JP2006185212A - 情報管理システム、情報管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 機密性を維持しつつ、汎用性を向上させることができる情報管理システム、情報管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】 情報管理システムは、情報管理サーバ１と、情報管理ＤＢ２と、ユーザ端末５（５_１〜５_ｎ）と、を備えている。情報管理ＤＢ２には電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報が記憶されている。情報管理サーバ１は、この情報からテンプレートの一覧に関する情報をユーザ端末５に送信し、アップロードする電子ファイルのテンプレートをユーザに選択させる。そして、情報管理サーバ１は、選択されたテンプレートに設定された付帯情報を、アップロードした電子ファイルと対応付けて記憶する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報管理システム、情報管理方法及びプログラムに関し、特に、電子ファイル流出を防ぐ機能を有する情報管理システム、情報管理方法及びプログラムに関する。

近年、企業等の組織においては、文書や画像を電子化した電子ファイルを従業員等のユーザが容易に利用できるように、電子ファイルを蓄積するサーバと、通信ネットワークを介して接続されたユーザ端末と、からなるネットワークシステムを構築されている。このようなネットワークシステムに蓄積される電子ファイルには、例えば、いわゆる社外秘の電子ファイルのような機密性が求められる電子ファイルが含まれることが多い。このため、構築されるネットワークシステムには、電子ファイルの流出を防ぎ、機密性を担保するセキュリティ対策を施す必要がある。

セキュリティ対策としては、例えば、使用者端末のシステム固有情報を利用して該当使用者の使用者固有キーを生成し、情報要請時に生成した使用者固有キーを受信し、適合な使用者に限って使用者固有キーを利用してデジタルファイルを使用できるように管理する方法が提案されている（例えば、特許文献１）。
特開２００３−６０６３６号公報

ところで、このようなネットワークシステムに蓄積される電子ファイルにはファイル毎に機密性のレベルが異なる場合がある。このような場合、特許文献１の方法ではファイル毎に求められる機密性のレベルに対応することができず、汎用性に欠けるという問題がある。このため、機密性を維持しつつ、汎用性を向上させることができる情報管理方法が求められている。また、電子ファイル流出を防ぐ機能を有するように、さらに文書管理の安全性を高めることができる方法が求められている。

本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、機密性を維持しつつ、汎用性を向上させることができる情報管理システム、情報管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。
また、本発明は、文書管理の安全性を高めることができる情報管理システム、情報管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の第１の観点にかかる情報管理システムは、
電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報を記憶するテンプレート記憶手段と、
前記テンプレート記憶手段に記憶されたテンプレートに関する情報に基づいて、テンプレートの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、アップロードする電子ファイルのテンプレートをユーザに選択させるテンプレート選択手段と、
電子ファイルをアップロードするアップロード手段と、
前記テンプレート選択手段により選択されたテンプレートに設定された付帯情報と、前記アップロード手段によりアップロードされた電子ファイルと、を対応付けて記憶する記憶手段と、
を備える、ことを特徴とする。

前記記憶手段は、電子ファイルを、対応付けて記憶する付帯情報のアクセス権限のレベルに応じて分けて記憶してもよい。

本発明の第２の観点にかかる情報管理システムは、
電子ファイルを記憶する電子ファイル記憶手段と、
前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報を、前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルと対応付けて記憶する付帯情報記憶手段と、
ユーザ権限を含むユーザに関するユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶手段と、
前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ権限と、前記付帯情報記憶手段に記憶されたアクセス権限とに基づいて、ユーザがダウンロード可能な電子ファイルの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、ダウンロードする電子ファイルをユーザに選択させるファイル選択手段と、
前記ファイル選択手段により選択された電子ファイルを前記電子ファイル記憶手段から読み出し、当該読み出した電子ファイルを暗号化する暗号化手段と、
前記暗号化手段により暗号化された電子ファイルをユーザ端末にダウンロードするダウンロード手段と、
を備える、ことを特徴とする。

前記ダウンロード手段によりダウンロードされた電子ファイルについて、ユーザからの復号化要求に関する情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信されたユーザの前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ権限と、前記ダウンロード手段によりダウンロードされた電子ファイルに対応付けて記憶されている前記付帯情報記憶手段に記憶されたファイルライセンスとに基づいて、前記電子ファイルの復号化に関する権限を有するか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段により復号化に関する権限を有すると判別すると、前記暗号化された電子ファイルを復号化する暗号キーを当該ユーザのユーザ端末に送信する送信手段と、
をさらに備えていてもよい。

前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルのファイル操作のログ情報を記憶するファイル操作ログ手段を、さらに備えていてもよい。

本発明の第３の観点にかかる情報管理方法は、
電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報を記憶するテンプレート記憶ステップと、
前記テンプレート記憶ステップで記憶されたテンプレートに関する情報に基づいて、テンプレートの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、アップロードする電子ファイルのテンプレートをユーザに選択させるテンプレート選択ステップと、
電子ファイルをアップロードするアップロードステップと、
前記テンプレート選択ステップで選択されたテンプレートに設定された付帯情報と、前記アップロードステップでアップロードされた電子ファイルと、を対応付けて記憶する記憶ステップと、
を備える、ことを特徴とする。

