CN204557517U - 基于rfid的档案自动管理*** - Google Patents

Abstract

本实用新型提供一种基于RFID的档案自动管理***，包括RFID数据管理***，其中，所述RFID数据管理***包括中心数据库和终端管理器，所述RFID数据管理***实现对档案信息的收集、储存、读写RFID标签；所述终端管理器包括读写器与RFID阅读器；所述RFID标签包括档案标签和库位标签；所述档案标签安装在档案盒或档案文件上；所述库位标签安装在档案储位下方的支撑横梁上。本实用新型将RFID（Radio Frequency Identification无线射频识别）技术应用于档案管理，实现档案管理的数字化、自动化、智能化，同时，还能够实现对档案管理技术的升级与改造，将RFID技术应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的效率，同时还有助于提高档案管理的安全性。

Description

基于RFID的档案自动管理***

技术领域

本实用新型涉及档案信息管理***，更具体地，涉及一种基于RFID（无线射频识别）的档案自动管理***。

背景技术

近年来，随着档案事业规模的扩大，档案数量逐日增多，档案种类日趋多样化，档案的信息量迅速膨胀。而传统的档案管理方式对于日趋复杂的档案***存在着档案数量冗余、档案查询盘点困难、档案处理时间长等现象，导致效率低下。

首先，档案编目的流程繁琐，档案整理时间冗长。在传统的方式下，档案入馆后先需进行分类、排序、装订，然后人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量人力劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放，得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性的劳动，手工处理方式使得整个流程繁琐低效。

其次，档案存放的次序容易被打乱。虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。

第三，档案查阅耗时冗长。随着档案规模与种类日益庞大，要查找某一类型的档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。

第四，档案的盘点操作不科学。由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果拆开每个档案盒进行盘点，将是一项十分庞大的工程。

第五，失效档案的管理滞后。有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常销毁过期的档案以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准确，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。

RFID（Radio Frequency Identification无线射频识别）技术是一种非接触的自动识别技术，是目前发展最为迅速、潜力最大的新兴技术之一。它是一项利用射频信号通过空间耦合（交变磁场或电磁场）实现无接触信息传递并通过所传递的信息达到识别目的的技术。RFID射频识别通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无需人工干预，可工作于各种恶劣环境。

一个典型的RFID***由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是其明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。专利申请号为201010609490的发明专利申请“一种基于RFID的档案信息资源管理方法”中介绍了将RFID技术用于档案信息管理的一种方法，但是仍然有如下缺陷，例如扫描速度慢，标签使用寿命较短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方便携带等。

实用新型内容

本实用新型针对传统的档案管理方式效率低下的问题，采用基于RFID的数据管理***，有效地解决扫描速度慢，标签使用寿命较短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方便携带等问题。

本实用新型提供一种基于RFID的档案自动管理***，包括RFID数据管理***和档案管理信息***，所述RFID数据管理***与所述档案管理信息***通过***接口实现***间的对接，其中，所述RFID数据管理***包括中心数据库和终端管理器，所述RFID数据管理***实现对档案信息的收集、储存、读写RFID标签；所述档案管理信息***包括储位管理子***、查询管理子***、销毁管理子***和安全管理子***，所述档案管理信息***实现对所述档案信息的应用管理；其特征在于，所述终端管理器包括读写器与RFID阅读器；所述RFID标签包括档案标签和库位标签；所述档案标签安装在档案盒或档案文件上；所述库位标签安装在档案储位下方的支撑横梁上；所述储位管理子***包括储位自动识别模块和档案自动识别模块；所述安全管理子***包括监控模块和警报模块。

优选的是，所述中心数据库作为所述档案自动管理***的数据存取中心。

优选的是，所述终端管理器作为所述档案自动管理***的信息输入输出终端。

优选的是，所述储位管理子***负责将所述档案自动识别模块储存的档案盒编号和所述储位自动识别模块储存的储位编号自动匹配。

优选的是，所述读写器负责将所述中心数据库中的信息写入所述RFID标签或是将所述RFID标签中的信息导入所述中心数据库。

优选的是，所述RFID阅读器负责为档案管理员进行现场信息采集与通讯，档案管理员将采集到的数据信息导入所述中心数据库中，进而为所述档案管理信息***其它模块的使用提供数据支持。

