JP2009020553A - 電子ファイル管理装置および電子ファイル管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 表示部の表示文字数が限られていても、電子ファイルのファイル名の重要部分を表示することができるようにする。
【解決手段】 設定部１１は電子ファイルのファイル名に対する文字抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定する。記憶部９は名称変更ルール情報を記憶する。名称変更部７は、アプリケーションプログラム１側から入力した電子ファイルについて、記憶部９からの名称変更ルール情報に基づく抽出ルールで抽出した文字列を当該印刷ジョブのファイル名に変更処理し、印刷処理部１３に出力する。
【選択図】 図１

Description

本発明は電子ファイル管理装置および電子ファイル管理プログラムに係り、例えば複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）やプリンタ等に搭載して好適する電子ファイル管理装置および電子ファイル管理プログラムの改良に関する。

複合機等においては、アプリケーションプログラムで作成した文書ファイルや画像ファイルを記憶したり印刷する機能を有するとともに、それら文書ファイルや画像ファイルのファイル名を表示部に表示可能に構成している。

ところが、それら文書ファイルや画像ファイルについて適当なファイル名を付してしまうと、表示部に表示されたファイル名から文書ファイルや画像ファイルの内容を判別し難くなり、それらのファイル名の付与には工夫が必要である。

例えば特開２００５−２９３２２５号公報（特許文献１）もこの種の技術である。

この特許文献１は、印刷ジョブを生成する印刷ジョブ生成手順と、印刷ジョブ名から一文字一文字を抽出し、抽出された該一文字一文字を、印刷装置の表示画面に表示自在な文字種が記述されたテーブルを参照して表示画面に表示自在な文字種に変換する変換手順と、印刷装置に送信する印刷ジョブ送信手順と、を実行させる構成を有し、印刷メニューをクリックするだけで印刷ジョブが実行されるとともに、印刷装置の表示画面に印刷ジョブ名が何らかの文字種を用いて確実に表示されるようにしたものである。

また、特開２００５−１８４７７８号公報（特許文献２）のような技術も提案されている。

この特許文献２は、モニタに表示された画像に合成するための文字、画像を入力する入力手段と、この入力手段から入力された文字、画像をそのモニタに表示された画像に合成して合成画像を生成する合成手段と、この合成手段で生成された合成画像の記録を指示する指示手段と、この指示手段の指示に応じて前記合成手段で生成された合成画像を記録メディアに記録する記録制御手段であって、その記録メディアに記録する画像が合成画像であることを識別する識別記号をファイル名の一部に付加して記録メディアに記録する記録制御手段とを有して構成され、ファイル名から画像の内容を知ることが容易で記録済みの画像の管理を容易にしたものである。
特開２００５−２９３２２５号公報 特開２００５−１８４７７８号公報

しかしながら、上述した特許文献１では、複合機の表示部における表示文字数が限られている場合、表示部に表示可能な文字種であっても長すぎて重要な部分が表示されない心配があるし、特許文献２においても、識別記号をファイル名の一部に付加するから、ファイル名が長くなり易く、同様に表示部に表示しきれないおそれがある。

本発明はそのような課題を解決するためになされたもので、作成された電子ファイルのファイル名を、当該電子ファイルを識別するために重量な部分の文字列を含む短いファイル名に変更可能な電子ファイル管理装置および電子ファイル管理プログラムの提供を目的とする。

そのような課題を解決するために本発明に係る電子ファイル管理装置は、電子ファイルのファイル名に対する文字列抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定する設定部と、その名称変更ルール情報を記憶する記憶部と、アプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルについてその記憶部からの名称変更ルール情報に基づく抽出ルールで抽出した文字列を当該電子ファイルのファイル名に変更処理して当該電子ファイルを出力する名称変更部とを具備している。

本発明の電子ファイル管理装置では、上記名称変更部から出力されたその電子ファイルの当該ファイル名を表示する表示部を有する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理装置では、上記設定部が、所定のキーワード以外の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報を設定し、上記名称変更部が、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からそのキーワード以外の文字列を抽出処理する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理装置では、上記設定部が、そのファイル名中の特定位置の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報を設定し、上記名称変更部が、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からその特定位置の文字列を抽出処理する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理装置では、上記設定部が、そのファイル名中の先頭および又は最後の所定文字数を抽出するルールを有する名称変更ルール情報を設定し、上記名称変更部が、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からそれら先頭および又は最後の所定文字数を抽出処理する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理装置では、上記名称変更部が、そのファイル名が所定文字数を超えるとき、当該ファイル名を変更処理する構成も可能である。

