DE10138224A1

DE10138224A1 - Informationstechnische Einrichtung mit einer Einrichtung zur Speicherung von Personendaten

Info

Publication number: DE10138224A1
Application number: DE10138224A
Authority: DE
Inventors: Franziska Bock; Stephan Mentz
Original assignee: Siemens AG
Current assignee: Siemens AG
Priority date: 2001-08-03
Filing date: 2001-08-03
Publication date: 2003-02-20
Also published as: WO2003015381A2; WO2003015381A3

Abstract

Die Erfindung ermöglicht es dem Benutzer einer informationstechnischen Einrichtung, sich während einer bestehenden Kommunikationsverbindung auf die mit dem Gesprächspartner noch zu klärenen Punkte bzw. durchzuführenden Aufgaben aufmerksam machen zu lassen. Mit dem entsprechenden Telefonbucheintrag einer Person verknüpfte Aufgaben werden während des Gesprächs mit dem betreffenden Teilnehmer bei abgehenden oder ankommenden Rufen angezeigt.

Description

Informationstechnische Einrichtungen wie zum Beispiel Mobiltelefone, Schnurlos-Telefone oder andere Endgeräte für schnurlose Telefonanlagen, Personal Computer, Notebooks oder sogenannte Personal Digital Assistants (PDAs) und ähnliche Einrichtungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit bei privaten und professionellen Anwendern. Typisch für diese Geräte oder Einrichtungen ist, dass in ihren Speichereinrichtungen sogenannte Telefonbücher, also Datenbanken oder Dateien gespeichert sind, die unterschiedliche Daten einzelner Personen, regelmäßig z. B. Telefonnummern, e-mail-Adressen, etc. enthalten und bzw. oder Aufgabenlisten bzw. Aufgabendatenbanken, oft als TO-DO-List, "Agenda", etc. bezeichnet, deren Datensätze auf noch zu erledigende Aufgaben, Ereignisse, etc. hinweisen oder den Benutzer an diese erinnern sollen.
Viele der gespeicherten Aufgaben oder Ereignisse haben mit Personen zu tun, die zu ihrer Erledigung oder Berücksichtigung angerufen werden müssen, oder denen in diesem Zusammenhang eine Nachricht (Fax oder e-mail) gesandt werden muss. Die Nützlichkeit der genannten informationstechnischen Einrichtungen beruht in diesem Zusammenhang vor allem auch darauf, dass sie neben der Speicherfunktionalität auch die Funktionalität von Kommunikationsendgeräten aufweisen, also selbst Kommunikationsendgeräte sind oder mit diesen in einer Weise zusammenarbeiten, dass sie quasi selbst zum "virtuellen Kommunikationsendgerät werden (z. B. Notebook mit angeschlossenem Mobiltelefon oder Zugang zum Internet).
Die sogenannten Telefonbücher liefern dabei normalerweise die benötigten Teilnehmernummern oder e-mail-Adressen, so dass ein Modem oder eine ähnliche Einrichtung zum Aufbau oder zur Entgegennahme von Kommunikationsverbindungen sehr komfortabel Kommunikationsverbindungen zu Personen herstellen kann, deren Einträge in dem Telefonbuch gespeichert sind. Ist eine Verbindung hergestellt, kann der Benutzer, unterstützt durch die Aufgabenliste versuchen, diejenigen Aufgaben "abzuarbeiten" von denen er weiß oder durch eine Suche in der Aufgabenliste erfährt, dass der gerade mit ihm verbundene Teilnehmer zur Erledigung dieser Aufgabe benötigt wird.
Diese Vorgehensweise ist recht umständlich und führt regelmäßig dazu, dass Aufgaben die eigentlich erledigt werden könnten, während eines Anrufs übersehen oder vergessen werden. Wird man z. B. von einer Person angerufen, die zur Erledigung einer Aufgabe beitragen soll oder kann, denkt der Benutzer häufig nicht rechtzeitig an diese Aufgabe und sie wird folglich nicht während des Gesprächs angesprochen und damit nicht erledigt.
