JP3593852B2 - 電子メールシステム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は文書作成機能と電子メール機能を結合した電子メールシステムに於いて、期限のある送受信文書を管理する機能を持った電子メールシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年の個人向け情報処理機器としての、所謂ワープロ、パソコンの普及或いはこれ等を接続するネットワーク技術の発展には目覚ましいものがあり、取り分け前者により作成した文書を後者のネットワークを使用して互いに送受信し合う電子メールサービスは、企業などの内外を問わず必須の情報伝達手段になりつつあり、機能的にも日進月歩で発展し続けている。
【０００３】
然るに、この電子メールシステムは、元来別々に発展してきた文書作成技術と電子メール技術が融合して出来たシステムであり、文書を作成しながら送信することも可能であるが、回線の接続効率などを考慮すると、基本的には、文書を作成するフェーズと、これをメール送信するフェーズとに分けて端末のオペレーションをするのが一般的と言えよう。
【０００４】
この様にオペレーションが二つのフェーズに分かれている原因は、例えば作成し終えた文書をメール送信する時、メールするのに必要な情報、即ちメール標題や宛て先を、その時点で指示（入力）する仕組みになっており、実際の送信もこのタイミングで実行される。
【０００５】
一方、最近では先日付（実際の実行を行う将来の日付）と前記メールに必要な情報を事前に与えておき、実際の送信をその先日付以降に、オペレーションすることなく自動的に実行する機能を持った電子メールシステムも考案されている。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
又、電子メールシステムに於いて、文書の送受信に期限付のものが多々存在し、そのスケジュール管理が煩わしく、うっかりミスにより期限を過ぎてしまったり、忘れてしまうケースもある。
【０００７】
本発明はこのような点にかんがみて、電子メールシステムに於ける期限付の送受信文書に関して、スケジュール管理手段を持った電子メールシステムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記の課題は下記の如くに構成された電子メールシステムによって解決される。
【０００９】
図１は、本発明のシステム構成図である。即ち、
電子メールの送受信を行う電子メールシステムであって、
利用者が予め設定した送信期限内に、所定の条件を満たす文書があれば送信し、無ければ利用者にその旨のメッセージを出力し、予め設定した受信期限内に、所定の条件を満たす文書が受信されていない場合、利用者にメッセージ出力する期限管理手段（ 期限管理部、期限監視手段） を備えることにより、送受信文書に関する締切り期限を見落とすことが防止可能となり、スケジュール管理のうえで極めて便利である。
【００１０】
【発明の実施の形態】
図２のシステム説明図により本発明の電子メールシステムの位置付け及びシステム構成要素の概要を説明する。
【００１１】
文書の作成機能と電子メールの送受信機能を持った本発明の電子メールシステム２０は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）２１ 及びＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）２２経由で電子メールシステムのサーバ装置２３に接続されている。
【００１２】
電子メールシステムには、文書の各種処理機能（ 文書の作成、更新、及び複写などの補助機能など） を実現する文書処理プログラム群、電子メールサーバとの間で文書の送受信をする送受信プログラム群、磁気ディスクなどの記憶装置へ未完成の文書或いは送受信された文書も含めて全文書を記憶する文書格納部、及び当該全文書の格納アドレスや文書名、送受信情報など文書の属性管理情報を記憶する文書管理テーブルなど従来から基本的に存在している構成要素に加えて、本発明の期限付き送受信文書を管理するための期限管理テーブルとそのテーブルを定期的に監視し、期限をチェックする期限監視プログラムが存在する。
【００１３】
図３は、本電子メールシステムの中心的役割をする前記文書管理テーブルの主要内容であり、文書名（文書番号）、作成者（当文書をメール発信する場合には発信元となる）、作成日時／版数、機密保護ランク、本文の記憶装置上の格納アドレス（１６進数表示）、文書完成度（『０』未完、『１』完成）、そして当文書を送信する場合には、送信情報として送信の相手先（複数の場合も有り、相手先名と相手先ＩＤを記録）、送信日時、メール標題を記憶し、又、文書を受信した場合には、受信情報として受信の相手先（相手先名と相手先ＩＤを記録）、受信日時、メール標題を記憶すると同時に当受信文書本文の記憶装置上の格納アドレスを記憶し、本装置内にある全文書の属性管理情報を記憶するテーブルである。
【００１４】
