JP4978274B2 - 電子メールシステム - Google Patents

Description

本発明は、電子メールシステムに関するものであり、特に、電子メールに添付されるファイルを管理するための電子メールシステムに関する。

近年、電子メールシステムは、会話を行うコミュニケーションツールとして広く普及してきている。電子メールシステムの大きな特徴は、文書ファイルや画像ファイル等の各種ファイルの添付や、電子メールを複数の相手に対して一度に送信できるところにある。電子メールシステムは、一般的に、複数の情報通信端末装置（送受信端末）や複数のサーバ等の各種機器を、インターネットやイントラネット等の通信回線を介して接続することにより構成されている。

このような電子メールシステムを使用する場合、電子メールの送信者は、情報通信装置、例えば、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ）を用いて電子メールを作成して送信したり、あるいは作成した電子メールに文書ファイルや画像ファイル等の各種ファイルを添付して送信先に対して電子メールを送信するようになっている。また、電子メールの受信者は、ＰＣ等の情報通信端末装置を用いて電子メールを受信し、メール本文や添付ファイルを閲覧するようになっている。

しかしながら、従来の電子メールシステムにおいては、例えば、電子メールに添付するファイルのサイズが大きな場合、電子メールを送信する際に通信回線に多大な負荷がかかってしまい、電子メールの送信が遅くなってしまう可能性がある。

このような課題を解決するための電子メールシステムの一例として、例えば、添付ファイルが付いた電子メールを送信する際、電子メールに添付ファイルのリンク先を添付し、電子メールを受け取った人がリンク先にアクセスすることで、電子メールに添付された添付ファイルの閲覧やダウンロードを行うことができる電子メールシステムが提案されている（従来例１）。

一方、電子メールシステムの他の一例として、例えば、電子メールに添付ファイルが添付される場合、個々のユーザーごとに予め登録された条件に基づいて、電子メールに添付ファイルを添付するか、あるいは電子メールにファイルのリンク先を付加するかを決定し、電子メールの受信者に対して添付ファイル付きの電子メールあるいは添付ファイルのリンク先が記載された電子メールを送信する電子メールシステムが知られている（従来例２）。

特開２００５−２２８３３７号公報 特開２００３−２２３４０４号公報

上記従来例１の電子メールシステムでは、例えば、電子メールシステムへのアクセス権限を持つユーザーがＩＤやパスワード等により電子メールシステムにログインし、一定のセキュリティをクリアした状態、即ち、電子メールシステムにメールアドレスが登録されているユーザーのみ電子メールに添付された添付ファイルを共有することが可能となっている。しかしながら、一定のセキュリティがクリアできない状態、即ち、電子メールシステムにメールアドレスが登録されていないユーザーは、電子メールに添付された添付ファイルを共有できないという課題があった。

また、上記従来例２の電子メールシステムでは、電子メールを受信したユーザーは予め登録された条件に基づいて添付ファイルを受け取ることができるものの、電子メールに添付された添付ファイル、あるいは添付ファイルのリンク先に対してセキュリティを設定することについては、具体的に開示されていない。

そこで、本発明の目的は、電子メールに添付される添付ファイルのセキュリティを維持することができる電子メールシステムを提供することにある。また、本発明の他の目的は、電子メールシステムにメールアドレスが登録されているか否かに関わらず、電子メールに添付された添付ファイルを共有することができる電子メールシステムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明は、複数の送受信端末と複数のサーバと通信回線とを備え、前記通信回線と前記複数のサーバとを介して前記複数の送受信端末間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムにおいて、前記複数のサーバは、特定のユーザーが使用する第１の電子メールシステムに設けられた第１のサーバと、一般のユーザーが使用する第２の電子メールシステムに設けられた第２のサーバとを備え、前記第１のサーバは、前記電子メールの送信制御を行う送信メールサーバと、前記電子メールに添付された添付ファイルを制御する添付ファイルサーバと、前記電子メールの受信制御を行う受信メールサーバと、前記電子メールの送信先のメールアドレスを判定するメールアドレス判定部と、前記添付ファイルのリンク先を設定するリンク先設定部とを備えると共に、前記送信メールサーバと前記添付ファイルサーバと前記受信メールサーバと前記メールアドレス判定部と前記リンク先設定部とを制御する制御装置を備え、前記電子メールに前記添付ファイルが添付されている場合、前記メールアドレス判定部は、前記電子メールの送信元メールアドレスと送信先メールアドレスを判定し、前記制御装置は、前記メールアドレス判定部の判定結果に基づき、前記電子メールの送信元メールアドレスと前記送信先メールアドレスに共通点があれば、前記リンク先設定部で設定された前記添付ファイルのリンク先を前記電子メールに添付するとともに、前記受信メールサーバへ転送するように制御し、前記制御装置は、前記送信先メールアドレスに共通点が無ければ、前記電子メールに前記添付ファイルを添付すると共に、前記添付ファイルにセキュリティを設定し、前記第２のサーバへ送信するように制御する。

