JP4208484B2 - 情報処理方法、情報処理システム、情報取得装置、コンピュータプログラム、及び記録媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報処理方法、情報処理システム、情報取得装置、コンピュータプログラム、及び記録媒体に関する。より具体的には、電子文書情報（以下、単に文書情報という）をサーバコンピュータ等のデータベースに登録しておき、それを配布するための情報処理方法に関し、またそのための情報処理システムに関し、更にそのような情報処理システムの構成要素としての情報取得装置に関し、また更に情報取得装置としての機能を汎用コンピュータで実現するためのコンピュータプログラム及びそれらのコンピュータプログラムを記録してあるコンピュータ読取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年のＩＴ化の進展に伴って文書情報が数多く作成されるようになっており、そのような文書情報を効率的に登録すると共に登録済の文書情報を配布するための情報処理システムも種々実用化されている。
【０００３】
文書情報の登録及び配布のための情報処理システムとしては、文書情報を蓄積すると共にそれらを管理するサーバコンピュータ（以下、サーバという）をＬＡＮ又はインターネット等の通信網に接続させ、情報登録者が文書情報をサーバに登録し、情報利用者がサーバから文書情報をクライアントコンピュータに取得するシステムが一般的である。
【０００４】
しかし、上述のようなサーバを用いたシステムでは、サーバに管理されている文書情報のデータ量の増大に伴ってサーバの処理負担も大きくなる。このような事情から、特開平１１−８５５７８号公報に開示されているように、有効期限又は登録文書数等の文書削除条件をサーバに設定しておき、登録されている文書情報をそれらの文書削除条件と照合し、条件を満足した文書情報を削除する発明が提案されている。このような構成をとることにより、サーバが管理するデータ量を常にサーバの処理能力内に維持することが可能になる。
【０００５】
また、個々の文書情報自体の情報量が大きくなると、そのような文書情報の内容を把握するために多くの時間が要求されるようになるため、特開平１０−３０７７４５号公報に開示されているように、文書情報の参照画像をサーバ側で生成させ、この参照画像を個々の文書情報の概要を知る手段として利用する発明が提案されている。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の特開平１０−３０７７４５号公報の発明に開示されているような参照画像には情報登録者の名称又はメールアドレス等を示す情報が含まれているとは限らず、参照画像を見た情報利用者が文書情報に関する問い合わせをしたい場合に、情報登録者に対して連絡を取ることができないという問題があった。
【０００７】
またたとえ、情報登録者に対して連絡を取ることができたとしても、対象の文書情報が情報登録者が登録している多数の文書情報のうちのどれであるのかを情報登録者に知らせる必要があるが、文書情報を特定するためには参照画像から情報登録者を抽出できなければならない。
【０００８】
また、サーバに登録された文書情報が、前述の特開平１１−８５５７８号公報に開示されているような方法で削除されてしまった場合には、その文書情報に関する情報がサーバに存在せず、情報利用者は文書情報を取得することができなくなってしまうのみならず、情報利用者はその文書情報を取得しようとして無駄な時間、費用を費やしてしまうという問題もあった。
【０００９】
本発明は、上述のような事情に鑑みてなされたものであり、文書情報の概要、文書情報が登録された装置及びこの装置内での記憶位置を示す位置情報、及び文書情報の登録者情報等からなる要約情報を生成することによって、この要約情報を受信した情報利用者（受信者）が文書情報の登録者に対して容易に連絡をとることができ、更に文書情報の有効期限情報を要約情報に付加することにより、この要約情報を受信した情報取得装置においてその文書情報が情報管理装置に存在するか否か、換言すればその文書情報を取得できるか否かを判定できるようにした情報処理方法及び情報処理システムの提供を主たる目的とする。
【００１０】
また本発明は、上述のような情報処理システムを構成する情報取得装置及びコンピュータプログラム、更にはコンピュータプログラムを記録した記録媒体の提供をも目的とする。
【００１１】
【課題を解決しようとする手段】
本発明に係る情報処理方法は、情報登録装置から送信され、情報管理装置に登録されている文書情報を情報取得装置により受信して取得する情報処理方法において、前記情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を生成して情報取得装置へ送信し、前記情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信し、受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて前記情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定し、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成し、生成した連絡文書を、前記要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信することを特徴とする。
【００１２】
このような本発明の情報処理方法では、情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている情報管理装置及びこの情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を特定する登録元情報とを含む要約情報を生成して情報取得装置へ送信する。情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信し、受信した要約情報を送信した情報登録装置へ送信すべき連絡文書を生成し、生成した連絡文書をこの連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信する。
【００１４】
このような本発明の情報処理方法では、上述の発明に加えて、情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付け、受け付けた有効期限情報を要約情報に付加し、情報取得装置は、情報登録装置から受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する。
【００１６】
このような本発明の情報処理方法では、上述の発明に加えて、情報登録装置は、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合に連絡文書を生成して送信する。
【００１７】
本発明に係る情報処理システムは、情報管理装置、該情報管理装置へ文書情報を送信して登録させる情報登録装置、及び前記情報管理装置から文書情報を受信して取得する情報取得装置を含む情報処理システムにおいて、前記情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を生成する要約情報生成手段と、該要約情報生成手段が生成した要約情報を情報取得装置へ送信する要約情報送信手段とを備え、前記情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信する要約情報受信手段と、該要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する判定手段と、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判定手段が判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信する連絡文書送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１８】
このような本発明の情報処理システムでは、情報登録装置において、要約情報生成手段が情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている情報管理装置及びこの情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を特定する登録元情報とを含む要約情報を生成し、要約情報送信手段が要約情報を情報取得装置へ送信する。一方、情報取得装置において、要約情報受信手段が情報登録装置から要約情報を受信し、連絡文書生成手段が要約情報受信手段が受信した要約情報を送信した情報登録装置へ送信すべき連絡文書を生成し、連絡文書送信手段が連絡文書をこの連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信する。
【００２０】
また、このような本発明に係る情報処理システムでは、情報登録装置が情報管理装置に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付け、要約情報生成手段が受け付けられた有効期限情報を要約情報に付加し、情報取得装置が要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する。
更に、このような本発明に係る情報処理システムでは、連絡文書生成手段が受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定手段が判定した場合に連絡文書を生成する。
【００２１】
また本発明に係る情報処理システムは、上述の両発明において、前記情報取得装置は、定型文を記憶する定型文記憶手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００２２】
このような本発明に係る情報処理システムでは、上述の発明に加えて、情報取得装置において、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入する。
【００２３】
また本発明に係る情報処理システムは、上述の発明において、前記情報取得装置は、条件式を記憶する手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００２４】
このような本発明に係る情報処理システムでは、上述の発明に加えて、情報取得装置において、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入する。
【００２５】
また本発明に係る情報処理システムは、上述の両発明において、前記定型文記憶手段に記憶されるべき定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可能な挿入部を有し、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００２６】
このような本発明に係る情報処理システムでは、上述の両発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の挿入部へ挿入する。
【００３３】
本発明に係る情報取得装置は、文書情報を受信して取得する情報取得装置において、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信する要約情報受信手段と、該要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する判定手段と、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判定手段が判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信する連絡文書送信手段とを備えることを特徴とする。
【００３４】
このような本発明の情報取得装置では、要約情報受信手段が取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている装置及びこの装置内での登録位置を示す位置情報と、文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録元情報と、文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信し、連絡文書生成手段が要約情報を送信した装置へ送信すべき連絡文書を生成し、連絡文書送信手段が連絡文書をこの連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信する。
【００３６】
また、このような本発明の情報取得装置では、要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する。
更に、このような本発明の情報取得装置では、連絡文書生成手段が、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外である場合に連絡文書を生成する。
【００３７】
また本発明に係る情報取得装置は、上述の両発明において、定型文を記憶する定型文記憶手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００３８】
このような本発明の情報取得装置では、上述の両発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入する。
【００３９】
また本発明に係る情報取得装置は、上述の発明において、条件式を記憶する手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００４０】
このような本発明の情報取得装置では、上述の発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入する。
【００４１】
また本発明に係る情報取得装置は、上述の両発明において、前記定型文記憶手段に記憶されるべき定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可能な挿入部を有し、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００４２】
