JP2006252517A - 文書管理装置及びその装置並びに文書管理プログラム - Google Patents

文書管理装置及びその装置並びに文書管理プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】文書管理装置及びその装置並びに文書管理プログラムを提供すること。
【解決手段】複数の文書を文書保存管理部により保存し管理し、かつ文書保存管理部に保存されている各文書の中から目的の文書を起動するアプリケーションプログラムを通して白黒又はカラーを問わず印刷命令部から印刷命令を発する。
【選択図】図1

Description

本発明は、複数の文書を保存し、管理する文書管理装置及びその装置並びに文書管理プログラムに関する。
特許文献1には、各情報の最終検索日が新しいものを先頭にしてソートし、そのソート順に順次検索して表示を行い、目的のイメージが表示された時点で検索を中止することが開示されている。
特開平5−54081号公報
本発明の主要な局面に係る文書管理装置は、複数の文書を保存し、管理する文書保存管理部と、文書保存管理部に保存されている各文書の中から目的の文書を起動するアプリケーションプログラムを通して白黒又はカラーを問わず印刷命令を発する印刷命令部とを具備する。
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
図1は文書管理装置1の構成例を概略的に示すブロック図である。文書管理装置1は、画像入出力装置2に接続されたパーソナルコンピュータ(PC)等により構成される。画像入出力装置2は、PCとしての文書管理装置1へ画像を提供するものであれば良い。例えば、画像入出力装置2は、スキャナ、スキャナを具備するデジタル複合機(MFP)、デジタルカメラ、ネットワーク上のコンピュータ(例えば、WWWサーバ)などが想定される。
文書管理装置1は、CPU11、RAM12、ROM13、画像入力インターフェース(I/F)14、ハードディスクドライブ(HDD)15、表示器ドライバ16、表示器17、マウスドライバ18、マウス19、キーボードインターフェース(I/F)20及びキーボード21などを有する。
CPU11は、文書管理装置1全体の制御を司る。CPU11は、ROM13に記憶されている制御プログラムやHDD15に記憶されているアプリケーションプログラムを実行することにより様々な機能を実現する。RAM12は、作業用のデータなどを一時的に格納する。ROM13は、文書管理装置1が動作するための基本的な制御プログラムなどが予め記憶する。ROM13は、不揮発性のメモリである。
画像入力インターフェース14は、外部装置から画像などのデータを入力する。例えば、画像入力インターフェース14は、画像入出力装置2から画像を取得する。なお、図1では、1つの画像入力インターフェース14を図示しているが、文書管理装置1は、複数の画像入力インターフェース14が設けられる構成であっても良い。
HDD15は、磁気ディスクなどにより構成された記憶装置である。HDD15には、各種のデータがファイル形式で記憶される。つまり、文書管理装置1が管理対象とする文書を構成するデータは、ファイルとしてHDD15に記憶される。
HDD15には、データテーブルとしての第1のファイル管理テーブル23、第2のファイル管理テーブル24、文書管理テーブル25、色管理テーブル26などが形成されている。
第1のファイル管理テーブル23及び第2のファイル管理テーブル24は、それぞれ管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関する管理情報(ファイル管理情報)を記憶する。
文書管理テーブル25は、管理対象となる文書に関する管理情報(文書管理情報)を記憶する。
色管理テーブル26は、管理対象となる文書に関連づけられる色に関する情報(色管理情報)を記憶する。なお、各データテーブル23〜26については、後で詳細に説明する。
HDD15には、少なくともPCを文書管理装置1として機能させるためのアプリケーションプログラム(文書管理用プログラム)27及び設定情報28が記憶されている。
文書管理用プログラム27は、後述する文書管理情報の登録処理と、イメージ生成処理と、文書検索画面の表示処理と、文書マップ生成処理と、文書検索処理と、印刷命令指示処理などの各種の処理をPCに実行させるためのプログラムとを有する。すなわち、PCは、文書管理用プログラム27を実行することにより文書管理情報を登録する機能と、イメージを生成する機能と、文書検索画面を表示する機能と、文書マップを生成する機能と、文書検索を行う機能と、印刷命令を発する機能などの各種の機能を実現する。
表示器ドライバ16は、表示器17の表示内容を制御する駆動回路などを有する。表示器ドライバ16は、表示器17に表示する画像の信号を表示器17へ出力するインターフェースとして機能する。
マウスドライバ18は、マウス19に入力された情報を検知する回路などを有する。マウスドライバ18では、マウス19の動き、マウス19に設けられたボタンへの入力、或いはマウス19に設けられたホイールの回転量などを検知する。マウスドライバ18は、マウス19の動き、マウス19のボタンへの入力、或いはマウス19のホイールの回転量などを示す信号をCPU11へ通知する。
キーボードインターフェース20は、キーボード21に入力された情報を検知し、CPU11へ通知する。キーボード21は、文字、数字或いは記号などの複数のキーを有する。キーボード21の各キーへの入力は、キーボードインターフェース20により検知され、入力されたキーを示す信号としてCPU11に通知される。
図2はマウス19の構成例を示す。マウス19は、動作検知機構31と、右ボタン32と、左ボタン33と、ホイール34となどを有する。マウス19は、同図に示す状態で平面上に置かれて操作される。マウス19は、ユーザの手で保持される。ユーザは、平面上で図2に示す状態のマウス19を動かし、必要に応じて右ボタン32、左ボタン33及びホイール34を操作する。
動作検知機構31は、平面上におけるマウス19の動きを信号に変換する。例えば、動作検知機構31は、マウス19の動きに応じて回転する球体と、この球体の動きを信号に変換する機構とを有する。動作検知機構31は、平面上におけるマウス19の動きを検知する光学センサと、この光学センサにより検知したマウス19の動きを信号に変換する機構などを有するものであっても良い。
動作検知機構31は、図2に示す状態で平面に接する側に設けられる。すなわち、ユーザが図2に示す状態で保持したマウス19を動かすと、動作検知機構31は、平面上におけるマウス19の動きを検知する。動作検知機構31が検知したマウスの動きを示す信号は、マウスドライバ18へ出力される。
右ボタン32は、図2に示す状態においてマウス19本体の右側に設けられている。右ボタン32は、例えば図2に示す状態のマウス19本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの人差し指や中指などで操作される。
左ボタン33は、図2に示す状態においてマウス19本体の左側に設けられている。左ボタン33は、例えば図2に示す状態のマウス19本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの中指或いは薬指などで操作される。
ホイール34は、図2に示す状態においてマウス19中央部付近に設けられた回転部材である。図2に示す例において、ホイール34は、右ボタン32と左ボタンとの間に設けられている。例えばホイール34は、図2に示す状態のマウス19本体を保持したユーザの人差し指、中指或いは薬指などで操作される。
ホイール34は、一定方向にのみ回転するように設置されている。図2に示す例において、ホイール34は、手前から奥への方向(図2の下から上への方向)と、その逆の方向(図2の下から上への方向)とに回転する。以下の説明では、上記ホイール34の回転方向については、手前から奥(図2の下から上)への回転方向を正方向とし、その奥から手前(図2の下から上)への回転方向を逆方向として説明を行うものとする。
ホイール34は、ボタンとしても機能するようにしても良い。この場合、ホイール34は、ホイール34自体を押下げることにより特定の入力が行われる。ホイール34は、右或いは左に押し倒すことにより特定の入力できるようにしても良い。
次に、文書管理装置1により管理される文書の表示画面(文書検索画面)について説明する。
図3は文書管理装置1の表示器17に表示された文書検索画面(文書の表示画面)40の表示例を示す。
文書管理装置1は、表示器17に表示した表示ウインドウに文書検索画面40を表示する。文書管理装置1は、図3に示すように文書検索画面40に、ユーザによる操作に応じて管理している文書を構成する各ページの画像をページ単位で表示する。文書検索画面40に表示される画像を参照することにより、ユーザは、所望の文書を検索するようになっている。
文書検索画面40には、各種の操作キーなどからなるツールバーの他に、画像表示領域41と、文書マップ(検索用バー)42と、矢印43となどが表示される。
画像表示領域41は、表示器17に表示される文書検索画面40としての表示ウインドウの略中央である。画像表示領域41には、ユーザが操作に応じて文書を構成する1又は複数ページの画像がページ単位で表示される。
