JP2011198245A - 文書管理システム - Google Patents
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Abstract
【課題】キャビネット毎にインデックス項目の定義と文書データを管理している文書管理システムにおいて、インデックスの付与を容易に行えるようにする。
【解決手段】第1のデータベースにログイン可能なユーザが、第2のデータベースに格納されている文書データに対して、当該第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を付与できるようにする。
【選択図】図7
【解決手段】第1のデータベースにログイン可能なユーザが、第2のデータベースに格納されている文書データに対して、当該第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を付与できるようにする。
【選択図】図7
Description
本発明は、文書管理システムに関し、より具体的にはインデックスによって文書データを管理する文書管理システムに関する。
従来、文書管理システムでは、文書データをキャビネット(データベース)単位で管理している。キャビネットは管理の単位であるため、付与するインデックスの種類や、アクセス可能なユーザおよびアクセス権などについても、キャビネット毎に設定、管理することができる。このキャビネットを部門やプロジェクトごとに運用することにより、アクセス可能なユーザの設定、文書データへのセキュリティなどの管理業務を容易に実行することができる。
一方、実際にキャビネットを使用するユーザは、業務上他部門の情報へのアクセスを行う(例えば開発部門のユーザが他の部門(例えば企画部門)のキャビネットにアクセスする)必要が生じることがあった。このような場合、従来他部門が管理する文書データを閲覧するためには、以下のような方法が用いられていた。
・キャビネットに直接ユーザがアクセスすることなくオフラインで文書データを送付する
・他部門のキャビネットに対してアクセス要求が発生する都度、ユーザ/アクセス権を設定する
・キャビネットに直接ユーザがアクセスすることなくオフラインで文書データを送付する
・他部門のキャビネットに対してアクセス要求が発生する都度、ユーザ/アクセス権を設定する
以上の方法のうち、1番目の方法ではセキュリティ/文書データのメンテナンス性の面で有効な手段ではない。よって、キャビネットにおける文書管理を考慮すると、通常は2番目の方法がとられることが多い。しかし、前述の通り各々のキャビネットはユーザ管理や付与するインデックスに関して部門等ごとに独自の管理を行っており、他部門のキャビネットへのアクセスを行う際には、その都度ユーザの追加設定が必要である。このような場合、ユーザは別の部門で付与されている付加情報(すなわち自部門とは異なる情報)を基に、文書のアクセスを行う必要がある。
例えば、ある製品を参照するためのインデックス情報として、開発部門は開発名称を使用するのに対し、企画部門では製品名称を使用するなど、部門ごとに異なる情報を使用することがある。
また、特許文献1では、ある文書管理装置で管理されている文書データを、別の文書管理装置へ複写する場合に、インデックスも一緒に複写するシステムが提案されている。
上述の先行技術では、文書データを複写する場合に、同じインデックス項目にインデクス値も一緒に複写することで、インデックス値を保持する。よって、以前と同じインデックス項目で検索することが可能である。また、複写先に複写元と同じインデックス項目が定義されていなかったときは、予め設定された複写ルールに従い、複写元のインデックス項目の値を複写先の別のインデックス項目に付与している。しかし、複写先のインデックス項目が変わってしまうと、ユーザが検索を行う際、複写先の装置に応じて検索するインデックス項目を変更するようにユーザ自身が気をつける必要があるので、検索処理が煩雑になるという問題がある。
本発明では、ユーザが文書データにインデックス値を付与する場合は、格納されているデータベースに依存せずに文書データに同じインデックスを設定することによって、文書データの検索を効率よく処理することを目的としている。
上記目的を達成するために本発明の文書管理システムは、複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理システムであって、第1のデータベースにログインできる第1ユーザに対して、第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定手段と、文書公開設定手段で第1ユーザが第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、第1ユーザの指示に基づいて、第2のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録手段とを備えることを特徴とする。
本発明によれば、第1のデータベースにログイン可能なユーザが、他のデータベース(第2のデータベース)に格納されている文書データに対して、当該第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を付与できるようにする。他のデータベースで管理されている文書データに対して同一のインデックス項目で検索が可能になり、業務を効率的に処理できるようにすることができる。
また、第1のデータベースのデータとして、該付与されたインデックス値を登録することで、該第2のデータベースで管理されているインデックス項目を増やさずに済む。
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
<システム概念>
図1は本発明の一実施形態に係る文書管理システムのシステム概念図である。図1において、LAN101は、ローカルエリアネットワーク(LAN)を示す。クライアント用パーソナルコンピュータ(以下「クライアントPC」)111、および本発明の文書管理システムを有するサーバー用パーソナルコンピュータ(以下「サーバーPC」)121が各々LAN101に接続されている。また、文書管理システムのクライアント機器として指示が可能なUIを持った複合デバイス131もLAN101に接続されている。
図1は本発明の一実施形態に係る文書管理システムのシステム概念図である。図1において、LAN101は、ローカルエリアネットワーク(LAN)を示す。クライアント用パーソナルコンピュータ(以下「クライアントPC」)111、および本発明の文書管理システムを有するサーバー用パーソナルコンピュータ(以下「サーバーPC」)121が各々LAN101に接続されている。また、文書管理システムのクライアント機器として指示が可能なUIを持った複合デバイス131もLAN101に接続されている。
クライアントPC111は、ブラウザを有しており、LAN101に接続でき、かつサーバーPC121に指示が可能なPCであればよい。他の構成については、特に限定するものではない。
次に、サーバーPC121は、文書管理システムのサーバー機能を有するコンピュータ(文書管理サーバー)であればいずれの装置も用いることができる。すなわち、サーバーPC121は、クライアントPC111や複合デバイス131(以降、2つを総称して「クライアント」と表現)のブラウザから文書管理に関する表示指示や操作指示を受ける。このような要求を受けると、その要求に応じた処理結果の要求を送信したクライアントのブラウザに返す処理を行う。
