JP5163035B2 - 文書管理システム、装置、及び方法 - Google Patents

Description

本発明は文書管理システムと、装置と、方法とに関する。特に、本出願は、少なくとも１つが文書の編集済みハードコピーをスキャンしたものである複数のバージョンの文書の保持をするアプローチに関する。

文書の準備に複数の人からの入力を要する場合は多い。かかる場合には、通常、作業中の文書がその筆者により電子メールでその他の人に回覧される。追加的または代替的に、作業中の文書は、データベースやデータリポジトリ等である中央の記憶場所に格納され、権限を有する人によりアクセスされる。

文書は多数の改訂を経てから最終的なものが作成される。改訂プロセス中には多数のバージョンが作成され、時には並行して作成されることもある。一般的に望ましいことは、参照や比較のために異なるバージョンの文書を集めて保持し、その文書を完成させることである（完成させてからも保持することが望ましいこともある）。文書の複雑性や改訂プロセスにかかわる人数に応じて、文書の多数のバージョンを互いに相関させなければならないことがある。文書の複数のバージョンを管理すること、さらに改訂バージョンをその前のバージョンと関連づけることは簡単でない場合もある。例えば、複数の人が同じ作業中の文書にアクセスして改訂できる場合である。すなわち、前のバージョンには複数の後継バージョンがあり得る。

バージョン管理（versioning）ツールやシステムが提案されている。これらは、作業中の文書が改訂される際にその異なるバージョンを保持するものである。改訂された各バージョンは元のバージョンに加えてデータベースやデータリポジトリに追加される。かかるシステムでは、文書の様々なバージョンは、電子ファイル形式の前のバージョンを同じアプリケーションソフトウェア（例えば、ワードプロセッサ等）を用いて改訂することにより作成されることが一般的である。かかる同一環境では、文書は、筆者によりコンピュータを用いて作成され、同様のアプリケーションソフトウェアツールを利用して他のコンピュータで改訂される。バージョン管理システムには、文書の改訂バージョンとその前のバージョンの違いを判断するツールが含まれている。

文書の異なるバージョンを保持する他のツールやシステムでは、作業文書の編集がそのハードコピーに注釈を付して行われる、その注釈を付したハードコピーをスキャンして改訂バージョンを作成する場合が現在でも多いことを考慮していない。文書管理ツールを改良して、１つ以上が文書の編集されたハードコピーをスキャンしたものである文書の複数のバージョンを記録・追跡できるようにすることが必要である。

本開示は、１つ以上が文書の編集されたハードコピーをスキャンしたものである文書の複数のバージョンを記録・追跡できる文書管理ツールを提供する。

本開示は文書管理方法を提供する。一実施形態において、本方法は、編集された文書のハードコピーのスキャンされたバージョンを画像キャプチャ装置から受信する段階と、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンを電子的データベースにアップロードし、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンを前記データベース中の前記文書の前の電子バージョンに前記前の電子バージョンの更新としてリンクする段階と、前記データベース中の前記文書の複数の電子バージョンのグループ化を維持する段階とを含む。

本願は文書管理装置も提供する。一実施形態において、文書管理装置は、画像キャプチャ装置と通信する第１のインターフェイスと、電子的データベースと通信する第２のインターフェイスと、前記第１のインターフェイスにより受信した文書のスキャンされたバージョンを処理するように構成された文書マネージャとを有し、前記文書マネージャによる処理は、前記第２のインターフェイスにより前記電子的データベースに前記文書の前記スキャンされたバージョンをアップロードすることと、前記文書の前記スキャンされたバージョンを前記データベース中の前記文書の前の電子的バージョンに前記前の電子的バージョンの更新としてリンクすることと、前記データベース中の前記文書の複数の電子的バージョンのグループ化を維持することとを含む。

本開示の文書管理ツールは、コンピュータにより読み取り可能であり、前記コンピュータにより実行可能な命令のプログラムを化体したプログラム記憶媒体に格納されたコンピュータプログラム製品であって、データ通信ネットワークにより画像キャプチャ装置から文書のスキャンされたバージョンを受信するように構成された文書受信部と、電子的データベースに前記文書の前記スキャンされたバージョンを格納し、前記文書の前記ハードコピーの前記スキャンされたバージョンを前記データベース中の前記文書の前の電子的バージョンに、前記前の電子的バージョンの更新としてリンクし、前記データベース中の前記文書の複数の電子的バージョンのグループ化を維持するように構成された文書マネージャ部とを有する。

本開示は文書管理システムも提供する。一実施形態において、本システムは、１つ以上の画像キャプチャ装置と、電子的データベースと、データ通信ネットワークを介して１つ以上の画像キャプチャ装置に結合した文書マネージャとを有し、前記文書マネージャは、前記データ通信ネットワークにより文書のスキャンされたバージョンを受信すると、前記電子的データベースに前記文書の前記スキャンされたバージョンをアップロードし、前記文書の前記スキャンされたバージョンを前記データベース中の前記文書の前の電子的バージョンに前記前の電子的バージョンの更新としてリンクさせ、前記データベース中の前記文書の複数の電子的バージョンのグループ化を維持させる。

本出願の特徴は、添付した図面を参照して以下の詳細な説明を読めば、容易に理解できるであろう。

図面に示した好ましい実施形態を説明するにあたり、説明を明確にするために具体的な用語を用いた。しかし、この開示はここで用いた具体的な用語に限定することを意図したものではなく、それぞれの具体的な要素は同様に動作するすべての等価物を含むものと理解すべきである。

