JPH08305724A - 設計支援情報文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】設計業務におけるノウハウ、アイデアを蓄積
し、再利用・共有化する。 【構成】次の各手段を備える。設計者個人の情報文書を
本文として登録する手段。各情報文書の分類、キーワー
ド、要旨を登録する手段。登録情報文書を情報文書ファ
イルとして記憶する手段。登録された分類、キーワー
ド、要旨を、属性ファイルとして記憶する手段。複数の
クラス階層を共通ビュー群として登録、更新、参照する
手段。各情報文書を個人別に管理する複数のクラス階層
を個人ビュー群として登録、更新、参照する手段。共通
ビュー群や個人ビュー群を記憶し、主記憶装置に展開す
る手段。個人ビュー群で登録された情報を共通ビュー群
に登録する手段。登録された分類やキーワードを検索
し、検索結果を一覧表示する手段。登録されたクラス階
層を利用して、たどりながら順次検索を行い、該当文書
の一覧表示を行なう手段。検索した情報文書の本文を出
力する手段。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、設計作業におけるノウ
ハウ、アイデア等の情報文書を効率的に登録、再利用す
るために活用される設計支援情報文書管理装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】設計者の設計業務に関わる情報として
は、ノウハウ、アイデアを集約した技術検討文書、技術
メモ等がある。例えば、合繊生産設備の設計作業におけ
るノウハウ、アイデアの多くは、設計者個人個人に蓄積
され、第三者に伝承されるのは難しいとされてきた。

【０００３】ノウハウ、アイデアの多くは、何らかのシ
ステムを介さず、個人がベテラン設計者について実際の
設計プロジェクトを経験すること（ＯＪＴ方式）及び自
学自習による技術蓄積により獲得されてきた。そのた
め、ベテラン設計者の引退によるノウハウの消失及び経
験できるプロジェクト（ＯＪＴ機会）の減少等が大きな
課題となる。

【０００４】また、ノウハウ、アイデアを情報文書とし
て作成したとしても従来の文書保管方法は、事前に分類
体系を用意して、その分類のどこに属するかを作成者が
判断して保管するというものであり、分類のどこに入れ
るべきかの判断基準は曖昧であり、適切な分類に保管す
るのは困難であったし、他の視点での検索ができないた
め再利用されることも少ない状況であった。さらに、運
用段階で分類体系を変更する場合には、大変な労力で登
録文書を分類し直す必要も生じていた。

【０００５】そこで、情報文書の蓄積、再利用を目的と
したシステムとしては、ＲＤＢシステムを利用した情報
データベースシステム、文書管理システム、標準書・便
覧等が行われてきた。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ＲＤＢシステムを利用
した情報データベースシステムは、情報を表の形でＲＤ
Ｂシステムに保存し、キーワード検索により、目的とし
た情報文書を抽出するものであるが、情報を表の形に再
加工する必要があり、入力（登録）作業が大変であるこ
と、既登録内容に関連した情報を登録する場合でもその
関連性の登録が困難であること、ＲＤＢ設計を事前に十
分に行なう必要があり、システム完成後の修正が容易で
はないこと等の問題があり、なかなか登録されない、登
録されても使われない等の状況となり、陳腐化してしま
うことが多かった。

【０００７】文書管理システムは、手書き文書等をイメ
ージリーダで読み込み、光ディスク等に保存し、全文検
索等の手段により、目的とした情報文書を抽出するもの
であるが、登録できる文書の分類、属性値が固定的であ
り、工事仕様書、新聞記事等の特殊用途の文書管理には
向いているが、幅広い種類がある設計情報文書の管理に
は不向きであり、十分活用できないことが多い。

【０００８】標準書・便覧は、規格、規則等皆が守るべ
き間違いのない情報を紙またはワープロ文書の形にし、
設計作業で活用するものであるが、ノウハウ、アイデア
等更新頻度の高い情報文書については、更新作業が大変
であり、適用しにくい面がある。

【０００９】従って本発明の目的は、事前に準備した分
類体系に対して登録するのではなく、日常作業で集約し
たノウハウ、アイデア等情報文書に再利用方法を想定し
た分類、キーワードを文書と対応させた形で登録してお
き、検索する場合には、この分類、キーワードを木構造
のクラス階層に反映させたものを利用する装置、また、
別の視点では、登録は個人用キャビネットまたは個人用
フロッピーディスクの感覚で保存し、これを共通文書デ
ータベースに自動登録し、検索時には、設計目的に関連
する情報をたどりながら情報文書を確認、抽出できる装
置を提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明の設計支援情報文
書管理装置は、個人の設計支援情報文書を共通データベ
ースとして登録・管理する装置において、次の手段Ａ〜
手段Ｌを備える。

