JP6134259B2 - 文書管理システム及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、複数のユーザーによって共有される文書情報を管理する文書管理システム及びプログラムに関する。

従来の文書管理システムとしては、特許文献１及び２のように、ネットワーク接続されたコンピューターのユーザー間で複数の文書情報を共有する際に、文書情報を分類して検索等を容易にするものがある。

特許文献１の技術では、文書情報に対する分類を広い分類範囲から狭い分類範囲へ段階的に複数設定しており、文書情報の所有ユーザーに利用が許可された利用許可ユーザーが広い分類範囲から順を追って必要とする文書情報を検索可能とする。

一方、特許文献２の技術では、文書情報に対する分類として文書情報毎に所有ユーザーが利用を許可する特定の利用許可ユーザーを設定しており、所有ユーザーの全ての文書情報から利用許可ユーザーに対して許可されている文書情報の名称等をまとめて提供する。

特許文献１及び２の技術では、何れも各利用許可ユーザーが必要とする文書情報を容易に探し出すことが可能となる。

しかし、特許文献１及び２の技術は、所有ユーザーが特定の利用許可ユーザーに対して利用させることを望む文書情報（推奨文書情報）を適切に提供することはできなかった。

すなわち、特許文献１及び２の技術では、推奨文書情報を特定のユーザーに利用を許可しておけば、特定の利用許可ユーザーに対して推奨文書情報を提供することは可能である。

ところが、複数の推奨文書情報が提供される際は、利用許可ユーザーに対して全ての推奨文書情報を同様に利用させることが望まれる場合は少なく、提供された推奨文書情報毎に所有ユーザーの意図を利用許可ユーザー側で判断する必要があった。

特開２００７−１７９１７９号公報 特開２００６−３０２２４０号公報

本発明が解決しようとする問題点は、所有ユーザーが利用許可ユーザーに対して利用させることを望む文書情報を適切に提供することができない点である。

本発明は、複数のユーザーで共有される複数の文書情報を記憶する文書情報記憶部と、前記文書情報毎に割り当てられた優先順位情報を管理する優先順位管理部と、前記文書情報の所有ユーザーに利用が許可された利用許可ユーザーを管理する許可ユーザー情報管理部と、前記文書情報記憶部の文書情報にアクセスして利用するためのアクセス情報を、前記許可ユーザー情報管理部が管理する利用許可ユーザーに対して前記優先順位管理部が管理する前記優先順位情報に従って通知するアクセス情報通知部と、前記文書情報記憶部内の文書情報の属性を管理する属性情報管理部とを備え、前記優先順位情報は、前記属性に対して割り当てられた優先順位を示し、前記属性は、前記文書情報を内容に応じて分類するための種別であって、前記文書情報毎に設定されることを文書管理システムの最も主な特徴とする。

本発明によれば、所有ユーザーが利用許可ユーザーに対して利用させることを望む文書情報を、利用許可ユーザーに優先順位に従って通知したアクセス情報を通じて適切に提供することができる。

本発明の実施例１に係る文書管理システムを示す概念図である。 図１の文書管理システムに用いられる画像形成装置を示すブロック図である。 図１の文書管理システム情報処理端末を示すブロック図である。 本発明の実施例１に係るアクセス情報通知処理を示すフローチャートである。 本発明の実施例１に係る文書閲覧処理を示すフローチャートである。 本発明の実施例２に係る文書管理システムを示す概念図である。

所有ユーザーが利用許可ユーザーに対して利用させることを望む文書情報を、利用許可ユーザーに適切に提供するという目的を、文書情報毎に割り当てられた優先順位に従って文書情報をアクセスして利用可能とするためのアクセス情報を利用許可ユーザーに通知する文書管理システムによって実現した。

以下、本発明の実施例について図面を参照して説明する。

［文書管理システムの概略構成］
図１は、本発明の実施例１に係る画像形成装置を有する文書管理システムを示す概念図である。

文書管理システム１では、デジタル複合機等の画像形成装置２、パーソナルコンピューター等の複数の情報処理端末３がネットワーク５により接続されている。なお、図１では、便宜的に単一の情報処理端末のみを示すが、実際は、システム構成に応じて、複数の情報処理端末が設けられることが多い。