优选的是，所述查询管理子***提供档案编目查询、密级查询，并提供出库指令。 

优选的是，所述销毁管理子***存储档案的保管期限。

优选的是，所述RFID标签中的信息存储在所述RFID数据管理***的所述中心数据库中。

优选的是，所述档案标签中存储的信息包括所述档案的类别、名称、编号、入库时间、年份、保持期限、内容摘要、密级、重量、页码中的任一一项或任意组合。

优选的是，所述库位标签中存储的信息包括储位类型信息、储位编号信息、存放的档案编号区间信息、存放的档案编号区间数量信息中的任一一项或任意组合。

优选的是，所有档案库中的档案都处于所述RFID阅读器的读取范围内。

本实用新型的优点在于将RFID（Radio Frequency Identification无线射频识别）技术应用于档案管理，实现档案管理的数字化、自动化、智能化，同时，还能够实现对档案管理技术的升级与改造，将RFID技术应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的效率，同时还有助于提高档案管理的安全性。具有下述优点：

第一，非接触式数据采集。RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。档案管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。

第二，快速扫描，且一次性数据处理量大。RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如某些RFID读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式的效率要提高数倍。

第三，标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量。标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。

第四，安全性高。标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

第五，抗污染性和耐久性强。传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损;RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。

第六，体积小型化、形状多样化。RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外，标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。

第七，可重复使用。现今的条形码印刷上去之后就无法更改， RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。

第八，穿透性和无屏障阅读。在被覆盖的情况下， RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。

第九，标签具有防盗功能。配合门型通道天线可以很好的防止档案丢失，实现对档案非法取走的报警功能。

附图说明

为了使本实用新型便于理解，现在结合附图描述本实用新型的具体实施例。

图1为本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***的一优选实施例的***结构示意图。

图2示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***的一优选实施例的档案入库流程图。 

具体实施方式

下面结合附图和优选的实施方式对本实用新型作进一步详细描述。

图1示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***的一优选实施例的***结构示意图。本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***包括RFID数据管理***和档案管理信息***。

其中，所述RFID数据管理***包括中心数据库和终端管理器。所述中心数据库作为所述档案自动管理***的数据存取中心。所述终端管理器作为所述档案自动管理***的信息输入输出终端。所述终端管理器包括读写器与手持式阅读器，所述读写器负责将所述中心数据库中的信息写入RFID标签或是将RFID标签中的信息导入所述中心数据库；所述手持式阅读器负责为档案管理员进行现场信息采集与通讯，档案管理员将采集到的数据信息导入所述中心数据库中，进而为所述档案管理信息***其它模块的使用提供数据支持。

所述档案管理信息***包括储位管理子***、查询管理子***、销毁管理子***和安全管理子***。其中，所述储位管理子***包括储位自动识别模块和档案自动识别模块，所述安全管理子***包括监控模块和警报模块。

所述储位管理子***负责将所述档案自动识别模块所储存的档案盒编号和所述储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在档案出入库时实现档案储位的定位。此外，所述储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能，实现所述档案储位的可视化、动态化管理。

在某一档案需要被查阅时，所述查询管理子***提供档案编目查询和密级查询，并提供出库指令，所述出库指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得所述档案架上的指示灯亮起，档案管理人员按照所述档案架上的指示灯指示执行出库作业。

在某一档案存入所述档案库之前，在所述销毁管理子***中设定所述存入档案的保管期限。当到达所述存入档案的保管期限时，所述销毁管理子***自动提醒档案管理人员有关失效档案的相关信息，由所述档案管理人员作进一步的处理。所述档案管理人员也可通过所述销毁管理子***查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。

所述安全管理子***负责档案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。当档案盒在非正常情况下离开储位，例如，不经过所述查询管理子***发出出库指令，安装于储位区的阅读器将捕捉到这一异常情况，将该档案信息无线传回所述安全管理子***，所述监控模块将会把上述异常信息即刻发送给所述警报模块，所述警报模块接受到所述异常信息后向计算机控制中心发出警报。

所述RFID数据管理***与所述档案管理信息***通过***接口实现***间的对接。所述RFID数据管理***实现对档案数据的收集、储存、读写RFID标签，所述档案管理信息***实现对档案信息的应用管理。同时，可对不同的***用户设置不同权限，实现对用户安全性的管理。