図面を参照する。図面を通して、同じ参照数字は同一または対応する部分を指示している。図１は、本開示の実施例による文書管理システムを示すブロック図である。システム１０は、少なくとも１つのユーザサイト１１−１（好ましくは、複数のユーザサイト１１−１乃至１１−Ｍ）、文書マネージャ１５、文書記憶装置またはデータベース１７、少なくとも１つのＡＳＰ（アプリケーションサービスプロバイダ）１９−１（好ましくは、複数のＡＳＰ１９−１乃至１９−Ｎ）を含む。文書マネージャ１５は、ネットワーク１６を介してユーザサイト１１−１に接続され、ネットワーク１８を介してＡＳＰ１９−１に接続されている。

各ネットワーク１６、１８は、好ましくはインターネットであるが、ローカルエリアネットワーク、ワイドエリアネットワーク、またはその他のネットワークであり、具体的にはイントラネット、エクストラネット、インターネット、またはこれらの組み合わせであってもよい。エクストラネットは、例えばインターネットを介して外部ユーザに管理されたアクセスを提供するものである。さらに、各ネットワーク１６、１８として（仮想プライベートネットワーク、ワイヤレスリンク等の）その他の通信リンクを使用してもよい。また、各ネットワーク１６、１８は、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）を使用することが好ましいが、その他のプロトコルを使用することもできる。他の例では、ネットワーク１６、１８は同じネットワークに相互接続されていてもよい。装置がネットワーク１６、１８を介してどのように接続され通信をするかは、本発明の技術分野においては周知である。例えば、Frank J. Derfler, Jr.及びLes Freed著「How Networks Work」（Que Corporation, ２０００年）やＲｏｎ White著「How Computers Work」（Que Corporation, １９９９年）に説明されている。この文献はここにその全内容を参照援用する。

図１に示したように、ユーザサイト１１−１（及び、同様にユーザサイト１１−２乃至１１−Ｎ）は、少なくとも１つの画像キャプチャ装置１３を含み、さらにグループウェアデータベース（図示せず）へのアクセスを提供するサーバ１２と、プリンタ、ローカル記憶装置、リムーバブルメディアドライブ、その他の多機能装置（例えば、他のオフィス機器からの紙文書や電子文書をキャプチャし、記憶し、読み出すためのリコー・イーキャビネット（登録商標）等）等の付加装置とを含み得る。

画像キャプチャ装置１３は、スキャナを含むいかなる装置であってもよく、スキャン、コピー、印刷、及びファックスの機能を含む多機能装置（ＭＦＰ）等であってもよい。画像キャプチャ装置は、ウェブページの作成、添付ファイルを伴う電子メールの送受信、画像の編集、ファイルのＦＴＰ、インターネットサーフィン、ファックス送信等の従来から知られている同様の装置が有する機能のいずれを有していてもよく、すべてを有していてもよい。

好ましい実施形態において、画像キャプチャ装置１３は、画像キャプチャ装置のオペレータが文書マネージャ１５により提供されるサービスを操作（interact）できるように、グラフィカルユーザインターフェイス（ＧＵＩ）を提供する。ＧＵＩは、画像キャプチャ装置１３がネットワーク１６を介して文書マネージャ１５からダウンロードできる。画像キャプチャ装置１３は、オペレータに対してディスプレイ画面上にＧＵＩを表示する。ブラウザ（例えば、インターネットエクスプローラ（商標）、ネットスケープナビゲータ（商標）、その他の独自ブラウザ等）を画像キャプチャ装置１３に設け、画像キャプチャ装置１３のオペレータが、ブラウズ操作を用いて文書マネージャ１５により文書記憶装置にアクセスできるようにしてもよい。

例えば、後でさらに説明するが、ユーザはブラウザを使用して文書記憶装置から文書をダウンロードし、その文書を印刷するか、システムにより提供されるテンプレートを印刷することができる。システムにはテンプレートが設けられ、ユーザがビジネスプロセスを効率化するのを支援する。標準的なビジネステンプレートとユーザが（パーソナルコンピュータで開発した）カスタム化したテンプレートの組合せであってもよい。従って、テンプレートを文書記憶装置及び／またはローカルのユーザサイトに格納することもでき、文書マネージャにより提供することもできる。

図１に示したように、文書管理装置１５は、（例えば、画像キャプチャ装置１３との）ネットワーク１６による通信のためのインターフェイス１５ａと、（例えば、データベース１７及びＡＳＰ１９−１との）ネットワーク１６による通信のためのインターフェイス１５ｂとを含む。画像キャプチャ装置１３は、ネットワーク１６を介して文書マネージャ１５とインターラクト（データを交換）し、文書マネージャ１５により提供されるサービスを利用することができる。例えば、文書の検索及び読み出し、または画像キャプチャ装置１３によりスキャンされた文書の格納の要求を、画像キャプチャ装置１３から文書マネージャ１５に送信することができる。他の情報（例えば、ユーザＩＤ、パスワード、文書をスキャンした者の氏名、文書の作成者名、スキャンの日時、文書のバージョン、画像キャプチャ装置のシリアルナンバー及び／または場所等）をユーザサイト１１−１から文書マネージャ１５に伝送してもよい。

文書マネージャ１５は、画像キャプチャ装置１３からインターフェイス１５ａを介して文書（例えば、文書のハードコピーに注釈をつけたものをスキャンしたもの）を受信し、受信した文書を処理する。その処理には、受信した文書を、インターフェイス１５ｂを介して文書記憶装置またはデータベース１７にアップロードすることも含む。文書マネージャ１５は、データベース１７とインターラクトして、文書の前のバージョンが文書記憶装置またはデータベースに格納されているか判断し、前のバージョンがあれば、その更新として、受信した文書をデータベース中の前のバージョンとリンクする。文書マネージャは、文書の各バージョンに、対応する一意的な文書インデックスＩＤを関連させ、その文書の複数のバージョンを文書記憶装置にその文書インデックスＩＤとともに格納する。従って、データベース中の電子バージョンの文書をグループ化できる。

