第３図において第１図と共通する部分には共通
の符号が付されている。

同図おいて、１は文書部品管理手段、２および２′は文
書作成手段、３は文書合成・清書手段、４は文書部品記
憶手段、５は文書記憶手段、６は未決室部対応文書記憶
手段、７は出力フォーマット記憶手段、８は完成文書記
憶手段、９は作成される文■、１０はキーボード入力装
置である。

そして文書作成手段２は文書部品定義手段２ａｓ文書部
品選択手段２ｂ、文書部品組合せ手段２Ｃ。

文書部品１１．８手段２ｄから構成され、文書作成手段
２′は文書編集手段２′ａ１文書部品階層化手段２’　
ｂから構成されている。また文書合成・清書手段３は文
書合成手段３ａ、文１ｆｆｔ書手段３ｂから構成されて
いる。

以上の各部から構成される文書作成装置により文書を作
成する場合について説明する。

まず前提として、必要な文書部品が文書部品記憶手段４
に蓄積されているとする。但し、必要な文書部品は文型
部品定義手段２ａによつ１随時登録可能である。

最初に文書部品管理手段１により、作成しようとする文
書に使用する文書部品をワークファイル上に抽出する。

次に文書作成手段２では、それ自体の文書作成機能また
は文書部品記憶手段４に保存されている文書部品を用い
て文ｍを作成し、文書記憶手段５に保存する。但し、こ
の段階での文書は文書中にＩＤ番号で示される未決定部
分が存在する文書である。

文書の編集機能を行なう場合には、文書記憶手段２′ａ
により、文１記憶手段５に登録されている文書を直接入
力または修正する方法をとる。

またこの場合には文書部品階層化手段２’ｂにより文書
を階層的に構築することが可能である。

文書部品を用いる場合には、まず文書部品選択手段２ｂ
により文書部品記憶手段４から必要な文１部品を取出し
、次に各文書部品を文書部品組合せ手段２Ｃで組合せて
、さらにそれを文書部品展開手段２ｄにより文書記憶手
段５に存在する文書中に埋め込むといった一連の作業を
行なう。

以上の作業の繰り返しにより、作成済みの文書部品から
新しい文書を作成することができる。

一方、上述したテキストとは別に、文書の未決定部分（
第２図Ｂ）および文書を出力する際の出力フォーマット
（第２図Ｃ）が文書作成手段２′によってそれぞれ未決
室部対応文書記憶手段６、出力フォーマット記憶手段７
に登録される。

ＷｋＩＩＩ的にはこれらの情報を合成して出力する。

すなわち文書記憶手段５の内容と未決室部対応文書記憶
手段６の内容とを文書合成手段３ａで合成し、完成文書
記憶手段８に登録した後、出力フォーマット記憶手段７
に保存されている１頁の行数、行間隔、文字数、文字の
大きさ等の情報に基づいて、プリンタ出力イメージの文
１１９を作成するのである。

そして本実施例では文書部品階層化手段２’ｂにより文
書部品が階層化された状態で文書記憶手段５に保存され
るので、文書を必要に応じて階層毎に出力させることも
可能である。

なお作成の対泉となる文書は報告書、案内状、論文原稿
等のいずれであってもよい。

また上述した実施例では文書部品を登録しておく手段（
文書部品記憶手段４）が１つにされているが、例えば文
書部品を階層毎に保存することができるように、文書部
品を登録しておく手段を複数組設けるようにしてもよい
。

［発明の効果］ 以上説明したように本発明の文書作成装置は、入力され
る文字列および内容未決定部分を示すパラメータを文書
データとして記憶する手段と、文書データを単位毎に文
書部品として保存する手段と、これら文書部品から任意
の文書部品を選択する手段と、各文書部品に階層順位を
設定する手段と、各文書部品を合成すると共にパラメー
タを特定の文字列に変換する手段と、各文書部品を合成
して得られる文書を階層順位に基づいて出力する手段と
を備えた結果、 （ａ）文書構成の決定からその詳細化までを下ｎ：きな
しに同一のワークファイル上で実現することができる （ｂ）作成済みの文書部品の有効利用により、文書作成
の省力化を図ることができる （Ｃ）文書部品の組合せにより文書作成の省力化を図る
ことができる （ｄ）Ｉｆ）る程度完成された文書部品に対応するパラ
メータ部分の指定が最終段階において容易に可能である （ｅ）自由なフオームおよび出力範囲（例えば何段階の
階層まで出力するか等）が指定できるので、通常の文書
は勿論、形式的な文書の作成にあたっても極めて実用性
が高い。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の構成を示すブロック図、第
２図は第１図の文書合成手段における文書の未決定部分
および文書の出力フォーマットを視覚的に示す図、第３
図は第１図をさらに具体的に示すブロック図である。 １・・・・・・・・・・・・文書部品管理手段２．２′
・・・文書作成手段

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）入力される文字列および内容未決定部分を示すパ
   ラメータを文書データとして記憶する手段と、前記文書
   データを単位毎に文書部品として保存する手段と、これ
   ら文書部品から任意の文書部品を選択する手段と、各文
   書部品に階層順位を設定する手段と、各文書部品を合成
   すると共に前記パラメータを特定の文字列に変換する手
   段と、各文書部品を合成して得られる文書を前記階層順
   位に基づいて出力する手段とを備えたことを特徴とする
   文書作成装置。