JP4265398B2 - 情報処理システム - Google Patents

Description

本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって画像データを取得する複合機に情報処理装置がネットワークを介して接続される情報処理システムに関し、特に、情報処理装置から複合機へのオブジェクトの登録、および、当該オブジェクトの登録の抹消に関する。

オープンオフィス化、ユビキタスネットワークが叫ばれている今日において、多数の場所に入出力デバイスを設置し、この入出力デバイスをモバイルＰＣ（Personal Computer）により利用する形態が定着しつつある。例えば、モバイルＰＣ内のドキュメントを入出力デバイスによってプリントアウトしたり、逆に入出力デバイスからモバイルＰＣにドキュメントを取り込んだりする形態がある。

スキャナ機能またはファクシミリ機能を備えた複合機によって取得された画像データをモバイルＰＣに取り込む場合、一旦複合機内のボックス（論理的な格納場所）に画像データを保管し、その後、モバイルＰＣからそのボックスにアクセスすることで画像データを取得する方法がしばしば用いられている。この場合、ユーザは、複合機の利用に先立って、複合機内に自分のボックスを登録し、自分のボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報（複合機のアドレスやボックス番号等）を自己のモバイルＰＣに保存する。

しかし、上記のシステムには、以下の問題点がある。

不特定多数の複合機を一時的に利用するＰＣユーザは、複合機を利用する度に、複合機内に自分のボックスを登録するとともに、ＰＣ内にボックスのアクセス情報を保存しなければならない。

一方、複合機が不特定多数のＰＣユーザに一時的に利用される環境では、ＰＣユーザによって登録された複合機内のボックスが増大してしまう。このような問題は、ボックスに限られず、ＰＣから複合機に登録される他のオブジェクトについても同様に生じる。

そこで、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能を備える複合機の一時利用に適した情報処理システムを提供する。

本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって画像データを取得する複合機に、情報処理装置がネットワークを介して接続される情報処理システムであって、前記情報処理装置によって前記複合機に登録された、前記複合機における前記画像データの処理に使用されるオブジェクトについて、当該オブジェクトの使用履歴を記録する履歴記録手段と、当該履歴記録手段により記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に前記オブジェクトの登録を抹消する登録抹消手段と、を有することを特徴とする。

上記構成において、オブジェクトは、情報処理装置によって複合機に登録され、複合機における画像データの処理に利用されるものである。オブジェクトとしては、複合機においてユーザによって選択的に使用されるものが好適であり、例えば、画像データが保管されるデータボックス（格納場所）や、画像データに対する処理手順が記述された指示ファイル等がある。

また、オブジェクトの登録には、情報処理装置からオブジェクトを複合機に送信して格納させること、予め複合機に用意されているオブジェクトを未登録状態から登録状態に変更することが含まれる。一方、オブジェクトの登録抹消には、オブジェクトを削除すること、オブジェクトを登録状態から未登録状態に変更することが含まれる。

また、オブジェクトの使用履歴としては、例えば、登録からの経過時間（使用期間）、最後に使用されてからの経過時間、使用回数、格納されたスキャンデータのページ数、ファックス受信データの格納回数、現在データボックスに画像データが格納されているか否か等が挙げられる。そして、登録抹消条件としては、登録からの経過時間が所定時間を超えたこと、使用回数が所定回数を超えたこと等が挙げられる。ここで、登録抹消条件は、適宜設定されればよく、予め定められていてもよいし、ユーザによってオブジェクトの登録毎に設定されてもよい。

また、登録抹消手段による登録抹消は、自動的に行われることが好ましいが、完全には自動的でなくてもよい。例えば、使用履歴が登録抹消条件を満たした場合に、登録抹消するか否かをユーザに選択させてもよい。

上記構成によれば、登録抹消手段が、オブジェクトの使用履歴が所定の登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に当該オブジェクトの登録を抹消するので、オブジェクトの増大が抑制される。

本発明の情報処理システムの一実施態様では、前記オブジェクトは、前記画像データが格納されるデータボックスであり、前記登録抹消手段は、前記データボックスの登録を抹消するとともに、前記情報処理装置内に保存された、前記データボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を削除する。

上記構成において、データボックスを実現する記録媒体は、例えば、複合機内のハードディスクや、ネットワークを介して複合機に接続されたデータベースサーバである。また、アクセス情報は、複合機のネットワーク上のアドレス、ボックス番号等のデータボックスの識別情報、データボックスに設定されたパスワード等の認証情報を含む。

上記構成では、情報処理装置は、データボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を保存する。そして、登録抹消手段が、データボックスの登録抹消とともに、当該アクセス情報を削除する。このため、情報処理装置内の不要なアクセス情報の増大が抑制される。

また、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって画像データを取得する複合機に、ネットワークを介して接続される情報処理装置であって、前記複合機における前記画像データの処理に使用されるオブジェクトを前記複合機に登録する登録手段と、当該登録手段により登録されたオブジェクトの使用履歴を記録する履歴記録手段と、当該履歴記録手段により記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に前記オブジェクトの登録を前記複合機から抹消する登録抹消手段と、を有することを特徴とする。

本発明の情報処理装置の一実施態様では、前記オブジェクトは、前記画像データが格納されるデータボックスであり、当該データボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を保存するアクセス情報保存手段をさらに有し、前記登録抹消手段は、前記データボックスの登録を抹消するとともに、前記アクセス情報保存手段により保存されているアクセス情報を削除する。