文書管理システム１では、画像形成装置２に設けられた後述する文書ボックス２４１内に所有ユーザーＡ（提供者）が所有する複数の文書情報を記憶し、その利用が許可された利用許可ユーザーＢ（被提供者）に共有させる。共有の文書情報は、情報処理端末３からネットワーク５を介したアクセスにより利用許可ユーザーＢが利用することが可能となる。

そして、本実施例の文書管理システム１では、文書情報毎に優先順位を割り当てておき、割り当てられた優先順位に従って複数の文書情報をアクセスして利用可能とするためのアクセス情報を特定のタイミングで利用許可ユーザーＢに通知する。

これにより、文書管理システム１は、所有ユーザーＡが利用許可ユーザーＢに対して利用させることを望む文書情報（推奨文書情報）を、優先順位に従って通知したアクセス情報を通じて適切に提供することを可能とする。
［画像形成装置の構成］
図２は、図１の文書管理システム１に用いられる画像形成装置２を示すブロック図である。

画像形成装置２は、操作表示パネル２０、ネットワークインターフェイス２１、スキャナー２２、画像形成部２３、記憶部２４、制御部２５等を備えている。

操作表示パネル２０は、タッチパネル式の液晶表示画面等を備え、画像形成装置２に対する各種入力操作の受付及びその入力結果の表示等を行うものである。

ネットワークインターフェイス２１は、情報処理端末３を含む外部装置に対してネットワーク５を通じたデータの送受信を行う。

スキャナー２２は、用紙上に形成されている原稿画像を読み取って文書情報である画像データを生成する。

画像形成部２３は、スキャナー２２からの文書情報、ネットワークインターフェイス２１を介して入力される文書情報、或いは文書ボックス２４１内の文書情報等に基づいて用紙上に画像を形成する。

制御部２５は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等の演算装置であり、プログラムを実行することで各種の処理や制御を行う。

記憶部２４は、プログラムを記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、作業領域としてのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、補助記憶装置としてのＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）等である。記憶部２４は、文書ボックス２４１を備える。文書ボックス２４１は、画像形成装置２のボックス機能による文書情報記憶部として、記憶部２４内に確保された記憶領域である。ボックス機能は、コピー機能、プリント機能、スキャナー機能、ファクシミリ機能、及びメール送信機能等と共に、画像形成装置２に備えられる機能であり、画像形成装置２に入力された文書情報を文書ボックス２４１内に記憶する機能である。

本実施例の画像形成装置２は、制御部２５が記憶部２４内のプログラムを実行することにより、アクセス管理部２５１、文書処理部２５２、文書管理部２５３、許可ユーザー情報管理部２５４、属性情報管理部２５５、優先順位管理部２５６、アクセス情報通知部２５７として動作する。

アクセス管理部２５１は、アクセス管理機能を実現し、所有ユーザーＡに対してユーザー認証により所有する文書ボックス２４１へのアクセスを可能とする。所有ユーザーＡのユーザー認証としては、例えば操作表示パネル２０で入力されたユーザーＩＤやパスワードの認証情報を、アクセス管理部２５１が管理する記憶部２４内のユーザーＩＤやパスワードの認証情報と照合する。

認証された所有ユーザーＡは、ログインによって文書ボックス２４１へアクセスして文書情報に関する操作が可能となる。

また、アクセス管理部２５１は、利用許可ユーザーＢからの文書情報に対する閲覧要求に応じて、利用許可ユーザーＢをユーザー認証して文書ボックス２４１へのアクセスを許可する。このとき、通常の閲覧要求の場合は、ユーザーＩＤ及びパスワードの認証情報の入力が要求されるユーザー認証を通じて、利用許可ユーザーＢの文書情報へのアクセスを許可する。

一方、利用許可ユーザーＢに通知された後述するアクセス情報リストに対する応答としての閲覧要求の場合は、認証情報の入力を要求せずに利用許可ユーザーＢの文書情報へのアクセスを許可する。利用許可ユーザーＢの文書情報へのアクセスの許可の詳細については後述する。