また、上記目的を達成するため、本発明は、前記複数のサーバを、特定のユーザーが使用する第１の電子メールシステムに設けられた第１のサーバと、一般のユーザーが使用する第２の電子メールシステムに設けられた第２のサーバと、前記第１の電子メールシステムと前記第２の電子メールシステムで情報を共有する第３のサーバとで構成し、前記制御装置は、前記送信先メールアドレスに共通点が無ければ、前記添付ファイルの前記リンク先を前記電子メールに添付するともに、前記リンク先にセキュリティを設定し、前記第３のサーバへ送信するように制御する。

本発明によれば、電子メールに添付される添付ファイルのセキュリティを維持することができる電子メールシステムを提供することができる。また、本発明によれば、メールアドレスが登録されているか否かに関わらず、電子メールに添付された添付ファイルを共有することができる電子メールシステムを提供することができる。

以下、図１から図８を参照して、この発明に係る電子メールシステムについて説明する。なお、同一の部位や方向などは同一符号をもって示し、重複した説明を省略する。

まず、図１および図２を参照して、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの構成および動作フローについて説明する。図１は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの装置構成ブロック図である。図２は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの動作フローチャートである。

図１において、符号１で総括的に示すのは電子メールシステムであり、この電子メールシステム１は、メールアドレスが登録された特定のユーザーが使用する第１の電子メールシステム２と、メールアドレスが登録されていない一般のユーザーが使用する第２の電子メールシステム３とを備えると共に、通信回線４０を介して第１の電子メールシステム２と第２の電子メールシステム３と接続されるＷｅｂサーバ３０とを備えている。また、第１の電子メールシステム２と第２の電子メールシステム３は、通信回線４０を介して直接接続されている。

第１の電子メールシステム２は、メールサーバ１０（第１のサーバ）と、複数の送受信端末２０とを、インターネットやイントラネット等の通信回線４０を介して接続することで構成されている。また、第２の電子メールシステム３は、メールサーバ１０１（第２のサーバ）と、複数の送受信端末２１とを、インターネットやイントラネット等の通信回線４１を介して接続することで構成されている。なお、本実施の形態では、複数の送受信端末２０を、ＰＣや携帯電話等の情報通信端末装置２０ａ、２０ｂ、２０ｃ、・・・２０ｎをｎ個接続した構成とし、複数の送受信端末２１を、ＰＣや携帯電話等の情報通信端末装置２１ａ、２１ｂ、・・・２１ｎをｎ個接続した構成としている。

メールサーバ１０は、複数の情報通信端末装置２０ａ、２０ｂ、２０ｃ、・・・２０ｎの間で電子メールの送信制御を行う送信メールサーバ１１と、電子メールに添付されたファイルの添付制御を行う添付ファイルサーバ１２と、複数の情報通信端末装置２０ａ、２０ｂ、２０ｃ、・・・２０ｎとの間で電子メールの受信制御を行う受信メールサーバ１３と、電子メールの送信先のメールアドレスを判定するメールアドレス判定部１４と、電子メールに添付されたファイルのリンク先のＵＲＬを生成するリンク先設定部１５と、メールアドレスが登録されたメールアドレスリスト１７とを備えると共に、送信メールサーバ１１と添付ファイルサーバ１２と受信メールサーバ１３とメールアドレス判定部１４とリンク先設定部１５とを制御する制御装置１６を備えている。

制御装置１６は、受信メールサーバ１３が電子メールを受信したことを検知すると、電子メールに添付ファイルがあるか否かを判定する。判定の結果、添付ファイルがある場合、制御装置１６は、電子メールから添付ファイルを分離して添付ファイルサーバ１２へ送信するとともに、添付ファイルのリンク先をリンク先設定部１５で生成するように制御する。また、制御装置１６は、受信メールサーバ１３が電子メールを受信したことを検知すると、電子メールの送信先のメールアドレスを判定するようにメールアドレス判定部１４を制御する。

メールアドレス判定部１４は、制御装置１６の制御に基づいてメールアドレスリスト１７にアクセスし、電子メールの送信先のメールアドレスがメールアドレスリスト１７に登録されているか否かを判定する。判定の結果、メールアドレスが登録されている場合、即ち、ユーザーが第１の電子メールシステム２の使用者である場合、制御装置１６は、電子メールとリンク先設定部１５で生成された添付ファイルのリンク先（ＵＲＬ）とを、送信メールサーバ１１と通信回線４０とを介して電子メールの送信先へ送信するように制御する。

