JP3448452B2 - 文書情報管理システム - Google Patents
文書情報管理システムInfo
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Description
紙(媒体用紙)を媒体として,人間とコンピューター環
境との関わり合い(HCI:Human-Computer-Interacti
on)の向上を図った文書情報管理システムに関し,より
詳細には,媒体用紙を用いてデジタルの世界から情報を
取り出す際の利便性の向上を図った文書情報管理システ
ムに関する。
シンインタフェースの発達や,ネットワーク環境の整備
によって文書の電子化が進み,これによってオフィスの
ペーパーレス化が促進されている。
・ワークステーションの画面上で作成(電子化)し,電
子化した文書の編集,コピー,転送,共有,ファイリン
グ,校正,検索等がコンピューターの中(デジタルの世
界または仮想現実)で行えるようになっている。特に,
ネットワークの発展によって,電子化した文書をプリン
ター等で出力することなく,そのまま個人宛に配布(転
送)することができるため,さらにオフィスのペーパー
レス化が進みつつある。
ー中に構築された文書情報管理システムによって自動的
・体系的に管理することが可能であるため,保存文書の
分類作業や,参照したい文書の検索作業が容易となり,
さらに文書の共有化による全体の文書量の低減,パスワ
ード等の設定による機密文書のセキュリティの向上,各
文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有して
いる。
点があるものの,実際の紙に出力された文書(以下,紙
の文書と記載する)と比較した場合に,読みやすさ,持
ち運びの利便性,扱いやすさ,利用可能な環境条件,実
務作業との連続性等において種々の制限が存在するた
め,電子化した文書を現実作業において使用する場合に
は,一旦,プリンター等で記録紙に出力した後,紙の文
書として使用した方が効率の良いことも多い。したがっ
て,これからのオフィス環境では,作業の目的に応じて
紙の文書と電子化した文書が共存する状況になる。
来の技術によれば,コンピューター等のデジタルの世界
と紙の文書との間には,デジタル情報としての情報の連
続性・関連性がないため,以下の問題点があった。
情報管理システムで電子化した文書の管理を行っている
場合でも,一旦,電子化した文書を紙の文書として出力
すると,電子化した文書の有する関連情報,例えば,文
書情報管理システム内におけるアドレス情報,パスワー
ド等のセキュリティ情報,他の文書との連結情報等が消
失するため,紙の文書は文書情報管理システムから出力
された単なるアウトプットとしての価値しか持たないと
いう問題点があった。
の世界に直接アクセスすることができないため,ユーザ
ーがキーボード等を操作してデジタルの世界にアクセス
する必要があり,利便性が悪いという問題点があった。
なお,従来の技術として,マークシートのように紙を媒
体として,直接デジタルの世界へアクセスする方法があ
るが,あらかじめ定型化された専用のマークシートを用
いるため,種々の制約があり,一般的な文書として使用
可能なものではなかった。
した文書の先進概念としてハイパーテキストの文書が存
在するが,このハイパーテキストの文書を紙の文書とし
て出力した場合,平面的な情報(視覚化された2次元の
情報)のみが出力されて,本来のハイパーテキストとし
ての情報が失われるため,情報の損失および利便性の低
下を招来するという問題点があった。
ク(関連づけ)されたテキスト(電子化した文書)の集
まりであり,リンク構造を通じて,階層的・多元的に関
連づけされた各テキストを任意の順序で参照できるよう
にしたマルチメディアソフトの基本概念である。したが
って,このハイパーテキストの文書には,ユーザーに対
して視覚的に提供される情報の他に,リンク構造を形成
するための情報(すなわち,ハイパーテキストとしての
情報)が含まれている。ところが,一旦,ハイパーテキ
ストの文書を紙の文書として出力すると,このハイパー
テキストとしての情報が失われるため,出力された紙の
文書は,もはやハイパーテキストの文書ではなくなる。
ストの文書は電子化した文書としてのみ存在可能である
ため,ハイパーテキストの概念そのものが,電子化した
文書を扱うデジタルの世界(仮想現実)の中のみで利用
されていた。したがって,紙の文書をハイパーテキスト
の文書として扱い,現実世界において紙の文書を用いて
ハイパーテキストを実現するという概念(この概念を紙
ハイパーテキストと定義し,以下,紙ハイパーテキスト
と記載する)はこれまで存在していなかった。
47号において,コンピューター等のデジタルの世界と
紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築して,紙
の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組
み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に
直接アクセス可能とし,さらに紙の文書を用いたハイパ
ーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することを目
的とした文書情報管理システムおよび文書情報管理方法
を提案した。
特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連
する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手
段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかか
らなる少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル
手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報
および記載情報の中から特定の記載情報を選択するため
の選択情報が記録された媒体用紙と,選択情報および連
結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と,読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,ファイ
ル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手
段と,検索手段によって検索した関連情報ファイルを出
力する出力手段とから構成されており,読取手段で媒体
用紙から選択情報および連結情報を読み取り,読み取っ
た選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段に
記憶してある関連情報ファイルの中から該当する関連情
報ファイルを検索し,検索した関連情報ファイルを記録
紙またはディスプレイ画面等に出力するものである。
録した記載情報からファイル手段に記憶してある関連情
報ファイル(電子化した文書)を検索し,出力すること
ができるようにしたものである。
の文書情報管理システムでは,媒体用紙上の所望の記載
情報に,例えば,マーカーを用いてマーク(選択情報)
を付与して,読取手段で読み取ることにより,マーク
(選択情報)を付与した記載情報に対応した関連情報フ
ァイルを取り出すことができるものの,関連情報ファイ
ルを取り出して確認するまで,関連情報ファイルの文書
名や,関連情報ファイルの頁数,さらには記載情報と対
応する関連情報ファイルの数等が分からないため,不必
要な関連情報ファイルが出力されたり,予想以上の頁数
が出力されて,出力にかかる時間や,資源の無駄が発生
するという問題点があった。
て,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との
間に情報の連続性・関連性を構築することにより,紙の
文書をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み
込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直
接アクセス可能とし,さらに紙の文書を用いたハイパー
テキスト(紙ハイパーテキスト)を実現することに加え
て,さらに記載情報と対応する関連情報ファイルのファ
イル情報を確認できるようにして,システムの操作性・
作業性・利便性の向上を図ることを目的とする。
めに,請求項1に係る文書情報管理システムは,あらか
じめ特定の単語,文章,シンボルまたはグラフィックに
関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイ
ル手段と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れ
かからなる少なくとも一つの記載情報,前記記載情報と
前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるた
めの連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情
報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と,
前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取
る読取手段と,前記読取手段で読み取った選択情報およ
び連結情報に基づいて,前記ファイル手段から該当する
関連情報ファイルを検索する検索手段と,前記検索手段
によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段
と,を備えた文書情報管理システムにおいて,前記媒体
用紙が,さらに前記関連情報ファイルのファイル情報の
出力要求を記載するためのファイル情報出力要求記載欄
を有し,前記読取手段が,前記選択情報および連結情報
と共に,前記ファイル情報出力要求記載欄を前記媒体用
紙から読み取り,前記検索手段が,前記ファイル情報出
力要求記載欄に出力要求が記載されている場合に,前記
連結情報に基づいて,前記ファイル手段から前記媒体用
紙中に記録されている全ての記載情報に対応した関連情
報ファイルのファイル情報を検索してファイル情報一覧
情報を作成し,前記出力手段が,前記ファイル情報出力
要求記載欄に出力要求が記載されている場合に,前記検
索手段で作成したファイル情報一覧情報を出力するもの
である。
ムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記
憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前
記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを
連結させるための連結情報および前記記載情報の中から
特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された
媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用
紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った
選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段と,を備えた文書情報管理システムにおい
て,前記媒体用紙が,さらに媒体用紙を特定するための
媒体用紙番号および前記関連情報ファイルのファイル情
報の出力要求を記載するためのファイル情報出力要求記
載欄を有し,前記読取手段が,前記選択情報および連結
情報と共に,前記媒体用紙番号および前記ファイル情報
出力要求記載欄を前記媒体用紙から読み取り,前記検索
