JP5353143B2 - Electronic document management system, electronic document management apparatus, and computer program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、電子文書管理システム及び電子文書管理装置、並びにコンピュータ・プログラムに関する。 The present invention relates to an electronic document management system, an electronic document management apparatus, and a computer program.
昨今の情報技術の進展に伴い、コンピュータが広範に普及し、１人が１台以上のＰＣを使用することが一般的となっている。通常、コンピュータは、ユーザに対し多目的に活用することができるワークスペースを提供し、ユーザは、電子文書などのさまざまなコンピュータ・オブジェクトに対する編集やその他の操作を行なうことができる。ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）環境下では、コンピュータ・オブジェクトは、アイコンという形態でデスクトップ上に出現しており、ユーザはマウス・カーソルを用いてアイコンに操作を印加することで、コンピュータ・オブジェクトに対する所望の作業を直感的に指示することができる。 With recent advances in information technology, computers have become widespread and it is common for one person to use one or more PCs. A computer typically provides a user with a versatile workspace that allows the user to edit and perform other operations on various computer objects such as electronic documents. In a GUI (Graphical User Interface) environment, a computer object appears on the desktop in the form of an icon, and a user applies an operation to the icon using a mouse cursor, and a desired object for the computer object is displayed. The work can be instructed intuitively.
また、複数の場所に設置されたホスト同士がネットワークを介して接続されたネットワーク環境下では、各ユーザのワークスペース間を相互接続する手段が確立されている。したがって、ユーザは、各ワークスペースで特別な共有スペースを確保しなくても、自分のワークスペース内に電子文書などのコンピュータ・オブジェクトを配置するだけで、他のユーザと共有することが可能である。 In addition, in a network environment in which hosts installed at a plurality of locations are connected via a network, means for interconnecting the workspaces of each user has been established. Therefore, users can share with other users by simply placing computer objects such as electronic documents in their workspaces, without securing a special shared space in each workspace. .
このような共有ワークスペース・システムの中では、各ユーザのワークスペースにおいて、整理やデータ容量の確保のため電子文書を削除するという機会が度々ある。そして、多くの場合は、電子文書を所有するユーザは、所有権を有しない他のユーザへ事前の通知や了解なしに削除操作がなされる。 In such a shared workspace system, there are often opportunities to delete electronic documents in each user's workspace for organizing and securing data capacity. In many cases, the user who owns the electronic document performs a deletion operation without prior notice or consent to other users who do not have ownership.
しかしながら、削除対象となった電子文書の中には、所有者以外の人にとって、有益な情報が残っていることも少なくない。このため、電子文書の所有者ユーザは、所有権を有しない他のユーザが当該電子文書を利用しているのかを判断できなかったり、当該電子文書を削除した後にこれを利用する他のユーザが困ったりするといった問題がある。さらに、例えば削除対象となる電子文書が仕様書や設計書を見ていて気づいたこと、注意すべきこと、ノウハウなどが記述されている電子文書である場合には、組織の知識を失ってしまう可能性がある。 However, there are many cases in which information useful for people other than the owner remains in the electronic document to be deleted. For this reason, the owner user of the electronic document cannot determine whether another user who does not have the ownership is using the electronic document, or another user who uses the electronic document after deleting the electronic document. There is a problem such as trouble. In addition, for example, if the electronic document to be deleted is an electronic document that has been noticed by looking at the specifications or design documents, should be noted, know-how, etc., the knowledge of the organization will be lost. there is a possibility.
図１４には、２つのワークスペース１、２が存在するシステムで電子文書が削除される結果として他のワークスペースから参照できなくなる様子を示している。ワークスペース１上では、仕様書や設計書などに相当する電子文書Ａと、これら仕様書又は設計書に関するノウハウなど電子文書Ａを利用するユーザにとって参考になる電子文書Ａ”が所有されている。他方、ワークスペース２上では、ユーザは電子文書Ａを利用するが所有権がないため、電子文書Ａを利用する際に参考になる電子文書Ａ”を、他の電子文書Ｂ並びにＣとともに所有されている。ここで、ワークスペース１側で電子文書Ａが削除されてしまうと、ワークスペース２側から電子文書Ａを参照することはもはやできなくなってしまう。 FIG. 14 shows a state in which the electronic document cannot be referred to from other workspaces as a result of deleting an electronic document in a system in which two workspaces 1 and 2 exist. On the workspace 1, an electronic document A corresponding to a specification or design document and an electronic document A ″ for reference to a user who uses the electronic document A such as know-how regarding the specification or design document are owned. On the other hand, in the workspace 2, the user uses the electronic document A but does not have the ownership. Therefore, the electronic document A "that is helpful when using the electronic document A is owned with the other electronic documents B and C. ing. If the electronic document A is deleted on the workspace 1 side, the electronic document A can no longer be referred to from the workspace 2 side.
ワークスペースを具現化したデスクトップ画面上では、電子文書を始めとするコンピュータ・オブジェクトはアイコン化されており、ユーザは該当するアイコンのクリック操作によって電子文書へアクセスすることができる。また、特定の１人のユーザが所有する電子文書を共有ワークスペース上で共有し、他のユーザがこのような共有文書へアクセスする方法として、電子文書のコピーを自分のワークスペースにコピーしたり移動したりするのではなく、所有者ユーザが持つ電子文書へのショートカットを自分のデスクトップ若しくはワークスペースに設けるという方法が挙げられる。 On the desktop screen that embodies the workspace, computer objects such as electronic documents are iconized, and the user can access the electronic document by clicking the corresponding icon. In addition, as a method of sharing an electronic document owned by a specific user on a shared workspace and allowing other users to access such a shared document, a copy of the electronic document can be copied to his / her workspace. Instead of moving, there is a method of providing a shortcut to the electronic document owned by the owner user on his / her desktop or workspace.
しかしながら、ショートカット先となる電子文書がその所有者ユーザのワークスペース上で削除されてしまうと、ショートカット経由でその電子文書へアクセスできなくなってしまう。 However, if an electronic document as a shortcut destination is deleted on the owner user's workspace, the electronic document cannot be accessed via the shortcut.
例えば、ショートカットで参照されている文書が削除されるとき、削除されては困る利用者へその文書を転送するようにして、ショートカットで文書を参照している利用者が不利益を蒙らず、ショートカットの利便性を最大限に享受できるデータ管理システムについて提案がなされている（例えば、特許文献１を参照のこと）。 For example, when a document referenced by a shortcut is deleted, the document is transferred to a user who is not required to be deleted, and the user referring to the document by the shortcut is not disadvantaged. A data management system that can enjoy the convenience of shortcuts to the maximum has been proposed (see, for example, Patent Document 1).
しかしながら、上記のデータ管理システムでは、他のユーザからの希望を待っている間に所有者ユーザが文書を削除してしまうという問題や、ショートカットを設定していないファイルには対応することができないという問題がある。 However, the above-mentioned data management system cannot cope with the problem that the owner user deletes a document while waiting for a request from another user, or a file for which no shortcut is set. There's a problem.
また、２段階でゴミ箱を作成し、第１段目のゴミ箱に入っている期間を猶予期間とし、再度削除指示があった場合に完全削除するというようにして、文書を完全削除した場合においても猶予期間内であればショートカットからは完全削除された文書を参照可能とする文書管理システムについて提案がなされている（例えば、特許文献２を参照のこと）。 Even when a document is completely deleted, such as creating a trash box in two stages, setting the period in the first trash box as a grace period, and deleting it again when instructed to delete it again. A document management system that can refer to a completely deleted document from a shortcut within the grace period has been proposed (see, for example, Patent Document 2).
