JPH04205251A - 文書処理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は文書処理システムに係わり、特に校正を行う
際に必要なデータを記した校正記述の明示が可能な文書
処理システムに関する。

（従来の目的） 従来、日本語ワードプロセッサ等の文書管理システムは
、多数の誘電表現群を格納した辞書部、及び作成された
文書データを格納する文書保存部とを記憶部で記憶して
いた。そして、この記憶部と、文書作成のための制御を
行う制御部と、文書データを入力するデータ入力部、及
び、文書データをディスプレイ画面に表示する、もしく
はプリンターに印字するデータ出力部とを備えていた。

オペレータによりデータ入力部を通じて制御部内に入力
されたデータに基づき、それに対応する誘電表現群が辞
書部から抽出され、データ出力部を通してディスプレイ
画面に表示される。その表示された語彙表現群の中から
オペレータが適切な誘電を選択する。または、入力され
たデータに基づいて、制御部内で、そのデータが指示す
る内容の処理が行われる。

二のようにして、上記の各システム構成要素は相互に関
連して動作し、文書等を作成したり、作成した文書の校
正を行ったりすることか可能であった。

シカし、この従来の文書管理システムによる校正は・既
存文書に直接上書きすることによりなされるものであっ
た。即ち、第１２図に示すように、オペレータはまず既
存文書を呼出す。そして、その既存文書の上で直接修正
・更新を行うことによって、更新文書が作成されていた
。

従って、オペレータへ文書の校正を依頼した依頼人、あ
るいはオペレータ自身は、行った校正の内容をチエツク
するために、更新文書全体を読む必要力ぐあった。

（発明が解決しようとする課題） 以上のように、従来の文書管理システムを用いると、文
書の校正を行う際に既存文書の内容か直接入力されたデ
ータによって書き換えられてしまうために、どのような
手順でその更新文書が作成されたかという校正の経緯と
、また、それと同時に校正者の意図が正しく更新文書に
反映されているかどうかとが、校正者自身あるいは第三
者にとって不明確であり、校正した内容をチエツクする
のにかえって時間を要したり、校正すべき内容を一部未
校正のままとしてしまうなどの問題があった。

そこで、本発明では上記の問題点を解決し、更新文書の
作成の経緯がわかりやすく、校正内容のチエツクが容易
な文書処理システムを提供することを目的とする。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） この発明の文書システムは、多数の語量表現群を格納し
た辞書部、及び作成された文書データを格納する文書保
存部とを記憶する記憶部と、文書作成のための制御を行
う制御部と、文書データを入力するための、例えばキー
ボード等のデータ入力部と、及び文書データをディスプ
レイ画面に表示する、もしくはプリンターに印字するデ
ータ出力部とを具備する。

そして上述の目的を達成するために、前記文書保存部内
に、既存文書を格納するファイルを配置した。

前記制御部には、前記文書保存部から読み出された既存
文書に入力された校正記述か上書きされた校正文書を作
成する文書校正部と、既存文書に入力された校正記述を
反映した修正を加え更新した更新文書を作成する文書更
新部とを設けた。

また、前記データ出力部は、前記文書保存部に格納され
た文書データをディスプレイ画面に表示、もしくはプリ
ンターに印字する。

（作　　用） 本発明の文書処理システムにより校正を行う場合、まず
文書保存部内の既存文書を格納したファイルから既存文
書が読み出される。オペレータかデータ入力部を通じて
、校正を行う際に必要なデータを記した校正記述を入力
すると、この校正記述は前記文書保存部内の、校正記述
を格納するためのファイルに記憶される。

また、前記校正記述は文書校正部により既存文書に上書
きされ校正文書を通してディスプレイ画面に表示、もし
くはプリンターに印字される。オペレータがその校正内
容を確認し、文書更新の指示を行うと、文書更新部によ
って校正文書に、既存文書に入力された校正記述を反映
した修正が行われ、既存文書が更新された更新文書が作
成される。

