JP2006311184A - Ｆａｘデータ管理システム、ｆａｘデータ管理システムの制御方法、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 ＦＡＸ機およびパーソナルコンピュータにより送受信したＦＡＸデータを、ＦＡＸ番号別に分類して登録することができると共に、送受信端末や文書種類に依らず一元管理できるＦＡＸデータ管理システム等を提供することを目的とする。
【解決手段】 紙文書によるＦＡＸ送受信を行う１台以上のＦＡＸ機２１、電子文書によるＦＡＸ送受信を行う１台以上のクライアントＰＣ３０、ＦＡＸ機２１およびクライアントＰＣ３０による送受信ＦＡＸデータをデータベース４３に登録し、これらを統括管理するＦＡＸサーバ４０、を有するＦＡＸデータ管理システム１０であって、ＦＡＸサーバ４０は、ＦＡＸ機２１またはクライアントＰＣ３０のＦＡＸ送受信に伴って、どの端末が送受信したかに関わらず、送信ＦＡＸデータを送信先ＦＡＸ番号別に、また受信ＦＡＸデータを送信元ＦＡＸ番号別に、データベース４３に登録するものである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、紙文書および電子文書によるＦＡＸ送受信を行ったＦＡＸデータを登録・管理するＦＡＸデータ管理システム、ＦＡＸデータ管理システムの制御方法、プログラムおよび記録媒体に関するものである。

従来、ＦＡＸとして送受信した紙文書を電子化し、これを効率的に活用するための種々の方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。この特許文献１には、紙文書によりＦＡＸ機で送受信したＦＡＸデータをＦＡＸデータベースに登録しておき、当該ＦＡＸデータベースと接続されたパーソナルコンピュータからＦＡＸデータを閲覧可能としたＦＡＸデータ管理システムについて記載されている。
特開平１１−１１２７１６号公報

ところで、企業内のイントラネットに接続されたＦＡＸ機では、多数の取引先との送受信ＦＡＸデータを登録することとなるが、上記に記載の特許文献１を始め、従来の技術では、社外から送信されたＦＡＸデータは、全て同一の受信ボックス（共通ボックス）に格納されるため、過去に送受信したＦＡＸデータを探すのが困難である。そこで同文献には、ＦＡＸ送信時にユーザＩＤを入力させることで、そのユーザＩＤ用の受信ボックスにＦＡＸデータを振り分けて格納させるといった方法が記載されているが、ＦＡＸ送信毎にユーザＩＤの入力操作を必要とするため、その操作を知らない社外の人（例えば顧客）が送信したＦＡＸデータの振り分けはできないといった問題があった。

また、近年ではペーパレス化を図るべく、紙出力してからＦＡＸ送信を行うのではなく、電子文書としてパーソナルコンピュータから直接ＦＡＸ送受信を行う場合も多い。ところが、従来の技術では、ＦＡＸ機から紙文書として送信したＦＡＸデータと、パーソナルコンピュータから電子文書として送受信したＦＡＸデータとを統括して管理するためには、紙文書をスキャニングして一旦電子文書の形にしてから、保存用のフォルダを指定して格納させるなど、煩雑な処理が必要であった。

本発明は、上記の問題点に鑑み、ＦＡＸ機から紙文書として送受信したＦＡＸデータ、並びにパーソナルコンピュータから電子文書として送受信したＦＡＸデータを、適宜分類して登録することができると共に、煩雑な処理を必要とすることなく、これらの送受信ＦＡＸデータを送受信端末や文書種類に依らず一元管理できるＦＡＸデータ管理システム、ＦＡＸデータ管理システムの制御方法、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とする。

本発明のＦＡＸデータ管理システムは、紙文書によるＦＡＸ送受信を行う１台以上のＦＡＸ機、電子文書によるＦＡＸ送受信を行う１台以上のクライアントＰＣ、ＦＡＸ機およびクライアントＰＣによる送受信ＦＡＸデータをデータベースに登録し、これらを統括管理するＦＡＸサーバ、を有するＦＡＸデータ管理システムであって、ＦＡＸサーバは、ＦＡＸ機またはクライアントＰＣのＦＡＸ送受信に伴って、どの端末が送受信したかに関わらず、送信ＦＡＸデータを送信先ＦＡＸ番号別に、また受信ＦＡＸデータを送信元ＦＡＸ番号別に、データベースに登録するＦＡＸデータ登録手段を備えていることを特徴とする。

また、本発明のＦＡＸデータ管理システムの制御方法は、紙文書によるＦＡＸ送受信を行う紙文書送受信手段、電子文書によるＦＡＸ送受信を行う電子文書送受信手段、紙文書送受信手段および電子文書送受信手段によって送受信された送受信ＦＡＸデータを統括管理するＦＡＸデータ管理手段、送受信ＦＡＸデータを登録するデータベース、を有するＦＡＸデータ管理システムの制御方法であって、ＦＡＸデータ管理手段が、紙文書送受信手段または電子文書送受信手段のＦＡＸ送受信に伴って、その文書種類に関わらず、送信先または送信元のＦＡＸ番号別に送受信ＦＡＸデータをデータベースに登録する工程を実行することを特徴とする。

これらの構成によれば、ＦＡＸ機やクライアントＰＣなど、紙文書送受信手段や電子文書送受信手段によるＦＡＸ送受信に伴って、送信ＦＡＸデータを送信先ＦＡＸ番号別に、また受信ＦＡＸデータを送信元ＦＡＸ番号別に振り分けてデータベースに登録するため、後に送受信ＦＡＸデータの閲覧を容易に行うことができる。また、送受信ＦＡＸデータは、送受信を行った端末や、文書種類（紙文書または電子文書）に依らず、ＦＡＸ番号別に分類されるため、全てのＦＡＸ機やクライアントＰＣで送受信したＦＡＸデータを一元管理することができる。すなわち、ユーザは、通常のＦＡＸ送受信操作に伴って、一元管理可能な状態で送受信ＦＡＸデータを登録することができるため、ＦＡＸデータの登録・管理に要するワークフローを大幅に効率化することができる。

なお、「ＦＡＸサーバ」は、単体の装置ではなく、ＦＡＸ機またはクライアントＰＣに内蔵された構成であっても良い。なお、「ＦＡＸサーバ」が単体の装置である場合は、ＦＡＸ機およびクライアントＰＣとネットワーク等を介して接続されていることが前提である。また、「データベース」は、ＦＡＸサーバに内蔵されるのではなく、外部装置としてＦＡＸサーバに接続された構成でも良い。

また、「ＦＡＸ機」とは、ＦＡＸモデムが装着され、且つ公衆回線に接続されていることを前提としたものである。また、「クライアントＰＣ」は、ネットワーク等で接続されたＦＡＸ機を介してＦＡＸ送受信を行う構成であっても良いし、各クライアントＰＣにＦＡＸモデムを搭載し、各クライアントＰＣから直接公衆回線に接続してＦＡＸ送受信を行う構成であっても良い。

上記のＦＡＸデータ管理システムにおいて、ＦＡＸデータ登録手段は、送受信されたＦＡＸ文書の画像データに検索用のテキストデータを付加した画像ファイルを、送受信ＦＡＸデータとして登録し、クライアントＰＣは、データベースから、登録された送受信ＦＡＸデータの一覧を読み出し、これを表示する登録一覧表示手段と、登録一覧表示手段により表示された一覧の中から、任意のテキスト、送信先／送信元ＦＡＸ番号、送受信ＦＡＸデータの登録日時、送受信ＦＡＸデータの送受信日時、送受信ＦＡＸデータのデータサイズのうち１以上の情報を索引として、送受信ＦＡＸデータの検索を行う検索手段と、を備えていることが好ましい。

この構成によれば、ユーザは、クライアントＰＣを用いて、データベースに登録された送受信ＦＡＸデータ（画像ファイル）を読み出し、閲覧することができる。また、送受信ＦＡＸデータには、検索用のテキストデータ（透明テキスト）が付加されているので、テキスト検索を行うことができると共に、テキスト以外でも各種情報（ＦＡＸ番号、登録日時、送受信日時およびデータサイズ等）を索引として検索できるため、登録した送受信ＦＡＸデータを効率的に活用することができる。

上記のＦＡＸデータ管理システムにおいて、ＦＡＸサーバは、ＦＡＸ機および／またはクライアントＰＣにおけるＦＡＸ送受信の状態である送受信ステータスを取得するステータス取得手段をさらに備え、ＦＡＸデータ登録手段は、ステータス取得手段により、ＦＡＸ送受信の送受信完了のステータスを取得したとき、その送受信ＦＡＸデータを自動登録することが好ましい。