文書マップ42は、文書検索画面40の右端の領域に表示される。文書マップ42は、文書管理装置1で管理している各文書を示すバー(線)を時系列順に積み重ねて表示する。図3に示す文書マップ42における最上部のバーは、最新の文書時刻を有する文書(最も新しい文書)を示す。最下部のバーは、最古の文書時刻を有する文書(最も古い文書)を示す。つまり、図3に示す文書マップ42において、積み重ねられている各バーは、上側になるほど新しい文書を示す。各バーは、下側になるほど古い文書を示す。
矢印43は、文書検索画面40において、文書マップ42に隣接する領域に表示される。矢印43は、文書マップ42上における画像表示領域41に表示中の文書を示すバーの位置を示す。
文書マップ42の各バーは、各文書に対応づけられている色により表示される。各バーの色は、例えば文書を構成するデータのファイルを保存するフォルダごとに設定される。この場合、同一フォルダにデータが保存されている文書は、同じ色で表示される。異なるフォルダにデータが保存されている文書は、異なる色で表示される。
これにより、ユーザは、文書マップ42に表示されている色によって、各文書が保存されているフォルダを直感的に認識することができる。文書マップ42に表示される各文書に対応するバーの色は、文書としてのファイルの拡張子或いは文書を開くためのアプリケーションごとに設定するようにしても良い。
次に、文書検索画面40の画像表示領域41に表示する画像の切り替えについて説明する。
図4は文書管理装置1で管理する文書と画像表示領域41に表示する画像との関係を示す。文書管理装置1で管理する各文書は、1ページ或いは複数のページからなる。図3に示すような文書検索画面40の画像表示領域41に表示される画像は、マウス19又はキーボード21への入力に応じて切り替えられる。画像表示領域41に表示される画像の切換には、文書の切り換えとページの切り換えとがある。
文書管理装置1は、図4に示すように複数の文書を文書の作成時刻或いは更新時刻などの文書時刻に基づいて時系列順に管理する。このような各文書の順序は、文書マップ42に積み重ねて表示される各文書に対応するバーの表示順にも反映される。従って、文書マップ42には、図3に示すように各文書に対応するバーが時系列順に積み重ねて表示される。
文書管理装置1は、図4に示すように各文書における複数のページをページ順に管理する。
文書管理装置1は、マウス19或いはキーボード21への縦方向(図3の上下方向)の操作に応じて文書検索画面40に表示する文書を切り換える。文書管理装置1は、マウス19或いはキーボード21への横方向(図3の左右方向)の操作に応じて文書検索画面40に表示するページを切り換える。
すなわち、ユーザがマウス19やキーボード21などにより縦方向の操作を行った場合、文書管理装置1は、文書検索画面40の画像表示領域41に表示する文書を切り換える。この結果、文書検索画面40の画像表示領域41には、ユーザによる縦方向の操作に応じて切り換えた文書の代表画像(例えば、当該文書の1ページ目の画像)が表示される。
ユーザがマウス19やキーボード21などにより横方向の操作を行った場合、文書管理装置1は、文書検索画面40の画像表示領域41に表示するページを切り換える。この結果、文書検索画面40の画像表示領域41には、ユーザによる横方向の操作に応じて切り換えられたページの画像が表示される。
文書検索画面40の画像表示領域41に表示する画像を文書単位で切り換える場合について説明する。
文書の切り替えは、ユーザがマウス19或いはキーボード21などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、画像表示領域41に表示される画像としての文書は、例えば縦方向(上下方向)の操作に応じて切り換えられる。例えば、キーボード21の上下のカーソルキー(上キー及び下キー)への入力、又はマウス19などのポインティングデバイスによる縦方向の操作に応じて文書が切り換えられる。なお、本実施の形態では、マウス19のホイール34の回転に応じて文書を切り換えるものとする。マウス19のホイール34による文書に切り替え処理については後で詳細に説明する。
文書が切り換えられた場合、文書検索画面40の画像表示領域41には、文書の代表画像としての1ページ目の画像が表示される。つまり、マウス19或いはキーボード21などにより文書を切り換えられる毎に、各文書の1ページ目の画像が画像表示領域41に順次表示される。なお、各文書の代表画像は、当該文書の各ページから特定のページを代表画像として設定するようにしても良い。
すなわち、画像表示領域41に表示する文書の代表画像(1ページ目の画像)を切り換える場合、ユーザは、マウス19或いはキーボード21などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示する。これにより、文書管理装置1は、画像表示領域41に表示する文書のページ目の画像を各文書の時系列順に順次切り換える。
次に、文書検索画面40の画像表示領域41に表示する画像をページ単位で切り換える場合について説明する。
ページの切り替えは、ユーザがマウス19或いはキーボード21などの入力デバイスによりページの切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、画像表示領域41に表示する画像としてのページは、横方向の操作に応じて切り換えられる。例えば、キーボードの左右カーソルキー(右キー及び左キー)への入力などに応じてページが切り替えられる。
ページが切り換えられる毎に、文書検索画面40の画像表示領域41には、表示中の文書を構成する各ページの画像が順次表示される。すなわち、特定の文書における特定のページを画像表示領域41に表示させる場合、ユーザは、先ず、上述した文書の切り換えによって画像表示領域41に所望の文書の1ページの画像を表示させる。このような表示状態において、ユーザは、マウス19或いはキーボード21などによりページの切り換えを指示する。文書管理装置1は、ページの切り換えの指示を受けて表示中の文書を構成する各ページの画像をページ順に画像表示領域41に順次表示する。
次に、上記のように構成される文書管理装置1において文書を管理するための各種のデータテーブル23〜26について説明する。
文書管理装置1は、管理対象の各文書を構成するデータをファイルとしてHDD15などに記憶する。HDD15に記憶された文書を構成するデータのファイルは、第1のファイル管理テーブル23及び第2のファイル管理テーブル24により管理される。HDD15に記憶されたファイルに対応する文書は、文書管理テーブル25により管理される。文書検索画面40の文書マップ42において各文書を示すバーの色については、色管理テーブル26により管理される。
第1のファイル管理テーブル23及び第2のファイル管理テーブル24について説明する。図5は第1のファイル管理テーブル23の構成例を示す。図6は第2のファイル管理テーブル24の構成例を示す。
第1のファイル管理テーブル23及び第2のファイル管理テーブル24は、文書管理装置1により管理する各文書としての各ファイルに関する管理情報を記憶する。
図5及び図6に示すように第1のファイル管理テーブル23及び第2のファイル管理テーブル24は、各ファイルの管理情報としてパス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻などを格納する各領域を有する。
パスには、ファイルが存在するドライブ名及びフォルダ名を示す情報とともに、ファイルのファイル名を示す情報が記憶される。サイズには、ファイルのデータサイズが記憶される。作成時刻には、ファイルを作成した日時が記憶される。更新時刻には、ファイルを更新した日時が記憶される。アクセス時刻には、ファイルに一番最後にアクセスした日時が記憶される。
第1のファイル管理テーブル23には、過去の時点における各ファイルの管理情報が記憶される。過去の時点とは、例えば、前回、文書管理装置1を起動させた時点である。
これに対して第2のファイル管理テーブル24には、現在の各ファイルの管理情報が記憶される。従って、第2のファイル管理テーブル24は、ファイルの更新及び追加に応じて随時更新される。
例えば、文書管理装置1が起動する際、その時点での第2のファイル管理テーブル24の情報が第1のファイル管理テーブルとして保存される。これと共に第2のファイル管理テーブル24には、新たに追加されたファイル及び更新されたファイルに関する管理情報が記憶される。
従って、前回の起動時のファイルと今回の起動時のファイルとの差異は、第1のファイル管理テーブル23に記憶された管理情報と第2のファイル管理テーブル24に記憶された管理情報との差分として現れる。ファイルの更新状況(新規登録或いは更新)は、第1のファイル管理テーブル23に記憶された管理情報と第2のファイル管理テーブル24に記憶された管理情報との差分により判断する。
ファイルの新規登録の例として、文書管理装置1が画像入力インターフェース14を介して複数ページの画像からなる文書を取得した場合を想定する。この場合、画像入力インターフェース14を介して取得した文書のデータは、新規登録のファイルとしてHDD15に記憶される。
