本発明の文書管理装置、文書管理システム、情報管理装置、情報処理装置および文書管理装置の制御方法の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
[第1の実施形態]
図1は第1の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。この文書管理システムは、ネットワーク11を介して接続される文書管理サーバ12および文書管理クライアント13から基本的に構築されている。また、ネットワーク11には、プリンタ装置14、スキャナ装置15、モデム16、CD−ROM装置17等が接続されている。
文書管理サーバ12は、このシステム全体を管理する汎用のコンピュータであり、ネットワーク処理の他、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理等を行う。この文書管理サーバ12の詳細については後述する。
文書管理クライアント13は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力等の操作を行うパーソナルコンピュータである。本実施形態では、任意の数の文書管理クライアント13がネットワーク11に接続可能である。この文書管理クライアント13の詳細については後述する。
プリンタ装置14は、ネットワーク11を介して複数の文書管理クライアント13によって共有されている。各文書管理クライアント13は、ネットワーク11を経由してプリンタ装置14の動作を制御する。本実施形態では、プリンタ装置14は、文書管理サーバ12に蓄積された文書データを印刷・出力する役割を果たす。
スキャナ装置15は、紙に印刷または記載された文字、図形、画像等を読み取り、画像データに変換して出力する。また、スキャナ装置15は、ネットワーク11を介して複数の文書管理クライアント13によって共有されている。各文書管理クライアント13は、ネットワーク11を経由してスキャナ装置15の動作を制御する。本実施形態では、スキャナ装置15は、文書管理サーバ12に蓄積される製品の注文書をスキャナ装置15で読み込み、読み込まれたデータを文書管理サーバ12に格納する役割を果たす。
モデム16は、他のネットワークシステムに対する電子メールの送受信、ファクシミリ(FAX)の送受信等の処理を行う。モデム16は、複数の文書管理クライアント13によって共有されており、各文書管理クライアント13は、ネットワーク11を経由してモデム16の制御を行う。本実施形態では、モデム16は、製品の注文書をファクシミリ(FAX)経由で受信して文書管理サーバ12に格納する役割を果たす。
CD−ROMドライブ装置17は、文書管理サーバ12および複数の文書管理クライアント13によって共有されており、文書管理サーバ12は、ネットワーク11を経由してCD−ROMドライブ装置17の制御を行う。CD−ROMドライブ装置17は、文書管理サーバ12および文書管理クライアント13に文書管理プログラムをインストールする際に用いられる。
図2は文書管理サーバ12の構成を示す図である。文書管理サーバ12は、CPU22、ROM23、RAM24、キーボード(KB)25、マウス(Mouse)26、ディスプレイ(Display)27、ハードディスクドライブ(HDD)28およびフロッピー(登録商標)ディスクドライブ29がバス21を介して接続された構成を有する。
CPU(中央処理装置)22は、外部記憶装置であるハードディスクドライブ28に格納された各種の制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示す処理を行う。ROM(リードオンリメモリ)23には、後述するフローチャートの基本的な判断プログラム、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード25からキーが押下されたことによって出力される電気信号に対応した文字コード表、予め設定されている値等が記憶されている。
RAM(ランダムアクセスメモリ)24は、各処理中に必要となるワーク領域を有する。ワーク領域241は、基本I/Oプログラムを格納する領域であり、ROM23に格納された基本的な判断プログラムを実行する際に必要とされるワーク領域である。CPU22は、基本I/Oプログラムを起動し、次に文書管理サーバプログラムが動作可能なオペレーティングシステム(OS)を起動する。ワーク領域242は、OSが動作するためのワーク領域である。ワーク領域243は、文書管理サーバプログラムが動作するための領域であり、HDD28に格納されている文書管理サーバプログラム282がロードされる領域である。ワーク領域244は、文書管理サーバプログラムが動作するために必要とされる、ハードディスクドライブ28に格納されている文書管理データ283(リソース等の固定データ等)がロードされる領域である。ワーク領域245は、文書管理サーバプログラムが動作する際、HDD28に一時的に格納されているデータベースのデータを編集するためのワーク領域である。ワーク領域246はその他の処理で使用されるワーク領域である。
キーボード25はユーザの指示を入力する入力装置である。マウス26はユーザの指示を入力する入力装置としてのポインティングデバイスである。ディスプレイ27は各種情報を表示する表示装置であり、文書管理サーバ12の管理者は、ディスプレイ27の表示に従って、操作の経過や操作結果を判断する。
ハードディスクドライブ28は、外部記憶装置として一般的な固定ディスクを記憶媒体とするものである。ハードディスクドライブ28には、ネットワークを管理する基本プログラム281、および文書管理サーバ12を管理する文書管理サーバプログラム282が格納されている。文書管理サーバプログラム282には、文書管理システム内のデータベースにインデックスを登録・管理するプログラム、登録されている文書の文書属性にインデックスを登録するプログラム、このインデックスを検索キーとして文書を検索するプログラム等が含まれる。文書管理データ283は、文書管理サーバプログラム282が動作するために必要とされるリソース等の固定データ等である。
また、スキャンプログラム284は、スキャナ装置15を管理する制御プログラムである。文書管理データベースリスト285は、文書管理サーバ12が管理するデータベースの一覧を管理する領域である。文書管理データベース286には、文書データを蓄積・管理するためのデータベースの実体が格納されている。このデータベースには、ユーザ、グループ、特権データ、インデックス、文書、フォルダ等が管理されている。データベース構造の詳細については、図5を用いて後述する。文書管理ボリューム287はデータベースに格納された文書の実体を格納する領域である。文書管理アノテーション288には、このデータベースに登録されているアノテーションの表示用、印刷展開用の実データが格納されている。
フロッピー(登録商標)ディスクドライブ(FDD)29は、フロッピー(登録商標)ディスク(FD)2Aに文書データを格納する際に使用される他、フロッピー(登録商標)ディスク2Aに記録された文書管理サーバプログラムおよび文書管理データをハードディスクドライブ(HDD)28にインストールする際にも使用される。フロッピー(登録商標)ディスク2Aの記録内容については、図4を用いて後述する。尚、FDD29およびFD2Aを使用する代わりに、CD−ROMドライブおよびCD−ROMを用いて、同様にインストールを行ってもよい。
図3は文書管理クライアント13の構成を示す図である。文書管理クライアント13は、CPU32、ROM33、RAM35、キーボード(KB)34、マウス(Mouse)36、ディスプレイ(Display)38、ハードディスクドライブ(HDD)37およびフロッピー(登録商標)ディスクドライブ39がバス31を介して接続された構成を有する。
