WO2006030485A1 - 情報管理装置、方法、およびプログラム - Google Patents

情報管理装置、方法、およびプログラム Download PDF

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WO2006030485A1
WO2006030485A1 PCT/JP2004/013337 JP2004013337W WO2006030485A1 WO 2006030485 A1 WO2006030485 A1 WO 2006030485A1 JP 2004013337 W JP2004013337 W JP 2004013337W WO 2006030485 A1 WO2006030485 A1 WO 2006030485A1
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WO
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keyword
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information
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Prior art date
Application number
PCT/JP2004/013337
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Masanari Takahashi
Hiroaki Homma
Original Assignee
Toyo Engineering Corporation
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Toyo Engineering Corporation filed Critical Toyo Engineering Corporation
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Priority to PCT/JP2004/013337 priority patent/WO2006030485A1/ja
Priority to JP2006534969A priority patent/JPWO2006030485A1/ja
Priority to US11/662,701 priority patent/US20080140608A1/en
Publication of WO2006030485A1 publication Critical patent/WO2006030485A1/ja
Priority to HK08101600.2A priority patent/HK1107858A1/xx

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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/30—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor of unstructured textual data
    • G06F16/33—Querying
    • G06F16/332—Query formulation

Definitions

  • the present invention relates to a technique for electronically storing and managing document information.
  • FIG. 27 shows the main configuration of the information management device described in this document.
  • an ID is acquired by the ID acquisition unit 1402 from the person-in-charge information DB 1405 using the mouth guine name received by the login reception unit 1401 as a key.
  • the important keyword extraction unit 1403 extracts an important keyword based on the information stored in the search history DB 1406 using the acquired ID as a key.
  • the extracted important keywords are given an illite display by the ID acquisition unit 1402.
  • the keyword list selection unit 1407 selects a keyword list (keyword group) corresponding to the department to which the user belongs from the organization DB 1409 using the acquired ID as a key.
  • the selected keyword group is arranged on a predetermined template by the keyword list display unit 1408.
  • (2) Information obtained by the illite display adding unit 1404 and the keyword list display unit 1408 is sent to the display unit 1411, and a keyword list screen is presented to the user 1420.
  • FIG. 28 is a schematic configuration diagram of a search execution unit of a conventional information management apparatus.
  • This apparatus includes a search execution unit 1520, a search result display unit 1525, a database control unit 1526, and a report information DB (database) 1527.
  • the search execution unit 1520 includes a keyword search unit 1521, a general search unit 1522, and a multiplication search unit 1523.
  • Report information DB 1527 stores various information constituting the report, that is, report information.
  • the search execution unit 1520 searches and extracts necessary information from the search execution unit 1520 via the database control unit 1526. Search is the key to search for technical terms
  • a general-purpose search unit 1521 that performs a search related to bibliographic information of a report. These search results can be used independently of each other. These search results can be combined to further narrow down the information.
  • the search result obtained in this way is presented to the user via the search result display unit 1525.
  • FIG. 29 is an example of a search screen (some keywords are omitted in the figure), and comprehensive search, keyword search, and ID search can be executed from this screen.
  • the keyword search is executed by inputting a predetermined keyword in the keyword input field (SEARCH WORD field) located on the left side of the screen of FIG. For this input, clicking the keyword display on the search screen displays the keyword in the keyword selection window in the upper left column of FIG. 29, and the input is completed.
  • SEARCH WORD field keyword input field
  • the input method is not limited to this, and various forms can be adopted.
  • a keyword is written in the keyword selection window, a radio button is added next to the keyword display field, and this button is clicked. It is also possible to adopt a format in which keywords are entered. Here, you can enter up to 5 keywords. Keyword choices are selected from the range shown on this screen. The keyword options are classified into major items such as material name keywords and brand keywords, and are further classified into minor categories within the major items. The number of report documents that hit the selected keyword is displayed in the center of the screen. In this example, the first keyword hits 1245, and the second keyword hits 355 report documents!
  • Patent Document 1 Japanese Patent Laid-Open No. 2002-127692
  • the present invention has been made in view of the above circumstances, and an object thereof is to provide an information management apparatus capable of improving the keyword search efficiency of document information.
  • a database that electronically stores document information related to a document and a keyword associated with the document information for the purpose of retrieving the document information, and the database power document information is copied,
  • a duplication unit that simultaneously duplicates the keyword
  • a storage unit that temporarily stores the document information and the keyword duplicated by the duplication unit, and a keyword that is associated with the document information that is duplicated by the duplication unit.
  • the keyword option list displayed on the keyword input screen is displayed on the keyword input screen when the document information and the keyword are duplicated in the keyword accepting unit that accepts the input of the selected keyword and the duplicating unit.
  • Displayed keyword selection list power Notification section for prompting keyword input and the key of the storage section An information registration unit that stores the data in the database in association with the document information of the storage unit, and adds or changes the keyword of the storage unit with the keyword received by the keyword reception unit.
  • An information management device is provided.
  • the document information refers to various information constituting the document, and includes, for example, information including the gist of the document, bibliographic information of the document, and the like. In addition, when there is a document related document, it may further include link destination information of the document related document.
  • Document information is stored in the database in the form of various document files such as image files and audio files. Also, the document information is in the form of archive files and compressed files that combine multiple files.
  • the keyword option list is a list display that presents keyword options given to the document information. Keyword options are listed on the same screen.
  • the keyword when document information in a database is duplicated, the keyword is also duplicated together with the document information and the keyword is prompted to be input, so that the duplicated keyword is surely added or changed.
  • the keyword can be assigned and the significance of the keyword is increased, and the keyword search efficiency is improved.
  • the information management apparatus may include a keyword presenting unit that highlights a keyword associated with the document information on the keyword input screen.
  • the highlighted display includes reverse display, highlight display, blinking display, color change display, and the like.
  • the judging unit determines whether or not the keyword has been changed by accessing the storage unit
  • the determination unit determines that the keyword has been changed !, NA !
  • the information registration unit may be prohibited from storing the document information in the database. it can.
  • the determination unit reads the keyword that has been copied from the database and stored in the storage unit, and determines that the keyword has been changed when the keyword is different from the keyword received by the keyword reception unit. be able to.
  • the keyword comparison may be performed by comparing the keyword character string codes or the data size of the keyword character strings.
  • the keywords stored in the storage unit are stored as identification codes corresponding to a predetermined keyword list, they can be compared with the identification codes.
  • the determination unit can monitor whether or not the keyword is further written in the storage unit after the keyword is copied from the database, and can determine that the keyword has been changed.
  • the information management apparatus may further include: a deletion unit that deletes the document information and the keyword of the copy source from the database after the document information and the keyword are copied by the copy unit. it can.
  • the document information and the keyword copied by the copying unit can be copied to a database different from the database of the copy source.
  • document information can be copied or moved to another database, and even in this case, an appropriate keyword can be assigned to the document information after copying or moving.
  • the information management device may include a keyword type accepting unit that accepts switching of a plurality of types of keyword option lists displayed on the keyword input screen, and the keyword presenting unit includes the keyword type accepting unit The keyword selection list corresponding to the type received in the above is displayed on the keyword input screen, and the keyword associated with the document information is highlighted and presented from among the options.
  • the keyword receiving unit The keyword option list displayed on the keyword input screen can also accept the selected keyword.
  • an appropriate keyword option list can be selected from different keyword option lists and keywords can be assigned to the document information. Therefore, keywords suitable for the database in which the document information is stored are stored. Can be given.
  • the storage unit may include a plurality of keyword storage units corresponding to the plurality of types of keyword option lists, and the keywords received by the keyword receiving unit
  • Each of the information stored in the keyword storage unit corresponding to the keyword type is stored as a keyword for each type received by the keyword type receiving unit.
  • the registration unit can store the keyword of the keyword storage unit corresponding to the type as a keyword for each type received by the keyword type reception unit in the database in association with the document information.
  • keywords assigned from different viewpoints can be separately associated with one document information and registered, and different viewpoint power keyword searches can be performed. improves.
  • a database that electronically stores document information related to a document and a keyword associated with the document information for the purpose of retrieving the document information, and the document for the purpose of classifying the document information.
  • An attribute presentation unit for presenting the contents of two different first and second attributes assigned to the information, and the document information from the contents of the first and second attributes presented by the attribute presentation unit.
  • An attribute receiving unit for receiving the first and second attributes to be assigned to the keyword, a keyword list storage unit for storing first and second keyword option lists corresponding to the first and second attributes, respectively, and a keyword input
  • a list switching accepting unit that accepts switching of the first and second keyword option lists displayed on the screen, and a key associated with the document information.
  • Keyword option list displayed by switching to the keyword input screen A keyword receiving unit that receives input of the selected keyword, the keyword received by the keyword receiving unit, and the first received by the attribute receiving unit And an information registration unit for storing the second attribute in the database in association with the document information, a target receiving unit for receiving designation of the first and second attributes to determine document information to be searched, and A search keyword receiving unit that receives a keyword used for each of the first and second keyword option lists, and the document information having the attribute received by the target receiving unit, and the search target A search unit that extracts document information corresponding to the keyword, and the document information searched by the search unit
  • an information management device characterized by comprising an information presentation unit for presenting each first or second attribute.
  • the attributes are, for example, a first attribute assigned to classify document information in units such as project name, client name, and document name, and document information includes process name and item name.
  • a second attribute that is assigned to classify items such as chapters (table of contents).
  • document information can be classified and registered with two different attributes, and can be registered in association with different keyword option list keywords corresponding to the attributes.
  • the search keyword can be received and searched using different keyword option lists, the document information can be searched from various viewpoints, and the search can be performed with an appropriate keyword, so that the search efficiency is improved.
  • the document information is copied from the database, the copying unit that simultaneously copies the keyword, and when the document information and the keyword are copied by the copying unit, the keyword input screen
  • the first or second keyword option list power displayed on the screen may be provided with a notification unit that prompts the user to input a keyword.
  • an information management method for electronically storing and managing document information related to a document and a keyword associated with the document information for the purpose of retrieving the document information, the database
  • the document information is copied at the same time, the keywords are simultaneously copied, the copied document information and the keyword are temporarily stored in a storage unit, and a keyword is used as a keyword to be associated with the copied document information.
  • the keyword option list displayed on the input screen Accepts the input of the selected keyword, and when the document information and the keyword are duplicated, the keyword option list displayed on the keyword input screen is prompted to input the keyword,
  • the keyword in the storage unit is associated with the document information in the storage unit to Scan to be stored, the information managing method comprising adding or changing the key word of the memory unit in the keyword received by the keyword receiving unit is provided.
  • the first and second attributes to be assigned are accepted, the first and second keyword option lists corresponding to the first and second attributes are stored in the keyword list storage unit and displayed on the keyword input screen.
  • the first and second keyword option lists are accepted to be switched and displayed on the keyword input screen as keywords to be associated with the document information.
  • One word option list power The input of the selected keyword is received, the received keyword and the first and second attributes received by the attribute receiving unit are stored in the database in association with the document information, and the database When searching for the document information stored in the file, the first and second attributes are designated and accepted as a search range, and the keyword used for the search is selected from each of the first and second keyword option lists. Accepting, searching for document information corresponding to the keyword from document information stored in the search range of the database, and presenting the searched document information for each of the first or second attributes An information management method characterized by this is provided.
  • a program for controlling an apparatus that electronically stores and manages document information related to a document and a keyword associated with the document information for the purpose of searching for the document information.
  • Copying document information from the database to the apparatus, simultaneously copying the keywords, and temporarily storing the document information and keywords copied in the copying step in the storage unit A keyword option list displayed on a keyword input screen as a keyword associated with the document information copied in the copying step, receiving an input of the selected keyword, and copying the document in the copying step
  • the keyword input screen A list of key selection options displayed on the screen, prompting input of keywords, and Storing the data in the database in association with the document information of the storage unit, and adding or changing the keyword of the storage unit with the keyword received in the step of receiving the keyword.
  • An information management program is provided.
  • a program for controlling an apparatus for electronically storing and managing document information relating to a document and a keyword associated with the document information for the purpose of searching for the document information Presenting the contents of two different first and second attributes assigned to the document information for the purpose of classifying the document information to the device, and the first and second presented in the presenting step Accepting the first and second attributes to be added to the document information from the contents of the second attribute, and a list of first and second keyword options corresponding to the first and second attributes, respectively.
  • a step of accepting an input of a keyword selected from a keyword option list displayed by switching to the keyword input screen and a step of accepting the input of the keyword.
  • Storing the first and second attributes received in the step of receiving a keyword and the attribute in the database in association with the document information; and searching the document information stored in the database The first and second attributes are designated and accepted as a search range, the keyword used for the search from each of the first and second keyword option lists, and a document corresponding to the keyword Accept the range of information in the database
  • An information management program characterized in that is executed is provided.
  • an information management apparatus capable of improving the keyword search efficiency of document information is provided.
  • FIG. 1 is a configuration diagram showing a network configuration of an information management device according to an embodiment of the present invention.
  • FIG. 2 is a schematic block diagram of the information management device in FIG.
  • FIG. 3 is a schematic functional block diagram of the information management apparatus in FIG. 1.
  • FIG. 4 is a diagram showing an example of a keyword input screen of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 5 is a diagram showing an example of a keyword prompting screen of the information management device in FIG. 1.
  • FIG. 6 is a flowchart showing an example of the operation of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 7 is a flowchart showing a continuation of the operation shown in the flowchart of FIG.
  • FIG. 8 is a diagram for explaining a state in which a keyword is newly selected on the keyword input screen of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 9 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 10 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 11 is a diagram showing an example of a keyword input screen of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 12 is a diagram showing an example in which different keyword lists are displayed on the keyword input screen of FIG. 11.
  • FIG. 13 is a flowchart showing an example of the operation of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 14 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 15 is a diagram showing the structure of a registration table of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 16 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 17 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management device in FIG.
  • FIG. 18 is a diagram for explaining a classification structure of document information managed by the information management apparatus according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 19 is a diagram showing an example of a document registration screen of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 20 is a diagram showing the structure of a registration table of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 21 is a flowchart showing an example of the operation of the information management device in FIGS. 16 and 17.
  • FIG. 22 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 23 is a diagram showing an example of a search keyword designation screen of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 24 is a diagram showing an example of a search result list screen of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 25 is a flowchart showing an example of the operation of the information management apparatus in FIG.
  • FIG. 26 is a flowchart showing a continuation of the operation of the information management apparatus of the flowchart of FIG. 25.
  • FIG. 27 is a diagram showing a main configuration of a conventional information management apparatus.
  • FIG. 28 is a schematic configuration diagram of a search execution unit of the conventional information management apparatus in FIG. 27.
  • FIG. 29 is a diagram showing an example of a search screen of the conventional information management apparatus in FIG.
  • FIG. 1 is a configuration diagram showing a network configuration of the information management apparatus according to the embodiment of the present invention.
  • the information management system 10 includes an information management device 100, a plurality of databases 11 (shown as “DB1”, “DB2”, and “DBn” in the figure), and a plurality of terminals 13 (“terminal 1”, “Terminal 2" and “Terminal n”).
  • the information management system 10, the database 11, and the terminal 13 are connected to each other via the network 14, and the information management apparatus 100 and the terminal 13 share information in the database 11.
  • the information management device 100 searches the document information stored in the database 11 using keywords and presents the corresponding document information.
  • the keyword choices displayed in a list are presented, and the keyword selected from the keyword choice list display is accepted. Keyword choices are listed on the same screen.
  • the document information refers to various information constituting the document, and includes, for example, information including the gist of the document, bibliographic information of the document, and the like.