本発明の第４の観点にかかる情報管理方法は、
電子ファイルを記憶する電子ファイル記憶ステップと、
前記電子ファイル記憶ステップで記憶された電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報を、前記電子ファイル記憶ステップで記憶された電子ファイルと対応付けて記憶する付帯情報記憶ステップと、
ユーザ権限を含むユーザに関するユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶ステップと、
前記ユーザ情報記憶ステップで記憶されたユーザ権限と、前記付帯情報記憶ステップで記憶されたアクセス権限とに基づいて、ユーザがダウンロード可能な電子ファイルの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、ダウンロードする電子ファイルをユーザに選択させるファイル選択ステップと、
前記ファイル選択ステップで選択された電子ファイルを読み出し、当該読み出した電子ファイルを暗号化する暗号化ステップと、
前記暗号化ステップで暗号化された電子ファイルをユーザ端末にダウンロードするダウンロードステップと、
を備える、ことを特徴とする。

前記ダウンロードステップでダウンロードされた電子ファイルについて、ユーザからの復号化要求に関する情報を受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信されたユーザの前記ユーザ情報記憶ステップで記憶されたユーザ権限と、前記ダウンロードステップでダウンロードされた電子ファイルに対応付けて記憶されている前記付帯情報記憶ステップで記憶されたファイルライセンスとに基づいて、前記電子ファイルの復号化に関する権限を有するか否かを判別する判別ステップと、
前記判別ステップで復号化に関する権限を有すると判別すると、前記暗号化された電子ファイルを復号化する暗号キーを当該ユーザのユーザ端末に送信する送信ステップと、
をさらに備えていてもよい。

本発明の第５の観点にかかるプログラムは、
コンピュータを、
電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報を記憶するテンプレート記憶手段、
前記テンプレート記憶手段に記憶されたテンプレートに関する情報に基づいて、テンプレートの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、アップロードする電子ファイルのテンプレートをユーザに選択させるテンプレート選択手段、
電子ファイルをアップロードするアップロード手段、
前記テンプレート選択手段により選択されたテンプレートに設定された付帯情報と、前記アップロード手段によりアップロードされた電子ファイルと、を対応付けて記憶する記憶手段、
として機能させることを特徴とする。

本発明の第６の観点にかかるプログラムは、
コンピュータを、
電子ファイルを記憶する電子ファイル記憶手段、
前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報を、前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルと対応付けて記憶する付帯情報記憶手段、
ユーザ権限を含むユーザに関するユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶手段、
前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ権限と、前記付帯情報記憶手段に記憶されたアクセス権限とに基づいて、ユーザがダウンロード可能な電子ファイルの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、ダウンロードする電子ファイルをユーザに選択させるファイル選択手段、
前記ファイル選択手段により選択された電子ファイルを前記電子ファイル記憶手段から読み出し、当該読み出した電子ファイルを暗号化する暗号化手段、
前記暗号化手段により暗号化された電子ファイルをユーザ端末にダウンロードするダウンロード手段、
として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、機密性を維持しつつ、汎用性を向上させることができる。また、文書管理の安全性を高めることができる。

以下、本発明の情報管理システム、情報管理方法及びプログラムについて図面を参照して説明する。図１に本実施の形態の情報管理システムの構成を示す。

図１に示すように、本実施の形態の情報管理システムは、情報管理サーバ１と、情報管理データベース（ＤＢ）２と、通信ネットワーク３と、通信ネットワーク３を介して接続された管理者端末４と、通信ネットワーク３を介して接続されたユーザ端末５（５_１〜５_ｎ）と、から構成されている。

情報管理サーバ１は、情報管理システムに関する各種の処理をするためのものである。図２に情報管理サーバ１の構成を示す。図２に示すように、情報管理サーバ１は、通信制御部１１と、処理制御部１２と、データ記憶部１３と、を備えている。

通信制御部１１は、例えば、ルータなどの所定の通信装置（Ｗｅｂアプリケーション）から構成され、情報管理サーバ１と通信ネットワーク３とを接続する。通信制御部１１は、通信ネットワーク３を介して、管理者端末４やユーザ端末５との間で、各種データ（情報）の送受信を行う。

処理制御部１２は、通信制御部１１を介して通信を行い、また、各種の情報を処理する。処理制御部１２は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を備え、データ記憶部１３から読み出した動作プログラムを実行する等により各種の処理を実行する。さらに、処理制御部１２は画像データを作成する。

データ記憶部１３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置などから構成され、各種の情報やプログラムを記録する。

情報管理ＤＢ２は、情報管理システムに関する各種の情報を記憶するデータベース（ＤＢ）である。図３に情報管理ＤＢ２の構成を示す。図３に示すように、情報管理ＤＢ２は、ユーザ情報ＤＢ２１と、データキャビネットＤＢ２２と、文書アクセステンプレートＤＢ２３と、付帯情報ＤＢ２４と、ファイル操作ログ情報ＤＢ２５と、暗号キー情報ＤＢ２６と、画像情報ＤＢ２７と、を備えている。

ユーザ情報ＤＢ２１は、情報管理システムを利用して電子ファイル（文書情報）をアップロード等するユーザに関する情報を記憶するデータベースである。ユーザ情報ＤＢ２１には、例えば、図４に示すように、ユーザＩＤ毎にレコードが作成され、各レコードには、ユーザ名、所属部署、ユーザ権限、パスワード、メールアドレス等が記憶されている。ここで、ユーザＩＤはユーザの識別情報である。ユーザ名、所属部署、メールアドレスは、ユーザの氏名、所属部署、メールアドレスである。ユーザ権限は、情報管理システムに登録される電子ファイルを閲覧、保存、印刷等することが可能な権限をいう。本例では、Ａ、Ｂ、Ｃの３段階のユーザ権限（Ａ＞Ｂ＞Ｃ）が設定されている。例えば、ユーザ権限Ａのユーザは、後述するように、ファイルライセンスの権限Ａ〜Ｃのすべての電子ファイルを閲覧、保存、印刷等することができる。ユーザ権限Ｂのユーザは、ファイルライセンスの権限Ｂ、Ｃの電子ファイルを閲覧、保存、印刷等することができるが、権限Ａの電子ファイルを閲覧、保存、印刷等することはできない。ユーザ権限Ｃのユーザは、ファイルライセンスの権限Ｃの電子ファイルを閲覧、保存、印刷等することができるが、権限Ａ、Ｂの電子ファイルを閲覧、保存、印刷等することはできない。パスワードは、ユーザが情報管理システムにログインするためのパスワードである。なお、ユーザ情報ＤＢ２１には、情報管理システムの管理者に関する情報（管理者ＩＤ、権限、パスワード等）も記憶されている。