CPU(中央処理装置)32は、外部記憶装置であるハードディスクドライブ(HDD)37に格納されている文書管理クライアントプログラム371に従って、後述するフローチャートに示す処理を行う。ROM(リードオンリメモリ)33には、後述するフローチャートの基本的な判断プログラム、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード34からキーを押下されたことによって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表、予め設定された値等が記憶されている。
RAM(ランダムアクセスメモリ)35は各処理中に必要となるワークエリア(領域)を有する。ワーク領域351は、基本I/Oプログラムを格納する領域であり、ROM33に格納される基本判断プログラムが動作する際に必要とされる。CPU32は、基本I/Oプログラムを起動し、次に文書管理クライアントプログラムが動作するオペレーティングシステム(OS)を起動する。ワーク領域352はOSが動作するためのワーク領域である。ワーク領域353は、文書管理クライアントプログラムが動作するための領域であり、HDD37に格納されている文書管理クライアントプログラム371がロードされる領域である。ワーク領域354は、文書管理クライアントプログラムが動作する際に必要とされるHDD37に格納された文書管理データ373(リソース等の固定データ等)がロードされる領域である。ワーク領域355はその他の領域として使用される。
ハードディスクドライブ37は、外部記憶装置であり、文書管理クライアントプログラム371、スキャンプログラム372、文書管理データ373および文書管理データベースリスト374を格納する。文書管理クライアントプログラム371には、文書管理サーバ12とデータ通信等を行うプログラム、文書管理サーバ12の文書管理データ283として管理されるインデックスを文書属性に設定するユーザインタフェース(プロパティ画面)を含むプログラム、インデックスが設定された文書を検索するためのユーザインタフェース(検索設定画面)を含むプログラム等が含まれる。スキャンプログラム372は、スキャナ15を制御するプログラムである。文書管理データ373は、文書管理プログラムが動作するために必要とされるリソース等の固定データ、文書管理クライアント13が動作する際の初期設定値等を有する。文書管理データベースリスト374には、文書管理クライアント13が参照するために、登録されているデータベースの一覧が管理されている。このデータベースの一覧には、文書管理サーバ12だけではなく、異なるネットワーク上の文書管理サーバが管理するデータベースの一覧も登録されている。
キーボード34は、ユーザの指示を入力する入力装置である。マウス36は入力装置としてのポインティングデバイスである。ディスプレイ38は種々の情報を表示する表示装置であり、文書管理クライアント13を操作するユーザは、ディスプレイ38に表示された文書管理クライアントプログラムのユーザインターフェイスを用いて、操作の経過や結果を判断する。フロッピー(登録商標)ディスクドライブ(FDD)39は、フロッピー(登録商標)ディスク3Aに文書データを格納する際に使用され、またFD3Aに記録された文書管理クライアントプログラムをインストールする際に使用される。HDD37内の文書管理クライアントプログラム371、スキャンプログラム372および文書管理データ373は、FD3Aからインストールされる。尚、FDD39およびFD3Aの代わりに、CD―ROMドライブおよびCD−ROMを用いてインストールしてもよい。
図4は文書管理システムに用いられるフロッピー(登録商標)ディスクの内容を示す図である。本実施形態では、文書管理システムで使用される各種の制御プログラム等は、フロッピー(登録商標)ディスクで供給され、HDD28やHDD37にインストールされる。このフロッピー(登録商標)ディスクには、ボリューム情報領域181、ディレクトリ情報領域182、文書管理サーバプログラム領域183、文書管理サーバデータ領域184、文書管理クライアントプログラム領域185、文書管理クライアントデータ領域186等が割り当てられている。
ボリューム情報領域181は、媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称等を管理する領域である。ディレクトリ情報領域182は、ディレクトリ情報を管理する領域である。文書管理サーバプログラム領域183は、文書管理サーバプログラムが格納された領域であり、この文書管理サーバプログラムはHDD28内の文書管理サーバプログラム282としてインストールされる。文書管理サーバデータ領域184は、文書管理システムの固定データが格納された領域であり、この固定データはHDD28内の文書管理データ283としてインストールされる。文書管理クライアントプログラム領域185は、文書管理クライアントプログラムが格納された領域であり、この文書管理クライアントプログラムはHDD37の文書管理クライアントプログラム371としてインストールされる。文書管理クライアントデータ領域186は、文書管理システムの固定データが格納された領域であり、この固定データはHDD37内の文書管理データ373としてインストールされる。
図5は文書管理データベース286におけるデータベース40の構造を示す図である。文書管理データベース286(図2参照)は、データベースを管理する領域であり、データベースが管理するユーザ、グループ等のデータベース管理情報、および登録されている文書情報を含むものである。情報群(データベース)40、41はそれぞれ1つのデータベースのデータを表している。従って、文書管理サーバ12に登録されたキャビネットの数だけデータベースのデータが存在することになる。ここでは、1つのキャビネットに対応するデータベースのデータも単にデータベースと称することにする。各データベース40、41は、キャビネット識別子42、ユーザリスト43、グループリスト44、プリンタリスト45、インデックスリスト46、フォルダリスト47、文書リスト48、アノテーションリスト49およびボリュームリスト4Aから構成される。
本実施形態では、キャビネット識別子42は”デバイス/機器”というキャビネット名を格納している。ユーザリスト43には、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されている。キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行われる。
グループリスト44には、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。複数のユーザに対して同じ管理を行いたい場合に用いられる。ユーザリスト43に登録されているユーザが各グループにそれぞれ任意に登録されている。プリンタリスト45には、このキャビネットにおいて使用することが可能なプリンタの一覧が登録されている。文書管理クライアント13は、このプリンタリスト45に登録されたプリンタを用いて印刷することが可能である。
インデックスリスト46はキャビネット単位で登録されており、インデックスリスト46には、インデックスのタイトル、既に登録済みのインデックスの一覧等が管理されている。インデックスは文書の分類、検索等の目的で使用される。フォルダリスト47には、キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。
文書リスト48には、キャビネットに登録されている文書の文書名、ファイルサイズ、作成日、更新日、文書属性情報等の属性情報が全て格納されている。データベース40では、デバイス/機器商品の注文伝票の文書が格納されている。アノテーションリスト49には、キャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。ボリュームリスト4Aには、キャビネットに登録されている文書の実体が格納されている文書管理ボリューム287(図2参照)へのポインタが格納されている。