しかしながら、上記の文書管理システムでは、他のユーザがゴミ箱を都度確認して自分の必要なデータあるか確認する必要があるため、ユーザ操作が面倒になってしまう。 However, in the above document management system, it is necessary for another user to check the trash box each time to check whether there is necessary data for the user, so that the user operation becomes troublesome.
本発明の目的は、電子文書が削除されようとするときに、他のユーザにとって有益な電子文書を他のユーザが取得する機会の損失を避けることができる、優れた電子文書管理システム及び電子文書管理装置、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。 An object of the present invention is to provide an excellent electronic document management system and electronic document that can avoid a loss of an opportunity for another user to acquire an electronic document that is useful to the other user when the electronic document is about to be deleted. A management apparatus and a computer program are provided.
本願の請求項１に記載の発明は、各ユーザが所有する電子文書を管理する文書管理システムであって、
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力部と、
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得部と、
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定部と、
電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施部と、
を備える文書管理システムである。
The invention according to claim 1 of the present application is a document management system for managing an electronic document owned by each user,
A deletion request input unit for inputting a deletion request for an electronic document owned by any user;
An attribute information acquisition unit for acquiring attribute information of an electronic document owned by each user;
An attribute information determination unit that compares the attribute information between electronic documents and determines whether or not they match, and
A service execution unit that implements a service associated with deletion of an electronic document for a user who owns the electronic document;
Is a document management system.
そして、本願の請求項１に記載の文書管理システムでは、第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が削除要求部を通じて入力されたときに、属性情報取得部は、第１の電子文書の属性情報を取得するとともに第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、属性情報判定部は、第２のユーザが所有する電子文書の中から、第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、サービス実施部は、第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して第１の電子文書の削除に伴うサービスを実施するように構成されている。 In the document management system according to claim 1 of the present application, when a deletion request for the electronic document is input from the first user who owns the first document through the deletion request unit, the attribute information acquisition unit The attribute information of the first electronic document is acquired, the attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user is acquired, and the attribute information determination unit is an electronic document owned by the second user. The second electronic document whose attribute information matches that of the first electronic document is extracted from the first electronic document, and the service execution unit sends the second electronic document of the first electronic document to the second user who owns the second electronic document. It is configured to perform services associated with deletion.
本願の請求項２に記載の発明では、サービス実施部は、第２のユーザに対して、第１の電子文書が削除される旨を通知するというサービスを行なうようになっている。さらに、本願の請求項３に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、第２のユーザが第１の電子文書を取得する手段を提供する。一方、本願の請求項４に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、第１のユーザによる第１の電子文書の削除を許可する。 In the invention according to claim 2 of the present application, the service execution unit performs a service of notifying the second user that the first electronic document is to be deleted. Further, in the invention according to claim 3 of the present application, the second user obtains the first electronic document in response to the second user determining that the first electronic document is necessary. I will provide a. On the other hand, in the invention according to claim 4 of the present application, in response to the second user determining that the first electronic document is unnecessary, the first user is permitted to delete the first electronic document. To do.
また、本願の請求項５に記載の発明は、サービス実施部は、第１のユーザが削除する第１の電子文書を文書管理フォルダに格納するとともに、第２のユーザに対して第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを行なうようになっている。さらに、本願の請求項６に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、第２のユーザが文書管理フォルダから第１の電子文書を取得する手段を提供する。一方、本願の請求項７に記載の発明では、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、文書管理フォルダから第１の電子文書を削除する。 In the invention according to claim 5 of the present application, the service execution unit stores the first electronic document to be deleted by the first user in the document management folder, and the first electronic document with respect to the second user. A service for notifying that a document has been stored in the document management folder is provided. Further, in the invention according to claim 6 of the present application, in response to the second user determining that the first electronic document is necessary, the second user can retrieve the first electronic document from the document management folder. Provides a means to obtain On the other hand, in the invention according to claim 7 of the present application, the first electronic document is deleted from the document management folder in response to the second user determining that the first electronic document is unnecessary.
本願の請求項８に記載の発明では、サービス実施部は、第２のユーザに対し第１の電子文書が削除される旨を通知する方法として、第２のユーザのワークスペース内で第２の電子文書のサムネイルの近傍に第１の電子文書のサムネイルを配置するようにしている。 In the invention according to claim 8 of the present application, as a method for notifying the second user that the first electronic document is to be deleted, the service execution unit uses the second user within the workspace of the second user. A thumbnail of the first electronic document is arranged in the vicinity of the thumbnail of the electronic document.
また、本願の請求項９に記載の発明は、サービス実施部は、第２のユーザに対し第１の電子文書が削除される旨を通知する方法として、第２のユーザのワークスペース内で第２の電子文書のサムネイルに対して前記第１の電子文書が削除される旨を表すアイコンを表示するようにしている。 In the invention according to claim 9 of the present application, the service execution unit is a method for notifying the second user that the first electronic document is to be deleted, in the second user's workspace. An icon indicating that the first electronic document is deleted is displayed on the thumbnail of the second electronic document.
また、本願の請求項１０に記載の発明は、各ユーザが所有する電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段と、
前記削除要求入力部を通じて削除要求された第１の電子文書の属性情報を取得する第１の属性情報取得手段と、
前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する第２の属性情報取得手段と、
前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出する対応電子文書抽出手段と、
前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して、前記第１の電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段と、
を具備することを特徴とする電子文書管理装置である。
The invention according to claim 10 of the present application is an electronic document management apparatus that manages an electronic document owned by each user,
A deletion request input means for inputting a deletion request for the electronic document from a first user who owns the first document;
First attribute information acquisition means for acquiring attribute information of the first electronic document requested to be deleted through the deletion request input unit;
Second attribute information acquisition means for acquiring attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user;
A corresponding electronic document extracting means for extracting a second electronic document whose attribute information matches that of the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user;
Service execution means for executing a service associated with the deletion of the first electronic document for a second user who owns the second electronic document;
An electronic document management apparatus comprising:
また、本願の請求項１１に記載の発明は、請求項１０に記載の電子文書管理装置において、前記サービス実施手段は、前記第２のユーザに対して、前記第１の電子文書が削除される旨を通知するように構成されている。 The invention according to claim 11 of the present application is the electronic document management apparatus according to claim 10, wherein the service execution unit deletes the first electronic document from the second user. It is comprised so that it may notify.
また、本願の請求項１２に記載の発明は、請求項１０に記載の電子文書管理装置において、前記サービス実施手段は、各ユーザが取得可能となる状態で電子文書を管理する文書管理フォルダを備え、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するように構成されている。 The invention according to claim 12 of the present application is the electronic document management apparatus according to claim 10, wherein the service execution unit includes a document management folder for managing the electronic document in a state where each user can obtain the document. , Storing the first electronic document in the document management folder and notifying the second user that the first electronic document is stored in the document management folder. .
また、本願の請求項１３に記載の発明は、各ユーザが所有する電子文書を管理するための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータを、
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段、
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得手段、
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定手段、 電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段、
として機能させ、
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求手段を通じて入力されたときに、前記属性情報取得手段は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定手段は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施手段は、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書の削除に伴うサービスを実施する、
ことを特徴とするコンピュータ・プログラムである。
The invention according to claim 13 of the present application is a computer program described in a computer-readable format so that processing for managing an electronic document owned by each user is executed on the computer. The
Deletion request input means for inputting a deletion request for an electronic document owned by any user,
Attribute information acquisition means for acquiring attribute information of an electronic document owned by each user;
Attribute information determination means for comparing attribute information between electronic documents to determine whether or not they match, service implementation means for performing a service associated with deletion of an electronic document for a user who owns the electronic document
Function as
When a deletion request for the electronic document is input from the first user who owns the first document through the deletion request unit, the attribute information acquisition unit acquires the attribute information of the first electronic document. Attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user is acquired, and the attribute information determination unit is configured to acquire the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user. A second electronic document whose attribute information matches the document is extracted, and the service execution unit provides a service associated with the deletion of the first electronic document to the second user who owns the second electronic document. carry out,
This is a computer program characterized by the above.