そして、本発明に係る電子ファイル管理プログラムでは、アプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルのファイル名を変更して出力制御するコンピュータに対し、電子ファイルのファイル名に対する文字列抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定する設定処理と、その名称変更ルール情報を記憶する記憶処理と、そのアプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルについてその記憶部からの名称変更ルール情報に基づきその抽出ルールで抽出した文字列を当該電子ファイルのファイル名に変更処理して当該電子ファイルを出力する名称変更処理とを実行させるものである。

本発明の電子ファイル管理プログラムにおいて、上記名称変更処理で出力された電子ファイルの当該ファイル名を表示する表示処理を実行する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理プログラムにおいて、上記設定処理が、所定のキーワード以外の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報を設定し、上記名称変更処理が、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からそのキーワード以外の文字列を抽出処理する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理プログラムでは、上記設定処理が、ファイル名中の特定位置の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報を設定し、上記名称変更処理が、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記特定位置の文字列を抽出処理する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理プログラムでは、上記設定処理が、ファイル名中の先頭および又は最後の所定文字数を抽出するルールを有する名称変更ルール情報を設定し、上記名称変更処理が、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からそれら先頭および又は最後の所定文字数を抽出処理する構成も可能である。

本発明の電子ファイル管理プログラムでは、上記名称変更処理が、そのファイル名が所定文字数を超えるとき、当該ファイル名に変更処理を実行する構成も可能である。

このような本発明に係る電子ファイル管理装置および電子ファイル管理プログラムでは、電子ファイルのファイル名に対する文字列抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定部から設定し、記憶部に記憶し、アプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルに対し、名称変更部において、その記憶部からの名称変更ルール情報に基づく抽出ルールで抽出した文字列を当該電子ファイルのファイル名に変更処理し、ファイル名の変更された電子ファイルを出力するから、アプリケーションプログラムで作成された電子ファイルのファイル名を、当該電子ファイルを識別するために重量な部分の文字列を含む短いファイル名に変更可能となる。

本発明において、上記名称変更された電子ファイルの当該ファイル名を表示する構成では、例えば、表示文字数の限られた表示部において、電子ファイルの識別が容易となる。

本発明において、所定のキーワード以外の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からそのキーワード以外の文字列を抽出処理する構成では、電子ファイルの識別に資する固有文字列を含むファイル名に変更可能である。

本発明において、そのファイル名中の特定位置の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からそれら特定位置の文字列を抽出処理する構成では、電子ファイルの識別に資する特定位置の固有文字列を含むファイル名に変更可能である。

本発明において、そのファイル名中の先頭および又は最後の所定文字数を抽出するルールを有する名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名からそれら先頭および又は最後の所定文字数を抽出処理する構成では、ファイル名中の先頭および又は最後に付加されやすい不要な文字列を削除して、その電子ファイルの識別に資する特定位置の固有文字列を含むファイル名に変更可能である。

本発明において、そのファイル名が所定文字数を超えるとき、当該ファイル名に変更処理する構成では、そのファイル名が所定文字数を超えないときにはファイル名の変更処理がなされず、処理速度を維持が可能である。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。なお、本発明に係る電子ファイル管理プログラムは本発明の電子ファイル管理装置を説明する過程で説明する。

図１は本発明に係る電子ファイル管理装置の実施の一形態を示す概念構成図であり、例えばプリンタの一部を構成している。

図１において、アプリケーションプログラム１は、コンピュータ上で動作する例えば文書作成（ワープロ）用プログラムであり、ユーザの操作によって作成した文書等の電子ファイルにファイル名を付し、ＯＳ（operating system）３に渡すものである。アプリケーションプログラム１が電子ファイルを印刷指示する場合には、電子ファイルが印刷ジョブとして出力される。

ファイル名としては、電子ファイルの内容を識別するためにユーザが任意に付した文字列に加え、アプリケーションプログラム１によって自動的に付された文字列を含む場合が多い。

例えば、アプリケーションプログラム１によって自動的に付されたファイル名の文字列「ＡＢＣＤＥＷord・〜.doc」中に、アプリケーションプログラム１上でユーザが任意に付した文字列「週間報告（ＡＡ）」を加え、「ＡＢＣＤＥＷord・週間報告（ＡＡ）.doc」といったファイル名が作成される。

