JP2005305887A - 機器情報管理システム及び方法 - Google Patents

Abstract

【課題】複合機等の機器に対しユーザが感じている不具合の情報を管理センターで効率的に収集する。
【解決手段】ユーザの指示があったり又は定期的な報告タイミングになったりすると、制御部２１０は、エラー登録バッファ２２２に蓄積されたエラーのログと、部品状態情報記憶部２２４に記憶されたトナー残量等の部品状態情報を取得し、それらエラーや部品状態から推測される不具合のチェック項目からなるチェックリストを作成し、タッチパネル２３０に表示する。ユーザは、チェックリストの中から気がかりな項目を選択する。この選択操作により選択されたチェック項目の情報が管理センター１０に送信される。これにより、管理センター１０はユーザが感じている不具合の情報を収集できる。
【選択図】図１

Description

本発明は、複写機等の機器の情報をインターネット等のデータ通信ネットワークを介して集中管理するためのシステムに関する。

近年、個々のユーザのオフィスに設置された複写機や複合機、プリンタ、ファクシミリ等の画像形成装置を、画像形成装置のメーカーやリース会社が設けた管理センタからインターネットその他のネットワークを介して管理する方式が広まりつつある。

例えば特許文献１には、ユーザ側に置かれたユーザ端末に搭載されたプリンタドライバがプリンタの状態を監視し、故障やインク切れ等の異常を検知すると、管理センタ内のサーバに対してその異常を示す通知情報を送信し、この通知情報を基に管理センターが保守管理を行うシステムが示されている。

また特許文献２には、管理センターのサーバがネットワークを介して顧客の各画像形成装置から消耗品の消耗度の情報を受け取り、この情報に基づいてサーバが消耗品の交換時期を予測して消耗前に未然に対処しようとしたシステムが開示されている。

また特許文献３には、エラーが発生すると画像入出力装置がそのエラーを管理センターの管理サーバに通知し、管理サーバがそのエラーに対する対処方法や必要な部品リストを作成し、これをファクシミリ等で画像入出力装置側に送信するシステムが開示されている。

特開２００２−０５６１２４号公報 特開２００２−１２７５６８号公報 特開平１１−５２８０４号公報

上記従来技術は、いずれも、画像形成装置の制御プログラムが検知するエラーや消耗品の消耗度など、客観的に検知された情報を管理センター側に通知するものである。このような情報は確かに画像形成装置の保守管理にとって重要なものではあるが、それだけでは必ずしも十分とはいえない。

例えば、感光体ドラムカートリッジの汚れの増大等による印刷品質の劣化は、結局はユーザの主観的な判断による部分が大きい。従来技術では、感光体ドラムカートリッジの使用時間を画像形成装置側で計時し、それを管理センター側に自動的に通知することまではできるが、使用時間の情報からはユーザが印刷品質の劣化を感じているかまでは分からない。

また、紙詰まり等、ユーザ側で容易に対処できる程度の障害は、たまに起こる程度であればユーザもあまりストレスを感じないであろうが、頻発するようになると問題と感じるであろう。これも、障害発生の頻度は従来技術でも客観的な情報として管理センター側で把握できるが、それをどの程度ユーザが問題と感じているかは主観の問題であり、従来技術ではそれを管理センター側で把握することはできない。

本発明に係る機器情報管理システムは、１以上の機器と、該機器からネットワークを介して取得した情報を管理する管理装置と、を備える機器情報管理システムであって、前記各機器は、該機器についての１以上の不具合チェック項目を含んだチェックリストをユーザに提供するチェックリスト提供手段と、ユーザから前記チェックリストの各不具合チェック項目に対するチェックの入力を受け付け、チェックされた不具合チェック項目の情報を前記管理装置へと送信する不具合報告手段と、を備え、前記管理装置は、前記各機器から取得した情報を管理するデータベースと、前記機器の前記不具合報告手段から受信した前記チェックされた不具合チェック項目の情報を、該機器に関する情報として前記データベースに登録する登録手段と、を備える。

好適な態様では、前記各機器は、該機器で発生したエラーを記憶するエラー記憶手段と、エラーと不具合チェック項目との対応関係の情報を記憶する対応関係記憶手段と、を更に備え、前記チェックリスト提供手段は、前記エラー記憶手段に記憶されたエラーに対応する不具合チェック項目を前記対応関係記憶手段の情報に基づき求め、求めた不具合チェック項目からなるチェックリストをユーザに提供する。