この構成によれば、ＦＡＸサーバがＦＡＸ機および／またはクライアントＰＣの送受信ステータスを取得し、送受信完了のステータスを取得したとき、その送受信ＦＡＸデータを自動登録するため、ＦＡＸデータを登録するためのトリガとなる操作（登録指示など）を何ら必要としない。したがって、ユーザは全く意識することなく、データベース内に送受信ＦＡＸデータを登録させることができる。また、送受信を完了したＦＡＸデータを登録するため、未送信のものや送受信中（リトライ中も含む）のものは、登録されない。したがって、まだ送信されていないＦＡＸを、ＦＡＸ完了したものと勘違いして編集してしまうなど、管理トラブルを防ぐことができる。

なお、ステータス取得手段は、ＦＡＸサーバから定期的にステータス要求をして送受信ステータスを取得しても良いし、任意のタイミングで送信される送受信ステータスを取得しても良い。また、これに伴い、ＦＡＸ機および／またはクライアントＰＣも、ＦＡＸサーバからのステータス要求に応じて送受信ステータスを送信しても良いし、ステータスの変化があったときに、ＦＡＸサーバに送受信ステータスを自動送信しても良い。

上記のＦＡＸデータ管理システムにおいて、クライアントＰＣは、ステータス取得手段の取得結果を監視し、送受信が完了した送受信ＦＡＸデータを検出したとき、その送受信ＦＡＸデータの登録指示をユーザに促すための画面を表示する登録画面表示手段をさらに備え、ＦＡＸデータ登録手段は、自動登録に代えて、クライアントＰＣからの登録指示を待って送受信ＦＡＸデータを登録することが好ましい。

この構成によれば、クライアントＰＣが、ＦＡＸサーバによる送受信ステータスの取得結果を監視し、送受信が完了した送受信ＦＡＸデータを検出したとき、ユーザがその送受信ＦＡＸデータの登録指示を行うための画面を表示するため、不要な場合は登録しないなど、ユーザのニーズに応じて送受信ＦＡＸデータを登録することができる。

なお、当該登録指示を行うための画面には、そのデータに付加して保存しておくための付加情報（データ名、コメント、データ作成者など）を入力する欄や、データの保存先を指定する欄が設けられていることが好ましい。この構成によれば、ＦＡＸデータの検索・閲覧を行う場合に、これらの情報を利用することができるため、利便性をより高めることができる。

上記のＦＡＸデータ管理システムにおいて、ＦＡＸサーバは、送受信ＦＡＸデータを、ステータス取得手段の取得結果と共に一時的に記憶するＦＡＸボックスをさらに備え、クライアントＰＣは、ステータス取得手段の取得結果を監視するか否かの設定を、ユーザに促すための画面を表示する監視設定画面表示手段と、監視設定画面表示手段により監視しないように設定された場合、所定の操作をトリガとして、ＦＡＸボックスを参照し、送受信ＦＡＸデータの送受信一覧を表示する送受信一覧表示手段と、をさらに備え、登録画面表示手段は、表示した送受信一覧の中から、ユーザが登録対象として選択した送受信ＦＡＸデータの登録指示を促すための画面を表示することが好ましい。

この構成によれば、ユーザのニーズに応じて、ＦＡＸサーバを監視するか否かを設定することができる。また、監視しない場合は、登録対象となる送受信ＦＡＸデータをユーザが手動選択して登録することとなるが、この場合、ユーザは、クライアントＰＣ側の所定の操作でＦＡＸサーバ内のＦＡＸボックスを参照して表示した送受信一覧の中から登録対象を選択することができるため、手動登録の手間を軽減することができる。

上記のＦＡＸデータ管理システムにおいて、クライアントＰＣは、送受信ＦＡＸデータを参照および／または編集するためのアクセス権を、登録された送信先／送信元ＦＡＸ番号毎に設定するための画面を表示するアクセス権設定画面表示手段をさらに備えていることが好ましい。

この構成によれば、送信先または送信元のＦＡＸ番号毎に、送受信ＦＡＸデータを参照および／または編集するためのアクセス権を設定することができるため、セキュリティを確保することができる。

なお、送受信ＦＡＸデータを参照するための権限と、編集するための権限は、それぞれ個別に制限できることが好ましい。この構成によれば、参照だけは許可するが、編集は許可しないなど、アクセス制限の自由度を高めることができる。更に、監視設定画面表示手段と、送受信一覧表示手段の実行権限は、特定のユーザに制限することが好ましい。この構成によれば、セキュリティをより高めることができる。

本発明のプログラムは、コンピュータを、上記に記載のＦＡＸデータ管理システムにおけるクライアントＰＣおよび／またはＦＡＸサーバの各手段として機能させるためのものであることを特徴とする。

また、本発明の記録媒体は、上記に記載のプログラムを格納し、コンピュータ読み取り可能であることを特徴とする。

このプログラムを実行することにより、ＦＡＸ機から紙文書として送受信したＦＡＸデータ、並びにパーソナルコンピュータから電子文書として送受信したＦＡＸデータを、適宜分類して登録することができると共に、煩雑な処理を必要とすることなく、これらの送受信ＦＡＸデータを送受信端末や文書種類に依らず一元管理することができる。

以下、本発明の一実施形態に係るＦＡＸデータ管理システム、ＦＡＸデータ管理システムの制御方法、プログラムおよび記録媒体について、添付図面を参照しながら詳細に説明する。本発明は、ＦＡＸ機やパーソナルコンピュータで送受信したＦＡＸデータを統合して、ＦＡＸ番号別にファイリングし、後に有効活用することを目的としたものである。そこで、以下、ＦＡＸ機、パーソナルコンピュータ、およびＦＡＸサーバが、ネットワークを介して接続されたネットワークシステムに、本発明を適用した場合を例に挙げて説明する。

図１に示すように、本発明のＦＡＸデータ管理システム１０は、公衆回線５０に接続され、紙文書によるＦＡＸ送受信が可能な１台以上の複合機２０（２台のみ図示）と、電子文書によるＦＡＸ送信が可能な１台以上のパーソナルコンピュータ（以下、「クライアントＰＣ」と称する，２台のみ図示）３０と、これら複合機やクライアントＰＣ３０によってＦＡＸ送受信したＦＡＸデータを統括管理するＦＡＸサーバ４０と、これら全ての端末を接続するネットワーク６０と、を備えている。

複合機２０は、ＦＡＸ送受信を行うＦＡＸ機２１、ＦＡＸモデム２２、スキャナ２３およびプリンタ２４から成り、ＦＡＸ送受信の他、コピー、スキャニングおよびプリントを行い得るようになっている。なお、複合機２０のＦＡＸ送受信に関する処理は、ＦＡＸ機２１を主語として、以下説明する。

クライアントＰＣ３０は、ネットワーク６０にログインし、ＦＡＸサーバ４０およびＦＡＸ機２１を介してＦＡＸ送信を行う構成となっており、各種情報を表示するディスプレイ３３の他、キーボードおよびマウス等の入力インターフェース（図示省略）を有している。また、クライアントＰＣ３０の本体に内蔵されたハードディスク（図示省略）には、ファイリングプログラム３１および送受信ＦＡＸ監視プログラム３２がインストールされている。

前者のファイリングプログラム３１は、ＦＡＸサーバ４０と通信してＦＡＸ送信を依頼する他、ＦＡＸサーバ４０内のデータベース４３にアクセスして、登録された送受信ＦＡＸデータの検索や閲覧を行う。また、後者の送受信ＦＡＸ監視プログラム３２は、ＦＡＸサーバ４０内のＦＡＸボックス４２を監視して、送受信完了を示すステータスを検出したとき、その送受信ＦＡＸデータの登録画面（図１３参照）を表示するなどの処理を行う。

なお、これらファイリングプログラム３１および送受信ＦＡＸ監視プログラム３２は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）等のＯＳ上で動作し、ＦＡＸソフトとしてＣＤ―ＲＯＭ等の記録媒体に格納され、ユーザに提供されるものである。

ＦＡＸサーバ４０は、ＦＡＸサーバプログラム４１がインストールされていると共に、送受信したＦＡＸデータをそのステータスと共に一時的に格納するＦＡＸボックス４２と、送受信を完了したＦＡＸデータを登録するデータベース４３と、を有している。ＦＡＸサーバプログラム４１は、ＦＡＸ機２１と通信して、紙文書として送受信したＦＡＸデータ（画像データ）とステータスを取得することにより、ＦＡＸ送受信毎にジョブＩＤを生成すると共に、クライアントＰＣ３０からのＦＡＸ送信を受け付けて、ＦＡＸ機２１へ画像データと送信先を示すデータ（送信先リスト）とを渡し、ＦＡＸ送信毎にジョブＩＤを生成する。