Der vorliegenden Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, diese Situation zu verbessern. Diese Aufgabe wird durch eine informationstechnische Einrichtung gemäß Anspruch 1 gelöst.
Die Erfindung ermöglicht es dem Benutzer einer erfindungsgemäßen informationstechnischen Einrichtung, sich während einer bestehenden Kommunikationsverbindung auf die mit dem Gesprächspartner noch zu klärenden Punkte bzw. durchzuführenden Aufgaben aufmerksam machen zu lassen. Mit dem entsprechenden Telefonbucheintrag einer Person verknüpfte Aufgaben werden während des Gesprächs mit dem betreffenden Teilnehmer bei abgehenden oder ankommenden Rufen angezeigt.
Dies wird durch eine direkte Verknüpfung (Relation) von Personendaten und Aufgaben erreicht. Durch diese Maßnahme wird es ermöglicht, dass zu jeder Person jederzeit alle Aufgaben abrufbar sind, mit deren Erledigung diese Person in irgendeiner Weise zu tun hat, und bzw. oder dass auch zu jeder Aufgabe jederzeit alle Personen abrufbar sind, die mit der Erledigung dieser Aufgabe zu tun haben. Mit einem Teilnehmereintrag verknüpfte Aufgaben oder Ereignisse werden während eines Gesprächs oder einer bestehenden Kommunikationsverbindung angezeigt, und zwar - ggf. sofern vom Benutzer gewünscht - sowohl sobald von der informationstechnischen Einrichtung aus eine Verbindung aufgebaut wird als auch dann, wenn eine Person, zu der entsprechende Daten gespeichert sind, den Benutzer der Einrichtung anruft.
Zusätzlich macht die Erfindung das automatische Abarbeiten einer aufgabenbezogenen Rufliste möglich.
Im folgenden wir die Erfindung anhand bevorzugter Ausführungsbeispiele und mit Hilfe der Figuren näher beschrieben.
Dabei zeigt (in schematischer Weise)
Fig. 1 eine Grundform der erfindungsgemäßen informationstechnischen Einrichtung,
Figur2 Weiterentwicklungen der erfindungsgemäßen informationstechnischen Einrichtung,
Fig. 3 ein Beispiel für die erfindungsgemäße Verknüpfung von Personendaten mit Aufgabendaten
Fig. 4 einen Ablauf einer erfindungsgemäßen automatischen Abarbeitung einer aufgabenbezogenen Rufliste.
In ihrer Grundform umfasst eine erfindungsgemäße Einrichtung, wie in Fig. 1 dargestellt, eine Einrichtung (DSD) zur Speicherung von Personendaten, von Aufgaben und zur Speicherung von Verknüpfungen (Relationen) zwischen Personendaten und Aufgaben. An einem einfachen Beispiel zeigt Fig. 3 eine typische derartige Verknüpfung, bei der mit einer Menge von N Aufgaben M Personen verknüpft sein können (N : M-Relation). Solche Situationen sind für alltägliche Anwendungen typisch, etwa bei der Koordinierung eines Besprechungstermins, an dem M Personen teilnehmen sollen, so dass der Zeitpunkt der Besprechung mit allen Teilnehmern vorher abzusprechen ist.
In anderen Situationen hat der Benutzer eine Reihe von Geschäftspartnern, die in unterschiedliche Projekte, zum Teil gemeinsam, eingebunden sind. In Fig. 3 bezeichnen die Symbole T1, . . ., T4 vier zu erledigende Aufgaben oder zu berücksichtigende Ereignisse (Geburtstage, Reisen, etc.) und die Symbole P1, . . ., P5 fünf Personen. Die einzelnen in Fig. 3 dargestellten Zylindersegmente bezeichnen Datensätze, in denen die Informationen zu den jeweiligen Aufgaben oder Personen gespeichert sind.
Die Pfeile deuten zwischen diesen Aufgaben und Personen bestehenden Verknüpfungen (Relationen) an, die datentechnisch über dem Fachmann sehr gut bekannte Datenstrukturen realisiert und gespeichert werden können. Je nach Umfang und Komplexität der Relationenstruktur eignen sich hierzu beispielsweise relationale Datenbanken oder auch einfache Dateistrukturen, in denen für jede Aufgabe und die damit zusammenhängenden Personen bzw. für jede Person und die damit zusammenhängenden Aufgaben ein Datensatz gespeichert ist.