また、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって画像データを取得する複合機にネットワークを介して接続される情報処理装置によって実行される情報処理方法であって、前記複合機における前記画像データの処理に使用されるオブジェクトを前記複合機に登録する登録ステップと、当該登録手段により登録されたオブジェクトの使用履歴を記録する履歴記録ステップと、当該履歴記録ステップで記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断する判断ステップと、当該判断ステップで満たしていると判断された場合に前記オブジェクトの登録を前記複合機から抹消する登録抹消ステップと、を有することを特徴とする。

また、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって画像データを取得する複合機にネットワークを介して接続される情報処理装置に実行させる情報処理プログラムであって、情報処理装置に、前記複合機における前記画像データの処理に使用されるオブジェクトを前記複合機に登録する登録ステップと、当該登録手段により登録されたオブジェクトの使用履歴を記録する履歴記録ステップと、当該履歴記録ステップで記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断する判断ステップと、当該判断ステップで満たしていると判断された場合に、前記オブジェクトの登録を前記複合機から抹消する登録抹消ステップと、を実行させることを特徴とする。

また、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって取得した画像データを指定されたデータボックスに格納する複合機に、情報処理装置がネットワークを介して接続される情報処理システムであって、前記複合機に前記データボックスを登録すべき旨の要求を、前記情報処理装置を介して受け付ける登録要求受付手段と、当該登録要求受付手段により受け付けられた要求に応じて、前記複合機に前記データボックスを登録する登録手段と、当該登録手段により登録されたデータボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を、前記登録手段から取得して保存するアクセス情報保存手段と、前記登録されたデータボックスへのアクセス要求を、前記情報処理装置を介して受け付けるアクセス要求受付手段と、当該アクセス要求受付手段により受け付けられたアクセス要求に応じて、前記アクセス情報保存手段に保存されているアクセス情報を用いて、前記登録手段により登録されたデータボックスにアクセスするアクセス手段と、を有することを特徴とする。

上記構成において、画像データを指定されたデータボックスに格納する態様としては、例えば、複合機の操作パネル上でユーザがスキャンデータを格納すべきデータボックスを指定する態様や、予め設定された規則に従ってファクシミリ受信データを送信元に応じたデータボックスに振り分ける態様がある。また、登録手段による登録およびアクセス情報保存手段による保存は、自動的に行われることが好ましいが、完全には自動的でなくてもよい。例えば、ボックス番号やアクセス情報の保存場所等をユーザに選択させてもよい。

上記構成では、ユーザからデータボックスの登録要求があると、登録手段が、複合機にデータボックスを登録し、アクセス情報保存手段が、データボックスへのアクセスに必要なアクセス情報を登録手段から取得して保存する。このため、複合機に対するデータボックスの登録および情報処理装置に対するアクセス情報の保存を自動的に行うことが可能となり、ユーザの作業負担が軽減され、複合機の一時利用が容易となる。

また、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって取得した画像データを指定されたデータボックスに格納する複合機に、ネットワークを介して接続される情報処理装置であって、前記複合機に前記データボックスを登録すべき旨の要求を受け付ける登録要求受付手段と、当該登録要求受付手段により受け付けられた要求に応じて、前記複合機に前記データボックスを登録する登録手段と、当該登録手段により登録されたデータボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を、前記登録手段から取得して保存するアクセス情報保存手段と、前記登録されたデータボックスへのアクセス要求を受け付けるアクセス要求受付手段と、当該アクセス要求受付手段により受け付けられたアクセス要求に応じて、前記アクセス情報保存手段に保存されているアクセス情報を用いて、前記登録手段により登録されたデータボックスにアクセスするアクセス手段と、を有することを特徴とする。

本発明の情報処理装置の一実施形態では、前記複合機は、所定数のデータボックスを予め備えており、前記登録手段は、登録済みまたは未登録のデータボックスのリストを前記複合機から取得し、取得したリストに基づいて未登録のデータボックスを選択して登録する。

望ましくは、前記登録手段による登録および前記アクセス情報保存手段による保存は、連続して自動的に実行される。この構成によれば、画像データの転送に関するユーザの準備作業を、登録要求の入力のみとすることが可能となり、ユーザの負担がより一層軽減される。

また、望ましくは、前記登録手段により登録されたデータボックスの使用履歴を記録する履歴記録手段と、当該履歴記録手段により記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に前記データボックスの登録を前記複合機から抹消する登録抹消手段と、をさらに有する。

また、望ましくは、前記登録抹消手段は、前記データボックスの登録を抹消するとともに、前記アクセス情報保存手段により保存されているアクセス情報を削除する。

また、望ましくは、前記登録手段により登録されたデータボックスを識別するための情報をユーザに通知する通知手段をさらに有する。

また、望ましくは、前記登録手段は、アクセスを制限する認証情報を設定して前記データボックスを登録し、前記アクセス情報保存手段は、前記認証情報を保存する。ここで、認証情報は、ユーザ名やパスワード等である。この構成によれば、登録手段がパスワード等を設定するので、自動的にデータボックスにアクセス制限を設定することが可能となる。さらに、アクセス情報保存手段がパスワード等を保存するので、情報処理装置のユーザはパスワード等を意識する必要がない。

また、望ましくは、前記登録要求受付手段および前記アクセス要求受付手段は、操作画面上に表示された共通のアイコンを介して要求を受け付ける。この構成によれば、ユーザは登録要求とアクセス要求とを共通のアイコンに対する操作によって実行できるので、ユーザの操作負担が軽減される。