ＯＳ３は、コンピューターシステムを管理し、プロセス管理やメモリー管理、ファイル管理、周辺機器の管理といった管理機能、ネットワーク機能、ユーザインタフェースの提供といった基本的なユーザ操作環境を提供する公知の基本ソフトウエアであり、内蔵するＧＤＩ(Graphic Device Interface)を介してプリンタドライバ５の名称変更部７に対し、例えば印刷ジョブを渡す機能を有している。

プリンタドライバ５は、名称変更部７、記憶部９、設定部１１および印刷処理部１３を有して形成されており、ＣＰＵ、このＣＰＵの動作プログラムを格納したＲＯＭその他によって実行実現されるものであり、具体的にはプリンタ本体１５等に内蔵されている。

名称変更部７は、ＯＳ３から入力した印刷ジョブ中の先頭部分の印刷制御データにあるファイル名について、記憶部９に登録された後述する名称変更ルール情報に基づきファイル名を変更し、このファイル名の変更された印刷ジョブを印刷処理部１３に出力する機能を有している。ファイル名の変更処理については後述する。

記憶部９は、印刷ジョブ中のファイル名における一部の意味ある文字列部分を抽出する抽出ルールを有する名称変更ルール情報（プログラム）を複数設定して保持し、名称変更部７からの指示に基づき、名称変更ルール情報を名称変更部７に出力する読み書き可能な記憶部である。

例えば、登録された名称変更ルール情報を図示しない表示部に表示するとすれば、図２に示すように、「Ｒｕｌｅ１．ｔｘｔ」、「Ｒｕｌｅ２．ｔｘｔ」、「Ｒｕｌｅ３．ｔｘｔ」のようになって管理されている。

設定部１１は、ファイル名における一部の意味ある文字列部分の抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定するもので、例えば、プリンタ本体１５の図示しない操作入力部のキーボードから入力した簡単な名称変更ルール情報プログラムであり、上述した「Ｒｕｌｅ１．ｔｘｔ」〜「Ｒｕｌｅ３．ｔｘｔ」がこれらに該当し、記憶部９に登録される。なお、名称変更ルール情報は予め記憶部９に登録されている構成もある。

名称変更部７は、アプリケーションプログラム１側から印刷ジョブを入力したとき、記憶部９から名称変更ルール情報を入力して順次起動し、起動した名称変更ルール情報の抽出ルールによって抽出した文字列を当該印刷ジョブのファイル名に変更処理し、ファイル名の変更された印刷ジョブを印刷処理部１３に出力する機能を有している。

すなわち、名称変更部７は、印刷ジョブを入力したとき、図２に示した「Ｒｕｌｅ１．ｔｘｔ」〜「Ｒｕｌｅ３．ｔｘｔ」を順次起動し、これらに基づき印刷ジョブのファイル名に変更処理する。

例えば、「Ｒｕｌｅ１．ｔｘｔ」が、図３Ａに示すように、ファイル名中の一部の文字列を削除して残りを抽出するプログラムであれば、ファイル名「ＡＢＣＤＥＷord・週間報告（ＡＡ）〜doc」に対して、「ＡＢＣＤＥＷord・週間報告（ＡＡ）.doc」から「ＡＢＣＤＥＷord〜.doc」を削除して「週間報告（ＡＡ）」が抽出され、これをファイル名とし、以降の名称変更ルール情報の抽出ルールを発動しない内容となっている。なお、図３では、理解を容易にするため、動作説明も併せて表示した。

さらに、「Ｒｕｌｅ２．ｔｘｔ」が、図３Ｂに示すように、ファイル名中の一部の文字列を削除するとともに残りの文字列中の特定位置文字列を抽出するプログラムであれば、ファイル名「ＡＢＣＤＥ CAD - New building design details 20070319.cad」に対し、「ＡＢＣＤＥ CAD - New building design details 20070319.cad」から「ＡＢＣＤＥ CAD - ...cad」を削除するとともに、残りの文字列が16文字を超えていれば、その文字列のうち先頭から７文字および最後７文字「New bui...20070319」を抽出してこれをファイル名とし、以降の名称変更ルール情報の抽出ルールを発動しない内容となっている。

印刷処理部１３は、それら印刷ジョブをプリンタ言語(ＰＤＬ等)に翻訳するとともに、翻訳した印刷データによってプリンタ本体１５を印刷処理する機能を有し、プリンタドライバ本体となっている。

プリンタ本体１５は、印刷用紙カセット、この印刷用紙カセットから一次給紙した用紙を二次給紙する過程で印刷データを転写定着させて画像形成する構成を有するとともに、印刷する印刷ジョブのファイル名や印刷動作状態等の表示が可能な例えば液晶タイプの表示部１７を有しているが、従来公知の構成であるから、詳細な説明および図示を省略する。

