JP5353143B2 - 電子文書管理システム及び電子文書管理装置、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子文書管理システム及び電子文書管理装置、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

昨今の情報技術の進展に伴い、コンピュータが広範に普及し、１人が１台以上のＰＣを使用することが一般的となっている。通常、コンピュータは、ユーザに対し多目的に活用することができるワークスペースを提供し、ユーザは、電子文書などのさまざまなコンピュータ・オブジェクトに対する編集やその他の操作を行なうことができる。ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）環境下では、コンピュータ・オブジェクトは、アイコンという形態でデスクトップ上に出現しており、ユーザはマウス・カーソルを用いてアイコンに操作を印加することで、コンピュータ・オブジェクトに対する所望の作業を直感的に指示することができる。

また、複数の場所に設置されたホスト同士がネットワークを介して接続されたネットワーク環境下では、各ユーザのワークスペース間を相互接続する手段が確立されている。したがって、ユーザは、各ワークスペースで特別な共有スペースを確保しなくても、自分のワークスペース内に電子文書などのコンピュータ・オブジェクトを配置するだけで、他のユーザと共有することが可能である。

このような共有ワークスペース・システムの中では、各ユーザのワークスペースにおいて、整理やデータ容量の確保のため電子文書を削除するという機会が度々ある。そして、多くの場合は、電子文書を所有するユーザは、所有権を有しない他のユーザへ事前の通知や了解なしに削除操作がなされる。

しかしながら、削除対象となった電子文書の中には、所有者以外の人にとって、有益な情報が残っていることも少なくない。このため、電子文書の所有者ユーザは、所有権を有しない他のユーザが当該電子文書を利用しているのかを判断できなかったり、当該電子文書を削除した後にこれを利用する他のユーザが困ったりするといった問題がある。さらに、例えば削除対象となる電子文書が仕様書や設計書を見ていて気づいたこと、注意すべきこと、ノウハウなどが記述されている電子文書である場合には、組織の知識を失ってしまう可能性がある。

図１４には、２つのワークスペース１、２が存在するシステムで電子文書が削除される結果として他のワークスペースから参照できなくなる様子を示している。ワークスペース１上では、仕様書や設計書などに相当する電子文書Ａと、これら仕様書又は設計書に関するノウハウなど電子文書Ａを利用するユーザにとって参考になる電子文書Ａ”が所有されている。他方、ワークスペース２上では、ユーザは電子文書Ａを利用するが所有権がないため、電子文書Ａを利用する際に参考になる電子文書Ａ”を、他の電子文書Ｂ並びにＣとともに所有されている。ここで、ワークスペース１側で電子文書Ａが削除されてしまうと、ワークスペース２側から電子文書Ａを参照することはもはやできなくなってしまう。

ワークスペースを具現化したデスクトップ画面上では、電子文書を始めとするコンピュータ・オブジェクトはアイコン化されており、ユーザは該当するアイコンのクリック操作によって電子文書へアクセスすることができる。また、特定の１人のユーザが所有する電子文書を共有ワークスペース上で共有し、他のユーザがこのような共有文書へアクセスする方法として、電子文書のコピーを自分のワークスペースにコピーしたり移動したりするのではなく、所有者ユーザが持つ電子文書へのショートカットを自分のデスクトップ若しくはワークスペースに設けるという方法が挙げられる。

しかしながら、ショートカット先となる電子文書がその所有者ユーザのワークスペース上で削除されてしまうと、ショートカット経由でその電子文書へアクセスできなくなってしまう。

例えば、ショートカットで参照されている文書が削除されるとき、削除されては困る利用者へその文書を転送するようにして、ショートカットで文書を参照している利用者が不利益を蒙らず、ショートカットの利便性を最大限に享受できるデータ管理システムについて提案がなされている（例えば、特許文献１を参照のこと）。

しかしながら、上記のデータ管理システムでは、他のユーザからの希望を待っている間に所有者ユーザが文書を削除してしまうという問題や、ショートカットを設定していないファイルには対応することができないという問題がある。