データキャビネットＤＢ２２は、情報管理システムに登録される電子ファイルを記憶するデータベースである。本例では、データキャビネットＤＢ２２は、後述するアクセス権限のレベルに応じて分けて記憶されている。データキャビネットＤＢ２２には、例えば、図５に示すように、アクセス権限のレベル別に、文書Ｎｏ．に対応した電子ファイル（データファイル）が記憶されている。このデータキャビネットＤＢ２２は、電子ファイルの原本保管部としての役割を有する。

文書アクセステンプレートＤＢ２３は、文書アクセステンプレートを記憶するデータベースである。文書アクセステンプレートＤＢ２３には、例えば、図６に示すように、テンプレートＮｏ．毎にレコードが作成され、各レコードには、アクセス権限、ファイルライセンス（閲覧権限、保存権限、印刷権限等）、文書保管情報（保管期限、閲覧期間等）などが記憶されている。アクセス権限は、情報管理システム（情報管理サーバ１）のアクセスに関する権限であり、本例では権限Ａ，Ｂ，Ｃに設定されている。閲覧権限は、情報管理システムに登録された電子ファイル（文書情報）を閲覧するのに必要な権限であり、本例では権限Ａ，Ｂ，Ｃに設定されている。保存権限は登録された文書情報をユーザ端末５等に保存するのに必要な権限であり、本例では権限Ａ，Ｂ，Ｃに設定されている。印刷権限は登録された文書情報を印刷するのに必要な権限であり、本例では権限Ａ，Ｂ，Ｃに設定されている。保管期限は登録された文書情報を保存する期限であり、本例では１ヶ月、３ヶ月、半年、１年、無期限に設定されている。閲覧期間は登録された文書情報を閲覧可能な期間であり、１日、３日、１週間、１ヶ月等に設定されている。このように、文書アクセステンプレートＤＢ２３には、アクセス権限とファイルライセンスと文書保管情報とが統合して保管されている。ユーザはこれらが設定された所望のテンプレートを選択することにより、容易にアクセス権限、ファイルライセンス等を設定することができる。

付帯情報ＤＢ２４は、情報管理システムに登録される電子ファイルの付帯情報を記憶するデータベースである。付帯情報ＤＢ２４には、例えば、図７に示すように、文書Ｎｏ．毎にレコードが作成され、各レコードには、付帯情報としてのアクセス権限、ファイルライセンス（閲覧権限、保存権限、印刷権限）、保存期限等が記憶されている。

ファイル操作ログ情報ＤＢ２５は、情報管理システムに登録された電子ファイルのファイル操作のログ情報を記憶するＤＢである。ファイル操作ログ情報ＤＢ２５には、例えば、ファイル操作した文書Ｎｏ．、操作日時等が記憶されている。

暗号キー情報ＤＢ２６は、情報管理システムに登録されている電子ファイルを暗号化するための情報を記憶するＤＢである。暗号キー情報ＤＢ２６は、後述するファイルダウンロード処理やファイル操作処理等において、ユーザ端末５に送信するファイルを暗号化する際に用いられる。

画像情報ＤＢ２７は、後述する各処理で表示される様々な画像を構成する情報を記憶するデータベースであり、これらの画像を生成するための様々な素材の画像、各種フォームなどを記憶する。

通信ネットワーク３は、例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等から構成されている。

管理者端末４は、情報管理システムを管理する管理者が使用する端末であり、通信機能を有するコンピュータ、携帯端末などから構成されている。管理者は、管理者端末４を用いて、後述するユーザ登録処理、テンプレート登録処理等の各処理を実行する。また、管理者は、管理者端末４を用いて、ファイル操作ログ情報ＤＢ２５に記憶されているログ情報を閲覧することができる。

ユーザ端末５（５_１〜５_ｎ）は、情報管理システムを利用するユーザが使用する端末であり、Ｗｅｂブラウザ、ビューア等を有するコンピュータ、携帯端末などから構成されている。ユーザは、ユーザ端末５を用いて、後述するログイン処理、ファイルアップロード処理、ファイルダウンロード処理、ファイル操作処理等の各処理を実行する。

次に、以上のような情報管理システムを用いた情報管理方法について説明する。以下、ユーザ登録処理、テンプレート登録処理、ファイルアップロード処理、ファイルダウンロード処理、ファイル操作処理の順に本発明の情報管理方法を説明する。

（ユーザ登録処理）
ユーザが情報管理システムを利用するには、情報管理システムに事前に登録されていることが必要になる。以下、情報管理システムを管理する管理者が管理者端末４を操作してユーザを登録する場合を例に、ユーザ登録処理について、図８のフローチャートを参照して説明する。