このような本発明の情報取得装置では、上述の両発明に加えて、連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の挿入部へ挿入する。
【００４８】
本発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、文書情報を受信して取得させるコンピュータプログラムであって、コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、コンピュータに、受信させた要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順と、コンピュータに、前記要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成させる手順と、コンピュータに、生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信させる手順とを含むことを特徴とする。
【００５０】
また本発明に係るコンピュータプログラムは、上述の両発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むことを特徴とする。
【００５１】
また本発明に係るコンピュータプログラムは、前述の両発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順と、コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順とを更に含むことを特徴とする。
【００５２】
また本発明に係るコンピュータプログラムは、前述の各発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順を更に含むことを特徴とする。
【００５４】
これらの本発明のコンピュータプログラムでは、これらを汎用コンピュータにインストールした場合に、前述のような情報取得装置として機能する。
【００５８】
本発明に係る記録媒体は、コンピュータに、文書情報を受信して取得させるコンピュータプログラムを記録した記録媒体であって、コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、コンピュータに、受信させた要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順と、コンピュータに、前記要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成させる手順と、コンピュータに、生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信させる手順とを含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６０】
また本発明に係る記録媒体は、上述の両発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６１】
また本発明に係る記録媒体は、上述の各発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順と、コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順とを更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６２】
また本発明に係る記録媒体は、上述の各発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６４】
これらの本発明の記録媒体では、これらに記録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュータにインストールした場合に、前述のような情報取得装置として機能する。
【００６５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図１は、本発明の情報処理システムの全体の概略の構成例を示す模式図である。
【００６６】
図１において、１０はサーバコンピュータを用いた情報管理装置を示している。この情報管理装置１０は、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１に接続されており、電子文書情報（以下、単に文書情報という）を自身に登録し、また登録されている文書情報を配布する機能を有する。
【００６７】
また、通信網１には、情報管理装置１０に文書情報を登録するためのクライアントコンピュータを用いた複数の情報登録装置２０と、情報管理装置１０から文書情報を取得するためのクライアントコンピュータを用いた複数の情報取得装置３０が接続されている。なお、情報登録装置２０は情報取得装置３０としての機能を有していてもよいし、逆に情報取得装置３０は情報登録装置２０としての機能を有していてもよいことは言うまでもない。また、情報登録装置２０及び情報取得装置３０はそれぞれ一つずつであってもよい。
【００６８】
図２は、本発明の情報処理システムを構成する情報管理装置１０、情報登録装置２０及び情報取得装置３０のより具体的な構成例を示すブロック図である。
【００６９】
情報登録装置２０（情報取得装置３０）は、本発明の情報処理システムのコンピュータプログラム３及びデータ等の各種情報を記録したＣＤ−ＲＯＭ又はＭＯ等の可搬性の記録媒体４から各種情報を読み取るＣＤ−ＲＯＭドライブ又はＭＯドライブ等の補助記憶装置２２（３２）と、この補助記憶装置２２（３２）から読み取った各種情報を記憶するハードディスク又はメモリカード等の記憶部２３（３３）とを備えている。
【００７０】
そして記憶部２３（３３）から本発明のコンピュータプログラム３及びデータ等の各種情報を読み取り、情報を一時的に記憶するＲＡＭ２４（３４）に記憶させておいてこれをＣＰＵ２１（３１）が実行することにより、クライアントコンピュータは本発明の情報登録装置２０（情報取得装置３０）として動作する。
【００７１】
なお、情報登録装置２０は情報登録用コンピュータプログラム２８のみを、また情報取得装置３０は情報取得用コンピュータプログラム３８のみをそれぞれ読み取って実行してもよいことはいうまでもない。
【００７２】
また、情報取得装置３０の記憶部３３は後述する図１３に示すようなテーブル３３０を適宜の記憶領域に記憶しており、定型文記憶手段及び条件式を記憶する手段として機能する。
【００７３】
更に情報登録装置２０（情報取得装置３０）は、マウス又はキーボード等の入力装置２５（３５）と、モニタ及びプリンタ等の出力装置２６（３６）と、通信網１に接続するＬＡＮボード又はモデム等の通信部２７（３７）とを備えている。
【００７４】
一方、情報管理装置１０は、通信網１を介して情報登録装置２０から受信した文書情報をＲＡＭ１４に一時的に記憶させておき、その後にＣＰＵ１１の処理によりハードディスク又はＲＡＩＤ等の記憶部１３の記憶領域に設定されているデータベース２に記憶（登録）させる。
【００７５】
図３は、本発明の情報登録装置２０による情報登録処理時の出力装置２６への出力例を示す模式図である。但し、この例では出力装置２６としてはモニタが使用されており、その表示画面２６０が示されている。
【００７６】
図３に示すように、情報登録者は情報管理装置１０に登録したい文書情報を予め情報登録装置２０に記憶させておき、これらを一覧表示するファイル一覧のウィンドウ２６１上で入力装置２５であるマウス等を用いて選択し、右矢印（→）ボタン２６２をクリックする。これにより、選択された文書情報がサーバ登録ファイル一覧のウィンドウ２６３へ移動するので、この状態で文書情報登録ボタン２６４がマウスでクリックされると、情報登録装置２０は選択されている文書情報を情報管理装置１０に登録する処理を実行する。
【００７７】
なお、ファイル選択を誤った場合には、上述の操作とは逆に、サーバ登録ファイル一覧のウィンドウ２６３上で文書情報を選択して左矢印（←）ボタン２６５をマウスでクリックする。これにより、サーバ登録ファイル一覧のウィンドウ２６３上で選択されている文書情報がファイル一覧のウィンドウ２６１へ移動して元に戻る。
【００７８】
以上のような情報登録装置２０の操作により、登録者が希望する文書情報が情報管理装置１０へ送信されて登録されるが、このような処理はクライアント／サーバシステムにおいては一般的な処理であるので、その詳細は省略する。
【００７９】
次に、登録者は、要約情報を送付する相手先を送信先対象一覧のウィンドウ２６６上で上述同様の操作で選択して送信先決定一覧のウィンドウ２７０へ移動させ、要約情報送信ボタン２６７をマウスでクリックする。これにより、情報登録装置２０は、ウィンドウ２６６上で選択されている相手先へ要約情報を送信する。なお、送信先対象一覧のウィンドウ２６６上に表示される個々の送信先は、電子メールアドレスであってもよいし、予め電子メールアドレスを名前又はニックネーム（ハンドルネーム）等の名称と対応付けて登録しておき、その登録した名称を使用してもよい。更に、送信先対象一覧としては登録されていない送信先の電子メールアドレスを直接入力できるようにしてもよい。
【００８０】
また、予め登録する文書情報及び要約情報を送信する相手先を選択しておき、上述のような情報登録処理及び要約情報送信処理を一括して行なってもよいことは言うまでもない。
【００８１】
図４は、本発明の情報登録装置２０により実行される情報登録処理及び要約情報生成処理の手順を示すフローチャートである。また、図５は情報登録装置２０により生成される要約情報２００の内容を示す模式図である。以下、これらの図４及び図５を参照して、本発明の情報登録装置２０により実行される情報登録処理及び要約情報生成処理について説明する。
【００８２】
情報登録装置２０は、上述のようにして情報管理装置１０に登録する文書情報が指定されて文書情報登録ボタン２６４がクリックされることにより文書情報の情報管理装置１０への登録要求を受け付け（Ｓ５０１）、通信網１を介して文書情報を情報管理装置１０へ送信する（Ｓ５０２）。
【００８３】
一方、情報管理装置１０は情報登録装置２０から送信された文書情報を受信すると（Ｓ５０３）、それをデータベース２に登録する（Ｓ５０４）。そして、情報管理装置１０は、文書情報の登録を完了すると、通信網１を介して情報登録装置２０へ登録終了情報を送信する（Ｓ５０６）。
【００８４】
情報登録装置２０は情報管理装置１０から送信された登録終了情報を受信すると（Ｓ５０７）、先に情報管理装置１０に登録した文書情報を対象として、要約情報２００を生成するが、まず最初に文書情報の概要を把握できるような概略情報２０１を生成し（Ｓ５０８）、この概略情報２０１が作成されたた文書情報にアクセスできるようにするため、換言すればその文書情報を情報取得装置３０が取得できるようにするために、情報管理装置１０を特定する情報と、その記憶部１３に設定されているデータベース２中での文書情報の登録位置と、ファイル名とを特定する位置情報２０２を生成する（Ｓ５０９）。
【００８５】
図６は図５に示されている要約情報２００中の概略情報２０１の構成例を示す模式図である。この概略情報２０１について更に詳細に説明すれば、全ページ数Ｍを示す情報と、第１ページから第Ｍページまでの各ページ毎の情報とで構成されている。各ページ毎の情報は、各ページの文書を構成するオブジェクトの個数と各オブジェクトの種類、位置、大きさ及び線幅等のデータによって構成されている。従って、要約情報を情報取得装置３０で受信した受信者は文書情報そのものを見るまでもなく、要約情報から文書情報の概要を把握することができる。
【００８６】
なお、要約情報２００は、概略情報２０１から文書情報の概要を把握することが可能な内容であればどのような情報でもよい。たとえば、文書情報の先頭から所定いページ数の内容を画像に変換したサムネイル、文書情報中に含まれる文字列情報の一部を抜粋または要約した要約文等であってもよい。
【００８７】
図７は図５に示されている要約情報２００中の位置情報２０２の構成例を示す模式図である。この位置情報２０２について更に詳しく説明すれば、文書情報がデータベース２中の何処に、どのような名称で登録されているのかを特定できるように、個々の文書情報のファイル名２２１、データベース２上での登録位置を示すファイルパス名２２２、及びデータベース２のネットワーク上での存在位置を示すＩＰアドレス等のコンピュータ名２２３により構成されている。
【００８８】
従って、情報取得装置３０が要約情報を受信した場合、受信者は上述のような位置情報２０２に従ってコンピュータ名２２３にログインし、ファイルパス名２２２とファイル名２２１とを指定することにより、ＦＴＰ（File Transfer Protocol) 等のツールを用いて文書情報を情報管理装置１０から取得することができる。
【００８９】
情報登録装置２０は次に、現在の日時と予め定められている有効期間等とから、情報管理装置１０に登録した文書情報のアクセス可能な期限を計算して有効期限情報２０３を生成する（Ｓ５１０）。なお、この有効期限情報２０３は情報登録装置２０の入力装置２５等を用いて送信者が直接入力してもよい。
【００９０】
次に情報登録装置２０は、文書情報の登録者を特定するための名前又はアドレス等からなる登録者情報２０４を生成し（Ｓ５１１）、概略情報２０１、位置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２０４をまとめて文書情報の要約情報２００を生成する（Ｓ５１２）。
【００９１】
以上のようにして図５に示すような要約情報２００が生成される。この要約情報２００の構成を更に詳しく説明すれば、概略情報２０１、位置情報２０２、有効期限情報２０３、登録者情報２０４等で構成されている。更に、要約情報２００には斜線で示すように、文書名、作成日時等の情報を追加してもよい。従って、このような要約情報２００により文書情報の概要を把握することができ、また文書情報の登録者を特定することができる。
【００９２】
なお、登録者情報２０４は、文書情報の登録処理を実際に行なった者である必要は必ずしもなく、文書情報の作成者、または管理者であってもよく、更には文書情報に関する質問等の連絡を受け付けてそれに応答可能なコンピュータシステムであってもよい。
【００９３】
