JP4837371B2 - 書類登録システム及び書類登録方法 - Google Patents
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Description
<ウェブサーバ>
ウェブサーバ100は、端末装置400、データベースサーバ200及び読取データベースサーバとの間で情報の送受信を行うことが可能であり、外部からの指示に応じて案件に関する送付状データを作成することができる装置である。このウェブサーバ100は、機能的な構成要素として、通信部110と、格納部120と、処理部130とを備えている。
データベースサーバ200は、案件に係る情報である案件情報、受付コード及び関連付け情報等を格納する装置である。このデータベースサーバ200は、機能的な構成要素として、通信部210と、格納部220と、処理部230とを備えている。
読取データサーバ300は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する装置であり、読取装置600によって読み取られた読取データを格納し、ウェブサーバ100及び端末装置400等の要求に応じて外部に読取データを出力する。この読取データサーバ300は、機能的な構成要素として、通信部311と、読取データ受信部312と、読取データ格納部320と、処理部330とを備えている。
端末装置400は、ウェブサーバ100、データベースサーバ200及び読取データサーバ300との間で相互に通信可能であり、書類登録システム1のクライアント・コンピュータとしての機能を有する装置である。この端末装置400は、機能的な構成要素として、通信部410と、格納部420と、制御部430と、入力部440と、表示部450とを備えている。
印刷装置500は、端末装置400の制御部430の要求によって、ウェブサーバ100の送付状データ作成部133によって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する装置である。具体的には、端末装置400がウェブサーバ100から受信した送付状データに基づいて、送付状を紙媒体に印刷して出力することができるように構成されている。この印刷装置500によって出力された送付状1010,2010,3010は、図2及び図3に示されるように、案件の紙媒体の書類に添付して使用される。
読取装置600は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する装置であり、機能的な構成要素として、読取部610と、読取データ送信部620とを備えている。このような読取装置としては、例えばファックス装置やスキャナを用いることができる。
Claims (8)
- 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、
前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、
紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する読取データサーバと、
前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、
前記ウェブサーバによって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、
紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する読取装置と、を備える書類登録システムであって、
前記ウェブサーバは、
前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードを生成する受付コード生成手段と、
前記案件を特定することが可能な案件特定情報と前記受付コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、
前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、
を具備し、
前記データベースサーバは、
前記案件に係る情報である案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、
前記読取データサーバは、
前記読取装置によって前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記読取データから前記受付コードを抽出する受付コード抽出手段と、
前記受付コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて前記読取データを前記案件情報と関連付けて登録する登録手段と、を具備し、
前記ウェブサーバの受付コード生成手段は、1件の前記読取データについて一意に定まる受付コードを生成することで、前記読取データごとに前記受付コードを存在させ、
前記読取データサーバの登録手段は、前記ウェブサーバの受付コード生成手段によって生成された受付コードが前記読取データサーバの受付コード抽出手段によって抽出された受付コードと一致する場合、前記読取データを前記案件情報と関連付けることを特徴とする書類登録システム。 - 前記ウェブサーバの前記添付コード作成手段は、前記読取装置を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することを特徴とする請求項1に記載の書類登録システム。
- 前記ウェブサーバは、前記データベースサーバの受付コード抽出手段が抽出した前記受付コードについて、前記読取データと前記案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、前記読取データと前記案件情報との関連付けが完了していることを通知する通知手段を更に備えることを特徴とする請求項1又は請求項2に記載の書類登録システム。
- 前記ウェブサーバは、前記添付コード作成手段が前記添付コードを作成してから所定時間内に前記読取データサーバの登録手段が前記読取データと前記案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する警告手段を更に備えることを特徴とする請求項1から請求項3のいずれかに記載の書類登録システム。
- 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する読取データサーバと、前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、前記ウェブサーバによって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する読取装置と、を備える書類登録システムにおいて、前記読取データを前記案件と関連付ける書類登録方法であって、
前記ウェブサーバによって、前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応すると共に、1件の前記読取データについて一意に定まる受付コードを生成することで、前記読取データごとに前記受付コードを存在させる受付コード生成ステップと、
前記ウェブサーバによって、前記案件を特定することが可能な案件特定情報と前記受付コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、
前記ウェブサーバによって、前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、
前記印刷装置によって、前記添付コードが記載された送付状を紙媒体に印刷して出力する印刷ステップと、
前記読取装置によって、前記印刷ステップで印刷された送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを画像として読み取ることで読取データを生成する読取データ生成ステップと、
前記読取データサーバによって、前記読取装置によって生成された読取データに含まれる前記添付コードを参照することで、前記読取データから前記受付コードを抽出する受付コード抽出ステップと、
前記読取データサーバによって、前記受付コード生成ステップで生成された受付コードが前記受付コード抽出ステップで抽出された受付コードと一致する場合、前記読取データを前記案件情報と関連付けて登録する登録ステップと、
を備える書類登録方法。 - 前記添付コード作成ステップで、前記読取装置を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することを特徴とする請求項5に記載の書類登録方法。
- 前記ウェブサーバは、前記受付コード抽出ステップで抽出した前記受付コードについて、前記読取データと前記案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、前記読取データと前記案件情報との関連付けが完了していることを通知する通知ステップを更に備えることを特徴とする請求項5又は請求項6に記載の書類登録方法。
- 前記ウェブサーバは、前記添付コード作成ステップで前記添付コードを作成してから所定時間内に前記登録ステップで前記読取データと前記案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する警告ステップを更に備えることを特徴とする請求項5から請求項7のいずれかに記載の書類登録方法。
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