また、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって取得した画像データを指定されたデータボックスに格納する複合機にネットワークを介して接続される情報処理装置に実行される情報処理方法であって、前記複合機に前記データボックスを登録すべき旨の要求を受け付ける登録要求受付ステップと、当該登録要求受付ステップで受け付けられた要求に応じて、前記複合機に前記データボックスを登録する登録ステップと、当該登録ステップで登録されたデータボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を保存するアクセス情報保存ステップと、前記登録されたデータボックスへのアクセス要求を受け付けるアクセス要求受付ステップと、当該アクセス要求受付ステップで受け付けられたアクセス要求に応じて、前記アクセス情報保存ステップで保存されたアクセス情報を用いて、前記登録ステップで登録されたデータボックスにアクセスするアクセスステップと、を有することを特徴とする。

また、本発明は、スキャナ機能またはファクシミリ機能によって取得した画像データを指定されたデータボックスに格納する複合機にネットワークを介して接続される情報処理装置に実行させる情報処理プログラムであって、情報処理装置に、前記複合機に前記データボックスを登録すべき旨の要求を受け付ける登録要求受付ステップと、当該登録要求受付ステップで受け付けられた要求に応じて、前記複合機に前記データボックスを登録する登録ステップと、当該登録ステップで登録されたデータボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を保存するアクセス情報保存ステップと、前記登録されたデータボックスへのアクセス要求を受け付けるアクセス要求受付ステップと、当該アクセス要求受付ステップで受け付けられたアクセス要求に応じて、前記アクセス情報保存ステップで保存されたアクセス情報を用いて、前記登録ステップで登録されたデータボックスにアクセスするアクセスステップと、を実行させることを特徴とする情報処理プログラムである。

本発明によれば、スキャナ機能またはファクシミリ機能を備える複合機の一時利用に適した情報処理システムを提供することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。

図１は、実施の形態に係る情報処理システム１００の全体構成を示すブロック図である。図１において、複合機１０は、スキャナ機能、ファクシミリ機能、およびプリンタ機能を備えたデバイスである。複合機１０は、スキャナ機能により原稿を光学的に読み取ることによって画像データを取得し、ファクシミリ機能により不図示の電話回線を介して他のファクシミリ装置から画像データを取得する。また、複合機１０は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）等のネットワークＮに接続されている。

ユーザは、情報処理装置としてのコンピュータ（以下、ＰＣと称す）２０をネットワークＮに接続することによって、ネットワークＮを介して複合機１０を利用することができる。図１では、２台のＰＣ２０Ａ、２０ＢがネットワークＮに接続されている。

ここで、ＰＣ２０のユーザが、複合機１０によって原稿をスキャンし、得られた画像データを自分のＰＣ２０に取り込む場合について簡単に説明する。まず初めに、ユーザは、複合機１０内に自分のデータボックス（以下、単に「ボックス」と称す）を登録するとともに、ボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報（複合機１０のＩＰアドレス、ボックス番号、パスワード等）をＰＣ２０内に保存する。つぎに、ユーザは、複合機１０の原稿台に原稿を置き、複合機１０の操作表示部を操作して画像データの保管先として自分のボックスを指定し、スキャンを実行する。スキャン後、得られた画像データは、指定されたボックスに格納される。そして、ユーザは、ＰＣ２０から複合機１０のボックスにアクセスし、画像データをボックスからＰＣ２０に取り込む。なお、ＰＣ２０からボックスへのアクセスには、事前にＰＣ２０内に保存されたアクセス情報が用いられる。

このような利用形態において、ボックスの登録およびアクセス情報の保存の手順が煩雑であると、ユーザにかかる負担が大きい。特に、ユーザがＰＣ２０を様々な場所に持ち運んで様々な場所で複合機１０を利用する場合、非常に大きな作業負担がユーザにかかってしまう。そこで、本実施の形態に係る情報処理システム１００では、ボックスの登録作業およびアクセス情報の保存作業を簡単に行うことができる環境を提供する。

また、複合機１０が不特定多数のユーザが出入りする会議室等に設置されている場合、複合機１０は多数のユーザに利用されることとなるので、複合機１０内のボックス登録数が増大してしまう。特に、登録可能なボックス数が限定されている場合、すぐにオーバーフローしてしまう。このため、管理者は、随時ボックスの使用状況をチェックし、使用されていないボックスを削除しなければならず、管理者の負担が大きい。そこで、本実施の形態に係る情報処理システム１００では、ボックスの増大を抑制し、管理者の負担を軽減する。

なお、本実施の形態では、ボックス登録作業およびアクセス情報保存作業の簡易化ならびにボックス増大の抑制に関する種々の機能は、主にＰＣ２０によって実現される。ただし、上記種々の機能は、適宜、複合機１０や他の装置によって実現されてもよい。

図２は、複合機１０の構成を示すブロック図である。図２において、複合機１０は、スキャナ装置１１、ファクシミリ装置１２、プリンタ装置１３、画像データ保管部１４、操作表示部１５、ネットワークインタフェース部１６、およびデバイス制御部１７を有する。

スキャナ装置１１は、原稿台に置かれた原稿を光学的に読み取ることにより、画像データを取得する。ファクシミリ装置１２は、電話回線を介して他のファクシミリ装置と画像データを送受する。プリンタ装置１３は、スキャナ装置１１やファクシミリ装置１２等によって取得された画像データを印刷する。