別の好適な態様では、前記各機器は、該機器を構成する部品の状態の情報を管理する部品状態管理手段と、前記部品に関する不具合チェック項目と、該不具合チェック項目に該当すると判定するための前記部品の前記状態値の条件である不具合警戒条件と、を記憶した対応関係記憶手段と、を更に備え、前記チェックリスト提供手段は、前記部品状態管理手段が管理する各部品の状態の情報を調べ、該各部品の中に当該部品についての前記不具合警戒条件を満足する状態のものがあった場合に、該不具合警戒条件に対応した不具合チェック項目を前記チェックリストに組み込む。

以下、図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態（以下「実施形態」と呼ぶ）について説明する。

図１は、本発明に係る管理システムの全体構成を示す図である。このシステムは、個々の顧客のところに設置した機器を管理センター１０で集中的に管理するためのシステムである。以下では、管理対象の機器としてデジタル複合機（コピー機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリの機能を兼ね備えた装置。以下、単に複合機と呼ぶ）を例示するが、複合機以外の画像形成装置（例えばデジタル複写機やプリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置など）その他の各種ＯＡ(Office Automation)機器についても同様の管理が可能である。

図１において、管理センター１０は、各顧客ドメイン２０に設置された複合機２２に対する保守管理サービスの提供業者が運営する管理組織である。管理センター１０には、それら各複合機２２の保守管理等のためのデータを管理する管理サーバ１２が設置されている。管理サーバ１２には、各複合機２２の保守管理等のためのデータを保持する保守管理ＤＢ（データベース）１２０が接続されている。

保守管理ＤＢ１２０に登録される個々の複合機２２の管理情報は、大まかには、課金関連情報、保守関連情報、機器構成関連情報、障害情報、顧客フィードバック情報に分類できる。

課金関連情報は、課金額算定の基準になる情報項目であり、例えば印刷枚数がその一例である。複合機２２が課金対象となるサービス（例えば特殊な画像処理など）を提供する場合に、そのサービスの実行回数は課金関連情報の１項目となる。保守関連情報には、各色のトナー残量や、感光体ドラムその他の消耗部品の使用時間或いは状態、その他各種パーツの使用時間や状態などがある。機器構成関連情報は、複合機２２に対する各種ハードウエア及びソフトウエアの実装状況の情報である。例えば、ハードウエアの情報には、搭載メモリやハードディスクの容量、排紙スタッカやフィニッシャ等のオプションハードウエアの有無や識別番号などがあり、ソフトウエアの情報には、複合機２２のファームウエアのバージョン情報や、追加された組込ソフトウエアのリスト、或いはそれらソフトウエアの動作状況などの情報がある。また、顧客に複合機２２を設置した後に機能追加のために入力されたシリアルコードなども機器構成関連情報の一種である。また、障害情報には、複合機２２で発生したエラーの種類や回数、或いは発生日時などがある。なお、このような管理情報の他に、複合機２２を用いる顧客の便宜のために、短縮番号等の設定、親展ボックスの登録情報（例えば親展ボックスの仕様ユーザとパスワードなど）、或いはその他複合機２２に関する各種の設定データを保守管理ＤＢ１２０にバックアップとして保存できるようにすることもできる。

顧客フィードバック情報は、顧客ドメイン２０のユーザが複合機２２についてどのような不具合を感じているかを示す情報である。本実施形態では、想定される不具合の項目を示したチェックリストをユーザに提示し、それに対してユーザがチェックした項目（すなわちそのユーザが不具合と感じている項目）の情報を複合機２２から管理サーバ１２へと登録するようにしている。顧客フィードバック情報は、このユーザがチェックした不具合項目の情報である。

なお、保守管理ＤＢ１２０では、各複合機の管理情報が各複合機の設置先である顧客と関連づけられている。したがって、顧客を指定すればそこに設置された各複合機の情報を得ることができ、複合機を指定すればその複合機の設置先の顧客の情報を得ることができる。

顧客ドメイン２０は、複合機２２を設置している顧客組織の単位である。例えば、１つの企業や、１企業内の１つのオフィスなどが、１つの顧客ドメイン２０となる。顧客ドメイン２０内のイントラネット（あるいはＬＡＮ）２４には、１台又は複数台の複合機２２が接続されている。複合機２２は、イントラネット２４及びインターネット３０を介して、管理センター１０の管理サーバ１２に対してデータを送信することができる。