本願の請求項１、１０、１３に記載の発明によれば、第１のユーザが第１の電子文書を削除しようとするときに、第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を特定するので、削除しようとしている第１の電子文書が第２の電子文書を所持する第２のユーザにとって有益であることを検知することができる。そして、第１の電子文書と同じ属性情報を有する第２の電子文書を所持する第２のユーザに対して、第１の電子文書の削除に伴うサービスが実施されるので、第２のユーザは、第１の電子文書の存在を知らなくても、自分にとって有益である文書の損失を防ぐことができる。また、第１の電子文書の削除に伴う第２のユーザへのサービスはシステムが自動的に行なうものであるから、第１の電子文書を削除する第１のユーザにとって操作は平易なものとなる。 According to the invention described in claims 1, 10 and 13 of the present application, when the first user tries to delete the first electronic document, the second electronic whose attribute information matches the first electronic document. Since the document is specified, it can be detected that the first electronic document to be deleted is beneficial to the second user who possesses the second electronic document. And since the service accompanying the deletion of the first electronic document is implemented for the second user who possesses the second electronic document having the same attribute information as the first electronic document, the second user Even without knowing the existence of the first electronic document, it is possible to prevent the loss of the document that is beneficial to the user. In addition, since the service for the second user accompanying the deletion of the first electronic document is automatically performed by the system, the operation is easy for the first user who deletes the first electronic document. .
また、本願の請求項２乃至４に記載の発明によれば、第１の電子文書の削除に伴って、第２のユーザにはサービス実施部から第１の電子文書が削除される旨が通知され、さらに、第２のユーザは必要に応じて第１の電子文書を取得することができるので、第２のユーザは、第１の電子文書の存在を知らなくても、自分にとって有益である第１の電子文書の損失を防ぐことができる。 In addition, according to the invention described in claims 2 to 4 of the present application, the second user is notified that the first electronic document is deleted from the service execution unit when the first electronic document is deleted. In addition, since the second user can obtain the first electronic document as needed, the second user is beneficial to himself without knowing the existence of the first electronic document. Loss of the first electronic document can be prevented.
また、本願の請求項５乃至７に記載の発明によれば、第１のユーザが削除する第１の電子文書が文書管理フォルダに格納され、さらに第２のユーザには必要に応じて文書管理フォルダから第１の電子文書を取得するための手段が与えられるので、第２のユーザは、第１の電子文書の存在を知らなくても、自分にとって有益である第１の電子文書の損失を防ぐことができる。 According to the inventions of claims 5 to 7 of the present application, the first electronic document to be deleted by the first user is stored in the document management folder, and the second user can manage the document as necessary. Since a means is provided for obtaining the first electronic document from the folder, the second user can lose the first electronic document that is beneficial to him without knowing the presence of the first electronic document. Can be prevented.
また、本願の請求項８、１１に記載の発明によれば、第２のユーザは、ワークスペース内において、第２の電子文書のサムネイルの近傍に配置された第１の電子文書のサムネイルによって、自分にとって有益となる電子文書が削除されようとしていることを認識することができる。 According to the invention described in claims 8 and 11 of the present application, the second user can use the thumbnail of the first electronic document arranged in the vicinity of the thumbnail of the second electronic document in the workspace. Recognize that an electronic document that is beneficial to you is about to be deleted.
また、本願の請求項９、１２に記載の発明によれば、第２のユーザは、ワークスペース内において、第２の電子文書のサムネイルに対して表示された第１の電子文書のアイコンを通じて、自分にとって有益となる電子文書が削除されようとしていることを認識することができる。 According to the invention described in claims 9 and 12 of the present application, the second user can use the icon of the first electronic document displayed for the thumbnail of the second electronic document in the workspace. Recognize that an electronic document that is beneficial to you is about to be deleted.
以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について詳解する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
図１には、共有ワークスペースを構成するネットワーク・システムの構成を模式的に示している。 FIG. 1 schematically shows the configuration of a network system that constitutes a shared workspace.
図示のように、サーバ並びに各ユーザのクライアント端末は、各拠点でネットワークに接続されている。また、ネットワーク上には電子文書データの印刷を行なうプリンタも設置されている。 As illustrated, the server and the client terminal of each user are connected to the network at each site. A printer that prints electronic document data is also installed on the network.
ネットワークは、例えばＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）プロトコルに従って各ホストが相互接続されたネットワークであり、例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）セグメント、ルータ経由で複数のＬＡＮセグメントを相互接続したネットワーク、さらにはインターネットなどの広域ネットワークを含むものとする。 The network is a network in which the hosts are interconnected according to, for example, a TCP / IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) protocol. For example, a LAN (Local Area Network) segment, a network in which a plurality of LAN segments are interconnected via a router, Furthermore, it shall include a wide area network such as the Internet.
サーバ、クライアント端末、各プリンタは、例えば、ネットワーク・インターフェース・カード（ＮＩＣ）を介して、所定の通信プロトコルに従って、相互接続されており、データの相互交換を行なうことができる。 The server, the client terminal, and each printer are interconnected according to a predetermined communication protocol via a network interface card (NIC), for example, and can exchange data.
クライアント端末は、電子文書を所有する各ユーザが使用している。ユーザは、自分が所有する電子文書を処分する権限を持ち、クライアント端末上で電子文書の削除を指示することができる。 The client terminal is used by each user who owns the electronic document. The user has the authority to dispose of the electronic document owned by the user and can instruct deletion of the electronic document on the client terminal.
図２には、ホスト、若しくはクライアント端末として動作するコンピュータ１００の構成を示している。 FIG. 2 shows a configuration of a computer 100 that operates as a host or client terminal.
ＣＰＵ１０１は、オペレーティング・システム（ＯＳ）が提供するプログラム実行環境下で、ＲＯＭ１０１やハード・ディスク・ドライブ１１１に格納されているプログラムを実行する。 The CPU 101 executes programs stored in the ROM 101 and the hard disk drive 111 under a program execution environment provided by an operating system (OS).
ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１０２は、ＰＯＳＴ（Ｐｏｗｅｒ Ｏｎ Ｓｅｌｆ Ｔｅｓｔ）やＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）などのプログラム・コードを恒久的に格納する。ＲＡＭ１０３は、ＲＯＭ１０２やＨＤＤ１１１に格納されているプログラムをＣＰＵ１０１が実行する際にロードしたり、実行中のプログラムの作業データを一時的に保持したりするために使用される。これらはＣＰＵ１０１のローカル・ピンに直結されたローカル・バス１０４により相互に接続されている。 A ROM (Read Only Memory) 102 permanently stores program codes such as POST (Power On Self Test) and BIOS (Basic Input Output System). The RAM 103 is used to load a program stored in the ROM 102 or the HDD 111 when the CPU 101 executes it, or to temporarily hold work data of the program being executed. These are connected to each other by a local bus 104 directly connected to a local pin of the CPU 101.