さらに、ユーザはオプションとして文書のバージョンを終了化（finalize）することもできる。テンプレートまたは作業中の文書を印刷する時、印刷されるハードコピーには対応する文書インデックスＩＤが付けられ、その文書を終了化する（to be finalized）ことをユーザが示す所定位置（例えば、チェックボックスまたはサインブロック）が設けられる。文書に注釈をタイプまたは手書きして編集し、それをスキャンしてから、そのスキャンした画像を処理して、文書インデックスＩＤ情報と終了化（finalization）情報を抽出する。文書を終了化することを終了化情報が示し、終了化の必要条件が確認されると、スキャンされたバージョンは文書の最終バージョンとしてロックされる。また、画像キャプチャ機能はスキャナに結合したパーソナルコンピュータ（下で説明する）により提供されてもよく、終了化機能をそのパーソナルコンピュータ上で作成され修正された電子文書に適用することもできる。ソフトウェアアプリケーション（例えば、ワードプロセッサ、スプレッドシート等）が文書の最終バージョンとしてその文書をロックして、その文書が変更されることを防止することもできる。上記の終了化機能は後でさらに説明する。

文書マネージャにより提供されるさらに別のサービスは、共有の米国特許出願第０９／６８４，９６５号、第０９／７８５，４３３号、第０９／７９５，４３８号、第０９／８３９，２６３号、第０９／８３９，２２１号、第０９／８４０，１５５号、第０９／９４９，９６９号、及び第１０／１１６，１６２号に記載されている。上記各文献の全内容はここに参照援用する。

「アプリケーションサービスプロバイダ」、「ＡＳＰ」、「ＳａａＳ」、「サービスとしてのソフトウェア（Software As A Service）」との用語は、ここでは相互に交換可能に使用され、さもなければカスタマのローカルコンピュータにあるはずのアプリケーションソフトウェア及び関連ソフトウェアサービスへのネットワーク（インターネット等）を介したアクセスを、カスタマに提供することを意味する。例えば、ＡＳＰは（法律、医学、金融、教育、科学、マーケティング等の）様々な種類の文書の検索可能データベースを提供することができる。あるいは、ＡＳＰは個々のパーソナルコンピュータ上ではなく、イントラネットを介して個々のユーザがアクセス可能な中央コンピュータ（サーバ等）でインハウスアプリケーションを提供する。ＡＳＰは、一般的にはペイパーユースベースまたは契約ベースで、提供したサービスに対してカスタマに課金することもできる。ここで「ＡＳＰ」という用語は広く解釈すべきであり、ユーザのコンピュータにロードされていないアプリケーションソフトウェアをユーザに使用させるプロバイダを含む。

図１の例では、ユーザは、文書を画像キャプチャ装置のディスプレイで見たり、プリンタで印刷したり、ローカルの記憶装置やリムーバブルメディアドライブに格納したりするため、ネットワーク１６、文書マネージャ１５、ネットワーク１８を介してＡＳＰ１９−１乃至１９−Ｎの１つに接続して、文書をダウンロードすることができる。また、他の例では、文書を画像キャプチャ装置１３から文書記憶装置１７にＡＳＰ１９−１を介してアップロードすることもできる。従って、文書記憶装置はＡＳＰによって維持されても、文書マネージャによって維持されてもよい。

他の実施形態では、図２に示したように、システム２０の画像キャプチャ装置２３は、ネットワーク１６を介して文書マネージャ１５と通信し、文書マネージャ１５により、文書記憶装置またはデータベース１７に文書をアップロードし、または文書記憶装置またはデータベース１７に文書を読み出すことができる。文書マネージャ１５はデータベース１７を維持し、データベース１７はネットワーク２６及び／または直接的に文書マネージャ１５に接続されていてもよい。

この明細書に記載したメカニズムと方法は、記憶媒体に格納でき、この明細書による方法をコンピュータに実行させる命令を含む、コンピュータベースの製品に化体してもよい。この記憶媒体には、フロッピー(登録商標)ディスク、光ディスク、光磁気ディスク等のディスク、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、その他の電気的命令を格納するのに好適な媒体を含むが、これに限定はされない。

図３を参照して、本開示の一実施形態による文書管理方法を以下に説明する。編集された文書のハードコピーをスキャンしたバージョンを画像キャプチャ装置１３または２３から受信する（ステップＳ３１）。文書のハードコピーをスキャンしたバージョンは、電子データベース（例えば、文書記憶装置１７）にアップロードされ、前の電子バージョンの更新として、そのデータベース中の文書の前の電子バージョンにリンクされる。文書の複数の電子バージョンはグループ化されてデータベースに保持される。また、ユーザは、その文書のスキャンしたバージョンにインデックス情報を指定することもできる。

データベース中の文書の複数の電子バージョンには、それぞれに一意的な文書インデックスＩＤが関連付けられている。文書のハードコピーを印刷する時、その文書には対応する文書インデックスＩＤが印刷される。各文書インデックスＩＤには、その文書の対応する電子バージョンがスキャンされたバージョンであるか示す情報が関連づけられていてもよい。

編集された文書のハードコピーのスキャンされたバージョンを処理する時、それから文書インデックスＩＤ情報が抽出され、抽出された文書インデックスＩＤ情報は、それに関連付けられた文書の前のバージョンを決定するために使用される。すなわち、抽出された文書インデックスＩＤ情報はその文書の前のバージョンに対応する。編集された文書のハードコピーのスキャンされたバージョンをアップロードする時、そのスキャンされたバージョンは（抽出された文書インデックスＩＤと異なる）他の文書インデックスＩＤに関連付けられ、その関連付けられた文書インデックスＩＤは、データベース中の文書インデックスＩＤとともに保存され得る。さらに、文書のスキャンされたバージョンをアップロードする時、その文書のスキャンされたバージョンがデータベースにアップロードされた旨の通知が、事前に指定されたアドレスに電子メール（または、インスタントメッセンジャー、ボイスメイル、ファクシミリ等の他の通信手段または通信媒体）により送信される。

