JP2005096381A - 印刷装置、印刷システム、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】印刷などの処理を従来よりも効率的に実行できるようにする。
【解決手段】複合機１に、ユーザの印刷データ７１をアクセス権を示す設定情報７２とともに受信する印刷データ受信部１０１と、受信された印刷データ７１に基づいて印刷を行う印刷処理部１０３と、その印刷データ７１を設定情報７２と対応付けて記憶する印刷データ記憶部１０５と、印刷データ記憶部１０５に記憶される印刷データ７１のうちユーザが利用したい印刷データ７１の指定情報およびそのユーザのユーザ名を入力するユーザ入力部１０９と、入力されたユーザ名のユーザが、利用したい印刷データ７１のアクセス権を有するか否かの判別をその印刷データ７１に対応する設定情報７２に基づいて行うアクセス可否判別部１０４と、アクセス権を有すると判別された場合はその印刷データ７１の使用を許可し、そうでない場合はその印刷データ７１の使用を拒否する、印刷制御部１０２と、を設ける。
【選択図】図３

Description

本発明は、ネットワークを利用した印刷システムおよび印刷装置に関する。

従来より、ネットワーク上の複数の装置間でハードウェアまたはデータなどのリソースを共用するためのシステムが幾つか提案されている。

例えば、特許文献１に記載されるシステムによると、ユーザは、クライアントよりネットワークを介してネットワークプリンタに接続し、印刷を行うことができる。この際に、発生した印刷ジョブの操作を他のクライアントより行うこともできる。

特許文献２に記載されるシステムによると、ユーザは、自分の文書を文書データベースに登録しておくことができる。さらに、その文書を、所定のアクセス権を有する他のユーザに対して使用させることができる。

特許文献３に記載されるシステムは、サーバおよびプリンタなどがネットワークによって接続されており、サーバにはユーザごとの専用データベースが設けられている。ユーザは、自分のプリンタにおいて、サーバ上の自分の専用データベースに格納されているデータを使用することができる。

このように、ネットワーク上の複数の装置によって、１台の印刷装置（プリンタ）を共用し、サーバを自分のデータの記憶手段として使用し、または複数のユーザでデータを共用することが提案されている。これにより、各ユーザは共用のデータを共用の印刷装置によって印刷することができ、システムの資源の節約が図られる。

しかし、同じデータについて印刷要求があった場合は、印刷システムにおいて何度も同じ処理を行わなければならない。そこで、より効率的に印刷などの処理が行われることが望まれる。
特開２０００−８９９２４号公報 特開２００１−２２２５２５号公報 特開２００１−３４４３０号公報

本発明は、このような問題点に鑑み、印刷などの処理を従来よりも効率的に実行できるようにすることを目的とする。

本発明に係る印刷装置は、ユーザの印刷データを、当該印刷データのアクセス権を示すアクセス権情報とともに受信する印刷データ受信手段と、受信された印刷データに基づいて印刷を行う印刷手段と、印刷に用いられた印刷データを、当該印刷データとともに受信された前記アクセス権情報と対応付けて記憶する印刷データ記憶手段と、前記印刷データ記憶手段に記憶されている印刷データのうちのユーザが利用したい印刷データの指定情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを入力する入力手段と、入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザが、当該ユーザ識別情報とともに入力された前記指定情報に係る印刷データのアクセス権を有するか否かの判別を、当該印刷データに対応する前記アクセス権情報に基づいて行う、アクセス権判別手段と、ユーザが印刷データのアクセス権を有すると前記アクセス権判別手段によって判別された場合は、当該ユーザによる当該印刷データの使用を許可し、そうでない場合は当該ユーザによる当該印刷データの使用を拒否する、印刷データ管理手段と、を有してなることを特徴とする。

好ましくは、ユーザがいずれの集団に所属するのかを示す所属情報をサーバより受信する所属情報受信手段を有し、前記アクセス権情報には、前記集団に対して与えられたアクセス権が示されており、前記アクセス権判別手段は、前記入力手段によって入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザの、前記所属情報受信手段によって受信された前記所属情報に基づいて、前記判別を行う。

または、ユーザがいずれの集団に所属するのかを示す所属情報を記憶する所属情報記憶手段を有し、前記アクセス権情報には、前記集団に対して与えられたアクセス権が示されており、前記アクセス権判別手段は、前記入力手段によって入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザの、前記所属情報記憶手段に記憶されている前記所属情報に基づいて、前記判別を行う。

本発明によると、印刷などの処理を従来よりも効率的に実行することができる。請求項２ないし請求項４の発明によると、印刷データへのアクセスの可否の判断を一層効率的に行うことができる。

