CN110990666A - 一种档案智能管理***以及方法 - Google Patents

一种档案智能管理***以及方法 Download PDF

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Abstract

本发明提供了一种档案智能管理***以及方法，该***包括：标签管理模块，用于生成标签，并将标签粘贴在每个档案的档案盒上，标签上设有对应档案的档案信息；提示模块，安装在档案库各区域并分别指向各个档案存放位置；图像采集模块，用于对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像；信息处理模块，用于对档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，控制不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发出提示。本发明提供的一种档案智能管理***以及方法，通过对图像的自动采集与分析，实现了档案的智能盘点和快速定位，提高库房管理工作的效率和准确率。

Description

一种档案智能管理***以及方法
技术领域
本发明涉及档案管理技术领域，尤其涉及一种档案智能管理***以及方法。
背景技术
在传统的档案管理领域，主要是通过库房管理***对档案、档案盒、档案柜和档案库区进行关联管理，文档人员在库房管理***获取档案位置信息后，采取人工方式对实体档案进行查找和盘点。例如，现有的库房档案查找方法，首先通过二维码将档案、档案盒、档案架和档案库区进行关联，并且将该关联信息著录在库房管理***，再由文档人员在库房管理***获取该档案的位置信息(如第1库第1柜第2列第3架)后，由文档人员进入档案库房通过库区和柜架标识查找该档案。而现有的库房档案盘点方法，首先通过库房管理***获取库房档案信息和位置信息关联表，再由文档人员根据档案信息和位置信息关联表去库房逐一进行核对，确保实体档案存放位置信息与***上记录的位置信息一致，最后完成档案盘点工作。
然而，现有的库房档案查找、盘点方法还存在以下几个问题：(1)无法快速查找和定位档案。目前由文档人员进入档案库房通过库区和柜架标识查找该档案，无法快速定位该档案所在档案架的位置，尤其遇到大型库房或批量查找档案的情况下，会大大增加查找档案的时间和难度；(2)档案盘点效率低且人力成本高。目前由文档人员通过库房管理***获取档案信息和位置信息关联表，依靠人工盘点的方式，工作量大，耗时长，人力成本投入较高；(3)无法实时监控档案。现有库房档案无法实现档案实时监控，无法对档案存放位置有误或有漏、档案利用未及时归还等问题进行实时报警提示。
发明内容
本发明针对现有库房档案管理主要采用人工方式对实体档案进行查找和盘点，带来的效率低、人工成本高和无法实时监控等问题，提供了一种档案智能管理***以及方法，实现档案的智能盘点和快速定位。
本发明用于解决以上技术问题的技术方案为：一方面，提供一种档案智能管理***，包括：
标签管理模块，用于生成标签，并将所述标签粘贴在每个档案的档案盒上，所述标签上设有对应档案的档案信息；
提示模块，安装在档案库各区域并分别指向各个档案存放位置；
图像采集模块，用于对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并将所述档案图像发送至信息处理模块；
所述信息处理模块，分别连接所述提示模块和图像采集模块，用于对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，控制其发出提示。
本发明上述的档案智能管理***中，还包括：
输入模块，连接所述信息处理模块，用于获取用户指令并发送至所述信息处理模块；所述用户指令包括用于查找目标档案的档案信息和用于确定所述目标范围的盘点范围信息。
本发明上述的档案智能管理***中，所述图像采集模块包括：
摄像头，安装在档案库各区域，并按照所在档案库和档案柜进行编号；
摄像头管理单元，用于预置所述摄像头的拍摄参数，每一所述摄像头覆盖固定的拍摄范围，且每一所述摄像头按照设定转动路线对所述拍摄范围内的档案进行依序图像采集，以记录所述档案图像的图像采集顺序；
所述摄像头管理单元，还用于依据所述目标范围控制覆盖对应范围的摄像头对档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并依据所述摄像头的编号和图像采集顺序自动生成所述档案图像的编号。
本发明上述的档案智能管理***中，所述信息处理模块包括：
图像识别单元，用于接收所述档案图像，并对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
信息校核单元，用于接收所述档案信息，并依据所述档案图像的编号和标签读取顺序从数据库中调取对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