また、ＦＡＸサーバプログラム４１は、図２に示すように、ＦＡＸ機別且つ送受信別に区画されているＦＡＸボックス４２に、ジョブＩＤと、画像データと、ステータスとを関連づけた状態で格納し、クライアントＰＣ３０の送受信ＦＡＸ監視プログラム３２からの要求に対して、送受信一覧（図１５参照）生成のためのデータを提供する。さらに、ＦＡＸサーバプログラム４１は、クライアントＰＣ３０の送受信ＦＡＸ監視プログラム３２からの登録指示に対して、送受信ＦＡＸデータを、ＦＡＸ番号別に分類してデータベース４３に登録すると共に、ファイリングプログラム３１からの検索・閲覧指示に対して、データベース４３から送受信ＦＡＸデータの抽出を行う。

なお、ＦＡＸサーバ４０は、ＦＡＸサーバプログラム４１等が既に組み込まれた状態で提供されても良いし、記録媒体に格納されたＦＡＸサーバプログラム４１等をパーソナルコンピュータにインストールさせることによって機能させても良い。

次に、図３を参照し、ＦＡＸデータ管理システム１０の制御構成について説明する。同図に示すように、ＦＡＸ機２１は、紙文書送受信手段１２１と、ステータス送信手段１２２と、アドレス帳１２３と、これらを制御する制御手段１２４と、を備えている。

紙文書送受信手段１２１は、紙文書をスキャナ２３でスキャニングした画像データを、送信ＦＡＸデータとして送信すると共に、画像データ（受信ＦＡＸデータ）を受信してプリンタ２４により印刷する（紙文書として出力する）ものである。なお、当該紙文書送受信手段１２１、並びに後述の電子文書送信手段１３１（クライアントＰＣ３０）による送受信は、全て複合機２０に内蔵されているＦＡＸモデム２２を介して実行される。

ステータス送信手段１２２は、紙文書送受信手段１２１および電子文書送信手段１３１によるＦＡＸ送受信のステータスを、随時ＦＡＸサーバ４０（ステータス取得手段１４１）に送信するものである。なお、ステータスの送信は、ステータスの変化があったときに送信しても良いし、定期的（周期的）に送信しても良い。

アドレス帳１２３は、ＦＡＸ機２１自身やクライアントＰＣ３０からの情報入力によって、送信先のＦＡＸ番号が登録されたものであり、送信先名と、そのＦＡＸ番号とを関連づけて記憶している。

そして、制御手段１２４は、上記の構成により、ＦＡＸ機２１の紙文書によるＦＡＸ送受信処理、クライアントＰＣからの送信受付処理、ＦＡＸサーバ４０への送受信ステータスの送信処理など、各種処理の制御を行う。

続いて、ＦＡＸサーバ４０の構成について説明する。ＦＡＸサーバ４０は、ステータス取得手段１４１と、ＦＡＸボックス４２と、ＦＡＸデータ登録手段１４２と、データベース４３と、これらを管理・制御するＦＡＸデータ管理手段１４３と、を備え、ステータス取得手段１４１およびＦＡＸデータ登録手段１４２は、ＦＡＸサーバプログラム４１（図１参照）によってその主要部が構成されている。

ステータス取得手段１４１は、ＦＡＸ機２１のステータス送信手段１２２から随時送受信ステータスを取得し、そのステータスを、取得したＦＡＸ機のＦＡＸボックス４２（送信ステータス群、または受信ステータス群，図２参照）に書き込む。

ＦＡＸデータ登録手段１４２は、クライアントＰＣ３０からの登録指示にしたがって、データベース４３に送受信ＦＡＸデータを登録する。このとき、送受信したＦＡＸ文書の画像データに、検索用のテキストデータ（透明テキスト）を付加した画像ファイルを、送受信ＦＡＸデータとして登録する。また、ＦＡＸデータ登録手段１４２は、送信ＦＡＸデータを、送信先のＦＡＸ番号別に、また受信ＦＡＸデータを、送信元のＦＡＸ番号別に分類して登録する。送信ＦＡＸデータの場合は、番号指定またはアドレス帳１２３の中から指定された送信ＦＡＸ番号に基づいてデータを振り分けるが、受信ＦＡＸデータの場合は、受信ＦＡＸデータに付加されているＴＳＩＤ（Transmitter Subscriber ID：送信側のＦＡＸ機２１を識別するためのＩＤであり、この中にＦＡＸ番号が含まれている）に基づいて振り分ける。したがって、送信元が非通知設定されている場合でも、送信元ＦＡＸ番号別に分類して登録可能となっている。

データベース４３は、ＦＡＸデータ登録手段１４２によって登録された送受信ＦＡＸデータの他、接続されているＦＡＸ機２１のＭＡＣアドレスやＩＰアドレス（図１１参照）に関する情報を記憶し、各クライアントＰＣ３０にそれらの情報を提供する。

そして、ＦＡＸデータ管理手段１４３は、上記の構成により、ＦＡＸ送受信発生毎にジョブＩＤを生成する処理、登録処理に伴ってジョブＩＤを削除する処理、クライアントＰＣ３０とＦＡＸ機２１との橋渡し処理、送受信ＦＡＸデータの登録・管理処理など、各種処理の制御を行う。

続いて、クライアントＰＣ３０の構成について説明する。クライアントＰＣ３０は、電子文書送信手段１３１と、登録一覧表示手段１３２と、検索手段１３３と、アクセス権設定画面表示手段１３４と、監視設定画面表示手段１３５と、登録画面表示手段１３６と、送受信一覧表示手段１３７と、これらを制御する制御手段１３９と、を備えている。これらのうち、電子文書送信手段１３１、登録一覧表示手段１３２、検索手段１３３およびアクセス権設定画面表示手段１３４は、ファイリングプログラムによってその主要部が構成され、監視設定手段１３５、登録画面表示手段１３６、送受信一覧表示手段１３７は、送受信監視プログラムによってその主要部が構成されている。

電子文書送信手段１３１は、電子文書としてのＦＡＸデータの送信を指示するものであり、当該指示によってＦＡＸ文書（画像データ）が、ＦＡＸサーバ４０およびＦＡＸ機２１（ＦＡＸモデム２２）を介して送信される。また、登録一覧表示手段１３２は、ＦＡＸサーバ４０内のデータベース４３から、登録された送受信ＦＡＸデータを読み出し、その一覧をディスプレイ３３（図１参照）上に表示するものである（図１６参照）。

また、検索手段１３３は、登録一覧表示手段１３２によって表示された一覧１３２の中から、任意のテキスト（データ名，コメント）、送信先または送信元のＦＡＸ番号、送受信ＦＡＸデータの登録日時、送受信ＦＡＸデータの送受信日時、データサイズのうち１以上の情報を索引として検索を行うものである（図１６参照）。当該検索は、ユーザが、検索実行を指示し（画面上の検索タブ８１を押下し）、索引情報を入力することによって行われる（検索タブ８１押下後の索引情報入力画面については図示省略）。なお、テキスト検索は、送受信したＦＡＸ文書の画像データに付加されている検索用のテキストデータを用いることによっても検索可能となっており、索引情報入力画面に文書中の任意の単語、文章を入力して検索を行う。

アクセス権設定画面表示手段１３４は、送信先または送信元のＦＡＸ番号別に作成されたフォルダ単位で、登録された送受信ＦＡＸデータを参照および／または編集するためのアクセス権を設定するものである（図１８参照）。

監視設定画面表示手段１３５は、ＦＡＸサーバ４０のステータス取得手段１４１の取得結果(ＦＡＸボックス４２)を監視するか否かを、ユーザが設定するためのものである（図１２参照）。ここで、「監視する」と設定された場合は、送受信完了ステータスを検出したとき、登録画面表示手段１３６により、送受信ＦＡＸデータの登録指示を行うための画面Ｄ４を表示する（図１３参照）。また、「監視しない」と設定された場合は、送受信一覧表示手段１３７により、送受信ＦＡＸデータの送受信一覧（未登録ＦＡＸ一覧１２４）を表示させ、その中からユーザによって選択されたＦＡＸデータを登録する。

すなわち、送受信一覧表示手段１３７は、ユーザの所定の操作（画面上の所定のキー押下）をトリガとして、ＦＡＸボックス４２を参照し、未登録ＦＡＸ一覧１２４をディスプレイ３３上に表示する（図１５参照）。そしてユーザが、この一覧の中から、登録対象となる１以上の送受信ＦＡＸデータ（画像ファイル）を選択すると、登録画面表示手段１３６により、選択されたＦＡＸデータ毎に登録指示を行うための画面Ｄ４を表示する（図１３参照）。