電子メールおよびＵＲＬを受信したユーザーは、情報通信端末装置２０に接続された図示しないマウスやキーボード等の入力装置を操作し、通信回線４０を介してメールサーバ１０へアクセスすることで、メール本文や添付ファイルを情報通信端末装置２０の表示画面上に表示して閲覧を行うことができる。

一方、メールアドレス判定部１４における判定の結果、送信先のメールアドレスが登録されていない場合、即ち、ユーザーが第２の電子メールの使用者である場合、制御装置１６は、電子メールの送信時に送信者が設定した添付ファイルの属性に基づき、添付ファイルが添付された電子メールをメールサーバ１０１（第２のサーバ）に送信するか、あるいは、ＵＲＬが添付された電子メールをＷｅｂサーバ３０（第３のサーバ）に送信するかを判断する。そして、制御装置１６は、判断結果に基づき、送信メールサーバ１１および通信回線４０を介して、電子メールの送信先に送信するように制御する。

電子メールを受信したユーザーは、情報通信端末装置２１に接続された図示しないマウスやキーボード等の入力装置を操作し、通信回線４１を介してメールサーバ１０１あるいはＷｅｂサーバ３０へアクセスすることで、メール本文や添付ファイルを情報通信端末装置２０の表示画面上に表示して閲覧を行うことができる。

本実施形態では、第１の電子メールシステム２のユーザーから、第２の電子メールシステム３のユーザーに対し、添付ファイルを添付した電子メールを送信する場合において、Ｗｅｂサーバ３０を介して添付ファイルを共有することができる点に特徴を有している。特に、添付ファイル付きの電子メールを送信する際に、例えば、パスワード等のセキュリティを設定し、電子メールの受信時（開封時）にパスワード等の入力によりセキュリティをクリアすることで、Ｗｅｂサーバ３０へアクセスし、添付ファイルの閲覧やダウンロード等を行うことが可能となっている。このような構成とすることにより、電子メールシステムの違いに影響されること無く、かつセキュリティを維持しながら添付ファイルを共有することができる。

次に、図２を参照して、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの動作フローについて説明する。なお、この実施形態では、情報通信端末装置２０ａから情報通信端末装置２０ｂと２１ａに、添付ファイルが添付された電子メールを送信する場合を例に説明する。

図２において、まず、情報通信端末装置２０ａのユーザーは、添付ファイルが添付された電子メールを作成すると共に、この電子メールをメールサーバ１０送信する（ステップ２０１）。メールサーバ１０に送信された電子メールは、受信メールサーバ１３で受信されるとともに、電子メールから添付ファイルが分離され、分離された添付ファイルは、添付ファイルサーバ１２に送信されて保存される（ステップ２０２ａ）。また、電子メールから添付ファイルが分離されることに伴い、リンク先設定部１５で添付ファイルのリンク先（ＵＲＬ）を生成し（ステップ２０２ｂ）、添付ファイルの保存先を設定する。

次に、ステップ２０３において、制御装置１６の制御により、電子メールの送信先（情報通信端末装置２０ｂ、２１ａ）のメールアドレスが、第１の電子メールシステム２のメールアドレスリスト１７に登録されているか否かを、メールアドレス判定部１４で判定する。判定の結果、メールアドレスが登録されていれば、制御装置１６は、電子メールに添付ファイルのリンク先を付加するとともに、この電子メールを送信メールサーバ１１と通信回線４０とを介して送信先に送信するように制御する（ステップ２０４）。この実施形態では、メールアドレスリスト１７にメールアドレスが登録されている情報通信端末装置２０ｂのユーザーに、添付ファイルのリンク先を付加した電子メールが送信されるようになっている。

ステップ２０５において、制御装置１６は、ステップ２０１における電子メールの送信から一定期間が経過した後、電子メールを受信したユーザー（情報通信端末装置２０ｂのユーザー）が、電子メールを開封したか否かを判定する。判定の結果、電子メールが未開封の場合には、電子メールを受信したユーザーに対して、電子メールの開封を促すようなメッセージを送信するように制御する（ステップ２０６）。

ステップ２０５において、制御装置１６は、電子メールが開封済みであることを検知すると、電子メールを受信したユーザーが、添付ファイルを開封したか否かを判定する（ステップ２０７）。判定の結果、添付ファイルが未開封の場合、制御装置１６は、電子メールを受信したユーザーに対して、添付ファイルの開封を促すようなメッセージを送信するように制御する（ステップ２０８）。