文書処理部２５２は、文書処理機能を実現し、所有ユーザーＡによる文書ボックス２４１に対する文書情報に関する操作を受け付けて、操作に応じた文書情報の処理を実行する。

文書情報に関する操作としては、文書情報の文書ボックス２４１への記憶、及び記憶された文書情報の利用等がある。文書情報の記憶としては、例えば印刷時等に原稿をスキャンして得た文書情報やＷｅｂサイトからダウンロードした文書情報を文書ボックス２４１へ記憶する。文書情報の利用としては、文書ボックス２４１内の文書情報の印刷出力等である。

文書管理部２５３は、文書管理機能を実現し、文書ボックス２４１に記憶される文書情報を、文書情報の識別情報（以下、文書ＩＤ）や文書情報の記憶場所を示す記憶場所情報と関連付けて記憶し管理する。

許可ユーザー情報管理部２５４は、許可ユーザー情報管理機能を実現し、所有ユーザーＡによって文書情報の利用が許可されている利用許可ユーザーを示す許可ユーザー情報を管理する。許可ユーザー情報は、例えば、所有ユーザーＡの文書情報の文書ＩＤに対応付けて、利用許可ユーザーＢを識別する許可ユーザーＩＤ及びパスワード等を登録したものであり、記憶部２４に記憶される。許可ユーザー情報は、例えば、所有ユーザーＡが文書ボックス２４１へ文書情報を記憶する際に操作表示パネル２０を通じて設定される。

属性情報管理部２５５は、属性情報管理機能を実現し、所有ユーザーＡが所有する文書ボックス２４１内の文書情報毎に文書属性を管理する。文書属性は、文書情報を内容に応じて分類するための種別等であり、本実施例では、例えば、「業界」、「環境」、「省エネ」等である。

「業界」は、特定の業界のトレンドに関する情報を多く含む文書情報に付され、「環境」は、環境問題に関する情報を多く含む文書情報に付され、「省エネ」は、省エネルギーに関する情報を多く含む文書情報に付される。

文書情報に対する文書属性の設定は、例えば、所有ユーザーＡが文書情報を文書ボックス２４１内に記憶する際に、手動で又は自動で行うことが可能である。

手動での設定は、文書情報に所有ユーザーＡが操作表示パネル２０を通じて文書情報に対する文書属性を入力する。自動での設定としては、記憶対象の文書情報からＯＣＲ等の文字認識技術を用いてキーワードを抽出し、抽出したキーワードに基づく文書属性を特定して文書情報に関連付けて記憶する。

優先順位管理部２５６は、優先順位管理機能を実現し、文書ボックス２４１内の文書情報に割り当てられて、文書情報を利用許可ユーザーＢに推奨文書情報として提供する際の優先順位を示す優先順位情報を管理する。

本実施例の優先順位情報は、属性情報管理部２５５が管理している「業界」、「環境」、「省エネ」等の文書属性に対して、順に「１」「２」「３」が割り当てられた優先順位を示す（図１参照）。なお、この場合の優先順位は、「１」が最も高い優先順位となる。優先順位の割り当ては、事前に所有ユーザーＡが操作表示パネル２０を通じて行うことができる。

アクセス情報通知部２５７は、アクセス情報通知機能を実現し、文書ボックス２４１に記憶される文書情報（推奨文書情報）にアクセスして利用するためのアクセス情報を、利用許可ユーザーＢに対して通知する。アクセス情報の通知は、優先順位管理部２５６が管理する推奨文書情報の優先順位に従って行われる。

アクセス情報は、文書ボックス２４１内の推奨文書情報へのリンク情報、例えば文書ＩＤや記憶場所情報等とすることができる。ただし、アクセス情報は、利用許可ユーザーＢに推奨文書情報をアクセスして利用することができるものであればよく、推奨文書情報に付された名称等とすることも可能である。

本実施例のアクセス情報は、図１のように、アクセス情報通知部２５７が優先順位の高い方から並べたアクセス情報リスト３３０を生成し、生成したアクセス情報リスト３３０が利用許可ユーザーＢにネットワーク５を介して通知される。

通知のタイミングは、例えば、文書処理部２５２が文書ボックス２４１内の推奨文書情報の処理を実行したときである。具体的には、図１のように、文書処理部２５２での推奨文書情報に対する処理が実行されたときに、操作表示パネル２０上に受付画面２０１を表示して、アクセス情報リスト３３０の利用許可ユーザーＢへの通知設定を受け付ける。なお、図１の例では、推奨文書情報の処理内容等を利用許可ユーザーＢと共有する旨の共有設定として示している。