Wie in Fig. 1 dargestellt verfügt die erfindungsgemäße informationstechnische Einrichtung auch über eine Einrichtung (CD) zum Aufbau und bzw. oder zur Entgegennahme einer Kommunikationsverbindung mit einem Kommunikationsteilnehmer. Je nach verwendeter Art der Kommunikation wird hierzu üblicherweise ein Modem oder eine Netzadapterkarte verwendet. Es kann sich hier aber auch um ein Mobiltelefon handeln, dass über eine Kabelverbindung mit einem Notebook oder über eine Tnfra- Rot-Verbindung mit einem PDA verbunden ist.
Ferner ist eine Einrichtung (RD) zum Abruf (Ret) und zur Anzeige von Aufgaben vorgesehen, die über eine gespeicherte Relation mit der Person des Kommunikationsteilnehmers in Zusammenhang stehen. Diese Einrichtung umfasst zunächst einmal eine Anzeigevorrichtung (Display), daneben aber auch noch eine Software, die so programmiert ist, dass - automatisch oder auf Wunsch bzw. Befehl des Benutzers - bei Beginn oder während einer Kommunikationsverbindung einige oder sämtliche Aufgaben aus der Speichereinrichtung abruft und zur Anzeige bringt, die über eine gespeicherte Relation mit der Person des Kommunikationsteilnehmers in Zusammenhang stehen.
Die Anzeige dieser Aufgaben kann z. B. in Form einer Liste geschehen, aus der der Benutzer nacheinander einzelne Aufgaben auswählen und sich so den Inhalt der dazu gespeicherten Information auf dem Display ansehen kann. Durch diese Maßnahme der vorliegenden Erfindung hat der Benutzer stets die Möglichkeit, sich einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben bzw. Ereignisse zu verschaffen, die mit einer Person verknüpft sind, und dies insbesondere sobald eine Kommunikationsverbindung zu dieser Person hergestellt wird oder werden soll bzw. während diese besteht.
Ruft z. B. die Person P2 aus Fig. 3 an, dann besteht die Möglichkeit, dem Benutzer automatisch oder auf einen entsprechenden Befehl hin die Aufgaben T1 und T2 anzuzeigen und ihn so darauf hinzuweisen, dass das nun laufende Gespräch mit Person P2 dazu genutzt werden kann, alle diejenigen Themen mit Person P2 zu besprechen, die zur Erledigung der Aufgaben T1 und bzw. oder T2 besprochen werden müssen.
Will der Benutzer auf seinem Notebook eine E-Mail an die Person PS verfassen, die die Erledigung der Aufgabe T3 betrifft, erinnert ihn die erfindungsgemäße Einrichtung daran, dass er bei dieser Gelegenheit auch die Möglichkeit hat, die Person PS auf Fragen der Aufgaben T2 oder T4 "anzusprechen". Will, andererseits, der Benutzer die Aufgabe T4 erledigen und dazu eine e-mail an Person P4 senden, erinnert ihn die erfindungsgemäße informationstechnische Einrichtung daran, dass zunächst Person PS in einem Telefonat um ihre Meinung hierzu zu fragen ist. Das notwendige Gespräch kann folglich sehr komfortabel mit Hilfe der Einrichtung (CD) aufgebaut werden. Nach Beendigung des Gesprächs mit Person PS kann deren Verknüpfung mit T4 als "erledigt" gekennzeichnet werden und die e-mail an Person P4 abgesandt werden.
Eine vorteilhafte Weiterbildung der erfindungsgemäßen Vorrichtung sieht die Möglichkeit Vor, mit gespeicherten Aufgaben auch zeitliche Informationen zu verbinden und umfasst eine Einrichtung (TSD) zur automatischen Überwachung solcher Zeitbedingungen.
