JP2005025736A - ドキュメント管理方法、ドキュメント管理プログラム及びドキュメント管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 順次変遷されるドキュメントの変遷前と変遷後を対応付けて、ネットワークによるドキュメントも含めて、関連するドキュメント全体を継続的に管理可能にして、ドキュメント管理の機能、性能及び信頼性の向上を図る。
【解決手段】 ドドキュメント管理システム１０に登録するオリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントの全てに共通のＩＤを付与して、キュメント管理システム１０のドキュメント管理データベース２０には、操作履歴を含め、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントの管理に関する全ての情報を共通のＩＤと共に記録する。ドキュメントを変遷操作する時あるいはドキュメントに問い合わせをする時には、識別符号照合手段により共通のＩＤを元にドキュメントを対応付けて、関連情報も考慮しながら変遷操作の管理を行う。
【選択図】図１

Description

本発明はオリジナルドキュメントを順次変遷して変遷ドキュメントを形成する場合に、ドキュメントに関するドキュメント関連情報を、継続的に管理するドキュメント管理方法、ドキュメント管理プログラム及びドキュメント管理システムに関する。

一般にドキュメント管理システムでは、例えばドキュメントプロパティや操作履歴のようなドキュメントの関連情報が、ドキュメントの保存方式やドキュメントの形態に依存するドキュメントのデータに付随して管理されている。

ここでドキュメントの関連情報が依存する保存法式としては、例えば記録装置やファイルシステム上の格納場所あるいはクライアント／サーバシステム上の保存形態がある。又、ドキュメントの関連情報が依存するドキュメントの形態としては、例えばドキュメントメディアの種類（紙の形態や電子的な形態のもの等）あるいは、ドキュメントフォーマット（ビットマップ、ＰＤＦやＵＲＬ等）がある。

そして紙のドキュメント及び電子的形態のドキュメントのように、ドキュメントの形態が異なるものの間においても、ドキュメントの関連情報を共有したい場合に、従来は紙の形態のドキュメント上にバーコードや電子透かしを設けて、バーコードや電子透かしをスキャンして、関連情報を電子的データとして得る方法がある。（例えば特許文献１参照。）
特表２００２−５４２５３８号公表公報

しかしながら（特許文献１）では、ドキュメントの形態の変遷に伴い、関連情報そのものは夫々のドキュメントに供給されるものの、ドキュメントの形態の変遷の様なドキュメントの操作履歴自身等を関連情報として、各形態間で共有する事が出来ない。このため変遷前のドキュメントと変遷後のドキュメントとを対応付けることが出来なかった。

一方近年ネットワークの活用により、例えばパソコンで作成したドキュメントをファイル移動／コピーしたり、シート紙にドキュメントをプリント後にスキャナで読み取ってドキュメントを電子化し、その後Ｅ−Ｍａｉｌに添付して送信する等、ドキュメントの格納方式やドキュメントの形態が多岐にわたっていて、順次変遷されるドキュメントの操作履歴等を関連情報として供給する必要を生じている。

このためドキュメントの形態を順次変遷する間に、操作履歴自身を含め、夫々のドキュメントが関連情報を共有して、ドキュメントの形態が異なる場合でもドキュメントを対応付けられるように、ドキュメントに関連する情報を継続的に管理して管理の機能、性能及び信頼性の向上図る事が望まれている。

そこで本発明は上記課題を解決するものであり、ドキュメントを各種形態に変遷した場合であっても関連情報の管理を継続的に可能とし、形態の異なるドキュメント同士を対応付けて管理出来るドキュメント管理方法、ドキュメント管理プログラム及びドキュメント管理システムを提供することを目的とする。

本発明は上記課題を解決するための手段として、オリジナルドキュメントを保存するオリジナルドキュメント保存ステップと、前記オリジナルドキュメントの識別符号を登録する識別符号登録ステップと、前記オリジナルドキュメントを順次変遷して変遷ドキュメントを作成する毎に、前記識別符号と共通の識別符号により照合されるドキュメント関連情報を記録し、前記オリジナルドキュメントを順次変遷する間に、前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理するドキュメント関連情報記録ステップとを実施する。

又本発明は上記課題を解決するための手段として、同一の識別符号を付してなるオリジナルドキュメント及び前記オリジナルドキュメントを順次変遷してなる変遷ドキュメント間のドキュメント管理システムにおいて、前記同一の識別符号を付して、前記オリジナルドキュメントに基づき順次変遷して変遷ドキュメントを形成するドキュメント変遷手段と、前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの前記共通の識別符号を照合する識別符号照合手段と、前記同一の識別符号により特定され、前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関連するドキュメント関連情報を記録するドキュメント関連情報管理手段と、前記識別符号照合手段にて同一の識別符号と照合されるのを条件として、前記ドキュメント変遷手段を操作するドキュメント操作手段とを設け、前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理するドキュメント管理システムを提供する。

本発明によれば、ドキュメントが変遷された場合には、その変遷操作に関するドキュメントの関連情報を収集／解析して、ドキュメントの変遷に追随して関連情報を管理出来る。従って形態の異なるドキュメントであってもドキュメントの関連情報を共有でき、ドキュメント同士を対応付けて管理する事によりドキュメント管理の機能・性能の向上を得られる。

本発明はドキュメントの全てに共通のIDを付与して、ドキュメントの変遷の伴いIDと共に操作履歴を含めた関連情報を記録し、ドキュメント操作時には共通のIDによりドキュメントを対応付けて様式の変遷に追従して管理し、システムの機能・性能向上を図る。

以下、本発明の実施例１について図１乃至図１０を用いて説明する。図１は本発明のドキュメント管理システムを示すブロック図である。図１に示すように、ドキュメント管理システム１０は、ドキュメント関連情報管理手段でありドキュメント関連情報を記録するドキュメント管理データベース２０、ファイルサーバ３０、ドキュメント操作手段である複数のワークステーション４０、ドキュメント変遷手段である複数の複製装置５０及びドキュメント保存手段６０を有する。複数のワークステーション４０及び複数の複製装置５０はドキュメント変遷手段を構成する。

更にドキュメント管理システム１０は、ファックス装置７０、バーコード読み取り装置８０、電子透かし読み取り装置８５及びドキュメント読み取り装置９０を有する。ファックス装置７０及びドキュメント読み取り装置９０はドキュメント変遷手段を構成し、バーコード読み取り装置８０及び電子透かし読み取り装置８５は、識別符号照合手段の入出力を行うための装置を構成する。識別符号照合手段は、例えば、バーコード読み取り装置８０あるいは電子透かし読み取り装置８５等から得られた画像データからバーコード等の識別符号を読み取り、あるいは電子的な画像データから識別符号を読み取って識別符号を認識するソフトウェア等である。これらの構成要素は夫々ネットワーク接続あるいは直接の直通接続により連結可能である。更に構成要素のあるものは多機能を有する。例えば、複製装置５０は、ドキュメント読み取り装置９０としてあるいはＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ−Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌｓ）として機能可能である。