図6は文書管理データベース286におけるデータベース41の構造を示す図である。データベース41では、キャビネット識別子52にキャビネット名”ソフト”が格納されている。ユーザリスト53には、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されており、キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行われる。グループリスト54には、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。グループリスト54は、複数のユーザに対して同じ管理を行いたい場合に用いられる。ユーザリスト54に登録されているユーザは各グループにそれぞれ任意に登録されている。
プリンタリスト55には、このキャビネットにおいて使用可能なプリンタの一覧が登録されている。文書管理クライアント13は、プリンタリスト55に登録されているプリンタを印刷することが可能である。
インデックスリスト56はキャビネット単位で登録されており、インデックスリスト56には、インデックスのタイトル、既に登録済みのインデックスの一覧等が管理されている。インデックスは文書の分類、検索などの目的で使用される。このインデックスリスト56とデータベース40のインデックスリスト46とを比較すると、データベース40、41に登録されている文書が異なるので、両者の内容は同じではない。
フォルダリスト57には、キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。文書リスト58には、このキャビネットに登録されている文書の属性情報が全て格納されている。データベース41では、文書リスト58には、ソフト商品の注文伝票の文書が格納される。この文書リスト58の詳細については図9を用いて後述する。アノテーションリスト59には、このキャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。ボリュームリスト5Aには、このキャビネットに登録されている文書の実体が格納されている文書管理ボリューム287へのポインタが格納されている。
このように、文書管理データベース286のデータベース領域には、デバイス/機器に関する注文書を管理するデータベース40、ソフトウェアに関する注文書を管理するデータベース41など、複数のデータベースが管理されている。
図7は文書リスト48に格納された文書情報の内容を示す図である。文書リスト48には、文書の登録数だけ文書情報60、61が格納されている。文書情報60、61には、同様の情報が格納されているので、ここでは、文書情報60についてだけ示す。
文書識別子62は文書の識別子を表す。本実施形態では、文書識別子62には、情報“acjf20031208”が割り振られている。この情報は、文書管理サーバ12が内部処理を行うために使用するものであり、操作を行うユーザが視認することはできない。文書名63には、”コピー機注文書”という情報が割り振られている。
文書属性情報64には、文書名、作成者等の文書属性に関する情報が格納されている。インデックスはこの文書属性情報64で管理・設定される。ユーザは、プロパティ画面(図13参照)を用いて格納されている値の参照や変更を行うことが可能である。文書属性情報の詳細については図8を用いて後述する。
文書のバージョン65には、文書の版数が格納される。本実施形態では、”Ver1.2”という情報が格納されている。作成日時66には、この文書が文書管理システムに登録された日時が格納されている。本実施形態では、“2002/09/20”が格納されている。更新日時67には、この文書に対し、不特定のユーザが変更を行って更新した日時が格納される。本実施形態では、“2002/12/25”が格納されている。アクセス日時68には、この文書に対し、不特定のユーザが参照等の操作でアクセスを行った日時が格納される。本実施形態では、“2002/12/26”が格納されている。ACLリスト(アクセスコントロールリスト)69には、各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。
図8は文書属性情報64の内容を示す図である。この文書属性情報64では、バージョン単位に文書属性(属性情報)70、71、72が格納されている。つまり、バージョンが変更された場合、異なる文書属性情報が格納される。ここで設定されるインデックスは、インデックスリスト46(図5参照)で管理される。データベースの管理者は、必要に応じてインデックスリストのメンテナンスを行う。以下に、文書属性にインデックスが設定された場合の設定項目を示す。
バージョン73には、文書属性71が使用されているバージョンが格納されている。ここでは、“1.2”という値が格納されており、バージョン1.2の製品の文書を管理する文書属性であることが示される。会社名74には、注文された注文書の製品を製造・販売しているメーカの会社名が格納される。ここでは、“AAシステム”という値が格納されており、この会社が製造・販売している会社であることが示される。
製品名75には、注文書でお客様から指示された製品の製品名が格納される。ここではお客様から指示された製品名“iCR3200”が格納されている。ハード種別76は製品の種別を格納する領域であり、ハード種別76には、製品名75で示される製品が属するカテゴリが格納される。ここでは、”MFP(Color)”という値が格納されており、製品名75“iRC3200”はMFPの一種であり、カラーのデバイスであることが示される。
価格77には、製品名75で示される製品の価格が格納されている。ここでは、“8,500,000”の値が格納されており、850万の製品価格であることが示される。オプション78は、お客様によって指定された、製品名75で示される製品のオプションを格納する領域である。ここでは、オプション78に“ソータ”という値が格納されている。取り扱い代理店79には、製品名75で示される製品を取り扱う代理店名を格納する領域である。ここでは、“XY商事”という値が格納されており、この代理店から商品を入荷することが確認される。
納期7Aには、お客様の指定する製品の希望納期が格納されている。ここでは、“2005/02/20”が格納されており、この日までにお客様に納品する必要が確認される。ステータス7Bには、注文を受けてから、代理店に商品を発注し、入荷して納品するまでの各状態が格納される。つまり、受注/見積もり中/発注済み/納品待ちといったステータスが状況に合わせて格納される。ここでは、“見積もり中”という値が格納されており、代理店に見積もりを依頼している状態であることが確認される。
図9は文書リスト58に格納された文書情報の内容を示す図である。文書リスト58には、文書の登録数だけ文書情報80、81が格納されている。文書情報80、81には、同様の情報が格納されているので、ここでは、文書情報80についてだけ示す。
文書識別子82はこの文書の識別子を示す。ここでは、文書識別子82に、“acjf20050129”という情報が割り振られている。この情報は、文書管理サーバ12が内部処理を行うために使用されるものであり、操作を行うユーザは視認することができない。文書名83には、“文書管理ソフト”という情報が割り振られている。文書属性情報84には、文書名、作成者等の文書属性に関する情報が格納されている。インデックスはこの文書属性情報の領域に設定される。文書属性情報84の詳細については図10を用いて後述する。
文書のバージョン85には、文書の版数が格納される。ここでは、“Ver1.0”の情報が格納されている。作成日時86には、この文書が文書管理システムに登録された日時が格納される。ここでは、“2002/09/20”が格納されている。更新日時87には、この文書に対し、不特定のユーザが変更を行って更新した日時が格納される。ここでは、“2002/12/25”が格納されている。アクセス日時88には、この文書に対し、不特定のユーザが参照等の操作でアクセスを行った日時が格納される。ここでは、“2002/12/26”が格納されている。ACLリスト(アクセスコントロールリスト)89には、各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。