また、２段階でゴミ箱を作成し、第１段目のゴミ箱に入っている期間を猶予期間とし、再度削除指示があった場合に完全削除するというようにして、文書を完全削除した場合においても猶予期間内であればショートカットからは完全削除された文書を参照可能とする文書管理システムについて提案がなされている（例えば、特許文献２を参照のこと）。

しかしながら、上記の文書管理システムでは、他のユーザがゴミ箱を都度確認して自分の必要なデータあるか確認する必要があるため、ユーザ操作が面倒になってしまう。

特開２００２−５５８６０号公報 特開２００７−２７９９２２号公報

本発明の目的は、電子文書が削除されようとするときに、他のユーザにとって有益な電子文書を他のユーザが取得する機会の損失を避けることができる、優れた電子文書管理システム及び電子文書管理装置、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本願の請求項１に記載の発明は、各ユーザが所有する電子文書を管理する文書管理システムであって、
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力部と、
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得部と、
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定部と、
電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施部と、
を備える文書管理システムである。

そして、本願の請求項１に記載の文書管理システムでは、第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が削除要求部を通じて入力されたときに、属性情報取得部は、第１の電子文書の属性情報を取得するとともに第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、属性情報判定部は、第２のユーザが所有する電子文書の中から、第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、サービス実施部は、第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して第１の電子文書の削除に伴うサービスを実施するように構成されている。

本願の請求項２に記載の発明では、サービス実施部は、第２のユーザに対して、第１の電子文書が削除される旨を通知するというサービスを行なうようになっている。さらに、本願の請求項３に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、第２のユーザが第１の電子文書を取得する手段を提供する。一方、本願の請求項４に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、第１のユーザによる第１の電子文書の削除を許可する。

また、本願の請求項５に記載の発明は、サービス実施部は、第１のユーザが削除する第１の電子文書を文書管理フォルダに格納するとともに、第２のユーザに対して第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを行なうようになっている。さらに、本願の請求項６に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、第２のユーザが文書管理フォルダから第１の電子文書を取得する手段を提供する。一方、本願の請求項７に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、文書管理フォルダから第１の電子文書を削除する。

本願の請求項８に記載の発明では、サービス実施部は、第２のユーザに対し第１の電子文書が削除される旨を通知する方法として、第２のユーザのワークスペース内で第２の電子文書のサムネイルの近傍に第１の電子文書のサムネイルを配置するようにしている。

また、本願の請求項９に記載の発明は、サービス実施部は、第２のユーザに対し第１の電子文書が削除される旨を通知する方法として、第２のユーザのワークスペース内で第２の電子文書のサムネイルに対して前記第１の電子文書が削除される旨を表すアイコンを表示するようにしている。

また、本願の請求項１０に記載の発明は、各ユーザが所有する電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段と、
前記削除要求入力部を通じて削除要求された第１の電子文書の属性情報を取得する第１の属性情報取得手段と、
前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する第２の属性情報取得手段と、
前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出する対応電子文書抽出手段と、
前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して、前記第１の電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段と、
を具備することを特徴とする電子文書管理装置である。

また、本願の請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載の電子文書管理装置において、前記サービス実施手段は、前記第２のユーザに対して、前記第１の電子文書が削除される旨を通知するように構成されている。

また、本願の請求項１２に記載の発明は、請求項１０に記載の電子文書管理装置において、前記サービス実施手段は、各ユーザが取得可能となる状態で電子文書を管理する文書管理フォルダを備え、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するように構成されている。

また、本願の請求項１３に記載の発明は、各ユーザが所有する電子文書を管理するための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータを、
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段、
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得手段、
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定手段、 電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段、
として機能させ、
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求手段を通じて入力されたときに、前記属性情報取得手段は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定手段は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施手段は、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書の削除に伴うサービスを実施する、
ことを特徴とするコンピュータ・プログラムである。