図４は、前記期限管理テーブルの主要内容であり、同図（１）は期限付きの送信文書を管理するテーブルの内容である。送受区分に続き、締切りの期限日時、文書名（文書番号）、実際の送信が行われた時セットされる送信日時、期限日時設定時に入力されるメール標題、そして送信の相手先（複数の場合もあり相手先名と相手先ＩＤを記録）等を記憶している。
【００１５】
同図（２）は期限付きの受信文書を管理するテーブルの内容であり、送受区分に続き、締切りの期限日時、期限日時設定時に入力されるメール標題、受信の相手先（複数の場合もあり相手先名と相手先ＩＤを記録）、そして実際の受信が行われた時セットされる受信日時、等を記憶している。
【００１６】
図５は、送信文書の期限設定時の処理フローで、当然のことながら送信に先立って事前に必要項目を入力する。先ずステップ５０で送信期限、メール標題、及び必要数の送信相手先（相手先名と相手先ＩＤ）を入力し、ステップ５１で前記入力された送信期限が、当該装置に内蔵されているタイマーの現日時より大きいことをチェックし、否の場合にはステップ５２で入力ミスのメッセージを表示して最初に戻す。送信期限が正当であれば、ステップ５３に於いて、先に入力された項目を前記期限管理テーブルのそれぞれの欄にセットして処理を終了する。
【００１７】
続いて、前述の送信期限設定以降、その期限設定された文書作成の完成度合いを一定時間間隔でチェックし、期限管理を行うと同時に、完成した文書については、相手先（複数宛て先の場合も有り）へ送信する処理を行うが、本処理は前述の如く、時間起動のプログラムであり、図６はこの時の処理フローである。
【００１８】
先ずステップ６０で、期限管理テーブルの送信日時欄が空白、即ち未送信の文書があるかチェックし、無ければ期限管理テーブルに登録されている文書が無いか、又は既にすべて送信済ということで、ステップ６１で装置内蔵のタイマーにより一定時間の間隔待ちに入る。
【００１９】
未送信の文書が存在する場合には、ステップ６２で設定された期限を過ぎていないかチェックされ、過ぎている（期限日時≦現日時）場合は、ステップ６３で利用者に対し期限到来の警告メッセージをウインドウ画面へ出力した後、次処理に移り、未だ期限前（期限日時＞現日時）の場合は、ステップ６４で、作成中の文書も含めて全て管理している文書管理テーブル上に当該文書名（文書番号）の文書が存在するか否かをチェックし、否の場合は、未だ当該文書の作成に全く取りかかっていないとして、ステップ６５で利用者に対し注意を促すメッセージをウインドウ画面へ出力する。
【００２０】
又、文書が存在する場合は、ステップ６６で文書管理テーブル上の文書完成度欄が完成を示しているか否かをチェックし、否の場合は、未だ当該文書の作成中ということで、前述同様ステップ６５で利用者に対し注意を促すメッセージをウインドウ画面へ出力する。尚、文書完成度欄は文書作成の際、完成を示すファンクション動作、或いはテーブル内容等を外部操作するコマンド動作により『完成』をセットする。
【００２１】
当該文書が完成していればステップ６７で、期限管理テーブル上のメール標題及び送信の相手先（複数の場合も有り）を文書管理テーブルの該当欄へセットする。ステップ６８で、これを相手先分だけ同一文書を送信し、その送信日時をステップ６９で、文書管理テーブル及び期限管理テーブルの当該文書の送信日時欄へセットすることにより一文書の処理を終え、次文書の処理に移る。
【００２２】
次に文書受信に関する説明に移るが、先ず図７の受信文書の期限設定時の処理フローから説明する。送信時と同様に受信に先立って事前に必要項目を入力するが、先ずステップ７０で受信期限、メール標題、及び必要数の送信相手先（相手先名と相手先ＩＤ）を入力し、ステップ７１で前記入力された受信期限が、当該装置に内蔵されているタイマーの現日時より大きいことをチェックし、否の場合にはステップ７２で入力ミスのメッセージを表示して最初に戻す。受信期限が正当であれば、ステップ７３に於いて、先に入力された項目を前記期限管理テーブルのそれぞれの欄にセットして処理を終了する。
【００２３】
尚、送受信とも同様であるが、期限設定時の事前の処理により入力したメール標題、或いは送受信の相手先などは、外部操作する各種コマンドにより、後に変更することが可能である。
【００２４】
続いて、期限設定された受信文書の処理について、図８のフローにより説明する。ステップ８０で文書を受信したら、ステップ８１で、受信文書が記憶された記憶装置上の格納アドレスと受信情報（相手先、受信日時、メール標題）を文書管理テーブルの該当欄へセットする。次に当受信文書が期限設定された受信文書か否か、又期限設定文書のどの受信文書かをチェックするため、ステップ８２で文書管理テーブル上の相手先と、メール標題文字列の主要部（図４−（２）の例では『Ａ特許会議』など）について、期限管理テーブル上の相手先とメール標題とを比較チェックする。
【００２５】
その結果、否の場合には、期限管理をしていない文書の受信と見なし、従来から行われている一般のメール処理を行い、期限設定文書の受信であった場合には、ステップ８４で当該文書の受信日時を期限管理テーブルにセットし、ステップ８５で、この期限付文書受信をウインドウ画面を通じて利用者へ通知して処理を終了する。
