JP2010003127A - ドキュメント管理装置、ドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】閲覧用のファイルを取得したユーザが従来よりも容易に原本の更新の有無を確認できるようにする。
【解決手段】画像形成装置１Ａに、第一のアプリケーションで作成されたドキュメントの原本ファイル５Ａを記憶する原本ファイル保存部１Ｍ１と、原本ファイル５Ａを第二のアプリケーションに対応したフォーマットに変換し、画像形成装置１Ａへ他の装置がアクセスするためのＵＲＬを付加することによって、閲覧用ファイル５Ｂを生成する、閲覧用ファイル生成部１０２と、ドキュメントの更新情報を記録する差分リスト等生成部１０５と、他の装置から画像形成装置１Ａへのアクセスがあった場合に、ドキュメントの更新情報を当該他の装置に配信する、差分リストファイル等配信部１０６と、を設ける。
【選択図】図４

Description

本発明は、複数のドキュメントのデータを管理する方法および装置などに関する。

コピー、ＰＣプリント、スキャナ、およびファックスなどの機能を備えた「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」または「複合機」などと呼ばれる画像処理装置が普及している。さらに、近年、画像処理装置には、ドキュメントサーバが備えられるようになった。また、ハードディスクなどの記録媒体が大容量化し、ドキュメントを電子データ化して気軽に管理できるようになった。

このような進歩に伴って、ドキュメントの編集が行われる機会が多くなった。つまり、第１版、第２版、第３版、…、という複数の版のドキュメントが多く存在するようになった。

高品質なドキュメントを作成しまたは編集するために、高機能なアプリケーションが用いられることがある。このようなアプリケーションは、一般的に、高価であることが多いので、ドキュメントの読者にまで同じアプリケーションを購入してもらうのは、大変である。

そこで、例えば、アドビシステムズ社のＡｄｏｂｅ Ｒｅａｄｅｒのような、誰でも気軽に入手できるアプリケーションに対応したフォーマット（この場合は、ＰＤＦ（Portable Document Format））のファイルでドキュメントを提供することが、従来、しばしば行われている。つまり、作成用のアプリケーションのフォーマットのファイルと閲覧用のアプリケーションのフォーマットのファイルとが存在することになる。

特許文献１には、両ファイルを取り扱う方法が記載されている。特許文献１に記載される方法によると、文書管理サーバは、クライアント端末２から送信されて来た新規登録対象であるオリジナル文書を受信し、このオリジナル文書に付加されている文書管理情報を参照し、このオリジナル文書をビューワー用文書に変換するかの変換要否を判別する。ここで、変換否が判別された場合には当該オリジナル文書をそのまま文書データベースに登録させ、変換要が判別された場合には当該オリジナル文書をビューワー用文書に変換する変換処理を実行させた後に、変換されたビューワー用文書を文書データベースに登録させる。
特開２００５−２５８７４８号公報

しかし、特許文献１に記載される方法では、ユーザは、閲覧用のファイルを取得した後、原本に更新された内容が含まれているか否かを、容易に確認することが、できない。

本発明は、このような問題点に鑑み、閲覧用のファイルを取得したユーザが従来よりも容易に原本の更新の有無を確認できるようにすることを、目的とする。

本発明の一形態に係るドキュメント管理装置は、ドキュメントの管理を行うドキュメント管理装置であって、第一のアプリケーションで作成されたドキュメントの第一のファイルを記憶する、第一のファイル記憶手段と、前記第一のファイルを第二のアプリケーションに対応したフォーマットに変換し、当該ドキュメント管理装置に他の装置がアクセスするためのＵＲＬを付加することによって、第二のファイルを生成する、第二のファイル生成手段と、前記ドキュメントの更新情報を記録する更新記録手段と、前記他の装置から当該ドキュメント管理装置へのアクセスがあった場合に、前記ドキュメントの更新情報を前記他の装置に配信する、更新情報配信手段と、を有する。

本発明の一形態に係るドキュメント管理システムは、ドキュメントの管理を行うドキュメント管理サーバと、クライアントと、を有するドキュメント管理システムであって、前記ドキュメント管理サーバには、第一のアプリケーションで作成されたドキュメントの第一のファイルを記憶する、第一のファイル記憶手段と、前記第一のファイルを第二のアプリケーションに対応したフォーマットに変換し、当該ドキュメント管理サーバに前記クライアントがアクセスするためのＵＲＬを付加することによって、第二のファイルを生成する、第二のファイル生成手段と、前記ドキュメントの更新情報を記録する更新記録手段と、前記クライアントから当該ドキュメント管理サーバへのアクセスがあった場合に、前記更新情報を前記クライアントに配信する、更新情報配信手段と、が設けられ、前記クライアントには、前記第二のファイルを開く際に、当該第二のファイルに示される前記ＵＲＬに基づいて、前記ドキュメント管理サーバから前記更新情報を取得する、更新情報取得手段と、前記更新情報に基づいて、前記第二のファイルによって再現される前記ドキュメントと前記ドキュメント管理サーバで管理される最新の前記ドキュメントとの相違点を抽出する、相違点抽出手段と、が設けられている。

好ましくは、前記クライアントには、最新の前記ドキュメントの前記第二のファイルを前記ドキュメント管理サーバから取得する第二のファイル取得手段と、前記取得された第二のファイルに基づいて前記ドキュメントを印刷する印刷手段と、が設けられている。

または、前記クライアントには、前記印刷手段が前記ドキュメントを印刷した際の印刷条件を記憶する印刷条件記憶手段、が設けられており、前記印刷手段は、前記印刷条件に基づいて前記ドキュメントを印刷する。

または、前記ドキュメント管理サーバには、前記クライアントから当該ドキュメント管理サーバへのアクセスがあった場合に、前記第一のファイルが第一のファイル記憶手段から削除されていれば、その旨を通知する、削除通知手段、が設けられている。

本発明によると、閲覧用のファイルを取得したユーザが従来よりも容易に原本の更新の有無を確認することができる。

図１はドキュメント管理システムＳＹＳの全体的な構成の例を示す図、図２はドキュメント管理システムＳＹＳにおけるドキュメントの管理方法の概略を示す図、図３は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図４は画像形成装置１Ａの機能的構成の例を示す図、図５は画像形成装置１Ｂの機能的構成の例を示す図である。