【００１１】手段Ａは設計者個人の日常業務におけるノ
ウハウおよび／またはアイデアを集約した、技術検討文
書および／または技術メモからなる情報文書を、本文と
して逐次登録する手段であり、手段Ｂは各情報文書の参
照および／または再利用に必要と考えられる分類および
／またはキーワードを逐次登録する手段であり、手段Ｃ
は各情報文書の要旨を逐次登録する手段であり、手段Ｄ
は登録された情報文書を情報文書ファイルとして記憶す
る手段であり、手段Ｅは登録された分類および／または
キーワードおよび／または要旨を、属性ファイルとして
記憶する手段であり、手段Ｆは属性および／またはキー
ワードの入力手段で登録された各情報文書の分類および
／またはキーワードを共通に管理する、複数のクラス階
層を共通ビュー群として登録および／または更新および
／または参照する手段であり、手段Ｇは各情報文書の分
類、キーワードを個人別に管理する複数のクラス階層を
個人ビュー群として登録および／または更新および／ま
たは参照する手段であり、手段Ｈは登録された共通ビュ
ー群および／または個人ビュー群を記憶し、使用時には
主記憶装置に展開する手段であり、手段Ｉは個人ビュー
群で登録された情報文書情報を共通ビュー群に自動的に
登録する手段であり、手段Ｊは指定された分類および／
またはキーワードをもとに登録された分類および／また
はキーワードを検索し、検索結果を一覧表示する手段で
あり、手段Ｋは登録されたクラス階層を利用して、たど
りながら順次検索を行い、該当文書の一覧表示を行なう
手段であり、手段Ｌは検索した情報文書の詳細情報であ
る本文を出力する手段である。

【００１２】そして手段Ａにより登録された各情報文書
は手段Ｄに記憶されるが、その際に個人で検索時に有効
と思われる各情報文書の属性および／またはキーワード
および／または要旨を、手段ＢとＣにより登録して手段
Ｅに記憶しておき、さらには設計者個人での登録は、個
人で管理できるグループに分類した属性および／または
キーワードを、階層的に整理した体系である個人ビュー
群を利用して手段Ｇによって行い、その結果は組織全体
として階層的に整理された属性、キーワードの体系であ
る手段Ｆの共通ビュー群に、手段Ｉによって自動的に反
映され、その上で共通ビュー群および個人ビュー群は手
段Ｈに記憶され、主記憶装置に展開された形で使用さ
れ、情報検索の際には共通ビュー群を利用して、属性お
よび／またはキーワードを手段Ｋによってたどりなが
ら、または手段Ｊによって属性および／またはキーワー
ドを指定して対象となる情報文書群を絞り込みながら行
い、絞り込みの経過は対象情報文書の一覧表示で確認し
つつ、一覧表示中の情報文書は、手段Ｌによってで画面
表示出力および／または印刷出力することを、本発明は
特徴としている。

【００１３】

【実施例】図１は本発明の設計支援情報文書管理装置の
一実施例における機能の流れを示すブロック図である。
また図２は、装置としての構成概要を示すブロック図で
ある。さらに図３と図４は、それぞれ情報登録操作およ
び情報検索操作の流れを示すブロック図である。なお実
施例においては、本装置をクライアントサーバシステム
上の情報共有化を目的とした場合について説明するが、
これに限られるものではない。

【００１４】図１中で１０１は、日常作業において情報
文書を登録する情報文書登録手段である。１０２は、各
情報文書につける属性、キーワードを登録する属性・キ
ーワード入力手段である。１０３は、各情報文書につけ
る要旨を登録する要旨入力手段である。１０４は、情報
文書を共通文書として複数のクラス階層で管理する共通
ビュー群（共通文書管理手段）である。１０５は、情報
文書を個人文書として複数のクラス階層で管理する個人
ビュー群（個人文書管理手段）である。１０６は、個人
ビューで登録された情報文書を共通ビューの所定のクラ
ス階層内に自動登録する個人ビュー→共通ビュー登録手
段である。１０７は、検索を目的としてキーワード等検
索情報を対話的に入力する検索情報入力手段である。１
０８は、情報参照を目的として関連情報の登録状況を確
認しながら、対話的にたどることにより検索を行う情報
たどり手段である。１０９は、検索結果を一覧形式で表
示する情報一覧表示手段である。１１０は、情報の登録
（更新）操作、情報検索操作等の履歴を保存する情報登
録（更新）及び検索履歴保存手段である。１１１は、保
存された情報登録（更新）及び検索履歴保存手段１１０
の結果を、情報文書の活用状況の確認の目的で対話的に
編集し集計を行う情報登録（更新）及び検索状況対話編
集・集計手段である。１１２は、検索した情報文書に対
して何らかの情報（コメント）を追加し別情報として登
録する追加情報入力手段である。１１３は、検索した情
報文書（本文）を表示装置に表示する情報文書出力手段
である。１１４は、セキュリティ等を管理するシステム
環境管理手段である。１１５は、登録した情報文書を情
報文書ファイルとして記憶する情報文書記憶手段であ
る。１１６は、各情報文書に設定された属性、キーワー
ド、要旨を属性ファイルとして記憶する属性記憶手段で
ある。１１７は、共通ビュー、個人ビューを記憶するビ
ュー記憶装置である。１１８は、情報文書の登録、検索
の履歴を記憶する登録・検索履歴記憶装置である。

