TWI536798B

TWI536798B - 影像分檔方法

Info

Publication number: TWI536798B
Application number: TW103127449A
Authority: TW
Inventors: 廖俊傑
Original assignee: 虹光精密工業股份有限公司
Priority date: 2014-08-11
Filing date: 2014-08-11
Publication date: 2016-06-01
Also published as: CN105335453B; US20180131834A1; TW201607290A; CN105335453A; US20160042229A1; US10530957B2

Description

影像分檔方法

本發明是有關於一種掃描器，且特別是有關於一種用於掃描器的影像分檔方法。

在電子化的時代，檔案管理的作業採用影像資料來儲存是不可避免的趨勢，以減少紙本的庫存量及紙本容易損毀的風險。將紙本的資料電子化之後，可以保存文件來往的記錄、建立電子檔案，以利於文件歸檔及查詢。但是，為了將大量的文件輸進電腦並分類、歸檔命名，常常耗掉相當大的人力與成本。傳統的掃描器掃描複數的文件，可以將每頁掃描影像資料各自建立一個檔案，或是將所有影像資料合併成一個檔案。無論是哪一種，對使用者而言都並不方便。前者須檢視檔案後重新命名，後者須自行分割檔案。其手續既繁瑣又沒有效率。

為了解決這個問題，遂有自動歸檔的概念出現。例如，當有一疊文件準備掃描時，先在文件中預定分檔的地方安插空白頁、特定顏色頁、或貼上條碼(barcode)等。當掃描器掃到空白頁、特定顏色頁、或條碼，則將已掃描的多個影像資料合併成一個獨立的檔案。然而，這樣的歸檔方式仍須要手動加入特殊的辨識特徵，例如人工先整理資料把空白頁或barcode放到或貼到特定位置，而這步驟需要消耗許多時間。

本發明係有關於一種影像分檔方法，其藉由辨識掃描影像資料，自動判斷資料的表單格式(例如申請表、簽呈、單據等制式格式)，當找到相同類型的表單格式或符合系統設定的制式格式時，可將掃描影像資料分割為多個群組後，儲存為各自獨立的檔案，並可建立相對應的檔案名稱。

根據本發明之一方面，提出一種影像分檔方法，包括下列步驟。依序掃描多個文件，以對應產生多個掃描影像資料。從此些掃描影像資料中尋找一表單格式。當有M個表單格式出現於此些掃描影像資料中，將此些掃描影像資料分為M個群組，並將表單格式設在每一群組的首頁，其中M為大於1的正整數。建立對應於此些群組之M個檔案。

根據本發明之一方面，提出一種影像分檔方法，包括下列步驟。從一初始掃描影像資料中尋找一表單格式。當表單格式出現於初始掃描影像資料中，將包含表單格式的初始掃描影像資料設為首頁。建立對應於初始掃描影像資料之一初始檔案。

為了對本發明之上述及其他方面有更佳的瞭解，下文特舉較佳實施例，並配合所附圖式，作詳細說明如下：

S11~S14、S21~S23、S31~S34、S41~S44、S51~S54、S61~S70、S71~S75‧‧‧各個步驟

G1~G3‧‧‧第1~第3群組

第1圖繪示依照本發明第一實施例之影像分檔方法的流程圖。

第2圖繪示建立檔案名稱的流程圖。

第3圖繪示依照本發明第二實施例之影像分檔方法的流程圖。

第4圖繪示依照本發明第三實施例之影像分檔方法的流程圖。

第5圖為分為不同群組的掃描影像資料及檔案的示意圖。

第6圖繪示依照本發明第四實施例之影像分檔方法的流程圖。

第7圖繪示依照本發明第五實施例之影像分檔方法的流程圖。

第8圖繪示依照本發明第六實施例之影像分檔方法的流程圖。

根據本實施例之一範例，提出一種影像分檔方法，用於掃描影像資料的歸檔及管理。當一疊文件掃描後，在此些掃描影像資料中找到相同類型的M個表單格式或找到符合系統設定的M個表單格式時，系統自動判斷此疊文件中至少有M個相同類型的群組，因此，可將掃描影像資料分割為M個群組後，各個群組儲存為各自獨立的檔案，並且各個群組可建立相對應的檔案名稱，以加快掃描影像資料的分檔作業。

例如：掃描影像資料為醫院的個人病歷資料，第一頁為個人基本資料或第一次看診資料，後續歷史的看診資料通常會附在個人基本資料之後，做為附加的影像資料。一般而言，為了方便建立個人基本資料，第一次看診資料的首頁為制式格式的一表單或一申請表，以記載個人的基本資料及建檔編號等。每一個人都會有屬於個人的首頁表單，因此當系統掃描並判斷一疊看診資料時，只要出現第一次看診資料，表示系統已經掃描完前一個人的看診資料，現在正在對下一個人的看診資料進行掃描，此時，系統自動依照首頁表單分割為不同的群組，並將第一次看診資料設為首頁後建立個人檔案，以區分不同病人的看診資料。