従って、校正者あるいは第三者は、校正内容を容易に確
認することができ、その確認後、更新文書が完成される
。

（実施例） 実施例　１ 第１図は、本発明の文書処理システムの一実施例のブロ
ック図を示すものである。

記憶部（１）は第２図に示すように、多数の誘電表現群
を格納した辞書部（１１）と作成された文書データを格
納する文書保存部（１２）を記憶している。

前記文書保存部は、既存文書を格納する既存文書ファイ
ル（１３）、及び校正を行う際に必要なデータを記した
校正記述を格納する校正記述（１４）とを有する０この
校正記述ファイル（１４）は、第３図の如く、識別番号
と、削除・挿入・置換等の校正の種類を示す項目と、例
えば頁・行・列のように校正を行う箇所を示す項目、及
び校正時に必要なデータを示す項目とから構成されてい
る。

文書作成のための制御を行う制御部（２）内で、文書の
校正に係わる処理は文書校正部（３）と文書更新部（４
）で行われる。校正記述等の文書データがキーボードな
どのデータ入力部（５）を通じて、文書校正部に（３）
に入力される。そして校正記述ファイル（１４）に格納
するデータが作成されそこに記憶される。また、文書保
存部（１２）内の既存文書ファイル（１３）から読み出
された既存文書に、入力された校正記述が上書きされて
校正文書が作成される。文書更新部（４）では、文書校
正部（３）で作成された校正文書に、既存文書に入力さ
れた校正記述を反映した修正を加え更新を行い、更新文
書を作成する。この更新文書は校正内容の確認後、オペ
レータの指示により新規の既存文書として既存文書ファ
イル（１３）に記憶される。

このような手順で作成され、文書保存部（１２）に格納
された文書データは、文書校正部（３）、文書更新部（
４）を通じて呼出され、データ出力部（６）によってデ
ィスプレイ画面に表示、もしくはプリンターに印字され
る。

第４図は、本実施例における校正手順を表すフローチャ
ートである。この第４図と第１図〜第３図、及び第５図
〜第７図により、本実施例の文書システムの各システム
構成要素間の関連を詳述する。

まず、オペレータはデータ入力部（５）より校正すべき
既存文書を指定し、既存文書ファイル（１３）からその
既存文書を読み出し、データ出力部（６）によりディス
プレイ画面に表示する（２１）。

第５図「夏の次は秋がくる。秋の後は冬がくる。

雪が解けたら春。」はその既存文書の表示例である。

ディスプレイ画面に表示された既存文書を参照しながら
、データ入力部（５）により校正記述を入力する（２２
）。”夏の次は′を削除する場合には、まずキーボード
で削除キーを押す。そして最初に“夏１の下にカーソル
を持って来てリターンキーを押す。それから、”夏の次
は“の”は”の下にカーソルを持って来て、リターンキ
ーを押す。

“冬には雪が降る。″を“冬がくる。″の後に挿入する
場合には、まず挿入キーを押す。そして“冬がくる。”
の“。”の下にカーソルを位置させリターンキーを押す
。それから“冬には雪が降る。”を入力し、リターンキ
ーを押す。また、“解”を“溶”に置き換える場合には
、削除キーに続いて挿入キーを押し、“解”の下にカー
ソルを移動させリターンキーを押し、この場合は“解”
−字なので直ちにもう一度リターンキーを押す。

そして“溶”を入力する。

このようにして校正記述を入力すると、文書校正部（３
）により校正記述ファイル（１０が第３図のように作成
される。校正手順に従い′、−ケ所の校正につき１つの
レコードが作成され識別番号が付与される。そして、ま
ずカーソルを校正すべき位置に合わせ、例えば上記の例
のように削除・挿入・置換等の校正の種類別が入力され
ると、制御部（２）がカーソルの位置から校正位置を求
め、校正の種類と対応付けて校正記述ファイル（１４）
に記憶する。その後、校正時に必要な文書データが入力
されている場合には同じく文書校正部（３）により校正
記述ファイル（１４）に記憶される（２３）。

この場合、先に呼び出された既存文書に上書きされ校正
文書が作成され、必要に応じてデータ出力部（６）を通
じてディスプレイ画面上に校正記述マークが表示される
（２４）。

第６図「秋がくる。秋の後は冬がくる。冬には雪が降る
。雪が溶けたら春。」は、その校正文書の表示例である
。削除部分には抹消マーク（３０）が、挿入部分にはマ
ーク“（３１）で囲まれた挿入デ−タ（３２）が、置換
部分には削除マークと挿入マークの組合せ（３３）及び
置換データ（３４）が付与される。