【００１５】また図２中で１はサーバ計算機、２はクラ
イアント計算機、３はサーバ計算機と複数のクライアン
ト計算機の通信を可能とする通信回線（ＬＡＮ）、４、
５、６、１０はそれぞれサーバ計算機用の入力装置、出
力装置、補助記憶装置、主記憶装置であり、７、８、９
はそれぞれクライアント計算機用の入力装置、出力装
置、補助記憶装置である。

【００１６】そしてサーバ用計算機（１）の補助記憶装
置の記憶内容は、情報文書ファイル（２０３）、属性フ
ァイル（２０４）、個人ビュー群（２０１）、共通ビュ
ー群（２０２）及び情報登録（更新）・検索操作履歴を
保存したログファイル（２０５）、システムセキュリテ
ィ用の環境ファイル（２０６）である。また、属性ファ
イル（２０４）、個人ビュー群（２０１）、共通ビュー
群（２０２）は、サーバ計算機電源投入時、主記憶装置
（１０）に読み込まれた状態で使用される。

【００１７】すなわち、ある設計作業において別設計者
または別設計作業において再利用できるノウハウ及びア
イデアがあった場合、クライアント計算機において、こ
れを情報文書登録手段（１０１）によって補助記憶装置
（２０６）に保存し、同時に属性・キーワード入力手段
（１０２）及び要旨入力手段（１０３）によって、個人
ビュー群（２０１）の所定のクラスの下で該当する属
性、キーワード、要旨の入力を行う。この作業を繰り返
して一連の設計作業が終了した時点で、登録された本文
は情報文書ファイル（２０３）へ、属性、キーワード、
要旨は属性ファイル（２０４）に自動登録される。ま
た、個人ビュー群（２０１）に登録された情報文書は、
共通ビューへの登録許可がある場合には、その属性、キ
ーワード等を基に自動的に共通ビュー群（２０２）の所
定のクラスの下に自動登録される。

【００１８】さて、情報文書参照（検索）するには２通
りの方法がある。一つは、検索情報入力手段（１０７）
により、参照したい情報文書の分類またはキーワードを
直接入力し、合致した件数及びその一覧を情報一覧表示
手段（１０９）に表示する方法である。この方法を繰り
返すことにより、合致する情報文書数に絞り込むことが
可能となる。もう一つは、共通ビュー群（２０２）にお
ける知りたい情報文書の関連情報から情報たどり手段
（１０８）を用いて、関連するクラスの内容を確認しな
がら順番に目的とする情報にたどりつく方法である。各
クラスの内容は、情報一覧表示手段（１０９）に表示す
ることができる。この方法は、設計作業での情報確認作
業の思考との整合性がよく、登録情報を有効に再利用す
ることが可能である。

【００１９】また、情報一覧表示手段（１０９）に表示
された内容から一つの情報を選択することにより情報文
書出力手段（１１３）により、該当する情報文書本文を
情報文書ファイル（２０３）から抽出し画面に表示す
る。

【００２０】さらに、登録される情報文書はノウハウ、
アイデアであり、完全な情報でない場合が多いため、抽
出した情報文書に対する評価結果、参考情報は追加情報
入力手段（１１２）により、関連性を共通文書管理手段
（１０４）で管理しながら、別文書として個人ビュー群
（２０１）に登録することができる。この情報文書は、
元文書と同様に、自動的に、情報文書ファイル（２０
３）及び属性ファイル（２０４）に登録される。

【００２１】一方、分類、キーワード等は、登録者が情
報文書本文に対応する形で登録するため、必ずしも検索
するのに十分な内容で登録されるとは限らない。このた
め、情報登録（更新）・検索履歴保存手段（１１０）及
び情報登録（更新）・検索状況対話編集・集計手段（１
１１）により、情報活用状況を定期的に把握し、分類、
キーワードの過不足を調整することができる。