文書のスキャンされたバージョンが、それが終了化されたバージョンである旨の表示を含むとき、データベース中のその文書の複数の電子バージョンはロックされ、その文書の別のバージョンが追加されることを防止してもよい。例えば、本方法は、さらに、編集された文書のハードコピーのスキャンされたバージョンを処理して承認のサインを抽出し、スキャンされたバージョンから承認のサインが抽出されたとき、その文書の最終バージョンとしてスキャンされたバージョンをロックすることを含む。文書のスキャンされたバージョンはバーコードがついたカバーシートを含み、バーコードがついたカバーシートは編集された文書のハードコピーに付された注釈を認証するサインを含む。

他の例において、本方法は、さらに、前記文書の前記編集されたハードコピーの前記スキャンされたバージョンを処理して、それに付された文書インデックスＩＤ情報と承認サインを抽出する段階と、前記抽出された文書インデックスＩＤ情報を用いて前記文書インデックスＩＤ情報と関連付けられた前記文書の前のバージョンを決定する段階と、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンの内容を前記抽出された文書インデックスＩＤ情報と関連付けられた前記前のバージョンの内容と比較する段階と、（ｉ）スキャンされたバージョンから承認サインが抽出され、（ｉｉ）スキャンされたバージョンの内容が前のバージョンの内容と同じであるとき、スキャンされたバージョンをその文書の最終バージョンとしてロックする段階とを有する。

一実施形態による画像キャプチャ装置を、図４を参照して以下に説明する。画像キャプチャ装置４０は、中央処理ユニット（ＣＰＵ）４１と、内部バス４２によりＣＰＵ６１に接続された様々な要素を含んでいる。ＣＰＵ４１は、画像キャプチャ装置４０の状態をモニターしつつ複数のタスクを実行する。ＣＰＵ４１に接続された要素には、読み出し専用メモリ（例えばＲＯＭ、ＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ等）４３、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）４４、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４５、ポータブル媒体（例えばフロッピー(登録商標)ディスク、光ディスク、磁気ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリカード等）ドライブ４６、通信インターフェイス（Ｉ／Ｆ）４７、モデム部４８、オペレーションパネル４９、スキャナ部５０、プリンタ部５１、画像処理装置５２等が含まれる。

画像キャプチャ装置４０のプログラムコード命令は、ＲＯＭ４３、ＨＤＤ４５、または（ポータブル媒体ドライブ４６で読み出される）ポータブル媒体に格納され、ＲＡＭ４４に転送されてＣＰＵ４１により実行され、その命令が実行される。これらの命令には、画像キャプチャ装置４０にその機能の指定されたものを実行させ、画像キャプチャ装置４０にサーバ１２や文書マネージャ１５とインターラクトさせ、画像キャプチャ装置４０の操作パネル４９や画像処理部５２を制御させる命令が含まれる。

操作パネル４９はディスプレイスクリーンを含み、そのディスプレイスクリーンが情報を表示して、画像キャプチャ装置４０のユーザがサーバ１２や文書マネージャ１５とインターラクトできる。ディスプレイスクリーンは従来の様々なディスプレイ（液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイ、ＣＲＴディスプレイ等）のどれでもよいが、好ましくはタッチスクリーン（例えば、タッチスクリーン式の液晶ディスプレイ）となっており、画像キャプチャ装置のオペレータにより入力される情報に基づきＧＵＩを提供するように構成され、オペレータがシステムにより提供されるサービスを便利に利用できるようになっている。ディスプレイスクリーンは、操作パネル４９と一体になっているかまたは組み込まれている必要はなく、有線接続または無線接続により操作パネルに単に結合していてもよい。操作パネル４９は情報の入力等の様々な動作を要求するキーを含んでいる。あるいは、操作パネル４９とディスプレイスクリーンは、キーボード、マウス、リモコン、ディスプレイスクリーンへのタッチ、音声認識、視線追跡、またはこれらの組み合わせにより操作され得る。

画像キャプチャ装置４０は、（スキャナ、プリンタ、及び画像処理機能を有する）多機能機であってもよく、文書記憶装置１７その他のデータベースから文書をダウンロードする端末としても利用し得る。

図５Ａ乃至５Ｅを参照して、多機能機４０において、ユーザインターフェイス（例えば操作パネル）を介してユーザの操作により、文書記憶装置その他のデータベースから文書を取得するためのワークフローを説明する。

ユーザは、電子的データベース中の文書にアクセスするため、図５Ａに示したように、ＧＵＩによりユーザ情報とパスワード（及び、任意的に、このログインセッションにおいてシステムの使用に対して正しく課金するためのアカウント情報）を入力してログインする。ユーザ情報とパスワード情報は、ユーザを認証してそのデータベースにアクセスさせるために使用される。他の認証方法を使用してもよい。例えば、多機能機に、セキュアカードリーダ（その他の電子デバイス）やバイオメトリック手段（例えば、指紋、掌紋、音声、網膜または虹彩、顔、サイン等）を備えてもよい。

次に、ユーザは、認証されると、（ｉ）そのユーザがアクセスできる作業文書の選択、（ｉｉ）テンプレート文書の選択、または（ｉｉｉ）データベース中の文書の検索を選択できる（図５Ｂ）。

