JPH10283345A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書管理装置に関し、複数の書籍に掲載され
る素材を共通管理し、共通素材をアレンジした素材につ
いても、原素材とのリンク関係を保持することで、編集
作業の品質向上や省力化を図る手段を提供することを目
的とする。 【解決手段】 素材文書の属性を保持する素材文書管理
テーブル１と、編集文書の属性と、構成する各部分文書
と原典となる素材文書を対応させる編集文書構成テーブ
ル２と、素材文書を変更するとき、素材文書管理テーブ
ル１の素材文書の属性を更新する素材文書変更登録手段
３と、編集文書構成テーブル２の属性および素材文書管
理テーブル１の素材の属性を比較して変更を反映すべき
対象を検出する変更反映対象検出手段４と、編集文書構
成テーブル２を検索して改版内容を指示する編集文書改
版指示手段５を備えるように構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は原典となる素材文書
および上記素材文書の内容に基づいて作成された編集文
書の内容の管理を行う、コンピュータを利用した文書管
理装置に関する。ここにいう編集文書とは紙媒体や電子
媒体上の書籍、論文、レポート、記事、情報ファイルな
ど文章や図表、写真などの集合体を示し、素材文書とは
上記編集文書を構成する文章や図表、写真などひとかた
まりの原典情報素材を意味する。

【０００２】近年のコンピュータパブリッシングの技術
革新に伴い、書籍作成の電子化が行われつつあり、電子
データによる原稿や編集組版結果の電子データ化による
保存等が必要となってきている。このため、格納媒体
（フロッピィディスクや光磁気ディスク、磁気ディスク
等）に書籍単位に格納、管理しているが、様々な出版物
を扱う出版会社や印刷会社においては、データを冗長に
管理してしまう恐れがあり、データを一元管理する必要
がある。

【０００３】

【従来の技術】従来の編集作業においては、各書籍に掲
載されている文章や図表等素材データは、各書籍単位に
管理することが通常であり、該当書籍の改版の際には、
書籍に対して執筆者が「赤いれ」修正を行い、編集・組
版作業者は該当する書籍の最新素材データをもとに再度
編集組版を行っている。仮に、同一文章が別々の書籍に
掲載されていた場合、該当文章に対してそれぞれ「赤入
れ」修正を行い、それぞれの書籍管理担当者が同一内容
の改版指示作業を行うことになる。

【０００４】また、Ａ書籍はオリジナル文章を掲載し、
Ｂ書籍にはオリジナル文章を要約したものを掲載してい
るような場合において、Ａ書籍のオリジナル文章に対し
て変更が発生した場合には、Ｂ書籍側の文章に対しても
変更の可能性が発生するが、このような書籍掲載データ
のリンク関係を保持していないために、編集者は台帳等
を使用して、関連している書籍を手作業で管理しながら
作業を行っている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】したがって、従来の編
集作業においては、同一内容を掲載しているが書籍とし
ては別物である場合の編集作業は、同じ変更、改版作業
を書籍単位に複数回行う必要があり、修正内容の正確さ
（品質）の問題や、編集作業者の作業負荷の増大といっ
た問題が発生している。

【０００６】また、Ａ書籍にはオリジナル文章を掲載
し、Ｂ書籍にはオリジナル文章を要約したものを掲載し
ているような場合において、Ｂ書籍側において改版漏れ
が発生してしまう問題も発生してきておりその解決策が
求められていた。

【０００７】本発明はこのような点にかんがみて、複数
の書籍に掲載される素材を共通管理した上で、共通管理
素材をアレンジした素材についても、原素材とのリンク
関係を保持することで、編集作業の品質向上や省力化を
図る手段を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記の課題は下記の如く
に構成された文書管理装置によって解決される。図１
は、本発明の構成図である。

【０００９】図において、１は素材文書の識別子および
素材文書の属性を示す素材属性を対応して記憶する素材
文書管理テーブルであり、２は編集文書の属性を示す編
集属性とともに、編集文書を構成する各部分文書の識別
子および原典となる素材文書の識別子を対応して記憶す
る編集文書構成テーブルである。なお、上記素材文書管
理テーブル１および編集文書構成テーブル２はあらかじ
め不図示のテーブル生成手段により生成されているもの
である。

【００１０】３は素材文書に変更があったとき、素材文
書管理テーブル１の変更する素材文書の識別子に対応し
た素材属性を更新して記憶する素材文書変更登録手段、
４は編集文書構成テーブル２の編集属性および素材文書
管理テーブル１に記憶した素材属性に基づいて内容変更
を反映すべき素材文書の識別子を検出する変更反映対象
検出手段、５は上記検出された素材文書の識別子で編集
文書構成テーブル２を検索して得られた部分文書の識別
子を示して編集文書の改版を指示する編集文書改版指示
手段である。