【００２６】
続いて、期限付受信文書処理のもう一つの処理、即ち期限管理の処理について図９により説明する。期限管理処理は、前述の送信時の処理と同様、同装置内蔵のタイマーにより一定時間間隔で起動する時間起動のプログラムにより行われ、先ずステップ９０で、期限管理テーブルの受信日時欄が空白、即ち未受信の文書があるか否かをチェックし、無ければ期限管理テーブルに登録されている文書が無いか、又は既にすべて受信済と言うことで、ステップ９１で装置内蔵のタイマーにより一定時間の間隔待ちに入る。
【００２７】
未受信の文書が存在する場合には、ステップ９２で設定された期限を過ぎていないかチェックされ、過ぎている（期限日時≦現日時）場合は、ステップ９３で利用者に対し期限到来の警告メッセージをウインドウ画面へ出力した後、次処理に移り、未だ期限前（期限日時＞現日時）の場合には、当文書は受信待ちとして最初に戻り、次の文書処理に移る。
【００２８】
以上が電子メールサーバに接続された期限管理機能を持った電子メールシステムの実施例であるが、本実施例では、一つの期限を設定したものであり、これを二つの期限を設定して、二段階の期限管理をすることも可能である。
【００２９】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように本発明によれば、企業内外を問わず電子メールシステムにて情報伝達することが多く忙しい昨今、スケジュール管理機能を持った電子メールシステムにより、期限付の送受信文書に関して締切り期限を見落とすことが防止され、納期遅れなどによる機会損失などが防げると同時に、作業効率の向上に寄与するなど著しい工業的効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成図
【図２】本発明の実施形態のシステム説明図
【図３】文書管理テーブルの主要内容
【図４】期限管理テーブルの主要内容
【図５】送信文書の期限設定時の処理フロー
【図６】期限設定された送信文書の処理フロー
【図７】受信文書の期限設定時の処理フロー
【図８】期限設定された受信文書の処理フロー（１）
【図９】期限設定された受信文書の処理フロー（２）
【符号の説明】
２０ 電子メールシステム
２１ ＬＡＮ
２２ ＷＡＮ
２３ 電子メール・サーバ

Claims (6)

1. 電子メールの送受信を行う電子メールシステムであって、
   利用者が予め設定した送信期限内に、予め設定した文書名で完成した文書があれば送信し、無ければ利用者にその旨のメッセージを出力する期限管理手段を備えたことを特徴とする電子メールシステム。
2. 電子メールの送受信処理をコンピュータに行わせるプログラムを記録する記録媒体であって、
   利用者が予め設定した送信期限内に、所定の条件を満たす文書があれば送信し、無ければ利用者にその旨のメッセージを出力する期限管理手段、
   を実現させることを特徴とするプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
3. 完成度を含む、文書の属性管理情報を管理する文書管理テーブルと、送信期限を含む、送信文書情報を管理する期限管理テーブルと、
   前記期限管理テーブルを参照し、未送信であり、かつ送信期限を過ぎていない送信文書に関する属性管理情報を前記文書管理テーブルから抽出し、当該属性管理情報で管理される文書が完成しているか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段の判定の結果、前記文書が完成していた場合に、当該文書を相手先に送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とする電子メールシステム。
4. 前記判定手段の判定において、前記期限管理テーブルを参照し、未送信であり、かつ送信期限を過ぎている送信文書が存在した場合に、利用者に対して期限到来の警告メッセージを出力する第一の出力手段を備えることを特徴とする請求項３記載の電子メールシステム。
5. 前記判定手段の判定において、前記属性管理情報で管理される文書が前記文書管理テーブルに存在しなかった場合に、利用者に対して注意を促すメッセージを力する第二の出力手段を備えることを特徴とする請求項４記載の電子メールシステム。
6. 電子メールの送受信を行う電子メールシステムであって、
   メール標題と、相手先の識別情報と、受信期限とを含む期限管理テーブルと、
   メール標題と、相手先の識別情報と、受信期限との入力を利用者から受け付け、前記期限管理テーブルにセットする手段と、
   受信した電子メールの属性管理情報に含まれるメール標題と相手先の識別情報とが前記期限管理テーブルと一致した場合は、該期限管理テーブルを受信済とする手段と、
   一定時間間隔で前記期限管理テーブルをチェックし、未受信となっている状態であって、且つ前記受信期限が過ぎていた場合は、警告メッセージを出力する手段と
   を備えることを特徴とする電子メールシステム。

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