複合機２２の制御機構２００は、制御部２１０，記憶装置２２０，タッチパネル２３０を備える。

制御部２１０は、複合機２２の制御プログラムを実行することにより、複合機２２の各部の動作を制御する。この制御処理において、制御部２１０は、従来の複合機の制御部と同様、複合機２２各部のエラー発生を検知したり、複合機２２を構成する各部品の状態を検知し管理する。制御部２１０が管理する部品の状態には、例えば、トナー・カートリッジ等の消耗品の残量（又は使用量など）や感光体ドラム・カートリッジなどの部品の使用量（使用時間など）などがある。制御部２１０は、検知したエラーの情報は記憶装置２２０のエラー登録バッファ２２２に記憶する。また制御部２１０は、管理している各部品の状態の情報は記憶装置２２０の部品状態情報記憶部２２４に記憶する。例えばトナー残量やドラム・カートリッジの使用量等、使用に応じて徐々に変化する状態の値は、１ページの印刷が終わるごとや、１つの印刷ジョブの印刷が終わるごとなどの所定のタイミングで、部品状態情報記憶部２２４に記憶される値を更新する。

記憶装置２２０には、制御部２１０が検知したエラーのログを記憶するエラー登録バッファ２２２と、制御部２１０が管理している各部品の状態の情報を記憶する部品状態情報記憶部２２４が含まれる。例えばエラー登録バッファ２２には、制御部２１０が検知した個々のエラーごとに、その種類を示すエラーコードやそのエラーの発生の日時等の所定の項目の情報が登録される。また、エラーの場合は、発生の情報だけでなく、そのエラーから復旧した時点の情報（例えば復旧の日時など）もエラー登録バッファ２２に登録する。

このようなエラーの検知とその記憶、及び各部品の状態の情報の管理の処理は、従来の複合機でも行われていることであり、本実施形態でも従来と同様の処理を行えばよい。

また、記憶装置２２０には、ユーザに提示する不具合のチェックリストに載せるチェック項目の情報を記憶したチェック項目記憶部２２６が含まれる。チェック項目の情報は、例えば、各チェック項目の識別コードと、チェックリストに載せるそのチェック項目の説明文（「印刷がかすれてきた」など）とのペアである。

ここで、不具合のチェックリストには、想定されるチェック項目をすべて載せるようにしてもよいが、これではチェックを行うユーザにとって煩雑になることも考えられる。そこで、本実施形態では、エラーの状況や各部品の状態に基づき、チェックリストに載せるチェック項目を絞り込む。チェック項目記憶部２２６には、この絞込のために、どのような場合にどのようなチェック項目をチェックリストに採用するかを示す条件が登録されている。図２及び図３に、そのような条件の情報の例を示す。

図２に例示したのは、そのような条件のうちエラーに関係するものであり、どのようなエラーが検知された場合にどのようなチェック項目をチェックリストに組み込むのかを示すテーブルである。このテーブルのうちの項目「エラー」は、制御部２１０が検知するエラーの種類を示す情報であり、実際にはテーブルにはそのエラーの識別コードを登録しておけばよいが、図では便宜上そのエラーの種類を示す名称を示している。またテーブルの項目「チェック項目」は、同じ行の項目「エラー」に示されるエラーが検知された場合にチェックリストに組み込むべきチェック項目を示す情報である。これも、実際のテーブルではチェック項目の識別コードを登録しておけばよいが、図では便宜上そのチェック項目の説明文を示している。例えば、プリンタ給紙部での紙詰まりのエラーが検知された場合は、チェックリストには「プリント紙詰まりが多くなった」か否かの確認を求めるチェック項目が組み込まれることになる。なお、１種類のエラーに対し、ユーザのチェックを受けるべきチェック項目が複数ある場合もあり得るので、図２では「チェック項目＃１」、「チェック項目＃２」、・・・などと、１つのエラーに対し複数のチェック項目が登録可能となっている。