更に情報登録装置２０は、上述のようにして生成した要約情報２００の送信先を送信先対象一覧のウィンドウ２６６上での選択により受け付け（Ｓ５１３）、要約情報送信ボタン２６７がクリックされると、受け付けた送信先へ要約情報２００を通信網１を介して電子メール等により送信する（Ｓ５１４）。なおここで、事前に送信先を情報登録装置２０に登録しておき、要約情報２００の生成と送信とを一括処理してもよいことは言うまでもない。
【００９４】
図８は、本発明の情報取得装置３０による情報取得処理時の出力装置３６への表示例を示す模式図である。但し、この例では出力装置３６としてはモニタが使用されており、その表示画面３６０が示されている。
【００９５】
情報取得者が要約情報２００を受信した場合、要約情報２００の概略情報２０１が表示されるので、表示内容から文書情報の概要を把握することが可能である。ここで、プロパティ表示ボタン３６１のクリックにより、図８に示すように、要約情報２００に含まれる位置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２０４等からなるプロパティが、概略情報２０１と共に表示される。
【００９６】
また、必要な文書情報を取得したい場合は、文書情報取得ボタン３６２のクリックにより、対応する文書情報を取得する処理が情報取得装置３０により実行される。更に、受信者が文書情報の登録者へ電子メール等のメッセージを送信したい場合は、メッセージ送信ボタン３６３のクリックにより、電子メールの送信フォームがウィンドウ表示される。受信者はこのウィンドウ上で自由にメッセージを作成して送信することにより、登録者と連絡を取ることができる。
【００９７】
図９は、本発明の情報取得装置３０による情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【００９８】
情報取得装置３０はまず、要約情報２００を受信し、この要約情報２００から概略情報２０１を抽出してモニタ等の出力装置３６の画面３６０に表示する（Ｓ６０１）。ここで、要約情報２００に含まれる位置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２０４等からなるプロパティを知りたい場合には、図８に示されている画面３６０上に表示されているプロパティボタン３６１のクリックによりプロパティ表示要求が与えられ（Ｓ６０２：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は要約情報２００のプロパティを図８に示すように画面３６０に表示（Ｓ６０３）する。
【００９９】
また、文書情報を取得したい場合は、画面３６０上に表示されている文書情報取得ボタン３６２のクリックにより文書情報取得要求が与えられ（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は対象文書情報が有効期限内であるか否かを現在の日時と要約情報２００に含まれる有効期限情報２０３とから判定する（Ｓ６０５）。
【０１００】
有効期限内であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は通信網１を介してデータベース２から、先にステップＳ６０４で文書情報取得要求が与えられた文書情報を受信して取得する（Ｓ６０６）。一方、有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、先にステップＳ６０４で文書情報取得要求が与えられた文書情報にアクセスすることができないため、情報取得装置３０は文書情報の取得は行なわずに文書情報の情報登録者に対して有効期限切れのメッセージ（連絡文書）を自動的に電子メールにより送信する（Ｓ６０７）。
【０１０１】
なお、図８に示されている画面３６０上に表示されている終了ボタン３６４のクリックにより終了要求が与えられると（Ｓ６０８：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は情報取得処理を終了する。
【０１０２】
図１０は、本発明の情報取得装置３０による他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。ここで、図９のフローチャートと同一の名称、符合を用いているものは、同一の処理機能であるため説明を省略する。
【０１０３】
図９のフローチャートの場合と同様に、情報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、図１０のフローチャートに示すように、情報取得装置３０は文書情報の情報登録者に対してメッセージ（連絡文書）を作成するための連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５１）。
【０１０４】
このステップＳ６５１での連絡文書生成処理では、情報利用者は、情報登録者に対して挨拶文、文書情報の有効期限切れ通知、文書情報に関する質問、文書情報の取得要求等を自由に記入した上で、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１を介して電子メール等により送信する（Ｓ６５２）。
【０１０５】
図１１は、本発明の情報取得装置３０による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。ここで、図９、図１０のフローチャートと同一の名称、符合を用いているものは、同一の処理機能であるため説明を省略する。
【０１０６】
図９、図１０のフローチャートと同様に、情報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、情報取得装置３０は文書情報の情報登録者に対して挨拶文、文書情報の有効期限切れ通知、文書情報の取得要求等の記憶部３３のテーブル３３０に予め記憶させてある定型文をメッセージに挿入し（Ｓ６６１）、情報取得装置３０は文書情報の情報登録者に対してメッセージを作成する連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５１）。
【０１０７】
ここで、利用者は、メッセージを確認し、メッセージの削除、変更、又は個別事項をメッセージに追加した上で、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１を介して電子メール等により送信する（Ｓ６５２）。
【０１０８】
図１２は、本発明の他の情報取得装置３０による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。ここで、図９、図１０、図１１のフローチャートと同一の名称、符合を用いているものは、同一の処理機能であるため説明を省略する。
【０１０９】
図９、図１０、図１１のフローチャートに示すように、情報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、情報取得装置３０は要約情報２００から文書情報の登録者情報２０４を抽出し（Ｓ６７１）、記憶部３３に予め記憶させてある条件式と定型文とのテーブル３３０を取得する（Ｓ６７２）。そして、情報登録装置２０は、抽出した登録者情報２０４が条件式を満足するか否かを判定し（Ｓ６７３）、条件式を満足する場合には（Ｓ６７３：ＹＥＳ）、テーブルに登録されている対応する定型文を選択し（Ｓ６７４）、条件式を満足しない場合は（Ｓ６７３：ＮＯ）、定型文として空文字列を選択（Ｓ６７５）する。
【０１１０】
次に、情報取得装置３０は選択した定型文（空文字列の場合を含む）をメッセージに挿入し（Ｓ６６１）、文書情報の情報登録者に対してメッセージを作成するための連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５１）。ここで、利用者は、メッセージを確認し、メッセージの削除、変更、又は個別事項をメッセージに追加した上で、通信網１を介して、電子メール等により送信（Ｓ６５２）する。
【０１１１】
図１３は情報取得装置３０の記憶部３３に予め登録されているテーブル３３０の内容例を示す模式図である。この例では、情報取得装置３０が定型文決定の際に用いる条件式の一例として登録者の電子メールアドレスが使用されており、それぞれの条件式に対応する定型文が予め登録されている。
【０１１２】
電子メールのアドレスは、国名、組織名、個人名等に階層化されて表現されている。従って、電子メールアドレスの全部、または一部を条件として採用することにより、定型文を国別、組織別、個人別に分類管理できるようになるので、文書の連絡文書生成処理効率が向上する。
【０１１３】
図１３に示されている例では、文書情報の登録者がドメイン部に日本の企業組織を示す”＊．ｃｏ．ｊｐ”を有する電子メールアドレスを有している場合、それに対応した定型文１が選択される。またたとえば、登録者が電子メールアドレスとして”＊＠ｘｙ．ｃｏ．ｊｐ”を有している場合、文書情報の登録者が「ＸＹ株式会社」に所属していること判明するため、それに対応した定型文２が選択される。更にたとえば、登録者の電子メールアドレスが”ｙａｍａｄａ＠ａｂｃｐｒｏｖｉｄｅｒ．ｏｒ．ｊｐ”である場合、文書情報の登録者が「ＡＢＣプロバイダ」に所属する山田さんであることが判明するので、それに対応した定型文３が選択される。
【０１１４】
図１４は、本発明の情報取得装置３０による連絡文書生成処理の際に用いられる定型文の一例を示す模式図である。
【０１１５】
図１４中、”｛｝”で示した部分は要約情報２００から得られる語句を挿入することができる挿入部である。”登録者”は文書情報の登録者であり、”文書名”は文書情報の名称であり、”有効期限”は文書情報の有効期限（年月日、日時等）である。情報取得装置３０は、要約情報２００から上述のような語句を抽出して挿入部に挿入することにより、定型文を自動的に作成する。
【０１１６】
図１５は、本発明の情報取得装置３０による文書情報の有効期限切れを表示する処理手順を示すフローチャートである。
【０１１７】
図１５のフローチャートに示すように、情報取得装置３０は、要約情報２００を受信した場合、この要約情報２００から有効期限情報２０３を抽出し（Ｓ６８１）、これを現在の日時と比較することにより、有効期限を経過しているか否かを判定する（Ｓ６８２）。
【０１１８】
有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６８２：ＮＯ）、情報取得装置３０は有効期限切れであることを出力装置３６を用いて表示する（Ｓ６８３）。たとえば、図８に示すように、情報取得装置３０の出力装置３６としてのモニタの画面３６０上に星型等の有効期限切れマーク３６５を表示をさせる。
【０１１９】
図１６は本発明の情報登録装置２０用のプログラム２８の内容を示す模式図である。なおこのプログラム２８は図２に示されている記録媒体４に記録されている。
【０１２０】
このプログラム２８は、文書情報を他のコンピュータへ送信させて登録させるための情報登録装置２０用のコンピュータプログラムであって、コンピュータに、「登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されるべき他のコンピュータ及びこのコンピュータ内での登録位置を示す位置情報と、文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情報とを含む要約情報を生成させる手順（Ｐ１１）」と、「生成した要約情報を他のコンピュータへ送信させる手順（Ｐ１２）」と、「登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付けさせる手順（Ｐ１３）」と、「受け付けた有効期限情報を要約情報に付加させる手順（Ｐ１４）」と含む。
【０１２１】
図１７は本発明の情報取得装置３０用のプログラム３８の内容を示す模式図である。なおこのプログラム３８は図２に示されている記録媒体４に記録されている。
【０１２２】
このプログラム３８は、文書情報を受信して取得するための情報取得装置３０用のコンピュータプログラムであって、コンピュータに、「取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている装置及びこの装置内での登録位置を示す位置情報と、文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情報と、文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順（Ｐ２１）」と、「受信した要約情報に対応する文書情報を登録した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順（Ｐ２２）」と、「生成した連絡文書を、この連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信させる手順（Ｐ２３）」と、「受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順（Ｐ２４）」と、「連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２５）」と、「連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順（Ｐ２６）」と、「判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２７）」と、「連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順（Ｐ２８）」と、「受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合に連絡文書を生成させる手順（Ｐ２９）」とを含む。
【０１２３】
なお、このプログラム３８は、「連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２５）」、又は「連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順（Ｐ２６）」、又は「判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２７）」のいずれかを選択的にコンピュータに実行させることができる。