図１に示すように、ドキュメント管理システムＳＹＳは、複数台の画像形成装置１、１台または複数台の端末装置２、および通信回線３などによって構成される。各装置同士は、通信回線３を介して互いに接続可能である。通信回線３として、いわゆるＬＡＮ回線、インターネット、公衆回線、または専用線などが用いられる。

ドキュメント管理システムＳＹＳは、企業、役所、または学校などの組織に設けられている。そして、ドキュメント管理システムＳＹＳは、組織のメンバが作成しまたは更新するドキュメントのデータを管理する。

特に、ドキュメント管理システムＳＹＳは、図２に示すように、あるアプリケーションで作成されたファイル（原本ファイル）を、廉価なまたな無料のアプリケーションのフォーマットのファイル（閲覧用ファイル）に変換し、組織のメンバに公開する。また、ファイルは第１版、第２版、…、と更新されるが、前後の版の差分の情報も、組織のメンバに公開する。以下、この仕組みについて、順次説明する。

画像形成装置１は、コピー、ＰＣプリント、スキャナ、ファックス、およびボックスなどの様々な機能を備えた「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」または「複合機」などと呼ばれる装置である。

「ボックス機能」とは、パーソナルコンピュータにおけるフォルダまたはディレクトリなどに相当する記憶領域であるボックスをユーザごとに与えておき、ユーザが自分のボックスにドキュメントのデータを保存しておくことができるようにする機能である。

画像形成装置１は、ドキュメントのデータを他の画像形成装置１および端末装置２に提供するサーバとして機能することもあれば、他の画像形成装置１のドキュメントのデータを使用するクライアントとして機能することもある。以下、複数台の画像形成装置１のうち、画像形成装置１Ａがサーバとして機能し、画像形成装置１Ｂがクライアントとして機能する場合を例に、説明する。

画像形成装置１は、図３に示すように、ＣＰＵ１０ａ、ＲＡＭ１０ｂ、ＲＯＭ１０ｃ、ハードディスク１０ｄ、不揮発性メモリ１０ｅ、スキャナ１０ｆ、印刷装置１０ｇ、ＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｈ、モデム１０ｉ、操作パネル１０ｊ、その他種々の装置などによって構成される。

操作パネル１０ｊは、タッチパネル方式のパネルであって、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが所望する処理の種類および処理条件を入力するための画面、ドキュメントの内容を表わす画面、およびＣＰＵ１０ａで実行された処理の結果を示す画面などを表示する。また、ユーザは、操作パネル１０ｊをタッチすることによって、画像形成装置１に対して指令を与え、処理条件を指定し、またはドキュメントを作成しまたは編集することができる。

スキャナ１０ｆは、用紙に記されている文章、数式、記号、写真、図表、またはイラストなどによって構成されるドキュメントの画像を光学的に読み取って画像データを生成する。

印刷装置１０ｇは、スキャナ１０ｆで得られた画像データ、端末装置２などから送信されてきた画像データ、またはユーザが操作パネル１０ｊを操作して作成しまたは編集したドキュメントの画像データなどに基づいて画像を用紙に印刷する。

ＮＩＣ１０ｈは、端末装置２または他の画像形成装置１とＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルによって通信を行うためのインタフェース装置である。モデム１０ｉは、公衆回線を介してファックス端末とファックスプロトコルによって通信を行うためのインタフェース装置である。

ハードディスク１０ｄ、ＲＯＭ１０ｃ、または不揮発性メモリ１０ｅには、ユーザがドキュメントを作成し編集するためのアプリケーション、図３の各部を制御するためのプログラム、およびジョブを管理するためのプログラムなどが保存されている。

さらに、サーバ機能を有する画像形成装置１のハードディスク１０ｄなどには、図４に示す原本ファイル登録処理部１０１、閲覧用ファイル生成部１０２、ドキュメント出力処理部１０３、閲覧用ファイル配信部１０４、差分リスト等生成部１０５、差分リストファイル等配信部１０６、原本ファイル削除処理部１０７、原本ファイル保存部１Ｍ１、閲覧用ファイル保存部１Ｍ２、および管理テーブル等保存部１Ｍ３などを実現するためのプログラムおよびデータが記憶されている。

また、クライアント機能を有する画像形成装置１のハードディスク１０ｄなどには、図５に示す閲覧用ファイル取得部１２１、ドキュメント出力処理部１２２、閲覧用ファイル出力処理部１２３、差分リストファイル等取得部１２４、ドキュメント状況判別部１２５、新旧差分抽出部１２６、ドキュメント状況表示処理部１２７、閲覧用ファイル保存部１Ｎ１、および印刷設定データ保存部１Ｎ２などを実現するためのプログラムおよびデータが記憶されている。

これらのプログラムおよびデータは必要に応じてＲＡＭ１０ｂに読み出され、ＣＰＵ１０ａによってプログラムが実行される。図４および図５に示す機能の一部または全部をマイクロコンピュータまたはＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）によって実現してもよい。

端末装置２は、ユーザが画像形成装置１の上記の機能を遠隔的に使用するために用いられる。つまり、端末装置２は、画像形成装置１のクライアントである。端末装置２には、画像形成装置１を制御するためのドライバのほか、ドキュメントを表示し、生成し、または編集するためのアプリケーションがインストールされている。端末装置２として、パーソナルコンピュータまたはワークステーションなどが用いられる。

次に、画像形成装置１Ａおよび画像形成装置１Ｂそれぞれの図４に示す各部および図５に示す各部の処理内容などについて、下記のような組織においてドキュメント管理システムＳＹＳが用いられる場合を例に、詳細に説明する。

この組織は、複数のグループを有する。組織のメンバ（以下、「ユーザ」と記載する。）は、少なくともいずれか１つのグループに所属している。ユーザには、１つずつ認証用のユーザＩＤが与えられている。また、グループごとに、１つずつグループＩＤが与えられている。どのユーザＩＤを有するユーザがどのグループＩＤのグループに属するのかは、予め定義付けられており、各画像形成装置１のハードディスク１０ｄなどにそのデータが記憶されている。

