JP7121363B2 - 大規模電子文書の版管理方法とその版管理システム - Google Patents

Description

本発明は、電子文書の作成、保管に関する技術であり、特にページ数の多い大規模な電子文書において組版（くみはん）するページレイアウト処理を円滑に進めることができる大規模電子文書の版管理方法とその版管理システムに関する。

電子文書の作成、保管については様々なシステム、アプリケーションが提供され、その利便性が向上している。従来から、ページ数の多い大規模な電子文書の編集においては、文章中にタグを付け、それぞれの文章がどの構成要素にあたるかを表記するＳＧＭＬ（言語）、あるいは多様な情報を「情報の意味」と「情報の内容」に分けてテキストで記述するＸＭＬ（言語）による文書の論理構造エディタと、文章を読みやすくするため、書体、文字サイズ、行送り、ルビなど、細かい情報を入力して原稿どおりに仕上げる組版をするページレイアウト処理の組み合わせが利用されている。

例えば損害保険の契約書類のような大規模な文書としては、次のような書類がある。重要事項説明書（契約概要・注意喚起情報）、約款、保険証券、保険料領収証がある。これらの書類、特に「重要事項説明書」と「約款」は、字数と表、図面の多い、いわゆる大規模な文書である。これらの書類は従来から電子文書として取り扱われてきた。その際に、何回も修正、改変をする編集が必要である。

この損害保険等の契約書類のような大規模な電子文書は、編集に際して多大な時間を要する。このような大規模な電子文書の編集に関する技術も種々提案されている。例えば特許文献１の特開２００９－２８８９６２号公報「情報処理装置、プログラム、及び保険商品約款生成方法」に、保険商品についての保険約款を生成する情報処理装置であって、保険商品を特定するために付された識別情報である商品ＩＤ、前記保険商品の名称、保険種別、及び保障契約を特定するための識別情報である保障ＩＤを含む商品情報定義テーブルと、前記保障ＩＤと、これと関連づけられた保障名称と、保障種別と、前記保障が参照する参照先の保障に付された保障ＩＤと、保障を構成する約款文言でなる要素部品を指定する情報を識別するための情報である保障要素部品指定情報ＩＤとを含む保障情報定義テーブルと、前記保障要素部品指定情報ＩＤと、これと関連づけられた、約款を構成する文言に付される項番を示す文書項番と、前記保障要素部品指定情報に付された名称である保障要素部品指定情報名称と、一の保障要素部品指定情報にさらに従属する保障要素部品を指定する情報を識別するための情報である従属保障要素部品指定情報ＩＤと、各保障要素部品を構成する約款文言の単位を特定するために付された保障要素部品ＩＤとを含む保障要素部品指定情報定義テーブルと、前記保障要素部品ＩＤと、前記保障要素部品の種別を表す保障要素部品種別と、各保障要素部品の内容を表示する約款文言とを含む保障要素部品情報定義テーブルと、前記保障要素部品に含まれる約款文言において使用されている用語を特定するための識別情報である用語データＩＤと、これと関連づけられた用語の文言である用語内容と、その用語の省略形である省略用語データと、その用語についての補足文言である用語内容補足データとを含む約款用語データを格納している用語データ定義テーブルとを格納している商品データ記憶部と、前記商品ＩＤを受け付ける商品ＩＤ受付部と、受け付けた前記商品ＩＤをキーとして、さらにこれと関連づけられている前記保障ＩＤ、前記保障要素部品指定情報ＩＤ、前記従属保障要素部品指定情報ＩＤ、及び前記保障要素部品ＩＤによって前記商品データ記憶部を検索し、前記保険商品の名称、保険種別、これと関連づけられた保障名称と、保障種別と、約款を構成する文言に付される項番を示す文書項番と、前記保障要素部品指定情報に付された名称である保障要素部品指定情報名称と、前記保障要素部品種別と、前記約款文言と、前記用語内容とを少なくとも抽出する商品データ編集部と、前記抽出された商品データを、あらかじめ規定されている表示形式の約款データへと変換して約款データを生成する約款データ生成部とを有する情報処理装置が提案されている。