管理者は、管理者端末４から、通信ネットワーク３を介して、例えば、情報管理サーバ１により提供されるＷｅｂサイトにアクセスする。処理制御部１２は、ログイン名、パスワードを入力する入力欄が配置されたログイン用ページ（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ２７から読み出して管理者端末４に送信し、管理者端末４にログイン画面用ページを表示する（ステップＳ１）。管理者は、ログイン名とパスワードとを入力し、通信ネットワーク３を介して入力事項を情報管理システムに送信する。

処理制御部１２は、送信されたログイン名及びパスワードがユーザ情報ＤＢ２１に登録されたＩＤ及びパスワードと一致するか否か、すなわち、管理者が正当な管理者であるか否かを判別する（ステップＳ２）。処理制御部１２は、両者が一致しない（管理者が正当な管理者でない）と判別した場合（ステップＳ２；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、両者が一致する（管理者が正当な管理者である）と判別した場合（ステップＳ２；Ｙｅｓ）、管理者用のメニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ２７から読み出して、管理者端末４に送信し、管理者端末４に管理者用のメニューページを表示する（ステップＳ３）。このメニューページには、ユーザを登録する「ユーザ登録」や、テンプレートを登録する「テンプレート登録」等のメニュー欄が配置されている。管理者は、管理者端末４を操作して、このメニュー画面から「ユーザ登録」を選択（クリック）する。

次に、処理制御部１２は、メニューページから「ユーザ登録」がクリックされているか否かを判別する（ステップＳ４）。処理制御部１２は、「ユーザ登録」がクリックされていないと判別すると（ステップＳ４；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、「ユーザ登録」がクリックされていると判別すると（ステップＳ４；Ｙｅｓ）、ユーザ登録用ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ２７から読み出して、管理者端末４に送信し、管理者端末４にユーザ登録用ページを表示する（ステップＳ５）。このユーザ登録用ページには、ユーザ名、ユーザの所属部署、ユーザ権限等の入力欄が設けられている。管理者は、管理者端末４を操作して、ユーザ名、所属部署等の情報を入力し、情報管理サーバ１にこの情報を送信する。

次に、処理制御部１２は、必要な情報が入力されているか否かを判別する（ステップＳ６）。処理制御部１２は、必要な情報が入力されていないと判別すると（ステップＳ６；Ｎｏ）、必要な情報が入力されていない旨の情報を管理者端末４に送信し、管理者に再度必要な情報の入力を求める。

処理制御部１２は、必要な情報が入力されていると判別すると（ステップＳ６；Ｙｅｓ）、ユーザＩＤ及びパスワードを発行し（ステップＳ７）、入力された情報、ユーザＩＤ及びパスワードをユーザ情報ＤＢ２１に登録する（ステップＳ８）。また、処理制御部１２は、例えば、メールでユーザ端末５にユーザＩＤ及びパスワードを送信し、ユーザに自己のＩＤ及びパスワードを通知する。そして、この処理を終了する。

なお、この処理は、ユーザ自身がユーザ端末５を操作して行ってもよい。例えば、ユーザは、後述するユーザ用のメニューページから「ユーザ登録」を選択して、同様の操作を行うことによりユーザ登録を行うことができる。

（テンプレート登録処理）
テンプレート登録処理は、情報管理システムの管理者が管理者端末４を操作して、電子ファイルの付帯情報を設定したテンプレートを文書アクセステンプレートＤＢ２３に登録する処理である。以下、テンプレート登録処理を図９のフローチャートを参照して説明する。

管理者が情報管理サーバ１により提供されるＷｅｂサイトにアクセスすると、処理制御部１２は、ログイン用ページを管理者端末４に送信し、管理者端末４にログイン画面用ページを表示する（ステップＳ１１）。管理者がログイン名とパスワードとを入力して情報管理システムに送信すると、処理制御部１２は、送信されたログイン名及びパスワードから管理者が正当な管理者であるか否かを判別する（ステップＳ１２）。処理制御部１２は、管理者が正当な管理者でないと判別した場合（ステップＳ１２；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、管理者が正当な管理者であると判別した場合（ステップＳ１２；Ｙｅｓ）、管理者用のメニューページを画像情報ＤＢ２７から読み出して、管理者端末４に送信し、管理者端末４に管理者用のメニューページを表示する（ステップＳ１３）。次に、処理制御部１２は、管理者用のメニューページから「テンプレート登録」がクリックされているか否かを判別する（ステップＳ１４）。処理制御部１２は、「テンプレート登録」がクリックされていないと判別すると（ステップＳ１４；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、「テンプレート登録」がクリックされていると判別すると（ステップＳ１４；Ｙｅｓ）、テンプレート作成用ページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ２７から読み出して、管理者端末４に送信し、管理者端末４にテンプレート作成用ページを表示する（ステップＳ１５）。テンプレート作成用ページには、アクセス権限、閲覧権限、保存権限、印刷権限等のファイルライセンス、保管期限、閲覧期間等の文書保管情報等の入力欄が設けられている。管理者は、管理者端末４を操作して、アクセス権限、ファイルライセンス、文書保管情報等の情報を入力し、情報管理サーバ１にこの情報を送信する。

次に、処理制御部１２は、必要な情報が入力されているか否かを判別する（ステップＳ１６）。処理制御部１２は、必要な情報が入力されていないと判別すると（ステップＳ１６；Ｎｏ）、必要な情報が入力されていない旨の情報を管理者端末４に送信し、管理者に再度必要な情報の入力を求める。

処理制御部１２は、必要な情報が入力されていると判別すると（ステップＳ１６；Ｙｅｓ）、入力された情報を文書アクセステンプレートＤＢ２３に登録し（ステップＳ１７）、この処理を終了する。