ローカル・バス１０４は、ブリッジ１０５を介して、ＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ）バスなどの入出力バス２０６に接続されている。 The local bus 104 is connected to an input / output bus 206 such as a PCI (Peripheral Component Interconnect) bus via the bridge 105.
キーボード１０８と、マウスなどのポインティング・デバイス１０９は、ユーザにより操作される入力デバイスである。ディスプレイ１１０は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）又はＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）などからなる。 A keyboard 108 and a pointing device 109 such as a mouse are input devices operated by a user. The display 110 includes an LCD (Liquid Crystal Display) or a CRT (Cathode Ray Tube).
ＨＤＤ１１１は、記録メディアとしてのハード・ディスクを内蔵したドライブ・ユニットであり、ハード・ディスクを駆動する。ハード・ディスクには、オペレーティング・システムや各種アプリケーションなどＣＰＵ１１０が実行するプログラムをインストールしたり、各種のローカル・ファイルを保存したりするために使用される。本実施形態では、ＨＤＤ１１１は、コンピュータ１００のユーザが所有権を持つ電子文書の格納場所として活用される。 The HDD 111 is a drive unit incorporating a hard disk as a recording medium, and drives the hard disk. The hard disk is used for installing programs executed by the CPU 110 such as an operating system and various applications, and for storing various local files. In the present embodiment, the HDD 111 is used as a storage location for an electronic document that is owned by the user of the computer 100.
通信部１１５は、ネットワークに接続され、その他の情報処理装置との通信を実行する。ネットワーク接続された他の情報処理装置は、ＨＤＤ１１１内に格納されている電子文書へのアクセス手段として、ショートカットを持つこともできる。 The communication unit 115 is connected to a network and executes communication with other information processing apparatuses. Another information processing apparatus connected to the network can have a shortcut as an access means to the electronic document stored in the HDD 111.
図１に示したようなネットワーク・システム上で、サーバやクライアント端末といった各ホストは、個々のワークスペースを有している。ワークスペース内では、ユーザが所有する電子文書を管理することができる。また、個々のユーザのデスクトップ画面上（若しくは、デスクトップ上に表示された、ワークスペース管理用ウィンドウ内）では、所有する各電子文書のアイコンが出現している。また、各ユーザのワークスペース同士は、ネットワークを介して連携がとられ、共有ワークスペースを構築している。したがって、ユーザは、各ワークスペースで特別な共有スペースを確保しなくても、自分のワークスペース内に電子文書などのコンピュータ・オブジェクトを配置するだけで、他のユーザと共有することが可能である。 On the network system shown in FIG. 1, each host such as a server or a client terminal has an individual work space. Within the workspace, electronic documents owned by the user can be managed. In addition, on the desktop screen of each user (or in a workspace management window displayed on the desktop), icons of the respective electronic documents appear. In addition, each user's workspace is linked via a network to construct a shared workspace. Therefore, users can share with other users by simply placing computer objects such as electronic documents in their workspaces, without securing a special shared space in each workspace. .
例えば、サーバ装置とクライアント端末がネットワークを介して接続されるネットワーク・システムにおいて、サーバ装置に設けられたファイルシステムの所定のディレクトリを共有スペースとして定義し、各ユーザは当該ディレクトリに電子文書データを置き、この電子文書データに対してユーザ毎の閲覧のみや編集可能等のアクセス権を設定することにより、他のユーザと共有スペース内で他のユーザと電子文書を共有することが可能となる。また、このように所定のディレクトリを共有スペースとして定義するだけでなく、ある特定のユーザに管理する権限を付与することにより、このユーザのワークスペースとして定義することも可能である。 For example, in a network system in which a server device and a client terminal are connected via a network, a predetermined directory of a file system provided in the server device is defined as a shared space, and each user places electronic document data in the directory. By setting an access right such as only browsing or editing for each user with respect to the electronic document data, it becomes possible to share the electronic document with other users in the shared space. Further, in addition to defining a predetermined directory as a shared space in this way, it is also possible to define it as a work space of this user by giving a right to manage to a specific user.
また、図２に示したようなコンピュータでは、ユーザ毎のワークスペースが提供されている。そして、各々のユーザは、自分のワークスペースにおいて、整理やデータ容量の確保のため電子文書を削除することができる。 In the computer as shown in FIG. 2, a work space for each user is provided. Each user can delete the electronic document in his / her work space for organizing and securing data capacity.
なお、各ユーザが所有する電子文書は、ユーザのコンピュータのローカル・ディスクに格納される以外に、サーバなどの所定の装置上で各ユーザが所有する電子文書を集め、ユーザ毎の専用の文書格納フォルダを設けるようにしてもよい。 In addition to storing the electronic documents owned by each user on the local disk of the user's computer, the electronic documents owned by each user are collected on a predetermined device such as a server and stored for each user. A folder may be provided.
ここで、削除対象となった電子文書の中には、所有者以外の人にとって、有益な情報が残っていることも少なくない。所有者ユーザからの要求に即座に応じて電子文書を削除してしまうと、その文書を利用している他のユーザにとって有益な電子文書を損失してしまうことになる。 Here, there are not a few cases where useful information remains for persons other than the owner in the electronic document to be deleted. If an electronic document is deleted immediately in response to a request from the owner user, an electronic document useful for other users who use the document is lost.
そこで、本実施形態では、共有ワークスペースにおいて、他のユーザにとって有益な電子文書の損失を避けながら、所有者ユーザによる平易な操作を通じて電子文書の削除処理を行なうように各電子文書を管理する仕組みを導入している。以下では、共有ワークスペースにおける電子文書の管理方法について詳解する。 Therefore, in the present embodiment, in the shared workspace, a mechanism for managing each electronic document so as to delete the electronic document through a simple operation by the owner user while avoiding the loss of the electronic document useful for other users. Has been introduced. Below, the management method of the electronic document in a shared workspace is explained in detail.
図３には、電子文書を管理する文書管理システム１０の機能的構成を模式的に示している。図示の文書管理システム１０は、削除要求入力部１１と、属性情報取得部１２と、属性情報判定部１３と、サービス実施部１４で構成される。文書管理システム１０を、ネットワーク上のサーバなどのホストであるが、勿論、各機能モジュールを複数のホストに分散して配置することもできる。 FIG. 3 schematically shows a functional configuration of the document management system 10 that manages electronic documents. The illustrated document management system 10 includes a deletion request input unit 11, an attribute information acquisition unit 12, an attribute information determination unit 13, and a service execution unit 14. The document management system 10 is a host such as a server on the network, but of course, each functional module can be distributed and arranged on a plurality of hosts.
削除要求入力部１１は、いずれかのユーザが自分のクライアント端末上で指示した、所有する電子文書の削除要求を受け取る。 The deletion request input unit 11 receives a deletion request for an owned electronic document designated by any user on his / her client terminal.
属性情報取得部１２は、各ユーザが所有する電子文書の属性情報を、必要に応じて（具体的には、削除対象となったときに）取得する機能を備えている。ここで言う属性情報は、文書に含まれるキーワードや文書に付加したコメント情報などである。言語解析など任意の文書処理によって属性情報を取得するようにしても良いし、各電子文書があらかじめキーワードなどの属性情報を付随するようにしてもよい。 The attribute information acquisition unit 12 has a function of acquiring attribute information of an electronic document owned by each user as needed (specifically, when it is a deletion target). The attribute information referred to here is a keyword included in the document, comment information added to the document, or the like. The attribute information may be acquired by arbitrary document processing such as language analysis, or each electronic document may be accompanied by attribute information such as a keyword in advance.