新的档案存储到所述档案库之前，首先要根据所述新建档案的类别、年份和密级等相关信息对所述新建档案进行编目，并通过所述终端管理器写入所述RFID标签，生成的RFID标签数据被存储到所述中心数据库中，以备***的其他模块调用。图2示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***的一优选实施例的档案入库流程图。

在新档案入库时，所述档案管理信息***的所述储位管理子***发出入馆指令，然后所述储位管理子***读取要入馆的档案盒信息，所述储位自动识别模块与所述档案自动识别模块对档案盒信息进行匹配，匹配后由所述储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，档案管理员发出入馆确认信息，所述确认信息通过所述计算机总线传递至该档案架，该档案架的储位指示灯亮起，管理人员将档案盒放至指示灯所指示的储位，然后按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，所述确认信息被反馈给所述储位管理子***，入馆过程结束。当全部档案入库完毕之后，在所述查询管理子***中能够对已入库的档案信息进行查询，实现对档案的可视化、动态化管理。

档案的盘点工作如下：由所述档案管理信息***的所述查询管理子***发出盘点指令，所述RFID阅读器完成对档案相关信息以及相应的储位信息的收集并自动返回所收集的信息，与所述中心数据库中的数据进行核对。对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，进行修改***信息或现场信息，从而完成档案盘点。

档案的借阅工作如下：在查询相关档案时，档案管理员首先通过查询所述查询管理子***查阅档案的编目号，所述***将根据所述档案的编目号从所述中心数据库中提取所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，所述储位管理子***中的所述档案自动识别模块将根据所述档案的编目号映射出其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。档案管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当该档案经过出库口时，出库口的所述RFID阅读器将读取该档案信息反馈给所述档案管理信息***，在档案管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，所述档案管理信息***将记录下该档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，所述监控模块将向所述警报模块发出异常警报。

档案的销毁工作如下：档案的价值都具有时间效应，因此，需要对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当所述档案在入库时，将该档案的所述保管期限写入所述RFID标签内并同时将其存储到所述中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到其保管期限时，所述销毁管理子***将自动跳出档案失效提示，由档案管理员做出销毁或继续保管的处理。同时，档案管理人员也可以通过所述档案销毁管理子***发出无线指令，由各档案盒上的所述RFID标签反馈保管期限信息，实现对档案有效期的管理。

档案的安全管理工作如下：所述安全管理子***可实现对档案库现场的实时监控与异常警报功能，以防止档案被毁被盗等。

在每份档案入库时先精确测量该档案的重量、页码等物理特性，并将这些物理信息存入所述RFID数据管理***的所述中心数据库中，由所述安全管理子***的所述监控模块对这些信息进行监控。在该档案被查阅后归还时，档案管理员对该档案的所述物理信息进行再次检测，并与该档案被借出之前的数据匹配和核对，从而档案管理员可以及时发现该档案是否被撕毁或缺失等。

保证所有档案库中的档案均处于所述RFID阅读器的读取范围内。当某档案被取出时，由所述档案库的出库口的所述RFID阅读器捕捉该档案信息，并与所述出库指令信息进行匹配和核对，如果该档案是未经所述档案管理信息***发出的所述出库指令所指定的信息，而异常地离开所述档案库位时，所述监控模块会激活所述警报模块发出异常情况警报。

由于实际档案库房的面积不同，本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***中使用的所述RFID标签可选择符合ISO 15693的高频标签或ISO 18000-6C的超高频无源RFID标签。表1示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***中的一优选实施例的所述RFID标签的技术参数表。所述RFID标签包括两种类型，档案标签和库位标签。

表1

所述RFID标签的所述档案标签中存储的信息包括但不限于：档案类别信息、档案名称信息、档案编号信息、档案密级信息、入库时间信息、保存期限信息、档案内容摘要信息。

所述RFID标签的所述库位标签中存储的信息包括但不限于：储位类型信息、储位编号信息、存放的档案编号区间信息及存放的档案编号区间数量信息。

在安装所述档案标签时，可以将所述档案标签封装成卡片状或不干胶纸质，将其贴于每个档案盒或档案文件上。所述档案盒可以采用塑料或纸质材质，利于所述档案标签的粘贴与取下，同时所述档案盒体不易损伤且可循环使用，降低储存成本。同时，在所述档案盒内放置少量干燥剂，以便防湿防潮。

