CN109447543A - 档案入库方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种档案入库方法，包括以下步骤：S1，将库房档案架上库位按照指定区域进行区分标识，形成若干个库位区间，每个库位生成对应的库位号；S2，设置指定的库位区间所匹配的档案信息；S3，库位区间基础信息初始化，确定各区间的剩余存放空间；S4，根据档案信息选择合适的库位号和盒号；S5，根据分配到的库位号和盒号进行档案入库。本发明的目的就是针对现有技术的缺陷，提供一种档案入库方法，保证多个操作人在各自的位置独立完成不同种类套数的档案整编与入库工作，而且高效、准确、无误。

Description

档案入库方法

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，具体涉及一种档案入库方法。

背景技术

本发明旨在提高档案入库效率，重点解决现有档案入库尤其是库位号和盒号分配方式存在的以下方面的问题：需要频繁往返于档案库房和整编室，来确认实际分配的库位号和盒号信息。通过本发明提出的方法，可以在整编室一次性自动完成。需要借助纸质登记表，来多次登记实际分配的库位号和盒号信息，从而实现档案著录信息的统一管理。通过本发明提出的方法，可以取消纸质登记表，取消信息的反复登记。库位号盒号分配与档案入库上架不统一，无法一次性完成，需要多次繁琐的人工干预。通过本发明提出的方法，可以一次性完成所有工作，仅有的一次进入档案库房进行上架，就意味着所有档案整编、入库工作的结束。多人同时处理档案时，造成库位号和盒号分配冲突，需要每个人之间反复进行口头沟通，在同时处理多套多种类档案时，冲突更为明显。

发明内容

本发明的目的就是针对现有技术的缺陷，提供一种档案入库方法，保证多个操作人在各自的位置独立完成不同种类套数的档案整编与入库工作，而且高效、准确、无误。

一种档案入库方法，其特征在于包括以下步骤：

S1，将库房档案架上库位按照指定区域进行区分标识，形成若干个库位区间，每个库位生成对应的库位号；

S2，设置指定的库位区间所匹配的档案信息；

S3，库位区间基础信息初始化，确定各区间的剩余存放空间；

S4，根据档案信息选择合适的库位号和盒号；

S5，根据分配到的库位号和盒号进行档案入库。

上述技术方案中，所述步骤S1中档案库房的库位按“区- 列-层”进行标识，每个库位生成对应的库位号；档案库房的库位按“区-列”进行划分形成库位区间。

上述技术方案中，所述步骤S2中档案信息包括档案类别、档案盒尺寸、每组档案的档案套数序号；每个库位区间只对应具有同一类档案信息的档案。

上述技术方案中，所述步骤S2中每个库位区间设置有优先级；待入库的档案依照档案信息对应有两个库位区间时，优先选择优先级较高的库位区间。

上述技术方案中，每个库位中的每组档案均分配一个独立的档案盒，每个档案盒标记有独立的盒号，每个库位区间中的盒号按照自然数依次排列，存放有档案的档案盒的盒号标记为已占用，已占用的盒号不可进行再分配。

上述技术方案中，步骤S4包括以下步骤：

a.确认待入库的档案组数N，N为自然数，同一组的各件档案均标识同一个虚拟盒号M，(M＝1,2,3…N)；其中同一件档案包括K套副本(K＝1,2,3…)，每件副本需标记其所在的套数序号；

b.根据第K套第M组档案信息选择库位号，保证选择的库位剩余空间能够存放该套档案中的第M组档案，该组档案均分配到一个独立的盒号，并根据该组档案对应的库位号和盒号生成真实位置号；

c.更新库位区间基础信息，生成的真实位置号中的盒号标记为已占用，真实位置号对应的库位剩余空间减去真实位置号对应档案盒需占用的尺寸；

d.重复步骤b和c，直到第K套的N组档案均获得真实位置号；

e.重复步骤d，直到K套档案均获得真实位置号。

上述技术方案中，步骤S3包括每个库位中各组档案按照盒号大小依次排列，确认每个库位区间中已放置的最后一个档案盒所处的库位号并标记为当前库位号，当前库位号对应的层号标记为当前层号Q(Q＝1,2,3…)，以及每个库位区间中已放置的最后一组档案所占的盒号并标记为当前盒号P， (P＝1,2,3…)，以及库位区间中所在当前层剩余的可放宽度并标记为剩余尺寸。