So kann z. B. mit der Aufgabe "An ausstehende Zahlung erinnern" die Zeitbedingung "nicht vor <Datum>" verbunden werden. Ab Erreichen des Kalenderdatums <Datum>, z. B. 12.01.2002, wird der Benutzer der erfindungsgemäßen Einrichtung dann bei jedem Gespräch (ggf. auch nur, wenn er dies wünscht) mit der Person oder bei jedem Verfassen eines E-Mail-Entwurfs an die Person, die mit der Aufgabe verknüpft ist, daran erinnert, dass diese "Aufgabe" noch nicht als erledigt markiert wurde, d. h. dass der Zahlungseingang noch nicht verbucht werden konnte.
Eine solche Einrichtung (TSD) wird am einfachsten durch einen Prozessor und ein darauf laufendes Programm (Software) realisiert. Dieses Programm fragt regelmäßig das Kalenderdatum oder ggf. sogar die Uhrzeit ab, durchsucht die Datenbasis der Aufgaben nach entsprechenden Zeitbedingungen und prüft, ob diese zwischenzeitlich erfüllt sind, oder nicht. Im positiven Fall wird die Aufgabe entsprechend markiert. Beim Aufbau oder bei der Entgegennahme einer Kommunikationsverbindung mit einer Person, die mit einer solchen Aufgabe verknüpft ist, wird eine Meldung an den Benutzer ausgegeben, d. h. im einfachsten Fall wird die Aufgabe auf dem Display dargestellt.
Die Einrichtung (TSD) zur Überwachung von Zeitbedingungen kann auch dazu genutzt werden, dass nur Aufgaben angezeigt werden, die bestimmte Zeitbedingungen erfüllen. So kann der Benutzer die erfindungsgemäße Einrichtung z. B. mit Hilfe einer geeigneten Software so einstellen, dass ihm nur Aufgaben angezeigt werden, die innerhalb eines von ihm gewählten Zeitraums zu erledigen sind.
Gemäß einer anderen vorteilhaften Weiterbildung der Erfindung ist die Möglichkeit vorgesehen, dass der mit gespeicherten Aufgaben auch Priorisierungsinformationen verbunden werden können. Bei dieser Ausgestaltung der erfindungsgemäßen informationstechnischen Einrichtung ist eine Steuereinheit (PD) vorgesehen, mit deren Hilfe eine Sequenz von priorisierten Aufgaben nacheinander dadurch abgearbeitet wird, dass nacheinander Kommunikationsverbindungen zu Kommunikationsteilnehmern aufgebaut werden, deren Personen über gespeicherte Relationen mit Aufgaben der Sequenz in Zusammenhang stehen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, im Falle einer bestehenden Kommunikationsverbindung dem Benutzer die Aufgaben, die mit der Person des Teilnehmers verknüpft sind, in der Reihenfolge ihrer Priorisierung anzuzeigen.
Ferner ist es vorteilhaft, dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, nach Beendigung einer Kommunikationsverbindung die erledigten Aufgaben als erledigt zu kennzeichnen, damit diese z. B. gelöscht oder archiviert werden können. Diese Maßnahme lässt sich mit einer üblichen Editiersoftware leicht realisieren.
Dem Leser dieser Beschreibung wird anhand der hier dargelegten Ausführungen klar, dass die vorliegende Erfindung keineswegs nur in Form eines einzigen Gerätes zu realisieren ist, sondern dass es durchaus möglich und in gewissen Situationen vorteilhaft ist, wenn die erfindungsgemäße informationstechnische Einrichtung aus mindestens zwei Geräten besteht, wobei beide Geräte über eine Koordinierungseinrichtung (KoE) derart zusammenarbeiten, dass Personendaten, die auf einem ersten Gerät gespeichert sind über eine Relation mit Aufgaben, die auf einem zweiten Gerät gespeichert sind, in Zusammenhang stehen können und über eine Datenkommunikationseinrichtung (DKE) in Verbindung stehen, die die Zusammenarbeit der Geräte über die Koordinierungseinrichtung (KoE) ermöglicht.