【００１１】また、６は素材文書に変更があったとき、
素材文書管理テーブルを検索して変更があった素材文書
の識別子と一致する変更元識別子を素材属性として持つ
素材文書識別子を検出して、上記検出した素材文書に上
記変更を反映させるように利用者に注意を喚起する変更
反映注意喚起手段である。

【００１２】

【発明の実施の形態】本実施の形態においては、パーソ
ナルコンピューター、ワークステーション等の汎用的な
目的で使用される計算機上で実行するコンピュータプロ
グラムにより実現する形態を示す。

【００１３】本発明の文書管理装置は、処理装置、主記
憶装置、補助記憶装置、入出力装置などから構成される
計算機上で、コンピュータプログラムを実行して実現さ
れる。また、コンピュータプログラムは、フロッピーデ
ィスクやＣＤ−ＲＯＭ等の可搬型媒体やネットワーク接
続された他の計算機の主記憶装置や補助記憶装置等に格
納されて提供される。本発明の記録媒体は、上記可搬型
媒体、主記憶装置、補助記憶装置に該当する。

【００１４】提供されたコンピュータプログラムは、可
搬型媒体から直接計算機の主記憶装置にロードされ、ま
たは、可搬型媒体から一旦補助記憶装置にコピーまたは
インストール後に、主記憶装置にロードされて実行す
る。また、ネットワーク接続された他の装置に格納され
て提供された場合も、他の装置からネットワークを経由
して受信後に、補助記憶装置にコピー、主記憶装置にロ
ードされ実行するものである。

【００１５】図２に本発明の実施の形態の構成図を示
す。２１はコンピュータ本体を示すが、そのハードウェ
ア、ソフトウェアの構成の内特に説明に必要なもののみ
を示しており、ＣＰＵ、メモリ、ＯＳなど基本的に備わ
っているものは図示していない。

【００１６】素材管理テーブル２６は素材を識別する番
号とその対応する属性として作成日付等を持つもので、
素材の実体については図示していない素材格納部に格納
して識別する番号でその参照／更新を行うようにしてい
る。また、書籍管理テーブル２７は書籍の属性として最
新版の発行日時を各書籍ごとに記憶し、各書籍別に書籍
の構成をどの様に素材を組み立てているかを示すように
している。

【００１７】２８、２９は利用者がコンピュータとの入
出力を行うための操作部と出力部である。素材修正部２
２は図示していない素材格納部に格納されている共通素
材を修正して更新するようにコンピュータを機能させる
プログラムである。

【００１８】アレンジ素材作成部２４は共通素材をもと
に文書の内容を継承して別の文書である固有文書として
アレンジして作成するものであり、素材管理テーブルに
は原典である共通素材の継承関係を記憶するようにした
プログラムである。

【００１９】アレンジ素材影響チェック部２３は上記素
材修正部２２が素材修正を行ったとき起動され、以前に
上記共通素材をもとに上記アレンジ素材作成部２４でア
レンジして作成された固有文書がなかったかを素材管理
テーブルを検索して、共通素材を修正したことによって
内容に影響する可能性をチェックする機能を有するプロ
グラムである。

【００２０】書籍編集指示出力部２５は、共通素材の修
正やそれにともない影響をうける固有素材の修正が施さ
れた後で、これらの素材により構成された書籍を再編集
して改版しようとするとき、素材管理テーブル２６と書
籍管理テーブル２７の内容に基づいて少なくとも従来の
書籍のどの部分をどのような内容に変更すべきかの指示
を出力して書籍の編集者に知らせる機能を有するプログ
ラムである。

【００２１】上記のように構成した書籍文書をメンテナ
ンスする文書管理装置について以下に管理する対象とな
る書籍の構成例、管理テーブルの構成例を図を参照しな
がら仕組みと動作を説明する。さらに、書籍編集指示出
力部についてはその動作をフローチャートに従って説明
する。

【００２２】図３に書籍の構成例を示す。ここには２つ
の書籍ＡとＢについて図３（ａ）と図３（ｂ）に分けて
それぞれ表紙から裏表紙までの構成例を示してある。こ
こで、説明のためにページ番号は通常の書籍に付けられ
るものではなく表紙を１ページとして順序を表してい
る。また、文書としては文章のほか写真などのイメー
ジ、図、表などもあるが、表紙、裏表紙、奥付をイメー
ジとして例示した以外は示していない。これらが文章の
間に入る場合は一つの文章のかたまりと同様のものとし
て扱えばよいが、ページ内に２次元的に配置する場合は
単純な構成としては表せない。素材のページ内への配置
の問題は組版の問題であり、本発明の説明では文章の内
容についてのみ図に示して説明することとする。