特開２００９－２８８９６２号公報

このような電子文書について編集、組版するための言語であるＳＧＭＬ、ＸＭＬによる文書編集システム、管理システムは一般的に高価である。一般的なユーザが容易に購入できるシステムではなかった。さらに、そのＳＧＭＬ、ＸＭＬによる編集作業は一般的なユーザには極めて複雑な作業であり、その編集中には最終的にレイアウトされる電子文書のイメージが想像しづらいためにあまり普及していなかった。

上述した保険会社などが作成する、しおり・約款などの数百ページにわたるような大規模な電子文書は、社内では内製できず制作会社に外注しているのが現状である。社内と外注先との間でなされる校正作業は、旧来の紙ベースで指摘を記載して実施しており、その編集と組版における正確性・効率に問題があった。

また、しおり・約款などは多くのパーツ、即ち同一のテキスト内容を持つにもかかわらず、異なる文書として作成されていた。電子文書の一か所を改訂すると、それと同一のパーツをもつ文書の該当箇所も修正しなければならかった。その改訂作業を複数の電子文書の整合性をもって実施できるよう、管理する必要があった。

本発明は、かかる問題点を解決するために創案されたものである。すなわち、本発明の目的は、大規模な電子文書を編集する者が専門家でない者であっても、その者が大規模な電子文書の作成において、直感的にわかりやすく処理することができ、このような大規模な電子文書における組版するページレイアウト処理を円滑に進めることができる大規模電子文書の版管理方法とその版管理システムを提供することにある。

本発明の大規模電子文書の版管理方法は、電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する、大規模電子文書の版管理方法であって、
電子文書中の所定の領域を、パーツと指定して分割し、各パーツをデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存する電子文書パーツ保存段階（Ｓ２）と、
前記電子文書パーツ保存段階（Ｓ２）で保存された電子文書について編集する際に、各パーツについて細かく修正した履歴であるリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行う電子文書リビジョン保存段階（Ｓ３）と、
同一内容の各パーツについては、複数の電子文書のパーツとして共有するパーツ共有段階（Ｓ５）と、
パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け（組版）を実行して、仕上がりイメージを随時確認するページ割付段階（Ｓ６）と、を備え、
さらに、前記電子文書パーツ保存段階で保存された電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名が表示され、他のユーザからの操作をロックする編集機能と、
他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄と、リビジョンの有無を示す改訂情報表示欄と、を表示する表示機能と、
他の電子文書と共有されているパーツがある場合には前記電子文書へのチェックイン時に他の電子文書が更新される更新機能と、を備え、
最終的にすべてのパーツのページ割り付けを実行して校了した電子文書に、この電子文書の全体を修正したことを示すバージョンを付与し、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
前記表示機能として、前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
前記電子文書パーツ保存段階（Ｓ２）におけるパーツの編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、ことを特徴とする。

本発明の版管理システムは、電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する、大規模電子文書の版管理システムであって、
電子文書を編集するユーザが利用する端末装置と相互通信可能に接続され、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該電子文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、電子文書の各パーツにはデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存し、該電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名を表示するとともに、他のユーザからの操作をロックし、パーツのリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行い、必要に応じてパーツのリビジョン間で差分を精査し、精査された同一内容の各パーツを、複数の電子文書のパーツとして共有し、
他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄とリビジョンの有無を示す改訂情報表示欄とを表示し、
他の電子文書へのチェックイン時に共有されているパーツの更新を行い、
パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け（組版）を実行して、仕上がりイメージを随時確認し、最終的にすべてのパーツのページ割り付けをして校了した電子文書にバージョンを付与して、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
前記電子文書をパーツ単位で編集する編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、ことを特徴とする。

本発明の大規模電子文書の版管理方法とその版管理システムでは、大規模電子文書における修正、校正箇所をパーツ単位で処理するので、ユーザは編集中に最終的にレイアウトされるイメージを想像しやすい。そこで、保険会社などが作成する、しおり・約款などの数百ページにわたるような大規模な電子文書についても専門の編集者でなくても、校正作業、編集作業を正確かつ効率良く実施することができる。そこで、社内で内製できるため、制作会社に外注する費用を節減することができる。