画像データ保管部１４は、スキャナ装置１１により読み取られた画像データ、ファクシミリ装置１２により受信された画像データ、およびネットワークＮを介してＰＣ２０から受信した画像データを保管する記憶媒体であり、本実施の形態ではハードディスク装置である。

操作表示部１５は、種々の情報を表示するとともに、ユーザから操作指示を受け付けるユーザインタフェースである。本実施の形態では、タッチパネルとテンキー等の操作ボタンから構成される。ネットワークインタフェース部１６は、ネットワークＮとデータをやりとりするインタフェースである。

デバイス制御部１７は、画像データ保管部１４に対する画像データの書き込み及び読み出しを行う。また、デバイス制御部１７は、ボックス管理テーブルを用いてボックスを管理する。さらに、デバイス制御部１７は、複合機１０全体の動作を制御する。

図３に、ボックス管理テーブルの一例を示す。図３のボックス管理テーブルでは、１から２００までのボックス番号が用意されている。したがって、本実施の形態では、登録可能なボックスは２００個である。各ボックスには、ボックスの登録状態を示す登録フラグが対応付けられている。登録フラグ「０」は、当該ボックスが未登録状態であることを示し、登録フラグ「１」は、当該ボックスが登録状態であることを示す。また、各ボックスには、当該ボックスに設定されたアクセス制限用のパスワードが対応付けられている。ただし、パスワードは、設定されない場合もある。さらに、各ボックスには、当該ボックスに格納されている画像データのファイル名が対応付けられている。そして、各ファイル名には、当該ファイルが格納されている物理的な格納場所、すなわち画像データ保管部１４の物理アドレスが対応付けられている。

図４は、ＰＣ２０の構成を示すブロック図である。図４において、ＰＣ２０は、表示装置２１、入力装置２２、ネットワークインタフェース部２３、ＵＩ制御部２４、ボックス登録部２５、アクセス情報保存部２６、アクセス部２７、履歴記録部２８、およびボックス登録抹消部２９を有する。

表示装置２１は、各種情報を画面上に表示するディスプレイである。入力装置２２は、ユーザの操作入力を受け付けるキーボード、マウス等である。ネットワークインタフェース部２３は、ネットワークＮとデータをやりとりするインタフェースである。

ＵＩ制御部２４は、表示装置２１および入力装置２２を制御し、ＧＵＩ（グラフィカル・ユーザ・インタフェース）環境を提供する。そして、ＧＵＩ画面上でのユーザの操作を介して、ボックス登録要求およびボックスへのアクセス要求を受け付ける。また、登録されたボックスのボックス番号を表示装置２１に表示させる。

ボックス登録部２５は、ユーザからのボックス登録要求に応じて、複合機１０にボックスを登録する。アクセス情報保存部２６は、ボックス登録部２５により登録されたボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報をボックス登録部２５から取得して保存する。アクセス部２７は、ユーザからのボックスへのアクセス要求に応じて、アクセス情報保存部２６に保存されているアクセス情報を用いて、登録されたボックスにアクセスする。

履歴記録部２８は、ボックス登録部２５により登録されたボックスの使用履歴を記録する。ボックス登録抹消部２９は、履歴記録部２８により記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に、ボックス登録部２５によって登録されたボックスの登録を複合機１０から抹消する。さらに、ボックス登録抹消部２９は、ボックスの登録を抹消するとともに、アクセス情報保存部２６に保存されているアクセス情報を削除する。

本実施の形態では、上記各部２４〜２９は、ＲＯＭやハードディスク等の記憶媒体に格納された本実施の形態に係る情報処理プログラムがＣＰＵおよびＲＡＭに実行されることによって実現される。ただし、上記各部２４〜２９の実現態様はこれに限定されない。

以下、上記構成を有する情報処理システム１００の動作について、ボックス登録時、スキャン時、ＰＣへの画像データ取り込み時、ボックス登録抹消時に分けて詳細に説明する。

［ボックス登録時］
図５は、ボックス登録時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。

ＰＣ２０において、ユーザによって本実施の形態に係る情報処理プログラムが起動されると、ＵＩ制御部２４は、図６に示されるデバイス操作画面６０を表示装置２１に表示させる（Ｓ１１）。デバイス操作画面６０は、画面左側のデバイス表示エリア６１と、画面右側のファイル表示エリア６２とから構成されている。デバイス表示エリア６１には、デバイスを示すデバイスアイコン６３と、当該デバイスにより提供されるサービスを示すサービスアイコン６４、６５、６６とが、ツリー構造で表示されている。また、デバイス表示エリア６１には、ＰＣ２０のハードディスクドライブを示すドライブアイコン６７も表示されている。一方、ファイル表示エリア６２には、ファイルを示すファイルアイコンが表示される。

ここで、ＰＣ２０は、ＴＣＰ／ＩＰネットワークで使われるネットワーク管理用のプロトコルであるＳＮＭＰ（Simple Network Management Protocol）を用いて、ネットワークＮに接続されたデバイスを自動的に検索し、検索されたデバイスの機能を自動的に認識するものとする。ここでは、デバイスとして複合機１０が検索されるので、複合機１０を示すデバイスアイコン６３が作成される。また、プリンタ機能、ファクシミリ機能、およびスキャナ機能が認識されるので、サービスアイコンとして、印刷アイコン６４、ＦＡＸアイコン６５、およびボックスアイコン６６が作成される。なお、この時点では、ボックスは未登録なので、ボックスアイコン６６の属性は「未登録」であり、この属性がボックスアイコン６６の隣に表示されている。