【００２３】したがって図に示した文書の素材の単位は
文章の段落としている。段落としてここでは改行記号
（￥で示す）で区切られたひとかたまりの文章を示して
いる。例えば、Ａ書籍の３ページは「あいうえお」と
「かきくけこ」と「さしす」の３つの段落から構成され
ていることを示している。実際には各素材は複数行から
なる段落や複数の段落のまとまりで構成されることもあ
る。

【００２４】またＡ書籍の４ページには「１２３４５６
７８」のほかに「ＡＢＣＤＥ」が示されているが、段落
としては５ページの「ＧＨＩ」も一体となって「ＡＢＣ
ＤＥＦＧＨＩ」を構成する。このようにページをまたが
って素材が配置されるとき、この現象を「なきわかれ」
と言っており、後に説明する書籍管理テーブルにも構成
として記憶するようになっている。

【００２５】図３に示すこれらの書籍の構成を示す書籍
管理テーブルの構成例を図４に、また、これらの素材を
管理する素材管理テーブルを図５に示す。書籍の属性と
して改版されて発行された最終発行日が書籍属性テーブ
ルに記憶されている。図４（ａ）に書籍属性テーブルを
示す。書籍を識別する書籍コード、書籍名に対応して最
終発行日と書籍の構成を示す書籍構成テーブル名を持
つ。書籍の構成についてはここに示される書籍構成テー
ブルが各書籍毎に備えられており、図４（ｂ）および
（ｃ）に書籍Ａと書籍Ｂの構成を表している。

【００２６】例えば書籍Ａは図４（ｂ）の書籍構成テー
ブルＡに示すようにページ順に、さらにページ内順番に
部分文書の素材がそれを識別する素材番号で示されてい
る。書籍Ａの１ページ目は素材１個からなり、固有素材
の０１番によって構成される。なお、この固有素材は複
数の書籍を構成する素材である共通素材に対して特定の
書籍の構成要素として組み入れられる素材を意味する。
すなわち、図５（ｂ）の固有素材管理テーブルの対応す
る０１番にあるようにイメージの書籍Ａ表紙である。
書籍Ａの２ページ目は共通素材の００であるがこれは単
なる白紙であることを意味するので素材管理テーブルに
は記されていない。図４（ｂ）書籍構成テーブルＡに示
すように書籍Ａの３ページ目はページ内順番１から３ま
で３つの部分で構成される。素材番号は共通の０１番、
０２番、０３番である。図５（ａ）の共通素材管理テー
ブルの番号０１は１９９６年３月２１日に作成された
「あいうえお」とその後１９９６年６月２６日に更新さ
れたことを示す修正の世代番号が「１」となり内容も
「あいううえお」と「う」が１字分追加されたものが並
んでいる。備考欄には修正された部分をアンダーライン
で示してある。番号０２として素材の文書が「かきくけ
こ」として示され、０３番として「さしす」が示されて
いる。これらは図３（ａ）Ａ書籍の構成の３ページ目に
示されているが、書籍Ａの発行された時点のものとして
図５（ａ）の番号０１の修正前のものが表示されてい
る。図４（ｂ）書籍テーブルＡの４ページ目についても
同様であるが４ページ内順番２は共通素材番号０５「Ａ
ＢＣＤＥＦＧＨＩ」の前半がそこに配置され、後半は５
ページに配置されていることが書籍構成テーブルの「な
きわかれ」の項目に表示されていることがわかる。

【００２７】図４（ｃ）書籍構成テーブルＢも同様であ
るがページ５、ページ内順番１に示すものは素材番号が
固有−０５でありアレンジ元素材番号が共通−０４とな
っている。この意味するところは、図５（ｂ）の固有素
材０５番に示すようにデータ内容は原典の共通素材番号
０４「１２３４５６７８」の内容をアレンジして固有素
材として「１２３ＸＸＸ７８」に変更したものであり共
通素材０４番の内容に依存したものであることを示して
いる。このことは図４（ｃ）のアレンジ元素材番号欄に
も共通素材０４番との関係があるとして示している。こ
こに示した例では単に「・・・４５６・・」の部分が
「・・・ＸＸＸ・・」に置き変わったように見えるが実
際には共通素材の内容を要約した内容としたものとか、
解説を加えたものであったりするので対応は単純でない
場合もある。例えば法律そのものの条文が原典の共通素
材文書であり解説本にこの条文を引用して解説をしたり
して別の書籍に使用する場合がこれである。このような
内容として関係を持つものはその原典の共通素材が変わ
るとき、例えば官報で法律改正があり条文が変更となっ
た場合にはもととなる法律の条文を記した法令集は勿論
改訂しなければならないが、上記のように引用したり改
変した内容をもつ書籍の対応する部分すなわち固有素材
としてその本の一部を構成している文書についても内容
を反映させなければならないという関係でつながってい
る。