なお本発明において、サーバーPC121およびクライアント間の通信手法については特に限定するものではない。
また複合デバイス131は、クライアントPC111と同様に、ブラウザを有しており、LAN101に接続でき、かつサーバーPC121に指示が可能とする。また、複合デバイス131は、その他にコピー・プリント・FAXなどの機能を有するものとするが、構成要素であるプリント部、スキャン部、ファクス送受信手段等をすべてもしくは部分的に有するものであれば特に限定するものではない。
<PCのハードウェア構成>
次に図2は、本実施形態の図1に示したサーバーPC121及びクライアントPC111の構成図である。基本的に各PCの構成は共通であるため、代表して図2を用いて説明することとする。
次に図2は、本実施形態の図1に示したサーバーPC121及びクライアントPC111の構成図である。基本的に各PCの構成は共通であるため、代表して図2を用いて説明することとする。
図2において、ビデオRAM(VRAM) 201は、CRT表示装置202の画面に表示される文字、イメージを展開記憶する。CRT表示装置202は、VRAM201から取得した表示情報を画面に表示する装置である。例えば、クライアントPC111の場合、ブラウザ等はここに表示される。
ビットムーブユニット(BMU)203は、メモリ間あるいはメモリと各デバイス間のデータ転送を制御する。
キーボード204は、入力に関する各種キーを備えた入力デバイスの1つである。
ポインティングデバイス(PD)205は、画面上でアイコンなどを指し示し、ボタンクリックやドラッグなどの指示を行う。
ポインティングデバイス(PD)205は、画面上でアイコンなどを指し示し、ボタンクリックやドラッグなどの指示を行う。
CPU206は、ROM208に記憶された制御プログラム(本発明に係る処理を実行するプログラムやエラー処理プログラムをはじめ、後述する本発明を実現するためのプログラムも含む)に基づいて本装置の各部を制御する。RAM209は、上述した各プログラムをCPU206が実行する際にワークエリアとして、またエラー処理時の一時退避エリアとして用いられる。ハードディスクドライブ(HDD)210、フロッピーディスクドライブ(FDD、登録商標)211は、後述するアプリケーションプログラムやデータ、データベース、ライブラリなどの保存用に用いられる。ネットワークインターフェイス(NET−I/F)212は、各機器間でネットワークを経由してデータ転送を行うためにネットワーク上のデータ制御、診断を行う。
I/Oバス207は、上述した各ユニット間を接続する役割を担い、アドレスバス、データバス及び制御バスからなる。上記構成において、装置に電源を投入すると、CPU206は、ROM208のブートプログラムに従って装置を初期化し、HDD210からOSのロードを行った後、各種アプリケーション等を動作させる。なお、本実施形態の装置は、汎用の情報処理装置(パーソナルコンピュータ等)を基礎にしているので、プログラムはハードディスク等に記憶されているものとしたが、ROMに記憶させるようにしてもよい。したがって、使用する記憶媒体によって本発明が限定されるものではない。
<複合デバイスのハードウェア構成>
図3は、図1に示す複合デバイス131のハードウェア構成図である。なお、本例では、マルチファンクションプリンタとした場合を示している。フィーダ(原稿自動送り部)300は、スキャナ部300でスキャンを行う際に自動で紙を送る機構である。原稿のスキャナ部301は、紙の画像をスキャンして対応する画像データを生成する。UI部302は、本発明のサーバーPC121に対する操作指示の入力を行うブラウザを表示する。給紙部303は印刷の際に印刷用紙を装置内に送る機構である。
図3は、図1に示す複合デバイス131のハードウェア構成図である。なお、本例では、マルチファンクションプリンタとした場合を示している。フィーダ(原稿自動送り部)300は、スキャナ部300でスキャンを行う際に自動で紙を送る機構である。原稿のスキャナ部301は、紙の画像をスキャンして対応する画像データを生成する。UI部302は、本発明のサーバーPC121に対する操作指示の入力を行うブラウザを表示する。給紙部303は印刷の際に印刷用紙を装置内に送る機構である。
印刷部304は、給紙部303から送られてきた用紙にトナーを定着させて印刷を行う機構である。排紙部305は、印刷部304にて印刷された用紙を排紙する機構である。フィニッシング装置306は、排紙部305から排紙された紙に対しユーザ指示に従ってステープルやパンチといった処理を行う機構である。排紙トレイ307は、最終的に印刷・フィニッシングされた印刷物を保持するトレイである。
<複合デバイスの情報処理機能>
図4は、複合デバイス131の情報処理機能の概略構成図を示す。ユーザインタフェース部400は、操作者に対しユーザインタフェースを提供し、これにより操作者はシステムに指示等の入力ができる。ユーザインタフェース部400で用いる入力装置は、専用キーボードでもよく、UI部302から直接指示可能なタッチパネルであってもよい。ネットワークインターフェイス部401は、ネットワークを介して外部機器と通信を行う。
図4は、複合デバイス131の情報処理機能の概略構成図を示す。ユーザインタフェース部400は、操作者に対しユーザインタフェースを提供し、これにより操作者はシステムに指示等の入力ができる。ユーザインタフェース部400で用いる入力装置は、専用キーボードでもよく、UI部302から直接指示可能なタッチパネルであってもよい。ネットワークインターフェイス部401は、ネットワークを介して外部機器と通信を行う。
CPU402は、複合デバイス全体を制御するプログラムを実行する。ROM403は、組込済みプログラムおよびデータを記録する。RAM404は、一時メモリ領域であり、プログラム実行時にプログラムを展開する領域となる。HDD405は、大容量記憶メモリであり、外部機器から送られてきたデータなどを複合デバイス内に格納する領域となる。入出力インタフェース406は、各制御部間を接続する。
<ソフトウェアの構成>
図5は、本発明の一実施形態に係るソフトウェア構成図である。図5において、ネットワーク501は、例えば図1に示したLAN101のような接続機構である。なお、特にプロトコルは限定しないものとする。次にクライアントPC111内について説明する。
図5は、本発明の一実施形態に係るソフトウェア構成図である。図5において、ネットワーク501は、例えば図1に示したLAN101のような接続機構である。なお、特にプロトコルは限定しないものとする。次にクライアントPC111内について説明する。
ブラウザ502は、クライアントPC111上で起動するアプリケーションであり、文書管理サーバーPC121とのデータのやりとり結果を表示してユーザ指示の入力を促す。操作者が操作指示を行った場合は、入力された操作指示が送受信部503を経由してサーバーPC121に送信される。またサーバーPC121からの応答を送受信部503で受け取った結果を表示する。送受信部503は、ブラウザ502とサーバーPC121間の情報を送受信する。次に複合デバイス131内の構成について説明する。ブラウザ504は、複合デバイス131上で実行されるアプリケーションであり、ブラウザ502と同様、送受信部505を経由して、文書管理サーバーPC121とのやりとり結果を表示しユーザ指示の入力を促す。送受信部505は、ブラウザ504とサーバーPC121間の情報を送受信する。