〔ドキュメントを閲覧者に閲覧させるためのデータの準備の処理〕
図６は管理テーブルＴＬの例を示す図である。

画像形成装置１Ａにおいて、原本ファイル保存部１Ｍ１には、組織のメンバであるユーザが作成したドキュメントの原本ファイル５Ａが保存されている。原本ファイル５Ａは、特定のアプリケーションで作成されたものであって、基本的に作成に用いられたアプリケーションを使用しなければ開くことができない。以下、このような特定のアプリケーションを「アプリケーションＡＸ」と総称する。アプリケーションＡＸは、画像形成装置１および端末装置２にインストールされている。アプリケーションＡＸとして、市販のワープロソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションツール、ＣＡＤ（Computer Aided Design）、または描画ソフトなどが用いられる。ドキュメントを複数のページによって構成することもできる。

原本ファイル登録処理部１０１は、原本ファイル５Ａを取得し原本ファイル保存部１Ｍ１に登録（保存）する処理を、例えば次のように行う。

ユーザは、画像形成装置１Ａの操作パネル１０ｊを直接操作して、または、端末装置２を操作して遠隔的に、画像形成装置１Ａに自分のユーザＩＤでログインする。画像形成装置１Ａまたは端末装置２のアプリケーションＡＸを用いて、文字、画像、写真、イラスト、または表などからなるドキュメントを作成する。そして、そのドキュメントのデータを原本ファイル５Ａとして保存するようにコマンドを入力する。この際に、この原本ファイル５Ａのファイル名、この原本ファイル５Ａを隠しファイルにするか否か、およびこの原本ファイル５Ａへのアクセスを認めるユーザのユーザＩＤなどを指定する。ただし、ファイル名の中の拡張子の部分は、どのアプリケーションＡＸが用いられたかによって、自動的に決定される。

すると、画像形成装置１Ａまたはユーザの端末装置２は、アプリケーションＡＸのモジュールの一部を実行することによって、ユーザが作成したドキュメントのデータをアプリケーションＡＸ用のフォーマットに変換することによって、原本ファイル５Ａを生成する。そして、原本ファイル登録処理部１０１は、生成された原本ファイル５Ａを、ユーザが指定したファイル名を付し、かつ、作成者つまりそのユーザのユーザＩＤと対応付けて、原本ファイル保存部１Ｍ１に保存（登録）する。

なお、「隠しファイル」とは、ファイル名またはアイコンを一覧表示する際（例えば、フォルダまたはボックスを開いた際）に、標準の設定の場合は、その存在をユーザに分からせないようにそのファイル名およびアイコンが非表示にされるファイルを、意味する。特別なコマンドを入力したり特別な権限を有する者が操作を行ったりした場合に、表示される。

閲覧用ファイル生成部１０２は、原本ファイル登録処理部１０１によって新たに原本ファイル保存部１Ｍ１に保存された原本ファイル５Ａを、一般に無償で広く配布されている閲覧用のアプリケーション（以下、「アプリケーションＡＹ」と記載する。）で開くことができるファイル（以下、「閲覧用ファイル５Ｂ」と記載する。）を生成する。例えば、アプリケーションＡＹとしてアドビシステムズ社のＡｄｏｂｅ Ｒｅａｄｅｒが用いられ、閲覧用ファイル５ＢのフォーマットとしてＰＤＦ（Portable Document Format）が用いられる。

生成された閲覧用ファイル５Ｂは、ファイル名が付けられて閲覧用ファイル保存部１Ｍ２に保存される。さらに、閲覧用ファイル５Ｂには、他の装置から画像形成装置１Ａにアクセスするための特定のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が埋め込まれる。ファイル名は、その閲覧用ファイル５Ｂのオリジナルを原本ファイル５Ａを作成させたユーザに決めさせてもよいし、その原本ファイル５Ａのファイル名の拡張子を変更するなどして自動的に決めてもよい。基の原本ファイル５Ａの隠しファイル設定フラグがオンである場合は、この閲覧用ファイル５Ｂは、隠しファイルとして取り扱われる。

管理テーブル等保存部１Ｍ３は、原本ファイル保存部１Ｍ１に保存されている原本ファイル５Ａに関する、次のようなデータを、保存し管理する。

例えば、図６に示すような管理テーブルＴＬを保存し管理している。この管理テーブルＴＬには、原本ファイル５Ａごとの属性データ６Ａが格納されている。

属性データ６Ａは、その原本ファイル５Ａのファイル名（原本ファイル名）、その原本ファイル５Ａの作成者であるユーザのユーザＩＤ、そのユーザが所属するグループのグループＩＤ、その原本ファイル５Ａの作成に用いられたアプリケーションの名称（アプリケーション名）、その原本ファイル５Ａが作成された日（原本ファイル作成日）、その原本ファイル５Ａが原本ファイル保存部１Ｍ１に保存された日（投稿日）、その原本ファイル５Ａを隠しファイルとするか否かのフラグ（隠しファイル設定フラグ）、その原本ファイル５Ａを基に閲覧用ファイル生成部１０２によって生成された閲覧用ファイル５Ｂのファイル名（閲覧用ファイル名）およびそれが作成された日（閲覧用ファイル作成日）、原本ファイル５Ａへのアクセス権を認めるユーザのユーザＩＤ（アクセス権所有ユーザＩＤ）のほか、原本ファイル５Ａの差分リストファイル６Ｓのファイル名（差分リストファイル名）および変更履歴ファイル６Ｈのファイル名（変更履歴ファイル名）など、属性データ６Ａの属性などに関する情報を示している。

差分リストファイル６Ｓおよび変更履歴ファイル６Ｈも、原本ファイル５Ａごとに１つずつ、管理テーブル等保存部１Ｍ３に保存されている。両ファイルにはユニークなファイル名が付される。両ファイルの詳細は、後に順次説明する。

属性データ６Ａは、新たな原本ファイル５Ａが生成されるごとに、生成される。属性データ６Ａに示される各項目の情報は、作成者であるユーザが指定した内容、そのユーザの属性、および作成に用いられたアプリケーションＡＸになど基づいて決定する。差分リストファイル６Ｓおよび変更履歴ファイル６Ｈも、新たな原本ファイル５Ａが生成されるごとに、生成される。

画像形成装置１は、原本ファイル５Ａを、原本ファイル名だけでなく、作成者ユーザＩＤおよび投稿日をも用いて識別する。よって、複数の原本ファイル５Ａに同一のファイル名を付けることができる。