共有設定（通知設定）が付けられた場合は、上述のとおり、アクセス情報通知部２５７がアクセス情報リスト３３０を利用許可ユーザーＢに通知することになる。
［情報処理装置の構成］
図３は、図１の文書管理システム１に用いられる情報処理端末３を示すブロック図である。

情報処理端末３は、パーソナルコンピューター等の情報処理装置であり、ネットワークインターフェイス３１、操作部３２、表示部３３、記憶部３４、制御部３５等を備えている。

ネットワークインターフェイス３１は、画像形成装置２を含む外部装置に対してネットワーク５を通じたデータの送受信を行う。

操作部３２は、マウスやキーボード等を有し、各種の情報を入力する入力装置である。

表示部３３は、液晶表示装置等のモニター装置であり、アクセス情報リスト３３０等、種々の情報を表示する。

制御部３５は、ＣＰＵ等の演算装置を有し、プログラムを実行することで各種の処理や制御を行う。記憶部３４は、プログラムを記憶するＲＯＭ、作業領域としてのＲＡＭ、補助記憶装置としてのＨＤＤ等を有する。

本実施例の情報処理端末３では、制御部３５が記憶部３４内のプログラムを実行することにより、アクセス情報取得部３５１、閲覧処理部３５３として動作する。

アクセス情報取得部３５１は、アクセス情報取得機能を実現し、画像形成装置２のアクセス情報通知部２５７からのアクセス情報リスト３３０をネットワーク５を介して受信により取得する。取得したアクセス情報リスト３３０は、表示部３３上に表示される。表示部３３上では、アクセス情報リスト３３０内の各アクセス情報が選択可能となっている。

閲覧処理部３５３は、閲覧処理機能を実現し、利用許可ユーザーＢが文書ボックス２４１内の文書情報の閲覧要求をネットワーク５を介して画像形成装置２に対して送信する。

閲覧要求は、通知されたアクセス情報リスト３３０に対する応答としての通知応答閲覧要求と、アクセス情報リスト３３０を介さない通常閲覧要求とがある。

通知応答閲覧要求は、表示部３３に表示されたアクセス情報リスト３３０中のアクセス情報の選択を利用許可ユーザーＢから受け付け、選択されたアクセス情報に対応して生成される文書情報の閲覧要求である。

通知応答閲覧要求には、利用許可ユーザーＢのユーザーＩＤ及び通知応答情報が含まれる。通知応答情報は、アクセス情報リスト３３０中のアクセス情報の選択による閲覧要求であることを示す情報である。

画像形成装置２側では、通知応答閲覧要求を受信すると、アクセス管理部２５１が通知応答閲覧要求の通知応答情報を認識して、利用許可ユーザーＢのユーザーＩＤに対応するパスワードを記憶部２４から取得する。そして、アクセス管理部２５１は、取得したパスワードを用い、閲覧要求された文書情報への利用許可ユーザーＢのアクセスを許可とする。これにより、通知応答閲覧要求の場合は、認証情報の入力を行わずに、文書情報へのアクセスが可能となる。

通常閲覧要求としては、利用許可ユーザーＢがＷＥＢブラウザ等を通じて、ユーザーＩＤ及びパスワードの認証情報を入力して文書ボックス２４１の文書情報に対する閲覧要求を行う。

画像形成装置２側では、通常閲覧要求を受信すると、アクセス管理部２５１が利用許可ユーザーＢに対して通常閲覧要求のユーザーＩＤ及びパスワードと記憶部２４内のユーザーＩＤ及びパスワードとを照合してユーザー認証し、文書情報への利用許可ユーザーＢのアクセスを許可する。
［アクセス情報通知処理］
図４は、本実施例に係る文書管理システムのアクセス情報通知処理を示すフローチャートである。