ついで、デバイス操作画面６０において、ユーザによりボックスアイコン６６がダブルクリックされると（Ｓ１２）、ＵＩ制御部２４は、ボックスアイコン６６の属性が「登録済」か否かを判断する（Ｓ１３）。ここでは、「登録済」ではないので（Ｓ１３：ＮＯ）、ＵＩ制御部２４は、ユーザによる操作はボックス登録要求であると認識する（Ｓ１４）。すなわち、ＵＩ制御部２４は、ボックスアイコン６６に対する操作を介してユーザからボックス登録要求を受け付ける。なお、ボックスアイコン６６の属性が「登録済」である場合（Ｓ１３：ＹＥＳ）の手順については、後で詳しく説明する。

ついで、ＵＩ制御部２４は、ボックス登録要求をボックス登録部２５に通知する。この通知に応じて、ボックス登録部２５は、複合機１０にボックスを登録する。具体的には、次の手順によってボックスを登録する。

まず、ボックス登録部２５は、複合機１０に対して、登録済みのボックスのリストを要求する（Ｓ１５）。この要求に応じて、複合機１０のデバイス制御部１７は、図３のボックス管理テーブルを参照して、登録済みのボックスのリストを作成する（Ｓ１６）。そして、作成されたリストをボックス登録部２５に送信する（Ｓ１７）。ボックス登録部２５は、デバイス制御部１７から受信したリストに基づいて、未登録のボックスを検索し、検索された未登録のボックスを登録すべきボックスとして選択する（Ｓ１８）。ここでは、図３においてボックス番号「４」のボックス（以下、「ボックス＃４」と称す）が未登録状態なので、ボックス＃４が選択される。ついで、ボックス登録部２５は、ボックス＃４に対するアクセスを制限するためのパスワードを生成する（Ｓ１９）。ここでは、パスワード「k489j」が生成されたものとする。

なお、ここではボックス登録部２５が登録すべきボックスを自動的に選択することとしているが、ユーザに選択させることとしてもよい。また、複合機１０側で選択することとしてもよい。

また、ここではボックス登録部２５が自動的にパスワードを生成することとしているが、ユーザにパスワードを入力させることとしてもよい。また、ユーザにパスワードを設定するか否かを選択させることとしてもよい。

ついで、ボックス登録部２５は、生成されたパスワードとともにボックス＃４を登録すべき旨の要求をデバイス制御部１７に送信する（Ｓ２０）。この要求に応じて、デバイス制御部１７は、ボックス管理テーブルを更新する（Ｓ２１）。具体的には、ボックス番号「４」に対応する登録フラグを「０」（未登録状態）から「１」（登録状態）に変更し、ボックス番号４に対応するパスワードに「k489j」を設定する。図７に、ボックス＃４登録後のボックス管理テーブルを示す。

デバイス制御部１７は、ボックス管理テーブルの更新が完了すると、ボックス登録が完了した旨の通知をボックス登録部２５に送信する（Ｓ２２）。

ボックス登録部２５は、デバイス制御部１７から当該通知を受信すると、アクセス情報保存部２６に、ボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を渡す。ここでは、アクセス情報は、複合機１０のネットワーク上のアドレス、ボックス番号「４」、およびパスワード「k489j」である。アクセス情報保存部２６は、ボックス登録部２５から取得したアクセス情報を保存する（Ｓ２３）。

また、ボックス登録部２５は、ＵＩ制御部２４にボックス＃４が登録された旨を通知する。この通知に応じ、ＵＩ制御部２４は、ボックス番号「４」のボックスが登録された旨をユーザに通知する。具体的には、ＵＩ制御部２４は、ボックス番号「４」が登録された旨の確認ダイアログを表示装置２１に表示させる（Ｓ２４）。これにより、ユーザは、ボックス＃４が自分のボックスとして登録されたことを認識することができる。さらに、ＵＩ制御部２４は、ボックスアイコン６６の属性を「登録済」とし、デバイス操作画面６０において、ボックスアイコン６６の隣の表示を「未登録」からボックス番号「４」に変更する（Ｓ２５）。図８に変更後のデバイス操作画面７０を示す。

なお、上記ボックス番号のユーザへの通知は必須ではない。例えば、所定の送信元からのファクシミリ文書をボックス＃４に保管することとした場合、ユーザは必ずしもボックス番号を認識する必要はない。また、ボックスをユーザ名と対応付けて登録し、複合機１０においてユーザ認証を行い、複合機のタッチパネルにユーザのボックス番号を表示させることとした場合も、ＰＣ２０におけるユーザへのボックス番号の通知は不要である。

［スキャン時］
図９は、スキャン時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。

複合機１０の操作表示部１５に表示されたメニュー画面において、「コピー」、「ファクス」、「スキャン」のうち、ユーザにより「スキャン」が選択されると、デバイス制御部１７は、ユーザに保管先ボックスのボックス番号の選択を促すボックス選択画面を操作表示部１５に表示させる（Ｓ３１）。このボックス選択画面において、ユーザのテンキー入力によってボックス＃４が選択されると（Ｓ３２）、デバイス制御部１７は、この選択結果「ボックス＃４」を保管先ボックスとして保持する。ついで、ユーザにより操作表示部１５のスタートボタンが押されると（Ｓ３３）、デバイス制御部１７は、スキャナ装置１１に画像読み取り動作を実行させる（Ｓ３４）。