この際、第2のファイル管理テーブル24には、新規登録のファイルに関する管理情報を格納するフィールドが追加される。第2のファイル管理テーブル24には、新規登録のファイルの管理情報としてパス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻などが記憶される。なお、この場合、第1のファイル管理テーブル23の管理情報は、変更されずに保持される。
ファイルの更新の例として、第2のファイル管理テーブル24に管理情報が存在するファイルを更新した場合を想定する。この場合、更新されたファイルは、HDD15内の既存のファイルに上書き保存される。
この際、第2のファイル管理テーブル24における更新されたファイルの管理情報は、更新したファイルのサイズ、更新時刻、アクセス時刻などの情報に書き換えられる。なお、この場合も、第1のファイル管理テーブル23の情報は、変更されずに保持される。
次に、文書管理テーブル25について説明する。
図7、図8及び図9は文書管理テーブル25の構成例を示す。文書管理テーブル25は、第1ファイル管理テーブル23により管理されるファイルを文書として管理する。同各図に示すように文書管理テーブル25は、文書に関する管理情報として順序、文書ID、状態、ページ数、文書時刻、ファイル名、色IDなどを記憶する。
順序には、各文書の表示順位を示す情報を記憶する。各文書は、図3に示すような文書検索画面40において、文書時刻に基づく時系列順に表示される。従って、文書管理テーブル25において各文書の順序が文書時刻の新しい順に管理される。
文書IDには、各文書を識別するための各文書に与えられたユニークなID情報が記憶される。
状態には、各文書の処理状態を示す情報が記憶される。例えば、状態には、「更新」状態であることを示す情報、或いは「完了」状態であることを示す情報が記憶される。「完了」は、文書の更新(更新或いは新規登録)が完了している状態を示す。「更新」は、文書が更新(更新或いは新規登録)待ちの状態であることを示す。
ページ数には、文書のページ数を示す情報が記憶される。ページ数は、文書の状態が「完了」となった際に確定される。
文書時刻には、各文書の作成時刻或いは更新時刻が記憶される。例えば、文書時刻は、第1のファイル管理テーブル23において管理されている文書に対応するファイルの更新時刻が記憶される。
ファイル名には、文書に対応するファイルを示す情報が記憶される。例えばファイル名には、各文書に対応するファイルについてのドライブ名、フォルダ名及びファイル名が記憶される。
色IDには、各文書を示す情報を表示するための色を示す情報が記憶される。色IDは、色を識別するための各色に与えられたユニークなID情報である。なお、色IDに対応する実際の色を示す情報は、色管理テーブル26に記憶される。
文書管理テーブル25は、後述する文書管理情報の登録処理により更新される。例えば、図7に示す文書管理テーブル25に9つの文書が管理されている。この状態において、文書ID「1008」の文書が更新され、かつ文書ID「1010」の文書と文書ID「1011」の文書とが新たに追加されたものとする。
この場合、後述する文書管理情報の登録処理では、図7に示す文書管理テーブル25には、状態を「更新」と設定した3つの文書(文書ID「1008」、文書ID「1010」及び文書ID「1011」)が登録される。これにより図8に示すような文書管理テーブル25が作成される。
図8に示す文書管理テーブル25には、文書ID「1008」、文書ID「1010」、文書ID「1011」の3つの文書の状態が「更新」として記憶されている。文書管理テーブル25において状態が「更新」と設定されている文書については、順次、後述するイメージ生成処理が行われる。イメージ生成処理による処理が完了した文書は、状態が「完了」に書換られる。
従って、文書ID「1008」、文書ID「1010」、文書ID「1011」の3つの文書のイメージ生成処理が完了すると、図8に示す文書管理テーブル25は、図9に示す文書管理テーブル25に書換られる。
なお、各文書のページ数は、後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数により確定する。これにより、図8に示すように文書管理テーブル25において状態が「更新」となっている各文書のページ数は、空欄になっている。従って、状態が「更新」から「完了」に変更された文書は、図9に示すように後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数がページ数として記憶される。
次に、色管理テーブル26について説明する。
図10は色管理テーブル26の構成例を示す。色管理テーブル26は、色ID、色(実際の色を示す情報)、及びフォルダを関連付ける。文書管理テーブル25は、各文書に対応付けられている色を色IDで示している。従って、各文書が対応する色は、文書管理テーブル25の色IDと色管理テーブル26の色とにより判断される。なお、各文書に対応づけられている色とは、文書検索画面40の文書マップ42に表示する各文書に対応するバーの色である。
本実施の形態では、文書検索画面40の文書マップ42に表示される各文書に対応するバーの色がフォルダごとに設定される。従って、色管理テーブル26は、図10に示すように各フォルダに対応する色IDと色とを示している。
なお、文書マップ42に表示される各文書に対応するバーの色をファイルの拡張子或いは文書を開くためのアプリケーションごとに設定する場合、色管理テーブル26には、各拡張子或いはアプリケーションに対応する色IDと色とが記憶される。
次に、印刷命令を発する印刷命令指示処理について説明する。
CPU11は、印刷命令指示処理のプログラムを実行することにより、例えばHDD15に保存されている各文書の中から目的の文書を起動するアプリケーションプログラムを通して白黒又はカラーを問わず印刷命令を発する。
すなわち、CPU11は、文書管理用プログラム27を実行することにより図11に示すように文書保存管理部50と印刷命令部51とを有する。文書保存管理部50は、上記したように文書管理情報を登録する機能と、イメージを生成する機能と、文書検索画面を表示する機能と、文書マップを生成する機能と、文書検索を行う機能とを有する。すなわち、文書保存管理部50は、複数の文書として例えば複数のファイルをHDD15等に保存し、管理する。
印刷命令部51は、HDD15に保存されている各ファイルの中から目的のファイルを起動するアプリケーションプログラムを通して白黒又はカラーを問わず印刷命令を画像入力IF14を介して画像入出力装置2に対して行う。
印刷命令部51は、白黒印刷とカラー印刷との各指定を同時に行う。この場合、印刷命令部51は、白黒印刷の部数とカラー印刷の部数との各指定を同時に行う。白黒印刷の部数とカラー印刷の部数とは、例えば表示器17の表示画面上に指定用のウィンドウを表示し、このウィンドウ内で指定する。白黒印刷の部数とカラー印刷の部数との各指定は、1つのファイルに対して行ってもよい。
印刷命令部51は、白黒の印刷命令を発し、白黒印刷が完了した後に、カラーの印刷命令を発する。具体的に印刷命令部51は、白黒印刷の部数とカラー印刷の部数との各指定を同時に行い、目的のファイルの各アプリケーションプログラムを起動した後に、白黒の印刷命令を発し、白黒印刷が完了した後、カラー印刷の部数がゼロでなければ、カラーの前記印刷命令を発する。白黒印刷がない場合はカラー印刷のみを行う。
印刷命令部51は、目的のファイルの白黒又はカラー印刷のいずれか一方又は両方に対する印刷オプションの設定を有する。印刷オプションは、例えば両面印刷、片面印刷、縮小印刷、ツーインワン印刷、複数枚例えば2枚を同時に印刷又はステープラー処理のうち少なくとも1つを有する。
ツーインワン印刷は、例えば1枚の印刷媒体に2ページ分を印刷する。なお、ツーインワン印刷に限らず、例えば1枚の印刷媒体に複数ページ分を印刷してもよい。ステープラー処理は、印刷を行った複数の印刷媒体をホチキスにより綴じる。印刷オプションは、他の印刷処理を設定するようにしてもよい。
印刷オプションは、例えば表示器17の表示画面上に指定用のウィンドウを表示し、このウィンドウ内で指定する。
印刷命令部51は、白黒印刷とカラー印刷とが同時に指定された場合、白黒の印刷命令をカラーの印刷命令よりも先に発する。
印刷命令部51は、具体的に検索部52と、印刷部数指定部53と、アプリケーション特定部54と、アプリケーション起動部55と、印刷命令発生部56とを有する。
検索部52は、HDD15に保存されている各ファイルの中から目的のファイルを検索する。目的のファイル検索は、例えば目的のファイルを検索するためのキーワードを入力する。検索部52は、キーワードに関連するファイルをHDD15に保存されている各ファイルの中から検索する。検索部52は、検索結果のファイルを例えば表示器17の表示画面上に表示する。なお、検索されたファイルが複数あれば、表示器17の表示画面上に表示されている複数のファイルから目的のファイルをユーザが指定する。
印刷部数指定部53は、検索部52により検索された目的のファイルの白黒印刷の部数とカラー印刷の部数との各指定を同時に行う。印刷オプションの指定も行う。