各ワークステーション４０は、パーソナルコンピュータ、携帯電話、携帯端末、磁気カードあるいは夫々を組み合わせたものや、その他コンピュータ構造体等である。各ワークステーション４０は、ＣＰＵ、メインメモリ、ＲＯＭ、および記憶装置を、全てバスにより共に接続する接続インターフェースを有することが好ましい。ＣＰＵは、単独のマイクロプロセッサとしてあるいはマルチプロセスシステム用のマルチプロセッサのいずれでも良い。メインメモリはＲＡＭや小型のキャッシュメモリ等が好ましい。ＲＯＭは、不揮発性の記憶装置であり、例えばＥＰＲＯＭやＮＶＲＡＭ等が好ましい。記憶装置は、ハードディスク装置あるいは別のタイプの不揮発性の書き込み可能な記憶装置等可能である。

ワークステーション４０のための接続インターフェースとしては、ネットワークのように双方向のデータ通信を提供する。例えば、接続インターフェースがＩＳＤＮ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ−Ｓｅｒｖｉｃｅｓ−Ｄｅｇｉｔａｌ−Ｎｅｔｗｏｒｋ）カードあるいはモデムの場合、接続インターフェースは、対応するタイプの電話回線にデータ通信接続を提供する。

接続インターフェースがＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ−Ａｒｅａ−Ｎｅｔｗｏｒｋ）カードの場合、接続インターフェースは、互換性を有するＬＡＮにデータ通信接続を提供する。接続インターフェースは、ワイヤレスのリンクであっても良い。どのような実施形態であっても接続インターフェースは、各種タイプの情報を表わすデジタルデータを伝える、電気的信号、電磁気信号あるいは光学信号の送受信を行う。

ファイルサーバ３０は、ワークステーション４０と同様に、ＣＰＵ、メインメモリ、ＲＯＭ、および記憶装置を、全てバスにより共に接続する接続インターフェースを有することが好ましい。

ファイルサーバ３０は、ハードディスク装置あるいはＮＶＲＡＭの様な不揮発性の記憶装置領域にオリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントである複数のドキュメントを格納する。ドキュメント管理データベース２０は、ファイルサーバ３０に格納されたドキュメントの、ドキュメント及びユーザに関する情報を含む。更にドキュメント管理データベース２０は、ユーザ及びドキュメントを識別する情報と共にファイルサーバ３０に格納された夫々のドキュメントに対してユーザが有すべきアクセス権に関する情報を含む。ドキュメント管理データベース２０に含まれる情報は、ハードディスク装置あるいはＮＶＲＡＭの様な不揮発性の記憶装置領域に格納される。ドキュメント保存手段６０は格納されたドキュメントを有していて、ファイルサーバ３０の一部であっても良いし、あるいは図示するようにファイルサーバ３０と別であっても良い。ドキュメント保存手段６０に含まれるドキュメントは、ハードディスク装置あるいはＮＶＲＡＭの様な不揮発性の記憶装置領域に格納される。

複製装置５０は、複写機、プリンタあるいはファイルサーバ３０に接続可能な他の装置等であって、シート紙上あるいは透明シートの様な記録媒体上にドキュメントの複製を形成可能であれば良い。

図１のワークステーション４０、ドキュメント管理データベース２０、ファイルサーバ３０、複製装置５０、ファックス装置７０、バーコード読み取り装置８０、電子透かし読み取り装置８５及びドキュメント読み取り装置９０は、同一のローカルネットワークの一部であっても良い。

図２はドキュメント保存手段６０及びドキュメント管理データベース２０の構造をより詳細に示す。ドキュメント保存手段６０は、フォルダ１１０内に整理されるドキュメントファイル１００を有する。図２に示すようにフォルダ１１０は、フォルダ内にドキュメントファイル１００をサブフォルダとして有し、複数のフォルダ１００、１１０が階層方式に整理されていて、任意のフォルダ１１０が任意のドキュメントファイル１００を保持可能であり、フォルダ１００、１１０の数は相当大きく出来る。

ドキュメント管理データベース２０は、ドキュメントに関する情報を、識別情報テーブル１２０及び関連情報テーブル１３０の形で有している。これらのテーブル１２０、１３０は、互いに統合しても個別であっても良い。識別情報テーブル１２０は、ドキュメント及びドキュメントの名前に関連した、例えば数字からなる識別符号である識別情報（ＩＤと略称する。）を有する。

図２に示す例では、識別情報テーブル１２０は、ドキュメント「ＸＸＸ．ｄｏｃ」に関してはドキュメント名「ＸＸＸ．ｄｏｃ」とＩＤ「１」を有する。同じく識別情報テーブル１２０は、第２のドキュメント「ＤｏｃＹＹＹ」に関してはドキュメント名「ＤｏｃＹＹＹ」とＩＤ「２」を有する。識別情報テーブル１２０にて、２つのドキュメントが夫々別のＩＤでリストされているので、「ＸＸＸ．ｄｏｃ」と「ＤｏｃＹＹＹ」は、互いに「関連しない」こととなる。

関連情報テーブル１３０は、識別情報テーブル１２０内の夫々のドキュメント「ＸＸＸ．ｄｏｃ」、「ＤｏｃＹＹＹ」に関する関連情報を有する。関連情報は、少なくともファイルが操作された日付及び時間等のドキュメントの操作履歴を有する。ファイルの操作は、ファイルの作成、編集、開く、閉じる、ファックスする、スキャンする、プリントする（あるいは他の画像処理）、あるいはＥ−Mailで送信する等を含む。又関連情報は、ドキュメントの名称を含む。関連情報テーブル１３０は、関連情報に加えて、ドキュメントのＩＤを有する。更に関連情報テーブル１３０は、ドキュメントの形態及び保存方法を有する。

ドキュメントの形態は、シート紙媒体あるいは電子的記憶装置の様な、ドキュメントが保存される媒体のタイプを含む。ドキュメントの形態は、ＰＤＦ、ビットマップ、ＵＲＬあるいは特定のソフトウェア保存フォーマットの様な、ドキュメントのフォーマットを含む。ドキュメントの保存方法は、ＯＳのファイルシステム、ドキュメント管理システム、クライアント／サーバあるいはファイルサーバ情報内のフォルダ／ファイルシステム、等のドキュメントを保存や格納する方法を含む。本実施例では、ドキュメントのスタイルは、ドキュメントの形態と保存方法を含む。

上記構成において、次にドキュメントを管理する作用について述べる。図３は、本発明に沿うドキュメントの管理の方法を示すフローチャートである。図３に示すように、ユーザは先ずオリジナルドキュメントを作成し、ドキュメント保存手段６０に格納する（ステップ３０２）。この時オリジナルドキュメントはドキュメント管理データベース２０に登録される（ステップ３０４）。固有のＩＤがオリジナルドキュメントに付与される。識別情報テーブル１２０が提供される（ステップ３０６）。識別情報テーブル１２０は、少なくともオリジナルドキュメントの固有のＩＤを含み、オリジナルドキュメントの名称を含む。