本実施例のアクセス情報通知処理は、画像形成装置２での処理として行われ、まずステップＳ１において、「所有ユーザーのログイン受け付け」が行われる。

すなわち、アクセス管理部２５１は、画像形成装置２の操作表示パネル２０上での所有ユーザーＡによるユーザーＩＤ及びパスワードの認証情報の入力を受け付け、ユーザー認証を通じて所有ユーザーＡのログインを許可する。こうしてステップＳ１が完了すると、ステップＳ２に移行する。

ステップＳ２では、「所有ユーザーの指示に基づく文書操作の実行」が行われる。すなわち、文書処理部２５２は、操作表示パネル２０上で所有ユーザーＡによる文書情報に関する操作を受け付けて、文書情報に対する操作（処理）を実行する。こうしてステップＳ２が完了し、ステップＳ３に移行する。

ステップＳ３では、「共有する？」が行われる。すなわち、アクセス情報通知部２５７は、まず、ステップＳ２での文書情報の操作の終了に応じて、操作表示パネル２０上に受付画面２０１（図１参照）をポップアップ等によって表示する。次いで、アクセス情報通知部２５７は、受付画面２０１上で、「共有する」旨が選択されたか否か否かを判断する。

「共有する」旨が選択された場合は、ステップＳ４に移行し（ＹＥＳ）、「共有する」旨が指示されなかった場合は、処理を終了する。処理の終了は、例えば、受付画面２０１の表示後に特定時間が経過した場合のタイムアウト等をトリガーとすることができる。

ステップＳ４では、「所有ユーザーが所有する文書情報の属性の特定」が行われる。すなわち、アクセス情報通知部２５７は、まず、所有ユーザーＡが所有する文書ボックス２４１内から利用許可ユーザーＢに許可されている全ての文書情報（推奨文書情報）の文書属性を特定する。文書情報の特定は、属性情報管理部２５５により管理される属性情報に基づいて行うことができる。こうしてステップＳ４が完了すると、ステップＳ５に移行する。

ステップＳ５では、「提供優先順位の特定」が行われる。すなわち、アクセス情報通知部２５７は、優先順位管理部２５６により管理されている優先順位情報に基づき、推奨文書情報の優先順位を特定する。

具体的には、文書属性に優先順位が割り当てられているから、推奨文書情報は、その文書属性に割り当てられた優先順位が特定される。こうしてステップＳ５が完了すると、ステップＳ６に移行する。

ステップＳ６では、「アクセス情報リストの生成」が行われる。すなわち、アクセス情報通知部２５７は、優先順位が特定された推奨文書情報へのアクセス情報を、優先順位の高い方から順に並べたアクセス情報リスト３３０を生成する。

本実施例では、文書属性が「業界」である推奨文書情報のアクセス情報が最も上位に位置させてアクセス情報リスト３３０上に配列させる。次いで、文書属性が「環境」である推奨文書情報のアクセス情報が位置し、次いで、文書属性が「省エネ」である文書情報のアクセス情報が位置する。こうしてステップＳ６が完了すると、ステップＳ７に移行する。

ステップＳ７では、「アクセス情報リストの通知」が行われる。すなわち、アクセス情報通知部２５７は、ステップＳ６で生成したアクセス情報リスト３３０を、利用許可ユーザーＢの情報処理端末３に通知する。こうしてステップＳ７が完了すると、図４のアクセス情報通知処理が終了する。
［文書閲覧処理］
図５は、本発明の実施例１に係る文書閲覧処理を示すフローチャートである。

本実施例の文書閲覧処理は、情報処理端末３が画像形成装置２から通知されるアクセス情報リスト３３０を受信することにより開始される。

まず、ステップＳ２１では、「アクセス情報リストの取得」が行われる。すなわち、情報処理端末３のアクセス情報取得部３５１は、画像形成装置２から通知されたアクセス情報リスト３３０を受信により取得する。こうしてステップＳ２１が完了すると、ステップＳ２２に移行する。

ステップＳ２２では、「アクセス情報リストの表示」が行われる。すなわち、アクセス情報取得部３５１は、ステップＳ２１で取得したアクセス情報リスト３３０に基づき、アクセス情報リスト３３０を表示部３３上に表示する。

これにより、利用許可ユーザーＢは、所有ユーザーＡの推奨文書情報へのアクセス情報を、優先順位に従って高い方から順に配列された状態で表示部３３上で確認することが可能となる。こうしてステップＳ２２が完了すると、ステップＳ２３に移行する。