図１は本発明に係る印刷システム１００の全体の構成の例を示す図、図２は複合機１のハードウェア構成の例を示す図、図３は複合機１およびディレクトリサーバ２の機能的構成の例を示す図、図４はユーザ情報データベースＤＢ１の例を示す図、図５はアクセス権ＩＤとアクセス権の内容との対応関係を示す図、図６は印刷データ７１に設定された設定情報７２の例を示す図、図７は印刷データ選択画面ＨＧ１の例を示す図である。

図１に示すように、本発明に係る印刷システム１００は、複合機１、ディレクトリサーバ２、端末装置３、および通信回線４などによって構成される。複合機１、ディレクトリサーバ２、および端末装置３は、通信回線４を介して互いに接続可能である。通信回線４として、インターネット、イントラネット、公衆回線、または専用線などが用いられる。通信プロトコルとして、ＴＣＰ／ＩＰ、ＦＴＰ、ＨＴＴＰ、またはＩＰＰ（Internet Printing Protocol）などが用いられる。

複合機１は、複写機、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した装置であり、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。この複合機１は、図２に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、制御用回路１ｃ、通信装置１ｄ、不揮発性メモリ１ｅ、磁気記憶装置（ＨＤＤ）１ｆ、印刷装置１ｇ、スキャナ１ｈ、およびタッチパネル１ｊなどによって構成される。

制御用回路１ｃは、複合機１を構成するこれらの各部の制御を行うための回路である。通信装置１ｄは、ディレクトリサーバ２、端末装置３、または印刷システム１００の外部の装置とデータのやり取りを行うための装置である。

磁気記憶装置１ｆには、図３に示すような印刷データ受信部１０１、印刷制御部１０２、印刷処理部１０３、アクセス可否判別部１０４、印刷データ記憶部１０５、ユーザ情報取得部１０６、印刷データ送信部１０７、ユーザ認証部１０８、およびユーザ入力部１０９などの機能を実現するためのプログラムおよびデータがインストールされている。これらのプログラムまたはデータは必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。

不揮発性メモリ１ｅとして、読出し専用のＲＯＭまたは書換え可能なＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどが用いられる。磁気記憶装置１ｆに記憶されているプログラムまたはデータの一部または全部を不揮発性メモリ１ｅに記憶させるようにしてもよい。または、図３に示す機能の一部または全部を、プロセッサ（制御用回路１ｄ）によって実現するようにしてもよい。

ディレクトリサーバ２は、印刷システム１００内のリソースを使用するユーザに関する情報を管理する。ディレクトリサーバ２として、いわゆるＰＣサーバまたはＵＮＩＸ（登録商標）サーバなどが用いられる。ディレクトリサーバ２には、図３に示すようなユーザ情報記憶部２０１、ユーザ情報検索部２０２、およびユーザ情報送信部２０３などの機能を実現するためのオペレーティングシステム（ＯＳ）、プログラム、およびデータがインストールされている。

端末装置３として、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、またはＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などが用いられる。端末装置３には、オペレーティングシステムおよび複合機１を制御するためのドライバ（プリンタドライバ）などのプログラムおよびデータがインストールされている。

以下、図３に示す複合機１およびディレクトリサーバ２の各部および端末装置３の処理内容などについて説明する。

ディレクトリサーバ２のユーザ情報記憶部２０１は、ユーザ情報データベースＤＢ１を有している。ユーザ情報データベースＤＢ１には、図４に示すように、印刷システム１００を使用するユーザごとのユーザ名、パスワード、所属部署、所属グループ、および役職などを示すユーザ情報７３が格納されている。ユーザ名は、各ユーザを識別するための識別情報として用いられる。よって、ユーザ名には、他のユーザのものと重複しないように、ユーザごとにユニークなものが付けられる。

ユーザ情報検索部２０２は、複合機１のユーザ情報取得部１０６より要求されたユーザ情報７３などの情報をユーザ情報データベースＤＢ１などから検索する。ユーザ情報送信部２０３は、検索された情報を複合機１に送信する。

複合機１のユーザ認証部１０８は、その複合機１を使用しようとするユーザのユーザ認証を、次のような手順で行う。まず、ユーザは、複合機１のタッチパネル１ｊ（図２参照）または複合機１に接続された自分の端末装置３を操作して自分のユーザ名およびパスワードを入力し、複合機１へのログインを要求する。