そして、デバイス制御部１７は、スキャナ装置１１により読み取られた画像データを、画像データ保管部１４の空き領域に格納する（Ｓ３５）。ここで、デバイス制御部１７は、ボックス管理テーブルに基づいて空き領域を認識する。また、デバイス制御部１７は、所定の規則に従って、画像データのファイル名を決定する（Ｓ３６）。ここでは、画像データは、画像データ保管部１４の物理アドレス「００６１〜００８０」の格納領域に格納されたものとし、ファイル名は、「scan_4_1」に決定されたものとする。

ついで、デバイス制御部１７は、ボックス管理テーブルを更新する（Ｓ３７）。具体的には、ボックス＃４のファイル名フィールドにファイル名「scan_4_1」を追加し、これに対応する物理アドレスフィールドにアドレス「００６１〜００８０」を追加する。図１０に、ボックス＃４への画像データ格納後のボックス管理テーブルを示す。

［ＰＣへの画像データ取り込み時］
図１１は、ＰＣへの画像データ取り込み時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。

ＰＣ２０において、本実施の形態に係る情報処理プログラムは起動状態であり、図８に示されるデバイス操作画面７０が表示装置２１に表示されている。

このデバイス操作画面７０において、ユーザによりボックスアイコン６６がダブルクリックされると（Ｓ４１）、ＵＩ制御部２４は、ボックスアイコン６６の属性が「登録済」か否かを判断する（Ｓ４２）。ここでは、「登録済」であるので（Ｓ４２：ＹＥＳ）、ＵＩ制御部２４は、ユーザによる操作はボックス内のファイルの閲覧要求であると認識する（Ｓ４３）。すなわち、ＵＩ制御部２４は、ボックスアイコン６６に対する操作を介してユーザからボックス閲覧要求を受け付ける。なお、ボックスアイコン６６の属性が「未登録」である場合の手順は、上記［ボックス登録時］の欄で説明したとおりである。

ついで、ＵＩ制御部２４は、ボックス閲覧要求をアクセス部２７に通知する。アクセス部２７は、ＵＩ制御部２４から通知を受けると、アクセス情報保存部２６に保存されているアクセス情報を参照し、複合機１０に対し、パスワード「k489j」を付してボックス＃４内のファイルの閲覧要求を送信する（Ｓ４４）。なお、パスワードがユーザによって設定された場合には、ユーザがパスワードを入力することとなる。

複合機１０のデバイス制御部１７は、アクセス部２７から閲覧要求を受信すると、受信したパスワード「K489j」がボックス管理テーブル（図１０）のボックス＃４のパスワードと一致するか否かを判断する（Ｓ４５）。ここでは、パスワードは一致するので（Ｓ４５：ＹＥＳ）、デバイス制御部１７は、ボックス管理テーブル（図１０）を参照し、ボックス＃４に格納されている全ての画像データのファイル名をアクセス部２７に送信する（Ｓ４６）。なお、パスワードが一致しなかった場合は（Ｓ４５：ＮＯ）、閲覧要求元のＰＣ２０に対してエラーを通知する。このため、ボックス＃４のパスワードを知らないユーザまたはＰＣ２０は、ボックス＃４にアクセスできない。すなわち、ボックス＃４は、いわゆる親展ボックスとなっている。なお、ボックス＃４にパスワードが設定されていない場合には、ステップＳ４５のパスワード判断は省略される。

ＰＣ２０のアクセス部２７は、デバイス制御部１７から受信したファイル名をＵＩ制御部２４に渡す。そして、ＵＩ制御部２４は、図１２に示されるとおり、ファイル名「scan_4_1」のファイルアイコン６８をデバイス操作画面８０のファイル表示エリア６２に表示させる（Ｓ４７）。

図１２のデバイス操作画面８０において、ユーザによりファイルアイコン６８がＰＣ２０のハードディスク装置を示すドライブアイコン６７にドラッグアンドドロップされると、ＵＩ制御部２４は、ファイル「scan_4_1」をハードディスク装置に取り込むべき旨のデータ取込要求があったものと認識する（Ｓ４８）。そして、当該データ取込要求をアクセス部２７に通知する。この通知に応じ、アクセス部２７は、複合機１０にファイル「scan_4_1」を送信すべき旨の要求を送信する（Ｓ４９）。

複合機１０のデバイス制御部１７は、アクセス部２７からの要求に応じ、図１０のボックス管理テーブルを参照してファイル「scan_4_1」が格納されている物理アドレス「００６１〜００８０」を特定し、画像データ保管部１４の物理アドレス「００６１〜００８０」から画像データを読み出す（Ｓ５０）。そして、読み出された画像データをアクセス部２７に送信する（Ｓ５１）。

ＰＣ２０のアクセス部２７は、デバイス制御部１７から受信した画像データを、ＰＣ２０のハードディスク装置に格納する（Ｓ５２）。

［ボックス登録抹消時］
図１３は、ボックス登録抹消時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。ここでは、ボックス登録の抹消の条件である登録抹消条件は、「ボックス登録後の経過時間が１時間を超えたこと」であるとする。