ステップＳ２３では、「アクセス情報の選択受け付け」が行われる。すなわち、情報処理端末３の閲覧処理部３５３は、利用許可ユーザーＢによるアクセス情報リスト３３０中のアクセス情報の選択操作を受け付ける。こうしてステップＳ２３が完了すると、ステップＳ２４に移行する。

ステップＳ２４では、「文書情報の閲覧要求の送出」が行われる。すなわち、閲覧処理部３５３は、ステップＳ２３で利用許可ユーザーＢにより選択されたアクセス情報に対応する文書情報の通知応答閲覧要求を画像形成装置２に対して送信する。

通知応答閲覧要求には、上述のとおり利用許可ユーザーＢのユーザーＩＤと、通知応答情報とが含められる。こうしてステップＳ２４が完了すると、ステップＳ２５に移行する。

ステップＳ２５では、「文書情報へのアクセス許可」が行われる。すなわち、画像形成装置２では、情報処理端末３からの通知応答閲覧要求を受信し、要求された文書情報へのアクセスを許可する。

アクセスを許可する際には、上述のとおり、アクセス管理部２５１が通知応答閲覧要求の通知応答情報を認識して利用許可ユーザーＢのユーザーＩＤに対応するパスワードを記憶部２４から取得する。そして、アクセス管理部２５１は、取得したパスワードを用い、閲覧要求された文書情報への利用許可ユーザーＢのアクセスを可能とする。こうしてステップＳ２５が完了して、ステップＳ２６へ移行する。

ステップＳ２６では、「文書情報の表示」が行われる。すなわち、情報処理端末３の閲覧処理部３５３は、ステップＳ２５でのアクセスの許可に応じて、文書ボックス２４１内の文書情報にアクセスして、表示部３３上に文書情報を表示させる。
［実施例１の効果］
本実施例は、複数のユーザーで共有される複数の文書情報を記憶する文書ボックス２４１と、文書情報毎に割り当てられた優先順位を管理する優先順位管理部２５６と、文書情報の所有ユーザーに利用が許可された利用許可ユーザーを管理する許可ユーザー情報管理部２５４と、文書ボックス２４１の文書情報にアクセスして利用するためのアクセス情報を、許可ユーザー情報管理部２５４が管理する利用許可ユーザーＢに対して優先順位管理部２５６が管理する優先順位に従って通知するアクセス情報通知部２５７とを備える。

従って、本実施例では、文書情報の所有ユーザーＡが利用許可ユーザーＢに対して利用させることを望む推奨文書情報を、優先順位に従って通知したアクセス情報を通じて適切に提供することができる。

すなわち、利用許可ユーザーＢは、通知されたアクセス情報によって所有ユーザーＡが優先的に利用させることを望む推奨文書情報に対する意図（推奨意図）を認識することができ、その推奨意図に応じて推奨文書情報を利用することが可能となる。

また、アクセス情報通知部２５７は、アクセス情報を優先順位の高い方から並べたアクセス情報リスト３３０を生成し、生成したアクセス情報リスト３３０を利用許可ユーザーＢに通知する。

従って、本実施例では、容易且つ確実に所有ユーザーＡの推奨意図を利用許可ユーザーＢに認識させることができ、より適切に利用許可ユーザーＢに推奨文書情報を提供することができる。

また、本実施例では、アクセス情報通知部２５７が所有ユーザーＡによる文書情報の記憶時又は利用時にアクセス情報の通知を行う。

従って、本実施例では、所有ユーザーＡが所有する文書情報数や文書情報内容が変化する毎に、変化後の文書情報に対して利用許可ユーザーＢがアクセスする機会を与えることができる。

また、本実施例では、文書ボックス２４１内の文書情報の属性を管理する属性情報管理部２５５を備え、優先順位情報が属性に対する優先順位を示す。

従って、本実施例では、利用許可ユーザーＢは、通知されたアクセス情報の優先順位に応じ、より容易且つ確実に所有ユーザーＡの推奨意図を認識することができる。

また、本実施例では、認証情報の入力が要求されるユーザー認証を通じて利用許可ユーザーＢの文書情報へのアクセスを許可するアクセス管理部２５１と、通知されたアクセス情報に対する利用許可ユーザーＢからの選択を受け付け、選択されたアクセス情報に対応する文書情報の通知応答閲覧要求を行う閲覧処理部３５３とを備え、アクセス管理部２５１が、通知応答閲覧要求に応じ、認証情報の入力を要求せずに利用許可ユーザーＢの文書情報へのアクセスを許可する。