すると、複合機１のユーザ認証部１０８は、ディレクトリサーバ２にアクセスし、ユーザ情報データベースＤＢ１（図４参照）の中に、入力されたユーザ名およびパスワードと同一のユーザ名およびパスワードを有するユーザ情報７３が存在するか否かを確認する。このようなユーザ情報７３が存在することが確認された場合は、そのユーザが正規なユーザであると認証し、そのユーザの複合機１へのログインを許可する。このようなユーザ情報７３が存在しない場合は、誤ったユーザであるものとみなし、ログインを拒否する。
〔ドキュメントの新規印刷および印刷データの保存〕
ログインすることができた端末装置３のユーザは、ワープロソフト、表計算ソフト、またはＣＧソフトなどのアプリケーションソフトを用いて作成したドキュメントまたはインターネットなどを介して外部のサーバなどから取得したドキュメントを、複合機１によって用紙に印刷することができる。係る印刷の処理は、次のような手順で行われる。

ユーザが端末装置３に対して印刷命令のコマンドを入力すると、端末装置３は、プリンタドライバによって、印刷対象のドキュメントのデータを複合機１に対応したプリント言語のデータである印刷データ７１に変換し、複合機１に送信する。

すると、複合機１の印刷データ受信部１０１はこの印刷データ７１を受信し、印刷制御部１０２はこの印刷データ７１に基づいて印刷ジョブを生成する。そして、印刷処理部１０３は、印刷制御部１０２からの指令に従ってこの印刷ジョブの処理すなわちドキュメントの印刷を行う。

また、ユーザは、印刷命令のコマンドを入力する際に、印刷データ７１をそのユーザの所有するデータとして複合機１に保存させておくように指定することができる。さらに、必要に応じて、保存させておく印刷データ７１についてアクセス権の設定（指定）を行うこともできる。本実施形態では、図５に示すように、５種類のアクセス権が用意されており、ユーザは、この中から１つを選択することによって、アクセス権を指定することができる。

印刷データ７１を複合機１に保存する旨の指定および必要なアクセス権の指定がなされた場合は、端末装置３は、その印刷データ７１とともに、そのユーザのユーザ名、保存する旨、および指定されたアクセス権を示す情報を設定情報７２として複合機１に送信する。設定情報７２の中のユーザ名およびアクセス権は、ＰＪＬ（Print Job Language）コマンドを用いてそれぞれ「ＳＥＴ ＰＪＬ ＵＳＥＲＮＡＭＥ＝ｕｓｅｒ−Ａ」および「ＳＥＴ ＰＪＬ ＫＥＹＷＯＲＤ＝１」のように記述される。

複合機１において、印刷データ７１とともに設定情報７２が受信された場合すなわち印刷データ７１を保存する旨の指定があった場合は、この印刷データ７１を印刷データ記憶部１０５に記憶させることによって保存する。この際に、印刷データ７１を識別するための印刷データ識別子（印刷データＩＤ）７１ａを発行し印刷データ７１と対応付けておく。設定情報７２は、印刷データ７１の属性情報として印刷データ７１と一体的に保存される。例えば、印刷データ７１をファイルとして保存しておく場合は、ファイル名が印刷データ識別子７１ａとなり、設定情報７２はそのファイルの属性情報として保存される。
〔複合機１に保存されているドキュメントの再利用〕
ユーザは、複合機１の印刷データ記憶部１０５に保存されている、自分または他のユーザの所有するドキュメントすなわち印刷データ７１を再利用することができる。例えば、印刷データ７１に基づいてドキュメントを印刷し、またはその印刷データ７１（ドキュメント）の内容を複合機１のタッチパネル１ｊ（図２参照）または自分の端末装置３に表示させることができる。印刷データ記憶部１０５に保存されている印刷データ７１（ドキュメント）の使用は、次のようにして行われる。

ユーザ入力部１０９は、ユーザが端末装置３またはタッチパネル１ｊに入力したユーザ名を取得する。ユーザ情報取得部１０６は、ディレクトリサーバ２にアクセスし、使用を希望するユーザのユーザ情報７３をユーザ情報データベースＤＢ１より取得する。アクセス可否判別部１０４は、取得されたユーザ情報７３およびユーザ認証部１０８に保存されている各印刷データ７１に対応する設定情報７２などに基づいて、そのユーザに対してアクセス権が与えられている印刷データ７１を判別する。

例えば、「ｕｓｅｒ−Ｂ」というユーザ名のユーザ（以下、「ユーザＢ」と記載する。）が複合機１にログインしたとする。また、印刷データ記憶部１０５には５つの印刷データ７１が保存されており、それぞれ、図６に示すように印刷データ識別子７１ａおよび設定情報７２が対応付けられているものとする。

この場合に、アクセス可否判別部１０４は、「Ｕｓｅｒ−Ｂ」のユーザ情報７３（図４参照）よりユーザＢの所属する部署（部）およびグループをチェックした後、印刷データ記憶部１０５に保存されている各印刷データ７１のアクセス権ＩＤを順にチェックする。