アプリケーション特定部54は、目的のファイルを開いて印刷可能とするアプリケーションプログラムを特定する。
アプリケーション起動部55は、アプリケーション特定部54により特定されたアプリケーションプログラムを報知すなわち表示器17に表示することなく目的のファイルを読み込ませてバックグラウンドで起動する。
印刷命令発生部56は、アプリケーション起動部55により起動されたアプリケーションプログラムに対して印刷オプションを通知した後に、白黒印刷を指定し印刷すべき白黒の部数を指定し印刷命令を発する。白黒印刷の処理をアプリケーションプログラムが完了したら続いてカラー印刷を指定し、印刷すべきカラーの部数を指定し、印刷命令を発する。
次に、文書管理装置1における文書管理情報の登録処理について説明する。
図12は文書管理装置1における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャートである。
文書管理装置1が起動する場合、つまり文書管理装置1としてのPCが文書管理用プログラム27を起動する場合、CPU11は、先ず、前回のファイル情報としてHDD15内の第1のファイル管理テーブル23を読み出す(ステップS101)。
次に、CPU11は、現在のファイル情報としてHDD15内の第2のファイル管理テーブル24を読み出す(ステップS102)。
次に、CPU11は、第1のファイル管理テーブル23に格納されている全てのファイルの管理情報(前回のファイル情報)と第2のファイル管理テーブル24に格納されている全てのファイルの管理情報(現在のファイル情報)との差分を検出する差分ファイルの検出処理を行う(ステップS103)。差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルを示す情報は、例えば、RAM12などに一時的に保存される。
差分ファイルの検出処理は、前回のファイル情報の作成時から現在の間に、更新されたファイル、或いは新規に追加されたファイルを抽出する処理である。なお、アクセス時刻については、差分ファイルとして検出する対象としない。
すなわち、CPU11は、前回のファイル情報に存在せずに現在のファイル情報に存在するファイルを新規に追加されたファイルであると判断する。すなわち、CPU11は、第2のファイル管理テーブル24にのみ存在するファイルを新規に追加されたファイルであると判断する。
CPU11は、現在のファイル情報における更新時刻と前回のファイル情報における更新時刻とが異なるファイルを更新されたファイルであると判断する。すなわち、CPU11は、第1のファイル管理テーブル23と第2のファイル管理テーブル24とで更新時刻が異なるファイルを更新されたファイルであると判断する。
なお、CPU11は、現在のファイル情報に存在せずに前回のファイル情報に存在するファイル、つまり第1のファイル管理テーブル23にのみ存在するファイルを削除されたファイルであると判断する。
例えば、図5に示す第1のファイル管理テーブル23と図6に示す第2のファイル管理テーブル24との差分ファイルの検出処理では、3つのファイル名「file8.txt」、「file10.doc」、「filel1.xls」を差分ファイルとして検出する。
この場合、パス「C:¥folder2¥file8.txt」のファイル(ファイル名「file8.txt」)は、更新時刻が異なっている。従って、ファイル名「file8.txt」のファイルは、更新されたファイルであると判断する。
パス「C:¥folder3¥file10.doc」のファイル(ファイル名「file10.doc」)とパス「C:¥folder4¥file11.xls」のファイル(ファイル名「filel1.xls」)とは、第2のファイル管理テーブル24のみに存在する。従って、ファイル名「file10.doc」のファイルとファイル名「filel1.xls」のファイルとは、新規に追加されたファイルであると判断する。
差分ファイルが検出された場合(ステップS104、YES)、CPU11は、差分ファイルの管理情報を順次読み出し、文書管理テーブル25の更新処理を行う(ステップS105〜S112)。文書管理テーブル25の更新処理は、差分ファイルの検出処理により検出された全ての差分ファイルに対する処理が完了するまで繰り返し実行される。
すなわち、差分ファイルがある場合(ステップS104、YES)、CPU11は、差分ファイルの管理情報を1つ読み出す(ステップS105)。次に、CPU11は、差分ファイルが更新されたファイル(更新時刻が変更されたファイル)であるか、新規に追加するファイルであるかを判断する(ステップS106)。
この判断の結果、読み出した差分ファイルが更新されたファイルである場合(ステップS106、YES)、CPU11は、文書管理テーブル25において当該ファイルに対応する文書の管理情報を更新する処理を行う(ステップS107)。
一方、差分ファイルが更新されたファイルでないと判断した場合、つまり差分ファイルが新規に追加するファイルであると判断した場合(ステップS106、NO)、CPU11は、差分ファイルを新規に作成されたフォルダ(新規フォルダ)に記憶したか否かを判断する(ステップS108)。
すなわち、CPU11は、ファイルを記憶しているフォルダが色管理テーブル26により色を管理されているか否かを判断する。CPU11は、色管理テーブル26により色を管理されているフォルダであれば、既存のフォルダであると判断する。CPU11は、色管理テーブル26により色を管理されていないフォルダであれば、新規フォルダであると判断する。
例えば、パス「C:¥folder3¥file10.doc」のファイルは、「C:¥folder3」のフォルダに記憶されている。図10に示す色管理テーブルにおいて「C:¥folder3」のフォルダは、既に色が割り当てられている。従って、CPU11は、「C:¥folder3」のフォルダを新規フォルダでないと判断する。
これに対して、パス「C:¥folder4¥file11.xls」のファイルは、「C:¥folder4」のフォルダに記憶されている。図10に示す色管理テーブルにおいて「C:¥folder4」のフォルダは、色が割り当てられていない。従って、CPU11は、「C:¥folder4」のフォルダを新規のフォルダであると判断する。
新規フォルダであると判断した場合(ステップS108、YES)、CPU11は、当該新規フォルダに割り当てる色を生成する(ステップS109)。例えば、CPU11は、新規フォルダに対して他のフォルダに割り当てられていない新しい色を割り当てる。この生成した色には、ユニークな色IDが割り当てられる。当該新規フォルダに割り当てる色を生成すると、CPU11は、当該新規フォルダに対する色情報として新規フォルダに色とその色の色IDとを対応づけた色情報を色管理テーブル26に追加する(ステップS110)。
次に、CPU11は、差分ファイルに対応する文書の管理情報を文書管理テーブル25に追加する新規文書の追加処理を行う(ステップS112)。
新規フォルダでないと判断した場合(ステップS108、NO)、CPU11は、ファイルが記憶されているフォルダに割り当てる色IDを色管理テーブル26により取得する(ステップS111)。この場合、CPU11は、差分ファイルに対応する文書の管理情報を文書管理テーブル25に追加する新規文書の追加処理を行う(ステップS112)。
CPU11は、上記ステップS111及びS112の新規文書の追加処理において、第2のファイル管理テーブル24と色管理テーブル26とを参照し、新たに追加されたファイルに対応する文書の管理情報を生成する。
例えば、文書の管理情報における文書時刻は、差分ファイルの更新時刻を用いる。文書の管理情報におけるファイル名は、差分ファイルのパスを用いる。文書の管理情報における文書IDは、既存の文書と識別するので、新たに生成されるユニークな情報を用いる。文書の管理情報における色IDは、差分ファイルを記憶しているフォルダに対応づけられている色IDを用いる。
但し、文書の管理情報におけるページ数は空欄とされる。文書の管理情報における状態が「更新」とされる。これは、後述するイメージ生成処理によって当該ファイルからイメージデータを生成する際に、文書の管理情報におけるページ数を確定させるためである。
差分ファイルが検出されなかった場合、或いは全ての差分ファイルに対する処理が完了した場合(ステップS104、NO)、CPU11は、今回の起動時のファイル情報として現在の第2のファイル管理テーブル24に格納されている情報を第1のファイル管理テーブル23に移す(ステップS113)。このとき、CPU11は、第2のファイル管理テーブル24に格納されていた情報を消去する。
従って、第1のファイル管理テーブル23には、差分ファイルの検出処理を行った際(今回の起動時)のファイル情報が記憶される。これにより、次回の起動時に、第1のファイル管理テーブル23に格納されている情報が前回のファイル情報として用いられる。
この結果、文書管理テーブル25には、更新されたファイルに対応する文書の管理情報と、新たに追加されたファイルに対する文書の管理情報との状態を「更新」として登録される。なお、状態が「更新」の文書は、後述する文書のイメージ生成処理により状態が「完了」となり、ページ数が確定する。