属性情報判定部１３は、電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する機能を備えている。 The attribute information determination unit 13 has a function of comparing attribute information between electronic documents and determining whether or not they match.
サービス実施部１４は、電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施する。サービス実施部１４は、例えば、削除対象となる電子文書が有益となる他のユーザに対し、削除されようとしていることを通知したり、削除されようとしている電子文書を取得するための手段を提供したりする。サービス実施方法の詳細については後述に譲る。 The service execution unit 14 performs a service associated with the deletion of the electronic document for the user who owns the electronic document. The service execution unit 14 provides, for example, a means for notifying other users who are interested in the electronic document to be deleted that the electronic document is about to be deleted or for acquiring the electronic document that is about to be deleted. To do. Details of the service implementation method will be described later.
例えば、第１のユーザが、自分のクライアント端末上で自分が所有する第１の電子文書の削除操作を行なったとする。文書管理システム１０上には、この削除要求が削除要求部１１を通じて入力される。 For example, it is assumed that the first user performs a deletion operation of the first electronic document owned by the first user on his client terminal. This deletion request is input to the document management system 10 through the deletion request unit 11.
属性情報取得部１２は、削除対象となっている第１の電子文書の属性情報を取得する。さらに、第１のユーザ以外の各ユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する。そして、属性情報判定部１３は、第１のユーザ以外の各ユーザが所有する各電子文書の属性情報が、削除対象となっている第１の電子文書の属性情報と一致するか否かを判定する。 The attribute information acquisition unit 12 acquires attribute information of the first electronic document to be deleted. Furthermore, attribute information of each electronic document owned by each user other than the first user is acquired. Then, the attribute information determination unit 13 determines whether or not the attribute information of each electronic document owned by each user other than the first user matches the attribute information of the first electronic document to be deleted. To do.
また、属性情報取得部１２は、ネットワークを介して接続される図示しない検索サーバに、検索対象となった文書の属性情報をキーワードとして検索要求を行い、検索サーバより返信された検索結果を取得し、属性情報判定部１３は前記検索結果である電子文書を、削除対象となる電子文書の属性情報と同じまたは関連する属性情報を持つ電子文書とみなすような構成としても良い。 The attribute information acquisition unit 12 requests a search server (not shown) connected via the network using the attribute information of the document to be searched as a keyword, and acquires a search result returned from the search server. The attribute information determination unit 13 may be configured to regard the electronic document as the search result as an electronic document having attribute information that is the same as or related to the attribute information of the electronic document to be deleted.
ここで、属性情報の判定処理を行なった結果、第２のユーザが所有する第２の電子文書の属性情報が第１の電子文書と属性情報が一致する場合には、削除対象となっている第１の電子文書は、第２のユーザにとって有益であることが判り、第１の電子文書を削除してしまうと、第２のユーザは有益な文書を損失してしまうことになる。 If the attribute information of the second electronic document owned by the second user matches the attribute information of the first electronic document as a result of the attribute information determination process, the attribute information is to be deleted. The first electronic document is found to be beneficial to the second user, and if the first electronic document is deleted, the second user will lose the useful document.
そこで、サービス実施部１４は、第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して、第１の電子文書の削除に伴い、有益な文書の損失を防ぐためのサービスを実施する。 Therefore, the service execution unit 14 performs a service for preventing the loss of useful documents accompanying the deletion of the first electronic document for the second user who owns the second electronic document.
サービス実施の一形態：
サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の一形態として、サービス実施部１４は、第２のユーザに対して、第１の電子文書が削除される旨を通知するというサービスを行なう。
One form of service implementation:
As an embodiment of the service implementation performed by the service execution unit 14 for the second user, the service execution unit 14 provides a service for notifying the second user that the first electronic document will be deleted. Do.
ここで、第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したときには、サービス実施部１４は、例えば第１の電子文書を第２のユーザにファイル転送するなど、第２のユーザが第１の電子文書を取得する手段を提供する（図４を参照のこと）。 Here, when the second user determines that the first electronic document is necessary, the service execution unit 14 transfers the first electronic document to the second user, for example. Means are provided for obtaining a first electronic document (see FIG. 4).
一方、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、第１のユーザによる第１の電子文書の削除を許可する（図５を参照のこと）。 On the other hand, in response to the determination that the second user does not need the first electronic document, the first user permits deletion of the first electronic document (see FIG. 5).
図６には、電子文書の削除に伴って文書管理システム１０が図４〜図５に示したサービスを実施するための処理手順をフローチャートの形式で示している。 FIG. 6 shows, in the form of a flowchart, a processing procedure for the document management system 10 to implement the services shown in FIGS. 4 to 5 when the electronic document is deleted.
文書管理システム１０の削除要求入力部１１に文書削除要求が入力されると（ステップＳ１）、まず、属性情報取得部１２が、削除対象となる電子文書からキーワードなどの属性情報を取得する（ステップＳ２）。また、属性情報取得部１２は、削除要求した以外のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する。 When a document deletion request is input to the deletion request input unit 11 of the document management system 10 (step S1), the attribute information acquisition unit 12 first acquires attribute information such as keywords from the electronic document to be deleted (step S1). S2). Further, the attribute information acquisition unit 12 acquires attribute information of each electronic document owned by a user other than the user who requested deletion.
次いで、属性情報判定部は、削除対象となる電子文書と属性情報が一致する電子文書が存在するか否かを判定する（ステップＳ３）。 Next, the attribute information determination unit determines whether there is an electronic document whose attribute information matches the electronic document to be deleted (step S3).
ここで、属性情報が一致する電子文書が見つからなかったときには（ステップＳ３のＮｏ）、削除対象となる電子文書が有益となる他のユーザが存在しないものと判断して、後続の処理ステップをスキップし、削除要求元のユーザに電子文書の削除を許可してから（ステップＳ７）、当該処理ルーチンを終了する。 Here, when an electronic document with matching attribute information is not found (No in step S3), it is determined that there is no other user who is beneficial to the electronic document to be deleted, and the subsequent processing steps are skipped. Then, after permitting the deletion requesting user to delete the electronic document (step S7), the processing routine is terminated.
一方、属性情報が一致する電子文書が見つかったときには（ステップＳ３のＹｅｓ）、サービス実施部１４は、当該電子文書を所有するユーザ（関連ユーザ）に対して、有益な電子文書が削除されようとしている旨を通知する（ステップＳ４）。 On the other hand, when an electronic document with matching attribute information is found (Yes in step S3), the service execution unit 14 tries to delete a useful electronic document for the user (related user) who owns the electronic document. (Step S4).
通知先の関連ユーザから、削除対象の電子文書が必要である旨の応答があったとき（ステップＳ５のＹｅｓ）には、サービス実施部１４は、ファイル転送など、通知先のユーザが削除対象の電子文書を取得するための手段を提供する（ステップＳ６）。そして、通知先のユーザが削除対象の電子文書を取得した後に、削除要求元のユーザに電子文書の削除を許可してから（ステップＳ７）、当該処理ルーチンを終了する。 When there is a response from the related user of the notification destination that the electronic document to be deleted is necessary (Yes in step S5), the service execution unit 14 determines that the user of the notification destination is the deletion target, such as file transfer. Means for acquiring an electronic document is provided (step S6). Then, after the notification destination user acquires the electronic document to be deleted, the deletion request source user is permitted to delete the electronic document (step S7), and the processing routine is terminated.