另外，掃描影像資料可為政府機關的公文或簽呈，每個部門都會有專屬的首頁表單，因此當收件單位收到各個部門寄來的資料時，經過掃描後可判斷其首頁表單的格式，自動依照發送部門分割為不同的群組，並建立相對應群組的檔案，以加快掃描影像資料的分檔作業。

再者，掃描影像資料可為銀行的請款單據或放款單據，每個銀行都會有專屬的首頁表單，因此當會計單位收到各個銀行寄來的資料時，經過掃描後可判斷其首頁表單的格式，自動依照發送銀行分割為不同的群組，並建立相對應群組的檔案，以加快掃描影像資料的分檔作業。

因此，不論是統一格式的首頁表單或是專屬格式的首頁表單，均可透過上述的影像分檔方法，將掃描影像資料分割為不同的群組，再建立相對應群組的檔案。

以下係提出實施例進行詳細說明，實施例僅用以作為範例說明，並非用以限縮本發明欲保護之範圍。

第一實施例

請參照第1圖，其繪示依照本發明第一實施例之影像分檔方法的流程圖。影像分檔方法包括下列步驟S11~S14。在步驟S11中，將一疊文件放入一掃描器中掃描，以產生多個掃描影像資料。掃描影像資料的檔案格式可為pdf或rtf等具有文字形式格式之電子檔案。在步驟S12中，從此些掃描影像資料中尋找一表單格式。表單格式可為申請表、簽呈或單據等制式格式。在步驟S13中，當有M個表單格式出現於此些掃描影像資料中，將此些掃描影像資料分為M個群組，並將表單格式設在每一群組的首頁。

例如：掃描影像資料為醫院的個人病歷資料，第一頁為個人基本資料或第一次看診資料，此時，首頁的表單格式可做為檔案設定時之參考，以依照首頁表單分為不同群組。

在步驟S14中，建立對應於此些群組之M個檔案。因此，這些掃描影像資料可以依照首頁表單進行分檔，並為此些檔案命名，以建立各別的檔案名稱。

請參照第2圖，其繪示建立檔案名稱的流程圖。在一實施例中，檔案的命名方法包括下列步驟S21~S23。在步驟S21中，從每一群組的首頁中尋找一關鍵字字串，以及辨認排序於關鍵字字串之後之一編碼字串。例如：在第5圖中，掃描影像資料被分為三個群組G1~G3，每一群組的首頁具有相同的表單格式。

在第1群組G1的首頁表單中有一段文字為編號：001，若「編號：」為關鍵字字串，則001為其之編碼字串。在步驟S22中，建立對應於此些群組之M個檔案。在步驟S23中，若尋找到關鍵字字串，自動按編碼字串訂定此些檔案的檔案名稱。檔案名稱不限於完全依照編碼字串，也可以以該編碼字串為基礎而有其他變化。例如：編碼字串為001，檔案名稱可以為001-1、PR-001、資料001等等。

第2群組G2的檔案名稱可以為002.pdf或其他變化，例如002-1、PR-002、資料002等等。第3群組G3的檔案名稱可以為003.pdf或其他變化，例如003-1、PR-003、資料003等等。

第二實施例

此外，本發明又提出第二實施例。請參照第3圖，其繪示依照本發明第二實施例之影像分檔方法的流程圖，包括步驟S31~S34，其中步驟S33~S34與第一實施例的步驟S23~S24相同。在步驟S31~S32中，本發明更包括掃描一比對文件，以產生一比對影像資料，並依據此比對影像資料，從此些掃描影像資料中尋找一表單格式。在步驟S32中，若尋找到符合的表單格式，則進行步驟S33的分組作業以及步驟S34的建檔作業。

比對影像資料可以為一具有空白表單格式的影像資料。若只有單一種表單格式可供比對，則系統只會尋找與此種表單格式相同的影像資料，然而，若有兩種或兩種以上的表單格式可供比對，則系統會尋找符合上述各種表單格式的影像資料。例如，在第5圖中，若第1群組G1具有第一種表單格式，第2群組G2具有第二種表單格式，而第3群組G3具有第三種表單格式，則系統會從掃描影像資料中尋找這三種表單格式，再依照這三種表單格式至少分為三個群組G1~G3，以進行掃描影像資料的分檔作業。