  • it may further include link destination information of the document related document.
  • Document information is stored in the database in the form of various document files such as image files and audio files.
  • the document information may be in the form of an archive file or a compressed file in which multiple files are combined.
  • the keyword is stored in the database 11 in association with the document information for the purpose of searching the document information stored in the database 11. Multiple keywords can be associated with document information.
  • the document information can be various types of data including data including documents or drawings.
  • data including documents or drawings.
  • the effect of the present invention becomes more conspicuous when the data has a property of being accumulated over a long period of time and the data requires quickness in handling.
  • Examples of such data include technical reports, sales materials, trouble reports, consulting reports, business trip reports, safety management materials, operation management materials such as plants and equipment, medical records, patent information, and judgment information.
  • the information management apparatus 100 can copy or move the document information stored in the database 11, and at that time, the newly created document information is also used for searching. Keywords can be assigned. When this keyword is assigned, the keyword options displayed in a list are presented, and the input of the keyword selected from the keyword option list display is accepted.
  • the information management apparatus 100 may be a service entity on the WEB server 17 or the Internet 15, for example. Further, the present embodiment is not limited to the ability to explain the case where the apparatus according to the present invention is intended for information sharing on the client server system. For example, the present invention can be applied to a stand-alone device.
  • FIG. 2 is a schematic configuration block diagram of the information management apparatus 100 of the present embodiment.
  • the information management device 100 is, for example, a personal computer, a workstation, an office computer, and the like, and includes a control unit 20, a storage unit 22, a display unit 24, an operation unit 26, and an interface unit 28.
  • the control unit 20 is a CPU, for example, and controls the entire apparatus together with each element of the information management apparatus 100.
  • the storage unit 22 is a hard disk device that stores a program, a hard disk device power program that is read and temporarily stored, a main memory having an area that is used when the program is executed, and other floppy (registered trademark). Includes external storage devices including disks, MO, CDR (RW), DVD-R (RW), magnetic tape, etc.
  • the display unit 24 performs various information displays, operation screen displays, operations and status displays of the information management apparatus 100, and is a CRT monitor, a liquid crystal display, or the like, for example.
  • the operation unit 26 is operated by the user of the information management apparatus 100 to instruct various settings and inputs.
  • the operation unit 26 includes a keyboard, a mouse, a tablet, operation buttons, a switch, a lever, and a touch panel.
  • the operation unit 26 receives these operations.
  • the user interface can include an audio input / output unit (not shown) such as a speaker or a microphone, and a video input unit (not shown) such as a digital camera.
  • a voice processing unit, a recording unit, a playback unit, a video processing unit, etc. can be included.
  • the interface unit 28 is connected to the network 14 such as a LAN, and communicates with other devices on the network 14.
  • FIG. 3 is a schematic functional block diagram of the information management apparatus 100 of the present embodiment.
  • the information management apparatus 100 includes a copy request receiving unit 102, a copy unit 104, a keyword temporary storage unit 106, a document temporary storage unit 108, a keyword list storage unit 110, a keyword list display unit 112, and a keyword.
  • a reception unit 114, a notification unit 115, a determination unit 116, a document editing unit 118, a document display unit 120, an editing reception unit 122, a registration reception unit 124, and a registration unit 126 are provided.
  • Each component of the information management apparatus 100 includes a CPU, a memory, a program that realizes the components shown in the figure loaded in the memory, and a storage unit such as a hard disk that stores the program. It is realized by any combination of hardware and software, centering on the network connection interface. It will be understood by those skilled in the art that there are various modifications to the implementation method and apparatus. Description below Each figure to be shown shows a functional unit block in a configuration in hardware unit.
  • the copy request receiving unit 102 receives from the operation unit 26 a copy request for copying document information to a certain database 11 (here, DB1) and another database 11 (here, DB2).
  • the copy request includes an instruction for designating a copy source document.
  • the copy unit 104 copies document information from the database 11 and simultaneously copies a keyword associated with the document information.
  • the keyword temporary storage unit 106 temporarily stores the keyword copied by the copy unit 104.
  • the document temporary storage unit 108 temporarily stores the document information copied by the copy unit 104.
  • the keyword list storage unit 110 performs a keyword list to be displayed on the keyword list display. .
  • the keyword list display unit 112 displays a keyword input screen on the display unit 24 using the keyword list stored in the keyword list storage unit 110.
  • FIG. 4 is a diagram showing an example of the keyword input screen.
  • the keyword input screen 50 includes a title 52, a keyword list 54, an edit button 56, and a language switching button 58.
  • a title 52 indicates the title of the document copied by the copy unit 104.
  • the keyword list 54 is stored in the keyword list storage unit 110, and all the keyword lists are displayed as a list display. In the keyword list 54, keywords specified in the title 52 document are highlighted in reverse video, highlight display, flashing display, color change display, and so on.
  • keyword input screen 50 a plurality of keywords are divided and grouped according to some fields.
  • keywords with different concept sizes such as large concepts, medium concepts, and small concepts, are displayed in parallel on the same screen. Because of this display, it is possible to prompt the input person to enter multiple keywords of different categories.
  • the edit button 56 is an operation button for shifting to a document edit screen after specifying a keyword.
  • the language switching button 58 is an operation button for switching the language of the keyword displayed in the keyword list 54 between English and Japanese.
  • a reference table is created for keywords, and each keyword is identified. It can also be set as the structure to which the number was provided.
  • the reference table stores Japanese keywords and foreign language keywords such as English corresponding to this identification number. In this way, it is possible to handle both Japanese and foreign language reports in a single database. For example, when a Japanese keyword is specified, a foreign language keyword such as English can be displayed on the search screen at the same time.
  • the keyword receiving unit 114 receives the keyword selected in the keyword list 54 of FIG. 4, and stores it in the keyword temporary storage unit 106.
  • the notification unit 115 notifies that the keyword has not been changed when the keyword force associated with the document information copied by the copy unit 104 has not been changed on the keyword input screen 50.
  • the notification unit 115 displays the keyword prompting screen 60 shown in FIG.
  • the keyboard reminder screen 60 includes a return button 62 and an edit button 64.
  • the return button 62 is an operation button for returning to the keyword input screen 50 for inputting a keyword.
  • the edit button 64 is an operation button for shifting to editing of a document without changing a keyword.
  • the determination unit 116 changes the keyword power copied by the copy unit 104 with the keyword received by the keyword reception unit 114. It is determined whether or not the power is applied. If the keyword has been changed, the process proceeds to the document editing screen. If the keyword has not been changed, the notification unit 115 is notified that the keyword has not been changed.
  • the document editing unit 118 edits the document information stored in the document temporary storage unit 108.
  • the document display unit 120 displays a document information editing screen (not shown) on the display unit 24. The user can edit the document on the document information editing screen.
  • the editing accepting unit 122 accepts a document information editing operation by the user operating the operation unit 26.
  • the document editing unit 118, the document display unit 120, and the editing reception unit 122 start a general word processor, spreadsheet software, editor, image editing tool, etc. that can be operated on a personal computer, etc., and open the document. Can be realized.
  • the registration receiving unit 124 receives a registration instruction for registering the document information stored in the document temporary storage unit 108 in another database DB2.
  • the copy instruction is stored in the registration instruction. This includes specifying the copy destination database, folder specification, and file name specification.
  • the 126 stores the keyword stored in the keyword temporary storage unit 106 in association with the document information stored in the document temporary storage unit 108 and stored in the database DB2.
  • the copy unit 104 duplicates the document A of the database DB1 and the keyword A of the document A, and stores them in the document temporary storage unit 108 and the keyword temporary storage unit 106, respectively (S13). Subsequently, the keyword list display unit 112 highlights and displays the keyword A of the copied document A on the keyword list 54 of the keyword input screen 50 (S15).
  • the keyword list display unit 1 12 displays the keyword on the keyword input screen 50.
  • the keyword selected in list 54 is highlighted (S19).
  • the keyword can be selected by, for example, moving the mouse pointer on the keyword input screen 50 to a desired keyword by operating the operation unit 26 such as a mouse and clicking. The selection can be canceled by clicking the selected key again. For example, as shown in FIG. 8, the keyword newly selected in the keyword list 54 on the keyword input screen 50 is highlighted.
  • step S19 when the operation unit 26 receives an operation of the edit button 56 (YES in S21), the determination unit 116 determines whether or not the duplicated keyword A has been updated. Judge (S23). If the determination unit 116 determines that the keyword has been updated (YES in S23), it stores the updated keyword in the temporary keyword storage unit 106 (S27), and proceeds to document editing.
  • step S17 If the keyword is not accepted in step S 17 (NO in S 17), the process proceeds to step S21. If the editing operation is not accepted in step S21 (NO in S21), the process returns to step S17. If the determination unit 116 determines in step S23 that the keyword has not been updated (NO in S23), the notification unit 115 displays the keyword prompting screen 60 and prompts the user to change the keyword. (S25)
  • the document display unit 120 displays the document editing screen on the display unit 24 (S29), and when the editing receiving unit 122 receives an editing instruction ( (YES in S31), the edited document is temporarily stored in the document temporary storage unit 108 (S33). If edit accepting unit 122 does not accept the edit instruction (NO in S31), step S33 is bypassed.
  • the registration receiving unit 124 receives a registration request for the edited document (YES in S35)
  • the document stored in the document temporary storage unit 108 and the keyword temporary storage unit 106 are stored. Are associated and registered, and stored as document B and keyword B in the database DB2 (S37). If the registration receiving unit 124 does not receive a document registration request (NO in S35), the process returns to step S29.
  • the information management apparatus 100 of the present embodiment when document information of a certain database is copied, a keyword is also copied together with the document information, and the copied keyword is also copied. Therefore, compared to the case where the keyword of the copied document is registered as it is, the significance of the keyword increases and the efficiency of keyword search can be improved.
  • FIG. 9 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus 100 according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. The information management apparatus 100 of this embodiment is different from the above-described embodiment in that a deletion unit 150 is provided and a database document is moved to another database.
  • the deletion unit 150 deletes the document copied by the copy unit 104 and the keyword of the document from the database DB1.
  • the information management apparatus 100 can add a different keyword to the moved document information by adding and changing the keyword before moving. Therefore, more appropriate keywords can be assigned, and search efficiency is improved.
  • FIG. 10 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus 100 according to the embodiment of this invention.
  • the information management apparatus 100 for example, a case where different keywords are assigned in order to manage document information such as a near miss report separately for on-site use and for manager use will be described as an example. .
  • the information management apparatus 100 includes a keyword type accepting unit 210, a first keyword list storage unit 212, a second keyword list storage unit 214, and a switching unit 216 in the embodiment described above. However, it is different in that keywords can be specified using a keyword group suitable for the database to which the document is registered.
  • the information management apparatus 100 prepares a different keyword list for each database 11 and selects and registers a keyword from the keyword list suitable for the replication destination database 11.
  • the database DB2 is a database 11 for storing documents for the field
  • the database DB3 is a database 11 for storing documents for the administrator.
  • the keyword list display unit 112 displays the keyword input screen 70 shown in FIG.
  • the keyword input screen 70 includes, for example, a plurality of tabs such as a site tab 72 and an administrator tab 74.
  • a site tab 72 is selected, a site keyword list 76 is displayed, and an administrator tab 74 is displayed.
  • the keyword input screen 70 shown in Fig. 12 is displayed. Is displayed.
  • the keyword type receiving unit 210 receives the type of the keyword input screen 70 displayed on the keyword list display unit 112. In other words, whether the first keyword list (site keyword list 76) or the second keyword list (administrator keyword list 78) is displayed on the keyword input screen 70 of the keyword list display section 112. Accept instructions. More specifically, the selection of the on-site tab 72 and the administrator tab 74 on the keyword input screen 70 is accepted.
  • the first keyword list storage unit 212 and the second keyword list storage unit 214 store the first keyword list and the second keyword list, respectively.
  • the first keyword list storage unit 212 stores a keyword list for displaying the on-site keyword list 76 on the keyword input screen 70
  • the second keyword list storage unit 214 stores the keyword list.
  • a keyword list for displaying the administrator keyword list 78 on the input screen 70 is stored.
  • the switching unit 216 switches the corresponding keyword list to the keyword list display unit 112. indicate.
  • the registration unit 218 registers and stores the keyword stored in the received keyword temporary storage unit 106 by the keyword receiving unit 114 in association with the document in the database 11 corresponding to the keyword type received by the keyword type receiving unit 210. .
  • FIG. 13 is a flowchart showing an example of the operation of the information management apparatus 100 of the present embodiment.
  • the keyword type receiving unit 210 receives a keyword type (S 111).
  • the keyword type received by the keyword type accepting unit 210 is for site use (first keyword of S111)
  • the keyword list for site use is read out from the first keyword list storage unit 212 and the keyword shown in FIG.
  • the keyword list 76 for the site is displayed on the input screen 70 (S11 3).
  • the keyword receiving unit 114 force receives keywords from the on-site keyword list 76 on the keyword input screen 70 and stores them in the keyword temporary storage unit 106 (S115). After that, after the document is edited, etc., when the registration receiving unit 124 receives an instruction to register the document in the database 11 (YES in S117), the document B is stored in the first database (database DB2). And the keyword B1 are registered in association with each other and stored (S119).
  • step S117 if the registration instruction is not accepted in step S117 (NO in S117), the process returns to step S113.
  • step S111 If the keyword type received by the keyword type receiving unit 210 in step S111 is for the administrator (second keyword in S111), a keyword list for the administrator is retrieved from the second keyword list storage unit 214. This is read and displayed as a keyword list 78 for the administrator on the keyword input screen 70 in FIG. 12 (S123).
  • keywords are received from the keyword list 78 for the administrator on the keyword input unit 114 keyword input screen 70 and stored in the keyword temporary storage unit 106 (S125).
  • the registration receiving unit 124 receives an instruction to register the document in the database 11 (YES in S127), the second database (database DB3)
  • the keyword B2 is associated and registered and stored (S129).
  • the registration receiving unit 124 does not accept the registration instruction (NO in S127)
  • the process returns to step S123.
  • an appropriate keyword option list is selected from different keyword option lists and a keyword is assigned to the document information. Therefore, it is possible to assign a keyword suitable for the database 11 where the document information is stored.
  • FIG. 14 is a functional block diagram showing a main configuration of the information management apparatus 100 according to the embodiment of this invention.
  • the information management apparatus 100 of this embodiment is different from the above-described embodiment of FIG. 10 in that it includes a keyword discrimination unit 220, and instead of the keyword temporary storage unit 106, a first key word storage unit 222 and The difference is that a second keyword temporary storage unit 223 is provided and a registration unit 224 is provided instead of the registration unit 218.
  • keyword determination unit 220 uses the keyword received by keyword reception unit 114 as the first keyword temporary It is determined which of the storage unit 222 and the second keyword temporary storage unit 223 is to be stored. For example, when the keyword type reception unit 210 receives an instruction to display the first keyword list, that is, the site keyword list 76, the switching unit 216 in FIG. The keyword list 76 is displayed. On the other hand, when the keyword type receiving unit 210 receives an instruction to display the second keyword list and the keyword list for manager 78, the switching unit 216 in FIG. 10 displays the administrator on the keyword input screen 70 of the keyword list display unit 112. The keyword list 78 is displayed.
  • the first keyword temporary storage unit 222 temporarily stores the first keyword received from the keyword determination unit 220, that is, the keyword accepted as a site keyword.
  • Second keyword temporary storage unit 223 temporarily stores the second keyword received from keyword determination unit 220, that is, the keyword received as the administrator keyword.