このようなテンプレート登録処理は、管理者が管理者端末４を操作することにより、例えば、後述するファイルダウンロード処理後や、ファイル操作処理中に、ユーザの処理対象である電子ファイルのファイルライセンスを変更することも可能である。

これにより、例えば、ユーザがファイル操作処理を実行しているときに、ファイルライセンスの権限のレベルを上げることができ、ユーザが実行しているファイル操作処理を中止（即時停止）させることも可能である。

（ファイルアップロード処理）
ファイルアップロード処理は、ユーザが所定の電子ファイル及びその付帯情報を情報管理システムの情報管理ＤＢ２（データキャビネットＤＢ２２及び付帯情報ＤＢ２４）に登録（ファイルアップロード）する処理である。以下、ファイルアップロード処理を図１０のフローチャートを参照して説明する。

ユーザが情報管理サーバ１により提供されるＷｅｂサイトにアクセスすると、処理制御部１２は、ログイン用ページをユーザ端末５に送信し、ユーザ端末５にログイン画面用ページを表示する（ステップＳ２１）。ユーザがログイン名とパスワードとを入力して情報管理システムに送信すると、処理制御部１２は、送信されたログイン名及びパスワードがユーザ情報ＤＢ２１に登録されたユーザＩＤ及びパスワードと一致するか否か、すなわち、ユーザが正当なユーザであるか否かを判別する（ステップＳ２２）。処理制御部１２は、両者が一致しない（ユーザが正当なユーザでない）と判別した場合（ステップＳ２２；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、両者が一致する（ユーザが正当なユーザである）と判別した場合（ステップＳ２２；Ｙｅｓ）、ユーザ用のメニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ２７から読み出して、ユーザ端末５に送信し、ユーザ端末５にユーザ用のメニューページを表示する（ステップＳ２３）。このメニューページには、電子ファイルをアップロードする「ファイルアップロード」や、電子ファイルをダウンロードする「ファイルダウンロード」、ユーザ登録する「ユーザ登録」等のメニュー欄が配置されている。ユーザは、ユーザ端末５を操作して、このメニュー画面から「ファイルアップロード」を選択（クリック）する。

次に、処理制御部１２は、メニューページから「ファイルアップロード」がクリックされているか否かを判別する（ステップＳ２４）。処理制御部１２は、「ファイルアップロード」がクリックされていないと判別すると（ステップＳ２４；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、「ファイルアップロード」がクリックされていると判別すると（ステップＳ２４；Ｙｅｓ）、文書アクセステンプレートＤＢ２３に記憶されたテンプレートの一覧をユーザ端末５に送信して、ユーザ端末５にテンプレートの一覧を表示し（ステップＳ２５）、ユーザに使用するテンプレートを選択させる。ユーザは、ユーザ端末５を操作して、使用するテンプレートを選択する。

続いて、処理制御部１２は、テンプレートが選択されているか否かを判別する（ステップＳ２６）。なお、処理制御部１２は、テンプレートが選択されていないと判別すると（ステップＳ２６；Ｎｏ）、テンプレートが選択されていない旨の情報をユーザ端末５に表示（送信）し、ユーザにテンプレートの選択を求める。

処理制御部１２は、テンプレートが選択されていると判別すると（ステップＳ２６；Ｙｅｓ）、ユーザに電子ファイルをアップロードする旨の情報をユーザ端末５に表示（送信）し、ユーザに電子ファイルのアップロードを要求する（ステップＳ２７）。

次に、処理制御部１２は、電子ファイルがアップロードされているか否かを判別する（ステップＳ２８）。なお、処理制御部１２は、電子ファイルがアップロードされていないと判別すると（ステップＳ２８；Ｎｏ）、アップロードする旨の情報をユーザ端末５に表示（送信）し、ユーザに電子ファイルのアップロードを求める。

処理制御部１２は、電子ファイルがアップロードされていると判別すると（ステップＳ２８；Ｙｅｓ）、アップロードされた電子ファイルをデータキャビネットＤＢ２２に登録するとともに、その付帯情報を付帯情報ＤＢ２４に登録する（ステップＳ２９）。また、処理制御部１２は、電子ファイルがアップロードされた旨の情報をユーザ端末５にメール送信し（ステップＳ３０）、この処理を終了する。

このように、ファイルアップロード処理では、アップロードするファイル毎にその付帯情報を登録しているので、各ファイルの機密性のレベルに応じてファイルのアップロードをすることができる。

また、アクセス権限、ファイルライセンス、文書保管情報等が設定されたテンプレートをユーザに選択させているので、ユーザは、アップロードする電子ファイルのアクセス権限、ファイルライセンスの閲覧権限等の設定を個々に行う必要がなくなる。このため、利便性を向上させることができる。また、ユーザＩＤ及びパスワードによるユーザ認証を行っているので、機密性を維持することができる。この結果、機密性を維持しつつ、利便性を向上させることができる。

また、アップロードされた電子ファイルをデータキャビネットＤＢ２２に登録しているので、データキャビネットＤＢ２２は電子ファイルの原本保管部としての役割を果たすことができる。

（ファイルダウンロード処理）
ファイルダウンロード処理は、情報管理システムの情報管理ＤＢ２（データキャビネットＤＢ２２）に登録された電子ファイルをダウンロードする処理である。以下、ファイルダウンロード処理を図１１のフローチャートを参照して説明する。