また、通知先のユーザから、削除対象の電子文書が不要である旨の応答があったとき、若しくは必要である旨の応答がなかったとき（ステップＳ５のＮｏ）には、サービス実施部１４は、削除要求元のユーザに電子文書の削除を許可してから（ステップＳ７）、当該処理ルーチンを終了する。 When there is a response from the notification destination user that the electronic document to be deleted is not necessary or when there is no response that it is necessary (No in step S5), the service execution unit 14 After the deletion request source user is permitted to delete the electronic document (step S7), the processing routine is terminated.
上記のサービス実施の形態のワークスペース上での操作について、図１０、図１１を参照しながら説明する。 The operation on the workspace according to the service embodiment will be described with reference to FIGS.
図１０に示すように、ユーザＡ、Ｂ、Ｃは個別のワークスペースを持ち、それぞれ電子文書Ａ、Ｂ、Ｃを所有している。ワークスペースＡ〜Ｃは、ネットワーク（図１を参照のこと）で連携され、共有ワークスペースを構築しているものとする。また、各電子文書Ａ〜Ｃは、キーワード、所要者属性、管理属性といった属性情報を有している。 As shown in FIG. 10, users A, B, and C have separate work spaces and own electronic documents A, B, and C, respectively. It is assumed that the workspaces A to C are linked by a network (see FIG. 1) and a shared workspace is constructed. Each of the electronic documents A to C has attribute information such as a keyword, a requester attribute, and a management attribute.
ここで、ユーザＡが、自分が所有する電子文書Ａを「ゴミ箱」に入れて、削除しようとしているとする。ゴミ箱は、不要となったファイルの収集場所であり、実際にリソースの回収が必要となった時点でファイルを削除するメカニズムである（周知）。 Here, it is assumed that the user A tries to delete the electronic document A owned by the user A by putting it in the “trash box”. The trash box is a collection place for files that are no longer needed, and is a mechanism for deleting files when resources need to be collected (known).
本実施形態では、文書管理システム１０の削除要求入力部１１は、電子文書Ａがゴミ箱に入れられたことを、電子文書Ａを所有するユーザＡからの文書削除要求として扱う。 In the present embodiment, the deletion request input unit 11 of the document management system 10 treats that the electronic document A is put in the trash as a document deletion request from the user A who owns the electronic document A.
属性情報取得部１２は、文書削除要求に応答して、各ユーザが所有する電子文書Ａ〜Ｃの属性情報を取得する。そして、属性情報判定部１３は、他のユーザＢ、Ｃが所有する電子文書Ｂ、Ｃが、電子文書Ａのキーワードや属性と一致するか否かを判定する。図示の例では、ユーザＢ、Ｃが所有する電子文書Ｂ、Ｃは、ともに電子文書Ａと属性が一致する。 The attribute information acquisition unit 12 acquires attribute information of the electronic documents A to C owned by each user in response to the document deletion request. Then, the attribute information determination unit 13 determines whether or not the electronic documents B and C owned by other users B and C match the keywords and attributes of the electronic document A. In the illustrated example, the attributes of the electronic documents B and C owned by the users B and C are the same as those of the electronic document A.
そこで、サービス実施部１４は、ユーザＢ及びユーザＣに対して、関連しそうな（若しくは、有益そうな）電子文書が削除されることを通知する。 Therefore, the service execution unit 14 notifies the user B and the user C that an electronic document that is likely to be related (or that is likely to be useful) is deleted.
図１１には、関連ユーザに対して関連文書が削除されることを通知する方法を例示している。図示の例では、ユーザＢ及びユーザＣそれぞれのワークスペースにおいて、該当する電子文書Ｂ及び電子文書Ｃの配置の近くに、削除される電子文書Ａのサムネイルを表示することにより通知している。また、別途サムネイル上にアイコンを示すなどの通知方法を用いてもよい。 FIG. 11 illustrates a method for notifying the related user that the related document is deleted. In the illustrated example, notification is made by displaying a thumbnail of the electronic document A to be deleted near the arrangement of the corresponding electronic document B and electronic document C in the workspaces of the user B and user C, respectively. Alternatively, a notification method such as showing an icon on the thumbnail may be used.
また、図１０、図１１に示した例では、共有ワークスペース上で電子文書が削除される度に、関連ユーザに対し通知が到来する。このため、通知を受けたユーザは、自分が所有する複数の電子文書のうちいずれに対して関連しそうな電子文書が削除されようとしているのか分かり難いことがある。 In the example shown in FIGS. 10 and 11, a notification is received to the related user every time an electronic document is deleted on the shared workspace. For this reason, it may be difficult for the user who has received the notification to know which of the plurality of electronic documents he / she owns is likely to be deleted.
そこで、図１２に示すように、削除される電子文書と関連する電子文書の対応関係を記述した一覧を関連ユーザに提示するようにしてもよい。 Therefore, as shown in FIG. 12, a list describing the correspondence between the electronic document to be deleted and the related electronic document may be presented to the related user.
あるいは、図１３に示すように、ユーザがワークスペース内である電子文書を選択した際に、関連している可能性がある電子文書が削除される旨を通知するようにしてもよい。 Alternatively, as illustrated in FIG. 13, when a user selects an electronic document in the workspace, a notification that an electronic document that may be related may be deleted.
サービス実施の他の形態：
サービス実施部１４が第２のユーザに対して行なうサービス実施の他の形態として、サービス実施部１４は、削除対象となる電子文書を一時的に格納するための文書管理フォルダ（図示しない）を備え、必要に応じて他のユーザが文書管理フォルダから有益な電子文書を取得できるようにしている。
Other forms of service implementation:
As another form of service implementation performed by the service execution unit 14 for the second user, the service execution unit 14 includes a document management folder (not shown) for temporarily storing an electronic document to be deleted. If necessary, other users can obtain useful electronic documents from the document management folder.
サービス実施部１４は、第１の電子文書を削除対象を格納するための文書管理フォルダに格納すると、第２のユーザに対して第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知する。また、第１のユーザは、第１の電子文書が文書管理フォルダに格納された時点で、自分のクライアント端末からは削除することができる。 When the service execution unit 14 stores the first electronic document in the document management folder for storing the deletion target, the service execution unit 14 notifies the second user that the first electronic document is stored in the document management folder. To do. Further, the first user can delete the first electronic document from his / her client terminal when the first electronic document is stored in the document management folder.
さらに、サービス実施部１４は、この削除対象を格納するための文書管理フォルダに電子文書が格納される毎に第２のユーザに対し通知される場合、通知されたすべての削除対象の電子文書が第２のユーザにとって有益とは限らず、通知が多くなると煩雑になる可能性があるため、第２のユーザが通知を希望する電子文書の属性情報をあらかじめサービス実施部１４に登録しておき、サービス実施部は登録された属性情報を備えた電子文書が文書管理フォルダに格納されたときにのみ第２のユーザに通知するようにしてもよい。 Further, when the service execution unit 14 is notified to the second user every time an electronic document is stored in the document management folder for storing the deletion target, all of the notified electronic documents are deleted. Since it is not always useful for the second user and may become complicated if the notification increases, the attribute information of the electronic document that the second user wants to notify is registered in the service execution unit 14 in advance. The service execution unit may notify the second user only when an electronic document having registered attribute information is stored in the document management folder.
第２のユーザが第１の電子文書は必要であると判断したことに応答して、サービス実施部１４は、第２のユーザが文書管理フォルダから第１の電子文書を取得する手段を提供する（図７を参照のこと）。第１の電子文書が有益となるすべてのユーザに文書提供が終了した後は、文書管理フォルダから第１の電子文書を削除するようにしてもよい。 In response to the second user determining that the first electronic document is necessary, the service execution unit 14 provides a means for the second user to obtain the first electronic document from the document management folder. (See FIG. 7). After the provision of the document to all users who benefit from the first electronic document, the first electronic document may be deleted from the document management folder.