有關第一實施例中的檔案命名方法亦可應用在第二實施例中，相關的內容請一併參照第2圖之說明，在此不再贅述。

第三實施例

此外，本發明又提出第三實施例。請參照第4圖，其繪示依照本發明第三實施例之影像分檔方法的流程圖，包括步驟S41~S44，其中步驟S42~S44與第一實施例的步驟S23~S24相同。在步驟S41~S42中，本發明更包括接收一表單格式設定指示，並依據表單格式設定指示，尋找此些掃描影像資料中之一表單格式。

表單格式設定例如顯示在一使用者操作介面上，以供使用者在該使用者操作介面上設定尋找表單格式的指示。使用者操作介面可以是掃描器或事務機上的顯示螢幕與輸入裝置，或是一台連接到掃描器的電腦，使用者利用電腦上的軟體操作、指示掃描器。在步驟S42中，依據表單格式設定指示，尋找此些掃描影像資料中之一表單格式。在步驟S42中，若尋找到符合的表單格式，則進行步驟S43的分組作業以及步驟S44的建檔作業。

表單格式設定可以設定預先儲存在電腦中的單一種表單格式或多種表單格式。若只有單一種表單格式可供設定，則系統只會尋找與此種表單格式相同的影像資料，然而，若有兩種或兩種以上的表單格式可供設定，則系統會尋找符合上述各種表單格式的影像資料。例如，在第5圖中，若第1群組G1具有第一種表單格式，第2群組G2具有第二種表單格式，而第3群組G3具有第三種表單格式，則系統會從掃描影像資料中尋找這三種表單格式，再依照這三種表單格式至少分為三個群組G1~G3，以加快掃描影像資料的分檔作業。

有關第一實施例中的檔案命名方法亦可應用在第三實施例中，相關的內容請一併參照第2圖之說明，在此不再贅述。

第四實施例

此外，本發明又提出第四實施例。請參照第6圖，其繪示依照本發明第四實施例之影像分檔方法的流程圖，包括下列步驟S51~S54。在步驟S51中，從一初始掃描影像資料中尋找一表單格式。在步驟S52中，當表單格式出現於初始掃描影像資料中，將包含表單格式的初始掃描影像資料設為首頁。在步驟S53中，建立對應於初始掃描影像資料之一初始檔案。在步驟S54中，從初始掃描影像資料中尋找一關鍵字字串，以及辨認排序於關鍵字字串之後之一第一編碼字串，若尋找到關鍵字字串，自動按第一編碼字串訂定初始檔案之檔案名稱。

例如：初始掃描影像資料為醫院的個人病歷資料、各部門的公文或簽呈，或各家銀行的單據等，此時，首頁的表單格式可做為檔案設定時之參考，並可依照首頁的關鍵字字串來建立初始檔案。在一實施例中，表單格式可為申請表、簽呈或單據等制式格式。

第五實施例

另外，本發明又提出第五實施例。請參照第7圖，其繪示依照本發明第五實施例之影像分檔方法的流程圖，包括下列步驟S61~S70，其中步驟S61~S64與第四實施例之步驟S51~S54相同。在步驟S65中，本發明更包括從一第二掃描影像資料中尋找關鍵字字串，以及辨認排序於關鍵字字串之後之一第二編碼字串。第二掃描影像資料可為接續在初始掃描影像資料後的另一份掃描影像資料。在步驟S66中，若在第二掃描影像資料中尋找到關鍵字字串，且第二編碼字串經步驟S68的辨認與步驟S64中初始掃描影像資料之編碼字串不相同，則進行步驟S69，建立對應於第二掃描影像資料之一第二檔案，並且自動按第二編碼字串訂定第二檔案之檔案名稱。第二檔案的檔案名稱可依照初始檔案的命名方法，以形成一系列的檔案。舉例來說，初始掃描影像資料與第二掃描影像資料的編碼字串分別為001、002，若初始檔案名稱訂為001-1，則第二檔案名稱訂為002-1；若初始檔案名稱訂為資料001，則第二檔案名稱訂為資料002。依照此方法，一疊具有關鍵字的複數文件經掃描後可依序自動地建立檔案並命名。

在步驟S66中，若在第二掃描影像資料中尋找到關鍵字字串，且第二編碼字串經步驟S68的辨認與步驟S64中初始掃描影像資料之編碼字串相同，則進行步驟S70，附加第二掃描影像資料至初始檔案，而不是產生一獨立的第二檔案。例如，初始檔案原為包含初始掃描影像資料的PDF格式檔案，共一頁；當第二掃描影像資料被附加至該初始檔案後，初始掃描影像資料與第二掃描影像資料分別為該PDF的第一頁與第二頁。若在第二掃描影像資料後的第三掃描影像資料，也同樣具有與初始掃描影像資料相同的關鍵字與編碼字串，則繼續附加至初始檔案，形成第三頁，直到下一份首頁表單出現而進行檔案分割，以建立新的檔案為止。