本发明上述的档案智能管理***中，所述信息处理模块还包括：
信息查找单元，用于接收所述目标档案的档案信息，并向目标档案所在存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
本发明上述的档案智能管理***中，所述提示模块包括分别设置在每一档案库区上的第一提示单元、分别设置在档案库区中每一档案柜上的第二提示单元，以及分别设置在档案柜中每一档案存放位置上的第三提示单元；所述第一提示单元、第二提示单元和第三提示单元依据所在位置进行编号记录。
另一方面，还提供一种档案智能管理方法，包括：
生成标签，并将所述标签粘贴在每个档案的档案盒上，所述标签上设有对应档案的档案信息；
在档案库各区域安装分别指向各个档案存放位置的提示模块；
对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像；
对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，控制其发出提示。
本发明上述的档案智能管理方法中，还包括：
获取用户指令，所述用户指令包括用于查找目标档案的档案信息和用于确定所述目标范围的盘点范围信息。
本发明上述的档案智能管理方法中，所述对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像，具体包括：
在档案库各区域安装摄像头，并按照所在档案库和档案柜对所述摄像头进行编号；
预置所述摄像头的拍摄参数，每一所述摄像头覆盖固定的拍摄范围，且每一所述摄像头按照设定转动路线对所述拍摄范围内的档案进行依序图像采集，以记录所述档案图像的图像采集顺序；
依据所述目标范围控制覆盖对应范围的摄像头对档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并依据所述摄像头的编号和图像采集顺序自动生成所述档案图像的编号。
本发明上述的档案智能管理方法中，所述对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，控制其发出提示，具体包括：
接收所述档案图像，并对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
接收所述档案信息，并依据所述档案图像的编号和标签读取顺序从数据库中调取对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
实施本发明提供的一种档案智能管理***以及方法，具有以下有益效果：
上述档案智能管理***以及方法，首先在每个档案盒上粘贴设有档案信息的标签，并在档案存放区域设置分别指向各个档案存放位置的提示模块，然后通过采取档案图像，并通过读取档案图像中标签获取档案信息，再从数据库中调取对应的预置信息进行匹配，从而判断出该档案是否保存在正确的档案存放位置上，并通过档案存放有误或有漏位置上的提示模块进行提示，帮助文档人员对该档案进行快速定位进而快速查找到该档案，从而极大的降低库房管理的人力成本，同时提高库房管理工作的效率和准确率。
附图说明
下面将结合附图及实施例对本发明作进一步说明，附图中：
图1是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理***的模块示意图；
图2是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理***中标签的示意图；
图3是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理***中摄像头的安装示意图；
图4是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理方法的流程示意图。
具体实施方式
为了使本领域技术人员能够更加清楚地理解本发明，下面将结合附图及具体实施例对本发明做进一步详细的描述。
针对现有档案管理主要采用人工方式对档案进行查找和盘点而带来的效率低、人工成本高等问题，提供了一种档案智能管理***以及方法，其利用物联网技术，首先通过标签将档案与档案信息进行关联，再通过摄像头采集获取档案图像，然后通过图像识别依序读取图像中的标签获取档案信息，再与数据库中对应的预置信息进行比对校核，从而判断出档案的存放位置是否有误，最终可实现一键盘点档案；同时，通过提示模块可发出提示，帮助文档人员快速定位档案的物理位置。
图1是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理***的模块示意图，如图1所示，该档案智能管理***包括：
标签管理模块10，用于生成标签，并将所述标签粘贴在每个档案的档案盒上，所述标签上设有对应档案的档案信息；