ステップ２０７において、制御装置１６は、添付ファイルが開封済みであることを検知すると、電子メールを受信したユーザーが、添付ファイルのダウンロードを要求しているか否かを判定する（ステップ２０９）。判定の結果、ダウンロードの要求がある場合には添付ファイルのダウンロードを開始し（ステップ２１０）、ダウンロード終了後、あるいはダウンロード有効期限が過ぎたら、添付ファイルをメールサーバ１０から削除するように制御する（ステップ２１１）。

ステップ２０９において、添付ファイルのダウンロードの要求が無い場合、制御装置１６は、ダウンロード有効期限が切れたら、添付ファイルをメールサーバ１０から削除するように制御する（ステップ２１１）。

ステップ２０３において、電子メールの送信先のメールアドレスが、第１の電子メールシステム２に登録されていないと判断された場合、制御装置１６は、電子メールを送信する際に、電子メールに添付する添付ファイル、あるいは添付ファイルのリンク先にパスワード等のセキュリティを設定するように制御する（ステップ２１２）。なお、セキュリティの設定については後述する。

ステップ２１３において、セキュリティの設定が終了したら、制御装置１６は、電子メールに添付された添付ファイルが、複数のユーザーが共有することができる共有ファイルであるか、通常の添付ファイルであるかを判定する。判定の結果、添付ファイルが共有ファイルであると判定した場合、制御装置１６は、電子メールから添付ファイル（共有ファイル）を分離し、この添付ファイルをＷｅｂサーバ３０へ送信すると共に、リンク先設定部１５により添付ファイルのリンク先のＵＲＬを自動生成し、Ｗｅｂサーバ３０上に添付ファイルの保存先を設定するように制御する（ステップ２１４）。また、ステップ２１３において、電子メールに添付された添付ファイルが、通常の添付ファイルであると判定した場合、制御装置１６は、電子メールおよび添付ファイルを第２の電子メールシステム３に送信するように制御する（ステップ２１５）。

ステップ２１４において、共有ファイルのリンク先（保存先）の設定が完了したら、制御装置１６は、共有ファイルのリンク先を示すＵＲＬを電子メールに付加するとともに、この電子メールを、通信回線４０を介して情報通信端末装置２１ａのユーザー）へ送信するように制御する（ステップ２１６）。そして、電子メールを受信した情報通信端末装置２１ａのユーザーは、通信回線４１を介してメールサーバ１０１にアクセスして電子メールを受信すると共に、図示しないキーボードやマウス等の入力装置を操作することにより、受信した電子メールに添付された共有ファイルのリンク先、即ち、Ｗｅｂサーバ３０にアクセスすることで、共有ファイルを閲覧したり（ステップ２１７）、ダウンロードしたりすることができる（ステップ２１８）。

また、ステップ２１５において、情報通信端末装置２１ａのユーザーが、通常の添付ファイルを有する電子メールを受信した場合、通信回線４１を介してメールサーバ１０１にアクセスすることにより、電子メールや添付ファイルの閲覧や（ステップ２１７）、必要に応じて、添付ファイルをダウンロードすることができる（ステップ２１８）。

このような構成とすることにより、メールアドレスが特定の電子メールシステム（第１の電子メールシステム）に登録されているか否かに関わらず、セキュリティを維持しながら電子メールに添付された添付ファイルを共有することができる。

次に、図３から図５を参照して、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの画面構成について説明する。図３は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの送信者側の送受信端末における画面の一例を示す図であり、図３（ａ）が送信メール作成画面、図３（ｂ）が宛先確認画面である。図４は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの受信者側の送受信端末における画面の一例を示す図であり、図４（ａ）が登録者用の受信通知画面、図４（ｂ）が登録者用の受信メール画面である。図５は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムの受信者側の送受信端末における画面の一例を示す図であり、図５（ａ）が非登録者用の受信通知画面、図５（ｂ）が非登録者用の受信メール画面である。

まず、図３を参照して、送信者側の送受信端末（情報通信端末装置２０ａ）の画面構成について説明する。図３において、この実施形態に係る情報通信端末装置２０ａの送信メール作成画面３００は、最上部に設けられたツールバー３０１と、このツールバー３０１の下方に設けられた第１入力エリア３０２と、第１入力エリア３０２の下方に設けられた第２入力エリア３０３と、第２入力エリア３０３の下方に設けられた第３入力エリア３０４とを備えている。

ツールバー３０１には、機能ボタン群３１０が設けられており、この機能ボタン群３１０は、例えば、電子メールの送信や宛先指定等、電子メールの作成や送信に必要な各種アプリケーションを動作させるための複数の機能ボタンを備えている。

第１入力エリア３０２は、主に電子メールの主題や宛先を入力するためのエリアであり、メールの主題を入力する主題入力部３２１と、宛先を入力する宛先入力部３２２、３２３、３２４とが設けられている。また、第２入力エリア３０３は、主に電子メールのメッセージ本文を入力するエリア、第３入力エリア３０４は、主に電子メールに添付する添付ファイルが入力されるエリアとなっている。