チェックした印刷データ７１のアクセス権ＩＤが「１」または「２」である場合は、さらにその印刷データ７１の所有者すなわちユーザ（ユーザ名）をチェックし、ユーザ情報データベースＤＢ１よりそのユーザのユーザ情報７３をユーザ情報取得部１０６に取得させる。そして、そのユーザとユーザＢとが同じ部の同じグループに属する場合は、その印刷データ７１のアクセス権がユーザＢに与えられていると判別する。そうでない場合はアクセス権が与えられていないと判別する。

印刷データ７１のアクセス権ＩＤが「３」または「４」である場合も、同様に、その印刷データ７１の所有者（ユーザ）をチェックし、そのユーザのユーザ情報７３を取得する。そして、そのユーザとユーザＢとが同じ部に属する場合は、その印刷データ７１のアクセス権がユーザＢに与えられていると判別する。そうでない場合はアクセス権が与えられていないと判別する。

印刷データ７１のアクセス権ＩＤが「５」である場合は、その印刷データ７１の所有者（ユーザ）をチェックし、ユーザＢ本人であればアクセス権が与えられていると判別する。ユーザＢ本人でなければ、アクセス権が与えられていないと判別する。

印刷データ７１のアクセス権ＩＤに何も設定がなされていない場合は、すべてのユーザアクセスがその印刷データ７１に自由にアクセスできる。よって、ユーザＢにアクセス権が与えられているものと判別する。

このようにして、複合機１にログインしたユーザにアクセス権が与えられている印刷データ７１とそうでない印刷データ７１とが判別される。アクセス権が与えられている印刷データ７１の印刷データ識別子７１ａは、図７に示すような印刷データ選択画面ＨＧ１として、ユーザＢの端末装置３または複合機１のタッチパネル１ｊに表示される。または、各印刷データ７１に基づいてサムネイル（見本用の小画像）を生成して表示するようにしてもよい。ユーザは、アクセス権が与えられていない印刷データ７１については、その存在を知ることはできない。

ユーザは、印刷データ選択画面ＨＧ１より、利用したい印刷データ７１に対応するデータ選択ボタンＢＮ１を選択し、さらに、その印刷データ７１の利用方法すなわち印刷または閲覧のいずれかの処理に対応する処理選択ボタンＢＮ２を選択する。選択された内容は、ユーザ入力部１０９によって複合機１に取得される。

すると、アクセス可否判別部１０４は、選択された印刷データ７１について、選択された処理を実行する権限をそのユーザが有しているか否かを、その印刷データ７１に設定されたアクセス権（設定情報７２）に基づいて判別する。

例えば、前に述べたユーザＢが「Ｐ２」のデータ選択ボタンＢＮ１および「印刷」の処理選択ボタンＢＮ２を選択した場合は、「Ｐ２」に対応する印刷データ７１のアクセス権ＩＤが「３」すなわち「閲覧のみを許可」であることから（図５参照）、印刷処理を実行することを拒否し、その旨をタッチパネル１ｊまたは端末装置３に表示する。「印刷」の代わりに「閲覧」の処理選択ボタンＢＮ２が選択された場合は、ユーザＢにその実行権限が与えられているので、印刷データ７１の閲覧処理を実行することを許可する。

印刷制御部１０２は、ユーザが選択した印刷データ７１について印刷処理を実行することが許可された場合に、その印刷データ７１に基づく印刷を行うための印刷ジョブを生成し、これを印刷処理部１０３に送る。印刷処理部１０３は、この印刷ジョブに基づいてドキュメントの印刷処理を実行する。

また、印刷制御部１０２は、ユーザが選択した印刷データ７１について閲覧処理を実行することが許可された場合は、その印刷データ７１をそのユーザの端末装置３に送信するように印刷データ送信部１０７を制御する。このとき、端末装置３は、その印刷データ７１に基づいてドキュメントの印刷イメージ（「印刷プレビュー」と呼ばれることもある。）を表示する。ただし、ユーザが端末装置３ではなく複合機１のタッチパネル１ｊを操作している場合は、印刷データ７１に基づいて画像形成を行い、これをタッチパネル１ｊに送信してドキュメントの印刷イメージを表示させる。

図８は印刷命令を行う際の端末装置３における処理の流れの例を説明するフローチャート、図９および図１０は複合機１における、端末装置３より受信した印刷データ７１に基づく印刷および保存の処理の流れの例を説明するフローチャート、図１１および図１２は保存データの利用の処理の流れの例を説明するフローチャートである。なお、図８〜図１２に示す各処理は、各装置の磁気記憶装置またはＲＯＭなどに格納されたプログラムをＣＰＵにより実行することによって実現される。