そして、制御手段１３９は、上記の構成により、電子文書によるＦＡＸ送信処理、送受信監視処理、ユーザの手動による登録処理、登録されたＦＡＸデータの閲覧・検索処理、アクセス権設定処理など、各種処理の制御を行う。

次に、図４ないし図１８のフローチャートおよび画面表示例を参照し、上記のＦＡＸ機２１（制御手段１２４）、ＦＡＸサーバ４０（ＦＡＸデータ管理手段１４３）およびクライアントＰＣ３０（制御手段１３９）によって主に制御される各種処理について説明する。なお、フローチャートでは、クライアントＰＣ３０を主体とした処理を実線で、ＦＡＸサーバ４０を主体とした処理を点線で、またＦＡＸ機２１を主体とした処理を一点鎖線で示すものとする。

図４は、クライアントＰＣ３０からのＦＡＸ送信処理を示すフローチャートである。クライアントＰＣ３０では、まずユーザによって、図５に示す画面Ｄ１に表示されたファイル一覧８２の中から、ＦＡＸ送信の対象となるファイルが選択され、ＦＡＸアイコン８８がクリックされる（Ｓ０１）。

図５に示す画面Ｄ１は、任意のフォルダ（図示では「キャビネット１―顧客Ａ社―見積」）に格納されているファイルの一覧８２を示したものであり、ファイル毎に、サムネイル、データ名、サイズ、コメント、最終編集を行ったユーザ（グループ毎に登録されているユーザ名）、登録日を示している。また、当該ファイル一覧８２は、複数のクライアントＰＣ３０から参照可能となっているため、どのファイルが現在編集中であるか否かを示す欄が設けられ、編集中である場合は、そのファイルを開くことができないようになっている。また、当該画面Ｄ１は、画面下部の、印刷ボタン８３、ＭＡＩＬボタン８４、編集開始ボタン８５、削除ボタン８６、スキャナボタン８７、ＦＡＸボタン８８上にファイルをドラッグ＆ドロップするか、ファイルを選択して各ボタンをクリックすることにより、指定したファイルの一括印刷や、電子メールへの添付、ダイレクト編集等を実行できるようになっている。ここで、ユーザが任意のファイルを選択し、ＦＡＸボタン８８をクリックすると、図６に示す画面Ｄ２に遷移する。

図６に示す画面Ｄ２は、送信するＦＡＸ機２１（複合機２０）の選択、並びにＦＡＸ送信先の指定を行うためのダイアログである。本実施形態では、２台のＦＡＸ機２１が接続されているため（ＦＡＸ機１およびＦＡＸ機２，図１参照）、このいずれかがプルダウンメニュー９０によって選択される。また、送信先は、送信先とＦＡＸ番号とを各入力欄９１に入力し、追加ボタン９２を押下することによって指定できるようになっている。また、アドレス帳ボタン９３をクリックして、ＦＡＸ機２１のアドレス帳１２３（図３参照）を参照し、その中から選択して送信先を指定することもできる。指定された送信先は、画面下部の送信先一覧９４に表示され、次へボタン９５のクリックにより、その全ての送信先にＦＡＸ送信指示が行われる（電子文書送信手段１３１，図３参照）。

当該画面Ｄ２への情報入力により、ＦＡＸ機２１の選択、送信先の指定並びにＦＡＸ送信指示が行われると（図４のＳ０２，Ｓ０３）、クライアントＰＣ３０は、ＦＡＸサーバ４０へ、送信先リストと画像データを送信する（Ｓ０３）。ＦＡＸサーバ４０は、当該データの受信により、ＦＡＸ送信が発生したと判断し、ジョブＩＤを生成する（Ｓ０４）。

また、ＦＡＸサーバ４０は、生成したジョブＩＤと、クライアントＰＣ３０から取得した画像データおよび送信ステータスを、選択されたＦＡＸ機２１の送信ＦＡＸボックス４２ａに保存する（Ｓ０５）。また、ＦＡＸサーバ４０は、クライアントＰＣ３０から取得した送信先リストと画像データをＦＡＸ機２１へ送信する（Ｓ０６）。

ＦＡＸ機２１は、ＦＡＸサーバ４０から送信先リストと画像データを取得すると、ＦＡＸモデム２２へこれらを渡し、ＦＡＸ送信を行う（Ｓ０７）。また、ＦＡＸ機２１は、ＦＡＸモデム２２から取得した「送信待ち」、「送信中」、「送信済み」、「リトライ中」、「送信失敗」などの送信ステータスを、ステータス送信手段１２２（図３参照）により随時ＦＡＸサーバ４０へ送信する（Ｓ０８）。

以上の工程により、クライアントＰＣ３０からのＦＡＸ送信処理を実行するが、この後、ＦＡＸサーバ４０は、ステータス取得手段１４１によって取得した送信ステータスに基づいて、そのジョブＩＤに関連づけられた送信ＦＡＸボックス４２ａ内の送信ステータスを随時書き換える。このようにして送信された送信ＦＡＸデータの登録処理については、図１０にて後述する。

次に、図７のフローチャートを参照し、ＦＡＸ機２１からのＦＡＸ送信処理について説明する。まず、ユーザにより、原稿（紙文書）が、スキャナ２３にセットされ、さらにＦＡＸ機２１で送信先の指定（テンキーの入力で直接ＦＡＸ番号を指定しても良いし、アドレス帳１２３の中から指定しても良い）、並びに送信ボタンの押下が行われることにより、ＦＡＸ送信を行う（Ｓ１１，紙文書送信手段１２１）。また、ＦＡＸ機２１は、スキャナ２３で読み取った画像データをＦＡＸサーバ４０に送信する（Ｓ１２）。

ＦＡＸサーバ４０は、当該画像データの受信により、ＦＡＸ送信が発生したと判断し、ジョブＩＤを生成する（Ｓ１３）。また、ＦＡＸサーバ４０は、生成したジョブＩＤと、ＦＡＸ機２１から取得した画像データおよび送信ステータスを、これらを送信したＦＡＸ機２１の送信ＦＡＸボックス４２ａに保存する（Ｓ１４）。

一方、ＦＡＸ機２１は、Ｓ１１の送信ボタンの押下をトリガとして、ＦＡＸモデム２２へ送信先リストと画像データを渡し、ＦＡＸ送信を行う（Ｓ１５）。また、図４のＳ０８と同様に、送信ステータスを、ステータス送信手段１２２により随時ＦＡＸサーバ４０へ送信する（Ｓ１６）。

以上の工程により、ＦＡＸ機２１からのＦＡＸ送信処理を実行するが、クライアントＰＣ３０からのＦＡＸ送信処理と同様に、この後も、ＦＡＸサーバ４０は、ステータス取得手段１４１によって取得した送信ステータスを、随時送信ＦＡＸボックス４２ａに書き込む。

次に、図８のフローチャートを参照し、ＦＡＸ機２１によるＦＡＸ受信処理について説明する。まず、ＦＡＸモデム２２によりＦＡＸ文書を受信すると、ＦＡＸ機２１はプリンタ２４に印刷を指示する。また、ＦＡＸ機２１は、ＦＡＸモデム２２から取得した画像データと受信ステータスを、ＦＡＸサーバ４０に送信する（Ｓ２１，紙文書送受信手段１２１）。

ＦＡＸサーバ４０は、当該データの受信により、ＦＡＸ受信が発生したと判断し、ジョブＩＤを生成する（Ｓ２２）。また、ＦＡＸサーバ４０は、生成したジョブＩＤと、ＦＡＸ機２１から取得した画像データおよび受信ステータスを、これらを受信したＦＡＸ機２１の受信ＦＡＸボックス４２ｂに保存する（Ｓ２３）。

一方、ＦＡＸ機２１は、ＦＡＸモデム２２から取得した「受信中」、「受信済み」、「受信失敗」などの受信ステータスを、ステータス送信手段１２２により随時ＦＡＸサーバ４０へ送信する（Ｓ２４）。

以上の工程により、ＦＡＸ機２１によるＦＡＸ受信処理を実行し、この後、ＦＡＸサーバ４０は、ステータス取得手段１４１によって取得した受信ステータスに基づいて、そのジョブＩＤに関連づけられた受信ＦＡＸボックス４２ｂ内の受信ステータスを随時書き換える。

そこで、このようにして受信した受信ＦＡＸデータの登録処理、並びに図４および図７のフローチャートで説明したクライアントＰＣ３０およびＦＡＸ機２１から送信された送信ＦＡＸデータの登録処理を含む送受信監視処理について、図９および図１０のフローチャートを参照して説明する。上記のとおり、送受信ＦＡＸデータの登録は、ユーザのニーズに応じて、送受信完了ステータスを検出する毎に登録するか、任意の時点で手動登録するかを選択可能となっているが、ここでは送受信完了ステータスを検出する毎に登録する場合、すなわち送受信ステータスが「監視する」に設定されている場合について主に言及する。なお、当該送受信監視処理は、クライアントＰＣ３０が定期的（周期的）に実行するものである。

