JP2005025736A - ドキュメント管理方法、ドキュメント管理プログラム及びドキュメント管理システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】 ドドキュメント管理システム10に登録するオリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントの全てに共通のIDを付与して、キュメント管理システム10のドキュメント管理データベース20には、操作履歴を含め、オリジナルドキュメント及び変遷ドキュメントの管理に関する全ての情報を共通のIDと共に記録する。ドキュメントを変遷操作する時あるいはドキュメントに問い合わせをする時には、識別符号照合手段により共通のIDを元にドキュメントを対応付けて、関連情報も考慮しながら変遷操作の管理を行う。
【選択図】図1
Description
20…ドキュメント管理データベース
30…ファイルサーバ
40…ワークステーション
50…複製装置
60…ドキュメント保存手段
70…ファックス装置
80…バーコード読み取り装置
85…電子透かし読み取り装置
90…ドキュメント読み取り装置
100…ドキュメントファイル
110…フォルダ
120…識別情報テーブル
130…関連情報テーブル
Claims (17)
- オリジナルドキュメントを保存するオリジナルドキュメント保存ステップと、
前記オリジナルドキュメントの識別符号を登録する識別符号登録ステップと、
前記オリジナルドキュメントを順次変遷して変遷ドキュメントを作成する毎に、前記識別符号と共通の識別符号により照合されるドキュメント関連情報を記録し、前記オリジナルドキュメントを順次変遷する間に、前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理するドキュメント関連情報記録ステップとを具備することを特徴とするドキュメント管理方法。 - 前記変遷ドキュメントを作成する毎の前記ドキュメント関連情報は、夫々前記変遷の内容または前記同一の識別符号を含むことを特徴とする請求項1記載のドキュメント管理方法。
- 前記変遷ドキュメントを記録媒体に作成する場合、前記記録媒体に前記共通の識別符号を記録する識別符号記録ステップを更に具備することを特徴とする請求項1記載のドキュメント管理方法。
- 前記識別符号記録ステップは、前記記録媒体に機械読み取り可能コードからなる前記共通の識別符号を記録することを特徴とする請求項3記載のドキュメント管理方法。
- 前記識別符号との照合を条件として、前記ドキュメント関連情報を問い合わせるドキュメント関連情報問い合わせステップを更に具備することを特徴とする請求項1記載のドキュメント管理方法。
- 前記変遷ドキュメントを作成する毎の前記ドキュメント関連情報は、夫々前記変遷の内容を含み、前記ドキュメント関連情報問い合わせステップは、前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷の内容の差分を抽出することを特徴とする請求項5記載のドキュメント管理方法。
- 前記ドキュメント関連情報問い合わせステップは、前記同一の識別符号で照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントのステータスを問い合わせて、前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントを特定な状態に設定することを特徴とする請求項5記載のドキュメント管理方法。
- 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記ドキュメント関連情報問い合わせステップを制限する第1のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項5記載のドキュメント管理方法。
- 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの変遷を制限する第2のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項1記載のドキュメント管理方法。
- オリジナルドキュメントを保存するオリジナルドキュメント保存ステップと、
前記オリジナルドキュメントの識別符号を登録する識別符号登録ステップと、
前記オリジナルドキュメントを順次変遷して変遷ドキュメントを作成する毎に、前記識別符号と共通の識別符号により照合されるドキュメント関連情報を記録し、前記オリジナルドキュメントを順次変遷する間に、前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理するドキュメント関連情報記録ステップとをドキュメント管理のハードウェアに実行させるためのドキュメント管理プログラム。 - 前記変遷ドキュメントを作成する毎の前記ドキュメント関連情報は、夫々前記変遷の内容または前記同一の識別符号を含むことを特徴とする請求項10記載のドキュメント管理プログラム。
- 前記変遷ドキュメントを記録媒体に作成する場合、前記記録媒体に前記共通の識別符号を記録する識別符号記録ステップを更に具備することを特徴とする請求項10記載のドキュメント管理プログラム。
- 前記識別符号との照合を条件として、前記ドキュメント関連情報を問い合わせるドキュメント関連情報問い合わせステップを更に具備することを特徴とする請求項10記載のドキュメント管理プログラム。
- 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記ドキュメント関連情報問い合わせステップを制限する第1のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項13記載のドキュメント管理プログラム。
- 前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの変遷を制限する第2のセキュリティステップを更に具備することを特徴とする請求項10記載のドキュメント管理プログラム。
- 同一の識別符号を付してなるオリジナルドキュメント及び前記オリジナルドキュメントを順次変遷してなる変遷ドキュメント間のドキュメント管理システムにおいて、
前記同一の識別符号を付して、前記オリジナルドキュメントに基づき順次変遷して変遷ドキュメントを形成するドキュメント変遷手段と、
前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの前記共通の識別符号を照合する識別符号照合手段と、
前記同一の識別符号により特定され、前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関連するドキュメント関連情報を記録するドキュメント関連情報管理手段と、
前記識別符号照合手段にて同一の識別符号と照合されるのを条件として、前記ドキュメント変遷手段を操作するドキュメント操作手段とを具備し、
前記同一の識別符号により照合される前記オリジナルドキュメント及び前記変遷ドキュメントに関する前記ドキュメント関連情報を継続的に管理することを特徴とするドキュメント管理システム。 - 前記ドキュメント操作手段は、前記識別符号との照合を条件として、アクセスレベルに応じて前記オリジナルドキュメントあるいは前記変遷ドキュメントの変遷を制限することを特徴とする請求項16記載のドキュメント管理システム。
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