  • the registration unit 224 registers the keywords stored in the first keyword temporary storage unit 222 and the second keyword temporary storage unit 223 in the registration table 226 in association with the document information.
  • the second keyword and the registration table 226 are stored in the database 11.
  • FIG. 15 shows the structure of the registration table 226 of the information management apparatus of this embodiment.
  • the registration table 2226 stores the identifier of the first keyword group and the identifier of the second keyword group, and the actual status of the keyword is separately stored in the database 11 as the first keyword and the second keyword.
  • the information management apparatus 100 since keywords assigned from a plurality of keyword lists can be registered in association with document information, the document information stored in the database 11 differs.
  • the search can be performed according to the keywords assigned based on the appropriate keyword list, thereby improving the search efficiency.
  • keywords assigned from different viewpoints can be separately registered in association with one document information, and different viewpoint power keyword search can be performed, so that usability is improved.
  • FIG. 16 and FIG. 17 are functional block diagrams showing the main configuration of the information management apparatus 100 according to the embodiment of the present invention.
  • the information management apparatus 100 When storing document information in the database 11, the information management apparatus 100 according to the present embodiment is classified by two different first and second attributes, for example, a project name, a client name, and a document name.
  • a plurality of units and, for example, a plurality of items classified by process name, item name, chapter (table of contents), etc. can be designated.
  • a plurality of documents are stored in each item for each project.
  • the project name classification is called “ALL” and the item name classification is called “PART”.
  • the information management apparatus 100 of the present embodiment is different from the above embodiment in that the ALL list storage unit 310, the PART list storage unit 312, the registration screen display unit 314, and the ALL designation The difference is that a receiving unit 316, a PART designation receiving unit 318, and a registration designation temporary storage unit 320 are provided.
  • the ALL list storage unit 310 stores an ALL list having a plurality of unit names to which the document information stored in the database 11 belongs, for example, project names.
  • the PART list storage unit 312 stores a PART list having a plurality of item names to which the document information stored in the database 11 belongs.
  • FIG. 19 shows an example of the document registration screen 350 of the information management apparatus 300 according to the present embodiment.
  • the document registration screen 350 includes an ALL specification field 352, a PART specification field 354, a key hood, and a human power screen button 356.
  • ALL specification column 352 a plurality of unit names stored in the ALL list storage unit 310 are displayed in a list, and the user can specify ALL by moving the pointer and clicking.
  • the specified unit name is highlighted.
  • the PART designation field 354 displays a list of a plurality of item names stored in the PART list storage unit 312 and allows the user to move the pointer and click to specify the PART.
  • the specified item name is highlighted.
  • the item name in the PART specification field 354 can be specified up to the lower level.
  • Keyword input screen button A button 356 is an operation button for shifting to the keyword input screen 50.
  • the ALL designation accepting unit 316 accepts designation of a queue name corresponding to the document information to be registered. Hereinafter, this designation is called “ALL designation”.
  • the PART designation accepting unit 318 accepts designation of an item name corresponding to the document information to be registered. Hereinafter, this designation is called “PART designation”.
  • Registration designation temporary storage section 320 temporarily stores each designation received by ALL designation receiving section 316 and PART designation receiving section 318 as registration designation information.
  • the registration designation information is information indicating the first and second attributes of the document information, that is, information indicating which unit of which unit the document information corresponds to.
  • the information management apparatus 100 of this embodiment differs from the above-described embodiment of FIG. 3 in that it replaces the keyword list storage unit 110 with an ALL keyword list storage unit 330 and a PART keyword list.
  • a storage unit 332 is provided, replacing the keyword temporary storage unit 106 with an ALL keyword temporary storage unit 340 and a PART keyword temporary storage unit 342, replacing the registration reception unit 124 and registration unit 126 with a keyword type reception unit 334 and registration.
  • a unit 346 is provided, and a keyword type reception unit 334, a switching unit 336, and a keyword determination unit 338 are further provided.
  • ALL keyword list storage unit 330 stores a first keyword list to be displayed on keyword list display unit 112 when ALL is specified.
  • the PART keyword list storage unit 33 2 stores a second keyword list displayed on the keyword list display unit 112 when PART is designated.
  • the keyword type accepting unit 334 accepts a force instruction to make the keyword list displayed on the keyword list display unit 112 either the first keyword (for ALL) or the second keyword (for PART). Specifically, it is designated by selecting an ALL tab (not shown) and a PART tab (not shown) provided on the keyword input screen 70 as in the above embodiment of FIG.
  • Switching unit 336 switches the keyword list displayed on keyword list display unit 112 according to the keyword type, ALL, or PART received by keyword type receiving unit 334. Whether keyword determination unit 338 stores the keyword received by keyword reception unit 114 in ALL keyword temporary storage unit 340 or PART keyword temporary storage unit 342 according to the keyword type received by keyword type reception unit 334 Is determined. For example, when the keyword type receiving unit 334 receives an instruction to display the ALL keyword list, the switching unit 336 displays the ALL keyword list on the keyword input screen 70 of the keyword list display unit 112. On the other hand, when an instruction to display a keyword list for keyword type is displayed by the switching unit 336, the keyword list for PART is displayed on the keyword input screen 70 of the keyword list display unit 112.
  • the ALL keyword temporary storage unit 340 temporarily stores the keyword received from the keyword determination unit 338 as the ALL keyword.
  • the PART keyword temporary storage unit 342 temporarily stores the keyword received as the PART keyword from the keyword determination unit 338.
  • the registration receiving unit 344 receives a registration instruction for registering a document in the database 11.
  • the registration instruction includes specification of the copy destination database for storing the copied document, folder specification, and file name specification.
  • the registration unit 346 includes registration designation information temporarily stored in the registration designation temporary storage unit 320, keywords for ALL stored in the ALL keyword temporary storage unit 340, and a PART keyword temporary storage unit 342.
  • the registration table 348 is created in accordance with the PART keywords stored in. Further, the registration unit 346 stores the document information, the ALL keyword, the PART keyword, and the registration table 348 in association with each other in the copy destination database 11 received by the registration reception unit 344.
  • the registration table 348 stores the ALL keyword group identifier and the PART keyword group identifier, and the actual keywords are stored in the database 11 as the ALL keyword and the PART keyword separately.
  • FIG. 20 shows the structure of the registration table 348 of the present embodiment.
  • content information a keyword for ALL, and a keyword for PART are registered in association with each unit and for each item.
  • FIG. 21 is a flowchart showing an example of the operation of the information management apparatus 300 of the present embodiment.
  • a document registration screen 350 shown in FIG. 19 is displayed on the registration screen display unit 314 (S131). Subsequently, when the ALL designation accepting unit 316 and the PA RT designation accepting unit 318 respectively accept the ALL designation and the PART designation (YES in S133), the designations accepted in the registration designation temporary storage unit 320 are temporarily stored ( S135). At this time, as shown in FIG. 19, on the document registration screen 350, the designated queue and item are respectively highlighted.
  • step S 133 and step S 137 if no instruction or operation is accepted (NO in S 133 and NO in S 137), the process returns to step S 131.
  • the keyword type receiving unit 334 receives the keyword type (S141).
  • the keyword type accepting unit 334 accepts ALL designation (ALL in S141)
  • the keyword determining unit 338 accepts the keyword accepted in the keyword accepting unit 114 as an ALL keyword (S143)
  • the A LL keyword temporary storage unit 340 Is temporarily stored (S145).
  • the keyword determining unit 338 accepts the keyword accepted by the keyword accepting unit 114 as a keyword for PART (S147) , Temporarily stored in the PART keyword temporary storage unit 342 (S149).
  • the registration receiving unit 344 receives a registration instruction (YES in S151)
  • the registration unit 346 includes the registration designation information temporarily stored in the registration designation temporary storage unit 320 in step S135,
  • the registration table 348 is created according to the ALL keyword and the PART keyword stored in the ALL keyword temporary storage unit 340 and the PART keyword temporary storage unit 342 (S153).
  • the registration unit 346 associates the document information, the keyword for ALL, the keyword for PART, and the registration table 348 with the copy destination data received by the registration reception unit 344. It is stored in the database 11 (S155).
  • the process returns to step S 139.
  • document information can be classified and registered by unit, item, etc., and at the time of registration, units are targeted.
  • keywords can be assigned to items, so that document information can be searched using a list of keywords with different viewpoints and search efficiency is improved.
  • FIG. 22 is a functional block diagram showing the main configuration of the information management apparatus according to the embodiment of this invention.
  • the information management apparatus 300 according to the present embodiment can perform keyword search by specifying ALL and PART after the information management apparatus according to the above-described embodiment shown in FIGS.
  • the information management apparatus 300 includes a search request reception unit 360, a search keyword list display unit 361, a keyword type reception unit 362, and a switching unit. 363, search range reception unit 364, search keyword reception unit 366, search execution reception unit 368, search unit 370, search result storage unit 372, extracted data display unit 374, and result display request reception unit 376 A result list display unit 378, a file operation reception unit 380, a file reading unit 382, a file storage unit 384, a file deletion unit 386, and a file display unit 388.
  • the search request receiving unit 360 receives a request for searching for document information from the operation unit 26 in the information management apparatus 300.
  • the search keyword list display unit 361 displays a search keyword designation screen 400 shown in FIG.
  • the search keyword specification screen 400 displays a search keyword field 402, an ALL specification field 404, a PART specification field 406, an ALL specification tab 408, a PART specification tab 410, a search button 411, and the number of extracted data. It includes a field 412 and a result list button 414.
  • the search keyword field 402 keywords selected from the keyword list are displayed.
  • the ALL specification field 404 and the PART specification field 406 are fields for specifying a search range. Multiple search ranges can be specified or not specified.
  • the PART designation field 406 It is also possible to specify up to lower items.
  • the pointer is placed in the ALL specification field 404 and clicked, the ALL list stored in the ALL list storage unit 310 is displayed, and the unit for which ALL is specified can be selected.
  • the pointer is put in the PART designation field 406 and clicked, the PART list stored in the PART list storage unit 312 is displayed, and the item for which PART designation can be selected can be selected.
  • a search button 411 is an operation button for executing a search for document information included in the search range specified in the ALL specification column 404 and the PART specification column 406 with the keywords specified in the search keyword column 402.
  • the result list button 414 is an operation button for performing an operation for displaying a search result list for each search. That is, when the operation of the result list button 414 adjacent to the extracted data number display column 412 for keyword search is accepted, a result list of keyword search for which the search range is not specified is displayed. When the operation of the result list button 414 next to the extracted data number display field 412 of ALL search is accepted, a list of keyword search results in the search range designated by ALL is displayed. Extracted data number display column for PART search 4 When the operation of result list button 414 next to 12 is accepted, a list of keyword search results in the search range specified by PART is displayed. In addition, when the operation of the result list button 414 next to the extraction data count display field 412 of the cross search is accepted, a list of keyword search results within the search range specified by both ALL specification and PART specification is displayed. Let
  • search result list can be displayed for each specified range, the search can be performed from different viewpoints, and the usability is improved.
  • the keyword type receiving unit 362 receives the type of keyword list to be displayed on the search keyword list display unit 361. That is, it accepts an instruction to display the keyword list for ALL on the search keyword specification screen 400 of the search keyword list display unit 361 and whether to display the PART keyword list. Specifically, the test in Fig. 23 Accepts selection of ALL specification tab 408 and PART specification tab 410 on search keyword specification screen 400.
  • the keyword type accepting unit 362 accepts the selection of the ALL designation tab 408 and the PART designation tab 410 of the search keyword designation screen 400 of FIG. 330 and the PART keyword list storage unit 332, and switches to the search keyword list display unit 361 for display.
  • the search range receiving unit 364 receives the specification of the ALL specification field 404 and the PART specification field 406 of the search keyword specification screen 400 of FIG. 23 in order to determine document information to be searched.
  • the search keyword receiving unit 366 receives the keyword selected in the keyword list on the search keyword specifying screen 400 in FIG.
  • the keywords received by the search keyword receiving unit 366 are displayed in the search keyword column 402 of the search keyword specifying screen 400 of FIG.
  • the search execution receiving unit 368 receives the operation of the search button 411 on the search keyword designation screen 400 of FIG. 23 as a search execution request.
  • the search execution reception unit 368 receives a search execution request
  • the search unit 370 searches the document information having the ALL specification and the PART specification received by the search range reception unit 364, and this search target database 11
  • the search keyword accepting unit 366 retrieves document information corresponding to the keyword accepted from.
  • the search result storage unit 372 stores the results searched by the search unit 370.
  • the extracted data display unit 374 displays the number of data extracted as a result of the search by the search unit 370 in the extracted data number display field 412 of the search keyword designation screen 400 of FIG.
  • the result display request accepting unit 376 accepts the operation of the result list button 414 on the search keyword designation screen 400 in FIG.
  • the result list displaying unit 378 displays the corresponding search results as a list.
  • FIG. 24 shows an example of the search result list screen 420.
  • the search result list screen 420 includes an extracted data number display field 412, a result list button 414, a search result field 422, a read button 424, a display button 426, and an XI IJ exclusion button 428.
  • the search result field 422 displays a list of search results.
  • the result list includes the title name of the document information, the unit name to which the document information belongs, the creator of the document information, the issuing department Includes name, creation date, etc.
  • the read button 424 is an operation button for accepting an instruction to read and save the document information selected in the search result list from the database 11.
  • a display button 426 is an operation button for receiving an instruction to read and display the document information selected in the search result list from the database 11.
  • the delete button 428 is an operation button for accepting an instruction to delete the document information selected in the search result list from the database 11.
  • the file operation reception unit 380 receives the document information file specified in the search result field 422 of the PART specification tab 410 in FIG. Further, the file operation accepting unit 380 accepts operations of the read button 424, the display button 426, and the delete button 428 on the search result list screen 420 in FIG.
  • the file reading unit 382 When the file reading unit 382 receives the operation of the reading button 424 in the file operation receiving unit 380, the file reading unit 382 reads the file received in the file operation receiving unit 380 from the database 11 via the network 14, and the file storage unit Store in 384.
  • the file storage unit 384 stores a file read from the database 11.
  • the file deleting unit 386 deletes the file accepted by the file operation accepting unit 380 from the database 11 via the network 14.
  • the file display unit 388 reads the file accepted by the file operation accepting unit 380 from the database 11 via the network 14 and stores it in the file storage unit 384. At the same time, it is displayed on the display unit 24.
  • FIG. 25 and FIG. 26 are flowcharts showing an example of the operation of the information management apparatus 300 of the present embodiment.
  • the search keyword list display unit 361 displays the search keyword designation screen 400 of FIG. 23 (S163).
  • the search range receiving unit 364 receives ALL designation and PART designation in order to determine document information to be searched (S165).
  • the specification accepted here is ALL Either the default or PART designation or both may be used. Alternatively, neither can be specified.
  • the keyword type receiving unit 362 receives the keyword type (S169).
  • the search keyword list display unit 361 displays the ALL keyword list in the keyword list of the search keyword designation screen 400 (S171).
  • the search keyword list display unit 3601 displays the PART keyword list in the keyword list of the search keyword designation screen 400 (S173).
  • the search keyword receiving unit 366 receives the keyword (S175). Subsequently, when the search execution accepting unit 368 accepts the search execution request (YES in S177), the search unit 370 is a document having the keyword received in step S175 within the search range specified in step S165. Information is retrieved from the database 11 via the network 14 (S179).
  • the extracted data display unit 374 displays the number of extracted data in the extracted data number display field 412 of the search keyword designation screen 400 (S 181).
  • the number of extracted data is displayed for each search method, but the present invention is not limited to this.