次に、文書のイメージ生成処理について説明する。
図13は文書管理装置1における文書のイメージ生成処理を説明するためのフローチャートである。
文書管理情報の登録処理では、文書管理テーブル25に更新されたファイル及び新規登録されたファイルに対応する文書の管理情報を「更新」状態として登録する。「更新」の状態のファイルは、表示用のイメージが生成されていないことを示す。しかるに、「状態」が「更新」となっている文書は、表示用のイメージを生成する必要がある。文書の表示用のイメージを生成する処理をイメージ生成処理と呼ぶ。
文書管理情報の登録処理が完了すると、CPU11は、表示用のイメージを生成するイメージ生成処理を行う。イメージ生成処理が起動すると、CPU11は、文書管理テーブル25から全ての文書の管理情報を読込む(ステップS201)。
次に、CPU11は、各文書の管理情報における文書時刻に基づいて全ての文書の管理情報を整列する(ステップS202)。これにより、文書管理テーブル25は、全ての文書の管理情報が文書時刻順(時系列順)に並び替えられた状態となる。例えば、図8は最新の3つの文書が「更新」の状態となっている。
次に、CPU11は、イメージ生成処理が施されていない文書(未処理の文書)が存在するか否かを判断する(ステップS203)。この判断により未処理の文書が存在すると、CPU11は、未処理の文書の管理情報を1文書ごとに読み出す(ステップS204)。
次に、CPU11は、読み出した文書の管理情報における「状態」が「更新」であるか否かを判断する(ステップS205)。この判断により「状態」が「更新」であると判断した場合(ステップS205、YES)、CPU11は、当該文書の表示用のイメージを生成する処理を行う(ステップS206)。
なお、イメージ生成処理において、文書の表示用のイメージは、文書を構成する各ページの例えばビットマップイメージを生成する。文書の表示用のイメージデータは、例えばプリント用のイメージデータとして作成される。各文書のデータは、テキストデータ或いは画像データなどの種々の形式のデータで形成される。
文書管理装置1は、種々の形成のデータからなる文書を管理対象する。文書管理装置1では、文書を構成する各ページのデータをそれぞれプリント用のイメージデータとして生成する。
通常、種々のアプリケーションプログラムで使用される種々の形式のデータは、当該アプリケーションプログラムにおいてプリント用のイメージを作成する。例えば、文書がテキストデータである場合、文書の表示用のイメージは、例えばワードプロセッサのアプリケーションプログラムによりプリント用のイメージとして生成される。
次に、CPU11は、文書を構成する各ページの画像(各ページの表示用のイメージデータ)を、それぞれイメージデータのファイルとしてHDD15に保存する(ステップS207)。これにより、文書のページ数分のイメージデータのファイルがHDD15に保存される。
次に、CPU11は、文書管理テーブル25の当該文書の管理情報とおける「状態」を「完了」に変更する(ステップ208)。
次に、CPU11は、イメージデータとして生成したファイル数からページ数を特定し、文書管理テーブル25における当該文書の管理情報としてページ数を設定する(ステップS209)。
未処理の文書がなった場合、つまり文書管理テーブル25における全ての文書の「状態」が「完了」となった場合(ステップS203、NO)、CPU11は、イメージ生成処理を終了する。
このように各文書の表示用のイメージデータは、各文書の各ページごとに1ファイルとして生成される。各文書の表示用のイメージデータは、TIF,PDFなどどのような形式でも良い。本実施例では、JPEG形式が用いられる。
但し、各ページのイメージとしての表示用のイメージデータの各ファイルは、文書IDとページ番号からファイル名が特定できる。例えば、表示用のイメージデータのファイルは、それぞれ「文書ID−ページ番号.jpg」というファイル名で保存される。
例えば、図8に示す文書管理テーブル25において「C:¥folder4¥file11.xls」の文書は、例えば3ページの画像によりなる。この場合、「C:¥folder4¥file11.xls」文書についての表示用のイメージ生成処理は、3ページの表示用のイメージデータ(3つのJPEG形式の画像データのファイル)を生成する。
「C:¥folder4¥file11.xls」の文書は、図8に示すように文書IDが「1011」である。これにより、「C:¥folder4¥file11.xls」の文書の表示用の各イメージデータは、各ファイル名「1011−001.jpg」、「1011−002.jpg」及び「1011−003.jpg」の3つのファイルとして生成される。
この場合、図8に示す文書管理テーブル25における文書IDが「1011」の文書の管理情報は、図9に示すように「状態」が「完了」で、かつ「ページ数」が「3」に設定される。なお、図9は図8に示す状態の文書管理テーブル25に対する上記イメージ生成処理が完了した場合の文書管理テーブル25の例を表す。
なお、イメージ生成処理は、他の処理と並行して実行するようにしても良い。イメージ生成処理は、他の処理のバックグラウンドで実行するようにしても良い。例えば、「状態」が「更新」となっている文書が多い場合、或いは「状態」が「更新」となっている文書のページ数が多い場合、イメージ生成処理は、処理に時間がかかる可能性がある。従って、イメージ生成処理の実行中であっても、CPU11は、後述するような文書検索画面40の表示処理などを行うようにするようにしても良い。
次に、上記文書検索画面(文書検索用の表示ウインドウ)40を表示する際の表示処理について説明する。
図14は文書検索画面40の表示処理を説明するためのフローチャートを示す。
先ず、文書検索画面40を表示(起動)する場合、CPU11は、文書管理テーブル25に格納されている全ての文書の管理情報を読込む(ステップS301)。
次に、CPU11は、読み込んだ全ての文書の管理情報を文書時刻の新しい順(時系列順)に整列させる(ステップS302)。
次に、CPU11は、例えばRAM12上に現在表示している文書を示す情報を格納する現在文書(表示文書)の格納領域を確保する。次に、CPU11は、現在文書の格納領域に最も新しい文書を示す情報を設定する(ステップS303)。
ここで、現在文書の格納領域には、現在文書を示す情報として文書管理テーブル25において文書の管理情報として格納されている「順序」が設定される。言い換えると、CPU11は、各文書に与えられた「順序」により現在表示している文書(現在文書)を示す。
CPU11は、現在表示している文書のページ数を示す情報を格納する現在ページ(表示ページ)の格納領域を例えばRAM12上に確保する。次に、CPU11は、現在ページの格納領域に文書の代表ページ(本実施の形態では1ページ目)を示す情報を設定する(ステップS304)。ここで、CPU11は、現在ページを示す情報としてページ数を現在ページの格納領域に設定する。
すなわち、CPU11は、初期表示の画像として最も新しい文書の代表ページ(1ページ目)を表示する。CPU11は、現在文書を「1」と設定し、現在ページを「1」と設定する。これにより、CPU11は、順序が「1」の文書における「1」ページ目の画像の表示用のイメージデータのファイルを取得する(ステップS305)。
イメージの取得処理では、文書管理テーブル25を参照して表示すべきページのイメージデータのファイルが特定される。すなわち、CPU11は、文書管理テーブル25を参照し、現在文書として設定されている「順序」(この場合は「1」)に対応する文書IDを取得する。
次に、CPU11は、現在ページとして設定されている「ページ番号」(この場合は「1」)により現在文書の文書IDと当該ページ番号とからなるイメージデータのファイルを特定する。
例えば、図9に示す文書管理テーブル25において「順序」を「1」とする文書IDは「1011」である。文書ID「1011」の1ページ目のイメージファイルは、「1011−001.jpg」というファイル名で保存されている。
従って、現在文書が「1」で、現在ページが「1」に設定されている場合、CPU11は、図9に示す文書管理テーブル25を参照し、ファイル名「1011−001.jpg」をイメージデータのファイルとして特定する。
次に、CPU11は、ファイルのイメージデータを文書検索画面40の画像表示領域41に表示する(ステップS306)。
次に、CPU11は、全ての文書の時系列順に示す文書マップ42を生成する文書マップ生成処理を行う(ステップS307)。文書マップ生成処理は、後で詳細に説明する。
次に、CPU11は、生成した文書マップ42を文書検索画面40における所定の表示領域に表示する(ステップS308)。次に、CPU11は、文書マップ42における現在文書の位置を特定する(ステップS309)。現在文書の位置を特定すると、CPU11は、文書マップ42上における現在文書の位置を示す矢印43を表示する(ステップS310)。
この結果、表示器17には、表示ウインドウに文書検索画面40としての初期画面が表示される。
次に、文書マップ生成処理について説明する。