ここで、まず図１２を参照し、監視設定の方法について説明する。同図に示す監視設定画面Ｄ３（監視設定ダイアログ）は、監視設定画面表示手段１３５によって表示されるものであり、ＦＡＸ機２１別、また受信／送信別に監視の要否を設定できるようになっている。ユーザは、画面上部のプルダウンメニュー１０１により、設定対象となるＦＡＸ機２１を選択し、選択ボタン１０２により、受信ステータスを監視するか否かを設定する。同様に、選択ボタン１０３により、送信ステータスを監視するか否かを設定する。そして、これらの設定に基づいて、クライアントＰＣ３０の送受信ＦＡＸ監視プログラム３２（図１参照）に含まれる監視モジュールを実行／停止を決定する。

続いて、フローチャートを説明する。図９に示すように、クライアントＰＣ３０は、まず登録されているＦＡＸ機一覧を取得する（Ｓ３１）。図１１に示すように、ＦＡＸ機一覧には、ＦＡＸ機２１毎に、ＭＡＣアドレス、ＩＰアドレス、自局電話番号、自局名称、コピーユニット（複合機２０）名称、コピーユニットの設置場所、受信監視の要否、送信監視の要否に関する情報が記憶されている。受信監視の要否、並びに送信監視の要否については、「１」が記録されている場合は「監視する」、「０」が設定されている場合は「監視しない」の設定（選択ボタン１０２，１０３の選択結果，図１２参照）を意味する。なお、ここに示したＦＡＸ機一覧は、各クライアントＰＣ３０内に格納されている情報であり、送受信監視の要否に関する情報以外は、ＦＡＸサーバ４０から取得したデータを元に生成されている。すなわち、各クライアントＰＣ３０が、ＦＡＸサーバ４０から取得したデータに、送受信監視の有無に関する情報を付加して、各クライアントＰＣ３０内に格納している。

そして、この一覧に登録されているＦＡＸ機２１全てについて、図９および図１０に示す送受信監視処理を実行することとなるが、図１１の自局名称：「ＦＡＸ機２」のＦＡＸ機２１のように、送受信監視がいずれも「０」に設定されている場合は（図９のＳ３２：Ｎｏ，図１０のＳ４１：Ｎｏ）、そのＦＡＸ機２１による送受信ＦＡＸデータの登録は行わない。

一方、図１１の自局名称：「ＦＡＸ機１」のＦＡＸ機２１のように、受信監視設定が「監視する」に設定されている場合（Ｓ３２：Ｙｅｓ）は、Ｓ３２以降の工程を実行する。この場合、クライアントＰＣ３０は、まずＦＡＸ機１の受信ＦＡＸボックス４２ｂ（図２参照）からジョブＩＤ群を取得する（Ｓ３３）。そして、その中にある任意の１のジョブＩＤに対する受信ステータスを取得し（Ｓ３４）、そのステータスが「受信完了」である場合は（Ｓ３５：Ｙｅｓ）、そのジョブＩＤと関連づけられた画像データを、画像データ群の中から取得し（Ｓ３６）、登録画面表示手段１３６によりその画像データの登録画面Ｄ４（登録ダイアログ）を表示する（Ｓ３７）。

図１３に示す登録画面Ｄ４は、送受信が完了したＦＡＸデータを登録指示するための画面であり、ここでは、受信監視処理中においてＳ３７の画面を表示した直後の状態（情報入力前のデフォルト状態）を示している。登録画面Ｄ４では、その画面上部のオプションボタン１０６で、画像データ（送受信ＦＡＸデータ）の登録先を選択できるようになっている。ここで、［ローカル］に設定された場合は、クライアントＰＣ３０内にＦＡＸデータを保存し、［サーバ］に設定された場合は、ＦＡＸサーバ４０内のデータベース４３にＦＡＸデータを保存する。また、その右側にあるＦＡＸ表示アイコン１０７がクリックされると、ＦＡＸデータ（画像データ）の内容を表示する。

また、ファイル情報として、業務情報、データ情報およびファイル名を入力できるようになっており、業務情報としては、情報ボックス、マスター情報、送信／受信、コメント、担当者の各情報が、入力または表示される。情報ボックス欄１０８には、ジョブＩＤに関連づけられている送信先または送信元ＦＡＸ番号（指定した送信先のＦＡＸ番号、または受信したＦＡＸデータに付加されているＴＳＩＤから抽出したＦＡＸ番号）と一致するフォルダの上階層のフォルダ名を、またマスター情報欄には、ＦＡＸ番号と一致するフォルダのフォルダ名を表示する。

すなわち、図１６に示すように、ＦＡＸデータが登録されるデータベース４３内のフォルダ８０は、階層構造となっており、各フォルダにはフォルダ情報として、予め送信元または送信先のＦＡＸ番号が記憶されている。したがって、そのフォルダ毎に記憶されているＦＡＸ番号と一致する場合は、情報ボックス欄１０８およびマスター情報欄１０９にフォルダ名を表示するが、ＦＡＸ番号が一致するフォルダが存在しない場合は、情報ボックス欄に「その他」と表示され、そのまま保存する場合は、その他のフォルダ１２１に保存される（図１６参照）。ＦＡＸデータの保存先となるフォルダ名（情報ボックス欄１０８およびマスター情報欄１０９）は、適宜変更可能となっている。なお、データベース４３の構造を、リレーショナルデータベース形式にして、フォルダ８０の階層表示を実現させても良い。

一方、送信／受信欄１１０は、その画像データが受信ＦＡＸデータであるか送信ＦＡＸデータであるかを示すものである。また、送信ＦＡＸデータである場合は、１つのファイルを複数の送信先に送信する場合もあるため、例えば送信先が３カ所設定された場合（図６の送信先一覧９４参照）、その送信先毎に登録画面Ｄ４を表示することとなるが、その場合送信先の件数と、その中で残り何件登録しなければならないかについての情報も、送信／受信欄１１０に示す。したがって、例えば「送信２／３件」と表示されている場合は、送信先が３件ある中で、その画面が、２番目の送信先についての登録画面Ｄ４であることを示している。なお、送信先が複数存在する場合は、残りの件について、登録画面Ｄ４を表示させずに登録させることも可能となっている。

また、コメント欄１１１は、ＦＡＸデータに付加情報として保存しておきたい情報を入力可能となっている。また、このコメントとして入力した情報を用いて、後に登録ＦＡＸデータを検索することも可能である。

また、担当者欄１１２には、ファイリングプログラム３１により、フォルダのアクセス権（図１８参照）を設定するために登録されたユーザ名を表示する。ユーザ名は、グループ単位（図１８の「営業１課」，「営業２課」など）で登録されており、デフォルトで表示される担当者は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）にログインしているユーザ名である。なお、プルダウンメニューにより、担当者を変更することも可能となっている。

また、データ情報としては、データ名欄１１３に、ＦＡＸサーバ４０が付加したジョブＩＤを表示する。また、ファイル名欄１１４には、当該ファイル（送受信ＦＡＸデータ）のフルパスを表示する。

そして、ユーザが以上の情報を確認または編集後、画面下部のＯＫボタン１１５を押下することで、ＦＡＸサーバ４０へデータ登録指示が行われる（図９のＳ３７）。ＦＡＸサーバ４０は、当該指示を受けて、データベース４３内に受信ＦＡＸデータを登録すると共に、ＦＡＸボックス４２内のジョブＩＤ群から、そのＦＡＸデータの登録ジョブＩＤを削除する（Ｓ３８）。なお、登録を行いたくない場合は、登録画面Ｄ４（図１３参照）のキャンセルボタン１１６を押下することで、登録指示をキャンセルすることができるが、図９および図１０に示す送受信監視処理は定期的に実行されるため、次の送受信監視処理の実行時に、同じＦＡＸデータの登録画面Ｄ４が表示されることとなる。したがって、完全に登録を行いたくない場合は、後述する送受信一覧表示画面Ｄ５（図１５参照）で対象となるＦＡＸデータを削除ボタン１２６により削除することで、監視対象から除外させることができる。

図９のフローチャートの説明に戻る。クライアントＰＣ３０は、ジョブＩＤ群の中に存在する全てのジョブＩＤに対して確認を行ったか否かを判別し（Ｓ３９）、残りのジョブＩＤが存在する場合は（Ｓ３９：Ｎｏ）、次のジョブＩＤに対して確認を行う（Ｓ４０）。また、全てのジョブＩＤに対して確認を行っている場合は（Ｓ３９：Ｙｅｓ）、送信監視処理に移行する。