ところで、ユーザは、アプリケーションＡＸを用いて原本ファイル５Ａを生成するだけでなく、既に原本ファイル保存部１Ｍ１に保存されている原本ファイル５Ａを編集し、新規保存を行わせることによって、新たに生成された版（以下、「新版」と記載する。）の原本ファイル５Ａを登録させることができる。その際に、その原本ファイル５Ａの閲覧用ファイル５Ｂをも登録させることもできる。これらの場合は、画像形成装置１Ａの原本ファイル登録処理部１０１、閲覧用ファイル生成部１０２、ドキュメント出力処理部１０３、および管理テーブル等保存部１Ｍ３は、次のような処理を行う。

ユーザは、画像形成装置１Ａに自分のユーザＩＤでログインし、アプリケーションＡＸを開く。そして、ファイルのオープンのコマンドを入力する。

すると、ドキュメント出力処理部１０３は、そのユーザＩＤのユーザに対してアクセス権が与えられている原本ファイル５Ａを、各属性データ６Ａの「アクセス権所有ユーザＩＤ」をチェックすることによって、検索する。そして、検索された原本ファイル５Ａの一覧を操作パネル１０ｊに表示させる。

ここで、ユーザは、編集したい原本ファイル５Ａを選択する。すると、ドキュメント出力処理部１０３は、選択された原本ファイル５Ａを呼び出し、対応するアプリケーションＡＸで開くことによって、ドキュメントを表示（出力）させる。または、ユーザが端末装置２を操作してログインしている場合は、端末装置２に原本ファイル５Ａを送信する。すると、端末装置２において、対応するアプリケーションＡＸが用いられ、ドキュメントが表示される。

ユーザは、表示されたドキュメントを編集する。そして、新規保存のコマンドを入力する。

すると、原本ファイル登録処理部１０１は、編集に用いられた原本ファイル５Ａを更新することなく原本ファイル保存部１Ｍ１に残したまま、編集後のドキュメントの（新版の）原本ファイル５Ａを新たに生成し原本ファイル保存部１Ｍ１に保存する。

閲覧用ファイル生成部１０２は、新版の原本ファイル５Ａをフォーマット変換するなどして閲覧用ファイル５Ｂを生成し、閲覧用ファイル保存部１Ｍ２に保存する。以下、編集に用いられた版以前の原本ファイル５Ａを「旧版の原本ファイル５Ａ」と記載する。また、旧版の原本ファイル５Ａの閲覧用ファイル５Ｂを「旧版の閲覧用ファイル５Ｂ」と記載する。

また、ユーザは、新規保存のコマンドを入力する際に、新版の原本ファイル５Ａのファイル名（原本ファイル名）を指定する。編集に用いられた原本ファイル５Ａの原本ファイル名をそのまま用いるのが望ましい。または、「営業部会議資料ｖｅｒ３」のように、一連の版の原本ファイル５Ａのドキュメントの名称と版数とを組み合わせたものを用いてもよい。アクセス権所有ユーザＩＤは、旧版の原本ファイル５Ａのものを引き継いでもよいし、ユーザに指定し直させてもよい。

管理テーブル等保存部１Ｍ３は、新版の原本ファイル５Ａの属性データ６Ａを生成し管理テーブルＴＬに格納する。さらに、次のような差分リストファイル６Ｓおよび変更履歴ファイル６Ｈも生成する。

差分リストファイル６Ｓおよび変更履歴ファイル６Ｈには、差分リスト等生成部１０５によって生成される。各ファイルは、次のような情報を示している。

差分リストファイル６Ｓには、新版の閲覧用ファイル５Ｂによって再現されるドキュメントと１つ前の版の閲覧用ファイル５Ｂによって再現されるドキュメントとの差分のリストが示される。差分リストファイル６Ｓは、差分リスト等生成部１０５によって次のように生成される。

差分リスト等生成部１０５は、新版のドキュメントの内容と１つ前の版のドキュメントの内容とを比較し、相違点を検索する。テキストのオブジェクトについては、両内容の文字同士を比較することによって相違点を検索する。画像のオブジェクトについては、画素同士を比較することによって相違点を検索する。そして、検索した各相違点をリストアップする。さらに、新版のドキュメントにのみ含まれるオブジェクトを、追加のオブジェクトとしてリストアップする。また、１つ前のドキュメントにのみ含まれるオブジェクトを、削除されたオブジェクトとしてリストアップする。これにより、差分のリストが得られる。差分リスト等生成部１０５は、このリストを示す差分リストファイル６Ｓを生成し、管理テーブル等保存部１Ｍ３に保存させる。

変更履歴ファイル６Ｈには、新版の原本ファイル５Ａが第１版からどのように変更されてきたのか、つまり、変更の履歴が示される。例えば、第１版から新版までの各版の原本ファイル名、作成者ユーザＩＤ、投稿日、および対応する閲覧用ファイル５Ｂのファイル名（閲覧用ファイル名）などのリストが示される。

差分リスト等生成部１０５は、第１版から直前の版までの各版のこれらの情報を各版の変更履歴ファイル６Ｈから収集し、収集した情報と新版のこれらの情報とを纏めることによって、新版の変更履歴ファイル６Ｈを生成する。そして、これを管理テーブル等保存部１Ｍ３に保存させる。

〔ファイルが準備されたドキュメントを閲覧者に閲覧させるための処理〕
図７は印刷条件指定画面ＷＮ１の例を示す図、図８は差分画面ＷＮ２の例を示す図、図９は印刷条件確認画面ＷＮ３の例を示す図である。

図５に示す画像形成装置１Ｂの閲覧用ファイル取得部１２１は、ユーザが指定した閲覧用ファイル５Ｂを画像形成装置１Ａから取得する処理を行う。一方、画像形成装置１Ａの閲覧用ファイル配信部１０４は、閲覧用ファイル５Ｂを画像形成装置１Ｂに配信するための処理を行う。ここで、閲覧用ファイル取得部１２１および閲覧用ファイル配信部１０４の処理の手順について、説明する。

ユーザは、画像形成装置１Ｂの操作パネル１０ｊを直接操作して、または、端末装置２を操作して遠隔的に、画像形成装置１Ｂに自分のユーザＩＤでログインする。そして、所定のコマンドを入力する。

すると、閲覧用ファイル取得部１２１は、閲覧用ファイル５Ｂの一覧を画像形成装置１Ａに対して要求する。

閲覧用ファイル配信部１０４は、隠しファイルを除く閲覧用ファイル５Ｂの一覧を画像形成装置１Ｂに送信する。閲覧用ファイル取得部１２１は、一覧を受信し、操作パネル１０ｊに表示させる。