提示模块20，安装在档案库各区域并分别指向各个档案存放位置；
图像采集模块30，用于对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并将所述档案图像发送至信息处理模块40；
信息处理模块40，分别连接提示模块20和图像采集模块30，用于对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块20发送提示指令，控制其发出提示。
在上述实施例中，图像采集模块30能够自动进行档案图像的采集，信息处理模块40能够对档案图像中标签进行读取并调取对应的预置信息进行匹配，从而判定档案存放位置是否有误或有漏，并通过对应位置上的提示模块进行实时提示，实现了档案的智能化管理。
图2是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理***中标签的示意图，结合图1和图2所示，标签管理模块10采用二维码标签11记录档案的档案信息，档案信息主要包括档案号和位置信息，本实施例采用“库+柜+排+列+流水号”方式对位置信息进行编码定义，例如01库01柜01排01列第1盒的位置信息编码即为01010101001。当然，本领域技术人员可自定义编码的结构及其格式和相应的字段长度。此外，二维码中也可以记录其他档案信息，标签管理模块10也可以采用条形码等标签来记录档案信息，在此不一一赘述了。
进一步地，该档案智能管理***还包括输入模块50，输入模块50连接信息处理模块40，用于获取用户指令并发送至信息处理模块40，所述用户指令包括用于查找目标档案的档案信息和用于确定所述目标范围的盘点范围信息。
上述输入模块50提供了该档案智能管理***的操作入口，以进行查找档案和盘点档案不同的操作场景，进行档案查找时，只需输入目标档案的档案信息；而进行档案盘点时，只需确定盘点范围，如对全库房、某一柜或某排某列上的档案进行盘点，从而实现一键盘点。
为了进一步了解本发明公开的一种档案智能管理***，下面分别针对档案智能管理***中的各个模块进行分解示意和说明。
图3是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理***中摄像头的安装示意图，结合图1和图3所示，图像采集模块30包括：
摄像头31，设置在档案库区各区域，并按照所述档案库和档案柜进行编号；如负责拍摄01库01柜的摄像头，该摄像头的编号即为0101，该摄像头编号后续作为档案图像的部分编号；
摄像头管理单元32，用于预置摄像头31的拍摄参数；每一摄像头31覆盖固定的拍摄范围，且每一摄像头31按照设定转动路线对拍摄范围内的档案进行依序图像采集，以记录所述档案图像的图像采集顺序；
摄像头管理单元32，还用于依据所述目标范围控制覆盖对应范围的摄像头对档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并依据所述摄像头的编号和图像采集顺序自动生成所述档案图像的编号。
在本实施例中，摄像头31的拍摄参数包括拍摄角度、拍摄像素、拍摄焦距、单次拍摄间隔时间和图片编号设置等；另外，上述摄像头31的设定转动路线是指当摄像头无法一次覆盖整个档案柜时，将整个档案柜按顺序分成几次拍摄完成，如首先采集01排01列的图像，然后采集01排02列的图像，以此类推完成整个档案柜的图像采集。结合图像采集顺序，能够生成档案图像的编号，如0101摄像头在采集01排01列图片时，其采集的档案图像的编号为01010101。
在其他一些实施例中，该智能管理***还包括智能设备，其连接摄像头31，以利于文档人员使用PC端或移动终端通过摄像头31实时查看库房档案的具体情况。
进一步地，信息处理模块40包括：
图像识别单元41，用于接收所述档案图像，并对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
信息校核单元42，用于接收所述档案信息，并依据所述档案图像的编号和标签读取顺序从数据库中调取对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
上述图像识别单元41预设的标签读取顺序为从左到右，例如01库01柜01排01列拍摄的图片，其档案图像的编码为01010101，对该图中第一个二维码进行读取，读取信息为“档案号:BS001；位置信息:01010101001”；信息校核单元42根据档案图像的编号和标签读取顺序确定标签所在的存放位置，从而调取与该存放位置对应的预置信息与读取到的档案信息进行匹配，确定该标签对应的档案是否存放有误。
信息处理模块40还包括信息查找单元43，信息查找单元43用于接收所述目标档案的档案信息，并向目标档案所在存放位置上的提示模块20发送提示指令，以控制其发出提示。上述信息查找单元43通过控制提示模块20的提示，能够对目标档案进行快速定位，进而快速查找到该档案。