【００２２】以上のように、この設計支援情報文書管理
装置からは、登録・検索した情報文書本文の他にも共通
ビュー群（２０２）から得られる情報体系、情報登録
（更新）・検索状況対話編集・集計手段（１１１）から
得られる情報活用状況、即ち、組織としての設計作業の
実態を表すの指標が得られる。

【００２３】ところでクライアント計算機（２）の入力
装置（７）から設計作業を通して登録された情報文書本
文及び分類、キーワード、要旨は、一時的に補助記憶装
置（９）に登録され、一連の設計作業が終了した時点で
サーバ計算機（１）の個人ビュー群（２０１）及び共通
ビュー群（２０２）に通信回線（３）を介して登録され
る。

【００２４】登録作業の流れを図３に示す。一つは、設
計作業途中に登録すべき情報文書を作成（３０１）した
場合、設計者の個人ビューをオープンし、情報文書を登
録すべき上位のクラスを指定し（３０２）、該当する分
類、キーワード、要旨を入力（３０３）する。入力が終
了した時点で、登録内容を確認し個人ビューへの登録処
理を行い、個人ビューをクローズ（３０４）し、共通デ
ータベースへの登録可能指示のあるの情報文書なら共通
ビューの所定の位置に自動登録（３０９）する方法であ
る。別の登録方法としては、クライアント・サーバシス
テムを利用した設計作業に関するＱ＆Ａのコミュニケー
ション（３０５）においても分類、キーワード、要旨を
登録（３０６）しておき、結果としての質問及び回答か
らなる情報文書をＱ＆Ａ履歴ファイルに登録（３０７）
し、Ｑ＆Ａビューに登録（３０８）し、必要ならば共通
ビューの所定の位置に自動登録する方法（３０９）があ
る。

【００２５】また、検索・再利用は、直接分類、キーワ
ードを入力して行う方法（キーワード検索法）と共通ビ
ュー（２０２）を利用して関連情報をたどりながら検索
を行う方法（クラス検索法）がある。この流れを図４に
示す。

【００２６】まず、キーワード検索またはクラス検索を
選択（４０１）する。本装置の特徴であるクラス検索の
場合には、自動的に共通ビューのウィンドウがオープン
（４０５）され、目的とする情報の関連するビューのあ
る上位クラスを選択または関連する分類、キーワードを
指定すると自動的に共通ビュー群のあるビューのあるク
ラスに視点が移り（４０６）、次のたどり操作が可能な
状態となる。たどり操作におけるあるクラスでの登録件
数、登録情報文書の分類、キーワード、要旨は、一覧表
示で確認することができる（４０７）。絞り込みが十分
かどうか判断（４０８）する。これが不十分な場合には
クラス検索の選択（４０１）へ戻るが、これが十分な場
合には、一覧表示で参照すべき情報文書が見つかると本
文表示を指示（４０９）することにより、サーバ計算機
（１）の情報文書ファイル（２０３）から該当する情報
文書を抽出し、表示（４１０）することができる。その
後、参照作業（４１１）あるいは更新作業（４１２）が
行われる。

【００２７】一方クラス検索においては、検索用の新し
いビューを設定しての検索も可能であり、途中でビュー
を切り替えての検索も可能である。すなわちキーワード
入力（４０２）を経て、絞り込み処理（４０３）を行
い、そして対象情報文書の件数等を一覧表示する（４０
４）。そしてクラス検索の場合と同様に、絞り込みが十
分かどうか判断（４０８）して、以降の処理へと進む。

【００２８】ここで、キーワード検索でもクラス検索で
も対象情報文書群を絞り込む機能であるため、相互を併
用しての検索も可能である。さらに、検索操作は、サー
バ計算機（１）の入出力装置（４）（５）及びクライア
ント計算機（２）の入出力装置（７）（８）のどちらで
も可能である。

【００２９】さらに、実用システムとしては、追加情報
入力及び個人ビュー・共通ビューへの登録機能、ログフ
ァイルによるシステム操作履歴の属性・キーワード登録
内容調整への活用機能、個人ビュー・共通ビューのセキ
ュリティ確保等他の機能との組合せが可能である。

【００３０】

【発明の効果】以上詳述したように、本発明の装置によ
ると、設計者はノウハウ、アイデアを個人ビューを使っ
て、個人キャビネットまたは個人用ディスクの感覚で登
録することが可能であり、その結果は、共通ビューへ自
動登録され、検索時には、これを使って、関連情報の内
容を確認し、たどりながら再利用することができる。こ
のことによって、設計業務におけるノウハウ、アイデア
を容易に蓄積し、再利用・共有化することができる。ま
た、共通ビューの内容より組織として情報を体系化する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】設計支援情報文書管理装置における機能の流れ
を示すブロック図

