JP6921450B1 - エンゲージメント管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】適切なタイミングでアンケートへの誘引をかけることができるエンゲージメント管理システムを提供する。【解決手段】サーバ装置と、ユーザ端末とが、通信ネットワークを介して通信可能に接続されるエンゲージメント管理システムにおいて、サーバ装置２０は、人事情報入出力部２１１、アンケート表示部２１２、アンケート集計部２１３、人事情報記憶部２３１、表示条件記憶部２３２及びアンケート記憶部２３３を備える。アンケート表示部２１２は、アンケートに関する質問を表示し、アンケートの質問を回答するためのフォームにアクセスするように誘引するメッセージをユーザ端末に送信する。【選択図】図３

Description

本発明は、エンゲージメント管理システムに関する。

特許文献１には、出勤・退社時間の打刻時にストレスチェックの質問を入力させることが開示されている。

特開２０１７−２１６６０号公報

しかしながら、特許文献１に記載の発明ではストレスチェックのタイミングが出退勤時に限られてしまう。

本発明はこのような背景を鑑みてなされたものであり、適切なタイミングでアンケートへの誘引をかけることのできる技術を提供することを目的とする。

上記課題を解決するための本発明の主たる発明は、エンゲージメント管理システムであって、従業員のグループごとに設定されたタイミングで前記従業員のエンゲージメントを測定するアンケートの回答に誘引する表示を行うアンケート表示部を備えること、を特徴とする。

その他本願が開示する課題やその解決方法については、発明の実施形態の欄及び図面により明らかにされる。

本発明によれば、適切なタイミングでアンケートへの誘引をかけることができる。

本実施形態のエンゲージメント管理システムの全体構成例を示す図である。 サーバ装置２のハードウェア構成例を示す図である。 サーバ装置２のソフトウェア構成例を示す図である。

＜発明の概要＞
本発明の実施形態の内容を列記して説明する。本発明は、たとえば、以下のような構成を備える。
［項目１］
従業員のグループごとに設定されたタイミングで前記従業員のエンゲージメントを測定するアンケートの回答に誘引する表示を行うアンケート表示部を備えること、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。
［項目２］
項目１に記載のエンゲージメント管理システムであって、
前記アンケート表示部は、前記従業員が人事労務に関する情報を閲覧するときに前記表示を行うこと、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。
［項目３］
項目２に記載のエンゲージメント管理システムであって、
前記アンケート表示部は、前記従業員の給与に関する情報の閲覧時に前記表示を行うこと、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。
［項目４］
項目２に記載のエンゲージメント管理システムであって、
前記アンケート表示部は、前記従業員の人事評価に関する情報の閲覧時に前記表示を行うこと、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。
［項目５］
項目４に記載のエンゲージメント管理システムであって、
前記アンケート表示部は、前記人事評価に関する情報の閲覧時に、前記従業員の上長に対する評価に関する質問を表示すること、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。
［項目６］
項目１に記載のエンゲージメント管理システムであって、
前記アンケート表示部は、前記従業員が所属する組織内でのワークフローの申請を前記従業員が行ったときに前記表示を行うこと、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。
［項目７］
項目１に記載のエンゲージメント管理システムであって、
前記グループごとに時間帯を記憶する時間帯記憶部をさらに備え、
前記アンケート表示部は、前記時間帯において、対応する前記グループの前記従業員に対して前記表示を行うこと、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。
［項目８］
項目１に記載のエンゲージメント管理システムであって、
前記アンケート表示部は、前記従業員の入社又は異動から所定時間経過後に前記表示を行うこと、
を特徴とするエンゲージメント管理システム。

＜システムの概要＞
以下、本発明の一実施形態に係るエンゲージメント管理システムについて説明する。本実施形態のエンゲージメント管理システムは、アンケートにより従業員の仕事に対するエンゲージメント（ワークエンゲージメント）を評価しようとするものである。また、本実施形態のエンゲージメント管理システムは、アンケートに回答しやすいタイミングでアンケートへの誘引を行おうとするものである。