そして、前記校正文書の内容をディスプレイ画面もしく
はプリントアウトで確認した後、−既存文書の更新を行
うというオペレータの指示により、文書更新部（４）を
通じて、既存文書に校正記述を反映した第７図のような
更新文書「秋がくる。

秋の後は冬がくる。冬には雪が降る。雪が溶けたら春。

」が作成され、（２４）の段階と同様、必要に応じて表
示される（２５）。

この段階で更新文書が完成し、当初の既存文書を消去し
ても不都合が生しなければ、オペレータの指示によりそ
の既存文書は消去される（、２６）。消去すると問題が
出る場合には、その既存文書はそのまま既存文書ファイ
ル（１３）に格納される。校正記述についても同様の過
程で消去（２７）、もしくは校正記述ファイル（１４）
に格納される。

なお、作成された更新文書はその完成により新規の既存
文書として扱われ、オペレータの指示により既存文書フ
ァイル（１３）に記載される（２８）。

第８図は、本実施例による作成文書の流れを示したもの
である。第１２図に表した従来の文書処理システムを用
いて校正を行った場合と異なり、本実施例では、校正記
述の入力後は既存文書と校正文書が、更新の指示を行っ
た後は、その２つの文書に加え更新文書が並時に存在し
、必要に応してディスプレイ画面に表示、もしくはプリ
ンターに印字することが可能である。

以上のようにして、本実施例によれば校正を６行う際に
校正記述を明示することができ、校正者にとっても、ま
た第三者にとっても更新文書作成の経緯がわかりやす（
、校正内容の確認を容品に行うことが可能である。

実施例　２ 実施例１においては更新文書の作成後、既存文書あるい
は校正文書の消去を行うオペレータの指示がない場合に
は、それらはそのまま既存文書ファイル（１３）または
校正記述ファイル（１４）にそれぞれ記憶される。″ これに対し、本実施例では第９図に示すように、文書の
更新後そのまま記憶され続ける既存文書あるいは校正記
述を保存するための維持文書ファイル（１５）を既存文
書ファイル（１３）、校正記述ファイル（１４）とは別
に、新たに設置した。

この維持文書ファイル（１５）の設置により、各ファイ
ルから指定した文書を呼び出すのに要するアクセス・タ
イムを短縮することができ、効率の良い作業を行うこと
ができる。

実施例　３ 実施例２においては、既存文書、校正記述そして維持文
書を格納するファイルをそれぞれ、個別に設けた。

これに対し、本実施例では第１０図に示すように前記の
既存文書、校正記述及び維持文書を一つにまとめて格納
する文書ファイル（１６）のみを設置した。

このように作成された文書に一つのファイルのみを用意
することにより、各文書毎に一定の記憶容量が設置され
ることがないため、作成文書を記憶するためのスペース
を有効に使用することができる。

実施例　４ 実施例１における文書処理システムでは、キーボード等
のデータ入力部（５）を通じて入力された校正記述は、
予め使用法が決められた校正記号及び書式を用いて、デ
ィスプレイ画面に表示された既存文書の上から入力され
る。

これに対して、本実施例では、一画面に２頁を同時に並
べて表示することができるようにし、−方の頁には既存
文書を呼び出し表示する。もう−方の頁には第１１図の
ように、予め校正記述を入力するために用意されたフォ
ーマットを表示する。

そして、その校正記述入力フォーマット上に事前に決め
られたコマンドや書式を用いて、校正記述を入力する。

まず既存文書名［四季］と、表題［春夏秋冬コを入力す
る。リターンキーを押すともう一方の画面に既存文書は
呼出され表示される。その後校正記述を入力していくが
“＠′の後に校正コマンドを入力するものとする。そし
て−字分スペースを空けて、校正位置を示す数字を“、
゛で区切りながら頁、行、列の順に入力し、ない場合に
は続けてもう一つ“、”を打つ。