【０１２４】
更にこのプログラム３８は、「連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順（Ｐ２８）」を選択的に実行させることができる。また更にこのプログラム３８は、「受信した要約情報に対応する文書情報を登録した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順（Ｐ２２）」、又は「受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合に連絡文書を生成させる手順（Ｐ２９）」のいずれかを選択的に実行させることもできる。
【０１２５】
【発明の効果】
以上詳述した如く本発明の情報処理方法及びシステムによれば、情報登録装置が、文書情報を情報管理装置に登録し、更にこの登録された文書情報の要約情報を生成する。従って、情報管理装置において要約情報の生成等の処理を行なわずに済むので、情報管理装置での処理負担が軽減される。
【０１２６】
また本発明の情報処理方法及びシステムによれば、要約情報には文書情報の内容の概略を示す概略情報が含まれている。このため、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報に直接アクセスすることなしに文書情報の概要を把握できる。従って、情報取得装置の利用者は、必要であれば要約情報に含まれる登録者情報に基づいて、文書情報の情報登録者に対してＦＴＰ又は電子メール等により、情報利用者は速やかな連絡を取ることができ、更に連絡文書を受け取った情報登録者は、利用者に対して連絡の返答ができる。
【０１２７】
また本発明の情報処理方法及びシステムによれば、要約情報に含まれる有効期限情報は、文書情報の情報管理装置からの取得可能な期限を示している。従って、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報にアクセス可能か否かを、実際に文書情報にアクセスせずとも知ることができる。そして、有効期限内である場合には、要約情報に含まれる位置情報に従って情報管理装置から文書情報を取得することができ、また有効期限外である場合には、文書情報の取得は行なわずに、連絡文書を生成して情報登録者の情報登録装置へ送信できる。
【０１２８】
更に本発明の情報処理方法及びシステムによれば、文書情報が有効期限を経過していると判定した場合にのみ、文書情報の情報登録者に対して連絡文書を生成して送信するようにすることにより、有効期限を経過していないと判定された文書情報、即ち情報管理装置から取得可能な文書情報に関しては連絡文書の生成及び送信を行なわないので、通信網内のトラフィック量が削減される。
【０１２９】
また、本発明の情報処理システムによれば、情報取得装置での連絡文書の生成に際して、予め記憶されている定型文が連絡文書へ自動的に挿入されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３０】
また本発明の情報処理システムによれば、情報取得装置での連絡文書の生成に際して、受信した要約情報に含まれる情報を予め記憶している条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文が選択されて連絡文書へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じた連絡文書が自動的に生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３１】
また本発明の情報処理システムによれば、情報取得装置での連絡文書の生成に際して、受信した要約文書から抽出した語句が定型文の挿入部へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じてその都度異なる情報（文書名、登録者名、有効期限等）が自動的に挿入されて連絡文書が生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３４】
本発明の情報取得装置によれば、受信した要約情報には文書情報の内容の概略を示す概略情報が含まれている。このため、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報に直接アクセスすることなしに文書情報の概要を把握できる。従って、情報取得装置の利用者は、必要であれば要約情報に含まれる登録者情報に基づいて、文書情報の情報登録者に対してＦＴＰ又は電子メール等により、情報利用者は速やかな連絡を取ることができ、更に連絡文書を受け取った情報登録者は、利用者に対して連絡の返答ができる。
【０１３５】
また本発明の情報取得装置によれば、受信した要約情報に含まれる有効期限情報は、文書情報の情報管理装置からの取得可能な期限を示している。従って、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報にアクセス可能か否かを、実際に文書情報にアクセスせずとも知ることができる。そして、有効期限内である場合には、要約情報に含まれる位置情報に従って情報管理装置から文書情報を取得することができ、また有効期限外である場合には、文書情報の取得は行なわずに、連絡文書を生成して情報登録者の情報登録装置へ送信できる。
【０１３６】
また本発明の情報取得装置によれば、連絡文書の生成に際して、予め記憶されている定型文が連絡文書へ自動的に挿入されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３７】
また本発明の情報取得装置によれば、連絡文書の生成に際して、受信した要約情報に含まれる情報を予め記憶している条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文が選択されて連絡文書へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じた連絡文書が自動的に生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３８】
また本発明の情報取得装置によれば、連絡文書の生成に際して、受信した要約文書から抽出した語句が定型文の挿入部へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じてその都度異なる情報（文書名、登録者名、有効期限等）が自動的に挿入されて連絡文書が生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３９】
また本発明の情報取得装置によれば、文書情報が有効期限を経過していると判定した場合にのみ、文書情報の情報登録者に対して連絡文書を生成して送信するようにすることにより、有効期限を経過していないと判定された文書情報、即ち情報管理装置から取得可能な文書情報に関しては連絡文書の生成及び送信を行なわないので、通信網内のトラフィック量が削減される。
【０１４１】
また本発明のコンピュータプログラムによれば、これを汎用コンピュータに読み込ませることにより、上述したような本発明の情報取得装置として動作させることができる。
【０１４３】
更に本発明の記録媒体によれば、これに記録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュータに読み込ませることにより、上述したような本発明の情報取得装置として動作させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の情報処理システムの全体の概略の構成例を示す模式図である。
【図２】本発明の情報処理システムを構成する情報管理装置、情報登録装置及び情報取得装置のより具体的な構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明の情報登録装置による情報登録処理時の出力装置への出力例を示す模式図である。
【図４】本発明の情報登録装置により実行される情報登録処理及び要約情報生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明の情報登録装置により生成される要約情報の内容を示す模式図である。
【図６】要約情報中の概略情報の構成例を示す模式図である。
【図７】要約情報中の位置情報の構成例を示す模式図である。
【図８】本発明の情報取得装置による情報取得処理時の出力装置への表示例を示す模式図である。
【図９】本発明の情報取得装置による情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の情報取得装置による他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の情報取得装置による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の他の情報取得装置による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１３】 本発明の情報取得装置の記憶部に予め登録されているテーブルの内容例を示す模式図である。
【図１４】本発明の情報取得装置による連絡文書生成処理の際に用いられる定型文の一例を示す模式図である。
【図１５】本発明の情報取得装置による文書情報の有効期限切れを表示する処理手順を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の情報登録装置用のプログラムの内容を示す模式図である。
【図１７】本発明の情報取得装置用のプログラムの内容を示す模式図である。
【符号の説明】
１ 通信網
２ データベース
３ コンピュータプログラム
４ 記録媒体
１０ 情報管理装置
２０ 情報登録装置
２１ ＣＰＵ
２２ 補助記憶装置
２３ 記憶部
２５ 入力装置
２６ 出力装置
２７ 通信部
２８ 情報登録装置用プログラム
３０ 情報取得装置
３１ ＣＰＵ
３２ 補助記憶装置
３３ 記憶部
３３０ テーブル
３５ 入力装置
３６ 出力装置
３７ 通信部
３８ 情報取得装置用プログラム
２００ 要約情報
２０１ 概略情報
２０２ 位置情報
２０３ 有効期限情報
２０４ 登録者情報
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報処理方法、情報処理システム、情報取得装置、コンピュータプログラム、及び記録媒体に関する。より具体的には、電子文書情報（以下、単に文書情報という）をサーバコンピュータ等のデータベースに登録しておき、それを配布するための情報処理方法に関し、またそのための情報処理システムに関し、更にそのような情報処理システムの構成要素としての情報取得装置に関し、また更に情報取得装置としての機能を汎用コンピュータで実現するためのコンピュータプログラム及びそれらのコンピュータプログラムを記録してあるコンピュータ読取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年のＩＴ化の進展に伴って文書情報が数多く作成されるようになっており、そのような文書情報を効率的に登録すると共に登録済の文書情報を配布するための情報処理システムも種々実用化されている。
【０００３】
文書情報の登録及び配布のための情報処理システムとしては、文書情報を蓄積すると共にそれらを管理するサーバコンピュータ（以下、サーバという）をＬＡＮ又はインターネット等の通信網に接続させ、情報登録者が文書情報をサーバに登録し、情報利用者がサーバから文書情報をクライアントコンピュータに取得するシステムが一般的である。
【０００４】
しかし、上述のようなサーバを用いたシステムでは、サーバに管理されている文書情報のデータ量の増大に伴ってサーバの処理負担も大きくなる。このような事情から、特開平１１−８５５７８号公報に開示されているように、有効期限又は登録文書数等の文書削除条件をサーバに設定しておき、登録されている文書情報をそれらの文書削除条件と照合し、条件を満足した文書情報を削除する発明が提案されている。このような構成をとることにより、サーバが管理するデータ量を常にサーバの処理能力内に維持することが可能になる。
【０００５】
また、個々の文書情報自体の情報量が大きくなると、そのような文書情報の内容を把握するために多くの時間が要求されるようになるため、特開平１０−３０７７４５号公報に開示されているように、文書情報の参照画像をサーバ側で生成させ、この参照画像を個々の文書情報の概要を知る手段として利用する発明が提案されている。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の特開平１０−３０７７４５号公報の発明に開示されているような参照画像には情報登録者の名称又はメールアドレス等を示す情報が含まれているとは限らず、参照画像を見た情報利用者が文書情報に関する問い合わせをしたい場合に、情報登録者に対して連絡を取ることができないという問題があった。
【０００７】
またたとえ、情報登録者に対して連絡を取ることができたとしても、対象の文書情報が情報登録者が登録している多数の文書情報のうちのどれであるのかを情報登録者に知らせる必要があるが、文書情報を特定するためには参照画像から情報登録者を抽出できなければならない。
【０００８】
また、サーバに登録された文書情報が、前述の特開平１１−８５５７８号公報に開示されているような方法で削除されてしまった場合には、その文書情報に関する情報がサーバに存在せず、情報利用者は文書情報を取得することができなくなってしまうのみならず、情報利用者はその文書情報を取得しようとして無駄な時間、費用を費やしてしまうという問題もあった。
【０００９】
本発明は、上述のような事情に鑑みてなされたものであり、文書情報の概要、文書情報が登録された装置及びこの装置内での記憶位置を示す位置情報、及び文書情報の登録者情報等からなる要約情報を生成することによって、この要約情報を受信した情報利用者（受信者）が文書情報の登録者に対して容易に連絡をとることができ、更に文書情報の有効期限情報を要約情報に付加することにより、この要約情報を受信した情報取得装置においてその文書情報が情報管理装置に存在するか否か、換言すればその文書情報を取得できるか否かを判定できるようにした情報処理方法及び情報処理システムの提供を主たる目的とする。
【００１０】