次に、印刷システム１００を構成する各装置の処理の手順について、フローチャートを参照して説明する。

図８において、端末装置３のユーザは、ドキュメントを複合機１によって印刷する準備として、まず、印刷を実行するための設定画面（ドライバ画面）を表示させる（＃１１）。ここで、ユーザは、印刷したいドキュメントを指定するとともに、そのドキュメントの印刷データ７１を複合機１に保存するか否かおよびその場合のアクセス権（ＰＪＬコマンドの「ＫＥＹＷＯＲＤ」）を必要に応じて指定する（＃１２）。

印刷データ７１を保存する旨および必要なアクセス権が指定された場合は（＃１３でＹｅｓ）、ドライバによってそのドキュメントのデータを印刷データ７１に変換して複合機１に対して印刷の実行の命令を行うとともに（＃１４）、ＰＪＬコマンドによってユーザ名およびキーワード（アクセス権ＩＤ）を記述して設定情報７２を生成する（＃１５）。そして、複合機１にログインの要求を行い（＃１６）、ログインできた場合は、印刷データ７１および設定情報７２を複合機１に送信する（＃１７）。ログインできなかった場合は、複合機１は、印刷の実行の命令を拒否する。または、複合機１は、印刷は行うが、印刷データ７１の保存は行わないようにする。

印刷データ７１を保存する旨が指定されなかった場合は（＃１３でＮｏ）、ドキュメントのデータを印刷データ７１に変換して複合機１に対して印刷実行の命令を行う（＃１８）。そして、その印刷データ７１を複合機１に送信する（＃１７）。この場合は、設定情報７２は送信されない。

図９および図１０において、複合機１は、端末装置３より印刷データ７１を受信すると（図９の＃２１）、これとともに送信されてきた設定情報７２を抽出する（＃２２）。設定情報７２が抽出されなかった場合は（＃２３でＮｏ）、印刷データ７１に基づいて印刷処理のみを実行する（図１０の＃３５）。

設定情報７２が抽出された場合は（図９の＃２３でＹｅｓ）、さらに、設定情報７２よりユーザ名を抽出する（＃２４）。つまり、印刷データ７１の所有者を抽出する。

ディレクトリサーバ２にアクセスし、抽出されたユーザ（ユーザ名）に対応するユーザ情報７３がユーザ情報データベースＤＢ１の中に格納されているか否かをチェックする（＃２５）。格納されている場合は（＃２５でＹｅｓ）、そのユーザ情報７３を送信するように要求する（＃２６）。格納されていない場合は（＃２５でＮｏ）、その複合機１の中に、ユーザ情報７３に相当する情報、すなわち、複合機１が単独に（ローカルに）使用する、そのユーザの認証用の情報があるか否かをチェックする（＃２７）。係る情報がある場合は（＃２７でＹｅｓ）、これを、ステップ＃２６で要求すべきユーザ情報７３の代わりに要求する。このようにして、そのユーザのユーザ情報７３またはこれに相当する情報が得られる（＃２８）。

そのユーザのユーザ情報７３およびこれに相当する情報のいずれも得られなかった場合は（＃２５でＮｏかつ＃２７でＮｏ）、そのユーザをゲストユーザであるとみなして、印刷データ７１に基づいて印刷の処理のみを実行する（図１０の＃３５）。または、実行権限がないものとみなして、印刷の実行を拒否するようにしてもよい。

ユーザ情報７３などが得られた場合は（＃２５でＹｅｓまたは＃２７でＹｅｓ）、その中にキーワードすなわちアクセス権ＩＤが設定されているか否かをチェックする（＃３１）。設定されている場合は（図１０の＃３１でＹｅｓ）、そのアクセス権ＩＤに応じたアクセス権の設定を行うことにより、後にその印刷データ７１に対するアクセス（利用）の要求があった場合の処理条件などを生成し（＃３２）、これを印刷データ７１と対応付け（＃３３）、印刷データ７１を所定の記憶領域（図３の印刷データ記憶部１０５）に保存する（＃３４）。そして、ステップ＃３２〜＃３４の処理と前後してまたは並行して、印刷データ７１に基づいてドキュメントの印刷の処理を行う（＃３５）。

上記の各処理の結果、端末装置３より受信した印刷データ７１が複合機１に保存された場合は（＃３６でＹｅｓ）、各ユーザは、次に説明する図１１および図１２に示すような手順によって、これらの印刷データ７１を再利用することができる（＃３７）。