本願の請求項１、１０、１３に記載の発明によれば、第１のユーザが第１の電子文書を削除しようとするときに、第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を特定するので、削除しようとしている第１の電子文書が第２の電子文書を所持する第２のユーザにとって有益であることを検知することができる。そして、第１の電子文書と同じ属性情報を有する第２の電子文書を所持する第２のユーザに対して、第１の電子文書の削除に伴うサービスが実施されるので、第２のユーザは、第１の電子文書の存在を知らなくても、自分にとって有益である文書の損失を防ぐことができる。また、第１の電子文書の削除に伴う第２のユーザへのサービスはシステムが自動的に行なうものであるから、第１の電子文書を削除する第１のユーザにとって操作は平易なものとなる。

また、本願の請求項２乃至４に記載の発明によれば、第１の電子文書の削除に伴って、第２のユーザにはサービス実施部から第１の電子文書が削除される旨が通知され、さらに、第２のユーザは必要に応じて第１の電子文書を取得することができるので、第２のユーザは、第１の電子文書の存在を知らなくても、自分にとって有益である第１の電子文書の損失を防ぐことができる。

また、本願の請求項５乃至７に記載の発明によれば、第１のユーザが削除する第１の電子文書が文書管理フォルダに格納され、さらに第２のユーザには必要に応じて文書管理フォルダから第１の電子文書を取得するための手段が与えられるので、第２のユーザは、第１の電子文書の存在を知らなくても、自分にとって有益である第１の電子文書の損失を防ぐことができる。

また、本願の請求項８、１１に記載の発明によれば、第２のユーザは、ワークスペース内において、第２の電子文書のサムネイルの近傍に配置された第１の電子文書のサムネイルによって、自分にとって有益となる電子文書が削除されようとしていることを認識することができる。

また、本願の請求項９、１２に記載の発明によれば、第２のユーザは、ワークスペース内において、第２の電子文書のサムネイルに対して表示された第１の電子文書のアイコンを通じて、自分にとって有益となる電子文書が削除されようとしていることを認識することができる。

以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について詳解する。

図１には、共有ワークスペースを構成するネットワーク・システムの構成を模式的に示している。

図示のように、サーバ並びに各ユーザのクライアント端末は、各拠点でネットワークに接続されている。また、ネットワーク上には電子文書データの印刷を行なうプリンタも設置されている。

ネットワークは、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）プロトコルに従って各ホストが相互接続されたネットワークであり、例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）セグメント、ルータ経由で複数のＬＡＮセグメントを相互接続したネットワーク、さらにはインターネットなどの広域ネットワークを含むものとする。

サーバ、クライアント端末、各プリンタは、例えば、ネットワーク・インターフェース・カード（ＮＩＣ）を介して、所定の通信プロトコルに従って、相互接続されており、データの相互交換を行なうことができる。

クライアント端末は、電子文書を所有する各ユーザが使用している。ユーザは、自分が所有する電子文書を処分する権限を持ち、クライアント端末上で電子文書の削除を指示することができる。

図２には、ホスト、若しくはクライアント端末として動作するコンピュータ１００の構成を示している。

ＣＰＵ１０１は、オペレーティング・システム（ＯＳ）が提供するプログラム実行環境下で、ＲＯＭ１０１やハード・ディスク・ドライブ１１１に格納されているプログラムを実行する。

ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１０２は、ＰＯＳＴ（Ｐｏｗｅｒ Ｏｎ Ｓｅｌｆ Ｔｅｓｔ）やＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）などのプログラム・コードを恒久的に格納する。ＲＡＭ１０３は、ＲＯＭ１０２やＨＤＤ１１１に格納されているプログラムをＣＰＵ１０１が実行する際にロードしたり、実行中のプログラムの作業データを一時的に保持したりするために使用される。これらはＣＰＵ１０１のローカル・ピンに直結されたローカル・バス１０４により相互に接続されている。

ローカル・バス１０４は、ブリッジ１０５を介して、ＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ）バスなどの入出力バス２０６に接続されている。

キーボード１０８と、マウスなどのポインティング・デバイス１０９は、ユーザにより操作される入力デバイスである。ディスプレイ１１０は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）又はＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）などからなる。