  • the result display request receiving unit 376 receives the result list display request (YES in S183)
  • the result list display unit 378 displays the search result list screen 420 (S185).
  • the file operation receiving unit 380 receives a file operation instruction (S187).
  • the file reading unit 382 receives the file received by the file operation receiving unit 380 via the network 14 and the database 11 via the network 14. And is stored in the file storage unit 384 (S189).
  • the file display unit 388 sends the file accepted by the file operation accepting unit 380 to the database 11 via the network 14. And is stored in the file storage unit 384 and displayed on the display unit 24 (S191). Further, when the file operation receiving unit 380 receives a file deletion instruction (deletion of S187), the file deletion unit 386 deletes the file received by the file operation receiving unit 380 from the database 11 via the network 14 (S193). ).
  • the ALL keyword and PART keyword are specified using different keyword lists, the search range is specified, and the document is specified.
  • the search efficiency is improved and the usability is improved.
  • the notification unit 115 is configured to perform a display that prompts the user to input a keyword on the screen display.
  • the present invention is not limited to this, and the keyboard is activated by voice or an alarm sound. You can also prompt for input.
  • a configuration may be adopted in which editing of a document is not permitted unless a keyword is added or changed.
  • the configuration is such that when a document is copied, the keyword input is always prompted, but the present invention is not limited to this.
  • the information management device of the present invention includes a determination unit that determines whether or not the keyword in the keyword temporary storage unit 106 has been changed or added when document information and keywords are copied by the copy unit 104.
  • the registration unit 126 can include a prohibition unit that prohibits storage of the document information in the database 11.
  • the determination unit reads a keyword that has been copied from the database and stored in the storage unit, and compares it with the keyword received by the keyword reception unit, and determines that the keyword has been changed when the keyword is different.
  • the keyword comparison may be performed by comparing the keyword character string codes or the data size of the keyword character strings.
  • the keywords stored in the storage unit are stored as identification codes corresponding to a predetermined keyword list, they can be compared with the identification codes.
  • the determination unit can monitor whether or not the keyword is further written in the storage unit after the keyword is copied from the database, and can determine that the keyword has been changed.
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Abstract

　　文書情報およびこの文書情報を検索する目的で文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースＤＢ１（１１）と、ＤＢ１（１１）から文書情報およびキーワードを同時に複製するコピー部（１０４）と、複製されたキーワードを記憶するキーワード一時記憶部（１０６）と、複製された文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるキーワード受付部（１１４）と、文書情報複製時、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促す通知部（１１５）と、記憶部（１０６）のキーワードを文書情報に関連付けてデータベースＤＢ２（１１）に記憶させる登録部（１２６）と、を備え、キーワード受付部（１１４）で受け付けたキーワードで記憶部（１０６）のキーワードを追加または変更する。

Description

明 細 書
情報管理装置、方法、およびプログラム
技術分野
[0001] 本発明は、文書情報を電子的に保存し、管理する技術に関する。
背景技術
[0002] 近年、会社などの組織内における各種報告書、技術資料などの文書の管理および 保存を紙の形態力 電子化する動きが主流となってきて 、る。このような動きの中で、 異なる形式の膨大な量の文書情報を体系付けて効率よくデータベース化するととも に、日々更新される文書情報にも対応可能な情報管理装置として、たとえば特許文 献 1に記載されたものがある。同文献に記載された情報管理装置の要部構成を図 27 に示す。この情報管理装置において、ログイン受付部 1401で受け付けられた口グイ ン名をキーとして担当者情報 DB1405から ID取得部 1402によって IDが取得される 。重要キーワード抽出部 1403は、取得された IDをキーとして検索履歴 DB1406に 格納された情報に基づいて重要キーワードを抽出する。抽出された重要キーワード は、 ID取得部 1402によってノ、イライト表示が付与される。
[0003] キーワード一覧選択部 1407は、取得された IDをキーとして組織 DB1409からユー ザの属する部門に応じたキーワード一覧 (キーワード群)を選択する。選択されたキ 一ワード群は、キーワード一覧表示部 1408によって所定のテンプレート上に配置さ れる。ノ、イライト表示付与部 1404およびキーワード一覧表示部 1408により得られた 情報が表示部 1411に送られ、ユーザ 1420にキーワード一覧画面が提示される。
[0004] 図 28、従来の情報管理装置の検索実行部の概略構成図である。この装置は、検 索実行部 1520、検索結果表示部 1525、データベース制御部 1526、報告書情報 D B (データベース） 1527から成っている。検索実行部 1520は、キーワード検索部 15 21、総合検索部 1522および掛け合わせ検索部 1523から構成されている。報告書 情報 DB1527には、報告書を構成する様々な情報、すなわち報告書情報が格納さ れている。検索実行部 1520は、検索実行部 1520からデータベース制御部 1526を 介して必要な情報を検索し抽出する。検索は、技術用語に関わる検索を行うキーヮ ード検索部 1521と、報告書の書誌情報に係る検索を行う総合検索部 1522等を含 んでいる。これらの検索結果は、それぞれ独立に利用することもできる力 これらの検 索結果を掛け合わせて情報をさらに絞り込むこともできる。こうして得られた検索結果 は、検索結果表示部 1525を介してユーザに提示される。
[0005] 図 29は、検索画面の一例であり（キーワードの一部は図中、省略）、この画面から 総合検索、キーワード検索および ID検索を実行することができる。キーワード検索は 、図 29の画面の左側に位置するキーワード入力欄（SEARCH WORD欄）に所定 のキーワードを入力することにより実行される。この入力は、検索画面に示されたキー ワードの表示をクリックすることにより図 29左上欄のキーワード選択窓にキーワードが 表示され、入力が完了する。このような入力方式とすれば、キーワードの選択が容易 な上、入力と同時に選択されたキーワードがキーワード選択窓に表示されるとともに、 これと同時にヒット数がその横に表示されるので効率的である。
[0006] なお、入力の方式はこれに限らず様々な形態とすることができ、キーワード選択窓 にキーワードを書き込む形式、キーワード表示欄の横にラジオボタンを付与し、この ボタンをクリックすることによってキーワードが入力される形式等を採用することもでき る。ここでは最大 5個までのキーワードが入力できるようになつている。キーワードの選 択肢はこの画面に示された範囲内から選択される。キーワードの選択肢は、材料名 キーワード、ブランドキーワードなどの大項目に分類され、さらに、その大項目の中で 小分類に区分けされている。選択されたキーワードがヒットした報告文書の数は画面 中央に表示される。この例では 1つめのキーワードでは 1245、 2つめのキーワードで は 355の報告文書がヒットして!/、る。
特許文献 1：特開 2002-127692号公報
発明の開示
[0007] しかしながら、上記文献記載の従来技術は、以下の点で改善の余地を有していた。
[0008] 第一に、組織の中では、文書を作成する際、一から作成することは稀であり、通常 は文書の雛形を基に作成することが多い。雛形をコピーする際、雛形の文書に予め 付与されているキーワードも一緒にコピーすることにより、コピー後の文書にキーヮー ドを付与する手間を省くことができる。しかし、このような方法によりキーワードの付与 を行うと、結果として実態に合わない不適切なキーワードが付与されてしまい、キーヮ ード検索をしたとき、必要な情報が見つけられないといった問題点があった。
[0009] 第二に、同じ糸且織内であっても、部門によって同じ文書には異なるキーワードを付 与する方が効率力 いので、各部門毎にキーワードの付与を促す必要があった。
[0010] 第三に、電子化された文書情報の容量は年々増加する傾向にあり、管理すべき情 報量は膨大なものとなってきている。これらの文書情報を活用していくためには、体 系的に管理する必要がある。また、膨大な文書情報量のデータベースの中から異な る観点で文書情報を効率よく検索できることが望まれている。
[0011] 本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、文書情 報のキーワード検索効率を向上できる情報管理装置を提供することにある。
[0012] 本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前 記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、前記 データベース力 文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製する複 製部と、前記複製部で複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的に記 憶する記憶部と、前記複製部で複製された前記文書情報に関連付けるキーワードと して、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧力 選択されたキーヮ ードの入力を受け付けるキーワード受付部と、前記複製部で前記文書情報および前 記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーワード選 択肢一覧力 キーワードの入力を促す通知部と、前記記憶部の前記キーワードを前 記記憶部の文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させる情報登録部と、 を備え、前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キ 一ワードを追加または変更することを特徴とする情報管理装置が提供される。
[0013] ここで、文書情報とは、文書を構成する各種情報をいい、たとえば、文書の要旨を 含む情報、文書の書誌情報等が含まれる。また、文書の関連資料がある場合には、 文書の関連資料のリンク先情報をさらに含んでもよい。文書情報は、各種文書フアイ ルゃ画像ファイル、音声ファイルなどの形式でデータベースに保存される。また、文 書情報は複数のファイルをまとめたアーカイブファイルおよび圧縮ファイルの形式で ちょい。 [0014] また、キーワード選択肢一覧は、文書情報に付与されるキーワードの選択肢を提示 する一覧表示である。キーワード選択肢は同一画面上に一覧表示される。
[0015] この発明によれば、あるデータベースの文書情報を複製する場合、文書情報と一 緒にキーワードも同時に複製するとともに、キーワードの入力を促すので、複製され たキーワードを追加または変更を確実にユーザに行わせることが可能となり、複製さ れた文書のキーワードがそのまま登録される場合にくらべ、より適切なキーワードを付 与することができるので、キーワードの意義が増し、キーワード検索の効率を向上さ せることができる。
[0016] 上記情報管理装置において、前記キーワード入力画面にて前記文書情報に関連 付けられたキーワードを強調表示するキーワード提示部を含むことができる。
[0017] ここで、強調表示とは、反転表示、ハイライト表示、点滅表示、色換え表示などであ る。
[0018] この構成によれば、文書情報に関連付けられたキーワードを一覧表示上で強調表 示するので、キーワードを目視にて確認しやすく使い勝手が向上する。
[0019] 上記情報管理装置にお!、て、前記複製部で前記文書情報および前記キーワード が複製されたとき、前記記憶部にアクセスして前記キーワードが変更された力否かを 判定する判定部と、前記判定部で前記キーワードが変更されて!、な!、と判定されたと き、前記情報登録部に前記文書情報の前記データベースへの記憶を禁止する禁止 咅と、を備免ることができる。
[0020] ここで、判定部は、データベース力 複製され記憶部に記憶されたキーワードを読 み出し、キーワード受付部で受け付けたキーワードと比較して、キーワードが異なる 場合にキーワードが変更されたと判定することができる。また、キーワードの比較は、 キーワードの文字列コードを比較してもよ 、し、キーワードの文字列のデータサイズを 比較してもよい。あるいは、記憶部に記憶されるキーワードが予め決められたキーヮ ード一覧に対応した識別コードで記憶されている場合は、識別コードで比較すること もできる。あるいは、判定部は、データベースからキーワードが複製された後に、記憶 部にキーワードがさらに書き込まれた力否かを監視し、書き込まれた場合キーワード が変更されたと判定することもできる。 [0021] この構成によれば、文書情報を複製したとき、キーワードの追加および変更をより確 実にユーザに行わせることが可能となる。
[0022] 上記情報管理装置にお!、て、前記複製部で前記文書情報および前記キーワード を複製した後、複製元の前記文書情報および前記キーワードを前記データベースか ら削除する削除部を含むことができる。
[0023] この構成によれば、文書情報を移動する場合に、移動前のキーワードを追加およ び変更することにより移動後の文書情報に異なるキーワードを付与させることができ、 より適切なキーワードを付与することができ、検索効率が向上する。
[0024] 上記情報管理装置にお!、て、前記複製部で複製された前記文書情報および前記 キーワードを、複製元のデータベースとは異なるデータベースに複製することができ る。
[0025] この構成によれば、文書情報を他のデータベースに複製または移動させることがで き、その場合でも、複製または移動後の文書情報に適切なキーワードを付与すること ができる。
[0026] 上記情報管理装置において、前記キーワード入力画面に表示される複数種のキー ワード選択肢一覧の切替を受け付けるキーワード種別受付部を含むことができ、前 記キーワード提示部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別に対応するキ 一ワード選択肢一覧を前記キーワード入力画面に表示するとともに、前記選択肢の 中から前記文書情報に関連付けられたキーワードを強調表示して提示し、前記キー ワード受付部は、前記キーワード入力画面に表示された前記キーワード選択肢一覧 力も選択されたキーワードを受け付けることができる。
[0027] この構成によれば、異なるキーワード選択肢一覧の中から適切なキーワード選択肢 一覧を選択して、文書情報にキーワードを付与することができるので、文書情報を保 存先のデータベースに適したキーワードを付与することが可能となる。
[0028] 上記情報管理装置にお!、て、前記記憶部は、前記複数種のキーワード選択肢一 覧に対応した複数のキーワード記憶部を含むことができ、前記キーワード受付部で 受け付けたキーワードを前記キーワード種別受付部で受け付けた種別毎のキーヮー ドとしてキーワードの種別に対応したキーワード記憶部にそれぞれ記憶し、前記情報 登録部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別毎のキーワードとして当該 種別に対応する前記キーワード記憶部のキーワードを前記文書情報にそれぞれ関 連付けて前記データベースに記憶することができる。