手段が,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が
記載されている場合に,前記連結情報に基づいて,前記
ファイル手段から前記媒体用紙中に記録されている全て
の記載情報に対応した関連情報ファイルのファイル情報
を検索してファイル情報一覧情報を作成し,前記出力手
段が,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記
載されている場合に,前記読取手段で読み取った媒体用
紙番号および前記検索手段で作成したファイル情報一覧
情報を出力するものである。
ムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記
憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前
記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを
連結させるための連結情報および前記記載情報の中から
特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された
媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用
紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った
選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段と,を備えた文書情報管理システムにおい
て,さらに,前記関連情報ファイルのファイル情報の出
力要求を入力するための出力要求入力手段を備え,前記
検索手段が,前記出力要求入力手段を介して出力要求が
入力されている場合に,前記連結情報に基づいて,前記
ファイル手段から前記媒体用紙中に記録されている全て
の記載情報に対応した関連情報ファイルのファイル情報
を検索してファイル情報一覧情報を作成し,前記出力手
段が,前記出力要求入力手段を介して出力要求が入力さ
れている場合に,前記検索手段で作成したファイル情報
一覧情報を出力するものである。
ムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記
憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前
記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを
連結させるための連結情報および前記記載情報の中から
特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された
媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用
紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った
選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段と,を備えた文書情報管理システムにおい
て,さらに,前記関連情報ファイルのファイル情報の出
力要求を入力するための出力要求入力手段を備え,前記
媒体用紙が,さらに媒体用紙を特定するための媒体用紙
番号を有し,前記読取手段が,前記選択情報および連結
情報と共に,前記媒体用紙番号を前記媒体用紙から読み
取り,前記検索手段が,前記出力要求入力手段を介して
出力要求が入力されている場合に,前記連結情報に基づ
いて,前記ファイル手段から前記媒体用紙中に記録され
ている全ての記載情報に対応した関連情報ファイルのフ
ァイル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成し,
前記出力手段が,前記出力要求入力手段を介して出力要
求が入力されている場合に,前記読取手段で読み取った
媒体用紙番号および前記検索手段で作成したファイル情
報一覧情報を出力するものである。
ムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記
憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前
記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを
連結させるための連結情報および前記記載情報の中から
特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された
媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用
紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った
選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段と,を備えた文書情報管理システムにおい
て,前記媒体用紙が,さらに前記関連情報ファイルのフ
ァイル情報の出力要求を記載するためのファイル情報出
力要求記載欄を有し,前記読取手段が,前記選択情報お
よび連結情報と共に,前記ファイル情報出力要求記載欄
を前記媒体用紙から読み取り,前記検索手段が,前記フ
ァイル情報出力要求記載欄に出力要求が記載されている
場合に,前記選択情報および連結情報に基づいて,前記
ファイル手段から前記選択情報によって選択された記載
情報に対応した関連情報ファイルのファイル情報を検索
してファイル情報一覧情報を作成し,前記出力手段が,
前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記載され
ている場合に,前記検索手段で作成したファイル情報一
覧情報を出力するものである。
ムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記
憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前
記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを
連結させるための連結情報および前記記載情報の中から
特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された
媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用
紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った
選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段と,を備えた文書情報管理システムにおい
て,前記媒体用紙が,さらに媒体用紙を特定するための
媒体用紙番号および前記関連情報ファイルのファイル情
報の出力要求を記載するためのファイル情報出力要求記
載欄を有し,前記読取手段が,前記選択情報および連結
情報と共に,前記媒体用紙番号および前記ファイル情報
出力要求記載欄を前記媒体用紙から読み取り,前記検索
手段が,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が
記載されている場合に,前記選択情報および連結情報に
基づいて,前記ファイル手段から前記選択情報によって
選択された記載情報に対応した関連情報ファイルのファ
イル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成し,前
記出力手段が,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力
要求が記載されている場合に,前記読取手段で読み取っ
た媒体用紙番号および前記検索手段で作成したファイル
情報一覧情報を出力するものである。
ムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記
憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前
記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを
連結させるための連結情報および前記記載情報の中から
特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された
媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用
紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った
選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段と,を備えた文書情報管理システムにおい
て,さらに,前記関連情報ファイルのファイル情報の出
力要求を入力するための出力要求入力手段を備え,前記
検索手段が,前記出力要求入力手段を介して出力要求が
入力されている場合に,前記選択情報および連結情報に
基づいて,前記ファイル手段から前記選択情報によって
選択された記載情報に対応した関連情報ファイルのファ
イル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成し,前
記出力手段が,前記出力要求入力手段を介して出力要求
が入力されている場合に,前記検索手段で作成したファ
イル情報一覧情報を出力するものである。
ムは,あらかじめ特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記
憶したファイル手段と,単語,文章,シンボル,グラフ
ィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報,前
記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを
連結させるための連結情報および前記記載情報の中から
特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された
媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を前記媒体用
紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で読み取った
選択情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段
から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と,
前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段と,を備えた文書情報管理システムにおい
て,さらに,前記関連情報ファイルのファイル情報の出
力要求を入力するための出力要求入力手段を備え,前記
媒体用紙が,さらに媒体用紙を特定するための媒体用紙
番号を有し,前記読取手段が,前記選択情報および連結
情報と共に,前記媒体用紙番号を前記媒体用紙から読み
取り,前記検索手段が,前記出力要求入力手段を介して
出力要求が入力されている場合に,前記選択情報および
連結情報に基づいて,前記ファイル手段から前記選択情
報によって選択された記載情報に対応した関連情報ファ
イルのファイル情報を検索してファイル情報一覧情報を
作成し,前記出力手段が,前記出力要求入力手段を介し
て出力要求が入力されている場合に,前記読取手段で読
み取った媒体用紙番号および前記検索手段で作成したフ
ァイル情報一覧情報を出力するものである。
ムは,請求項1〜8記載のいずれか一つの文書情報管理
システムにおいて,前記読取手段および出力手段が,ス
キャナーとプリンターが一体構成となった複写装置であ
るものである。