特に、しおり・約款などは多くのパーツが同一のテキスト内容を持つにもかかわらず、異なる文書として作成されている電子文書について、その一か所改訂すると、それと同一のパーツをもつ電子文書の該当箇所も同時に修正することができるため、その改訂作業を複数の電子文書の整合性をもって実施できる。

本発明の大規模電子文書の版管理方法の概略を示す説明図であり、（ａ）は訂正中の電子文書、（ｂ）は他の同じパートを有する電子文書である。 本発明の大規模電子文書の版管理方法の各作業の流れを示すフロー図である。 本発明の大規模電子文書の版管理方法を実施するためのシステムを構成する電子文書管理装置を示すブロック図である。 電子文書管理装置の主なデータの関係を示す説明図である。 電子文書（ドキュメント）の階層構造例を示す概略説明図である。 文書パーツの共有と転用のイメージを示す説明図であり、（ａ）は医療保険契約の直販用の電子文書（ドキュメント）、（ｂ）は医療保険契約の窓販用の電子文書（ドキュメント）である。 文書構成の画面イメージを示す説明図である。 本発明の大規模電子文書の版管理方法に自動流し込み段階を含めた各作業の流れを示す概略フロー図である。 自動流し込みの設定の分類を示す一覧表である。 自動流し込みの設定の例を示す概略説明図である。 バージョンとリビジョンの関係を示す概略説明図である。 ツリーの操作によるリビジョンの更新の例を示す概略説明図である。 ページ割付処理の概要を示す説明図である。 大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、目次の生成段階の作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。 目次の生成の概略を示す説明図である。 大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、改訂支援段階作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。 大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、電子付箋による確認段階作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。

本発明は、電子文書を階層的にパーツに分割し、各パーツにはデザインの情報も含めて保持し、パーツ単位で編集して保存して版管理する、大規模電子文書の版管理方法である。

＜大規模電子文書の版管理方法の構成＞
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は本発明の大規模電子文書の版管理方法の概略を示す説明図であり、（ａ）は訂正中の電子文書、（ｂ）は他の同じパートを有する電子文書である。図２は本発明の大規模電子文書の版管理方法の各作業の流れを示すフロー図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法は、電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する方法である。電子文書のユーザはパソコン等を用いて、文字、画像を含む電子文書１を作成する（電子文書作成段階Ｓ１）。文書エディタで編集される電子文書である。ユーザはＷｅｂブラウザのドキュメントエディタで電子文書を編集し、それを保存すると自動的に電子文書管理装置（電子文書管理サーバ２）内に蓄積される。電子文書の版管理はシステム上でなされるようになっている。
本発明は、文書（電子文書）の仕上がりを想定する見本の文書があり、その見本文書をパーツ単位に分解して編集を始める大規模な電子文書の版管理方法である。

次に、電子文書１中の所定の領域を、パーツ１ａと指定して階層的に分割し、各パーツ１ａをデザインの情報も含めて保持し、編集するユーザはパーツ単位で編集して保存する（電子文書パーツ保存段階Ｓ２）。ここで「パーツ」とは、所定の電子文書における、１段落文書、画像を含めた１段落文書、又は条文などについては１条項単位などの所定の領域をいう。図１に示すように、電子付箋のように、電子文書１中の所定の領域を指定して付される。

この保存された電子文書について編集する際に、パーツのリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行う（電子文書リビジョン保存段階Ｓ３）。ここでリビジョンとは、電子文書の細かな修正をいう。版管理とは、電子文書の版、即ちバージョンを管理することをいう。冊子などの電子文書を制作していると、それまでのデータを修正して、第２版、第３版と改訂版を作成することがよくある。そして修正を加える前に、上書きせずに、それまでの状態を保存しておきたい場合がある。過去の状態に戻す機会があり、編集前の状態を保存する必要があり、版管理が重要になる。

必要に応じて、電子文書の編集、即ちその校正をするために、パーツのリビジョン間で差分を精査する（差分チェック段階Ｓ４）段階を含めることができる。これにより電子文書の誤字、脱字の訂正、画像の不備、レイアウトの不備を修正することができる。この差分チェック段階Ｓ４は、必須の処理段階ではなく、編集者が過去のリビジョンとの間での差分を確認しながら進めることができる便利な機能である。