また本発明は、上述のような情報処理システムを構成する情報取得装置及びコンピュータプログラム、更にはコンピュータプログラムを記録した記録媒体の提供をも目的とする。
【００１１】
【課題を解決しようとする手段】
本発明に係る情報処理方法は、情報登録装置から送信され、情報管理装置に登録されている文書情報を情報取得装置により受信して取得する情報処理方法において、前記情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を生成して情報取得装置へ送信し、前記情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信し、受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて前記情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定し、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成し、生成した連絡文書を、前記要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信することを特徴とする。
【００１２】
このような本発明の情報処理方法では、情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている情報管理装置及びこの情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を特定する登録元情報とを含む要約情報を生成して情報取得装置へ送信する。情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信し、受信した要約情報を送信した情報登録装置へ送信すべき連絡文書を生成し、生成した連絡文書をこの連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信する。
【００１４】
このような本発明の情報処理方法では、上述の発明に加えて、情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付け、受け付けた有効期限情報を要約情報に付加し、情報取得装置は、情報登録装置から受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する。
【００１６】
このような本発明の情報処理方法では、上述の発明に加えて、情報登録装置は、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合に連絡文書を生成して送信する。
【００１７】
本発明に係る情報処理システムは、情報管理装置、該情報管理装置へ文書情報を送信して登録させる情報登録装置、及び前記情報管理装置から文書情報を受信して取得する情報取得装置を含む情報処理システムにおいて、前記情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を生成する要約情報生成手段と、該要約情報生成手段が生成した要約情報を情報取得装置へ送信する要約情報送信手段とを備え、前記情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信する要約情報受信手段と、該要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する判定手段と、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判定手段が判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信する連絡文書送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１８】
このような本発明の情報処理システムでは、情報登録装置において、要約情報生成手段が情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている情報管理装置及びこの情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を特定する登録元情報とを含む要約情報を生成し、要約情報送信手段が要約情報を情報取得装置へ送信する。一方、情報取得装置において、要約情報受信手段が情報登録装置から要約情報を受信し、連絡文書生成手段が要約情報受信手段が受信した要約情報を送信した情報登録装置へ送信すべき連絡文書を生成し、連絡文書送信手段が連絡文書をこの連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信する。
【００２０】
また、このような本発明に係る情報処理システムでは、情報登録装置が情報管理装置に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付け、要約情報生成手段が受け付けられた有効期限情報を要約情報に付加し、情報取得装置が要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する。
更に、このような本発明に係る情報処理システムでは、連絡文書生成手段が受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定手段が判定した場合に連絡文書を生成する。
【００２１】
また本発明に係る情報処理システムは、上述の両発明において、前記情報取得装置は、定型文を記憶する定型文記憶手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００２２】
このような本発明に係る情報処理システムでは、上述の発明に加えて、情報取得装置において、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入する。
【００２３】
また本発明に係る情報処理システムは、上述の発明において、前記情報取得装置は、条件式を記憶する手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００２４】
このような本発明に係る情報処理システムでは、上述の発明に加えて、情報取得装置において、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入する。
【００２５】
また本発明に係る情報処理システムは、上述の両発明において、前記定型文記憶手段に記憶されるべき定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可能な挿入部を有し、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００２６】
このような本発明に係る情報処理システムでは、上述の両発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の挿入部へ挿入する。
【００３３】
本発明に係る情報取得装置は、文書情報を受信して取得する情報取得装置において、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信する要約情報受信手段と、該要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する判定手段と、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判定手段が判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信する連絡文書送信手段とを備えることを特徴とする。
【００３４】
このような本発明の情報取得装置では、要約情報受信手段が取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている装置及びこの装置内での登録位置を示す位置情報と、文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録元情報と、文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信し、連絡文書生成手段が要約情報を送信した装置へ送信すべき連絡文書を生成し、連絡文書送信手段が連絡文書をこの連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信する。
【００３６】
また、このような本発明の情報取得装置では、要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する。
更に、このような本発明の情報取得装置では、連絡文書生成手段が、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外である場合に連絡文書を生成する。
【００３７】
また本発明に係る情報取得装置は、上述の両発明において、定型文を記憶する定型文記憶手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００３８】
このような本発明の情報取得装置では、上述の両発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入する。
【００３９】
また本発明に係る情報取得装置は、上述の発明において、条件式を記憶する手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００４０】
このような本発明の情報取得装置では、上述の発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入する。
【００４１】
また本発明に係る情報取得装置は、上述の両発明において、前記定型文記憶手段に記憶されるべき定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可能な挿入部を有し、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあることを特徴とする。
【００４２】
このような本発明の情報取得装置では、上述の両発明に加えて、連絡文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の挿入部へ挿入する。
【００４８】
本発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、文書情報を受信して取得させるコンピュータプログラムであって、コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、コンピュータに、受信させた要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順と、コンピュータに、前記要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成させる手順と、コンピュータに、生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信させる手順とを含むことを特徴とする。
【００５０】
また本発明に係るコンピュータプログラムは、上述の両発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むことを特徴とする。
【００５１】
また本発明に係るコンピュータプログラムは、前述の両発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順と、コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順とを更に含むことを特徴とする。
【００５２】
また本発明に係るコンピュータプログラムは、前述の各発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順を更に含むことを特徴とする。
【００５４】
これらの本発明のコンピュータプログラムでは、これらを汎用コンピュータにインストールした場合に、前述のような情報取得装置として機能する。
【００５８】
本発明に係る記録媒体は、コンピュータに、文書情報を受信して取得させるコンピュータプログラムを記録した記録媒体であって、コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、コンピュータに、受信させた要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順と、コンピュータに、前記要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成させる手順と、コンピュータに、生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信させる手順とを含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６０】
また本発明に係る記録媒体は、上述の両発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６１】
また本発明に係る記録媒体は、上述の各発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順と、コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順とを更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６２】
また本発明に係る記録媒体は、上述の各発明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。
【００６４】
これらの本発明の記録媒体では、これらに記録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュータにインストールした場合に、前述のような情報取得装置として機能する。
【００６５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図１は、本発明の情報処理システムの全体の概略の構成例を示す模式図である。
【００６６】