テムは,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書情報管
理システムにおいて,前記ファイル情報が,少なくとも
前記関連情報ファイルの頁数を含むものである。
テムは,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書情報管
理システムにおいて,前記ファイル情報が,少なくとも
前記関連情報ファイルの文書名を含むものである。
テムは,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書情報管
理システムにおいて,前記検索手段で作成したファイル
情報一覧情報が,少なくとも関連情報ファイルの文書名
を記載情報として定義した文書名記載情報および前記文
書名記載情報と対応する関連情報ファイルとを連結させ
るための連結情報とを含み,前記出力手段が,前記ファ
イル情報一覧情報を記録紙に印刷して,前記選択情報が
記録されていない前記媒体用紙として出力するものであ
る。
テムは,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書情報管
理システムにおいて,前記出力手段が,記録紙またはデ
ィスプレイ画面に前記関連情報ファイルまたはファイル
情報一覧情報を出力するものである。
テムについて,〔本発明の概要〕,〔実施の形態1〕〜
〔実施の形態5〕の順で,図面を参照して詳細に説明す
る。
いて,以下の順序で説明する。 本発明の概略(本発明のクレーム対応図) PUIの概念の提唱 Inper(媒体用紙)の基本構成 Dicon(記載情報)の役割 選択情報の具体例 連結情報の構成 関連情報ファイルとInperの関係およびInpe
r間リンク
図) 図1(a)は,本発明の文書情報管理システム(請求項
1,請求項2,請求項5および請求項6の文書情報管理
システム)のクレーム対応図を示し,あらかじめ特定の
単語,文章,シンボルまたはグラフィックに関連する情
報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段10
1と,単語,文章,シンボル,グラフィックの何れかか
らなる少なくとも一つの記載情報,記載情報とファイル
手段101の関連情報ファイルとを連結させるための連
結情報および記載情報の中から特定の記載情報を選択す
るための選択情報が記録された媒体用紙102と,選択
情報および連結情報を媒体用紙102から読み取る読取
手段103と,読取手段103で読み取った選択情報お
よび連結情報に基づいて,ファイル手段101から該当
する関連情報ファイルを検索する検索手段104と,検
索手段104によって検索した関連情報ファイルを出力
する出力手段105とから構成される。
情報ファイルは,特定の単語,文章,シンボルまたはグ
ラフィックに関連する情報であるが,このときの特定の
単語,文章,シンボルまたはグラフィックが,媒体用紙
102の記載情報として使用可能な単語,文章,シンボ
ルまたはグラフィックとなる。換言すれば,媒体用紙1
02の記載情報として使用可能な単語,文章,シンボル
またはグラフィックは,あらかじめファイル手段101
に関連情報ファイルとして記憶されていることになる。
報ファイルのファイル情報の出力要求を記載するための
ファイル情報出力要求記載欄102aおよび媒体用紙を
特定するための媒体用紙番号102bが設けられてい
る。
連結情報と共に,ファイル情報出力要求記載欄102a
および媒体用紙番号102bを媒体用紙102から読み
取るものである。
力要求記載欄102aに出力要求が記載されている場合
に,連結情報に基づいて,ファイル手段101から媒体
用紙102中に記録されている全ての記載情報に対応し
た関連情報ファイルのファイル情報を検索してファイル
情報一覧情報を作成する。
力要求記載欄102aに出力要求が記載されている場合
に,読取手段103で読み取った媒体用紙番号102b
および検索手段104で作成したファイル情報一覧情報
を出力するものである。
する。
ボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファ
イルとしてファイル手段101に記憶させておく。
ら選択情報,連結情報,ファイル情報出力要求記載欄1
02aおよび媒体用紙番号102bを読み取る。
3で読み取ったファイル情報出力要求記載欄102aに
基づいて,ファイル情報出力要求記載欄102aに出力
要求が記録されているか否かを判定し,ファイル情報出
力要求記載欄102aに出力要求が記載されていない場
合には,読取手段103で読み取った選択情報および連
結情報に基づいて,ファイル手段101に記憶してある
関連情報ファイルの中から該当する関連情報ファイルを
検索する。
aに出力要求が記載されている場合に,連結情報に基づ
いて,ファイル手段101から媒体用紙102中に記録
されている全ての記載情報(または選択情報によって選
択された記載情報)に対応した関連情報ファイルのファ
イル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成する。
4で検索した関連情報ファイル,または媒体用紙番号1
02bおよびファイル情報一覧情報を記録紙またはディ
スプレイ画面等に出力する。換言すれば,ファイル情報
出力要求記載欄102aに出力要求が記載されていない
場合には,検索手段104で検索した関連情報ファイル
を出力し,ファイル情報出力要求記載欄102aに出力
要求が記載されている場合には,読取手段103で読み
取った媒体用紙番号102bおよび検索手段104で作
成したファイル情報一覧情報を出力することになる。
テム(請求項3,請求項5,請求項7および請求項8の
文書情報管理システム)のクレーム対応図を示し,同図
(a)における媒体用紙102上に設けたファイル情報
出力要求記載欄102aの代わりに,関連情報ファイル
のファイル情報の出力要求を入力するための出力要求入
力手段106を設けたものである。なお,その他の構成
は,同図(a)と共通につき説明を省略する。
に,媒体用紙102を特定するための媒体用紙番号10
2bが設けられている。
連結情報と共に,媒体用紙番号102bを媒体用紙10
2から読み取る。
段106を介して出力要求が入力されているか否かを判
定し,出力要求が入力されていない場合には,読取手段
103で読み取った選択情報および連結情報に基づい
て,ファイル手段101に記憶してある関連情報ファイ
ルの中から該当する関連情報ファイルを検索する。
力要求が入力されている場合に,連結情報に基づいて,
ファイル手段101から媒体用紙102中に記録されて
いる全ての記載情報(または選択情報によって選択され
た記載情報)に対応した関連情報ファイルのファイル情
報を検索してファイル情報一覧情報を作成する。
4で検索した関連情報ファイル,または媒体用紙番号1
02bおよびファイル情報一覧情報を記録紙またはディ
スプレイ画面等に出力する。換言すれば,出力要求入力
手段106を介して出力要求が入力されていない場合に
は,検索手段104で検索した関連情報ファイルを出力
し,出力要求入力手段106を介して出力要求が入力さ
れている場合には,読取手段103で読み取った媒体用
紙番号102bおよび検索手段104で作成したファイ
ル情報一覧情報を出力することになる。
テムでは,関連情報ファイルのファイル情報の出力要求
がない場合には,媒体用紙102上の任意の位置に記録
した記載情報からファイル手段101に記憶してある関
連情報ファイルを検索し,出力することができるので,
コンピューター等のデジタルの世界(ファイル手段10
1中の関連情報ファイル)と紙の文書(媒体用紙10
2)との間に情報の連続性・関連性を構築することがで
き,媒体用紙102をデジタルの世界の文書情報管理シ
ステム内に組み込むことができる。
出力要求がある場合には,ファイル情報一覧情報を作成
して,出力するので,システムの操作性・作業性・利便
性の向上を図ることことができる。
ード等を用いることなく,媒体用紙102を媒体として
デジタルの世界に直接アクセスすることができ,さらに
紙の文書(媒体用紙102)を用いたハイパーテキスト
(紙ハイパーテキスト)を実現することができる。
の文書をハイパーテキストの文書として扱い,現実世界
において紙の文書を用いてハイパーテキストを実現する
概念として定義する。
ピューター等のデジタルの世界(ファイル手段101中
の関連情報ファイル)と紙の文書(媒体用紙102)と
の間に情報の連続性・関連性を構築することができ,媒
体用紙102をデジタルの世界の文書情報管理システム
内に組み込むことができると共に,媒体用紙102を媒
体としてデジタルの世界に直接アクセスすることがで
き,さらに媒体用紙102を用いた紙ハイパーテキスト
を実現することができる。
02)を用いたUser(人)とコンピューターとのI
ntaraction(情報伝達,相互インターフェー
ス)を実現するシステム方法として,以下,本発明の文
書情報管理システムをPUI(Paper User
Intaraction)として提唱する。
Inper(Interact Paper)と定義
し,Inper内に記録されている記載情報をDico
n(Document icon)と定義する。
パーテキストの文書として扱い,現実世界において紙の
文書を用いてハイパーテキストを実現する概念を,紙ハ
イパーテキストとして定義した。したがって,PUIの
Inperは紙ハイパーテキストの概念におけるハイパ
ーテキストの文書そのものであり,Inper内のDi
conは紙に印刷されたスイッチ(一般的なハイパーテ
キストのボタンやアイコン等に相当する)である。
成について具体的に説明する。Inperは,単語,文
章,シンボル,グラフィックの何れかからなる少なくと
も一つの記載情報であるDiconと,Diconとフ
ァイル手段101の関連情報ファイルとを連結させるた
めの連結情報と,Diconの中から特定のDicon
を選択するための選択情報とが記録された紙(用紙)で
ある。ただし,Diconおよび連結情報はあらかじめ
Inperに記録されているが,選択情報はユーザーが
任意に書き込む(マークする)ことにより,Inper
上に記録されるものとする。
た関連情報ファイルのファイル情報の出力要求を記載す
るためのファイル情報出力要求記載欄102aおよび媒
体用紙を特定するための媒体用紙番号102bが設けら
れているものとする。
し,図2はDiconを通常の文書の構成要素として文
書中に配置した文書形式のInper201を示し,図
3はDiconをタイトルとして使用したリスト・ディ
レクトリー形式のInper301を示す。
201には,単語および文章がテキストDicon20
2として記録されており,書類を示すアイコン(シンボ
ル)がシンボルDicon203として記録されてお
り,コンピューター図形がグラフィックDicon20
4として記録されており,単語および短い文章がタイト
ルDicon205として記録されている。また,連結
情報は,2次元バーコードのように光学的に読み取り可
能な形式でコードエリア206内に記録されている。な
お,102aは関連情報ファイルのファイル情報の出力
要求を記載するためのファイル情報出力要求記載欄,1
02bはInper(媒体用紙)を特定するための媒体
用紙番号(Inper No.),208はユーザーが
Inper201の所有者(Owner)を確認できる
ように文字で示したOwner IDである。
は,見かけ上において,記録紙に出力された通常の文書
と同一である。したがって,Inper201を通常の
書類として利用できるのは勿論である。
クトリー形式のInper301には,単語および文章
がタイトルDicon205として記録されている。ま
た,連結情報は,2次元バーコードのように光学的に読
み取り可能な形式でコードエリア206内に記録されて
いる。なお,102aは関連情報ファイルのファイル情
報の出力要求を記載するためのファイル情報出力要求記