ＰＣ２０の履歴記録部２８は、複合機１０から登録完了通知を受けると、ボックス登録後の経過時間の記録（計時）を開始する（Ｓ６１）。ボックス登録抹消部２８は、履歴記録部２８により計時された経過時間が１時間を越えたか否かを判断する（Ｓ６２）。そして、経過時間が１時間を超えると（Ｓ６２：ＹＥＳ）、すなわち使用履歴が登録抹消条件を満たすと、複合機１０にボックス＃４の登録を抹消すべき旨の要求を送信する（Ｓ６３）。

複合機１０のデバイス制御部１７は、登録抹消要求を受信すると、ボックス管理テーブルを更新する（Ｓ６４）。具体的には、図９のボックス管理テーブルのボックス番号「４」に対応する登録フラグを「１」（登録状態）から「０」（未登録状態）に変更する。これにより、ボックス＃４が空き、他のユーザが使用可能なボックスが１つ増える。また、デバイス制御部１７は、ボックス番号「４」に対応するパスワード、ファイル名、物理アドレスを削除する。これにより、画像データ保管部１４の空き領域が増える。上記の更新により、ボックス＃４の登録抹消後のボックス管理テーブルは、図３の状態に戻る。

デバイス制御部１７は、ボックス管理テーブルの更新が完了すると、登録抹消が完了した旨の通知をボックス登録抹消部２９に送信する（Ｓ６５）。

ボックス登録抹消部２９は、この通知に応じて、アクセス情報保存部２６に保存されているボックス＃４のアクセス情報を削除する（Ｓ６６）。そして、ボックス登録抹消部２９は、ボックス＃４の登録を抹消した旨をＵＩ制御部２４に通知する。ＵＩ制御部２４は、当該通知に応じて、ボックスアイコン６６の属性を「未登録」とし、この属性をボックスアイコン６６の隣に表示する（Ｓ６７）。したがって、デバイス操作画面の画面状態は図６に戻る。これにより、ユーザは、ボックス＃４の登録が抹消されたことを認識することができる。

以上のとおり、本実施の形態に係る情報処理システム１００によれば、以下の効果が得られる。

ユーザによるボックス登録要求に応じて、ボックス登録部２５が自動的に複合機１０にボックスを登録し、アクセス情報保存部２６が自動的にアクセス情報を保存するので、ボックス登録作業およびアクセス情報の保存作業が容易になる。特に、本実施の形態では、ユーザはデバイスアイコン６３に従属するボックスアイコン６６をダブルクリックするだけでよいので、ユーザの負担が非常に軽減される。この結果、不特定多数の場所に設置された複合機１０のボックスを一時的に利用するＰＣユーザの作業負担を軽減することができる。

ボックス登録要求および登録されたボックスへのアクセス要求を同一のボックスアイコン６６を介して受け付けるので、ユーザによるボックス登録操作およびアクセス操作が非常に簡易である。

また、ボックス登録抹消部２９が、ボックスの使用履歴が登録抹消条件を満たしている場合に、ボックスを自動的に削除する。これにより、不要なボックスの増大を防止することができる。また、ユーザや管理者はボックスの使用状況を監視したり、使用されていないボックスを削除したりする必要がなくなるので、ユーザや管理者の負担が軽減される。特に、複合機１０が不特定多数のＰＣユーザに一時利用される場合における管理者の負担が大幅に軽減される。また、本実施の形態では、ボックスは非常に簡易な作業で登録されるので、ユーザはボックスの登録抹消を忘れがちである。したがって、簡単にボックスを登録することができる構成では、ボックスを自動的に削除することにより得られる効果が特に大きい。

また、ボックス登録抹消部２９が、ボックスの登録抹消とともに、アクセス情報を自動的に削除するので、ＰＣ２０内の不要なアクセス情報の増大を防止することができる。また、アクセス情報の削除に伴うユーザの負担を軽減することができる。特に、本実施の形態では、アクセス情報はユーザが意識することなく自動的にＰＣ２０内に保存されるので、ユーザはアクセス情報の存在を知らない場合が多い。したがって、自動的にＰＣ２０内にアクセス情報が保存される構成では、アクセス情報を自動的に削除することにより得られる効果が特に大きい。

また、ボックス登録部２５が、ボックス登録時にパスワードを自動的に設定するので、ユーザに負荷をかけることなく、ボックスへのアクセスを制限することができる。また、ボックスへのアクセス時には、アクセス部２７が自動的にパスワードを複合機１０に送信するので、ユーザはパスワードを意識したり、入力したりする必要がない。

以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明は上記の実施の形態に限定されないことは言うまでもない。例えば、上記実施の形態では、ボックスはスキャナ機能により取得された画像データの保管に利用されているが、ファクシミリ機能により取得された画像データや、ネットワークＮ上の各種通信機器から取得した画像データの保管に利用されてもよい。

また、複合機１０に登録されるオブジェクトは、上記の実施の形態ではボックスであるが、他のものであってもよい。ここで、オブジェクトとしては、複合機１０においてユーザが選択的に使用するものが好適である。このようなものとしては、例えば、複合機１０における画像データに対する処理手順（ジョブフロー）が記述された指示ファイルがある。ここで、指示ファイルに記述される処理手順としては、例えば、スキャン後に所定の宛先にファクス送信する、スキャン後に所定の宛先に電子メール送信する、スキャン後に所定のファイル形式に変換して所定のボックスに格納する等がある。