図10は文書属性情報84の内容を示す図である。この文書属性情報84では、バージョン単位に文書属性(属性情報)90、91、92が格納されている。つまり、バージョンが変更された場合、異なる文書属性情報が格納される。ここで設定されるインデックスは、インデックスリスト56(図6参照)で管理される。データベースの管理者は、必要に応じてインデックスリストのメンテナンスを行う。以下に、文書属性にインデックスが設定された場合の設定項目を示す。
バージョン93には、文書属性91が使用されているバージョンが格納されている。ここでは、“1.2”の値が格納されており、バージョン1.2の製品の文書を管理する文書属性であることが示されている。会社名94には、注文された注文書の製品を製造・販売しているメーカの会社名が格納されている。ここでは、“AAシステム”という値が格納されており、この会社が製造・販売している会社であることが示されている。
製品名95は、注文書でお客様から指示された製品の製品名を格納する領域である。ここでは、お客様から指示された製品名“D××2004”が格納されている。ソフト種別96は製品の種別を格納する領域であり、ソフト種別96には、製品名95で示される製品が属するカテゴリが格納される。ここでは、“アプリケーション”の値が格納されており、製品名95の“D××2004”はアプリケーションソフトの一種であることが示されている。
ソフトバージョン97には、注文されたソフトウェアのバージョンが格納される。ここでは、“Ver1.2”の値が格納されており、お客様からバージョン1.2のソフトウェア「D××2004」の注文を受けたことが示されている。対応OS98には、製品名95で示される製品がサポートするOSの名称、バージョンが格納される。ここでは、“Windows(登録商標)2000”が格納されている。価格99には、製品名95で示される製品の価格が格納されている。ここでは、“200,000”の値が格納されており、製品価格が20万であることが示されている。
取り扱い代理店9Aは、製品名95で示される製品を取り扱う代理店名を格納する領域である。ここでは、“XY商事”という値が格納されており、この代理店から商品の入荷することが確認される。納期9Bには、お客様の指定する製品の希望納期が格納される。ここでは、“2005/03/20”が格納されており、この日までにお客様に納品する必要があることが確認される。
ステータス9Cには、注文を受けてから、代理店に商品を発注し、入荷して納品するまでの各状態が格納される。つまり、受注/見積もり中/発注済み/納品待ちといったステータスが状況に合わせて格納される。ここでは、“受注”という値が格納されており、お客様から注文書が届いて受注されたが、まだ何もアクションを起こしていないことが示されている。
図11は検索設定画面を示す図である。この検索設定画面は、文書管理クライアントプログラム353(図3参照)を実行することにより起動されるユーザインタフェースである。文書管理クライアント13は、この検索設定画面で指定されたインデックスが設定されている文書を、文書管理サーバ12に格納されている文書の中から検索する。
領域510は検索キーを入力・設定する領域である。この領域510に入力された検索キーの条件に従って、検索が実行される。領域511は検索キーのうち、インデックスを入力する領域である。このカテゴリの表示を広げると、キャビネットに登録されているインデックスの項目名の一覧512が表示される。これらのインデックスの値は、この検索設定画面を開いた際、インデックスリスト46あるいはインデックスリスト56から、管理されているインデックスのリストを取得することによって、検索キーとして表示される。ここでは、検索キーとして、会社名のインデックス項目が表示されている。このインデックス項目は、文書属性として実際に会社名74、会社名94で設定済みのものである。また、検索したい値として、“AAシステム”の値で検索を行う例が示されている。
検索ボタン513は、領域510に設定された検索条件で検索する際、その開始を指示するものである。この検索ボタン513が押下されると、文書管理サーバ12は、キャビネットに登録された文書リスト48、文書リスト58から、条件に合致する文書を検索する。また、閉じるボタン514は、この検索設定画面を消去し、検索を取り消すためのボタンである。オプション515は、バージョンを含んだ検索を行う際に用いられる。このオプション515のチェックボックスをONに設定すると、バージョンを含んだ検索が可能となる。
図12は検索結果画面を示す図である。この検索結果画面550は、文書管理クライアントプログラム353(図3参照)を実行することにより起動されるユーザインタフェースである。検索結果画面550には、前述した検索設定画面を用いて検索を実行した後、その検索結果が表示される。この検索結果画面550には、文書管理サーバ12に格納されている文書から、指定されたインデックスが設定されている文書を検索した結果が示されている。
領域556は検索の結果条件に合致した文書の一覧を表示する領域である。図では、複数の文書がヒットした状態が示されている。また、複数のデータベース(図5、図6参照)から検索可能であるので、ヒットした文書は全て同じデータベースに登録されている文書であるとは限らない。
領域551、552には、ある検索条件で検索してヒットした複数の文書が表示されており、これらの文書のうち任意の文書が選択可能である。この選択された文書に対し、開くボタン553を押下することにより、文書を開く操作を行うことができる。また、プロパティボタン554を押下することにより、文書のプロパティを表示・設定するためのプロパティウインドウ(プロパティ画面)を開く操作を行うことができる。このプロパティ画面では、ヒットした文書の属性を参照したり、変更することができる。これらの操作の詳細については後述する。また、閉じるボタン555はこの検索結果画面を閉じるボタンである。
図13はプロパティ画面を示す図である。このプロパティ画面は、文書属性情報を示すものであり、文書管理クライアント13の文書管理クライアントプログラム353に格納されているプログラムを起動することによって表示される。ここでは、プロパティ画面600に文書情報60(図7参照)の文書属性情報64が表示されている。
名前601は現在表示されている文書名である。ここでは、文書名として、文書名63(図7参照)に格納されている「コピー機注文書」という文書の内容が表示されている。格納場所602には、この文書が格納されている格納場所へのパスが示されている。文書はフォルダの階層構造で管理されている。表示情報603には、領域605で表示・編集される対象が1つの文書であるか、それとも複数の文書であるかを選択する選択画面が表示される。ここでは、表示情報603に「1文書/1フォルダごと」が選択されており、名前601で示される文書の属性情報を表示するモードであることが示されている。また、表示情報603に「選択中のすべて」が選択されている場合、選択された複数の文書に共通する属性項目が表示可能である。この詳細については後述する。
左右の矢印ボタン604は、文書属性を連続して表示する際に用いられる。左向きの矢印が押下されると、前に文書が存在する場合、その文書の文書属性が表示される。一方、右向きの矢印ボタン604が押下されると、次に文書が存在する場合、その文書の文書属性が表示される。領域605は文書の属性情報を表示・編集する領域である。このカテゴリの表示を広げると、領域606に示されるように、この文書属性に登録されているインデックスの項目名の一覧が表示される。領域607には、名前601で表示されている文書の文書属性の項目が表示される。領域608には、領域607の項目に対応する値が表示される。OKボタン609は、領域605に現在表示されている内容を確定し、その確定内容をデータベースに反映するための操作を行うボタンである。これらのインデックスの値は、このプロパティ画面を開いた際、文書属性情報(図8、図10参照)を文書管理サーバ12から取得して表示される。