図３は、チェック項目の採用条件のうち部品の状態に関するものを例示したものであり、どのような部品がどのような状態になったときにどのようなチェック項目をチェックリストに組み込むのかを示すテーブルである。このうち「どのような状態になったとき」に上がるのが、図３のテーブルにおける「不具合警戒条件」の項目である。「チェック項目」は、エラーに関する図２のテーブルと同じである。例えば、図３のテーブルによれば、トナー・カートリッジがトナー残量３０％以下になったら、「印刷がかすれてきた」というチェック項目がチェックリストに組み込まれる。また、トナー・カートリッジがトナー残量１０％以下になったら、「印刷がかすれてきた」というチェック項目に加え「印刷のかすれがひどい」というチェック項目がチェックリストに組み込まれる。

これらエラー及び部品状態についての各テーブルがチェック項目記憶部２２６に記憶されており、制御部２１０は、チェックリストを作成する際、それらテーブルを参照して、載せるべきチェック項目を判定する。

なお、以上では便宜上記憶装置２２０を単体のものとして示したが、エラー登録バッファ２２２や部品状態記憶部２２４，チェック項目記憶部２２６は必ずしも物理的に同じ記憶装置上になくても構わない。

タッチパネル２３０は、複合機２２のユーザインタフェース用の画面であり、画面に触れたユーザの指の位置を検知し、制御部２１０に伝える。制御部２１０は、画面の表示内容と検知した位置から、ユーザの指示を判別する。

次に図４を参照して、複合機が管理センターに対して情報を送信する際の制御部２１０の処理手順を説明する。

本実施形態では、制御部２１０は、管理センター１０へのトラブル報告を行う旨の指示のためのユーザインタフェースを、例えばタッチパネル２３０に表示するＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）などとしてユーザに提供する。複合機のＧＵＩは、一般に、最初に表示されるメインのメニュー画面から始まる階層的な指示入力画面群から構成されており、このトラブル報告指示のためのユーザインタフェースは、例えばそのような指示入力画面の１つにＧＵＩボタンとして組み込むことができる。ユーザは、複合機２２のトラブルに関し管理センター１０に通知したいと考えた場合、このボタンを示す指示入力画面を呼び出し、このボタンにタッチすることで、制御部２１０に対してトラブル報告の指示を行うことができる。このような操作が行われた場合、Ｓ１０の判定結果が肯定（Ｙ）となる。このように、ユーザからトラブル報告指示を受けた場合、制御部２１０は、Ｓ１４以下の処理を実行し、管理センター１０に各種の情報を送信する。その際に、本実施形態では、不具合のチェックリストをユーザに提示し、これに対するユーザのチェックの情報を管理センターに送る。

また、複合機２２から管理センター１０に対し、印刷枚数やトナー残量、ハードウエアの追加・削除などの情報を定期的に報告する構成を採るシステム構成の場合、本実施形態では、その定期的な報告のタイミングが到来したときに（Ｓ１２の判定結果が肯定）に、Ｓ１４以下の処理でユーザから不具合のチェックを受け、そのチェック結果を併せて管理センター１０に送信する。

以下、Ｓ１４以下の処理を説明する。

Ｓ１０又はＳ１２の判定結果が肯定となった場合、制御部２１０は、エラー登録バッファ２２２に記憶されているエラーのログと、部品状態情報記憶部２２４に記憶されている各部品の状態の情報を取得し（Ｓ１４）、それらの情報をまとめたセンター登録データを作成する（Ｓ１６）。Ｓ１６の処理では、制御部２１０は、取得した各部品の状態の情報と、取得したログに含まれる各エラーの情報とを列挙した自動検出情報を作成するとともに、それら各部品の状態及びエラーログから不具合のチェックリストを作成する。チェックリストの作成では、取得したエラーログに含まれるエラーに対応するチェック項目、及び取得した各部品の状態に当てはまるチェック項目を、チェック項目記憶部２２６に登録された各テーブル（図２，３参照）から求め、それらチェック項目を列挙したチェックリストを作成する。このチェックリストと前述の自動検出情報を併せたものがセンター登録データである。

このようにＳ１６でセンター登録データを作成すると、次に制御部２１０は、そのセンター登録データに対するユーザの確認を求める。このユーザの確認作業では、センター登録データを表示する確認用画面の情報を作成し、これをタッチパネル２３０に表示し、ユーザの確認操作や、チェックリストのチェック項目に対するチェック入力を受け付ける（Ｓ１８）。