ユーザが情報管理サーバ１により提供されるＷｅｂサイトにアクセスすると、処理制御部１２は、ログイン用ページをユーザ端末５に送信し、ユーザ端末５にログイン画面用ページを表示する（ステップＳ３１）。ユーザがログイン名とパスワードとを入力して情報管理システムに送信すると、処理制御部１２は、送信されたログイン名及びパスワードからユーザが正当なユーザであるか否かを判別する（ステップＳ３２）。処理制御部１２は、ユーザが正当なユーザでないと判別した場合（ステップＳ３２；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、ユーザが正当なユーザであると判別した場合（ステップＳ３２；Ｙｅｓ）、ユーザ用のメニューページをユーザ端末５に送信し、ユーザ端末５にユーザ用のメニューページを表示する（ステップＳ３３）。次に、処理制御部１２は、ユーザ用のメニューページから「ファイルダウンロード」がクリックされているか否かを判別する（ステップＳ３４）。処理制御部１２は、「ファイルダウンロード」がクリックされていないと判別すると（ステップＳ３４；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、「ファイルダウンロード」がクリックされていると判別すると（ステップＳ３４；Ｙｅｓ）、ダウンロード可能なファイルの一覧を作成し、作成したファイル一覧をユーザ端末５に表示（送信）し（ステップＳ３５）、ユーザにダウンロードするファイルを選択させる。例えば、処理制御部１２は、ユーザ情報ＤＢ２１に記憶されたユーザの権限と、付帯情報ＤＢ２４に記憶されたアクセス権限とに基づいて、ダウンロード可能なファイルの一覧を作成する。ユーザは、ユーザ端末５を操作して、ダウンロードするファイルを選択する。

次に、処理制御部１２は、ダウンロードするファイルが選択されているか否かを判別する（ステップＳ３６）。なお、処理制御部１２は、ダウンロードするファイルが選択されていないと判別すると（ステップＳ３６；Ｎｏ）、ファイルが選択されていない旨の情報をユーザ端末５に表示（送信）し、ユーザにファイルの選択を求める。処理制御部１２は、ダウンロードするファイルが選択されていると判別すると（ステップＳ３６；Ｙｅｓ）、暗号キー情報ＤＢに記憶された情報に基づいて、選択されたファイルを暗号化する（ステップＳ３７）。

続いて、処理制御部１２は、ダウンロードするファイルのファイル操作ログを作成し、作成したファイル操作ログをファイル操作ログ情報ＤＢ２５に記憶する（ステップＳ３８）。そして、処理制御部１２は、暗号化したファイルをユーザ端末５にダウンロードし（ステップＳ３９）、この処理を終了する。

このように、ファイルダウンロード処理では、ダウンロード処理毎に、選択された電子ファイルを暗号キー情報ＤＢに記憶された情報に基づいて暗号化し、暗号化されたファイルをユーザ端末５にダウンロードしているので、仮にファイルが流出しても、流出経路の追跡が可能になる。これにより、文書管理の安全性が向上する。

また、ファイルダウンロード処理において、ユーザＩＤ及びパスワードによるユーザ認証と権限とにより電子ファイルの機密性を確保しているので、文書管理の安全性が向上する。

（ファイル操作処理）
ファイル操作処理は、例えば、ファイルダウンロード処理によりダウンロードされた（暗号化された）電子ファイルを操作（例えば、ビューイング）する処理である。以下、ファイル操作処理を図１２のフローチャートを参照して説明する。

ダウンロードされた電子ファイルをビューイングする場合、ユーザは、情報管理サーバ１により提供されるＷｅｂサイトにアクセスする。ユーザがＷｅｂサイトにアクセスすると、処理制御部１２は、ログイン用ページをユーザ端末５に送信し、ユーザ端末５にログイン画面用ページを表示する（ステップＳ４１）。ユーザがログイン名とパスワードとを入力して情報管理システムに送信すると、処理制御部１２は、送信されたログイン名及びパスワードからユーザが正当なユーザであるか否かを判別する（ステップＳ４２）。処理制御部１２は、ユーザが正当なユーザでないと判別した場合（ステップＳ４２；Ｎｏ）、この処理を終了する。

処理制御部１２は、ユーザが正当なユーザであると判別した場合（ステップＳ４２；Ｙｅｓ）、暗号キー情報ＤＢ２６に記憶された情報に基づいて、暗号化されたファイルを復号化するための暗号キーを取得する（ステップＳ４３）。そして、処理制御部１２は、この取得した暗号キーをユーザ端末５に送信する（ステップＳ４４）。

また、処理制御部１２は、ログイン用ページをユーザ端末５に送信し、ユーザ端末５にログイン画面用ページを表示する（ステップＳ４５）。ユーザがログイン名とパスワードとを入力して情報管理システムに送信すると、処理制御部１２は、送信されたログイン名及びパスワードからユーザが権限を有する正当なユーザであるか否かを判別する（ステップＳ４６）。

ここで、前述のように、ファイル操作処理中であっても、管理者は、ファイルライセンスの権限のレベルを変更することができる。このため、管理者がライセンスの権限のレベルを上げることにより、ユーザは、権限を有する正当なユーザでなくなることがあり、この結果、ファイル閲覧することができなくなる。このように、強制的に、ユーザが実行しているファイル操作処理を中止（即時停止）させることができるので、電子ファイルの機密性がさらに確保され、文書管理の安全性がさらに向上する。

処理制御部１２は、ユーザが権限を有する正当なユーザでないと判別した場合（ステップＳ４６；Ｎｏ）、この処理を終了する。処理制御部１２は、ユーザが権限を有する正当なユーザであると判別した場合（ステップＳ４６；Ｙｅｓ）、ユーザ端末５に受信した暗号キーを用いて暗号化されたファイルを復号化させ（ステップＳ４７）、ダウンロードされた電子ファイルをユーザ端末５に表示し、この処理を終了する。これにより、ユーザは、ダウンロードされた電子ファイルをビューイングすることができる。