一方、第２のユーザが第１の電子文書は不要であると判断したことに応答して、文書管理フォルダから第１の電子文書を削除する（図８を参照のこと）。 On the other hand, in response to the determination that the second user does not need the first electronic document, the first electronic document is deleted from the document management folder (see FIG. 8).
図９には、電子文書の削除に伴って文書管理システム１０が図７〜図８に示したサービスを実施するための処理手順をフローチャートの形式で示している。 FIG. 9 shows a processing procedure for the document management system 10 to implement the services shown in FIGS. 7 to 8 in the form of a flowchart in accordance with the deletion of the electronic document.
文書管理システム１０に文書削除要求が入力されると（ステップＳ１１）、まず、サービス実施部１４は、削除対象の文書を削除要求元のユーザから取得して、文書管理フォルダ内に格納する（ステップＳ１２）。削除要求元のユーザは、削除対象の文書を削除することが可能となる。 When a document deletion request is input to the document management system 10 (step S11), first, the service execution unit 14 acquires a document to be deleted from the deletion request source user and stores it in the document management folder (step S11). S12). The deletion request source user can delete the document to be deleted.
次いで、属性情報取得部１２は、削除対象となる電子文書からキーワードなどの属性情報を取得する（ステップＳ１３）。また、属性情報取得部１２は、削除要求した以外のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する。 Next, the attribute information acquisition unit 12 acquires attribute information such as keywords from the electronic document to be deleted (step S13). Further, the attribute information acquisition unit 12 acquires attribute information of each electronic document owned by a user other than the user who requested deletion.
次いで、属性情報判定部は、削除対象となる電子文書と属性情報が一致する電子文書が存在するか否かを判定する（ステップＳ１４）。 Next, the attribute information determination unit determines whether there is an electronic document whose attribute information matches the electronic document to be deleted (step S14).
ここで、属性情報が一致する電子文書が見つからなかったときには（ステップＳ１４のＮｏ）、削除対象となる電子文書が有益となる他のユーザが存在しないものと判断して、後続の処理ステップをスキップする。そして、サービス実施部１４が文書フォルダ内から電子文書を削除してから（ステップＳ１８）、当該処理ルーチンを終了する。 Here, when an electronic document with matching attribute information is not found (No in step S14), it is determined that there is no other user who will benefit the electronic document to be deleted, and the subsequent processing steps are skipped. To do. Then, after the service execution unit 14 deletes the electronic document from the document folder (step S18), the processing routine ends.
一方、属性情報が一致する電子文書が見つかったときには（ステップＳ１４のＹｅｓ）、サービス実施部１４は、当該電子文書を所有するユーザ（関連ユーザ）に対して、有益な電子文書が文書管理フォルダ内に格納されている旨を通知する（ステップＳ１５）。 On the other hand, when an electronic document with matching attribute information is found (Yes in step S14), the service execution unit 14 sends a useful electronic document to the user (related user) who owns the electronic document in the document management folder. (Step S15).
通知先の関連ユーザから、削除対象の電子文書が必要である旨の応答があったとき（ステップＳ１６のＹｅｓ）には、サービス実施部１４は、ファイル転送など、通知先のユーザが文書管理フォルダ内から電子文書を取得するための手段を提供する（ステップＳ１７）。その後、サービス実施部１４は、通知先のユーザが電子文書を取得した後に、文書フォルダ内から電子文書を削除してから（ステップＳ１８）、当該処理ルーチンを終了する。 When there is a response from the related user of the notification destination that the electronic document to be deleted is necessary (Yes in step S16), the service execution unit 14 determines that the notification destination user has the document management folder, such as file transfer. A means for acquiring an electronic document from the inside is provided (step S17). Thereafter, the service execution unit 14 deletes the electronic document from the document folder after the notification destination user acquires the electronic document (step S18), and ends the processing routine.
また、通知先のユーザから、削除対象の電子文書が不要である旨の応答があったとき、若しくは必要である旨の応答がなかったとき（ステップＳ１６のＮｏ）には、サービス実施部１４が文書フォルダ内から電子文書を削除してから（ステップＳ１８）、当該処理ルーチンを終了する。 When the notification destination user receives a response indicating that the electronic document to be deleted is not required or when there is no response indicating that the deletion is necessary (No in step S16), the service execution unit 14 After deleting the electronic document from the document folder (step S18), the processing routine ends.
以上、特定の実施形態を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施形態の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、本明細書の記載内容を限定的に解釈するべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲を参酌すべきである。 The present invention has been described in detail above with reference to specific embodiments. However, it is obvious that those skilled in the art can make modifications and substitutions of the embodiment without departing from the gist of the present invention. That is, the present invention has been disclosed in the form of exemplification, and the contents described in the present specification should not be interpreted in a limited manner. In order to determine the gist of the present invention, the claims should be taken into consideration.
１０…文書管理システム
１１…削除要求入力部
１２…属性情報取得部
１３…属性情報判定部
１４…サービス実施部
１０１…ＣＰＵ
１０２…ＲＯＭ
１０３…ＲＡＭ
１０４…ローカル・バス
１０５…ブリッジ
１０６…入出力バス
１０７…入出力インターフェース
１０８…キーボード
１０９…ポインティング・デバイス（マウス）
１１０…ディスプレイ
１１１…ＨＤＤ
１１５…通信部
DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 ... Document management system 11 ... Deletion request input part 12 ... Attribute information acquisition part 13 ... Attribute information determination part 14 ... Service execution part 101 ... CPU
102 ... ROM
103 ... RAM
104 ... Local bus 105 ... Bridge 106 ... Input / output bus 107 ... Input / output interface 108 ... Keyboard 109 ... Pointing device (mouse)
110 ... Display 111 ... HDD
115: Communication unit
Claims (12)
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力部と、
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得部と、
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定部と、
電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施部と、
を備え、
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求部を通じて入力されたときに、前記属性情報取得部は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定部は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施部は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が削除される旨を通知するサービスを実施する、
ことを特徴とする電子文書管理システム。 An electronic document management system for managing electronic documents owned by each user,
A deletion request input unit for inputting a deletion request for an electronic document owned by any user;
An attribute information acquisition unit for acquiring attribute information of an electronic document owned by each user;
An attribute information determination unit that compares the attribute information between electronic documents and determines whether or not they match, and
A service execution unit that implements a service associated with deletion of an electronic document for a user who owns the electronic document;
With
When a deletion request for the electronic document is input from the first user who owns the first document through the deletion request unit, the attribute information acquisition unit acquires the attribute information of the first electronic document. The attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user is acquired, and the attribute information determination unit selects the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user. A second electronic document having attribute information that matches the document is extracted, and the service execution unit, with the deletion of the first electronic document , sends the second electronic document to the second user who owns the second electronic document. Implement a service notifying that the first electronic document will be deleted ,
An electronic document management system characterized by that.
ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。 The service execution unit provides means for the second user to obtain the first electronic document in response to the second user determining that the first electronic document is necessary. ,
The electronic document management system according to claim 1.
ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。 The service execution unit permits the first user to delete the first electronic document in response to the second user determining that the first electronic document is unnecessary;
The electronic document management system according to claim 1 .
