JPS59196647A - 電子メ−ルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 この発明は、複数の端末をネットワークで結び、ｔＬ子
的なメツセージを伝送する電子メールシステムに関する
。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

従来の電子メールシステムでは、情報処理装置内にメツ
セージ（メール）の送イ語、受信、蓄積とそれらの制御
を行うメールボックスをもうけ、端末から入力された文
書するいは、ファイル中にすでにある文書を利用者が指
定し、あて先を指定あるいは入力することでメツセージ
が作成でれ、送信された。一方会社内のオフィスの中の
１１′１報伝達で大きな比重を占めるものに伝票がある
。伝票の場合には、それが記入され、最終的に発注、手
配等の処理（処置）がな芒れるまでに、伝票にり＝３　
して決められた、各管理責任者、各担当責任基等のチェ
ック、修正、確認を経ることになる。また伝票の中に記
入上の不備が見出された時点で、仮壁自体を発信者に埒
し戻す処置が必要となる場合が多い。

これは従来の電子メールでは、伝票の送信時に毎回あて
先を指定、記入しで送信し、伝票が送られて来る管理者
は、それをチェックした後、次のあて先を指定して送る
必要がおった。また必要事項の記入漏れの場合など承認
でき疫い場合には、わざわざ発４ｍ者のあて先を指定し
て送り返す必要があり、大変不便であった。そこで伝票
のような定められた流れに従って伝わり、確認処理され
るような対象については、その伝票専用のシステムをオ
ーダメートでわざわざ新たに構築せざるを得ないという
欠点を持っていた。

〔発明の目的〕

本発明は、このような事情を考慮してなされたもので必
シ、その目的とするところは、電子メールシステムにお
いて、伝票のような、その送り方、確認順序、不備の場
合の発信元へのさし戻しなどの処置が、発信者、中間受
信者の手を煩わすことなく、容易に行えることを目的と
する。

〔発明の概要〕 各種の伝票は、その送り方、確認する順序、不備な点が
判明時、またそれが承認されない場合、その伝票の発信
元へのさし戻し等が決められている場合が多い。

本発明は、電子メールシステムにおいて、その機能の一
つとして伝票名とその伝票の送る順序、処理を指定する
機能、および伝票から８碧な伝送方法を送信側で解釈す
る機能を有し、それに従って伝送するとともに受信側に
おいて、必要カ処理を解釈実行する機能をもうけること
により、必要な確認処理がなされる。また、伝票記入上
の不備な点が発見されたり、承認されない場合、その承
認を拒絶した受信者がその旨指示するだけで、発信人（
依頼者）へ返送される機能をもうける。

〔発明の効果〕

本発明によれば、電子メールシステムの発信者は、伝票
とその依頼内容、必要な記入内容を記述するだけでよく
、それがどこへ送られるか、正し。

〈確認されるかについての判断が不必教になる。

また中間的な確認者は、伝票の最終的な確認処理を行う
だけで良く、また承認、拒絶、修正要求等を簡単に行う
ことができるため、伝票の伝達、承認の為の処理がほと
んど自動化され操作が非常に容易となるだけでなく、伝
票の承認、伝票の処理効率が向上する。

〔発明の実施例〕

第１図は、ネットワーク（１）に複数個の情報処理装置
と（２）　、　（３）　、　（４）とその夫々に複数個
の端末（５）乃至（ｌＯ）が接続された分散処理型の電
子メールシステムの例を示す。情報処理装置（２）　、
　（３）　、　（４）は、各々メールボックス（１１）
　、　（１２）　、　（１３）　　を有しメールの蓄積
管理を行っている。端末（５）乃至（１０）においては
、文書の作成機能とあて先の入力機能の他に、伝票の項
目データ入力、伝票のフィールドとその伝票の送シ方、
順序、処理手順を指定することができる。

第２図は、送り方、順序、処理手Ｊｒ４を指定するだめ
の伝票の例である。ここで（２１）、〜（２１のはこの
伝票に対して、送られた部所でチェックなどの処理を要
求する部分のフィールド部分である。

本例では（２１）・・・フィールド１、（２２）・・・
フィールド２、（２３）・・・フィールド３、（２４）
・・・フィールド４、（２５）・・・フィールド５、（
２６）・・・フィールド６、（２７）・・・フィールド
７、（２Ｂ）・・・フィールド８、（２９）・・・フィ
ールド９、（２１０）・・・フィールド１０、なる名称
が付けられる。

第３図は、第２図の伝票に対して、その送り方、順序、
処理手順の指定方法を示すＩＹＩである。最初に伝票名
、あて矢数を端まで入力し、あて先１、処理、承認動作
の有無、有の場合承認された後の処置、次のあて先、承
認されながったｊν１合の処置、略し戻すあて先を順次
入力する。その後あて先２、・・・に対しても同様であ
る。伝票は伝票記憶部に蓄えられ、伝票の送シ方、順序
、処理」・ｊ瞼は、指定された後、伝票送信処理対応記
憶部に蓄えられる。

第４図は、伝票が送信される時の全体のメツセージの構
成例である。（４１）が伝棺名、（４２）がちで矢数、
（４３）が第１３て売名及びそこでの伝票の処理方法、
承認要求の有無、承認後の処置、承認されなかった場合
の処１ｉＭ’ｆ示す内容のデータが入る。（４４）　、
　（４５）も同様に粕２あて売名と処理内容、第３あて
売名と処理内容を示す。（４６）は発信先名を示す。（
４７）は、伝票自体がメツセージとして入っている。