【００２８】以上のように構成された書籍については、
その構成要素である素材が例えば法律改正などにより内
容の変更があったとき、その変更を書籍に反映するよう
に常に官報などを監視しておく必要がある。原典となる
素材は複数の書籍でそれを要素として組み入れられてい
るので原典の共通素材の管理が最も重要であり、関連の
情報をキャッチして随時修正を行う。このとき、この原
典をそのまま組み入れている場合はここで修正を施され
た共通素材を入れ換えることにより新しい版の書籍を構
成することができるが、上記したような原典の素材情報
を要約したり、解説したりして加工して作った固有素材
は別途内容を修正する必要がある。そこで、図２に示す
素材修正部２２により共通素材を修正したとき、この共
通素材をもととして加工を加えた、すなわちアレンジし
た固有素材への影響をアレンジ素材影響チェック部２３
を起動して各書籍の固有素材への影響を調べ影響のある
固有素材をリストアップすることにより編集者に対して
これらのアレンジした素材についても内容の変更をする
ように注意を喚起することを行う。この仕組みについて
は上記した素材管理テーブルの構成から明らかである
が、修正した共通素材番号で固有素材管理テーブルの原
典の欄を比較して探すことで固有素材番号を抽出するこ
とができる。具体的例としては図５の共通素材番号「０
４」に修正があったときに固有素材管理テーブルの原典
の欄に「０４」を検出して対応する固有素材番号「０
５」を編集者に提示することができる。このとき当然図
４の書籍管理テーブルで「固有−０５」を素材番号の欄
で探せば書籍Ｂの５ページに変更すべき部分があること
も合わせて提示することができる。また、図４（ｃ）の
アレンジ元素材番号の欄に「共通−０４」と記しておけ
ば編集者は影響を調べたい書籍の構成テーブルだけを見
ても共通素材番号から影響を知ることもできる。

【００２９】次に、素材の修正がある程度蓄積された状
態になると書籍も改版をすることになるが、改版内容の
内、少なくとも修正が施された素材を組み込むべきこと
の編集者への指示は図２の書籍編集指示出力部２５を起
動することにより自動的に提示することができる。書籍
編集指示出力部２５の動作について図６の書籍編集指示
出力部２５のフローチャートにしたがって説明する。

【００３０】まず、ステップＳ６１において書籍管理テ
ーブル２７にある図４の書籍属性テーブルから対象の書
籍の最終発行日を取り出して一時記憶する。対象の書籍
は操作部２８から利用者が指定した書籍コードにより見
つけることができる。

【００３１】ステップＳ６２において上記一時記憶した
対象書籍の最終発行日より後の日付で素材を更新したも
のがあるかを素材管理テーブル２６にある図５の共通素
材管理テーブルを調べる。共通素材管理テーブルの素材
番号の順に素材番号と作成／更新日を順次取り出して一
時記憶する。ステップＳ６３においてすべての共通素材
管理テーブルを調べ終わったことが確認されれば書籍編
集指示出力部２５の処理の終了となる。

【００３２】ステップＳ６４では上記とりだして記憶し
た共通素材の作成／更新日が対象の書籍の最終発行日よ
り後であるか否かを判別して、最終発行日より後であれ
ば修正された共通素材を新しいものとして入れ換えて新
版に組み込む必要があることになる。そうでない場合は
ステップＳ６２に戻って次の共通素材について調べる。

【００３３】新版に組み込む必要のある共通素材につい
てはそれが書籍のどの部分に配置されているものかを、
すなわち部分文書の識別を行うページ番号とページ内順
番を見つけて提示する必要がある。対象の書籍の書籍構
成管理テーブルの構成している素材番号と、また固有素
材については原典となったアレンジ元の素材番号とを順
次取り出してこれらのいずれかと一致するかを調べて修
正済の素材を組み換えるべき部分文書を書籍のページ番
号、ページ順をリストして提示するようにする。