載欄,102bはInper(媒体用紙)を特定するた
めの媒体用紙番号(Inper No.),208はユ
ーザーがInper201の所有者(Owner)を確
認できるように文字で示したOwner IDである。
ト・ディレクトリー形式のInper301は,必要最
小限(ここでは,タイトルDicon)の情報を記載し
たインデックスカードとして使用することができ,さら
にタイトルDiconに対応するファイル手段101の
関連情報ファイルへのアクセス用カードとして使用する
ことができる。
ら明らかなように,Inper(本発明の媒体用紙10
2)は,人間(ユーザー)とコンピューター(デジタル
の世界)の双方で読み取り可能な特殊な紙の文書である
と定義することができる。
onの役割について詳細に説明する。
01に記録されているDicon(202〜205)
は,コードエリア206内の連結情報を介してファイル
手段101の関連情報ファイルとリンク(連結)されて
いる。したがって,Inper201,301上に記録
されている複数のDiconの中から所望のDicon
を選択すると,選択されたDiconにリンクされてい
る関連情報ファイルを特定することができる。
1,301上に記録された視覚的な情報としての役割と
共に,関連情報ファイルを選択するためのスイッチの役
割を果たすものである。換言すれば,概念的に,ハイパ
ーテキスト上のボタンやアイコンと同様にスイッチの役
割を果たすものであると定義できる。
る。Diconは,図2に示したようにテキストDic
on202,シンボルDicon203,グラフィック
Dicon204,タイトルDicon205の4種類
からなり,それぞれのDiconを以下のように定義す
る。
形式の文章の中の単語や短い文章の形式で書かれたDi
conである。 シンボルDicon :長い文章の最後に付加したり,
Inperの内容全体に対して付加するアイコン形式の
Diconである。 グラフィックDicon :詳細なイラスト・写真・図
面(関連情報ファイル)にリンクしてある大まかなイラ
スト・写真形式のDiconである。 タイトルDicon :該当するDiconのリンクし
ている関連情報ファイルのタイトルが目次・リスト等の
形式で書かれたDiconである。
nの表示内容と,対応する関連情報ファイルのデータ内
容との関係について説明する。これらのDiconは,
図示の如く,テキストDicon202およびタイトル
Dicon205のデータ形式がテキスト形式で,シン
ボルDicon203およびグラフィックDicon2
04のデータ形式がグラフィック/イメージ形式であ
る。
イトルの場合,関連情報ファイルのデータ内容を書類と
し,リファレンスの場合には書類,抄録の場合には全
文,人名の場合にはパーソナル・レポート,モノクロの
場合にはフルカラー,ディザの場合にはグレースケー
ル,縮小レイアウトの場合には等倍,シンボルマークの
場合には書類等のように対応づけることができる。
定するものではなく,例えば,Diconの表示内容が
タイトルの場合,関連情報ファイルのデータ内容を書類
とフルカラーのグラフィックの2つで構成しても良い。
力する出力手段として,ディスプレイ装置や音声合成装
置を備えた構成では,Diconの表示内容が人名やシ
ンボルマークの場合に,対応する関連情報ファイルのデ
ータ内容として動画や音声等を記憶しておき,ディスプ
レイ装置・音声合成装置を用いて出力することもでき
る。
図である。ユーザーがInper上のDiconを確実
かつ容易に認識するためには,DiconとDicon
以外の情報とが視覚的に区別できる必要がある。したが
って,本発明では,Diconを以下のように,Inp
er上に記録されているDicon以外の単語,文章,
シンボルまたはグラフィックとは異なる特徴的な書体,
色彩,背景または周辺記号を付与して装飾することによ
り可視化する。
の如く,背景色を付ける方法や,フォントの字体を換え
る方法(例えば,明朝体→ゴシック体等),書体を換え
る方法(例えば,イタリック体,ボルト体,アンダーラ
インの付加等),文字の色を換える方法(例えば,黒色
→青色),枠で囲む方法が適用できる。
ィックDicon204の装飾は,図示の如く,枠で囲
む方法,背景色を付ける方法が適用できる。
自体でDiconであることが明確であるので,装飾不
要である。ただし,装飾を施しても良いのは勿論であ
る。
から特定のDiconを選択するための情報である。例
えば,加筆(マーキング)されたマークを選択情報とし
て用いることができる。加筆(マーキング)は,読取手
段103で光学的に読み取れるものであればどのような
用具を使っても良く,一般的には,サインペン等のマー
カーが使用される。
し,読取手段103としてカラースキャナーを使用する
と高い認識率が得られる。
ーキング)の例を示し,文書形式のInper201の
場合には,同図(a)に示すような加筆が適している。
また,リスト・ディレクトリー形式のInper301
の場合には,同図(b)に示すような加筆が適してい
る。
元バーコードとして記載されており,Diconとファ
イル手段101の関連情報ファイルとを連結させるため
の情報である。
におけるそれぞれのDiconの記載位置情報と,該記
載位置情報と関連情報ファイルとを対応させるためのア
ドレス情報とから構成されているか,または,Inpe
r上におけるそれぞれのDiconの記載位置情報と,
該記載位置情報の位置に記載された記載情報を認識する
ための記載認識情報とから構成されている。
である記載位置情報について説明する。記載位置情報は
Inper上におけるそれぞれのDiconの位置を特
定するための情報であり,例えば,図示の如く,Inp
erの座標と対応させたマップを用いて,マップ上にお
けるDiconの位置および範囲と,各Diconがマ
ップに出現する順番で番号を付したDicon番号とか
らなる情報で構成することができる。
とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を示
す。該連結情報テーブルから明らかなように,記載位置
情報が特定されると,対応する関連情報ファイルのアド
レスが特定される。すなわち,図7で示したように選択
情報でDiconを選択すると,該選択情報の座標位置
から図8のマップ上の座標位置が特定され,特定された
座標位置の記載位置情報(Dicon番号)によって,
Diconと対応する関連情報ファイルの検索が可能と
する。したがって,連結情報でDiconと関連情報フ
ァイルの連結を行うことができる。
情報とで連結情報(連結情報テーブル)を構成した例を
示す。ここで,記載認識情報は,各記載位置情報の位置
に記載されたDiconを認識するための情報であり,
例えば,あらかじめ各Dicon毎にDicon ID
を付して,このDicon IDを用いることができ
る。該連結情報テーブルから明らかなように,記載位置
情報が特定されると,対応する記載位置情報(Dico
n ID)が特定される。すなわち,図7で示したよう
に選択情報でDiconを選択すると,該選択情報の座
標位置から図8のマップ上の座標位置が特定され,特定
された座標位置の記載位置情報(Dicon番号)によ
って,対応するDicon IDを特定することができ
る。
(b)に示すようなアドレス変換テーブルを設けておく
ことにより,Dicon IDから対応する関連情報フ
ァイルを検索することができる。換言すれば,連結情報
でDiconと関連情報ファイルの連結を行うことがで
きる。
から明らかなように,図9の連結情報(連結情報テーブ
ル)は,記載位置情報(換言すれば,Dicon)とア
ドレス情報(換言すれば,関連情報ファイル)が1対1
でリンクされており,連結情報テーブル自体がアドレス
変換テーブルの役割を果しているので,Inper上に
Diconを作成してから関連情報ファイルを作成する
場合に適している。ただし,この場合には,Inper
を作成後に,関連情報ファイルのアドレスを変更するこ
とが困難であるので,小規模システムに採用することが
望ましい。
ル)は,記載位置情報(換言すれば,Dicon)と記
載認識情報(Dicon ID)が1対1でリンクされ
ているだけであり,記載認識情報と関連情報ファイルと
のリンクは,検索手段104側に設けられたアドレス変
換テーブルで行っているので,例えば,記載認識情報を
システム全体で普遍(共通)の情報として定義した場合
には,検索手段104側に1つのアドレス変換テーブル
を設定するだけで,Diconと関連情報ファイルとを
連結することが可能である。したがって,システムの拡
張性および管理性が高く,大規模システムの構築に適し
ている。
r毎の固有の情報として定義した場合には,検索手段1
04側に各Inper毎のアドレス変換テーブルを設定
することで,Diconと関連情報ファイルとを連結す
ることができる。
Inper上にDicon設定可能領域を指定すること
により,コードエリア206内の連結情報のデータ量を
少なくすることができる。特に,Inper上における
Diconの配置に片寄りがある場合には有効である。
0)では,最終的にDiconと関連情報ファイルが1
対1(1:1)で対応する場合を示したが,特にこれに
限定するものではなく,例えば,Diconと関連情報
ファイルとの対応関係は,1対多数(1:n)や,多数
対1(n:1)が存在するのは勿論である。
よびInper間リンク 次に,関連情報ファイルとInperの関係およびIn
per間リンクについて説明する。関連情報ファイル
は,Inper上に記載されたDiconに関連する情
報であり,Inperの作成後またはInperを作成
する前に,ファイル手段101に記憶させておく。
ァイルの作成は,図11に示すように,パーソナルコン
ピューター上で専用のInper作成アプリケーション
プログラムを用いるものとする。なお,ここでは,説明
を簡単にするために概略動作について記述する。
ナルコンピューター上でInper作成ダイアログを開
けてテンプレート(ヘッダー付きのシート)を選択す
る。
ペース)にタイトルや作成者等の項目を書き込み,DT
Pと同様の手法でテンプレートに文書を作成する。
語,短い文章,イラスト,写真等を選択し,図11
(b)に示すように,関連情報ファイルダイアログを開
ける。
101に登録済の関連情報ファイルとリンクさせる場合
には,選択したDicon(すなわち,単語,短い文
章,イラスト,写真等)を基にして,ファイル手段10
1を検索し,関連情報ファイルダイアログ上で適切なも
のが見つかるとそれを選択する。一方,選択したDic
onに対応する関連情報ファイルを新規に作成する場合
には,関連情報ファイルダイアログ上の新規作成ボタン
を選択し,新規作成ダイアログ(Inper作成ダイア
ログと同じ)を開けて,ヘッダー付きのシート(Inp
er作成ダイアログと同じ)を選択し,Inper作成
と同じ方法で関連情報ファイルを作成する。
じると,選択したDiconとそれに対応する関連情報
ファイル(ファイル手段101から選択した関連情報フ
ァイルまたは新規作成の関連情報ファイル)がリンクさ
れる。
ると,コードエリア206の情報(連結情報)が自動生
成され,電子化された状態の新規Inperが登録され
る。この電子化された状態の新規Inperを出力手段
105で出力することにより,所望のInperが作成
される。
の選択と関連情報ファイルの新規作成は,電子化された
状態の新規Inperを作成中および作成後,任意の時
点で行うことも可能であり,同様にDiconの追加・
変更等を行うことも可能である。
の文書情報管理システムのシステム構成図を示し,ファ
イル手段101であるファイルサーバー1201と,読
取手段103,出力手段105および検索手段104の
一部を果たす複写装置1202と,検索手段104であ
る専用サーバー(PUIサーバー)1203とから構成
され,LAN等のネットワークNetを介して各手段が
接続されている。
1の媒体用紙102として,図13で示す文書形式のI