ユーザは、一覧の中から自分の所望する閲覧用ファイル５Ｂを選択する。すると、閲覧用ファイル取得部１２１は、選択された閲覧用ファイル５Ｂを画像形成装置１Ａに対して要求する。閲覧用ファイル配信部１０４は、要求された閲覧用ファイル５Ｂを画像形成装置１Ｂに配信する。受信された閲覧用ファイル５Ｂは、閲覧用ファイル保存部１Ｎ１に保存される。

ドキュメント出力処理部１２２は、閲覧用ファイル保存部１Ｎ１に保存されている閲覧用ファイル５Ｂに基づいてドキュメントを出力する処理を行う。出力の方法は様々である。以下、順次、出力の方法を説明する。

（１） 基本的な出力方法
ユーザが画像形成装置１Ｂの操作パネル１０ｊを操作してアプリケーションＡＹを起動させ、アプリケーションＡＹで閲覧用ファイル５Ｂをオープンさせようとすると、ドキュメント出力処理部１２２は、その閲覧用ファイル５Ｂを閲覧用ファイル保存部１Ｎ１からＲＡＭ１０ｂに呼び出す。そして、アプリケーションＡＹによってドキュメントが再現され操作パネル１０ｊに表示（出力）される。

または、ユーザが端末装置２を操作してアプリケーションＡＹを起動させ、アプリケーションＡＹで閲覧用ファイル５Ｂをオープンさせようとすると、ドキュメント出力処理部１２２は、その閲覧用ファイル５Ｂを閲覧用ファイル保存部１Ｎ１から呼び出し、その端末装置２に送信する。

または、ユーザが画像形成装置１Ｂの操作パネル１０ｊを操作してアプリケーションＡＹを起動させ、アプリケーションＡＹで閲覧用ファイル５Ｂをオープンさせ、印刷コマンドを入力すると、ドキュメント出力処理部１２２は、図７のような印刷条件指定画面ＷＮ１を操作パネル１０ｊに表示させる。ユーザは、この印刷条件指定画面ＷＮ１に、所望する印刷条件を指定し、「印刷」ボタンを押す。すると、ドキュメント出力処理部１２２は、指定された印刷条件に基づいてドキュメントが用紙に印刷されるように、印刷装置１０ｇを制御する。

なお、差分リストファイル等取得部１２４は、ドキュメント出力処理部１２２が閲覧用ファイル５Ｂを呼び出す際に、その閲覧用ファイル５Ｂに付記されているＵＲＬを参照し、差分リストファイル６Ｓおよび変更履歴ファイル６Ｈなどを画像形成装置１Ａから次のように取得する。以下、閲覧用ファイル保存部１Ｎ１に保存されている閲覧用ファイル５Ｂの版を「保存版」と記載する。

差分リストファイル等取得部１２４は、そのＵＲＬに基づいて画像形成装置１Ａにアクセスし、差分リストファイル６Ｓおよび変更履歴ファイル６Ｈを画像形成装置１Ａに対して要求する。

すると、画像形成装置１Ａの差分リストファイル等配信部１０６は、閲覧用ファイル５Ｂの最も新しい版（最新版）を、各版の変更履歴ファイル６Ｈに示される変更の履歴に基づいて、検索する。そして、最新版の変更履歴ファイル６Ｈとともに保存版から最新版までの各版の差分リストファイル６Ｓを、画像形成装置１Ｂに配信（送信）する。さらに、保存版の属性データ６Ａを配信する。

（２） 変更があったページを指定して出力する方法
保存版が最新版でない場合に、ユーザは、保存版から最新版への変更点（差分）を一目でチェックすることができる。そして、変更があったページのみを印刷させたり表示させたりすることができる。ここで、この仕組みについて、説明する。

上述の通り、ドキュメント出力処理部１２２は、ユーザが指定した閲覧用ファイル５Ｂを閲覧用ファイル保存部１Ｎ１から呼び出し、差分リストファイル等取得部１２４は、差分リストファイル６Ｓおよび変更履歴ファイル６Ｈを画像形成装置１Ａから取得する。

閲覧用ファイル取得部１２１は、保存版が最新版でない場合は、最新版である閲覧用ファイル５Ｂを画像形成装置１Ａから取得する。

新旧差分抽出部１２６は、取得された最新版の変更履歴ファイル６Ｈおよび各版の差分リストファイル６Ｓに基づいて、保存版から最新版への変更点（差分）を抽出する。

ドキュメント状況表示処理部１２７は、ドキュメントの変更の状況つまり保存版から最新版への変更点（差分）を示す画面を操作パネル１０ｊに表示させる。例えば、図８のような、変更点を含むページの一覧を示す差分画面ＷＮ２を表示させる。

ユーザは、この差分画面ＷＮ２を見て変更点を確認することができる。また、変更点を含むページのみを表示しまたは印刷させることができる。

ユーザは、差分画面ＷＮ２の中から、表示したいページの位置を左クリックする。なお、マウスが付いていない場合は、それに相当する操作を行う。以下、同様である。すると、ドキュメント出力処理部１２２は、最新版の閲覧用ファイル５Ｂを用いて、選択されたページを操作パネル１０ｊに表示させる。

または、ユーザは、差分画面ＷＮ２の中から、印刷したいページの位置を左クリックする。すると、ドキュメント出力処理部１２２は、最新版の閲覧用ファイル５Ｂを用いて、選択されたページを用紙に印刷する処理を印刷装置１０ｇに実行させる。

または、ユーザは、ダブルクリックなどの操作によって、表示または印刷するページを複数選択することができる。選択後、「選択ページだけを閲覧」ボタンまたは「選択ページだけを印刷」ボタンを押すことによって、選択したページを纏めて表示させまたは印刷させることができる。または、「変更ページだけを印刷」ボタンを押すことによって、最新版のドキュメントの中の、変更点があるページだけを印刷させることができる。または、「全ページを印刷」ボタンを押すことによって、最新版のドキュメントのすべてのページを印刷させることができる。ドキュメント出力処理部１２２は、ユーザが選択したページをドキュメントを印刷装置１０ｇに印刷させる。

なお、ユーザが差分画面ＷＮ２において印刷の指令を与えると、ドキュメント出力処理部１２２は、原則として、印刷条件指定画面ＷＮ１（図７参照）を表示させる。そして、印刷条件指定画面ＷＮ１で指定（設定）された印刷条件に基づいて、ドキュメントの印刷処理を行う。