【００３４】すなわち、ステップＳ６５で、対象の書籍
の書籍構成管理テーブルからページ順に素材番号とアレ
ンジ元素材番号を順次取り出す。ステップＳ６６で該当
の書籍構成テーブルの部分文書への影響をすべて調べ終
わったことを確認して次の入替えが必要な素材を探すべ
くステップＳ６２に制御を移行する。

【００３５】ステップＳ６７において素材番号、アレン
ジ元素材番号の何れかが上記のように見つかった共通素
材管理テーブルの素材番号と一致するか比較する。一致
しない場合はステップＳ６５に戻って次の対象を見つけ
る。一致したときはステップＳ６８により該当の共通素
材番号と書籍のページ番号及びページ内順番を対比して
出力して編集者に提示する。次にさらに該当するものを
探すためにステップＳ６５に制御を移す。

【００３６】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように本発明に
よれば、複数書籍に掲載している同一素材を一元管理す
ることが可能となり、編集作業の効率化が図られる。ま
た、どの素材がどの書籍に掲載されているか（何ページ
に掲載されているか）を特定できる仕組みを持っている
ため、素材修正した場合にどの書籍に影響がでるかを瞬
時に把握することができ、編集作業の負荷軽減に寄与で
きる、という工業的効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の構成図

【図２】 本発明の実施の形態の構成図

【図３】 書籍の構成例

【図４】 書籍管理テーブルの構成例

【図５】 素材管理テーブルの構成例

【図６】 書籍編集指示出力部のフローチャート

【符号の説明】

１ 素材文書管理テーブル ２ 編集文書構成テーブル ３ 素材文書変更登録手段 ４ 変更反映対象検出手段 ５ 編集文書改版指示手段 ６ 変更反映注意喚起手段

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 原典となる素材文書および上記素材文書
   の内容に基づいて作成された編集文書の内容の管理を行
   う文書管理装置であって、 素材文書の識別子および素材文書の属性を示す素材属性
   を対応して記憶する素材文書管理テーブルと、 編集文書の属性を示す編集属性とともに、編集文書を構
   成する各部分文書の識別子および原典となる素材文書の
   識別子を対応して記憶する編集文書構成テーブルと、 素材文書に変更があったとき、素材文書管理テーブルの
   変更する素材文書の識別子に対応した素材属性を更新し
   て記憶する素材文書変更登録手段と、 編集文書構成テーブルの編集属性および素材文書管理テ
   ーブルに記憶した素材属性に基づいて内容変更を反映す
   べき素材文書の識別子を検出する変更反映対象検出手段
   と、 上記検出された素材文書の識別子で編集文書構成テーブ
   ルを検索して得られた部分文書の識別子を示して編集文
   書の改版を指示する編集文書改版指示手段と、を備える
   ことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 上記素材文書変更登録手段を、第１の素
   材文書を変更して第２の素材文書として素材文書管理テ
   ーブルに記憶して登録するとき、第１の素材文書の識別
   子を変更元識別子として素材属性に追加して記憶するよ
   うにして、 素材文書に変更があったとき、素材文書管理テーブルを
   検索して変更があった素材文書の識別子と一致する変更
   元識別子を素材属性として持つ素材文書識別子を検出し
   て、上記検出した素材文書に上記変更を反映させるよう
   に利用者に注意を喚起する変更反映注意喚起手段を追加
   して備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理装
   置。
3. 【請求項３】 原典となる素材文書および上記素材文書
   の内容に基づいて作成された編集文書の内容の管理を行
   う文書管理装置において、 コンピュータを、 素材文書の識別子および素材文書の属性を示す素材属性
   を対応して記憶する素材文書管理テーブル、および編集
   文書の属性を示す編集属性とともに、編集文書を構成す
   る各部分文書の識別子および原典となる素材文書の識別
   子を対応して記憶する編集文書構成テーブルを生成する
   テーブル生成手段、 素材文書に変更があったとき、上記素材文書管理テーブ
   ルの変更する素材文書の識別子に対応した素材属性を更
   新して記憶する素材文書変更登録手段、 上記編集文書構成テーブルの編集属性および上記素材文
   書管理テーブルに記憶した素材属性に基づいて内容変更
   を反映すべき素材文書の識別子を検出する変更反映対象
   検出手段、 上記検出された素材文書の識別子で編集文書構成テーブ
   ルを検索して得られた部分文書の識別子を示して編集文
   書の改版を指示する編集文書改版指示手段、として機能
   させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコ
   ンピュータ読み取り可能な記録媒体。