図15は文書マップ生成処理を説明するためのフローチャートを示す。文書マップ42の生成処理を開始すると、CPU11は、文書検索画面40において文書マップ42を表示するための表示領域を確保する(ステップS401)。文書マップ42の表示領域は、予め設定されている。また、CPU11は、上記ステップS401において、確保した文書マップ42の表示領域を、白色などの初期値としての色で表示する。
文書マップ42の表示領域は、例えば図3に示すように文書検索画面40の右端の幅20ピクセル、高さ640ピクセルの大きさの領域として設定される。なお、ここでは、文書マップ42の表示領域は、図3に示すように座標値(X,Y)が、(0、0)、(20、0)、(0、640)及び(20、640)の4点で示される矩形の領域である場合を想定して説明する。
次に、CPU11は、描画を開始する初期座標値を設定する(ステップS402)。ここで、初期座標値は、文書マップ42の表示領域の最上端としてY座標を「0」(Y=0)に設定する。
次に、CPU11は、文書管理テーブル25から「順序」の小さい順に文書の管理情報を読み出す。すなわち、CPU11は、文書マップ42の表示領域にバーを描画していない文書(未描画の文書)が上記文書管理テーブル25に存在するか否かを判断する。この判断の結果、文書管理テーブル25に未描画の文書があると判断した場合(ステップS403)、CPU11は、未描画の文書のうち最も「順序」の小さい文書の管理情報を読み出す(ステップ404)。
次に、CPU11は、読み出した文書に割り当てられている色IDを特定する(ステップ405)。文書の色IDを特定すると、CPU11は、色管理テーブル26を参照して文書の色IDに対応する実際の色を確定する(ステップS406)。これにより、確定した色が文書マップ42において当該文書を示すバー(線)を描画する色となる。
次に、CPU11は、文書マップ42の表示領域における現在の座標値に、文書を示すバー(線)を確定した色で描く(ステップS407)。各文書を示すバーは、Y方向に1ピクセル分の幅(高さ)を有する線である。CPU11は、例えば最初の文書のバーを、文書マップ42の表示領域におけるYの初期座標値((0、Y)から(20、Y))に1ピクセル分の幅(高さ)を有して描く。
次に、CPU11は、「Y=Y+1」とすることにより、Y方向の座標値を1ピクセル分増やす(ステップ408)。次に、CPU11は、Y方向の座標値が文書マップ42の表示領域を超えたか否かを判断する。この判断の結果、Y方向の座標値が文書マップ42の表示領域を超えたと判断した場合(ステップS409、YES)、CPU11は、文書マップ42の生成処理を終了する。
一方、Y方向の座標値の表示領域が超えていないと判断した場合(ステップS409、NO)、CPU11は、ステップS403に戻る。これにより、CPU11は、文書マップ42の表示領域に未描画の文書がなくなるまで、各ステップS403〜S409を繰り返し実行する。すなわち、各ステップS403〜S409の処理は、文書管理テーブル25により管理されている全ての文書について繰り返し実行される。
この結果、各文書を示すバーが各文書に対応する色で時系列順に積み重ねて表示された文書マップ42が生成される。
次に、文書検索処理について説明する。
図16、図17及び図18は文書検索処理を説明するためのフローチャートを示す。
文書検索画面の表示処理により表示器17には、最も文書時刻の新しい文書の1ページ目の画像を表示した文書検索画面40が表示されている(ステップS501)。このステップS501の処理は図13と同一であるので、説明及びサブフローのフローチャートを省略する。
この状態で、CPU11は、マウス19或いはキーボード21によるユーザからの入力を待つ(ステップS502)。CPU11は、マウス19或いはキーボード21への入力の有無を検知する。マウス19のホイール34への入力は、所定時間内におけるホイール34の回転量が変動量として入力される。キーボード21の各キー或いはマウス19の左右ボタン32、33への入力は、どのキーが入力されたかとして検知される。
マウス19或いはキーボード21への入力を検知すると(ステップS502、YES)、CPU11は、入力された指示内容が終了の指示であるか否かを判断する(ステップS503)。
この判断により入力された指示内容が終了の指示であると判断した場合(ステップS503、YES)、CPU11は、文書検索画面40を消し、処理を終了する。
一方、入力された指示内容が終了の指示でないと判断した場合(ステップS503、NO)、CPU11は、入力された指示内容がマウス19のホイール34への入力であったか否かを判断する(ステップS504)。
マウス19のホイール34への入力でないと判断した場合(ステップS504、YES)、CPU11は、右への移動を指示する右キーへの入力であるか(ステップS510)、左への移動を指示する左キーへの入力であるか(ステップS514)、下への移動を指示する下キーへの入力であるか(ステップS520)、又は上への移動を指示する上キーへの入力であるかを判断する(ステップS525)。なお、右キー、左キー、下キー及び上キー以外のキー入力であれば、CPU11は、ステップS502へ戻り、再び入力待ちの状態となる。
入力が右キーであると判断した場合(ステップS510、YES)、CPU11は、現在ページを1つ増やし、「現在ページ=現在ページ+1」とする(ステップS511)。この場合、CPU11は、文書管理テーブル25から現在文書のページ数を取得し、ステップS511で設定した現在ページが現在文書のページ数を越えていないかを確認する(ステップS512)。
ステップS511で設定した現在ページが現在文書のページ数を超えていると判断した場合、CPU11は、現在ページを現在文書のページ数、つまり現在文書の最終ページとする(ステップS513)。
入力が左キーであると判断した場合(ステップS514、YES)、CPU11は、現在ページを1つ減らし、「現在ページ=現在ページ−1」とする(ステップS515)。この場合、CPU11は、表示しようとしている現在ページが「0」となっていないかを確認する(ステップS516)。
ステップS515で設定した現在ページが「0」となっていると判断した場合、CPU11は、現在ページを「1」、つまり現在文書の最初のページとする(ステップS517)。
各ステップS510〜S517により現在ページを変更すると、CPU11は、文書管理テーブル25における「順序」と「文書ID」との対応関係により、現在文書の文書IDを取得する。
現在文書の文書IDを取得すると、CPU11は、現在文書の文書IDと現在ページとにより当該ページのイメージのファイルを取得する(ステップS518)。次に、CPU11は、文書検索画面40の画像表示領域41に当該ページのイメージを表示する(ステップS519)。
入力が下キーであると判断した場合(ステップS520、YES)、CPU11は、現在文書を1つ増やし、「現在文書=現在文書+1」とする(ステップS521)。この場合、CPU11は、文書管理テーブル25から最大順序(最も文書時刻が古い文書の「順序」)を取得する。次に、CPU11は、ステップS521で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する(ステップS522)。
ここで、ステップS521で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合、CPU11は、現在文書を最大順序、つまり現在文書を最も文書時刻が古い文書とする(ステップS523)。
入力が上キーであると判断した場合(ステップS524、YES)、CPU11は、現在文書を1つ減らし、「現在文書=現在文書−1」とする(ステップS525)。この場合、CPU11は、ステップS525で設定した現在文書が「0」となっているか否かを確認する(ステップS526)。
ステップS525で設定した現在文書が「0」となったと判断した場合、CPU11は、現在文書を「1」、つまり現在文書を文書時刻が最新の文書とする(ステップS527)。
各ステップS520〜S527により現在文書を変更すると、CPU11は、現在ページを各文書の代表ページとしての「1」に設定する(ステップS519)。これにより現在文書と現在ページとが設定されると、CPU11は、上記文書管理テーブル25における「順序」と「文書ID」との対応関係により、現在文書の文書IDを取得する。
次に、CPU11は、現在文書の文書IDと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する(ステップS529)。次に、CPU11は、文書検索画面40の画像表示領域41に当該ページのイメージを表示する(ステップS530)。
次に、CPU11は、文書検索画面40の文書マップ42における現在文書の位置を特定する(ステップS531)。次に、CPU11は、文書マップ42における現在文書の位置を示す矢印43を表示する(ステップS532)。なお、各ステップS531及びS532の処理は、各ステップS528〜S530の処理と並行して行うようにしても良い。
マウス19のホイール34への入力があったと判断した場合(ステップS504、YES)、CPU11は、所定時間内の上記ホイール34の回転量を変動量として取得する(ステップS541)。