次に、上述した本発明に係る電子ファイル管理装置の動作を図４のフローチャートを参照して説明する。なお、名称変更ルール情報の設定処理、記憶処理および表示処理は省略されている。

印刷ジョブが開始されると、ステップＳ１にて名称変更部７が名称変更ルール情報をその数だけ順次起動し、ステップＳ２にて起動した最初の名称変更ルール情報を名称変更部７が名称変更処理を実行し、ステップＳ３にて名称変更部７が次の名称変更ルール情報の有無を判別し、残りがなくてステップＳ３がＮＯのときにはステップＳ５に移り、残りがあってステップＳ３がＹＥＳのときにはステップＳ４からステップＳ１に戻って続く名称変更ルール情報数だけ処理を繰返す。

そして、ステップＳ５にて印刷処理部１３が印刷処理を実行する。

このような処理手順が本発明に係る電子ファイル管理プログラムに該当する。

このような本発明の電子ファイル管理装置では、印刷ジョブのファイル名における一部の意味ある文字列部分の抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定する設定部１１と、その名称変更ルール情報を記憶する記憶部９と、アプリケーションプログラム側から入力した印刷ジョブについて記憶部９からの名称変更ルール情報に基づく抽出ルールで抽出した文字列を当該印刷ジョブのファイル名に変更処理して印刷ジョブを印刷処理部１３に出力する名称変更部７と、名称変更部９から出力された印刷ジョブの当該ファイル名を表示する表示部１７を具備している。

そのため、アプリケーションプログラム１で作成された印刷ジョブのファイル名を、当該印刷ジョブを識別するために重量な部分の文字列を含む短いファイル名に変更可能となるし、表示部１７の表示文字数が、例えば十数文字程度に限られていても、印刷ジョブのファイル名を表示部１７に表示することが可能で、印刷ジョブの内容判別が容易となる。

しかも、所定のキーワード以外の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報や、印刷ジョブのファイル名中の先頭および最後の所定文字数の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報に基づき、当該印刷ジョブのファイル名から、キーワード以外の文字列や、先頭および最後の所定文字数の文字列を抽出するから、特に、変更後のファイル名中には、意味のある名称を表示され、印刷ジョブの内容を識別するために重量な部分の表示が可能である。

そのため、新しいアプリケーション１が追加される都度、それら名称変更ルール情報を追加すれば容易に対応可能であり、特定顧客サポートの一環として、それら名称変更ルール情報をＦＤディスク等の可搬媒体による提供、ネットワークを介したダウンロードサービス提供、更に、自動的ダウンロード提供(オートアップデート)によっても対応可能である。

ところで、本発明において、印刷ジョブのファイル名中の先頭および最後の所定文字数を抽出する構成に限らず、印刷ジョブのファイル名中の先頭又は最後の所定文字数を抽出する構成であっても良いし、更には、途中の所定文字数を抽出する構成も可能であり、ファイル名から特定位置の文字列を抽出処理する構成であれば本発明の目的達成が可能である。

また、本発明の電子ファイル管理装置において、設定部１１において設定する名称変更ルール情報は、印刷ジョブのファイル名における一部のキーワードを抽出したり、先頭又は最後の文字列、先頭および最後の文字列部分の抽出する抽出ルールに限らず、特定の意味を指示するキーワードを抽出する名称変更ルール情報であれば、本発明の目的達成が可能である。

さらに、本発明において、元のファイル名又は変更後のファイル名が所定文字数を超えるとき、当該ファイル名に変更処理する構成では、そのファイル名が所定文字数を超えないときにはファイル名の変更処理がなされず、例えば印刷ジョブの印刷処理速度を維持が可能である。

そして、本発明の電子ファイル管理装置では、印刷ジョブに限らず、種々の電子ファイルのファイル名において実施可能である。

そして、本発明に係る電子ファイル管理プログラムは、アプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルのファイル名を変更して出力制御するコンピュータに対し、電子ファイルのファイル名における一部の意味ある部分の抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定する設定処理と、その名称変更ルール情報を記憶する記憶処理と、そのアプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルについて記憶部からの名称変更ルール情報に基づく抽出ルールで抽出した文字列を当該電子ファイルのファイル名に変更処理して電子ファイルを出力する名称変更処理とを実行させるものであり、上述した電子ファイル管理装置と同様の効果を得ることが可能である。