进一步地，提示模块20包括分别设置在每一档案库区上的第一提示单元21、分别设置在档案库区中每一档案柜上的第二提示单元22，以及分别设置在档案柜中每一档案存放位置上的第三提示单元23；第一提示单元21、第二提示单元22和第三提示单元23依据所在位置进行编号记录。
即第一提示单元21的编号信息与档案库区一致，第二提示单元22的编号信息与档案柜一致，第三单元23的编号信息与档案存放位置一致。如01库上的第一提示单元的编号为01，01库01柜上的第二提示单元的编号为0101，01库01柜01排01列上的第三提示单元的编号为01010101。
本实施例中，第一提示单元21采用LED引导屏，第二提示单元22和第三提示单元23采用LED灯，LED引导屏和LED灯设置有不同的光效果，以显示不同类型的提示指令。光效果具体包括闪烁、恒光、强光和颜色等，如查找档案的场景，该档案位置信息为01010101001的档案盒，在信息查找单元43查找该档案时，其对应的01库LED引导屏、01柜侧面LED灯和01排01列的LED灯均为红色闪烁光，以便对文档人员进行视觉刺激，从而快速定位该档案盒的位置。而在盘点档案场景是，在通过信息校核单元42进行一键盘点档案时，发现档案位置有误的情况其对应的LED灯则为红色恒光，发现档案有漏的情况其对应的LED灯则为黄色恒光，以便文档人员快速识别档案盘点情况并进行处理。
图4是根据一示例性实施例示出的一种档案智能管理方法的流程示意图，如图4所示，该档案智能管理方法包括：
步骤S1、生成标签，并将所述标签粘贴在每个档案的档案盒上，所述标签上设有对应档案的档案信息；
步骤S2、在档案库各区域安装分别指向各个档案存放位置的提示模块；
步骤S3、对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像；
步骤S4、对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
步骤S5、对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，控制其发出提示。
上述步骤能够实现对档案的一键盘点，并在档案缺漏、档案位置错误等问题产生时通过对应位置上的提示模块进行提示，进而辅助文档人员快速定位档案的位置。
进一步地，在进入步骤S3之间还包括：
步骤S30、获取用户指令，所述用户指令包括用于查找目标档案的档案信息和用于确定所述目标范围的盘点范围信息。
上述步骤S3具体包括步骤：
S31、在档案库各区域安装摄像头，并按照所在档案库和档案柜对所述摄像头进行编号；
S32、预置所述摄像头的拍摄参数，每一所述摄像头覆盖固定的拍摄范围，且每一所述摄像头按照设定转动路线对所述拍摄范围内的档案进行依序图像采集，以记录所述档案图像的图像采集顺序；
S33、依据所述目标范围控制覆盖对应范围的摄像头对档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并依据所述摄像头的编号和图像采集顺序自动生成所述档案图像的编号。
上述步骤S5具体包括：
S51、接收所述档案图像，并对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
S52、接收所述档案信息，并依据所述档案图像的编号和标签读取顺序从数据库中调取对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
进一步地，本发明提供的档案智能管理方法，还包括步骤：
接收所述目标档案信息，并向目标档案所在存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。该步骤通过当前查找档案的存放位置上提示模块进行提示，以实现对档案的快速定位进而快速查找到该档案。
需要说明的是，上述实施例中涉及到的步骤编号仅用于区别各步骤，而并不用于限制各步骤之间的时间或逻辑的关系，除非文中有明确的限定，否则各个步骤之间的关系包括各种可能的情况。另外，所属领域的技术人员可以清楚地了解到，为描述的方便和简洁，上述档案智能管理方法的具体实施细节可以参考上述档案智能管理***对应的实施过程，在此不再赘述。
综上所述，本发明提供了一种档案智能管理***以及方法，其首先在每个档案盒上粘贴设有档案信息的标签，并在档案存放区域设置分别指向各个档案存放位置的提示单元，然后通过采取档案图像，并通过读取档案图像中标签获取档案信息，再从数据库中调取对应的预置信息进行匹配，从而判断出该档案是否保存在正确的档案存放位置上，并通过档案存放有误或有漏位置上的提示模块进行提示，帮助文档人员对该档案进行快速定位进而快速查找到该档案，从而极大的降低库房管理的人力成本，同时提高库房管理工作的效率和准确率。
应当理解的是，对本领域普通技术人员来说，可以根据上述说明加以改进或变换，而所有这些改进和变换都应属于本发明所附权利要求的保护范围。