ホイール34の回転量は、マウスドライバ18により検出される。マウスドライバ18により検出されたホイールの回転量は、CPU11へ通知される。これにより、CPU11は、所定時間内のホイール34の回転量を変動量として取得する。
次に、CPU11は、取得した変動量を文書移動量に変換する(ステップS504)。文書移動量は、表示を切り換える文書の数(移動する文書の数)を示す。文書移動量は、文書を移動方向についても示す。ホイール34の回転量と変動量と文書移動量との関係については、後で詳細に説明する。
例えば、ホイール34を正方向に回転させた場合、文書移動量は、プラスの値とする。文書の移動方向は、文書の「順序」の順に移動する。一方、ホイール34を逆方向に回転させた場合、文書移動量は、マイナスの値とする。文書の移動方向は、各文書の「順序」の逆の順序で移動する。
ホイール34に入力された回転量に基づく変動量を文書移動量に変換すると(ステップS541)、CPU11は、現在文書を文書移動量分だけ移動させた文書(「現在文書=現在文書+文書移動量」)に設定する(ステップS542)。
この場合、CPU11は、ステップS542で設定した現在文書が「0」以下となっていないかを確認する(ステップS543)。ステップS542で設定した現在文書が「0」以下となっていると判断した場合(ステップS543、YES)、CPU11は、現在文書を「1」、つまり現在文書を文書時刻が最新の文書とする(ステップS544)。
現在文書が「0」以下となっていないと判断した場合(ステップS543、NO)、CPU11は、文書管理テーブル25から最大順序(最も文書時刻が古い文書の「順序」)を取得する。次に、CPU11は、ステップS542で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する(ステップS545)。
ここで、ステップS542で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合(ステップS545、YES)、CPU11は、現在文書を最大順序、つまり現在文書を最も文書時刻が古い文書とする(ステップS546)。
次に、CPU11は、現在ページを各文書の代表ページとしての「1」に設定する(ステップS547)。これにより現在文書と現在ページとが設定される。
次に、CPU11は、文書管理テーブル25における「順序」と「文書ID」との対応関係により、現在文書の文書IDを取得する。
次に、CPU11は、現在文書の文書IDと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する(ステップS548)。
次に、CPU11は、文書検索画面40の画像表示領域41に当該ページのイメージを表示する(ステップS549)。
次に、CPU11は、文書検索画面40の文書マップ42における現在文書の位置を特定する(ステップS550)。現在文書の位置を特定すると、CPU11は、文書マップ42における現在文書の位置を示す矢印43を表示する(ステップS551)。なお、各ステップS550及びS551の処理は、各ステップS547〜S549の処理と並行して行うようにしても良い。
このようにユーザによって入力されたマウス19のホイール34の回転量に応じた変動量を文書移動量に変換し、文書移動量に応じて表示器に1ページ目の画像を表示する文書を切り換える。これにより、マウス19のホイール34を回転させて、1ページ目の画像を表示する文書を効率良く切り換えることができる。この結果、ユーザは、文書管理装置1で管理している文書を効率よく検索することができ、所望の文書を容易に見つけることができる。
次に、マウス19のホイール34の回転量と変動量と文書移動量との関係について説明する。
マウス19のホイール34の回転量とCPU11が取得する変動量と関係は、予め設定情報などにより設定されている。CPU11が取得する変動量と文書移動量との関係も、設定情報により設定されている。これら設定情報は、ユーザによって任意の値に変更する0ことが可能である。
例えば、マウス19のホイール34の1回転分に対して変動量が「2880」とする。この場合、変動量が「1」に対して移動文書数を「1」とすると、ホイール34の1回転に対して2880の文書が移動する。これは、画像表示領域41に表示される画像(各文書の代表ページの画像)は、ホイール34の1回転で2880文書分の画像を切り替えるものとなる。
このような設定では、画像表示領域41に表示される文書の移動量が大き過ぎて、ユーザが所望の文書を検索しにくい。このような場合、例えば、変動量「120」に対して移動文書数を「1」とする。これにより、ホイール34の1回転で24の文書が移動する。ユーザは、所望の文書を検索し易くなる。
次に、印刷命令を発する印刷命令指示処理について説明する。図19は印刷命令指示処理のフローチャートを示す。
ユーザが例えばマウス19又はキーボード21から目的のファイルを検索するためのキーワードを入力すると、検索部52は、マウス19又はキーボード21からキーワードを取り込む(ステップS600)。
次に、検索部52は、キーワードに関連するファイルをHDD15に保存されている各ファイルの中から検索する(ステップS601)。検索部52は、検索結果のファイルを例えば表示器17の表示画面上に表示する(ステップS602)。
ここで、検索されたファイルが複数あれば、表示器17の表示画面上に表示されている複数のファイルから目的のファイルをユーザが指定する。すなわち、ユーザは、複数のファイルの中から目的のファイルをマウス19又はキーボード21によって指示する。ここで、目的のファイルは、1つ又は複数であってもよい。CPU11は、指示された目的のファイルを認識する(ステップS603)。
次に、印刷命令部51は、例えば表示器17の表示画面上に、白黒印刷の部数とカラー印刷の部数とをそれぞれ指定するためのウィンドウを表示する。ここで、ユーザは、マウス19又はキーボード21を用いてウィンドウ内に白黒印刷の部数とカラー印刷の部数とをそれぞれ指定する。なお、白黒印刷の部数又はカラー印刷の部数が「0枚」であれば、白黒印刷又はカラー印刷の指定がないものとなる。
従って、白黒印刷とカラー印刷との指定が同時にできると共に、白黒印刷又はカラー印刷のいずれか一方の指定ができる。これにより、印刷命令部51は、ウィンドウ内に指定された白黒印刷の部数とカラー印刷の部数とを認識する(ステップS604)。
次に、印刷命令部51は、例えば表示器17の表示画面上に、印刷オプションを設定するためのウィンドウを表示する。ここで、ユーザは、マウス19又はキーボード21を用いてウィンドウ内に例えば両面印刷、片面印刷、縮小印刷、ツーインワン印刷、複数枚例えば2枚を同時に印刷又はステープラー処理などを指定する。
なお、印刷オプションの指定がなければ、当該指定を行わない。これにより、印刷命令部51は、印刷オプションの指定があれば、当該印刷オプションを認識する。
次に、印刷命令部51がステップS603において指示された目的のファイルを特定すると、アプリケーション特定部54は、検索部52により検索された目的のファイルを開いて印刷可能とするアプリケーションプログラムを特定する(ステップS606)。
次に、アプリケーション起動部55は、アプリケーション特定部54により特定されたアプリケーションプログラムを報知すなわち表示することなく目的のファイルを読み込ませてバックグラウンドで起動する(ステップS607)。
次に、印刷命令発生部56は、起動したアプリケーションプログラムに対して印刷オプションの指定を行う(ステップS608)。
次に、印刷命令発生部56は、白黒印刷の部数が「0枚」以上であるか否かを判断する(ステップS609)。この判断の結果、白黒印刷の部数が「0枚」以上であれば、印刷命令発生部56は、アプリケーション起動部55により起動されたアプリケーションプログラムに対して白黒印刷を実行するための設定を行う(ステップS610)。
次に、印刷命令発生部56は、白黒印刷の部数の設定を行う(ステップS611)。
次に、印刷命令発生部56は、各ステップS610、611の各設定に従った白黒の印刷命令を例えば画像入出力装置2であるスキャナを具備するデジタル複合機(MFP)に発する。
次に、印刷命令発生部56は、白黒印刷の処理が完了したか否かを判断する(ステップS613)。設定された白黒印刷が処理完了していなければ、印刷命令発生部56は、白黒印刷の完了を待つ。
白黒印刷が完了すると、印刷命令発生部56は、カラー印刷の部数が「0枚」以上であるか否かを判断する(ステップS614)。この判断の結果、カラー印刷の部数が「0枚」以上であれば、印刷命令発生部56は、アプリケーション起動部55により起動されたアプリケーションプログラムに対してカラー印刷を実行するための設定を行う(ステップS615)。
次に、印刷命令発生部56は、カラー印刷の部数の設定を行う(ステップS616)。
次に、印刷命令発生部56は、各ステップS615、616の各設定に従ったカラーの印刷命令を例えば画像入出力装置2であるスキャナを具備するデジタル複合機(MFP)に発する。尚、画像入力装置2は白黒印刷専用の装置とカラー専用の装置の2台に分かれても良い。