図１０に示すように、送信監視処理では、まず送信監視設定が「監視する」に設定されているか否かを判別し（Ｓ４１，図１２の選択ボタン１０３参照）、「監視する」に設定されている場合は（Ｓ４１：Ｙｅｓ）、送受信監視処理の対象となるＦＡＸ機２１の送信ＦＡＸボックス４２ａ内にあるジョブＩＤ群を取得する（Ｓ４２）。そして、その中にある任意の１のジョブＩＤに対する送信ステータスを取得し（Ｓ４３）、そのステータスが「送信完了」である場合は（Ｓ４４：Ｙｅｓ）、そのジョブＩＤと関連づけられた画像データを、画像データ群の中から取得し（Ｓ４５）、登録画面表示手段１３６によりその画像データの登録画面Ｄ４を表示する（Ｓ４６，図１３参照）。

そして、クライアントＰＣ３０は、ユーザによる登録画面Ｄ４のＯＫボタン１１５の押下により、ＦＡＸサーバ４０に対して送信ＦＡＸデータの登録指示を行い、ＦＡＸサーバ４０は、当該指示に応じてデータベース４３内に送信ＦＡＸデータを登録すると共に、ＦＡＸボックス４２内のジョブＩＤ群から、そのＦＡＸデータの登録ジョブＩＤを削除する（Ｓ４７）。また、クライアントＰＣ３０は、ジョブＩＤ群の中に存在する全てのジョブＩＤに対して確認を行ったか否かを判別し（Ｓ４８）、残りのジョブＩＤが存在する場合は（Ｓ４８：Ｎｏ）、次のジョブＩＤに対して確認を行う（Ｓ４９）。また、全てのジョブＩＤに対して確認を行っている場合は（Ｓ４８：Ｙｅｓ）、ＦＡＸ機一覧（図１１参照）の中に、別のＦＡＸ機２１が存在するか否かを判別し（Ｓ５０）、存在する場合は（Ｓ５０：あり）、次のＦＡＸ機２１（ＦＡＸ機２）について送受信監視処理を実行する。また、別のＦＡＸ機２１が存在しない場合は（Ｓ５０：なし）、送受信監視処理を終了する。

なお、上記では、ＦＡＸデータの登録を行いたくない場合（送受信監視処理の監視対象から除外する場合）は、送受信一覧表示画面Ｄ５（図１５参照）で削除するものとしたが、登録画面Ｄ４（図１３参照）上に、ＯＫボタン１１５、キャンセルボタン１１６と共に「削除ボタン」を設け、当該削除ボタンの押下により、ＦＡＸボックス４２内から対象ＦＡＸデータを削除するようにしても良い。また、次の送受信監視処理の実行時に、同じＦＡＸデータの登録画面Ｄ４を表示させないために、前回のＦＡＸ一覧（ＦＡＸボックス４２の内容）と比較して、新たに追加されたＦＡＸデータでない場合は、登録画面Ｄ４を表示させないようにすることも可能である。

次に、図１４のフローチャートを参照し、送受信監視が設定されていない場合、すなわち手動で登録対象となるＦＡＸデータを選択する処理について説明する。当該処理は、図１２の監視設定画面Ｄ３で、受信および送信の両方について監視設定が「停止」に設定されている場合に実行されるものである。同図に示すように、まずＦＡＸ機一覧（図１１参照）の中から、処理対象となるＦＡＸ機２１を選択する（Ｓ６１）。続いて、受信ＦＡＸデータの登録を行うか、送信ＦＡＸデータの登録を行うかを選択し（Ｓ６２）、処理対象となるＦＡＸ機２１の送信ＦＡＸボックス４２ａまたは受信ＦＡＸボックス４２ｂを参照して、送受信一覧表示手段１３７（図３参照）により、受信ＦＡＸデータの一覧または送信ＦＡＸデータの一覧を表示する（Ｓ６３）。

図１５は、送信ＦＡＸデータの一覧を表示した送受信一覧表示画面Ｄ５の一例である。送受信一覧表示画面Ｄ５では、上記のＳ６１およびＳ６２で、一覧表示の対象となるＦＡＸボックス４２を選択するための情報入力と、未登録のＦＡＸデータ一覧の閲覧、並びに登録対象となるＦＡＸデータの選択が可能となっている。ここでは、ＦＡＸ機２１から紙文書で送受信したＦＡＸデータ、並びにクライアントＰＣ３０から送信したＦＡＸデータの両方を表示する。すなわち、クライアントＰＣ１から、ＦＡＸ機１を介してＦＡＸ送信を行った場合は、ＦＡＸ機１の送信ＦＡＸボックス４２ａにＦＡＸデータが格納されているため、その送信ＦＡＸボックス４２ａ内の一覧を表示する。

ユーザは、まず画面上部のＦＡＸ欄１２１で、処理対象となるＦＡＸ機２１を選択し、その下のオプションボタン１２２で、受信ＦＡＸデータの登録を行うか、送信ＦＡＸデータの登録を行うかを選択する。なお、その右側の「受信／送信：０／１１」の表示１２３は、処理対象となるＦＡＸ機２１のＦＡＸボックス４２内に存在する未登録の受信ＦＡＸデータおよび送信ＦＡＸデータの数を示している。

ＦＡＸ欄１２１およびオプションボタン１２２の入力を終えると、未登録ＦＡＸ一覧表示欄１２４に、未登録の受信ＦＡＸデータまたは送信ＦＡＸデータの一覧が表示される。ここでは、各ＦＡＸデータのファイル名（ジョブＩＤ）と、ＦＡＸ番号、ファイルの名前、通信状態（ステータス）、機器の状態、送受信日時、ＦＡＸ文書のページ数、リトライ回数が表示されている。登録対象としては、通信の状態が「受信完了」または「送信完了」のいずれかであるファイルのみ、選択可能となっており、例えば、ファイル名：E04F800D、ＦＡＸ番号：0123-45-6789のＦＡＸデータ１３０の登録を行う場合は、ユーザがその行を選択して、画面下部の登録ボタン１２９を押下すると、図１３に示す登録画面Ｄ４が表示され、登録指示を行うことができる。

なお、画面下部の更新ボタン１２５は、未登録ＦＡＸ一覧１２４の内容を更新するためのものであり、削除ボタン１２６は、ＦＡＸボックス４２からジョブＩＤ並びにそのジョブＩＤに関連付けられた画像データおよびステータスを削除するためのものである。また、送信中断ボタン１２７は、通信の状態が「送信中」または「送信待ち」である場合に、そのＦＡＸデータを中止するためのものである（受信の場合は、当該ボタンは表示されない）。また、表示ボタン１２８は、選択したＦＡＸデータの内容を表示するためのものである。

このように、送受信一覧表示画面Ｄ５の未登録ＦＡＸ一覧表示欄１２４の中から登録対象のファイル名（ジョブＩＤ）が選択され、登録ボタン１２９が押下されると（図１４のＳ６４）、登録画面Ｄ４を表示し、ＯＫボタン１１５の押下により、ＦＡＸサーバ４０にそのＦＡＸデータの登録指示を行う（Ｓ６５）。ＦＡＸサーバ４０は、当該指示を受けて、データベース４３内にＦＡＸデータを登録すると共に、ＦＡＸボックス４２内のジョブＩＤ群から、そのＦＡＸデータの登録ジョブＩＤを削除する（Ｓ６６）。

次に、図１６および図１７を参照し、登録された送受信ＦＡＸデータの閲覧・検索処理について説明する。図１６は、画面左部のフォルダ階層表示８０の中のフォルダ（松本南―アルプス商事―送信）内に登録されている送信ＦＡＸデータの一覧を示したものである（登録一覧表示手段１３２）。ここでは、送受信を行った端末（ＦＡＸ機２１、クライアントＰＣ３０）に関わらず、登録された順に、ＦＡＸデータを表示する。

同図に示すように、登録ＦＡＸ一覧表示欄１３２には、データ名（ジョブＩＤ）と、コメント（図１３のコメント欄１１１に入力された情報）と、持ち出し中であるか否かに関する情報と、ＦＡＸ番号と、送受信日時と、登録日時と、データサイズとが表示される。持ち出し中であるか否かに関する情報は、現在、そのデータが編集中であるか否かを示すものである。ここに表示されたＦＡＸデータは、複数のクライアントＰＣ３０による参照および編集が可能となっており、ユーザは、編集を行う場合、画面下部の持ち出しボタン１３６を押下する。また、その押下に伴って、登録ＦＡＸ一覧表示欄１３２の持ち出し中チェックボックスに、チェックマークを表示する。このチェックマークが表示されている場合、そのＦＡＸデータの参照および編集はできないようになっている。