（３） 以前の印刷条件を引き継いだ出力方法
ユーザは、上記（２）で説明した方法で最新版のドキュメントを印刷させる際に、以前に保存版のドキュメントを印刷させたことがある場合は、そのときの印刷条件をそのまま用いることができる。ここで、この仕組みについて、説明する。

ドキュメント出力処理部１２２は、ドキュメントの印刷後、ユーザが指定した印刷条件を示す印刷条件データ６Ｊを、そのユーザのユーザＩＤおよび印刷に使用したと閲覧用ファイル５Ｂのファイル名と対応付けて、印刷設定データ保存部１Ｎ２に保存する。

その後、ユーザが閲覧用ファイル５Ｂを指定すると、上述の処理によって、保存版と最新版との変更点（差分）の差分画面ＷＮ２がドキュメント状況表示処理部１２７によって表示される。

ユーザが最新版のいずれかのページを指定して印刷の指令を与えると、ドキュメント出力処理部１２２は、保存版のファイル名に対応する印刷条件データ６Ｊを印刷設定データ保存部１Ｎ２から呼び出す。そして、図７の印刷条件指定画面ＷＮ１を表示させる代わりに、図９のような、その印刷条件データ６Ｊに示される印刷条件がデフォルトで選択されている状態を表わす印刷条件確認画面ＷＮ３を表示させる。ユーザは、そのままの印刷条件で今回も印刷させたい場合は、「印刷」ボタンを押せばよい。すると、ドキュメント出力処理部１２２は、印刷条件データ６Ｊに示される印刷条件で、ユーザが選択したページの印刷処理を行う。

なお、ユーザは、一部の項目の条件を変更することができる。この場合は、変更したい条件の項目の「変更」ボタンを押せばよい。すると、ドキュメント出力処理部１２２は、その項目について選択可能な印刷条件を提示する。そして、その項目についてはユーザが選択した条件で、印刷処理を行う。また、「全変更」ボタンが押されると、印刷条件指定画面ＷＮ１を表示させる。ユーザは、この画面ですべての項目の印刷条件を初めから指定することができる。

〔ドキュメントの削除に関する処理〕
図１０は原本ファイル５Ａの削除およびそれに伴う処理の流れの例を説明するフローチャートである。

画像形成装置１Ａにおいて、第１版、第２版、第３版、…と同一のシリーズのドキュメントについて原本ファイル５Ａが複数、原本ファイル保存部１Ｍ１に蓄積されると、管理が煩雑になってしまう。そこで、作成者であるユーザは、古い版の原本ファイル５Ａを原本ファイル保存部１Ｍ１から削除することができる。この際に、原本ファイル削除処理部１０７などは、原本ファイル５Ａの削除およびそれに付随する処理を、図１０のフローチャートに示すような手順で行う。

ユーザは、画像形成装置１Ａに自分のユーザＩＤでログインし、所定のコマンドを入力する。

すると、原本ファイル削除処理部１０７は、管理テーブルＴＬ（図６参照）の中から、「作成者ユーザＩＤ」にそのユーザＩＤが示されている属性データ６Ａを検索し、その属性データ６Ａに係る原本ファイル５Ａの一覧を操作パネル１０ｊまたは端末装置２に表示させる。つまり、ログインしたユーザが作成した原本ファイル５Ａの一覧を表示させる（＃３０１）。

一覧の中からユーザが原本ファイル５Ａを選択し（＃３０２でＹｅｓ）、削除のコマンドを入力すると（＃３０３でＹｅｓ）、原本ファイル削除処理部１０７は、原本ファイル保存部１Ｍ１から、その原本ファイル５Ａを削除するとともに、旧版の原本ファイル５Ａをも削除する（＃３０４）。さらに、削除した原本ファイル５Ａそれぞれに対応する閲覧用ファイル５Ｂを閲覧用ファイル保存部１Ｍ２から削除する（＃３０５）。

ユーザが選択した原本ファイル５Ａよりも後ろに版がある場合は（＃３０６）、ユーザが選択した原本ファイル５Ａの差分リストファイル６Ｓに示される差分のリストを、その次の版の差分リストファイル６Ｓに転記する（＃３０７）。

そして、ユーザが選択した原本ファイル５Ａおよびそれ以前の各版の差分リストファイル６Ｓを削除し（＃３０８）、削除した各版の属性データ６Ａの「差分リストファイル名」に、原本ファイル５Ａが削除された旨を書き込む（＃３０９）。

その後、画像形成装置１Ｂにログインしたユーザが、基の原本ファイル５Ａが画像形成装置１Ａにおいて削除された閲覧用ファイル５Ｂを開こうとすると、前に述べたように、閲覧用ファイル５Ｂに付記されているＵＲＬに基づいてその原本ファイル５Ａの属性データ６Ａがダウンロードされる。この属性データ６Ａには、ステップ＃３０９で説明した通り、その原本ファイル５Ａが削除された旨が示されている。そこで、画像形成装置１Ｂのドキュメント状況表示処理部１２７は、その旨を知らせるメッセージを操作パネル１０ｊまたはユーザの端末装置２に表示させる。

図１１は原本ファイル５Ａの登録およびそれに伴う処理の流れの例を説明するフローチャート、図１２および図１３はローカルの閲覧用ファイル５Ｂによる印刷を行う際の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

次に、画像形成装置１Ａおよび１Ｂの全体的な処理の流れを、図１１および図１２のフローチャートを参照しながら説明する。

図１１において、画像形成装置１Ａは、画像形成装置１Ａにログインしたユーザが所定のコマンドを入力すると、そのユーザに対してアクセス権が与えられている原本ファイル５Ａの一覧を表示する（＃３１１）。そして、ユーザが新たなドキュメントを作成しまたは既存のドキュメントを編集し、新規保存の指令を与えると（＃３１２でＹｅｓ）、画像形成装置１Ａは、新版の原本ファイル５Ａおよび閲覧用ファイル５Ｂの生成の処理および閲覧用ファイル５Ｂの公開のための処理を行う（＃３１９〜＃３２４）。