[0029] この構成によれば、たとえば、異なる観点から付与されたキーワードを別々に一つ の文書情報と関連付けて登録することが可能となり、異なる観点力 キーワード検索 を行うことができるので、使い勝手が向上する。
[0030] 本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前 記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、前記 文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる 2つの第 1および第 2 の属性の内容を提示する属性提示部と、前記属性提示部で提示された前記第 1およ び第 2の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第 1および第 2の属性を 受け付ける属性受付部と、前記第 1および第 2の属性にそれぞれ対応した第 1および 第 2のキーワード選択肢一覧を記憶するキーワード一覧記憶部と、キーワード入力画 面に表示される前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付ける 一覧切替受付部と、前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入 力画面に切り替えて表示されたキーワード選択肢一覧力 選択されたキーワードの 入力を受け付けるキーワード受付部と、前記キーワード受付部で受け付けた前記キ 一ワードおよび前記属性受付部で受け付けた前記第 1および第 2の属性を、前記文 書情報に関連付けて前記データベースに記憶させる情報登録部と、検索対象となる 文書情報を決めるために前記第 1および第 2の属性の指定を受け付ける対象受付部 と、前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧のそれぞれ力 検索に用いるキーヮ ードを受け付ける検索キーワード受付部と、前記対象受付部で受け付けた前記属性 を有する前記文書情報を検索対象とし、該検索対象力 前記キーワードに該当する 文書情報を抽出する検索部と、前記検索部で検索された前記文書情報を前記第 1ま たは第 2の属性毎に提示する情報提示部と、を備えたことを特徴とする情報管理装 置が提供される。
[0031] ここで、属性は、たとえば、文書情報をプロジェクト名、クライアント名、文書名などの ユニット単位で区分するために付与される第 1の属性と、文書情報を工程名、項目名 、章（目次)などのアイテム単位で区分するために付与される第 2の属性と、を含むこ とがでさる。
[0032] この構成によれば、文書情報を異なる 2つの属性で分類して登録でき、かつ属性に 対応した異なるキーワード選択肢一覧力 キーワードと関連付けて登録することがで きるので、文書情報を異なる観点力 異なるキーワード選択肢一覧を用いて検索用 キーワードを受け付けて検索することができ、様々な観点力 文書情報の検索を行え 、適切なキーワードで検索することができるので、検索効率が向上する。
[0033] 上記情報管理装置において、前記データベースから文書情報を複製するとともに、 前記キーワードを同時に複製する複製部と、前記複製部で前記文書情報および前 記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示された前記第 1また は第 2のキーワード選択肢一覧力 キーワードの入力を促す通知部と、を備えること ができる。
[0034] この構成によれば、文書情報を複製する場合、文書情報と一緒に複製されるキーヮ ードの追加または変更を確実にユーザに行わせることが可能となり、複製された文書 のキーワードがそのまま登録される場合にくらべ、より適切なキーワードを付与するこ とができるので、キーワードの意義が増し、キーワード検索の効率を向上させることが できる。
[0035] 本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前 記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する 情報管理方法であって、前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キ 一ワードを同時に複製し、複製された前記文書情報および前記キーワードを記憶部 に一時的に記憶し、複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーヮ ード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧力 選択されたキーワードの入力 を受け付け、前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード 入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧力 キーワードの入力を促し、前記記 憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータベースに記憶 させ、前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キー ワードを追加または変更することを特徴とする情報管理方法が提供される。 [0036] 本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前 記文書情報に関連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースを管理 する情報管理方法であって、前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与 される異なる 2つの第 1および第 2の属性の内容を提示し、提示された前記第 1およ び第 2の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前記第 1および第 2の属性を 受け付け、前記第 1および第 2の属性にそれぞれ対応した第 1および第 2のキーヮー ド選択肢一覧をキーワード一覧記憶部に記憶し、キーワード入力画面に表示される 前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付け、前記文書情報 に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表示されたキ 一ワード選択肢一覧力 選択されたキーワードの入力を受け付け、受け付けた前記 キーワードおよび前記属性受付部で受け付けた前記第 1および第 2の属性を、前記 文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させ、前記データベースに保存さ れた前記文書情報を検索するとき、前記第 1および第 2の属性を指定し、検索範囲と して受け付け、前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に 用いるキーワードを受け付け、前記キーワードに該当する文書情報を前記データべ ースの前記検索範囲内に保存された文書情報から検索し、検索された前記文書情 報を前記第 1または第 2の属性毎に提示することを特徴とする情報管理方法が提供 される。
[0037] 本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前 記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する 装置を制御するプログラムであって、該装置に対し、前記データベースから文書情報 を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製するステップと、前記複製するステ ップで複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的に記憶部に記憶す るステップと、前記複製するステップで複製された前記文書情報に関連付けるキーヮ ードとして、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧力 選択された キーワードの入力を受け付けるステップと、前記複製するステップで前記文書情報お よび前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に表示されたキーヮ ード選択肢一覧力 キーワードの入力を促すステップと、前記記憶部の前記キーヮ ードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータベースに記憶させるステップと、 前記キーワードを受け付けるステップで受け付けた前記キーワードで前記記憶部の 前記キーワードを追加または変更するステップと、を実行させることを特徴とする情報 管理プログラムが提供される。
[0038] 本発明によれば、文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前 記文書情報に関連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する 装置を制御するプログラムであって、該装置に対し、前記文書情報を分類する目的 で前記文書情報に付与される異なる 2つの第 1および第 2の属性の内容を提示する ステップと、前記提示するステップで提示された前記第 1および第 2の属性の前記内 容から前記文書情報に付与する前記第 1および第 2の属性を受け付けるステップと、 前記第 1および第 2の属性にそれぞれ対応した第 1および第 2のキーワード選択肢一 覧をキーワード一覧記憶部に記憶するステップと、キーワード入力画面に表示される 前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧の切り替えを受け付けるステップと、前 記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替えて表 示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるステツ プと、前記キーワードの入力を受け付けるステップで受け付けた前記キーワードおよ び前記属性を受け付けるステップで受け付けた前記第 1および第 2の属性を、前記 文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させるステップと、前記データべ一 スに保存された前記文書情報を検索するとき、前記第 1および第 2の属性を指定し、 検索範囲として受け付けるステップと、前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧 のそれぞれから検索に用いるキーワードを受け付けるステップと、前記キーワードに 該当する文書情報を前記データベースの前記範囲を受け付けるステップで受け付け た前記検索範囲内に保存された文書情報から検索するステップと、前記検索するス テツプで検索された前記文書情報を前記第 1または第 2の属性毎に提示するステツ プと、を実行させることを特徴とする情報管理プログラムが提供される。
[0039] 本発明によれば、文書情報のキーワード検索効率を向上できる情報管理装置が提 供される。
図面の簡単な説明 [0040] 上述した目的、およびその他の目的、特徴および利点は、以下に述べる好適な実 施の形態、およびそれに付随する以下の図面によってさらに明らかになる。
[0041] [図 1]本発明の実施の形態に係る情報管理装置のネットワーク構成を示す構成図で ある。
[図 2]図 1の情報管理装置の概略構成ブロック図である。
[図 3]図 1の情報管理装置の概略機能ブロック図である。
[図 4]図 1の情報管理装置のキーワード入力画面の一例を示す図である。
[図 5]図 1の情報管理装置のキーワード催促画面の一例を示す図である。
[図 6]図 1の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
[図 7]図 6のフローチャートに示す動作の続きを示すフローチャートである。
[図 8]図 4の情報管理装置のキーワード入力画面で新たにキーワードが選択された様 子を説明する図である。
[図 9]本発明の実施の形態に係る情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図で ある。
[図 10]本発明の実施の形態に係る情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図 である。
[図 11]図 10の情報管理装置のキーワード入力画面の一例を示す図である。
[図 12]図 11のキーワード入力画面で異なるキーワード一覧が表示された例を示す図 である。
[図 13]図 10の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
[図 14]本発明の実施の形態に係る情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図 である。
[図 15]図 14の情報管理装置の登録テーブルの構造を示す図である。
[図 16]本発明の実施の形態の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図であ る。
[図 17]図 16の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図である。
[図 18]本発明の実施の形態の情報管理装置で管理される文書情報の分類構造を説 明するための図である。 [図 19]図 16の情報管理装置の文書登録画面の一例を示す図である。
[図 20]図 17の情報管理装置の登録テーブルの構造を示す図である。
[図 21]図 16および図 17の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
[図 22]本発明の実施の形態の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図であ る。
[図 23]図 22の情報管理装置の検索キーワード指定画面の一例を示す図である。
[図 24]図 22の情報管理装置の検索結果一覧画面の一例を示す図である。
[図 25]図 22の情報管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。
[図 26]図 25のフローチャートの情報管理装置の動作の続きを示すフローチャートで ある。
[図 27]従来の情報管理装置の要部構成を示す図である。
[図 28]図 27の従来の情報管理装置の検索実行部の概略構成図である。
[図 29]図 27の従来の情報管理装置の検索画面の一例を示す図である。
発明を実施するための最良の形態
[0042] 以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。なお、すべての図 面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。
(第一の実施の形態）
図 1は、本発明の実施の形態に係る情報管理装置のネットワーク構成を示す構成 図である。情報管理システム 10は、情報管理装置 100と、複数のデータベース 11 ( 図中、「DB1」、 「DB2」、および「DBn」と示す）と、複数の端末 13 (図中、「端末 1」、 「 端末 2」、および「端末 n」と示す）と、を備えている。情報管理システム 10と、データべ ース 11と、端末 13と、は互いにネットワーク 14を介して接続され、データベース 11の 情報を情報管理装置 100と端末 13とで共有する。
[0043] 情報管理装置 100は、データベース 11に保存された文書情報を、キーワードにより 検索して該当する文書情報を提示するものである。また、データベース 11に保存さ れた文書情報を検索するとき、一覧表示されたキーワード選択肢を提示し、キーヮー ド選択肢一覧表示の中から選択されたキーワードの入力を受け付ける。キーワード選 択肢は同一画面上に一覧表示される。 [0044] ここで、文書情報とは、文書を構成する各種情報をいい、たとえば、文書の要旨を 含む情報、文書の書誌情報等が含まれる。また、文書の関連資料がある場合には、 文書の関連資料のリンク先情報をさらに含んでもよい。文書情報は、各種文書フアイ ルゃ画像ファイル、音声ファイルなどの形式でデータベースに保存される。また、文 書情報は複数のファイルをまとめたアーカイブファイルおよび圧縮ファイルの形式で もよい。また、キーワードとは、データベース 11に保存された文書情報を検索する目 的で文書情報に関連付けられてデータベース 11に保存されて 、る。キーワードは、 文書情報に対して複数関連付けることができる。
[0045] また、文書情報は、文書または図面を含むデータをはじめ様々な種類のデータとす ることができる。特に、長期にわたり蓄積されていく性質のデータ、取り扱いに際し迅 速性が求められるデータとした場合、本発明の効果がより顕著となる。こうしたデータ の例として、技術報告書、営業資料、トラブル報告、コンサルティングレポート、出張 報告、安全管理資料、プラントや機器等の運転管理資料、医療カルテ、特許情報、 判決情報等が例示される。
[0046] また、情報管理装置 100は、データベース 11に保存された文書情報を複製したり、 移動したりすることができ、その際、新たに作成された文書情報に対しても、検索時に 使用するキーワードを付与することができる。このキーワードを付与する際にも一覧表 示されたキーワード選択肢を提示し、キーワード選択肢一覧表示の中から選択され たキーワードの入力を受け付ける。
[0047] なお、情報管理装置 100は、たとえば WEBサーバ 17その他インターネット 15上の サービス主体であってもよい。また、本実施形態においては、本発明に係る装置をク ライアントサーバシステム上の情報共有ィ匕を目的とした場合について説明する力 こ れに限られるものではない。たとえば、本発明を、スタンドアローン型の装置に適用す ることちでさる。
[0048] 図 2は、本実施の形態の情報管理装置 100の概略構成ブロック図である。情報管 理装置 100は、たとえば、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、オフィスコン ピュータなどであり、制御部 20と、記憶部 22と、表示部 24と、操作部 26と、インタフエ ース部 28と、を含む。 [0049] 制御部 20は、たとえば、 CPUであり、情報管理装置 100の各要素とともに装置全 体を制御する。記憶部 22は、プログラムを記憶するハードディスク装置や、ハードデ イスク装置力 プログラムを読み出して一時的に記憶し、プログラムを実行する際に使 用する領域を有するメインメモリや、その他のフロッピー（登録商標）ディスク、 MO、 C D-R (RW)、 DVD-R (RW)、磁気テープなどを含む外部記憶装置などを含む。
[0050] 表示部 24は、各種情報表示、操作画面表示、情報管理装置 100の動作や状態表 示、を行うものであり、たとえば、 CRTモニタ、液晶ディスプレイなどである。操作部 26 は、情報管理装置 100のユーザが各種設定および入力を指示するために操作する ものであり、たとえば、キーボード、マウス、タブレット、操作ボタン、スィッチ、レバー、 タツチパネルなどである。操作部 26は、これらの操作を受け付ける。また、ユーザイン ターフェースとして、その他に、スピーカやマイクなどの音声入出力部（不図示）、ディ ジタルカメラなどの映像入力部 (不図示)を含むことができる。さら〖こ、図示されない音 声処理部、録音部、再生部、映像処理部、などを含むことができる。
[0051] インタフェース部 28は、 LANなどのネットワーク 14に接続し、ネットワーク 14上の他 の装置と通信を行うものである。