関連情報テーブル１３０を提供される（ステップ３０８）。関連情報テーブル１３０は、オリジナルドキュメントの固有のＩＤ及びオリジナルドキュメントの関連情報を有する。オリジナルドキュメントのための関連情報は、少なくともオリジナルドキュメントの操作履歴を有する。

図４は、本発明に沿う更なるドキュメントの管理の方法を示すフローチャートである。オリジナルドキュメントは変遷ドキュメントである第２のドキュメントに変遷される（ステップ４０２）。本実施例では、最初のオリジナルドキュメントは、オリジナルドキュメントと異なるスタイルを有する他のドキュメントに変遷される。即ち、オリジナルドキュメントの保存方法が変換されるか、及び／又はオリジナルドキュメントの形態が変換される。

オリジナルドキュメントの変遷により第２のドキュメントを形成後、識別情報テーブル１２０は、オリジナルドキュメントの名称とは異なる第２のドキュメントの名称を含むように更新され、第２のドキュメントにＩＤが付与される（ステップ４０４）。このように、オリジナルドキュメントと第２のドキュメントはスタイルが異なるが、同じＩＤを有する。

関連情報テーブル１３０は、第２のドキュメントの関連情報を含めるように修正される。この修正情報は、少なくとも第２のドキュメントの操作履歴を含む。オリジナルドキュメントと第２のドキュメントの両方にＩＤを付与することにより、関連情報テーブル１３０内において、両方の関連情報が関連付けられる。従ってユーザは両方のドキュメントの関連情報を対応付けられる。

図５及び図６は、本発明に沿う更なるドキュメントの管理の方法を示すフローチャートである。図５に示すステップ５０２では、オリジナルドキュメントは、媒体上にオリジナルドキュメントをプリント出力してなる第２のドキュメントに変遷される。第２のドキュメントを作成するためにオリジナルドキュメントをプリント出力するのに、複製装置５０の様な各種プリント装置が使用可能である。オリジナルドキュメントをプリントするのに加えて、ＩＤ識別子が媒体上にプリントされる（ステップ５０４）。

ＩＤ識別子は、第２のドキュメントにＩＤを付与する。ＩＤ識別子の形式は、例えば読み取り可能なバーコードあるいは電子透かし等が可能である。ＩＤ識別子は、オリジナルドキュメントのコピーと同時あるいは別のタイミングで媒体にプリント可能である。ＩＤ識別子は、プリント出力された第２のドキュメントをオリジナルドキュメントに関連付ける。

図６に示すステップ５０６ではドキュメント読み取り装置９０等を使用して媒体をスキャンする。媒体のスキャンにより、第２のドキュメントは、ドキュメント保存手段６０に格納される第３のドキュメントに変遷される。第３のドキュメントはビットマップやＰＤＦの様な各種形態を取りうる。

第２のドキュメント上のＩD識別子は、バーコード読み取り装置８０あるいは電子透かし読み取り装置８５等により読み取られ、識別される（ステップ５０８）。識別情報テーブル１２０は、第３のドキュメントの名称及びＩＤを含むように更新され、第３のドキュメントにＩＤが付与される（ステップ５１０）。

関連情報テーブル１３０は、第３のドキュメントの関連情報及び付与されたＩＤを含めるように修正される（ステップ５１２）。第３のドキュメントの関連情報は、少なくとも操作履歴を含む。オリジナルドキュメント、第２のドキュメント及び第３のドキュメントが共通のＩＤを有することにより、関連情報テーブル１３０内において、オリジナルドキュメント、第２のドキュメント及び第３のドキュメントの関連情報が関連付けられる。従ってユーザはこれら全てのドキュメントの関連情報を対応付けられる。

図５及び図６において、オリジナルドキュメントをドキュメント管理データベース２０に登録する場合、ＵＲＬ等いかなる参照も可能である。従ってオリジナルドキュメントをプリント出力して第２のドキュメントを作成する時に、ＩＤのプリントに加えて、参照されるＵＲＬ（あるいは他の低ランクのセキュリティ情報）等をシート紙上にプリントすることも可能であり、コピー時に、参照されたＵＲＬ（あるいは他の低ランクのセキュリティ情報）を、コピーと一緒に媒体上にプリント可能である。

図７は、本発明に沿う更なるドキュメントの管理の方法を示すフローチャートである。図７では、オリジナルドキュメントに基づく第２のドキュメントが、その作成後に修正され、修正後に第３のドキュメントに変遷され、更に第３のドキュメントがオリジナルドキュメントと比較されるものである。

先ず図５のステップ５０２及び５０４が実施され第２のドキュメントが形成される。第２のドキュメントは、媒体上に修正を書き込まれたり貼り付けによって修正される。修正された媒体は、ステップ６０６でスキャンされ、第２のドキュメントから第３のドキュメントに変遷される。更に第３のドキュメントはドキュメント保存手段６０に格納される。第３のドキュメントはビットマップやＰＤＦの様な各種形態を取りうる。

第２のドキュメント上のＩＤ識別子は、読み取られ、識別される（ステップ６０８）。そして識別情報テーブル１２０は、第３のドキュメントの名称及びＩＤを含むように変更され、第３のドキュメントにＩＤが付与される（ステップ６１０）。

関連情報テーブル１３０は、第３のドキュメントの関連情報及び付与されたＩＤを含めるように修正される（ステップ６１２）。第３のドキュメントの関連情報は、少なくとも操作履歴を含む。オリジナルドキュメント、第２のドキュメント及び第３のドキュメントが共通のＩＤを有することにより、関連情報テーブル１３０内において、オリジナルドキュメント、第２のドキュメント及び第３のドキュメントの関連情報が関連付けられる。従ってユーザはこれら全てのドキュメントの関連情報を対応付けられる。

第３のドキュメントがオリジナルドキュメントの修正であるかどうかを確定するために、オリジナルドキュメントと第３のドキュメントは比較される（ステップ６１４）。比較は、例えばファイルサーバ３０に保存される比較ソフトウェアを用いて成される。比較は、比較操作をより簡単にするため、オリジナルドキュメント及び／又は第３のドキュメントを同じ形態に変換する操作を含む。例えば、第３のドキュメントがビットマップフォーマットで格納される場合、比較のためオリジナルドキュメントはビットマップフォーマットに変換される。

このような場合、第３のドキュメントがオリジナルドキュメントの修正版であることを表示するために、関連情報テーブル１３０は更新される。

更に第３のドキュメントの修正された部分は、オリジナルドキュメントと第３のドキュメントの比較に基づき抽出される（ステップ６１６）。修正された部分は、ワークステーション４０の表示部上に明示される等して表示される（ステップ６１８）。従ってユーザは容易に違いを見分けられる。