差分チェック段階Ｓ４で精査された同一内容の各パーツについては、複数の電子文書のパーツとして共有する（パーツ共有段階Ｓ５）ことができる。なお、パーツを共有せずに単独で電子文書に含まれるようにすることも可能である。パーツを共有することで、同一の文書、同一の画像は１回の修正で同時に全ての文書、画像を修正することができる。修正残しを回避することができる。また、矛盾した内容に修正することを回避することができる。

電子文書における部分的なページ割り付け（組版）を実行して、仕上がりイメージを随時確認する（ページ割付段階Ｓ６）ページ割付段階Ｓ６は、ページ割り付け（割り付け、組版）とは、文字の並ぶ間隔を調整すること、あるいはＤＴＰ（ｄｅｓｋｔｏｐ ｐｕｂｌｉｓｈｉｎｇ）などの電子編集システムで紙面を視覚的に構成・配置すること、文字の並ぶ間隔を調整すること、あるいはそのような文字配置の機能のことである。本発明においては、各パーツの編集段階で文字の配置・フォント指定などの装飾がなされている。そのパーツをページの予め設定されているレイアウト枠に、順に配置していく、という処理段階である。

最終的に校了した電子文書にバージョン（版）を付与して、その時点の構成パーツのリビジョンの情報も含めて電子文書としてまとめて管理する。このように、大規模電子文書における修正、校正箇所をパーツ単位でＤＴＰとして編集するので、編集中に最終的にレイアウトされるイメージを想像することができる。例えば、保険会社などが作成する、しおり・約款などの数百ページにわたるような大規模な電子文書について専門の編集者でなくても、校正作業、編集を正確かつ効率良く実施することができる。

しおり・約款などは多くのパーツが同一のテキスト内容を持つ電子文書については、パーツ単位で一か所改訂すると、それと同一のパーツをもつ電子文書の該当箇所も同時に修正することができる。その改訂作業を複数の文書の整合性をもって実施できる。

＜電子文書管理システムの構成＞
図３は本発明の大規模電子文書の版管理方法を実施するためのシステムを構成する電子文書管理装置を示すブロック図である。 本発明の大規模電子文書の版管理方法を実施するために、電子文書の編集作業管理会社又は編集者が管理するシステムを構成する電子文書管理装置（電子文書管理サーバ２）としては、図示するような構成がある。この電子文書管理装置２は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエア（プログラム）とによって構成されたものである。電子文書管理装置２は、主たる構成として、入力・出力部２１、記憶部２２、表示部２３、パーツ指定部２４、制御部２６、表示処理部２７、パーツ一覧作成部２８とから成る。

入力・出力部２１は、インターネットなどのネットワークと接続され、電子文書を編集するユーザのパソコンのデータや指令信号の送受信を行う。記憶部２２は、各電子文書や各種電子データやプログラムを記憶する。記憶される電子データには、電子文書、画像データ及びそれに指定されたパーツのデータも含まれる。表示部２３は、ディスプレイ等の表示装置を備え、各種の画像を表示する。この表示部２３に表示する画像の生成は、表示処理部２７による。

パーツ指定部２４は、電子文書に対するパーツの指定、削除、更新、表示位置の移動などを行う。ここでパーツは、電子文書中の箇所、すなわち、適当な文字、単語、文、段落、ページ、図、表、写真、指定領域など任意の単位で指定することができる。

制御部２６は、ＣＰＵ等の演算処理回路を備えており、それをプログラムとユーザのパソコンからの指示に従って動作させることで電子文書管理装置（電子文書管理サーバ２）の各構成を制御する。

表示処理部２７は、モニタ等の表示部２３に表示する画像を生成する。電子文書に付されたパーツのデータは、表示部２３に表示される。または、表示部２３に電子文書との関連性を表すデータを与えて別データとして生成されたものが表示される。