所述库位标签在储位不需要调整或者所述库位标签没有损坏的情况下，一般只需安装一次。所述库位标签可以直接安装在储位正下方的支撑横梁上。

表2示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***中的一优选实施例的所述RFID阅读器的技术参数表。在所述档案库房的墙壁或天花板上安装所述RFID阅读器，设备的正常工作需外接电源适配器，并有局域网或无线局域网覆盖，进行数据信息的传输。将所述RFID阅读器RJ45口与服务器网口相连接，从而可将所述RFID阅读器读取的数据通过所述局域网或所述无线局域网发送给所述服务器。

表2

为确保所述档案标签信息的读取，需要根据所述档案库房的实际情况，包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定所述RFID读写器天线的布置，确保最佳读写效果。

所述RFID手持读写器用于档案资料的盘点和顺架清理。表3示出了本实用新型所述的基于RFID的档案自动管理***中的一优选实施例的所述RFID手持读写器的技术参数表。如对于前述不能匹配的信息，由档案管理员手持所述RFID手持读写器进行现场核对，修改***信息或现场信息，完成对档案的顺架盘点。

表3

上述详细描述通过实施例和/或示意图阐明了***和/或过程的各种实施例。就这些示意图和/或包含一个或多个功能和/或操作而言，本领域技术人员将理解，这些示意图或实施例中的每一个功能和/或操作都可由各种各样的硬件、软件、固件、或实际上其任意组合来单独地和/或共同地实现。

应该理解，本文描述的方法可以结合硬件或软件，或在适当时结合两者的组合来实现。因此，本实用新型的方法，可以采用包含在诸如软盘、CD-ROM、硬盘驱动器或任何其他机器可读存储介质等有形介质中的程序代码（即，指令）的形式，其中，当程序代码在可编程计算机上执行的情况下，计算设备通常包括处理器、该处理器可读的存储介质(包括易失性存储器和/或存储元件)、至少一个输入设备、以及至少一个输出设备。一个或多个程序可以例如，通过使用API，可重用控件等来实现或利用结合本实用新型描述的过程。这样的程序优选地用高级过程语言或面向对象编程语言来实现，以与计算机***通信。然而，如果需要，该程序可以用汇编语言或机器语言来实现。在任何情形中，语言可以是编译语言或解释语言，且与硬件实现相结合。

需要说明的是，本实用新型的基于RFID的档案自动管理***的方案的范畴包括上述各部分之间的任意组合。

尽管具体地参考其优选实施例来示出并描述了本实用新型，但本领域的技术人员可以理解，可以作出形式和细节上的各种改变而不脱离所附权利要求书中所述的本实用新型的范围。以上结合本实用新型的具体实施例做了详细描述，但并非是对本实用新型的限制。凡是依据本实用新型的技术实质对以上实施例所做的任何简单修改，均仍属于本实用新型技术方案的范围。

Claims (7)

1.基于RFID的档案自动管理***，包括RFID数据管理***，其中，

所述RFID数据管理***包括中心数据库和终端管理器，所述RFID数据管理***实现对档案信息的收集、储存、读写RFID标签；         

其特征在于，

所述终端管理器包括读写器与RFID阅读器；

所述RFID标签包括档案标签和库位标签；

所述档案标签安装在档案盒或档案文件上；

所述库位标签安装在档案储位下方的支撑横梁上。

2.如权利要求1所述的基于RFID的档案自动管理***，其特征在于，所述中心数据库作为所述档案自动管理***的数据存取中心。

3.如权利要求1所述的基于RFID的档案自动管理***，其特征在于，所述终端管理器作为所述档案自动管理***的信息输入输出终端。

4.如权利要求1所述的基于RFID的档案自动管理***，其特征在于，所述读写器负责将所述中心数据库中的信息写入所述RFID标签或是将所述RFID标签中的信息导入所述中心数据库。

5.如权利要求1所述的基于RFID的档案自动管理***，其特征在于，所述RFID阅读器负责为档案管理员进行现场信息采集与通讯，档案管理员将采集到的数据信息导入所述中心数据库中。

6.如权利要求1所述的基于RFID的档案自动管理***，其特征在于，所述RFID标签中的信息存储在所述RFID数据管理***的所述中心数据库中。

7.如权利要求1所述的基于RFID的档案自动管理***，其特征在于，所有档案库中的档案都处于所述RFID阅读器的读取范围内。