図１において、１０はサーバコンピュータを用いた情報管理装置を示している。この情報管理装置１０は、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１に接続されており、電子文書情報（以下、単に文書情報という）を自身に登録し、また登録されている文書情報を配布する機能を有する。
【００６７】
また、通信網１には、情報管理装置１０に文書情報を登録するためのクライアントコンピュータを用いた複数の情報登録装置２０と、情報管理装置１０から文書情報を取得するためのクライアントコンピュータを用いた複数の情報取得装置３０が接続されている。なお、情報登録装置２０は情報取得装置３０としての機能を有していてもよいし、逆に情報取得装置３０は情報登録装置２０としての機能を有していてもよいことは言うまでもない。また、情報登録装置２０及び情報取得装置３０はそれぞれ一つずつであってもよい。
【００６８】
図２は、本発明の情報処理システムを構成する情報管理装置１０、情報登録装置２０及び情報取得装置３０のより具体的な構成例を示すブロック図である。
【００６９】
情報登録装置２０（情報取得装置３０）は、本発明の情報処理システムのコンピュータプログラム３及びデータ等の各種情報を記録したＣＤ−ＲＯＭ又はＭＯ等の可搬性の記録媒体４から各種情報を読み取るＣＤ−ＲＯＭドライブ又はＭＯドライブ等の補助記憶装置２２（３２）と、この補助記憶装置２２（３２）から読み取った各種情報を記憶するハードディスク又はメモリカード等の記憶部２３（３３）とを備えている。
【００７０】
そして記憶部２３（３３）から本発明のコンピュータプログラム３及びデータ等の各種情報を読み取り、情報を一時的に記憶するＲＡＭ２４（３４）に記憶させておいてこれをＣＰＵ２１（３１）が実行することにより、クライアントコンピュータは本発明の情報登録装置２０（情報取得装置３０）として動作する。
【００７１】
なお、情報登録装置２０は情報登録用コンピュータプログラム２８のみを、また情報取得装置３０は情報取得用コンピュータプログラム３８のみをそれぞれ読み取って実行してもよいことはいうまでもない。
【００７２】
また、情報取得装置３０の記憶部３３は後述する図１３に示すようなテーブル３３０を適宜の記憶領域に記憶しており、定型文記憶手段及び条件式を記憶する手段として機能する。
【００７３】
更に情報登録装置２０（情報取得装置３０）は、マウス又はキーボード等の入力装置２５（３５）と、モニタ及びプリンタ等の出力装置２６（３６）と、通信網１に接続するＬＡＮボード又はモデム等の通信部２７（３７）とを備えている。
【００７４】
一方、情報管理装置１０は、通信網１を介して情報登録装置２０から受信した文書情報をＲＡＭ１４に一時的に記憶させておき、その後にＣＰＵ１１の処理によりハードディスク又はＲＡＩＤ等の記憶部１３の記憶領域に設定されているデータベース２に記憶（登録）させる。
【００７５】
図３は、本発明の情報登録装置２０による情報登録処理時の出力装置２６への出力例を示す模式図である。但し、この例では出力装置２６としてはモニタが使用されており、その表示画面２６０が示されている。
【００７６】
図３に示すように、情報登録者は情報管理装置１０に登録したい文書情報を予め情報登録装置２０に記憶させておき、これらを一覧表示するファイル一覧のウィンドウ２６１上で入力装置２５であるマウス等を用いて選択し、右矢印（→）ボタン２６２をクリックする。これにより、選択された文書情報がサーバ登録ファイル一覧のウィンドウ２６３へ移動するので、この状態で文書情報登録ボタン２６４がマウスでクリックされると、情報登録装置２０は選択されている文書情報を情報管理装置１０に登録する処理を実行する。
【００７７】
なお、ファイル選択を誤った場合には、上述の操作とは逆に、サーバ登録ファイル一覧のウィンドウ２６３上で文書情報を選択して左矢印（←）ボタン２６５をマウスでクリックする。これにより、サーバ登録ファイル一覧のウィンドウ２６３上で選択されている文書情報がファイル一覧のウィンドウ２６１へ移動して元に戻る。
【００７８】
以上のような情報登録装置２０の操作により、登録者が希望する文書情報が情報管理装置１０へ送信されて登録されるが、このような処理はクライアント／サーバシステムにおいては一般的な処理であるので、その詳細は省略する。
【００７９】
次に、登録者は、要約情報を送付する相手先を送信先対象一覧のウィンドウ２６６上で上述同様の操作で選択して送信先決定一覧のウィンドウ２７０へ移動させ、要約情報送信ボタン２６７をマウスでクリックする。これにより、情報登録装置２０は、ウィンドウ２６６上で選択されている相手先へ要約情報を送信する。なお、送信先対象一覧のウィンドウ２６６上に表示される個々の送信先は、電子メールアドレスであってもよいし、予め電子メールアドレスを名前又はニックネーム（ハンドルネーム）等の名称と対応付けて登録しておき、その登録した名称を使用してもよい。更に、送信先対象一覧としては登録されていない送信先の電子メールアドレスを直接入力できるようにしてもよい。
【００８０】
また、予め登録する文書情報及び要約情報を送信する相手先を選択しておき、上述のような情報登録処理及び要約情報送信処理を一括して行なってもよいことは言うまでもない。
【００８１】
図４は、本発明の情報登録装置２０により実行される情報登録処理及び要約情報生成処理の手順を示すフローチャートである。また、図５は情報登録装置２０により生成される要約情報２００の内容を示す模式図である。以下、これらの図４及び図５を参照して、本発明の情報登録装置２０により実行される情報登録処理及び要約情報生成処理について説明する。
【００８２】
情報登録装置２０は、上述のようにして情報管理装置１０に登録する文書情報が指定されて文書情報登録ボタン２６４がクリックされることにより文書情報の情報管理装置１０への登録要求を受け付け（Ｓ５０１）、通信網１を介して文書情報を情報管理装置１０へ送信する（Ｓ５０２）。
【００８３】
一方、情報管理装置１０は情報登録装置２０から送信された文書情報を受信すると（Ｓ５０３）、それをデータベース２に登録する（Ｓ５０４）。そして、情報管理装置１０は、文書情報の登録を完了すると、通信網１を介して情報登録装置２０へ登録終了情報を送信する（Ｓ５０６）。
【００８４】
情報登録装置２０は情報管理装置１０から送信された登録終了情報を受信すると（Ｓ５０７）、先に情報管理装置１０に登録した文書情報を対象として、要約情報２００を生成するが、まず最初に文書情報の概要を把握できるような概略情報２０１を生成し（Ｓ５０８）、この概略情報２０１が作成されたた文書情報にアクセスできるようにするため、換言すればその文書情報を情報取得装置３０が取得できるようにするために、情報管理装置１０を特定する情報と、その記憶部１３に設定されているデータベース２中での文書情報の登録位置と、ファイル名とを特定する位置情報２０２を生成する（Ｓ５０９）。
【００８５】
図６は図５に示されている要約情報２００中の概略情報２０１の構成例を示す模式図である。この概略情報２０１について更に詳細に説明すれば、全ページ数Ｍを示す情報と、第１ページから第Ｍページまでの各ページ毎の情報とで構成されている。各ページ毎の情報は、各ページの文書を構成するオブジェクトの個数と各オブジェクトの種類、位置、大きさ及び線幅等のデータによって構成されている。従って、要約情報を情報取得装置３０で受信した受信者は文書情報そのものを見るまでもなく、要約情報から文書情報の概要を把握することができる。
【００８６】
なお、要約情報２００は、概略情報２０１から文書情報の概要を把握することが可能な内容であればどのような情報でもよい。たとえば、文書情報の先頭から所定いページ数の内容を画像に変換したサムネイル、文書情報中に含まれる文字列情報の一部を抜粋または要約した要約文等であってもよい。
【００８７】
図７は図５に示されている要約情報２００中の位置情報２０２の構成例を示す模式図である。この位置情報２０２について更に詳しく説明すれば、文書情報がデータベース２中の何処に、どのような名称で登録されているのかを特定できるように、個々の文書情報のファイル名２２１、データベース２上での登録位置を示すファイルパス名２２２、及びデータベース２のネットワーク上での存在位置を示すＩＰアドレス等のコンピュータ名２２３により構成されている。
【００８８】
従って、情報取得装置３０が要約情報を受信した場合、受信者は上述のような位置情報２０２に従ってコンピュータ名２２３にログインし、ファイルパス名２２２とファイル名２２１とを指定することにより、ＦＴＰ（File Transfer Protocol) 等のツールを用いて文書情報を情報管理装置１０から取得することができる。
【００８９】
情報登録装置２０は次に、現在の日時と予め定められている有効期間等とから、情報管理装置１０に登録した文書情報のアクセス可能な期限を計算して有効期限情報２０３を生成する（Ｓ５１０）。なお、この有効期限情報２０３は情報登録装置２０の入力装置２５等を用いて送信者が直接入力してもよい。
【００９０】
次に情報登録装置２０は、文書情報の登録者を特定するための名前又はアドレス等からなる登録者情報２０４を生成し（Ｓ５１１）、概略情報２０１、位置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２０４をまとめて文書情報の要約情報２００を生成する（Ｓ５１２）。
【００９１】
以上のようにして図５に示すような要約情報２００が生成される。この要約情報２００の構成を更に詳しく説明すれば、概略情報２０１、位置情報２０２、有効期限情報２０３、登録者情報２０４等で構成されている。更に、要約情報２００には斜線で示すように、文書名、作成日時等の情報を追加してもよい。従って、このような要約情報２００により文書情報の概要を把握することができ、また文書情報の登録者を特定することができる。
【００９２】
なお、登録者情報２０４は、文書情報の登録処理を実際に行なった者である必要は必ずしもなく、文書情報の作成者、または管理者であってもよく、更には文書情報に関する質問等の連絡を受け付けてそれに応答可能なコンピュータシステムであってもよい。
【００９３】
更に情報登録装置２０は、上述のようにして生成した要約情報２００の送信先を送信先対象一覧のウィンドウ２６６上での選択により受け付け（Ｓ５１３）、要約情報送信ボタン２６７がクリックされると、受け付けた送信先へ要約情報２００を通信網１を介して電子メール等により送信する（Ｓ５１４）。なおここで、事前に送信先を情報登録装置２０に登録しておき、要約情報２００の生成と送信とを一括処理してもよいことは言うまでもない。
【００９４】
図８は、本発明の情報取得装置３０による情報取得処理時の出力装置３６への表示例を示す模式図である。但し、この例では出力装置３６としてはモニタが使用されており、その表示画面３６０が示されている。
【００９５】
情報取得者が要約情報２００を受信した場合、要約情報２００の概略情報２０１が表示されるので、表示内容から文書情報の概要を把握することが可能である。ここで、プロパティ表示ボタン３６１のクリックにより、図８に示すように、要約情報２００に含まれる位置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２０４等からなるプロパティが、概略情報２０１と共に表示される。
【００９６】
また、必要な文書情報を取得したい場合は、文書情報取得ボタン３６２のクリックにより、対応する文書情報を取得する処理が情報取得装置３０により実行される。更に、受信者が文書情報の登録者へ電子メール等のメッセージを送信したい場合は、メッセージ送信ボタン３６３のクリックにより、電子メールの送信フォームがウィンドウ表示される。受信者はこのウィンドウ上で自由にメッセージを作成して送信することにより、登録者と連絡を取ることができる。
【００９７】
図９は、本発明の情報取得装置３０による情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【００９８】
情報取得装置３０はまず、要約情報２００を受信し、この要約情報２００から概略情報２０１を抽出してモニタ等の出力装置３６の画面３６０に表示する（Ｓ６０１）。ここで、要約情報２００に含まれる位置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２０４等からなるプロパティを知りたい場合には、図８に示されている画面３６０上に表示されているプロパティボタン３６１のクリックによりプロパティ表示要求が与えられ（Ｓ６０２：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は要約情報２００のプロパティを図８に示すように画面３６０に表示（Ｓ６０３）する。
【００９９】
また、文書情報を取得したい場合は、画面３６０上に表示されている文書情報取得ボタン３６２のクリックにより文書情報取得要求が与えられ（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は対象文書情報が有効期限内であるか否かを現在の日時と要約情報２００に含まれる有効期限情報２０３とから判定する（Ｓ６０５）。
【０１００】
有効期限内であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は通信網１を介してデータベース２から、先にステップＳ６０４で文書情報取得要求が与えられた文書情報を受信して取得する（Ｓ６０６）。一方、有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、先にステップＳ６０４で文書情報取得要求が与えられた文書情報にアクセスすることができないため、情報取得装置３０は文書情報の取得は行なわずに文書情報の情報登録者に対して有効期限切れのメッセージ（連絡文書）を自動的に電子メールにより送信する（Ｓ６０７）。
【０１０１】
なお、図８に示されている画面３６０上に表示されている終了ボタン３６４のクリックにより終了要求が与えられると（Ｓ６０８：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は情報取得処理を終了する。
【０１０２】
図１０は、本発明の情報取得装置３０による他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。ここで、図９のフローチャートと同一の名称、符合を用いているものは、同一の処理機能であるため説明を省略する。