パーツ一覧作成部２８は、パーツ指定部２４によって付された複数のパーツの一覧を作成し、一括管理する。パーツ一覧作成部２８は、これを操作することで、パーツ一覧に含まれるパーツを一括して操作することができる。入力・出力部２１から実施することが自動的に行うこともできる。

＜電子文書管理装置の主なデータの関係＞
図４は電子文書管理装置の主なデータの関係を示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法では、ユーザは、パーツをエディタにて編集すると共に、各パーツの属性、ドキュメント・ページグループの属性についてＷｅｂＧＵＩを通じて編集する。パーツの編集後、版下データをページ割付処理によって生成する。ページグループ単位で版下生成し、編集結果を確認後、全体の版下生成を行う。版下データは非可逆のため原則編集できないようになっている。電子文書（ドキュメント）構成、パーツ、版下をそれぞれ版管理ができるようにする。階層の上位ノードは、下位ノードの版への参照を持つようになっている。

編集結果を確認した時に、部分的に生成、編集完了時に電子文書（ドキュメント）全体を生成する。エディタからの編集、ＷｅｂＧＵＩからの編集／自動処理するに利用されるデータベース３１は次のようなものである。例えば、版下（ＰＤＦ）のデータベース（３１ａ）、版下データのデータベース（３１ｂ）、パーツ（Ｓｈｅｌｔｉｅ ＸＭＬ）のデータベース（３１ｃ）、テンプレート（Ｓｈｅｌｔｉｅ ＸＭＬ）のデータベース（３１ｄ）と素材のデータベース（３１ｅ）がある。
更に、電子文書（ドキュメント）構成のデータベース（３１ｆ）、電子文書（ドキュメント／パーツ版管理）のデータベース（３１ｇ）がある。

＜大規模電子文書の版管理方法とその版管理システムの動作＞
次に図５から図１５までの作業画面等を用いて、本発明の大規模電子文書の版管理方法による、具体的な作業について説明する。＜ドキュメントの階層構造例＞
図５は電子文書（ドキュメント）の階層構造例を示す概略説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法では、電子文書（ドキュメント）は階層構造で表現される。ユーザはドキュメント階層を定義した上で、パーツ単位で編集する。ページ割付処理によって版下データを生成する。ページグループ単位でページ割付処理実行が可能である。ページグループは、パーツから見て上位ノードのパスに1つのみ存在する。（どこかのページに配置される）グループノードは、任意の位置に配置可能である。

図５の例示は保険契約書の各電子文書（ドキュメント）である。左からデータベースで管理される「ドキュメントレベル」を示す。図示例は「医療（しおり・約款）」である。「ドキュメントレベル」の次に、データベースで管理される「グループ・ページグループ」である。図示例は「医療・しおり（グループ）」、「医療・約款（グループ）」である。

「グループ・ページグループ」の次に「パーツレベル」を示す。ページ割付処理の次は、「版下データ群」からＰＤＦを生成する。

＜文書パーツの共有と転用について＞
図６は文書パーツの共有と転用のイメージを示す説明図であり、（ａ）は医療保険契約の直販用の電子文書（ドキュメント）、（ｂ）は医療保険契約の窓販用の電子文書（ドキュメント）である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法により、承認済みの医療保険のしおり・約款から、直販用以外に新規に窓販用の電子文書（ドキュメント）を作成する場合について説明する。ここで「直販」とは保険会社が直接販売することである。「窓販」とは販売のための窓口を設けて販売することである。
図示するように、「保険契約の締結について」部分がパーツとして共有される電子文書である。そのまま電子文書のパーツを転写（複写）して利用することができる。

＜文書構成の画面イメージ＞
図７は文書構成の画面イメージを示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法により文書構成をする画面について説明する。
図示するように、電子文書の階層をたどって編集を実施する。それぞれのパーツの状態が一覧できる。審査直前にすべてをロックして、主担当者が審査を依頼するようになっている。