実施の形態に係る情報処理システム１００の全体構成を示すブロック図である。 複合機１０の構成を示すブロック図である。 ボックス管理テーブルの一例を示す図である。 ＰＣ２０の構成を示すブロック図である。 ボックス登録時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。 デバイス操作画面６０を示す図である。 ボックス＃４登録後のボックス管理テーブルを示す図である。 デバイス操作画面７０を示す図である。 スキャン時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。 ボックス＃４への画像データ格納後のボックス管理テーブルを示す図である。 画像データ取り込み時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。 デバイス操作画面８０を示す図である。 ボックス登録抹消時における情報処理システム１００の動作手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ 情報処理システム、１０ 複合機、１１ スキャナ装置、１２ ファクシミリ装置、１３ プリンタ装置、１４ 画像データ保管部、１５ 操作表示部、１６ ネットワークインタフェース部、１７ デバイス制御部、２０ ＰＣ（情報処理装置）、２１ 表示装置、２２ 入力装置、２３ ネットワークインタフェース部、２４ ＵＩ制御部、２５ ボックス登録部、２６ アクセス情報保存部、２７ アクセス部、２８ 履歴記録部、２９ ボックス登録抹消部。

Claims (6)

1. スキャナ機能またはファクシミリ機能によって取得した画像データを指定されたデータボックスに格納する複合機に、ネットワークを介して接続される情報処理装置であって、
   前記複合機に前記データボックスを登録すべき旨の要求を受け付ける登録要求受付手段と、
   当該登録要求受付手段により受け付けられた要求に応じて、前記複合機に前記データボックスを登録する登録手段と、
   当該登録手段により登録されたデータボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を、前記登録手段から取得して保存するアクセス情報保存手段と、
   前記登録されたデータボックスへのアクセス要求を受け付けるアクセス要求受付手段と、
   当該アクセス要求受付手段により受け付けられたアクセス要求に応じて、前記アクセス情報保存手段に保存されているアクセス情報を用いて、前記登録手段により登録されたデータボックスにアクセスするアクセス手段と、
   前記登録手段により登録されたデータボックスの使用履歴を記録する履歴記録手段と、
   当該履歴記録手段により記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に前記データボックスの登録を前記複合機から抹消するとともに、前記アクセス情報保存手段により保存されているアクセス情報を削除する登録抹消手段と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 請求項１に記載の情報処理装置であって、
   前記登録抹消手段は、前記複合機からの登録抹消が完了した旨の通知を受け付けた後に、前記アクセス情報の削除を行うことを特徴とする情報処理装置。
3. スキャナ機能またはファクシミリ機能によって取得した画像データを指定されたデータボックスに格納する複合機にネットワークを介して接続される情報処理装置に実行させる情報処理プログラムであって、情報処理装置に、
   前記複合機に前記データボックスを登録すべき旨の要求を受け付ける登録要求受付ステップと、
   当該登録要求受付ステップで受け付けられた要求に応じて、前記複合機に前記データボックスを登録する登録ステップと、
   当該登録ステップで登録されたデータボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を情報処理装置内に保存するアクセス情報保存ステップと、
   前記登録されたデータボックスへのアクセス要求を受け付けるアクセス要求受付ステップと、
   当該アクセス要求受付ステップで受け付けられたアクセス要求に応じて、前記アクセス情報保存ステップで保存されたアクセス情報を用いて、前記登録ステップで登録されたデータボックスにアクセスするアクセスステップと、
   前記登録ステップで登録されたデータボックスの使用履歴を記録する履歴記録ステップと、
   当該履歴記録ステップで記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に前記データボックスの登録を前記複合機から抹消するとともに、前記アクセス情報保存ステップで前記情報処理装置内に保存されたアクセス情報を削除する登録抹消ステップと、
   を実行させることを特徴とする情報処理プログラム。
4. 請求項３に記載の情報処理プログラムであって、
   前記登録抹消ステップでは、前記複合機からの登録抹消が完了した旨の通知を受け付けた後に、前記アクセス情報の削除を行うことを特徴とする情報処理プログラム。
5. スキャナ機能またはファクシミリ機能によって取得した画像データを指定されたデータボックスに格納する複合機と、当該複合機にネットワークを介して接続される情報処理装置とを含む情報処理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   前記複合機に前記データボックスを登録すべき旨の要求を受け付ける登録要求受付手段と、
   当該登録要求受付手段により受け付けられた要求に応じて、前記複合機に前記データボックスを登録する登録手段と、
   当該登録手段により登録されたデータボックスにアクセスする際に必要なアクセス情報を、前記登録手段から取得して保存するアクセス情報保存手段と、
   前記登録されたデータボックスへのアクセス要求を受け付けるアクセス要求受付手段と、
   当該アクセス要求受付手段により受け付けられたアクセス要求に応じて、前記アクセス情報保存手段に保存されているアクセス情報を用いて、前記登録手段により登録されたデータボックスにアクセスするアクセス手段と、
   前記登録手段により登録されたデータボックスの使用履歴を記録する履歴記録手段と、
   当該履歴記録手段により記録された使用履歴が予め設定された登録抹消条件を満たしているか否かを判断し、満たしていると判断した場合に前記データボックスの登録を前記複合機から抹消するとともに、前記アクセス情報保存手段により保存されているアクセス情報を削除する登録抹消手段と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
6. 請求項５に記載の情報処理システムであって、
   前記登録抹消手段は、前記複合機からの登録抹消が完了した旨の通知を受け付けた後に、前記アクセス情報の削除を行うことを特徴とする情報処理システム。

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