複合機１に保存されている印刷データ７１を使いたいユーザは、自分の端末装置３または複合機１のタッチパネル１ｊ（図２参照）を操作して複合機１へのログインを要求する。複合機１は、そのユーザのユーザ認証を行い、正しいユーザであることが確認できればそのユーザのログインを認める（図１１の＃４１でＹｅｓ）。

複合機１は、ディレクトリサーバ２にアクセスし、ログインしたユーザのユーザ情報７３がユーザ情報データベースＤＢ１（図４参照）の中に格納されているか否かをチェックする（＃４２）。格納されている場合は（＃４２でＹｅｓ）、そのユーザ情報７３を送信するように要求する（＃４３）。格納されていない場合は（＃４２でＮｏ）、その複合機１の中に、ユーザ情報７３に相当する、ユーザ認証用の情報があるか否かをチェックする（＃４４）。係る情報がある場合は（＃４４でＹｅｓ）、これを、ステップ＃４３で要求すべきユーザ情報７３の代わりに要求する。このようにして、そのユーザのユーザ情報７３またはこれに相当する情報が得られる（＃４５）。

ユーザ情報７３およびこれに相当する情報のいずれも得られなかった場合は（＃４２でＮｏかつ＃４４でＮｏ）、そのユーザに対しては、保存されている印刷データ７１の使用が認められない。したがって、係る印刷データ７１を使用するためのボタンを非表示にした操作メニュー（以下、「通常操作メニュー」と記載する。）をタッチパネル１ｊまたは端末装置３に表示する（＃４６）。

図３の印刷データ記憶部１０５の中に印刷データ７１が保存されているか否かをチェックする（＃４７）。印刷データ７１が１つも保存されていない場合は（＃４７でＮｏ）、通常操作メニューを表示する（＃４６）。

印刷データ７１が保存されている場合は（＃４７でＹｅｓ）、これらの印刷データ７１の設定情報７２（図６参照）にアクセスし（＃４８）、共有可能なようにアクセス権が与えられている印刷データ７１があるか否かをチェックする（＃４９）。アクセス権が与えられている印刷データ７１が１つもない場合は（＃４９でＮｏ）、通常操作メニューを表示する（＃４６）。以下、共有可能なようにアクセス権が与えられている印刷データ７１を「共有印刷データ７１Ｋ」と記載する。

共有印刷データ７１Ｋがある場合は（＃４９でＹｅｓ）、これらの共有印刷データ７１Ｋを選択するための印刷データ選択画面ＨＧ１（図７参照）を生成して表示するための処理を、次のように行う。

変数ｍ、ｎを用意する。変数ｍには、ステップ＃４９でチェックされた共有印刷データ７１Ｋの個数がセットされる。変数ｎには、印刷データ選択画面ＨＧ１に表示するデータ選択ボタンＢＮ１の個数すなわちログインしたユーザが使用可能な共有印刷データ７１Ｋの個数がセットされる。ただし、ここでは、変数ｎはリセットして「０」にしておく（図１２の＃５１）。

ログインしたユーザのユーザ情報７３（図４参照）、各共有印刷データ７１Ｋの設定情報７２（図６参照）、および共有印刷データ７１Ｋを所有するユーザのユーザ情報７３を参照し比較することによって、各共有印刷データ７１Ｋについてのアクセス権がログインしたユーザに与えられているか否かを順に判別し、ログインしたユーザが使用可能な共有印刷データ７１Ｋの個数をカウントする（＃５２〜＃５５）。

カウントの結果、変数ｎが「０」である場合すなわち使用可能な共有印刷データ７１Ｋが１つもない場合は（＃５６でＹｅｓ）、通常操作メニューを表示する（＃４６）。この場合は、共有印刷データ７１Ｋを使用することができない。

変数ｎが「０」でない場合すなわち使用可能な共有印刷データ７１Ｋがある場合は（＃５６でＮｏ）、通常操作メニューにデータ操作ボタンを追加表示し、このデータ操作ボタンが押されたときに印刷データ選択画面ＨＧ１を表示する（＃５７〜＃５９）。

ここで、ユーザは、印刷データ選択画面ＨＧ１の中から使用したい共有印刷データ７１Ｋに対応するデータ選択ボタンＢＮ１および使用方法（処理方法）に対応する処理選択ボタンＢＮ２を選択する（＃６０）。すると、複合機１は、選択された共有印刷データ７１Ｋに基づいて、選択された処理を実行する（＃６１）。これにより、ドキュメントが用紙に印刷されまたはドキュメントの印刷イメージがタッチパネル１ｊまたは端末装置３に表示される。ログアウトせず操作を続ける場合は（＃６２でＮｏ）、図１１のステップ＃４２に戻って処理を繰り返す。