図示例では、「文書名」には医療（しおり・約款）、「主担当者」には氏名が表示される。文書構成の一覧には、タイプ、名称、編集担当者、共有、編集、履歴、ページ割付が表示される。ここで、「タイプ」には「Ｇ」のグループ、「ＰＧ」のページグループ、「ＰＴ」のパーツが表示される。「名称」には電子文書の階層構造が表示される。
名称の欄では階層を示すため、階層の上位の「Ｇグループ」、例えば「しおり」はやや左側に、階層の下位の「ＰＧページグループ」、例えば「主な保険用語のご説明」は上位より右側に、更に階層の下位の「パーツ」、例えば「主な保険用語のご説明」は更に右側寄りに表示される。
「編集担当者」は文字通り担当した者の名が表示される。「共有」は他の電子文書と共有しているパーツがあるか否かが表示される。「共有」されている電子文書の場合は、チェックイン時点で他の電子文書も更新されるようになっている。
「編集」には、「鍵マーク」で示すようにロックされているものか、又は「鉛筆マーク」で示すように編集できるかの別が表示される。「履歴」には、「時計マーク」で示すようにリビジョンがあるかどうかが示される。「ページ割付」には、「割付マーク」で示すように割付を実行するボタンが表示される。

図７に示す、文書構成の一覧において、上から２列と３列、７列は、その列がグレーで表示される。このグレーで表示された文書は、別のユーザが編集していることを意味する。その時の編集担当者にユーザ名が表示される。
一方、上から１０列から１２列までは、その列がベージュで表示され、このベージュで表示された文書は、自分自身が編集していることを意味し、ロックされている（チェックアウト中）ことも意味する。

＜自動流し込みの分類と自動流し込みの設定＞
図８は本発明の大規模電子文書の版管理方法に自動流し込み段階を含めた各作業の流れを示す概略フロー図である。図９は自動流し込みの設定の分類を示す一覧表である。図１０は自動流し込みの設定の例を示す概略説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法による自動流し込みの設定する画面について説明する。電子文書のパーツの一部に、自動番号付け、相互参照箇所のタグを埋め込み、組版時点で実際の値を流し込む、自動流し込み段階（Ｓ１１）を更に含むことができる。上位ノードで指定した番号属性が下位ノードで「ｆｉｘ」と指定された場合は、そのノードに連番を付番する。パーツ内に設定されている流し込み枠に流し込む値は、上位のノードでセットされていれば、その値を流し込む。流し込みがされていなければ、出現順に連番が付番される。

図９の一覧表に示すように、流し込み指定がパーツの文言に含まれていれば、ページ割り付け時に自動的に差し替えられる。流し込み指定は必ず、＃～＃で囲まれた文字列となる。＃～＃内に章節番号の流し込みＩＤのみが含まれていれば、それがそのパーツの章節番号として解釈される。

一覧表における、「分類」に示すように、章節番号、図・表番号（アウトラインレベル）、ノンブル（ページ番号）、ヘッダ、フッタ、クロスリファレンスについて、それぞれ、「流し込み指定方法」、「流し込み指定の例」、「確定タイミング」及び「備考」が表示される。
例えば、「流し込み指定方法」にはドキュメント、グループ、ページグループにて流し込みＩＤと、連番開始位置を指定。パーツ内に流し込みを定められた方法で指定。システムで自動指定、参照先のパーツＩＤまたはグループＩＤを指定して、その章節番号、ページ番号、名称を流し込む」と表示される。

「流し込み指定の例」としては、「例） ＃ｓ１－ｓ２＃. → １－３.例） 図＃ｆ＃ → 図２」、「＃ｐａｇｅ＃ （ドキュメント全体で、ページ番号の流し込みの指定をする）」、「＃ｈｅａｄｅｒ＃ ＃ｆｏｏｔｅｒ＃（ページグループ、グループ、パーツのレベルで設定する。下位ノードが優先される。）」、「＃Ｂｘｘｘｘ＃ （章節番号）＃Ｐｘｘｘｘ＃ （ページ番号）＃Ｎｘｘｘｘ＃ （名称）（ｘｘｘｘはパーツ、グループのＩＤ）例） 「＃Ｐ０３４１＃ページ ＃Ｂ０３４１＃ ＃Ｎ０３４１＃の項参照」→「５８ページ ３．４.１ クーリングオフの項参照」」がある。
ｓ１からｓ５は、章・節・項・・・という階層に連番を付与する目的のＩＤで、＃Ｂｘｘｘｘ＃、＃Ｐｘｘｘｘ＃、＃Ｎｘｘｘｘ＃は、あるパーツ内で別のパーツを参照するためのクロスリファレンスとして利用される。