図１は、本実施形態のエンゲージメント管理システムの全体構成例を示す図である。本実施形態のエンゲージメント管理システムは、サーバ装置２を含んで構成される。サーバ装置２は、ユーザ端末１と通信ネットワーク３を介して通信可能に接続される。通信ネットワーク３は、たとえばインターネットであり、公衆電話回線網や携帯電話回線網、無線通信路、イーサネット（登録商標）などにより構築される。

ユーザ装置１は、従業員が操作するコンピュータである。ユーザ端末１は、例えば、スマートフォンやタブレットコンピュータ、パーソナルコンピュータなどである。従業員はユーザ装置１を操作してアンケートへの回答を行うことができる。

サーバ装置２は、従業員に関する情報を管理するコンピュータである。サーバ装置２は、例えばワークステーションやパーソナルコンピュータのような汎用コンピュータとしてもよいし、あるいはクラウド・コンピューティングによって論理的に実現されてもよい。本実施形態では、サーバ装置２は、従業員に関する人事労務情報（以下、単に人事情報という。）を管理するとともに、エンゲージメントを評価するためのアンケートを実施する。

＜サーバ装置２＞
図２は、サーバ装置２のハードウェア構成例を示す図である。なお、図示された構成は一例であり、これ以外の構成を有していてもよい。サーバ装置２は、ＣＰＵ２０１、メモリ２０２、記憶装置２０３、通信インタフェース２０４、入力装置２０５、出力装置２０６を備える。記憶装置２０３は、各種のデータやプログラムを記憶する、例えばハードディスクドライブやソリッドステートドライブ、フラッシュメモリなどである。通信インタフェース２０４は、通信ネットワーク３に接続するためのインタフェースであり、例えばイーサネット（登録商標）に接続するためのアダプタ、公衆電話回線網に接続するためのモデム、無線通信を行うための無線通信機、シリアル通信のためのＵＳＢ（Universal Serial Bus）コネクタやＲＳ２３２Ｃコネクタなどである。入力装置２０５は、データを入力する、例えばキーボードやマウス、タッチパネル、ボタン、マイクロフォンなどである。出力装置２０６は、データを出力する、例えばディスプレイやプリンタ、スピーカなどである。なお、後述するサーバ装置２の各機能部は、ＣＰＵ２０１が記憶装置２０３に記憶されているプログラムをメモリ２０２に読み出して実行することにより実現され、サーバ装置２の各記憶部は、メモリ２０２及び記憶装置２０３が提供する記憶領域の一部として実現される。

図３は、サーバ装置２のソフトウェア構成例を示す図である。サーバ装置２は、人事情報入出力部２１１、アンケート表示部２１２、アンケート集計部２１３、人事情報記憶部２３１、表示条件記憶部２３２、アンケート記憶部２３３を備える。

人事情報記憶部２３１は、人事情報を記憶する。人事情報には、例えば、従業員を特定する情報（従業員ＩＤ）に対応づけて、通勤時間情報、入社情報、異動情報、給与情報、評価情報、年末調整情報、ワークフロー情報、お知らせ情報などが含まれる。なお、人事情報の構成はこれらに限らず、人事労務関連の各種の情報を含めることができる。また、人事情報記憶部２３１は、最新の人事情報のみでなく、人事情報の変更履歴を記憶することができる。