nper(媒体用紙)1301を用いるものとする。I
nper1301には,通常の文章1302と,文章1
302上の単語を記載情報化したテキストDicon2
02と,連結情報を含むコードエリア206と,関連情
報ファイルのファイル情報の出力要求を記載するための
ファイル情報出力要求記載欄102aと,Inper
(媒体用紙)を特定するための媒体用紙番号102bと
が記録されている。なお,図において,MはDicon
202を選択するための選択情報であるマークを示し,
ユーザーがマーカー等を用いて所望のDicon202
に付与するものとする。
手段101と検索手段104とをファイルサーバー12
01とPUIサーバー1203のように,それぞれ独立
した装置として分離した構成であるため,台数や配置を
自由に決定できる。例えば,PUIサーバー1203を
各部門毎に1台配置し,ファイルサーバーを事業所毎に
1台配置し,さらに全社用として1台配置する。このよ
うに階層型に配置することにより,関連情報ファイルの
情報の質により分散配置することができる。このとき,
PUIサーバー1203はネットワークNetを介して
接続されている全てのファイルサーバー1201にアク
セスすることができる。
ーID,パスワード等のセキュリティ情報の管理機能を
持たせることにより,規定に従って作成されたInpe
r1301であれば,ネットワークのどこからでもPU
I(実施の形態1の文書情報管理システム)の全てのサ
ービスを受けることができるように構築できる。
情報管理システムの特徴的な動作について説明する。な
お,その他の基本的な動作は〔本発明の概要〕で説明し
た動作と共通であるため,説明を省略する。
ステムの関連情報の出力処理およびファイル情報出力処
理を示す概略フローチャートである。先ず,あらじめユ
ーザーが必要な事項を記入したInper1301(図
13参照)を,複写装置1202に載置して,複写装置
1202でInper1301から所定の情報を読み取
る(S1401)。
しては,例えば,Inper1301を用いて所望のD
icon202の関連情報ファイルを取り出す場合に
は,所望のDicon202にマークM(選択情報)を
付与し,関連情報ファイルのファイル情報を取り出す場
合には,ファイル情報出力要求記載欄102aの□の中
に出力要求を示すチェック(例えば,レ,○,×等の任
意のマーク)を記載する。なお,複写装置1202は所
定の情報として,Inper1301からマークM(選
択情報)およびコードエリア206(連結情報)と共
に,ファイル情報出力要求記載欄102aおよび媒体用
紙番号102bを読み取る。
手段104として機能する)は,ファイル情報出力要求
記載欄102aに出力要求が記載されているか否かを判
定する(S1402)。
記載されていないと判定された場合には,読み取ったマ
ークMおよびコードエリア206(すなわち,選択情報
および連結情報)と媒体用紙番号102bをPUIサー
バー1203に転送する(S1403)。PUIサーバ
ー1203は,選択情報および連結情報に基づいて,フ
ァイルサーバー1201から該当する関連情報ファイル
を検索し,検索した関連情報ファイルを複写装置120
2へ転送する(S1404)。
ァイルサーバー1201からPUIサーバー1203へ
一旦転送され,PUIサーバー1203で図15の関連
情報1501の出力形式に編集された後,PUIサーバ
ー1203から複写装置1202へ転送される。また,
関連情報1501には,図示の如く,1段目に,Inp
er1301の媒体用紙番号102bがInper N
o.として出力される。これはユーザーが関連情報15
01を受け取った際にどのInper1301に関連す
る情報なのかの対応付けを分かり易くするためのもので
ある。2段目以降は,先に選択したマーク(選択情報)
Mに基づいて出力された関連情報の内容を示している。
404で検索した関連情報ファイルを受信すると,図示
しない画像形成部(出力手段105に相当する)を介し
て記録紙に関連情報1501(図15参照)を出力し
(S1405),処理を終了する。
記載されていると判定された場合には,複写装置120
2は,関連情報ファイルのファイル情報の出力要求と,
コードエリア206(連結情報)および媒体用紙番号1
02bをPUIサーバー1203へ転送する(S140
6)。
の出力要求を受信すると,コードエリア(連結情報)2
06に基づいて,ファイルサーバー1201からInp
er1301中に記録されている全てのDiconに対
応した関連情報ファイルのファイル情報を検索してファ
イル情報一覧情報を作成し,作成したファイルサーバー
1201を複写装置1202へ転送する(S140
7)。
407で作成したファイル情報一覧情報を受信すると,
図示しない画像形成部(出力手段105に相当する)を
介して記録紙にファイル情報一覧情報(図16参照)を
出力し(S1408),処理を終了する。
覧情報の出力形式を示し,PUIサーバー1203で図
16のファイル情報一覧情報の出力形式で作成された
後,PUIサーバー1203から複写装置1202へ転
送されて,記録紙に出力される。ここで,図16のファ
イル情報一覧情報1601には,上部にファイル情報一
覧情報である旨を示すための題名『ファイル情報一覧
表』が出力され,2段目にInper1301の媒体用
紙番号102bがInper No.として出力され
る。これはユーザーがファイル情報一覧情報1601を
受け取った際にどのInper1301に関連するファ
イル情報なのかの対応付けを分かり易くするためのもの
である。3段目以降は,Inper1301内に記録さ
れている全てのDicon名,各Dicon名と対応す
る関連情報ファイルのファイル名(文書名),各Dic
on名と対応する関連情報ファイルの頁数(ファイル情
報)が出力されている。なお,ファイル情報が1頁に納
まらなければ同様に複数の頁にわたってファイル情報一
覧情報1601が出力される。この場合,各頁には媒体
用紙番号102bと頁番号が出力される。
nper1301のDicon202にマークMを付与
して,複写装置1202で読み取らせるだけで,マーク
Mが付与されたDicon(記載情報)202に対応す
る関連情報ファイルを検索して出力するので,コンピュ
ーター等のデジタルの世界とInper(媒体用紙)と
の間に情報の連続性・関連性を構築することができる。
また,Inper(媒体用紙)をデジタルの世界の文書
情報管理システム内に組み込むと共に,Inper(媒
体用紙)を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可
能とし,Inperを用いたハイパーテキスト(紙ハイ
パーテキスト)を実現することができる。
体用紙)1301にファイル情報出力要求記載欄102
aを設けて,該ファイル情報出力要求記載欄102aに
出力要求を記入した場合に,関連情報ファイルのファイ
ル情報をファイル情報一覧情報として出力するので,関
連情報ファイルを出力する前に,Dicon(記載情
報)と対応する関連情報ファイルのファイル情報を確認
できる。したがって,不必要な関連情報ファイルを出力
したり,予想以上の頁数が出力されることを回避でき,
出力にかかる時間や,資源の無駄の発生を低減できる。
換言すれば,システムの操作性・作業性・利便性の向上
を図ることができる。
関連情報ファイルの頁数を知ることができるので,あま
りにも多い関連情報を事前に省略することができる。ま
た,関連情報ファイルのファイル名を知ることができる
ので,既に手元になる資料(関連情報)や,不必要な内
容と思われる関連情報を事前に省略することができる。
として複写装置1202を用いているため,ファイル情
報一覧情報1601を記録紙に出力例を示したが,出力
手段105としてパソコン等のディスプレイ画面を用い
て,ファイル情報一覧情報1601を画面表示すること
も可能である。この場合,関連情報ファイルのファイル
名や頁数を画面で確認するだけで紙に出力する必要がな
いという時には,無駄に紙を消費することがない。さら
に,画面表示されたファイル情報一覧情報1601をパ
ソコン等で修正したり,追加して編集後,紙に出力する
こともでき,利便性が向上する。
管理システムは,図12で示した実施の形態1の文書情
報管理システムと同様の構成において,複写装置120
2が,関連情報ファイルのファイル情報の出力要求を入
力するための出力要求入力手段106としての役割も果
たすものである。具体的には,複写装置1202の操作
パネル(図示せず)を出力要求入力手段106として用
いることができる。
上にはファイル情報出力要求記載欄が不要となるため,
図17に示すInper1701を用いるものとする。
情報管理システムの特徴的な動作について説明する。な
お,その他の基本的な動作は〔本発明の概要〕で説明し
た動作と共通であるため,説明を省略する。
ステムの関連情報の出力処理およびファイル情報出力処
理を示す概略フローチャートである。なお,図14で示
した実施の形態1と共通の符号は同一の処理を示すた
め,説明を簡略化する。
作パネルを介して,出力要求の入力処理を行い,対象と
なるInper1701のファイル情報を出力するか否
かを入力する(S1801)。ここで,ファイル情報を
出力するを指定すると,出力要求が入力されたことにな
る。また,ファイル情報を出力するか否かの入力は,既
定値として『出力しない』が設定されているものとす
る。したがって,ステップS1801を省略してステッ
プS1802へ進むことも可能である。
入したInper1701(図17参照)を,複写装置
1202に載置して,複写装置1202でInper1
701から所定の情報を読み取る(S1802)。
しては,Inper1701を用いて所望のDicon
202の関連情報ファイルを取り出す場合に,所望のD
icon202にマークM(選択情報)を付与する。な
お,複写装置1202は所定の情報として,Inper
1701からマークM(選択情報)およびコードエリア
206(連結情報)と共に,媒体用紙番号102bを読
み取る。
手段104として機能する)は,ファイル情報の出力要
求が入力されているか否かを判定する(S1803)。
入力されていない場合には,ステップS1403〜ステ
ップS1405へ進み,選択されたDicon202に
対応する関連情報ファイルを関連情報1501(図15
参照)として出力する。
要求が入力されている場合には,ステップS1406〜
ステップS1408へ進み,ファイル情報一覧情報を作
成し,ファイル情報一覧情報(図16参照)を記録紙に
出力する。
施の形態1と同様の効果に加えて,複写装置1202
(出力要求入力手段106)を介してファイル情報の出
力要求を入力できるので,出力要求の入力を簡単に行う
ことができる。また,実施の形態1と比較した場合に,
Inper(媒体用紙)上に出力要求を記入しないの
で,使用後に出力要求を消す等の手間がいらなくなり,
さらに便利である。
管理システムは,図12で示した実施の形態1の文書情
報管理システムと同様の構成において,検索手段104
であるPUIサーバー1203が,ファイル情報一覧情
報を作成する際に,選択情報および連結情報に基づい
て,ファイルサーバー1201から前記選択情報によっ
て選択された記載情報に対応した関連情報ファイルのフ
ァイル情報を検索し,ファイル情報一覧情報を作成する
ものである。
情報管理システムの特徴的な動作について説明する。な
お,その他の基本的な動作は〔本発明の概要〕で説明し
た動作と共通であるため,説明を省略する。
ステムの関連情報の出力処理およびファイル情報出力処
理を示す概略フローチャートである。なお,図14で示
した実施の形態1と共通の符号は同一の処理を示すた
め,説明を簡略化する。
入したInper1301(図13参照)を,複写装置
1202に載置して,複写装置1202でInper1
301から所定の情報を読み取り(S1401),次
に,ファイル情報出力要求記載欄102aに出力要求が