[0052] 図 3は、本実施の形態の情報管理装置 100の概略機能ブロック図である。情報管 理装置 100は、コピー要求受付部 102と、コピー部 104と、キーワード一時記憶部 10 6と、文書一時記憶部 108と、キーワード一覧記憶部 110と、キーワード一覧表示部 1 12と、キーワード受付部 114と、通知部 115と、判定部 116と、文書編集部 118と、文 書表示部 120と、編集受付部 122と、登録受付部 124と、登録部 126と、を備えてい る。
[0053] なお、各図において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略して ある。
[0054] また、情報管理装置 100の各構成要素は、任意のコンピュータの CPU、メモリ、メモ リにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハ ードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウ エアとソフトウェアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置 にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明 する各図は、ハードウェア単位の構成ではなぐ機能単位のブロックを示している。
[0055] コピー要求受付部 102は、あるデータベース 11 (ここでは DB1)力 他のデータべ ース 11 (ここでは DB2)に文書情報を複製するコピー要求を操作部 26から受け付け る。コピー要求は、複製元の文書を指定する指示を含む。
[0056] コピー部 104は、データベース 11から文書情報を複製するとともに、当該文書情報 に関連付けられたキーワードを同時に複製する。
[0057] キーワード一時記憶部 106は、コピー部 104で複製したキーワードを一時的に記憶 する。文書一時記憶部 108は、コピー部 104で複製した文書情報を一時的に記憶す る。キーワード一覧記憶部 110は、キーワード一覧表示に表示するキーワード一覧を feす。。
[0058] キーワード一覧表示部 112は、キーワード一覧記憶部 110に記憶されているキーヮ ード一覧を用いてキーワード入力画面を表示部 24に表示する。図 4は、キーワード 入力画面の一例を示す図である。キーワード入力画面 50は、タイトル 52と、キーヮー ド一覧 54と、編集ボタン 56と、言語切替ボタン 58と、を含む。タイトル 52は、コピー部 104が複製した文書のタイトルを示す。キーワード一覧 54は、キーワード一覧記憶部 110に記憶されて 、るキーワード一覧がすべて一覧表示として表示される。キーヮー ド一覧 54では、タイトル 52の文書で指定されて 、るキーワードが反転表示やハイライ ト表示、点滅表示、色換え表示などで強調表示される。
[0059] 図 4に示すように、本実施の形態では、すべてのキーワードの選択肢が同一画面上 に表示されている。また、このキーワード入力画面 50では、複数のキーワードがいく つかの分野によって分けられ、グループ化されている。また、大概念、中概念、小概 念等、概念の広さが異なるキーワードが同一画面に並列的に表示されている。このよ うな表示となっているため、入力者に対し、異なるカテゴリーのキーワードを複数、入 力することを促すことができる。
[0060] 編集ボタン 56は、キーワード指定後、文書の編集画面へ移行するための操作ボタ ンである。言語切替ボタン 58は、キーワード一覧 54に表示するキーワードの言語を 英語と日本語で切り替えるための操作ボタンである。
[0061] また、キーワードについては参照テーブルを作成し、各キーワードにそれぞれ識別 番号が付与された構成とすることもできる。参照テーブルには、この識別番号に対応 して日本語キーワードと英語等の外国語キーワードをそれぞれ格納する。このように すれば、一つのデータベースで日本語と外国語の両方の報告書に対応することが可 能となる。たとえば、日本語キーワードを指定すると、同時に英語等の外国語キーヮ ードも同時に検索画面に表示させることができるようになる。
[0062] 図 3に戻り、キーワード受付部 114は、図 4のキーワード一覧 54で選択されたキーヮ ードを受け付け、キーワード一時記憶部 106に記憶する。通知部 115は、コピー部 1 04で複製された文書情報に付随しているキーワード力 キーワード入力画面 50で変 更されなかったとき、キーワードの変更がなされていないことを通知する。たとえば、 通知部 115は、図 5に示すキーワード催促画面 60を表示部 24に表示する。キーヮー ド催促画面 60は、戻るボタン 62と、編集ボタン 64と、を含む。戻るボタン 62は、キー ワードの入力を行うキーワード入力画面 50へ戻るための操作ボタンである。編集ボタ ン 64は、キーワードの変更は行わずに文書の編集に移行するための操作ボタンであ る。
[0063] 図 3に戻り、判定部 116は、図 4の編集ボタン 56の操作を操作部 26が受け付けたと き、コピー部 104で複製されたキーワード力 キーワード受付部 114で受け付けられ たキーワードで変更された力否かを判定する。キーワードの変更がなされた場合は、 文書の編集画面へ移行し、キーワードの変更がなされていない場合は、キーワード の変更がなされて 、な 、ことを通知部 115に通知させる。
[0064] 文書編集部 118は、文書一時記憶部 108に記憶された文書情報を編集する。文書 表示部 120は、図示されない文書情報編集画面を表示部 24に表示する。ユーザは 文書情報編集画面で文書の編集を行うことができる。編集受付部 122は、操作部 26 をユーザが操作して文書情報の編集操作を受け付ける。文書編集部 118、文書表 示部 120、編集受付部 122は、パーソナルコンピュータなどで動作可能な一般的な ワードプロセッサ、表計算ソフトウェア、エディタ、画像編集ツール、などを起動して文 書を開くことによって実現することができる。
[0065] 登録受付部 124は、文書一時記憶部 108に記憶された文書情報を他のデータべ ース DB2に登録する登録指示を受け付ける。登録指示には、複製された文書を格納 するコピー先のデータベースの指定、フォルダ指定、ファイル名指定を含む。登録部
126は、キーワード一時記憶部 106に記憶されているキーワードを文書一時記憶部 108に記憶されて 、る文書情報に関連付けて登録し、データベース DB2に格納する
[0066] このように構成された情報管理装置 100の動作について図を用いて以下に説明す る。図 6および図 7は、本実施の形態の情報管理装置 100の動作の一例を示すフロ 一チャートである。
[0067] ここでは、データベース DB1の文書 Aを複製して、データベース DB2に登録する場 合について説明する。なお、本実施の形態において、データベース DB1の文書を他 のデータベース DB2に登録している力 これに限定されない。データベース DB1の 文書を同じデータベース DB1に複製して登録してもよ 、。
[0068] 図 6に示すように、まず、コピー要求受付部 102が文書のコピー要求を受け付けると
(S11の YES)、コピー部 104は、データベース DB1の文書 A、および文書 Aのキー ワード Aを複製し、文書一時記憶部 108およびキーワード一時記憶部 106にそれぞ れ記憶する（S 13)。つづいて、キーワード一覧表示部 112は、複製された文書 Aの キーワード Aを、キーワード入力画面 50のキーワード一覧 54で強調表示して表示す る（S15)。
[0069] つづいて、キーワード入力画面 50のキーワード一覧 54上で選択されたキーワード をキーワード受付部 114が受け付けた場合 (S 17の YES)、キーワード一覧表示部 1 12は、キーワード入力画面 50のキーワード一覧 54で選択されたキーワードを強調表 示する（S19)。キーワードの選択は、たとえば、キーワード入力画面 50上のマウスポ インタをユーザがマウスなどの操作部 26を操作することにより所望のキーワード上に 移動させ、クリックすることにより選択することができる。また、選択された状態のキーヮ ードを再度クリックすると、選択を解除することができる。たとえば、図 8に示すように、 キーワード入力画面 50のキーワード一覧 54で新たに選択されたキーワードが強調 表示される。
[0070] 図 6に戻り、ステップ S19の後、操作部 26が、編集ボタン 56の操作を受け付けると（ S21の YES)、判定部 116は、複製されたキーワード Aが更新された力否かを判定す る（S23)。判定部 116が、キーワードが更新されたと判定した場合 (S23の YES)、キ 一ワード一時記憶部 106に更新されたキーワードを記憶し (S27)、文書編集へと移 行する。
[0071] 一方、ステップ S 17でキーワードが受け付けられていない場合（S 17の NO)、ステツ プ S21に進む。また、ステップ S21で編集操作を受け付けな力つた場合 (S21の NO )、ステップ S17に戻る。また、ステップ S23で判定部 116が、キーワードが更新され ていないと判定した場合（S23の NO)、通知部 115は、キーワード催促画面 60を表 示し、ユーザにキーワードの変更を催促する。 (S25)
[0072] つぎに、図 7に示すように、文書編集に移行すると、文書表示部 120は文書編集画 面を表示部 24に表示し (S29)、編集受付部 122が編集指示を受け付けると (S31の YES)、編集後の文書を文書一時記憶部 108に一時的に記憶する（S33)。また、編 集受付部 122が編集指示を受け付けない場合 (S31の NO)、ステップ S33をバイパ スする。
[0073] つづいて、登録受付部 124が編集された文書の登録要求を受け付けると（S35の Y ES)、文書一時記憶部 108に記憶されている文書と、キーワード一時記憶部 106に 記憶されて 、るキーワードを関連付けて登録し、データベース DB2に文書 Bおよび キーワード Bとして格納する（S37)。また、登録受付部 124が文書の登録要求を受け 付けな 、場合（S35の NO)、ステップ S29に戻る。
[0074] 以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置 100によれば、あるデータべ ースの文書情報を複製する場合、文書情報と一緒にキーワードも複製するとともに、 複製されたキーワードの更新を要求するので、複製された文書のキーワードがそのま ま登録される場合にくらべ、キーワードの意義が増し、キーワード検索の効率を向上 させることがでさる。
[0075] すなわち、キーワードを更新せずにそのまま登録すると、文書が繰り返しコピーされ た場合、実態に合わない不適切なキーワード付与されてしまい、キーワード検索をし たとき、必要な情報が見つけられな 、と 、う問題点が解決される。
(第二の実施の形態）
図 9は、本発明の実施の形態の情報管理装置 100の要部構成を示す機能ブロック 図である。本実施の形態の情報管理装置 100は、上記実施の形態とは、削除部 150 を設け、データベースの文書を他のデータベースに移動する点で相違する。
[0076] 削除部 150は、コピー部 104で複製された文書と、その文書のキーワードを、デー タベース DB1から削除する。
[0077] 本実施の形態の情報管理装置 100は、文書情報を移動する場合に、移動前のキ 一ワードを追加および変更することにより移動後の文書情報に異なるキーワードを付 与させることができ、より適切なキーワードを付与することができ、検索効率が向上す る。
(第三の実施の形態）
図 10は、本発明の実施の形態の情報管理装置 100の要部構成を示す機能ブロッ ク図である。
[0078] 本実施の形態の情報管理装置 100では、たとえば、ヒヤリハット報告書などの文書 情報を現場用と管理者用とで区別して管理するために、異なるキーワードを付与する 場合を例として説明する。
[0079] 情報管理装置 100は、上記実施の形態とは、キーワード種別受付部 210と、第 1の キーワード一覧記憶部 212と、第 2のキーワード一覧記憶部 214と、切替部 216と、を 設け、文書の登録先のデータベースに適したキーワード群を用いてキーワードの指 定を行うことができる点で相違する。
[0080] すなわち、本実施の形態の情報管理装置 100は、データベース 11毎に異なるキー ワード一覧を準備し、複製先のデータベース 11に適したキーワード一覧からキーヮ ードを選択して登録する。ここで、データベース DB2が現場用の文書を格納するデ ータベース 11であり、データベース DB3が管理者用の文書を格納するデータベース 11であるとする。
[0081] 本実施の形態の情報管理装置 100において、たとえば、キーワード一覧表示部 11 2は、図 11に示されるキーワード入力画面 70を表示部 24に表示する。キーワード入 力画面 70は、たとえば、現場用タブ 72および管理者用タブ 74などの複数のタブを 含み、現場用タブ 72が選択されると現場用キーワード一覧 76が表示され、管理者用 タブ 74が選択されると図 12のキーワード入力画面 70の管理者用キーワード一覧 78 が表示される。
[0082] 図 10に戻り、キーワード種別受付部 210は、キーワード一覧表示部 112に表示す るキーワード入力画面 70の種別を受け付ける。すなわち、キーワード一覧表示部 11 2のキーワード入力画面 70に第 1のキーワード一覧（現場用キーワード一覧 76)を表 示するか、第 2のキーワード一覧 (管理者用キーワード一覧 78)を表示するかの指示 を受け付ける。具体的には、キーワード入力画面 70の現場用タブ 72および管理者 用タブ 74の選択を受け付ける。
[0083] 第 1のキーワード一覧記憶部 212および第 2のキーワード一覧記憶部 214は、第 1 のキーワード一覧および第 2のキーワード一覧をそれぞれ記憶する。本実施の形態 において、第 1のキーワード一覧記憶部 212は、キーワード入力画面 70の現場用キ 一ワード一覧 76を表示するためのキーワード一覧が記憶され、第 2のキーワード一覧 記憶部 214は、キーワード入力画面 70の管理者用キーワード一覧 78を表示するた めのキーワード一覧が記憶される。
[0084] 切替部 216は、キーワード入力画面 70の現場用タブ 72および管理者用タブ 74の 選択をキーワード種別受付部 210が受け付けたとき、該当するキーワード一覧をキー ワード一覧表示部 112に切り替えて表示する。登録部 218は、キーワード受付部 11 4で受け付けキーワード一時記憶部 106に記憶されたキーワードを、キーワード種別 受付部 210で受け付けたキーワード種別に該当するデータベース 11に文書と関連 付けて登録し、格納する。
[0085] このように構成された情報管理装置 100の動作について、以下に説明する。図 13 は、本実施の形態の情報管理装置 100の動作の一例を示すフローチャートである。
[0086] まず、キーワード種別受付部 210がキーワード種別を受け付ける（S 111)。キーヮ ード種別受付部 210で受け付けたキーワード種別が現場用の場合 (S111の第 1キ 一ワード）、第 1のキーワード一覧記憶部 212から現場用のキーワード一覧を読み出 して図 11のキーワード入力画面 70に現場用キーワード一覧 76として表示する（S11 3)。
[0087] つづいて、キーワード受付部 114力 キーワード入力画面 70の現場用キーワード 一覧 76からキーワードを受け付け、キーワード一時記憶部 106に記憶する（S115)。 その後、文書の編集作業などがなされた後、データベース 11に文書を登録する指示 を登録受付部 124が受け付けたとき（S 117の YES)、第 1のデータベース（データべ ース DB2)に文書 Bと、そのキーワード B1とを関連付けて登録し、格納する（S119)。
[0088] 一方、ステップ S 117で、登録指示を受け付けなかった場合（S 117の NO)、ステツ プ S113に戻る。
[0089] また、ステップ S 111でキーワード種別受付部 210が受け付けたキーワード種別が 管理者用の場合 (S111の第 2キーワード)、第 2のキーワード一覧記憶部 214から管 理者用のキーワード一覧を読み出して図 12のキーワード入力画面 70に管理者用キ 一ワード一覧 78として表示する（S123)。
[0090] つづいて、キーワード受付部 114力 キーワード入力画面 70の管理者用キーヮー ド一覧 78からキーワードを受け付け、キーワード一時記憶部 106に記憶する（S125) 。その後、文書の編集作業などがなされた後、データベース 11に文書を登録する指 示を登録受付部 124が受け付けたとき（S 127の YES)、第 2のデータベース (データ ベース DB3)に文書 Bと、そのキーワード B2とを関連付けて登録し、格納する（S129 )。一方、登録受付部 124が登録指示を受け付けな力つた場合 (S127の NO)、ステ ップ S 123に戻る。
[0091] 以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置 100によれば、異なるキーヮー ド選択肢一覧の中から適切なキーワード選択肢一覧を選択して、文書情報にキーヮ ードを付与することができるので、文書情報を保存先のデータベース 11に適したキ 一ワードを付与することが可能となる。
(第四の実施の形態）
図 14は、本発明の実施の形態の情報管理装置 100の要部構成を示す機能ブロッ ク図である。本実施の形態の情報管理装置 100は、図 10の上記実施の形態とは、キ 一ワード判別部 220を設け、キーワード一時記憶部 106の替わりに、第 1のキーヮー ドー時記憶部 222および第 2のキーワード一時記憶部 223を設け、登録部 218の替 わりに登録部 224を設けた点で相違して 、る。
[0092] キーワード判別部 220は、キーワード種別受付部 210で受け付けたキーワード種別 に基づいて、キーワード受付部 114で受け付けたキーワードを第 1のキーワード一時 記憶部 222および第 2のキーワード一時記憶部 223のいずれに記憶するかを判定す る。たとえば、キーワード種別受付部 210が、第 1のキーワード一覧、すなわち現場用 キーワード一覧 76を表示する指示を受け付けた場合、図 10の切替部 216によって キーワード一覧表示部 112のキーワード入力画面 70に現場用キーワード一覧 76が 表示される。一方、キーワード種別受付部 210が、第 2のキーワード一覧、管理者用 キーワード一覧 78を表示する指示を受け付けた場合、図 10の切替部 216によって キーワード一覧表示部 112のキーワード入力画面 70に管理者用キーワード一覧 78 が表示される。
[0093] 第 1のキーワード一時記憶部 222は、キーワード判別部 220から第 1のキーワード、 すなわち現場用キーワードとして受け付けたキーワードを一時的に記憶する。第 2の キーワード一時記憶部 223は、キーワード判別部 220から第 2のキーワード、すなわ ち管理者用キーワードとして受け付けたキーワードを一時的に記憶する。
[0094] 登録部 224は、第 1のキーワード一時記憶部 222および第 2のキーワード一時記憶 部 223に記憶されたキーワードを文書情報と関連付けて登録テーブル 226に登録し 、文書情報と、第 1および第 2のキーワードと、登録テーブル 226と、をデータベース 1 1に格納する。
[0095] 図 15に本実施の形態の情報管理装置の登録テーブル 226の構造を示す。登録テ 一ブル 226は、コンテンツ情報と、第 1のキーワードと、第 2のキーワードとが関連付け て登録される。なお、登録テーブル 226には、第 1のキーワード群の識別子および第 2のキーワード群の識別子が記憶され、キーワードの実態は、別途第 1のキーワード および第 2のキーワードとしてデータベース 11に記憶される。