この確認用画面の一例を図５に示す。この確認用画面３００には、送信データ確認欄３１０，不具合チェック欄３２０，コメント記入欄３３０，及び送信ボタン３４０が含まれる。

送信データ確認欄３１０には、Ｓ１６で作成された前述の自動検出情報の内容が表示される。この例では、［装置状態］という見出しの後に、トナー・カートリッジの状態であるトナー残量の値や、感光体ドラム・カートリッジの状態であるドラム使用量の値などが表示される。また、［エラー履歴］の見出しの後には、エラーログに含まれていた各エラーについて、その種類名や発生日時、解決日時などの情報が表示される。表示すべきデータの量が送信データ確認欄３１０のサイズに収まらない場合は、スライダー・バーによるスクロールなどによってすべてのデータを表示できるようにすることができる。ユーザは、この送信データ確認欄３１０を閲覧することで、管理センター１０にこれから送られようとする情報の内容を確認することができる。

なお、ここでは管理センター１０に送信する自動検出情報として、各部品の状態やエラーの履歴を例示したが、この他にも印刷枚数や有料サービスの使用履歴などといった課金関連の情報や、前回の管理センター１０への送信の、複合機２２に対するハードウェアやソフトウェアの追加や削除の情報などを併せて送信することもできる。この場合、送信データ確認欄３１０には、それら課金関連情報等も表示してユーザの確認を求める。

不具合チェック欄３２０には、Ｓ１６で作成されたチェックリストが表示される。チェックリストには、チェック項目ごとに、チェックボックス３２５とそのチェック項目の内容を示す説明文とが示される。ユーザは、このチェックリストに示されるチェック項目の中に、該当すると思う項目があれば、タッチパネル２３０に示されたその項目のチェックボックス３２５に触れることで、その項目を選択状態とする。

コメント記入欄３３０は、ユーザが自由に意見や要望を記入する欄である。送信ボタン３４０は、この確認用画面３００に表示された情報を管理センター１０宛に送信する旨の指示のためのボタンである。

なお、この確認用画面は、ユーザがトラブル報告指示の操作を行った場合（Ｓ１０）ならばそのまますぐにタッチパネル２３０に表示すればよいが、定期報告タイミング（Ｓ１２）の場合はそのままタッチパネル２３０に表示したのでは、通常の操作のためのメニュー画面が隠されてしまって不都合である。そこで、この場合には、該タッチパネル２３０に表示されるメニュー画面上のメッセージ表示欄に、管理センターへ送信するデータの確認が必要である旨のメッセージを表示すると共に、その確認用画面を呼び出すためのＧＵＩボタンを表示し、そのＧＵＩボタンが押下された場合にその確認用画面をタッチパネル２３０に表示するようにすればよい。

また、定期報告タイミングにおけるユーザの確認は、必ずしも複合機２２自体のタッチパネル２３０で行う必要はなく、例えば制御部２１０が確認用画面へのリンク情報をイントラネット２４上の顧客側管理者のコンピュータに送り、該顧客側管理者がそのリンク情報を用いてそのコンピュータ上に確認用画面を呼び出して確認操作やチェック入力を行うようにしてもよい。

さて、確認用画面３００を表示した後、制御部２１０は不具合チェック欄３２０の各チェック項目に対するユーザのチェック入力を受け付ける（Ｓ２０）。ユーザが送信ボタン３４０を押下するまで、このチェック入力の受付を行う（Ｓ２２）。