サーバーPC121内の構成について説明する。サーバーアプリケーション506は、アプリケーション内の各処理部をクライアントからの要求に応じてRAM上にロードして処理を実行させる。送受信部507は、クライアントPC111や複合デバイス131の各送受信部503、505からのリクエスト情報を受け取り、制御部513に渡す。また、各処理部での結果を制御部513から受け取り、最終的にクライアントPC111や複合デバイス131に応答として返す処理を行う。
画面表示生成部508は、送受信部507が受け取った要求が画面表示データ生成の場合、制御部513からの指示を受けて、ブラウザ502、504に表示させるための画面表示データを生成する。静的なHTMLデータでもよく、JSPのような動的な画面表示データを生成してもよい。
ユーザ管理部509は、本発明の文書管理システムのユーザ管理を行う。文書公開設定手段としての文書管理部510は、本実施形態の文書管理を実現する根幹部分となる。文書管理部510は、文書の版管理や、チェックイン・チェックアウト処理を行うと共に、文書データに複数のキャビネットで定義されているインデックス項目の値を設定する。なお、具体的な処理方法に関しては後述する。
また、送受信部507から受け取ったクライアント指示が文書取得や操作の場合、ログイン管理部511がログインしている操作者の分類属性によって対象文書の判断を行い、対象文書の提供や操作を行う。ログイン管理部511は、クライアントPC111や複合デバイス131の各ブラウザ502、504を介したログイン要求に対して、ユーザ管理部509で管理するユーザ情報の許可設定などを用いて認証処理を行う。またログイン管理部511は、認証したユーザに対して、現在ログイン中のユーザ情報も管理する。さらに、文書管理部510からの指示を行った操作者の属性取得要求に対して、属性情報の提供を行う。
データベース部512は、データを管理するアプリケーションおよびデータの格納先である。具体的には、データベース部512は画面表示生成部508の生成する各画面データ、ユーザ管理部509の管理するユーザ情報、文書管理部510の管理する文書管理情報などを格納する。実際のデータの格納先としては、HDD、FDDもしくはRAMなどのハードウェアを用いることができる。データベース部512は、要求に応じて情報更新や情報提供を行う。最後に制御部513は、各処理間のやりとりを制御する。以上、これら各機器内のアプリケーション、処理部、格納部によって本実施形態は構成される。
<実施形態1におけるインデックス項目の値設定と文書管理部の関係>
図6および図7を用いて、サーバーPC121における、従来技術のインデックス項目の値設定および本発明の特徴である文書データに複数のキャビネットに定義されているインデックス項目を設定する方法について説明する。
図6および図7を用いて、サーバーPC121における、従来技術のインデックス項目の値設定および本発明の特徴である文書データに複数のキャビネットに定義されているインデックス項目を設定する方法について説明する。
図6は、本実施形態の特徴を説明するための従来例を示す図である。図6において、文書システムは、キャビネット600、フォルダー601、文書データ602で構成される。キャビネット600は、文書管理システムで呼称される名称であり、フォルダー601や文書データ602を管理する1つのデータベースを示している。一般に、文書管理システムは、キャビネットを複数管理することが可能である(すなわち、1つの文書管理サーバーで複数のデータベースを管理できる)。キャビネット600は、表610のインデックス項目の定義情報を有し、データベース部512に保持される。表611の文書データ項目および表612の各文書に付与されたインデックス項目の値も有する。表613は、キャビネット600を操作することが可能な操作者のユーザ情報を管理する。
本実施形態では、インデックス項目の定義610は、項目の名前と型で構成される。項目の名前は任意に付与することが可能で、型は各項目に対して入力されるデータの形式を示すものであり、文字列型、数値型、日付型など様々な設定が可能である。文書データ項目611は、キャビネットに含まれる文書の文書データを保持しており、文書名やサイズなどの文書を管理するための情報である。管理するデータは、文書データ602の文書名やサイズやページ数など様々に設定が可能であるが、その項目については特に限定されない。
インデックス項目の値612は、インデックス項目の定義610で定義された項目に対する値を、文書データ毎に保持することができる。インデックス項目の値612は、文書データを識別するID並びにインデックス項目の名前および値で構成される。フォルダー601は、キャビネット600の下に階層的に管理される。フォルダー601の下に更にフォルダーを作成することも可能である。
文書データ602は、フォルダー601の下に管理される。文書データ602は、文書データの実体(文書の本体データ「文書A」)およびインデックス項目の値で1つの文書データとして構成される。文書管理部510は、データベース512からそれぞれのデータを取得して文書データ602を構成する。ここで従来技術の問題点は、キャビネット毎にユーザ情報やインデックス項目の定義を管理しているため、ユーザのログインおよび文書データに設定されているインデックス項目の値は、その管理しているキャビネットの中でのみ有効であるということである。すなわち、キャビネット600に対して定義されているインデックス項目は表610で定義されている情報であるので、通常、表610のインデックス項目を用いて文書データ602に対するインデックス値が設定される。
例えば、文書管理システムが複数のキャビネットを管理している場合、キャビネット毎にユーザ情報やインデックス項目の定義が異なる。通常、各キャビネットは、部門毎やチーム毎に管理される為、管理者は、それぞれの管理に合わせたユーザの登録、インデックス項目の定義をするからである。従来、複数のチームを兼任しているユーザがいる場合、まず管理者は、ユーザが兼任している各チームのキャビネットを操作することができるように、キャビネット毎にユーザの登録と文書データのアクセス権を管理する必要がある。そして、複数のチームを兼任しているユーザは、それぞれのキャビネットにアクセスを行い文書データの操作を行うことができる。しかしながら、インデックス項目が異なるので各キャビネットで管理している各文書データに対してインデックス項目の値を設定する際に、兼任しているユーザはインデックス項目の名前に気をつけなければならず、操作が煩雑になるという問題がある。また、インデックス項目を指定して文書データの検索設定を行う場合も、操作が煩雑になるという問題もある。
そこで本発明では、上記課題を解決する為に、他のキャビネットにアクセスする場合のユーザ登録およびアクセス権の設定を個別に行うのではなく、当該他のキャビネットにログイン可能なユーザIDとアクセス権とを設定する。また、あるキャビネットで管理している1つの文書データに対して、別のキャビネットで定義されているインデックス項目を用いて値を設定することができるようにする。これにより、複数のキャビネットで同じインデックス項目の名前を用いて文書データの操作を行えるようにする。図7を用いて本処理の説明を行う。