図８は、本発明に沿う更なるドキュメントの管理の方法を示すフローチャートである。図８では、オリジナルドキュメントが削除要求される時、関連情報テーブル１３０中の操作履歴はそれに従って更新される。もし削除要求されたオリジナルドキュメントと共通のＩＤを備えた関連ドキュメントを作成すると、ユーザは、オリジナルドキュメントが削除要求されている旨を警告され、適切な処理を講じることとなる。

例えば、図５のステップ５０２及び５０４と同様にして、媒体上にオリジナルドキュメントをプリント出力することにより、第２のドキュメントは、オリジナルドキュメントから変遷される。更に第２のドキュメントをオリジナルドキュメントに関連付けるＩD識別子が媒体上にプリントされる。又図６に示すステップ５０６と５０８と同様にして、媒体がスキャンされ第３のドキュメントに変遷される。またＩＤ識別子が読み取られ識別される。

図８では、オリジナルドキュメントは削除要求される（ステップ７１０）。これは、オリジナルドキュメントが第２のドキュメントに変換された後であれば、いつでも可能である。オリジナルドキュメントが削除要求されている場合、オリジナルドキュメントが削除要求されていることを含めるよう、関連情報テーブル１３０の操作履歴は更新される（ステップ７１２）。オリジナルドキュメントが削除要求されていることに基づき、電子的処置が講じられる（ステップ７１４）。

例えば、オリジナルドキュメントが削除要求されている旨を表わすメッセージが表示される。このメッセージは、例えば第２のドキュメントが第３のドキュメントに変遷される時に表示される。メッセージは、ユーザにオリジナルドキュメントが削除要求されたことを通知し、ユーザに第３のドキュメントをオリジナルドキュメントに置き換えるかどうかを問い合わせる。あるいは、オリジナルドキュメントが削除要求されていた場合、第３のドキュメントは自動的にオリジナルドキュメントに置き換えられても良い。

図９は、本発明に沿う更なるドキュメントの管理の方法を示すフローチャートである。図９では、オリジナルドキュメントに基づいて次のドキュメントを作成するユーザによる、オリジナルドキュメントのアクセスを制限する、セキュリティに関する。

オリジナルドキュメント及び第２のドキュメントは、図３及び図４のステップに従い作成される。第２のドキュメントは以下に述べるように、オリジナルドキュメントから直接変遷されるかあるいは、オリジナルドキュメントから変遷される中間ドキュメントを介して間接的に変遷される。

第１及び第２の権限のレベルは、オリジナルドキュメントを作成する第１のユーザと結び付く（ステップ８１０）。第１及び第２の権限のレベルは、オリジナルドキュメント及びそれから変遷されて継続的に繋がる変遷ドキュメントへのアクセス可能レベルを規定する。権限のレベルは、関連情報の一部として関連情報テーブル１３０に格納される。

オリジナルドキュメントは、第２のドキュメントに変遷される。この変遷は、オリジナルドキュメントから直接為されるかあるいは、第２のドキュメントが中間ドキュメントの変遷でありさらに中間ドキュメントがオリジナルドキュメントの変遷であるというように、中間ドキュメントを介して間接的になされる。例えば中間ドキュメントは、シート紙や透明シートの様なプリントされた媒体の形態をしていて、プリントされた媒体は、オリジナルドキュメントのＩＤに関連するＩＤ識別子を含む。更に第２のドキュメントは、プリントされた媒体をスキャンして、中間ドキュメントから変遷される。

第１の権限レベルは、第２のドキュメントを作成する第２のユーザと結び付く（ステップ８１２）。第１の権限レベルは、関連情報テーブル１３０中のオリジナルドキュメントの関連情報ではなく、第２のドキュメントの関連情報に対する、第２のユーザのアクセスを許可する。第１及び第２の権限のレベルは、関連情報テーブル１３０中の第１のオリジナルドキュメントと第２のドキュメントの両方の関連情報に対する、第１のユーザのアクセスを許可する。

従って、オリジナルドキュメントに基づいたドキュメントは作成するが、オリジナルドキュメントを作成していないユーザに対しては、オリジナルドキュメントへのアクセスが禁止される。これに対して、オリジナルドキュメントを作成するユーザは、オリジナルドキュメントから派生しドキュメント保存手段６０に格納される、全てのドキュメントへのアクセスを許可される。

図１０は、本発明に沿う更なるドキュメントの管理の方法を示すフローチャートである。権限レベルがドキュメントを作成するユーザに基づく代わりに、ドキュメントが作成されるドメインに基づいてドキュメントへのアクセスを制限するという点を除けば、図１０の方法は図９の方法と同様である。図１０の方法が作動するシステムは、複数のドメインを有する。例えばシステムは、異なるドメインをサーブ出来る単独のサーバを有することが出来る。又システムは、複数のサーバを有するネットワークであり、ネットワークが複数のドメインに分割される場合がある。

オリジナルドキュメント及び第２のドキュメントは、図３及び図４のステップに従い作成される。第２のドキュメントは、オリジナルドキュメントから直接変遷されるかあるいは、オリジナルドキュメントから変遷される中間ドキュメントを介して間接的に変遷される。

第１及び第２の権限のレベルは、オリジナルドキュメントが作成されるドメインと結び付く（ステップ９１０）。第１及び第２の権限のレベルは、オリジナルドキュメント及びそれから変遷されて派生される継続的に繋がる変遷ドキュメントへのアクセス可能レベルを規定する。更に同一のＩＤを有するオリジナルドキュメントと第２のドキュメントに加えて、最終的にオリジナルドキュメントから由来して全て同一のＩＤを有する追加のドキュメントがある場合、これら関連する追加のドキュメントのあるものは、第１のドメインで作成され、あるものは第２のドメインで作成される可能性がある。権限のレベルは、関連情報テーブル１３０に格納される。

第１の権限のレベルは、第２のドキュメントが作成されたドメインと結び付く（ステップ９１２）。第１及び第２の権限のレベルは、第１のドメインから、オリジナルドキュメント及び第２のドキュメント更に、関連情報テーブル１３０内で共通のＩＤを有する他のいかなるドキュメントの、いずれの関連情報にもアクセスするのを許可する。第１の権限のレベルは、第２のドメインから、第１のドキュメントあるいは第１のドメインで作成される他のドキュメントの関連情報にではなく、第２のドキュメント及び第２のドメインで同一のＩＤと共に作成される他のいかなるドキュメントの関連情報にアクセスするのを許可する。

このように、オリジナルドキュメントに基づいて次のドキュメントが作成された異なるドメインから、第１のドメイン内のオリジナルドキュメント及び関連ドキュメントにアクセスする事は禁止される。これに対して、オリジナルドキュメントが作成されたドメインからは、オリジナルドキュメントに由来してドキュメント保存手段６０に格納される全てのドキュメントにアクセスを許可される。