図３（ａ）において、送信メール作成画面３００には、情報通信端末装置２０ａと接続された図示しないキーボードやマウス等の入力装置により、各入力エリアへメッセージ本文を入力したり、添付ファイルを添付したりして、電子メールを送信する準備を行う。電子メールを送信する準備が完了したら、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により、ツールバー３０１に設けられた機能ボタン３１１を操作すると、図３（ｂ）で示すように、送信メール作成画面３００上に宛先確認画面３４０が表示される。この宛先確認画面３４０は、例えば、電子メールの受信者の氏名やメールアドレス、第１の電子メールシステム２の登録メンバーであるか否か、添付された添付ファイルの有無や属性等、電子メールの送信に必要な情報を表示する表示エリア３４１と、電子メールの送信を実行する送信ボタン３４２と、送信作業を中断するキャンセルボタン３４３とを備えている。そして、宛先確認画面３４０による送信先の確認が終了したら、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により送信ボタン３４２を操作することで、電子メールの送信が実行されるようになっている。また、図示しないキーボードやマウス等の入力装置によりキャンセルボタン３４３を操作すると、宛先確認画面３４０が閉じて電子メールの送信作業を中断し、送信メール作成画面３００へ戻るようになっている。

この実施形態では、宛先確認画面３４０に設けられた表示エリア３４１に、電子メールの送信に必要な情報と共に、電子メールに添付する添付ファイルの属性をリスト形式で表示する点に大きな特徴を有している。具体的には、図３（ｂ）で示すように、電子メールの送信先を、第１の電子メールシステム２の登録者と非登録者とに分けてリスト形式で表示するとともに、電子メールに添付される添付ファイルの属性も第１の電子メールシステム２の登録者と非登録者に分けてリスト形式で表示するようになっている。特に、本実施形態では、外部宛先、即ち、第２の電子メールシステム３を使用するユーザーに送付する電子メールに添付される添付ファイルの属性を選択する添付ファイル選択エリア３４４が表示エリア３４１に設けられている。そして、この添付ファイル選択エリア３４４により、第２の電子メールシステム３のユーザー、即ち、第１の電子メールシステム２の非登録者に対して送付する電子メールに添付する添付ファイルの属性を選択するようになっている。

ここで、本実施形態では、第２の電子メールシステム３のユーザーに対して、添付ファイルが添付された電子メールを送信する場合、電子メールの送信者は、添付ファイル選択エリア３４４により、外部宛先に対して共有ファイルを添付するか、あるいは認証付き添付ファイルを添付するかの選択を行うことができるようになっている。そして、添付ファイル選択エリア３４４において、共有ファイルを選択する場合、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により共有ファイルを選択し、送信ボタン３４２を操作することで、通信回線４０を介してメールサーバ１０に添付ファイル付きの電子メールを送信することができる。

一方、添付ファイル選択エリア３４４において、認証付き添付ファイルを選択する場合、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により認証付き添付ファイルを選択し、送信ボタン３４２を操作すると、通信回線４０を介してメールサーバ１０（送信メールサーバ１１）に電子メールが送信される。制御装置１６は、受信メールサーバ１３が外部宛先の電子メールを受信したことを確認すると、第三者の承認者、例えば、電子メールの送信者の上司や電子メールシステムの管理部門等に電子メールを自動送信し、電子メールに添付された添付ファイルについて第三者の承認が得られた後に、通信回線４０を介して電子メールをメールサーバ１０１に送信するようになっている。

このような構成により、電子メールの送信者は、添付ファイルの属性を意識することなく、電子メールに文書ファイルや画像ファイル等の各種ファイルを添付して送信することが可能となる。

次に、図４および図５を参照して、受信者側の送受信端末（情報通信端末装置２０ｂ、２１ａ）の画面構成について説明する。図４において、電子メールの受信者が第１の電子メールシステム２の登録者である場合、電子メールの受信者である情報通信端末装置２０ｂのユーザーは、通信回線４０を介して受信メールサーバ１３にアクセスすることで、図４（ａ）で示すような受信通知画面４１０が、情報通信端末装置２０ｂの表示装置（図示省略）に表示され、電子メールの受信状況を確認できるようになっている。

情報通信端末装置２０ｂのユーザーは、電子メールの受信状況を確認した結果、電子メールを受信していた場合には、受信通知画面４１０にリスト形式で表示された電子メールを、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により選択することで、図４（ｂ）に示すような受信メール画面４２０が開き、電子メールの閲覧や添付ファイルの閲覧、ダウンロード等を行なうことが可能となる。