Auf diese Weise wird es möglich, dass an sich getrennte Geräte wie z. B. ein Mobiltelefon oder ein PDA sehr "intelligent" zusammenarbeiten und den Benutzer dieser Geräte bei der Erledigung seiner Aufgaben in optimaler Weise unterstützen. Üblicherweise sind auf einem Mobiltelefon hauptsächlich Kommunikationsdaten gespeichert, also Telefonnummern und manchmal auch andere Kommunikationsdaten, wie z. B. e-mail-Adressen, zu Personen, mit denen der Benutzer häufig Gespräche führt oder an die er e-Mails versendet, oder mit denen er künftig Gespräche zu führen oder an die er e-mails zu versenden erwartet.
Auf einem PDA sind dagegen typischerweise hauptsächlich Aufgaben, z. B. in Form einer Menge von sogenannten "Merkzetteln" oder in ähnlicher Form gespeichert. Vielleicht sind in den Texten (Beschreibungen) dieser Aufgaben sogar die Namen von Personen genannt, die mit der Erledigung solcher Aufgaben in Zusammenhang stehen; es ist aber nach dem Stand der Technik nicht möglich, diese Aufgaben so (relational) mit Personen zu verknüpfen, dass diese Aufgaben automatisch ins Spiel gebracht werden, sobald eine Kommunikationsverbindung mit einer betreffenden Person existiert oder entsteht. Dies ermöglicht aber gerade die Erfindung. Die dazu nötigen Relationen können auf dem PDA oder auf dem Mobiltelefon oder sogar auf beiden Geräten gespeichert werden.
Es ist sogar möglich, dass sowohl auf dem PDA als auch auf dem Mobiltelefon Personendaten als auch Aufgaben und bzw. oder Relationen zwischen diesen gespeichert werden. Die Koordinierungseinrichtung (KoE) ist dann so eingerichtet, dass die Personendaten aus den "Telefonbüchern" beider Geräte logisch zu einer einzigen Personendatenbank zusammengefasst werden, dass die Aufgabendaten beider Geräte logisch zu einer einheitlichen Aufgabendatenbank zusammengefasst werden oder dass sich eine Abfrage in diesen Daten jedenfalls so auswirkt, als ob es sich um entsprechende einheitliche Datensammlungen handeln würde, und bzw. oder dass die Relationen, die möglicherweise in beiden Geräten gespeichert sein können, so ausgewertet werden, als ob es sich um eine einzige Datenbank handeln würde.
Dazu ist es lediglich erforderlich, dass auf beiden oder allen koordinierten Geräten die Datensätze in einheitlicher Weise gekennzeichnet und verwaltet werden, und das eine Software der Koordinierungseinrichtung, die auf einem Prozessor eines beliebigen Gerätes laufen kann, diese einheitliche Kennzeichnung so auswertet, dass das gewünschte Ergebnis erzielt wird.
Der Benutzer derart koordinierter Geräte hat den Vorteil, dass er Personen, die auf irgendeinem seiner Geräte gespeichert sind, mit Aufgaben auf irgend einem der Geräte verknüpfen kann und als Folge an jede Aufgabe erinnert werden kann, die mit einer dieser Personen in Zusammenhang steht, sobald er eine Kommunikationsverbindung zu einer solchen Person aufbaut.
Fig. 4 zeigt in schematischer Weise den Ablauf einer erfindungsgemäßen automatischen Abarbeitung einer aufgabenbezogenen Rufliste. Dabei wird zu Beginn des Ablaufs oder nach Erledigung (Tc) einer Aufgabe eine (weitere) Aufgabe, z. B. nach einer Priorisierung, ausgewählt (SnT) und es wird eine Kommunikationsverbindung mit einer mit dieser Aufgabe verknüpften Person hergestellt (CnP). Ist diese Person erreichbar (av), dann wird die Aufgabe auf dem Display dargestellt. Ist sie nicht erreichbar, wird die nächste Person angerufen (CnP), die mit dieser Aufgabe verknüpft ist.
Diese Ausgestaltung der Erfindung unterstützt den Benutzer besonders wirkungsvoll bei der Erledigung seiner Aufgaben, weil er nur noch bis zum Aufbau der nächsten Kommunikationsverbindung warten muss, um dann die zu erledigende Aufgabe, die ihm im Display angezeigt wird, zum Inhalt des Gesprächs zu machen.