他の代案として、第１のレベルのアクセスは、第２のドメインで、関連ドキュメントが低レベルのセキュリティであれば、ユーザが、第１のドメイン内でのみ作成される関連ドキュメントの関連情報にアクセスするのを許可する。例えば、ドキュメントがオリジナルドキュメントから由来されていて、又第１のドメインで作成されたものであるが、ＵＲＬドキュメントのように公文書であると表示される場合、第１のレベルのアクセスは、第２のドメインユーザが、ＵＲＬドキュメント及びドキュメント用の関連情報にアクセスするのを許可する。

あるいは第１の権限のレベルは、（全てでは無く）第１のドメインで作成された関連情報へのアクセスを部分的に制限しても良い。例えば、第１の権限のレベルは、第２のドメインから、第１のドメインで作成された関連ドキュメントの関連情報の内の幾つかは見ることが出来るが、関連情報をデータベース内にコピーするのは許可されない等であっても良い。

このように構成される本実施例にあっては、ドキュメントの変遷に関わらず、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントに共通のＩＤを付与する事によりオリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントを対応付けることが出来、ドキュメントが変遷された時に、その変遷操作に関するドキュメントの関連情報を収集／解析して、ドキュメントの変遷に伴う関連情報を得られる。従って共通のＩＤにより各種変遷によりスタイルが異なるオリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントが関連情報を共有出来、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントを、ネットワークを含めて全体を対応付けて管理する事により、ドキュメント管理の機能、性能及び信頼性の向上を得られる。

以下、本発明の実施例２について図１１乃至図１７を用いて説明する。この実施例２は、その作用が実施例１と異なるものの、その他は前述の実施例１と同様であり、実施例１のドキュメント管理システム１０を用いるものである。従って実施例１で説明した構成と同一部分については同一符号を付してその詳細な説明を省略する。

本実施例におけるドキュメントを管理する作用について述べる。図１１は、ワークステーション４０にてワープロアプリケーションなどを用いてオリジナルドキュメントあるいは変遷ドキュメントを作成する間のドキュメントの管理の過程を示すフローチャートである。ドキュメント管理システム１０のシステム操作を開始する（ステップ３１１）。ワークステーション４０等に設けられる図示しないドキュメント操作状況管理手段（例えば、ドキュメントの入出力、ドキュメントの操作履歴等の収集、あるいは収集された情報を関連情報として解析するソフトウェア）により、ドキュメントに対する操作発生の監視を開始する（ステップ３１２）。

ドキュメントに対する操作が発生したかを比較する（ステップ３１３）。オリジナルドキュメントが新規に作成されると、識別符号照合手段（例えば、バーコード読み取り装置８０あるいは電子透かし読み取り装置８５等ドキュメントの入出力を行う装置から得られた画像データ、あるいは電子的な画像データからバーコードを読み取りＩＤを認識するソフトウェア）によりＩＤを読み取り（ステップ３１４）、ＩＤが抽出されたら（ステップ３１５）、ドキュメント管理データベース２０にＩＤを照合する（ステップ３１６）。

この時オリジナルドキュメントが新規に作成されたものであるため、ステップ３１７にて、ドキュメント管理データベース２０にはこのオリジナルドキュメントに関するデータは未登録である旨を判断される。従って、オリジナルドキュメントに対して新規のＩＤが与えられ、ドキュメント管理データベース２０の識別情報テーブル１２０に登録される（ステップ３１８）。

ステップ３１９で、ドキュメント管理操作が実施されると、オリジナルドキュメントのプロパティや、「新規に作成された」という操作情報等の関連情報を、ドキュメント管理データベース２０の関連情報テーブル１３０に格納する（ステップ３２０）。この間に、ワープロアプリケーション等で新規に電子的なオリジナルドキュメントが作成されているので、ドキュメント保存手段６０に、電子的なオリジナルドキュメントの実態データをステップ３１９にて保存する。ステップ３２１で、ドキュメント管理システム１０のシステム操作終了が指示されていれば、ステップ３２２でドキュメントに対する操作発生の監視を終了し、システムの管理操作を終了する（ステップ３２３）。

次に図１２のフローチャートを用いて、新規作成後の電子的なオリジナルドキュメントをシート紙上にプリント出力して変遷ドキュメントを作成する過程を述べる。図１２は、図１１のドキュメント管理のフローチャートに更にプリント出力時のＩＤ付与に関する拡張部分を加えたものである。ステップ３１７を終了後、ステップ３３１で、ワークステーション４０から複製装置５０に、ドキュメントの変遷作業である、オリジナルドキュメントのプリント出力が指示すされた場合、変遷後の媒体にＩＤを付与するかどうかを選択する（ステップ３３２）。

ＩＤの付与は、複製装置５０に対応してプリンタドライバ等の付属のツール（図示せず）を使用して行う。実際にオリジナルドキュメントのプリント出力が行われると、ＩＤが機械読み取り可能コードとして付与され（ステップ３３３）、オリジナルドキュメントの内容と共にシート紙にプリントされる（ステップ３１９）。ユーザが、ＩＤを付与されていることを容易に分かるようにするには、バーコードをシート紙にプリントする。逆にユーザが見ただけではＩＤを付与されているかどうか判らないようにするには、電子透かしをシート紙にプリントする。

次にシート紙にプリント出力された変遷ドキュメントをスキャンして、オリジナルドキュメントに基づく電子的な変遷ドキュメントを作成する場合の、ドキュメント管理について述べる。ドキュメント読み取り装置９０により、シート紙をスキャンすると、ドキュメント操作状況管理手段（図示せず）においては、図１１のステップ３１３にて、「シート紙上の変遷ドキュメントがスキャンされた」という情報が収集される。オリジナルドキュメントあるいは変遷ドキュメントに対し何らかの操作が発生した場合には、識別符号照合手段により、ドキュメントのＩＤ読み取りが為されることから、ステップ３１４にて、バーコード読み取り装置８０あるいは電子透かし読み取り装置８５によりシート紙上のＩＤを読み取り、ステップ３１５でＩＤが抽出されたら、ドキュメント管理データベース２０にＩＤを照合する（ステップ３１６）。

この時スキャンされた変遷ドキュメントは、オリジナルドキュメントに基づき、図１２のステップ３３３でＩＤを付与された状態でシート紙にプリントされたものであり、ドキュメント管理データベース２０の識別情報テーブル１２０にはオリジナルドキュメントに関するデータが登録済みである。従ってドキュメントに対して既に格納されている関連情報を、ドキュメント管理データベース２０の関連情報テーブル１３０より取得可能となる（ステップ３１９）。また、「スキャンされた」という操作情報等の関連情報をＩＤと共に、ドキュメント管理データベース２０の関連情報テーブル１３０に追加格納して、関連情報テーブル１３０を更新する（ステップ３２０）。この間に、電子的な変遷ドキュメントデータが作成されているので、ドキュメント保存手段６０に、電子的な変遷ドキュメントの実態データでありスキャンにより読み取られた画像データをステップ３１９にて保存する。

このように、スキャンされた電子的な変遷ドキュメントの関連情報には、オリジナルドキュメントと共通のＩＤが付与されるので、オリジナルドキュメントとスキャンされた変遷ドキュメントとは対応付けられることとなる。