従って、利用許可ユーザーＢは、表示されたアクセス情報リスト３３０中から何れかのアクセス情報を選択するだけで、ユーザーＩＤやパスワード等の認証情報を使用せずに、選択されたアクセス情報に対応する文書情報を閲覧可能になる。

本実施例では、通知応答閲覧要求が利用許可ユーザーＢを識別するユーザーＩＤを含み、アクセス管理部２５１が、ユーザー認証に用いるユーザーＩＤ及びパスワードを認証情報として管理し、通知応答閲覧要求に応じてこの閲覧要求に含まれるユーザーＩＤに対応するパスワードを取得し、取得したパスワードを用いて閲覧要求された文書情報へのアクセスを許可する。

従って、本実施例では、通知応答閲覧要求の場合でも、通常の文書ボックス２４１内の文書情報へのアクセス時と同様の認証処理を行うことができ、システム構成を簡素化することができる。

図６は、本発明の実施例２に係る文書管理システムを示す概念図である。なお、本実施例は、実施例１と基本構成が共通するため、対応する部分については、同符号を付して重複した説明を省略する。

本実施例の文書管理システム１は、実施例１に対し、外部記憶部としてのＷＥＢサーバー４を追加し、文書ボックス２４１に加えてＷＥＢサーバー４にも文書情報を記憶可能としている。

このため、本実施例の画像形成装置２の文書処理部２５２（図２参照）は、文書情報に関する操作として、例えばSharepoint（登録商標）等を利用したＷＥＢサーバー４への文書情報の記憶が可能となっている。

これに応じ、文書管理部２５３（図２参照）は、ＷＥＢサーバー４に記憶された文書情報に関し、文書ＩＤや記憶場所を示す記憶場所情報のＵＲＬ等のアクセス情報を記憶し管理する。

アクセス情報を利用許可ユーザーＢに通知する際は、アクセス情報通知部２５７（図２参照）が、文書ボックス２４１及びＷＥＢサーバー４の双方に記憶される文書情報（推奨文書情報）へのアクセス情報からアクセス情報リスト３３０を生成することになる。

情報処理端末３側では、受信したアクセス情報リスト３３０により、実施例１と同様に文書ボックス２４１の文書情報へアクセスできる他、ＷＥＢサーバー４の文書情報へのアクセスも可能となる。

ＷＥＢサーバー４の文書情報へのアクセス時は、通知応答閲覧要求を画像形成装置２で受信すると、アクセス管理部２５１（図２参照）が通知応答閲覧要求であることを認識した後、文書情報の閲覧要求、ユーザーＩＤ、及びユーザーＩＤに対応して記憶しているパスワードをＷＥＢサーバー４に通知する。

ＷＥＢサーバー４では、受信した文書情報の閲覧要求、ユーザーＩＤ、及びパスワードに基づいて利用許可ユーザーＢを文書情報にアクセスさせる。

これにより、情報処理端末３では、アクセスした文書情報に関する画面３３１を表示することができる。なお、図６においては、画面３３１を便宜上、ＷＥＢサーバー４上に表示している。

従って、本実施例では、実施例１と同様の作用効果を奏することができる。加えて、文書情報がＷＥＢサーバー４上に存在する場合にも、利用許可ユーザーＢに対して利用させることを望む推奨文書情報を、優先順位に従って通知したアクセス情報を通じて適切に提供することができる。
［その他］
実施例１及び２では、優先順位情報に応じて全ての推奨文書情報のアクセス情報を利用許可ユーザーＢに通知していたが、通知対象となる優先順位の下限を優先レベルとして設定しておき、優先レベルを上回る優先順位のアクセス情報のみを利用許可ユーザーＢに通知してもよい。