記載されているか否かを判定する(S1402)。
記載されていないと判定された場合には,ステップS1
403〜ステップS1405へ進み,選択されたDic
on202に対応する関連情報ファイルを関連情報15
01(図15参照)として出力する。
要求が記載されていると判定された場合には,複写装置
1202は,関連情報ファイルのファイル情報の出力要
求と,マークM(選択情報),コードエリア206(連
結情報)および媒体用紙番号102bをPUIサーバー
1203へ転送する(S1901)。
の出力要求を受信すると,マークM(選択情報)および
コードエリア(連結情報)206に基づいて,ファイル
サーバー1201から,マークMで選択されたDico
nに対応した関連情報ファイルのファイル情報を検索し
てファイル情報一覧情報を作成し,作成したファイルサ
ーバー1201を複写装置1202へ転送する(S19
02)。
902で作成したファイル情報一覧情報を受信すると,
図示しない画像形成部(出力手段105に相当する)を
介して記録紙にファイル情報一覧情報(図20参照)を
出力し(S1903),処理を終了する。
されたDicon202と出力されたファイル情報一覧
情報の関係を示す説明図である。例えば,同図(a)に
示すように,Inper1301上のDicon202
のうち,『Inper』と『ボタン化』にマークMを付
与して選択した場合,同図(b)に示すように,ファイ
ル情報一覧情報には,マークMで選択されたDicon
202(『Inper』と『ボタン化』)のみのファイ
ル情報が出力される。
果に加えて,ファイル情報一覧情報を出力する際に,フ
ァイル情報として出力したDicon(記載情報)をマ
ークM(選択情報)を用いて選択できるので,不必要な
関連情報ファイルのファイル情報を出力しないで済み,
さらに利便性が向上する。
on(記載情報)を個別に選択できるので,出力された
ファイル情報一覧情報も必要最低限で無駄な情報がな
く,見やすくなる。また,Inper(媒体用紙)に記
録されている全てのDicon(記載情報)のファイル
情報を出力する場合の比べて,さらに無駄なプリントの
節約を図ることができる。
管理システムは,実施の形態2の文書情報管理システム
と同様の構成において,検索手段104であるPUIサ
ーバー1203が,ファイル情報一覧情報を作成する際
に,選択情報および連結情報に基づいて,ファイルサー
バー1201から前記選択情報によって選択された記載
情報に対応した関連情報ファイルのファイル情報を検索
し,ファイル情報一覧情報を作成するものである。
情報管理システムの特徴的な動作について説明する。な
お,その他の基本的な動作は〔本発明の概要〕で説明し
た動作と共通であるため,説明を省略する。
ステムの関連情報の出力処理およびファイル情報出力処
理を示す概略フローチャートである。なお,図18で示
した実施の形態2と共通の符号は同一の処理を示すた
め,説明を簡略化する。
作パネルを介して,出力要求の入力処理を行い(S18
01),次に,複写装置1202でInper1701
から所定の情報を読み取ると(S1802),複写装置
1202(ここでは,検索手段104として機能する)
は,ファイル情報の出力要求が入力されているか否かを
判定する(S1803)。
入力されていない場合には,ステップS1403〜ステ
ップS1405へ進み,選択されたDicon202に
対応する関連情報ファイルを関連情報1501(図15
参照)として出力する。
要求が入力されていると判定された場合には,複写装置
1202は,関連情報ファイルのファイル情報の出力要
求と,マークM(選択情報),コードエリア206(連
結情報)および媒体用紙番号102bをPUIサーバー
1203へ転送する(S2101)。
の出力要求を受信すると,マークM(選択情報)および
コードエリア(連結情報)206に基づいて,ファイル
サーバー1201から,マークMで選択されたDico
nに対応した関連情報ファイルのファイル情報を検索し
てファイル情報一覧情報を作成し,作成したファイルサ
ーバー1201を複写装置1202へ転送する(S21
02)。
102で作成したファイル情報一覧情報を受信すると,
図示しない画像形成部(出力手段105に相当する)を
介して記録紙にファイル情報一覧情報(図20参照)を
出力し(S2103),処理を終了する。
施の形態3と同様の効果に加えて,複写装置1202
(出力要求入力手段106)を介してファイル情報の出
力要求を入力できるので,出力要求の入力を簡単に行う
ことができる。また,実施の形態1と比較した場合に,
Inper(媒体用紙)上に出力要求を記入しないの
で,使用後に出力要求を消す等の手間がいらなくなり,
さらに便利である。
管理システムは,実施の形態1〜実施の形態4におい
て,検索手段104であるPUIサーバー1203が,
少なくとも関連情報ファイルの文書名をDicon(記
載情報)として定義した文書名Dicon(文書名記載
情報)および文書名Diconと対応する関連情報ファ
イルとを連結させるための連結情報とを含むファイル情
報一覧情報を作成し,出力手段105である複写装置1
202で,当該ファイル情報一覧情報を記録紙に印刷し
て,マークM(選択情報)が記録されていないInpe
r(媒体用紙)を出力するようにしたものである。
ファイル情報一覧情報を,図3で示したDiconをタ
イトルとして使用したリスト・ディレクトリー形式のI
nper301として作成し,複写装置1202で記録
紙に出力するものである。
情報一覧情報をInper(媒体用紙)として出力する
出力例を示す説明図である。このファイル情報一覧情報
2201には,上部にファイル情報一覧情報2201が
Inper(媒体用紙)であることを示す媒体用紙番号
2203(媒体用紙番号102bと同じ)が出力され,
2段目にファイル情報一覧情報である旨を示すための題
名『ファイル情報一覧表』が出力され,3段目に元のI
nper(ファイル情報の出力要求が指定された元のI
nper)の媒体用紙番号102bがInper N
o.として出力される。これはユーザーがファイル情報
一覧情報2201を受け取った際にどのInperに関
連するファイル情報なのかの対応付けを分かり易くする
ためのものである。4段目以降は,元のInper内に
記録されている全てのDicon名(または,マークM
で選択されたDicon名),各Dicon名と対応す
る関連情報ファイルのファイル名(文書名)からなる文
書名Dicon2202,各Dicon名と対応する関
連情報ファイルの頁数(ファイル情報)が出力されてい
る。また,ファイル情報一覧情報2201がInper
(媒体用紙)であるので,その下部にはコードエリア2
06を記載されている。
報2201をInper(媒体用紙)として用いて,所
望の文書名Dicon2202にマークM(選択情報)
を付与して,実施の形態1〜実施の形態4で示した方法
で,文書名Dicon2202に対応する関連情報ファ
イルを関連情報1501(図15参照)として取り出す
ことができる。
力要求によって,作成・出力されたファイル情報一覧情
報自体が,Inper(媒体用紙)であるため,該ファ
イル情報一覧情報を用いて,ファイル情報を確認するこ
とができると共に,必要な関連情報ファイルを直ぐに取
り出すことができ,さらに利便性が向上する。
管理システム(請求項1)は,媒体用紙が関連情報ファ
イルのファイル情報の出力要求を記載するためのファイ
ル情報出力要求記載欄を有し,読取手段でファイル情報
出力要求記載欄を媒体用紙から読み取り,検索手段が,
ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記載されてい
る場合に,連結情報に基づいてファイル手段から媒体用
紙中に記録されている全ての記載情報に対応した関連情
報ファイルのファイル情報を検索してファイル情報一覧
情報を作成し,出力手段が,ファイル情報出力要求記載
欄に出力要求が記載されている場合に,検索手段で作成
したファイル情報一覧情報を出力するため,コンピュー
ター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続
性・関連性を構築することにより,紙の文書をデジタル
の世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に,紙
の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能
とし,さらに紙の文書を用いたハイパーテキスト(紙ハ
イパーテキスト)を実現することに加えて,さらに記載
情報と対応する関連情報ファイルのファイル情報を確認
できるようにして,システムの操作性・作業性・利便性
の向上を図ることができる。
2)は,媒体用紙が,さらに媒体用紙を特定するための
媒体用紙番号および関連情報ファイルのファイル情報の
出力要求を記載するためのファイル情報出力要求記載欄
を有し,読取手段が,選択情報および連結情報と共に,
媒体用紙番号およびファイル情報出力要求記載欄を媒体
用紙から読み取り,検索手段が,ファイル情報出力要求
記載欄に出力要求が記載されている場合に,連結情報に
基づいて,ファイル手段から媒体用紙中に記録されてい
る全ての記載情報に対応した関連情報ファイルのファイ
ル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成し,出力
手段が,ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記載
されている場合に,読取手段で読み取った媒体用紙番号
および検索手段で作成したファイル情報一覧情報を出力
するため,コンピューター等のデジタルの世界と紙の文
書との間に情報の連続性・関連性を構築することによ
り,紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システム
内に組み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタルの
世界に直接アクセス可能とし,さらに紙の文書を用いた
ハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現するこ
とに加えて,さらに記載情報と対応する関連情報ファイ
ルのファイル情報を確認できるようにして,システムの
操作性・作業性・利便性の向上を図ることができる。
求項3)は,関連情報ファイルのファイル情報の出力要
求を入力するための出力要求入力手段を備え,検索手段
が,出力要求入力手段を介して出力要求が入力されてい
る場合に,連結情報に基づいて,ファイル手段から媒体
用紙中に記録されている全ての記載情報に対応した関連
情報ファイルのファイル情報を検索してファイル情報一
覧情報を作成し,出力手段が,出力要求入力手段を介し
て出力要求が入力されている場合に,検索手段で作成し
たファイル情報一覧情報を出力するため,コンピュータ
ー等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報の連続性
・関連性を構築することにより,紙の文書をデジタルの
世界の文書情報管理システム内に組み込むと共に,紙の
文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能と
し,さらに紙の文書を用いたハイパーテキスト(紙ハイ
パーテキスト)を実現することに加えて,さらに記載情
報と対応する関連情報ファイルのファイル情報を確認で
きるようにして,システムの操作性・作業性・利便性の
向上を図ることができる。
求項4)は,関連情報ファイルのファイル情報の出力要
求を入力するための出力要求入力手段を備え,媒体用紙
が,さらに媒体用紙を特定するための媒体用紙番号を有
し,読取手段が,選択情報および連結情報と共に,媒体
用紙番号を媒体用紙から読み取り,検索手段が,出力要
求入力手段を介して出力要求が入力されている場合に,
連結情報に基づいて,ファイル手段から媒体用紙中に記