ただし、その前に、画像形成装置１Ａ、次のような処理を行う。旧版の原本ファイル５Ａが存在しかつ保存しようとしている原本ファイル５Ａのほうがいずれかの旧版よりも投稿日が古くなる場合は（＃３１５でＮｏ）、保存しようとしている原本ファイル５Ａのほうが古い旨のメッセージをユーザに通知する（＃３１６）。ユーザが更新キーを押せば（＃３１７でＹｅｓ）、今回ユーザが作成しまたは編集したドキュメントについて、ステップ＃３１９〜＃３２４の処理を行う。

なお、旧版の原本ファイル５Ａがどれであるかは、ファイル名から判別してもよい。すなわち、ユーザが指定した、保存しようとしている原本ファイル５Ａのファイル名と同一でありまたは前方α％（ただし、αは閾値）一致するファイル名を有しかつそのユーザが作成者である原本ファイル５Ａを、旧版の原本ファイル５Ａと判別できる（＃３１３でＹｅｓまたは＃３１４でＹｅｓ）。

画像形成装置１Ａは、今回ユーザが作成しまたは編集したドキュメントの原本ファイル５Ａおよび閲覧用ファイル５Ｂを生成し保存する（＃３１９）。

差分リストファイル６Ｓ、変更履歴ファイル６Ｈ、および属性データ６Ａを生成する（＃３２０）。なお、生成した原本ファイル５Ａが第１版である場合は、差分リストファイル６Ｓは生成しなくてもよい。

生成した閲覧用ファイル５ＢにＵＲＬを書き込む（＃３２１）。閲覧用ファイル５Ｂについて隠しファイルの選択がなされた場合は（＃３２２でＹｅｓ）、閲覧用ファイル５Ｂを隠しファイルにするための設定を行う（＃３２３）。

そして、今回の原本ファイル５Ａおよび閲覧用ファイル５Ｂの生成などに関する情報を属性データ６Ａに書き込んでおく（＃３２４）。

また、画像形成装置１Ａは、原本ファイル５Ａの削除を行う場合は、前に図１１で説明した手順で処理を行う。また、画像形成装置１Ｂからの要求に基づいて、適宜、閲覧用ファイル５Ｂ、差分リストファイル６Ｓ、変更履歴ファイル６Ｈ、および属性データ６Ａを画像形成装置１Ｂに送信する。

図１２および図１３において、画像形成装置１Ｂは、閲覧用ファイル５Ｂを使用する際に（＃３３１でＹｅｓ）、その閲覧用ファイル５Ｂに書き込まれているＵＲＬを開き（＃３３２）、そのＵＲＬに基づいて画像形成装置１Ａにアクセスする（＃３３３）。アクセスできたら（＃３３４でＹｅｓ）、その閲覧用ファイル５Ｂに関連する種々にデータを受信する（＃３３５）。

画像形成装置１Ｂは、その閲覧用ファイル５Ｂの原本が既に削除されている場合は（＃３３６でＹｅｓ）、その旨のメッセージを表示する（＃３３７）。

原本ファイル５Ａが存在する場合は（＃３３６でＮｏ）、更新の履歴がありかつその閲覧用ファイル５Ｂ（保存版）が最新版でない場合は（＃３３８でＹｅｓ、＃３３９でＮｏ）、保存版と最新版との差分を抽出する（＃３４０）。

画像形成装置１Ｂは、抽出した差分のリストを表示する（図１３の＃３５１）。前回その閲覧用ファイル５Ｂのシリーズの印刷を行った際の印刷条件が保存されていれば（＃３５２でＹｅｓ）、それを呼び出す（＃３５５）。残っていなければ（＃３５２でＮｏ）、ユーザに印刷条件を設定させる。なお、ユーザは、前回の印刷条件の一部または全部を指定し直すこともできる。

ユーザは、最新版のドキュメントのうち、印刷するページを任意に選択し印刷させることができる。画像形成装置１Ｂは、保存版から最新版への変更点があるページのみをユーザが選択した場合は（＃３５５でＹｅｓ），そのページの画像データを呼び出す（＃３５６）。任意に選択した場合は（＃３５７でＹｅｓ）、選択されたページの画像データを呼び出す（＃３５８）。全選択の操作を行った場合は、すべてのページの画像データを呼び出す（＃３５９）。

画像形成装置１Ｂは、一部のページが選択された場合であって両面印刷またはＮｉｎ１印刷の印刷条件が指定されている場合は（＃３６０でＹｅｓ）、同じ用紙に複数のページがマージされるように調整を行う（＃３６１）。

そして、画像形成装置１Ｂは、選択されたページの印刷を行う（＃３６２）。なお、ページの表示の場合も、基本的に同様の処理を行えばよい。

そのほか、画像形成装置１Ｂは、閲覧用ファイル５Ｂをダウンロードする処理などを適宜、行う。

本実施形態によると、閲覧用のファイルを取得したユーザが従来よりも容易に原本の更新の有無を確認することができる。

本実施形態では、原本ファイル５Ａのアクセス権の管理を、ユーザ単位で行ったが、グループ単位で行ってもよい。この場合は、グループＩＤを用いればよい。

ドキュメントは、新旧の版で、ページ番号がずれる場合がある。その場合は、脚注にページ番号の変動があった旨を含めてドキュメントを印刷してもよい。

端末装置２に保存されている閲覧用ファイル５Ｂに基づいて、ＭＦＰまたは印刷専用の装置でドキュメントを印刷させる場合にも、本発明を適用することができる。

画像形成装置１Ｂは、保存版のドキュメントと最新版のドキュメントとの相違点（変更点、差分）を、画像形成装置１Ａから受信した変更履歴ファイル６Ｈおよび差分リストファイル６Ｓなどに基づいて行ったが、保存版の閲覧用ファイル５Ｂによって再現されるドキュメントと最新版の閲覧用ファイル５Ｂによって再現されるドキュメントとを比較することによって行ってもよい。

原本ファイル保存部１Ｍ１、閲覧用ファイル保存部１Ｍ２、閲覧用ファイル保存部１Ｎ１などは、ボックス機能を用いて行ってもよい。

印刷したページの履歴を残し、次にドキュメントを印刷する際に、印刷済のページをユーザに知らせるようにしてもよい。そして、印刷済のページを除外して印刷できるようにしてもよい。

その他、ドキュメント管理システムＳＹＳ、画像形成装置１Ａ、画像形成装置１Ｂの全体または各部の構成、処理内容、処理順序、テーブル、ファイルの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