しかも、本発明の電子ファイル管理プログラムでは、名称変更処理で出力された電子ファイルの当該ファイル名を表示する表示処理を実行する構成、その設定処理にて、所定のキーワード以外の文字列を抽出するルールを有する名称変更ルール情報や、ファイル名中の特定位置（先頭および又は最後の所定文字数）の文字列を抽出するルールを有する前記名称変更ルール情報を設定し、その名称変更処理にて、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記特定位置の文字列を抽出処理する構成、そのファイル名が所定文字数を超えるとき当該ファイル名に変更処理する構成も可能であり、上述した電子ファイル管理装置と同様の効果を得ることが可能である。

本発明に係る電子ファイル管理装置の実施の形態を示す概略構成図である。 名称変更ルール情報を説明する図である。 本発明の電子ファイル管理装置の動作を説明する図である。 本発明に係る電子ファイル管理装置の動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

１ アプリケーションプログラム
３ ＯＳ
５ プリンタドライバ
７ 名称変更部
９ 記憶部
１１ 設定部
１３ 印刷処理部（ドライバ本体）
１５ プリンタ本体
１７ 表示部

Claims (12)

1. 電子ファイルのファイル名に対する文字列抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定する設定部と、
   前記名称変更ルール情報を記憶する記憶部と、
   アプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルに対し、前記記憶部からの前記名称変更ルール情報に基づく前記抽出ルールで抽出した文字列を当該電子ファイルのファイル名に変更処理して前記電子ファイルを出力する名称変更部と、
   を具備することを特徴とする電子ファイル管理装置。
2. 前記名称変更部から出力された前記電子ファイルの当該ファイル名を表示する表示部を有する請求項１記載の電子ファイル管理装置。
3. 前記設定部は、所定のキーワード以外の文字列を抽出するルールを有する前記名称変更ルール情報を設定し、前記名称変更部は、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記キーワード以外の文字列を抽出処理する請求項１又は２記載の電子ファイル管理装置。
4. 前記設定部は、前記ファイル名中の特定位置の文字列を抽出するルールを有する前記名称変更ルール情報を設定し、前記名称変更部は、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記特定位置の文字列を抽出処理する請求項１又は２記載の電子ファイル管理装置。
5. 前記設定部は、前記ファイル名中の先頭および又は最後の所定文字数を抽出するルールを有する前記名称変更ルール情報を設定し、前記名称変更部は、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記先頭および又は最後の所定文字数を抽出処理する請求項４記載の電子ファイル管理装置。
6. 前記名称変更部は、前記ファイル名が所定文字数を超えるとき、当該ファイル名を変更処理する請求項１〜５いずれか１記載の電子ファイル管理装置。
7. アプリケーションプログラム側から入力した電子ファイルのファイル名を変更して出力制御するコンピュータに対し、
   電子ファイルのファイル名に対する文字列抽出ルールを有する名称変更ルール情報を設定する設定処理と、
   前記名称変更ルール情報を記憶する記憶処理と、
   前記アプリケーションプログラム側から入力した前記電子ファイルについて前記記憶部からの前記名称変更ルール情報に基づく前記抽出ルールで抽出した文字列を当該電子ファイルのファイル名に変更処理して前記電子ファイルを出力する名称変更処理と、
   を実行させることを特徴とする電子ファイル管理プログラム。
8. 前記名称変更処理で出力された前記電子ファイルの当該ファイル名を表示する表示処理を実行する請求項７記載の電子ファイル管理プログラム。
9. 前記設定処理は、所定のキーワード以外の文字列を抽出するルールを有する前記名称変更ルール情報を設定し、前記名称変更処理は、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記キーワード以外の文字列を抽出処理する請求項７又は８記載の電子ファイル管理プログラム。
10. 前記設定処理は、前記ファイル名中の特定位置の文字列を抽出するルールを有する前記名称変更ルール情報を設定し、前記名称変更処理は、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記特定位置の文字列を抽出処理する請求項７又は８記載の電子ファイル管理プログラム。
11. 前記設定処理は、前記ファイル名中の先頭および又は最後の所定文字数を抽出するルールを有する前記名称変更ルール情報を設定し、前記名称変更処理は、当該名称変更ルール情報に基づき当該電子ファイルのファイル名から前記先頭および又は最後の所定文字数を抽出処理する請求項１０記載の電子ファイル管理プログラム。
12. 前記名称変更処理は、前記ファイル名が所定文字数を超えるとき、当該ファイル名に変更処理を実行する請求項７〜１１いずれか１記載の電子ファイル管理プログラム。

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