この後、設定された部数のカラー印刷が完了すると、印刷命令部51による印刷命令指示処理が終了する。
印刷命令部51は、白黒印刷とカラー印刷とが同時に指定された場合、白黒の印刷命令をカラーの印刷命令よりも先に発する。白黒印刷は、カラー印刷よりも短時間で印刷可能である。従って、白黒印刷をカラー印刷よりも先に行うことにより、印刷時間の短縮化が図れる。同じ時間内で多くの部数を得ることが可能であり、全ての印刷が間に合わない時に有効である。
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、CD−ROM等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のOS(オペレーティング・システム)等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、その実施の段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々な変形若しくは変更が可能である。又、上記実施の形態は、可能な限り、適宜組み合わせて、若しくは一部を削除して実施されてもよく、その場合は、組み合わせて若しくは削除に起因したさまざまな効果が得られる。
本発明に係る文書管理装置の一実施の形態の構成を示す概略ブロック図。 同装置におけるマウスの構成例を示す図。 同装置における表示器に表示された文書検索画面の表示例を示す図。 同装置で管理する文書と画像表示領域に表示される画像との関係を示す図。 同装置における第1のファイル管理テーブルの構成例を示す図。 同装置における第2のファイル管理テーブルの構成例を示す図。 同装置における文書管理テーブルの構成例を示す図。 同装置における文書管理テーブルの構成例を示す図。 同装置におけるイメージ生成処理が完了した場合の文書管理テーブルの構成例を示す図。 同装置における色管理テーブルの構成例を示す図。 同装置における印刷命令部を有するCPUの機能ブロック図。 同装置における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャート。 同装置における文書のイメージ生成処理を説明するためのフローチャート。 同装置における文書検索画面の表示処理を説明するためのフローチャート。 同装置における文書マップ生成処理を説明するためのフローチャート。 同装置における文書検索処理を説明するためのフローチャート。 同装置における文書検索処理を説明するためのフローチャート。 同装置における文書検索処理を説明するためのフローチャート。 同装置における印刷命令指示処理のフローチャート。
符号の説明
1:文書管理装置、2:画像入出力装置、11:CPU、12:RAM、13:ROM、14:画像入力インターフェース(I/F)、15:ハードディスクドライブ(HDD)、16:表示器ドライバ、17:表示器、18:マウスドライバ、19:マウス、20:キーボードインターフェース(I/F)、21:キーボード、23:第1のファイル管理テーブル、24:第2のファイル管理テーブル、25:文書管理テーブル、26:色管理テーブル、27:アプリケーションプログラム(文書管理用プログラム)、28:設定情報、31:動作検知機構、32:右ボタン、33:左ボタン、34:ホイール、40:文書検索画面(文書の表示画面)、41:画像表示領域、42:文書マップ(検索用バー)、43:矢印、50:文書保存管理部、51:印刷命令部、52:検索部、53:印刷部数指定部、54:アプリケーション特定部、55:アプリケーション起動部、56:印刷命令発生部。

Claims (15)

  1. 複数の文書を保存し、管理する文書保存管理部と、
    前記文書保存管理部に保存されている前記各文書の中から目的の文書を起動するアプリケーションプログラムを通して白黒又はカラーを問わず印刷命令を発する印刷命令部と、
    を具備したことを特徴とする文書管理装置。
  2. 請求項1記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記白黒印刷と前記カラー印刷との各指定を同時に行うことを特徴とする。
  3. 請求項1記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記白黒印刷の部数と前記カラー印刷の部数との各指定を同時に行うことを特徴とする。
  4. 請求項1記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記白黒の前記印刷命令を発し、前記白黒印刷処理が完了した後に、前記カラーの前記印刷命令を発することを特徴とする。
  5. 請求項1記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記白黒印刷の部数と前記カラー印刷の部数との各指定を同時に行い、
    前記目的の文書の前記各アプリケーションプログラムを起動した後に、前記白黒の前記印刷命令を発し、
    前記白黒印刷が完了した後、前記カラー印刷の部数がゼロでなければ、前記カラーの前記印刷命令を発する、
    ことを特徴とする。
  6. 請求項1記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記目的の文書の白黒又はカラー印刷のいずれか一方又は両方に対する印刷オプションの設定を有することを特徴とする。
  7. 請求項6記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記印刷オプションとして両面印刷、片面印刷、縮小印刷、シーインワン印刷又はステイプルのうち少なくとも1つを有することを特徴とする。
  8. 請求項1記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記白黒印刷と前記カラー印刷とが同時に指定された場合、前記白黒の前記印刷命令を前記カラーの前記印刷命令よりも先に発することを特徴とする。
  9. 請求項1記載の文書管理装置において、
    前記印刷命令部は、前記文書保存管理部に保存されている前記各文書の中から目的の文書を検索する検索部と、
    前記検索部により検索された前記目的の文書の前記白黒印刷の部数と前記カラー印刷の部数との各指定を同時に行う印刷部数指定部と、
    前記目的の文書を開いて印刷可能とする前記アプリケーションプログラムを特定するアプリケーション特定部と、
    前記アプリケーション特定部により特定された前記アプリケーションプログラムを報知することなく前記目的の文書を読み込ませてバックグラウンドで起動するアプリケーション起動部と、
    前記アプリケーション起動部により起動された前記アプリケーションプログラムに対して前記印刷部数指定部により指定された前記目的の文書の前記白黒印刷の部数と前記カラー印刷の部数とを指示し、前記白黒の前記印刷命令又は前記カラーの前記印刷命令を発する印刷命令発生部と、
    を有することを特徴とする。
  10. コンピュータにより複数の文書を保存し、管理し、かつ前記保存されている前記各文書の中から目的の文書を起動するアプリケーションプログラムを通して白黒又はカラーを問わず印刷命令を発することを特徴とする文書管理方法。
  11. 請求項10記載の文書管理方法において、
    前記白黒印刷の部数と前記カラー印刷の部数との各指定を同時に行い、
    前記目的の文書の前記アプリケーションプログラムを起動した後に、前記白黒の前記印刷命令を発し、
    前記白黒印刷が完了した後、前記カラー印刷の部数がゼロでなければ、前記カラーの前記印刷命令を発する、
    ことを特徴とする。
  12. 請求項10記載の文書管理方法において、
    前記白黒印刷と前記カラー印刷とが同時に指定された場合、前記白黒の前記印刷命令を前記カラーの前記印刷命令よりも先に発することを特徴とする。
  13. 請求項10記載の文書管理方法において、
    前記コンピュータに保存されている前記各文書の中から目的の文書を検索し、
    前記検索された前記目的の文書の前記白黒印刷の部数と前記カラー印刷の部数との各指定を同時に行い、
    前記目的の文書を開いて印刷可能とする前記アプリケーションプログラムを特定し、
    前記特定された前記アプリケーションプログラムを報知することなく前記目的の文書を読み込ませてバックグラウンドで起動し、
    前記起動された前記アプリケーションプログラムに対して前記目的の文書の前記白黒印刷の部数と前記カラー印刷の部数とを指示し、前記白黒の前記印刷命令又は前記カラーの前記印刷命令を発する、
    ことを特徴とする。
  14. コンピュータに対して複数の文書を保存し、管理させ、かつ前記保存されている前記各文書の中から目的の文書を起動させるアプリケーションプログラムを通して白黒又はカラーを問わず印刷命令を発せさせることを特徴とする文書管理プログラム。
  15. 請求項14記載の文書管理プログラムにおいて、
    前記白黒印刷と前記カラー印刷との各指定を同時に行うことを特徴とする。
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