上述技术方案中，步骤S4中真实位置号对应的库位剩余空间减去真实位置号对应的档案需占用的尺寸后如果剩余空间为零，当前库位号中的层号表示为Q+1。

上述技术方案中，步骤S4中待分配的档案选择其对应的库位区间的当前库位号为库位号。

上述技术方案中，步骤S4中待分配的任一套档案包括L 组，L为任一自然数，其中L组分配到的真实位置号中的盒号分别为P+1，P+2,…,P+L。

本发明基于电脑***将库位区间进行划分使得对立单一的档案类别，保证多种类档案入库不发生冲突。本发明通过计算机设置虚拟盒号，保证同一套档案内的多组档案均可被放置于同一个库位内，提高了档案分布的合理性。同时，本发明通过真实位置号被标记已占用后即不可被再分配的设置，保证多人同时操作***也不会发生冲突。现有技术要求操作人员需要频繁往复去库房实地查看当前柜架号和盒号，而且在多人操作时，需要人为彼此随时沟通，防止造成柜架号和盒号在使用上的冲突。本发明一次性解决了多人同时处理多套多种类档案入库遇到的冲突问题，解决了繁琐人工干预造成的人力与时间浪费问题。本发明通过对库位的区间划分，解决了库房档案架多区多列多层情况下的库位号和盒号全局分配问题。本发明解决了档案库房与整编室分离时的频繁往返问题，操作人员可在整编室内的电脑上预先通过本发明获得各套档案对应的库位号和盒号，然后前后库房，一次性完成多套档案的放置工作，该方法大幅度简化了档案入库工作，确保档案入库高效、准确、可靠，极大地提高了工作效率。实践证明，在档案处理量较大的情况下，本方法相比传统方法，能提高工作效率20倍以上。

附图说明

图1是库房档案架平面示意图；

图2是库房档案架当前层示意图；

图3是套数序号相同的多组档案装盒示意图

具体实施方式

下面结合附图和具体实施例对本发明作进一步的详细说明，便于清楚地了解本发明，但它们不对本发明构成限定。

如图1所示，库房档案架按照“区-列-层”进行分区。如图2 所示，当前库位中放置的最后一个档案盒的盒号为当前盒号。如图 3所示，档案a-c为同一组档案，放置于同一个档案盒内，标记同一个虚拟盒号1，档案d/e为同一组档案，放置于同一个档案盒内，标记同一个虚拟盒号2，档案f/g为同一组档案，放置于同一个档案盒内，标记同一个虚拟盒号3。

本发明具体实施步骤如下：

(1)库位信息标识。计算机将档案库房的库位信息根据需要按“区-列-层”进行标识，分配每个库位一个库位号。例如，01区 01列02层形成的库位号为01-01-02。

(2)库位信息与档案信息预配对。根据档案类别、档案盒尺寸、档案套数等关键特征，对库位(库位号)区间进行匹配，形成档案类别与库位区间对应表。如下表所示：

库位区间	档案类别	档案盒尺寸	档案套数	优先级
					01-01-01～48	第一类档案	A4	1	1
01-02-01～48	第一类档案	A4	1	2
					01-03-01～48	第一类档案	A4	2	1
01-04-01～48	第一类档案	A3	1	1
					01-05-01～48	第一类档案	A3	2	1
01-06-01～48	第二类档案	A4	1	1
					01-07-01～48	第二类档案	A4	1	2
01-08-01～48	第二类档案	A4	2	1
					01-09-01～48	第二类档案	A3	1、2	1
01-10-01～48	第二类档案	A3	2	2
					……	……	……	……	……

表1

其中，同一类别档案配置多个库位区间时，按优先级1，2，3……的顺序依次使用。如果两套档案为相同的内容，则一套为原版，另一套为副本，其中原版档案标记为第一套档案，副本标记为第二套档案，如果有第二份副本即标记为第三套档案，依次类推。如果档案套数设置为1，则表示为第一套档案应存放的库位区间；如设置为2，则表示第二套档案应存放的库位区间；如设置为1、2，则表示第一、二套档案存放在同一库区区间。此处分布比较灵活，视整体分配，实现统一考虑。

(3)库位(区间)基础信息初始化配置。库位号(区间)初始化配置以下信息：库位区间，当前库位号(指该区间已放置的最后一个档案盒所处的库位)，当前盒号(指该库位已放置的最后一个档案盒所占的盒号)，剩余尺寸(指当前库位号所在当前层剩余的可放宽度)，如下表所示：

库位区间	当前库位号	当前盒号	剩余尺寸(cm)
				01-01-01～48	02	9	42
01-02-01～48	01	0	80
				01-03-01～48	01	5	5
01-04-01～48	02	11	60
				01-05-01～48	01	8	10
01-06-01～48	05	48	5
				01-07-01～48	01	0	80
01-08-01～48	04	38	5
				01-09-01～48	02	11	60
01-10-01～48	01	8	10
				……	……	……	……