図14はプロパティ画面を示す図である。このプロパティ画面は、文書属性情報を示すものであり、文書管理クライアント13の文書管理クライアントプログラム353に格納されているプログラムを起動することによって表示される。プロパティ画面650の表示情報653には、「選択中のすべて」が選択されている。このプロパティ画面は、図13のプロパティ画面と基本的に同じ内容を有するので、ここでは相違点だけを示す。このプロパティ画面では、複数の文書が選択され、これらの文書に共通する文書属性が表示されている。
名前651には、通常、現在表示している文書名が表示されるが、複数の文書が選択されている場合、「情報なし」が表示される。格納場所652には、通常、文書が格納されている格納場所へのパスが表示されるが、複数の文書を選択されている場合、同様に「情報なし」が表示される。
表示情報653には、領域655で表示・編集される対象が1つの文書に対するものであるか、あるいは複数の文書であるかの選択が表示される。ここでは、「選択中のすべて」が選択されており、選択された複数の文書に共通する文書属性が表示・編集可能となる。この詳細については後述する。また、左右の矢印ボタン654は、文書属性を連続して表示する際に用いられるが、「選択中のすべて」が選択されている場合、グレイアウト表示となり、選択できない。
領域655は文書の属性情報を表示・編集する領域である。このカテゴリの表示を広げると、領域656に示されるように、この文書の属性に登録されているインデックスの項目名の一覧が表示される。前述したプロパティ画面(図13参照)の領域605と異なり、領域656には、選択されている文書に共通の項目だけが表示される。領域657は選択されている文書に共通する文書属性の項目を表示する領域である。領域658は領域657の項目に対応する値を表示する領域である。OKボタン659は、領域655に現在表示されている内容を確定し、その確定内容をデータベースに反映するための操作を行うボタンである。これらのインデックスの値は、このプロパティ画面を開いた際、文書管理サーバ12から文書属性情報(図8または図10参照)を取得して表示される。
上記構成を有する文書管理システムの動作を示す。ここでは、複数のデータベースに登録された複数の文書の中から、ユーザが任意の文書を検索し、その検索された文書の文書属性を取得し、ユーザインタフェースを用いて表示・編集した後、一括または1文書ずつ順次各文書に反映するまでの処理を示す。
ここでは例として、ハードウェアの注文書を管理するデータベース40(図5参照)と、ソフトウェアの注文書を管理するデータベース50(図6参照)の両方に接続し、会社名「AAシステム」の会社に関する注文書を検索し、ステータス7B(図8参照)と、ステータス9C(図10参照)に対し、発注処理を行ったことを表す「発注済み」のインデックス値を一括または順次1文書ずつ設定する場合を示す。
図15および図16は文書管理クライアント13における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、文書管理クライアントプログラム371として、文書管理クライアント13内のハードディスクドライブ37に格納されており、CPU32によって一旦RAM35にロードされた後(文書管理クライアントプログラム353)、実行される。
まず、初期化処理を行う(ステップS1)。この初期化処理では、文書管理サーバ12、プリンタ14、スキャナ15、モデム16、CD−ROMドライブ17およびネットワーク11の起動処理と同様、文書管理クライアント13の起動処理を行う。またこのとき、起動処理の他、ネットワーク11を介してネットワークシステムへの接続処理を行う。
この後、各データベースに格納されている文書に対して操作を行うために、文書管理クライアント13は、文書管理クライアントプログラム353(図3参照)のユーザインタフェースを起動し、文書管理サーバ12内のデータベース(キャビネット)に接続する処理を行う(ステップS2)。この接続処理では、文書管理クライアント13がネットワーク11を介して文書管理サーバ12に接続されると、文書管理サーバ12は各データベースに対するユーザの認証処理を行う。このユーザの認証処理では、文書管理クライアント130からのユーザ名がデータベースのユーザリスト43に登録されているか否かが判断される。本実施形態では、文書管理クライアント13によってデータベース40(図5参照)およびデータベース50(図6参照)への接続が行われる。
そして、接続処理の判定を行う(ステップS3)。入力の間違いやネットワーク障害等で接続に失敗した場合、ステップS2の処理に戻る。一方、接続処理が成功した場合、データベース40およびデータベース50に登録されている文書の中から、「AAシステム」に関する注文書を検索するために、文書管理クライアント13は、文書管理クライアントプログラム353の検索設定画面(図11参照)を起動し(ステップS4)、ユーザからの検索キーの入力を受け付ける(ステップS5)。
本実施形態では、会社名「AAシステム」の会社の製品に関する注文書を検索するために、検索設定画面において、システムインデックスのカテゴリ512から、「会社名」のインデックス項目を表示し、検索キーとして「AAシステム」を入力する場合を示す。この検索設定画面では、その他のインデックス項目に検索キーを入力し、論理積(AND)や論理和(OR)の条件を組み合わせて検索条件とすることも可能である。
そして、検索処理の開始を指示する検索開始ボタン513が押下されたか否かを判別する(ステップS6)。検索開始ボタン513が押下されず、更に検索条件を設定する場合、ステップS5の処理に戻る。一方、検索開始ボタン513が押下されると、ステップS5で設定された「会社名」のインデックス値が「AAシステム」である文書属性の注文書を検索する処理を文書管理サーバ12に対して要求する(ステップS7)。
文書管理サーバ12は、後述するように、文書管理クライアント13から検索処理要求を受信すると、文書管理サーバプログラム243に従って、データベース40(図5参照)の文書リスト48から各文書の文書属性情報64(図7参照)を取得し、例えば、文書属性71(図8参照)の場合、「会社名」のインデックス74の値との一致判定処理を全ての文書に対して行う。同様に、データベース41(図6参照)に対しても、文書リスト58から各文書の文書属性情報84(図9参照)を取得し、文書属性91(図9参照)の場合、「会社名」のインデックス94の値との一致判定処理を全ての文書に対して行う。
ステップS7の検索処理要求に応じて、文書管理サーバ12で行われた検索処理の結果を取得し、会社名「AAシステム」の検索条件に一致した文書を一覧表示する(ステップS8)。この一覧表示処理において、文書管理クライアント13は、文書管理クライアントプログラム353を起動し、検索結果画面(図12参照)に検索結果を表示する。この検索結果である文書情報は、文書管理サーバ12内のワークメモリ245、文書管理クライアント13内のワークメモリ355等に一旦記憶された後、検索結果画面(ヒットリスト)550に表示される。この検索結果画面550の領域556には、条件に合致した文書の一覧が表示される。つまり、検索結果画面550には、データベース40(図5参照)およびデータベース50(図6参照)に登録されている文書のうち、条件に一致したものが混合して表示されている。ユーザは、所望の文書を選択し、開くボタン553を押下してその内容を表示・編集したり、この結果を基に、更に検索条件を追加して絞り込み検索を行うことが可能である。
この後、プロパティボタン554が押下されたか否かを判別する(ステップS9)。プロパティボタン554が押下されない場合、検索結果画面(図12参照)を閉じて終了させるための閉じるボタン555が押下されたか否かを判別する(ステップS10)。閉じるボタン555が押下されていない場合、ステップS9の処理を戻り、操作待ちとなる。一方、満足する検索結果が得られなかった場合、確認のみで済ませる場合などの理由により、閉じるボタン555が押下された場合、ステップS25の終了処理に移行する。