[0096] 以上のように構成された情報管理装置 100によれば、複数のキーワード一覧から付 与したキーワードを文書情報に関連付けて登録することができるので、データベース 11に格納された文書情報を異なるキーワード一覧に基づ 、て検索する場合、それぞ れ適切なキーワード一覧に基づいて付与されたキーワードに従って検索が可能とな り、検索効率が向上する。また、たとえば、異なる観点で付与されたキーワードを別々 に一つの文書情報と関連付けて登録することが可能となり、異なる観点力 キーヮー ド検索を行うことができるので、使い勝手が向上する。 (第五の実施の形態）
図 16および図 17は、本発明の実施の形態の情報管理装置 100の要部構成を示 す機能ブロック図である。
[0097] 本実施の形態の情報管理装置 100は、文書情報をデータベース 11に格納する際 、異なる 2つの第 1および第 2の属性、たとえば、プロジェクト名、クライアント名、文書 名などで分類される複数のユニットと、たとえば、工程名、項目名、章（目次)などで分 類される複数のアイテムと、を指定することができる。たとえば、図 18に示すように、プ ロジェタト毎に複数の文書がそれぞれ各項目に格納される。本実施の形態において 、プロジェクト名の分類を「ALL」と呼び、項目名の分類を「PART」と呼ぶことにする
[0098] 図 16に戻り、本実施の形態の情報管理装置 100は、上記実施の形態とは、 ALLリ スト記憶部 310と、 PARTリスト記憶部 312と、登録画面表示部 314と、 ALL指定受 付部 316と、 PART指定受付部 318と、登録指定一時記憶部 320と、を設けた点で 相違する。
[0099] ALLリスト記憶部 310は、データベース 11に格納される文書情報が帰属する複数 のユニット名、たとえば、プロジェクト名などを有する ALLリストを記憶する。 PARTリス ト記憶部 312は、データベース 11に格納される文書情報が帰属する複数の項目名を 有する PARTリストを記憶する。
[0100] 登録画面表示部 314は、 ALLリスト記憶部 310および PARTリスト記憶部 312に記 憶された ALLリストおよび PARTリストを階層表示する。図 19に、本実施の形態の情 報管理装置 300の文書登録画面 350の一例を示す。文書登録画面 350は、 ALL指 定欄 352と、 PART 旨定欄 354と、キーフード、人力画面ボタン 356と、を含む。
[0101] ALL指定欄 352は、 ALLリスト記憶部 310に記憶されている複数のユニット名がリ スト表示され、ユーザがポインタを移動し、クリックすることにより ALL指定できる。指 定されたユニット名は反転表示される。 PART指定欄 354は、 PARTリスト記憶部 31 2に記憶されている複数の項目名がリスト表示され、ユーザがポインタを移動し、クリツ クすることにより PART指定できる。指定された項目名は反転表示される。 PART指 定欄 354の項目名は、下位の階層まで指定することができる。キーワード入力画面ボ タン 356は、キーワード入力画面 50へ移行するための操作ボタンである。
[0102] 図 16に戻り、 ALL指定受付部 316は、登録しょうとする文書情報が該当するュ-ッ ト名の指定を受け付ける。以後、この指定を「ALL指定」と呼ぶ。 PART指定受付部 318は、登録しょうとする文書情報が該当する項目名の指定を受け付ける。以後、こ の指定を「PART指定」と呼ぶ。
[0103] 登録指定一時記憶部 320は、 ALL指定受付部 316および PART指定受付部 318 で受け付けた各指定を登録指定情報として一時的に記憶する。ここで、登録指定情 報とは、文書情報の第 1および第 2の属性を示す情報、すなわち文書情報がどのュ ニットのどの項目に該当するかを示す情報である。
[0104] 図 17に示すように、本実施の形態の情報管理装置 100は、図 3の上記実施の形態 とは、キーワード一覧記憶部 110に替えて ALLキーワード一覧記憶部 330および P ARTキーワード一覧記憶部 332を設け、キーワード一時記憶部 106に替えて、 ALL キーワード一時記憶部 340および PARTキーワード一時記憶部 342を設け、登録受 付部 124および登録部 126に替えてキーワード種別受付部 334および登録部 346 を設け、さらに、キーワード種別受付部 334と、切替部 336と、キーワード判定部 338 と、を設けた点で相違する。
[0105] ALLキーワード一覧記憶部 330は、 ALL指定されたときにキーワード一覧表示部 112に表示する第 1のキーワード一覧を記憶する。 PARTキーワード一覧記憶部 33 2は、 PART指定されたときにキーワード一覧表示部 112に表示する第 2のキーヮー ドー覧を記憶する。
[0106] キーワード種別受付部 334は、キーワード一覧表示部 112に表示するキーワード一 覧を第 1のキーワード (ALL用）および第 2のキーワード (PART用）のいずれにする 力の指示を受け付ける。具体的には、図 11の上記実施の形態と同様に、キーワード 入力画面 70に設けられた ALLタブ（不図示）と PARTタブ（不図示）の選択によって 指定される。
[0107] 切替部 336は、キーワード種別受付部 334で受け付けたキーワード種別、 ALLま たは PARTに従って、キーワード一覧表示部 112に表示するキーワード一覧を切り 替える。 [0108] キーワード判定部 338は、キーワード種別受付部 334で受け付けたキーワード種別 に従って、キーワード受付部 114で受け付けたキーワードを ALLキーワード一時記 憶部 340および PARTキーワード一時記憶部 342のいずれに記憶するかを判定す る。たとえば、キーワード種別受付部 334が、 ALL用キーワード一覧を表示する指示 を受け付けた場合、切替部 336によってキーワード一覧表示部 112のキーワード入 力画面 70に ALL用キーワード一覧が表示される。一方、キーワード種別受付部 334 力 PART用キーワード一覧を表示する指示を受け付けた場合、切替部 336によつ てキーワード一覧表示部 112のキーワード入力画面 70に PART用キーワード一覧 が表示される。
[0109] ALLキーワード一時記憶部 340は、キーワード判定部 338から ALL用キーワードと して受け付けたキーワードを一時的に記憶する。 PARTキーワード一時記憶部 342 は、キーワード判定部 338から PART用キーワードとして受け付けたキーワードを一 時的に記憶する。
[0110] 登録受付部 344は、文書をデータベース 11に登録する登録指示を受け付ける。登 録指示には、複製された文書を格納するコピー先のデータベースの指定、フォルダ 指定、ファイル名指定を含む。
[0111] 登録部 346は、登録指定一時記憶部 320に一時的に記憶されている登録指定情 報と、 ALLキーワード一時記憶部 340に記憶されている ALL用キーワードと、 PART キーワード一時記憶部 342に記憶されている PART用キーワードと、に従って、登録 テーブル 348を作成する。さらに登録部 346は、文書情報と、 ALL用キーワードと、 P ART用キーワードと、登録テーブル 348と、を関連付けて登録受付部 344で受け付 けたコピー先のデータベース 11に格納する。なお、登録テーブル 348には、 ALL用 キーワード群の識別子および PART用キーワード群の識別子が記憶され、キーヮー ドの実態は、別途 ALL用キーワードおよび PART用キーワードとしてデータベース 1 1に記憶される。
[0112] 図 20に本実施の形態の登録テーブル 348の構造を示す。登録テーブル 348は、 ユニット毎、項目毎に、コンテンツ情報と、 ALL用キーワードと、 PART用キーワード とが関連付けて登録される。 [0113] このように構成された情報管理装置 300の動作について、以下に説明する。図 21 は、本実施の形態の情報管理装置 300の動作の一例を示すフローチャートである。
[0114] 文書を複製または移動したとき、まず、図 19に示される文書登録画面 350が登録 画面表示部 314に表示される（S131)。つづいて、 ALL指定受付部 316および PA RT指定受付部 318がそれぞれ ALL指定および PART指定を受け付けると（S133 の YES)、登録指定一時記憶部 320に受け付けた指定をそれぞれ一時的に記憶す る（S135)。このとき、図 19に示すように、文書登録画面 350では、指定されたュ-ッ トおよび項目がそれぞれ反転表示される。
[0115] つづいて、操作部 26がキーワード入力画面ボタン 356の操作を受け付けると（S13 7の YES)、キーワード入力画面をキーワード一覧表示部 112に表示する（S139)。 なお、ステップ S 133およびステップ S 137で、それぞれ指示および操作を受け付け な力つた場合（S 133の NOおよび S 137の NO)、ステップ S 131に戻る。
[0116] キーワード入力画面がキーワード一覧表示部 112に表示された後、キーワード種別 受付部 334は、キーワード種別を受け付ける（S141)。キーワード種別受付部 334が 、 ALL指定を受け付けたとき（S141の ALL)、キーワード判定部 338は、キーワード 受付部 114で受け付けたキーワードを ALL用キーワードとして受け付け（S143)、 A LLキーワード一時記憶部 340に一時的に記憶する（S145)。
[0117] 一方、キーワード種別受付部 334力 PART指定を受け付けたとき（S 141の PAR T)、キーワード判定部 338は、キーワード受付部 114で受け付けたキーワードを PA RT用キーワードとして受け付け（S 147)、 PARTキーワード一時記憶部 342に一時 的に記憶する（S 149)。
[0118] つづいて、登録受付部 344が登録指示を受け付けたとき（S151の YES)、登録部 346は、ステップ S135で登録指定一時記憶部 320に一時的に記憶されていた登録 指定情報と、 ALLキーワード一時記憶部 340および PARTキーワード一時記憶部 3 42に記憶された ALL用および PART用キーワードと、に従って、登録テーブル 348 を作成する（S 153)。
[0119] つづいて、登録部 346は、文書情報と、 ALL用キーワードと、 PART用キーワード と、登録テーブル 348と、を関連付けて登録受付部 344で受け付けたコピー先のデ ータベース 11に格納する（S155)。なお、ステップ S 151で登録指示を受け受けなか つたとき（S 151の NO)、ステップ S 139に戻る。
[0120] 以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置 100によれば、文書情報をュ ニットおよび項目などで分類して登録することができ、かつ、登録の際、ユニットを対 象としたキーワードと、項目を対象としてキーワードを付与することができるので、文書 情報を異なる観点力 異なるキーワード一覧を用いて検索することができ、検索効率 が向上する。
(第六の実施の形態）
図 22は、本発明の実施の形態の情報管理装置の要部構成を示す機能ブロック図 である。本実施の形態の情報管理装置 300は、図 16および図 17に示した上記実施 の形態の情報管理装置にぉ 、て、 ALL指定および PART指定してキーワード検索 を行うことができるものである。
[0121] 情報管理装置 300は、図 16および図 17の情報管理装置の構成要素に加え、検索 要求受付部 360と、検索用キーワード一覧表示部 361と、キーワード種別受付部 36 2と、切替部 363と、検索範囲受付部 364と、検索キーワード受付部 366と、検索実 行受付部 368と、検索部 370と、検索結果記憶部 372と、抽出データ表示部 374と、 結果表示要求受付部 376と、結果一覧表示部 378と、ファイル操作受付部 380と、フ アイル読込部 382と、ファイル記憶部 384と、ファイル削除部 386と、ファイル表示部 3 88と、を含む。
[0122] 検索要求受付部 360は、情報管理装置 300において、文書情報の検索を行う要求 を操作部 26から受け付ける。検索用キーワード一覧表示部 361は、図 23に示す検 索キーワード指定画面 400を表示する。
[0123] 検索キーワード指定画面 400は、検索キーワード欄 402と、 ALL指定欄 404と、 P ART指定欄 406と、 ALL指定タブ 408と、 PART指定タブ 410と、検索ボタン 411と 、抽出データ数表示欄 412と、結果一覧ボタン 414と、を含む。
[0124] 検索キーワード欄 402には、キーワード一覧から選択されたキーワードが表示され る。 ALL指定欄 404および PART指定欄 406は、検索範囲を指定する欄である。検 索範囲は複数指定することも、指定しないこともできる。また、 PART指定欄 406では 、下位の項目まで指定することもできる。 ALL指定欄 404にポインタを合わせてクリツ クすると、 ALLリスト記憶部 310に記憶された ALLリストが表示され、その中力も ALL 指定するユニットを選択することができる。また、 PART指定欄 406にポインタを合わ せてクリックすると、 PARTリスト記憶部 312に記憶された PARTリストが表示され、そ の中力も PART指定する項目を選択することができる。
[0125] ALL指定タブ 408が選択されると、 ALL用キーワード一覧が表示され、 PART指 定タブ 410が選択されると、 PART用キーワード一覧が表示される。検索ボタン 411 は、検索キーワード欄 402に指定されたキーワードで、 ALL指定欄 404および PAR T指定欄 406で指定された検索範囲に含まれる文書情報の検索を実行するための 操作ボタンである。
[0126] 抽出データ数表示欄 412には、検索の結果、抽出されたデータの数が検索毎に表 示される。結果一覧ボタン 414は、それぞれ検索毎に検索結果一覧を表示するため の操作を行う操作ボタンである。すなわち、キーワード検索の抽出データ数表示欄 4 12の隣の結果一覧ボタン 414の操作を受け付けると、検索範囲が指定されていない キーワード検索の結果一覧を表示させる。また、 ALL検索の抽出データ数表示欄 41 2の隣の結果一覧ボタン 414の操作を受け付けると、 ALL指定された検索範囲にお けるキーワード検索の結果一覧を表示させる。 PART検索の抽出データ数表示欄 4 12の隣の結果一覧ボタン 414の操作を受け付けると、 PART指定された検索範囲に おけるキーワード検索の結果一覧を表示させる。さらに、掛け合わせ検索の抽出デ ータ数表示欄 412の隣の結果一覧ボタン 414の操作を受け付けると、 ALL指定およ び PART指定の両方で指定された検索範囲におけるキーワード検索の結果一覧を 表示させる。
[0127] このように、各指定範囲毎にそれぞれ検索結果一覧を表示させることができるので 、異なる観点から検索を行うことができ、使い勝手が向上する。
[0128] 図 22に戻り、キーワード種別受付部 362は、検索用キーワード一覧表示部 361に 表示するキーワード一覧の種別を受け付ける。すなわち、検索用キーワード一覧表 示部 361の検索キーワード指定画面 400に ALL用キーワード一覧を表示する力、 P ART用キーワード一覧を表示するかの指示を受け付ける。具体的には、図 23の検 索キーワード指定画面 400の ALL指定タブ 408および PART指定タブ 410の選択 を受け付ける。
[0129] 切替部 363は、図 23の検索キーワード指定画面 400の ALL指定タブ 408および P ART指定タブ 410の選択をキーワード種別受付部 362が受け付けたとき、該当する キーワード一覧を ALLキーワード一覧記憶部 330および PARTキーワード一覧記憶 部 332から読み出して、検索用キーワード一覧表示部 361に切り替えて表示する。 検索範囲受付部 364は、検索対象の文書情報を決めるために図 23の検索キーヮー ド指定画面 400の ALL指定欄 404および PART指定欄 406の指定を受け付ける。
[0130] 検索キーワード受付部 366は、図 23の検索キーワード指定画面 400のキーワード 一覧で選択されたキーワードを受け付ける。検索キーワード受付部 366で受け付け たキーワードは図 23の検索キーワード指定画面 400の検索キーワード欄 402に表示 される。検索実行受付部 368は、図 23の検索キーワード指定画面 400の検索ボタン 411の操作を検索実行要求として受け付ける。
[0131] 検索部 370は、検索実行受付部 368で検索実行要求を受け付けたとき、検索範囲 受付部 364で受け付けた ALL指定および PART指定を有する文書情報を検索対象 とし、この検索対象のデータベース 11から検索キーワード受付部 366で受け付けた キーワードに該当する文書情報を検索する。
[0132] 検索結果記憶部 372は、検索部 370で検索された結果を記憶する。抽出データ表 示部 374は、検索部 370で検索された結果、抽出されたデータ数を図 23の検索キ 一ワード指定画面 400の抽出データ数表示欄 412に表示する。
[0133] 結果表示要求受付部 376は、図 23の検索キーワード指定画面 400の結果一覧ボ タン 414の操作を受け付ける。結果一覧表示部 378は、結果表示要求受付部 376で 結果一覧ボタン 414の操作を受け付けたとき、該当する検索結果を一覧表示する。 図 24に、検索結果一覧画面 420の一例を示す。検索結果一覧画面 420は、抽出デ ータ数表示欄 412と、結果一覧ボタン 414と、検索結果欄 422と、読込ボタン 424と、 表示ボタン 426と、肖 IJ除ボタン 428と、を含む。
[0134] 検索結果欄 422は、検索結果が一覧で表示される。たとえば、結果一覧には、文 書情報のタイトル名、文書情報が帰属するユニット名、文書情報の作成者、発行部門 名、作成日などが含まれる。
[0135] 読込ボタン 424は、検索結果一覧で選択された文書情報をデータベース 11から読 み込んで保存する指示を受け付けるための操作ボタンである。表示ボタン 426は、検 索結果一覧で選択された文書情報をデータベース 11から読み込んで表示する指示 を受け付けるための操作ボタンである。削除ボタン 428は、検索結果一覧で選択され た文書情報をデータベース 11から削除する指示を受け付けるための操作ボタンであ る。
[0136] 図 22に戻り、ファイル操作受付部 380は、図 24の PART指定タブ 410の検索結果 欄 422で指定された文書情報のファイルを受け付ける。ファイル操作受付部 380は、 さらに、図 24の検索結果一覧画面 420の読込ボタン 424、表示ボタン 426、および 削除ボタン 428の操作をそれぞれ受け付ける。
[0137] ファイル読込部 382は、ファイル操作受付部 380で読込ボタン 424の操作を受け付 けたとき、ファイル操作受付部 380で受け付けたファイルをネットワーク 14を介してデ ータベース 11から読み込み、ファイル記憶部 384に記憶する。ファイル記憶部 384 は、データベース 11から読み込まれたファイルを記憶する。
[0138] ファイル削除部 386は、ファイル操作受付部 380で削除ボタン 428の操作を受け付 けたとき、ファイル操作受付部 380で受け付けたファイルをネットワーク 14を介してデ ータベース 11から削除する。ファイル表示部 388は、ファイル操作受付部 380で表 示ボタン 426の操作を受け付けたとき、ファイル操作受付部 380で受け付けたフアイ ルをネットワーク 14を介してデータベース 11から読込、ファイル記憶部 384に記憶す るとともに、表示部 24に表示する。
[0139] このように構成された情報管理装置 300の動作について、以下に説明する。図 25 および図 26は、本実施の形態の情報管理装置 300の動作の一例を示すフローチヤ ートである。