図7は、本実施形態の文書管理システムの例を示す図である。文書管理部510は、2つのキャビネット600と700を管理している。キャビネット600と700は、データベース512中に保持され、それぞれ独立したデータベースである。キャビネット600に対するインデックス項目の定義情報は表610のように与えられ、キャビネット700に対するインデックス項目の定義情報は表710で与えられているものとする。キャビネット600で管理されているインデックス項目の値は表612で管理され、キャビネット700で管理されているインデックス項目の値は表711で管理されている。キャビネット600に格納されている文書データ701は、文書データ項目611で管理される実体データと、キャビネット600で管理されているインデックス項目の値612と、キャビネット700で管理されているインデックス項目の値711とで構成される。すなわち、キャビネット700で管理されるインデックス項目の値711を用いて、他のキャビネット600で管理される文書データ701に対してインデックスを付与することができるようにしている。文書管理部510は、データベース512からそれぞれのデータを取得して文書データ701を構成する。インデックス項目の値711は、キャビネット700で管理されているインデックス項目の定義710の項目名を用いて値が設定されている。
インデックス項目の値711には、キャビネットを識別するためのキャビネットID、対象の文書を識別するための文書ID、インデックス710で定義されているインデックスの名前とそのインデックス値とが格納されている。キャビネットIDと文書IDとは、インデックス値がどのキャビネットのどの文書データに付与されたものかを識別するために用いられる。キャビネット600を識別するIDと、文書Aを識別するIDとを設定することにより、別のキャビネット600で管理されている文書データ701に対して、キャビネット700で管理されているインデックス項目710を用いてインデックスの付与が可能となる。
キャビネット600を操作することが可能な操作者のユーザ情報は表613で管理され、キャビネット700を操作することが可能な操作者のユーザ情報は表712で管理されているものとする。ユーザ713は、キャビネット700のユーザが文書データ701を操作するためにキャビネット600にログインする際に、照合で使用する公開用ユーザのIDとパスワードである。ユーザ713は、ユーザ管理部509が登録および管理を行うもので、例えば、キャビネット700にアクセス可能なユーザであれば使用できるように設定される。キャビネット情報720は、キャビネット600にユーザID713を使ってアクセスした場合に、文書データに対して実行可能な操作(文書データの公開設定)とインデックスデータに実行可能な操作(インデックス項目の公開設定)とを示す情報が管理されている。なお、キャビネット情報720は、データベース512のキャビネット700で管理される。ユーザがキャビネット700にログインしようとした場合、まず、表712のデータを用いてログイン照合が行われる。そして、キャビネット700へのログインが許可されたユーザは、キャビネット情報720に保持されているユーザ名とパスワードとを用いて、キャビネット600へのアクセスを行えるようになる。
このように、本発明の特徴である文書管理部510およびユーザ管理部509によって、ログイン可能なユーザの作成とアクセス権の設定を行うことで、複数のユーザを登録することなく複数のキャビネットにログイン可能になる。その結果、文書データに複数のキャビネットに定義されているインデックス項目を容易にそれぞれ設定することが可能になる。
<実施形態1におけるログイン設定と文書データ公開設定する処理>
図8は、キャビネット700のユーザがキャビネット600にログインする際に使用可能なユーザ情報を作成し、キャビネット600の文書データの公開設定を登録する処理を示すフローチャートである。文書管理部510、ユーザ管理部509、制御部513および送受信部507は、ソフトウェアの一機能として実装され、CPU、RAM、HDD等で構成されるコンピュータにより実現される。同様にデータベース512は、各データを格納するデータベースアプリケーションをも含み、CPU、RAM、HDD等が実行、処理する。
図8は、キャビネット700のユーザがキャビネット600にログインする際に使用可能なユーザ情報を作成し、キャビネット600の文書データの公開設定を登録する処理を示すフローチャートである。文書管理部510、ユーザ管理部509、制御部513および送受信部507は、ソフトウェアの一機能として実装され、CPU、RAM、HDD等で構成されるコンピュータにより実現される。同様にデータベース512は、各データを格納するデータベースアプリケーションをも含み、CPU、RAM、HDD等が実行、処理する。
なお、フローチャートで示す手順を実行するプログラムあるいはコードが制御部510およびデータベース512のRAM、HDDのいずれかの記憶部に記憶され、CPUにより実行される。以降に説明するフローチャートを示す図でも同様である。
まず、S800で、ブラウザ502は、管理者ユーザからキャビネット600にログインするために入力されたユーザ名とパスワードとを受け付ける。次に、その受け付けたユーザ名とパスワードを、ネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。送受信部507は、受信したユーザ名とパスワードとを制御部513に渡す。制御部513は、当該渡された管理者ユーザのユーザ名とパスワードの照合を行う。管理者ユーザの照合が成功した場合はS801に進む。
S801では、管理者ユーザから、キャビネット700のユーザにアクセスを許可する公開先キャビネット600の選択を受け付ける。S802では、当該選択されたキャビネット600で管理されている文書データに対して、編集や読み取りを許可するか否かの設定を行う。S802で管理者ユーザからの文書データ公開設定変更指示を受け付けたブラウザ502は、その受け付けた文書データの公開設定と、S801で受け付けた選択キャビネットとを、ネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。文書データ公開設定および選択キャビネットの情報は、さらに制御部513に送信される。S803で、制御部513は、選択されたキャビネット600で管理されている文書データに対して指定された公開設定を判断する。
制御部513は、S803で文書データ公開設定を「なし」と判断した場合、S804に進み、文書データ701に対してアクセス権を設定しない。すでに、アクセス権が設定されている場合は、アクセス権を削除する。S805では、文書データ701が、ハードディスクドライブ(HDD)210上の管理者ユーザがアクセス可能な領域やキャビネット700のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどへバックアップされ、図13に示す処理を実行する。S806では、S807で作成したユーザ713のユーザ名とパスワードを削除する。
制御部513は、S803で文書データ公開設定を「読取」または「編集可」と判断した場合は、S807でユーザ名とパスワードを生成し、表613に登録を行う。S808は、制御部513は、S802で受信した文書データ公開設定に応じてアクセス権を判断する。文書データ公開設定が「編集可」と判断された場合、S809で文書データ701に対して編集可能なアクセス権を設定する。文書データ公開設定が「読取」と判断された場合、S810で文書データ701に対して読み取りのみ可能なアクセス権を設定する。
S811では、制御部513は、S804、S809、S810で設定したアクセス権並びにS807で生成したユーザ名およびパスワードをキャビネット情報720に登録する。
<実施形態1におけるインデックス公開設定する処理>