【図２】装置構成例を示すブロック図

【図３】情報登録操作の流れを示すブロック図

【図４】情報検索操作の流れを示すブロック図

【符号の説明】

１ サーバ計算機 ２ クライアント計算機 ３ 通信回線 ４ サーバ計算機用の入力装置 ５ サーバ計算機用の出力装置 ６ サーバ計算機用の補助記憶装置 ７ クライアント計算機用の入力装置 ８ クライアント計算機用の出力装置 ９ クライアント計算機用の補助記憶装置 １０１ 情報文書登録手段 １０２ 属性・キーワード入力手段 １０３ 要旨入力手段 １０４ 共通文書管理手段 １０５ 個人文書管理手段 １０６ 個人ビュー→共通ビュー登録手段 １０７ 検索情報入力手段 １０８ 情報たどり手段 １０９ 情報一覧表示手段 １１０ 情報登録（更新）および検索履歴保存手段 １１１ 情報登録（更新）及び検索状況対話編集・集計
手段 １１２ 追加情報入力手段 １１３ 情報文書出力手段 １１４ システム環境管理手段 １１５ 情報文書記憶手段 １１６ 属性記憶手段 １１７ ビュー記憶装置 １１８ 登録・検索履歴記憶装置

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 個人の設計支援情報文書を共通データベ
   ースとして登録・管理する装置において、手段Ａ〜手段
   Ｌを備え、手段Ａは設計者個人の日常業務におけるノウ
   ハウおよび／またはアイデアを集約した、技術検討文書
   および／または技術メモからなる情報文書を、本文とし
   て逐次登録する手段であり、手段Ｂは各情報文書の参照
   および／または再利用に必要と考えられる分類および／
   またはキーワードを逐次登録する手段であり、手段Ｃは
   各情報文書の要旨を逐次登録する手段であり、手段Ｄは
   登録された情報文書を情報文書ファイルとして記憶する
   手段であり、手段Ｅは登録された分類および／またはキ
   ーワードおよび／または要旨を、属性ファイルとして記
   憶する手段であり、手段Ｆは属性および／またはキーワ
   ードの入力手段で登録された各情報文書の分類および／
   またはキーワードを共通に管理する、複数のクラス階層
   を共通ビュー群として登録および／または更新および／
   または参照する手段であり、手段Ｇは各情報文書の分
   類、キーワードを個人別に管理する複数のクラス階層を
   個人ビュー群として登録および／または更新および／ま
   たは参照する手段であり、手段Ｈは登録された共通ビュ
   ー群および／または個人ビュー群を記憶し、使用時には
   主記憶装置に展開する手段であり、手段Ｉは個人ビュー
   群で登録された情報文書情報を共通ビュー群に自動的に
   登録する手段であり、手段Ｊは指定された分類および／
   またはキーワードをもとに登録された分類および／また
   はキーワードを検索し、検索結果を一覧表示する手段で
   あり、手段Ｋは登録されたクラス階層を利用して、たど
   りながら順次検索を行い、該当文書の一覧表示を行なう
   手段であり、手段Ｌは検索した情報文書の詳細情報であ
   る本文を出力する手段であって、手段Ａにより登録され
   た各情報文書は手段Ｄに記憶されるが、その際に個人で
   検索時に有効と思われる各情報文書の属性および／また
   はキーワードおよび／または要旨を、手段ＢとＣにより
   登録して手段Ｅに記憶しておき、さらには設計者個人で
   の登録は、個人で管理できるグループに分類した属性お
   よび／またはキーワードを、階層的に整理した体系であ
   る個人ビュー群を利用して手段Ｇによって行い、その結
   果は組織全体として階層的に整理された属性、キーワー
   ドの体系である手段Ｆの共通ビュー群に、手段Ｉによっ
   て自動的に反映され、その上で共通ビュー群および個人
   ビュー群は手段Ｈに記憶され、主記憶装置に展開された
   形で使用され、情報検索の際には共通ビュー群を利用し
   て、属性および／またはキーワードを手段Ｋによってた
   どりながら、または手段Ｊによって属性および／または
   キーワードを指定して対象となる情報文書群を絞り込み
   ながら行い、絞り込みの経過は対象情報文書の一覧表示
   で確認しつつ、一覧表示中の情報文書は、手段Ｌによっ
   てで画面表示出力および／または印刷出力することを特
   徴とする設計支援情報文書管理装置。