ユーザは、このような確認用画面３００において、送信データ確認欄３１０で送信されるデータを確認し、不具合チェック欄３２０にて該当するチェック項目をチェック（すなわち選択）し、必要に応じてコメント記入欄３３０にコメントを入力する。そして、送信されるデータに問題がないと判断し、該当するチェック項目をすべてチェックし終わり、コメントの入力（必要な場合のみ）も終わった場合、ユーザは送信ボタン３４０を押下する。すると、制御部２１０は、送信データ確認欄３１０に表示された自動検出情報と、不具合チェック欄３２０でチェックされた（すなわち選択状態とされた）チェック項目の情報（例えばチェックされたチェック項目の識別コードのリスト）と、コメント記入欄３３０に入力されたコメント（もしあれば）とを、当該複合機２２の識別情報やその時点の日時の情報と共に管理センター１０の管理サーバ１２へと送信する（Ｓ２４）。この送信の際、送信するデータを暗号化したり、送信するデータに対して複合機２２またはユーザの電子署名を施したりしてもよい。ここで複合機２２の電子署名を施す場合、管理センター１０に送信するデータに対して複合機２２が有する複合機２２自身の秘密鍵に基づいて複合機２２の電子署名を作成し、作成した電子書名を管理センター１０に送信するデータに付加する。またユーザの電子署名を施す場合、管理センター１０に送信するデータに対して、ユーザ（例えば複合機２２の管理者）の秘密鍵（複合機２２に格納しておいてもよいし、複合機２２に装着して読み取らせることが可能な可搬型の記録媒体に記録しておいてもよい。）に基づいてユーザの電子署名を作成し、作成した電子署名を管理センター１０に送信するデータに付加する。ユーザの電子署名を作成する場合、管理センター１０に送信するデータ全体に対して署名しても良いし、ユーザがそのデータに含まれる各チェック項目に対して行ったチェック（すなわちその項目が選択状態にあるかどうかを表すデータ）に対して、選択項目ごとに、または複数の項目を一括して、電子署名を作成して付加することも考えられる。

なお、制御部２１０は、このようにして管理センター１０に対し自動検出情報やチェックリストに対するチェック結果の情報等を送信した際、送信したデータの内容をログとして記憶装置２２０に保存できるようにすることもできる。また保存したログをユーザが閲覧できるようにすることもできる。またこの閲覧画面に、ログ中の送信データの再送信を指示するＧＵＩボタンを含めれば、ユーザが前に送ったトラブルの報告に対し管理センター１０側の対応が遅いと感じた場合、その再送信ボタンの押下によりその送信データを再送信して管理センター１０に催促を行うことができる。

このように、本実施形態の複合機２２は、想定される不具合のチェック項目を示したチェックリストを複合機２２のユーザに提示し、それに対するユーザの回答を管理サーバ１２に送信するので、ユーザが主観的に感じている不具合の情報を管理センター１０側で把握することができる。

また本実施形態では、ユーザに提示するチェックリストに示すチェック項目を、エラー登録バッファ２２４に蓄積されたエラーログや、部品状態情報記憶部２２６に記憶されている各部品の状態に基づき絞り込む。したがって、チェックリストに載せる項目を不具合発生のおそれがある程度あるチェック項目のみに限定できるので、想定されるすべての不具合のチェック項目をリストとして提示する場合よりも、ユーザのチェック作業の負担を大幅に低減することができる。なお、このようなチェック項目の絞込をしない場合でも、ユーザが主観的に感じている不具合の情報を管理サーバ１２で自動的に把握できるという効果を得ることはできる。

また本実施形態では、チェックリストに対するユーザのチェック入力の結果を、エラー履歴の情報や各部品の状態の情報といった、不具合に関連する客観的に検出した情報と共に管理サーバ１２に送信するので、管理サーバ１２では、チェック入力結果の情報と客観的な情報とを対応づけてデータ収集できる。また管理サーバ１２の分析プログラム或いは管理センター１０の職員がそれら両種類の情報をつき合わせて分析することで、より高度な分析を行うことができる。

以上に説明した実施の形態はあくまで一例であり、本発明の範囲内で様々な変形が可能である。

例えば、以上の実施形態では、エラー登録バッファ２２４には、制御部２１０が検知した各部のエラーの情報が登録されたが、これに加え、ユーザが感じた不具合の情報をエラー登録バッファ２２４に登録できるようにすることもできる。これには、複合機２２のタッチパネル２３０のメニュー画面に不具合登録指示のＧＵＩボタンを表示し、このＧＵＩボタンがユーザに押下された場合、想定される不具合のチェックリストをタッチパネル２３０に表示し、ユーザからの選択を受け付ける。ユーザは、複合機２２の不具合を感じた場合に、このＧＵＩボタンを押してチェックリストを呼び出し、その不具合を選択すればよい。そしてこのチェックリスト中でユーザが選択した不具合の情報（不具合の識別コードなど）を、エラー登録バッファ２２４に蓄積する。エラー登録バッファ２２４に蓄積された不具合の情報は、自動検知したエラーの情報とともに、例えば定期的に、管理センター１０宛てに送信される。