また、図５において、電子メールの受信者が第２の電子メールシステム３の使用者である場合、電子メールの受信者である情報通信端末装置２１ａのユーザーは、通信回線４１を介してメールサーバ１０１にアクセスすることで、図５（ａ）で示すような受信通知画面５１０が、情報通信端末装置２１ａの表示装置（図示省略）に表示され、電子メールの受信状況を確認できるようになっている。

情報通信端末装置２１ａのユーザーは、電子メールの受信状況を確認した結果、電子メールを受信していた場合には、受信通知画面５１０にリスト形式で表示された電子メールを、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により選択することで、図５（ｂ）に示すような受信メール画面５２０が開き、電子メールの閲覧や添付ファイルの閲覧、ダウンロード等を行なうことが可能となる。

図４(ｂ)および図５（ｂ）において、情報通信端末装置２０ｂ、２１ａの受信メール画面４２０、５２０には、最上部に設けられたツールバー４２１と、このツールバー４２１の下方に設けられた第１表示エリア４２２と、第１表示エリア４２２の下方に設けられた第２表示エリア４２３と、第２表示エリア４２３の下方に設けられた第３表示エリア４２４とが、それぞれ設けられている。

ツールバー４２１には、機能ボタン群４４０が設けられており、この機能ボタン群４４０は、例えば、電子メールの返信や転送等、受信した電子メールに対する応答に必要な各種アプリケーションを動作させるための複数の機能ボタンを備えている。
また、第１表示エリア４２２は主に電子メールの主題や宛先が表示されるエリア、第２表示エリア４２０は主にメッセージ本文が表示されるエリア、第３表示エリア４２４は主にメールとともに送信されたファイルが表示されるエリアとなっている。

この実施形態では、電子メールを受信した際、図４（ａ）および図５（ａ）で示すように、電子メールに添付された添付ファイルの属性が、受信通知画面４１０、５１０に表示される点に大きな特徴を有している。これにより、電子メールの受信者は、従来のように、受信した電子メールを開かなくても、添付ファイルの有無や属性を確認することが可能となる。しかも、添付ファイルが共有ファイルであるのか、電子メールに添付された添付ファイルであるのか、容易に確認することができる。

なお、図４（ｂ）あるいは図５（ｂ）において、電子メールの送信者に対して返信メールを送信する場合、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により、ツールバー４２１に設けられた機能ボタン４４１（返信機能ボタン）を操作すると、例えば、図３（ａ）で示されるような送信メール作成画面３００が表示装置に表示され、各入力エリアへの入力が可能となる。そして、各入力エリアへの入力を行い、返信用の電子メールを作成し、ツールバー３０１に設けられた機能ボタン３１１を操作することで、宛先確認画面３４０が表示され、宛先確認後に操作ボタン３４２を操作して電子メールの送信を実行する。

次に、図６から図８を参照して、電子メールに添付される添付ファイルに対するセキュリティの設定について説明する。図６は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムのセキュリティ設定画面の一例を示す図であり、図６（ａ）がパスワード設定画面、図６（ｂ）が受信メール画面である。図７は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムのセキュリティ解除画面の一例を示す図である。図８は、本発明の実施形態に係る電子メールシステムのセキュリティ解除画面の他の例を示す図であり、図８（ａ）がメッセージ本文にパスワードを添付した状態を示す図、図８（ｂ）がメッセージ本文に認証用のＵＲＬを添付した状態を示す図である。

図６において、電子メールの送信者である情報通信端末装置２０ａのユーザーは、送信メール作成画面３００を開き、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により、第１の入力エリア３０２に宛先、第２入力エリア３０３にメッセージ本文、第３の入力エリア３０４に添付ファイルをそれぞれ入力し、送信用の電子メールを作成する。ここで、添付ファイルの添付（入力）は、例えば、情報通信端末装置２０ａの表示装置（図示省略）にアイコンで表示されたファイルをマウスによりドラッグし、第３入力エリア３０４でドロップすることで入力したり、あるいはツールバー３０１から機能ボタン３１２（添付機能ボタン）を選択し、情報通信端末装置２０ａに記録されたデータフォルダを開き、所定の操作により添付する添付ファイルを選択することで、第３入力エリア３０４に添付ファイルを入力することができる。