図9は、本実施形態におけるキャビネット600のインデックス公開設定と登録を行う処理を示すフローチャートである。キャビネット700のユーザが文書データ701に設定されているインデックス項目の値の表612を操作する場合、図9に示すフローチャートで設定された結果に従って処理が行われる。
図9は、本実施形態におけるキャビネット600のインデックス公開設定と登録を行う処理を示すフローチャートである。キャビネット700のユーザが文書データ701に設定されているインデックス項目の値の表612を操作する場合、図9に示すフローチャートで設定された結果に従って処理が行われる。
S900では、管理者ユーザからキャビネット600にログインするためのユーザ名およびパスワードを受け付けたブラウザ502は、その受け付けたユーザ名およびパスワードを、ネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。受信した送受信部507は、さらにユーザ名およびパスワードの情報を制御部513に送信する。受信した制御部513は、ユーザより受け付けたユーザ名とパスワードの照合を行う。
S901では、管理者ユーザから公開先のキャビネット700の選択を受け付ける。S902でユーザからのインデックス公開設定を受け付けたブラウザ502は、その受け付けたインデックス公開設定とS901で受け付けたキャビネットの選択とをネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。これを送受信部507は、さらに制御部513に送信する。
S902では、管理者ユーザによって指定されたインデックス公開設定の情報を受信する。キャビネット700のユーザに対してインデックス項目の値の表612の編集や読み取りを許可するかどうかの指示を受信する。
S903で、制御部513は、S902で受信したインデックス公開設定の情報に応じて、S807にて生成したユーザに対して指定されたインデックス項目の値の表612へのアクセス権を判断する。S904で、制御部513は、S903でインデックス公開設定を「なし」と判断した場合、アクセス権を設定しない。
S905で、制御部513は、S903でインデックス公開設定を「編集可」と判断した場合、編集可能なアクセス権を設定する。S906で、制御部513は、S903でインデックス公開設定を「読取」と判断した場合、読み取りのみ可能なアクセス権を設定する。S907では、制御部513は、S904、S905、S906で設定したアクセス権をキャビネット情報720に登録する。
<実施形態1における文書データ操作をする処理>
図10は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザが、キャビネット600の文書データ701に対して操作を行う処理を示すフローチャートである。S1000で、ユーザからログインするキャビネット700のユーザ名およびパスワードを受け付けたブラウザ502は、その受け付けたユーザ名およびパスワードを、ネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。送受信部507は、さらに当該受信したユーザ名およびパスワードの情報を制御部513に送信する。制御部513は、受信したユーザ名およびパスワードの照合をユーザ情報712に基づいて行う。
図10は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザが、キャビネット600の文書データ701に対して操作を行う処理を示すフローチャートである。S1000で、ユーザからログインするキャビネット700のユーザ名およびパスワードを受け付けたブラウザ502は、その受け付けたユーザ名およびパスワードを、ネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。送受信部507は、さらに当該受信したユーザ名およびパスワードの情報を制御部513に送信する。制御部513は、受信したユーザ名およびパスワードの照合をユーザ情報712に基づいて行う。
S1001で、制御部513は、S1000で照合した結果を判断する。照合した結果、ユーザ名およびパスワードが一致しない場合は、フローを終了する。S1001でユーザ名およびパスワードが一致すると判断された場合、S1002で制御部513は、キャビネット情報720からS811で登録した文書データ公開設定を取得する。
S1003で、制御部513は、S1002で取得した文書データ公開設定を確認する。文書データ公開設定が「なし」と判断された場合は、フローを終了する。S1003で文書データ公開設定が「読取」または「編集可」と判断された場合は、S1004で、制御部513は、キャビネット情報720よりS811で登録したユーザ名およびパスワードを取得する。同様にS907で登録したインデックス公開設定を取得する。
S1005で制御部513は、S1004で取得したユーザ名およびパスワードの照合をユーザ情報713に基づいて行う。S1006では、ユーザからの操作を受け付けたブラウザ502は、その受け付けた操作の内容をネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。受信した送受信部507は、制御部513に送信する。制御部513は、受信した操作を確認する。インデックス設定と判断した場合は、S1007で図11に示すインデックスの表示および編集を行うフロー処理を実行する。
S1008で、制御部513がS1006で受信した操作が「検索」であると判断した場合は、S1009で図12に示すインデックスより検索を行うフロー処理を実行する。もし、「検索」以外の操作と判断した場合は、S1010を実行する。S1010で、ユーザから選択文書データ閲覧操作を受け付けたブラウザ502は、その受け付けた操作の内容をネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。受信した送受信部507は、制御部513を介して文書管理部510に送信する。「選択文書データ閲覧」を受信した文書管理部510は、文書データを文書データ項目の表611より取得して返信する。文書データを受信したブラウザ502は、受信した文書データを表示する。
<実施形態1におけるインデックス項目の値を設定する処理>
図11は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザが、キャビネット600の文書データ701に対してインデックス項目と値とを設定する処理を示すフローチャートである。S1100で、ユーザから選択文書データ閲覧の操作を受け付けたブラウザ502は、その受け付けた操作の内容をネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。受信した送受信部507は、制御部513を介して文書管理部510に送信する。
図11は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザが、キャビネット600の文書データ701に対してインデックス項目と値とを設定する処理を示すフローチャートである。S1100で、ユーザから選択文書データ閲覧の操作を受け付けたブラウザ502は、その受け付けた操作の内容をネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。受信した送受信部507は、制御部513を介して文書管理部510に送信する。