[0140] まず、検索要求受付部 360が、検索要求を受け付けると（S161の YES)、検索用 キーワード一覧表示部 361が図 23の検索キーワード指定画面 400を表示する（S16 3)。つづいて、検索範囲受付部 364が、検索対象となる文書情報を決めるために A LL指定および PART指定を受け付ける（S165)。ここで受け付ける指定は、 ALL指 定および PART指定のいずれか一方でも両方でもよい。あるいは、どちらも指定しな くてもよい。つづいて、キーワード種別受付部 362が、キーワード種別を受け付ける（ S169)。キーワード種別受付部 362が ALL指定を受け付けた場合（S169の ALL) 、検索用キーワード一覧表示部 361は検索キーワード指定画面 400のキーワード一 覧に ALL用キーワード一覧を表示する（S171)。一方、キーワード種別受付部 362 が PART指定を受け付けた場合 (S169の PART)、検索用キーワード一覧表示部 3 61は検索キーワード指定画面 400のキーワード一覧に PART用キーワード一覧を表 示する（S173)。
[0141] つづいて、検索キーワード受付部 366がキーワードを受け付ける（S 175)。つづい て、検索実行受付部 368が検索実行要求を受け付けると (S177の YES)、検索部 3 70は、ステップ S 165で指定された検索範囲で、ステップ S 175で受け付けたキーヮ ードを有する文書情報をネットワーク 14を介してデータベース 11から検索（S179)。
[0142] ここで、たとえば、図 18にょうに複数のユニット（プロジェクト A、プロジェクトおおよ びプロジェクト C)毎に複数の項目に分類されて複数の文書がデータベース 11に格 納されている場合を例として説明する。図中、反転文字で示される文書に、それぞれ 同じキーワードが付与されている場合、たとえば、ステップ S165で検索範囲受付部 3 64が受け付けた ALL指定および PART指定を有する文書情報を検索対象とし、こ の検索対象からステップ S179で検索部 370がキーワードに該当する文書情報を抽 出する。実際には、図のように 6文書にキーワードが付与されていたとしても、検索対 象として、たとえば、 ALL指定をプロジェクト Aとプロジェクト Bとし、 PART指定を項目 3と指定した場合、検索で抽出される文書は文書 A4と文書 B4の 2文書となる。このよ うに単にキーワード検索を行うよりも検索対象を指定して検索することができるので、 検索効率が向上する。
[0143] つぎに、図 26に示すように、抽出データ表示部 374は、抽出データ数を検索キー ワード指定画面 400の抽出データ数表示欄 412に表示する（S 181 )。本実施の形態 では、検索方法毎に抽出データ数が表示されるがこれに限定されない。
[0144] つづいて、結果表示要求受付部 376が結果一覧表示要求を受け付けると（S 183 の YES)、結果一覧表示部 378は、検索結果一覧画面 420を表示する（S185)。つ づいて、ファイル操作受付部 380がファイル操作指示を受け付ける（S187)。フアイ ル操作受付部 380がファイル読込指示を受け付けた場合 (S 187の読込）、ファイル 読込部 382は、ネットワーク 14を介してファイル操作受付部 380で受け付けたフアイ ルをネットワーク 14を介してデータベース 11から読み込みファイル記憶部 384に記 憶する（S 189)。
[0145] 一方、ファイル操作受付部 380がファイル表示指示を受け付けた場合 (S 187の表 示）、ファイル表示部 388は、ファイル操作受付部 380で受け付けたファイルをネット ワーク 14を介してデータベース 11から読み込み、ファイル記憶部 384に記憶するとと もに、表示部 24に表示する（S191)。さらに、ファイル操作受付部 380がファイル削 除指示を受け付けた場合 (S187の削除)、ファイル削除部 386は、ファイル操作受付 部 380で受け付けたファイルをネットワーク 14を介してデータベース 11から削除する (S193)。
[0146] 以上説明したように、本実施の形態の情報管理装置 300によれば、 ALL用キーヮ ードおよび PART用キーワードを異なるキーワード一覧を用いてキーワード指定して 、検索範囲を指定して文書を検索することができるので、異なる観点から所望の文書 を検索することが可能となり、検索効率が向上するとともに、使い勝手が向上する。
[0147] 以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例 示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。
[0148] たとえば、上記実施の形態では、通知部 115は、画面表示にてキーワードの入力を 催促する表示を行う構成としたが、これに限定されず、音声やアラーム音にてキーヮ ードの入力を催促することもできる。あるいは、キーワードの追加や変更がなされない と、文書の編集を許可しない構成としてもよい。
[0149] また、上記実施の形態では、文書を複製したとき、必ずキーワードの入力を促す構 成としたが、これに限定されない。たとえば、本発明の情報管理装置は、コピー部 10 4で文書情報およびキーワードが複製されたとき、キーワード一時記憶部 106のキー ワードが変更または追加された力否かを判定する判定部と、判定部でキーワードが 変更または追加されていないと判定されたとき、登録部 126に文書情報のデータべ ース 11への記憶を禁止する禁止部と、を備えることができる。 [0150] ここで、判定部は、データベース力 複製され記憶部に記憶されたキーワードを読 み出し、キーワード受付部で受け付けたキーワードと比較して、キーワードが異なる 場合にキーワードが変更されたと判定することができる。また、キーワードの比較は、 キーワードの文字列コードを比較してもよ 、し、キーワードの文字列のデータサイズを 比較してもよい。あるいは、記憶部に記憶されるキーワードが予め決められたキーヮ ード一覧に対応した識別コードで記憶されている場合は、識別コードで比較すること もできる。あるいは、判定部は、データベースからキーワードが複製された後に、記憶 部にキーワードがさらに書き込まれた力否かを監視し、書き込まれた場合キーワード が変更されたと判定することもできる。
[0151] この構成によれば、文書情報を複製したとき、キーワードの追加および変更をより確 実にユーザに行わせることが可能となる。
[0152] また、他の実施の形態において、たとえば、図 18の各ユニットに含まれる複数の文 書を項目順に互いに連結させて一つの書庫ファイルを作成する作成部を設け、作成 された書庫ファイルをデータベース 11に格納し、検索時、 ALL指定されたユニットに 対応する書庫ファイル内の文書情報を検索することもできる。

Claims

請求の範囲
[1] 文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関 連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製 する複製部と、
前記複製部で複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的に記憶す る記憶部と、
前記複製部で複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード 入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧力 選択されたキーワードの入力を受 け付けるキーワード受付部と、
前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーヮ ード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧力 キーワードの入力を促す通知 部と、
前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けて前記データ ベースに記憶させる情報登録部と、
を備え、
前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーヮー ドを追加または変更することを特徴とする情報管理装置。
[2] 請求の範囲第 1項に記載の情報管理装置において、
前記キーワード入力画面にて前記文書情報に関連付けられたキーワードを強調表 示するキーワード提示部を含むことを特徴とする情報管理装置。
[3] 請求の範囲第 1項または第 2項に記載の情報管理装置において、
前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記記憶部 にアクセスして前記キーワードが変更された力否かを判定する判定部と、 前記判定部で前記キーワードが変更されて!、な!、と判定されたとき、前記情報登録 部に前記文書情報の前記データベースへの記憶を禁止する禁止部と、
を備えたことを特徴とする情報管理装置。
[4] 請求の範囲第 1項乃至第 3項いずれかに記載の情報管理装置において、 前記複製部で前記文書情報および前記キーワードを複製した後、複製元の前記文 書情報および前記キーワードを前記データベース力 削除する削除部を含むことを 特徴とする情報管理装置。
[5] 請求の範囲第 1項乃至第 4項いずれかに記載の情報管理装置において、
前記複製部で複製された前記文書情報および前記キーワードを、複製元のデータ ベースとは異なるデータベースに複製することを特徴とする情報管理装置。
[6] 請求の範囲第 2項乃至第 5項いずれかに記載の情報管理装置において、
前記キーワード入力画面に表示される複数種のキーワード選択肢一覧の切替を受 け付けるキーワード種別受付部を含み、
前記キーワード提示部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別に対応す るキーワード選択肢一覧を前記キーワード入力画面に表示するとともに、前記選択肢 の中から前記文書情報に関連付けられたキーワードを強調表示して提示し、 前記キーワード受付部は、前記キーワード入力画面に表示された前記キーワード 選択肢一覧力 選択されたキーワードを受け付けることを特徴とする情報管理装置。
[7] 請求の範囲第 6項に記載の情報管理装置において、
前記記憶部は、前記複数種のキーワード選択肢一覧に対応した複数のキーワード 記憶部を含み、
前記キーワード受付部で受け付けたキーワードを前記キーワード種別受付部で受 け付けた種別毎のキーワードとしてキーワードの種別に対応したキーワード記憶部に それぞれ記憶し、
前記情報登録部は、前記キーワード種別受付部で受け付けた種別毎のキーワード として当該種別に対応する前記キーワード記憶部のキーワードを前記文書情報にそ れぞれ関連付けて前記データベースに記憶することを特徴とする情報管理装置。
[8] 文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関 連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースと、
前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる 2つの第 1およ び第 2の属性の内容を提示する属性提示部と、
前記属性提示部で提示された前記第 1および第 2の属性の前記内容から前記文書 情報に付与する前記第 1および第 2の属性を受け付ける属性受付部と、 前記第 1および第 2の属性にそれぞれ対応した第 1および第 2のキーワード選択肢 一覧を記憶するキーワード一覧記憶部と、
キーワード入力画面に表示される前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧の切 り替えを受け付ける一覧切替受付部と、
前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替え て表示されたキーワード選択肢一覧力 選択されたキーワードの入力を受け付ける キーワード受付部と、
前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードおよび前記属性受付部で受け 付けた前記第 1および第 2の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベース に記憶させる情報登録部と、
検索対象となる文書情報を決めるために前記第 1および第 2の属性の指定を受け 付ける対象受付部と、
前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーヮー ドを受け付ける検索キーワード受付部と、
前記対象受付部で受け付けた前記属性を有する前記文書情報を検索対象とし、 該検索対象力 前記キーワードに該当する文書情報を抽出する検索部と、
前記検索部で検索された前記文書情報を前記第 1または第 2の属性毎に提示する 情報提示部と、
を備えたことを特徴とする情報管理装置。
[9] 請求の範囲第 8項に記載の情報管理装置において、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製 する複製部と、
前記複製部で前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーヮ ード入力画面に表示された前記第 1または第 2のキーワード選択肢一覧力 キーヮ ードの入力を促す通知部と、
を備えたことを特徴とする情報管理装置。
[10] 文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関 連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する情報管理方法で あって、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製 し、
複製された前記文書情報および前記キーワードを記憶部に一時的に記憶し、 複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、キーワード入力画面に表 示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付け、 前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前記キーワード入力画面に 表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を促し、
前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータべ一 スに記憶させ、
前記キーワード受付部で受け付けた前記キーワードで前記記憶部の前記キーヮー ドを追加または変更することを特徴とする情報管理方法。
文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関 連付けられたキーワードを電子的に保存するデータベースを管理する情報管理方法 であって、
前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる 2つの第 1およ び第 2の属性の内容を提示し、
提示された前記第 1および第 2の属性の前記内容から前記文書情報に付与する前 記第 1および第 2の属性を受け付け、
前記第 1および第 2の属性にそれぞれ対応した第 1および第 2のキーワード選択肢 一覧をキーワード一覧記憶部に記憶し、
キーワード入力画面に表示される前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧の切 り替えを受け付け、
前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替え て表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付け、 受け付けた前記キーワードおよび前記属性受付部で受け付けた前記第 1および第 2の属性を、前記文書情報に関連付けて前記データベースに記憶させ、 前記データベースに保存された前記文書情報を検索するとき、前記第 1および第 2 の属性を指定し、検索範囲として受け付け、
前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーヮー ドを受け付け、
前記キーワードに該当する文書情報を前記データベースの前記検索範囲内に保 存された文書情報から検索し、
検索された前記文書情報を前記第 1または第 2の属性毎に提示することを特徴とす る情報管理方法。
[12] 文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関 連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する装置を制御する プログラムであって、該装置に対し、
前記データベースから文書情報を複製するとともに、前記キーワードを同時に複製 するステップと、
前記複製するステップで複製された前記文書情報および前記キーワードを一時的 に記憶部に記憶するステップと、
前記複製するステップで複製された前記文書情報に関連付けるキーワードとして、 キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧力 選択されたキーワード の入力を受け付けるステップと、
前記複製するステップで前記文書情報および前記キーワードが複製されたとき、前 記キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢一覧からキーワードの入力を 促すステップと、
前記記憶部の前記キーワードを前記記憶部の文書情報に関連付けてデータべ一 スに記憶させるステップと、
前記キーワードを受け付けるステップで受け付けた前記キーワードで前記記憶部の 前記キーワードを追加または変更するステップと、
を実行させることを特徴とする情報管理プログラム。
[13] 文書に関する文書情報およびこの文書情報を検索する目的で前記文書情報に関 連付けられたキーワードをデータベースに電子的に保存し管理する装置を制御する プログラムであって、該装置に対し、
前記文書情報を分類する目的で前記文書情報に付与される異なる 2つの第 1およ び第 2の属性の内容を提示するステップと、
前記提示するステップで提示された前記第 1および第 2の属性の前記内容から前 記文書情報に付与する前記第 1および第 2の属性を受け付けるステップと、
前記第 1および第 2の属性にそれぞれ対応した第 1および第 2のキーワード選択肢 一覧をキーワード一覧記憶部に記憶するステップと、
キーワード入力画面に表示される前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧の切 り替えを受け付けるステップと、
前記文書情報に関連付けるキーワードとして、前記キーワード入力画面に切り替え て表示されたキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードの入力を受け付けるス テツプと、
前記キーワードの入力を受け付けるステップで受け付けた前記キーワードおよび前 記属性を受け付けるステップで受け付けた前記第 1および第 2の属性を、前記文書 情報に関連付けて前記データベースに記憶させるステップと、
前記データベースに保存された前記文書情報を検索するとき、前記第 1および第 2 の属性を指定し、検索範囲として受け付けるステップと、
前記第 1および第 2のキーワード選択肢一覧のそれぞれから検索に用いるキーヮー ドを受け付けるステップと、
前記キーワードに該当する文書情報を前記データベースの前記範囲を受け付ける ステップで受け付けた前記検索範囲内に保存された文書情報力 検索するステップ と、
前記検索するステップで検索された前記文書情報を前記第 1または第 2の属性毎 に提示するステップと、
を実行させることを特徴とする情報管理プログラム。
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