第５図は、情報処理装置の内部の構成例である。

ここでは、伝票の処理の部分のみを記述している。

ここで（５１）は伝票記憶部で、記入送信前の伝票が格
納される。（５２）は伝票に対し、送信方法、処理方法
等の指定を示す対応データを格納記憶する伝票送信処理
対応記憶部である。（５３）は、制御装置、（５４）は
処理待ちキューであシ、他部所から送られた処理待ち伝
票が入る。（５５）は処理解読部であり伝票のそのあて
先での処理の解読を行う。

（５６）は制御処理部であり、処理解読部（５５）で解
読された手順に従って対応する処理を行う。（５７）は
フィールドチェック部、（５８）は伝票管理記憶部で保
存管理すべき伝票を管理記憶する部分である。（５９）
は承認マーク挿入部であり、承認のキー動作に従って承
認マークを挿入する部分である。

（５１０）はチェック用データ記憶部、（５１１）は承
認待ちキューであり、これは、その情報処理装置でＩＨ
ＩＪするあて先ごとに承認待ちキー−を持つ。

本発明を、第５図を中心にして述べ２）。利用者はあら
かじめ第２図のような伝票を作成し、伝票記憶部に格納
するとともに、その伝票の送り方、順序、処理方法、承
認の有無、承νをれた場合の処置、承認されなかった場
合の処置を第３図に示した手法で入力し、伝票送信処理
対応ｉ＋’、：憶部（５２）に格納しておく。果際に伝
票の記入が必要な利用者は、端末（５２０）から伝票記
憶部（５」）に格納されている伝票を呼び出し、第２図
のように必要な項目を端末から入力し、記入後、送信要
求を出す。

すると、伝票は、あらかじめ伝票送信処理対応記憶部（
５２）に格納されていた対応する送信方法のデータを送
信情報に取り込み、絹４図の送信メールを構成するとと
もに、メール送信部（５３０）　ｋ経由して送られる。

第４図の例では、発情者から送られ九Ａ依頼書のメール
は、最初に第１あて先←務課長）を管轄する情報処理装
置へ送られメール受信部（５４０）を通じて、伝票の処
理待ちキーへ送られる。これが処理解読部（５５）　ｉ
ｒｃよりＭ＝　ｆｒｌされ、処理がなされる。ここでは
、寸ず、フィールド■、題目のチェックが行われる。そ
の後フィールド■、希望納期のチェックがなされる。こ
こでのチェックは、あらかじめチェック用データ記憶部
（５１０）にチェック用データを格納しておき、それと
の大小関係やデータの正当性、記入漏れのチェック等様
々なチェックを指示に従って行うことができる。

この処理の後、この伝票が伝票管灯記憶へファイルコピ
ーきれる。この処理の後、承認要求に従って、Ａ依頼書
は、「総務課長」の承認待ちキー−（５１１）に蓄えら
れる。総務課長が端末（５２０）から、承認待ちキー−
（５１１）に入っている承認待ち伝票を順次呼び出し、
承認か承認しないかを端末のキー等の手段で指示する。

また承認しない場合は、その部分に入力するなどして、
理由を記入することも可能である。承認でれた場合は、
第４図の（４３）のｙｅｓの場合に対応する処理がなさ
れる。まず、フィールド■に承認のマークが承認マーク
挿入部（５９）により入れられる。それからあて先２に
記入されているあて先へメール送信部（５３０）を経由
して送られる。また承認されなかった場合は、（ｎｏ）
の場合に対処する処理がなされる。発信者にメール送信
部を通じてメールが戻ることになる。このようにして、
順次伝票が送られ、必要な処置が取られることになる。

〔発明の変形例〕

本発明は上記実施例に限るわけではない。例えば、伝票
の送り方、ｊｉ４序、処理方法を発信局側ですべて指定
して、メツセージ中に入れるのではなく、メツセージに
は、伝票の送υ方の方法のみを指定し、伝票の受信側で
その伝票の処理方法、承認の有、無、承認後の処置を指
定するとともできる。

【図面の簡単な説明】

第１図は電子メールシステムの一第１・順Ｋを示す図、
第２図は伝票の一例を示す図、第３１ン１は伝票に対し
、その送ｐ方、順序、処理手順の指定方法を示す図、第
４図は伝票が送信されるＩ１１゛の全１イ・メソセージ
の楢欣例を示す図、第５図は、伝票の送受信、処理を行
う情報処理装置の構成例を示す図である。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. メツセージを蓄積および制御する機能をもつ、１個また
   は複数個の情報処理装置が交換網あるいはネットワーク
   で結合され、各情報処理装置は複数個の端末が結合され
   た・１１子メールシステムにおいて、各情報処理装置は
   、伝票をあらかじめ作成し、記憶する手段と、各伝票名
   に対応する伝票処理情報を作成、記憶する手段を有し、
   前記伝票処理情報は伝票を送るべき複数個のあて先と、
   その順序及び伝票の各項目に対する処理、承認時の処置
   を指示する情報からなり、送信時に伝票と伝票処理情報
   を対にして送信する手段と、あて光受信側で伝票処理情
   報を解読し、指示された処理を行う手段を有する・−子
   メールシステム。