一方、ステップS9でプロパティボタン554が押下された場合、つまりユーザが文書属性を確認する操作を選択した場合、文書管理クライアント13は文書管理クライアントプログラム353のプロパティ画面(図13参照)を起動し、後述する文書属性情報の編集操作を可能な状態にする(ステップS11)。
そして、ユーザによって操作可能な表示情報603(図13参照)の設定を判別する(ステップS12)。表示情報603に「1文書/1フォルダごと」が選択されている場合、検索結果画面(ヒットリスト)550でユーザにより選択されている複数の文書552、551の中から、現在の文書の文書属性(インデックス情報)の取得を文書管理サーバ12に要求し、文書管理サーバ12から文書属性(インデックス情報)を取得する(ステップS13)。文書管理サーバ12は、文書のインデックス情報の取得が要求されると、その文書の文書名から、その文書情報を有するデータベースを判定し、このデータベースに登録された文書属性情報に含まれる文書属性(インデックス情報)を取得する。本実施形態では、文書属性情報(図8参照)は文書管理サーバ12内のデータベース40、50に格納されており、ここから文書属性情報が取得される。尚、検索結果画面で選択されている文書の数は単数でもよいことは勿論である。
ステップS13で取得した文書属性(インデックス情報)をプロパティ画面に表示する(ステップS14)。この表示処理では、領域606(図13参照)には、そのインデックス項目および値が表示される。また、図12で選択されている文書552、551の前の文書または次の文書の文書属性情報を表示する場合、左右の矢印ボタン604が使用可能である。そして、プロパティ画面(図13参照)に表示されている文書の編集を受け付ける(ステップS15)。本実施形態では、会社名「AAシステム」の注文書がヒットし、領域605に表示されている注文書のステータスを「発注済み」に変更する操作を、キーボード34やマウス36を用いて行う。
矢印ボタン604を選択して次の文書の文書属性を表示する操作を指示したか、前の文書の文書属性を表示する操作を指示したか、あるいはOKボタン609を選択して表示された文書属性を設定する操作を指示したかを判定する(ステップS16)。矢印ボタン604あるいはOKボタン609が押下された場合、プロパティ画面(図13参照)で入力された現在の内容で文書属性情報を設定する処理を文書管理サーバ12に要求する(ステップS17)。この設定処理では、各インデックス項目に設定された値を、データベース内の対応する文書属性情報の各領域の値に変更する処理が行われる。ここでは、領域605に示される内容は、文書属性情報71(図8参照)の該当する各領域に設定された値となる。これにより、この注文書のステータスは「発注済み」に変更される。一方、ステップS16で矢印ボタン604およびOKボタン609のいずれも押下されない場合、ステップS15の処理に戻って操作待ちとなる。
この後、ステップS16で選択された操作が矢印ボタン604の押下による「次へ」であるか、「前へ」であるか、あるいはOKボタン609の押下による設定であるかを再度判別する(ステップS18)。OKボタン609の押下であると判別された場合、プロパティ画面(図13参照)を閉じてメモリを開放する等の終了処理を行い(ステップS25)、本処理を終了する。
一方、ステップS18で矢印ボタン604の押下による「次へ」または「前へ」である場合、ステップS13の処理に戻る。このとき、ポインタを進め、検索結果画面(図12参照)で選択されている文書552、551における次の文書の文書属性情報を表示する処理に移行する。ステップS13では、前述したように、その文書が登録されているデータベースを判定し、その文書の属性情報を取得する処理を要求する。
このように、ステップS13からステップS18までの処理を繰り返すことによって、選択された文書の文書属性を1文書ずつ順次表示・編集することが可能となる。また、ステップS13の処理によって、その対象となる文書が登録されているデータベースが判定され、ステップS14で文書属性情報の内容を表示されるので、インデックスの項目がデータベース毎に異なる場合でも、表示が自動的に切り替わり、登録されているデータベースを意識せずに表示・編集操作を効率良く行うことができる。
一方、ステップS12で「選択中のすべて」が選択されている場合、プロパティ画面650(図14参照)における表示情報653が「選択中のすべて」のモードとなり、検索結果画面550(図12参照)で選択されている文書552、551の全ての文書の文書属性(インデックス情報)の取得を文書管理サーバ12に要求し、文書管理サーバ12から全ての文書の文書属性(インデックス情報)を取得する(ステップS19)。文書管理サーバ12は、全ての文書の文書属性(インデックス情報)の取得が要求されると、各文書の文書名から、その文書情報を有するデータベースを判定し、このデータベースに登録された文書属性情報に含まれる文書属性(インデックス情報)を取得する処理を全ての文書に対して行う。この取得処理は、ステップS13の取得処理とほぼ同様であるが、文書管理クライアント13のワークメモリ(WORK)355等を用いて、全ての文書属性情報を一旦メモリ上に取得する点で、ステップS13の取得処理と異なる。
取得した文書属性(インデックス)情報から共通するインデックス項目を抽出する(ステップS20)。例えば、文書属性情報71(図8参照)および文書属性情報91(図10参照)が取得された場合、これらのキャビネットが異なるので、いくつかのインデックス項目が異なる。共通するインデックス項目として、「会社名」74、94、「製品名」75、95、「ステータス」7B、9C等がある。
ステップS20で取得した共通項目をプロパティ画面650に表示する処理を行う(ステップS21)。この場合、「名前」651、「格納場所」652の内容は、複数文書に対する情報であるので、「情報なし」という表示になる。また、矢印ボタン654は使用不可能な状態で表示される。
そして、ステップS15の処理と同様、インデックスの値の入力を行う(ステップS22)。この入力処理では、ステップS15の処理と異なり、共通項目に一括して設定する値が入力される。本実施形態では、図14に示すプロパティ画面650において、「ステータス」の項目を「発注済み」に一括して変更したいので、「発注済み」を入力して設定する。OKボタン659が押下されたか否かを判別する(ステップS23)。OKボタン659が押下されていない場合、ステップS22の処理に戻り、操作待ち状態となる。一方、OKボタン659が押下された場合、ステップS17と同様、選択されている文書のそれぞれに該当するデータベースに格納されている文書属性情報に値を反映するための設定処理を文書管理サーバ12に要求する(ステップS24)。前述したように、本実施形態では、「ステータス」の項目を「発注済み」に変更したので、文書属性情報71(図8参照)のステータス7Bおよび文書属性情報91(図10参照)のステータス9Cの値を「発注済み」に変更する処理が行われる。
このように、ステップS19からステップS24までの処理を行うことで、選択された文書の文書属性を一括して表示・編集することが可能である。また、ステップS19によって対象となる文書が登録されているデータベースが判定され、ステップS20では、共通項目を抽出するので、インデックス項目がデータベース毎に異なる場合でも、共通項目に対し、登録されているデータベースを意識せずに表示・編集操作を効率的に行うことができる。この後、ステップS25で前述した終了処理を行い、メモリの開放等を行う。上記処理の結果、本実施形態では、検索結果画面(図12参照)の複数の文書に対し、注文書の処理状態を示す「ステータス」の項目に「発注済み」の値が設定されることになる。