ＨＤＤ１１１は、記録メディアとしてのハード・ディスクを内蔵したドライブ・ユニットであり、ハード・ディスクを駆動する。ハード・ディスクには、オペレーティング・システムや各種アプリケーションなどＣＰＵ１１０が実行するプログラムをインストールしたり、各種のローカル・ファイルを保存したりするために使用される。本実施形態では、ＨＤＤ１１１は、コンピュータ１００のユーザが所有権を持つ電子文書の格納場所として活用される。

通信部１１５は、ネットワークに接続され、その他の情報処理装置との通信を実行する。ネットワーク接続された他の情報処理装置は、ＨＤＤ１１１内に格納されている電子文書へのアクセス手段として、ショートカットを持つこともできる。

図１に示したようなネットワーク・システム上で、サーバやクライアント端末といった各ホストは、個々のワークスペースを有している。ワークスペース内では、ユーザが所有する電子文書を管理することができる。また、個々のユーザのデスクトップ画面上（若しくは、デスクトップ上に表示された、ワークスペース管理用ウィンドウ内）では、所有する各電子文書のアイコンが出現している。また、各ユーザのワークスペース同士は、ネットワークを介して連携がとられ、共有ワークスペースを構築している。したがって、ユーザは、各ワークスペースで特別な共有スペースを確保しなくても、自分のワークスペース内に電子文書などのコンピュータ・オブジェクトを配置するだけで、他のユーザと共有することが可能である。

例えば、サーバ装置とクライアント端末がネットワークを介して接続されるネットワーク・システムにおいて、サーバ装置に設けられたファイルシステムの所定のディレクトリを共有スペースとして定義し、各ユーザは当該ディレクトリに電子文書データを置き、この電子文書データに対してユーザ毎の閲覧のみや編集可能等のアクセス権を設定することにより、他のユーザと共有スペース内で他のユーザと電子文書を共有することが可能となる。また、このように所定のディレクトリを共有スペースとして定義するだけでなく、ある特定のユーザに管理する権限を付与することにより、このユーザのワークスペースとして定義することも可能である。

また、図２に示したようなコンピュータでは、ユーザ毎のワークスペースが提供されている。そして、各々のユーザは、自分のワークスペースにおいて、整理やデータ容量の確保のため電子文書を削除することができる。

なお、各ユーザが所有する電子文書は、ユーザのコンピュータのローカル・ディスクに格納される以外に、サーバなどの所定の装置上で各ユーザが所有する電子文書を集め、ユーザ毎の専用の文書格納フォルダを設けるようにしてもよい。

ここで、削除対象となった電子文書の中には、所有者以外の人にとって、有益な情報が残っていることも少なくない。所有者ユーザからの要求に即座に応じて電子文書を削除してしまうと、その文書を利用している他のユーザにとって有益な電子文書を損失してしまうことになる。

そこで、本実施形態では、共有ワークスペースにおいて、他のユーザにとって有益な電子文書の損失を避けながら、所有者ユーザによる平易な操作を通じて電子文書の削除処理を行なうように各電子文書を管理する仕組みを導入している。以下では、共有ワークスペースにおける電子文書の管理方法について詳解する。

図３には、電子文書を管理する文書管理システム１０の機能的構成を模式的に示している。図示の文書管理システム１０は、削除要求入力部１１と、属性情報取得部１２と、属性情報判定部１３と、サービス実施部１４で構成される。文書管理システム１０を、ネットワーク上のサーバなどのホストであるが、勿論、各機能モジュールを複数のホストに分散して配置することもできる。

削除要求入力部１１は、いずれかのユーザが自分のクライアント端末上で指示した、所有する電子文書の削除要求を受け取る。

属性情報取得部１２は、各ユーザが所有する電子文書の属性情報を、必要に応じて（具体的には、削除対象となったときに）取得する機能を備えている。ここで言う属性情報は、文書に含まれるキーワードや文書に付加したコメント情報などである。言語解析など任意の文書処理によって属性情報を取得するようにしても良いし、各電子文書があらかじめキーワードなどの属性情報を付随するようにしてもよい。