在步驟S66中，若在第二掃描影像資料中未尋找到關鍵字字串，則進行步驟S67，附加第二掃描影像資料至初始檔案，而合併成同一檔案。並且，此未包含關鍵字字串的第二掃描影像資料，為接續初始掃描影像資料所產生的掃描影像資料。意即，初始掃描影像資料與第二掃描影像資料，是在一次掃描複數文件的掃描程序中，分別為第一份文件與接續的第二份文件所產生的掃描影像資料。該掃描程序通常是在一饋紙式掃描器中執行。初始掃描影像資料具有關鍵字字串而第二掃描影像資料沒有，此情形例如發生在掃描一主文件與其未含關鍵字的附件。

第六實施例

此外，本發明又提出第六實施例。請參照第8圖，其繪示依照本發明第六實施例之影像分檔方法的流程圖，包括下列步驟S71~S75，其中步驟S73~S75與第四實施例之步驟S52~S54相同。在步驟S71~S72中，本發明更包括接收一表單格式設定指示，並依據表單格式設定指示，尋找初始掃描影像資料中之一表單格式。在步驟S73中，若尋找到符合的表單格式，則進行步驟S74的建檔步驟以及步驟S74的命名作業。

有關表單格式設定請參照說明書第[0025]及[0026]段的說明，在此不再贅述。

本發明上述實施例所揭露之影像分檔方法，係用於影像資料的歸檔及管理，可自動將掃描影像資料依照表單格式建立檔案，不需在文件中安插空白頁、特定顏色頁或貼上條碼，以節省人力。且從檔案名稱中可直接辨別該檔案中所存放的影像資料為何，以利於後續檔案的管理。

綜上所述，雖然本發明已以較佳實施例揭露如上，然其並非用以限定本發明。本發明所屬技術領域中具有通常知識者，在不脫離本發明之精神和範圍內，當可作各種之更動與潤飾。因此，本發明之保護範圍當視後附之申請專利範圍所界定者為準。

S11~S14‧‧‧各個步驟

Claims

一種影像分檔方法，用於一掃描器，該影像分檔方法包括：依序掃描複數個文件，以產生複數個掃描影像資料；從該些掃描影像資料中尋找一表單格式；以及當有M個表單格式出現於該些掃描影像資料中，將該些掃描影像資料分為M個群組，並將該表單格式設在每一該些群組的首頁，其中M為大於1的正整數；以及建立對應於該些群組之M個檔案。
如申請專利範圍第1項所述之影像分檔方法，更包括：從每一該些群組的首頁中尋找一關鍵字字串，以及辨認排序於該關鍵字字串之後之一編碼字串，若尋找到該關鍵字字串，自動按該編碼字串訂定該些檔案之檔案名稱。
如申請專利範圍第1項所述之影像分檔方法，更包括：掃描一比對文件，以產生一比對影像資料；以及依據該比對影像資料，從該些掃描影像資料中尋找一表單格式。
如申請專利範圍第1項所述之影像分檔方法，更包括：接收一表單格式設定指示；以及依據該表單格式設定指示，尋找該些掃描影像資料中之該表單格式。
一種影像分檔方法，用於一掃描器，該影像分檔方法包括：從一初始掃描影像資料中尋找一表單格式；當該表單格式出現於該初始掃描影像資料中，將包含該表單格式的該初始掃描影像資料設為首頁；以及建立對應於該初始掃描影像資料之一初始檔案。
如申請專利範圍第5項所述之影像分檔方法，更包括：從該初始掃描影像資料中尋找一關鍵字字串，以及辨認排序於該關鍵字字串之後之一第一編碼字串，若尋找到該關鍵字字串，自動按該第一編碼字串訂定該初始檔案之檔案名稱。
如申請專利範圍第6項所述之影像分檔方法，更包括：從一第二掃描影像資料中尋找該關鍵字字串，以及辨認排序於該關鍵字字串之後之一第二編碼字串，若尋找到該關鍵字字串，且該第二編碼字串經辨認與該第一編碼字串相同，附加該第二掃描影像資料至該初始檔案。
如申請專利範圍第7項所述之影像分檔方法，其中若未尋找到該關鍵字字串，附加該第二掃描影像資料至該初始檔案。
如申請專利範圍第7項所述之，其中該第二掃描影像資料係為接續該初始掃描影像資料產生的掃描影像資料。
如申請專利範圍第5項所述之影像分檔方法，更包括：接收一表單格式設定指示；以及依據該表單格式設定指示，尋找該初始掃描影像資料中之該表單格式。