録されている全ての記載情報に対応した関連情報ファイ
ルのファイル情報を検索してファイル情報一覧情報を作
成し,出力手段が,出力要求入力手段を介して出力要求
が入力されている場合に,読取手段で読み取った媒体用
紙番号および検索手段で作成したファイル情報一覧情報
を出力するため,コンピューター等のデジタルの世界と
紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築すること
により,紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理シス
テム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体としてデジタ
ルの世界に直接アクセス可能とし,さらに紙の文書を用
いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を実現す
ることに加えて,さらに記載情報と対応する関連情報フ
ァイルのファイル情報を確認できるようにして,システ
ムの操作性・作業性・利便性の向上を図ることができ
る。
求項5)は,媒体用紙が,さらに関連情報ファイルのフ
ァイル情報の出力要求を記載するためのファイル情報出
力要求記載欄を有し,読取手段が,選択情報および連結
情報と共に,ファイル情報出力要求記載欄を媒体用紙か
ら読み取り,検索手段が,ファイル情報出力要求記載欄
に出力要求が記載されている場合に,選択情報および連
結情報に基づいて,ファイル手段から選択情報によって
選択された記載情報に対応した関連情報ファイルのファ
イル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成し,出
力手段が,ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記
載されている場合に,検索手段で作成したファイル情報
一覧情報を出力するため,コンピューター等のデジタル
の世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築
することにより,紙の文書をデジタルの世界の文書情報
管理システム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体とし
てデジタルの世界に直接アクセス可能とし,さらに紙の
文書を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)
を実現することに加えて,さらに記載情報と対応する関
連情報ファイルのファイル情報を確認できるようにし
て,システムの操作性・作業性・利便性の向上を図るこ
とができる。
求項6)は,媒体用紙が,さらに媒体用紙を特定するた
めの媒体用紙番号および関連情報ファイルのファイル情
報の出力要求を記載するためのファイル情報出力要求記
載欄を有し,読取手段が,選択情報および連結情報と共
に,媒体用紙番号およびファイル情報出力要求記載欄を
媒体用紙から読み取り,検索手段が,ファイル情報出力
要求記載欄に出力要求が記載されている場合に,選択情
報および連結情報に基づいて,ファイル手段から選択情
報によって選択された記載情報に対応した関連情報ファ
イルのファイル情報を検索してファイル情報一覧情報を
作成し,出力手段が,ファイル情報出力要求記載欄に出
力要求が記載されている場合に,読取手段で読み取った
媒体用紙番号および検索手段で作成したファイル情報一
覧情報を出力するため,コンピューター等のデジタルの
世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築す
ることにより,紙の文書をデジタルの世界の文書情報管
理システム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体として
デジタルの世界に直接アクセス可能とし,さらに紙の文
書を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)を
実現することに加えて,さらに記載情報と対応する関連
情報ファイルのファイル情報を確認できるようにして,
システムの操作性・作業性・利便性の向上を図ることが
できる。
求項7)は,関連情報ファイルのファイル情報の出力要
求を入力するための出力要求入力手段を備え,検索手段
が,出力要求入力手段を介して出力要求が入力されてい
る場合に,選択情報および連結情報に基づいて,ファイ
ル手段から選択情報によって選択された記載情報に対応
した関連情報ファイルのファイル情報を検索してファイ
ル情報一覧情報を作成し,出力手段が,出力要求入力手
段を介して出力要求が入力されている場合に,検索手段
で作成したファイル情報一覧情報を出力するため,コン
ピューター等のデジタルの世界と紙の文書との間に情報
の連続性・関連性を構築することにより,紙の文書をデ
ジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込むと共
に,紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接アクセ
ス可能とし,さらに紙の文書を用いたハイパーテキスト
(紙ハイパーテキスト)を実現することに加えて,さら
に記載情報と対応する関連情報ファイルのファイル情報
を確認できるようにして,システムの操作性・作業性・
利便性の向上を図ることができる。
求項8)は,関連情報ファイルのファイル情報の出力要
求を入力するための出力要求入力手段を備え,媒体用紙
が,さらに媒体用紙を特定するための媒体用紙番号を有
し,読取手段が,選択情報および連結情報と共に,媒体
用紙番号を媒体用紙から読み取り,検索手段が,出力要
求入力手段を介して出力要求が入力されている場合に,
選択情報および連結情報に基づいて,ファイル手段から
選択情報によって選択された記載情報に対応した関連情
報ファイルのファイル情報を検索してファイル情報一覧
情報を作成し,出力手段が,出力要求入力手段を介して
出力要求が入力されている場合に,読取手段で読み取っ
た媒体用紙番号および検索手段で作成したファイル情報
一覧情報を出力するため,コンピューター等のデジタル
の世界と紙の文書との間に情報の連続性・関連性を構築
することにより,紙の文書をデジタルの世界の文書情報
管理システム内に組み込むと共に,紙の文書を媒体とし
てデジタルの世界に直接アクセス可能とし,さらに紙の
文書を用いたハイパーテキスト(紙ハイパーテキスト)
を実現することに加えて,さらに記載情報と対応する関
連情報ファイルのファイル情報を確認できるようにし
て,システムの操作性・作業性・利便性の向上を図るこ
とができる。
求項9)は,請求項1〜8記載のいずれか一つの文書情
報管理システムにおいて,読取手段および出力手段が,
スキャナーとプリンターが一体構成となった複写装置で
あるため,簡単か構成および安価にシステムを構築でき
る。
求項10)は,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書
情報管理システムにおいて,ファイル情報が,少なくと
も関連情報ファイルの頁数を含むため,関連情報ファイ
ルの頁数を容易に確認して,出力するか否かの判断を行
える。
求項11)は,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書
情報管理システムにおいて,ファイル情報が,少なくと
も関連情報ファイルの文書名を含むため,関連情報ファ
イルの文書名を確認でき,利便性が向上する。
求項12)は,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書
情報管理システムにおいて,検索手段で作成したファイ
ル情報一覧情報が,少なくとも関連情報ファイルの文書
名を記載情報として定義した文書名記載情報および文書
名記載情報と対応する関連情報ファイルとを連結させる
ための連結情報とを含み,出力手段が,ファイル情報一
覧情報を記録紙に印刷して,選択情報が記録されていな
い媒体用紙として出力するため,関連情報ファイルを取
り出すか否かの選択および関連情報ファイルの取り出し
が容易に行え,利便性が向上する。
求項13)は,請求項1〜9記載のいずれか一つの文書
情報管理システムにおいて,出力手段が,記録紙または
ディスプレイ画面に関連情報ファイルまたはファイル情
報一覧情報を出力するため,利便性が向上する。
(請求項1,請求項2,請求項5および請求項6の文書
情報管理システム)のクレーム対応図であり,同図
(b)は本発明の文書情報管理システム(請求項3,請
求項5,請求項7および請求項8の文書情報管理システ
ム)のクレーム対応図である。
図である。
体用紙)を示す説明図である。
とのリンク関係を示す説明図である。
イルのデータ内容の関係例を示す説明図である。
図である。
図である。
結情報テーブル)を構成した例を示す説明図である。
(連結情報テーブル)を構成した例を示す説明図であ
る。
法を示す説明図である。
テム構成図である。
成を示す説明図である。
情報の出力処理およびファイル情報出力処理を示す概略
フローチャートである。
明図である。
形式を示す説明図である。
成を示す説明図である。
情報の出力処理およびファイル情報出力処理を示す概略
フローチャートである。
情報の出力処理およびファイル情報出力処理を示す概略
フローチャートである。
選択されたDicon(記載情報)と出力されたファイ
ル情報一覧情報の関係を示す説明図である。
情報の出力処理およびファイル情報出力処理を示す概略
フローチャートである。
をInper(媒体用紙)として出力する出力例を示す
説明図である。
Claims (13)
- 【請求項1】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,前記媒体用紙は,さらに前記関連情報フ
ァイルのファイル情報の出力要求を記載するためのファ
イル情報出力要求記載欄を有し,前記読取手段は,前記
選択情報および連結情報と共に,前記ファイル情報出力
要求記載欄を前記媒体用紙から読み取り,前記検索手段
は,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記載
されている場合に,前記連結情報に基づいて,前記ファ
イル手段から前記媒体用紙中に記録されている全ての記
載情報に対応した関連情報ファイルのファイル情報を検
索してファイル情報一覧情報を作成し,前記出力手段
は,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記載
されている場合に,前記検索手段で作成したファイル情
報一覧情報を出力することを特徴とする文書情報管理シ
ステム。 - 【請求項2】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,前記媒体用紙は,さらに媒体用紙を特定
するための媒体用紙番号および前記関連情報ファイルの
ファイル情報の出力要求を記載するためのファイル情報
出力要求記載欄を有し,前記読取手段は,前記選択情報
および連結情報と共に,前記媒体用紙番号および前記フ
ァイル情報出力要求記載欄を前記媒体用紙から読み取
り,前記検索手段は,前記ファイル情報出力要求記載欄
に出力要求が記載されている場合に,前記連結情報に基
づいて,前記ファイル手段から前記媒体用紙中に記録さ
れている全ての記載情報に対応した関連情報ファイルの
ファイル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成
し,前記出力手段は,前記ファイル情報出力要求記載欄
に出力要求が記載されている場合に,前記読取手段で読
み取った媒体用紙番号および前記検索手段で作成したフ
ァイル情報一覧情報を出力することを特徴とする文書情
報管理システム。 - 【請求項3】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,さらに,前記関連情報ファイルのファイ