属性情報判定部１３は、電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する機能を備えている。

サービス実施部１４は、電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施する。サービス実施部１４は、例えば、削除対象となる電子文書が有益となる他のユーザに対し、削除されようとしていることを通知したり、削除されようとしている電子文書を取得するための手段を提供したりする。サービス実施方法の詳細については後述に譲る。

例えば、第１のユーザが、自分のクライアント端末上で自分が所有する第１の電子文書の削除操作を行なったとする。文書管理システム１０上には、この削除要求が削除要求部１１を通じて入力される。

属性情報取得部１２は、削除対象となっている第１の電子文書の属性情報を取得する。さらに、第１のユーザ以外の各ユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する。そして、属性情報判定部１３は、第１のユーザ以外の各ユーザが所有する各電子文書の属性情報が、削除対象となっている第１の電子文書の属性情報と一致するか否かを判定する。

また、属性情報取得部１２は、ネットワークを介して接続される図示しない検索サーバに、検索対象となった文書の属性情報をキーワードとして検索要求を行い、検索サーバより返信された検索結果を取得し、属性情報判定部１３は前記検索結果である電子文書を、削除対象となる電子文書の属性情報と同じまたは関連する属性情報を持つ電子文書とみなすような構成としても良い。

ここで、属性情報の判定処理を行なった結果、第２のユーザが所有する第２の電子文書の属性情報が第１の電子文書と属性情報が一致する場合には、削除対象となっている第１の電子文書は、第２のユーザにとって有益であることが判り、第１の電子文書を削除してしまうと、第２のユーザは有益な文書を損失してしまうことになる。

そこで、サービス実施部１４は、第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して、第１の電子文書の削除に伴い、有益な文書の損失を防ぐためのサービスを実施する。

サービス実施の一形態：
サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の一形態として、サービス実施部１４は、第２のユーザに対して、第１の電子文書が削除される旨を通知するというサービスを行なう。

ここで、第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したときには、サービス実施部１４は、例えば第１の電子文書を第２のユーザにファイル転送するなど、第２のユーザが第１の電子文書を取得する手段を提供する（図４を参照のこと）。

一方、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、第１のユーザによる第１の電子文書の削除を許可する（図５を参照のこと）。

図６には、電子文書の削除に伴って文書管理システム１０が図４〜図５に示したサービスを実施するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

文書管理システム１０の削除要求入力部１１に文書削除要求が入力されると（ステップＳ１）、まず、属性情報取得部１２が、削除対象となる電子文書からキーワードなどの属性情報を取得する（ステップＳ２）。また、属性情報取得部１２は、削除要求した以外のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する。

次いで、属性情報判定部は、削除対象となる電子文書と属性情報が一致する電子文書が存在するか否かを判定する（ステップＳ３）。

ここで、属性情報が一致する電子文書が見つからなかったときには（ステップＳ３のＮｏ）、削除対象となる電子文書が有益となる他のユーザが存在しないものと判断して、後続の処理ステップをスキップし、削除要求元のユーザに電子文書の削除を許可してから（ステップＳ７）、当該処理ルーチンを終了する。

一方、属性情報が一致する電子文書が見つかったときには（ステップＳ３のＹｅｓ）、サービス実施部１４は、当該電子文書を所有するユーザ（関連ユーザ）に対して、有益な電子文書が削除されようとしている旨を通知する（ステップＳ４）。

通知先の関連ユーザから、削除対象の電子文書が必要である旨の応答があったとき（ステップＳ５のＹｅｓ）には、サービス実施部１４は、ファイル転送など、通知先のユーザが削除対象の電子文書を取得するための手段を提供する（ステップＳ６）。そして、通知先のユーザが削除対象の電子文書を取得した後に、削除要求元のユーザに電子文書の削除を許可してから（ステップＳ７）、当該処理ルーチンを終了する。

また、通知先のユーザから、削除対象の電子文書が不要である旨の応答があったとき、若しくは必要である旨の応答がなかったとき（ステップＳ５のＮｏ）には、サービス実施部１４は、削除要求元のユーザに電子文書の削除を許可してから（ステップＳ７）、当該処理ルーチンを終了する。