送信用の電子メールの作成が終了したら、ツールバー３０１に設けられた機能ボタン３１１を操作することにより、宛先確認画面３４０（図３参照）が表示され、宛先確認画面３４０により電子メールの送信先を確認すると共に、添付ファイル選択エリア３４４で添付ファイルの属性を設定する。ここで、添付ファイルの属性を「外部用共有ファイル」とした場合、宛先確認画面３４０の送信ボタン３４２を操作すると、図６（ａ）で示すように、セキュリティ設定画面６００が表示され、電子メールに添付される添付ファイルに対してパスワード６０１を設定するように促される。そして、パスワード入力部６１０にパスワード６０１を入力し、パスワード６０１の設定が終了したら、送信ボタン６２０を操作することにより、制御装置１６は、電子メールに添付される添付ファイルをＷｅｂサーバ３０へ転送すると共に、リンク先設定部１５により添付ファイルのリンク先のＵＲＬを自動生成し、Ｗｅｂサーバ３０上に添付ファイルの保存先を設定するように制御する。なお、本実施形態では、電子メールに添付された添付ファイルのリンク先が、第３入力エリア３０４に表示された添付ファイルのタイトル、即ち、「文書.txt」にリンク先が設定されている。

ここで、制御装置１６は、パスワード６０１の設定が終了したことを検知すると、パスワード連絡用電子メール６５０（図６（ｂ）参照）を自動作成する。そして、添付ファイルのリンク先を添付した電子メールの送信後に、パスワード連絡用電子メール６５０が自動送信される。

電子メールの受信者である情報通信端末装置２１ａのユーザーは、通信回線４１を介してメールサーバ１０１にアクセスすることにより、図６（ｂ）で示すように、添付ファイルが添付された電子メールおよびパスワード連絡用電子メール６５０を受信する。そして、図示しないキーボードやマウス等の入力装置により、第３入力エリア３０４に表示された添付ファイルのタイトル「文書.txt」を選択することにより、図７で示すようなパスワード入力画面７００が表示され、通知されたパスワード６０１をパスワード入力部７１０に入力し、送信ボタン７２０を操作することにより、電子メールに添付された添付ファイルが開いて表示装置（図示省略）に表示され、添付ファイルの閲覧やダウンロード等を行うことができる。

なお、本実施形態では、第３入力エリア３０４に表示された添付ファイルのタイトルにリンク先（保存先）を設定しているがこれに限定されるものではない。例えば、図８（ａ）で示すように、電子メールのメッセージ本文中にパスワード６０１を自動挿入するようにしたり、あるいは図８（ｂ）で示すように、電子メールのメッセージ本文中にＷｅｂサーバ３０にアクセスするためのセキュリティが設定された認証用ＵＲＬ８０２を自動挿入するようにしてもよい。さらに、本実施形態では、パスワード６０１の通知を自動的に行っているが、電子メールの送信者、即ち、情報通信端末装置２０ａのユーザー自身がパスワード通知用の電子メール６５０を作成して送信するようにしてもよい。

また、本実施形態では、情報通信端末装置２０ａから情報通信端末装置２０ｂ、２１ａに、添付ファイル付きの電子メールを送信する場合を例に説明したが、これに限定されるものではない。例えば、電子メールの送信者が情報通信端末装置２０ｂのユーザー、電子メールの受信者が情報通信端末装置２０ａ、２０ｃ、２１ａのユーザーである場合においても、上述した実施形態と同様に電子メールの送受信が行えるようになっている。

本発明の実施形態に係る電子メールシステムの装置構成ブロック図である。 本発明の実施形態に係る電子メールシステムの動作フローチャート図である。 本発明の実施形態に係る電子メールシステムの送信者側端末の画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る電子メールシステムの受信者側端末の画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る電子メールシステムの受信者側端末の画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る電子メールシステムのセキュリティ設定画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る電子メールシステムのセキュリティ解除画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る電子メールシステムのセキュリティ解除画面の他の例を示す図である。

符号の説明

１…電子メールシステム、２…第１の電子メールシステム、３…第２の電子メールシステム、１０…メールサーバ、１１…送信メールサーバ、１２…添付ファイルサーバ、１３…受信メールサーバ、１４…メールアドレス判定部、１５…リンク先設定部、１６…制御装置、１７…メールアドレスリスト、２０…送受信端末、２０ａ…情報通信端末装置、２０ｂ…情報通信端末装置、２０ｃ…情報通信端末装置、２１…送受信端末、２１ａ…情報通信端末装置、２１ｂ…情報通信端末装置、３０…Ｗｅｂサーバ、３１…記録媒体、３２…通信装置、３３…制御装置、４０…通信回線、１０１…メールサーバ、３００…送信メール作成画面、３０１…ツールバー、３０２…第１入力エリア、３０３…第２入力エリア、３０４…第３入力エリア、３１０…機能ボタン群、３１１…機能ボタン、３２１…主題入力部、３２２…宛先入力部、３２３…宛先入力部、３２４…宛先入力部、３４０…宛先確認画面、３４１…表示エリア、３４２…送信ボタン、３４３…キャンセルボタン、３４４…添付ファイル選択エリア、４１０…受信通知画面、４２０…受信メール画面、４２１…ツールバー、４２２…第１表示エリア、４２３…第２表示エリア、４２４…第３表示エリア、４４０…機能ボタン群、４４１…機能ボタン、５１０…受信通知画面、５２０…受信メール画面、６００…セキュリティ設定画面、６０１…パスワード、６１０…パスワード入力部、６２０…送信ボタン、６５０…パスワード連絡用電子メール、７００…パスワード入力画面、７１０…パスワード入力部、７２０…送信ボタン、８０２…認証用ＵＲＬ。