ユーザが（ｉ）を選択すると、そのユーザがアクセスできる作業文書のリストが選択のために表示される（図５Ｃ）。作業文書の１つが選択されると、システムは、その作業文書のバージョンの１つ（例えば、誰かが最後にアップロードしたバージョンやそのユーザが最後にアクセスまたはアップロードしたバージョン等）を自動的に選択し、または（例えば、図５Ｃの「すべてのバージョン」ボタンが押されたとき）選択された作業文書のバージョンのリストを表示してユーザに選択させる。作業文書のバージョンが選択されると、その選択されたバージョンがデータベースから読み出され、（スクロール可能な）ビューとしてユーザに表示される。ユーザは任意的にその文書を印刷できる（図５Ｄ）。

一方、ユーザが（ｉｉ）を選択すると、利用可能なテンプレートのリストが表示され選択でき、テンプレートの１つが選択されると、選択されたテンプレートが使用されて作業文書が形成され、その作業文書を見たり印刷したりできる。

ユーザが（ｉｉｉ）を選択すると、ユーザは、ＧＵＩパネル（図５Ｅ）を表示され、それにより検索語（例えば、キーワード、作者名、ファイル名、文書タイプ、作成日、修正日等）を指定することができる。その検索語によりデータベースが検索され、検索語を含む文書のリストが表示されユーザが選択できる。ユーザが文書を選択すると、選択された文書が表示され、見たり印刷したりできる。

データベースから読み出された文書を印刷する場合、印刷されるその文書とバージョンを識別するために、バーコード等の文書インデックスＩＤ情報がその文書のハードコピープリントアウトに付される。注釈がタイプまたは手書きされてそのハードコピーが編集されると、ユーザは、システムにログインして、編集されたハードコピーをスキャンして、データベースにスキャンされたバージョンをアップロードできる。ユーザは、文書をスキャンするとき、スキャンする文書（またはバージョン）を指定する必要がない。システムが、スキャンされた文書に付された文書インデックスＩＤ情報を処理して、スキャンされた文書が文書インデックスＩＤ情報により特定される文書の更新バージョンであると判断するからである。この自動ハードコピー文書更新方法は、特定のファイルフォーマットに限定されず、電子文書、ハードコピー文書、及びこれらの組合せに適用することができる。例えば、ＭＳワードアプリケーションを用いて文書を作成し、編集された文書のハードコピーのスキャンされたバージョンである新しいバージョンでＰＤＦファイルフォーマットで更新することができる。文書インデックスＩＤ情報を使用すると、電子ファイルフォーマット文書とハードコピー文書が結びつけられて、文書更新プロセスを１回スキャンするだけで、容易かつ簡単に使用することができる。

システムの別の特徴は、ハードコピー文書のスキャンされたバージョンが文書の最終バージョンであることを、その文書の注釈が付されたハードコピーにユーザが示すことができることである。例えば、各テンプレート文書には「最終」チェックボックスを含めることができる。また、データベースから読み出した文書のプリントアウトに、文書インデックスＩＤ情報に加えて「最終」チェックボックスを含めることができる。ユーザは注釈が付されたハードコピーの「最終」チェックボックスにチェックを入れて、ハードコピーで編集された文書が最終であることを示すことができる。システムは、「最終」チェックマークが付されたハードコピーをスキャンして処理すると、そのスキャンしたバージョンを文書の最終バージョンであるとして、文書のさらに別のバージョンの追加を防止する。データベース中のその文書のバージョンの修正はできなくなる。

図１（または図２）の文書管理システムにおけるワークフロー例を、図６Ａと６Ｂを参照して説明する。

プロセスの開始において、ユーザは、画像キャプチャ装置１３（または２３）においてユーザ名情報とパスワード情報を入力してログインする（ステップＳ６１）。ユーザ名情報とパスワード情報は認証目的でシステム（画像キャプチャ装置、サーバ１２、文書マネージャ１５、またはデータベース１７）により処理される。ユーザが認証されなければ（ステップＳ６２、ＮＯ）、エラーメッセージが表示される（ステップＳ６３）。ユーザに再度ログインを試みるオプションを有するべきでないと決定されれば（ステップＳ６４、ＮＯ）、終了メッセージを表示する（ステップＳ６５）。一方、ユーザが再度ログインしてもよいと認証プロセスが決定した場合（ステップＳ６４、ＹＥＳ）、プロセスはステップＳ６１に戻る。

文書記憶装置１７へのアクセスについてユーザが認証されると（ステップＳ６２、ＹＥＳ）、ユーザが文書記憶装置に作業文書を有するか（すなわち、アクセスする権限を有するか）決定される（ステップＳ６６）。ユーザが１つ以上の作業文書を有するとき（ステップＳ６６、ＹＥＳ）、保存された作業文書とテンプレートのリストが表示される（ステップＳ６７）。ユーザが作業文書を有さないとき（ステップＳ６６、ＮＯ）、テンプレートのリストのみが表示される（ステップＳ６８）。ユーザがデータベースの検索について検索語を指定した場合、検索が実行され、ユーザの選択のためにその検索語を含む文書のリストが表示される。

表示されたリスト中の文書が選択されると（ステップＳ６９）、選択された文書が読み出され、表示される（ステップＳ７０）。ユーザが文書を印刷する印刷機能を選択すると、その文書が印刷され、印刷されるハードコピーには文書インデックスＩＤ情報が付される。印刷された文書インデックスＩＤ情報は前に格納されたバージョンの文書インデックスＩＤ情報に置き換わり、ユーザはインデックスＩＤ番号が何であるかは知らない。印刷された文書インデックスＩＤ情報の印刷されたハードコピーとの関連は、データベースに記録される。

ハードコピーが手に入れば、ユーザは、ログアウトして（ステップＳ７２）、そのハードコピーに注釈を（タイプまたは手書き）することができる。ユーザが、編集したハードコピーをスキャンしてデータベースにアップロードすることを望まなければ（ステップＳ７４、ＮＯ）、プロセスは終了する。