【０１０３】
図９のフローチャートの場合と同様に、情報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、図１０のフローチャートに示すように、情報取得装置３０は文書情報の情報登録者に対してメッセージ（連絡文書）を作成するための連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５１）。
【０１０４】
このステップＳ６５１での連絡文書生成処理では、情報利用者は、情報登録者に対して挨拶文、文書情報の有効期限切れ通知、文書情報に関する質問、文書情報の取得要求等を自由に記入した上で、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１を介して電子メール等により送信する（Ｓ６５２）。
【０１０５】
図１１は、本発明の情報取得装置３０による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。ここで、図９、図１０のフローチャートと同一の名称、符合を用いているものは、同一の処理機能であるため説明を省略する。
【０１０６】
図９、図１０のフローチャートと同様に、情報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、情報取得装置３０は文書情報の情報登録者に対して挨拶文、文書情報の有効期限切れ通知、文書情報の取得要求等の記憶部３３のテーブル３３０に予め記憶させてある定型文をメッセージに挿入し（Ｓ６６１）、情報取得装置３０は文書情報の情報登録者に対してメッセージを作成する連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５１）。
【０１０７】
ここで、利用者は、メッセージを確認し、メッセージの削除、変更、又は個別事項をメッセージに追加した上で、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１を介して電子メール等により送信する（Ｓ６５２）。
【０１０８】
図１２は、本発明の他の情報取得装置３０による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。ここで、図９、図１０、図１１のフローチャートと同一の名称、符合を用いているものは、同一の処理機能であるため説明を省略する。
【０１０９】
図９、図１０、図１１のフローチャートに示すように、情報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、情報取得装置３０は要約情報２００から文書情報の登録者情報２０４を抽出し（Ｓ６７１）、記憶部３３に予め記憶させてある条件式と定型文とのテーブル３３０を取得する（Ｓ６７２）。そして、情報登録装置２０は、抽出した登録者情報２０４が条件式を満足するか否かを判定し（Ｓ６７３）、条件式を満足する場合には（Ｓ６７３：ＹＥＳ）、テーブルに登録されている対応する定型文を選択し（Ｓ６７４）、条件式を満足しない場合は（Ｓ６７３：ＮＯ）、定型文として空文字列を選択（Ｓ６７５）する。
【０１１０】
次に、情報取得装置３０は選択した定型文（空文字列の場合を含む）をメッセージに挿入し（Ｓ６６１）、文書情報の情報登録者に対してメッセージを作成するための連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５１）。ここで、利用者は、メッセージを確認し、メッセージの削除、変更、又は個別事項をメッセージに追加した上で、通信網１を介して、電子メール等により送信（Ｓ６５２）する。
【０１１１】
図１３は情報取得装置３０の記憶部３３に予め登録されているテーブル３３０の内容例を示す模式図である。この例では、情報取得装置３０が定型文決定の際に用いる条件式の一例として登録者の電子メールアドレスが使用されており、それぞれの条件式に対応する定型文が予め登録されている。
【０１１２】
電子メールのアドレスは、国名、組織名、個人名等に階層化されて表現されている。従って、電子メールアドレスの全部、または一部を条件として採用することにより、定型文を国別、組織別、個人別に分類管理できるようになるので、文書の連絡文書生成処理効率が向上する。
【０１１３】
図１３に示されている例では、文書情報の登録者がドメイン部に日本の企業組織を示す”＊．ｃｏ．ｊｐ”を有する電子メールアドレスを有している場合、それに対応した定型文１が選択される。またたとえば、登録者が電子メールアドレスとして”＊＠ｘｙ．ｃｏ．ｊｐ”を有している場合、文書情報の登録者が「ＸＹ株式会社」に所属していること判明するため、それに対応した定型文２が選択される。更にたとえば、登録者の電子メールアドレスが”ｙａｍａｄａ＠ａｂｃｐｒｏｖｉｄｅｒ．ｏｒ．ｊｐ”である場合、文書情報の登録者が「ＡＢＣプロバイダ」に所属する山田さんであることが判明するので、それに対応した定型文３が選択される。
【０１１４】
図１４は、本発明の情報取得装置３０による連絡文書生成処理の際に用いられる定型文の一例を示す模式図である。
【０１１５】
図１４中、”｛｝”で示した部分は要約情報２００から得られる語句を挿入することができる挿入部である。”登録者”は文書情報の登録者であり、”文書名”は文書情報の名称であり、”有効期限”は文書情報の有効期限（年月日、日時等）である。情報取得装置３０は、要約情報２００から上述のような語句を抽出して挿入部に挿入することにより、定型文を自動的に作成する。
【０１１６】
図１５は、本発明の情報取得装置３０による文書情報の有効期限切れを表示する処理手順を示すフローチャートである。
【０１１７】
図１５のフローチャートに示すように、情報取得装置３０は、要約情報２００を受信した場合、この要約情報２００から有効期限情報２０３を抽出し（Ｓ６８１）、これを現在の日時と比較することにより、有効期限を経過しているか否かを判定する（Ｓ６８２）。
【０１１８】
有効期限外であると判定された場合は（Ｓ６８２：ＮＯ）、情報取得装置３０は有効期限切れであることを出力装置３６を用いて表示する（Ｓ６８３）。たとえば、図８に示すように、情報取得装置３０の出力装置３６としてのモニタの画面３６０上に星型等の有効期限切れマーク３６５を表示をさせる。
【０１１９】
図１６は本発明の情報登録装置２０用のプログラム２８の内容を示す模式図である。なおこのプログラム２８は図２に示されている記録媒体４に記録されている。
【０１２０】
このプログラム２８は、文書情報を他のコンピュータへ送信させて登録させるための情報登録装置２０用のコンピュータプログラムであって、コンピュータに、「登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されるべき他のコンピュータ及びこのコンピュータ内での登録位置を示す位置情報と、文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情報とを含む要約情報を生成させる手順（Ｐ１１）」と、「生成した要約情報を他のコンピュータへ送信させる手順（Ｐ１２）」と、「登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付けさせる手順（Ｐ１３）」と、「受け付けた有効期限情報を要約情報に付加させる手順（Ｐ１４）」と含む。
【０１２１】
図１７は本発明の情報取得装置３０用のプログラム３８の内容を示す模式図である。なおこのプログラム３８は図２に示されている記録媒体４に記録されている。
【０１２２】
このプログラム３８は、文書情報を受信して取得するための情報取得装置３０用のコンピュータプログラムであって、コンピュータに、「取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている装置及びこの装置内での登録位置を示す位置情報と、文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情報と、文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順（Ｐ２１）」と、「受信した要約情報に対応する文書情報を登録した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順（Ｐ２２）」と、「生成した連絡文書を、この連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信させる手順（Ｐ２３）」と、「受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順（Ｐ２４）」と、「連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２５）」と、「連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順（Ｐ２６）」と、「判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２７）」と、「連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順（Ｐ２８）」と、「受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合に連絡文書を生成させる手順（Ｐ２９）」とを含む。
【０１２３】
なお、このプログラム３８は、「連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２５）」、又は「連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順（Ｐ２６）」、又は「判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ２７）」のいずれかを選択的にコンピュータに実行させることができる。
【０１２４】
更にこのプログラム３８は、「連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順（Ｐ２８）」を選択的に実行させることができる。また更にこのプログラム３８は、「受信した要約情報に対応する文書情報を登録した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順（Ｐ２２）」、又は「受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合に連絡文書を生成させる手順（Ｐ２９）」のいずれかを選択的に実行させることもできる。
【０１２５】
【発明の効果】
以上詳述した如く本発明の情報処理方法及びシステムによれば、情報登録装置が、文書情報を情報管理装置に登録し、更にこの登録された文書情報の要約情報を生成する。従って、情報管理装置において要約情報の生成等の処理を行なわずに済むので、情報管理装置での処理負担が軽減される。
【０１２６】
また本発明の情報処理方法及びシステムによれば、要約情報には文書情報の内容の概略を示す概略情報が含まれている。このため、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報に直接アクセスすることなしに文書情報の概要を把握できる。従って、情報取得装置の利用者は、必要であれば要約情報に含まれる登録者情報に基づいて、文書情報の情報登録者に対してＦＴＰ又は電子メール等により、情報利用者は速やかな連絡を取ることができ、更に連絡文書を受け取った情報登録者は、利用者に対して連絡の返答ができる。
【０１２７】
また本発明の情報処理方法及びシステムによれば、要約情報に含まれる有効期限情報は、文書情報の情報管理装置からの取得可能な期限を示している。従って、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報にアクセス可能か否かを、実際に文書情報にアクセスせずとも知ることができる。そして、有効期限内である場合には、要約情報に含まれる位置情報に従って情報管理装置から文書情報を取得することができ、また有効期限外である場合には、文書情報の取得は行なわずに、連絡文書を生成して情報登録者の情報登録装置へ送信できる。
【０１２８】
更に本発明の情報処理方法及びシステムによれば、文書情報が有効期限を経過していると判定した場合にのみ、文書情報の情報登録者に対して連絡文書を生成して送信するようにすることにより、有効期限を経過していないと判定された文書情報、即ち情報管理装置から取得可能な文書情報に関しては連絡文書の生成及び送信を行なわないので、通信網内のトラフィック量が削減される。
【０１２９】
また、本発明の情報処理システムによれば、情報取得装置での連絡文書の生成に際して、予め記憶されている定型文が連絡文書へ自動的に挿入されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３０】
また本発明の情報処理システムによれば、情報取得装置での連絡文書の生成に際して、受信した要約情報に含まれる情報を予め記憶している条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文が選択されて連絡文書へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じた連絡文書が自動的に生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３１】
また本発明の情報処理システムによれば、情報取得装置での連絡文書の生成に際して、受信した要約文書から抽出した語句が定型文の挿入部へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じてその都度異なる情報（文書名、登録者名、有効期限等）が自動的に挿入されて連絡文書が生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３４】