ル情報の出力要求を入力するための出力要求入力手段を
備え,前記検索手段は,前記出力要求入力手段を介して
出力要求が入力されている場合に,前記連結情報に基づ
いて,前記ファイル手段から前記媒体用紙中に記録され
ている全ての記載情報に対応した関連情報ファイルのフ
ァイル情報を検索してファイル情報一覧情報を作成し,
前記出力手段は,前記出力要求入力手段を介して出力要
求が入力されている場合に,前記検索手段で作成したフ
ァイル情報一覧情報を出力することを特徴とする文書情
報管理システム。 - 【請求項4】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,さらに,前記関連情報ファイルのファイ
ル情報の出力要求を入力するための出力要求入力手段を
備え,前記媒体用紙は,さらに媒体用紙を特定するため
の媒体用紙番号を有し,前記読取手段は,前記選択情報
および連結情報と共に,前記媒体用紙番号を前記媒体用
紙から読み取り,前記検索手段は,前記出力要求入力手
段を介して出力要求が入力されている場合に,前記連結
情報に基づいて,前記ファイル手段から前記媒体用紙中
に記録されている全ての記載情報に対応した関連情報フ
ァイルのファイル情報を検索してファイル情報一覧情報
を作成し,前記出力手段は,前記出力要求入力手段を介
して出力要求が入力されている場合に,前記読取手段で
読み取った媒体用紙番号および前記検索手段で作成した
ファイル情報一覧情報を出力することを特徴とする文書
情報管理システム。 - 【請求項5】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,前記媒体用紙は,さらに前記関連情報フ
ァイルのファイル情報の出力要求を記載するためのファ
イル情報出力要求記載欄を有し,前記読取手段は,前記
選択情報および連結情報と共に,前記ファイル情報出力
要求記載欄を前記媒体用紙から読み取り,前記検索手段
は,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求が記載
されている場合に,前記選択情報および連結情報に基づ
いて,前記ファイル手段から前記選択情報によって選択
された記載情報に対応した関連情報ファイルのファイル
情報を検索してファイル情報一覧情報を作成し,前記出
力手段は,前記ファイル情報出力要求記載欄に出力要求
が記載されている場合に,前記検索手段で作成したファ
イル情報一覧情報を出力することを特徴とする文書情報
管理システム。 - 【請求項6】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,前記媒体用紙は,さらに媒体用紙を特定
するための媒体用紙番号および前記関連情報ファイルの
ファイル情報の出力要求を記載するためのファイル情報
出力要求記載欄を有し,前記読取手段は,前記選択情報
および連結情報と共に,前記媒体用紙番号および前記フ
ァイル情報出力要求記載欄を前記媒体用紙から読み取
り,前記検索手段は,前記ファイル情報出力要求記載欄
に出力要求が記載されている場合に,前記選択情報およ
び連結情報に基づいて,前記ファイル手段から前記選択
情報によって選択された記載情報に対応した関連情報フ
ァイルのファイル情報を検索してファイル情報一覧情報
を作成し,前記出力手段は,前記ファイル情報出力要求
記載欄に出力要求が記載されている場合に,前記読取手
段で読み取った媒体用紙番号および前記検索手段で作成
したファイル情報一覧情報を出力することを特徴とする
文書情報管理システム。 - 【請求項7】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,さらに,前記関連情報ファイルのファイ
ル情報の出力要求を入力するための出力要求入力手段を
備え,前記検索手段は,前記出力要求入力手段を介して
出力要求が入力されている場合に,前記選択情報および
連結情報に基づいて,前記ファイル手段から前記選択情
報によって選択された記載情報に対応した関連情報ファ
イルのファイル情報を検索してファイル情報一覧情報を
作成し,前記出力手段は,前記出力要求入力手段を介し
て出力要求が入力されている場合に,前記検索手段で作
成したファイル情報一覧情報を出力することを特徴とす
る文書情報管理システム。 - 【請求項8】 あらかじめ特定の単語,文章,シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と,単語,文章,シンボ
ル,グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報,前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報フ
ァイルとを連結させるための連結情報および前記記載情
報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が
記録された媒体用紙と,前記選択情報および連結情報を
前記媒体用紙から読み取る読取手段と,前記読取手段で
読み取った選択情報および連結情報に基づいて,前記フ
ァイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検
索手段と,前記検索手段によって検索した関連情報ファ
イルを出力する出力手段と,を備えた文書情報管理シス
テムにおいて,さらに,前記関連情報ファイルのファイ
ル情報の出力要求を入力するための出力要求入力手段を
備え,前記媒体用紙は,さらに媒体用紙を特定するため
の媒体用紙番号を有し,前記読取手段は,前記選択情報
および連結情報と共に,前記媒体用紙番号を前記媒体用
紙から読み取り,前記検索手段は,前記出力要求入力手
段を介して出力要求が入力されている場合に,前記選択
情報および連結情報に基づいて,前記ファイル手段から
前記選択情報によって選択された記載情報に対応した関
連情報ファイルのファイル情報を検索してファイル情報
一覧情報を作成し,前記出力手段は,前記出力要求入力
手段を介して出力要求が入力されている場合に,前記読
取手段で読み取った媒体用紙番号および前記検索手段で
作成したファイル情報一覧情報を出力することを特徴と
する文書情報管理システム。 - 【請求項9】 前記読取手段および出力手段は,スキャ
ナーとプリンターが一体構成となった複写装置であるこ
とを特徴とする請求項1〜8記載のいずれか一つの文書
情報管理システム。 - 【請求項10】 前記ファイル情報は,少なくとも前記
関連情報ファイルの頁数を含むことを特徴とする請求項
1〜9記載のいずれか一つの文書情報管理システム。 - 【請求項11】 前記ファイル情報は,少なくとも前記
関連情報ファイルの文書名を含むことを特徴とする請求
項1〜9記載のいずれか一つの文書情報管理システム。 - 【請求項12】 前記検索手段で作成したファイル情報
一覧情報は,少なくとも関連情報ファイルの文書名を記
載情報として定義した文書名記載情報および前記文書名
記載情報と対応する関連情報ファイルとを連結させるた
めの連結情報とを含み,前記出力手段は,前記ファイル
情報一覧情報を記録紙に印刷して,前記選択情報が記録
されていない前記媒体用紙として出力することを特徴と
する請求項1〜9記載のいずれか一つの文書情報管理シ
ステム。 - 【請求項13】 前記出力手段は,記録紙またはディス
プレイ画面に前記関連情報ファイルまたはファイル情報
一覧情報を出力することを特徴とする請求項1〜9記載
のいずれか一つの文書情報管理システム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP07023497A JP3448452B2 (ja) | 1997-03-24 | 1997-03-24 | 文書情報管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP07023497A JP3448452B2 (ja) | 1997-03-24 | 1997-03-24 | 文書情報管理システム |
Publications (2)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH10269230A JPH10269230A (ja) | 1998-10-09 |
JP3448452B2 true JP3448452B2 (ja) | 2003-09-22 |
Family
ID=13425685
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP07023497A Expired - Lifetime JP3448452B2 (ja) | 1997-03-24 | 1997-03-24 | 文書情報管理システム |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP3448452B2 (ja) |
Families Citing this family (3)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP5554110B2 (ja) * | 2010-03-26 | 2014-07-23 | 日本電信電話株式会社 | 文書処理方法および文書処理システム |
JP5554109B2 (ja) * | 2010-03-26 | 2014-07-23 | 日本電信電話株式会社 | 文書処理方法および文書処理システム |
JP5954742B2 (ja) | 2013-07-23 | 2016-07-20 | インターナショナル・ビジネス・マシーンズ・コーポレーションInternational Business Machines Corporation | 文書を検索する装置及び方法 |
Family Cites Families (21)
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---|---|---|---|---|
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JPH0644319A (ja) * | 1991-05-14 | 1994-02-18 | Sony Corp | 画像ファイリング装置 |
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JP4053100B2 (ja) * | 1995-09-21 | 2008-02-27 | 株式会社リコー | 文書情報管理システムおよび文書情報管理方法 |
JPH09146719A (ja) * | 1995-11-24 | 1997-06-06 | Toshiba Corp | 情報印刷装置および情報印刷方法 |
JPH09223240A (ja) * | 1996-02-14 | 1997-08-26 | Oki Electric Ind Co Ltd | 文書電子化装置 |
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-
1997
- 1997-03-24 JP JP07023497A patent/JP3448452B2/ja not_active Expired - Lifetime
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Title |
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Also Published As
Publication number | Publication date |
---|---|
JPH10269230A (ja) | 1998-10-09 |
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