「確定タイミング」としては、「各グループ、ページで固定する、と指定したとき」、「ページ割り付け処理時」がある。
「備考」には、「章節番号の流し込みＩＤは、ｓ１～ｓ１０固定とする。パーツ内で指定されている連番は編集保存時（チェックイン時）に自動抽出してＤＢに保存する。これらに対して、該当パーツにてｆｉｘするかどうかを編集ユーザが指定する。Ｆｉｘしなければ該当流し込みＩＤの出現数分、連番が自動付与される。他の番号指定によって変更が入る場合は自動的に反映する。」、「ドキュメントのプロパティにあらかじめ設定しておく。」、「ページ番号は、参照先のページ割り付けが実施されていることが前提である。ｘｘｘｘは画面で表示されているものをコピーペーストする。」等がある。

＜バージョン、リビジョンの関係＞
図１１はバージョンとリビジョンの関係を示す概略説明図である。
図示するように、バージョン一覧には、「バージョン」、「更新日時」、「更新者」、「審査履歴」が表示される。「審査履歴」には承認済みバージョン履歴が表示される。
改訂作業では、最新版ドキュメントデータを複写パーツはそのままで、編集ドキュメントが生成される。承認されるまでは、各パーツのリビジョン履歴が保存される。リビジョン間で差分を確認することができる。承認時点、あるいは別タイミングで最新版を新しいバージョンとして登録し、残りのリビジョンは削除する。

＜ツリーの操作によるリビジョンの更新の例＞
図１２はツリーの操作によるリビジョンの更新の例を示す説明図である。
図示するように、「初期状態」、「パーツのチェックイン」Ｐａｒｔｓ，ＰａｒｔＬｉｎｋのリビジョン更新、「パーツの削除」上位のＮｏｄｅのリビジョン更新、「パーツの追加」、「パーツの移動」、Ｐａｒｔｓ，ＰａｒｔＬｉｎｋの追加、上位のＮｏｄｅのリビジョン更新の順で処理される。

＜ページ割付処理の概要＞
図１３はページ割付処理の概要を示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法によるページ割付処理の概要の画面について説明する。ページテンプレートには、ページ版面にレイアウト枠が設定されている。図１３の左側に示すように、パーツを上部から順にマージンをとって配置する。図１３の右側に示すように、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割、分割できない場合はパーツ全体を次ページに送る。先行のパーツを配置した後は、そのエリアにはパーツを配置しない。例えば、図、表などを含む電子文書の場合である。これにより、複雑な作業が必要なくなる。ヘッダ、フッタ、ノンブルは自動流し込みにより処理する。

＜目次ページ自動生成段階＞
図１４は大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、目次の生成段階の作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。図１５は目次の生成の概略を示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法による目次を生成する画面について説明する。本発明の版管理方法に目次ページ自動生成段階Ｓ１２を含むことができる。目次は、ドキュメント全体、グループ、ページグループの中で、アウトラインレベルｓ１～ｓ１０までのそれぞれのパーツを指定して、それを自動生成する。グループに目次である、というフラグを付与する。目次グループの直下には、どのノードの下位ノードで目次を作成するかを指定して、どのアウトラインレベルにどのパーツを対応するかを指定する。目次パーツは、目次1行分のレイアウトを保持している。使える流し込みＩＤは、番号項目とその項目の値が固定されたノードの名称、ページ番号のみ。項目名とページ番号をつなぐリード（…）については、ＴＢＤ（…）による。目次の版下を自動生成するタイミングは、その上位のページグループのページ割り付け時である。

図示例について、「しおり目次」グループは「医療-しおり」グループを指定し、それ以下の、ｓ１, ｓ２の連番項目目次を自動生成する、ことを意味する。「約款目次」グループは「医療-約款」グループを指定し、それ以下のｓ１, ｓ２連番項目目次を自動生成する、ことを意味する。「特約の目次」は、該当パーツと同一ページに含まれるので、目次開始を指定するノードは直上を指定することになる、ことを意味する。