図17は文書管理サーバ12における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、サーバプログラム282として文書管理サーバ12内のハードディスクドライブ28に格納されており、CPU22によって一旦RAM24にロードされた後(サーバプログラム243)、実行される。まず、初期化処理を行う(ステップS41)。この初期化処理では、文書管理クライアント13、プリンタ14、スキャナ15、モデム16、CD−ROMドライブ17およびネットワーク11の起動処理と同様、文書管理サーバ12の起動処理を行う。このとき、起動処理の他、ネットワーク11を介してネットワークシステムへの接続処理を行う。
そして、文書管理クライアント13から接続要求があるか否かを判別する(ステップS42)。文書管理クライアント13から接続要求がない場合、そのまま本処理を終了する。一方、文書管理クライアント13から接続要求がある場合、文書管理クライアント13から送られてくるユーザ情報を基に、データベースへの接続が許可されたユーザであるか否かを判定するユーザ認証を行う(ステップS43)。ユーザ認証の結果である接続許可(OK)あるいは接続拒否(NG)を文書管理クライアント13に通知する(ステップS44)。
この後、接続許可を受けた文書管理クライアント13から検索要求があるまで待機する(ステップS45)。検索要求があると、検索キーを用いて検索処理を行う(ステップS46)。本実施形態では、前述したように、「会社名」のインデックス項目に対し、検索キーとして「AAシステム」が入力された場合を示す。そして、検索結果として、検索条件が一致する文書の情報(文書名等)を文書管理サーバ12内のワークメモリ245に記憶するとともに、文書管理クライアント13に返信する(ステップS47)。
文書管理クライアント13から検索結果である文書の情報の中から選択された1文書の文書属性情報の取得、あるいは検索結果である全ての文書の文書属性情報の取得が要求されるまで待つ(ステップS48)。文書属性の取得が要求されると、文書管理サーバ12は、その文書名からデータベースを判定し、データベースに登録された、該当する文書属性情報に含まれる文書属性を文書管理クライアント13に返信する(ステップS49)。
この後、文書管理クライアント13から設定要求があるまで待機する(ステップS50)。設定要求があると、編集された文書属性を対応するデータベース40、51内の文書の文書属性として更新する設定処理を行う(ステップS51)。この後、本処理を終了する。
このように、第1の実施形態の文書管理システムによれば、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、ユーザがどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、1文書ずつ文書属性を取得し、インデックス項目を設定する操作を容易に行うことができる。また、複数のデータベースに属する文書の集合に対し、共通のインデックス項目を一括して変更することもできる。これにより、文書の分類管理を効率良く行うことができる。
即ち、従来では、データベースが異なると、そのデータベースに属する文書の文書属性も異なるので、複数のデータベースに登録されている文書の集合に対し、共通の表示や設定を行う際、データベース毎に操作を行う必要があった。これに対し、本実施形態では、各文書の文書属性を取得する際、その文書の文書属性からその文書のデータベースを判定し、その文書の属するデータベースから文書属性を取得し、1文書ずつ処理する場合、1文書毎にその値を画面上に表示する。この文書属性の変更操作を繰り返すことで、ユーザはどのデータベースに属する文書であるかを意識しなくても、文書属性を取得でき、順次参照することができる。また、一括して共通のインデックス項目を表示して編集を行う場合、文書の集合に共通なインデックス項目を意識しなくても、共通のインデックス項目のみが画面上に表示されるので、一括して参照・設定が可能となる。このように、各データベースに対し、他のデータベースのインデックス項目とは異なる最適なインデックス項目を設定することで、最適な文書管理が可能となり、複数のデータベースに登録されている文書の集合に対し、効率的な文書の設定・操作が可能となる。
[第2の実施形態]
第2の実施形態では、ある文書の複数のバージョンに対応する文書属性情報を、1バージョンずつ、あるいは全てのバージョンで一括して変更する処理を示す。具体的には、製品名「D××2004」の製品(図10参照)に関し、全てのバージョンを取り扱う代理店が「XY商事」から「ZZ代理店」に変更になったので、管理者が全てのバージョンの注文書における「取り扱い代理店」を「ZZ代理店」に書き換える必要に迫られた場合を示す。
図18および図19は第2の実施形態の文書管理クライアント13における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、文書管理クライアントプログラム371として、文書管理クライアント13内のハードディスクドライブ37に格納されており、CPU32によって一旦RAM35にロードされた後(文書管理クライアントプログラム353)、実行される。前記第1の実施形態と同一のステップ処理については、同一のステップ番号を付すことにより、その説明を省略し、ここでは主に異なるステップ処理を示す。第2の実施形態では、文書属性にバージョンを含む文書に対する操作を行うことに特徴がある。
文書管理クライアント13は、前記第1の実施形態と同様、ステップS1〜S3の処理を行い、ステップS3で文書管理サーバ12に接続された後、データベース41に登録されている文書のうち「D××2004」に関する各バージョンの注文書を検索するために、文書管理クライアントプログラム353内のユーザインタフェースを起動し、検索設定画面(図20参照)を表示する(ステップS4)。図20は検索設定画面を示す図である。この検索設定画面では、ユーザによる検索条件の入力・設定が可能である。また、この検索設定画面は、前記第1の実施形態の検索設定画面(図11参照)と異なり、全てのバージョンを含んだ検索を行うためのオプションとなるチェックボックス151が設定可能である。
本実施形態では、会社名「AAシステム」の製品に関する注文書を検索するために、検索設定画面(図20参照)において、システムインデックスのカテゴリから、「製品名」のインデックス項目150を表示し、検索キーである「D××2004」を入力し、さらに、「すべてのバージョンを検索する」のチェックボックス151をONにする(ステップS5A)。このチェックボックス151をONにすることによって、入力した検索条件に一致する全てのバージョンの文書を検索することが可能となる。
検索処理の開始を指示する検索ボタン513が押下されたか否かを判別する(ステップS6)。押下されず、まだ検索条件を設定する場合、ステップS5Aの処理に戻る。一方、検索ボタン513が押下されると、ステップS5Aで設定された「製品名」のインデックス値が「D××2004」である文書属性の注文書を検索する処理を文書管理サーバ12に対して要求する(ステップS7)。
文書管理サーバ12は、後述するように、文書管理クライアント13からの検索処理要求を受けると、文書管理サーバプログラム282に従って、データベース41(図6参照)の文書リスト58から各文書の文書属性情報(図10参照)を取得し、例えば文書属性91(図10参照)の場合、「製品名」のインデックス95の値との一致判定処理を全ての文書に対して行う。この場合、以前のバージョンの文書属性90、92等、古いバージョンの文書属性に対しても同様に検索処理を行う。
ステップS7の検索処理要求に応じて、文書管理サーバ12で行われた検索処理の結果を取得し、製品名「D××2004」の検索条件に一致した各バージョンの文書を、検索結果として、一覧表示する処理を行う(ステップS8)。すなわち、文書管理クライアント13は、文書管理クライアントプログラム353のユーザインタフェースを起動して検索結果画面を表示し、この検索結果を、文書管理サーバ12のワークメモリ245、文書管理クライアントのワークメモリ355等に一旦記憶し、検索結果画面550上に表示する。