通勤時間情報は、従業員の通勤時間を推定するための情報である。通勤時間帯情報は、例えば、通勤時間を示す時刻情報あるいは時間帯であってもよいし、住所や乗車駅・降車駅であってもよい。通期時間情報には、出社時を示す情報と、帰宅時を示す情報とを含めることができる。入社情報は、従業員の入社に関する情報であり、従業員が入社した時期を含めることができる。異動情報は、従業員の部署の変更等の異動に関する情報である。異動情報には、従業員を特定する情報に対応付けて、部署名、部署が変わった日付、上長を特定する情報などを含めることができる。給与情報は従業員の給与に関する情報である。給与情報には、給与支給額、控除額、各種手当て、給与明細、給与の支給日などが含まれうる。評価情報は、従業員の人事評価に関する情報である。評価情報には、自己の業務態度やスキル、実績についてのデータが含まれうる。年末調整情報は、従業員給与の年末調整に関する情報である。年末調整情報には、年間の支給額や控除、住宅ローンや保険、扶養に関するデータが含まれうる。福利厚生情報は、従業員の福利厚生に関する情報である。福利厚生情報には、住宅手当、資格取得手当、医療関連、ライフサポートなどが含まれうる。ワークフロー情報は、社内での稟議に関する情報である。なお、ワークフロー情報は、人事情報ではなく、業務情報として別の記憶部に記憶させるようにしてもよい。ワークフロー情報には、通勤経路変更、住所変更、給与振込口座変更、氏名変更、扶養追加/削除などに関する稟議や申請に関する情報が含まれうる。お知らせ情報は、企業から従業員へのお知らせに関する情報であり、企業から従業員に対して告知する内容を含む。お知らせ情報には、例えば、社内行事告知、リモートワークに関する諸連絡事項の記載、健康診断のお知らせなどがあり得る。

人事情報入出力部２１１は、人事情報の閲覧及び入力を行う。人事情報入出力部２１１は、ユーザ端末１からリクエストを受け付けて、リクエストに指定された従業員の人事情報を人事情報記憶部２３１から読み出してユーザ端末１に送信することができる。また、人事情報の入力（追加及び修正を含む。）を行うためのフォームをユーザ端末１に送信し、フォームに入力された情報をユーザ端末１から受信し、受信した内容により人事情報記憶部２３１の人事情報を登録し又は更新することができる。

アンケート表示部２１２は、アンケートに関する質問を表示する。アンケート表示部２１２は、アンケートの質問を回答するためのフォームをユーザ端末１に送信するようにしてもよいし、上記のフォームにアクセスするように誘引するメッセージをユーザ端末１に送信するようにしてもよい。

表示条件記憶部２３２は、アンケートに係る質問の送信又はアンケートへの誘引メッセージを送信する条件を記憶する。なお、以下の説明において、アンケートに係る質問の送信と、アンケートへの誘引メッセージの送信とをまとめてアンケートの送信とも称する。表示条件記憶部２３２は、従業員のグループごとに条件を設定することができる。条件は、人事情報に対する条件とすることができる。条件には、例えば、給与明細が閲覧された場合、ワークフローの申請を行った場合、会社からのお知らせを閲覧した場合、年末調整の情報を閲覧した場合、入社毎に所定時間が経過した場合、異動した後に所定時間が経過した場合、オンライン学習を受講した場合、人事情報に変更があった場合などが含まれうる。グループには、例えば、職種や職位、部署、年次などが含まれうるが、これらに限られない。表示条件記憶部２３２は、グループごとの条件に対応付けて、アンケートに係る質問又はアンケートへの誘引メッセージを送信するタイミング（送信時間）を記憶することができる。アンケート表示部２１２は、条件が満たされた場合に、対応するグループに所属する従業員に対して、対応するタイミングで、アンケートを送信することができる。

アンケート記憶部２３３は、従業員に対するアンケートの質問を記憶する。アンケート記憶部２３３は、レベルに分けて質問を記憶することができる。レベルとは、ＪＤ−Ｒモデルにおける仕事の資源を分類した者で、「作業レベル」、「部署レベル」及び「事業場レベル」があり得る。なお、これ以外のレベルを設定するようにしてもよい。

アンケート集計部２１３は、アンケートに対する従業員からの回答を受け付けて、回答に応じて当該従業員のエンゲージメントを評価することができる。なお、アンケート集計部２１３による、アンケート結果に基づくエンゲージメントの評価については、一般的な手法を用いるものとしてここでは説明を省略する。

＜送信タイミング＞
アンケート表示部２１２によるアンケートの送信タイミングについて説明する。本実施形態のアンケート表示部２１２は、従業員がアンケートに回答しやすい適切なタイミングでアンケートを送信することができる。