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力部と、
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得部と、
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定部と、
電子文書を格納する文書管理フォルダを備え、電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施部と、
を備え、
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求部を通じて入力されたときに、前記属性情報取得部は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定部は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施部は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２の電子文書を所有する前記第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを実施する、
ことを特徴とする電子文書管理システム。 An electronic document management system for managing electronic documents owned by each user,
A deletion request input unit for inputting a deletion request for an electronic document owned by any user;
An attribute information acquisition unit for acquiring attribute information of an electronic document owned by each user;
An attribute information determination unit that compares the attribute information between electronic documents and determines whether or not they match, and
A service execution unit that includes a document management folder for storing an electronic document, and that performs a service associated with the deletion of the electronic document for a user who owns the electronic document;
With
When a deletion request for the electronic document is input from the first user who owns the first document through the deletion request unit, the attribute information acquisition unit acquires the attribute information of the first electronic document. The attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user is acquired, and the attribute information determination unit selects the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user. A second electronic document whose attribute information matches the document, and the service execution unit stores the first electronic document in the document management folder in accordance with the deletion of the first electronic document; Implementing a service for notifying the second user who owns the second electronic document that the first electronic document is stored in the document management folder;
An electronic document management system characterized by that.
ことを特徴とする請求項４に記載の電子文書管理システム。 The service execution unit obtains the first electronic document from the document management folder in response to the second user determining that the first electronic document is necessary. Provide a means to
The electronic document management system according to claim 4 .
ことを特徴とする請求項４に記載の電子文書管理システム。 The service execution unit deletes the first electronic document from the document management folder in response to the second user determining that the first document is unnecessary.
The electronic document management system according to claim 4 .
前記サービス実施部は、前記第２のユーザのワークスペース内において、前記第２の電子文書のサムネイルの近傍に前記第１の電子文書のサムネイルを配置する、
ことを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の電子文書管理システム。 Each user has a workspace that displays thumbnails of electronic documents that they own,
The service execution unit arranges the thumbnail of the first electronic document in the vicinity of the thumbnail of the second electronic document in the workspace of the second user.
The electronic document management system according to claim 1 , wherein the electronic document management system is an electronic document management system.
前記サービス実施部は、前記第２のユーザのワークスペース内において、前記第２の電子文書のサムネイルに対して前記第１の電子文書が削除される旨を表すアイコンを表示する、
ことを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の電子文書管理システム。 Each user has a workspace that displays thumbnails of electronic documents that they own,
The service execution unit displays an icon indicating that the first electronic document is deleted with respect to a thumbnail of the second electronic document in the workspace of the second user;
Electronic document management system according to claim 1 or 2, characterized in that.
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段と、A deletion request input means for inputting a deletion request for the electronic document from a first user who owns the first document;
前記削除要求入力部を通じて削除要求された第１の電子文書の属性情報を取得する第１の属性情報取得手段と、First attribute information acquisition means for acquiring attribute information of the first electronic document requested to be deleted through the deletion request input unit;
前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する第２の属性情報取得手段と、Second attribute information acquisition means for acquiring attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user;
前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出する対応電子文書抽出手段と、A corresponding electronic document extracting means for extracting a second electronic document whose attribute information matches that of the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user;
前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書が削除される旨を通知するサービスを実施するサービス実施手段と、Service execution means for performing a service for notifying the second user who owns the second electronic document that the first electronic document is deleted in accordance with the deletion of the first electronic document; ,
を具備することを特徴とする電子文書管理装置。An electronic document management apparatus comprising:
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段と、
前記削除要求入力部を通じて削除要求された第１の電子文書の属性情報を取得する第１の属性情報取得手段と、
前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得する第２の属性情報取得手段と、
前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出する対応電子文書抽出手段と、
各ユーザが取得可能となる状態で電子文書を管理する文書管理フォルダを備え、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを実施するサービス実施手段と、
を具備することを特徴とする電子文書管理装置。 An electronic document management apparatus for managing electronic documents owned by each user,
A deletion request input means for inputting a deletion request for the electronic document from a first user who owns the first document;
First attribute information acquisition means for acquiring attribute information of the first electronic document requested to be deleted through the deletion request input unit;
Second attribute information acquisition means for acquiring attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user;
A corresponding electronic document extracting means for extracting a second electronic document whose attribute information matches that of the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user;
Together with the document management folder for managing electronic documents, have accompanied the removal of the first electronic document, storing the first electronic document to the document management folder in a state where the user is obtainable, the second Service execution means for executing a service for notifying a second user who owns the second electronic document that the first electronic document is stored in the document management folder ;
An electronic document management apparatus comprising:
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段、Deletion request input means for inputting a deletion request for an electronic document owned by any user,
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得手段、Attribute information acquisition means for acquiring attribute information of an electronic document owned by each user;
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定手段、Attribute information determination means for comparing attribute information between electronic documents and determining whether or not they match,
電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段、Service execution means for performing a service associated with deletion of an electronic document for a user who owns the electronic document;
として機能させ、Function as
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求手段を通じて入力されたときに、前記属性情報取得手段は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定手段は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施手段は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が削除される旨を通知するサービスを実施する、When a deletion request for the electronic document is input from the first user who owns the first document through the deletion request unit, the attribute information acquisition unit acquires the attribute information of the first electronic document. Attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user is acquired, and the attribute information determination unit is configured to acquire the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user. A second electronic document having attribute information that matches the document is extracted, and the service execution unit is configured to delete the first electronic document and to the second user who owns the second electronic document, Implement a service notifying that the first electronic document will be deleted,
ことを特徴とするコンピュータ・プログラム。A computer program characterized by the above.
いずれかのユーザから、所有する電子文書の削除要求を入力する削除要求入力手段、Deletion request input means for inputting a deletion request for an electronic document owned by any user,
各ユーザが所有する電子文書の属性情報を取得する属性情報取得手段、Attribute information acquisition means for acquiring attribute information of an electronic document owned by each user;
電子文書間で属性情報を比較して一致するか否かを判定する属性情報判定手段、Attribute information determination means for comparing attribute information between electronic documents and determining whether or not they match,
電子文書を格納する文書管理フォルダを備え、電子文書を所有するユーザに対して、電子文書の削除に伴うサービスを実施するサービス実施手段、A service implementation unit that includes a document management folder for storing an electronic document, and implements a service associated with the deletion of the electronic document for a user who owns the electronic document
として機能させ、Function as
第１の文書を所有する第１のユーザから当該電子文書の削除要求が前記削除要求手段を通じて入力されたときに、前記属性情報取得手段は、前記第１の電子文書の属性情報を取得するとともに前記第１のユーザ以外の第２のユーザが所有する各電子文書の属性情報を取得し、前記属性情報判定手段は、前記第２のユーザが所有する電子文書の中から、前記第１の電子文書と属性情報が一致する第２の電子文書を抽出し、前記サービス実施手段は、前記第１の電子文書の削除に伴い、前記第１の電子文書を前記文書管理フォルダに格納するとともに、前記第２の電子文書を所有する第２のユーザに対して前記第１の電子文書が前記文書管理フォルダに格納された旨を通知するサービスを実施する、When a deletion request for the electronic document is input from the first user who owns the first document through the deletion request unit, the attribute information acquisition unit acquires the attribute information of the first electronic document. Attribute information of each electronic document owned by a second user other than the first user is acquired, and the attribute information determination unit is configured to acquire the first electronic document from among the electronic documents owned by the second user. A second electronic document whose attribute information matches the document, and the service execution unit stores the first electronic document in the document management folder as the first electronic document is deleted; Implementing a service of notifying the second user who owns the second electronic document that the first electronic document is stored in the document management folder;
ことを特徴とするコンピュータ・プログラム。A computer program characterized by the above.
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