このように、ファイル操作処理により送信された暗号キーを用いることによりダウンロードされた電子ファイルをビューイングすることができるので、電子ファイルの機密性が確保され、文書管理の安全性が向上する。また、ダウンロードされた電子ファイルを暗号キーを用いて復号化する際に、ログイン名及びパスワードの入力を求めているので、電子ファイルの機密性がさらに確保され、文書管理の安全性がさらに向上する。

以上説明したように、本実施の形態によれば、アップロードするファイル毎にその付帯情報を登録しているので、各ファイルの機密性のレベルに応じてファイルのアップロードをすることができる。

本実施の形態によれば、アクセス権限、ファイルライセンス、文書保管情報等が設定されたテンプレートをユーザに選択させるとともに、ユーザＩＤ及びパスワードによるユーザ認証を行っているので、機密性を維持しつつ、利便性を向上させることができる。

本実施の形態によれば、ダウンロード処理毎に、選択された電子ファイルを暗号キー情報ＤＢに記憶された情報に基づいて暗号化し、暗号化されたファイルをユーザ端末５にダウンロードしているので、文書管理の安全性が向上する。さらに、ダウンロードされた電子ファイルを暗号キーを用いて復号化する際に、ログイン名及びパスワードの入力を求めているので、電子ファイルの機密性がさらに確保され、文書管理の安全性がさらに向上する。

なお、本発明は、上記の実施の形態に限られず、種々の変形、応用が可能である。以下、本発明に適用可能な他の実施の形態について説明する。

上記実施の形態では、ファイルダウンロード処理において、ユーザがダウンロード可能なファイルの一覧を表示する（ステップＳ３５）場合を例に本発明を説明したが、例えば、ユーザにダウンロードを希望するファイルを選択させ、選択されたファイルがユーザにダウンロード可能な否かを判別してもよい。

上記実施の形態では、ファイル操作処理において、電子ファイルをビューイングする場合を例に本発明を説明したが、他のファイル操作においても同様の処理が行われる。ただし、ユーザのファイル操作が、例えば、ファイルの保存や印刷の場合、処理制御部１２は、暗号キーを取得する（ステップＳ４３）前に、ユーザがファイルの保存や印刷する権限があるか否かを判別する。この場合、処理制御部１２は、ファイルの保存や印刷する権限があると判別すればステップＳ４３に進み、ファイルの保存や印刷する権限がないと判別すればこの処理を終了する。

上記実施の形態では、ユーザ権限等の権限がＡ，Ｂ，Ｃの３段階に設定されている場合を例に本発明を説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、２段階、または、４段階以上に設定してもよい。

上記実施の形態では、データキャビネットＤＢ２２で、アクセス権限のレベルに応じて電子ファイルが分けて記憶されている場合を例に本発明を説明したが、アクセス権限のレベルに応じて電子ファイルが分けて記憶されていなくてもよい。

本発明の実施の形態にかかる情報管理サーバ１は、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。例えば、汎用コンピュータに、上述の処理を実行するためのプログラムを格納した記録媒体（フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭなど）から当該プログラムをインストールすることにより、上述の処理を実行する情報管理サーバ１を構成することができる。

そして、これらのプログラムを供給するための手段は任意である。上述のように所定の記録媒体を介して供給できる他、例えば、通信回線、通信ネットワーク、通信システムなどを介して供給してもよい。この場合、例えば、通信ネットワークの掲示板（ＢＢＳ）に当該プログラムを掲示し、これをネットワークを介して搬送波に重畳して提供してもよい。そして、このように提供されたプログラムを起動し、ＯＳの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上述の処理を実行することができる。

本発明の実施の形態に係る情報管理システムの構成を示す図である。 図１の情報管理サーバの構成を示す図である。 図１の情報管理データベースの構成を示す図である。 ユーザ情報データベースの構成を示す図である。 データキャビネットデータベースの構成を示す図である。 文書アクセステンプレートデータベースの構成を示す図である。 付帯情報データベースの構成を示す図である。 ユーザ登録処理を説明するためのフローチャートである。 テンプレート登録処理を説明するためのフローチャートである。 ファイルアップロード処理を説明するためのフローチャートである。 ファイルダウンロード処理を説明するためのフローチャートである。 ファイル操作処理を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１ 情報管理サーバ
２ 情報管理データベース
３ 通信ネットワーク
４ 管理者端末
５ ユーザ端末
１１ 通信制御部
１２ 処理制御部
１３ データ記憶部
２１ ユーザ情報ＤＢ
２２ データキャビネットＤＢ
２３ 文書アクセステンプレートＤＢ
２４ 付帯情報ＤＢ
２５ ファイル操作ログ情報ＤＢ
２６ 暗号キー情報ＤＢ
２７ 画像情報ＤＢ

Claims (10)