表2

(4)档案装盒与“虚拟盒号”信息的填写。在基本分类下的档案装盒后即可填写以下“虚拟盒号”信息：文件题名、虚拟盒号、盒型、盒宽，其中档案1和档案2分别为同一组档案中的两件不同的档案，档案3为另一组中的某件档案。同一虚拟盒号的相关信息可以通过计算机自动填充。其中档案1-3均有两套，第一套为原件，第二套为副本，计算机***信息录入时，操作人员需标记每件档案的所属于第几套。计算机分配库位和盒号时，会识别每件档案属于第几套，计算机根据每件档案属于的套数从小到大依次分配库位和盒号，即首先为第一套的档案1-3(即原件)分配库位和盒号，再为第二套的档案1-3(即副本)分配盒号。装盒时，档案1和2属于同一组档案，即由操作人员放置于同一个档案盒内，档案3与档案1/2不属于同一组档案，即放置于另一个盒子。同时由于一个档案内只能有一套档案，所以第一套档案1/2，第二套档案1/2，第一套档案3，第二套档案4分别放置于四个不同的盒子内。如下表所示：

表3

其中,虚拟盒号按1，2，3……的顺序分布，因为不是最终的真实盒号，所以称“虚拟盒号”，盒型和盒宽为档案盒的实际尺寸与宽度。

表3数据表明，第一套档案中的档案1和档案2，放在第1个案盒中，即盒型为A4盒宽为3cm的档案盒，1个档案盒中的多件档案认为是同一组档案，故两件档案虚拟盒号均为1；第一套档案的档案3，放在标记为第一套的第2个案盒中，即盒型为A4盒宽为2cm的档案盒，故其虚拟盒号为2；第二套档案中档案1和档案 2，放在标记为第二套的第1个案盒中，即盒型为A4盒宽为3cm 的档案盒，故两件档案虚拟盒号均为1；第二套档案中的档案3，放在标记为第二套的第2个案盒中，即盒型为A4盒宽为2cm的档案盒，故其虚拟盒号为2。

(5)计算机根据提供的基本分类信息、虚拟盒号、档案类别与库位区间对应表和库位号(区间)基础配置信息，计算实际档案盒应当存放的库位号和盒号。所述计算方法如下：

第一步，以档案1、档案2、档案3的基本分类、盒型和其所属的套数为基础，根据档案类别与柜架号区间对应表(表1)，找到该档案应存放的柜架号区间。假定档案1-3基本分类信息为第二类档案，而盒型为A4，则第一套的档案1-3对应的库位号区间为 01-06-01～48(优先级为1)、01-07-01～48(优先级为2)，第二套的档案1-3对应的库位号区间为01-08-01～48(优先级为1)。

第二步，根据库位号(区间)基础信息表(表2)和“虚拟盒号”信息(表3)，来计算真实位置号。

首先处理第一套档案中的虚拟盒号为1的档案1和档案2，上述两件档案，已经放置于标记为第一套的第1档案盒内，其优先级为1的库位区间01-06-01～48的当前库位号为01-06-05，当前盒号为48，剩余尺寸为5cm。第一套的第1档案盒的盒宽为3cm，所以当前库位剩余尺寸充足，因此该库位区间足够存放当前档案(盒)。

所示实际计算结果为：第一套的第1档案盒应存放的库位号为 01-06-05，盒号为当前盒号加1，即48+1＝49，真实位置号为01-06-05， 49；即档案1和档案2的第一套真实位置号为(01-06-05，49)。

再来处理虚拟盒号为2的档案3的第一套，其对应的库位号区间为01-06-01～48，当前库位号为01-06-05，当前盒号为49，剩余尺寸为2cm，剩余尺寸充足，因此该库位区间也足够继续存放第一套的第2个案盒，所以档案3的第一套应存放的库位号为01-06-05，盒号为49+1＝50，真实位置号为(01-06-06，50)。

此时，库位01-06-05已满，当前库位号的层号变更为05+1＝06，即当前库位号变为01-06-06，当前盒号变更为50，实际上基于的是同一个库位区间里所有库位上的所有盒号按自然数依次排列，即同一个库位区间里面的盒号依次是1/2/3。实践证明，基于同一库位区间对盒号进行自然数排列，更有利于以后利用档案时索取档案盒。剩余尺寸为80cm(一层完全未存放时的尺寸)。