Claims

1. Informationstechnische Einrichtung mit

a) einer Einrichtung (DSD) zur Speicherung von Personendaten, von Aufgaben und zur Speicherung von Relationen zwischen Personendaten und Aufgaben,

b) einer Einrichtung (CD) zum Aufbau und bzw. oder zur Entgegennahme einer Kommunikationsverbindung mit einem Kommunikationsteilnehmer gekennzeichnet durch

c) eine Einrichtung (RD) zum Abruf (Ret) und zur Anzeige von Aufgaben, die über eine gespeicherte Relation mit der Person des Kommunikationsteilnehmers in Zusammenhang stehen.

2. Informationstechnische Einrichtung nach Anspruch 1, bei der mit gespeicherten Aufgaben auch zeitliche Informationen verbunden werden können und einer Einrichtung (TSD) zur automatischen Überwachung solcher Zeitbedingungen.

3. Informationstechnische Einrichtung nach einem der vorhergehenden Ansprüche, bei der mit gespeicherten Aufgaben auch zeitliche Informationen verbunden werden können und bei der die Einrichtung (RD) zum Abruf und zur Anzeige von Aufgaben derart eingerichtet ist, dass nur Aufgaben angezeigt werden, die bestimmte Zeitbedingungen erfüllen.

4. Informationstechnische Einrichtung nach einem der vorhergehenden Ansprüche, bei der mit gespeicherten Aufgaben auch Priorisierungsinformationen verbunden werden können und bei der eine Steuereinheit (PD) vorgesehen ist, mit deren Hilfe eine Sequenz von priorisierten Aufgaben nacheinander dadurch abgearbeitet wird, dass nacheinander Kommunikationsverbindungen zu Kommunikationsteilnehmern aufgebaut werden, deren Personen über gespeicherte Relationen mit Aufgaben der Sequenz in Zusammenhang stehen.

5. Informationstechnische Einrichtung nach Anspruch 4, bei der der Benutzer nach Beendigung einer Kommunikationsverbindung die Möglichkeit hat, Aufgaben als erledigt zu kennzeichnen.

6. Informationstechnische Einrichtung nach einem der vorhergehenden Ansprüche, die aus mindestens zwei Geräten besteht, wobei beide Geräte

a) über eine Koordinierungseinrichtung (KoE) derart zusammenarbeiten, dass Personendaten, die auf einem ersten Gerät gespeichert sind über eine Relation mit Aufgaben, die auf einem zweiten Gerät gespeichert sind, in Zusammenhang stehen können und

b) über eine Datenkommunikationseinrichtung (DKE) in Verbindung stehen, die die Zusammenarbeit der Geräte über die Koordinierungseinrichtung (KoE) ermöglicht.