Claims (4)

1. 複数の送受信端末と複数のサーバと通信回線とを備え、前記通信回線と前記複数のサーバとを介して前記複数の送受信端末間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムにおいて、
   前記複数のサーバは、特定のユーザーが使用する第１の電子メールシステムに設けられた第１のサーバと、一般のユーザーが使用する第２の電子メールシステムに設けられた第２のサーバとを備え、
   前記第１のサーバは、前記電子メールの送信制御を行う送信メールサーバと、前記電子メールに添付された添付ファイルを制御する添付ファイルサーバと、前記電子メールの受信制御を行う受信メールサーバと、前記電子メールの送信先のメールアドレスを判定するメールアドレス判定部と、前記添付ファイルのリンク先を設定するリンク先設定部とを備えると共に、前記送信メールサーバと前記添付ファイルサーバと前記受信メールサーバと前記メールアドレス判定部と前記リンク先設定部とを制御する制御装置を備え、
   前記電子メールに前記添付ファイルが添付されている場合、前記メールアドレス判定部は、前記電子メールの送信元メールアドレスと送信先メールアドレスを判定し、
   前記制御装置は、前記メールアドレス判定部の判定結果に基づき、前記送信先メールアドレスが当該電子メールシステムに予め登録されたメールアドレスである場合、前記電子メールと前記リンク先設定部で設定された前記添付ファイルのリンク先とを前記送信メールサーバと前記通信回線を介して前記電子メールの送信先へ送信するように制御し、
   前記送信先メールアドレスが当該電子メールシステムに登録されていないメールアドレスである場合、前記電子メールに前記添付ファイルを添付すると共に、前記添付ファイルにセキュリティを設定し、前記第２のサーバへ送信するように制御する
   ことを特徴とする電子メールシステム。
2. 複数の送受信端末と複数のサーバと通信回線とを備え、前記通信回線と前記複数のサーバとを介して前記複数の送受信端末間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムにおいて、
   前記複数のサーバは、特定のユーザーが使用する第１の電子メールシステムに設けられた第１のサーバと、一般のユーザーが使用する第２の電子メールシステムに設けられた第２のサーバとを備え、
   前記第１のサーバは、前記電子メールの送信制御を行う送信メールサーバと、前記電子メールに添付された添付ファイルを制御する添付ファイルサーバと、前記電子メールの受信制御を行う受信メールサーバと、前記電子メールの送信先のメールアドレスを判定するメールアドレス判定部と、前記添付ファイルのリンク先を設定するリンク先設定部とを備えると共に、前記送信メールサーバと前記添付ファイルサーバと前記受信メールサーバと前記メールアドレス判定部と前記リンク先設定部とを制御する制御装置を備え、
   前記電子メールに前記添付ファイルが添付されている場合、前記メールアドレス判定部は、前記電子メールの送信元メールアドレスと送信先メールアドレスを判定し、
   前記制御装置は、前記メールアドレス判定部の判定結果に基づき、前記送信先メールアドレスが当該電子メールシステムに予め登録されたメールアドレスである場合、前記電子メールと前記リンク先設定部で設定された前記添付ファイルのリンク先とを前記送信メールサーバと前記通信回線を介して前記電子メールの送信先へ送信するように制御し、
   さらに、前記複数のサーバは、前記第１の電子メールシステムと前記第２の電子メールシステムで情報を共有する第３のサーバとを備え、
   前記制御装置は前記送信先メールアドレスが当該電子メールシステムに登録されていないメールアドレスである場合、前記添付ファイルの前記リンク先を前記電子メールに添付するともに、前記リンク先にセキュリティを設定し、前記第３のサーバへ送信するように制御する
   ことを特徴とする電子メールシステム。
3. 請求項１または請求項２に記載の電子メールシステムにおいて、
   前記制御装置は、前記セキュリティを自動的に設定するように制御する
   ことを特徴とする電子メールシステム。
4. 請求項１または請求項２に記載の電子メールシステムにおいて、
   前記制御装置は、前記セキュリティを前記電子メールの送信者が設定するように制御する
   ことを特徴とする電子メールシステム。

Images