本実施形態によると、ユーザより依頼された印刷処理に係る印刷データを、必要に応じてアクセス権を設定して複合機に保存するので、印刷データを効率的に保存し、利用することができる。これにより、印刷システム全体として、印刷などの処理を従来よりも効率的に実行することができる。

本実施形態では、ユーザの所属する集団として、図４に「営業部第１グループ」などと示すように部およびグループを用いたが、課、係、または班などを用いてもよい。また、印刷システム１００を複数の会社で共用する場合は、会社名を用いてもよい。

本実施形態では、図４に示すユーザ情報データベースＤＢ１をディレクトリサーバ２に設けたが、複合機１に設けてもよい。印刷システム１００に複数の複合機１がある場合は、いずれかの複合機１にユーザ情報データベースＤＢ１を設け、これを共用するようにしてもよい。

さらに、本実施形態には、以下のような発明も含む。
（１） ＦＡＸ送信手段および印刷手段が設けられ、前記ＦＡＸ送信手段によってＦＡＸを送信しまたは前記印刷手段によって印刷を行うことによってドキュメントを出力する複合機であって、
ユーザの印刷データを、当該印刷データのアクセス権を示すアクセス権情報とともに受信する印刷データ受信手段と、
受信された印刷データに基づいて前記ＦＡＸ送信手段または前記印刷手段にドキュメントを出力させる出力制御手段と、
ドキュメントの出力のために用いられた印刷データを、当該印刷データとともに受信された前記アクセス権情報と対応付けて記憶する印刷データ記憶手段と、
前記印刷データ記憶手段に記憶されている印刷データのうちのユーザが利用したい印刷データの指定情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを入力する入力手段と、
入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザが、当該ユーザ識別情報とともに入力された前記指定情報に係る印刷データのアクセス権を有するか否かの判別を、当該印刷データに対応する前記アクセス権情報に基づいて行う、アクセス権判別手段と、
ユーザが印刷データのアクセス権を有すると前記アクセス権判別手段によって判別された場合は、当該ユーザによる当該印刷データの使用を許可し、そうでない場合は当該ユーザによる当該印刷データの使用を拒否する、印刷データ管理手段と、
を有してなることを特徴とする複合機。

上記（１）の発明は、例えば次のように実施される。ユーザの端末装置３から送信されてきた印刷データ７１に基づいて印刷を行うことによってドキュメントを出力する代わりに、ユーザが指定した相手にＦＡＸを送信することによってドキュメントを出力することができる。

ユーザは、端末装置３の印刷を実行するための設定画面（ドライバ画面）において、出力先としてＦＡＸの送信相手の電話番号を指定し、複合機１に対して印刷データ７１を送信することにより印刷命令（送信命令）を与える。

複合機１は、受信した印刷データ７１にＦＡＸの送信相手の電話番号が指定されている場合は、ドキュメントの印刷を行う代わりに、その電話番号にダイアルして印刷データ７１を送信する。送信した印刷データ７１は、印刷を行う場合と同様に、印刷データ記憶部１０５（図３参照）に格納しておき、再度使用することができる。

その他、印刷システム１００、複合機１、ディレクトリサーバ２、端末装置３の全体または各部の構成、判別のための条件、処理内容、処理順序などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

本発明は、特に、多数のユーザ同士でドキュメントを共用する環境において、印刷データを効率的に活用し、システム全体の処理負荷を軽減するために有用に用いられる。

本発明に係る印刷システムの全体の構成の例を示す図である。 複合機のハードウェア構成の例を示す図である。 複合機およびディレクトリサーバの機能的構成の例を示す図である。 ユーザ情報データベースの例を示す図である。 アクセス権ＩＤとアクセス権の内容との対応関係を示す図である。 印刷データに設定された設定情報の例を示す図である。 印刷データ選択画面の例を示す図である。 印刷命令を行う際の端末装置における処理の流れの例を説明するフローチャートである。 複合機における、端末装置より受信した印刷データに基づく印刷および保存の処理の流れの例を説明するフローチャートである。 複合機における、端末装置より受信した印刷データの処理の流れの例を説明するフローチャートである。 保存データの利用の処理の流れの例を説明するフローチャートである。 保存データの利用の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

符号の説明

１ 複合機（印刷装置）
２ ディレクトリサーバ
１００ 印刷システム
７１ 印刷データ
７２ 設定情報（ユーザ識別情報、アクセス権情報）
７３ ユーザ情報（所属情報）
１０１ 印刷データ受信部（印刷データ受信手段）
１０２ 印刷制御部（印刷データ管理手段）
１０３ 印刷処理部（印刷手段）
１０４ アクセス可否判別部（アクセス権判別手段）
１０５ 印刷データ記憶部（印刷データ記憶手段）
１０６ ユーザ情報取得部（所属情報受信手段）
１０９ ユーザ入力部（入力手段）
２０１ ユーザ情報記憶部（所属情報記憶手段）
２０３ ユーザ情報送信部（所属情報送信手段）