アンケート表示部２１２は、従業員のグループごとに設定されたタイミング（表示条件記憶部２３２に記憶されている条件が満たされた場合に、送信時間が示すタイミング）でアンケートを送信することができる。

アンケート表示部２１２は、従業員が人事情報（人事労務に関する情報）を閲覧するときにアンケートを送信することができる。

アンケート表示部２１２は、従業員の給与情報の閲覧時にアンケートを送信することができる。例えば、アンケート表示部２１２は、給与明細を表示する画面に、アンケートへのリンクを表示したり、アンケートの質問と回答のためのフォームを表示することができる。一般に、給与の支給時には従業員のテンションが上がることが期待されるので、アンケート回答であっても行動を起こす可能性が上がることが期待される。

アンケート表示部２１２は、従業員の人事評価に関する情報の閲覧時にアンケートを送信することができる。また、アンケート表示部２１２は、人事評価に関する情報の閲覧時に、従業員の上長に対する評価に関する質問を送信するようにすることができる。

アンケート表示部２１２は、従業員が所属する組織内でのワークフローの申請を従業員が行ったときにアンケートを送信することができる。ワークフローの申請を行った従業員は、その申請が承認されるまで時間があくことが期待されるため、アンケート回答のために行動を起こしやすいため、アンケートの回答率を向上させることができる。

アンケート表示部２１２は、表示条件記憶部２３２に設定される時間帯（送信時間）において、対応するグループに所属する従業員に対してアンケートを送信することができる。

アンケート表示部２１２は、従業員の入社又は異動から所定時間経過後にアンケートを送信することができる。例えば、アンケート表示部２１２は、転職者に対し、会社に対しての印象の違いを聞く質問を送信し、社内で異動した従業員に対し、「部署レベル」の質問を送信するようにすることができる。

アンケート表示部２１２は、送信するべきアンケートの質問内容に応じてアンケートを送信するタイミングを変更することができる。例えば、アンケート表示部２１２は、レベルに応じてアンケートを送信する頻度を変更することができる。アンケート表示部２１２は、例えば、「作業レベル」の質問は、他のレベルの質問より高頻度でアンケートを送信するようにしてもよい。

アンケート表示部２１２は、例えば、人事情報のうち身上に関する内容が変更されたときに、ワークライフバランスに関する質問を送信するようにすることができる。

アンケート表示部２１２は、人事評価が行われたタイミングで、上長からのフィードバックについての質問を従業員に送信することができる。また、アンケート表示部２１２は、人事評価が行われた後に、フィードバックの適切性についての質問を送信することができる。

アンケート表示部２１２は、例えば、従業員がオンライントレーニングを受講完了したことを人事情報から検知し、それに応じて、「作業レベル」の質問を送信することができる。これにより、例えば、ｅ−ラーニングのコンテンツについて評価することもできる。

アンケート表示部２１２は、従業員が福利厚生に含まれるセミナーやイベント等に参加した場合に、アンケートを送信することができる。このように従業員により異なるタイミングで参加したセミナーやイベントについてのアンケートを行うことにより、個人の回答時の心境・状況を公平に保ちながら調査することができる。

アンケート表示部２１２は、年末調整に関する情報の入力時に、アンケートを送信することができる。従業員は年末調整に関する各種の情報を収集する必要があり、家などで作業することも多く、比較的アンケート回答に費やす時間を確保しやすい状態に置かれていることが期待されるため、アンケートの回答率を向上することができる。

アンケート表示部２１２は、会社からエンゲージメントに関するアンケートについてのお知らせを従業員に通知し、従業員が当該お知らせを閲覧したタイミングで、アンケートを送信することができる。

アンケート表示部２１２は、人事情報に基づいて従業員の通勤時間を推定し、推定した通勤時間にアンケートを送信することができる。この場合、グループ分けをしてもよいし、グループ分けをせずに、従業員一人一人個別に通勤時間を推定するようにしてもよい。電車やバスなどの移動手段に乗車中には隙間時間が存在するため、アンケートへの回答に費やす時間を確保することが可能となり、回答率を向上させることができる。