S1101で、「選択文書データ閲覧」を受信した制御部510は、選択された文書データを取得する。また、選択された文書データに関連付けされているインデックスを、インデックス項目の値の表711から取得する。文書データに関連付けされているインデックスがない場合は、文書データと、表711で管理可能なインデックス項目の定義710とを取得する。取得した文書データと、キャビネット700で定義されているインデックス項目の情報と、表711で管理されているインデックス項目の値とを、ブラウザに送信して表示させる。表711に格納されているデータはキャビネット700で管理されているデータであるので、キャビネット700のユーザは、表711のインデックス項目の値を編集することが可能である。
S1102で、制御部513は、S1004で取得したインデックス公開設定の値を確認する。
S1102で、インデックス公開設定が「編集可」と判断された場合は、S1103に進み、キャビネット600の表612から、文書データ701に関連付けされているインデックス項目と値とを取得する。制御部513は、表612から取得したインデックス項目と値とをブラウザに送信する。すなわち、ブラウザ502は、S1101で受信した表711のインデックス項目と値に加えて、表612のインデックス項目と値とを表示する。この後、ユーザからインデックス設定指示(編集指示)が為されれば、当該表示されたインデックス項目の値(インデックス値)を設定することになる。
S1102で、制御部513は、インデックス公開設定を「読取」と判断した場合は、S1104で、S1103と同様に文書データ701に関連付けされているインデックス項目と値とを表612より取得する。制御部513は、表612から取得したインデックス項目と値とをブラウザに送信する。ブラウザ502は、S1101で受信した表711のインデックス項目と値に加えて、表612のインデックス項目と値とを表示する。このとき、表711で管理されているインデックス項目の値に対して、ユーザが編集することを可能にする。ただし、表612で管理されているインデックス項目の値に対しては編集できないように処理を行う。この処理には、操作を受け付けない、または操作を受け付けても表示を更新しないなど、様々な方法があるが、特に限定するものではない。
S1102でインデックス公開設定が「なし」と判断された場合は、S1105に進む。したがって、ブラウザ502は、S1101で受信した表711のインデックス項目と値とを表示しているが、表612のインデックス項目と値は表示しない。
S1105で、ユーザから、表711または表612で管理されているインデックス項目の値の設定指示(編集指示)を受け付けたブラウザ502は、受け付けたインデックスの値で表示を更新する。編集されたインデックス項目の値を、制御部513を介して文書管理部510に送信する。ユーザは、キャビネット600で管理されている文書に対して、キャビネット700で定義されているインデックス項目を用いてインデックス値(すなわち、表711で管理可能なインデックスの値)を付与することが可能になる。
前記編集されたインデックス項目の値が表711で管理しているデータであった場合、S1106で、文書管理部510は、更に、当該インデックス項目の値が更新されたキャビネットIDと文書データIDと特定する。そして、S1107では、S1106で特定したキャビネットIDと文書データIDとに関連付けられている表711のインデックス項目の値に、更新されたインデックス項目の値を登録する。すなわち、受信したインデックスの値がS1101で取得した表711の値と異なる値になっている場合、当該インデックスの値は更新されていると判断して、表711のデータを更新(設定)する。
S1108では、S1004で取得したインデックス公開設定を確認する。インデックス公開設定が「なし」または「読取」と判断された場合は、処理を終了する。公開設定が「編集可」と判断された場合は、S1109に進む。S1109では、受信したインデックス項目の値が表612で管理されているインデックス項目の値であるか確認する。そして、S1103で取得した表612で管理されているインデックス項目の値が更新されていると判断した場合、当該更新されたインデックス項目の値を表612に登録する。
<実施形態1における文書データを検索する処理>
図12は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザがインデックス項目から文書データを検索する処理を示すフローチャートである。
図12は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザがインデックス項目から文書データを検索する処理を示すフローチャートである。
S1200で、ユーザから検索するインデックス項目と値とを受け付けたブラウザ502は、その受け付けたインデックス項目と値とをネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。受信した送受信部507は、制御部513に送信する。S1201で、制御部513は、S1004で取得したインデックス公開設定を確認する。インデックス公開設定が「なし」と判断された場合は、S1202を実行する。
S1202では、S1200で受信したインデックス項目と値とによりインデックス項目と値との表711の検索を行う。検索方法は、表711から値を取得してS1200で受信した値と比較する。または、SQLコマンドを発行して検索を行うなど、様々な方法があるが、その方法に関しては特に限定されない。制御部513は、検索した結果を返信する。
S1201で、インデックス公開設定を確認した結果、「読取」または「編集可」と判断された場合は、S1203でインデックス項目の値により表612および表711の検索を行う。この検索方法よしては、S1202と同様に特に限定されない。制御部513は、検索した結果を返信する。S1204で、結果を受信したブラウザ502は、その結果を表示する。
S1205で、ユーザが表示した検索結果から文書データを選択した場合、選択された文書データを受け付けたブラウザ502は、その受け付けた選択文書データをネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。その旨を受信した送受信部507は、制御部513を介して文書管理部510に送信する。
S1206で、選択文書データを受信した文書管理部510は、文書データ項目の表611から文書データを取得して取得した文書データを返信する。S1207で、文書データを受信したブラウザ502は、その文書データを表示する。
<実施形態1における文書データのバックアップ処理>
図13は、文書データ701をバックアップすることで、文書データ公開設定で閲覧できない場合でも文書データを閲覧することを可能にする処理を示すフローチャートである。本実施形態においては、文書データ公開設定が「なし」に設定された場合、文書データを閲覧することができなくなるので、そのインデックス項目の値も閲覧できなくなる。そのような場合に、文書データ701をバックアップすることで、文書データ公開設定で閲覧できるようにされていなくても、文書データを閲覧することが可能になるのである。
図13は、文書データ701をバックアップすることで、文書データ公開設定で閲覧できない場合でも文書データを閲覧することを可能にする処理を示すフローチャートである。本実施形態においては、文書データ公開設定が「なし」に設定された場合、文書データを閲覧することができなくなるので、そのインデックス項目の値も閲覧できなくなる。そのような場合に、文書データ701をバックアップすることで、文書データ公開設定で閲覧できるようにされていなくても、文書データを閲覧することが可能になるのである。