＜改訂支援段階＞
図１６は大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、改訂支援段階作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。
図示例は版管理方法に改訂支援段階Ｓ１３を含めた方法である。改訂支援段階Ｓ１３は、パーツ分割による最終的に校了してバージョンを付与された電子文書について、次回の改訂作業で新たに編集作業を開始することができる作業段階である。これにより、定期的に改定が必要な電子文書に適している。

＜電子付箋による確認段階＞
図１７は大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、電子付箋による確認段階作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。
図示例は版管理方法に電子付箋による確認段階Ｓ１４を含めた方法である。電子付箋確認段階Ｓ１４は電子文書のパーツ単位、あるいは組版されたページ単位で電子付箋による修正指示、修正結果の確認を行う作業段階である。電子付箋を用いることで修正落ちを回避することができる。

なお、本発明は、大規模な電子文書を編集する者が専門家でない者であっても、その者が大規模な電子文書の作成において、直感的にわかりやすく処理することができ、このような大規模な電子文書における組版するページレイアウト処理を円滑に進めることができれば、上述した発明の実施の形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変更できることは勿論である。

本発明は、契約書、取扱い説明書、カタログ、書籍などの内容が変更されることが多い電子文書について利用することができる。

１ 電子文書
１ａ パーツ（領域）
２ 電子文書管理装置
Ｓ１ 電子文書作成段階
Ｓ２ 電子文書パーツ保存段階
Ｓ３ 電子文書リビジョン保存段階
Ｓ４ 差分チェック段階
Ｓ５ パーツ共有段階
Ｓ６ ページ割付段階
Ｓ１１ 自動流し込み段階
Ｓ１２ 目次ページ自動生成段階
Ｓ１３ 改訂支援段階
Ｓ１４ 電子付箋確認段階

Claims (2)

1. 電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する、大規模電子文書の版管理方法であって、
   電子文書中の所定の領域を、パーツと指定して分割し、各パーツをデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存する電子文書パーツ保存段階（Ｓ２）と、
   前記電子文書パーツ保存段階（Ｓ２）で保存された電子文書について編集する際に、各パーツについて細かく修正した履歴であるリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行う電子文書リビジョン保存段階（Ｓ３）と、
   同一内容の各パーツについては、複数の電子文書のパーツとして共有するパーツ共有段階（Ｓ５）と、
   パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け（組版）を実行して、仕上がりイメージを随時確認するページ割付段階（Ｓ６）と、を備え、
   さらに、前記電子文書パーツ保存段階で保存された電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名が表示され、他のユーザからの操作をロックする編集機能と、
   他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄と、リビジョンの有無を示す改訂情報表示欄と、を表示する表示機能と、
   他の電子文書と共有されているパーツがある場合には前記電子文書へのチェックイン時に他の電子文書が更新される更新機能と、を備え、
   最終的にすべてのパーツのページ割り付けを実行して校了した電子文書に、この電子文書の全体を修正したことを示すバージョンを付与し、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
   前記表示機能として、前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
   前記電子文書パーツ保存段階（Ｓ２）におけるパーツの編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、
   ことを特徴とする大規模電子文書の版管理方法。
2. 電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する、大規模電子文書の版管理システムであって、
   電子文書を編集するユーザが利用する端末装置と相互通信可能に接続され、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該電子文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、電子文書の各パーツにはデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存し、該電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名を表示するとともに、他のユーザからの操作をロックし、パーツのリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行い、必要に応じてパーツのリビジョン間で差分を精査し、精査された同一内容の各パーツを、複数の電子文書のパーツとして共有し、
   他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄とリビジョンの有無を示す改訂情報表示欄とを表示し、
   他の電子文書へのチェックイン時に共有されているパーツの更新を行い、
   パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け（組版）を実行して、仕上がりイメージを随時確認し、最終的にすべてのパーツのページ割り付けをして校了した電子文書にバージョンを付与して、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
   前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
   前記電子文書をパーツ単位で編集する編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、
   ことを特徴とする大規模電子文書の版管理システム。

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