本発明の情報取得装置によれば、受信した要約情報には文書情報の内容の概略を示す概略情報が含まれている。このため、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報に直接アクセスすることなしに文書情報の概要を把握できる。従って、情報取得装置の利用者は、必要であれば要約情報に含まれる登録者情報に基づいて、文書情報の情報登録者に対してＦＴＰ又は電子メール等により、情報利用者は速やかな連絡を取ることができ、更に連絡文書を受け取った情報登録者は、利用者に対して連絡の返答ができる。
【０１３５】
また本発明の情報取得装置によれば、受信した要約情報に含まれる有効期限情報は、文書情報の情報管理装置からの取得可能な期限を示している。従って、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報にアクセス可能か否かを、実際に文書情報にアクセスせずとも知ることができる。そして、有効期限内である場合には、要約情報に含まれる位置情報に従って情報管理装置から文書情報を取得することができ、また有効期限外である場合には、文書情報の取得は行なわずに、連絡文書を生成して情報登録者の情報登録装置へ送信できる。
【０１３６】
また本発明の情報取得装置によれば、連絡文書の生成に際して、予め記憶されている定型文が連絡文書へ自動的に挿入されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３７】
また本発明の情報取得装置によれば、連絡文書の生成に際して、受信した要約情報に含まれる情報を予め記憶している条件式に従って判定し、この判定結果に従って定型文が選択されて連絡文書へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じた連絡文書が自動的に生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３８】
また本発明の情報取得装置によれば、連絡文書の生成に際して、受信した要約文書から抽出した語句が定型文の挿入部へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じてその都度異なる情報（文書名、登録者名、有効期限等）が自動的に挿入されて連絡文書が生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。
【０１３９】
また本発明の情報取得装置によれば、文書情報が有効期限を経過していると判定した場合にのみ、文書情報の情報登録者に対して連絡文書を生成して送信するようにすることにより、有効期限を経過していないと判定された文書情報、即ち情報管理装置から取得可能な文書情報に関しては連絡文書の生成及び送信を行なわないので、通信網内のトラフィック量が削減される。
【０１４１】
また本発明のコンピュータプログラムによれば、これを汎用コンピュータに読み込ませることにより、上述したような本発明の情報取得装置として動作させることができる。
【０１４３】
更に本発明の記録媒体によれば、これに記録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュータに読み込ませることにより、上述したような本発明の情報取得装置として動作させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の情報処理システムの全体の概略の構成例を示す模式図である。
【図２】本発明の情報処理システムを構成する情報管理装置、情報登録装置及び情報取得装置のより具体的な構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明の情報登録装置による情報登録処理時の出力装置への出力例を示す模式図である。
【図４】本発明の情報登録装置により実行される情報登録処理及び要約情報生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図５】本発明の情報登録装置により生成される要約情報の内容を示す模式図である。
【図６】要約情報中の概略情報の構成例を示す模式図である。
【図７】要約情報中の位置情報の構成例を示す模式図である。
【図８】本発明の情報取得装置による情報取得処理時の出力装置への表示例を示す模式図である。
【図９】本発明の情報取得装置による情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の情報取得装置による他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の情報取得装置による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の他の情報取得装置による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。
【図１３】 本発明の情報取得装置の記憶部に予め登録されているテーブルの内容例を示す模式図である。
【図１４】本発明の情報取得装置による連絡文書生成処理の際に用いられる定型文の一例を示す模式図である。
【図１５】本発明の情報取得装置による文書情報の有効期限切れを表示する処理手順を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の情報登録装置用のプログラムの内容を示す模式図である。
【図１７】本発明の情報取得装置用のプログラムの内容を示す模式図である。
【符号の説明】
１ 通信網
２ データベース
３ コンピュータプログラム
４ 記録媒体
１０ 情報管理装置
２０ 情報登録装置
２１ ＣＰＵ
２２ 補助記憶装置
２３ 記憶部
２５ 入力装置
２６ 出力装置
２７ 通信部
２８ 情報登録装置用プログラム
３０ 情報取得装置
３１ ＣＰＵ
３２ 補助記憶装置
３３ 記憶部
３３０ テーブル
３５ 入力装置
３６ 出力装置
３７ 通信部
３８ 情報取得装置用プログラム
２００ 要約情報
２０１ 概略情報
２０２ 位置情報
２０３ 有効期限情報
２０４ 登録者情報
Claims (17)
- 情報登録装置から送信され、情報管理装置に登録されている文書情報を情報取得装置により受信して取得する情報処理方法において、
前記情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を生成して情報取得装置へ送信し、
前記情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信し、受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて前記情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定し、受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成し、生成した連絡文書を、前記要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信すること
を特徴とする情報処理方法。 - 情報管理装置、該情報管理装置へ文書情報を送信して登録させる情報登録装置、及び前記情報管理装置から文書情報を受信して取得する情報取得装置を含む情報処理システムにおいて、
前記情報登録装置は、
情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を生成する要約情報生成手段と、
該要約情報生成手段が生成した要約情報を情報取得装置へ送信する要約情報送信手段とを備え、
前記情報取得装置は、
情報登録装置から要約情報を受信する要約情報受信手段と、
該要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記情報管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する判定手段と、
受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判定手段が判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、
該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信する連絡文書送信手段とを備えること
を特徴とする情報処理システム。 - 前記情報取得装置は、定型文を記憶する定型文記憶手段を更に備え、
前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。 - 前記情報取得装置は、条件式を記憶する手段を更に備え、
前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項３に記載の情報処理システム。 - 前記定型文記憶手段に記憶されるべき定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可能な挿入部を有し、
前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項３又は４に記載の情報処理システム。 - 文書情報を受信して取得する情報取得装置において、
取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信する要約情報受信手段と、
該要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する判定手段と、
受信した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判定手段が判定した場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、
該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信する連絡文書送信手段と
を備えることを特徴とする情報取得装置。 - 定型文を記憶する定型文記憶手段を更に備え、
前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項６に記載の情報取得装置。 - 条件式を記憶する手段を更に備え、
前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項７に記載の情報取得装置。 - 前記定型文記憶手段に記憶されるべき定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可能な挿入部を有し、
連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項７又は８に記載の情報取得装置。 - コンピュータに、文書情報を受信して取得させるコンピュータプログラムであって、
コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、
コンピュータに、受信させた要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順と、
コンピュータに、前記要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成させる手順と、
コンピュータに、生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信させる手順と
を含むことを特徴とするコンピュータプログラム。 - コンピュータに、連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むことを特徴とする請求項１０に記載のコンピュータプログラム。
- コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順と、
コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順と
を更に含むことを特徴とする請求項１０に記載のコンピュータプログラム。 - コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順を更に含むことを特徴とする請求項１１又は１２に記載のコンピュータプログラム。
- コンピュータに、文書情報を受信して取得させるコンピュータプログラムを記録した記録媒体であって、
コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報の登録者に対する連絡先を特定する登録者情報と、前記文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、
コンピュータに、受信させた要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記要約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順と、
コンピュータに、前記要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合、前記文書情報の登録者と連絡をとるためのメッセージを含んだ連絡文書を生成させる手順と、
コンピュータに、生成した連絡文書を、受信した要約情報に含まれる登録者情報により特定される連絡先へ送信させる手順と
を含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読取り可能な記録媒体。 - コンピュータに、連絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする請求項１４に記載のコンピュータ読取り可能な記録媒体。
- コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる手順と、
コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順と
を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする請求項１４に記載のコンピュータ読取り可能な記録媒体。 - コンピュータに、連絡文書を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする請求項１５又は１６に記載のコンピュータ読取り可能な記録媒体。
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