ここで、図１１あるいは図１２に従い、オリジナルドキュメントが、その後の変遷に追従して管理される間に、変遷作業に関する情報を検索する過程について述べる。この時システム内では図２に示すように情報が管理されている。ドキュメント管理データベース２０の識別情報テーブル１２０では、ＩＤを登録されたドキュメントの名前、その他登録日付、作成された手段、作成を行った人の情報、登録要求あるいは削除要求等のステータス情報等が管理される。ドキュメント管理データベース２０の関連情報テーブル１３０では、ＩＤが与えられたドキュメントに対する関連情報である操作内容、操作日時、操作対象、その他操作者、操作場所、データの実態が存在するならはその保存場所等が管理される。ドキュメント保存手段６０は、ドキュメント管理データベース２０の構造従いデータが階層的に管理されている。

ドキュメントの変遷の状況を調査する場合、オリジナルドキュメントを作成したユーザは、予め与えられている検索キーを用いて、ワークステーション４０から、ドキュメント管理システム１０内のドキュメント検索手段（図示せず）に問い合わせ、ドキュメントのＩＤを特定する。特定されたＩＤをキーにして関連情報テーブル１３０の関連情報を検索してオリジナルドキュメントの変遷状況を得る。

次に図１３のフローチャートを用いて、オリジナルドキュメントあるいは変遷ドキュメントに対して何らかの操作が発生した際に、ドキュメントの関連情報を自動的に問い合わせ、ユーザにその結果を通知する過程について述べる。前述の図１１、図１２に従い、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントは共通のＩＤにより関連情報をドキュメント管理システム１０により管理されている状態とする。オリジナルドキュメント作成時に、例えばＷｅｂブラウザを使用して、Ｗｅｂページを参照していた場合、関連情報テーブル１３０には、作成時にＷｅｂページを参照していたことが関連情報として保管される。

このオリジナルドキュメントに対してワークステーション４０から複製装置５０にプリント指示がなされた場合、ステップ３１７を終了後、ＩＤを用いて関連情報の問い合わせを行う（ステップ３４１）。これによりオリジナルドキュメント作成時にＷｅｂページを参照していたことが分かる（ステップ３４２）。次いでその関連情報をユーザに通知するか否かを比較する（ステップ３４３）。ユーザにとり、Ｗｅｂページの情報は重要である可能性が高いので、プリンタドライバ等の付属のツール（図示せず）を使用して、関連情報も一緒にユーザに通知する（ステップ３４４）。ユーザは通知に基づき関連情報のプリントを行うなど操作する（ステップ３１９）。

これによりユーザは、プリント等のドキュメントの変遷時にＩＤを元にオリジナルドキュメントの関連情報を問い合わせ、関連情報の内容に対してもプリント作業の様な操作を行うことが出来る。

次に図１４のフローチャートを用いて、複数の変遷を経た変遷ドキュメントに加筆等のデータ補正がなされている場合に、補正箇所を抽出する過程について述べる。オリジナルドキュメントが変遷ドキュメントとしてシート紙上にプリントされ、前述の図１１、図１２に従い、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントは共通のＩＤにより関連情報をドキュメント管理システム１０により管理されている状態とする。

シート紙上の変遷ドキュメントに加筆が為された後シート紙をスキャンすると、ドキュメント管理システム１０は、ステップ３１７を終了後、共通のＩＤから変遷前のオリジナルドキュメントと、スキャンした変遷ドキュメントとの間の補正箇所である差分情報を検出するか否かをユーザに質問する（ステップ３５１）。これは複製装置５０のコントロールパネル（図示せず）上に表示する等してユーザに提示され、ドキュメント管理システム１０はユーザからの指示を待つよう制御される。

ユーザが差分情報の検出を指示すると、ドキュメント保存手段６０にアクセスしてオリジナルドキュメントの画像データを問い合わせて、補正前の画像データを得る（ステップ３５２）。オリジナルドキュメントの画像データとスキャンした変遷データのフォーマットを合わせて比較して、両ドキュメント間の差分を検出し（ステップ３５３）、コントロールパネル（図示せず）を用いてユーザに提示する（ステップ３５４）。

ドキュメント管理システム１０は、検出された差分情報を、スキャン操作により得た変遷ドキュメントに関する関連情報として、ＩＤや操作履歴と共に関連情報テーブル１３０に保存するかどうかをユーザに質問し、ユーザからの指示を待つ（ステップ３５５）。ユーザが差分情報の保存を指示すると関連情報テーブル１３０の、スキャン操作による変遷ドキュメントに関する関連情報中に差分情報を追記する（ステップ３５６）。これによりユーザは、ドキュメントを変遷する間に必要を生じた場合、共通のＩＤを元に差分情報を得ることが可能となる。

次に図１５のフローチャートを用いて、複数の変遷を経る間に行われた差分である補正内容を取捨選択しながら変遷ドキュメントに適用する過程について述べる。例えば、オリジナルあるいは変遷ドキュメント→プリント→加筆→スキャンを繰返した変遷ドキュメントのオリジナルドキュメントを指定して、必要とする画像データをプリントする場合について説明する。前述の図１１、図１２に従い、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントは共通のＩＤにより関連情報をドキュメント管理システム１０により管理されている状態とする。

スキャン操作による再入力により、ドキュメント管理システム１０では、関連情報テーブル１３０に操作履歴を追記する（ステップ３２０）。この時、差分情報も関連情報として保存される。これにより複数の変遷を経る間の作業内容が操作履歴の内容として管理可能となる。このように管理された変遷ドキュメントに対して再度プリントしようとする場合、共通のＩＤを元に操作履歴を参照し、複数の差分情報の一覧を提示し、一覧から差分情報を取捨選択して、差分情報を反映させたプリントが可能となる。

ユーザが任意の変遷ドキュメントのプリントを指示すると、ステップ３１７を終了後、プリンタドライバ等の付属のツール（図示せず）を使用して、変遷ドキュメントの関連情報テーブル１３０の関連情報から過去の操作の差分内容を問い合わせて取得するかどうかを比較する（ステップ３６１）。ユーザが問い合わせを指示すると、共通のＩＤを有するオリジナルドキュメントあるいは変遷ドキュメントの関連情報に差分内容を問い合わせる（ステップ３６２）。今回のプリント操作に適用可能な加筆操作等による差分内容が関連情報にあるか否かを比較し、あれば差分内容を抽出し（ステップ３６３）、複製装置５０のコントロールパネル（図示せず）上に表示する等して一覧をユーザに提示する（ステップ３６４）。ユーザはプリント操作に適用したい差分内容を選択し（ステップ３６５）、差分内容と共に、変遷ドキュメントをプリントする（ステップ３１９）。