また、ユーザによっては、図３で示した不具合警戒条件より早く、該当するチェック項目を不具合と感じる場合が生じることも考えられる。このような場合を考慮するならば、部品状態が不具合警戒条件に示されるしきい値よりも良好な段階で、ユーザがチェックリストで該部品に関する不具合の存在を指摘した場合、当該チェックリストに対応する不具合警戒条件のしきい値を、その指摘の時点での該部品の状態（これはその時点での部品状態情報記憶部２２４から取得できる）に変更するようにしてもよい。例えば印刷のかすれについての不具合警戒条件をトナー残量３０％としていたが、ユーザがそれより早い段階で印刷のかすれのチェック項目をチェックした場合、チェック項目をユーザが選択した時点でのトナー残量を検出し、不具合警戒条件のしきい値をそのとき検出したトナー残量の値に変更してもよい。また、ライフタイム（想定部品寿命）の長い部品に対して不具合の対応を行なったにもかかわらず、その後時間がそれほど経たない間に再度ユーザから不具合が登録された場合、他の重大な問題が発生している可能性がある。このような場合、重大なトラブルが発生していれば、エラー登録バッファには多数のエラー情報が蓄積される可能性がある。このような場合には、エラー登録バッファの枯渇を避けるためや、生じている可能性のある重大なトラブルに迅速に対応するためにも、すぐに管理センターに情報を送信しても良い。また、バッファに蓄積できないようなトラブルや記憶装置の不具合（例えばハードディスクドライブの異音など）をユーザが検知しチェックリストに対してチェックした場合も、ユーザのチェック操作後すぐに管理センターに送信しても良い。

また、上記の例では、不具合についてのチェックリストを表示し、ユーザの確認を求めたが、これに加え、課金に関する各情報項目（例えば印刷枚数や有料サービスの使用回数や使用額など）についてのチェックボックスを有したチェックリストも画面表示し、ユーザが課金に関する各情報項目についてそれぞれ確認の旨を入力できるようにすることもできる（この逆に課金の情報項目のうちの疑問のあるものにチェックを入力するような方式も可能である）。

また、インターネットやイントラネット等のネットワーク関連や、ファクシミリ関連のエラーがエラー登録バッファ２２４に記憶されている場合に、「ネットワーク情報を含む詳細なエラー解析結果を送信する」というチェック項目を確認用画面３００に表示し、ユーザがこのチェック項目を選択したときには、そのエラーに関連するネットワークアドレス等の詳細情報を管理センター１０に送信する構成とすることもできる。この場合、管理センター１０は、その詳細情報をもとにエラーの原因等を詳細に分析することができる。なお、そのチェック項目が選択されなかった場合は、そのエラーに関しては単にネットワーク関連のトラブルが発生した旨の情報のみを管理センター１０側に送信し、詳細な情報は送信しない。これにより、顧客側の通信に関する情報が顧客の承諾を得ずに管理センター１０側に流れてしまうことを防ぐことができる。加えて、ユーザがチェックした項目にユーザの電子署名を付加する構成の場合は、ユーザがどの項目に対して確認を行ったのかの検証が可能になる。

実施形態のシステムの構成を示す図である。 エラーとそれに対応する不具合のチェック項目を示すチェック項目採用条件情報の内容を例示した図である。 部品の状態とそれに対応する不具合のチェック項目を示すチェック項目採用条件情報の内容を例示した図である。 複合機が管理センターに対して情報を送信する際の処理手順を示すフローチャートである。 センター登録データの確認画面の表示例を示す図である。

符号の説明

１０ 管理センター、１２ 管理サーバ、２０ 顧客ドメイン、２２ 複合機、２４ イントラネット、３０ インターネット、１２０ 保守管理ＤＢ、２００ 制御機構、２１０ 制御部、２２０ 記憶装置、２２２ エラー登録バッファ、２２４ 部品状態情報記憶部、２２６ チェック項目記憶部、２３０ タッチパネル。

Claims (10)