一方、ユーザは、編集したハードコピーをスキャンしてデータベースにアップロードしたければ（ステップＳ７４、ＹＥＳ）、再びログインする（ステップＳ７３）。ステップＳ６２乃至Ｓ６５と同様に、認証プロセスが実行される（ステップＳ７７乃至Ｓ８０）。データ記憶装置へのアクセスについてユーザが認証されると（ステップＳ７７、ＹＥＳ）、注釈が付されたハードコピーがスキャンされる（ステップＳ８１）。ユーザは更新すべき文書を指定する必要はない。システムは、スキャンプロセスで得られた画像データを処理して、その画像データから文書インデックスＩＤ情報を抽出する（ステップＳ８２）。スキャンされたバージョンはデータベース中の文書のバージョンに加えられる。そのスキャンされたバージョンは、抽出された文書インデックスＩＤ情報により特定される（ステップＳ８３）。

文書記憶装置中の全ての文書（テンプレートも含む）は、対応する一意的な文書インデックスＩＤを有し、文書インデックスＩＤ情報はその文書が印刷される時に埋め込まれる（embedded）。

上記の例において、画像キャプチャ装置は例えば多機能機（multifunction device）である。しかし、画像キャプチャ機能は、スキャナと結合されたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）により提供することもできる。かかるパーソナルコンピュータの例を図７に概略的に示す。

図７において、コンピュータ７０は、システムバス７２により他のいくつかの装置と通信する中央処理装置（ＣＰＵ）７１を含む。メモリ７３は、プログラムとデータを記憶し、バッファ、レジスタ、メモリ（例えば、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）、プログラマブルＲＯＭ（ＰＲＯＭ）、消去可能ＰＲＯＭ（ＥＰＲＯＭ）、電気的消去可能ＰＲＯＭ（ＥＥＰＲＯＭ）、スタティックランダムアクセスメモリ（ＳＲＡＭ）、ダイナミックランダムアクセスメモリ（ＤＲＡＭ）、不揮発性ランダムアクセスメモリ（ＮＯＶＲＡＭ）など）等の従来の記憶装置の組み合わせを含んでいる。通信コントローラ８５は、データ通信ネットワークとの接続を提供する（例えば、イーサネット（登録商標）その他のネットワーク接続であって、ＴＣＰ／ＩＰ、ＩＰＸ、ＩＰＸ／ＳＰＸ、またはＮｅｔＢＥＵＩ等の所望のネットワークプロトコルをサポートするもの）。

コンピュータ７０のその他のコンポーネントは既存のものであり周知であるから、説明を分かりやすくするため、ここで詳しくは説明しない。かかるコンポーネントは、例えば、Ron White著「How Computers Work」（Que Corporation、１９９９年）に説明されている。この文献はここに参照援用する。

図８Ａと８Ｂを参照して、文書管理システムにおけるワークフローの例を説明する。この文書管理システムは、ＰＣが文書の作成（preparation）に使用され、スキャナとともに画像キャプチャ装置の機能を実行する。

最初、ログインと認証のプロセスが実行される（ステップＳ１０１乃至Ｓ１０５）。これは、図６Ａと６Ｂの例のステップＳ６１乃至Ｓ６５と同様である。

文書記憶装置１７へのアクセスについてユーザが認証されると（ステップＳ１０２、ＹＥＳ）、ユーザが文書記憶装置に作業文書を有するか決定される（ステップＳ１０６）。ユーザが文書記憶装置に作業文書を有さないとき（ステップＳ１０６、ＮＯ）、テンプレートのリストのみが表示される（ステップＳ１０７）。ユーザは、一般的には所望の文書に対するＰＣの検索のために検索語を指定する（ステップＳ１０８）。例えば、ユーザは、クライアント名、文書ＩＤ、キーワード等を指定する。これらは、所望の文書のインデックス情報に現れることが多い。指定された検索語に基づく検索が実行され、ユーザの選択のために、その検索語を含む文書のリストが表示される（ステップＳ１０９）。

ユーザが文書記憶装置に１つ以上の作業文書を有するとき（ステップＳ１０６、ＹＥＳ）、データベース中に保存された作業文書とテンプレートのリストと、ＰＣ上に保存された更新された文書（すなわち、前のバージョンが文書記憶装置に格納された文書の更新されたバージョン）が表示される（ステップＳ１１１）。ユーザは、表示されたリストにない所望の文書を見つけたいとき（ステップＳ１１２、ＮＯ）、ステップＳ１０８に進み、（上記のように）検索のための検索語を指定する。一方、ユーザは表示されたリスト中の更新された文書の１つを選択してもよい（ステップＳ１１３）。

いずれにしても、文書が選択されると（ステップＳ１０９またはＳ１１３）、選択された文書が読み出され、ＰＣ上の適当なアプリケーションソフトウェアで開かれる（ステップＳ１１０）。ユーザは、アプリケーションを利用してその文書を編集し、ＰＣ上のその文書を閉じる（ステップＳ１１４）。文書が閉じられると、ポップアップパネルが表示されて、修正した文書を文書記憶装置にアップロードしてデータベースを更新するか、ユーザに問い合わせる（ステップＳ１１５）。ユーザが新しいバージョンでデータベースを更新すると指示すると（ステップＳ１１６、ＹＥＳ）、データベースはバージョン管理機能（versioning feature）により更新され、新しいバージョンと前のバージョンとを保存する（ステップＳ１１７）。ただし、前のバージョンはまだ文書記憶装置に保存されていないものと仮定する。保存された各バージョンは、対応する一意的な文書インデックスＩＤを有する。

次に、文書が印刷され、印刷されるハードコピーには文書インデックスＩＤ情報が付されるが、インデックスＩＤ番号が何であるかユーザは知らなくてもよい（ステップＳ１１８）。上記のように、印刷された文書インデックスＩＤ情報の印刷されたハードコピーとの関連は、データベースに記録される。