また、実施例１，２の画像形成装置２に代えて、文書サーバー等を設けることも可能である。

１ 文書管理システム
２ 画像形成装置
２５１ アクセス管理部
２５２ 文書処理部
２５３ 文書管理部
２５４ 許可ユーザー情報管理部
２５５ 属性情報管理部
２５６ 優先順位管理部
２５７ アクセス情報通知部
３，３−１，３−２ 情報処理端末
３５１ アクセス情報取得部
３５３ 閲覧処理部
４ ＷＥＢサーバー

Claims (7)

1. 複数のユーザーで共有される複数の文書情報を記憶する文書情報記憶部と、
   前記文書情報毎に割り当てられた優先順位情報を管理する優先順位管理部と、
   前記文書情報の所有ユーザーに利用が許可された利用許可ユーザーを管理する許可ユーザー情報管理部と、
   前記文書情報記憶部の文書情報にアクセスして利用するためのアクセス情報を、前記許可ユーザー情報管理部が管理する利用許可ユーザーに対して前記優先順位管理部が管理する前記優先順位情報に従って通知するアクセス情報通知部と、
   前記文書情報記憶部内の文書情報の属性を管理する属性情報管理部と、
   を備え、
   前記優先順位情報は、前記属性に対して割り当てられた優先順位を示し、
   前記属性は、前記文書情報を内容に応じて分類するための種別であって、前記文書情報毎に設定される、
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 請求項１記載の文書管理システムであって、
   前記アクセス情報通知部は、前記文書情報の前記属性に割り当てられた前記優先順位情報に基づいて、前記文書情報の優先順位を特定し、前記アクセス情報を前記特定された優先順位の高い方から並べたアクセス情報リストを生成し、生成したアクセス情報リストを前記利用許可ユーザーに通知する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
3. 請求項１又は２記載の文書管理システムであって、
   前記アクセス情報通知部は、前記所有ユーザーによる前記文書情報の記憶時又は利用時に前記アクセス情報の通知を行う、
   ことを特徴とする文書管理システム。
4. 請求項１〜３の何れか一項に記載の文書管理システムであって、
   入力操作を受け付ける操作表示パネルを備え、
   前記優先順位は、前記所有ユーザーにより前記操作表示パネルを通じて割り当てられる、
   ことを特徴とする文書管理システム。
5. 請求項１〜４の何れか一項に記載の文書管理システムであって、
   認証情報の入力が要求される認証を通じて前記利用許可ユーザーの文書情報へのアクセスを許可するアクセス管理部と、
   前記通知されたアクセス情報に対する前記利用許可ユーザーからの選択を受け付け、前記選択されたアクセス情報に対応する文書情報の閲覧要求を行う閲覧処理部とを備え、
   前記アクセス管理部は、前記閲覧要求に応じ、前記認証情報の入力を要求せずに前記利用許可ユーザーの前記文書情報へのアクセスを許可する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
6. 請求項５記載の文書管理システムであって、
   前記閲覧要求は、前記利用許可ユーザーを識別するユーザー識別情報を含み、
   前記アクセス管理部は、前記認証に用いるユーザー識別情報及びパスワードを管理し、
   前記閲覧要求に応じて前記閲覧要求に含まれるユーザー識別情報に対応するパスワードを取得し、前記取得したパスワードを用いて前記閲覧要求された文書情報へのアクセスを許可する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
7. 複数のユーザーで共有される複数の文書情報を記憶する文書情報記憶機能と、
   前記文書情報毎に割り当てられた優先順位情報を管理する優先順位管理機能と、
   前記文書情報の所有ユーザーに利用が許可された利用許可ユーザーを管理する許可ユーザー情報管理機能と、
   前記文書情報記憶機能の文書情報にアクセスして利用するためのアクセス情報を、前記許可ユーザー情報管理機能が管理する利用許可ユーザーに対して前記優先順位管理機能が管理する前記優先順位情報に従って通知するアクセス情報通知機能と、
   前記文書情報記憶部内の文書情報の属性を管理する属性情報管理機能と、
   をコンピューターに実現させ、
   前記優先順位情報は、前記属性に対して割り当てられた優先順位を示し、
   前記属性は、前記文書情報を内容に応じて分類するための種別であって、前記文書情報毎に設定される、
   ことを特徴とする文書管理プログラム。