1. １以上の機器と、該機器からネットワークを介して取得した情報を管理する管理装置と、を備える機器情報管理システムであって、
   前記各機器は、
   該機器についての１以上の不具合チェック項目を含んだチェックリストをユーザに提供するチェックリスト提供手段と、
   ユーザから前記チェックリストの各不具合チェック項目に対するチェックの入力を受け付け、チェックされた不具合チェック項目の情報を前記管理装置へと送信する不具合報告手段と、
   を備え、
   前記管理装置は、
   前記各機器から取得した情報を管理するデータベースと、
   前記機器の前記不具合報告手段から受信した前記チェックされた不具合チェック項目の情報を、該機器に関する情報として前記データベースに登録する登録手段と、
   を備える、
   ことを特徴とする機器情報管理システム。
2. 前記各機器は、
   該機器で発生したエラーを記憶するエラー記憶手段と、
   エラーと不具合チェック項目との対応関係の情報を記憶する対応関係記憶手段と、
   を更に備え、
   前記チェックリスト提供手段は、前記エラー記憶手段に記憶されたエラーに対応する不具合チェック項目を前記対応関係記憶手段の情報に基づき求め、求めた不具合チェック項目からなるチェックリストをユーザに提供する、
   ことを特徴とする請求項１記載の機器情報管理システム。
3. 前記不具合報告手段は、前記チェックリストにおいてチェックされた不具合チェック項目の情報を、前記エラー記憶手段に記憶されたエラーの情報と対応づけて前記管理装置へと送信する、ことを特徴とする請求項２に記載の機器情報管理システム。
4. 前記各機器は、
   該機器を構成する部品の状態の情報を管理する部品状態管理手段と、
   前記部品に関する不具合チェック項目と、該不具合チェック項目に該当すると判定するための前記部品の前記状態値の条件である不具合警戒条件と、を記憶した対応関係記憶手段と、
   を更に備え、
   前記チェックリスト提供手段は、前記部品状態管理手段が管理する各部品の状態の情報を調べ、該各部品の中に当該部品についての前記不具合警戒条件を満足する状態のものがあった場合に、該不具合警戒条件に対応した不具合チェック項目を前記チェックリストに組み込む、
   ことを特徴とする請求項１記載の機器情報管理システム。
5. 前記不具合報告手段は、前記チェックリストにおいてチェックされた不具合チェック項目の情報を、前記部品状態管理手段が管理する各部品の状態の情報と対応づけて前記管理装置へと送信する、ことを特徴とする請求項４に記載の機器情報管理システム。
6. 前記不具合報告手段は、前記チェックリストに対応づけてコメント入力手段をユーザに提供し、該コメント入力手段に対しユーザから入力されたコメント文を、前記チェックされた不具合チェック項目の情報と共に前記管理装置に送信する、
   ことを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の機器情報管理システム。
7. 前記不具合報告手段は、前記チェックされた不具合チェック項目の情報を前記管理装置に送信するに際し、該情報に対し該機器又は該機器を操作するユーザの電子署名を付してから前記管理装置へと送信し、
   前記登録手段は、前記機器の前記不具合報告手段から受信した前記情報に付された電子署名を検証し、この検証により前記受信した情報が正当なものであると判定した場合に、該情報を前記データベースに登録する、
   ことを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の機器情報管理システム。
8. 自機に関する１以上の不具合チェック項目についてのチェックリストをユーザに提供するチェックリスト提供手段と、
   ユーザから前記チェックリストの各不具合チェック項目に対するチェックの入力を受け付け、チェックされた不具合チェック項目の情報を、ネットワークを介して所定の管理装置宛に送信する不具合報告手段と、
   を備える機器。
9. １以上の機器と、該機器からネットワークを介して取得した情報を管理する管理装置と、を備える機器情報管理システムにおける機器情報の管理方法であって、
   前記各機器は、
   該機器についての１以上の不具合チェック項目を含んだチェックリストをユーザに提供し、
   ユーザから前記チェックリストの各不具合チェック項目に対するチェックの入力を受け付け、チェックされた不具合チェック項目の情報を前記管理装置へと送信し、
   前記管理装置は、
   前記機器から受信した前記チェックされた不具合チェック項目の情報を、該機器に関する情報として所定のデータベースに登録する、
   ことを特徴とする機器情報管理方法。
10. 前記機器は、前記チェックされた不具合チェック項目の情報を前記管理装置へと送信するに際し、該情報に対し該機器又は該機器を操作するユーザの電子署名を付してから前記管理装置へと送信し、
    前記管理装置は、前記機器の前記不具合報告手段から受信した前記情報に付された電子署名を検証し、この検証により前記受信した情報が正当なものであると判定した場合に、該情報を前記データベースに登録する、
    ことを特徴とする請求項９に記載の機器情報管理方法。

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