アンケート表示部２１２は、従業員の就業形態や業種などのグループごとに、自由時間が取れていると推定される時間帯を表示条件記憶部２３２の送信時間に設定しておくことにより、アンケートへの回答という行動を起こしやすいタイミングでアンケートを送信することができる。

以上、本実施形態について説明したが、上記実施形態は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更、改良され得ると共に、本発明にはその等価物も含まれる。

例えば、本実施形態では、サーバ装置２は人事情報を管理するとともにアンケートを実施するものとしたが、これに限らず、人事情報を管理するサーバと、アンケートを実施するサーバとを別体のコンピュータとして実現するようにしてもよい。

また、本実施形態では、アンケートの送信タイミングは、従業員のグループごとに設定されるものとしたが、従業員ごとに異なるタイミングを設定するようにすることもできる。

１ ユーザ端末
２ サーバ装置
２１１ 人事情報入出力部
２１２ アンケート表示部
２１３ アンケート集計部
２３１ 人事情報記憶部
２３２ 表示条件記憶部
２３３ アンケート記憶部

Claims (9)

1. 従業員のグループごとに時間帯を記憶する時間帯記憶部と、
   前記従業員のエンゲージメントを測定するアンケートを記憶するアンケート記憶部と、
   前記時間帯記憶部に記憶されている前記時間帯において、前記アンケート記憶部に記憶されている前記アンケートを読み出して、前記アンケートを表示させるアンケート表示部を備えること、
   を特徴とするエンゲージメント管理システム。
2. 請求項１に記載のエンゲージメント管理システムであって、
   前記アンケート表示部はさらに、前記従業員が人事労務に関する情報を閲覧したタイミングで前記アンケートを表示し又は前記入力フォームに誘引する前記メッセージを送信すること、
   を特徴とするエンゲージメント管理システム。
3. 請求項２に記載のエンゲージメント管理システムであって、
   前記アンケート表示部はさらに、前記従業員の給与に関する情報の閲覧時に前記アンケートを表示すること、
   を特徴とするエンゲージメント管理システム。
4. 請求項２に記載のエンゲージメント管理システムであって、
   前記アンケート表示部はさらに、前記従業員の人事評価に関する情報の閲覧時に前記アンケートを表示すること、
   を特徴とするエンゲージメント管理システム。
5. 請求項４に記載のエンゲージメント管理システムであって、
   前記アンケート表示部はさらに、前記人事評価に関する情報の閲覧時に、前記アンケートのうち前記従業員の上長に対する評価に関する質問を表示すること、
   を特徴とするエンゲージメント管理システム。
6. 請求項１に記載のエンゲージメント管理システムであって、
   前記アンケート表示部はさらに、前記従業員が所属する組織内でのワークフローの申請を前記従業員が行ったときに前記アンケートを表示すること、
   を特徴とするエンゲージメント管理システム。
7. 請求項１に記載のエンゲージメント管理システムであって、
   前記アンケート表示部はさらに、前記従業員の入社又は異動から所定時間経過後に前記アンケートを表示すること、
   を特徴とするエンゲージメント管理システム。
8. 従業員のグループごとに時間帯を記憶するステップと、
   前記従業員のエンゲージメントを測定するアンケートを記憶するステップと、
   前記時間帯記憶部に記憶されている前記時間帯において、前記アンケート記憶部に記憶されている前記アンケートを読み出して、前記アンケートを表示させるステップと、
   を情報処理装置が実行することを特徴とするエンゲージメント管理方法。
9. 従業員のグループごとに時間帯を記憶するステップと、
   前記従業員のエンゲージメントを測定するアンケートを記憶するステップと、
   前記時間帯記憶部に記憶されている前記時間帯において、前記アンケート記憶部に記憶されている前記アンケートを読み出して、前記アンケートを表示させるステップと、
   を情報処理装置に実行させるためのプログラム。
   

Images