また、画面下部のプリントボタン１３４は、選択されたデータの一括印刷を行うためのものであり、ＭＡＩＬボタン１３５は、選択されたデータを電子メールに添付するためのものである。また、ごみ箱ボタン１３７は、データベース４３内から選択されたデータを削除するためのものであり、ＦＡＸボタン１３８は、選択されたデータをＦＡＸ送信するためのものである。

また、登録ＦＡＸ一覧表示欄１３２に表示されたＦＡＸデータは、検索タブ８１の押下によって移行する検索画面（図示省略）により、各種情報を索引として検索を行えるようになっている（検索手段１３３）。索引としては、ここに示したデータ名、コメント、持ち出し中であるか否かに関する情報、ＦＡＸ番号、送受信日時、登録日時、データサイズの他、送受信を行った端末、担当者（図１３の担当者欄１１２で入力された情報）、登録時にＦＡＸ文書の画像データに付加された検索用のテキストデータを利用可能である。

また、登録ＦＡＸ一覧表示欄１３２に表示されたＦＡＸデータは、グルーピング検索ができるようになっている。ユーザは、グループ表示したい列のヘッダを、ドラッグエリア１３３にドラッグすると、その項目を任意の順番で表示する。例えば、「送受信日時」のヘッダを、ドラッグエリア１３３にドラッグされた場合は、図１７に示すように、ＦＡＸデータ送信日順に並べ替えて表示する（参照番号１４１）。また、行頭に示された「＋」をクリックすると、その行下に、その日に送信されたＦＡＸデータを並べて表示する。なお、ドラッグエリア１３３には、複数のヘッダを選択してドラッグすることが可能であり、例えば「送受信日時」、「ＦＡＸ番号」および「登録日時」の３つのヘッダを選択してドラッグした場合は、送受信日時―ＦＡＸ番号―登録日時など、各項目で順に絞込みを行った状態で階層表示される。

次に、図１８を参照し、アクセス権の設定方法について説明する。アクセス権は、利用するグループ単位で、フォルダ毎（ＦＡＸ番号毎）に設定可能となっている。ユーザは、図１６に示すフォルダ群の中から任意のフォルダを選択して、マウスを右クリックすると、ダウンメニュー（図示省略）が表示され、その中から「アクセス権の設定」を選択する。すると、図１８に示すアクセス権設定画面Ｄ８が表示され（アクセス権設定画面表示手段１３４，図３参照）、編集権限と参照権限の設定を行い得るようになっている。

アクセス権設定画面Ｄ８では、画面上部のフォルダ欄１５１に対象となるフォルダのフォルダ名を表示し、その下にグループ設定されているグループ名の一覧１５２を表示する。また、画面右部には、そのグループの中からＦＡＸデータの編集を許可するグループを表示する編集権限グループ欄１５３と、ＦＡＸデータの参照を許可するグループを表示する参照権限グループ欄１５４を表示し、それぞれ追加／削除ボタン１５５，１５６により、グループの追加および削除が行われる。そして、画面下部のＯＫボタン１５７の押下により、アクセス権が設定される。

なお、図１６に示すように、フォルダ群は階層構造を有しており、上位のフォルダに設定したアクセス権は、下位のフォルダに引き継がれる。したがって、例えばフォルダ「アルプス商事」は、グループ「営業１課」だけ、フォルダ「ＡＰ保険」は、グループ「営業２課」だけというように、下位フォルダ毎にアクセス制限する場合は、上位フォルダの「松本南」に対し、「営業１課」と「営業２課」の両方のグループに、アクセス権を与えておき、下位フォルダの設定で、アクセス権を削除することで実現可能である。

以上、説明したとおり、本実施形態によれば、ＦＡＸ機２１またはクライアントＰＣ３０のＦＡＸ送受信に伴って、送信ＦＡＸデータを送信先ＦＡＸ番号別に、また受信ＦＡＸデータを送信元ＦＡＸ番号別にデータベース４３に登録することができる。また、これらの送受信ＦＡＸデータは、送受信を行った端末や、文書種類（紙文書または電子文書）に依らず、図１６の登録一覧表示画面Ｄ６に示すように、ＦＡＸ番号別に分類された状態で登録されるため、全ての端末で送受信したＦＡＸデータを一元管理することができる。すなわち、ユーザは、通常のＦＡＸ送受信操作と、簡単な登録指示を行うだけで、取引先別に送受信ＦＡＸデータを登録することができるため、ＦＡＸデータの登録・管理に要するワークフローを大幅に効率化することができる。

また、登録一覧表示画面Ｄ６は、クライアントＰＣ３０から閲覧可能であり、各ＦＡＸデータには、検索用のテキストデータ（透明テキスト）が付加されて登録されているので、ＦＡＸ文書に含まれる単語や文章でテキスト検索を行うことができる。また、テキス検索ト以外でも各種情報を索引として検索できるため、登録した送受信ＦＡＸデータを効率的に活用することができる。

また、送受信監視を設定した場合は、クライアントＰＣ３０が送受信完了のステータスを検出したとき、ユーザがその送受信ＦＡＸデータの登録指示を行うための登録画面Ｄ４（図１３参照）を表示するため、不要な場合は登録しないなど、ユーザのニーズに応じて送受信ＦＡＸデータを登録することができる。また、当該画面Ｄ４には、そのデータに付加して保存しておくための付加情報（データ名、コメント、データ作成者など）を入力する欄や、データのフルパスを指定する欄が設けられているため、ＦＡＸデータの検索・閲覧を行う場合に、これらの情報を利用することができ、利便性を高めることができる。また、送受信を完了したＦＡＸデータを登録するため、未送信のものや送受信中（リトライ中も含む）のものは、登録されない。したがって、まだ送信されていないＦＡＸを、ＦＡＸ完了したものと勘違いして編集してしまうなどの管理トラブルを防ぐことができる。

また、送受信監視を設定しない場合は、未登録ＦＡＸ一覧１２４（図１５参照）の中から登録対象となる送受信ＦＡＸデータをユーザが手動選択して登録することができる。すなわち、ユーザは、自分の好きな時間に登録を行うことができ、しかもディスプレイ３３上に、不意に登録画面Ｄ４が表示されることにより、作業が中断されることがない。また、登録対象は、ＦＡＸサーバ４０内のＦＡＸボックス４２を参照して表示した未登録ＦＡＸ一覧１２４の中から選択するだけで良いため、手動登録の手間を軽減することができる。

また、図１８に示したように、送信先または送信元のＦＡＸ番号毎、すなわちフォルダ毎に、送受信ＦＡＸデータを参照および／または編集するためのアクセス権を設定することができるため、セキュリティを確保することができる。また、送受信ＦＡＸデータの参照権限と編集権限は、それぞれ個別に制限できるため、参照だけは許可するが、編集は許可しないなど、アクセス制限の自由度を高めることができる。

なお、上記の実施形態では、図１２に示す監視設定画面Ｄ３で監視設定を行っている場合、送受信完了ステータスを検出したときに（図９のＳ３５：Ｙｅｓ，図１０のＳ４４：Ｙｅｓ参照）、クライアントＰＣ３０のディスプレイ３３上に、図１３に示す登録画面Ｄ４を表示し、同画面上のＯＫボタン１１５の押下によって、ＦＡＸサーバ４０への登録指示を行うものとしたが、当該登録画面Ｄ４をクライアントＰＣ３０のディスプレイ３３上に表示することなく、ＦＡＸサーバ４０が自動登録するようにしても良い。この場合、ＦＡＸサーバ４０は、図１１に示すＦＡＸ機一覧を、特定のクライアントＰＣ３０（監視設定権限を持つユーザ）から予め取得しておき（監視設定画面Ｄ３（図１２参照）による送受信監視設定の設定値だけを取得するようにしても良い）、図９および図１０に示すクライアントＰＣ３０の処理（実線で囲んだ工程）を実行する。但し、図９のＳ３７や、図１０のＳ４６に代えて、送受信ＦＡＸデータのデータベース４３への登録を行うこととなる。この構成によれば、ユーザは全く意識することなく、ＦＡＸ送受信処理に伴って、送受信ＦＡＸデータを登録させることができる。

また、この場合、クライアントＰＣ３０における監視設定画面Ｄ３の表示、並びにＦＡＸサーバ４０における送受信監視設定の設定値の記憶を省略しても良い。すなわち、図３に示すブロック図から監視設定画面表示手段１３５を省略した構成としても良い。また、手動で登録対象となるＦＡＸデータを選択するための手段（送受信一覧表示手段１３７，図３参照）、並びにその工程（図１４参照）を省略しても良いし、これに伴って登録指示を行うための手段（登録画面表示手段１３６，図３参照）を省略しても良い。