1. 電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報を記憶するテンプレート記憶手段と、
   前記テンプレート記憶手段に記憶されたテンプレートに関する情報に基づいて、テンプレートの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、アップロードする電子ファイルのテンプレートをユーザに選択させるテンプレート選択手段と、
   電子ファイルをアップロードするアップロード手段と、
   前記テンプレート選択手段により選択されたテンプレートに設定された付帯情報と、前記アップロード手段によりアップロードされた電子ファイルと、を対応付けて記憶する記憶手段と、
   を備える、ことを特徴とする情報管理システム。
2. 前記記憶手段は、電子ファイルを、対応付けて記憶する付帯情報のアクセス権限のレベルに応じて分けて記憶する、ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
3. 電子ファイルを記憶する電子ファイル記憶手段と、
   前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報を、前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルと対応付けて記憶する付帯情報記憶手段と、
   ユーザ権限を含むユーザに関するユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶手段と、
   前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ権限と、前記付帯情報記憶手段に記憶されたアクセス権限とに基づいて、ユーザがダウンロード可能な電子ファイルの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、ダウンロードする電子ファイルをユーザに選択させるファイル選択手段と、
   前記ファイル選択手段により選択された電子ファイルを前記電子ファイル記憶手段から読み出し、当該読み出した電子ファイルを暗号化する暗号化手段と、
   前記暗号化手段により暗号化された電子ファイルをユーザ端末にダウンロードするダウンロード手段と、
   を備える、ことを特徴とする情報管理システム。
4. 前記ダウンロード手段によりダウンロードされた電子ファイルについて、ユーザからの復号化要求に関する情報を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信されたユーザの前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ権限と、前記ダウンロード手段によりダウンロードされた電子ファイルに対応付けて記憶されている前記付帯情報記憶手段に記憶されたファイルライセンスとに基づいて、前記電子ファイルの復号化に関する権限を有するか否かを判別する判別手段と、
   前記判別手段により復号化に関する権限を有すると判別すると、前記暗号化された電子ファイルを復号化する暗号キーを当該ユーザのユーザ端末に送信する送信手段と、
   をさらに備える、ことを特徴とする請求項３に記載の情報管理システム。
5. 前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルのファイル操作のログ情報を記憶するファイル操作ログ手段を、さらに備える、ことを特徴とする請求項３または４に記載の情報管理システム。
6. 電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報を記憶するテンプレート記憶ステップと、
   前記テンプレート記憶ステップで記憶されたテンプレートに関する情報に基づいて、テンプレートの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、アップロードする電子ファイルのテンプレートをユーザに選択させるテンプレート選択ステップと、
   電子ファイルをアップロードするアップロードステップと、
   前記テンプレート選択ステップで選択されたテンプレートに設定された付帯情報と、前記アップロードステップでアップロードされた電子ファイルと、を対応付けて記憶する記憶ステップと、
   を備える、ことを特徴とする情報管理方法。
7. 電子ファイルを記憶する電子ファイル記憶ステップと、
   前記電子ファイル記憶ステップで記憶された電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報を、前記電子ファイル記憶ステップで記憶された電子ファイルと対応付けて記憶する付帯情報記憶ステップと、
   ユーザ権限を含むユーザに関するユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶ステップと、
   前記ユーザ情報記憶ステップで記憶されたユーザ権限と、前記付帯情報記憶ステップで記憶されたアクセス権限とに基づいて、ユーザがダウンロード可能な電子ファイルの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、ダウンロードする電子ファイルをユーザに選択させるファイル選択ステップと、
   前記ファイル選択ステップで選択された電子ファイルを読み出し、当該読み出した電子ファイルを暗号化する暗号化ステップと、
   前記暗号化ステップで暗号化された電子ファイルをユーザ端末にダウンロードするダウンロードステップと、
   を備える、ことを特徴とする情報管理方法。
8. 前記ダウンロードステップでダウンロードされた電子ファイルについて、ユーザからの復号化要求に関する情報を受信する受信ステップと、
   前記受信ステップで受信されたユーザの前記ユーザ情報記憶ステップで記憶されたユーザ権限と、前記ダウンロードステップでダウンロードされた電子ファイルに対応付けて記憶されている前記付帯情報記憶ステップで記憶されたファイルライセンスとに基づいて、前記電子ファイルの復号化に関する権限を有するか否かを判別する判別ステップと、
   前記判別ステップで復号化に関する権限を有すると判別すると、前記暗号化された電子ファイルを復号化する暗号キーを当該ユーザのユーザ端末に送信する送信ステップと、
   をさらに備える、ことを特徴とする請求項７に記載の情報管理方法。
9. コンピュータを、
   電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報を記憶するテンプレート記憶手段、
   前記テンプレート記憶手段に記憶されたテンプレートに関する情報に基づいて、テンプレートの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、アップロードする電子ファイルのテンプレートをユーザに選択させるテンプレート選択手段、
   電子ファイルをアップロードするアップロード手段、
   前記テンプレート選択手段により選択されたテンプレートに設定された付帯情報と、前記アップロード手段によりアップロードされた電子ファイルと、を対応付けて記憶する記憶手段、
   として機能させるためのプログラム。
10. コンピュータを、
    電子ファイルを記憶する電子ファイル記憶手段、
    前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルのアクセス権限を含む付帯情報を、前記電子ファイル記憶手段に記憶された電子ファイルと対応付けて記憶する付帯情報記憶手段、
    ユーザ権限を含むユーザに関するユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶手段、
    前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ権限と、前記付帯情報記憶手段に記憶されたアクセス権限とに基づいて、ユーザがダウンロード可能な電子ファイルの一覧に関する情報を作成し、該作成した情報をユーザ端末に送信して、ダウンロードする電子ファイルをユーザに選択させるファイル選択手段、
    前記ファイル選択手段により選択された電子ファイルを前記電子ファイル記憶手段から読み出し、当該読み出した電子ファイルを暗号化する暗号化手段、
    前記暗号化手段により暗号化された電子ファイルをユーザ端末にダウンロードするダウンロード手段、
    として機能させるためのプログラム。

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