ドキュメント管理システム１０は、ステップ３６５にてユーザが差分内容を選択指示すると、関連情報テーブル１３０の、プリント操作による変遷ドキュメントに関する関連情報中に選択された差分内容を追記する（ステップ３６６）。これによりユーザは、ドキュメントを変遷する間に、共通のＩＤを元に差分内容を取捨選択可能となる。

次に図１６のフローチャートを参照して、ドキュメント管理システム１０内で管理されているドキュメント全体に対して、任意のステータスの制御を及ぼしたい場合、例えば、ドキュメントの削除要求が成され、削除要求のステータスを与えられた場合の過程について述べる。ステータスは、共通のＩＤで認識されるドキュメント全てに影響を及ぼすものである。ユーザによる削除要求のステータスは、ドキュメント管理アプリケーション（図示せず）等のドキュメント管理システム１０に付属のツールを使用して、該当ドキュメントを指定し削除を指示することにより成される。削除要求は、ドキュメント管理システム１０の、ドキュメント保存手段６０内に保存される画像データ自体や、ドキュメント管理データベース２０内の関連情報等も削除するよう要求する事となる。

従って削除要求が為されると、ステップ３１７を終了後、先ずステータス変更を必要とするか否かを判断する（ステップ３７１）。ステータス変更を必要とすると判断されると、該当ドキュメントに対して、ステータス変更により影響を及ぼされ得る情報を収集する（ステップ３７２）。収集された情報を解析して、ステータス変更の影響を及ぼされる情報が存在するか否かを比較する（ステップ３７３）。影響を及ぼされる情報が存在する場合は、ユーザに情報を提示し、更にどのように扱うか（削除要求された事だけをステータスに反映しデータを不活性状態にして残すか、保存された画像データ自体ごと削除するか、操作履歴等の関連情報も削除するか等）質問する（ステップ３７４）。ユーザからの指示に従い処理し（ステップ３７５）、完了後当該ドキュメントに対してのステータスを変更する（ステップ３７６）。

このような削除要求の処理を完了後であっても、シート紙にＩＤを付与されてプリントされた変遷ドキュメントが存在している場合が有る。削除要求の処理を完了後に、シート紙上の変遷ドキュメントがスキャンされると、ドキュメント管理システム１０にあっては、削除要求のステータスとスキャン操作との整合性が得られなくなる。次に図１７のフローチャートを参照して、ステータス処理に整合するためのドキュメント操作の過程について述べる。

シート紙上の変遷ドキュメントのスキャンがおこなわれ、ＩＤの照合が成されると、当該ドキュメントのステータスも照合され、削除要求が出されていると判定され、スキャン操作との整合性が確認される（ステップ３８１）。スキャン操作は、ドキュメント管理システム１０内で削除要求されたドキュメントに対して、未削除であったシート紙が操作されることとなり、整合性が保てないと確認されると、ドキュメント管理システム１０は、ユーザに対して整合性を保つための対処の一覧を提示する（ステップ３８２）。ユーザは、一覧から対処法を選択出来、あるいはスキャン操作自体のキャンセルができる。

一覧としては、例えば、不活性状態に成っていた画像データ自体や関連情報を活性化させる、ドキュメント管理システム１０に既に登録されたＩＤを使用し関連情報を新たに追記してゆく、新規にＩＤを発行し新ドキュメントとして登録する、ドキュメント管理システム１０内での操作を禁止するためスキャン操作を中断する等が提示される。ステップ３８３で現操作の中断を指示されると、ドキュメント管理システム１０のシステム操作を終了する（ステップ３２１）。

ステップ３８３で操作が継続され、新規にＩＤを発行する場合は（ステップ３８４）、スキャンしたドキュメントに新規のＩＤが与えられ、ドキュメント管理データベース２０の識別情報テーブル１２０に登録される（ステップ３８５）。ステップ３８３で操作が継続されるものの、新規のＩＤ発行の指示が無い場合は（ステップ３８４）、削除要求により不活性化したドキュメントや関連情報を活性化し（ステップ３８６）、ドキュメントのステータス変更（ステップ３８７）をしても良い。又、ステップ３８６で活性化せずにＩＤのみ流用し、操作情報を記録する（ステップ３１９）等しても良い。

このように共通のＩＤが付与されることから、ドキュメント全体にステータスを反映可能であり、又、ステータス処理完了後の変遷ドキュメントの作成操作がステータスと整合性を得られるよう管理する事も可能となる。

更に本実施例においても前述の実施例１と同様に、ドキュメント管理システム１０は、ユーザの権限に基づくセキュリティレベルでの情報管理や、ドキュメントが作成されるドメインに基づくセキュリティレベルでの情報管理も可能である。ユーザの権限に基づくセキュリティレベルでの情報管理のために、ドキュメント管理システム１０は、ユーザ構成メンバーの情報と役割・権限を管理するテーブルを備えるデータベースシステムからなるユーザ情報管理手段（図示せず）を有していて、メンバーの役割や権限に応じてどのセキュリティレベルでのアクセスが可能であるかを、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントに共通に付与されるＩＤと対応付けて管理している。

これによりドキュメント管理システム１０は、ユーザ情報と対応付けられるセキュリティ的なアクセス制御情報により、図１１のステップ３１３のドキュメントに対する操作の発生に関して制限をかけたり、図１３のステップ３４３の関連情報のユーザへの通知に関して制限をかけたり出来る。更にドキュメント管理システム１０は、図１４のステップ３５４のドキュメントの差分の提示に関して制限をかけたり、図１７のステップ３８２、３８４、３８６の各種判断や指示に関して制限をかけたり出来る。

又例えばドキュメント管理システム１０は、複数のネットワークドメイン間で、どのセキュリティレベルでドキュメント媒体に情報を付与出来るか、あるいは複数のネットワークドメイン間で、ユーザのセキュリティレベルによって相互に関連情報を参照可能に出来るかを、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントに共通に付与されるＩＤと対応付けて管理する。このドメインに基づくセキュリティレベルの管理をするため、ドキュメント管理システム１０は、ユーザ構成メンバーの情報と役割・権限を管理するテーブルを備えるデータベースシステムからなるユーザ情報管理手段（図示せず）及び、ドキュメント管理システム１０が設置されているネットワークの情報を管理するテーブルを備えるデータベースシステムやドメインコントローラ等からなるネットワーク情報管理手段を備える。

これにより例えばドキュメント管理システム１０は、オリジナルドキュメントが、別のドキュメントを参照していた場合であって、この参照されるドキュメントが、一定の権限を持ったネットワークドメインからでしかアクセス出来ない場合には、オリジナルドキュメントの変遷時に、参照されるドキュメント情報の記述を除くよう制限を掛けられる。

更に例えばドキュメント管理システム１０は、地理的に離れている同じ企業の支店同士の場合であって、共通のＩＤを元に相互に認証が可能なドメインであれば、相互に関連情報や画像データを参照可能とする。この時各ネットワークドメインは、夫々必要とする部分の関連情報や画像データを保有したり、あるいは全ての情報を所定のドメインが管理する等、関連情報の活用法に応じて任意である。