また、上記の実施形態では、ＦＡＸサーバ４０は、単体の装置であるものとしたが（図１参照）、ＦＡＸ機２１またはクライアントＰＣ３０に内蔵された構成であっても良い。また、データベース４３も、ＦＡＸサーバ４０に内蔵されるのではなく、外部装置としてＦＡＸサーバ４０、ＦＡＸ機２１またはクライアントＰＣに接続された構成でも良い。

また、上記の実施形態では、クライアントＰＣ３０は、ＦＡＸサーバ４０およびＦＡＸ機２１を介してＦＡＸ送信を行う構成としたが、各クライアントＰＣ３０にＦＡＸモデム２２を搭載し、各ＰＣから直接公衆回５０線に接続してＦＡＸ送受信を行う構成であっても良い。この場合、ＦＡＸ機一覧（図１１参照）にそのＦＡＸモデム２２を搭載したクライアントＰＣ３０の情報も含めて記憶し、送受信監視処理（図９および図１０参照）では、ＦＡＸ機一覧に存在する全ての端末（ＦＡＸ機２１およびクライアントＰＣ３０）に対して処理を行うこととなる。

また、この構成の場合、クライアントＰＣ３０でＦＡＸ受信を行ったとき、そのステータスを随時ＦＡＸサーバ４０へ送信することが好ましい。この構成によれば、ＦＡＸサーバプログラムの変更を行うことなく、本発明を適用することができる。

また、上記の実施形態では、ＦＡＸサーバ４０のステータス取得手段１４１は、ＦＡＸ機２１がステータスの変化毎、又は定期的に送信する送受信ステータスを取得するものとしたが、ＦＡＸサーバ４０がステータス要求を行い、それに対して返信された送受信ステータスを取得するようにしても良い。

また、各端末の各手段を、コンピュータ読み取り可能なプログラムとして提供しても良い。さらに、このプログラムを記録媒体に格納して提供し、他のコンピュータで利用できるようにしても良い。記憶媒体としては、ハードディスク、フラッシュＲＯＭ、メモリカード（コンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア、メモリースティック等）、コンパクトディスク、光磁気ディスク、デジタルバーサタイルディスクおよびフレキシブルディスク等を利用することができる。

また、上記の実施形態におけるＦＡＸデータ管理システム１０の例によらず、システム構成や装置構成等について、本発明の要旨を逸脱しない範囲で、適宜変更も可能である。

本発明のＦＡＸデータ管理システムのシステム構成図である。 ＦＡＸボックスを示す図である。 ＦＡＸデータ管理システムのブロック図である。 クライアントＰＣからのＦＡＸ送信処理を示すフローチャートである。 送信ファイルを選択するための画面を示す図である。 送信ＦＡＸ機の選択、並びに送信先の指定を行うための画面を示す図である。 ＦＡＸ機からのＦＡＸ送信処理を示すフローチャートである。 ＦＡＸ機によるＦＡＸ受信処理を示すフローチャートである。 送受信監視処理を示すフローチャートである。 図９に続くフローチャートである。 ＦＡＸ機一覧を示す図である。 監視設定画面を示す図である。 登録画面を示す図である。 手動で登録対象を選択する処理を示すフローチャートである。 送受信一覧表示画面を示す図である。 登録一覧表示画面を示す図である。 登録一覧表示画面における検索結果を示す図である。 アクセス権設定画面を示す図である。

符号の説明

１０：ＦＡＸデータ管理システム，２０：複合機，２１：ＦＡＸ機，２２：ＦＡＸモデム，３０：クライアントＰＣ，３１：ファイリングプログラム，３２：送受信ＦＡＸ監視プログラム，３３：ディスプレイ，４０：ＦＡＸサーバ，４１：ＦＡＸサーバプログラム，４２：ＦＡＸボックス，４３：データベース，５０：公衆回線，６０：ネットワーク

Claims (9)

1. 紙文書によるＦＡＸ送受信を行う１台以上のＦＡＸ機、
   電子文書によるＦＡＸ送受信を行う１台以上のクライアントＰＣ、
   前記ＦＡＸ機および前記クライアントＰＣによる送受信ＦＡＸデータをデータベースに登録し、これらを統括管理するＦＡＸサーバ、を有するＦＡＸデータ管理システムであって、
   前記ＦＡＸサーバは、
   前記ＦＡＸ機または前記クライアントＰＣのＦＡＸ送受信に伴って、どの端末が送受信したかに関わらず、送信ＦＡＸデータを送信先ＦＡＸ番号別に、また受信ＦＡＸデータを送信元ＦＡＸ番号別に、前記データベースに登録するＦＡＸデータ登録手段を備えていることを特徴とするＦＡＸデータ管理システム。
2. 前記ＦＡＸデータ登録手段は、送受信されたＦＡＸ文書の画像データに検索用のテキストデータを付加した画像ファイルを、前記送受信ＦＡＸデータとして登録し、
   前記クライアントＰＣは、
   前記データベースから、登録された前記送受信ＦＡＸデータの一覧を読み出し、これを表示する登録一覧表示手段と、
   前記登録一覧表示手段により表示された一覧の中から、任意のテキスト、前記送信先／送信元ＦＡＸ番号、前記送受信ＦＡＸデータの登録日時、前記送受信ＦＡＸデータの送受信日時、前記送受信ＦＡＸデータのデータサイズのうち１以上の情報を索引として、前記送受信ＦＡＸデータの検索を行う検索手段と、を備えていることを特徴とする請求項１に記載のＦＡＸデータ管理システム。
3. 前記ＦＡＸサーバは、
   前記ＦＡＸ機および／または前記クライアントＰＣにおけるＦＡＸ送受信の状態である送受信ステータスを取得するステータス取得手段をさらに備え、
   前記ＦＡＸデータ登録手段は、前記ステータス取得手段により、前記ＦＡＸ送受信の送受信完了のステータスを取得したとき、その送受信ＦＡＸデータを自動登録することを特徴とする請求項１または２に記載のＦＡＸデータ管理システム。
4. 前記クライアントＰＣは、
   前記ステータス取得手段の取得結果を監視し、送受信が完了した前記送受信ＦＡＸデータを検出したとき、その送受信ＦＡＸデータの登録指示をユーザに促すための画面を表示する登録画面表示手段をさらに備え、
   前記ＦＡＸデータ登録手段は、前記自動登録に代えて、前記クライアントＰＣからの登録指示を待って前記送受信ＦＡＸデータを登録することを特徴とする請求項３に記載のＦＡＸデータ管理システム。
5. 前記ＦＡＸサーバは、
   前記送受信ＦＡＸデータを、前記ステータス取得手段の取得結果と共に一時的に記憶するＦＡＸボックスをさらに備え、
   前記クライアントＰＣは、
   前記ステータス取得手段の取得結果を監視するか否かの設定を、ユーザに促すための画面を表示する監視設定画面表示手段と、
   前記監視設定画面表示手段により監視しないように設定された場合、所定の操作をトリガとして、前記ＦＡＸボックスを参照し、前記送受信ＦＡＸデータの送受信一覧を表示する送受信一覧表示手段と、をさらに備え、
   前記登録画面表示手段は、表示した前記送受信一覧の中から、ユーザが登録対象として選択した前記送受信ＦＡＸデータの登録指示を促すための画面を表示することを特徴とする請求項４に記載のＦＡＸデータ管理システム。
6. 前記クライアントＰＣは、
   前記送受信ＦＡＸデータを参照および／または編集するためのアクセス権を、登録された前記送信先／送信元ＦＡＸ番号毎に設定するための画面を表示するアクセス権設定画面表示手段をさらに備えていることを特徴とする請求項１ないし５のいずれか１項に記載のＦＡＸデータ管理システム。
7. 紙文書によるＦＡＸ送受信を行う紙文書送受信手段、
   電子文書によるＦＡＸ送受信を行う電子文書送受信手段、
   前記紙文書送受信手段および前記電子文書送受信手段によって送受信された送受信ＦＡＸデータを統括管理するＦＡＸデータ管理手段、
   前記送受信ＦＡＸデータを登録するデータベース、を有するＦＡＸデータ管理システムの制御方法であって、
   前記ＦＡＸデータ管理手段が、
   前記紙文書送受信手段または前記電子文書送受信手段のＦＡＸ送受信に伴って、その文書種類に関わらず、送信先または送信元のＦＡＸ番号別に前記送受信ＦＡＸデータを前記データベースに登録する工程を実行することを特徴とするＦＡＸデータ管理システムの制御方法。
8. コンピュータを、請求項１ないし６のいずれか１項に記載のＦＡＸデータ管理システムにおける前記クライアントＰＣおよび／または前記ＦＡＸサーバの各手段として機能させるためのプログラム。
9. 請求項８に記載のプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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