S1300で、制御部513は、文書データ701に設定されているインデックス項目と値とを取得する。S1301で、制御部513は、S1300で取得したインデックス項目と値とが1つ以上あると判断した場合は、S1302を実行する。インデックスが1つも無いと判断した場合は、処理を終了する。
S1302で、制御部513は、文書データ701のデータを取得してハードディスクドライブ(HDD)210上の管理者ユーザがアクセス可能な領域やキャビネット700のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどへ保存する。保存先は予め設定しておくか、任意の場所を選択するなど、様々な方法が可能であるが、いずれを用いるかに関しては特に限定されない。
S1303では、文書データ701に設定されているインデックス項目と値との表711をハードディスクドライブ(HDD)210上の管理者ユーザがアクセス可能な領域やキャビネット700のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどへ保存する。保存に際しては、S1302と同様に保存方法など特に限定するものではない。S1304で、文書データ701に設定されているインデックス項目の値の表612は、ハードディスクドライブ(HDD)210上の管理者ユーザがアクセス可能な領域に保存される。文書データ701に設定されているインデックス項目の値の表612は、キャビネット700のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどのテンポラリ領域にも保存することができる。保存に際しては、S1302と同様に保存方法など特に限定するものではない。
以上、図面を用いて説明したように、本実施形態1を用いることで、複数のユーザの登録処理を実行することなく複数のキャビネットにログイン可能になる。これにより、文書データに対して、複数のキャビネットに定義されているインデックス項目を容易に設定することが可能な文書管理システムが実現可能となる
<実施形態2におけるインデックス項目の値設定と文書管理部>
次に、本発明の別の実施形態にかかるシステムについて説明する。
次に、本発明の別の実施形態にかかるシステムについて説明する。
本実施形態2は、上述の実施形態1において、文書データに設定するインデックス610の項目を選択して設定する。例えば、文書データに複数のキャビネットのインデックス項目が設定されている場合、キャビネットのユーザ以外の他のキャビネットのユーザに、操作について設定させたくないときがある。
<インデックス項目の選択>
図14は、文書データに設定できるインデックス項目を選択することに対応した文書管理の概念図である。基本的に図7と同様であるため相違点のみを説明する。まず、文書データ1301は、インデックス項目の値の表612と711の各値から構成されることを示しているものであり、インデックス項目の値としては表612に示す値のうち、会社名のみを表示している状態を示す。
図14は、文書データに設定できるインデックス項目を選択することに対応した文書管理の概念図である。基本的に図7と同様であるため相違点のみを説明する。まず、文書データ1301は、インデックス項目の値の表612と711の各値から構成されることを示しているものであり、インデックス項目の値としては表612に示す値のうち、会社名のみを表示している状態を示す。
表1310は、キャビネット600のインデックス項目の中でインデックスが公開設定されている場合に、操作することの可能なインデックス項目を示すインデックス操作設定である。図14では、インデックス項目がTrueの場合は操作可能、Falseの場合は操作不可能としているが、その設定方法に関しては特に限定せず、本技術分野で知られたいずれの方法も用いることができる。
文書管理部510は、文書データ1301を構成する場合、表612と711とからインデックス項目の値を取得し、且つインデックス項目の表1310から操作可能なインデックス項目を取得して、文書データ1301を構成することができる。
<実施形態2におけるインデックス公開設定の処理>
図15は、本実施形態2におけるキャビネット600の操作可能なインデックス項目設定と登録を行う処理を示すフローチャートである。大部分が図9で示した実施形態1の処理と同様であるため、本説明では相違する点だけを示すこととする。この相違点は、S1500およびS1501の処理がフローチャートに追加されるということである。
図15は、本実施形態2におけるキャビネット600の操作可能なインデックス項目設定と登録を行う処理を示すフローチャートである。大部分が図9で示した実施形態1の処理と同様であるため、本説明では相違する点だけを示すこととする。この相違点は、S1500およびS1501の処理がフローチャートに追加されるということである。
なお、図8と同様、各ステップの文書管理部510、ユーザ管理部509、制御部513および送受信部507は、ソフトウェアの一定の機能を示しており、本明細書では、CPU、RAM、HDD等が動作した結果このような機能が実際に実現される。同様にデータベース512は、各データを格納する論理的データベースをも包含し、CPU、RAM、HDD等が動作した結果このような機能が実際に実現される。すなわち、フローチャートで示す手順が制御部510およびデータベース512のRAM、HDDのいずれかの記憶手段に記憶され、CPUにより実行される。
以下、変更されたステップのみ説明し、実施形態1と共通のステップの説明は省略する。S1500では、ユーザからインデックス項目の選択を受け付ける。
S1501で、ユーザからのインデックス項目を受け付けたブラウザ502は、その受け付けたインデックス項目をネットワーク501を介してサーバーPC121の送受信部507に送信する。受け付けたインデックス項目は、制御部513に送信される。受信した制御部513は、受信したインデックス項目をインデックス項目1310の表に登録する。
<実施形態2におけるインデックス項目の値を設定する処理>
図16は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザがキャビネット600の文書データ701に対して、インデックス項目の値を設定する処理を示すフローチャートである。大部分が図11で示した実施形態1のフローチャートと同様である為、本説明では差異点だけを説明する。差異は、S1103がS1601、およびS1104がS1602に変更される点である。
図16は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザがキャビネット600の文書データ701に対して、インデックス項目の値を設定する処理を示すフローチャートである。大部分が図11で示した実施形態1のフローチャートと同様である為、本説明では差異点だけを説明する。差異は、S1103がS1601、およびS1104がS1602に変更される点である。
以下、変更のあったステップのみを説明する。
S1102で、制御部513は、インデックス公開設定が「編集可」と判断した場合は、S1601で文書管理部510を介して、操作可能なインデックス項目をインデックス項目の表1310から取得する。次に、取得した操作可能なインデックス項目に設定されているインデックス項目のみを、文書データ1301に関連付けているインデックス項目の値を表612から取得する。制御部513は、取得したインデックス項目と値とを返信する。インデックス項目と値とを受信したブラウザ502は、インデックス項目と値とを表示する。