上記のサービス実施の形態のワークスペース上での操作について、図１０、図１１を参照しながら説明する。

図１０に示すように、ユーザＡ、Ｂ、Ｃは個別のワークスペースを持ち、それぞれ電子文書Ａ、Ｂ、Ｃを所有している。ワークスペースＡ〜Ｃは、ネットワーク（図１を参照のこと）で連携され、共有ワークスペースを構築しているものとする。また、各電子文書Ａ〜Ｃは、キーワード、所要者属性、管理属性といった属性情報を有している。

ここで、ユーザＡが、自分が所有する電子文書Ａを「ゴミ箱」に入れて、削除しようとしているとする。ゴミ箱は、不要となったファイルの収集場所であり、実際にリソースの回収が必要となった時点でファイルを削除するメカニズムである（周知）。

本実施形態では、文書管理システム１０の削除要求入力部１１は、電子文書Ａがゴミ箱に入れられたことを、電子文書Ａを所有するユーザＡからの文書削除要求として扱う。

属性情報取得部１２は、文書削除要求に応答して、各ユーザが所有する電子文書Ａ〜Ｃの属性情報を取得する。そして、属性情報判定部１３は、他のユーザＢ、Ｃが所有する電子文書Ｂ、Ｃが、電子文書Ａのキーワードや属性と一致するか否かを判定する。図示の例では、ユーザＢ、Ｃが所有する電子文書Ｂ、Ｃは、ともに電子文書Ａと属性が一致する。

そこで、サービス実施部１４は、ユーザＢ及びユーザＣに対して、関連しそうな（若しくは、有益そうな）電子文書が削除されることを通知する。

図１１には、関連ユーザに対して関連文書が削除されることを通知する方法を例示している。図示の例では、ユーザＢ及びユーザＣそれぞれのワークスペースにおいて、該当する電子文書Ｂ及び電子文書Ｃの配置の近くに、削除される電子文書Ａのサムネイルを表示することにより通知している。また、別途サムネイル上にアイコンを示すなどの通知方法を用いてもよい。

また、図１０、図１１に示した例では、共有ワークスペース上で電子文書が削除される度に、関連ユーザに対し通知が到来する。このため、通知を受けたユーザは、自分が所有する複数の電子文書のうちいずれに対して関連しそうな電子文書が削除されようとしているのか分かり難いことがある。

そこで、図１２に示すように、削除される電子文書と関連する電子文書の対応関係を記述した一覧を関連ユーザに提示するようにしてもよい。

あるいは、図１３に示すように、ユーザがワークスペース内である電子文書を選択した際に、関連している可能性がある電子文書が削除される旨を通知するようにしてもよい。

サービス実施の他の形態：
サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の他の形態として、サービス実施部１４は、削除対象となる電子文書を一時的に格納するための文書管理フォルダ（図示しない）を備え、必要に応じて他のユーザが文書管理フォルダから有益な電子文書を取得できるようにしている。

サービス実施部１４は、第１の電子文書を削除対象を格納するための文書管理フォルダに格納すると、第２のユーザに対して第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知する。また、第１のユーザは、第１の電子文書が文書管理フォルダに格納された時点で、自分のクライアント端末からは削除することができる。

さらに、サービス実施部１４は、この削除対象を格納するための文書管理フォルダに電子文書が格納される毎に第２のユーザに対し通知される場合、通知されたすべての削除対象の電子文書が第２のユーザにとって有益とは限らず、通知が多くなると煩雑になる可能性があるため、第２のユーザが通知を希望する電子文書の属性情報をあらかじめサービス実施部１４に登録しておき、サービス実施部は登録された属性情報を備えた電子文書が文書管理フォルダに格納されたときにのみ第２のユーザに通知するようにしてもよい。

第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、サービス実施部１４は、第２のユーザが文書管理フォルダから第１の電子文書を取得する手段を提供する（図７を参照のこと）。第１の電子文書が有益となるすべてのユーザに文書提供が終了した後は、文書管理フォルダから第１の電子文書を削除するようにしてもよい。