Claims (5)

1. ユーザの印刷データを、当該印刷データのアクセス権を示すアクセス権情報とともに受信する印刷データ受信手段と、
   受信された印刷データに基づいて印刷を行う印刷手段と、
   印刷に用いられた印刷データを、当該印刷データとともに受信された前記アクセス権情報と対応付けて記憶する印刷データ記憶手段と、
   前記印刷データ記憶手段に記憶されている印刷データのうちのユーザが利用したい印刷データの指定情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを入力する入力手段と、
   入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザが、当該ユーザ識別情報とともに入力された前記指定情報に係る印刷データのアクセス権を有するか否かの判別を、当該印刷データに対応する前記アクセス権情報に基づいて行う、アクセス権判別手段と、
   ユーザが印刷データのアクセス権を有すると前記アクセス権判別手段によって判別された場合は、当該ユーザによる当該印刷データの使用を許可し、そうでない場合は当該ユーザによる当該印刷データの使用を拒否する、印刷データ管理手段と、
   を有してなることを特徴とする印刷装置。
2. ユーザがいずれの集団に所属するのかを示す所属情報をサーバより受信する所属情報受信手段を有し、
   前記アクセス権情報には、前記集団に対して与えられたアクセス権が示されており、
   前記アクセス権判別手段は、前記入力手段によって入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザの、前記所属情報受信手段によって受信された前記所属情報に基づいて、前記判別を行う、
   請求項１記載の印刷装置。
3. ユーザがいずれの集団に所属するのかを示す所属情報を記憶する所属情報記憶手段を有し、
   前記アクセス権情報には、前記集団に対して与えられたアクセス権が示されており、
   前記アクセス権判別手段は、前記入力手段によって入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザの、前記所属情報記憶手段に記憶されている前記所属情報に基づいて、前記判別を行う、
   請求項１記載の印刷装置。
4. 印刷装置およびサーバによって構成される印刷システムであって、
   前記サーバには、
   ユーザがいずれの集団に所属するのかを示す所属情報を記憶する所属情報記憶手段と、
   前記印刷装置に前記所属情報を送信する所属情報送信手段と、が設けられ、
   前記印刷装置には、
   ユーザの印刷データを、当該印刷データの前記集団に対して与えられたアクセス権を示すアクセス権情報とともに受信する印刷データ受信手段と、
   受信された印刷データに基づいて印刷を行う印刷手段と、
   印刷に用いられた印刷データを、当該印刷データとともに受信された前記アクセス権情報と対応付けて記憶する印刷データ記憶手段と、
   前記印刷データ記憶手段に記憶されている印刷データのうちのユーザが利用したい印刷データの指定情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを入力する入力手段と、
   入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザの前記所属情報を前記サーバより受信する所属情報受信手段と、
   入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザが、当該ユーザ識別情報とともに入力された前記指定情報に係る印刷データのアクセス権を有するか否かの判別を、当該印刷データに対応する前記アクセス権情報および受信された当該ユーザの前記所属情報に基づいて行う、アクセス権判別手段と、
   ユーザが印刷データのアクセス権を有すると前記アクセス権判別手段によって判別された場合は、当該ユーザによる当該印刷データの使用を許可し、そうでない場合は当該ユーザによる当該印刷データの使用を拒否する、印刷データ管理手段と、が設けられ、
   てなることを特徴とする印刷システム。
5. 印刷データに基づいて印刷を行う印刷手段を制御するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
   ユーザの印刷データを、当該印刷データのアクセス権を示すアクセス権情報とともに受信する処理と、
   受信された印刷データに基づいて前記印刷手段に印刷処理を実行させるよう制御する処理と、
   印刷に用いられた印刷データを、当該印刷データとともに受信された前記アクセス権情報と対応付けて印刷データ記憶手段に記憶させる処理と、
   前記印刷データ記憶手段に記憶されている印刷データのうちのユーザが利用したい印刷データの指定情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを入力する処理と、
   入力された前記ユーザ識別情報に示されるユーザが、当該ユーザ識別情報とともに入力された前記指定情報に係る印刷データのアクセス権を有するか否かの判別を、当該印刷データに対応する前記アクセス権情報に基づいて行う処理と、
   ユーザが印刷データのアクセス権を有すると判別された場合は、当該ユーザによる当該印刷データの使用を許可し、そうでない場合は当該ユーザによる当該印刷データの使用を拒否する処理と、
   をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
   

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