印刷されたハードコピーはユーザその他に読まれ、承認されるか、またはそのハードコピーに注釈が付されて（タイプまたは手書きされて）編集される（ステップＳ１１９）。読まれて注釈（例えば、承認サイン、変更、コメント）が付された文書は、システム中の多機能機により（ログイン後に）スキャンされ、またはＰＣの接続されたスキャナによりスキャンされる（ステップＳ１２０）。スキャンされた画像は処理されて、画像データから文書インデックスＩＤ情報が抽出され、承認サインが文書上にあれば抽出される（ステップＳ１２１）。

また、スキャンされた文書の内容は、ステップＳ１１７でデータベースに保存された抽出された文書ＩＤと関連づけられた文書の内容と比較される（ステップＳ１２２）。承認サインが抽出されても、スキャンされたバージョンの内容が抽出された文書ＩＤに関連付けられた保存されたバージョンの内容と異なるときは（ステップＳ１２３、ＮＯ）、警告メッセージが表示され、コンテンツが変更されていることを示す（ステップＳ１２４）。承認サインが抽出され、内容が同一である場合（ステップＳ１２３、ＹＥＳ）、スキャンされたバージョンは文書記憶装置にアップロードされ、その文書の最終バージョンとしてロック（lock）される（ステップＳ１２５）。

上記の実施形態と実施例は例示であり、本開示の精神または添付した請求項の範囲から逸脱することなくこれらの実施形態と例を様々に変形することが可能である。例えば、異なる例及び実施形態の要素及び／または特徴を互いに組み合わせてもよいし、及び／または本開示と添付した請求項の範囲ないで互いに置き換えてもよい。
また、上記実施形態のいくつかでは、文書のハードコピーは画像キャプチャ装置のユーザ側のプリンタにより印刷され、編集され、画像キャプチャ装置によりスキャンされた。しかし、言うまでもなくハードコピーは別のところで印刷されてもよい。

本発明の一実施形態による、文書管理システムを示すブロック図である。 本発明の他の一実施形態による、文書管理システムを示すブロック図である。 本発明の一実施形態による、文書管理方法を示すフローチャートである。 画像キャプチャ装置の一例を示す図である。 図４の画像キャプチャ装置上に表示できるユーザインターフェイススクリーン例を示す図である。 図４の画像キャプチャ装置上に表示できるユーザインターフェイススクリーン例を示す図である。 図４の画像キャプチャ装置上に表示できるユーザインターフェイススクリーン例を示す図である。 図４の画像キャプチャ装置上に表示できるユーザインターフェイススクリーン例を示す図である。 図４の画像キャプチャ装置上に表示できるユーザインターフェイススクリーン例を示す図である。 図１のシステムまたは図２のシステムのワークフローの一例を示すフローチャートである。 図１のシステムまたは図２のシステムのワークフローの一例を示すフローチャートである。 スキャナに結合できソフトウェアを適応させて画像キャプチャ装置を実施できるコンピュータの一例を示すブロック図である。 スキャナに結合されたＰＣが画像キャプチャ装置の機能を実行する文書管理システムのワークフローの一例を示すフローチャートである。 スキャナに結合されたＰＣが画像キャプチャ装置の機能を実行する文書管理システムのワークフローの一例を示すフローチャートである。

Claims (23)