一方、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、文書管理フォルダから第１の電子文書を削除する（図８を参照のこと）。

図９には、電子文書の削除に伴って文書管理システム１０が図７〜図８に示したサービスを実施するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

文書管理システム１０に文書削除要求が入力されると（ステップＳ１１）、まず、サービス実施部１４は、削除対象の文書を削除要求元のユーザから取得して、文書管理フォルダ内に格納する（ステップＳ１２）。削除要求元のユーザは、削除対象の文書を削除することが可能となる。

次いで、属性情報取得部１２は、削除対象となる電子文書からキーワードなどの属性情報を取得する（ステップＳ１３）。また、属性情報取得部１２は、削除要求した以外のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する。

次いで、属性情報判定部は、削除対象となる電子文書と属性情報が一致する電子文書が存在するか否かを判定する（ステップＳ１４）。

ここで、属性情報が一致する電子文書が見つからなかったときには（ステップＳ１４のＮｏ）、削除対象となる電子文書が有益となる他のユーザが存在しないものと判断して、後続の処理ステップをスキップする。そして、サービス実施部１４が文書フォルダ内から電子文書を削除してから（ステップＳ１８）、当該処理ルーチンを終了する。

一方、属性情報が一致する電子文書が見つかったときには（ステップＳ１４のＹｅｓ）、サービス実施部１４は、当該電子文書を所有するユーザ（関連ユーザ）に対して、有益な電子文書が文書管理フォルダ内に格納されている旨を通知する（ステップＳ１５）。

通知先の関連ユーザから、削除対象の電子文書が必要である旨の応答があったとき（ステップＳ１６のＹｅｓ）には、サービス実施部１４は、ファイル転送など、通知先のユーザが文書管理フォルダ内から電子文書を取得するための手段を提供する（ステップＳ１７）。その後、サービス実施部１４は、通知先のユーザが電子文書を取得した後に、文書フォルダ内から電子文書を削除してから（ステップＳ１８）、当該処理ルーチンを終了する。

また、通知先のユーザから、削除対象の電子文書が不要である旨の応答があったとき、若しくは必要である旨の応答がなかったとき（ステップＳ１６のＮｏ）には、サービス実施部１４が文書フォルダ内から電子文書を削除してから（ステップＳ１８）、当該処理ルーチンを終了する。

以上、特定の実施形態を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施形態の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、本明細書の記載内容を限定的に解釈するべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲を参酌すべきである。

図１は、共有ワークスペースを構成するネットワーク・システムの構成を模式的に示した図である。 図２は、ホスト、若しくはクライアント端末として動作するコンピュータ１００の構成を示した図である。 図３は、電子文書を管理する文書管理システム１０の機能的構成を模式的に示した図である。 図４は、サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の一形態を示した図である。 図５は、サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の一形態を示した図である。 図６は、電子文書の削除に伴って文書管理システム１０が図４〜図５に示したサービスを実施するための処理手順を示したフローチャートである。 図７は、サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の他の形態を示した図である。 図８は、サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の他の形態を示した図である 図９は、電子文書の削除に伴って文書管理システム１０が図７〜図８に示したサービスを実施するための処理手順を示したフローチャートである。 図１０は、電子文書の削除に伴うサービス実施のワークスペース上での操作を説明するための図である。 図１１は、電子文書の削除に伴うサービス実施のワークスペース上での操作を説明するための図である。 図１２は、電子文書の削除に伴うサービス実施のワークスペース上での操作を説明するための図である。 図１３は、電子文書の削除に伴うサービス実施のワークスペース上での操作を説明するための図である。 図１４は、２つのワークスペース１、２が存在するシステムで電子文書が削除される結果として他のワークスペースから参照できなくなる様子を示した図である。

符号の説明

１０…文書管理システム
１１…削除要求入力部
１２…属性情報取得部
１３…属性情報判定部
１４…サービス実施部
１０１…ＣＰＵ
１０２…ＲＯＭ
１０３…ＲＡＭ
１０４…ローカル・バス
１０５…ブリッジ
１０６…入出力バス
１０７…入出力インターフェース
１０８…キーボード
１０９…ポインティング・デバイス（マウス）
１１０…ディスプレイ
１１１…ＨＤＤ
１１５…通信部