S1102で、制御部513は、インデックス公開設定が「読取」と判断した場合は、S1602で、S1601と同様に文書データ1310に関連付けされている操作可能なインデックス項目の値を表612より取得する。制御部513は、取得したインデックスを返信する。インデックスを受信したブラウザ502は、インデックス項目と値とを表示する。ただし、表示したインデックス項目と値とは、ユーザが編集できないよう処理する。このような編集できないようにする処理としては、操作を受け付けない、または操作を受け付けても表示を更新しないなど、様々な方法があるが、その方法に関しては特に限定しない。
<実施形態2における文書データを検索する処理>
図17は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザが、インデックス項目を用いて文書データを検索する処理を示すフローチャートである。
図17は、本実施形態におけるキャビネット700のユーザが、インデックス項目を用いて文書データを検索する処理を示すフローチャートである。
大部分の処理は図12で示した実施形態1の処理と同様であるため、本説明では差異だけを説明することとする。このような差異は、S1203がS1701に変更される点である。
以下、変更のあったステップを説明する。
S1201で、インデックス公開設定を確認した結果、「読取」または「編集可」と判断された場合、S1701で操作可能なインデックス項目はインデックス項目の表1310より取得される。次にインデックス項目の値の表612の中で操作可能なインデックス項目と表711とを用いて検索を行う。この検索方法としては、S1202と同様に、特に限定するものではない。制御部513は、検索した結果を返信する。
以上、図面を用いて説明したように、本実施形態2を用いることで、実施形態1で示した文書管理システムが、操作可能なインデックス項目のみの場合においても実現可能となる。
600、700 キャビネット
601、701、1301 文書データ
610、710 インデックス項目の定義
612、711 インデックス項目の値
601、701、1301 文書データ
610、710 インデックス項目の定義
612、711 インデックス項目の値
Claims (6)
- 複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理システムであって、
第1のデータベースにログインできる第1ユーザに対して、第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定手段と、
前記文書公開設定手段で前記第1ユーザが前記第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、前記第1ユーザの指示に基づいて、前記第2のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 前記登録手段は、前記第1のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値と、前記第2のデータベースを識別するためのIDと、当該インデックス値が付与された文書データを識別するためのIDとを関連付けて登録することを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
- 前記第1のユーザに対して、前記第2のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値の編集を許可するか否か設定するインデックス公開設定手段を更に備え、
前記登録手段は、前記文書公開設定手段で前記第1ユーザが前記第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定され、且つ前記インデックス公開設定手段で前記第1ユーザが前記第2のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値の編集を許可設定されている場合、前記第1ユーザの指示に基づいて、前記第2のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第1のデータベースで定義されているインデックス項目と前記第2のデータベースで定義されているインデックス項目とを用いてインデックス値を登録し、一方、
前記文書公開設定手段で前記第1ユーザが前記第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定され、且つ前記インデックス公開設定手段で前記第1ユーザが前記第2のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値の編集を許可設定されていない場合、前記第1ユーザの指示に基づいて、前記第2のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第2のデータベースで定義されているインデックス項目は用いずに、前記第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する、ことを特徴とする請求項1または2のいずれかに記載の文書管理システム。 - 前記登録されたインデックス値を用いて、前記文書データの検索を行う検索手段を、更に備えることを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の文書管理システム。
- コンピュータを、複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理システムとして機能させるためのプログラムであって、
該コンピュータを、
第1のデータベースにログインできる第1ユーザに対して、第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定手段、
前記文書公開設定手段で前記第1ユーザが前記第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、前記第1ユーザの指示に基づいて、前記第2のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録手段、
として機能させるためのプログラム。 - 文書管理装置が、複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理方法であって、
前記文書管理装置の文書公開設定手段が、第1のデータベースにログインできる第1ユーザに対して、第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定ステップと、
前記文書管理装置の登録手段が、前記文書公開設定ステップで前記第1ユーザが前記第2のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、前記第1ユーザの指示に基づいて、前記第2のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第1のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録ステップと、
を備えることを特徴とする文書管理方法。
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