1. 受信手段と判断手段とリンク手段と維持手段とを有する文書管理装置における文書管理方法であって、
   データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスＩＤが関連付けられ、
   （ａ）前記受信手段が、文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信する段階と、
   （ｂ）前記判断手段が、前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスＩＤに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断する段階と、
   （ｃ）前記リンク手段が、前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクする段階と、
   （ｄ）前記維持手段が、前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する段階とを有する
   方法。
2. 前記文書管理装置は、印刷手段をさらに有し、
   前記印刷手段が、前記文書の前記ハードコピーを文書インデックスＩＤ情報を付して印刷する段階をさらに有する、請求項１に記載の方法。
3. 前記判断手段は、抽出手段と決定手段とをさらに有し、
   前記抽出手段が、前記文書の前記編集されたハードコピーの前記スキャンされたバージョンを処理して、それに付された文書インデックスＩＤ情報を抽出する段階と、
   前記決定手段が、前記抽出された文書インデックスＩＤ情報を用いて前記文書インデックスＩＤ情報と関連付けられた前記一電子バージョンを決定する段階とをさらに有する、請求項１に記載の方法。
4. 前記文書管理装置は、比較手段をさらに有し、
   前記比較手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンの内容を前記抽出された文書インデックスＩＤ情報と関連付けられた前記一電子バージョンの内容と比較する段階をさらに有する、請求項３に記載の方法。
5. 前記文書管理装置は、割り当て手段をさらに有し、
   前記割り当て手段が、文書インデックスＩＤを前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンに割り当てる段階をさらに有し、前記スキャンされたバージョンは対応する文書インデックスＩＤとともに前記データベースに保存される、請求項１に記載の方法。
6. 前記文書管理装置は、防止手段をさらに有し、
   前記防止手段が、前記文書の前記スキャンされたバージョンが前記文書の終了化バージョンである表示を含むとき、前記文書の前記複数の電子バージョンをロックして前記文書の別のバージョンの追加を防止する段階をさらに有する、請求項１に記載の方法。
7. 前記文書管理装置は、ロック手段とをさらに有し、
   前記抽出手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンを処理して、それに付された承認サインを抽出する段階と、
   前記ロック手段が、前記承認サインを前記スキャンされたバージョンから抽出したとき、前記文書の最終バージョンとして前記スキャンされたバージョンをロックする、請求項４に記載の方法。
8. 前記抽出手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンを処理して、それに付された文書インデックスＩＤ情報と承認サインとを抽出する段階と、
   前記決定手段が、前記抽出された文書インデックスＩＤ情報を用いて前記文書インデックスＩＤ情報と関連付けられた前記一電子バージョンを決定する段階と、
   前記比較手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンの内容を前記抽出された文書インデックスＩＤ情報と関連付けられた前記一電子バージョンの内容と比較する段階と、
   前記ロック手段が、（ｉ）前記スキャンされたバージョンから前記承認サインが抽出され、（ｉｉ）前記スキャンされたバージョンの内容が前記一電子バージョンの内容と同じであるとき、前記スキャンされたバージョンをその文書の最終バージョンとしてロックする段階とを有する、請求項７に記載の方法。
9. 前記文書のスキャンされたバージョンはバーコードがついたカバーシートを含み、前記バーコードがついたカバーシートは編集された文書のハードコピーに付された注釈を認証するサインを含む、請求項１に記載の方法。
10. 前記文書のハードコピーは、前記文書の前記一電子バージョンのプリントアウトである、請求項１に記載の方法。
11. 前記文書の編集されたハードコピーはコンピュータのプリントアウトに手書きまたはタイプで追加された注釈を含む、請求項１０に記載の方法。
12. 前記文書管理装置は、選択させる手段と、読ませる手段と、要求させる手段と、作成手段とをさらに有し、
    前記選択させる手段が、前記文書の複数の電子的バージョンのリストを表示してユーザに前記文書の前記電子的バージョンの１つを選択させる段階と、
    前記読ませる手段が、前記文書の前記選択されたバージョンを表示して前記ユーザにその内容を読ませる段階と、
    前記要求させる手段が、前記ユーザに前記文書の前記選択されたバージョンのプリントアウトを要求させる段階と、
    前記作成手段が、前記ユーザは前記プリントアウトを編集し、編集したプリントアウトをスキャンして、前記文書の前記スキャンされたバージョンを作成する、請求項１に記載の方法。
13. 前記文書の前記選択されたバージョンの前記プリントアウトは文書インデックスＩＤ情報を含む、請求項１２に記載の方法。
14. 前記文書の前記複数の電子的バージョンは複数のユーザがアクセス可能であり、正当なユーザであっても、前記文書の前記電子的バージョンへのアクセス権が認証されてからアクセスできる、請求項１に記載の方法。
15. 前記文書管理装置は、表示手段と、アップロードさせる手段とをさらに有し、
    前記表示手段が、正当なユーザのアクセス権が認証されてから、前記正当なユーザがアクセス権を有する格納された作業文書のリストを表示する段階と、
    前記選択させる手段が、前記ユーザに前記作業文書の１つを選択させる段階と、
    前記表示手段が、前記データベースに格納された前記作業文書のバージョンのリストを表示する段階と、
    前記アップロードさせる手段が、前記ユーザに前記作業文書の他のバージョンをスキャンさせ、前記他のバージョンを前記データベースにアップロードさせる段階とを有する、請求項１２に記載の方法。
16. 前記文書管理装置は、格納手段と指定させる手段と選択させる手段とをさらに有し、
    前記格納手段が、正当なユーザがアクセス権を有する各作業文書のインデックス情報を格納する段階と、
    前記指定させる手段が、前記正当なユーザのアクセス権が認証された後、前記ユーザに前記作業文書を検索するための１つ以上の用語を指定させる段階と、
    前記選択させる手段が、前記作業文書のうち前記指定された用語を含むもののリストを返し、前記ユーザに前記リスト中の作業文書の１つを選択させる段階とを有する、請求項１に記載の方法。
17. 前記選択させる手段が、複数の電子的テンプレートのリストを表示して、ユーザに印刷のために前記電子的テンプレートの１つを選択させる段階を有し、
    前記ユーザは前記プリントアウトを編集し、編集したプリントアウトをスキャンして、電子的文書を作成する、請求項１２または１６に記載の方法。
18. さらに、前記指定させる手段が、ユーザに、前記文書の前記スキャンしたバージョンに含めるインデックス情報を指定させる段階を有する、請求項１６に記載の方法。
19. 前記文書管理装置は、関連付ける手段をさらに有し、
    前記関連付ける手段が、前記文書の各電子的バージョンを対応する文書インデックスＩＤ番号と関連付ける段階と、
    前記関連付ける手段が、各文書インデックスＩＤを、前記文書の対応する電子バージョンが前記文書のスキャンされたバージョンであるか示す情報と関連づける段階とをさらに有する、請求項１に記載の方法。
20. 前記文書管理装置は送信手段をさらに有し、
    前記送信手段が、前記文書の前記スキャンされたバージョンが前記電子的データベースにアップロードされたとの通知を事前に指定された１つ以上のアドレスに送信する段階をさらに有する、請求項１に記載の方法。
21. コンピュータにより実行されると、前記コンピュータに文書管理方法を実行させるコンピュータプログラムであって、
    データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスＩＤが関連付けられ、
    （ａ）文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信する段階と、
    （ｂ）前記判断手段が、前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスＩＤに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断する段階と、
    （ｃ）前記リンク手段が、前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクする段階と、
    （ｄ）前記維持手段が、前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する段階とを実行させる、コンピュータプログラム。
22. 文書管理装置であって、
    データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスＩＤが関連付けられ、
    文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信する受信手段と、
    前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスＩＤに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断する判断手段と、
    前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクするリンク手段と、
    前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する維持手段とを有する
    文書管理装置。
23. 文書管理システムであって、
    画像読取装置と、
    データベースと、
    データ通信ネットワークを介して前記画像読取装置に結合した文書マネージャとを有し、
    前記データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスＩＤが関連付けられ、
    前記文書マネージャは、
    文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信し、
    前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスＩＤに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断し、
    前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクし、
    前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する、
    システム。
    

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