Claims (12)

1. 各ユーザが所有する電子文書を管理する電子文書管理システムであって、
   いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力部と、
   各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得部と、
   電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定部と、
   電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施部と、
   を備え、
   第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求部を通じて入力されたときに、前記属性情報取得部は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定部は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施部は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が削除される旨を通知するサービスを実施する、
   ことを特徴とする電子文書管理システム。
2. 前記サービス実施部は、前記第２のユーザが前記第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、前記第２のユーザが前記第１の電子文書を取得する手段を提供する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
3. 前記サービス実施部は、前記第２のユーザが前記第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、前記第１のユーザによる前記第１の電子文書の削除を許可する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
4. 各ユーザが所有する電子文書を管理する電子文書管理システムであって、
   いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力部と、
   各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得部と、
   電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定部と、
   電子文書を格納する文書管理フォルダを備え、電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施部と、
   を備え、
   第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求部を通じて入力されたときに、前記属性情報取得部は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定部は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施部は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２の電子文書を所有する前記第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを実施する、
   ことを特徴とする電子文書管理システム。
5. 前記サービス実施部は、前記第２のユーザが前記第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、前記第２のユーザが前記文書管理フォルダから前記第１の電子文書を取得する手段を提供する、
   ことを特徴とする請求項４に記載の電子文書管理システム。
6. 前記サービス実施部は、前記第２のユーザが前記第１の文書は不要であると判断したことに応答して、前記文書管理フォルダから前記第１の電子文書を削除する、
   ことを特徴とする請求項４に記載の電子文書管理システム。
7. ユーザ毎に自分が所有する電子文書のサムネイルを表示するワークスペースを備え、
   前記サービス実施部は、前記第２のユーザのワークスペース内において、前記第２の電子文書のサムネイルの近傍に前記第１の電子文書のサムネイルを配置する、
   ことを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の電子文書管理システム。
8. ユーザ毎に自分が所有する電子文書のサムネイルを表示するワークスペースを備え、
   前記サービス実施部は、前記第２のユーザのワークスペース内において、前記第２の電子文書のサムネイルに対して前記第１の電子文書が削除される旨を表すアイコンを表示する、
   ことを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の電子文書管理システム。
9. 各ユーザが所有する電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
   第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段と、
   前記削除要求入力部を通じて削除要求された第１の電子文書の属性情報を取得する第１の属性情報取得手段と、
   前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する第２の属性情報取得手段と、
   前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出する対応電子文書抽出手段と、
   前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書が削除される旨を通知するサービスを実施するサービス実施手段と、
   を具備することを特徴とする電子文書管理装置。
10. 各ユーザが所有する電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
    第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段と、
    前記削除要求入力部を通じて削除要求された第１の電子文書の属性情報を取得する第１の属性情報取得手段と、
    前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する第２の属性情報取得手段と、
    前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出する対応電子文書抽出手段と、
    各ユーザが取得可能となる状態で電子文書を管理する文書管理フォルダを備え、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを実施するサービス実施手段と、
    を具備することを特徴とする電子文書管理装置。
11. 各ユーザが所有する電子文書を管理するための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータを、
    いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段、
    各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得手段、
    電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定手段、
    電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段、
    として機能させ、
    第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求手段を通じて入力されたときに、前記属性情報取得手段は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定手段は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施手段は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が削除される旨を通知するサービスを実施する、
    ことを特徴とするコンピュータ・プログラム。
12. 各ユーザが所有する電子文書を管理するための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータを、
    いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段、
    各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得手段、
    電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定手段、
    電子文書を格納する文書管理フォルダを備え、電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段、
    として機能させ、
    第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求手段を通じて入力されたときに、前記属性情報取得手段は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定手段は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施手段は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを実施する、
    ことを特徴とするコンピュータ・プログラム。