再来处理第二套档案中虚拟盒号为1的档案1、档案2(放在第二套第1个档案盒中，盒型A4盒宽3cm)和虚拟盒号为2的档案3(放在第二套第2个档案盒中，盒型A4盒宽2cm)，其优先级为1的库位区间01-08-01～48的当前库位号为01-08-04，当前盒号为38，剩余尺寸为5cm。第二套第1档案盒的盒宽为3cm(<5cm)，剩余尺寸充足，因此该库位区间足够存放第1盒档案；放入第1盒档案盒后，当前库位剩余尺寸5cm-3cm＝2cm>0cm，第二套第2盒的盒宽为2cm，所以当前库位剩余尺寸为2cm-2cm＝0cm，剩余尺寸充足，因此该库位区间也足够继续存放第2盒档案。

所示实际计算结果为：第二套档案的档案1和档案2应存放的第1盒档案的库位号为01-08-04，盒号为当前盒号加1，即38+1＝39，真实位置号为(01-08-04，39)；第一套档案的档案3应存放的第2 盒档案的库位号为01-08-04，盒号为39+1＝40，真实位置号为 (01-08-04，40)。此时，库位01-08-04已满，当前库位号的层号变更为04+1＝05，即当前库位号变为01-08-05，当前盒号变更为40，剩余尺寸为80(一层完全未存放时的尺寸)。

(6)根据计算机自动分配的库位和盒号，进行档案入库。

(7)工作结束。

本说明书未作详细描述的内容属于本领域专业技术人员公知的现有技术。

Claims (10)

1.一种档案入库方法，其特征在于包括以下步骤：

S1，将库房档案架上库位按照指定区域进行区分标识，形成若干个库位区间，每个库位生成对应的库位号；

S2，设置指定的库位区间所匹配的档案信息；

S3，库位区间基础信息初始化，确定各区间的剩余存放空间；

S4，根据档案信息选择合适的库位号和盒号；

S5，根据分配到的库位号和盒号进行档案入库。

2.根据权利要求1所述的档案入库方法，其特征在于，所述步骤S1中档案库房的库位按“区-列-层”进行标识，每个库位生成对应的库位号；档案库房的库位按“区-列”进行划分形成库位区间。

3.根据权利要求2所述的档案入库方法，其特征在于所述步骤S2中档案信息包括档案类别、档案盒尺寸、每组档案的档案套数序号；每个库位区间只对应具有同一类档案信息的档案。

4.根据权利要求3所述的档案入库方法，其特征在于所述步骤S2中每个库位区间设置有优先级；待入库的档案依照档案信息对应有两个库位区间时，优先选择优先级较高的库位区间。

5.根据权利要求3所述的档案入库方法，其特征在于每个库位中的每组档案均分配一个独立的档案盒，每个档案盒标记有独立的盒号，每个库位区间中的盒号按照自然数依次排列，存放有档案的档案盒的盒号标记为已占用，已占用的盒号不可进行再分配。

6.根据权利要求4所述的档案入库方法，其特征在于步骤S4包括以下步骤：

a.确认待入库的档案组数N，N为自然数，同一组的各件档案均标识同一个虚拟盒号M，(M＝1,2,3…N)；其中同一件档案包括K套副本(K＝1,2,3…)，每件副本需标记其所在的套数序号；

b.根据第K套第M组档案信息选择库位号，保证选择的库位剩余空间能够存放该套档案中的第M组档案，该组档案均分配到一个独立的盒号，并根据该组档案对应的库位号和盒号生成真实位置号；

c.更新库位区间基础信息，生成的真实位置号中的盒号标记为已占用，真实位置号对应的库位剩余空间减去真实位置号对应档案盒需占用的尺寸；

d.重复步骤b和c，直到第K套的N组档案均获得真实位置号；

e.重复步骤d，直到K套档案均获得真实位置号。

7.根据权利要求5所述的档案入库方法，其特征在于步骤S3包括每个库位中各组档案按照盒号大小依次排列，确认每个库位区间中已放置的最后一个档案盒所处的库位号并标记为当前库位号，当前库位号对应的层号标记为当前层号Q(Q＝1,2,3…)，以及每个库位区间中已放置的最后一组档案所占的盒号并标记为当前盒号P，(P＝1,2,3…)，以及库位区间中所在当前层剩余的可放宽度并标记为剩余尺寸。

8.根据权利要求6所述的档案入库方法，其特征在于步骤S4中真实位置号对应的库位剩余空间减去真实位置号对应的档案需占用的尺寸后如果剩余空间为零，当前库位号中的层号表示为Q+1。

9.根据权利要求6所述的档案入库方法，其特征在于步骤S4中待分配的档案选择其对应的库位区间的当前库位号为库位号。

10.根据权利要求6所述的档案入库方法，其特征在于步骤S4中待分配的任一套档案包括L组，L为任一自然数，其中L组分配到的真实位置号中的盒号分别为P+1，P+2,…,P+L。