ドキュメント管理システムの全体的な構成の例を示す図である。 ドキュメント管理システムにおけるドキュメントの管理方法の概略を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 管理テーブルの例を示す図である。 印刷条件指定画面の例を示す図である。 差分画面の例を示す図である。 印刷条件確認画面の例を示す図である。 原本ファイルの削除およびそれに伴う処理の流れの例を説明するフローチャートである。 原本ファイルの登録およびそれに伴う処理の流れの例を説明するフローチャートである。 ローカルの閲覧用ファイルによる印刷を行う際の処理の流れの例を説明するフローチャートである。 ローカルの閲覧用ファイルによる印刷を行う際の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

符号の説明

ＳＹＳ ドキュメント管理システム
１Ａ 画像形成装置（ドキュメント管理装置）
１０２ 閲覧用ファイル生成部（第二のファイル生成手段）
１０５ 差分リスト等生成部（更新記録手段）
１０６ 差分リストファイル等配信部（更新情報配信手段）
１Ｍ１ 原本ファイル保存部（第一のファイル記憶手段）
１Ｂ 画像形成装置（クライアント）
１２３ 閲覧用ファイル出力処理部（更新情報取得手段）
１２４ 差分リストファイル等取得部（相違点抽出手段）
５Ａ 原本ファイル（第一のファイル）
５Ｂ 閲覧用ファイル（第二のファイル）
６Ｈ 変更履歴ファイル
６Ｓ 差分リストファイル

Claims (7)

1. ドキュメントの管理を行うドキュメント管理装置であって、
   第一のアプリケーションで作成されたドキュメントの第一のファイルを記憶する、第一のファイル記憶手段と、
   前記第一のファイルを第二のアプリケーションに対応したフォーマットに変換し、当該ドキュメント管理装置に他の装置がアクセスするためのＵＲＬを付加することによって、第二のファイルを生成する、第二のファイル生成手段と、
   前記ドキュメントの更新情報を記録する更新記録手段と、
   前記他の装置から当該ドキュメント管理装置へのアクセスがあった場合に、前記ドキュメントの更新情報を前記他の装置に配信する、更新情報配信手段と、
   を有することを特徴とするドキュメント管理装置。
2. ドキュメントの管理を行うドキュメント管理サーバと、クライアントと、を有するドキュメント管理システムであって、
   前記ドキュメント管理サーバには、
   第一のアプリケーションで作成されたドキュメントの第一のファイルを記憶する、第一のファイル記憶手段と、
   前記第一のファイルを第二のアプリケーションに対応したフォーマットに変換し、当該ドキュメント管理サーバに前記クライアントがアクセスするためのＵＲＬを付加することによって、第二のファイルを生成する、第二のファイル生成手段と、
   前記ドキュメントの更新情報を記録する更新記録手段と、
   前記クライアントから当該ドキュメント管理サーバへのアクセスがあった場合に、前記更新情報を前記クライアントに配信する、更新情報配信手段と、
   が設けられ、
   前記クライアントには、
   前記第二のファイルを開く際に、当該第二のファイルに示される前記ＵＲＬに基づいて、前記ドキュメント管理サーバから前記更新情報を取得する、更新情報取得手段と、
   前記更新情報に基づいて、前記第二のファイルによって再現される前記ドキュメントと前記ドキュメント管理サーバで管理される最新の前記ドキュメントとの相違点を抽出する、相違点抽出手段と、
   が設けられている、
   ことを特徴とするドキュメント管理システム。
3. 前記クライアントには、
   最新の前記ドキュメントの前記第二のファイルを前記ドキュメント管理サーバから取得する第二のファイル取得手段と、
   前記取得された第二のファイルに基づいて前記ドキュメントを印刷する印刷手段と、が設けられている、
   請求項２記載のドキュメント管理システム。
4. 前記クライアントには、
   前記印刷手段が前記ドキュメントを印刷した際の印刷条件を記憶する印刷条件記憶手段、が設けられており、
   前記印刷手段は、前記印刷条件に基づいて前記ドキュメントを印刷する、
   請求項３記載のドキュメント管理システム。
5. 前記ドキュメント管理サーバには、
   前記クライアントから当該ドキュメント管理サーバへのアクセスがあった場合に、前記第一のファイルが第一のファイル記憶手段から削除されていれば、その旨を通知する、削除通知手段、が設けられている、
   請求項２ないし請求項４のいずれかに記載のドキュメント管理システム。
6. ドキュメントの管理を行うドキュメント管理サーバと、クライアントと、を用意し、
   前記ドキュメント管理サーバに、
   第一のアプリケーションで作成されたドキュメントの第一のファイルを第一のファイル記憶手段に記憶させる処理を実行させ、
   前記第一のファイルを第二のアプリケーションに対応したフォーマットに変換し、当該ドキュメント管理サーバに前記クライアントがアクセスするためのＵＲＬを付加することによって、第二のファイルを生成する処理を実行させ、
   前記ドキュメントの更新情報を更新記録手段に記録する処理を実行させ、
   前記クライアントから当該ドキュメント管理サーバへのアクセスがあった場合に、前記更新情報を前記クライアントに配信する処理を実行させ、
   前記クライアントに、
   前記第二のファイルを開く際に、当該第二のファイルに示される前記ＵＲＬに基づいて、前記ドキュメント管理サーバから前記更新情報を取得する処理を実行させ、
   前記更新情報に基づいて、前記第二のファイルによって再現される前記ドキュメントと前記ドキュメント管理サーバで管理される最新の前記ドキュメントとの相違点を抽出する処理を、実行させる、
   ことを特徴とするドキュメント管理方法。
7. ドキュメントの管理を行うドキュメント管理装置に用いられるコンピュータプログラムであって、
   前記ドキュメント管理装置に、
   第一のアプリケーションで作成されたドキュメントの第一のファイルを第一のファイル記憶手段に記憶させる処理を実行させ、
   前記第一のファイルを第二のアプリケーションに対応したフォーマットに変換し、当該ドキュメント管理装置に他の装置がアクセスするためのＵＲＬを付加することによって、第二のファイルを生成する処理を実行させ、
   前記ドキュメントの更新情報を更新記録手段に記録する処理を実行させ、
   前記他の装置から当該ドキュメント管理装置へのアクセスがあった場合に、前記ドキュメントの更新情報を前記他の装置に配信する処理を実行させる、
   ことを特徴とするコンピュータプログラム。

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