Claims (10)

1.一种档案智能管理***，其特征在于，包括：
标签管理模块，用于生成标签，并将所述标签粘贴在每个档案的档案盒上，所述标签上设有对应档案的档案信息；
提示模块，安装在档案库各区域并分别指向各个档案存放位置；
图像采集模块，用于对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并将所述档案图像发送至信息处理模块；
所述信息处理模块，分别连接所述提示模块和图像采集模块，用于对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，控制其发出提示。
2.根据权利要求1所述的档案智能管理***，其特征在于，还包括：
输入模块，连接所述信息处理模块，用于获取用户指令并发送至所述信息处理模块；所述用户指令包括用于查找目标档案的档案信息和用于确定所述目标范围的盘点范围信息。
3.根据权利要求2所述的档案智能管理***，其特征在于，所述图像采集模块包括：
摄像头，安装在档案库各区域，并按照所在档案库和档案柜进行编号；
摄像头管理单元，用于预置所述摄像头的拍摄参数，每一所述摄像头覆盖固定的拍摄范围，且每一所述摄像头按照设定转动路线对所述拍摄范围内的档案进行依序图像采集，以记录所述档案图像的图像采集顺序；
所述摄像头管理单元，还用于依据所述目标范围控制覆盖对应范围的摄像头对档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并依据所述摄像头的编号和图像采集顺序自动生成所述档案图像的编号。
4.根据权利要求3所述的档案智能管理***，其特征在于，所述信息处理模块包括：
图像识别单元，用于接收所述档案图像，并对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
信息校核单元，用于接收所述档案信息，并依据所述档案图像的编号和标签读取顺序从数据库中调取对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
5.根据权利要求2所述的档案智能管理***，其特征在于，所述信息处理模块还包括：
信息查找单元，用于接收所述目标档案的档案信息，并向目标档案所在存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
6.根据权利要求1所述的档案智能管理***，其特征在于，所述提示模块包括分别设置在每一档案库区上的第一提示单元、分别设置在档案库区中每一档案柜上的第二提示单元，以及分别设置在档案柜中每一档案存放位置上的第三提示单元；所述第一提示单元、第二提示单元和第三提示单元依据所在位置进行编号记录。
7.一种档案智能管理方法，其特征在于，包括：
生成标签，并将所述标签粘贴在每个档案的档案盒上，所述标签上设有对应档案的档案信息；
在档案库各区域安装分别指向各个档案存放位置的提示模块；
对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像；
对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，控制其发出提示。
8.根据权利要求7所述的档案智能管理方法，其特征在于，还包括：
获取用户指令，所述用户指令包括用于查找目标档案的档案信息和用于确定所述目标范围的盘点范围信息。
9.根据权利要求8所述的档案智能管理方法，其特征在于，所述对目标范围内的档案进行依序图像采集获取若干档案图像，具体包括：
在档案库各区域安装摄像头，并按照所在档案库和档案柜对所述摄像头进行编号；
预置所述摄像头的拍摄参数，每一所述摄像头覆盖固定的拍摄范围，且每一所述摄像头按照设定转动路线对所述拍摄范围内的档案进行依序图像采集，以记录所述档案图像的图像采集顺序；
依据所述目标范围控制覆盖对应范围的摄像头对档案进行依序图像采集获取若干档案图像，并依据所述摄像头的编号和图像采集顺序自动生成所述档案图像的编号。
10.根据权利要求9所述的档案智能管理方法，其特征在于，所述对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息，并从数据库中调取与所述档案信息对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，控制其发出提示，具体包括：
接收所述档案图像，并对所述档案图像中的各个标签进行依序读取获取对应的档案信息；
接收所述档案信息，并依据所述档案图像的编号和标签读取顺序从数据库中调取对应的预置信息进行匹配；当不匹配时，向与所述档案信息不匹配的预置信息对应档案存放位置上的提示模块发送提示指令，以控制其发出提示。
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