そして、プロパティボタン554が押下されたか否かを判別し(ステップS9)、プロパティボタン554が押下されない場合、検索結果画面を閉じて終了させるか否かを判別する(ステップS10)。満足する検索結果が得られなかった場合、確認のみで済ませる場合、閉じるボタン555が押下される。閉じるボタン555が押下された場合、ステップS25の終了処理に移行する。一方、閉じるボタン555が押下されない場合、ステップS9の処理に戻り、操作待ちとなる。
一方、ステップS9でプロパティボタン554が押下された場合、つまりユーザが文書属性を確認する操作を選択した場合、文書管理クライアント13は文書管理クライアントプログラム353に従って、プロパティ画面(図21参照)を表示し、後述する文書属性情報の編集操作を可能な状態にする(ステップS11)。図21はプロパティ画面を示す図である。このプロパティ画面は、ユーザによってバージョンを含んだ検索が実行された結果、検索結果画面に文書が選択されている状態で、プロパティボタン554が押下された場合に表示される。ここでは、表示情報160に「選択中のすべて」が選択されているので、選択されている複数のバージョンの文書を一括して参照・設定することが可能である。
そして、表示情報160(図21参照)の設定を判別する(ステップS12)。表示情報160に「1文書/1フォルダごと」が選択されている場合、全てのバージョンに亘る文書の文書属性(インデックス情報)の取得は行われず、最新バージョンの文書の文書属性(インデックス情報)の取得が行われる。従って、この場合、前記第1の実施形態のステップS13からステップS18までの処理と同様、1文書ずつの編集操作であるので、その説明を省略する。
一方、ステップS12で表示情報160に「選択中のすべて」が選択されている場合、選択された全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性(インデックス情報)の取得を文書管理サーバ12に要求し、文書管理サーバ12から全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性(インデックス情報)を取得する(ステップS19A)。文書管理サーバ12は、全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性(インデックス情報)の取得が要求されると、各文書の文書名から、その文書情報を有するデータベースを判定し、このデータベースに登録された文書属性に含まれる文書属性(インデックス情報を)取得する処理を、全ての文書の全てのバージョンに対して行う。この取得処理では、文書管理クライアント13のワークメモリ(WORK)355に、全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性(インデックス情報)が記憶される。
取得した全ての文書の全てのバージョンの文書属性から共通するインデックス(属性)項目を抽出する処理を行う(ステップS20A)。例えば、文書属性91(図10参照)とバージョンの異なる文書属性とでは、インデックス項目が異なる場合がある。会社名94、製品名95、ステータス9C等は、共通する項目である。そして、ステップS20Aで抽出した共通項目をプロパティ画面(図21参照)に表示する(ステップS21)。そして、インデックス値の入力を行う際、全ての文書の全てのバージョンの文書属性で共通する項目に一括して設定値を入力する(ステップS22)。本実施形態では、プロパティ画面の「取り扱い代理店」161の項目を「ZZ代理店」に一括して変更したいので、「ZZ代理店」を入力して設定する。
OKボタン659が押下されたか否かを判別する(ステップS23)。OKボタン659が押下された場合、データベースに格納されている各バージョンの文書属性に値を反映するための設定処理を文書管理サーバ12に要求する(ステップS24)。本実施形態では、例えば「取り扱い代理店」を「ZZ代理店」に変更したので、文書属性(図10参照)に示される「取り扱い代理店」9Aの値を「ZZ代理店」に変更する処理が行われる。一方、ステップS23でOKボタン659が押下されない場合、ステップS22の処理に戻り、操作待ち状態となる。
このように、ステップS19AからステップS24までの処理により、選択した全ての文書の全てのバージョンに亘る文書属性を一括して表示・編集することが可能となる。また、ステップS19Aでは、対象となる文書が登録されているデータベースを判定し、最新のバージョンの他、異なるバージョンの文書属性を取得し、ステップS20Aで共通する項目を抽出するので、インデックス項目がバージョン毎にあるいはデータベース毎に異なる場合でも、共通項目に対し、登録されているバージョンやデータベースを意識せず、表示・編集操作を効率的に行うことができる。この後、メモリの開放等の終了処理を行い(ステップS25)、本処理を終了する。
尚、ステップS12で表示情報160に「選択中のすべて」が選択され、検索結果画面で複数の文書が選択された場合、複数の文書の全てのバージョンの文書属性が取得されたが、例えば検索結果画面に表示されている複数の文書の中から、1つの文書だけが選択されている場合、その選択された1つの文書の全てのバージョンに亘る文書属性だけが取得されることになる。
図22は文書管理サーバ12における文書属性の参照・設定処理手順を示すフローチャートである。前記第1の実施形態と同一のステップ処理については同一の符号を付すことによりその説明を省略し、ここでは、主に異なる処理を示す。
ステップS45で接続許可を受けた文書管理クライアント13から検索要求があると、文書名とバージョンを含んだ検索キーを用いて検索処理を行う(ステップS46A)。本実施形態では、前述したように、「取り扱い代理店」のインデックス項目161に対し、検索キーとして「ZZ代理店」が入力される。そして、ステップS47では、検索条件が一致する、全てのバージョンの文書を検索結果として文書管理サーバ12内のワークメモリ245に記憶するとともに、文書管理クライアント13に返信する。その他の処理は、前記第1の実施形態と同じである。
上記文書管理クライアント側の処理および文書管理サーバ側の処理を行った結果、本実施形態では、複数の文書におけるその注文書の処理状態を示す「取り扱い代理店」の項目に「ZZ代理店」の値が設定されたことになる。
このように、第2の実施形態の文書管理システムによれば、同じ文書の複数のバージョンに亘るインデックス項目を変更する際、共通のインデックス項目を意識しなくても、これらを一括して変更することができる。すなわち、従来では、文書の管理はその管理を行う部署、その文書の種類毎に異なるデータベースで管理されることが多いが、これらの文書に対して共通の処理を行う場合、あるいは統一した処理を施す場合、データベース単位で処理を行わなくてはならなかった。また同じデータベース内であっても、文書管理、分類のために設定したインデックス項目、名称がバージョン毎に異なるので、バージョンの管理可能なデータベースでは、同じデータベースでありながら、バージョン毎に文書の処理を行わなければならなかった。これらの問題に対し、本実施形態では、データベース間で共通項目を抽出し、プロパティ画面で表示・編集可能とし、異なるバージョン間で共通項目を表示・編集可能とすることができた。
尚、本発明は、上記実施形態の構成に限られるものではなく、特許請求の範囲で示した機能、または本実施形態の構成が持つ機能が達成できる構成であればどのようなものであっても適用可能である。
例えば、上記実施形態では、プリンタ装置、スキャナ装置、モデムおよびCD−ROMドライブ装置がネットワークを介して接続された構成を採用しているが、このような構成に限らず、例えば、これらの装置が文書管理クライアントに直接接続された構成を採用することも可能である。
また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
又、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、CD−RW、DVD−ROM、DVD−RAM、DVD−RW、DVD+RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。