第５図の既存文書「夏の次は秋がくる。秋の後は冬が来
る。雪が解けたら春。」に対し、”夏の次は“を削除し
たい場合には、 ＩＤＥＬ　　　Ｌ−１，１−１，１−４，。

と入力する。“冬が（る。”の後に“冬には雪が降る。

”を挿入したい場合には、 ＠ＩＮＳ　　Ｌ−，２−，８，−、冬には雪が降る。

と入力する。校正位置で、どこまでという指定が不要な
ときは、上記のようにオーブン・スペースとする。“解
°を“溶°に置き換える場合には、＠ＲＰＬ　　ｌ−１
，２−２，１０−１０，溶と入力すればよい。

以上のように設定されたフォーマットに基づいて入力さ
れた校正記述は、文書校正部（３）により校正記述ファ
イル（１４）に記憶される。

これにより、−度校正したものを再度校正するとき、そ
の作業が容易にてきる。また予めプリントアウトを基に
校正を行う書式を机上で作成しておくことができるため
、端末数が少ないときや端末が混み合っているときなど
オンライン接続時間を短縮することができ、端末を有効
に使用することが可能となる。

［発明の効果コ 以上のように、本発明によれば、校正を行う際に必要な
データを記した校正記述を明示しながら校正を行う事が
可能となり、よって校正の経緯や校正者の意図の把握が
容易となる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示すブロック図、第２図は
本発明の一実施例で用いる記憶部の構成図、第３図は本
発明の一実施例において設置した校正記述ファイルの構
成を示す図、第４図は、本発明の一実施例における校正
手順のフローチャート、第５図は既存文書例を示す図、
第６図は校正文書例を示す図、第７図は更新文書例を示
す図、第８図は本発明の一実施例における作成文書の流
れを示した図、第９図は第２の実施例で用いる記憶部の
構成図、第１０図は第３の実施例で用いる記憶部の構成
図、第１１図は第４の実施例で用いる校正記述入力フォ
ーマットを示す図、第１２図は従来の文書作成システム
における作成文書の流れを示した図である。 １・・・記憶部　　　　１１・・・辞書部２・・・制御
部　　　　１２・・・文書保存部３・・・文書校正部　
　１３・・・既存文書ファイル４・・・文書更新部　　
１４・・・校正記述ファイル５・・・データ入力部 ６・・・データ出力部 代理人　弁理士　　　則近　憲佑 同　　　　　　揚出　幸夫 １１１１図 記憶部 第７図 １１ＩＢ図 記憶部 第９図　　　　　　第１０図 第１１図 校正記述 を入力 第１２図

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）多数の語彙表現群を格納した辞書部及び作成され
   た文書データを格納する文書保存部とを有する記憶部と
   、文書作成のための制御を行う制御部と、文書データ及
   び校正に必要なデータを入力するためのデータ入力部と
   、文書データをディスプレイ画面に表示、またはプリン
   ターに印字するデータ出力部とを具備した文書処理シス
   テムにおいて、前記文書保存部が、既存文書を格納する
   第１のファイルと、前記データ入力部から入力された校
   正に必要なデータに対応して校正の内容を示す校正記述
   を格納する第２のファイルとを記憶し、前記制御部が、
   前記第１のファイルから読み出された既存文書に前記第
   ２のファイルの校正記述が上書きされた校正文書を作成
   する文書校正部と、前記第１のファイルから読み出され
   た既存文書に、前記第２のファイルの校正記述を反映し
   た修正を加え更新された更新文書を作成する文書更新部
   とを有することを特徴とする文書処理システム。
2. （２）前記文書保存部の第２のファイルが、校正の種類
   を示す第１の項目と、校正を行う箇所を示す第２の項目
   と、校正時に必要な文書データを示す第３の項目とを有
   することを特徴とする、請求項１記載の文書処理システ
   ム。
3. （３）校正を行うために必要なデータを記した校正記述
   を入力する手段と、既存文書及び入力された校正記述を
   記憶する手段と、記憶された既存文書を読み出して、そ
   の既存文書に入力された校正記述を上書きした校正文書
   を作成する手段と、前記既存文書に前記校正記述を反映
   した修正を行い更新された文書を作成する手段と、少な
   くとも前記校正文書をディスプレイ画面に表示もしくは
   プリンターに印字する手段とを具備したことを特徴とす
   る文書処理システム。