このように構成される本実施例にあっては、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントに共通のＩＤを付与する事により、実施例１と同様、ドキュメントの変遷に関わらず、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントを対応付ける関連情報を得られる。従って共通のＩＤにより各種変遷によりスタイルが異なるオリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントを、ネットワークを含めて全体を対応付けて管理する事により、ドキュメント管理の機能、性能及び信頼性の向上を得られる。

尚本発明は上記実施例に限定されず、その趣旨を変えない範囲での変更は可能であって、例えばドキュメント管理システムの構成は限定されず、ドキュメント変遷手段は、スキャナ、プリンタあるいはＬＡＮインターフェース等を有するＭＦＰあるいはスキャナ、プリンタ、ファクシミリ、キーボード等の単体である等任意であるし、ネットワーク接続も社内ＬＡＮや社外ＷＡＮ等限定されない。又、ドキュメント関連情報管理手段に記録されるドキュメント関連情報も、システムの管理に必要なあらゆる情報が可能である。更にドキュメントの管理内容も、ドキュメントを変遷する間に夫々のドキュメントを対応付けるのに必要とされるものであれば限定されない。

更に本実施例では、装置内部に本発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、且つ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態はいずれの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のOS（オペレーティング・システム）等と協動してその機能を実現させるものであっても良い。

本発明の実施例１のドキュメント管理システムを示すブロック図である。 本発明の実施例１の図１に示すドキュメント保存手段及びドキュメント管理データベースの詳細を示す説明図である。 本発明の実施例１のオリジナルドキュメントの登録時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例１のドキュメントの変遷による識別情報テーブルの更新操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例１のプリント出力時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例１のスキャン時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例１のドキュメントの変遷による修正箇所抽出時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例１のドキュメントの削除要求時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例１のドキュメントのユーザのアクセス制限時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例１のドキュメントのドメインのアクセス制限時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例２のドキュメントの変遷に伴うドキュメント管理操作全体を示すフローチャートである。 本発明の実施例２のドキュメントのプリント出力時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例２のドキュメントの関連情報を問い合わせる時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例２のドキュメントの補正箇所を抽出する時の管理操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例２のドキュメントを変遷する間のデータの差分を管理する時の操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例２のドキュメントにステータスを与えた時の操作を示すフローチャートである。 本発明の実施例２のステータス処理と他の処理との整合性を取る時の操作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０…ドキュメント管理システム
２０…ドキュメント管理データベース
３０…ファイルサーバ
４０…ワークステーション
５０…複製装置
６０…ドキュメント保存手段
７０…ファックス装置
８０…バーコード読み取り装置
８５…電子透かし読み取り装置
９０…ドキュメント読み取り装置
１００…ドキュメントファイル
１１０…フォルダ
１２０…識別情報テーブル
１３０…関連情報テーブル

Claims (17)

1. オリジナルドキュメントを保存するオリジナルドキュメント保存ステップと、
   前記オリジナルドキュメントの識別符号を登録する識別符号登録ステップと、
   前記オリジナルドキュメントを順次変遷して変遷ドキュメントを作成する毎に、前記識別符号と共通の識別符号により照合されるドキュメント関連情報を記録し、前記オリジナルドキュメントを順次変遷する間に、前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理するドキュメント関連情報記録ステップとを具備することを特徴とするドキュメント管理方法。
2. 前記変遷ドキュメントを作成する毎の前記ドキュメント関連情報は、夫々前記変遷の内容または前記同一の識別符号を含むことを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理方法。
3. 前記変遷ドキュメントを記録媒体に作成する場合、前記記録媒体に前記共通の識別符号を記録する識別符号記録ステップを更に具備することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理方法。
4. 前記識別符号記録ステップは、前記記録媒体に機械読み取り可能コードからなる前記共通の識別符号を記録することを特徴とする請求項３記載のドキュメント管理方法。
5. 前記識別符号との照合を条件として、前記ドキュメント関連情報を問い合わせるドキュメント関連情報問い合わせステップを更に具備することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理方法。
6. 前記変遷ドキュメントを作成する毎の前記ドキュメント関連情報は、夫々前記変遷の内容を含み、前記ドキュメント関連情報問い合わせステップは、前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷の内容の差分を抽出することを特徴とする請求項５記載のドキュメント管理方法。
7. 前記ドキュメント関連情報問い合わせステップは、前記同一の識別符号で照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントのステータスを問い合わせて、前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントを特定な状態に設定することを特徴とする請求項５記載のドキュメント管理方法。
8. 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記ドキュメント関連情報問い合わせステップを制限する第１のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項５記載のドキュメント管理方法。
9. 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの変遷を制限する第２のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理方法。
10. オリジナルドキュメントを保存するオリジナルドキュメント保存ステップと、
    前記オリジナルドキュメントの識別符号を登録する識別符号登録ステップと、
    前記オリジナルドキュメントを順次変遷して変遷ドキュメントを作成する毎に、前記識別符号と共通の識別符号により照合されるドキュメント関連情報を記録し、前記オリジナルドキュメントを順次変遷する間に、前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理するドキュメント関連情報記録ステップとをドキュメント管理のハードウェアに実行させるためのドキュメント管理プログラム。
11. 前記変遷ドキュメントを作成する毎の前記ドキュメント関連情報は、夫々前記変遷の内容または前記同一の識別符号を含むことを特徴とする請求項１０記載のドキュメント管理プログラム。
12. 前記変遷ドキュメントを記録媒体に作成する場合、前記記録媒体に前記共通の識別符号を記録する識別符号記録ステップを更に具備することを特徴とする請求項１０記載のドキュメント管理プログラム。
13. 前記識別符号との照合を条件として、前記ドキュメント関連情報を問い合わせるドキュメント関連情報問い合わせステップを更に具備することを特徴とする請求項１０記載のドキュメント管理プログラム。
14. 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記ドキュメント関連情報問い合わせステップを制限する第１のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項１３記載のドキュメント管理プログラム。
15. 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの変遷を制限する第２のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項１０記載のドキュメント管理プログラム。
16. 同一の識別符号を付してなるオリジナルドキュメント及び前記オリジナルドキュメントを順次変遷してなる変遷ドキュメント間のドキュメント管理システムにおいて、
    前記同一の識別符号を付して、前記オリジナルドキュメントに基づき順次変遷して変遷ドキュメントを形成するドキュメント変遷手段と、
    前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの前記共通の識別符号を照合する識別符号照合手段と、
    前記同一の識別符号により特定され、前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関連するドキュメント関連情報を記録するドキュメント関連情報管理手段と、
    前記識別符号照合手段にて同一の識別符号と照合されるのを条件として、前記ドキュメント変遷手段を操作するドキュメント操作手段とを具備し、
    前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理することを特徴とするドキュメント管理システム。
17. 前記ドキュメント操作手段は、前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの変遷を制限することを特徴とする請求項１６記載のドキュメント管理システム。

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